CAHIER DES CHARGES - European Commission · Commission européenne/Europese Commissie, 1049...

Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 Office: LX46 06/50

COMMISSION EUROPÉENNE DIRECTION GENERALE AFFAIRES INTERIEURES Direction D: Coordination stratégique et l'exécution des programmes

CAHIER DES CHARGES

Procédure ouverte – Appel d'offres n° HOME-2013-D1-01

Contrat-cadre – Actions contribuant au développement de politiques, à la

conception et à la réalisation de campagnes d'information et de communication, ainsi qu'à l'organisation d'événements concernant

principalement, mais pas exclusivement, le domaine des affaires intérieures de l'UE

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Table des matières

ANNEXE: CAHIER DES CHARGES ............................................................................... 5

1. INTRODUCTION....................................................................................................... 9

2. CONTEXTE................................................................................................................ 9

3. OBJET DU MARCHE ................................................................................................ 9

4. DESCRIPTION DES LOTS ..................................................................................... 10

5. PROCEDURES D'ATTRIBUTION: CONTRAT-CADRE SIMPLE ..................... 15

6. COMMANDES DE TRAVAUX .............................................................................. 15

7. GROUPEMENTS D'ENTREPRISES ET SOUS-TRAITANCE.............................. 15

8. STABILITE DES SERVICES .................................................................................. 16

9. LIEU DES PRESTATIONS...................................................................................... 17

10. DUREE DU CONTRAT ........................................................................................... 17

11. MONTANT INDICATIF DU MARCHE ................................................................. 18

12. MODALITES DE PAIEMENT ET BUDGET ......................................................... 18

13. SANCTIONS............................................................................................................. 19

14. REVISION DES PRIX.............................................................................................. 19

15. INFORMATIONS CONCERNANT L’OFFRE ....................................................... 20

16. PROCEDURE D'EVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHE.................. 22

17. OUVERTURE DES OFFRES................................................................................... 23

18. CRITERES D’EXCLUSION .................................................................................... 24

19. CRITERES DE SELECTION ................................................................................... 27

20. CRITERES D'ATTRIBUTION DES MARCHES.................................................... 33

21 ÉVALUATION FINALE.......................................................................................... 38

ANNEXE I : ANNEXES AU LOT 1 «OUTILS DE COMMUNICATION»................... 40

ANNEXE I : ETUDE DE CAS......................................................................................... 41

ANNEXE I : BORDEREAUX DE PRIX ........................................................................ 45

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ANNEXE II: ANNEXES AU LOT 2 «ÉVENEMENTS»................................................ 60

ANNEXE II: 1 ETUDES DE CAS ................................................................................... 61

ETUDE DE CAS N° 1 «ORGANISATION D'UNE CONFERENCE A PRAGUE» ................................................................................................................. 61

ÉTUDE DE CAS N° 2 «ORGANISATION DE LA REUNION D'UN GROUPE DE TRAVAIL A BRUXELLES» ............................................................................. 64

ETUDE DE CAS N° 3 «ORGANISATION D'UN CONCOURS DANS LES 27 ETATS MEMBRES DE L'UE» ................................................................................ 66

ANNEXE II.2 BORDEREAUX DE PRIX ....................................................................... 71

ANNEXE III: POUR LOT 1 ET LOT 2 ........................................................................... 92

FORMULAIRES............................................................................................................... 92

ANNEXE III.1 FORMULAIRE D’IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE…..93

ANNEXE III.2 SIGNALÉTIQUE FINANCIER………………………………………..95

ANNEXE III.3 FORMULAIRE POUR CRITÈRES D’EXCLUSION…………………96

ANNEXE III.4 FRAIS DE VOYAGE ET DE SEJOUR DU CONTRACTANT............. 98

ANNEXE III. 5 MODELES DE CONTRAT-CADRE ET DE CONTRAT SPECIFIQUE POUR LES LOTS 1 ET 2……………………………………………………………….106

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1. INTRODUCTION

La Commission européenne, et plus particulièrement l'unité 01 de la Direction générale des affaires intérieures, lance un appel d'offres de services comprenant trois lots. La Direction générale entend sélectionner une société pour chaque lot et conclure avec elle un contrat-cadre pour une durée d'un an, renouvelé automatiquement jusqu’à trois fois dans les mêmes conditions, sauf si l'une des parties informe par écrit l'autre partie de son intention de ne pas reconduire le contrat. Il est possible de fournir une offre pour un ou plusieurs lots et de former des groupements (ou consortiums d’entreprises) ou de faire appel à des sous-traitants. Sur base du contrat-cadre, les soumissionnaires retenus seront contactés selon les besoins par la Direction générale des affaires intérieures ou, si nécessaire, par d’autres directions générales de la Commission européenne ou par les agences de l'UE opérant dans le domaine des affaires intérieures. Les prestations visées dans le présent appel d'offres consisteront à accomplir des activités contribuant au développement de politiques et/ou à la conception et/ou à la réalisation de campagnes d'information et de communication et/ou à l'organisation d'événements concernant principalement, mais pas exclusivement, le domaine des affaires intérieures.

En règle générale, ces prestations seront fournies dans les États membres de l'Union européenne et occasionnellement dans les pays de l'AELE/EEE, dans les pays qui sont candidats à l'adhésion mais aussi éventuellement dans tout autre pays.

2. CONTEXTE

Dans le cadre du présent appel d’offres, tous les domaines d’activité de la Direction générale des affaires intérieures sont à prendre en considération: frontières et visas; immigration et asile; lutte contre la criminalité économique et financière et contre la cybercriminalité; lutte contre le terrorisme, la traite et l'exploitation des êtres humains; coopération policière et relations extérieures dans le domaine des affaires intérieures. De plus amples informations sur les domaines d’activité de la Direction générale des affaires intérieures sont disponibles à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dgs/home-affairs

3. OBJET DU MARCHE

L'assistance requise par la Commission européenne doit lui permettre, d'une part, d'élaborer et de concevoir ses politiques, et, d'autre part, de les faire connaître au moyen d'actions d'information et de communication. La Commission européenne devrait ainsi être capable de mieux répondre aux besoins des citoyens de l'UE et ses activités d'information et de communication devraient gagner en visibilité.

http://ec.europa.eu/dgs/home-affairs

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Les services requis concerneront essentiellement, mais pas exclusivement, les tâches décrites dans la partie suivante.

4. DESCRIPTION DES LOTS

Le présent appel d'offres est divisé en deux lots, chacun donnant lieu à l'établissement d'un contrat-cadre distinct. Une seule et même société peut soumettre une offre pour plusieurs lots, auquel cas une offre distincte doit être présentée dans une enveloppe séparée pour chacun des lots concernés.

Lot 1: «Outils de communication»

Les activités couvertes dans ce lot concernent les actions liées à la promotion/diffusion d'informations sur les politiques de l'UE principalement, mais pas exclusivement, dans le domaine des affaires intérieures.

Le respect des lignes directrices sur l'identité visuelle et d'autres règles (guide IPG dans le cas des sites web) de la Commission européenne est essentiel. Le contractant devra être en mesure de faire traduire toute langue officielle de l'Union européenne dans les autres langues officielles de l'UE, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays. Le contractant doit avoir la capacité de créer et de gérer un réseau de partenaires/contacts nationaux contribuant à la production, à la promotion et à la diffusion d'une action dans chacun des pays de l'UE. La créativité ainsi que la qualité et la diligence dans la conception, la production et la réalisation sont essentielles. La capacité de suivre et d'appliquer les dernières tendances en matière de communication dans les contextes nationaux (par ex. l'évolution des réseaux sociaux) est indispensable. Ces tâches peuvent comprendre (la liste n'est pas exhaustive):

Activités de communication générales

• l'assistance à l'identification de groupes cibles et à la définition de leurs besoins; • la recherche, la collecte et l'analyse de données et de documents; • l'achat, la création et la mise à jour de listes de structures potentiellement

intéressées par les sujets européens (organisations professionnelles, associations de journalistes, organisations à but non lucratif et non gouvernementales, associations de parents et d'enseignants, écoles, clubs de la jeunesse et/ou autres types d’organisations);

• la promotion d'une activité parmi les structures potentiellement intéressées par courriel et par téléphone, dans les sites web et dans les réseaux sociaux, la distribution directe de matériel promotionnel (brochures par ex.) ou tout autre moyen de communication pertinent;

• la coopération avec les structures potentiellement intéressées par la diffusion de l'information;

• l'organisation de tâches de traduction et d'interprétation; • le suivi de l'incidence des activités de l'UE dans les médias; • l'évaluation des résultats de campagnes.

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Matériel promotionnel et d'information imprimé/en ligne

• la rédaction et/ou révision et l'adaptation de matériel promotionnel et d'information tel que des rapports, des bulletins d'information, des notes, des livrets, des avis, des articles de presse, des interviews, du matériel de présentation et de promotion dans le respect du style/public/but recherché;

• la conception graphique, la recherche d’images, l'illustration, la présentation et la production de fichiers électroniques pour les publications imprimées/en ligne susmentionnées;

• l'adaptation des publications imprimées, notamment en vue de les rendre plus interactives en les mettant en ligne sur des sites web et/ou en les copiant sur des supports électroniques (CD, DVD etc.) et vice-versa;

• la rédaction d’annonces publicitaires; • la réalisation de reportages photographiques; • le développement et la gestion d'une photothèque; • le traitement des questions de droits d'auteur; • l'impression de matériel graphique (y compris les tirages limités ou importants); • l'emballage, l'envoi et le transport du matériel réalisé.

Vidéos

• la production de spots vidéo ou radio de toute durée et de tout format, de documentaires, de messages publicitaires télévisés et radiophoniques ou autres, y compris la rédaction de scénarios, les repérages, le casting, l'animation etc. ou le cas échéant, l'utilisation de matériel existant, notamment celui produit par EBS (Europe by Satellite);

• la duplication et l'envoi de produits dans tout format adéquat (surtout en conformité avec les spécifications techniques des services audio-vidéo centraux de la Commission européenne) par tous les circuits appropriés;

• la fourniture de conseils à la Commission européenne sur la diffusion de matériel vidéo dans les médias ou par d'autres voies;

• le traitement des questions de droits d'auteur.

Sites web et applications

• la conception, la création, la promotion et la gestion pendant une durée déterminée de sites web multilingues et dédiés spécifiquement à une activité;

• la conception et la production de bandeaux publicitaires/boutons de navigation et d'autres dispositifs de promotion similaires sur Internet;

• la conception et la production d'applications mobiles et leur installation sur les plates-formes appropriées;

• l'achat d'adresses web.

Réseaux sociaux

• la fourniture de conseils et d'une assistance à la Commission européenne en ce qui concerne l'utilisation des réseaux sociaux, en tenant compte des dernières tendances et des particularités nationales;

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• la création et la gestion de profils de réseau social; • la création et la réalisation de campagnes d'information et de promotion à travers

les réseaux sociaux.

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Lot 2: «Événements»

Les activités relevant de ce lot concernent les actions de soutien liées à l'élaboration et à la conception de politiques de l'UE principalement, mais pas exclusivement, dans le domaine des affaires intérieures, ainsi que les actions visant à promouvoir et/ou diffuser l'information sur ces politiques. Les actions comprennent notamment l'organisation de réunions, de groupes de travail, de conférences, d'expositions et d'autres types d'événements.

Le respect des lignes directrices sur l'identité visuelle et d'autres règles (guide IPG dans le cas des sites web) de la Commission européenne est essentiel. Le contractant devra être en mesure de faire traduire toute langue officielle de l'Union européenne dans les autres langues officielles de l'UE, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays. Le contractant devra également avoir la capacité de créer et de gérer un réseau de partenaires/contacts nationaux contribuant à la production, à la promotion et à la diffusion d'une action dans chacun des pays de l'UE. Les événements organisés pourront avoir lieu sur le territoire de l'UE ainsi que dans des pays tiers. La créativité, de même que la qualité et la diligence dans la conception, la production et la réalisation sont essentielles. L'aptitude à suivre et à appliquer les dernières tendances en matière de communication dans les contextes nationaux (par ex. l'évolution des réseaux sociaux) est indispensable.

Ces tâches peuvent comprendre (la liste n'est pas exhaustive):

Activités de communication générales

• l'assistance à l'identification de groupes cibles et à la définition de leurs besoins; • la recherche, la collecte et l'analyse de données et de documents; • l'achat, la création et la mise à jour de listes de structures potentiellement

intéressées par les sujets européens (organisations professionnelles, associations de journalistes, organisations à but non lucratif et non gouvernementales, associations de parents et d'enseignants, écoles, clubs de la jeunesse et/ou autres types d’organisations);

• la promotion d'une activité parmi les structures potentiellement intéressées par courriel et par téléphone, via les sites web et les réseaux sociaux, la distribution directe de matériel promotionnel (brochures par ex.) ou tout autre moyen de communication pertinent;

• la coopération avec les structures potentiellement intéressées par la diffusion de l'information;

• l'organisation de tâches de traduction et d'interprétation; • le suivi de l'incidence des activités de l'UE dans les médias; • l'évaluation des résultats de campagnes.

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Organisation d’événements

• l'organisation de réunions, de groupes de travail et de conférences, incluant les éléments suivants:

- la promotion d'un événement (y compris la production de matériel promotionnel pour l'événement tel que des affiches, des bandeaux publicitaires etc.)

- l'invitation des participants; - l'organisation des inscriptions, notamment la création d'un site

d'inscription et l'achat d'adresses web; - la gestion du transport et du logement; - la gestion des repas et des pauses café; - la réservation de salles (pour les groupes de travail et/ou les

conférences); - l'installation, la décoration et l'aménagement des salles; - la conception, la production et l'installation de stands d'exposition; - la location d'équipements, y compris de stands, véhicules, etc.; - le montage, l'installation et le démontage d'équipements; - l'enregistrement et la transcription de l'événement; - l'organisation d'une conférence de presse portant sur une activité; - la conception et la production de matériel d'information et de

promotion, notamment de programmes, livrets, brochures, dépliants et gadgets;

- l'emballage et la distribution du matériel promotionnel; - l'envoi et le transport du matériel; - la prise de photographies; - la production d'enregistrements vidéo et audio ou la transmission en

direct en ligne d'un événement; - la présence de techniciens, de personnes d'accueil et de représentants

du contractant pendant toute la durée d'un événement; - le remboursement de frais aux participants;

• l'organisation de conférences de presse et/ou de voyages de presse/séminaires pour des journalistes/producteurs de médias audiovisuels;

• l'organisation d'autres types d'événements et d'activités tels que des expositions, des stands d'information, des concours, des installations en plein air, des expositions itinérantes et autres; pour chaque type d'activité, des tâches spécifiques doivent être accomplies en plus des tâches générales énumérées ci-dessus (c'est-à-dire organisation de la participation, de la cérémonie de remise des prix et des jurys de concours, conception et installation d'expositions, conception et création de stands pour expositions itinérantes).

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5. PROCEDURES D'ATTRIBUTION: CONTRAT-CADRE SIMPLE

Pour chacun des lots, un seul contrat-cadre sera conclu avec le soumissionnaire ayant obtenu le meilleur classement lors de l’évaluation des offres et le minimum de points requis pour chacune des tâches évaluées.

6. COMMANDES DE TRAVAUX

Les prestations susceptibles d'être demandées feront l'objet, au fur et à mesure des besoins, d’une demande écrite de la Commission européenne pour laquelle le contractant devra présenter une offre détaillée qui sera établie sur la base du bordereau de prix retenu. Le contractant disposera du nombre de jours ouvrables spécifié par la Commission européenne dans sa demande (en règle générale entre 10 et 20 jours ouvrables selon la complexité du travail) pour soumettre son offre.

Sur la base de l'offre fournie par le contractant, un contrat spécifique, signé par une personne habilitée à engager la Commission européenne, sera formellement conclu.

7. GROUPEMENTS D'ENTREPRISES ET SOUS-TRAITANCE

7.1. Offres conjointes (le cas échéant)

Les offres peuvent être présentées par des groupements de prestataires de services ou de fournisseurs, qui ne seront pas tenus d’adopter une forme juridique spécifique avant l’attribution du marché. La Commission exigera toutefois du groupement:

- soit qu'il fasse signer le contrat par l'ensemble de ses membres. Dans ce cas, l'un des membres est responsable de la réception et du traitement des paiements pour les membres du groupement, de la gestion du service et de la coordination du marché; or

- soit qu'il fasse signer le contrat par un chef d'équipe ayant été dûment habilité par les autres membres à lier chacun d'eux (une procuration est jointe au contrat conformément au modèle fourni par la Commission).

En outre, la composition et la constitution du groupement, ainsi que la répartition des tâches entre ses membres, ne peuvent être modifiées sans le consentement écrit préalable de la Commission, qu’elle peut refuser de donner si elle le juge opportun.

7.2. Responsabilité des membres d’un groupe

Les partenaires qui proposent une offre conjointe sont solidairement responsables de l'exécution du marché dans son ensemble à l'égard de la Commission.

Toute clause prévoyant, par exemple,

- que l’un des partenaires de l’offre conjointe sera responsable1 d’une partie seulement du marché et un autre partenaire du reste de celui-ci, ou

1 Ne pas confondre avec la répartition des tâches entre les membres du groupement.

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- que plusieurs contrats devront être signés si l’offre conjointe est retenue

est donc incompatible avec le principe de responsabilité solidaire. La Commission ne tiendra pas compte des clauses de ce type figurant dans une offre conjointe et se réserve le droit de rejeter de telles offres sans poursuivre leur évaluation, pour cause de non-respect du cahier des charges.

7.3. Sous-traitance

Certaines tâches prévues dans le contrat peuvent être confiées à des sous-traitants, mais le contractant principal conserve la pleine responsabilité envers la Commission européenne pour l’exécution du contrat dans son ensemble. Ainsi:

• le contractant principal est le seul interlocuteur de la Commission pour traiter toute question contractuelle (par exemple, les paiements), même si les tâches concernées sont sous-traitées;

• le contractant principal ne peut en aucun cas se soustraire à la responsabilité envers la Commission au motif qu’un sous-traitant est fautif.

Si une offre envisage la sous-traitance, le dossier doit comprendre, pour ce qui concerne les éléments concrets de l'offre:

• un document indiquant clairement l'identité, les rôles, les activités et les responsabilités du (des) sous-traitant(s), précisant le volume ou la proportion des tâches de chaque sous-traitant,

• une déclaration d’intention de chaque sous-traitant affirmant son intention de collaborer avec le soumissionnaire si celui-ci remporte le contrat.

Les offres assorties de sous-traitance seront évaluées de la manière suivante:

• les critères d’exclusion et les critères de sélection seront appliqués au soumissionnaire et à chaque sous-traitant proposé.

• les critères d’évaluation seront appliqués à l’offre.

Pendant l’exécution du marché, le contractant devra demander une autorisation expresse écrite de la Commission avant de remplacer un sous-traitant par un autre et/ou avant de sous-traiter des tâches pour lesquelles aucune sous-traitance n’était envisagée dans l’offre initiale.

La signature d’un contrat spécifique est assimilée à une telle autorisation.

8. STABILITE DES SERVICES

La Commission européenne et le contractant effectueront le transfert réciproque de leurs connaissances nécessaires pour les prestations de services. Pendant toute la durée du contrat-cadre, ils maintiendront les connaissances au niveau requis et à la

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disposition de l'autre partie pour l'exécution des prestations de services. L'échange d'informations et les mises à jour ne donneront pas lieu à un paiement.

Le contractant s’assurera pour toute la durée du contrat-cadre que les éléments nécessaires à la stabilité du service et à la bonne exécution des contrats spécifiques soient maintenus. Le contractant a l’obligation d’informer sans retard les services de la Commission de tout nouvel élément modifiant la capacité technique sur base de laquelle il a été sélectionné.

À cette fin, le contractant assurera, le cas échéant, un remplacement progressif du personnel et veillera au transfert des informations nécessaires à la prestation des services, dont il assumera les frais. En aucun cas le contractant ne pourra invoquer un changement de personnel pour se soustraire à l’une de ses obligations, notamment le respect des délais et la qualité des prestations.

Pour toutes les tâches à faible degré de substituabilité, comme par exemple la conception, la mise en place et la gestion de projets, le contractant veillera à ce que le changement de personnel ne se produise qu'en cas de force majeure.

9. LIEU DES PRESTATIONS

Le lieu de prestation sera défini spécifiquement pour chaque tâche. Il est à noter cependant que le travail de coordination se fera en collaboration avec les services responsables de la Commission européenne se trouvant à Bruxelles.

10. DUREE DU CONTRAT

Chaque contrat-cadre sera conclu pour une durée d'un an à compter de sa signature et sera renouvelé automatiquement jusqu'à trois fois dans les mêmes conditions, sauf si l'une des parties informe par écrit l'autre partie de son intention de ne pas reconduire le contrat. La durée totale du contrat-cadre ne peut dépasser quatre ans à compter de la première signature. Les contrats spécifiques doivent être renvoyés signés avant l'expiration du contrat-cadre correspondant. Après son expiration, le contrat-cadre restera en vigueur à l'égard de ces contrats spécifiques, mais au plus tard jusqu'au 6ème mois inclus.

Conformément à l'article 134 des Régles d'application du Règlement Financier2, la Commission pourra, après la période de quatre années, recourir à une procédure négociée avec les opérateurs économiques adjudicataires du marché en vue de commander des services similaires pour une période complémentaire de deux années et pour un montant maximum de 50 pour cent du montant initial (voir point 11).

2 Règlement délégué (UE) N o 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) n o 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union

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11. MONTANT INDICATIF DU MARCHE

Le montant indicatif total sur la durée des quatre ans est ventilé comme suit:

Lot 1: 12 000 000 EUR Lot 2: 28 000 000 EUR

Montant indicatif total du marché: 40 000 000 EUR.

Toutes les dépenses remboursables sont comprises dans ce montant. La signature de ces contrat-cadres ne conférera aucun droit d’exclusivité.

La Commission européenne peut, avant la signature du contrat-cadre, annuler la procédure d'adjudication sans que les soumissionnaires ne soient autorisés à réclamer une compensation.

12. MODALITES DE PAIEMENT ET BUDGET

Les paiements au titre du contrat-cadre sont effectués conformément à l'article II.4 du projet de contrat-cadre. Les règlements ne sont effectués que si le contractant a rempli toutes ses obligations contractuelles à la date d'envoi de sa facture. Les demandes de paiement sont irrecevables si des paiements dus au titre de commandes ou de contrats spécifiques antérieurs n'ont pas été effectués en raison d'un manquement ou d'une faute du contractant.

12.1 Préfinancement

Pour les marchés d'une valeur supérieure à 150 000 EUR, un préfinancement de 30 % peut être demandé par le contractant.

12.2 Paiement intermédiaire

Aucun paiement intermédiaire ne sera effectué.

12.3 Paiement du solde

Le contractant présente une facture pour demander le paiement du solde.

La facture est accompagnée du rapport final ou de tout autre document conforme au contrat spécifique correspondant et des relevés de frais remboursables au titre de l'article II.16 du contrat. Le pouvoir adjudicateur effectue le paiement dans les 60 jours suivant la réception de la facture. Le contractant dispose d'un délai de 10 jours pour présenter des informations complémentaires, des corrections, un nouveau rapport final ou d'autres documents si le pouvoir adjudicateur le demande.

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13. SANCTIONS

En cas de non-exécution des prestations à l'échéance prévue dans les commandes ou dans les contrats spécifiques, de même qu’en cas de malfaçon dans l’exécution des prestations, la Commission se réserve le droit d’infliger des pénalités financières selon les modalités suivantes.

14. REVISION DES PRIX

Les prix sont fermes et non révisables pendant la première année du contrat-cadre.

Au début de la deuxième année du contrat-cadre et de chaque année qui suit, une fraction de chaque prix, égale à 80 %, peut être révisée à la hausse ou à la baisse, sur demande d'une des parties adressée par écrit au plus tard trois mois avant la date anniversaire de la signature du contrat-cadre. L'autre partie accuse réception de la demande dans les 15 jours suivant la réception de celle-ci. Les nouveaux prix sont communiqués dès que l'indice définitif est disponible. Le pouvoir adjudicateur achète aux prix en vigueur à la date de la signature, par les deux parties, des bons de commande ou des contrats spécifiques. Ces prix ne sont pas révisables.

Cette révision est déterminée par l'évolution de l'indice harmonisé des prix à la consommation IPCUM: (zone euro) publié pour la première fois dans le mensuel d'Eurostat «Données en bref», disponible à l'adresse suivante: http://www.ec.europa.eu/eurostat/.

La révision est calculée selon la formule: Pr = Po x (0.2+0.8 Ir/Io)

sachant que: Pr = prix révisé; Po = prix de l'offre initiale; Io = indice du mois correspondant à la date limite de soumission des offres; Ir = indice du mois correspondant à la date de réception de la lettre demandant une révision des prix.

15. INFORMATIONS CONCERNANT L’OFFRE

Une société pourra soumettre une offre pour plusieurs lots mais dans ce cas, une offre distincte pour chacun des lots concernés et précisant le numéro du lot devra être soumise.

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L’offre devra être rédigée en tenant compte des dispositions du présent cahier des charges, y compris du projet de contrat-cadre et de ses annexes, joints à la présente invitation à soumissionner (annexe III.5). Les offres peuvent être présentées dans toutes les langues officielles de l'Union européenne. Cependant, les soumissionnaires doivent tenir compte du fait que si le contrat-cadre leur est attribué, l'anglais et/ou le français seront les langues de travail à utiliser dans leurs échanges avec les services de la Commission européenne. Les soumissionnaires devront donc démontrer leur aptitude à conduire les projets dans ces langues.

15.1 Structure de l’offre

Toute offre doit comprendre trois parties, à savoir une proposition administrative, une proposition technique et une proposition financière.

15.2 Première partie/proposition administrative

Dans cette partie, il convient d'inclure les informations suivantes, en complétant les trois formulaires énumérés.

• Identification du soumissionnaire

L'offre comprendra les documents suivants:

- la preuve de l'inscription du soumissionnaire, selon les modalités applicables dans le pays où il est établi, à l’un des registres professionnels ou du commerce, ou à défaut une déclaration ou une attestation;

- si le soumissionnaire est une personne physique, une copie de la carte d’identité, du passeport ou du permis de conduire, et la preuve de sa couverture sociale en tant que travailleur indépendant.

Tout soumissionnaire, y compris les sous-traitants et les différents membres du groupement ou du consortium d’entreprises, doit remplir et signer le formulaire d'identification, qui se trouve en annexe III, et fournir les documents susmentionnés.

Toutefois, le sous-traitant ne doit ni compléter ce formulaire ni fournir ces documents lorsque la partie qui lui est sous-traitée est inférieure à 20 % du marché.

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• Signalétique financier

Un formulaire d’identification bancaire rempli et signé par un représentant autorisé du soumissionnaire et de son banquier doit être ajouté à l’offre. Si l’offre émane d'un groupement ou d'un consortium d’entreprises, seul le chef de file devra faire parvenir ce formulaire. Un formulaire spécifique à chaque État membre est disponible à l'adresse suivante:

http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_en.htm.

• Entités juridiques

Le soumissionnaire doit également envoyer le formulaire «entités légales» complété et signé par un représentant autorisé du soumissionnaire et accompagné des documents mentionnés dans le formulaire. Si l’offre émane d'un groupement ou d'un consortium d’entreprises, seul le chef de file devra faire parvenir ce formulaire. Un formulaire spécifique à chaque État membre est disponible à l'adresse suivante:

http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_fr.htm#es_fr_it.

La Commission européenne se réserve le droit de requérir, dans un délai précisé dans sa demande, tout autre document relatif à l'offre présentée, à des fins d'évaluation et de vérification.

15.3 Deuxième partie: proposition technique Cette partie revêt une importance essentielle pour l'évaluation des offres, pour l'attribution du marché, ainsi que pour l'exécution du contrat-cadre éventuel.

L'attention des soumissionnaires est attirée sur les critères d'attribution, qui définissent les parties de la proposition technique auxquelles ils devront être particulièrement attentifs. La proposition technique doit aborder tous les aspects énumérés dans le cahier des charges et présenter des modèles, des exemples et des solutions techniques aux problèmes posés dans les spécifications techniques. Le niveau de détail et de précision de l'offre sera déterminant pour l'évaluation. Dans son offre, le soumissionnaire proposera la méthodologie à appliquer et la manière d'organiser le travail dans le cadre de ce marché.

La proposition technique doit fournir toutes les informations nécessaires aux fins de l’attribution du marché.

15.4 Troisième partie: proposition financière

Toute offre doit contenir une proposition financière. L'attention du soumissionnaire est attirée sur les points suivants:

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• L’offre de prix sera exprimée en euros, y compris pour les pays qui ne font pas partie de la zone euro. Pour les soumissionnaires de ces pays, le montant de l’offre ne pourra pas être révisé du fait de l’évolution du taux de change. Le choix de ce taux de change appartient au soumissionnaire, qui assume les risques ou opportunités de variation de ce taux.

• La proposition financière consistera en deux parties:

1) Les devis relatifs aux tâches requises dans les études de cas. Les prix doivent correspondre au bordereau de prix (voir point 2). 2) Un bordereau de prix complet devant être appliqué pendant la durée de validité du contrat (remplir l'annexe I.2 pour le lot 1 et l'annexe II.2 pour le lot 2). Les prix indiqués dans les bordereaux de prix seront forfaitaires et comprendront la totalité des frais généraux et ceux liés à l’exécution des prestations, à l’exception des frais de voyage et de séjour qui seront remboursés selon les règles relatives au remboursement des frais (annexe III.4).

• Les prix devront être indiqués hors taxes, droits et autres charges, c'est-à-dire

également hors TVA, l'Union étant exonérée de ces prélèvements dans l'UE en vertu des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes du 8 avril 1965 (JO L 152 du 13 juillet 1967). Cette exonération est accordée à la Commission par les gouvernements des États membres, soit par voie de remboursement sur présentation de pièces justificatives, soit par voie d’exonération directe. Dans les pays où la législation nationale prévoit une exonération par remboursement, le montant de la TVA sera indiqué séparément. En cas de doute quant au régime TVA applicable, il appartient au soumissionnaire de prendre contact avec les autorités de son pays pour obtenir des éclaircissements sur l'exonération de TVA dont bénéficie l'Union européenne.

16. PROCEDURE D'EVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHE

L’évaluation est basée sur l’offre de chaque soumissionnaire.

Toutes les informations seront évaluées au regard des critères définis dans le présent cahier des charges. La procédure d’attribution du marché, qui ne concerne que les offres admissibles, a lieu en trois étapes successives.

Ces étapes visent respectivement à

1) vérifier, sur la base des critères d’exclusion, la possibilité pour les soumissionnaires de participer à la procédure d'adjudication;

2) vérifier, sur la base des critères de sélection, la capacité technique et professionnelle ainsi que la capacité économique et financière de chaque soumissionnaire;

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3) évaluer, sur la base des critères d’attribution, chaque offre ayant passé avec succès les étapes d’exclusion et de sélection.

17. OUVERTURE DES OFFRES

Les offres seront ouvertes le 12/4/2013 à 11.00 dans les bureaux de la Direction générale des affaires intérieures sis 46, rue du Luxembourg, B-1040 Bruxelles, Belgique.

Les soumissionnaires désireux d'assister à l'ouverture des offres devront s'inscrire au moins deux jours à l'avance, en envoyant un courrier électronique à l'adresse suivante: [email protected]

Le président de la commission d’ouverture annoncera le nom des soumissionnaires et le jugement relatif à la recevabilité de chaque offre. Les prix indiqués dans les offres reçues ne seront pas communiqués.

mailto:[email protected]

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18. CRITERES D’EXCLUSION

18.1 Critères d'exclusion

Sont exclus de la participation au présent marché tout soumissionnaire qui:

a) est en état ou fait l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou est dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

b) a fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement rendu par une autorité compétente d'un État membre ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle;

c) a commis, en matière professionnelle, une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier, y compris par une décision de la Banque européenne d'investissement ou d'une organisation internationale;

d) n'a pas respecté ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou ses obligations relatives au paiement de ses impôts selon les dispositions légales du pays où il est établi ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter;

e) a fait l'objet d'un jugement ayant force de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle, blanchiment de capitaux ou toute autre activité illégale, lorsque ladite activité illégale porte atteinte aux intérêts financiers de l'Union;

f) fait l'objet d'une sanction administrative pour s'être rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour sa participation à un marché, ou n'a pas fourni ces renseignements, ou pour avoir été déclaré en défaut grave d'exécution de ses obligations en vertu de marchés financés par le budget de l'Union.

18.2 Autres critères d’exclusion

Sont exclus de l’attribution d’un marché les soumissionnaires qui, à l’occasion de la procédure de passation de marché:

18.2.a) se trouvent en situation de conflit d’intérêts;

• Les soumissionnaires doivent déclarer: − qu’ils n’ont aucun conflit d’intérêts en liaison avec le marché; un conflit

d’intérêts peut notamment résulter d’intérêts économiques, d’affinités politiques ou nationales, de liens familiaux ou sentimentaux, ou de tout autre type de relation ou d’intérêts communs.

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− qu’ils feront connaître sans délai au pouvoir adjudicateur toute situation constitutive d’un conflit d’intérêts ou susceptible de conduire à un conflit d’intérêts;

− qu’ils n’ont pas fait, et s’engagent à ne pas faire, d’offre, de quelque nature que ce soit, dont un avantage pourrait être tiré au titre du présent marché;

− qu’ils n’ont pas consenti, recherché, cherché à obtenir, ou accepté, un avantage, financier ou autre, en faveur ou de la part d’une quelconque partie, cet avantage constituant une pratique illégale ou relevant de la corruption, directement ou indirectement, sous forme d’incitation ou de récompense liée à l’attribution du marché.

• La Commission se réserve le droit de vérifier ces informations.

18.2.b) se sont rendus coupables de fausses déclarations lors de la fourniture des

renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au marché ou n’ont pas fourni ces renseignements.

18.3 Justificatifs à fournir par les soumissionnaires

Lors de la soumission des offres, tout soumissionnaire, y compris les différents membres du groupement (ou du consortium d’entreprises) et les sous-traitants dont la partie sous-traitée est supérieure à 20 %, doit fournir une attestation sur l'honneur (annexe III.3) dûment datée et signée, mentionnant qu'il ne se trouve pas dans une des situations visées aux points 18.1.a) et 18.1.b).

Le soumissionnaire auquel le marché est à attribuer (y compris les différents membres du consortium ou groupement et les sous-traitants dont la partie sous-traitée est supérieure à 20 %) devra fournir dans les 15 jours calendrier qui suivent la notification des résultats et avant signature du contrat, la preuve confirmant la déclaration sur l’honneur. La Commission accepte comme preuve suffisante:

1. que le soumissionnaire ne se trouve pas dans un des cas mentionnés aux points 18.1.a), 18.1.b) ou e), la production d'un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, un document équivalent délivré récemment par une autorité judiciaire ou administrative du pays d’origine ou de provenance, dont il résulte que ces exigences sont satisfaites;

2. que le soumissionnaire ne se trouve pas dans le cas mentionné au point 18.1.d), la production d'un certificat récent délivré par l'autorité compétente de l'État concerné.

Lorsqu’un tel document ou certificat n’est pas délivré par le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, par une déclaration

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solennelle faite par l’intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d’origine ou de provenance.

Les documents énumérés ci-dessus concernent les personnes morales et les personnes physiques, y compris le cas échéant, les dirigeants ou toute personne ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle du soumissionnaire.

La Commission européenne se réserve toutefois le droit de requérir, dans un délai précisé dans sa demande, tout autre document relatif à l’offre présentée, aux fins d’évaluation et de vérification.

NB

Les soumissionnaires sont exonérés de l’obligation de produire les justificatifs susmentionnés s’ils ont déjà été présentés aux fins d’une autre procédure de marché lancée par la direction générale Justice et pour autant que les documents en question n’aient pas été délivrés plus d’un an auparavant et qu’ils soient toujours valables. Dans ce cas, le soumissionnaire mentionnera dans son offre les références de l’appel d’offres pour lequel il a déjà fourni les documents requis.

19. CRITERES DE SELECTION

Les soumissionnaires doivent apporter la preuve de leur capacité économique, financière, technique et professionnelle. Le soumissionnaire qui ne fournira pas les documents requis, ou qui, sur base des documents fournis, sera considéré comme ne remplissant pas les critères définis ci-dessous, pourra être exclus de la procédure d’attribution du marché. C'est pourquoi le soumissionnaire est invité à lire attentivement cette section et à fournir les documents et les informations spécifiques demandés.

19.1 Capacité économique et financière

Pour le lot 1, le soumissionnaire ou le groupement (ou consortium d’entreprises) devra avoir un chiffre d'affaires annuel minimum de 4 000 000 EUR. Pour le lot 2, le soumissionnaire ou le groupement (ou consortium d’entreprises) devra avoir un chiffre d'affaires annuel minimum de 8 000 000 EUR. Afin de prouver sa capacité économique et financière, le soumissionnaire devra joindre à son offre les éléments suivants.

• les bilans ou extraits des bilans des trois derniers exercices; • une déclaration reprenant le chiffre d'affaires global et, le cas échéant, pour

les trois derniers exercices, le chiffre d'affaires relatif à des activités liées à l'appel d'offre actuel.

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NB Les soumissionnaires sont exonérés de l’obligation de produire les justificatifs susmentionnés s’ils ont déjà été présentés aux fins d’une autre procédure de marché lancée par la direction générale Justice et pour autant que les documents en question n’aient pas été délivrés plus d’un an auparavant et qu’ils soient toujours valables. Dans ce cas, le soumissionnaire mentionnera dans son offre les références de l’appel d’offres pour lequel il a déjà fourni les documents requis.

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19.2 Capacité technique et professionnelle

Lot 1: «Outils de communication»

Le soumissionnaire devra satisfaire aux critères énumérés plus bas. S'il n'a pas la capacité de satisfaire à tous les critères à lui seul, il pourra former un groupement ou consortium d’entreprises ou faire appel à des sous-traitants.

Critère 1

Avoir une expertise et une expérience d'au moins trois ans dans la gestion de projets d’information et de communication transnationaux et multilingues.

Critère 2

Avoir une expertise et une expérience d'au moins trois ans dans la création de produits d’information et de matériels de promotion en plusieurs langues (au moins 3) et destinés à plusieurs pays.

Critère 3

Avoir une expertise et une expérience d'au moins cinq ans dans la production de vidéos dans plusieurs langues (au moins trois).

Critère 4

Avoir une expertise et une expérience d'au moins cinq ans dans la création et la gestion de sites web proposant des contenus dans plusieurs langues (au moins trois).

Critère 5

Disposer du matériel et de l'équipement technique nécessaires pour exécuter les services envisagés (voir section 4 ci-dessus – Description des lots – Lot 1).

Critère 6

Avoir les compétences linguistiques nécessaires pour exécuter les services envisagés (voir section 4 ci-dessus – Description des lots – Lot 1) dans toutes les

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langues officielles de l'Union européenne, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays.

Eléments de preuve à fournir

Les éléments énumérés plus bas devront être fournis pour justifier la conformité aux critères du lot 1.

Les offres émanant de groupements (ou consortiums d’entreprises) ou incluant des sous-traitants devront préciser l’intitulé, le rôle et l’expérience de chacun des membres du groupement (ou consortium d’entreprises) ou de chaque sous-traitant.

Pour les critères 1 à 4

Le soumissionnaire devra soumettre les éléments suivants.

• La liste des principaux clients et des principaux services prestés au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire (client public ou privé) de chacun de ces services.

• Des exemples de travaux relatifs aux critères 1 à 3, exécutés au cours des trois dernières années. Si ces travaux ont été exécutés en partie par des membres d'un groupement (ou d'un consortium d’entreprises) ou par des sous-traitants, le soumissionnaire doit indiquer clairement quels ont été le rôle et la contribution de chacun. Les projets référencés doivent comprendre une personne de contact pouvant éventuellement attester l’existence des prestations.

Pour le critère 5


• La liste du matériel et de l'équipement technique dont le soumissionnaire dispose pour exécuter les services envisagés.

• La liste des services que le soumissionnaire entend réaliser directement et de ceux qu'il entend éventuellement sous-traiter.

• Le cas échéant, l’identification et la description des sous-traitants d'ores et déjà sélectionnés par le soumissionnaire et auxquels il fera éventuellement appel pour exécuter certains types de travaux.

• Les CV du personnel désigné par le soumissionnaire pour exécuter les services envisagés. Les CV seront présentés, de préférence, selon la recommandation de la Commission européenne relative à un modèle européen commun.

• L’indication des effectifs moyens annuels du soumissionnaire pendant les trois dernières années.

• La description des moyens dont le soumissionnaire dispose pour s'assurer du contrôle de qualité des travaux qu'il exécute.

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Pour le critère 6

Le soumissionnaire devra démontrer sa capacité à travailler dans les langues de l'Union européenne et, le cas échéant, sa capacité à mobiliser rapidement les ressources nécessaires pour exécuter les services envisagés dans toutes les langues officielles de l’Union européenne, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays. Pour démontrer cette capacité, il devra fournir des exemples de travaux déjà réalisés dans des langues autres que la sienne.

Lot 2: «Événements»

Le soumissionnaire devra satisfaire aux critères énumérés plus bas. S'il n'a pas la capacité de satisfaire à tous les critères à lui seul, il pourra former un groupement ou consortium d’entreprises ou faire appel à des sous-traitants. Dans ce cas, l’un des candidats doit être désigné comme étant le contractant principal.

Critère 1

Avoir une expertise et une expérience d'au moins cinq ans dans l'organisation de conférences/séminaires/réunions de groupes de travail dans plusieurs pays et dans plusieurs langues (au moins 3), y compris dans l'organisation des invitations, des inscriptions, du transport, du logement et des repas des participants.

Critère 2

Avoir une expertise et une expérience d'au moins cinq ans dans l'organisation d'autres types d'événements (concours, expositions, expositions itinérantes etc.) dans plusieurs pays et dans plusieurs langues (au moins 3).

Critère 3

Avoir une expertise et une expérience d'au moins cinq ans dans la conception, la création et la gestion de sites web d'inscription multilingues (dans trois langues au moins).

Critère 4

Avoir les compétences techniques nécessaires pour exécuter les services envisagés (voir section 4 ci-dessus – Description des lots – Lot 2).

Critère 5

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Avoir les compétences linguistiques nécessaires pour exécuter les services envisagés dans toutes les langues officielles de l'Union européenne, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays.

Eléments de preuve à fournir

Les éléments énumérés plus bas devront être fournis pour justifier la conformité aux critères du lot 2.

Les offres émanant de groupements (ou consortiums d’entreprises) ou incluant des sous-traitants devront préciser l’intitulé, le rôle et l’expérience de chacun des membres du groupement (ou consortium d’entreprises) ou de chaque sous-traitant.

Pour les critères 1 à 3


• La liste des principaux clients et des principaux services prestés au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire (client public ou privé) de chacun de ces services.

• Des exemples de travaux relatifs aux critères 1 à 3, exécutés au cours des trois dernières années. Si ces travaux ont été exécutés en partie par des membres d'un groupement (ou d'un consortium d’entreprises) ou par des sous-traitants, le soumissionnaire doit indiquer clairement quels ont été le rôle et la contribution de chacun.

Pour le critère 4


• La liste du matériel et de l'équipement technique dont le soumissionnaire dispose pour exécuter les services envisagés.

• La liste des services que le soumissionnaire entend réaliser directement et de ceux qu'il entend éventuellement sous-traiter.

• Le cas échéant, l’identification et la description des sous-traitants d'ores et déjà sélectionnés par le soumissionnaire et auxquels il fera éventuellement appel pour exécuter certains types de travaux.

• Les CV du personnel désigné par le soumissionnaire pour exécuter les services envisagés. Les CV seront présentés, de préférence, selon la recommandation de la Commission européenne relative à un modèle européen commun.

• L’indication des effectifs moyens annuels du soumissionnaire pendant les trois dernières années.

• La description des moyens dont le soumissionnaire dispose pour s'assurer du contrôle de qualité des travaux qu'il exécute.

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Pour le critère 5

Le soumissionnaire devra démontrer sa capacité à travailler dans les langues les plus courantes de l'Union européenne et, le cas échéant, sa capacité à mobiliser rapidement les ressources nécessaires pour exécuter les services envisagés dans toutes les langues officielles de l’Union européenne, ainsi que dans celles de l’AELE/EEE, des pays candidats et éventuellement d'autres pays. Pour démontrer cette capacité, il devra fournir des exemples de travaux déjà réalisés dans des langues autres que la sienne.

20. CRITERES D'ATTRIBUTION DES MARCHES

20.1. Qualité de l’offre

20.1.1 Lot 1 «Outils de communication»

Pour le lot 1, le marché sera attribué au soumissionnaire qui aura obtenu le minimum de points requis (75/100) pour les critères qualitatifs et remis l’offre économiquement la plus avantageuse.

Les critères d'attribution comprennent:

1) l’analyse des réponses à une étude de cas3; 2) le budget, aussi détaillé que possible, des études de cas (les chiffres devront être

conformes aux bordereaux de prix). Tous les prix seront indiqués en euros et hors taxes et droits, dont la TVA.

Chacune des études de cas du lot 1 sera notée sur 100, de la manière suivante.

Étude de cas

Tâche A – Stratégie et développement de la campagne

• Pertinence de la méthodologie et des outils utilisés pour l'identification des publics cibles (30 points).

3 Les études de cas ne préjugent en rien des prestations qui seront éventuellement confiées au(x)

contractant(s).

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• Qualité et cohérence de la stratégie de campagne globale (40 points) • Estimation de l'impact de la campagne sur le public cible envisagé (30 points)

Tâche B - Affiche

• Pertinence du contenu de l'affiche (35 points). • Créativité du concept (30 points) • Qualité de la conception et de la présentation de l'affiche, y compris des

traductions (35 points).

Tâche C – Vidéo

• Pertinence du contenu de la vidéo (35 points). • Créativité du concept (30 points) • Pertinence de la méthodologie et des outils proposés pour réaliser le tournage

et la production de la vidéo (35 points).

Tâche D – Fiche d'information

• Pertinence de la structure proposée de la fiche (20 points). • Pertinence et qualité du texte proposé, y compris la qualité des traductions (40

points). • Qualité du graphisme et de la présentation (40 points).

Tâche D – Campagne sur les réseaux sociaux

• Pertinence du choix des réseaux sociaux (35 points) • Pertinence de la stratégie de campagne proposée (35 points) • Pertinence et qualité des textes/affiches proposés (30 points).

Pour chacune des études de cas du lot 1, afin de permettre à la Commission européenne d’évaluer son offre, le soumissionnaire:

• réalisera les travaux requis en respectant les spécifications énoncées; • exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour garantir la qualité et la

ponctualité des travaux, qu’ils soient réalisés par lui-même ou par des sous-traitants ou d’autres membres du consortium;

• le cas échéant, exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour organiser et contrôler de manière optimale le travail de ses sous-traitants ou des autres membres du consortium;

• exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour collaborer le plus étroitement possible avec la Commission européenne à Bruxelles.

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Seules les offres ayant obtenu au moins 75/100 à chaque étude de cas seront prises en considération pour l’étape suivante, qui consiste en la détermination de la valeur financière de l’offre (somme des prix de toutes les études de cas), et ensuite en la détermination de l'offre la plus avantageuse.

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20.1.2 Lot 2 «Événements»

Pour le lot 2, le marché sera attribué au soumissionnaire qui aura obtenu le minimum de points requis (75/100) pour les critères qualitatifs et remis l’offre économiquement la plus avantageuse.

Les critères d'attribution comprennent:

1) l’analyse des réponses aux quatre études de cas4; 2) le budget, aussi détaillé que possible, des études de cas (les chiffres devront être

conformes aux bordereaux de prix). Tous les prix seront indiqués en euros et hors taxes et droits, dont la TVA.

Chaque étude de cas du lot 2 sera notée sur 100, de la manière suivante.

Étude de cas n° 1 – Séminaire à Bruxelles

• Pertinence de la méthodologie et des outils proposés pour organiser la conférence (50 points).

• Qualité de l'organisation «virtuelle» de la conférence (50 points).

Étude de cas n° 2 – Séminaire à Prague

• Pertinence de la méthodologie et des outils proposés pour organiser la conférence (50 points).

• Qualité de l'organisation «virtuelle» de la conférence (50 points).

Étude de cas n° 3 – Concours en Espagne, en Suède et en Slovaquie

• Pertinence de la méthodologie et des outils proposés pour organiser le concours (35 points).

• Qualité de l'organisation «virtuelle» du concours dans les capitales, à l'exception de la cérémonie nationale de remise des prix (25 points).

• Qualité de l'organisation «virtuelle» de la cérémonie nationale de remise des prix à Bratislava, transports inclus (20 points).

• Qualité de l'organisation «virtuelle» de la cérémonie européenne de remise des prix à Bruxelles, transports inclus (20 points).

4 Les études de cas ne préjugent en rien des prestations qui seront éventuellement confiées au(x)

contractant(s).

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Pour chacune des études de cas du lot 2, afin de permettre à la Commission européenne d’évaluer son offre, le soumissionnaire:

• exposera en détail la façon dont il envisage d’accomplir les tâches imposées, en distinguant soigneusement l’organisation mise en place, les différentes étapes de son travail, en en estimant la durée et en en identifiant les points critiques;

• exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour garantir la qualité et la ponctualité des travaux, qu’ils soient réalisés par lui-même ou par des sous-traitants ou d’autres membres du consortium;

• le cas échéant, exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour organiser et contrôler de manière optimale le travail de ses sous-traitants ou des autres membres du consortium;

• exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour travailler régulièrement dans d’autres pays que le sien et d’autres langues que la sienne, en particulier la manière dont il entend collaborer avec un réseau partenaire;

• exposera les moyens qu’il entend mettre en œuvre pour collaborer le plus étroitement possible avec la Commission européenne, à Bruxelles et dans les États membres.

Seules les offres ayant obtenu au moins 75/100 à chaque étude de cas seront prises en considération pour l’étape suivante, qui consiste en la détermination de la valeur financière de l’offre (somme des prix des quatre études de cas), et ensuite en la détermination de l'offre la plus avantageuse.

20.2. Valeur financière

Pour déterminer la valeur financière de l'offre pour chacun des lots, les prix des études de cas seront additionnés afin d'obtenir un prix total.

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21 ÉVALUATION FINALE

Pour chacun des lots, l'évaluation finale de chaque offre consistera à calculer le ratio obtenu en divisant la somme des points des tâches visées dans les études de cas (multipliée par 1 000) par la somme des prix des tâches:

1000*offres

offres

PxPt

sachant que:

offresPt = Somme des points des offres

offresPx = Somme des prix des offres

Les offres seront classées par ordre décroissant sur la base du ratio obtenu. Pour chaque lot, le marché sera attribué au soumissionnaire dont l'offre a obtenu les ratios les plus élevés au terme de l’évaluation finale.

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ANNEXES

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ANNEXE I : ANNEXES AU LOT 1

«OUTILS DE COMMUNICATION»

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ANNEXE I : 1

Lot 1 «Outils de communication»

Étude de cas «Campagne de communication intégrée»

Tâche 1 – Stratégie de campagne intégrée

La Direction générale des affaires intérieures a décidé de lancer une campagne intégrée (pour une durée d'environ 6 semaines) sur le thème de la lutte contre la corruption. Le budget global de la campagne est de 2 000 000 EUR. La campagne a pour objectif de sensibiliser le public européen au coût de la corruption qui pèse sur l'économie de l'UE et aux mesures proposées par la Commission européenne pour combattre cette activité criminelle. «Lutter contre la corruption en contribuant à la relance économique», tel est le message clé qu'il convient de communiquer durant la campagne. Dans ce contexte, le rôle du contractant consiste à:

• définir les segments du public cible;

• définir la stratégie de campagne en spécifiant les outils de communication et les médias à utiliser (avec des indications précises sur les circuits/sites web etc.), le bordereau de prix et la ventilation du budget, et faire une estimation des résultats possibles. La combinaison des outils de communication doit comporter au moins (mais pas exclusivement) les éléments qui seront développés dans les tâches ultérieures (affiche, vidéo, fiche d'information et campagne sur les réseaux sociaux).

Pour obtenir des informations relatives à toutes les tâches prévues dans cette étude de cas, le site web de la DG Affaires intérieures peut être consulté à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/dgs/home-affairs/

Les soumissionnaires présenteront un budget de campagne détaillé. Le budget sera utilisé pour vérifier la faisabilité des propositions; il ne fera cependant pas partie de la comparaison de prix aux fins de la sélection des soumissionnaires (étant donné que tous les budgets doivent par définition arriver au montant de 2 000 000 EUR mentionné dans la définition des tâches). Le budget doit comprendre des données détaillées sur les frais de personnel pour la conception et la réalisation de la campagne.

Les prix indiqués devront correspondre au bordereau de prix figurant à l'annexe II.1.

Notation: Voir point 20.1.1 de l'appel d'offres.

http://ec.europa.eu/dgs/home-affairs/

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Tâche 2 - Affiche

Parmi les outils de communication destinés à être utilisés dans le cadre de la campagne susmentionnée sur le thème de la lutte contre la corruption devra notamment figurer une affiche.

Le soumissionnaire devra donc

• créer un concept et dessiner l'affiche • faire traduire l'affiche dans les 23 langues officielles de l'Union européenne et assurer

sa mise en page • faire imprimer l'affiche en quadrichromie et en format A3 pour toutes les langues – la langue de l'affiche devra être indiquée discrètement dans sa mise en page. Le soumissionnaire présentera un budget détaillé couvrant la conception, la traduction, la production, l'emballage et l'envoi des affiches dans les quantités suivantes:

EN, FR, DE, NL, ES, IT, PL, RO: 1 000 exemplaires

BG, HU, GR, FI, SL, SK, CZ, LT, LV, ET, PT, DK, SV, IR, MT: 500 exemplaires

(Les affiches seront envoyées dans le pays de l'UE ayant pour langue officielle la langue concernée. Aux fins de l'exercice, il est supposé que les posters FR, DE, NL et SV ne doivent être respectivement envoyés qu'en France, en Allemagne, aux Pays-Bas et en Suède.)


N.B. Aux fins de l'exercice, les affiches ne seront pas physiquement produites dans la quantité demandée ou envoyées (la production, emballage et livraison seront juste quantifiés dans le budget) mais une copie de l'affiche dans chaque langue demandée doit être inclue dans toutes les copies da la réponse à cet appel d'offre.

Aux fins de l'exercice, les soumissionnaires ne sont pas tenus au respect des lignes directrices sur l'identité visuelle de la Commission européenne en exécutant les tâches définies dans la présente étude de cas. Ils ont uniquement pour obligation d'utiliser le logo officiel de la Commission européenne qui peut être téléchargé à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/index_fr.htm

Notation: Voir le point 20.1.1 de l'appel d'offres;

Tâche 3 – Vidéo

Dans le cadre de la campagne intégrée, la DG Affaires intérieures a décidé de produire une vidéo sur le thème de la lutte contre la corruption.

http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/index_fr.htm

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Le rôle du soumissionnaire consiste à:

• créer un scénario pour la vidéo d'une durée maximale de 3 minutes. Les soumissionnaires rédigeront le scénario sur la base des informations qu'ils auront réunies eux-mêmes.

• expliquer en détail la méthode de production et prévoir un calendrier.

Afin de pouvoir comparer les budgets relatifs à cette tâche sur un pied d'égalité, le soumissionnaire devra présenter un budget de production vidéo détaillé (à l'exception des frais de personnel pour la création du scénario), néanmoins pas pour la configuration proposée mais pour une vidéo standard de 2 minutes filmée à Barcelone avec 5 acteurs, une voix hors-champ et un écran de titres en début et fin de film. Le budget doit inclure l'habillage musical et la traduction (voix hors-champ) dans 5 langues (PL, IT, ES, DE et NL).


Notation: Voir le point 20.1.1 de l'appel d'offres

N.B. Aux fins de l'exercice, les soumissionnaires ne sont pas tenus au respect des lignes directrices sur l'identité visuelle de la Commission européenne en exécutant les tâches définies dans la présente étude de cas. Ils ont uniquement pour obligation d'utiliser le logo officiel de la Commission européenne qui peut être téléchargé à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/index_fr.htm

Tâche 4 – Fiche d'information

La DG Affaires intérieures souhaite produire une fiche d'information rassemblant sous une forme simple et intelligible toutes les informations importantes sur le thème de la corruption et des politiques menées par l'UE pour lutter contre cette activité criminelle.

La fiche d'information devra correspondre à deux pages de format A4 au maximum.

Le soumissionnaire doit:

• préparer le texte de la fiche au moyen des informations qu'il aura réunies lui-même;

• préparer une mise en page en y intégrant les images que le soumissionnaire aura réunies lui-même;

• traduire la fiche en IT, PT, SK et SW;

• imprimer la fiche en quadrichromie et en format A4 dans toutes les langues susmentionnées, ainsi que l'original EN ou FR (papier 135 g/m2).


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-38-

Le soumissionnaire présentera un budget détaillé couvrant la conception, la traduction, la production, l'emballage et la livraison des exemplaires suivants à la Commission européenne à Bruxelles:

EN ou FR 1 000

IT 500

SW, PT, SK 300

Les prix indiqués devront correspondre au bordereau de prix figurant sur l'annexe II.1.

N.B. Aux fins de l'exercice, les fiches d'information ne seront pas physiquement produites dans la quantité demandée ou envoyées (la production, emballage et livraison seront juste quantifiés dans le budget) mais une copie de la fiche dans chaque langue demandée doit être inclue dans toutes les copies da la réponse à cet appel d'offre.

Aux fins de l'exercice, les soumissionnaires ne sont pas tenus au respect des lignes directrices sur l'identité visuelle de la Commission européenne en exécutant les tâches définies dans la présente étude de cas. Ils ont uniquement pour obligation d'utiliser le logo officiel de la Commission européenne qui peut être téléchargé à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/index_fr.htm


Tâche 5 – Réseaux sociaux

Dans le cadre de la campagne intégrée, le contractant devra concevoir une campagne à mener sur les réseaux sociaux.

Le soumissionnaire doit:

• définir le public cible pour la campagne à mener sur les réseaux sociaux dans tous les États membres de l'UE;

• définir les outils à utiliser pour mieux atteindre ce public; • préparer au moins 5 textes à utiliser (messages sur twitter, envois etc.) ainsi que les

mises en page possibles (destinées à Facebook et autres); • soumettre un calendrier/plan de campagne • faire une estimation des résultats de la campagne proposée (nombre de visites sur les

sites web, de réponses ou de tweets etc.). Le contractant devra présenter un budget détaillé couvrant tous les éléments propres à ces tâches, y compris tous frais éventuels liés aux médias. Les prix indiqués devront correspondre au bordereau de prix figurant à l'annexe II.1.


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-39-


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-40-

ANNEXE I : 2


Bordereau de prix

Remarques importantes

Comme les conventions spécifiques seront conclues sur la base des bordereaux de prix, ceux-ci devront être joints à l’offre, remplis, datés et signés.

Le soumissionnaire complétera impérativement et dans son intégralité le bordereau de prix pour les services et matériels concernés. Les prix seront indiqués en euros, hors TVA. Un seul montant par unité doit être indiqué.

Les tarifs indiqués dans les bordereaux de prix seront forfaitaires et comprendront tous les frais généraux et ceux liés à l’exécution des prestations de services, y compris l’assurance responsabilité civile et toutes les assurances obligatoires.

Les frais de voyage et de séjour seront remboursés conformément à l'article II.16 du contrat type.

Aucune modification n’est autorisée. Toute modification pourrait entraîner le rejet de l’offre.

Exception: s'il en voit la nécessité, le soumissionnaire est autorisé, sous réserve de motivation circonstanciée, à ajouter quelques éléments aux bordereaux de prix, dans la limite de 20 % du nombre d'éléments déjà présents. Ces prix devront être conformes à la politique habituelle du soumissionnaire en matière de tarification et être comparables aux prix en vigueur sur le marché pour le type de services ou de matériels indiqué.

Dans le cas spécifique de technologies non encore envisageables ou disponibles actuellement, en particulier dans le domaine de l'informatique ou du multimédia, la Commission européenne pourra le moment venu demander au contractant des produits ou des services complémentaires que le contractant devra alors proposer au meilleur prix du marché. Dans ce cas, le contractant fera une proposition de prix correspondant à la structure et au niveau de prix du bordereau de prix. Cette proposition fera l'objet d'un accord de la Commission européenne.

Les prix devront toujours inclure, par défaut, la livraison des produits à la Commission européenne à Bruxelles.

Une page papier ou web à rédiger ou à traduire signifie: 1 500 caractères sans espaces.

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-41-


Bordereau de prix

Société: _____________________________________________________________

Nom et prénom: _________________________________________________

Date: ______________________________________________________________

Signature: __________________________________________________________

Écriture, conception, production et distribution de matériel graphique

Description

Prix unitaire

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-42-

Personnel

Gestionnaire principal

Chef de projet

Assistant chef de projet

Rédacteur

Secrétaire

Directeur artistique

Graphiste

Directeur technique

Concepteur de sites web

Développeur de sites web

Collecteur d'informations5

Journaliste/rédacteur/reporter

Photographe

Producteur

Réalisateur (vidéo)

Assistant réalisateur (vidéo)

Scénariste

Ingénieur vidéo

Assistant ingénieur vidéo

Ingénieur du son

Assistant ingénieur du son

Directeur de la photographie

Cameraman principal

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

5 Par exemple, recherche sur Internet, recherche dans des archives, recherche d’exemples concrets,

recherche d’illustrations, recherche de personnes susceptibles d’être interviewées, recherche de photographies ou autres illustrations.

6 Cette rubrique sera également utilisée pour le paiement des droits de distribution musicale, qui seront donc calculés en équivalent «euros/personne/jour».

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-43-

Chef technicien (électricien ou machiniste)

Éditeur offline et online

Électricien

Metteur en scène

Voix hors-champ

Doubleur

Maquilleur

Acteur

Extra

Compositeur/illustrateur sonore

Interprète

Traduction

de EN, FR vers EN, FR

. de EN, FR vers une autre langue

d’une autre langue vers EN/FR

. d’une autre langue vers une autre langue

. taux de majoration applicable à une traduction urgente (24 heures)

Musique

Création d'une musique originale, tous droits cédés

Création d'une musique d'ambiance, tous droits cédés

Négociation des droits de reproduction et de distribution musicale avec la maison d'édition6

Équipements

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

… euros/page

… euros/page

… euros/page

… euros/page

… euros/page

… euros/jour

euros/minute

euros/personne/jour

… euros/jour

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-44-

Équipements de production (tournage, son, lumière)

Équipements de postproduction (location d'un banc de montage)

Fournitures

Ordinateur portable avec modem

Téléphone portable

Lecteur-enregistreur DV CAM

Microphone baladeur

Microphone cravate

Équipement de reproduction sonore de base

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

Correction du style7

… euros/page

Adaptation d’un texte8

… euros/page

Relecture d’épreuves … euros/page

Élaboration ou adaptation d’une charte graphique pour les publications et le matériel promotionnel

Élaboration d’une nouvelle charte graphique

Adaptation d’une charte graphique existante

… euros/unité

… euros/unité

Suivi quantitatif de la couverture d'un sujet spécifique par la presse écrite et la presse en ligne

euros/personne/jour

Suivi qualitatif de la couverture d'un sujet spécifique par la presse écrite et la presse en ligne (analyse de l'évolution des questions couvertes, des prises de position des leaders d'opinion et des médias, etc.)

euros/personne/jour

Retouche de photographies … euros/unité

Acquisition de photographies exemptes de redevances … euros/unité

7 Nécessite la réécriture de certains passages. 8 Peut nécessiter la réécriture de l’ensemble du texte.

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-45-

Stockage de 100 photographies sur CD-ROM ou DVD … euros/unité

Mise en page à partir d'un support électronique (langue originale)

format A6

format A5

format A4

format A3

format A2

format A1

format A0

format B5

format C5

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Mise en page à partir d'un support électronique (toutes les autres langues/traductions)

format A6

format A5

format A4

format A3

format A2

format A1

format A0

format B5

format C5

… euros/page

… euros/page

… euros/page

… euros/page

… euros/page

… euros/page

… euros/page

… euros/page

… euros/page

Impression de publications9

9 Quadrichromie, huit pages, papier de 135 g.

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-46-

format A6

. moins de 100 exemplaires

. 100-999 exemplaires



. 10 000 exemplaires et plus

format A5






format A4



. 1000- 4999 exemplaires

5000-9999 exemplaires


format B5





… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-47-


format C5






… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Réalisation d’une affiche10

conception de l'affiche

(3 propositions de projet distinctes et 2 séries de modification)

impression

. format A3






. format A2






… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

10 Quadrichromie, papier de 170 g.

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-48-

. format A1



. 1 000-4999 exemplaires

. 5 000-9 999 exemplaires


. format A0






. format 40 * 60 cm






. format 50 * 70 cm





… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

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-49-


. format 70 * 100 cm






… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Production de fardes pouvant contenir des documents de format A411






… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Reproduction d’une page A4, noir et blanc

100-499 exemplaires

500-999 exemplaires

1000 exemplaires et plus

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Reproduction d’une page A4, noir et blanc, recto/verso

11 Format fermé: A4+ (215 x 302 mm). full quadrichromie. Papier : intérieur 350 g/m² – couché mat.

Finale: trois rabats.

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-50-

moins de 100 exemplaires

100-499 exemplaires

500-999 exemplaires


… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Production de panneaux Forex12 (ou autre matière) 3 mm

de taille inférieure à 0,70 * 1 m

. de taille égale ou supérieure à 0,70 * 1 m

… euros/unité

… euros/unité

Mise sous pli (film plastique) de documents A4 compris entre 20 et 100 g avec étiquettes adressées et dépôt à la Poste (hors frais d’envoi)

… euros/unité

Confection de colis avec étiquettes adressées et dépôt à la Poste ou à un service de courrier express (hors frais d’envoi)

… euros/unité

Envoi national d'enveloppes ou colis par courrier express

20g

50g

100g

300g

500g

1kg et au-dessus

… euros/unité

… euros/kg

Envoi national d'enveloppes ou colis par courrier normal

20g

… euros/unité

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-51-

50g

100g

300g

500g

1 kg et au-dessus … euros/kg

Transport national de colis lourds

20g

50g

100g

300g

500g

1 kg et au-dessus

… euros/unité

… euros/kg

Envoi international (intra-UE) d'enveloppes ou de colis par courrier express

20g

50g

100g

300g

500g

1kg et au-dessus

… euros/unité

… euros/kg

Envoi international (intra-UE) d'enveloppes ou de colis par courrier normal

20g

50g

100g

… euros/unité

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-52-

300g

500g

1kg et au-dessus

…euros/kg

Transport international (intra-UE) de colis lourds … euros/kg/km

Portage local de petits colis … euros/unité

Conception et production d’un CD-ROM de présentation contenant 15 textes + 15 graphiques à créer sur mesure + dessin de couverture

… euros/unité

Production d’un DVD-ROM de présentation contenant 15 textes + 15 graphiques à créer sur mesure + dessin de couverture

… euros/unité

Duplication de DVD/CD par pressage


100-299 exemplaires

300-999 exemplaires


… euros/unité

Duplication de DVD/CD par gravure (procédure d'urgence)


100-299 exemplaires

300-999 exemplaires


… euros/unité

Impression d’une étiquette quadrichromie sur un CD-ROM/DVD


100-299 exemplaires

300-999 exemplaires


… euros/unité

Fourniture de copies d'un CD/DVD dans un "Diva Box" (y compris couverture)

… euros/unité

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-53-


100-299 exemplaires

300-999 exemplaires


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-54-

Taux de majoration éventuel

Description

Prix unitaire

Pour toute prestation impliquant des frais de personnel: taux de majoration éventuellement applicable aux samedis, dimanches et jours fériés, après accord de la Commission européenne

… %

éléments éventuellement ajoutés par le soumissionnaire13

Description

Prix unitaire

… …

… …

… …

13 Dans la limite de 20 % du nombre d'éléments déjà présents.

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-55-

ANNEXE II: ANNEXES AU LOT 2 «ÉVENEMENTS»

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-56-

ANNEXE II: 1

LOT 2 «ÉVENEMENTS»

ETUDE DE CAS N° 1 «ORGANISATION D'UNE CONFERENCE A PRAGUE»

Décrivez la méthode proposée pour l'organisation d'une conférence à Prague.

Pour ce faire, il y a lieu de tenir compte des éléments suivants:

• Date et horaires de la conférence: Le 24 avril 2012 de 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 17h00.

• Il y aura 54 participants (deux de chaque capitale de l'UE). • Le contractant identifiera les participants (au sein de groupes-cibles définis tels que les

fonctionnaires de gouvernements, les ONG etc.). • Le contractant devra prendre contact avec les participants potentiels et s'occuper des

inscriptions (enregistrement, confirmation, etc.). Un site web d'inscription devra être créé afin de permettre aux participants de s'enregistrer et d'obtenir des informations pratiques.

• Le contractant devra organiser le transport des participants à Prague à partir de chaque capitale, ainsi que leur séjour (logement et repas).

• En plus des 54 participants, quatre experts dans le domaine de l'étude seront présents à la conférence. Ils viendront de Londres, Paris, Bruxelles et Rome. La Commission identifiera et contactera elle-même les intervenants en ce qui concerne leur participation en principe. Ils seront alors renseignés sur les aspects techniques de leur voyage par le contractant, qui organisera leur transport et leur hébergement de la même manière que pour les autres participants.

• L'arrivée est prévue le mardi 23 avril 2012 (soir) et le départ le jeudi 25 avril 2012 (matin) (soit deux nuits, deux petits-déjeuners, deux dîners, un déjeuner-buffet, deux pauses-café).

• Hébergement dans un hôtel 4 étoiles. • Déjeuner-buffet et pauses-café sur le lieu de la conférence. • Les langues utilisées à la conférence seront le français, l'anglais et l'allemand,

l'interprétation étant prévue vers et à partir de ces trois langues. • Une estimation des frais de voyage et de séjour des 54 participants et des quatre

intervenants doit figurer dans le budget14. Ces frais seront supportés par la Commission (y compris le transport vers et à partir de l'aéroport).

• Le contractant devra réserver et se procurer des billets d'avion pour les participants et de leur faire parvenir (physiquement ou électroniquement).

• Le contractant sera chargé de la réservation et du paiement des chambres d'hôtel destinées aux participants et aux intervenants.

14 Il faudra veiller à ne pas inclure les frais de voyage et de séjour des deux participants venant de Prague

mais prendre en compte le coût de leurs repas.

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-57-

• Le contractant devra effectuer les réservations et les paiements relatifs à la totalité des repas.

• Concernant les agents de la Commission qui participeront à la conférence, le contractant n'interviendra en aucune façon dans la réservation ou l'achat des billets d'avion, la réservation ou le paiement des chambres d'hôtel ou le règlement des frais de restauration.

• Le contractant devra produire une transcription complète, c'est-à-dire textuelle, des propos tenus par les participants et les orateurs au cours de la conférence. Il devra fournir à la Commission une transcription complète en français, anglais et allemand au plus tard quatre semaines après la conférence. Une fois approuvée, une copie de la transcription sera envoyée à chaque expert et participant en français, anglais ou allemand selon ses préférences.

• La conférence aura lieu dans une grande salle pouvant contenir 70 personnes et dotée d'une zone de réception, d'une petite pièce additionnelle réservée aux organisateurs, et d'une zone de relaxation pour les pauses-café.

• L'équipement minimal de la salle de conférence devra comprendre ce qui suit: une sonorisation complète, une tribune équipée de quatre microphones, deux microphones sans fil, trois cabines d'interprétation, 70 casques, un ordinateur doté de PowerPoint et d'une connexion Internet, un accès Internet à haut-débit, un projecteur vidéo à haute résolution, un rétroprojecteur, un tableau de conférence, un grand écran (+/- 3,50 x 2,50 m), des objets décoratifs (drapeaux, fleurs, plantes, etc.) et quatre plaquettes nominatives (une pour chaque intervenant).

• L'équipement requis pour le bureau des organisateurs, la zone de réception et la zone de relaxation doit être spécifié par le contractant.

• Le contractant devra concevoir un programme et le publier sur le site web consacré à l'événement. Les participants recevront le programme par courriel en anglais.

• Chaque participant et intervenant doit recevoir: un badge de couleur, un dossier de conférence standard15et un dossier contenant la liste des participants et des intervenants, le programme, un document de base de 30 pages. Le contractant concevra et produira tous ces éléments (le document de 30 pages sera fourni par la Commission et imprimé uniquement par le contractant en noir et blanc).

• Le contractant doit veiller à ce qu'un technicien soit présent pendant toute la durée de la conférence.

• Le contractant doit veiller à ce que trois personnes d'accueil couvrant ensemble le tchèque, l'anglais, le français et l'allemand soient présentes pendant toute la durée de la conférence.

• Le contractant doit veiller à ce que deux de ses représentants soient présents du 23 avril matin jusqu'au 25 avril 2012 après-midi.

Les soumissionnaires devront:

• décrire en détail la méthode qu'ils appliqueront pour organiser la conférence; • soumettre une proposition précise et concrète couvrant tous les aspects de

l'organisation de cette conférence.

15 Porte-document en tissu, stylo en plastique et chemise en papier comprenant un bloc d'écriture de format

A4.

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Les soumissionnaires devront présenter un budget détaillé prenant en compte la totalité des tâches envisagées dans l'étude de cas sur la base des tarifs fixés pour toutes les prestations dans le bordereau de prix (annexe II.2). N.B. En situation réelle, les frais de voyage des participants sont facturés au tarif réel fixé par le fournisseur de services (factures à présenter dans le cadre du rapport final), auquel s'ajoute un supplément imposé par le soumissionnaire par participant (à définir dans le bordereau de prix visé à l'annexe II:2). Aux fins d'une comparaison entre les offres, les frais de voyage ne seront pas pris en considération et ne doivent pas faire partie du devis. Toutefois, le supplément par participant sera pris en compte et devra donc apparaître dans le budget de l'étude de cas. Afin d'éviter tout conflit d'intérêts, le fournisseur des services de voyage doit être légalement et financièrement distinct du soumissionnaire.


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-59-

ÉTUDE DE CAS N° 2 «ORGANISATION DE LA REUNION D'UN GROUPE DE TRAVAIL A BRUXELLES»

Décrivez la méthode proposée pour organiser la réunion d'un groupe de travail dans un bâtiment de la Commission à Bruxelles.

Il conviendra de prendre en compte les éléments suivants:

• Date et horaires de la conférence: Le 24 avril 2012 de 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 17h00.

• Il y aura 27 participants (un par capitale de l'UE). • Le contractant devra organiser le transport des participants à Prague à partir de chaque

capitale, ainsi que leur séjour (logement et repas). • L'arrivée est prévue le mardi 23 avril 2012 (soir) et le départ le jeudi 25 avril 2012

(soir) (soit deux nuits, deux petits-déjeuners, deux dîners, un déjeuner-buffet, deux pauses-café).

• Hébergement dans un hôtel 4 étoiles. • Déjeuner-buffet et pauses-café sur le lieu de la conférence. • Les langues utilisées à la conférence seront le français, l'anglais et l'allemand;

l'interprétation vers et à partir de ces trois langues sera assurée par le SCIC. • La Commission européenne fera parvenir la liste des participants au contractant. • Le contractant devra prendre contact avec les participants potentiels et s'occuper des

inscriptions (enregistrement, confirmation, etc.). • Une estimation des frais de voyage et de séjour des 27 participants doit figurer au

budget16. Ces frais seront supportés par la Commission. • Le contractant devra réserver et se procurer des billets d'avion pour les participants et

leur faire parvenir (physiquement ou électroniquement). • Le contractant sera chargé de la réservation et du paiement des chambres d'hôtel

destinées aux participants. • Le contractant devra effectuer les réservations et les paiements correspondants pour

les repas. • Concernant les agents de la Commission qui seront présents à la réunion, le

contractant n'interviendra en aucune façon dans le règlement de leurs frais de voyage ou de restauration.

• La conférence aura lieu dans une grande salle pouvant contenir 40 personnes dans les locaux de la Commission.

• Le contractant devra concevoir un programme et le communiquer aux services de la Commission par courrier électronique.

• Chaque participant et intervenant devra recevoir: un badge de couleur, un dossier de conférence standard17et un dossier contenant la liste des participants, le programme, un document de base de 10 pages. Le contractant concevra et produira tous ces éléments (le document de 10 pages sera fourni par la Commission et imprimé uniquement par le contractant en noir et blanc).

16 Il faudra veiller à ne pas inclure les frais de voyage et de séjour des deux participants venant de

Bruxelles mais à prendre toutefois en compte le coût de leurs repas. 17 Porte-document en tissu, stylo en plastique et chemise en papier comprenant un bloc d'écriture de format

A4.

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-60-

• Le contractant doit veiller à ce qu'un technicien soit présent pendant toute la durée de l'événement.

• Le contractant doit veiller à ce que trois personnes d'accueil couvrant ensemble l'anglais, le français et l'allemand soient présentes pendant toute la durée de l'événement.

• Le contractant doit veiller à ce que deux de ses représentants soient présents la journée du 14 mai, dès le matin jusqu'à l'après-midi.


• décrire en détail la méthode qu'ils appliqueront pour organiser la réunion du groupe de travail;

• soumettre une proposition précise et concrète couvrant tous les aspects de l'organisation de cette conférence.

Les soumissionnaires devront présenter un budget détaillé prenant en compte la totalité des tâches envisagées dans l'étude de cas sur la base des prix indiqués pour toutes les prestations dans le bordereau de prix (annexe II.2). N.B. En situation réelle, les frais de voyage des participants sont facturés au tarif réel fixé par le fournisseur de services (factures à présenter dans le cadre du rapport final) auquel s'ajoute un supplément imposé par le soumissionnaire par participant (à définir dans le bordereau de prix visé à l'annexe II:2). Aux fins d'une comparaison entre les offres, les frais de voyage ne seront pas pris en compte et ne devront pas faire partie du devis. Toutefois, le supplément par participant sera pris en compte et devra donc apparaître dans le budget de l'étude de cas.

Afin d'éviter tout conflit d'intérêts, le fournisseur des services de voyage doit être légalement et financièrement distinct du soumissionnaire.


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-61-

ETUDE DE CAS N° 3 «ORGANISATION D'UN CONCOURS DANS LES 27 ETATS MEMBRES DE L'UE»

Décrivez la méthode proposée pour organiser un concours destiné à des étudiants universitaires dans les 27 États membres de l'UE et intitulé «Lutter contre la corruption pour contribuer à la relance économique». Vous aurez pour tâche d'organiser le concours, les jurys nationaux et la cérémonie européenne de remise des prix.

Il conviendra de prendre en compte les éléments suivants:

• Les concurrents devront former des groupes pour produire une vidéo illustrant le thème de la lutte contre la corruption.

• Chaque groupe sera composé d'au moins quatre jeunes. • Les concurrents auront entre 18 et 24 ans. • L'exercice commencera le vendredi 1er mars 2013 et prendra fin le lundi 9 décembre

2013.

Partenaires nationaux

Le contractant devra utiliser un réseau de partenaires nationaux, un par État membre. Les partenaires devront accomplir les tâches suivantes:

• immédiatement après la signature du contrat, organiser une réunion avec des membres du bureau de représentation de la Commission et des ministères nationaux compétents (c'est-à-dire Jeunesse, éducation et culture etc.) afin qu'ils se présentent et que leur soient communiquées des informations détaillées sur l'initiative et la stratégie à mettre en place;

• entrer en contact avec le bureau de représentation et les ministères susmentionnés du début à la fin du projet;

• identifier les principaux réseaux d'éducation, organisations de la jeunesse du pays etc., prendre contact avec eux et les encourager à jouer un rôle actif dans la promotion du concours;

• promouvoir le concours directement auprès des universités et des clubs de la jeunesse par courriel, téléphone, en personne etc.;

• servir de point de contact et de coordination pour les équipes qui se sont inscrites et les contacter régulièrement pour les encourager à participer effectivement au concours;

• servir de point de contact et de coordination pour les équipes participantes, notamment pour la réception de leurs videos;

• faire rapport régulièrement au contractant sur l'état d'avancement et l'informer immédiatement du moindre problème;

• organiser la réunion du jury national; • organiser la cérémonie nationale de remise des prix; • accompagner l'équipe lauréate à Bruxelles (1 personne par équipe lauréate).

Le contractant doit inclure dans son offre une liste des partenaires nationaux qu'il entend utiliser pour répondre à une demande en ce sens de la Commission européenne. La liste

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-62-

doit être accompagnée d'un engagement préalable de la part de chaque partenaire potentiel à coopérer avec le soumissionnaire si la Commission européenne décide de lancer le projet et si le contrat spécifique est signé.

Promotion

Étant donné que chaque partenaire sera chargé d'assurer directement la promotion du concours dans plusieurs universités et clubs de la jeunesse, le soumissionnaire devra décrire avec précision la manière de procéder de ses partenaires et estimer le nombre d'établissements d'enseignement secondaire et de clubs de la jeunesse que chaque partenaire devra contacter dans chaque pays.

Site web

Le contractant devra concevoir, créer et gérer un site web consacré au concours dans 23 langues. Le site devra comporter une page d'accueil, une page décrivant les règles du concours, une page destinée à la publication des 27 œuvres primées au niveau national et des pages d'inscription. Le contractant devra acquérir un nom de domaine (qui deviendra la propriété de la Commission) qui soit en rapport avec le concours, par ex. jeunessecontrelacorruption.ue.

Le contractant sera chargé de l'hébergement et de la gestion du site web jusqu'à la fin de décembre 2014. Réunion des jurys nationaux

Les réunions des jurys nationaux se tiendront au bureau de représentation de la Commission dans leurs capitales respectives et dureront une journée complète. Chacun des partenaires nationaux du contractant sera responsable de l'ensemble de la logistique et fera en sorte que figurent parmi les juges un membre du bureau de représentation de la Commission, un membre de l'un des ministères susmentionnés, un expert en communication, un graphiste et une jeune personne affiliée à une organisation de la jeunesse.

Le soumissionnaire devra exposer de manière détaillée comment il entend préparer et organiser les réunions des jurys nationaux.

Cérémonies nationales de remise des prix Les cérémonies nationales de remise des prix auront lieu vers le 15 octobre 2013 dans chaque capitale. Elles débuteront en fin de matinée et dureront environ deux heures, de sorte que les équipes venant des régions éloignées du pays aient le temps suffisant pour faire l'aller-retour le même jour. Les trois équipes lauréates dans chaque État membre seront invitées: quatre jeunes par équipe, soit un total de 4 personnes x 3 équipes = 12 personnes.

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-63-

Dans chaque État membre, le rôle du contractant, assisté par son partenaire national, consistera à coordonner et organiser le transport des trois équipes lauréates par autocar, train ou avion, selon leur lieu d'origine; préparer et organiser la cérémonie elle-même en étroite coopération avec le bureau de représentation de la Commission; assurer la promotion de l'événement auprès des médias nationaux, également en étroite collaboration avec le bureau de représentation. Le jour suivant la cérémonie, les vidéos lauréates de chaque pays seront envoyées à la Commission par courrier express sur un DVD (de haute résolution) et elles seront postées sur un site protégé FTP ou autre, avec une copie du formulaire de participation et une traduction du formulaire en anglais ou français. Si les vidéos contiennent du texte, celui-ci devra aussi être traduit en anglais ou en français.

Le budget devra inclure tous les éléments prévisibles, tels que: le coût estimé du transport des équipes entre leur ville d'origine et la capitale, les invitations à la presse, les médailles destinées aux lauréats, le cocktail dînatoire à la fin de la cérémonie, les snacks et boissons destinés aux équipes à leur arrivée et avant leur départ (avec prise en compte des régimes alimentaires spéciaux), l'envoi des œuvres primées à la Commission, etc. Cérémonie européenne de remise des prix La cérémonie aura lieu à Bruxelles le 9 décembre 2013, la journée internationale de la lutte contre la corruption, dans un bâtiment de la Commission et sera présidée par la commissaire aux affaires intérieures.

Les 27 équipes lauréates au niveau européen, chacune étant accompagnée par un représentant du partenaire national (pour remédier aux problèmes linguistiques), soit un total de cinq personnes par pays, arriveront à Bruxelles le samedi 7 décembre et repartiront le lundi 9 décembre 2013 en fin d'après-midi. Le budget devra prendre en compte la totalité des éléments prévisibles, tels que: le coût estimé du transport des équipes entre leur ville d'origine et Bruxelles, un hébergement de deux nuits à Bruxelles, les activités de samedi après-midi et de dimanche, la nourriture et les boissons servis au cours de cette période (avec prise en compte des régimes alimentaires spéciaux), l'organisation de la cérémonie elle-même, le transport dans Bruxelles, etc. L'attention du soumissionnaire est attirée sur les contraintes applicables au séjour à Bruxelles et à la cérémonie européenne: • les 108 participants devront préciser s'ils suivent un régime alimentaire spécial (pour

des raisons médicales, religieuses, idéologiques ou autres); • les participants doivent être logés dans un hôtel. Les auberges de jeunesse et autres

sont exclues. • la cérémonie aura lieu dans un bâtiment de la Commission et l'interprétation sera

assurée, aussi celle-ci ne devra-t-elle pas être incluse dans l'offre; • chacun des 12 jeunes membres des 3 équipes lauréates (1er, 2ème et 3ème prix)

doivent recevoir un trophée; • la présence d'un maître de cérémonie, d'un photographe et de trois hôtesses doit être

assurée; • le cocktail dînatoire sera fourni par la Commission et ne doit pas figurer dans l'offre.

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-64-

Calendrier indicatif

Début mars: La DG Home envoie une demande de proposition au contractant en vue de conclure un contrat spécifique pour organiser le concours «L'Union européenne et la liberté d'expression et d'information».

Fin avril La DG Home signe le contrat spécifique pour l'organisation du concours.

de fin mars à fin avril Le contractant crée, traduit et met en ligne tous les documents nécessaires, créant ainsi le site web.

9 mai 2013 – Journée de l'Europe Le concours est officiellement lancé par la commissaire aux affaires intérieures via un communiqué de presse. Le site web est mis en ligne. La campagne de promotion débute immédiatement.

Fin septembre Date-limite de remise des œuvres par les participants. Début octobre: Réunion des jurys nationaux. Vers le 15 octobre Les cérémonies nationales de remise des prix ont lieu. Fin octobre Les 27 videos retenues au niveau national sont envoyées à la

DG Home. Début novembre: Réunion du jury européen. 7-9 décembre 2013 Les équipes lauréates au niveau européen visitent Bruxelles

et participent à des activités. Fin décembre 2014 Le contractant met fin à l'hébergement et à la gestion du site

web consacré à ce concours.


• décrire en détail la méthode qu'ils appliqueront pour organiser le concours; • soumettre une proposition précise et concrète couvrant tous les aspects de

l'organisation du concours en Suède; • présenter une proposition précise et concrète couvrant l'organisation de la cérémonie

nationale de remise des prix à Stockholm, du transport des participants à la ville jusqu'à leur retour chez eux;

• présenter une proposition précise et concrète couvrant l'organisation de la cérémonie nationale de remise des prix à Bruxelles, du transport des participants à la ville jusqu'à leur retour chez eux;

• présenter un budget détaillé.

Les soumissionnaires devront présenter un budget détaillé prenant en compte la totalité des tâches envisagées dans l'étude de cas sur la base des prix indiqués pour toutes les prestations dans le bordereau de prix (annexe II.2).

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-65-

N.B. En situation réelle, les frais de voyage des participants sont facturés au prix réel fixé par le fournisseur de services (factures à présenter dans le cadre du rapport final) auquel s'ajoute un supplément imposé par le soumissionnaire par participant (à définir dans le bordereau de prix visé à l'annexe II:2). Aux fins d'une comparaison entre les offres, les frais de voyage ne seront pas pris en considération et ne doivent pas faire partie du devis. Toutefois, le supplément par participant sera pris en compte et doit donc apparaître dans le budget de l'étude de cas.



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-66-

ANNEXE II.2

LOT 2 «ÉVENEMENTS»

BORDEREAUX DE PRIX

REMARQUES IMPORTANTES

Comme les conventions spécifiques seront conclues sur la base des bordereaux de prix, ceux-ci devront être joints à l’offre, remplis, datés et signés.

Le soumissionnaire complétera impérativement et dans son intégralité le bordereau de prix pour les services et matériels concernés. Les prix seront indiqués en euros, hors TVA. Un seul montant par unité doit être indiqué.

Les tarifs repris dans les bordereaux de prix seront forfaitaires et comprendront tous les frais généraux et ceux liés à l'exécution des prestations de services, y compris l'assurance responsabilité civile et toutes les assurances obligatoires, mais à l'exception des frais de voyage et de séjour, qui, le cas échéant, seront remboursés conformément aux règles sur le remboursement des frais (article II.16 dans le contrat-cadre type) et conformément à la liste des indemnités journalières (annexe III.4).

Dans le cas des frais de voyage des participants/invités prenant part à une activité (réunion, conférence, etc.), le contractant devra donc, avant la signature du contrat spécifique, fournir à la Commission une estimation détaillée des frais de voyage. La facturation finale sera effectuée sur la base de la facture réelle (une copie devra figurer dans le rapport final) majorée d'un montant fixe par participant destiné à couvrir les frais administratifs devant être définis dans le bordereau de prix (annexe II:2).


Aucune modification n’est autorisée. Toute modification pourrait entraîner le rejet de l’offre.

Exception: s'il en voit la nécessité, le soumissionnaire est autorisé, sous réserve de motivation circonstanciée, à ajouter quelques éléments aux bordereaux de prix, dans la limite de 20 % du nombre d'éléments déjà présents. Ces prix devront être conformes à la politique habituelle du soumissionnaire en matière de tarification et être comparables aux prix en vigueur sur le marché pour le type de services ou de matériels indiqué.

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-67-

Dans le cas spécifique de technologies non encore envisageables ou disponibles actuellement, en particulier dans le domaine de l'informatique ou du multimédia, la Commission européenne pourra le moment venu demander au contractant des produits ou des services complémentaires que le contractant devra alors proposer au meilleur prix du marché. Dans ce cas, le contractant fera une proposition de prix correspondant à la structure et au niveau de prix du bordereau de prix. Cette proposition fera l'objet d'un accord de la Commission européenne.

Un grand nombre des activités se dérouleront à Bruxelles mais elles pourront s'étendre à tous les États membres de l'UE, aux pays de l'AELE/EEE, aux pays candidats à l'adhésion et aux pays tiers.

Les prix devront toujours inclure, par défaut, la livraison des produits à la Commission européenne à Bruxelles.

Une page papier ou web à rédiger ou à traduire signifie: 1500 caractères sans espaces.

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-68-

Lot 2 «Événements»

Bordereaux de prix

Société: _____________________________________________________________

Nom et prénom: _____________________________________________________

Date: ______________________________________________________________

Signature: __________________________________________________________

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-69-

Description

Prix unitaire

Montant à facturer pour le voyage de chaque participant (aller-retour) destiné à couvrir tous les frais administratifs liés à l'achat, à la gestion et à la distribution de billets

… euros/participant

Personnel

Gestionnaire principal

Chef de projet

Assistant chef de projet

Monteur

Directeur artistique

Graphiste

Directeur technique

Concepteur de sites web

Développeur de sites web

Journaliste/reporter

Ingénieur vidéo

Assistant ingénieur vidéo

Ingénieur du son

Assistant ingénieur du son

Vidéo cameraman

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

18 qui accompagnera un groupe. 19 chargé d'organiser des jeux, des séances de sport, karaoké, etc. 20 Suivi des médias (presse, Internet, chaînes de télévision et stations radio) tout au long d'un événement

et envoi d'un rapport ultérieurement.

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-70-

Assistant vidéo cameraman

Photographe

Éditeur offline et online

Électricien

Voix hors-champ

Infirmière diplômée18

Infirmière diplômée (de nuit)

Maître de cérémonie

Musicien:

Guide touristique;

Chef de groupe19

Chauffeur

Suivi de la couverture médiatique d'un événement20

Interprète

Transcription du déroulement de l'événement dans la langue originale EN/FR

Transcription du déroulement de l'événement dans la langue originale et dans les autres langues

Traduction

de EN, FR vers EN, FR

de EN, FR vers une autre langue

d’une autre langue vers EN, FR

d’une autre langue vers une autre langue

supplément éventuel pour traduction urgente (24 heures)

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

euros/personne/jour

… euros/page

… euros/page

… euros/page

… euros/page

… euros/page

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-71-

Chambre single, petit-déjeuner compris, dans un hôtel de catégorie supérieure (4 étoiles)21 dans les capitales de l'UE:

Bruxelles

Paris

Londres

Berlin

Vienne

Dublin

Lisbonne

Madrid

Luxembourg

La Haye

Copenhague

Stockholm

Helsinki

Rome

Athènes

Tallinn

Riga

Vilnius

Varsovie

Prague

Bratislava

Ljubljana

Budapest

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

21 La distinction entre capitales est faite parce que les tarifs des hôtels peuvent varier considérablement

d'une ville à l'autres et cela peut avoir un impact significatif sur le budget prévu pour l'organisation d'un événement. Il en va de même pour les capitales hors UE.

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-72-

Sofia

Bucarest

La Valette

Nicosie

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

Chambre single, petit-déjeuner compris, dans un hôtel de catégorie supérieure (4 étoiles) dans les pays de l'AELE/EEE:

Berne

Vaduz

Oslo

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

Chambre single, petit-déjeuner compris, dans un hôtel de catégorie supérieure (4 étoiles) dans les capitales des pays candidats:

Zagreb

Ankara

Skopje

Reykjavik

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

… euros/nuit

Chambre single, petit-déjeuner compris, dans un hôtel de catégorie supérieure (4 étoiles) dans un pays tiers

… euros/nuit

Dîner assis (vin, eau et café compris)

avec apéritif

sans apéritif

… euros/personne

… euros/personne

Dîner buffet (vin, eau et café compris)

avec apéritif … euros/personne

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-73-

sans apéritif … euros/personne

Cocktail (boisson alcoolisée, eau et jus de fruit avec cinq snacks salés ou sucrés)

… euros/personne

Dîner (vin, eau et café compris)

avec apéritif

. sans apéritif

… euros/personne

… euros/personne

Pause café

café/thé

café/thé avec pâtisseries

… euros/personne

… euros/personne

Boissons dans la salle de réunion (eau et jus de fruits) … euros/personne

Pressage d'un CDR à partir d'un CD audio master et impression de la jaquette et du label


50 – 500 exemplaires

… euros/unité

… euros/unité

Transport local (autocar, minibus, taxi, etc.) euros/personne/jour

Location d'une salle sans installations d'interprétation

moins de 50 places

100 sièges

200 sièges

300 sièges

400 sièges

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

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-74-

500 sièges ou plus … euros/jour

Location d'une salle sans installations d'interprétation simultanée

1 à 3 cabines

. moins de 50 places

. 100 sièges

. 200 sièges

. 300 sièges

. 400 sièges

. 500 sièges ou plus

4 cabines ou plus

. moins de 50 places

. 100 sièges

. 200 sièges

. 300 sièges

. 400 sièges

. 500 sièges ou plus

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

… euros/jour

Sonorisation de la salle de conférence … euros/unité

Installation et mise à disposition de matériel audiovisuel, informatique, téléphonique et bureautique pendant toute la durée d'un événement

ordinateur multimédia avec écran 17 pouces

imprimante noir et blanc

imprimante couleur

écran plasma 42 pouces raccordable à un ordinateur

système de lecture et de projection de CD-Rom et de DVD sur

… euros/unité/jour





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-75-

grand écran

rétroprojecteur

vidéoprojecteur de haute résolution

borne interactive

diffusion vidéo en ligne (4 heures de transmission par chaîne/50 connexions simultanées)

récepteurs/écouteurs

écran format géant ± 2,50 m x 2 m

écran format géant ± 3,50 m x 2,5 m

téléphone

télécopieur

photocopieur noir et blanc

photocopieur couleur

bureau

tribune avec quatre microphones

pupitre conférencier avec microphone

microphone sans fil

tableau à feuilles mobiles avec marqueur
















Installation d'un système d'interprétation simultanée dans une salle dépourvue d'un tel système

… euros/cabine/jour

Supplément pour salle disposant d'un système de téléconférence

… euros/jour

Supplément pour salle disposant d'un système de vidéoconférence

… euros/jour

Décoration d'une salle (drapeaux, bouquets de fleurs, plantes, etc.)

euros/élément décoratif

Banderole/bannière euros/m²/jour

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-76-

Calicot pour utilisation intérieure et/ou extérieure … euros/m²

Stand complet (panneaux à structure modulaire avec câblage interne, plancher technique, éclairage, petite pièce de stockage avec étagères, hauteur de ± 2,50 mètres)

euros/mètre courant/jour

Sonorisation d'un stand avec microphone sans fil … euros/jour

Stand «parapluie» avec kit d'éclairage, largeur de +/- 3 mètres, hauteur de +/- 2,50 mètres


Podium intérieur … euros/unité/jour

Chapiteau ou tente d'exposition en plein air euros/m²/jour

Montage d'un stand … euros/m²

Démontage d'un stand … euros/m²

Panneau avec éclairage, hauteur de ± 2,50 mètres euros/mètre courant/jour

Tirage photo/contrecollage PVC 3 mm (ou autre matière)/plastification

de taille inférieure à 0,70 x 1,00 m

de taille égale ou supérieure à 0,70 m x 1,00 m … euros/unité

… euros/unité

Cadre aluminium laqué pour panneaux euros/mètre courant/jour

Alimentation électrique … euros/jour

Tapis d'exposition ignifugé … euros/m²

Radiateur pour chapiteau ou tente d'exposition en plein air … euros/unité/jour

Extincteur … euros/unité/jour

Table … euros/unité/jour

Chaise … euros/unité/jour

Porte-manteau sur roulettes (pour ± 40 vêtements) … euros/unité/jour

Borne d'accueil … euros/unité/jour

Présentoir pour brochures … euros/unité/jour

Chevalet … euros/unité/jour

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-77-

Armoire métallique fermant à clé

petit modèle

grand modèle



Petit réfrigérateur … euros/unité/jour

Production de kits de conférence avec inscriptions sur tous les éléments

Kit standard (mallette en tissu, stylo en plastique et farde de conférence en papier avec bloc-notes format A4)


. 50-199

. 200 exemplaires ou plus

Kit de prestige (mallette en cuir et farde de conférence en cuir avec bloc-notes format A4, stylo de prestige en métal, calculette et pochettes pour cartes de visite et CD) sur la base d'au moins 10 unités

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Création et fabrication de badges pour participants

. moins de 50 unités

. 50-199

. 200 unités ou plus

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Bloc-notes

format A4

. moins de 50 unités … euros/unité

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-78-

. 50 - 199

. 200 -999

1000 unités et plus

format A5


. 50 - 199

. 200 -999


format B5


. 50 - 199

. 200 -999


… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Création et installation d'une signalétique … euros/unité/jour

Enregistrement des séances pour transcription ultérieure (chaque version linguistique devra être enregistrée)

… euros/langue/jour

Retranscription intégrale des discours et des débats … euros/page

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-79-

Rédaction de conclusions de conférences euros/personne/jour

Production de chemises22 pouvant contenir des documents de format A4

moins de 50 unités

. 50 - 199

. 200 -999


… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Production de programmes, annonces, dépliants, etc.23

moins de 50 unités

. 50 - 199

. 200 -999


… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Impression laser en noir et blanc … euros/page

Impression laser en couleur … euros/page

Reprographie en noir et blanc … euros/page

Reprographie en couleur … euros/page

Assemblage et mise sous pli de produits dans des sacs, chemises (fardes), enveloppes, colis, etc.

… euros/heure

Gadgets pour large diffusion avec marquage en quadrichromie24

22 Format fermé: A4+ (215 x 302 mm). full quadrichromie. Papier : intérieur 350 g/m² – couché mat.

Finale: trois rabats.

23 Format ouvert: A4. Format fermé: A4 plié en trois. Impression: full quadrichromie. Papier : intérieur 135 g/m² – pelliculage mat.

24 Par exemple, les inscriptions pourraient être: le drapeau européen, «Union européenne», «Affaires intérieures» et l'URL de la DG Affaires intérieures. Cela vaut aussi pour les vêtements à utilisation/diffusion restreinte.

25 Bloc de 50 notes, rectangulaire, dimension: +/- 10 cm * 7 cm. 26 Pour distribuer matériels d'information et gadgets, dimension ± 30 cm x 20 cm. Cela vaut aussi pour les

sacs en plastique et en tissu.

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-80-

stylos

. 500

. 5 000

. 10 000 ou plus

lanières

. 500

. 5 000

. 10 000 unités ou plus

Pense-bête («Post-It®») rectangulaire25

. 500

. 5 000


petits ballons gonflables

. 500

. 5 000


petite lampe de poche

. 500

. 5 000


petite calculatrice solaire

. 500

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

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-81-

. 5 000


sacs en papier26 deux poignées

.500

. 5 000


sacs en plastique recyclable

. 500

. 5 000


sacs en tissu léger

. 500

. 5 000


… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Vêtements pour utilisation/diffusion restreinte avec marquage en quadrichromie sur la base d'au moins 50 unités

casquette

T-shirt

Polo avec col

sweatshirt

coupe-vent

veste chaude

sac à dos

parapluie

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

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-82-

… euros/unité

Petits drapeaux27

500

5 000

10 000 unités ou plus

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Objets pour utilisation restreinte avec couleur(s) et inscription(s) sur la base d'au moins 10 unités

médailles

trophées

diplômes encadrés de format A3

diplômes encadrés de format A4

sacs à dos

parapluies

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Location d'un véhicule

voiture

minibus

camionnette

camion de transport (± 20 tonnes)

camion pour exposition28






Personnalisation d'un véhicule29

27 Petits drapeaux en papier, dimension ± 15 cm x 10 cm, d'un côté le drapeau européen, de l'autre côté le

drapeau national. 28 Camion semi-remorque conçu pour les événements et les expositions, équipé d'un élévateur conçu pour

les fauteuils roulants afin d'en permettre l'accès aux visiteurs à mobilité réduite. Podium intégré ± 50 m², sonorisation, éclairage, espace VIP pour interviews et photos. Exemple sur le site web de la DG Emploi, affaires sociales et égalité des chances à l'adresse http://ec.europa.eu/news/around/070424_fra_fr.htm

http://ec.europa.eu/news/around/070424_fra_fr.htm

http://ec.europa.eu/news/around/070424_fra_fr.htm

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-83-

voiture

camionnette

camion

… euros/unité

… euros/unité

… euros/unité

Mise sous pli de lettres ou autres documents de petit format avec étiquettes adressées et dépôt à la Poste ou à un service de courrier express (hors frais d'envoi)

… euros/unité

Confection de colis avec étiquettes adressées et dépôt à la Poste ou à un service de courrier express (hors frais d’envoi)

… euros/unité

Envoi national d'enveloppes ou de colis par courrier express (tarif national)

20 g

50 g

100 g

300 g

500 g

1 kg et plus

… euros/unité

… euros/kg

Envoi national d'enveloppes ou colis par courrier normal (tarif national)

20 g

50 g

100 g

300 g

500 g

1 kg et plus

… euros/unité

… euros/kg

Transport de colis lourds (tarif national) … euros/kg/100 km

29 Adhésivage total (côtés, avant et arrière) personnalisé. Création, production, pose et dépose incluses.

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-84-

Envoi international (intra-UE) d'enveloppes ou de colis par courrier express

20 g

50 g

100 g

300 g

500 g

1 kg et plus

… euros/unité

… euros/kg

Envoi international (intra-UE) d'enveloppes ou de colis par courrier normal

20 g

50 g

100 g

300 g

500 g

1 kg et plus

… euros/unité

… euros/kg

Transport international (intra-UE) de colis lourds … euros/kg/100 km

Portage local de petits colis … euros/unité

Stockage de produits dans un lieu sécurisé euros/m³/jour

Nettoyage du lieu de l'organisation d'un événement (y compris évacuation de palettes, d'emballages, etc.)

… euros/m²

Acquisition d'un nom de domaine … euros/unité

Création et maintenance d'un site web d'inscription simple et usuel offrant un service global (nom de domaine, création, hébergement, maintenance) pour une durée de 3 mois (page d'accueil, page d'inscription, informations pratiques, page de téléchargement de documents de conférence + base de données des participants inscrits)

… euros/unité

Hébergement, maintenance et gestion d'un site web … euros/mois

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-85-

Billet d'entrée pour un site ou une attraction30

… euros/unité

30 Musée, exposition, bowling, «bus bavard», etc.

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-86-

Taux de majoration éventuel

Description

Prix unitaire

Pour toute prestation impliquant des frais de personnel: taux de majoration éventuellement applicable aux samedis, dimanches et jours fériés, après accord de la Commission européenne

+ … %

Éléments éventuellement ajoutés par le soumissionnaire31

Description

Prix unitaire

… …

… …

… …

31 Dans la limite de 20 % du nombre d'éléments déjà présents.

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-87-

ANNEXE III: LOT 1 ET LOT 2

FORMULAIRES

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-88-

ANNEXE III.1

FORMULAIRE D’IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE (À compléter par le soumissionnaire)

Appel d’offres N° […]

Nom:

Nom du soumissionnaire

Forme juridique

Date d’inscription

Pays d’inscription

Numéro d’inscription

N° TVA

Description de la couverture en matière de sécurité sociale légale (au niveau de l'État membre d'origine)32

Adresse

Adresse du siège social du soumissionnaire

Le cas échéant, adresse administrative du soumissionnaire aux fins du présent appel d'offres

Personne de contact

Nom

Prénom

Titre (M. Mme)

32 Pour les personnes physiques

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-89-

Fonction (par exemple: «Directeur»)

Numéro de téléphone

Numéro de télécopieur

Courrier électronique

Adresse Internet

Nom des représentants légaux

Nom des représentants légaux et des autres personnes autorisées à signer les contrats avec les tiers

Déclaration d'un représentant autorisé de l'organisation33

:

Le soussigné déclare que les informations fournies dans la présente offre sont exactes.

Nom

Prénom

Titre (M. Mme)

Fonction (par exemple: «Directeur»)

Numéro de téléphone

Numéro de télécopieur

Courrier électronique

Adresse Internet

Nom:

Prénom:

Signature:

33

Cette personne doit obligatoirement figurer sur la liste des représentants légaux, sous peine de voir la signature de l'offre invalidée.

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-90-

ANNEXE III.2

SIGNALÉTIQUE FINANCIER

http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_en.htm.

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-91-

Annexe III.3

Déclaration sur l'honneur relative aux critères d'exclusion et à l'absence de conflit

d'intérêts (Complétez ou supprimez les parties grisées en italiques entre parenthèses)

[Choisissez une option pour les parties grisées entre crochets]

[Le][La] soussigné[e] (nom du signataire du présent formulaire): agissant en son nom propre (dans le cas d'une personne physique)

ou agissant en qualité de représentant de la personne morale suivante: (uniquement si l'opérateur économique est une personne morale)

dénomination officielle complète: forme juridique officielle: adresse officielle complète: n° d'immatriculation à la TVA:

déclare [que la personne morale susmentionnée][qu'il][qu'elle] ne se trouve pas dans une situation faisant [qu'il][qu'elle]:

g) est en état ou fait l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou est dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

h) a fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement rendu par une autorité compétente d'un État membre ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle;

i) a commis, en matière professionnelle, une faute grave constatée par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier, y compris par une décision de la Banque européenne d'investissement ou d'une organisation internationale;

j) n'a pas respecté ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou ses obligations relatives au paiement de ses impôts selon les dispositions légales du pays où [il][elle] est établi[e] ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays où le marché doit s'exécuter;

k) a fait l'objet d'un jugement ayant force de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle, blanchiment de capitaux ou toute autre activité illégale, lorsque ladite activité illégale porte atteinte aux intérêts financiers de l'Union;

l) fait l'objet d'une sanction administrative pour s'être rendu[e] coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le pouvoir adjudicateur pour sa participation à un marché, ou n'a pas fourni ces renseignements, ou pour avoir été déclaré[e] en défaut grave d'exécution de ses obligations en vertu de marchés financés par le budget de l'Union.

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-92-

(Uniquement pour les personnes morales autres que les États membres et les autorités locales, autrement supprimer la mention) déclare que les personnes physiques ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle34 sur l'entité légale susmentionnée ne se trouvent pas dans la situation visée aux points b) ou e) ci-dessus;

déclare [que la personne morale susmentionnée][qu'il][qu'elle]:

g) ne se trouve pas en situation de conflit d'intérêts par rapport au marché; un conflit d'intérêts peut notamment résulter d'intérêts économiques, d'affinités politiques ou nationales, de liens familiaux ou sentimentaux, ou de tout autre type de relations ou d'intérêts communs;

h) fera connaître, sans délai, au pouvoir adjudicateur toute situation constitutive d'un conflit d'intérêts ou susceptible de conduire à un conflit d'intérêts;

i) n'a pas consenti, recherché, cherché à obtenir ou accepté, et s'engage à ne pas consentir, rechercher, chercher à obtenir ou accepter, d'avantage, financier ou en nature, en faveur ou de la part d'une quelconque personne lorsque cet avantage constitue une pratique illégale ou relève de la corruption, directement ou indirectement, en ce qu'il revient à une gratification ou une récompense liée à l'attribution du marché;

j) a fourni des renseignements exacts, sincères et complets au pouvoir adjudicateur dans le cadre de la présente procédure de passation de marché;

reconnaît [que la personne morale susmentionnée][qu'il][qu'elle] peut être frappé[e] de sanctions administratives et financières35 s'il est établi que de fausses déclarations ont été faites ou que de fausses informations ont été fournies.

En cas d'attribution du marché, les éléments suivants sont fournis sur demande et dans le délai fixé par le pouvoir adjudicateur:

Pour les cas mentionnés aux points a), b) et e), un extrait récent du casier judiciaire est requis ou, à défaut, un document équivalent récent, délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance, faisant apparaître que les exigences concernées sont satisfaites. Si le soumissionnaire est une personne morale et que le droit national du pays dans lequel il est établi ne prévoit pas la fourniture de tels justificatifs pour les personnes morales, ces documents sont demandés pour les personnes physiques, comme les chefs d'entreprise ou toute personne ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle du soumissionnaire. Dans le cas visé au point d) ci-dessus, des attestations ou des courriers récents, émis par les autorités compétentes de l'État concerné, sont requis. Ces documents doivent apporter la preuve du paiement de tous les impôts, taxes et cotisations de sécurité sociale dont le soumissionnaire est redevable, y compris la TVA, l'impôt sur le revenu (personnes physiques uniquement), l'impôt sur les sociétés (personnes morales uniquement) et les charges sociales. En ce qui concerne les situations décrites aux points a), b), d) et e), lorsqu'un document visé aux deux paragraphes ci-dessus n'est pas délivré dans le pays

34 À savoir les chefs d'entreprise, les membres des organes de direction ou de surveillance et les personnes

physiques détenant, à titre individuel, la majorité des parts.

35 Conformément aux dispositions de l'article 109 du règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 (règlement financier) et de l'article 145 des règles d'application dudit règlement.

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-93-

concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, une déclaration solennelle, faite par l'intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d'origine ou de provenance. Si le soumissionnaire est une personne morale, des renseignements concernant les personnes physiques ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sur cette personne morale ne doivent être fournis qu'à la demande du pouvoir adjudicateur.

Nom, prénom Date Signature

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-94-

ANNEXE III.4 FRAIS DE VOYAGE ET DE SEJOUR DU CONTRACTANT

Indemnités journalières pour les États membres de l’Union européenne

DESTINATIONS

FR EN

(1) Indemnité Journalière en

EUR

Indemnité journalière

en EUR

Plafond des frais d’hébergement (hôtel) en EUR

Plafond des frais d’hébergement

(hôtel) (en EUR)

Allemagne Germany 93 115

Autriche Austria 95 130

Belgique Belgium 92 140

Bulgarie Bulgaria 58 169

Chypre Cyprus 93 145

Danemark Denmark 120 150

Espagne Spain 87 125

Estonie Estonia 71 110

Finlande Finland 104 140

France France 95 150

Grèce Greece 82 140

Hongrie Hungary 72 150

Irlande Ireland 104 150

Italie Italy 95 135

Lettonie Latvia 66 145

Lituanie Lithuania 68 115

Luxembourg Luxembourg 92 145

Malte Malta 90 115

Pays-Bas Netherlands 93 170

Pologne Poland 72 145

Portugal Portugal 84 120

République tchèque Czech Republic 75 155

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-95-

Roumanie Romania 52 170

Royaume-Uni United Kingdom 101 175

Slovaquie Slovakia 80 125

Slovénie Slovenia 70 110

Suède Sweden 97 160

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-96-

Indemnités journalières pour les États hors de l’Union européenne (en euros)

Daily subsistence allowances for countries outside the European Union (in EUR)

DESTINATIONS

FR EN

Indemnité Journalière en EUR

Indemnité journalière

en EUR

Plafond des frais d’hébergement (hôtel) en EUR

Plafond des frais d’hébergement

(hôtel) (en EUR)

Afghanistan Afghanistan 50 75

Afrique du Sud South Africa 50 145

Albanie Albania 50 160

Algérie Algeria 85 85

Andorre* Andorra* 68,89 126,57

Angola Angola 105 175

Anguilla Anguilla 75 140

Antigua et Barbuda Antigua and Barbuda 85 140

Antilles néerlandaises Netherlands Antilles 90 185

Arabie Saoudite Saudi Arabia 85 195

Argentine Argentina 75 210

Arménie Armenia 70 210

Aruba Aruba 80 185

Australie Australia 75 135

Azerbaïdjan Azerbaijan 70 200

Bahamas Bahamas 75 115

Bahreïn Bahrain 80 195

Bangladesh Bangladesh 50 140

Barbade Barbados 75 140

Belarus Belarus 90 135

Belize Belize 50 135

Bénin Benin 50 100

Bermudes Bermuda 70 140

Bhoutan Bhutan 50 130

Bolivie Bolivia 50 100

Bonaire Bonaire 90 185

Bosnie Herzégovine Bosnia and Herzegovina 65 135

Botswana Botswana 50 135

Brésil Brazil 65 180

Brunei Brunei 60 165

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-97-

Burkina Faso Burkina Faso 55 90

Burundi Burundi 50 115

Caïmans, îles Cayman Islands 60 135

Cambodge Cambodia 50 115

Cameroun Cameroon 55 105

Canada Canada 65 165

Cap-Vert Cape Verde 50 75

Centrafricaine, Rép Central African Republic 60 80

Chili Chile 70 175

Chine China 55 155

Chypre Cyprus 50 110

Cisjordanie et Bande de Gaza

West Bank and Gaza Strip 60 110

Colombie Colombia 50 120

Comores Comoros 50 85

Congo (Rép. Dém. du) Congo, Dem. Rep. 105 140

Congo (Rép.du) Congo 70 115

Cook, îles Cook Islands 50 135

Corée (Nord), R.P.D. D.P.R of Korea 50 180

Corée (Sud), Rép. de Republic of Korea 100 200

Costa Rica Costa Rica 50 140

Côte d'Ivoire Côte d'Ivoire 60 130

Croatie Croatia 60 120

Cuba Cuba 75 150

Djibouti Djibouti 65 170

Dominicaine, Rép. Dominican Republic 60 170

Dominique Dominica 75 140

Egypte Egypt 65 140

El Salvador El Salvador 55 125

Emirats arabes Unis United Arab Emirates 70 195

Equateur Ecuador 50 140

Erythrée Eritrea 50 80

Estonie Estonia 70 120

Etats-Unis d'Amérique (Autres)

USA (others) 80 200

Etats-Unis d'Amérique (New York)

USA (New York) 100 275

Ethiopie Ethiopia 50 145

Fidji Fiji 50 120

Gabon Gabon 75 115

Gambie Gambia 50 120

Géorgie Georgia 80 215

Ghana Ghana 70 140

Grenade Grenada 75 140

Guadeloupe Guadeloupe 65 115

Guam Guam 60 135

Guatemala Guatemala 50 125

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-98-

Guinée équatoriale Equatorial Guinea 60 85

Guinée, Rép. de Guinea 50 135

Guinée-Bissau Guinea-Bissau 50 90

Guyane Guyana 50 160

Guyane Française French Guiana 55 140

Haïti Haiti 65 125

Honduras Honduras 50 125

Hong Kong Hong Kong 60 205

Inde India 50 195

Indonésie Indonesia 50 145

Indonésie - Timor oriental Indonesia - East Timor 50 110

Iran, Rép islam Iran 55 145

Iraq Iraq 60 85

Islande Iceland 85 160

Israël Israel 105 210

Jamaïque Jamaica 60 170

Japon Japan 130 275

Jordanie Jordan 60 135

Kazakhstan Kazakhstan 70 175

Kenya Kenya 60 165

Kirghizistan Kyrgyzstan 75 180

Kiribati Kiribati 60 145

Koweït Kuwait 85 195

Laos Lao, People's Dem. Rep. 50 145

Lesotho Lesotho 50 100

Liban Lebanon 70 190

Liberia Liberia 85 150

Libye, Jamahiriya ar. Libyan Arab Jamahiriya 50 175

Liechtenstein Liechtenstein 80 95

Macao Macao 55 95

Macédoine (ARY) TFYR of Macedonia 50 160

Madagascar Madagascar 50 105

Malaisie Malaysia 50 200

Malawi Malawi 50 165

Maldives Maldives 50 135

Mali Mali 60 95

Mariannes du Nord, îles Northern Mariana Islands 70 135

Maroc Morocco 75 130

Marshall, îles Marshall Islands 50 135

Martinique Martinique 70 110

Maurice, Rép. Mauritius 60 140

Mauritanie Mauritania 50 75

Mayotte Mayotte 50 110

Mexique Mexico 70 185

Micronésie Micronesia 55 135

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-99-

Moldova Republic of Moldova 80 170

Monaco* Monaco* 72,58 97,27

Mongolie Mongolia 70 90

Montserrat Montserrat 55 140

Mozambique Mozambique 60 140

Myanmar Myanmar 50 75

Namibie Namibia 50 85

Nauru Nauru 50 135

Népal Nepal 50 135

Nicaragua Nicaragua 50 135

Niger Niger 50 75

Nigeria Nigeria 50 185

Niue Niue 50 135

Norvège Norway 80 140

Nouvelle-Calédonie New Caledonia 55 135

Nouvelle-Zélande New Zealand 60 125

Oman Oman 70 135

Ouganda Uganda 55 180

Ouzbékistan Uzbekistan 75 155

Pakistan Pakistan 50 130

Palau Palau, Republic of 50 135

Panama Panama 50 160

Papouasie Nouvelle Guinée Papua New Guinea 55 135

Paraguay Paraguay 50 140

Pérou Peru 75 135

Philippines Philippines 60 150

Polynésie française French Polynesia 60 135

Puerto Rico Puerto Rico 65 140

Qatar Qatar 65 135

Réunion Reunion 60 90

Russie Russian Federation 90 275

Rwanda Rwanda 65 160

Saint Kitts et Nevis Saint Kitts and Nevis 85 185

Sainte-Lucie Saint Lucia 75 140

Saint Marin* San Marino* 60,34 114,33

Saint-Vincent et les Grenadines

St. Vincent and the Grena. 75 190

Salomon, îles Solomon Islands 50 120

Samoa Samoa 50 135

Samoa Américaines American Samoa 70 135

São Tome et Principe Sao Tome & Principe 60 95

Sénégal Senegal 65 135

Seychelles Seychelles 85 140

Sierra Leone Sierra Leone 55 135

Singapour Singapore 75 150

Somalie Somalia 50 125

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-100-

Soudan Sudan 55 215

Sri Lanka Sri Lanka 50 105

St Marteen St Marteen 90 185

Suisse Switzerland 80 140

Suriname Suriname 55 125

Swaziland Swaziland 50 90

Syrie Syrian Arab Republic 80 145

Tadjikistan Tajikistan 75 110

Taiwan, Prov de Chine Taiwan 55 200

Tanzanie Tanzania, United Rep. of 50 200

Tchad Chad 65 145

Thaïlande Thailand 60 145

Timor oriental East Timor 50 110

Togo Togo 60 95

Tokelau, îles Tokelau Islands 50 135

Tonga Tonga 50 105

Trinité et Tobago Trinidad and Tobago 60 115

Tunisie Tunisia 60 85

Turkménistan Turkmenistan 80 150

Turks et Caicos, îles Turks and Caicos Island 55 135

Turquie Turkey 55 165

Tuvalu Tuvalu 50 135

Ukraine Ukraine 80 190

Uruguay Uruguay 55 160

Vanuatu Vanuatu 60 110

Vatican* Vatican* 60,34 114,33

Venezuela Venezuela 85 125

Vierges, îles (Etats-Unis) Virgin Islands (USA) 55 140

Vierges, îles (Grande-Bretagne)

Virgin Islands (UK) 75 140

Viêt-Nam Viet Nam 50 205

Wallis et Futuna îles Wallis & Futuna Islands 50 135

Yémen Republic of Yemen 60 165

Yougoslavie, Rép. Féd. (Serbie et Monténégro)

Yugoslavia 80 140

Zambie Zambia 50 135

Zimbabwe Zimbabwe 50 115

Autres pays Other countries 60 145

* rallié géographiquement aux pays correspondants/geographically linked to the following countries:

Andorre/Andorra: Espagne/Spain

Monaco: France

Saint Marin/San Marino: Italie/Italy

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-101-

Vatican: Italie/Italy

Calcul

Les indemnités journalières sont calculées comme suit.

Durée de la mission:

– 6 heures ou moins: remboursement des frais réels (sur présentation des pièces justificatives);

– plus de 6 heures, mais pas plus de 12 heures: la moitié d’une indemnité journalière;

– plus de 12 heures, mais pas plus de 24 heures: une fois l’indemnité journalière;

– plus de 24 heures, mais pas plus de 36 heures: une fois et demie l’indemnité journalière;

– plus de 36 heures, mais pas plus de 48 heures: deux fois l’indemnité journalière;

– plus de 48 heures, mais pas plus de 60 heures: deux fois et demie l’indemnité journalière, et ainsi de suite.

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-102-

ANNEXE III: 5 MODELES DE CONTRAT-CADRE ET DE CONTRAT SPECIFIQUE POUR LES LOTS 1 ET 2

CONTRAT-CADRE DE SERVICES CONTRAT-CADRE N° – [compléter]

L'Union européenne (ci-après dénommée «l'Union»), représentée par la Commission européenne (ci-après dénommée «le pouvoir adjudicateur»), elle-même représentée en vue de la signature du présent contrat-cadre par [prénom, nom, fonction, service],

d'une part, et [dénomination officielle complète] [forme juridique officielle] Supprimer si le contractant est une personne physique ou un organisme de droit public [numéro d'enregistrement légal] Supprimer si le contractant est un organisme de droit public. [adresse officielle complète] [n° du registre de la TVA]

(ci-après dénommé(e) «le contractant»), représenté(e) en vue de la signature du présent contrat-cadre par [prénom, nom et fonction,]

[Les parties susnommées et ci-après désignées collectivement «le contractant» sont conjointement et solidairement responsables de l'exécution du présent contrat-cadre à l'égard du pouvoir adjudicateur.]

d'autre part,

HOME-2013-00022-01-00-FR-TRA-00 (EN)

-103-

SONT CONVENU(E)S

des conditions particulières, des conditions générales des contrats-cadres de services, du modèle de contrat spécifique et des annexes suivantes:

Annexe I – Cahier des charges (référence n° [compléter] du [date])

Annexe II – Offre du contractant (référence n° [compléter] du [date]) Annexe II - Indemnités journalières

Annexe IV A et B - Droits préexistants et transfert de droits

qui font partie intégrante du présent contrat-cadre (ci-après dénommé «le CC»).

- Les dispositions des conditions particulières prévalent sur celles des autres parties du CC.

- Les dispositions des conditions générales prévalent sur celles du modèle de bon de commande et du modèle de contrat spécifique.

- Les dispositions du modèle de bon de commande et du modèle de contrat spécifique prévalent sur celles des autres annexes.

- Les dispositions du cahier des charges (annexe I) prévalent sur celles de l'offre (annexe II).

- Les dispositions du contrat-cadre prévalent sur celles des bons de commande et des contrats spécifiques.

- Les dispositions des contrats spécifiques prévalent sur celles des demandes de services.

- Les dispositions des demandes de services prévalent sur celles des offres spécifiques.

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-104-

I – CONDITIONS PARTICULIÈRES

Article I.1 – Objet

I.1.1 Le CC a pour objet xxx.

I.1.2 La signature du CC n'emporte aucune obligation d'achat pour le pouvoir adjudicateur. Seule l'exécution du CC au moyen de bons de commande ou de contrats spécifiques engage le pouvoir adjudicateur.

Article I.2 – Entrée en vigueur et durée

I.2.1 Le CC entre en vigueur à la date de sa signature par la dernière partie.

I.2.2 L'exécution ne peut en aucune circonstance commencer avant la date d'entrée en vigueur du CC. L'exécution des tâches ne peut en aucune circonstance commencer avant la date d'entrée en vigueur du bon de commande ou du contrat spécifique.

I.2.3 Le CC est conclu pour une durée de douze mois à compter de la date de son entrée en vigueur. Sauf indication contraire, tous les délais stipulés dans le CC sont calculés en jours calendrier.

I.2.4 Les bons de commande ou contrats spécifiques doivent être signés par les deux parties avant l'expiration du CC.

Après son expiration, le CC demeure en vigueur à l'égard de ces bons de commande et contrats spécifiques. Ils doivent être exécutés au plus tard six mois après son expiration.

I.2.5 Reconduction du CC

Le CC est reconduit tacitement trois fois au maximum, aux mêmes conditions, sauf si l'une des parties informe l'autre partie par écrit de son intention de ne pas le reconduire et si cette notification est reçue par sa destinataire trois mois avant l'expiration du délai mentionné à l'article I.2.3. Cette reconduction n'entraîne ni modification ni report des obligations en vigueur.

Article I.3 – Prix

I.3.1 Le montant maximal du CC est fixé à 12 000 000,00 euros. Cependant, la fixation de ce montant ne doit en aucun cas être interprétée comme un engagement de la part du pouvoir adjudicateur à payer le montant maximal pour l'achat.

Le prix maximal des services figure à l'annexe II. I.3.2 Révision des prix

Les prix sont fermes et non révisables pendant la première année du CC.

Au début de la deuxième année du CC et de chaque année qui suit, une fraction de chaque prix, égale à 80 %, peut être révisée à la hausse ou à la baisse, sur demande d'une des parties adressée par écrit au plus tard trois mois avant la date anniversaire de la signature du CC. L'autre partie accuse réception de la demande dans les 15 jours suivant la réception de celle-ci. Les nouveaux prix sont communiqués dès que l'indice définitif

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est disponible. Le pouvoir adjudicateur achète aux prix en vigueur à la date de la signature, par les deux parties, des bons de commande ou des contrats spécifiques. Ces prix ne sont pas révisables.

Cette révision est déterminée par l'évolution de l'indice harmonisé des prix à la consommation IPCUM publié pour la première fois par la publication mensuelle «Données en bref» d'Eurostat, disponible sur http://www.ec.europa.eu/eurostat/.

La révision est calculée selon la formule: Ir

Pr = Po x (0,2+0,8 — )

Io

dans laquelle: Pr = prix révisé; Po = prix de l'offre initiale; Io = indice du mois correspondant à la date limite de soumission des offres; Ir = indice du mois de réception de la demande de révision des prix.

I.3.3. Remboursement de frais

Outre le prix total maximal stipulé dans chaque bon de commande ou contrat spécifique, les frais de voyage, de séjour, d'hébergement et d'expédition sont remboursés conformément à l'article II.16, de même que les autres dépenses prévues dans le cahier des charges, pendant toute l'exécution du CC.

L'indemnité journalière visée à l'article II.16.4 d) et le plafond forfaitaire des frais d'hébergement visé à l'article II.16.4 e) sont mentionnés à l'annexe III.

Article I.4 – Modalités de paiement et exécution du contrat-cadre

I.4.1 Contrat-cadre simple

Lorsque le pouvoir adjudicateur a adressé un bon de commande ou une demande de services au contractant, il doit recevoir le bon de commande complété ou une offre spécifique, dûment daté(e) et signé(e), dans un délai de vingt jours ouvrables à compter de la date d'envoi par le pouvoir adjudicateur.

Le délai d'exécution des tâches commence à courir à la date [de la signature du bon de commande par le contractant, sauf si le document mentionne une autre date] [indiquée dans le contrat spécifique].

I.4.2 Préfinancement

Pour un contrat d'une valeur de 150 000 euros, après la dernière signature du bon de commande ou du contrat spécifique et la réception de celui-ci par le pouvoir adjudicateur, un préfinancement correspondant à 30 % du prix total du bon de commande ou du contrat spécifique est versé dans un délai de trente jours à compter de la réception d'une facture. Le pouvoir adjudicateur peut refuser d'effectuer le paiement si la procédure d'attribution ou l'exécution du bon de commande ou du contrat spécifique se révèle

http://www.ec.europa.eu/eurostat/

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entachée d'erreurs substantielles, d'irrégularités ou de fraudes qui sont le fait du contractant.

I.4.3 Paiement intermédiaire Sans objet.

I.4.4 Paiement du solde

Le contractant présente une facture pour demander le paiement du solde.

La facture est accompagnée du rapport final ou de tout autre document conforme au contrat spécifique correspondant et des relevés de frais remboursables au titre de l'article II.16. Le paiement est effectué par le pouvoir adjudicateur dans les soixante jours suivant la réception de la facture. Le contractant dispose d'un délai de dix jours pour présenter des informations complémentaires, des corrections, un nouveau rapport final ou d'autres documents si le pouvoir adjudicateur le demande.

Article I.5 – Compte bancaire

Les paiements sont effectués sur le compte bancaire du contractant, libellé en euros, identifié comme suit:

Nom de la banque: Adresse complète de l'agence bancaire: Identification précise du titulaire du compte: Numéro de compte complet, y compris les codes [bancaires]: [Code IBAN36:]

Article I.6 – Modalités de communication et responsable du traitement des données

Aux fins de l'article II.6, le responsable du traitement des données est [nom de l'entité].

Les communications sont envoyées aux adresses suivantes: Pouvoir adjudicateur: Commission européenne Direction générale [compléter] [Direction [compléter]] [Unité [compléter]] [Code postal et ville] E-mail: [boîte fonctionnelle]

Contractant:

[Dénomination complète]

[Fonction]

36 Code BIC ou SWIFT pour les pays qui n'ont pas de code IBAN.

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[Dénomination sociale]

[Adresse officielle complète]

E-mail: [compléter] Article I.7 – Loi applicable et règlement des litiges

I.7.1 Le CC est régi par le droit de l'Union, complété, si nécessaire, par le droit belge.

I.7.2 Tout litige entre les parties lié à l'interprétation, l'application ou la validité du CC et ne pouvant être réglé à l'amiable est porté devant les tribunaux de Bruxelles.

Article I.8 - Exploitation des résultats du CC

I.8.1 Modes d'exploitation

Conformément à l'article II.10.2 par lequel l'Union acquiert la propriété des résultats définis dans le cahier des charges (annexe I), ceux-ci peuvent être utilisés aux fins suivantes: [a) exploitation à des fins internes:

(i) divulgation auprès du personnel du pouvoir adjudicateur (ii) divulgation auprès des personnes et des organismes qui travaillent pour le

pouvoir adjudicateur ou collaborent avec lui, dont les contractants et sous-traitants (personnes morales ou physiques), les institutions, agences et organes de l'Union, les institutions des États membres

(iii) installation, chargement, traitement (iv) arrangement, compilation, assemblage, extraction (v) copie, reproduction en tout ou en partie et en un nombre illimité

d'exemplaires b) diffusion publique:

(i) publication sous la forme d'exemplaires papier (ii) publication sous forme électronique ou numérique (iii) publication sur internet sous la forme de fichiers, téléchargeables ou non (iv) radiodiffusion ou télédiffusion par toute technique de transmission (v) présentation ou affichage public (vi) communication par l'intermédiaire d'un service de presse (vii) intégration dans une base de données ou un catalogue aisément accessible (viii) autre diffusion publique sous toute forme et par tout moyen

c) modifications apportées par le pouvoir adjudicateur ou par un tiers au nom du pouvoir adjudicateur:

(i) réalisation d'une version raccourcie ou abrégée (ii) résumé (iii) modification du contenu (iv) modification technique du contenu:

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- correction nécessaire d'erreurs techniques

- ajout de nouvelles parties ou fonctionnalités

- modification des fonctionnalités

- fourniture aux tiers d'informations supplémentaires sur le résultat (par exemple, code source) en vue de modifications

(v) ajout de nouveaux éléments, paragraphes, titres, chapeaux, caractères gras, légende, table des matières, sommaire, graphiques, sous-titres, éléments sonores, etc.

(vi) adaptation sous forme sonore, adaptation sous forme de présentation, d'animation, de série de pictogrammes, de diaporama, de présentation publique, etc.

(vii) sélection d'extraits ou division en parties (viii) utilisation d'un concept ou préparation d'une œuvre dérivée (ix) numérisation ou conversion de format aux fins de stockage ou d'utilisation (x) modification des dimensions (xi) traduction, insertion de sous-titres, doublage dans différentes versions

linguistiques:

- anglais, français, allemand

- toutes les langues officielles de l'Union européenne

- langues en usage dans l'Union européenne

- langues des pays candidats

- [liste d'autres langues]

d) modes d'exploitation énumérés à l'article II.10.4

[e) octroi des droits d'autoriser les modes d'exploitation énoncés aux points a) à d) à des tiers ou de leur accorder des licences ou des sous-licences en cas de droits préexistants soumis à licence sur ces modes d'exploitation.]

S'il constate que l'ampleur des modifications dépasse celle prévue dans le CC, le contrat spécifique ou le bon de commande, le pouvoir adjudicateur consulte le contractant. Si nécessaire, ce dernier demande à son tour l'accord de tout auteur ou autre détenteur de droit. Le contractant répond au pouvoir adjudicateur dans le délai d'un mois et donne son accord, assorti de propositions de modifications, à titre gracieux. L'auteur ne peut refuser les modifications envisagées que si elles portent atteinte à son honneur, à sa réputation ou à l'intégrité de son travail.

I.8.2 Droits préexistants et transfert de droits

Tous les droits préexistants sont [octroyés sous licence à l'Union conformément à l'article II.10.3] [pleinement et irrévocablement acquis par l'Union comme prévu à l'article II.10.2 et par dérogation à l'article II.10.3.]

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Tous les droits préexistants inclus dans les résultats et directement liés aux utilisations prévues à l'article I.8.1 sont pleinement et irrévocablement acquis par l'Union, comme prévu à l'article II.10.2 et par dérogation à l'article II.10.3.

Le contractant fournit au pouvoir adjudicateur une liste des droits préexistants et des droits de tiers, y compris ceux de son personnel, d'auteurs ou d'autres détenteurs de droits, tels que définis à l'article II.10.5.

Le contractant présente des preuves pertinentes et exhaustives de l'acquisition de tous les droits préexistants et de tiers nécessaires au plus tard lors de la remise du produit final. À cet effet, il présente une déclaration rédigée conformément à l'annexe A et des déclarations des tiers rédigées conformément à l'annexe B, ainsi que les preuves pertinentes considérées comme appropriées à l'article II.10.5.

Article I.9 – Résiliation par les parties

Chaque partie peut, unilatéralement et sans être tenue de verser la moindre indemnisation, résilier le CC ou le CC et les bons de commande ou contrats spécifiques à condition d'en informer formellement l'autre partie avec un préavis d'un mois. En cas de résiliation par le pouvoir adjudicateur du CC, des bons de commande ou des contrats spécifiques, le droit au paiement du contractant se limite à la partie exécutée des services commandés avant la date de résiliation. L'article II.14.3, premier alinéa, s'applique.

Article I.10 – Contrat-cadre interinstitutionnel

Sans objet.

SIGNATURES

Pour le contractant,

[dénomination sociale/prénom/nom/fonction]

signature[s]: _______________________

Fait à [Bruxelles], le [date]

Pour le pouvoir adjudicateur,

[prénom/nom/fonction]

signature[s]:_____________________

Fait à [Bruxelles], le [date]

en deux exemplaires en français.

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II – CONDITIONS GÉNÉRALES DES CONTRATS-CADRES DE SERVICES

Article II.1 – Exécution du CC

II.1.1 Le contractant exécute le CC selon les meilleures pratiques professionnelles.

II.1.2 Les démarches nécessaires à l'obtention de tous permis et autorisations requis pour l'exécution du CC, en vertu des lois et règlements en vigueur au lieu où les tâches confiées au contractant doivent être exécutées, incombent exclusivement à ce dernier.

II.1.3 Sans préjudice de l'article II.4, toute référence au personnel du contractant dans le CC renvoie exclusivement aux personnes participant à l'exécution dudit CC.

II.1.4 Le contractant doit veiller à ce que le personnel prenant part à l'exécution du CC ait les qualifications et l'expérience professionnelles requises pour l'accomplissement des tâches qui lui sont assignées.

II.1.5 Le contractant ne peut pas représenter le pouvoir adjudicateur ni se comporter d'une manière susceptible de donner cette impression. Il est tenu d'informer les tiers qu'il n'appartient pas à la fonction publique européenne.

II.1.6 Le contractant est seul responsable du personnel exécutant les tâches qui sont confiées au contractant.

Dans le cadre des relations de travail ou de service avec son personnel, le contractant est tenu de mentionner:

(a) que le personnel exécutant les tâches confiées au contractant ne peut recevoir d'ordres directs du pouvoir adjudicateur;

(b) que le pouvoir adjudicateur ne peut en aucun cas être considéré comme l'employeur du personnel visé au point a) et que ce dernier s'engage à n'invoquer à l'égard du pouvoir adjudicateur aucun droit résultant de la relation contractuelle entre le pouvoir adjudicateur et le contractant.

II.1.7 En cas d'incident lié à l'action d'un membre du personnel du contractant travaillant dans les locaux du pouvoir adjudicateur, ou en cas d'inadéquation de l'expérience et/ou des compétences d'un membre du personnel du contractant avec le profil requis par le CC, le contractant procède à son remplacement sans délai. Le pouvoir adjudicateur a le droit de présenter une demande motivée en vue du remplacement du membre du personnel en cause. Le personnel de remplacement doit posséder les qualifications nécessaires et être capable de poursuivre l'exécution du CC dans les mêmes conditions contractuelles. Le contractant est responsable de tout retard dans l'exécution des tâches qui lui sont confiées imputable à un remplacement de personnel.

II.1.8 Si l'exécution des tâches est entravée directement ou indirectement, en tout ou en partie, par un événement imprévu, une action ou une omission, le contractant, sans délai et de sa propre initiative, l'enregistre et le signale au pouvoir adjudicateur. Le rapport contient une description du problème, de même qu'une indication de la date à laquelle il est apparu et des mesures prises par le contractant pour remplir toutes ses obligations découlant du présent CC. Dans un

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tel cas, le contractant accorde la priorité à la résolution du problème plutôt qu'à la détermination des responsabilités.

II.1.9 Si le contractant n'exécute pas ses obligations découlant du CC, du bon de commande ou du contrat spécifique, le pouvoir adjudicateur peut, sans préjudice de son droit de résilier le CC, le bon de commande ou le contrat spécifique, réduire ou récupérer ses paiements proportionnellement à l'ampleur des obligations inexécutées. Le pouvoir adjudicateur peut, en outre, réclamer une indemnisation ou appliquer des dommages-intérêts conformément à l'article II.12.

Article II.2 – Moyens de communication

II.2.1 Toute communication relative au CC ou à son exécution est effectuée par écrit et mentionne le numéro du CC et, le cas échéant, le numéro du bon de commande ou du contrat spécifique. Toute communication est réputée effectuée lors de sa réception par la partie destinataire, sauf si le présent CC en dispose autrement.

II.2.2 Toute communication électronique est réputée reçue par les parties le jour de son envoi, pour autant que cette communication soit transmise aux destinataires mentionnés à l'article I.6. Sans préjudice de ce qui précède, si elle reçoit un message de non-remise ou d'absence du destinataire, la partie expéditrice met tout en œuvre pour assurer la réception effective de ladite communication par l'autre partie.

La communication électronique est confirmée par une version papier originale signée si l'une des parties en fait la demande, pour autant que cette demande soit présentée sans retard injustifié. L'expéditeur envoie la version papier originale signée sans retard injustifié.

II.2.3 Le courrier envoyé par service postal est réputé reçu par le pouvoir adjudicateur à la date de son enregistrement par le service responsable visé à l'article I.6.

Toute notification formelle doit être effectuée par lettre recommandée avec avis de réception ou tout moyen équivalent, ou par des moyens électroniques équivalents.

Article II.3 – Responsabilité

II.3.1 Le contractant est seul responsable du respect de toutes les obligations légales qui lui incombent.

II.3.2 Sauf en cas de faute intentionnelle ou de faute grave de sa part, le pouvoir adjudicateur ne peut être tenu pour responsable des dommages causés ou subis par le contractant, notamment de tout dommage causé par le contractant à des tiers à l'occasion ou par le fait de l'exécution du CC.

II.3.3 Le contractant est tenu pour responsable des pertes et dommages subis par le pouvoir adjudicateur lors de l'exécution du CC, y compris dans le cadre de la sous-traitance, et de toute réclamation d'un tiers, cette responsabilité étant toutefois limitée à un montant ne dépassant pas trois fois la valeur totale du bon de commande ou du contrat spécifique correspondant. Néanmoins, si le dommage ou la perte est imputable à une faute grave ou une faute intentionnelle du contractant, de son personnel ou de ses sous-traitants, le contractant est responsable sans limitation du montant du dommage ou de la perte.

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II.3.4 Le contractant garantit l'Union contre tous recours et frais en cas d'action. Il assume toute indemnisation en cas d'action, de réclamation ou de procédure engagée par un tiers contre le pouvoir adjudicateur à la suite de tout dommage causé par le contractant lors de l'exécution du CC. Lors de toute action intentée par un tiers contre le pouvoir adjudicateur en relation avec l'exécution du CC, notamment pour toute violation supposée de droits de la propriété intellectuelle, le contractant prête assistance au pouvoir adjudicateur. Les frais de ce type encourus par le contractant peuvent être supportés par le pouvoir adjudicateur.

II.3.5 Le contractant souscrit la police d'assurance couvrant les risques et dommages relatifs à l'exécution du CC requise par la législation applicable. Il souscrit les assurances complémentaires qui sont d'usage dans son secteur d'activité. Une copie de tous les contrats d'assurance concernés est transmise au pouvoir adjudicateur, s'il le demande.

Article II.4 - Conflits d'intérêts

II.4.1 Le contractant prend toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute situation de conflit d'intérêts. Il y a conflit d'intérêts lorsque l'exécution impartiale et objective du CC est compromise pour des motifs d'intérêt économique, d'affinité politique ou nationale, de liens familiaux ou sentimentaux ou pour tout autre motif de communauté d'intérêt.

II.4.2 Toute situation constitutive d'un conflit d'intérêts ou susceptible de conduire à un conflit d'intérêts en cours d'exécution du CC doit être signalée sans délai et par écrit au pouvoir adjudicateur. Le contractant prend immédiatement toutes les mesures nécessaires pour remédier à cette situation. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de vérifier que les mesures prises sont appropriées et d'exiger que des mesures complémentaires soient prises dans un délai précis.

II.4.3 Le contractant déclare qu'il n'a pas consenti, recherché, cherché à obtenir ou accepté, et s'engage à ne pas consentir, rechercher, chercher à obtenir ou accepter, d'avantage, financier ou en nature, en faveur ou de la part d'une quelconque personne lorsque cet avantage constitue une pratique illégale ou relève de la corruption, directement ou indirectement, en ce qu'il revient à une gratification ou une récompense liée à l'exécution du CC.

II.4.4 Le contractant répercute par écrit toutes les obligations pertinentes auprès des membres de son personnel et de toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom et s'assure que les intéressés ne se trouvent pas dans une situation pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts. Le contractant répercute également par écrit toutes les obligations pertinentes auprès des tiers participant à l'exécution du CC, y compris les sous-traitants.

Article II.5 – Confidentialité

II.5.1. Le pouvoir adjudicateur et le contractant traitent de manière confidentielle toute information et tout document, sous quelque forme que ce soit, divulgué par écrit ou oralement, qui est lié à l'exécution du CC et désigné par écrit comme étant confidentiel.

Le contractant est tenu:

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a) de ne pas utiliser d'informations et de documents confidentiels à des fins autres que le respect des obligations qui lui incombent en vertu du CC, du bon de commande ou du contrat spécifique sans l'accord préalable écrit du pouvoir adjudicateur;

b) d'assurer la protection de ces informations et documents confidentiels en garantissant le même niveau de protection que pour ses propres informations confidentielles, qui ne saurait toutefois se situer en deçà d'une protection raisonnable;

c) de ne pas divulguer, directement ou indirectement, des informations et documents confidentiels à des tiers sans l'accord préalable écrit du pouvoir adjudicateur.

II.5.2 L'obligation de confidentialité prévue à l'article II.5.1 est contraignante pour le pouvoir adjudicateur et le contractant pendant l'exécution du CC et s'étend sur une période de cinq ans qui commence à courir à partir de la date du paiement du solde, sauf si:

a) la partie concernée accepte de libérer plus tôt l'autre partie de l'obligation de confidentialité;

b) les informations confidentielles deviennent publiques d'une autre manière qu'à la suite de leur divulgation, en violation de l'obligation de confidentialité, par la partie tenue par cette obligation;

c) la divulgation des informations confidentielles est exigée par la loi.

II.5.3 Le contractant obtient de toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom, ainsi que des tiers participant à l'exécution du CC, du bon de commande ou du contrat spécifique, l'engagement qu'ils se conformeront à l'obligation de confidentialité prévue à l'article II.5.1.

Article II.6 – Traitement des données à caractère personnel

II.6.1 Les données à caractère personnel mentionnées dans le CC sont traitées conformément au règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Celles-ci ne peuvent être traitées par le responsable du traitement des données qu'aux fins de l'exécution, de la gestion et du suivi du CC, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit de l'Union.

II.6.2 Le contractant dispose d'un droit d'accès aux données à caractère personnel le concernant, de même que d'un droit de rectification de ces données. Il adresse toute question concernant le traitement de ces dernières au responsable du traitement des données.

II.6.3 Le contractant a le droit de saisir à tout moment le Contrôleur européen de la protection des données.

II.6.4 Dans la mesure où le présent CC implique le traitement de données à caractère personnel par le contractant, celui-ci ne peut agir que sous la supervision du responsable du traitement, notamment en ce qui concerne les fins du traitement, les catégories de données pouvant être traitées, les destinataires des données et les moyens par lesquels la personne concernée peut exercer ses droits.

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II.6.5 Le contractant donne à son personnel l'accès aux données dans la mesure strictement nécessaire à l'exécution, à la gestion et au suivi du CC.

II.6.6 Le contractant s'engage à adopter des mesures de sécurité d'ordre technique et organisationnel, eu égard aux risques inhérents au traitement et à la nature des données à caractère personnel concernées, afin:

a) de prévenir l'accès par des personnes non autorisées aux systèmes informatiques de traitement des données à caractère personnel, notamment d'empêcher: i) toute lecture, copie, modification ou tout déplacement non autorisés des supports de stockage, ii) toute saisie non autorisée de données, ainsi que toute divulgation, toute modification ou tout effacement non autorisés de données à caractère personnel stockées, iii) l'utilisation par des personnes non autorisées des systèmes de traitement de données au moyen d'installations de transmission de données;

b) de garantir que les utilisateurs autorisés d'un système de traitement des données ne puissent accéder qu'aux données à caractère personnel que leur droit d'accès leur permet de consulter;

c) de garder une trace des données à caractère personnel qui ont été communiquées, du moment où elles ont été communiquées et de leur destinataire;

d) de garantir que les données à caractère personnel qui sont traitées pour le compte de tiers ne puissent l'être que de la façon prévue par le pouvoir adjudicateur;

e) de garantir que, lors de la communication de données à caractère personnel et du transport de supports de stockage, les données ne puissent être lues, copiées ou effacées sans autorisation;

f) de concevoir sa structure organisationnelle de manière à ce qu'elle réponde aux exigences de la protection des données.

Article II.7 – Sous-traitance

II.7.1 Le contractant ne peut, sans l'autorisation préalable écrite du pouvoir adjudicateur, conclure des contrats de sous-traitance ni faire exécuter, de facto, le CC par des tiers.

II.7.2 Même lorsque le pouvoir adjudicateur autorise le contractant à conclure des contrats de sous-traitance avec des tiers, il n'est pas libéré pour autant de ses obligations contractuelles et il assume seul la responsabilité de la bonne exécution du présent CC.

II.7.3 Le contractant veille à ce que le contrat de sous-traitance ne modifie pas les droits et garanties conférés au pouvoir adjudicateur en vertu du présent CC, et notamment de son article II.18.

Article II.8 –Avenants

II.8.1 Tout avenant au CC, au bon de commande ou au contrat spécifique est établi par écrit avant l'exécution de toute obligation contractuelle. Un bon de commande ou un contrat spécifique ne peut être considéré comme un avenant au CC.

II.8.2 L'avenant ne peut avoir pour objet ou pour effet d'apporter au CC, au bon de commande ou au contrat spécifique des modifications susceptibles de remettre

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en cause la décision d'attribution du CC, du bon de commande ou du contrat spécifique, ni de donner lieu à une inégalité de traitement entre soumissionnaires ou contractants.

Article II.9 – Cession

II.9.1 Le contractant ne peut céder tout ou partie des droits, y compris des créances, et obligations découlant du CC sans l'autorisation préalable écrite du pouvoir adjudicateur.

II.9.2 En l'absence de cette autorisation ou en cas de non-respect des conditions dont elle est assortie, la cession des droits ou obligations effectuée par le contractant n'est pas opposable au pouvoir adjudicateur et n'a aucun effet à son égard.

Article II.10 – Propriété des résultats – Droits de propriété intellectuelle et industrielle

II.10.1 Définitions

Les définitions suivantes s'appliquent au présent CC:

1) on entend par «résultats» tout produit escompté de l'exécution du CC qui est livré et qui fait l'objet d'une acceptation définitive de la part du pouvoir adjudicateur;

2) on entend par «auteur» toute personne physique qui a contribué à la production du résultat, y compris le personnel du pouvoir adjudicateur ou d'un tiers;

3) on entend par «droits préexistants» tout droit de propriété intellectuelle et industrielle, y compris les technologies préexistantes, antérieur à leur commande par le pouvoir adjudicateur ou le contractant aux fins de l'exécution du CC et comprenant les droits de propriété et d'exploitation détenus par le contractant, l'auteur, le pouvoir adjudicateur et les tiers.

II.10.2 Propriété des résultats

La propriété des résultats est intégralement et irrévocablement acquise à l'Union en vertu du présent CC, notamment tout droit lié à tout résultat mentionné dans le CC et les bons de commande ou les contrats spécifiques. Les droits intégrés dans les résultats peuvent comprendre les droits d'auteur et autres droits de propriété intellectuelle ou industrielle, ainsi que toutes les solutions technologiques et les informations incorporées dans ces dernières, produits dans le cadre de l'exécution du CC. Le pouvoir adjudicateur peut les exploiter ainsi qu'il est indiqué dans le présent CC ou dans les bons de commande ou contrats spécifiques. Tous les droits sont acquis à l'Union dès la livraison des résultats par le contractant et leur acceptation par le pouvoir adjudicateur. Cette livraison et cette acceptation sont réputées constituer une cession effective des droits du contractant à l'Union.

Le paiement du prix indiqué dans les bons de commande ou les contrats spécifiques est réputé inclure toutes les rémunérations dues au contractant au titre de l'acquisition de droits par l'Union, notamment toutes les formes d'exploitation des résultats.

L'acquisition de droits par l'Union au titre du présent CC est valable pour le monde entier.

Le pouvoir adjudicateur ne peut pas exploiter les résultats intermédiaires, les données brutes et les analyses intermédiaires transmis par le contractant sans le consentement

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écrit de ce dernier, sauf si le CC, le bon de commande ou le contrat spécifique prévoit explicitement que ces éléments sont assimilés à un résultat autonome.

II.10.3 Licences sur les droits préexistants

L'Union n'acquiert pas la propriété des droits préexistants.

Le contractant accorde une licence libre de redevance, non exclusive et irrévocable sur les droits préexistants à l'Union, qui peut exploiter ces droits comme prévu à l'article I.8.1 ou dans les bons de commande ou les contrats spécifiques. Tous les droits préexistants font l'objet de licences accordées à l'Union dès la livraison des résultats et leur acceptation par le pouvoir adjudicateur.

L'octroi à l'Union de licences sur les droits préexistants au titre du présent CC est valable pour le monde entier et pour toute la durée de la protection des droits de propriété intellectuelle.

II.10.4 Modes d'exploitation

L'Union acquiert la propriété de chacun des résultats obtenus en tant que produit du présent CC susceptible d'être exploité aux fins suivantes: a) divulgation faisant suite à des demandes individuelles d'accès, ne valant pas droit de

reproduction ou d'utilisation, conformément au règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission;

b) stockage de l'original et des copies conformément au présent CC, au bon de commande ou au contrat spécifique;

c) archivage en ligne dans le respect des règles en matière de gestion des documents applicables au pouvoir adjudicateur.

II.10.5 Identification et éléments de preuve de l'octroi des droits préexistants et des droits de tiers

Lorsqu'il livre les résultats, le contractant garantit qu'ils sont libres de droits et de revendications de la part des auteurs et de tiers, y compris en ce qui concerne les droits préexistants, pour toutes les exploitations envisagées par le pouvoir adjudicateur. Cette disposition ne concerne pas le droit moral des personnes physiques.

À cet effet, le contractant établit une liste de tous les droits préexistants et droits des auteurs et de tiers sur les résultats du présent CC ou sur des parties de ceux-ci. Cette liste est communiquée au plus tard à la date de livraison des résultats finals.

Dans les résultats, le contractant signale clairement toute citation d'œuvres écrites existantes. La référence complète comprend, selon le cas, le nom de l'auteur, le titre de l'ouvrage, la date et le lieu de publication, la date de création, l'adresse de publication sur internet, le numéro, le volume, et toute autre information permettant que l'origine du texte cité soit déterminée aisément.

À la demande du pouvoir adjudicateur, le contractant démontre qu'il détient la propriété ou les droits d'exploitation de tous les droits préexistants et droits de tiers énumérés, sauf en ce qui concerne les droits détenus par l'Union.

Ces preuves peuvent notamment concerner les droits liés aux éléments suivants: parties d'autres documents, images, graphiques, tableaux, données, logiciels, inventions

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techniques, savoir-faire, etc. (sur un support papier, électronique ou autre), outils de développement informatique, routines, sous-routines et autres programmes («technologies préexistantes»), concepts, maquettes, installations ou œuvres d'art, données, sources, documents préexistants ou toute autre partie d'origine externe.

Les preuves comportent, le cas échéant: a) les nom et numéro de version du logiciel; b) l'identification complète de l'œuvre et de l'auteur, du développeur, du créateur, du

traducteur, de la personne saisissant les données, du graphiste, de l'éditeur, du réviseur, du photographe, du producteur;

c) une copie de la licence d'exploitation du produit ou de l'accord octroyant les droits en question au contractant ou une référence à cette licence;

d) une copie de l'accord ou un extrait du contrat de travail octroyant les droits en question au contractant lorsque des parties du résultat ont été créées par son personnel;

e) le texte de l'avis d'exclusion de responsabilité, le cas échéant.

La fourniture des preuves ne libère pas le contractant de ses responsabilités s'il apparaît qu'il ne possède pas les droits nécessaires, quels que soient le moment où ces faits ont été révélés et la (les) personne(s) qui les a (ont) révélés.

Le contractant garantit également qu'il dispose des droits ou des pouvoirs nécessaires pour procéder à la cession et qu'il a effectué tous les paiements ou vérifié qu'ils ont été effectués, y compris des redevances dues aux sociétés de gestion collective, relatifs aux résultats finals.

II.10.6 Auteurs

Par la livraison des résultats, le contractant confirme qu'ils peuvent être divulgués et garantit que leurs auteurs s'engagent à ne pas s'opposer à la mention de leur nom lors de la présentation des résultats au public. Les noms des auteurs sont mentionnés sur demande selon les modalités communiquées par le contractant au pouvoir adjudicateur.

Le contractant obtient l'accord des auteurs en ce qui concerne l'octroi des droits en question et est disposé à fournir des justificatifs sur demande.

II.10.7 Personnes représentées sur des photographies ou dans des films Si des personnes physiques reconnaissables sont représentées dans un résultat ou que leur voix est enregistrée, le contractant présente, à la demande du pouvoir adjudicateur, une déclaration dans laquelle ces personnes (ou celles investies de l'autorité parentale s'il s'agit de mineurs) autorisent l'exploitation prévue de leur image ou de leur voix. Ces dispositions ne s'appliquent pas aux personnes dont la permission n'est pas exigée en vertu de la législation du pays où les photographies ont été prises, les films tournés ou les enregistrements sonores effectués.

II.10.8 Droit d'auteur du contractant sur les droits préexistants Si le contractant conserve des droits préexistants sur des parties du résultat, il convient d'insérer une référence à cet effet en cas d'utilisation du résultat tel que le prévoit l'article I.8.1, à l'aide de la mention d'exclusion de responsabilité suivante: © - année – Union européenne. Tous droits réservés. Certaines parties font l'objet d'une licence sous conditions à l'UE.

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II.10.9 Visibilité du financement de l'Union et exclusion de responsabilité Lors de l'exploitation des résultats, le contractant déclare qu'ils ont été produits au titre d'un contrat-cadre avec l'Union et que les points de vue qui y sont exposés reflètent exclusivement l'opinion du contractant et ne constituent pas une prise de position formelle du pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur peut déroger à cette obligation par écrit.

Article II. 11 – Force majeure

II.11.1 On entend par «force majeure» toute situation ou tout événement imprévisible et exceptionnel, indépendant de la volonté des parties et non imputable à la faute ou à la négligence de l'une d'elles ou d'un sous-traitant, qui empêche l'une des parties d'exécuter une ou plusieurs de ses obligations découlant du CC et qui se révèle inévitable en dépit de toute la diligence déployée. Une défaillance dans une prestation, le défaut des équipements, du matériel ou des matériaux ou leur mise à disposition tardive, sauf si cette situation est la conséquence directe d'un cas de force majeure établi, de même que les conflits du travail, les grèves et les difficultés financières, ne peuvent être invoqués comme cas de force majeure.

II.11.2 Toute partie confrontée à un cas de force majeure en avertit formellement et sans délai l'autre partie, en précisant la nature, la durée probable et les effets prévisibles de cet événement.

II.11.3 La partie confrontée à un cas de force majeure n'est pas considérée comme ayant manqué ou contrevenu à ses obligations contractuelles si elle n'a pu les exécuter en raison d'une force majeure. Lorsque le contractant est empêché, par un cas de force majeure, de remplir ses obligations contractuelles, son droit au paiement de la rémunération se limite aux tâches effectivement exécutées.

II.11.4 Les parties prennent toutes mesures pour limiter les éventuels dommages qui résulteraient d'un cas de force majeure.

Article II.12 – Dommages-intérêts

Le pouvoir adjudicateur peut imposer au contractant le paiement de dommages-intérêts si celui-ci ne remplit pas ses obligations contractuelles, ou s'il ne respecte pas le niveau de qualité requis, au regard du cahier des charges.

Si le contractant n'exécute pas ses obligations contractuelles dans le délai fixé par le CC ou le bon de commande ou le contrat spécifique correspondant, le pouvoir adjudicateur peut lui imposer, indépendamment de la responsabilité réelle ou potentielle du contractant et du droit du pouvoir adjudicateur de résilier le CC ou le bon de commande ou le contrat spécifique correspondant, le paiement de dommages-intérêts pour chaque jour calendrier de retard, calculés selon la formule suivante:

0,3 x (V/d) V est le prix de l'achat concerné; d est la durée mentionnée dans le bon de commande ou le contrat spécifique correspondant ou, à défaut, la période comprise entre la date visée à l'article I.4.1 et la date de livraison ou d'exécution stipulée dans le bon de commande ou le contrat spécifique correspondant, exprimées en jours calendrier.

Le contractant peut contester cette décision dans les trente jours à compter de la réception de la notification formelle. En l'absence de réaction de sa part ou d'une annulation écrite

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par le pouvoir adjudicateur dans les trente jours suivant la réception de la contestation, la décision imposant le paiement des dommages-intérêts devient exécutoire.

Les parties reconnaissent et conviennent expressément que toute somme payable au titre du présent article correspond à des dommages-intérêts et non à une clause pénale, et qu'elle représente une estimation raisonnable de la juste compensation des pertes susceptibles d'être occasionnées à la suite de l'inexécution des obligations.

Article II.13 – Suspension de l'exécution du CC

II.13.1 Suspension par le contractant Le contractant peut suspendre l'exécution de tout ou partie du CC, du bon de commande ou du contrat spécifique si un cas de force majeure rend cette exécution impossible ou excessivement difficile. Il informe sans délai le pouvoir adjudicateur de la suspension, en communiquant toutes les justifications et précisions nécessaires, ainsi que la date envisagée de la reprise de l'exécution du CC, du bon de commande ou du contrat spécifique.

Dès que les conditions d'une reprise de l'exécution sont réunies, le contractant en informe immédiatement le pouvoir adjudicateur, sauf si celui-ci a déjà résilié le CC, le bon de commande ou le contrat spécifique.

II.13.2 Suspension par le pouvoir adjudicateur Le pouvoir adjudicateur peut suspendre l'exécution de tout ou partie du CC, du bon de commande ou du contrat spécifique:

a) si la procédure d'attribution du CC, du bon de commande ou du contrat spécifique ou l'exécution du CC se révèle entachée d'erreurs substantielles, d'irrégularités ou de fraude;

b) pour vérifier si des erreurs substantielles, des irrégularités ou des fraudes présumées ont effectivement eu lieu.

La suspension prend effet à la date à laquelle le contractant en reçoit notification formelle, ou à une date ultérieure indiquée dans la notification. Le pouvoir adjudicateur informe le contractant dès que possible de sa décision de faire reprendre l'exécution du service suspendu ou de résilier le CC, le bon de commande ou le contrat spécifique. Le contractant ne peut exiger d'indemnisation en cas de suspension de tout ou partie du CC, du bon de commande ou du contrat spécifique.

Article II.14 – Résiliation du CC

II.14.1 Motifs de la résiliation

Le pouvoir adjudicateur peut résilier le présent CC, un bon de commande ou un contrat spécifique dans les cas suivants:

a) lorsqu'un changement juridique, financier, technique, d'organisation ou de contrôle dans la situation du contractant est susceptible d'affecter l'exécution du CC, du bon de commande ou du contrat spécifique de manière substantielle ou de remettre en cause la décision d'attribution du CC;

b) si l'exécution des tâches prévues par un bon de commande en cours ou un contrat spécifique n'a pas effectivement débuté dans les quinze jours suivant la

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date prévue à cet effet, et si la nouvelle date proposée, le cas échéant, est considérée comme inacceptable par le pouvoir adjudicateur, compte tenu de l'article II.8.2;

c) si le contractant n'exécute pas le CC, un bon de commande ou un contrat spécifique conformément au cahier des charges ou à la demande de service ou s'il ne remplit pas une autre obligation contractuelle substantielle; la résiliation d'au moins trois bons de commande ou contrats spécifiques pour ce motif constitue un motif de résiliation du CC;

d) en cas de force majeure notifiée conformément à l'article II.11 ou en cas de suspension de l'exécution du CC, du bon de commande ou du contrat spécifique par le contractant pour cause de force majeure, notifiée conformément à l'article II.13, si la reprise de l'exécution est impossible ou si un changement au CC, au bon de commande ou au contrat spécifique est susceptible de remettre en cause la décision d'attribution du CC, du bon de commande ou du contrat spécifique ou de donner lieu à une inégalité de traitement entre soumissionnaires ou contractants;

e) lorsque le contractant est déclaré en état de faillite ou qu'il fait l'objet d'une procédure de mise en liquidation, de règlement judiciaire, de concordat préventif, de cessation d'activité, ou s'il est dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations ou réglementations nationales;

f) si, en matière professionnelle, le contractant ou toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom a commis une faute grave constatée par tout moyen;

g) si le contractant n'a pas respecté ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou ses obligations relatives au paiement de ses impôts selon les dispositions légales du pays où il est établi, ou celles du pays dont le droit est applicable au présent CC ou encore celles du pays où celui-ci doit s'exécuter;

h) si le pouvoir adjudicateur détient la preuve que le contractant ou toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom a commis un acte de fraude, corruption, participation à une organisation criminelle, blanchiment de capitaux ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union;

i) si le pouvoir adjudicateur détient la preuve que le contractant ou toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom a commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude dans la procédure de passation de marché ou dans l'exécution du CC, notamment en cas de communication d'informations erronées;

j) si le contractant ne peut, par sa propre faute, obtenir un permis ou une autorisation nécessaire à l'exécution du CC, du bon de commande ou du contrat spécifique;

k) si les besoins du pouvoir adjudicateur évoluent et si de nouveaux services ne sont plus nécessaires en vertu du CC;

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l) si, à la suite de la résiliation du CC conclu avec un ou plusieurs des contractants, le contrat-cadre multiple avec remise en concurrence ne comporte pas la concurrence minimale requise.

II.14.2 Procédure de résiliation

Lorsque le pouvoir adjudicateur a l'intention de résilier le CC, le bon de commande ou le contrat spécifique, il en avertit formellement le contractant en précisant les motifs de la résiliation. Il invite le contractant à faire part de ses éventuelles observations et, dans le cas visé au point c) de l'article II.14.1, à l'informer des mesures qu'il a prises pour assurer la continuité du respect de ses obligations contractuelles, dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la notification.

En l'absence d'acceptation de ces observations confirmée par un accord écrit du pouvoir adjudicateur dans les 30 jours suivant la réception de celles-ci, la procédure de résiliation est poursuivie. Dans tous les cas de résiliation, le pouvoir adjudicateur informe formellement le contractant de sa décision de résilier le CC, le bon de commande ou le contrat spécifique. Dans les cas visés aux points a), b), c), e), g), j), k) et l) de l'article II.14.1, la notification formelle précise la date de prise d'effet de la résiliation. Dans les cas visés aux points d), f), h), et i) de l'article II.14.1, la résiliation est effective le jour suivant la date à laquelle le contractant a reçu notification de la résiliation.

II.14.3 Effets de la résiliation

En cas de résiliation, le contractant renonce à réclamer l'indemnisation des préjudices indirects, notamment la perte de bénéfices attendus consécutive à l'inachèvement des prestations. Dès réception de la notification de résiliation, le contractant prend toutes mesures nécessaires pour réduire les coûts au minimum, pour éviter les dommages et pour annuler ou réduire ses engagements. Il dispose d'un délai de soixante jours à compter de la date de prise d'effet de la résiliation pour établir les documents requis par les conditions particulières, les bons de commande ou les contrats spécifiques pour les tâches déjà exécutées à la date de la résiliation et présenter une facture si nécessaire. Le pouvoir adjudicateur peut récupérer tout montant versé dans le cadre du CC.

Le pouvoir adjudicateur peut exiger l'indemnisation de tout dommage occasionné en cas de résiliation.

Après la résiliation, le pouvoir adjudicateur peut faire appel à tout autre contractant pour exécuter ou achever les prestations. Le pouvoir adjudicateur est en droit de réclamer au contractant le remboursement de tous les frais supplémentaires ainsi occasionnés, sans préjudice de tous autres droits ou garanties qu'il peut détenir en vertu du CC.

Article II.15 – Rapports et paiements

II.15.1 Date du paiement

Les paiements sont réputés effectués à la date de débit du compte du pouvoir adjudicateur.

II.15.2 Monnaie Le CC est libellé en euros.

Les paiements sont exécutés en euros ou dans la monnaie locale indiquée à l'article I.5.

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La conversion entre l'euro et une autre monnaie se fait au cours journalier de l'euro publié au Journal officiel de l'Union européenne ou, à défaut, au taux de change comptable mensuel établi par la Commission européenne et publié sur son site internet, applicable le jour de l'établissement de l'ordre de paiement par le pouvoir adjudicateur.

II.15.3 Frais de virement Les frais de virement sont répartis comme suit: a) les frais d'émission facturés par la banque du pouvoir adjudicateur sont à la charge

du pouvoir adjudicateur; b) les frais de réception facturés par la banque du contractant sont à la charge de ce

dernier; c) les frais liés à un virement supplémentaire imputable à l'une des parties sont à la

charge de celle-ci.

II.15.4 Factures et taxe sur la valeur ajoutée Sur les factures figurent l'identité du contractant, le montant, la monnaie et la date, ainsi que la référence du CC et celle du bon de commande ou du contrat spécifique.

Les factures indiquent le lieu d'assujettissement à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) du contractant et mentionnent séparément les montants hors TVA et les montants TVA incluse.

Le pouvoir adjudicateur est, en principe, exonéré de tous droits et taxes, notamment de la TVA, en application des dispositions des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de l'Union européenne.

À cette fin, le contractant effectue les démarches nécessaires auprès des autorités compétentes afin de s'assurer de l'exemption des droits et taxes, notamment de la TVA, pour les fournitures et services nécessaires à l'exécution du CC.

II.15.5 Garanties de préfinancement et garanties de bonne fin

Les garanties de préfinancement restent en vigueur jusqu'à l'apurement du préfinancement, par déduction des paiements intermédiaires ou du paiement du solde et, au cas où celui-ci prend la forme d'une note de débit, pendant les trois mois qui suivent la notification de la note de débit au contractant. Le pouvoir adjudicateur libère la garantie dans le mois qui suit.

Les garanties de bonne fin couvrent l'exécution du service, conformément aux conditions stipulées dans la demande de services, jusqu'à son acceptation définitive par le pouvoir adjudicateur. Le montant de la garantie de bonne fin ne peut dépasser le montant total du bon de commande ou du contrat spécifique. Il est prévu que cette garantie reste en vigueur jusqu'à l'acceptation définitive. Le pouvoir adjudicateur libère la garantie dans un délai d'un mois à compter de la date d'acceptation définitive.

Lorsque, conformément à l'article I.4, une garantie financière est exigée pour le versement d'un préfinancement, ou à titre de garantie de bonne fin, les conditions suivantes doivent être remplies: a) la garantie financière est fournie par une banque ou un établissement financier agréé,

ou, à la demande du contractant et avec l'accord du pouvoir adjudicateur, par un tiers;

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b) le garant intervient en qualité de garant à première demande et n'exige pas que le pouvoir adjudicateur poursuive le débiteur principal (le contractant).

Les frais occasionnés par la fourniture de cette garantie sont à la charge du contractant.

II.15.6 Paiements intermédiaires et paiement du solde

Le contractant présente une facture pour demander un paiement intermédiaire lors de la communication des résultats intermédiaires, accompagnée d'un rapport d'avancement ou de tout autre document, conformément à l'article I.4, au cahier des charges, au bon de commande ou au contrat spécifique.

Le contractant présente une facture pour demander le paiement du solde dans les soixante jours suivant la fin de la période visée à l'article III.2.2, accompagnée d'un rapport final ou de tout autre document prévu à l'article I.4, dans le cahier des charges, dans le bon de commande ou dans le contrat spécifique.

Dès réception, le pouvoir adjudicateur acquitte le montant dû à titre de paiement intermédiaire ou de paiement du solde dans les délais prévus à l'article I.4, sous réserve de l'approbation de la facture et des documents et sans préjudice de l'article II.15.7. L'approbation de la facture et des documents n'emporte reconnaissance ni de leur régularité, ni du caractère authentique, complet ou exact des déclarations et informations qui y sont contenues.

Le paiement du solde peut prendre la forme d'un recouvrement.

II.15.7 Suspension du délai de paiement Le pouvoir adjudicateur peut suspendre à tout moment les délais de paiement visés à l'article I.4 en informant le contractant que sa facture ne peut pas être traitée, soit parce qu'elle n'est pas conforme aux dispositions du CC, soit parce que les documents appropriés n'ont pas été produits.

Le pouvoir adjudicateur informe le contractant dès que possible, par écrit, d'une telle suspension, en la motivant.

La suspension prend effet à la date d'envoi de la notification par le pouvoir adjudicateur. Le délai de paiement restant recommence à courir à compter de la date de réception des informations demandées ou des documents révisés ou de la réalisation des vérifications complémentaires requises, notamment des contrôles sur place. Si la période de suspension est supérieure à deux mois, le contractant peut demander au pouvoir adjudicateur de motiver le maintien de la suspension.

Lorsque les délais de paiement ont été suspendus à la suite du refus d'un document visé au premier alinéa et que le nouveau document produit est également refusé, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de résilier le bon de commande ou le contrat spécifique conformément au point c) de l'article II.14.1.

II.15.8 Intérêts de retard À l'expiration des délais de paiement visés à l'article I.4, et sans préjudice de l'article II.15.7, le contractant est en droit d'obtenir des intérêts de retard au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement en euros (taux de référence), majoré de huit points. Le taux de référence est le taux en vigueur le premier jour du mois au cours duquel le délai de paiement prend fin, tel que publié au Journal officiel de l'Union européenne, série C.

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La suspension du délai de paiement conformément à l'article II.15.7 ne peut être considérée comme un retard de paiement.

Les intérêts de retard portent sur la période comprise entre le jour qui suit la date d'exigibilité du paiement et, au plus tard, la date du paiement effectif telle que définie à l'article II.15.1.

Toutefois, lorsque les intérêts calculés sont d'un montant inférieur ou égal à 200 euros, ils ne sont versés au contractant que sur demande, présentée dans les deux mois qui suivent la réception du paiement tardif.

Article II.16 – Remboursements

II.16.1 Si les conditions particulières ou le cahier des charges le prévoient, le pouvoir adjudicateur rembourse les frais qui sont directement liés à l'exécution des tâches, sur présentation des pièces justificatives originales, notamment des reçus et tickets utilisés ou, à défaut, sur présentation de copies ou d'originaux scannés, ou sur la base de taux forfaitaires.

II.16.2 Les frais de voyage et de séjour sont remboursés, le cas échéant, sur la base de l'itinéraire le plus court et du nombre minimal de nuitées nécessaires au lieu de destination.

II.16.3 Les frais de voyage sont remboursés comme suit:

a) les voyages aériens sont remboursés jusqu'à concurrence du prix maximum d'un billet en classe économique au moment de la réservation;

b) les voyages par bateau ou par chemin de fer sont remboursés jusqu'à concurrence du prix maximum d'un billet de première classe;

c) les déplacements en voiture sont remboursés au prix d'un seul billet de train en première classe pour le même parcours et dans la même journée.

En outre, les déplacements en dehors du territoire de l'Union sont remboursables sous réserve de l'accord préalable écrit du pouvoir adjudicateur.

II.16.4 Les frais de séjour sont remboursés sur la base d'une indemnité journalière, comme suit:

a) pour les déplacements aller-retour inférieurs à 200 km, aucune indemnité journalière n'est versée;

b) les indemnités journalières ne sont dues qu'après réception de pièces justificatives prouvant la présence de la personne concernée au lieu de destination;

c) les indemnités journalières couvrent forfaitairement la totalité des frais de séjour, y compris les repas, les transports locaux, qui comprennent les déplacements à destination et au départ des aéroports ou des gares, les assurances et les menues dépenses;

d) les indemnités journalières sont versées aux taux forfaitaires stipulés à l'article I.3;

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e) les frais d'hébergement sont remboursés à la réception des documents justificatifs des nuitées nécessaires au lieu de destination, jusqu'à concurrence des plafonds forfaitaires stipulés à l'article I.3.

II.16.5 Le coût du transport des équipements ou des bagages non accompagnés est remboursé à condition que le pouvoir adjudicateur ait donné son autorisation écrite au préalable.

II.16.6. La conversion entre l'euro et une autre monnaie se fait selon les modalités indiquées à l'article II.15.2.

Article II.17 – Recouvrement

II.17.1 Si un montant doit faire l'objet d'un recouvrement aux termes du CC, le contractant reverse ledit montant au pouvoir adjudicateur dans les conditions et à la date d'échéance fixées dans la note de débit.

II.17.2 Si l'obligation d'acquitter le montant dû n'est pas honorée à la date d'échéance fixée par le pouvoir adjudicateur dans la note de débit, la somme due est majorée d'intérêts au taux visé à l'article II.15.8. Les intérêts de retard portent sur la période comprise entre le jour qui suit la date d'exigibilité du paiement et, au plus tard, la date à laquelle le pouvoir adjudicateur obtient le paiement intégral de la somme due.

Tout paiement partiel s'impute d'abord sur les frais et intérêts de retard et ensuite sur le principal.

II.17.3 En l'absence de paiement à la date d'échéance, le pouvoir adjudicateur peut, après en avoir informé le contractant par écrit, procéder au recouvrement des montants dus par compensation avec des sommes que l'Union ou la Communauté européenne de l'énergie atomique doivent au contractant à quelque titre que ce soit, ou par appel à la garantie financière, dans les cas prévus à l'article I.4 ou dans le contrat spécifique.

Article II.18 – Contrôles et audits

II.18.1 Le pouvoir adjudicateur et l'Office européen de lutte antifraude peuvent procéder à un contrôle ou à un audit de l'exécution du CC, soit directement par l'intermédiaire de leurs agents soit par l'intermédiaire de tout autre organisme externe mandaté par eux à cet effet. Ces contrôles et audits peuvent être entrepris au cours de l'exécution du CC et pendant une période de cinq ans à compter de la date d'expiration du CC.

La procédure d'audit est réputée commencer à la date de réception de la lettre correspondante envoyée par le pouvoir adjudicateur. Les audits se déroulent en toute confidentialité.

II.18.2 Le contractant conserve l'ensemble des documents originaux sur tout support approprié, y compris sur support numérique lorsque celui-ci est autorisé par la législation nationale et dans les conditions prévues par cette dernière, pendant une période de cinq ans à compter de la date d'expiration du CC.

II.18.3 Le contractant accorde au personnel du pouvoir adjudicateur et aux personnes extérieures mandatées par ce dernier un droit d'accès approprié aux sites et aux

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locaux où le CC est exécuté, ainsi qu'à toutes les informations nécessaires, y compris en format électronique, pour mener à bien ces contrôles et audits. Le contractant veille à la disponibilité immédiate des informations au moment du contrôle ou de l'audit et, en cas de demande en ce sens, à leur transmission sous une forme appropriée.

II.18.4 Sur la base des constatations faites lors de l'audit, un rapport provisoire est établi. Celui-ci est transmis au contractant, qui peut faire part de ses observations dans les trente jours qui suivent la date de réception. Le rapport final est communiqué au contractant dans les soixante jours qui suivent l'expiration de ce délai.

Sur la base des constatations finales issues de l'audit, le pouvoir adjudicateur peut procéder au recouvrement total ou partiel des paiements effectués et prendre toute autre mesure qu'il estime nécessaire.

II.18.5 En vertu du règlement (Euratom, CE) n° 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités et du règlement (CE) n° 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil du 25 mai 1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF), l'OLAF peut également effectuer des contrôles et des vérifications sur place selon les procédures prévues par le droit de l'Union pour la protection des intérêts financiers de l'Union contre les fraudes et autres irrégularités. Le cas échéant, les constatations peuvent donner lieu à recouvrement par le pouvoir adjudicateur.

II.18.6 La Cour des comptes dispose des mêmes droits, notamment du droit d'accès, que le pouvoir adjudicateur en ce qui concerne les contrôles et audits.

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CONTRAT SPÉCIFIQUE n° [compléter]

mettant en application le contrat-cadre n° [compléter]

L'Union européenne (ci-après dénommée «l'Union»), représentée par la Commission européenne (ci-après dénommée «le pouvoir adjudicateur»), elle-même représentée en vue de la signature du présent contrat spécifique par [prénom, nom, fonction, service],

d'une part,

et

[dénomination officielle complète]

[forme juridique officielle]

[numéro d'enregistrement légal]

[adresse officielle complète]

[n° du registre de la TVA]

(ci-après dénommé(e) «le contractant»), [représenté(e) en vue de la signature du présent contrat spécifique par [prénom, nom et fonction,]]

[Les parties susnommées et ci-après désignées collectivement «le contractant» sont conjointement et solidairement responsables de l'exécution du présent contrat spécifique à l'égard du pouvoir adjudicateur.]

d'autre part,

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SONT CONVENU(E)S Article III.1: Objet

III.1.1 Le présent contrat spécifique met en application le contrat-cadre (CC) n° [compléter] signé par le pouvoir adjudicateur et par le contractant le [indiquer la date].

III.1.2 Le présent contrat spécifique a pour objet [décrire brièvement l'objet]. [Le présent contrat spécifique porte sur le lot [compléter] du CC.]

III.1.3 Le contractant s'engage, aux conditions stipulées dans le CC et dans le présent contrat spécifique, ainsi que dans leur(s) annexe(s) qui en font partie intégrante, à exécuter les tâches suivantes [:] [décrites à l'annexe [compléter].]

Article III.2: Entrée en vigueur et durée

III.2.1 Le présent contrat spécifique entre en vigueur [à la date de sa signature par la dernière partie] [le [date] si les deux parties l'ont déjà signé].

III.2.2 La durée d'exécution des tâches ne doit pas dépasser [compléter] [jours][mois]. L'exécution des tâches commence [à la date d'entrée en vigueur du présent contrat spécifique] [le date].

Le délai d'exécution des tâches ne peut être prolongé que moyennant l'accord exprès écrit des parties avant l'expiration du délai.

Article III.3: Prix

III.3.1 Le prix total maximal à verser en vertu du présent contrat spécifique s'élève à [montant en chiffres et en lettres] euros et couvre l'ensemble des tâches exécutées.

III.3.2 Outre le prix total maximal, [il n'est prévu aucuns frais remboursables] [les frais jusqu'à concurrence de [montant en chiffres et en lettres] euros sont remboursés selon les modalités prévues au CC].

***

[Option: pour les contractants pour lesquels la TVA est due en Belgique] [Si la TVA est due en Belgique, les dispositions du présent contrat spécifique constituent une demande d'exemption de la TVA n° 450, article 42, paragraphe 3.3, du code de la TVA (circulaire n° 2/1978), à condition que le contractant porte la mention suivante sur la (les) facture(s): «Exonération de la TVA, article 42, paragraphe 3.3, du code de la TVA (circulaire 2/1978)», ou une mention équivalente en néerlandais ou allemand.]

[Option: pour les contractants pour lesquels la TVA est due au Luxembourg] [Si la TVA est due au Luxembourg, le contractant porte la mention suivante sur les factures: «Commande destinée à l'usage officiel de l'Union européenne. Exonération de la TVA Article 43 § 1 k 2e tiret de la loi modifiée du 12.02.79.» Pour les achats intracommunautaires, il convient d'ajouter sur les factures la mention: «À l'usage officiel de l'Union européenne. Exonération de la TVA / Union européenne / Article 151 de la directive 2006/112/CE du Conseil.»]

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Article III.5: Exploitation des résultats

[Sans objet]

[Détailler l'exploitation prévue des résultats liée à la demande de service complétant ou remplaçant la clause I.8 des conditions particulières]

Annexes

Demande de service

Offre spécifique du contractant (n° [compléter]37 du [date]) Signatures

Pour le contractant,

[dénomination sociale/prénom/nom/fonction]

signature[s]: _______________________

Pour le pouvoir adjudicateur,

[prénom/nom/fonction]

signature[s]:_____________________

Fait à [Bruxelles], le [date] Fait à [Bruxelles], le [date]

en deux exemplaires en français.

37 Ajouter le numéro en cas de contrat-cadre multiple avec remise en concurrence.

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Annexe A Déclaration du contractant concernant les droits attachés au résultat livré

Je soussigné(e) [nom du mandataire du contractant], représentant [nom du contractant], partie au contrat [spécifique] [intitulé ou numéro], garantis que le contractant est titulaire de tous les droits cédés relatifs à [intitulé et/ou description du résultat] livré, qui [est] [sont] libre[s] de toute revendication de tiers.

Les résultats susmentionnés ont été réalisés par [noms des auteurs]. Les auteurs ont cédé tous leurs droits correspondants attachés aux résultats à [nom de l'entité cessionnaire des droits] [par contrat du [date]] [dont un extrait représentatif est] joint en annexe.

Les auteurs [ont reçu l'intégralité de leur rémunération le [date]] [recevront l'intégralité de leur rémunération convenue dans un délai de [compléter] semaines à compter de [la date de la présente déclaration] [la réception de la confirmation de l'acceptation de l'œuvre]. [La déclaration des auteurs confirmant le paiement est jointe en annexe].

Date, lieu, signature

Annexe B Déclaration de l'auteur / de l'intermédiaire de livraison

de [intitulé du résultat]

au titre du contrat[-cadre] n° [compléter]

[contrat spécifique n° [compléter]]

conclu entre le pouvoir adjudicateur et [nom du ou des contractants]

Je soussigné(e) [nom du mandataire de l'intermédiaire], représentant [nom de l'intermédiaire], déclare être le titulaire des droits sur [préciser les parties concernées du résultat], [dont je suis l'auteur] [qui m'ont été cédés par [nom]].

J'ai pris connaissance du contrat[-cadre] susmentionné, notamment de ses articles I.8 et II.10, et je confirme avoir cédé tous les droits concernés à [nom].

Je déclare [avoir reçu l'intégralité de ma rémunération] [avoir accepté d'être rémunéré le [date] au plus tard].

[En tant qu'auteur, je confirme également ne pas m'opposer à la mention de mon nom lors de la présentation des résultats au public et je confirme que les résultats peuvent être divulgués.]

Date, lieu, signature

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CAHIER DES CHARGES - European Commission · Commission européenne/Europese Commissie, 1049...

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