Construction de deux outils de gestion permettant de réaliser le bilan d’activité de l’Action Sociale

à Paris

Mission au sein de la Croix-Rouge française de Paris

Emilie BROSSEAU + Catherine VAN + Katia KECHIT + Sébastien GRACIA

DUT GEA2 – PMO 1 Equipe G

Stage du 2 avril au 17 mai 2013

Une mission au sein de l’Action Sociale à Paris

2Organigramme de la Délégation Départementale de Paris

3

Délégation Départementale de ParisXavier Guyot

Besoin deEtablir un suivi régulier des activités

Renforcer les liens avec les unitésRéaliser un bilan d’activité

Mission confiée

Création d’outils de gestion- Feuilles de données- Rapports d’activité- Trame de bilan

R

Moyens nécessaires

- Systèmes d’informations SIORD et EDAS75

- Tableau de suivi du projet GOOGLE DOCS: lien à distance avec le tuteur

- Rencontres avec les directeurs d’UL et référents d’activité

Résultats obtenus

- 2 outils sur 3 réalisés Feuilles et rapports

- Création d’un logiciel - Réalisation d’un nouvel outil

Fiche d’activité

Des systèmes d’informations propres à la Croix-Rouge française

• Planning en ligne• Diffusion d’informations• Annuaire

• Descriptif des activités• Chiffres importants• Organigrammes

• Dossiers• Articles

4

La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable

Directeurs contactésOnglet de prise de rendez-vous

5

La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable

Suivi des rencontres et des immersions dans les activitésOnglet de synthèse des rendez-vous

6

La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable

Suivi du projetOnglet déterminant le statut des outils

Réalisés

En cours

Annulés

Statut des outils : Buts :

Informer notre tuteur Faire une mise au point Se répartir les activités 7

La rencontre avec les acteurs concernés : une source d’informations indispensable

Référents contactés

Délégation Départementale

Responsable Départemental de l’Action Sociale

Référents d’activités

Directeur Local de l’Action Sociale

Bénévoles

Rappel de la hiérarchie :

Chaque activité a un unique référent

8

Feuilles de données et rapports d’activités,deux outils construits

Feuille de donnéesRapport d’activité

VERSION PAPIER: un premier essai avant la mise en ligne

Rapport d’activité

Compte rendu annuel :

- Responsables et référents d’activités : acteurs concernés

- Pour chaque UL puis pour chaque activité

- Données chiffrées

Compte rendu journalier :

- Bénévoles et RLAS : acteurs concernés

- Outils attractifs et rapides

- Données chiffrées

9

Création d’un logiciel de coordination sociale permettant d’automatiser les outils

Un logiciel créé par le tuteur et alimenté par le groupe de stagiaires

Version en ligne

10

« Gestion des questionnaires », une rubrique réservée à notre projet

Système de codage des données dont le but est d’obtenir des statistiques d’activité

Permet de :

• Créer un identifiant à chaque donnée stockée

• Réaliser la compilation des données pour automatiser le remplissage d’autres formulaires

• Rassembler les informations chiffrées collectées automatiquement afin d’obtenir des statistiques d’activité

Gestion des « codes données »

11

Simulation de recherche de données statistiques

« Je veux le nombre de bénévoles actifs dans l’activité FLE entre le 2 avril et le 26 mai 2013 » 12

Exemple de rapport pour l’activité Apprentissage de la langue en PDF

13

Mise en place de fiches d’activités : processus pour faciliter la saisie d’informations

Fiche activité :

• Permet un gain de temps• Disponible seulement en ligne• Effectue des comparaisons

Exemple de fiche d’activité à remplir dans la base de données

14

Les outils réalisés doivent être utilisablessur le long terme

Une évolution des outils à l’échelle nationale :- Développer des outils attractifs

- Remplir tous les outils via la base de données

- Permettre un bilan d’activité complet et précis au niveau de Paris

Deux alternatives à notre base de données- Validée par la direction de l’Action Sociale et UTILISEE

NON UTILISEE

15

Une mission remplie malgré certains obstacles

Des motifs de refus : restructuration des locaux et manque de temps

Un échec : pas de participation à toutes les activités prévues

Les outils de gestion suscitent quelques réserves

Un nouveau logiciel : problèmes de sauvegarde

16

17

Délégation Départementale de ParisXavier Guyot

Besoin deEtablir un suivi régulier des activités

Renforcer les liens avec les unitésRéaliser un bilan d’activité

Mission confiée

Création d’outils de gestion- Feuilles de données- Rapports d’activité- Trame de bilan

R

Moyens nécessaires

- Systèmes d’informations SIORD et EDAS75

- Tableau de suivi du projet GOOGLE DOCS: lien à distance avec le tuteur

- Rencontres avec les directeurs d’UL et référents d’activité

Résultats obtenus

- 2 outils sur 3 réalisés Feuilles et rapports

- Création d’un logiciel - Réalisation d’un nouvel outil

Fiche d’activité