Réf. WBC\ cdc carv01_01.doc du 06/02/2011 07:36:40

Département IRM

Cahier des charges

CAR

Gestion de la location et de la maintenance de véhicules

CAHIER DES CHARGES CAR

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HISTORIQUE DES REVISIONS

Référence Rév. Date Auteur(s) Nature de la révision CDC CAR 00 04/11/06 WBC Version projet initiale

01 30/09/10 WBC modifications architecture ; modifications mineures par

ailleurs pour réalisation d’un prototype de démonstration.

01_01 05/02/11 WBC mise en conformité générale avec les nouvelles dispositions des CDC de BYRON ;

refonte générale du paragraphe 8.1 ;

modifications mineures (provision 5 % en particulier).

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Table des matières

1. INTRODUCTION .....................................................................................................................6

1.1. Nature de la fourniture .....................................................................................................6

1.2. Contexte du projet .............................................................................................................6

2. TERMINOLOGIE.....................................................................................................................6

3. DOCUMENTS APPLICABLES...............................................................................................7

3.1. Règles ACAI.......................................................................................................................7

3.2. Données de test...................................................................................................................7

4. LIVRABLES..............................................................................................................................7

5. FOURNITURES DU MAÎTRE D’OUVRAGE........................................................................8

6. DESCRIPTION DE L’APPLICATION CAR..........................................................................8

6.1. Acteurs................................................................................................................................8

6.2. Logiciels ..............................................................................................................................9 la gestion de l’offre commerciale ; .........................................................................................9 la gestion des clients ; ............................................................................................................9 la gestion d’une agence et de son parc associé ; ....................................................................9 la gestion des réservations et des locations ;..........................................................................9 la gestion de la maintenance ; ................................................................................................9 la gestion de la facturation client et des fournisseurs ; ...........................................................9 l’administration de l’application. ............................................................................................9

6.3. Architecture .......................................................................................................................9

7. ENTITES DU LOGICIEL ......................................................................................................11

7.1. Catégorie de véhicule.......................................................................................................11

7.2. Modèle véhicule................................................................................................................11

7.3. Equipements spéciaux .....................................................................................................11

7.4. Véhicule ............................................................................................................................11

7.5. Client.................................................................................................................................11

7.6. Contrat partenaire...........................................................................................................12

7.7. Contrat d’abonnement ....................................................................................................12

7.8. Tarif de location véhicule................................................................................................12

7.9. Tarif équipements spéciaux (forfait journalier) ...........................................................12

7.10. Réservation.......................................................................................................................12

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7.11. Location ............................................................................................................................13

7.12. Employé ............................................................................................................................13

7.13. Agence...............................................................................................................................13

7.14. Retour véhicule ................................................................................................................13

7.15. Inspection véhicule ..........................................................................................................13

7.16. Opération de maintenance..............................................................................................13

8. DESCRIPTION DETAILLEE DE LA FOURNITURE........................................................14

8.1. Fonctionnalités .................................................................................................................14 8.1.1. Gérer l’offre commerciale..............................................................................................14 8.1.2. Gérer les clients..............................................................................................................14 8.1.3. Gérer une agence et son parc associé .............................................................................14 8.1.4. Gérer les réservations et les locations ............................................................................14 8.1.5. Gérer la maintenance......................................................................................................15 8.1.6. Gérer la facturation client et fournisseurs ......................................................................15 8.1.7. Administrer l’application ...............................................................................................15

8.2. Exigences non fonctionnelles ..........................................................................................16

8.3. Volumétrie........................................................................................................................16

9. CONDITIONS GENERALES ................................................................................................16

9.1. Forme contractuelle.........................................................................................................16

9.2. Conditions financières.....................................................................................................16

9.3. Avenants au marché ........................................................................................................16

9.4. Responsabilité du Titulaire.............................................................................................17

9.5. Responsabilité et obligations de BYRON ......................................................................17

9.6. Limitations de responsabilité et assurances ..................................................................18

9.7. Propriété et mesures de sauvegarde...............................................................................18

9.8. Confidentialité..................................................................................................................18

9.9. Communication avec le Maître d’Ouvrage ...................................................................18

9.10. Pouvoir hiérarchique et disciplinaire ............................................................................18

9.11. Résiliation et cessation.....................................................................................................20

9.12. Dispositions relatives au travail légal.............................................................................20

9.13. Non sollicitation du personnel ........................................................................................21

9.14. Clause de transfert - cession ...........................................................................................21

10. CONDITIONS DE REALISATION.......................................................................................21

10.1. Délai de réalisation ..........................................................................................................21

10.2. Lieu d’exécution de la prestation ...................................................................................21

10.3. Validation des spécifications détaillées ..........................................................................21

10.4. Suivi de la réalisation ......................................................................................................21

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10.5. Comptes rendus d’avancement ......................................................................................22

11. MANAGEMENT DE LA QUALITE......................................................................................22

11.1. Documentation .................................................................................................................23

11.2. Gestion des demandes de modification..........................................................................23

11.3. Gestion de configuration .................................................................................................23

11.4. Outils de développement .................................................................................................23

12. VERIFICATIONS, RECETTE ET GARANTIE...................................................................23

12.1. Conditions générales........................................................................................................23

12.2. Réceptions.........................................................................................................................24

12.3. Réception avec refaction ou réserves .............................................................................24

12.4. Ajournement ....................................................................................................................24

12.5. Rejet ..................................................................................................................................24

12.6. Audits................................................................................................................................25

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1. INTRODUCTION 1.1. Nature de la fourniture L’objet du présent cahier des charges est la fourniture d’une application destinée à gérer toutes les agences de location de véhicules de la société BYRON. Cette application permettra aux clients de réserver un véhicule, et aux agences de gérer les locations, le parc et la maintenance des véhicules. Cette application sera utilisable sur l’intranet de la société ou à l’extérieur à l’aide d’un navigateur Web, mais également sur des terminaux de type « MOBILE COMPIA M3 SKY » et des téléphones cellulaires avec dans ce dernier cas des fonctionnalités limitées. 1.2. Contexte du projet Créé en 1956 par William BYRON aux Etats-Unis, BYRON s'est rapidement développé pour devenir un réseau international. BYRON vient de décider de s’implanter en France et de devenir leader sur ce marché. Les premières agences à Paris, Orly et Nice seront dotées d'une flotte d'une centaine de véhicules. BYRON représentera à terme en 2014 en Europe un réseau de 536 points de vente, dont une centaine en France, une présence dans plus de 270 villes, 65 aéroports, 194 gares, une flotte moyenne disponible de 35 600 véhicules et 2186 personnes décidées à faire mille fois plus. BYRON est ainsi la société de location de voitures en Europe qui possèdera le plus grand nombre de véhicules et le réseau le plus étendu. Avec plus de 70 000 véhicules neufs achetés chaque année, BYRON sera ainsi l'un des tous premiers acheteurs de voitures.

2. TERMINOLOGIE Administrateur : responsable informatique Agent commercial : personne s’occupant de la location des véhicules dans une agence. Elle possède des droits spécifiques s’ajoutant aux droits des clients ; LM : logiciel mobile CAR sur terminal MOBILE COMPIA M3 SKY

LN : logiciel national CAR (architecture JEE)

LT : logiciel CAR de réservation disponible sur téléphone cellulaire.

Location : acte de rédaction du contrat de location et de de remise effective d’un véhicule à un client suite à sa réservation (validée). Processus de réservation : ensemble des traitements permettant à un client de réserver un véhicule ; Réservation : acte par lequel un client s’engage à louer un véhicule, et qui est ensuite validé par le loueur (réservation « validée »). Titulaire : organisme ayant remporté le marché Utilisateur : lorsque ce terme est utilisé dans ce document, il peut désigner un client, un agent commercial, etc. Il s’agit donc d’un terme permettant de désigner une personne interagissant avec le système.

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VA : vérification d’aptitude (ancien équivalent : réception provisoire). Processus permettant de vérifier qu’à un instant donné le logiciel est conforme aux exigences. VAF : vérification d’aptitude fonctionnelle. Partie de la VA permettant de s’assurer que le logiciel est conforme aux exigences fonctionnelles du cahier des charges. VAT : vérification d’aptitude technique. Partie de la VA permettant de s’assurer que le logiciel est conforme aux exigences techniques du cahier des charges et en particulier qu’il fonctionne correctement dans son environnement de production. VSR : vérification de service régulier (ancien équivalent : réception définitive). Processus permettant de s’assurer que le logiciel fonctionne conformément aux exigences et sans déficiences constatées (anomalies) pendant une période déterminée.

3. DOCUMENTS APPLICABLES 3.1. Règles ACAI Les recommandations ou règles contenues dans les guides techniques ACAI du ministère de l’équipement (dernière version) seront appliquées par le titulaire lors des développements des logiciels. Ces documents sont disponibles à : http://www.informatique.dgpa.equipement.gouv.fr/ [1-1] guide de conception-réalisation ; [1-2] guide de persistance ; [1-3] guide d’ergonomie ; [1-4] guide de modélisation. 3.2. Données de test Le fichier « Données de test_car.pdf » sera utilisé pour effectuer les tests fonctionnels chez le Titulaire.

4. LIVRABLES Le Titulaire aura à sa charge les fournitures suivantes : Pour l’ensemble du projet : 1. Le plan de management de projet ; 2. Les logiciels et services suivants : Un logiciel national LN ; Un logiciel LT sur téléphone cellulaire ; Un logiciel mobile LM sur terminal MOBILE COMPIA M3 SKY ; une assistance à la VA des logiciels développés, constituée de la vérification d’aptitude

fonctionnelle (VAF) et de la vérification d’aptitude technique (VAT) sur une plateforme d’homologation, sur une période de 60 jours ;

une assistance pour l’installation dans l’environnement de production des logiciels LN, LT et LM ;

une assistance lors de la mise en production des applications sur plusieurs zones pilotes ; la formation des acteurs à l’utilisation des applications développées ;

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le suivi et l’assistance à BYRON pendant la VSR (3 mois maximum après la mise en production sur l’ensemble du territoire) à l’issue de laquelle la recette définitive sera prononcée ;

une garantie d’un an sur les logiciels fournis après recette définitive des logiciels développés ;

une assistance aux utilisateurs par un centre d’appel pendant une période de 1 an après la recette définitive des logiciels développés.

3) Les documents techniques et les sources des logiciels qui resteront la propriété de BYRON. Le Titulaire fournira pour chaque application les documents suivants : les spécifications fonctionnelles détaillées ; la charte graphique utilisée ou sa référence ; les maquettes des écrans et de leur cinématique ; le dossier développeur comportant la description de l’environnement standard de

développement pour toute l'équipe, les références et versions des outils à utiliser, leur mode d'installation et d'utilisation, les modalités de gestion de configuration (répertoires, utilisation de CVS ou WinCVS, ant, etc.) et de travail collaboratif ;

le dossier de conception ; les règles de programmation utilisées ou leur référence ; les composants sources de tous types (html, java, C#, etc.) ; le dossier de gestion de configuration, y compris les procédures de génération des

composants d’exploitation et les scripts de génération de la base de données ; les composants nécessaires au fonctionnement du logiciel, ainsi que le(s) éventuels

logiciel(s) de déploiement ; la stratégie de tests ; le dossier de tests, y compris éventuels scripts et sources ; le manuel d’installation ; le manuel d’utilisation. Ne sont pas à la charge du titulaire : les matériels, la fourniture des licences Oracle pour la production.

5. FOURNITURES DU MAÎTRE D’OUVRAGE Le Maître d’Ouvrage mettra à la disposition du Titulaire les matériels (notamment un terminal MOBILE COMPIA M3 SKY), documents et informations cités dans le présent cahier des charges et nécessaires à la réalisation des prestations.

6. DESCRIPTION DE L’APPLICATION CAR 6.1. Acteurs Les intervenants concernés par le projet sont de deux types: Les clients qui se connectent directement sur le site de l’application nationale (partie Front

Office de LN) ou qui réservent directement dans une agence, ou par téléphone uniquement pour les abonnés par l’application LT;

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Les acteurs internes de BYRON qui utilisent la partie Back Office de LN ou l’application LM:

Les agents commerciaux d’une agence en contact direct avec la clientèle ; Le responsable d’une agence ; Les responsables de parcs de véhicules ; La direction commerciale qui doit actualiser facilement les offres commerciales, les

tarifs et les contrats avec les partenaires ; Le service du personnel ; Le service comptabilité ; L’administration du système

6.2. Logiciels Trois logiciels devront être développés : a) Un logiciel national (LN), situé dans un data center chez un prestataire de services (Cf. figure), permettra à l’aide d’un navigateur Web l’accès aux services suivants : la gestion de l’offre commerciale ; la gestion des clients ; la gestion d’une agence et de son parc associé ; la gestion des réservations et des locations ; la gestion de la maintenance ; la gestion de la facturation client et des fournisseurs ; l’administration de l’application. b) Un logiciel (LT) permettant aux clients titulaires d’une carte d’abonnement de réserver rapidement un véhicule au moyen d’un téléphone cellulaire. Ce logiciel dispose de fonctionnalités limitées. c) Un logiciel mobile sur terminal MOBILE COMPIA M3 SKY (LM), fonctionnant en mode connecté dans l’agence par liaison WiFi , destiné aux agents responsables des parcs véhicules. 6.3. Architecture L’architecture générale de l’application CAR est présenté sur la figure suivante.

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Mobile COMPIA M3 SKY

WiFi

Opérateur téléphonique

Serveur Web / Serveur Base de données/ etc.

Internet

Borne parc agence

Ordinateur avec navigateur Web

Edge /3G

Application LT

Application LM

Application LN

Type de liaison et matériel éventuel à

déterminer

Serveur d’accès distant

Architecture générale de l’application

Les terminaux de type MOBILE COMPIA M3 SKY sous Windows Mobile 6.1, seront utilisés par les responsables de parc. Ces terminaux comportent un lecteur RFID, un lecteur de code barre et des interfaces de communication GSM/GPRS et WiFi 802.11g. Ils communiqueront en WiFi avec la base de données centrale de type Oracle, via un serveur d’accès distant Windows.

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7. ENTITES DU LOGICIEL Ce chapitre décrit la modélisation plus précise, mais incomplète et non normalisée, des concepts intervenant dans cette application. 7.1. Catégorie de véhicule Classe : A à XX ; Description de la catégorie (texte) ; Exemples de la catégorie (texte). 7.2. Modèle véhicule Type : tourisme, utilitaires, prestige, camping-car ; Catégorie de rattachement (Cf. 7.1) ; Marque ; Version ; Dénomination commerciale ; Code national d’identification du type ; Type de transmission : manuelle / automatique ; Climatisation ; Nombre de portes ; Nombre de passagers ; Capacité bagages : m valise / n sacs ; Age minimum ; Nombre requis d'années de possession du permis de conduire ; Airbag : conducteur / passager ; Accessoires : radio / lecteur cassette / lecteur CD ; Liste équipement spéciaux disponibles (Cf. 7.3). 7.3. Equipements spéciaux Option GPS ; Siège bébé (<12 mois) ; Siège enfant (1 à 4 ans) ; Rehausseur enfant (4 à 12 ans) ; Equipement neige ; Chaînes ; Porte skis. 7.4. Véhicule N° immatriculation ; N° identification du véhicule ; Date de première mise en circulation. 7.5. Client

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Type : particulier (sans ou avec carte d’abonnement) / Entreprise / Partenaire (entreprise, agence de voyage, compagnies aériennes et ferroviaires) ;

Nom ou Raison commerciale ; Adresse ; Téléphone ; Courriel ; Nom éventuel du responsable. 7.6. Contrat partenaire Client ; Volume de location annuel ; Date du marché ; Date de validité du marché ; Remise. 7.7. Contrat d’abonnement Type : azur, affaires, senior, prestige ; Date abonnement ; Date de validité ; Remise. 7.8. Tarif de location véhicule Modèle de véhicule ; Date abonnement ; Date de validité ; Nombre de kilomètres journaliers compris dans le forfait ; Montant du forfait journalier ; Prix du km complémentaire. 7.9. Tarif équipements spéciaux (forfait journalier) Option GPS ; Siège bébé (<12 mois) ; Siège enfant (1 à 4 ans) ; Rehausseur enfant (4 à 12 ans) ; Equipement neige ; Chaînes ; Porte skis. 7.10. Réservation Agence de départ ; Date départ ; Date retour ; Tarif : public / abonné / partenaire ;

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Catégorie de véhicule ; Conducteur additionnel . 7.11. Location Agent ayant effectué la mise à disposition du véhicule ; Date de location ; Références du véhicule. 7.12. Employé Nom – prénom ; Adresse ; N° SS ; Fonction : directeur commercial, responsable agence, agent commercial, responsable parc

voiture d’une agence ; Rattachement : siège / agence. 7.13. Agence Libellé ; Adresse ; Responsable. 7.14. Retour véhicule Agent ayant effectué le retour ; Date de retour ; Agence de retour. 7.15. Inspection véhicule Date d’inspection ; Inspecteur ; Kilométrage ; Quantité de carburant à facturer ; Liste des vérifications effectuées ; Constats éventuels. 7.16. Opération de maintenance Cadre : sous garantie constructeur / hors garantie constructeur ; Type : préventive, corrective, légale ; Objet : carrosserie / châssis / moteur / train avant / train arrière / boîte à vitesse / accessoire

moteur / tableau de bord / accessoires internes / habitacle / mises à niveau fluides / vidange ; Description ; Date prévue ; Durée prévue ;

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Garage.

8. DESCRIPTION DETAILLEE DE LA FOURNITURE 8.1. Fonctionnalités Les services prévus dans l’application sont détaillés dans les paragraphes suivants. La disponibilité des informations ou des services disponibles sur un logiciel sera indiquée par les abréviations suivantes : LN : logiciel national (navigateur web sur ordinateur) ; LT : logiciel d’information sur téléphone cellulaire (Edge/3G) ; LM : logiciel sur terminal MOBILE COMPIA M3 SKY (WiFi ) ;

8.1.1. Gérer l’offre commerciale

Cette fonctionnalité permettra au Directeur commercial d’établir le catalogue des véhicules proposés, puis d’établir les tarifs de location des véhicules du catalogue, les tarifs de location des accessoires spéciaux ainsi que les tarifs des cartes d’abonnements et les remises associées

8.1.2. Gérer les clients

Cette fonctionnalité permettra d’abord de gérer les clients, de calculer le chiffre d’affaires réalisé pour chacun d’eux, et de visualiser les listes de clients selon certain critères (par agence, par département, par type) avec leurs coordonnées et leurs contacts. Elle permettra également d’assurer la gestion des contrats partenaires, et en particulier de les faire valider par le directeur commercial. Une vérification annuelle du CA réalisé par rapport au CA contractuel sera effectuée. On pourra enfin saisir ou modifier un nouvel abonnement.

8.1.3. Gérer une agence et son parc associé

Cette fonctionnalité doit permettre de gérer une agence sous les aspects rattachement du personnel à l’agence, gestion du chiffre d’affaires et des dépenses de maintenance, et état de mouvement des véhicules de l’agence à tout instant (LN). Le responsable parc de véhicules d’une agence pourra affecter un véhicule au parc de l’agence, visualiser la liste des véhicules actuellement disponibles dans le parc de l’agence (LN, LM) ou disponibles sur une période (journée, semaine, quinzaine, mois) - (LN seulement).

8.1.4. Gérer les réservations et les locations

Cette fonction permettra à un agent commercial via l’application LN, par téléphone ou en vis-à-vis avec le client, et à un client, sur le Web via les applications LN et LT, de renseigner une réservation de véhicule. Les réservations par téléphone ne peuvent être effectuées que par les titulaires d’une carte d’abonnement et les partenaires pour le compte d’un de leurs clients. Dans ce dernier cas un numéro de réservation et le nom de famille du client est transmis par le partenaire. Dans les autres cas une caution sera réglée en espèces, par chèque ou par carte bancaire. Toute réservation doit être validée par l’agent commercial de l’agence de départ (LN) et le client est informé de l’état de la validation. Une réservation peut être annulée par le client (LN, LT) ou par l’agent commercial suite à sa demande (LN). Le responsable d’agence et l’agent

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commercial peuvent visualiser l’état des réservations (par agence, par client, par département) – (LN). Lorsque le client se présente à l’agence pour la mise à disposition du véhicule, l’agent commercial renseigne dans l’application LN les compléments d’informations nécessaires à l’édition du contrat de location (vérification de la pièce d’identité présentée, numéro de permis de conduire, véhicule mis à disposition et son kilométrage, éventuelles options d’assurances complémentaires choisies par le client comme assistance panne, perte des clés, vol d’accessoires optionnels). Le retour est renseigné dans l’application LN par l’agent commercial de l’agence de retour. En même temps le responsable du parc agence renseigne dans l’application LM une inspection (état du véhicule et des accessoires, remplissage du réservoir de carburant, kilométrage actuel) ainsi que des éventuels constats. Ces renseignements sont utilisées par ailleurs pour l’encaissement du montant de la location et l’édition de la facture. Cette fonctionnalité permet également au responsable d’agence et à l’agent commercial de visualiser l’état des réservations, des locations et de leurs historiques (par agence, par client, par département) – (LN).

8.1.5. Gérer la maintenance

Cette fonctionnalité permet au responsable du parc véhicule de renseigner / éditer une demande de réparation d’un véhicule (LN, LM) suite à des constats de retour, d’identifier les opérations de maintenance préventive des véhicules pour le mois suivant (LN), d’affecter une demande de réparation ou de maintenance à un garage (LN, LM), de valider les interventions effectuées par les garages (LM). Le règlement des factures mensuelles fournisseurs est prévu dans la fonctionnalité « facturation et règlements ». L’édition de l’historique des opérations de maintenance et de leur montant, par modèle, par année, par marque et par période seront disponibles pour l’agent commercial, le responsable commercial et le comptable (LN).

8.1.6. Gérer la facturation client et fournisseurs

Cette fonctionnalité disponible seulement sur LN, et accessible à l’agent commercial et au responsable d’agence ainsi qu’au service comptabilité, permet d’abord l’édition d’un récépissé de versement de caution lors d’une réservation (fichier pdf expédié par courriel, ou papier dans l’agence en vis-à-vis du client), de renseigner l’encaissement du montant de la location (espèces, chèque, carte bancaire avec liaison banque), d’éditer une facture papier après le retour véhicule ou d’éditer une facture mensuelle pour les partenaires (papier ou format PDF selon le ca). On pourra également éditer la facture correspondant à un nouvel abonnement ou à son renouvellement (papier et pdf). Cette fonctionnalité permet également de régler les factures mensuelles des garages par virement bancaire (LN).

8.1.7. Administrer l’application

Cette fonctionnalité implémentée dans LN permettra à l’administrateur système de BYRON de gérer les habilitations.

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8.2. Exigences non fonctionnelles La langue du logiciel sera le français ; Connexions sécurisées par mot de passe ; Chaque catégorie d’utilisateurs disposera de droits spécifiques ; On utilisera au maximum des composants sur étagères ; Logiciel LN : technologie JEE avec EJB sur serveur d’applications JBoss (version 5.1.0) et

une base de données Oracle 10gR2, structure en couches (présentation, application, métier, mapping, données), liaison avec la banque par Web services (AXIS 2).

Logiciel LM : fonctionnement en mode connecté uniquement, langage C# ou .NET, structure en couches.

8.3. Volumétrie Les informations de volumétrie seront fournies au titulaire au début de développement.

9. CONDITIONS GENERALES 9.1. Forme contractuelle Ce marché est forfaitaire avec obligation de résultats sur la base du présent cahier des charges. 9.2. Conditions financières Ce marché est conclu pour un montant de 550.000 euros HT.

(la liste et le contenu des jalons contractuels ainsi que les règlements correspondants ont été supprimés du présent cahier des charges pour des besoins pédagogiques)

9.3. Avenants au marché Les prestations définies dans le présent cahier des charges pourront évoluer en cours de contrat, soit à la demande du Maître d’Ouvrage, soit à la demande du Titulaire. Ces modifications ne devront viser qu’à remédier à une impossibilité d’exécution. Elles devront être acceptées par les deux parties. Le montant du marché comporte une provision de 5 % de fonctionnalités complémentaires qui pourraient être demandées par BYRON et qui ne lui sera pas cessible. Le pourcentage de fonctionnalités complémentaires sera calculé par le rapport 100*(nouvelles user stories)/(user stories existantes). Toute demande d’évolution par rapport au périmètre initial du projet, y compris celles relevant de la provision du paragraphe précédent, fera l’objet d’une proposition technique et financière. Les demandes d’évolution seront traitées de la façon suivante : établissement par BYRON d’un cahier des charges ;

analyse et évaluation (faisabilité, opportunité, charge et délais) par le Titulaire ;

accord de BYRON sur la proposition du Titulaire ;

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réalisation et suivi de la modification par le Titulaire selon le planning convenu contradictoirement.

9.4. Responsabilité du Titulaire Le Titulaire est responsable des moyens (techniques, humains) à mettre en œuvre pour la réalisation de cette prestation dans les délais définis et la qualité prescrite. Le Titulaire s’engage à désigner, parmi son personnel, pendant toute la durée du contrat, comme interlocuteur de BYRON, un représentant investi d’un plein pouvoir de décision pour l’exécution du contrat (le responsable du projet). Dans le cadre de ses attributions, et sans qu’il puisse amender le contrat, la signature du responsable de projet engage en toute matière, immédiatement et irrévocablement le prestataire. Le Titulaire s’engage à désigner un remplaçant investi des mêmes pouvoirs que le responsable de projet, en cas d’incapacité temporaire ou définitive de ce dernier. Le Titulaire signalera à BYRON tous les éléments qui lui paraîtraient de nature à compromettre la bonne exécution des travaux. A ce titre, le Titulaire devra notamment : conseiller BYRON, dans le périmètre du contrat, sur tout choix ou toute demande effectuée

par BYRON qui pourrait affecter les objectifs du contrat ou avoir une incidence sur ses conditions de réalisation ;

dans ce cadre, alerter de manière motivée BYRON, sur tout événement, évolution ou incident pouvant affecter les objectifs et les engagements visés par le présent contrat, y compris si cet événement est imputable à BYRON et proposer, le cas échéant, tout complément ou toute modification aux prestations réalisées dans le cadre du présent contrat.

La validation de documents ou de livrables partiels par BYRON ne saurait dégager le Titulaire de son obligation de fournir un produit conforme aux exigences du présent cahier des charges. Le Titulaire ne peut, sauf accord écrit de BYRON, sous-traiter tout ou partie des travaux du marché à un ou plusieurs organismes. 9.5. Responsabilité et obligations de BYRON BYRON s’engage à : désigner, pour la durée du contrat, un interlocuteur du prestataire, personne qualifiée ayant la

responsabilité de prendre ou de faire prendre toute décision en son nom ; mettre le Titulaire en rapport avec les membres de son personnel concernés par la réalisation

des travaux ; coordonner les actions de ses services et personnel ainsi que ses éventuels prestataires

extérieurs amenés à intervenir sur le projet CAR ; procéder aux recettes d’aptitude dans les délais convenus au planning, et permettant au

Titulaire de respecter le planning ; valider tout livrable documentaire remis par le Titulaire dans les 15 jours ouvrés suivant sa

remise, à défaut le planning sera prolongé d’autant.

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BYRON s’engage à communiquer au personnel du Titulaire toute information et tout document dont elle dispose et à lui en faciliter la consultation, dans la mesure où ces informations et ces documents seront nécessaires au prestataire pour l’exécution de ses travaux. 9.6. Limitations de responsabilité et assurances La Direction des Systèmes d’Information de BYRON reconnaît une expérience professionnelle dans le domaine de l’informatique. En cas de dommages directs causés à l’une des parties du fait de l’exécution du présent contrat, les parties conviennent que la responsabilité de l’autre partie, est limitée par an au montant annuel du lot concerné et ce quel que soit le fondement juridique de la réclamation et la procédure employée pour la faire aboutir. Les parties conviennent que les préjudices indirects ne donneront pas lieu à indemnisation. Les parties conviennent en particulier que tout préjudice commercial, perte de commandes, troubles commerciaux ou actions de tiers, constituent des dommages indirects. Le prestataire déclare être titulaire d'une police d'assurance garantissant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile au cas où celle-ci serait engagée. Le Titulaire s’engage à souscrire auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable, une (des) police(s) d’assurance Responsabilité Civile Exploitation et Responsabilité Civile Professionnelle, couvrant toutes les conséquences pécuniaires du fait de sa responsabilité et pour un montant maximum global de 1 millions d’euros par an. 9.7. Propriété et mesures de sauvegarde Le Titulaire ne pourra se prévaloir de la propriété (même intellectuelle) des sources et des livrables conçus pour les besoins du présent cahier des charges. Le Titulaire pourra utiliser des composants sur étagères. L’utilisation de ces composants devra être préalablement approuvée par le maître d’ouvrage. Le Titulaire développera et mettra en œuvre une procédure de sauvegarde des sources des logiciels développés dans le cadre de ce contrat. Cette procédure devra être préalablement approuvée par le délégué du Maître d’Ouvrage avant sa mise en application. 9.8. Confidentialité Le Titulaire s’engage à ne diffuser aucune information relative à ce marché. 9.9. Communication avec le Maître d’Ouvrage Le courrier électronique pourra être utilisé par le chef de projet du Titulaire pour les échanges d’informations. 9.10. Pouvoir hiérarchique et disciplinaire

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Le personnel du Titulaire reste en toutes circonstances sous son autorité hiérarchique et disciplinaire. A ce titre, le Titulaire assume, par tout moyen qu’il jugera approprié, l’encadrement de son personnel. Il veillera notamment à ce que ses salariés respectent les prescriptions d’hygiène et de sécurité applicables au sein des établissements de BYRON et assimilés dans lesquels ils seront conduits à intervenir. Le Titulaire assure en sa qualité d’employeur, la gestion administrative, comptable et sociale de ses salariés intervenant dans l’exécution des travaux prévus dans le cadre du présent contrat.

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9.11. Résiliation et cessation Chaque partie pourra résilier le présent contrat de plein droit en cas de manquement par l’autre partie à l'une de ses obligations au titre du présent contrat, à laquelle cette dernière n'aurait pas remédié dans un délai de trente (30) jours calendaires suivant la date de mise en demeure, par courrier recommandé AR d'exécuter ses obligations, et ce, sans préjudice de l'exercice des autres droits dont elle dispose et notamment celui de réclamer la réparation de son préjudice. La résiliation du contrat entraîne de plein droit la résiliation de la commande et les avenants en cours, sauf dispositions contraires exprimées dans la lettre de résiliation du contrat. En revanche, la résiliation d’un ou de plusieurs avenants ne vaut pas ipso facto résiliation du présent contrat, sauf dispositions contraires exprimées dans la lettre de résiliation du ou des avenants. Dans tous les cas de résiliation, BYRON, en accord avec le Titulaire, assure le paiement des études, prestations, développements, formations et services effectivement réalisés à la date d’effet de la résiliation. En cas de cessation des relations contractuelles, BYRON reste propriétaire des développements réalisés. 9.12. Dispositions relatives au travail légal Le Titulaire s’engage à produire à BYRON, à la signature du contrat ainsi qu’à chaque éventuelle reconduction, un document mentionnant le nom ou la dénomination sociale, l’adresse complète et le numéro d’immatriculation au RCS ou au répertoire des métiers ou à une liste ou un tableau d’un ordre professionnel, la copie de l’avis d’imposition à la taxe professionnelle pour l’exercice précédent, et l’attestation sur l’honneur prévue au présent contrat. En cas de changement de forme juridique de la société, ces documents sont également à produire. En cas de sous-traitance, le Titulaire atteste sur l’honneur que le(s) sous-traitant(s) lui a (ont) fourni les documents prévus par l’article R 324-4 du code du travail et qu’il dispose lui-même d’une attestation sur l’honneur du(des) sous-traitant(s) indiquant que ce(s) dernier(s) ne fait (font) pas appel à des travailleurs étrangers en situation irrégulière. A défaut, BYRON se réserve le droit de résilier de plein droit le présent contrat. De plus, le(s) sous-traitant(s) doit(vent) attester sur l’honneur : si la société est établie ou domiciliée en France : que la société n’a pas fait l’objet au cours

des cinq dernières années, d’une condamnation inscrite au bulletin n° 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L 324-9, L 324-10, L 341-6, L 125-1 et L 125-3 du code du travail ;

si la société est domiciliée ou établie hors de France : que le travail sera réalisé avec des

salariés employés régulièrement au regard de la réglementation française ou des règles d’effet équivalent dans le pays auquel ils sont attachés.

A défaut, BYRON se réserve le droit de ne pas agréer le(s) sous-traitant(s).

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9.13. Non sollicitation du personnel Chacune des parties s’oblige à n’engager, ni à chercher à engager, sans accord écrit préalable, aucun agent de l’autre partie participant ou ayant participé aux activités déclarées au présent contrat. Cette interdiction s’étend, depuis la signature du contrat, jusqu’à la fin du service d’administration et d’assistance aux utilisateurs. 9.14. Clause de transfert - cession Les parties conviennent que le présent contrat ne pourra en aucun cas faire l'objet d'une cession, totale ou partielle, à titre onéreux ou gratuit, au profit d'un tiers par l'une des parties, sauf accord exprès et préalable de l'autre partie. Il est expressément convenu entre les parties que chacune des parties pourra substituer au titre du présent contrat, toute entité contrôlée directement ou indirectement par l’une de ses filiales ou maison mère sous réserve d’en informer l’autre partie par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

10. CONDITIONS DE REALISATION 10.1. Délai de réalisation Les prestations débuteront le 1er juin 2011. Les applications devront être réceptionnées au plus tard le 10 octobre 2012. Les prestations associées (garantie, assistance aux utilisateurs, etc.) commenceront après la recette définitive du système (VSR). Les jalons associés aux livraisons intermédiaires seront les suivants : (les dates des jalons contractuels ont été supprimées du présent cahier des charges pour des

besoins pédagogiques) 10.2. Lieu d’exécution de la prestation La prestation sera réalisée dans les locaux du Titulaire. 10.3. Validation des spécifications détaillées Une validation des spécifications détaillées sera effectuée par BYRON. Cette validation portera également sur le protocole de recette qui sera appliqué à l’issue de la phase de développement, et sur les principes retenus pour les dialogues avec l’utilisateur. La validation de ce document par BYRON donnera lieu à un procès verbal avec des réserves éventuelles. Le Titulaire est seul responsable de la correction et de la complétude de ces documents, même après validation par BYRON. 10.4. Suivi de la réalisation Les parties mettront en place, dès l’attribution du marché au Titulaire, un comité de suivi des travaux et de relation entre les parties, conformément aux dispositions suivantes.

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Ce comité de suivi est l’instance de décision unique pour les travaux réalisés dans le cadre du présent contrat. Ce comité se réunit une fois par mois, cette fréquence pouvant être ajustée selon les nécessités du projet en accord entre les parties. Il a pour objet de : suivre les aspects contractuels ; définir les priorités et arbitrer les décisions ; suivre les risques et leurs actions associées ; préparer les prochaines échéances du projet ; valider le montant éventuel des pénalités. Et est constitué : du Chef de projet de BYRON; du Chef de projet du Titulaire. D’autres personnes peuvent intervenir si nécessaire, à la demande des participants. Le compte-rendu est rédigé par le Titulaire dans les 3 (trois) jours ouvrés suivant la réunion. Il est ensuite transmis pour validation à l’ensemble des participants. BYRON dispose de 3 (trois) jours ouvrés à compter de la réception du compte-rendu pour formuler ses remarques par écrit. Les remarques sont centralisées par le Chef de Projet de BYRON et transmises au Titulaire. Sans remarque sous 3 (trois) jours ouvrés, le compte-rendu est réputé validé. Le compte-rendu définitif est transmis à l’ensemble des participants. Les comptes-rendus ne pourront en aucun cas définir de nouveaux travaux ou amender ceux prévus au présent contrat, ni affranchir le Titulaire des engagements pris au titre du présent contrat. 10.5. Comptes rendus d’avancement Le Titulaire prépare des rapports mensuels d’avancement indiquant l’avancement des travaux et les prévisions de délais par rapport aux délais planifiés, en utilisant la décomposition des produits applicables au projet.

11. MANAGEMENT DE LA QUALITE Le Titulaire devra décrire dans un plan de management de projet les dispositions particulières qu’il s’engage à respecter pour ce marché :

la décomposition des fournitures en lots (ou articles) conformément aux échéances qui auront été négociées avec le maître d’ouvrage. Cette décomposition permettra de gérer le projet de façon rationnelle et efficace, de maîtriser la livraison des fournitures, de démontrer que toutes les exigences sont identifiées et satisfaites ;

les risques identifiés par le Titulaire ainsi que les mesures de prévention et de suivi

correspondantes ;

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la méthodologie industrielle adaptée au contexte de ce projet qui sera mise en œuvre ;

la planification en termes d’activités et de ressources en s’appuyant sur la livraison successive des lots précédemment définis. Ce plan comportera des activités de contrôles et de tests documentées adaptées à la criticité des fournitures. Ces activités et les actions résultantes sont enregistrées Ce plan devient contractuel après approbation du Maître d’ouvrage (ou de son représentant). A l’exception de la mise à jour des informations du planning, les modifications au plan de management de projet doivent être soumises pour approbation au Maître d’ouvrage (ou à son représentant) ;

l’organisation du projet.

11.1. Documentation Les documents prévus pour chaque logiciel sont spécifiés au chapitre 4. Ces documents devront respecter les modèles prédéfinis qui seront fournis par le Maître d’ouvrage. Les documents seront rédigés en français et livrés au format Word 2003 ou supérieur. 11.2. Gestion des demandes de modification Le Titulaire met en œuvre une procédure de modifications lors de toute modification des exigences. 11.3. Gestion de configuration Le Titulaire respectera une procédure d’identification et de suivi de la configuration : nomenclature des fournitures, version, évolution et état des modifications pour chaque fourniture ou élément d’une fourniture tels que documentation, sources et éléments nécessaires à la production, et les outils éventuels. 11.4. Outils de développement Le Titulaire devra mettre en place un environnement coopératif permettant de gérer avec BYRON les anomalies découvertes après livraison.

12. VERIFICATIONS, RECETTE ET GARANTIE 12.1. Conditions générales Chacun des livrables remis à BYRON au titre des travaux est soumis à des vérifications effectuées par BYRON et destinées à constater qu'il est conforme aux stipulations du contrat. BYRON s’engage, à l’issue de la livraison de l’ensemble des livrables de chacun des lots définis contradictoirement, à notifier au Titulaire dans un délai de 30 jours ouvrés, par lettre recommandée avec avis de réception postal, la réception éventuellement assortie d’une réfaction ou de réserves, l’ajournement ou le rejet de la commande. Si BYRON ne notifie pas sa décision dans ce délai, les travaux sont présumés être réceptionnés à l’issue du délai susvisé

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12.2. Réceptions BYRON prononce la réception des travaux (VA, VSR) si celles-ci sont conformes aux stipulations du contrat. La date de prise d’effet de la réception est précisée dans la décision de réception ; à défaut, c’est la date de notification de cette décision qui compte. 12.3. Réception avec refaction ou réserves Lorsque BYRON estime que les travaux, sans satisfaire entièrement aux conditions du contrat, peuvent être utilisées en l'état, elle notifie au Titulaire : soit une décision de réception avec réfaction d'un montant déterminé ; soit une décision de réception assortie de réserves. Celles-ci sont listées en une seule fois par livrable sur le relevé de décision, qui fixe également un délai pour effectuer les mises à niveau. La réception assortie de réserves a pour effet de suspendre le paiement : la retenue ainsi opérée ne sera versée qu’après la levée complète des réserves. 12.4. Ajournement Lorsque BYRON juge que les travaux peuvent être rendus conformes aux stipulations du contrat moyennant certains compléments, améliorations ou mises au point, elle prononce l’ajournement. Le Titulaire dispose de 8 jours ouvrés à compter de la décision d’ajournement, pour indiquer à BYRON le délai qui lui est nécessaire pour parfaire les travaux. A défaut de réponse du Titulaire dans les 8 jours ouvrés, ou si BYRON juge trop long le délai nécessaire au Titulaire pour parfaire les travaux, BYRON pourra substituer à la décision d’ajournement, une décision de réception éventuellement assortie d’une réfaction ou de réserves, ou le rejet. BYRON devra faire connaître sa décision au Titulaire dans les 10 jours ouvrés à compter de la réception de la lettre indiquant le délai de présentation des travaux ou à compter de la date limite à laquelle le Titulaire aurait dû faire connaître sa décision. A défaut, la décision d’ajournement est confirmée. Après ajournement des travaux, BYRON dispose à nouveau d’un délai de 15 jours ouvrés, à compter de la date de la nouvelle présentation par le Titulaire, pour procéder aux vérifications et notifier sa décision : nouvel ajournement, réception avec ou sans réfaction, réception avec ou sans réserves ou rejet. Les frais engendrés par les éventuelles corrections apportées aux travaux par le Titulaire sont à la charge de celui-ci. 12.5. Rejet Lorsque BYRON estime que les travaux appellent des réserves telles qu’il ne lui apparaît pas possible d’en prononcer ni la réception avec ou sans réfaction, ni la réception avec ou sans réserves, ni l’ajournement, elle notifie une décision de rejet portant sur tout ou partie des travaux. Le rejet peut également être prononcé à la suite d’un ajournement dans les cas prévus à cet effet dans la décision d’ajournement. Ce rejet a pour effet d’entraîner la résiliation immédiate de plein

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droit du contrat et/ou la résiliation immédiate de plein droit d’une, de plusieurs ou de toutes les commandes en cours, aux torts du prestataire, et ce sans préjudice des dommages-intérêts que BYRON serait en droit de réclamer. BYRON indique dans sa décision quel effet elle souhaite donner au rejet. 12.6. Audits Le Maître d’Ouvrage pourra procéder, ou faire procéder par un tiers désignés, à tout audit ou vérifications sur ce projet.