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Business Consulting Services
© Copyright IBM Corporation 2004
SPF Fin: Banque de données patrimoniales PATRIS
Valeur ajoutée
20 juin 2004
v0.4
IBM and SPF Fin confidential
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29/04/042
Sommaire
Introduction Approche
- Matériel de référence autres pays- Business case Coperfin
Objectifs de PATRIS- Business- ICT
Liste des éléments de valeur ajoutée (Value driver tree) Discussion autour des différents éléments
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29/04/043
Introduction
L’objectif de ce document est d’estimer la valeur ajoutée du développement et de l’implémentation du système de mise à jour intégrée de la banque de données patrimoniales (PATRIS).
Cette valeur ajoutée est évaluée pour PATRIS dans sa totalité.
Bien que l’essentiel de la valeur ajoutée sera créée par l’application dans sa totalité et donc, compte tenu de l’intégration entre les différents processus, des améliorations incrémentales seront constatées pendant le trajet d’implémentation pour les divers intéressés. Ce document a pour premier objectif d’exposer et d’illustrer les différents aspects de la valeur ajoutée au niveau de la totalité.
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29/04/044
Approche
Etude environnementale: Rechercher et étudier les projets semblables Rassembler des informations Coperfin pertinentes Etablir un ”value driver tree” sur base de l’étude environnementale, c’est-à-dire
l’identification structurée des différents éléments de la valeur ajoutée Tester la validité et l’exhaustivité du value driver tree et rassembler des exemples
concrets sur la base des ateliers d’analyse Use Case et des réunions d’architecture
Positionnement des stakeholders sur le value driver tree Présentation des conclusions
- Présentation : aperçu de la valeur ajoutée et exemples les plus représentatifs
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29/04/045
Evolution dans d’autres pays
Il ressort de notre analyse environnementale que d’autres pays parcourent des trajets semblables, avec plus ou moins de succès selon les cas.
Éléments typiques de valeur ajoutée mentionnés dans ces pays (1) :
- Réduction des frais opérationnels par l’évitement des erreurs d’input, la diminution du travail administratif
- Diminution du nombre de réclamations de citoyens- Amélioration de l’efficacité des agences/bureaux- Informations plus justes à disposition des fonctionnaires- Amélioration du service fourni aux citoyens
(1): The World Bank Group : Governance & Public Sector Reform Sites, E*Government, Tax Administration
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29/04/046
Contexte général Patris
Problématique Avant la réorganisation du SPF Finances, l’Administration Générale de la Documentation Patrimoniale était connue sous le nom d’ACED, l’Administration
du Cadastre, de l’Enregistrement et des Domaines. L’AGDP regroupe les principaux détenteurs et gestionnaires d’informations patrimoniales de l’État fédéral belge. Elle est née du rapprochement entre l’ancienne Administration du Cadastre, le secteur de l’Enregistrement et des Domaines de l’ancienne administration de la TVA, l’Enregistrement et les Domaines, et les conservations d’hypothèques.
Chacune de ces entités utilise encore ses propres systèmes de traitement et d’enregistrement des données, plus ou moins informatisés selon les cas. Ces systèmes se complètent, ont chacun leur spécificité mais font aussi parfois double emploi. Les systèmes ne sont pas intégrés, ce qui explique que l’échange de données soit souvent manuel, et que la cohérence et la confidentialité des données soient dès lors insuffisamment garanties.
Cette organisation interne de l’information patrimoniale est d’autre part confrontée aux exigences d’un nombre important d’utilisateurs, même en dehors de l’Administration Générale de la Documentation Patrimoniale. Il s’agit à la fois des clients traditionnels de l’Administration Générale de la Documentation Patrimoniale: la politique et les décideurs, les autres services publics fédéraux, les régions et les communautés, les provinces et les communes, les notaires, les huissiers de justice, etc. – mais également de nombreux autres secteurs: les universités, le secteur immobilier, les bureaux d’étude, etc.
L’Administration Générale Documentation Patrimoniale entend intégrer et optimiser les systèmes existants en un seul système d’information qui sera relié aux banques de données provenant de l’extérieur de l’Administration Générale Documentation Patrimoniale, qui contiennent également des données avec un caractère patrimonial, pour pouvoir ainsi mettre au point une réelle banque de données de documentation patrimoniale en Belgique.
La documentation doit être disponible et les informations doivent être diffusées via les techniques de communication modernes (Internet d’e-government) qui ne garantiront pas seulement l’accessibilité, mais également la confidentialité dans le cadre des règles de protection de la vie privée (PIM: Privacy
and Identity Management).
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29/04/047
Contexte général Patris
Le problème de La diffusion de la documentation patrimoniale à travers divers systèmes non-intégrés
A des conséquences pour
Les collaborateurs du SPF Finances et pour les clients externes
L’impact de ce problème est
Que la mise à jour de la documentation patrimoniale doit être réalisée dans différents systèmes, ce qui ne garantit pas la cohérence des données. Des retards peuvent survenir dans la mise à jour des données, par lesquels la fiabilité de la documentation et des informations disponibles ne peut être assurée. Impact aussi important : la demande d’informations ou la mise à disposition de tiers ne peut être optimisée que dans une certaine mesure.
Une solution efficace, en revanche, permet que
La documentation soit conservée et intégrée à un seul endroit, ce qui permet à l’Administration Générale Documentation Patrimoniale de remplir sa mission plus efficacement et d’offrir un service de meilleure qualité à ses clients.
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29/04/048
Contexte général PatrisLe principal objectif de la banque de données patrimoniales est d’améliorer la gestion de la documentation patrimoniale comprenant toutes les données relatives à la composition (actif et passif, meubles et immeubles) et à la valeur du patrimoine de toutes les personnes physiques et morales belges. Ce projet doit permettre à l’Administration Générale Documentation Patrimoniale d’atteindre plusieurs objectifs:
· Objectifs fonctionnels:
1.Améliorer la prestation de services en termes de qualité, de rapidité et d’accessibilité :
-Consulter des données
-Fournir des informations
-Assurer la fiabilité des données (sécurité juridique)
2.Adapter l’environnement professionnel des fonctionnaires à la nouvelle technologie :
-Amélioration de la mise à jour des données en termes de qualité, de rapidité et de fidélité par rapport à la réalité
-Rationalisation et simplification de la mise à jour de données
3.Organiser la collaboration active entre les partenaires de la documentation patrimoniale
· Objectifs techniques :
1.Informatisation des données
2.Centralisation des données
3.Rationalisation et intégration des données
4.Automatisation des processus
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29/04/049
Architecture Patris Actuellement, les biens meubles sont d’abord organisés par bureau d’enregistrement et ensuite seulement par propriétaire. Un modèle de données intégré avec une portée nationale veillera à ce que corresponde à chaque propriétaire une liste de tous ses biens, même si ceux-ci tombent sous le joug de plusieurs bureaux d’enregistrement différents.
La fiabilité et l’exhaustivité des données augmenteront grâce à l’intégration et à la réconciliation des données gérées par Cadnet d’une part et Loco d’autre part.
L’augmentation de la cohérence des estimations sera obtenue par le développement de références d’évaluation.
Grâce à l’intégration avec et dans le Dossier Unique et le Dossier Patrimonial Unique, nous pourrons vérifier et garantir l’exactitude des références des parcelles et des propriétaires (en plus des autres éventuels ayant-droit).
Compte tenu des besoins de données de performance pris en compte lors de la conception du système, l’input manuel de ces données sera évité car celles-ci seront générées automatiquement pendant la mise à jour.
L’intégration en profondeur des différentes sources de données permettra d’obtenir une liste des biens composant le patrimoine de chaque citoyen et celle-ci permettra d’évaluer les possibilités de recouvrement et le règlement efficace de successions.
Grâce à la livraison structurée et électronique des informations, la banque de données patrimoniale pourra refléter bien plus rapidement la situation actuelle, un élément qui permettra de renforcer la sécurité juridique.
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29/04/0410
Système intégré pour la
BD patrimoniale
Système intégré pour la
BD patrimoniale
Amélioration du service au client
Plus de revenus
Efficacité renforcée
Diminution du nombre d’erreurs dans les
informations livrées
Informations également disponibles en dehors des heures de bureau
Accessibilité plus rapide des informations pour que les fonctionnaires puissent répondre plus
rapidement aux questions
Plus grande transparence des
informations sur les procédures
Plus de calculs automatisés et donc,
davantage de temps pour les contrôles
Moins de litiges car informations plus
exactes
Suivi amélioré et plus rapide des créances
ouvertes
Transparence des informations sur les processus améliorée
Moins d’activités manuelles
Intégration des différentes procédures
Informations électroniques plus
rapidement accessibles que les impressions
Diminution nombre d’ETP
Planning de travail et suivi améliorés
Programme Valeur ajoutée Conséquences
* C : contribuable
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29/04/0411
Système intégré pour la BD
patrimoniale
Système intégré pour la BD
patrimoniale
Efficacité améliorée
Amélioration de l’image des SPF Fin
Gestion informations plus
efficace
Grâce aux contrôles automatiques, les irrégularités
peuvent être signalées plus rapidement pour éviter
l’apparition de problèmes aux étapes ultérieures
Communication standardisée
Contrôles plus ciblés
Amélioration de la communication aux différents organes
publics
Meilleure gestion et allocations des volumes
de travail
Informations plus rapides relatives à
l’établissement et au suivi du budget
Informations de gestion plus rapides sur le
fonctionnement du SPF Fin
Conséquences
Services supplémentaires et plus
rapides
Programme Valeur ajoutée
Litiges moins longs
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29/04/0412
Valeur ajoutée (business) et acteurs:
Système intégré pour la
BD patrimoniale
Système intégré pour la
BD patrimoniale
Amélioration du service aux utilisateurs
internes/externes
Plus de revenus
Efficacité renforcée
Programme Valeur ajoutée
Acteurs
Pouvoirs
politiques
Etat
Etat
Pouvoirs
politiques
Fonctionnaires
Management SPF Fin
Pouvoirs
politiques
Personnes physiques
(particuliers)
Personnes morales
(sociétés)
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29/04/0413
Valeur ajoutée (business) et acteurs:
Programme Valeur ajoutée
Acteurs
Système intégré pour la
BD patrimoniale
Système intégré pour la
BD patrimoniale
Efficacité renforcée
Amélioration de l’image du SPF Fin
Meilleure gestion des informations
Etat
Pouvoirs politiques
Management SPF Fin
Etat
Pouvoirs politiques
Management SPF Fin
Etat
Pouvoirs politiques
Management SPF Fin
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29/04/0414
Aperçu de la valeur ajoutée (technologie) :
Système intégré pour
BQ patrimoniale
Système intégré pour
BQ patrimoniale
Flexibilité améliorée des systèmes IT
Technologie moderne
Limitation du planning des
entretiens
Traduction de l’adaptation de la
législation dans les systèmes est plus
efficace et plus rapide
Capacité d’intégration améliorée avec des
applications externes
Capacité d’élargissement améliorée et possibilités
d’exploitation de données (aujourd’hui
empêchées par la structure des données)
Permet la sous-traitanceAssurance disponibilité support technologique
Capacité d’entretien peut être plus facilement
achetée
Dans la future architecture, on évite la coexistence de plusieurs applications
pour la même fonctionnalité.
Meilleure structure des programmes facilite les
entretiens.
Programme Valeur ajoutée Conséquences
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29/04/0415
Système intégré pour BD
patrimoniale
Système intégré pour BD
patrimoniale
Flexibilité améliorée des systèmes IT
Technologie moderne
Limitation du planning
d’entretiens
Programme Valeur ajoutée
Acteurs
Valeur ajoutée (technologie) et acteurs:
ICT
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29/04/0416
Valeur ajoutée des processus
Généralités:
- Documentation est conservée à un endroit centralisé
- Consultation rapide et facile de la documentation
- Une grande part de la documentation sur papier va disparaître
- Une meilleure prestation de services aux clients
- Moins de personnel nécessaire mais plus spécialisé
- Un historique des mutations ou des modifications est conservé (pas du passé)
- Ecourter le temps nécessaire au parachèvement de la documentation
- Augmenter la cohérence et garantir l’intégralité des différentes informations
- Accroître l’accessibilité (nombre de canaux d’accès et rapidité) à la documentation pour l’utilisateur interne et externe
- Réduire le nombre de réclamations/contestations
- Améliorer le rapport entre les coûts des informations fournies et leur utilité pour le client
- Diminution du temps nécessaire à la livraison des services
- Augmenter la satisfaction du client par rapport au service presté (relative à l’accueil, la transparence, l’intelligibilité)
- Accroître la notoriété et améliorer l’image de l’entité.
- Fournir une documentation complète, y compris pour les données externes, (urbanisme, milieu…)
- Amélioration de la productivité (quantitatif et qualitatif)
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29/04/0417
Valeur ajoutée des processus
Processus 10 : Demander des droits
Processus 10.1 : Demander les droits de greffe immédiatement perçus
- Enregistrer une déclaration de greffe
- Vérifier que l’argent est arrivé sera plus facile
Processus 10.2 : Demander les droits d’enregistrement, d’hypothèque et cotisations
- Lors de l’introduction des informations dans le système, le premier contrôle est automatique
- Cet input est précieux pour le processus 14.1
- Un fichier de surveillance électronique est créé
- Les expertises sont plus justes car les données fiscales sont intégrées dans le système
Processus 10.3 : Demander des droits de succession, droit de transfert en cas de décès, insuffisances, droits en suspens
- L’enregistrement de la déclaration est simplifié par la possibilité de recourir à l’envoi d’une déclaration de droits de succession pré-remplie.
- La possibilité de déclaration erronée est limitée par la centralisation des données, la traçabilité des actions d’instruction prises par l’héritier potentiel, la gestion des dates d’échéance informatisée et l’intégration du calcul et contrôle des résultats de calcul des droits au sein d’un dossier unique accessible aux différentes fonctions
- Optimalisation des relations et interactions avec les clients internes et externes par la gestion informatisée et standardisée de la communication vers les clients internes et externes (héritiers, partenaires externes, autres fonctions internes de piliers susceptibles d’intervenir dans les différentes étapes de l’instruction
- Efficience du calcul des droits par la mise à dispositions d’informations complètes, centralisées au sein d’un dossier de travail, et accessible pour contrôle.
- Contrôle réel de l’encaissement par le gestionnaire de dossier en charge par la mise à jour des données relatives en l’encaissement via l’accessibilité donnée par exemple au processus de Trésorerie.
- Le traitement des dossiers est optimalisé par la gestion de la planification du travail
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29/04/0418
Valeur ajoutée des processus
Processus 11 : Acquérir, gérer et aliéner des biens
Lien entre workflow CA et PATRIS :
- Liste claire des dossiers existants
- Consultation facile de la banque de données
Processus 11.1 : Acquisition de biens immeubles
Processus 11.2 : Aliénation et vente de biens immeubles
Processus 11.3 : Réalisation de biens meubles
Processus 12 : Valoriser des biens
- Demande de statistiques facile
- Lien avec 16, 10.3 et la comptabilité
- Fonctionnaire peut facilement être contrôlé
Processus 12.1 : Valoriser les biens meubles
Processus 12.2 : Valoriser les biens immeubles
Processus 13 : Etablir et passer un acte authentique
Lien entre workflow CA et PATRIS :
- Liste claire des dossiers existants
- Consultation facile de la banque de données
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29/04/0419
Valeur ajoutée des processus
Processus 14 : Conserver et mettre à jour une documentation patrimoniale
Processus 14.1 : Conserver et mettre à jour une documentation patrimoniale
- Mise à jour plus rapide d’un acte
- Contrôle automatique par lequel les irrégularités sont signalées plus rapidement à l’utilisateur
- Meilleur suivi des paiements
- Hypothèques et sécurité juridique sont considérées ensemble, ce qui permet une plus grande sécurité juridique
- Le répertoire est automatiquement mis à jour. Le dossier patrimonial est donc actualisé plus efficacement
Processus 14.2 : Gestion du plan cadastral
- Soutenir la cadastration préalable
- Service supplémentaire possible pour les particuliers (délimitation, etc...)
- Le lien avec 14.1 est plus étroit. P.ex. : résultats des contrôles sont disponibles automatiquement
Processus 15 : Livrer des informations patrimoniales
- Les demandes sont plus rapidement traitées
- Utilisation de divers canaux pour la demande d’informations (fax, e-mail, courrier postal)
- Les questions peuvent trouver une réponse en ligne. L’utilisateur devra pour cela payer une cotisation. Tout ceci se fera automatiquement sans l’intervention d’aucun fonctionnaire.
- Le calcul de la cotisation à payer pour les informations s’effectuera automatiquement
- Dossier électronique au lieu de dossier physique
- Le responsable de l’entité a toujours une vue sur le statut du dossier
- Contrôle interne du fonctionnaire est possible
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29/04/0420
Valeur ajoutée des processus
Processus 16 : Traitement des litiges
- La sécurité juridique est garantie ainsi que la transparence pour le client via la centralisation des données du traitement
- La gestion d’un dossier unique par demande d’évaluation de désaccord facilite et simplifie le traitement.
- Idem pour l’accessibilité directe à la base de données nécessaire à l’instruction et à l’analyse des éléments du dossier
- Le gestionnaire de dossier est en charge de A à Z du traitement => responsabilisation de la fonction métier
- Gestion de la connaissance centralisée au sein du SPF Fin pour le traitement des désaccord par la possibilité d’utiliser l’expérience acquise (dossier de feedback, mise à jour de la BD juridique) afin d’optimaliser le traitement des dossiers de désaccord.
- Proactivité croissante sur le traitement des désaccords => gain de temps => optimalisation du workflow
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29/04/0421
Illustration et fondements de la valeur ajoutée de PATRIS Amélioration des services aux clients :
- Informations également disponibles en dehors des heures de bureau :
Les clients peuvent recevoir une réponse à leurs questions via différents canaux tels que le système générique en ligne CCFF et ce, 24h sur 24h.
Ex1 : lors du traitement d’une demande d’informations patrimoniales, aucune intervention du fonctionnaire n’est plus nécessaire dans la plupart des cas. Ces questions peuvent donc trouver une réponse à n’importe quel moment de la journée.
- Diminution du nombre d’erreurs dans les informations diffusées:
La documentation patrimoniale, avec toutes les données relatives à la composition (actif et passif, biens meubles et immeubles) et à la valeur du patrimoine de toutes les personnes physiques et morales belges, est mieux gérée via la banque de données patrimoniale.
Ex1 : la valeur des biens meubles et immeubles est conservée à un endroit centralisé, de manière à permettre l’évaluation correcte d’une demande de valorisation de biens.
Plus de revenus:
- Plus de calculs automatiques :
La base du système intégré étant de travailler via Workflow, des signaux seront donnés par le système afin de déclencher des actions spécifiques. Les contrôles automatiques effectués par le système limitent le risque d'erreur de manipulation/encodage.
Ex1 : si le client demande des informations en ligne au sujet d’un patrimoine, le prix qu’il doit payer pour cela est automatiquement calculé en fonction des informations demandées.
Ex2 : la valeur des biens meubles et immeubles est conservée au niveau central, de manière à ce qu’une demande de valorisation permette une évaluation plus correcte.
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29/04/0422
Illustration et fondements de la valeur ajoutée de PATRIS
- Moins de litiges car informations plus justes:
Une baisse du nombre de litiges a pour conséquence qu’un plus grand nombre de processus est possible. Ex1: La gestion d’un dossier unique par demande d’évaluation de désaccord facilite et simplifie le traitement.
- Suivis plus efficaces et plus rapides de créances ouvertes:
Ex1: Etant donné que les dates d’échéance pour exiger les droits de succession ressortent clairement des aperçus, elles peuvent être mieux respectées et l’Etat perdra moins d’argent pour prescription.
- Transparence améliorée des informations sur les processus:
Ex1: Actuellement, chaque processus utilise ses systèmes propres pour traiter et enregistrer les données, plus ou moins informatisés selon les cas. Ces systèmes se complètent, ont chacun leur spécificité mais font aussi parfois double emploi. Les systèmes ne sont pas intégrés, ce qui explique que l’échange de données soit souvent manuel, et que la cohérence et la confidentialité des données soient dès lors insuffisamment garanties. Avec le système de banque de données patrimoniale, toutes les informations seront centralisées et il sera possible de les consulter à tout moment pendant la procédure et de pouvoir suivre le statut d’un dossier de près au fil des étapes de la procédure.
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29/04/0423
Illustration et fondements de la valeur ajoutée de PATRIS Amélioration de l’efficacité:
- Moins d’activités manuelles:
PATRIS va automatiser un certain nombre d’activités réalisées aujourd’hui manuellement, de manière à ce que celles-ci puissent être accomplies plus efficacement avec moins de main-d’oeuvre.
Ex1: Les données relatives aux droits d’enregistrement et d’hypothèque sont intégrées directement dans le système par les notaires.
Ex2: L’enregistrement de la déclaration est simplifié par la possibilité de recourir à l’envoi d’une déclaration de droits de succession pré-remplie.
- Intégration de différentes applications:
L’échange d’informations par voie électronique entre PATRIS et les systèmes annexes intégrés permet une amélioration du support des processus concernés et de la cohérence des informations.
Ex1: Echange des données par voie électronique entre le système intégré et les utilisateurs (notaires,…) au lieu d’un échange par la poste ou par fax.
Ex2: Actuellement, chaque administration a sa propre version de la documentation patrimoniale. Ces redondances – et les disparités éventuelles – disparaîtront, étant donné que les mêmes données ne seront enregistrées qu’une seule fois.
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29/04/0424
Illustration et fondements de la valeur ajoutée de PATRIS- Les informations électroniques sont plus rapidement disponibles que les captures d’écran :
Ex1: Les informations courantes pourront être demandées en ligne sans l’intervention d’aucun fonctionnaire.
- Diminution du nombre d’ETP:
PATRIS permet l’amélioration de la qualité des informations, la disponibilité et la cohérence des informations, la réduction du travail manuel. De cette façon, on peut s’attendre à ce que le nombre nécessaire d’ETP diminue sensiblement pour le même volume de travail.
Ex1: La fonction de gestionnaire de données ne sera plus nécessaire car les utilisateurs professionnels (notaires, etc…) pourront veiller seuls à l’introduction structurée des données.
- Optimisation du planning du travail et du suivi:
Etant donné que presque tous les principaux processus de Patris seront soutenus par le TITIDP, les informations relatives au volume de dossiers à traiter, à leur statut et au travail qui reste à accomplir peut être captée et mise à disposition de tiers.
Ex1: Les listes des statuts des missions de contrôle, les missions de recherche et les tâches de recherche sont toujours disponibles pour tous les fonctionnaires concernés. Ces listes sont tenues à jour par le système et sont disponibles à tous les niveaux. Elles permettent de voir en un coup d’oeil quels dossiers nécessitent une intervention et pour quelles raisons. Grâce à l’accessibilité de ces informations, les décisions relatives au travail à accomplir peuvent être prises plus rapidement et plus efficacement et les dossiers permettent d’atteindre plus rapidement et plus efficacement un résultat possiblement favorable pour l’Etat.
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29/04/0425
Illustration et fondements de la valeur ajoutée de PATRIS Efficacité améliorée:
- Grâce à des contrôles automatisés, les irrégularités peuvent être signalées plus rapidement pour éviter les problèmes à un stade
ultérieur : Ex1: Si la vente d’un bien immeuble n’est pas possible parce qu’une procédure de vente a déjà été entamée, cette information sera
immédiatement connue et la vente peut être interrompue.
Amélioration de l’image du SPF Fin:Etant donné que les clients pourront obtenir plus rapidement une réponse à leurs questions et seront moins souvent confrontés à plusieurs types d’erreurs, l’image du SPF Fin peut être améliorée considérablement. Il est toutefois clair que cette valeur ajoutée ne sera visible qu’après un certain temps.
- Services supplémentaires et plus rapides : Grâce à la centralisation de la documentation patrimoniale et à l’automatisation des différents éléments des processus, plus de
temps pourra être consacré à des services supplémentaires aux clients Ex1 : Le plan cadastral sera dessiné, et actualisé et amélioré par voie numérique de sorte que les fonctionnaires auront plus de
temps à consacrer à des services supplémentaires comme la délimitation, etc…
- Communication standardisée : Optimalisation des relations et interaction avec les clients internes et externes par la gestion informatisée et standardisée de la
communication vers les clients internes et externes (héritiers, partenaires externes, autres fonctions internes de piliers susceptibles d’intervenir dans les différentes étapes de l’instruction)
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29/04/0426
Illustration et fondements de la valeur ajoutée de PATRIS- Moins de litiges de longue durée:
Gestion de la connaissance centralisée au sein du SPF Fin pour le traitement des désaccords par la possibilité d’utiliser l’expérience acquise (dossier de feedback, mise à jour de la BD juridique) afin d’optimaliser le traitement des dossiers de désaccord. Proactivité croissante sur le traitement des désaccord => gain de temps => optimalisation du workflow
- Des contrôles plus ciblés :
PATRIS permettra une augmentation du nombre de contrôles et une amélioration de la qualité des contrôles effectués. Les éléments suivants y contribueront :
- Plus de contrôles automatisé (input, validation,…)- Informations plus justes, plus transparentes et plus actuelles disponibles pour le fonctionnaire- Plus grande efficacité des processus tels que les déclarations, le calcul, …permettant un
recentrage des moyens injectés vers les activités de contrôle. Ex1: lors de la réclamation des droits de succession, les contrôles seront plus efficaces et les litiges évités grâce à la fiabilité et à la
disponibilité des informations centralisées.
Meilleure gestion de l’information:
- Possibilité de communication améliorée aux différentes organes publics (pex Cour des Comptes, gouvernement): Ex1: Les dossiers de mise en cause de la responsabilité des comptables justiciables de la Cour des comptes seront traités via
workflow. Leur constitution aura lieu par extraction automatique du système (dettes prescrites). Les dettes concernées seront immédiatement mises en surséance indéfinie. Le rapport final à la Cour des comptes sera disponible plus rapidement.
- Meilleure gestion et allocation des volumes de travail: Ex1: Liste des tâches restant à accomplir dans un certain laps de temps : le chef d’équipe
A tout moment, un aperçu peut être obtenu du statut d’un dossier et des tâches qui doivent encore être accomplies par un membre de l’équipe/une équipe/une division déterminée.
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29/04/0427
ConclusionPATRIS sera une banque de données regroupant toutes les informations patrimoniales (pour lesquelles le SPF Finances est compétent) entourée de plusieurs applications (mettant en œuvre des processus) permettant:
- de collecter, de gérer et de mettre à jour et de communiquer toutes les informations relatives au patrimoine d’une personne physique ou morale (actif et passif).
- d’assurer la sécurité juridique des transactions en les conservant.
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29/04/0428
Conclusion
Il ressort d’une récente étude (1) d’IBM menée en collaboration avec la Robert H. Smith School of Business (University de Mariland, USA) que des investissements en infrastructure IT et en architecture d’applications génèrent une plus-value supérieure à celle découlant d’investissements dans d’autres initiatives.
(1): IBM Business Consulting Services en association avec Robert H. Smith School of Business, efficacité opérationnelle et efficacité organisationnelle : comment juger les initiatives de l’Etat et du gouvernement local?
Government Investment Areas
Customer Relationship Mgmt (CRM) Enterprise Resource Planning (ERP) IT Infrastructure / Enterprise
architecture Portals Strategic outsourcing Strategic planning Business cases Business process / Organization
change e-Workplace / Intranets Case management e-Learning
Operational Efficiency and Organizational Effectiveness Key
Performance Indicators
Reduce costs of providing services
Reduce operational expenses
Improve the distribution of information and communication
Improve services delivery/cycle time
Provide more efficient/effective customer service
Analyze information to improve decision-making
Improve data accuracy
Improve employee cross-functional skills
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29/04/0429
Conclusion : Ces implémentations conjuguent plusieurs propositions de valeurs
Etre plus utile au client et vendre davantage
Permettre la collaboration entre équipes fonctionnelles
Collaborer pour réduire les temps de cycle et commercialiser plus rapidement les produits
Améliorer la précision des données et réduire à un minimum le nombre d’erreurs
Réduire les frais administratifs et limiter la paperasserie
Simplifier et standardiser, limiter la complexité
Chercher des informations via un seul canal... Pas des milliers de sites
Trouver plus rapidement les informations pertinentes
Collaborer et tirer des leçons des expériences collectives
Communiquer directement, via 1 canal avec beaucoup d’impact
Promouvoir une marque, communiquer de manière cohérenteGarantir un sentiment plus fort d’implication – “Global Glue”
Exploiter au maximum les anciens investissements en technologie
Utiliser l’infrastructure commune et réaliser des synergiesConsolider l’achat de matériel informatique et de logiciels
Production de revenus
Intégration de la société
Efficacité du fonctionne
ment
Mise au point technologique
Amélioration de la
productivité