CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL DE LA … · des chercheurs au service des territoires et de...

CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL DE LA PLATEFORME 1000 DOCTORANTS

2 Cahier des charges fonctionnels de la plateforme 1000 doctorants -‐ Mars 2018

1. PRESENTATION DU CONTEXTE DE LA MISSION ..................................................................... 3

1.1. Le commanditaire : HESAM Université ................................................................................. 3

1.2. "1000 doctorants pour les territoires", le projet dans lequel s'inscrit la prestation . 3

1.3 Une plateforme 1000 doctorants qui s’intègre dans la galaxie web d’HESAM Université ........................................................................................................................................... 4

2. LA PLATEFORME 1000 DOCTORANTS, L’OBJET DE LA PRESTATION .................................. 6

2.1. Objectifs : mettre en relation les acteurs d’un projet de thèse Cifre .......................... 6

2.2 3 publics cibles et un administrateur ............................................................................... 6

2.3 Fonctionnalités demandées .............................................................................................. 6

2.3.1 La une de la plateforme ................................................................................................. 7

2.3.2 La consultation de sujets et de projets de thèses en accès différencié ................. 7

2.3.3 Le dépôt de sujets et de projets de thèses en accès limité .................................... 11

2.3.4 La création de compte ................................................................................................. 13

2.3.5 Le système d’alerte ....................................................................................................... 14

2.3.6 La mise en relation des utilisateurs ........................................................................... 14

2.3.7 Un tableau de bord de suivi pour l’administrateur .................................................. 15

2.4 Résumé des droits de connexion .................................................................................... 15

2.5 Nom de la plateforme et référencement ....................................................................... 16

2.6 Graphisme .......................................................................................................................... 16

2.7 Cadre technique ................................................................................................................ 16

3. DEROULEMENT DU PROJET ...................................................................................................... 17

3.1. Calendrier .......................................................................................................................... 17

3.2 Les contenus ...................................................................................................................... 17

3.3 Résultats attendus ............................................................................................................ 17

3.4 Formation ........................................................................................................................... 17

3.5 Maintenance, suivi et évolutions .................................................................................... 17

3.6 Contact ............................................................................................................................... 18

4 SELECTION DES CANDIDATS ET DU PRESTATAIRE FINAL .................................................. 19

4.1 Réponse attendue .................................................................................................................. 19

4.2 Audition .............................................................................................................................. 19

4.3 Contact ............................................................................................................................... 19

ANNEXES ............................................................................................................................................. 20

A. Benchmark .............................................................................................................................. 20

B. Synthèse des attendus du comité technique .................................................................... 21


1. PRESENTATION DU CONTEXTE DE LA MISSION

Dans le cadre du projet 1000 doctorants pour les territoires, HESAM Université est à la recherche d’un prestataire pour élaborer une plateforme numérique permettant la mise en relation de 3 types d’acteurs autour d’un objet commun : des sujets de thèses (ou plus exactement des projets de sujets). Le commanditaire (1.1), le projet et les acteurs qui y sont engagés (1.2) ainsi que le contexte de communication web de l’institution (1.3) sont présentés ci-dessous afin de faciliter l’appropriation de la mission et de ses enjeux par les candidats.

1.1. Le commanditaire : HESAM Université

HESAM Université est une université fédérale unissant une quinzaine d’établissements français d’enseignement supérieur, de formation, de recherche et de réseaux d’entreprises. L'ambition de cette université de recherche d’un nouveau type est de cultiver l’interdisciplinarité et la rencontre des savoirs et savoir-faire. Ensemble, les établissements membres travaillent à démultiplier les compétences et l'offre proposée en matière de formation, de recherche, de numérique ou encore d’ouverture à l’international.

HESAM Université est composée de :

• 14 membres : CNAM, ENSAM, CNRS, INED, ENSCI-Les Ateliers, Ecole du Louvre, ENSAPLV, INP, CESI, IFM ; Ecoles Boulle, Duperré, Estienne, Ensaama ;

• 3 affiliés : France Clusters, CFJ, FNEP ; • 120 000 apprenants répartis de manière équilibrée entre formation initiale et continue ; • Plus de 2 500 enseignants et chercheurs ; • Une cinquantaine de laboratoires de recherche.

1.2. "1000 doctorants pour les territoires", le projet dans lequel s'inscrit la prestation

1000 doctorants pour les territoires est un projet créé et animé par HESAM Université. En facilitant la mise en place de thèses à conduire dans les territoires, chez des acteurs publics et sociétaux exclusivement (collectivités, associations, syndicats...), le projet a pour double ambition de mettre des chercheurs au service des territoires et de développer une expérience professionnelle des doctorants en collectivités ou associations, facilitant ainsi pour l’après-thèse leur insertion dans le monde du travail.

Les sujets éligibles pour ces recherches relèvent principalement des sciences humaines et sociales au sens large (art, architecture, patrimoine, design mais aussi sciences économiques, gestion, sciences de la démographie, humanités numériques, etc.). A titre d'exemple, un doctorant en sociologie a permis de mettre en place une structure de Relais des Services Publics dans un territoire rural (communauté de communes du Clunisois). A la Ville de Romainville, une doctorante a ouvert une Maison de la philosophie accessible à un public adulte et enfant. Ces doctorant.e.s sont vecteurs de réflexion et d'innovation dans les territoires.

Le programme s'appuie sur l'existence des Conventions industrielles de formation par la recherche (Cifre), subvention étatique de 14 000 euros par an remise pendant 3 ans à toute entreprise installée sur le territoire français, association ou collectivité territoriale qui embauche un.e doctorant.e pour le/la placer au cœur d’une collaboration de recherche avec un laboratoire de


recherche public. Pour obtenir cette subvention, 3 acteurs doivent donc se réunir autour d’un projet de thèse.

Très utilisée par les entreprises privées, cette subvention reste peu connue et donc peu demandée par les acteurs publics. En 2016, sur les 1 400 Cifre décernées, seules 7% ont été remises à des acteurs publics.

Le programme vise à promouvoir les conventions Cifre dans les territoires en

-‐ développant l’information sur l’existence de cette subvention Cifre et l’éligibilité des acteurs publics locaux ;

-‐ sensibilisant les chercheurs, les étudiants et les acteurs publics aux intérêts partagés à développer de la recherche au plus près des problématiques territoriales ;

-‐ aidant les acteurs concernés à formaliser un projet de recherche ; -‐ facilitant la mise en relation du triptyque d’acteurs nécessaire au dépôt du dossier pour la

subvention Cifre, notamment par la mise en place de la plateforme qui fait l’objet de ce cahier des charges.

Lauréat d'un appel à manifestation d'intérêt du Ministère de l'Enseignement Supérieur de la Recherche et de l'Innovation (MESRI), le projet 1000 doctorants est financé par ce dernier.

4 partenaires fondateurs sont associés à HESAM Université pour ce projet : l'Association nationale Recherche et Technologie (ANRT), le Centre National de la Fonction Publique Territoriale (CNFPT), l'Association Bernard Grégory (ABG), l'Association des Doctorants Cifre en Sciences Humaines et Sociales (AD-Cifre SHS). D'autres partenaires comme l'Association des Maires ruraux de France (AMRF), l’Assemblée des Communautés (intercommunalités) de France (AdCF) et le Commissariat Général à l'Egalité des Territoires (CGET) participent également à l’animation du projet. Cette liste de partenaires est susceptible d’évoluer.

Les partenaires du projet disposent également de sites internet voire de plateformes, sur lesquels les dernières offres pourront éventuellement être relayées. Les noms et logos des partenaires devront être visibles sur la plateforme.

1.3 Une plateforme 1000 doctorants qui s’intègre dans la galaxie web d’HESAM Université

Le projet 1000 doctorants pour les territoires s’intègre dans la nouvelle stratégie de communication d’HESAM Université qui sera disponible en ligne à partir d’avril 2018 et qui est construite comme une galaxie web dont le site institutionnel est le centre, le site-mère, autour duquel gravitent d’autres sites, correspondant à des services proposés ou projets spécifiques comme 1000 doctorants.

Sur le site-mère d’HESAM Université, le projet apparaîtra de deux manières : un lien vers la plateforme 1000 doctorants dès la page d’accueil d’une part, une rubrique dédiée d’autre part. Cette dernière sera le cœur d’information du projet 1000 doctorants pour les territoires, présentant le programme, l’accompagnement proposé, la subvention Cifre, des témoignages, une foire aux questions fermées, etc. Elle est un complément essentiel à la plateforme (voir le détail au point 2.)

Le passage du site-mère d’HESAM Université aux sites-filles doit être le plus fluide possible pour l’utilisateur. Dans cet objectif, une déclinaison de la charte graphique d’HESAM est prévue pour le projet 1000 doctorants. Elle ne fait pas l’objet du présent cahier des charges mais le prestataire retenu sera chargé d’intégrer cette charte. Dans la mesure où cette nouvelle stratégie de


communication de l’institution n’est pas encore en ligne, le cahier des charges qui en est la base est disponible sur demande du candidat.


2. LA PLATEFORME 1000 DOCTORANTS, L’OBJET DE LA PRESTATION

2.1. Objectifs : mettre en relation les acteurs d’un projet de thèse Cifre

La plateforme numérique est l'outil majeur de "1000 doctorants pour les territoires" (cf 1.2). Ce programme s’appuie sur l'existence de la subvention Cifre nécessitant de réunir autour d’un même projet de thèse 3 acteurs :

• un.e futur.e doctorant.e, • un.e directeur/directrice de thèse, membre d’une équipe de recherche, • un.e encadrant.e, cadre dans la structure d’accueil (essentiellement publique ou associative

dans le cas de 1000 doctorants).

La plateforme doit donc permettre, dans la limite des droits de connexion spécifiés ci-après :

• la consultation et le dépôt de sujets de recherche en vue d'un doctorat sous convention Cifre, par les 3 types d’acteurs concernés ;

• la communication entre ces acteurs ; • le suivi de l’avancement des mises en relation par l'administrateur du site.

Simplicité et personnalité sont les deux grandes exigences du comité technique qui a travaillé à l’automne 2017 à spécifier les besoins et les attentes de chaque future catégorie d’usagers (voir aussi 2.3 Publics-cibles). Dans le premier cas, c’est la simplicité d’utilisation qui est demandée pour répondre à une diversité de publics, pas toujours à l’aise sur internet et les sites administratifs. Dans le second cas, il s’agit d’éviter l’écueil de l’anonymat souvent reproché aux institutions. On veillera donc à ce qu’un acteur public intéressé par le projet puisse rentrer en contact non pas avec « un laboratoire de recherche » mais avec une personne précise dans ce laboratoire. La synthèse des travaux du comité technique est présentée en annexe à titre informatif. Elle est un complément à la description fonctionnelle exposée ci-dessous.

2.2 3 publics cibles et un administrateur

Les publics-cibles de la future plateforme correspondent aux 3 types d'acteurs signataires d'une convention Cifre : acteurs publics et sociétaux (collectivités, associations…), futur.e.s doctorant.e.s, laboratoires de recherche.

Concernant les laboratoires de recherche, à l’ouverture de la plateforme, tous les laboratoires de recherche des établissements d’HESAM Université devront automatiquement être proposés sous la forme d’une liste déroulante, fournie par HESAM Université. A noter qu’en fonction du succès du programme, d’autres laboratoires pourraient rejoindre le programme. Cette possibilité doit être prévue et chiffrée.

Un 4e type d’usager est à prendre en compte, l’équipe HESAM elle-même, administratrice du projet et par extension de la plateforme.

2.3 Fonctionnalités demandées

Les paragraphes suivants détaillent le chemin théorique d’un utilisateur de la plateforme, de la page d’accueil au dépôt d’un sujet de recherche, en passant par la consultation des offres et la création de compte.


2.3.1 La une de la plateforme Un utilisateur lambda peut arriver sur la plateforme de deux façons : par un lien fait depuis le site-mère d’HESAM Université (ou d’un des partenaires du projet) ou par connexion directe sur l’adresse de la plateforme (voir point 2.5 sur le nom de la plateforme).

Dans tous les cas, l’utilisateur arrive sur la page d’accueil/la une de la plateforme qui reprend le fonctionnement par bloc du nouveau site d’HESAM Université ainsi qu’une déclinaison de sa charte graphique.

Organisation de la page d’accueil de la plateforme (sous réserve de modifications)

Logo 1000 doctorants by HESAM

Menu (éventuellement)

INSCRIPTION/ CONNEXION

Logo fourni par HESAM, le clic renvoi sur le site d’HESAM Menu éventuellement reprendre l’arborescence de la rubrique 1000 doctorants du site HESAM pour renvoi sur les pages dédiées Inscription/connexion : pour un accès rapide à la création de compte ou identification, généralement 2e visite et suivantes

TEXTE explicatif sur la Cifre

VIDEO explicative/mode d’emploi du site

Texte d’explication sur ce qu’est la convention Cifre. Le clic renvoi vers la page dédiée sur le site d’HESAM Université. Vidéo de mode d’emploi du site, lisible si clic. Max 2 minutes. Le prestataire devra fournir les éléments nécessaires au chargé vidéo qui sera recruté ultérieurement.

Je suis 3 blocs, un pour chaque type d’acteur. Le clic renvoie vers la liste des offres complètes avec le filtre « je suis un acteur public » déjà coché s’il s’agit d’un acteur public.

Une collectivité/une association

Un chercheur Un. futur.e doctorant.e

Témoignage Actu Témoignage 3 blocs interchangeables, qui renvoient vers les pages dédiées HESAM

Question de la FAQ

Question de la FAQ

Question de la FAQ

Mise en avant de certaines questions de la FAQ. Le clic renvoie à la page dédiée du site HESAM

LOGOS DES PARTENAIRES Logos + clics possibles PIED DE PAGE A propos, plan du site, mentions

légales, contact, logo du Ministère + financement AMI

2.3.2 La consultation de sujets et de projets de thèses en accès différencié Quels sont les sujets de thèses proposés dans le cadre du projet 1000 doctorants pour les territoires ? Où en France et sur quelles thématiques ? Voilà les premières questions auxquelles une personne intéressée par le programme voudra et devra trouver réponse. Comme sur des sites du type seloger.com, l’idée est d’arriver très vite à une liste d’offres. Cette liste de résultats fonctionne 1. Par filtres 2. En accès différencié, selon que l’utilisateur soit ou non connecté.

Sur la une, le graphisme mettra en avant les 3 entrées, « je suis une collectivité/une association », « je suis un.e chercheur.se », « je suis un.e futur.e doctorant.e » qui permettra d’arriver directement


à la liste des offres proposées et ce de manière pré-filtrée. La personne ayant par exemple cliqué sur « je suis un.e futur.e doctorante » arrivera sur la liste de résultats pré-filtrés.

La consultation des sujets de thèse pourra être filtrée par « je suis », « je cherche », « où », « sur quelles thématiques » (aménagement du territoire, finances locales, patrimoine...). La liste complète de la nomenclature thématique est en train d'être précisée et sera remise au prestataire retenu. L'échelle territoriale retenue pour la consultation est le département (Outre-Mer compris). Le prestataire peut choisir de répondre à cette exigence par une carte cliquable des départements de France ou par une liste déroulante des régions et départements français. Il doit être également possible de consulter l'ensemble des sujets proposés, sans n'y imposer aucun filtre. Le nombre d'offres proposées, avec ou sans filtre, doit être à chaque fois visible.

Page de résultats / consultation des offres

Logo 1000 doctorants by HESAM

Menu (éventuellement)

INSCRIPTION/ CONNEXION

FILTRES XX RESULTATS DE LA RECHERCHE ACTIVE

Les filtres à gauche. Sont préactivés en fonction de l’identité donnée par l’utilisateur sur la une. Ils sont modifiables. La recherche est active. Les résultats changent en fonction des filtres cliqués. Est affiché le nombre de résultats qui change en fonction des filtres. Chaque offre est indépendante. A chaque fois est proposé un « connectez-vous pour en savoir plus ». C’est en effet une version allégée de l’offre qui est accessible au grand public.

Je suis o Un acteur

public o Un.

chercheur.se • Un.e futur.e

doctorant.e

En région Bourgogne Franche-Comté, dans le département Nièvre, un acteur public cherche un.e doctorant.e et une équipe de recherche sur le thème Aménagement du territoire et le thème Numérique

Connectez-vous pour en savoir plus

Les filtres « je suis » et « je cherche » sont préactivés en fonction de ce qui a été sélectionné sur la une ou de son identité s’il arrive sur cette page après s’être connecté à son compte.

UNE DE LA PLATEFORME

è JE SUIS « UN.E FUTUR.E DOCTORANT.E »


Je cherche

• Un acteur public

• Un. chercheur.se

o Un.e futur.e doctorant.e

En région Nouvelle Aquitaine, dans le département Mayenne, un acteur public cherche un.e futur.e doctorant.e et une équipe de recherche sur le thème Emploi


Où o Région

o Xx o Xx o xx

o Département o Xx o Xx o xx

En région xx, dans le département xx, un xx cherche xx et xx sur le thème xx


Filtre « où » : à noter que l’utilisateur doit pouvoir choisir une ou plusieurs régions ainsi qu’un choix « indifférent ». Idem pour les départements.

Thématiques o Aménagement

du territoire o Finances

locales o Numérique o Etc

En région xx, dans le département xx, un xx cherche xx et xx sur le thème xx


PIED DE PAGE

Attention, seule une partie de l'information doit être rendue grand public, et ce afin d'éviter au maximum le risque de plagiat (voir la synthèse des travaux du comité technique disponible en annexe). Le grand public ne verra ainsi que le nom de la région, du département, le type d'acteur(s) à l'origine du dépôt de l'offre, le type d'acteur(s) recherché(s), le(s) thème(s) de recherche. Il est à noter que les champs "type d'acteur à l'origine du dépôt de l'offre", "type d'acteurs recherché(s)" et "thème(s) de recherche" peuvent être multiples. L'ensemble des champs seront remplis automatiquement à partir des informations fournies lors du dépôt des offres.

Sous cette présentation succincte, sera adjointe une phrase du type "Connectez-vous pour en savoir plus", cliquable, renvoyant vers un formulaire de connexion, qui permettra soit la connexion avec un identifiant et un mot de passe, soit la création de compte sur le modèle "vous ne faites pas encore partie du réseau 1000 doctorants, inscrivez-vous" (voir plus loin le paragraphe dédié à la création du compte).

Une fois connectée à son compte, la personne peut accéder directement à l'information complète c'est-à-dire à l'offre telle que remplie par l'acteur public et aux documents annexes (voir le paragraphe "dépôt d'un sujet ou projet de thèse").


Exemple de consultation des sujets et projets de thèse : de l’accès grand public à l’accès sécurisé

En région Bourgogne Franche-‐Comté, dans le département Nièvre, un acteur public cherche un.e doctorant.e et une équipe de recherche sur le thème Aménagement du territoire et le thème Numérique

Connectez-‐vous pour en savoir plus

Les termes en italique sont remplis automatiquement via les formulaires de dépôt de sujets et projets de thèses

Identifiant

Mot de passe

Vous ne faites pas encore partie du réseau 1000 doctorants ? Inscrivez-‐vous


Sujet de thèse : « D’ici 202x, quel aménagement pour les zones blanches du numérique en milieu rural ? »

Sujet proposé par : Communauté de communes du xxx

Présentation du projet Contexte Grande question posée Méthodologie proposée Disciplines sollicitées

Les acteurs engagés dans la démarche Acteur public : Communauté de communes du xxx Equipe de recherche : en recherche de Futur.e doctorant.e : en recherche de Documents complémentaires Présentation de l’intercommunalité.pdf Présentation détaillée du projet .pdf Contact Nom : xx ENTRER EN CONTACT

Formulaire de création de compte

Dans l’objectif d’animation du réseau 1000 doctorants, il faudrait que l’administrateur puisse avoir un suivi du nombre de fois où la fiche a été consultée, voire idéalement le nombre de contacts pris

Dans le backoffice, l’administrateur doit pouvoir accéder à ces champs et les modifier en fonction des informations dont il dispose. Un suivi de ces modifications doit être prévu. Exemple : « ‘Equipe de recherche’ renseignée le 22/01/2018 ».

Le bouton ‘entrer en contact’ doit permettre de suivre le nombre de candidatures, au-‐delà du nombre de fois où l’offre aura été consultée


2.3.3 Le dépôt de sujets et de projets de thèses en accès limité

La possibilité de pouvoir déposer un sujet de recherche doit être visible dès la page d’accueil de la plateforme et tout au long du parcours de l’utilisateur. Le bouton renvoie ensuite sur le formulaire de connexion/création de compte le cas échéant ou directement sur le formulaire de dépôt du sujet de recherche si la personne est déjà connectée.

Seuls les utilisateurs ayant créé un compte peuvent déposer un sujet ou un projet de recherche (voir paragraphe « création de compte »).

Le formulaire du dépôt du sujet/projet de recherche est composé

-‐ D’une rubrique « Vous êtes » (pré-remplie avec les informations fournies au moment de la création de compte) :

o Sexe : Monsieur, Madame (liste déroulante) o Nom : (texte à remplir par l’utilisateur) o Prénom : (texte à remplir par l’utilisateur) o Acteur public local/Membre d’une équipe de recherche/Futur.e doctorant.e (seuls

ces 3 choix sont rendus disponibles dans une liste déroulante) § Si acteur public local

• Type : mairie, département, région, intercommunalité, association, autre (liste déroulante)

• Nom de la structure : (texte à remplir par l’utilisateur) § Si membre d’une équipe de recherche

• Nom du laboratoire : (texte libre mais proposer une reconnaissance intuitive des laboratoires HESAM Université)

• Nom et numéro de l’équipe de recherche : (texte libre mais proposer une reconnaissance intuitive des équipes HESAM Université)

• Nom et numéro de l’école doctorale : (texte libre mais proposer une reconnaissance intuitive des écoles doctorales HESAM Université)

§ Si futur.e doctorant.e • Intitulé du Master 2 : (texte à remplir par l’utilisateur) • Discipline du M2 : (texte à remplir par l’utilisateur) • Etablissement dans lequel le Master 2 a été validé : (texte à remplir

par l’utilisateur) • Année d’obtention du M2 (liste déroulante allant de ‘année en

cours -20 ans’ à ‘année en cours + 1’) o Région (liste déroulante y compris DROM TOM) o Département (liste déroulante y compris DROM TOM)

-‐ D’une rubrique « Votre projet » o « Avertissement : la description de votre projet sera rendue publique aux acteurs

du réseau 1000 doctorants qui pourront vous contacter sur cette base. Elle est volontairement limitée en nombre de caractères afin de favoriser un propos simple et concis et de limiter les risques de plagiat. Futur.e.s doctorant.e.s, il vous est demandé en complément de déposer votre projet de recherche complet au format .pdf. Pour en savoir plus sur ce qui est attendu dans un projet de recherche, rendez-vous ici (lien vers la FAQ présentée sur le site d’HESAM Université). »

o Titre (texte à remplir par l’utilisateur, nombre de caractères limité)


o Contexte (texte à remplir par l’utilisateur, nombre de caractères limité) o Grande question posée (texte à remplir par l’utilisateur, nombre de caractères

limité) o Méthodologie proposée (texte à remplir par l’utilisateur, nombre de caractères

limité) o Thèmes de la recherche (liste déroulante, plusieurs choix possibles) o Disciplines sollicitées (liste déroulante, plusieurs choix possibles) o Contact

§ Nom (texte à remplir par l’utilisateur) § Mail (texte à remplir par l’utilisateur) § Téléphone (texte à remplir par l’utilisateur)

-‐ D’une rubrique « Vous cherchez » o Un.e futur.e doctorant.e

§ Oui § Non

• Sexe (texte à remplir par l’utilisateur) • Nom (texte à remplir par l’utilisateur) • Prénom (texte à remplir par l’utilisateur) • Etablissement (texte à remplir par l’utilisateur)

o Une équipe de recherche pour direction § Oui

• Disciplines sollicitées (liste déroulante, plusieurs choix possibles) § Non

• Nom du laboratoire : (texte libre mais proposer une reconnaissance intuitive des laboratoires HESAM Université)

• Nom et numéro de l’équipe de recherche : (texte libre mais proposer une reconnaissance intuitive des équipes HESAM Université)

• Nom et numéro de l’école doctorale : (texte libre mais proposer une reconnaissance intuitive des écoles doctorales HESAM Université, champ pas obligatoire)

o Une équipe de recherche pour co-direction ou co-encadrement § Oui

• Disciplines sollicitées (liste déroulante, plusieurs choix possibles) § Non

o Où § Région (liste déroulante y compris DROM TOM, plusieurs choix possibles,

y compris indifférent) § Département (liste déroulante y compris DROM TOM, plusieurs choix

possibles, y compris indifférent) -‐ D’une rubrique « Dépôt de documents complémentaires » (projet de thèse complet et CV

pour les futur.e.s doctorant.e.s, plaquette de présentation du territoire pour les acteurs publics locaux…)

o Document 1.pdf o Document 2.pdf o Document 3.pdf (prévoir la possibilité de charger 3 documents .pdf, taille en Mo à

convenir)


En fonction des informations remplies, un bloc distinct a été automatiquement pré-rempli. Il s’agit du même bloc présenté sur la plateforme au grand public (non-connecté) qui se présente sous la forme d’un texte à trous, pré-rempli grâce aux informations fournies dans le formulaire de dépôt et modifiable au besoin par l’utilisateur avant validation. Ce sont ces blocs indépendants qui seront présentés au public non-connecté. Un partage sur les réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, Twitter) doit être prévu.

Une fois le formulaire complété et validé, une nouvelle page confirme à l’utilisateur que son dépôt a bien été pris en compte et sera mis en ligne très prochainement. Deux choix lui sont alors offerts : revenir vers la liste des offres, en savoir plus sur le programme 1000 doctorants (lien vers le site institutionnel).

L’administrateur modère la mise en ligne des projets de recherche en back office. C’est lui qui valide leur mise en ligne.

2.3.4 La création de compte Dès la page d’accueil de la plateforme est proposé un encart de connexion/création de compte classique, de type Identifiant/Mot de passe/Mot de passe oublié.

Une partie de l’information (voir « consultation des sujets de thèses ») est ouverte à tous mais l’accès aux projets de recherche complets et à la fonctionnalité de dépôt est réservée à ceux qui ont créé un compte soit

-‐ Les futur.e.s doctorant.e.s diplômé.e.s ou en cours d’obtention d’un Master 2, -‐ Les représentant.e.s d’une institution publique éligible (mairie, département, région,

intercommunalité, association…), -‐ Les membres d’un laboratoire de recherche.

Un encart rappelant les personnes et institutions éligibles au programme doit être visible au moment de la création de compte. Un renvoi vers la page dédiée sur le site d’HESAM Université doit être prévu.

Concernant les laboratoires de recherche, à l’ouverture de la plateforme, tous les laboratoires de recherche des établissements d’HESAM Université devront automatiquement être proposés sous la forme d’une liste déroulante, fournie par HESAM Université. A noter qu’en fonction du succès du programme, d’autres laboratoires pourraient rejoindre le programme. Cette possibilité doit être prévue et chiffrée.

Le formulaire de création de compte se compose d’une unique rubrique « Vous êtes »

o Sexe : Monsieur, Madame (liste déroulante) o Nom : (texte à remplir par l’utilisateur) o Prénom : (texte à remplir par l’utilisateur)


Connectez-‐vous pour en savoir plus

Les termes en italique sont remplis automatiquement. L’utilisateur peut les modifier grâce à une liste déroulante de propositions, avant validation du dépôt de sujet.


o Acteur public local/Membre d’une équipe de recherche/Futur.e doctorant.e (seuls ces 3 choix sont rendus disponibles dans une liste déroulante)

§ Si acteur public local • Type : mairie, département, région, intercommunalité, association,

autre (liste déroulante) • Nom de la structure : (texte à remplir par l’utilisateur)

§ Si membre d’une équipe de recherche • Nom du laboratoire : (texte libre mais proposer une reconnaissance

intuitive des laboratoires HESAM Université) • Nom et numéro de l’équipe de recherche : (texte libre mais

proposer une reconnaissance intuitive des équipes HESAM Université)

• Nom et numéro de l’école doctorale : (texte libre mais proposer une reconnaissance intuitive des écoles doctorales HESAM Université)

§ Si futur doctorant • Intitulé du Master 2 : (texte à remplir par l’utilisateur) • Discipline du M2 : (texte à remplir par l’utilisateur) • Etablissement dans lequel le Master 2 a été validé : (texte à remplir

par l’utilisateur) • Année d’obtention du M2 (liste déroulante allant de ‘année en

cours -20 ans’ à ‘année en cours + 1’) o Région (liste déroulante y compris DROM TOM) o Département (liste déroulante y compris DROM TOM) o Thématiques d’intérêt (choix multiples pour système d’alerte) o Contact

§ Nom (texte à remplir par l’utilisateur) § Mail (texte à remplir par l’utilisateur)

En fin de formulaire, il est demandé à l’utilisateur s’il veut bien faire partie du réseau 1000 doctorants et être recontacté à ces fins. Une deuxième case lui propose s’il veut bien être contacté par les partenaires du projet.

Une fois la création de compte validée, l’utilisateur reçoit automatiquement un identifiant et un mot de passe par mail. L’identifiant est composé du Prénom.Nom, sans trait d’union. L’administrateur doit pouvoir les regénérer en cas de « mot de passe oublié ». Au sortir de la création de compte, 3 choix sont alors offerts à l’utilisateur : revenir vers la liste complète des offres, revenir directement à l’offre qu’il était en train de consulter le cas échéant, en savoir plus sur le programme 1000 doctorants (lien vers le site institutionnel).

2.3.5 Le système d’alerte Les différents usagers de la plateforme doivent être prévenus par mail quand une offre sur les thématiques qui les intéressent est publiée. Pour cette raison, un choix multiple dans la liste des thématiques offertes doit être proposé au moment de la création de compte, modifiable par la suite au besoin.

2.3.6 La mise en relation des utilisateurs Un futur doctorant intéressé par le sujet de recherche proposé par un acteur public (et vice-versa) doit pouvoir le contacter. Deux options sont envisageables : soit la mise en relation passe par un système de messagerie interne à la plateforme soit elle se fait en-dehors de la plateforme (par mail vraisemblablement). En back-office, l’administrateur doit pouvoir suivre l’avancement de la


construction de la collaboration (voir le paragraphe dédié au suivi). Le prestataire doit présenter la proposition qui lui semble la plus cohérente, dans la limite de ce suivi administratif d’une part, du respect des droits d’information et de mise à disposition des données personnelles d’autre part. Cette proposition doit être chiffrée.

2.3.7 Un tableau de bord de suivi pour l’administrateur La plateforme est un outil du projet 1000 doctorants pour les territoires qui doit servir tant aux acteurs publics/futur.e.s doctorant.e.s/équipes de recherche qu’à l’équipe HESAM Université qui gère le programme.

Indicateurs de suivi demandés :

-‐ Nombre de connexions sur la plateforme (en différenciant les 1ères visites des retours), -‐ Nombre de personnes ayant créé un compte, par type, région… -‐ Nombre de consultations par offre et en total -‐ Nombre de candidatures par offre et au total -‐ Nombre de relations établies (ex : une collectivité est entrée en contact avec 2 futurs

doctorants) -‐ Avancement des dossiers (une collectivité a trouvé un.e futur.e doctorant.e, ne reste plus

qu’à trouver une équipe de recherche ou une collectivité a trouvé un.e futur.e doctorant.e et une équipe de recherche mais le dossier n’est pas encore déposé).

-‐ Export de la liste des contacts (prénom, nom, mail) des personnes ayant accepté d’être recontactées au moment de la création de comptes ;

-‐ Nombre de clics et rebonds vers le site institutionnel ;

Le prestataire peut proposer des modifications voire d’autres indicateurs qui lui sembleraient plus faisables, robustes, pertinents.

Les indicateurs doivent être facilement éditables exportables au format .xls. Seul l’administrateur y a accès.

2.4 Résumé des droits de connexion

Acteurs/Droits Lecture Contribution Edition Modération Visiteurs (=Grand public sans compte)

Consulte en lecture libre une version réduite des offres de thèses proposées sur le site

Non Non Non

Avec compte : Futur.e doctorant.e, acteur public, chercheur.se

Les offres et les demandes

Peut consulter le détail des offres proposées, télécharger les documents annexes Peut déposer une demande cad un

Peut modifier la seule annonce qu’il a écrite Peut modifier son mot de passe

Non


projet de recherche

Administrateur Tout Tout Peut éditer les indicateurs de fréquentation du site et d’avancement des mises en relation

Valide la mise en ligne des projets de thèse proposés Peut supprimer un projet hors-sujet

2.5 Nom de la plateforme et référencement

La plateforme est intégrée à la galaxie web d’HESAM Université disposant d’un nom de domaine spécifique.

Sous réserve de validation par un expert du CNAM, le référencement du site se fera sur les mots-clés suivants : Cifre, thèse, thèse subventionnée, financer sa thèse, doctorat, doctorant, recherche, recherche publique, territoire, acteur public, sciences humaines et sociales, sciences humaines, sciences sociales, SHS, laboratoire de recherche, collectivité territoriale, mairie, commune, intercommunalité, département, région, association...

2.6 Graphisme

Une agence spécialisée se chargera du graphisme qui devra être intégré par le prestataire. Dans la logique d'une galaxie de sites HESAM Université, la plateforme 1000 doctorants reprendra la charte graphique web du site HESAM (code couleur, typo, logo), exprimant une filiation visuelle claire, tout en déclinant un univers propre (arborescence, contenus, textuels, iconographies, etc). Pour cela, un.e graphiste se chargera de designer des templates (adaptant la charte HESAM pour la plateforme) qu’il.elle livrera ensuite en format Photoshop. Le.la prestatire devra ensuite appliquer ces templates à la plateforme.

2.7 Cadre technique

Le choix du CMS est laissé à la libre discrétion du prestataire dans la mesure où il est compatible avec le reste de la galaxie web d’HESAM Université. Il est possible d’adapter un outil équivalent préexistant. Pour information, le nouveau site d’HESAM Université utilise Drupal. Les équipes HESAM travaillent avec Office 365 et la réponse peut se faire sur Sharepoint.

Il est demandé au prestataire de remettre au terme de la mission le code à HESAM Université qui en restera l’unique propriétaire.

La galaxie web d’HESAM Université est responsive, consultable sur mobile et tablette.

L’outil de suivi et d’analyse du trafic de la plateforme est laissé à la libre discrétion du prestataire. Le site d’HESAM Université utilise Google Analytics.


3. DEROULEMENT DU PROJET

3.1. Calendrier

La plateforme doit être mise en ligne et utilisable en juin 2018.

Une première séance de travail commun dans la semaine qui suivra le recrutement du prestataire permettra de fixer un échéancier réalisable pour les deux parties en présence. Les jalons à prendre en compte sont les suivants :

-‐ Réponse des candidats – 4 avril 2018 -‐ Audition des candidats – Mi-avril 2018 -‐ Recrutement du prestataire – Avril 2018 -‐ Présentation de la proposition du prestataire devant le comité de pilotage – Avril 2018 -‐ 1ère séance de travail (adaptation de la proposition du prestataire faite à l’audition, travail

en commun, validation du calendrier détaillé) – Avril 2018 -‐ Elaboration de la plateforme – Avril - Mai 2018 -‐ 2e séance de travail (présentation du travail effectué, tests avec étudiants/acteurs

publics/chercheurs, synthèse des points de blocage et amélioration possible) – Mai 2018 -‐ Adaptation de la plateforme – Mai-Juin 2018 -‐ Livrable clef en mains et mise en ligne – Juin 2018 -‐ Formation de la chef de projet – Juin 2018 -‐ Correction des bugs – Juin-juillet 2018

3.2 Les contenus

Les contenus textuels seront réalisés par HESAM Université. Les images et vidéos seront réalisés par des prestataires extérieurs et remis au candidat retenu par HESAM Université, unique point de contact. Idem pour les templates de la charte graphique qui seront remis au format Photoshop. Le prestataire est en charge de l’intégration de l’ensemble des contenus.

3.3 Résultats attendus

Est attendu une plateforme clés en main, avec ou sans une en fonction de ce qui aura été décidé avec le prestataire retenu en fonction du prix, avec livraison à HESAM Université d’une documentation/mode d’emploi détaillé(e) et livraison du code. Une demi-journée de test est prévue à mi-parcours avec des représentants des publics-cibles. La mise en ligne se fera en un seul lot. Les bugs devront être corrigés par le prestataire.

3.4 Formation

Une demi-journée de formation de la cheffe de projet est à prévoir et à chiffrer. Une demi-journée de la développeuse d’HESAM Université accompagnée de la directrice du numérique ou de la responsable communication est à prévoir et à chiffrer.

3.5 Maintenance, suivi et évolutions

La documentation complète de la plateforme doit être remise à HESAM Université, ainsi que le code. Cette plateforme doit être remise clés en main. Les options et tarifs de maintenance adaptative, corrective et évaluative doivent être présentés dans le budget, dans une partie distincte.


3.6 Contact

Au quotidien, les relations en direct avec le prestataire se feront avec

• Madame Jordana A. Harriss, en charge du projet 1000 doctorants pour les territoires, • Madame Nathalie Tingry, Directrice du Numérique,

Sur leurs thématiques respectives, interviendront en appui :

• Madame Cécile Delay, Chargée d'étude recueil et structuration des données, • Madame Sandra Ziemele, Développeuse, • Madame Stéphanie Mermet, Responsable communication.


4 SELECTION DES CANDIDATS ET DU PRESTATAIRE FINAL

4.1 Réponse attendue

Les réponses des candidats sont attendues pour le 4 avril 2018.

Un premier classement des offres reçues se fera sur les critères de pondération suivants :

• La qualité et la pertinence de la réponse proposée - 40% • Le prix (présentation détaillée par fonctionnalité et option) - 30% • Les références des missions passées (y compris la présentation de la documentation

accompagnant les sites précédemment réalisés) – 30%

4.2 Audition

Les prestataires retenus seront auditionnés au siège d'HESAM Université, 15 rue Soufflot 75005 Paris le 10 avril matin. Le format est de 30 minutes de présentation de la proposition/30 minutes d’échanges avec le jury.

4.3 Contact

La référente sur le projet et le point de contact unique est Madame Jordana A. Harriss, joignable par mail [email protected] ou téléphone 01 56 81 20 03.


ANNEXES

A. Benchmark

D'autres plateformes de mise en relation des acteurs de la Cifre ont été étudiés. Ils sont listés ici afin de faciliter l'appréhension de la mission par le prestataire. Chacune de ces plateformes a ses avantages et inconvénients et il ne s'agit pas ici de refaire le travail à l'identique.

Sites + -

ABG § Navigation fluide § Double entrée § Obligation de création de

compte

§ Pb dans le moteur de recherche (résultats hors sujet)

ANRT § Annuaire § Difficile à trouver sur le site de l’ANRT

§ Look dépassé § Obligation de déplier les offres § Manque d’info offre pourvue/non-

pourvue § CV étudiant pas assez fourni

DoctorEntreprises § Possibilité de filtrer § Conservation des archives § Possibilité de télécharger

l’offre en.pdf

§ Manque de contextualisation § Pas de moteur de recherche § Pas de nomenclature § Manque d’info offre pourvue/non-

pourvue § offre pourvue/non-pourvue § Pas de visibilité des offres pour les

entreprises

D'autres sites présentant des fonctionnalités intéressantes ont été étudiés :

• https://www.edx.org/, la référence en matière d’éducation • http://www.fundit.fr/fr pour la vidéo de mode d’emploi du site • http://www.seloger.com/ pour son côté vendeur et alléchant • http://www.esprit.presse.fr/ pour sa une/page d’accueil, claire et simple • https://www.shareentraide.org/, plateforme de mise en relation demande de l’aide/peut

apporter de l’aide, au design et à l’utilisation très simple


B. Synthèse des attendus du comité technique

Un comité technique a été mis en place à l'automne 2017, composé d’au moins un représentant par type d’acteurs-cibles.

La méthode de travail s’est organisée en trois temps distincts : un recueil à blanc des besoins par type d’acteurs (en tant qu’acteur public/futur.e doctorant.e/chercheur.se pourquoi iriez-vous sur cette plateforme et qu’attendriez-vous à y trouver ?), une présentation de plateformes existantes similaires, la présentation d’une maquette martyre pour réactions et amendements.

La synthèse des travaux du comité technique est exposée pour information du prestataire. Elle est un complément à la description fonctionnelle exposée dans le cahier des charges.

Les attentes et propositions des membres du comité technique n’ont pas toutes été retenues mais leur esprit doit être respecté. A titre d’exemple, il n’y aura pas de photo pour chaque compte comme demandé par le représentant des acteurs publics. Néanmoins un effort d’incarnation des institutions sera fait. Concernant les propositions de l’équipe HESAM, la majorité trouve finalement réponse dans le site institutionnel. Enfin pour respecter le risque de plagiat de sujet de thèse soulevé par la représentante des doctorants, nous proposons un accès limité au projet de recherche complet.

Synthèse des besoins et propositions des membres du comité technique S: toutes n’ont pas été retenues

Qui Quoi Comment Equipe HESAM

�Information sur le programme, la Cifre, la recherche publique

�Accompagnement à la formulation des sujets

�Accompagnement à la mise en relation du triangle Cifre

�Suivi des mises en relation et thèses mises en place

�Mobilisation du réseau

�Guide d’explication de la plateforme (courte vidéo d’intro) �Rubrique pédagogie : Une Cifre, un chercheur, la recherche

chez un acteur public ça veut dire quoi? Portraits de Cifre (textes et vidéos)

�Formulation par entonnoir du thème au sujet (nomenclatures différentes selon les acteurs, correspondance faite par HESAM)

�FAQ ex faut-il une délib ? qui je contacte sur tel sujet ? �Annuaire par type d’acteurs via l’accès sécurisé + via le

forum + compte des clics contact �Actualités « ils se sont rencontrés grâce à la plateforme », «

CT cherche doctorant sur… » �Date limite de consommation des annonces ? -> relance ->

animation du réseau �Pour le grand public non-connecté infos limitées (« une

collectivité cherche un doctorant en… dans telle région… »)

Acteurs publics

�Incarnation des interlocuteurs

�Recherche par zone géographique

�Panier à idées de projets

�Exigence de simplicité �Profil avec photo de la personne référente de la collectivité

et du labo et présentation des grands projets/défis/positionnements passés et futurs

�Carte ou rubriques en entonnoir (Région/Dpt/Interco/Commune)

�Que chaque type d’acteur puisse faire une proposition et une recherche

�Forum (‘en cours de réflexion… ’, ‘on a essayé et ça n’a pas fonctionné’)

�Accompagnement à la formulation des sujets en direct, en-dehors de la plateforme (médiateurs extérieurs, labos…)

Etudiants Chercheurs

�Dépôt et consultation de sujets

�Pour éviter plagiat dépôts de sujets par mots-clefs seulement, limitation du nombre de caractère et


Qui Quoi Comment �Information sur les

délais, sur les co-financements

�Consultation d’exemples passés ou en cours

consultation en accès limité aux documents complémentaires

�Une charte de la thèse Cifre en SHS (bonne conduite) �Faire figurer la liste des disciplines �S’inspirer de plateformes commerciales

CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL DE LA … · des chercheurs au service des territoires et de...

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