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Manuel dutilisation

Dpenses - Tome 4

Etats

Version 4.31

Juin 2017

BFC-E Manuel d'utilisation Dpenses - Tome 4

Etats Page 2 sur 136

Version 4.31 Juin 2017

Mises jour du document

Ce qui est nouveau

Thme Chapitre Page

Ce qui a volu

Thme Chapitre Page

E187- Etat des pices contrler avant paiement (E187)

11.6.2 122




Table des matires

Mises jour du document .................................................................................................................................... 2

Table des matires ................................................................................................................................................. 3

A propos de ce manuel .......................................................................................................................................... 5

11 Les tats du flux de la dpense ................................................................................................................. 6

11.1 Etats sur lengagement ............................................................................................................................ 6

11.1.1 Afficher liste de commandes d'achat - ME80FN............................................................................. 6

11.1.2 Statistique commandes pour une priode donne .......................................................................... 13

11.1.3 Liste des commandes par fournisseur............................................................................................ 15

11.1.4 Ecarts de prix unitaire Commande Facture ................................................................................ 17

11.1.5 Liste des carts EM/EF ................................................................................................................. 20

11.2 Etats sur le service fait .......................................................................................................................... 25

11.2.1 Liste des Services faits - MB51 ..................................................................................................... 25

11.2.2 Liste des carts service fait/facture - MB5S .................................................................................. 28

11.2.3 Liste annulation de Services Faits exercice N exercice antrieur .................................................. 30

11.2.4 Liste des services faits des factures non parvenues ....................................................................... 33

11.3 Etats sur la facture ................................................................................................................................ 37

11.3.1 Liste des documents de facturation - MIR5 .................................................................................. 37

11.3.2 Bordereau journalier de prise en charge de dpenses .................................................................... 41

11.3.3 Bordereau journalier de rduction et annulation de dpenses ....................................................... 42

11.3.4 Statistique factures pour un exercice donn .................................................................................. 43

11.3.5 Statistique postes de factures pour une priode donne ................................................................ 44

11.3.6 Liste des factures non prises en charge (pr-enregistres) ............................................................ 46

11.3.7 Liste avoirs exercice N sur dpense exercice antrieur ................................................................. 48

11.3.8 Liste des avoirs sur commande diffrente de celle de la facture ................................................... 54

11.4 Etats de suivi du code des marchs publics et autres tats de gestion .................................................. 57

11.4.1 Etat : Article 133 Liste des marchs conclus par anne ................................................................ 59

11.4.2 Etat : CUMUL1 Suivi des cumuls par code famille / achats rguliers .......................................... 61

11.4.3 Etat : CUMUL2 Suivi des cumuls par UFOT / achats ponctuels .................................................. 67

11.4.4 Etat : CUMUL3 Achats < 1500 sur march scientifique, multi attribu, et avec drogation administrative ................................................................................................................................................ 69

11.4.5 Etat : CUMUL4 Suivi des achats par fournisseur ......................................................................... 70

11.4.5.1 Afficher les demandes dachat bloques ou non bloques ................................................... 74

11.4.6 Etat : CUMUL5 Suivi des achats par code famille ....................................................................... 79

11.4.7 Etat : CUMUL6 Suivi des achats par march fractionns tranches, pluriannuels avec suivi annuel et de co-traitance ................................................................................................................................ 80

11.4.8 Etat Suivi de la valeur cible des marchs ...................................................................................... 82

11.4.9 Etat des paiements sur march ...................................................................................................... 86

11.4.10 Liste des marchs ...................................................................................................................... 90

11.4.11 Liste des marchs par fournisseur ............................................................................................. 92

11.4.12 Liste des marchs formaliss ..................................................................................................... 93

11.4.13 Liste des commandes hors march passes sur une priode ...................................................... 95

11.4.14 Liste des commandes sur ou hors march sur une priode ........................................................ 97

11.4.15 Liste des commandes et dtail des postes .................................................................................. 98




11.4.16 Contrle du chargement des contrats ...................................................................................... 100

11.5 Etats de contrle de la comptabilit auxiliaire fournisseurs ............................................................... 103

11.5.1 Liste des postes individuels fournisseurs .................................................................................... 103

11.5.2 Exemple dutilisation de la liste des postes individuels fournisseurs : liste des factures rgles 110

11.5.3 La balance fournisseurs ............................................................................................................... 111

11.5.4 Les soldes fournisseurs en devise interne .................................................................................... 113

11.5.5 Les soldes mensuels fournisseurs ................................................................................................ 115

11.5.6 Etat des postes clients partir des facturations fournisseurs ....................................................... 117

11.6 Etat de contrle pralable au paiement .............................................................................................. 120

11.6.1 Etat des factures payer avec avoir, trop-peru mission, DPAO et avance (E186) .................... 120

11.6.2 Etat des pices contrler avant paiement (E187) ...................................................................... 122

11.7 Etats de suivi du Dlai Global de Paiement (DGP) ............................................................................ 124

11.7.1 Etat du Dlai Global de Paiement des factures (E163)................................................................ 126

11.7.2 Etat dtaill de suivi du Dlai Global de Paiement (E155) ......................................................... 128

11.8 Etats de suivi des prvisions de consommation d'AE sur documents dachat ..................................... 131

11.9 Etat des charges payer sur commandes standard ............................................................................ 133

11.9.1 Slection des postes de commandes afficher ............................................................................ 133

11.9.2 Lancement de ltat en transactionnel depuis le menu ................................................................ 134

11.9.3 Lancement de ltat en arrire-plan depuis le menu : .................................................................. 135




A propos de ce manuel

Les conventions utilises

Identifie des informations lire et/ou excuter imprativement.

Identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la procdure expose.

Identifie un renvoi vers un chapitre, une partie ou une page o est dcrite la suite de la procdure.




11 Les tats du flux de la dpense

11.1 Etats sur lengagement

11.1.1 Afficher liste de commandes d'achat - ME80FN

Cette transaction permet dafficher une liste de commandes dachat.

Les commandes dachat cres dans BFC peuvent tre affiches sous forme de liste. Cette fonction permet notamment danalyser ces commandes les unes par rapport aux autres. A partir de cet affichage en masse, vous pouvez galement accder au dtail de chaque commande en affichage et en modification.

Afin dafficher une liste de commandes dachat dans BFC, activez la transaction < Liste des commandes > partir du chemin suivant :

Dpenses / Reporting dpenses

Transaction ME80FN.




Une fentre de slection souvre. Il sagit ici de spcifier les commandes que vous souhaitez afficher.

Chaque zone de slection possde une aide la recherche.

Renseignez directement si vous la connaissez, la catgorie de document que vous souhaitez afficher.

Sinon, accdez laide la recherche en cliquant sur licne .

La fentre daide la recherche souvre.

Slectionnez la catgorie de document afficher en double-cliquant sur la ligne.

NB : cette transaction permet galement laffichage dautres documents (contrats, demandes doffre).

Le type de document est F pour les commandes dachat.

Pour effectuer par exemple un affichage des commandes pour certains fournisseurs uniquement, accdez

la slection multiple en cliquant sur licne .

La fentre de slection multiple pour fournisseur souvre.

Dans longlet Valeurs individuelles, indiquez les numros de fournisseurs dont vous souhaitez afficher les commandes.

Excutez ensuite votre demande de slection en cliquant sur licne .




La fentre de slection rapatrie les donnes slectionnes.

Validez vos critres de slection et lancez votre recherche en cliquant sur Excuter.

Le rsultat de votre recherche saffiche dans une nouvelle fentre. Par dfaut laffichage prsente les donnes en-tte et postes.

Afin daccder laffichage dune commande, double-cliquez sur la ligne correspondante.

Dans une nouvelle fentre, la commande slectionne apparat en affichage.

Si vous souhaitez modifier cette commande directement, cliquez sur le bouton Afficher/Modifier. Les donnes accessibles la modification seront alors dgrises (onglet Donnes client uniquement).

Pour retourner laffichage en masse des commandes dachat, cliquez sur le bouton Retour.




Afin daccder une vue diffrente de votre recherche, cliquez sur licne Changer de vue . Slectionnez ensuite la vue qui vous intresse, par exemple, Historique de commande.

La fentre daffichage en masse des documents dachat est modifie. Dsormais, pour chacune des commandes rpondant votre slection de dpart, tous les documents lis sont reprsents par une ligne :

- une ligne par facture

- une ligne par document article (correspondant aux services faits/entres de marchandise)

La fentre indique que le rsultat de la recherche comporte 4 pages.

Pour retourner laffichage en masse des commandes dachat, cliquez sur le bouton Retour.




Afin daccder au dtail de lhistorique de commande (onglet prsent dans la commande ds la premire entre marchandise enregistre), double-cliquez sur lune de ces lignes de la commande.

Une nouvelle fentre souvre. Vous accdez directement longlet Historique de commande de la commande slectionne.

Pour la commande 2000000463 par exemple, on constate quil existe 4 documents lis, chacun correspondant au mme poste 10 de cette commande.

Vous constatez que les 4 documents lis la commande sont, pour deux dentre eux des entres de marchandise, et pour les deux autres, des entres de facture.

Vous pouvez accder au dtail de la pice dachat. (document dentre marchandise ou document dentre facture, en cliquant sur l a ligne qui la reprsente.

Pour accder aux pages suivantes de la recherche, cliquez sur licne .




Afin daccder une vue diffrente de votre recherche, cliquez sur licne changer de vue , Slectionnez ensuite sur la vue Echance

La fentre daffichage en masse des documents dachat est modifie. Dsormais, pour chacune des commandes rpondant votre slection de dpart, les commandes dachat sont classes par date de commande

Pour obtenir la liste des commandes dachats sur un fournisseur interne qui ne sont pas sur un code famille Facturation Interne (P622 P629, qui remplacent le P616), choisir la variante de slection /N CTRL INTERN (menu : Accder variante) puis excuter ltat :




A laffichage de ltat, slectionner la variante de mise en forme /N CONTROLE :

Pour obtenir la liste des commandes dachats qui ne sont pas sur un fournisseur interne mais qui sont sur un code famille Facturation Interne (P622 P629, qui remplacent le P616), choisir la variante de slection /N CTRL CODFAM (menu : Accder variante) puis excuter ltat :




A laffichage de ltat, slectionner la variante de mise en forme /N CONTROLE.

11.1.2 Statistique commandes pour une priode donne

Cet tat permet de connatre pour l'ensemble des units d'une DR le nombre et le montant global des commandes dachat par centre financier sur une priode donne.




Slectionnez dans la liste des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateurs ZBUDGET : la ligne contenant le libell ZSTATCDE qui correspond au suivi des commandes dachat.

A lissue de cette slection, la ligne doit apparatre en surbrillance.

Cliquez sur le bouton Menu puis slectionnez Requte/Excuter/Excuter.

Une autre solution est de cliquer sur le bouton Autre(s)/Excuter.

Sinon, appuyez simplement sur la touche F8 de votre clavier.

Dans la fentre de slection qui correspond la variante daffichage de ltat lanc, vous pouvez dfinir des restrictions daffichage.

Renseignez par exemple, la dlgation et la priode pour laquelle vous souhaitez afficher cet tat.

Cliquez sur Excuter afin de lancer ltat.




Ltat saffiche dans une nouvelle fentre, sous forme de tableau.

11.1.3 Liste des commandes par fournisseur

Cet tat est propos en standard par SAP.

Afin daccder cet tat, activez la transaction < Liste des commandes par fournisseur > partir du chemin suivant :

Dpenses / Reporting dpenses / Commande.

Transaction ME2L.

La liste des critres de slection saffiche :





Renseignez par exemple le ou les numro(s) de fournisseur(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez afficher cet tat.






Il est possible daccder la commande dans BFC en cliquant sur son numro dans ltat.

11.1.4 Ecarts de prix unitaire Commande Facture

Cet tat permet de lister les postes commandes pour lesquels il y existe une diffrence entre le prix unitaire commande et facture.

Il est fourni aux laboratoires dans le cadre des tats priodiques et de fin dexercice aux formats .csv et .pdf (tat E143)

Cet tat est galement mis disposition dans le portail BFC, en excutant la transaction < Ecarts de prix unitaire commande facture > partir du chemin suivant :

Dpenses/ Reporting dpenses/ Commande.

Transaction ZBFCFITR_E143.





Renseignez lexercice comptable et la dlgation souhaits.

Vous pouvez galement renseigner une ou plusieurs units.

Exemple :


1 2




Ltat saffiche dans une nouvelle fentre, sous forme dune grille ALV.

Les donnes prsentes dans cet tat sont :

- Colonne 1 : Exercice comptable - colonne 2 : Le code de la division - colonne 3 : La dlgation rgionale - colonne 4 : Ladresse budgtaire - colonne 5 : L adresse analytique - colonne 6 : Prev (coche signifiant que la commande est drogatoire) - colonne 7 : Le numro de commande Geslab - colonne 8 : Le numro de ligne Geslab - colonne 9 : Le numro de commande BFC - colonne 10 : Le numro de poste BFC - colonne 11 : Date de la commande - colonne 12 : La dsignation du poste de commande - colonne 13 : Le libell fournisseur - colonne 13 : Prix unitaire commande - colonne 13 : Prix unitaire facture

11.1.5 Liste des carts EM/EF

Cet tat a pour but de lister les carts EM/EF (carts entre entres marchandise et entres facture)

Il permet de comparer les quantits livres aux quantits factures par poste commande et permet ainsi de lister deux types d'carts :

o Les postes commandes pour lesquels la quantit livre est suprieure la quantit facture ("Livraison excdentaire" coche dans l'cran de slection)

o Les postes commandes lesquels la quantit livre est infrieure la quantit facture ("Excdent comptable" coche dans l'cran de slection)

Il est fourni aux laboratoires dans le cadre des tats priodiques et de fin dexercice aux formats .csv et .pdf. (Etat E145).

Cet tat est galement mis disposition dans le portail BFC, en excutant la transaction < Liste des carts > partir du chemin suivant :

Dpenses/ Reporting dpenses/ Commande.

Transaction ZZBFCFITR_E145.





1. Livraison excdentaire : Permet de slectionner toutes les commandes pour lesquelles la quantit livre est suprieure la quantit facture. Cette option est coche par dfaut.

2. Excdent comptable : Permet de slectionner toutes les commandes pour lesquelles la quantit facture est suprieure la quantit livre. Cette option est coche par dfaut.

3. Ecart/qt infrieur/gal : Donnes permettant de slectionner toutes les commandes pour lesquelles l'cart entre la quantit livre et la quantit facture est infrieur au pourcentage

indiqu. Si vous n'indiquez pas de pourcentage, le systme n'effectue aucune dlimitation par rapport au montant de l'cart. Par dfaut, cette zone est vide donc tous les carts existants sont dits.

4. Ect/val. Infrieur/gal : Le systme slectionne uniquement les oprations pour lesquelles les carts de valeur entre la valeur d'entre de marchandises et d'entre de factures sont infrieurs ou gaux au montant indiqu (dans la devise de la socit). Par dfaut, cette zone est vide. Aucune slection ne seffectue sur ce critre.

Renseignez la dlgation souhaite.

Vous pouvez galement renseigner une ou plusieurs units.

Exemple :

3

1

2

4





2

1






- colonne 1 : Le code de la division - colonne 2 : La dlgation rgionale - colonne 3 : Ladresse budgtaire - colonne 4 : Ladresse analytique - colonne 5 : La date de la commande - colonne 6 : Le numro de commande Geslab - colonne 7 : Le numro de commande BFC - colonne 8 : Le numro de poste BFC - colonne 9 : Le numro de ligne Geslab - colonne 10 : La dsignation du poste de commande - colonne 11 : Le libell fournisseur - colonne 12 : Facture finale : Commande solde - colonne 13 : Livraison finale : Quantit commande totalement livre - colonne 14 : Quantit de service fait - colonne 15 : Quantit facture - colonne 16 : Montant de service fait - colonne 17 : Montant factur - colonne 18 : Ecart en quantit - colonne 19 : Ecart en valeur




11.2 Etats sur le service fait

11.2.1 Liste des Services faits - MB51

Cette transaction permet dafficher une liste des documents article (entres de marchandises) dans BFC.

Afin de visualiser la liste des services faits (documents article) dans BFC, activez la transaction < Liste des services faits > partir du chemin suivant :

Dpenses / Reporting dpenses / Service fait.

Transaction MB51.

La fentre de slection de la liste des documents article souvre

Saisissez des donnes permettant de dlimiter le primtre de la liste des services faits (documents article) afficher. Vous pouvez par exemple afficher les documents article dans une division particulire.




Cliquez sur le bouton Excuter afin de lancer votre recherche.

Le rsultat de votre recherche saffiche dans une nouvelle fentre.

Afin daccder en affichage un document article, double-cliquez sur le numro de document correspondant.




Le document article slectionn souvre en affichage dans une nouvelle fentre.

A partir de laffichage de longlet Info document , on a la possibilit de voir les diffrentes pices comptables correspondant au document article :

En cliquant sur Pces cptables , une nouvelle fentre apparat, permettant en double-cliquant sur la pice de gestion souhaite de voir le dtail de lcriture gnre par le service fait:




11.2.2 Liste des carts service fait/facture - MB5S

Cette transaction permet dafficher une liste des carts entre les entres de marchandise et les factures correspondantes dans BFC.

Elle permet didentifier rapidement les commandes pour lesquelles soit le service a t fait mais la facture na pas t prise en charge, soit la facture a t prise en charge et le service nest pas fait (en attente dun avoir).

Afin de visualiser la liste des carts entre les entres de marchandise et les entres de factures dans BFC, activez la transaction < Liste carts service fait/facture > partir du chemin suivant :

Dpenses / Reporting dpenses / Service fait.

Transaction MB5S.

La fentre de slection de la liste des carts EM/EF souvre.

Saisissez des donnes permettant de dlimiter le primtre de la liste des carts afficher. Vous pouvez par exemple afficher les carts EM/EF dans une organisation dachats particulire, et pour un groupe dacheteurs.

Pour affiner votre recherche, saisissez par exemple un numro fournisseur BFC, vous pourrez ainsi traiter lensemble de ces carts pour un fournisseur donn.





Le rsultat de votre recherche saffiche dans une nouvelle fentre.

Les lignes affiches en vert indiquent les commandes dont le service a t fait mais en attente de la facture.

Les lignes affiches en rouge indiquent les commandes dont la facture a t prise en charge mais dont le service na pas t fait. Dans ce cas, le CNRS est gnralement en attente dun avoir.

Afin daccder en affichage lhistorique de commande du document comprenant des carts entre les quantits livres et les quantits factures, double-cliquez sur le numro de commande correspondant.

Lhistorique de commande du document slectionn saffiche dans une nouvelle fentre.




Pour revenir la liste des carts EM/EF, cliquez sur le bouton Retour.

11.2.3 Liste annulation de Services Faits exercice N exercice antrieur

Cet tat permet de lister les Services Faits qui ont t annuls sur lexercice comptable N en rfrence des Services Faits dun exercice antrieur.

Dans cet tat, seules les annulations de Services Faits faisant rfrence des Services Faits dont lexercice comptable est infrieur lexercice comptable des annulations des Services Faits seront slectionnes. Ces annulations de Services Faits auront t gnres depuis Geslab ou directement dans BFC par lassistance utilisateurs. Seules les annulations compltes apparatront dans ltat.

Suivez le chemin daccs : Dpenses / Reporting dpenses / Analyse factures (Pices FI /pices MM) / Annulation ex. N services faits ex.antrieur

Dans la fentre de slection qui correspond la variante daffichage de ltat lanc, vous pouvez dfinir des restrictions de slection

Les critres de slection sont :

Exercice de la commande : exercice comptable pendant lequel la commande dachat a t enregistr dans BFC.

Par dfaut, ce champ est initialis avec lexercice en cours, il est modifiable.

Ltat ne peut pas tre lanc si ce filtre nest pas renseign.

Domaine dactivit : domaine dactivit, organisation dachat ou dlgation rgionale de la commande.

Chaque dlgation rgionale na accs quaux donnes la concernant.


Division : division, unit ou laboratoire du Service Fait

Ce filtre est facultatif, sil nest pas renseign, seules les divisions dpendant du Domaine dactivit saisi seront slectionnes.

Par contre, si une division est saisie mais quelle ne correspond pas au domaine dactivit saisi, un message derreur bloquant apparat lorsque lon tente de lancer ltat.




N commande : n BFC de la commande BFC

Ce filtre est facultatif.

Exemple : recherche des services faits annuls pour des commandes 2008 pour la DR 13

Slectionnez les filtres adquats


Ltat saffiche sous forme de tableau.

Il est tri par domaine dactivit, division et N de lannulation du Service Fait.

Des sous-totaux du montant de lannulation de Service Fait sont galement disponibles par division et domaine dactivit.

De plus, un montant global, tous domaines dactivits confondus, est dit en fin dtat.

Signification des colonnes

Domaine dactivit : domaine dactivit, organisation dachat ou dlgation rgionale de la commande

Division : division, unit ou laboratoire du Service Fait




Commande : n de la commande BFC

Poste : n du poste de la commande BFC

Date de la commande : date de cration de la commande dans BFC

Date du Service Fait : date de cration du Service Fait

Date dannulation du Service Fait : date de lannulation du Service Fait

Montant : montant de lannulation du Service Fait dans BFC

Type pice : type de pice du Service Fait

Le type de pice sera toujours WE Entre de marchandises

N pice : n de lannulation du Service Fait

N Fournisseur : n BFC du fournisseur de la commande

Libell Fournisseur : libell BFC du fournisseur

Texte : texte situ dans le poste de lannulation du Service Fait

Compte budgtaire : compte budgtaire du poste de la commande.

Domaine fonctionnel : domaine fonctionnel de la commande

Fonds : fonds de la commande

Centre de cots : centre de cots de la commande

Elment dOTP : lment dOTP de la commande

Compt gnral : compte comptable de la commande.

Lanc en arrire-plan, cet tat est exportable vers Excel.




11.2.4 Liste des services faits des factures non parvenues

Cet tat permet de lister et suivre lintgration dans BFC des services faits des factures non parvenues :

- afin de veiller une qualit des droits constats ds la rception des marchandises ou la ralisation de la prestation.

- et dobtenir le dtail du compte 4081 factures non parvenues par fournisseur et par commande standard.

Activez la transaction

Slectionnez dans la liste des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateur ZMARCHE : la ligne contenant le libell Z408_SF Etat de suivi des services faits

A lissue de cette slection, la ligne doit apparatre en surbrillance

Utilisation imprative de la variante associe sa dlgation

Variante de type /N/DR99 :




Compte : 40810000

Socit : Z900

Date de rapprochement zro

Exercice comptable 2010

Date comptable 01/01/2010 au 31/12/2010

Type de pice WXE

Domaine dactivit 0020



Sinon, appuyez simplement sur la touche F8 de votre clavier




Pour un fournisseur : renseignez le numro du tiers




Faire apparatre en zone daffichage : slection dfinies par lutilisateur

- Date rapprochement

- Pice rapprochement

- Exercice comptable

- N pice

Cliquez sur Excuter afin de lancer ltat





Liste des colonnes :

Domaine dactivit

Division

Numro de pice

Type de pice

Code dbit/crdit

Montant

Devise

Doc achat

Fournisseur (code)

Fournisseur (nom)

Date de la commande Geslab

Cr le : date dintgration de la commande dans BFC

Date de pice : date de service fait saisi dans Geslab

Rapprochement

Pice de rapprochement

Compte gnral

Texte

11.3 Etats sur la facture

11.3.1 Liste des documents de facturation - MIR5

Cette transaction permet dafficher une liste de documents de facturation dans BFC.

Elle permet notamment dafficher la fois le numro du document de facturation issu de la logistique et le numro de la pice comptable correspondante, lauteur de facture et le destinataire de paiement divergent sil y en a un, le blocage paiement sil y en a un, le mode de paiement, les cots indirects dacquisition etc.

Afin dafficher un document de facturation dans BFC, activez la transaction < Afficher liste doc. de facturation > partir du chemin suivant :

Dpenses / Reporting dpenses / Analyses factures (pices FI/pices MM).

Transaction MIR5.

Cliquez sur le bouton Mode expert (si ce bouton nest pas apparent, cliquer dans longlet Autres qui permet dafficher longlet bleu en haut de lcran intitul Mode expert et cochez Affichage n pice comptable afin de pouvoir afficher, en plus de numrotation logistique des pices, la numrotation comptable




Une fentre de slection souvre.

Saisissez des donnes permettant de dlimiter le primtre des factures que vous souhaitez afficher, lexercice comptable, la socit, (etc.).

Saisissez le nom de la variante daffichage cre pour le CNRS : /CNRS





Le rsultat de votre recherche saffiche dans une nouvelle fentre. Ce rsultat inclus toutes les factures et les pices FI de toutes les dlgations.

Il est possible de faire une slection par division

Au niveau de la zone Division cliquer sur la flche pour slectionner les divisions que lon veut afficher.




Cliquez sur reprendre et cliquez sur longlet .

Afin daccder au dtail du document de facturation en affichage, cliquez sur le numro de facture correspondant,

ou sur le n de la pice FI si on veut lcriture comptable.

Le document de facturation est affich dans une nouvelle fentre.




Pour revenir la liste des documents de facturation, cliquez sur le bouton Retour.

11.3.2 Bordereau journalier de prise en charge de dpenses

Il existe 2 bordereaux journaliers de dpenses :

1. Bordereau des prises en charge de dpenses

2. Bordereau des rductions annulations de dpenses

disponibles chaque matin dans la Business Workplace des utilisateurs destinataires des tats comptables

Le bordereau journalier des prises en charge de Dpenses contient lensemble des pices comptables de prise en charge de dpenses dune journe comptable (type de pice KR, RE, RH, RI, RM, et XF), que ces pices comptables aient t cres par un flux dAchat, un flux de Mission, lInterface SIRHUS BFC, ou par une saisie directe en comptabilit. Tri par types puis par numro de pices

NB : Les pices RH ne concernent que lACP.

Le mail reu dans la Business Workplace a lintitul suivant : BORD JOUR DEP

Ici, 0014 reprsente la dlgation Midi-Pyrnes.

Le titre de ltat (en pice jointe du mail) est le suivant :




11.3.3 Bordereau journalier de rduction et annulation de dpenses

Le bordereau des rductions annulations de dpenses contient lensemble des pices comptables de rductions/annulations de dpenses dune journe comptable (type de pice KG, RA, RJ, XA et RM), que ces pices comptables aient t cres par un flux dAchat, un flux de Mission, ou par une saisie directe en comptabilit.

Le mail reu dans la Business Workplace a lintitul suivant : BORD JOUR REDDEP

Ici, 0014 reprsente la dlgation Midi-Pyrnes.

Le titre de ltat (en pice jointe du mail) est le suivant :




Pour accder votre messagerie SAP, Cf. Manuel dutilisation Elments Gnraux BFC-MUT-ELG chapitre Suivi des ditions

11.3.4 Statistique factures pour un exercice donn

Cet tat permet de connatre pour l'ensemble des units d'une DR le nombre et le montant global des factures dachat et avoirs par centre financier sur une anne donne.

Slectionnez dans la liste des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateurs ZBUDGET : la ligne contenant le libell ZSTATFAC qui correspond au suivi des factures dachat.









Renseignez par exemple, la dlgation et lanne pour laquelle vous souhaitez afficher cet tat.



Nota :

o Dcompte factures = Dcompte factures + avoirs

o Montant HT = Montant factures HT - Montant avoirs HT

11.3.5 Statistique postes de factures pour une priode donne

Cet tat permet de connatre pour l'ensemble des units d'une DR le nombre et le montant global des postes de factures dachat et avoirs par centre financier sur une priode donne.

Il est possible dexclure du dcompte les factures de certains fournisseurs (exemple les factures de voyagistes tels que FRAM).




Slectionnez dans la liste des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateurs ZBUDGET : la ligne contenant le libell ZSTATFAC2 qui correspond au suivi des factures dachat.







Renseignez par exemple, le no de compte de fournisseur 1030385 (FRAM AGENCES) pour exclure les factures de ce fournisseur de la statistique.






Nota :

o Nombre total = Dcompte des postes de factures ou davoirs

o Montant HT = Montant factures HT - Montant avoirs HT

11.3.6 Liste des factures non prises en charge (pr-enregistres)

Cet tat permet de lister les factures non prises en charge par DR et/ou par laboratoire.

Il liste tous les types de factures et avoirs - y compris les factures et avoirs Carte Loge et Carte Achat passs sur des commandes standard ou drogatoires.

Il est galement possible par le biais de cet tat de reprer les factures pr enregistres sur

commandes drogatoires soldes (indicateur de solde coch et tmoin commande




drogatoires) pour lesquelles il ny a plus dengagement. En effet pour les commandes

drogatoires si le solde de la commande est transmis depuis Geslab alors que la facture n'est

pas encore prise en charge dans BFC (c'est le cas notamment quand la commande est solde

au moment de la saisie facture dans Geslab), cela a pour effet de librer l'engagement

correspondant.

Cette liste est fournie aux laboratoires dans le cadre des tats priodiques et de fin dexercice aux formats .csv et .pdf (tat E144).

Elle est galement mise disposition dans le portail BFC, en excutant la transaction partir du chemin suivant :

Dpenses/Reporting dpenses/Analyse Facture

Transaction ZBFCFITR_FACT_PREENG


Slectionner obligatoirement un exercice comptable.

Restreindre ventuellement la slection une ou plusieurs dlgations, divisions et date de pice.







- colonne 1 : Exercice comptable - colonne 2 : La dlgation rgionale - colonne 3 : Le code de la division - colonne 4 : Ladresse budgtaire - colonne 5 : Ladresse analytique - colonne 6 : Prev (coche signifiant que la commande est drogatoire) - colonne 7 : Commande solde (quivalent de la coche facture finale) - colonne 8 : Le numro de commande Geslab - colonne 9 : Le numro de commande BFC - colonne 10 : Le numro de facture Geslab - colonne 11 : Le numro de facture BFC - colonne 12 : Type de document - colonne 13 : Le libell fournisseur - colonne 14 : Date de pice - colonne 15 : Numro de facture fournisseur (rfrence) - colonne 16 : Montant facture

11.3.7 Liste avoirs exercice N sur dpense exercice antrieur

Cet tat permet de lister les avoirs crs sur un exercice et qui rfrencent une facture cre sur un exercice antrieur.

Dans cet tat, seul les documents de facturation de type avoir, au statut comptabilis et faisant rfrence une facture prise en charge lors dun exercice prcdent seront slectionns.




Suivez le chemin daccs : Dpenses / Reporting dpenses / Analyse factures (Pices FI /pices MM) / Avoirs ex N sur dpense ex.ant.

Dans la fentre de slection qui correspond la variante daffichage de ltat lanc, vous pouvez dfinir des restrictions daffichage

Les critres de slection sont :

Exercice avoir : exercice comptable pendant lequel le document avoir a t pris en charge dans BFC

Par dfaut, ce champ est initialis avec lexercice en cours, il est modifiable.


Exercice facture : exercice comptable pendant lequel le document facture a t pris en charge dans BFC

Ce filtre est facultatif mais sil est renseign, sa valeur doit tre imprativement infrieure celle saisie dans le filtre Exercice avoir. Dans le cas contraire, un message bloquant Lexercice facture doit tre infrieur lExercice avoir apparat.

Domaine dactivit : domaine dactivit, organisation dachat ou dlgation rgionale de lavoir

Chaque dlgation rgionale na accs quaux donnes la concernant.


Division : division, unit ou laboratoire de lavoir

Ce filtre est facultatif, sil nest pas renseign, seules les divisions dpendant du Domaine dactivit saisi seront slectionnes.

Par contre, si une division est saisie mais quelle ne correspond pas au domaine dactivit saisi, un message derreur bloquant apparat lorsque lon tente de lancer ltat.

Exemple dun avoir multi-imput, cest--dire associ 2 commandes C1 et C2, respectivement rattaches aux divisions D1 et D2 des dlgations d1 et d2. Cet avoir nest affect qu un seul couple dlgation-division saisie lors de sa comptabilisation.

Si aucune valeur nest saisie dans les filtres Domaine dactivit et Division, tous les postes de lavoir apparatront, sil satisfait bien sr tous les autres critres de slection.




Si la valeur D1 est saisie dans le filtre Division ou la valeur d1 dans le filtre Domaine dactivit, seuls les postes lis la commande C1 seront dits.

Par contre, les donnes concernant len-tte de lavoir concerneront les 2 commandes C1 et C2.

Type de pice : type de pice BFC de lavoir

Par dfaut, le type de pice slectionne :

Les avoirs sur Facture cre dans Geslab ( XA ),

Les avoirs sur Facture cre dans BFC ( RA ),

Les avoirs sans retour vers Geslab pour r-imputation comptable ( RJ )

Ce champ est modifiable. Cela dit, sil nest pas renseign, ce sont les valeurs par dfaut qui seront prises en compte.

N fournisseur : n BFC du fournisseur de lavoir

Ce filtre est facultatif

N avoir : n BFC de lavoir


Montant avoir : montant total TTC contenu dans len-tte de lavoir dans BFC


N commande : n de la commande BFC recense dans le poste de lavoir


Exemple dun avoir multi-imput, cest--dire associ 2 commandes C1 et C2

Si aucune valeur nest saisie dans le filtre, tous les postes de lavoir apparatront, sil satisfait bien sr tous les autres critres de slection.

Si la valeur C1 est saisie dans le filtre, seuls les postes lis la commande C1 seront dits.

Par contre, les donnes concernant len-tte de lavoir concerneront les 2 commandes C1 et C2.

Exemple : recherche des avoirs 2009 sur factures 2008 pour la DR 14

Slectionnez les filtres adquats






Il est tri par domaine dactivit, division et n davoir.

Des sous-totaux du montant HT par poste est galement disponible pour ces 3 colonnes.

Ltat contient autant de lignes que de postes davoirs slectionns.

Signification des colonnes




Domaine dactivit : domaine dactivit, organisation dachat ou dlgation rgionale de lavoir

Division : division, unit ou laboratoire de lavoir

Exemple dun avoir multi-imput, cest--dire associ 2 commandes C1 et C2, respectivement rattaches aux divisions D1 et D2 des dlgations d1 et d2. Cet avoir nest affect qu un seul couple dlgation-division saisie lors de sa comptabilisation. Par contre, les donnes concernant len-tte de lavoir concerneront les 2 commandes C1 et C2.

Exercice avoir : exercice comptable pendant lequel le document avoir a t pris en charge dans BFC

N avoir : n BFC de lavoir

Avoir annul : cette colonne est coche si lavoir a t annul avant dtre soumis au paiement.

Sil a t annul aprs sa soumission au paiement, ou sil na pas t annul, la colonne est vide

Type de pice : type de pice BFC de lavoir

Par dfaut, le type de pice slectionne :

Les avoirs sur Facture cre dans Geslab ( XA ),

Les avoirs sur Facture cre dans BFC ( RA ),

Les avoirs sans retour vers Geslab pour r-imputation comptable ( RJ )

N Fournisseur : n BFC du fournisseur de lavoir

Libell Fournisseur : libell BFC du fournisseur

Montant brut : montant total TTC contenu dans len-tte de lavoir dans BFC

Montant HT : montant HT contenu dans le poste de lavoir dans BFC

Devise : devise contenue dans len-tte de lavoir dans BFC

TVA : code TVA contenu dans len-tte de lavoir dans BFC

Exercice facture : exercice comptable pendant lequel le document facture a t pris en charge dans BFC

Texte den-tte : texte den-tte de la facture (onglet Dtail de len-tte du document)

N facture : n BFC de la facture

Si lavoir est cr alors que la facture est paye, il est reli la Facture par la zone N facture, onglet Paiement, avec lexercice de la Facture associ.

Sil est gnr avant que la facture ne soit paye, le lien est stock dans un autre champ de len-tte du document davoir.

Commande : n de la commande BFC recense dans le poste de lavoir

Poste : n du poste de la commande BFC

Compte budgtaire : compte budgtaire du poste de lavoir.




En cas de r-imputation comptable de lavoir, cest le compte budgtaire dorigine qui est dit.

Domaine fonctionnel : domaine fonctionnel de lavoir

Fonds : fonds de lavoir

Centre de cots : centre de cots de lavoir

Elment dOTP : lment dOTP du poste de lavoir

Compt gnral : compte comptable du poste de lavoir.

En cas de r-imputation comptable de lavoir, cest le compte gnral dorigine qui est dit.

Lanc en arrire-plan, cet tat est exportable vers Excel.




11.3.8 Liste des avoirs sur commande diffrente de celle de la facture

Cet tat permet de lister les avoirs rfrenant au moins un poste commande non rfrenc dans la facture associe lavoir.

Il est accessible sur le portail BFC en excutant la transaction < Ref cde diffrente avoir/facture > partir du chemin suivant :

Dpenses/Reporting dpenses/Analyse Facture

Transaction ZBFCFITR_E141


Saisir obligatoirement le domaine d'activit.

Restreindre ventuellement la slection un ou plusieurs avoirs et date comptable de lavoir.

Cliquez sur Autre(s)/Excuter afin de lancer ltat.




Ltat saffiche dans une nouvelle fentre, sous forme dune grille ALV .

La liste est trie par domaine dactivit (DR), division (laboratoire), n de facture et n davoir.


- Domaine dactivit (Dlgation)

- Division

- N facture

- Fournisseur facture

- Libelle fournisseur

- N commande associ la facture

- N commande Geslab de la commande associe la facture

- Exercice comptable de la facture

- Type de pice de la facture

- Date comptable de la facture

- Montant TTC de la facture

- Devise de la facture

- N davoir

- N de commande associe lavoir

- N de commande Geslab de la commande associe lavoir

- Exercice comptable de lavoir

- Type de pice de lavoir

- Date comptable de lavoir

- Montant TTC de lavoir




- Devise de lavoir

Les donnes restitues correspondent aux cas suivants :

- Lavoir et la facture associe rfrencent des commandes diffrentes. Dans ce cas la commande associe la facture est diffrente de la commande associe lavoir .

- Lavoir contient au moins un poste rfrenant un poste commande non rfrenc dans la facture laquelle lavoir est associ. Dans ce cas la commande associe la facture est la mme que la commande associe lavoir

- Lavoir na pas de rfrence facture (sur ltat les donnes facture sont vides). Dans ce cas, les donnes factures ne sont pas renseignes

Pour rappel : La facture associe lavoir est visible dans la zone N facture , onglet Paiement , de len tte de lavoir (Transaction Synthse des factures ).




11.4 Etats de suivi du code des marchs publics et autres tats de gestion

Cest dans ce paragraphe que vous trouvez les tats rglementaires pour le code des marchs public ainsi que des tats de gestions pour le suivi des marchs et des achats.

Les tats dpenses en liaison avec les achats et les marchs disponibles dans BFC sont les 11 tats suivants :

- Les cinq tats rglementaires : - ARTICLE 138 * : Liste des marchs conclus lanne prcdente; - CUMUL 1 * : suivi des cumuls par code famille ; achats rguliers - CUMUL 2 * : suivi des cumuls par UF / OT ; achats ponctuels - CUMUL 3 * : Achats partir des chemins possibles suivants :

Dpenses / Reporting dpenses / Suivi des achats.

Rfrentiels / rfrentiel marchs / Marchs conclus lanne prcdente.




La fentre de lancement des requtes souvre.

Accdez directement votre groupe dutilisateur en cliquant sur le bouton Changer groupe dutilisateurs.

La fentre de slection du groupe dutilisateur souvre.

Double-cliquez sur le groupe dutilisateur ZMARCHE, le seul utilis pour le lancement des tats traitant du code des marches publics.

Lancement automatique lors des traitements de nuit

Les tats suivants sont automatiquement constitus chaque nuit : - Suivi des cumuls par code famille ; achats rguliers (CUMUL 1), - Suivi des cumuls par UF / OT ; achats ponctuels (CUMUL 2), - Suivi de la valeur cible des contrats.

Ils sont envoys une liste de destinataires de chaque dlgation : cela se concrtise par la cration dun ordre spool (Environnement utilisateur/Affichage dordres spool) et dun message dans leur bote aux lettres de messagerie SAP (Environnement utilisateur/SAP Business Workplace).




Pour accder un ordre spool qui vous concerne et votre messagerie SAP, Cf. Manuel dutilisation Elments Gnraux BFC-MUT-ELG chapitre Suivi des ditions

11.4.1 Etat : Article 133 Liste des marchs conclus par anne

Cet tat rglementaire permet aux gestionnaires de grer une liste des marchs conclus sur une anne par PRM (groupe dacheteur dans BFC) et par dlgation. Ici ne sont pas grs les engagements raliss sur les marchs, seules les informations sur la nature des marchs crs, leur type de prestation, leur objet et le montant cible sont affichs. Attention, cet tat traite des marchs au sens large, cest--dire des marchs classiques mais aussi des commandes sans rfrence un march. Seuls les marchs et commandes sans rfrence un march soumis au CMP sont dits.

Lancer ltat via le chemin suivant :

Rfrentiel/rfrentiel marchs/Liste des marchs conclus l'anne prcdente.

Ou grce la transaction ZBFC_E157

Saisir les critres de slection.

Par dfaut, lanne et le montant minimum de la valeur-cible du march apparaissent.

Ces 2 critres sont les seuls dont la saisie est obligatoire.

Tous les critres peuvent tre modifis.

Excuter.

Les types de prestations sont les suivants :

FOU pour fournitures (la valeur F des marchs est automatiquement traduite en FOU )

SER pour services (la valeur S des marchs est automatiquement traduite en SER )

TRA pour travaux (la valeur T des marchs est automatiquement traduite en TRA )

AUT pour autres

Remarque : si tous les postes dune commande hors march sont de type autre , cette commande ne sera pas dite.





Les critres de slection sont rappels en en-tte.

Il est possible dexporter ces donnes pour les travailler sous Excel.

Pour cela utiliser le bouton :

Les commandes sans rfrence un march hors march portant sur des tiers agents ou des tiers internes sont cartes.

Les marchs de type Contrat-cadre napparaissent pas, seuls leurs ventuels marchs subsquents sont dits.

A contrario, dans le cas de marchs principaux qui ne sont pas de type Contrat-cadre , seuls ces marchs principaux-pres sont dits et cumulent les montants des marchs qui en dpendent.

Les tranches de valeurs pour les montants HT (en ) sont les suivantes :

20 000 49 999 EUR

50 000 89 999 EUR

90 000 132 999 EUR

133 000 205 999 EUR

206 000 999 999 EUR

1 000 000 2 999 999 EUR

3 000 000 5 149 999 EUR




5 150 000 EUR et plus

Remarque : si ltat est lanc avec pour critre de slection un montant HT < 20000, la tranche de valeur des documents concerns sera 20 000 49 999 EUR

11.4.2 Etat : CUMUL1 Suivi des cumuls par code famille / achats rguliers

Cet tat rglementaire permet aux gestionnaires de suivre les cumuls des achats rguliers sur code famille dans le respect des seuils fixs par le code des marchs publics.

Slectionnez lune des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateurs ZMARCHE, par exemple : CUMUL 1 qui correspond au suivi des achats rguliers cumuls par code famille.




Autres possibilits pour accder au suivi des cumuls par code famille, achats rguliers




Vous pouvez galement excuter la requte suivant une variante pr-dfinie. Pour cela, une fois la requte slectionne (cf. tape 1 ci-dessus), cliquez sur le bouton Menu puis slectionnez Requte et Excuter, enfin choisissez Excuter avec variante.

Sinon, appuyez simultanment sur les touches Shift et F5 de votre clavier.

une fentre saffiche, slectionner la variante CUS&STANDARD et cliquer sur licne




Les slections de la variante sont masques et figes. Pour les afficher, cliquez sur le bouton

:

La fentre de la variante de slection pr-dfinie souvre. Les donnes de la variante ne pouvant tre modifies sont masques dans cette fentre.

Des slections sont dj prdfinies afin que ltat ne prenne en compte que les enregistrements voulus par la rglementation. Cest la raison pour laquelle on voit quune restriction a t faite sur le caractre de lachat qui doit tre R pour rgulier, tous les achats ponctuels sont donc exclus de cet tat. De la mme manire, une restriction vient exclure les types de marchs ZNAT et ZLOC qui sont les marchs nationaux et locaux formaliss. Seuls les marchs procdure adapte (ZNPA et ZLPA) entrent donc dans le cumul ralis dans le cadre de cet tat rglementaire.

Les variantes spcifiques chaque DR ne prennent en compte que les commandes de l'exercice en cours.

Vous pouvez rajouter des donnes limitant ltendue de la slection de votre requte.





Le rsultat de la requte saffiche.

Vous pouvez accder au dtail dun document en double-cliquant sur le numro de pice qui vous intresse.

Double-cliquez ensuite sur le type de document que vous souhaitez afficher, la demande dachat ou la commande correspondante.




Vous pouvez dcider dexporter localement cet tat.

Cliquez sur licne dexportation, choisissez Fichier local.

La fentre de sauvegarde du fichier souvre, choisissez calcul avec tableur.




Vous pouvez dcider dditer la liste contenue dans ltat.

Cliquez sur licne ddition de liste.

La liste souvre dans une nouvelle fentre mise en forme.

Cliquez sur le bouton Menu puis slectionnez Liste, et Imprimer.

La fentre dimpression souvre.

Renseignez lunit de sortie souhaite : PDF.

Cliquez sur le bouton de validation pour confirmer votre demande dimpression.

Cliquez sur le bouton Retour afin de revenir la fentre initiale de lancement des tats.




11.4.3 Etat : CUMUL2 Suivi des cumuls par UFOT / achats ponctuels

Cet tat rglementaire permet aux gestionnaires de suivre les achats ponctuels raliss dans le cadre des oprations de travaux et des units fonctionnelles pour une PRM (groupe dacheteur). Ces 2 notions permettent aux laboratoires de sortir du cadre classique du calcul du cumul pour le contrle du seuil des marchs publics. En effet, le calcul ne seffectue plus par rapport aux codes familles dachat classique mais par rapport lunit fonctionnelle (UF) ou lopration de travaux (OT).

Slectionnez lune des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateurs ZMARCHE, par exemple : CUMUL 2 qui correspond au suivi des achats cumuls par UF / OT.




Ou encore, appuyez simultanment sur les touches SHIFT et F5 de votre clavier :

une fentre souvre par dfaut slectionner la variante CUS&STANDARD et cliquer sur licne





Renseignez par exemple lorganisation dachat et le groupe dacheteur pour lesquels vous souhaitez afficher cet tat.

Des slections sont dj prdfinies afin que ltat ne prenne en compte que les enregistrements voulus par la rglementation Cest la raison pour laquelle on voit quune restriction a t faite sur le caractre de lachat qui doit tre P pour Ponctuel, tous les achats rguliers sont donc exclus de cet tat. De la mme manire, une restriction vient exclure les types de marchs ZNAT et ZLOC qui sont les marchs nationaux et locaux formaliss. Seuls les marchs procdure adapte (ZNPA et ZLPA) entreront donc dans le cumul ralis dans le cadre de cet tat rglementaire.






11.4.4 Etat : CUMUL3 Achats < 1500 sur march scientifique, multi attribu, et avec drogation administrative

Cet tat rglementaire permet aux gestionnaires de suivre les achats passs sur marchs multi-attribus, c'est--dire multi-fournisseurs.

Slectionnez lune des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateurs ZMARCHE, par exemple : CUMUL 3 qui correspond au suivi des achats passs sur marchs multi-attribus.




Ou encore, appuyez simultanment sur les touches SHIFT et F5 de votre clavier :

une fentre souvre par dfaut slectionner la variante CUS&STANDARD et cliquer sur licne




Dans la fentre de slection qui correspond la variante daffichage de ltat lanc, vous pouvez

dfinir des restrictions daffichage. En cliquant sur longlet , il saffiche les lments non modifiables de la variante.

Des slections sont dj prdfinies afin que ltat ne prenne en compte que les enregistrements voulus par la rglementation Cest la raison pour laquelle on voit quune restriction a t faite sur :

- le type rglementaire du march qui doit tre 71.V (multi attribution scientifique) ;

- les marchs ne comportant ni numro RECA ni drogation scientifique ;

- les lignes de commande infrieures 1 500 .



11.4.5 Etat : CUMUL4 Suivi des achats par fournisseur

Cet tat de gestion permet aux gestionnaires de suivre le cumul des achats passs avec un mme fournisseur.

Il permet galement de lister les commandes ayant un motif de rejet (commandes rejetes manuellement par le gestionnaire en DR).




Slectionnez lune des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateurs ZMARCHE, par exemple : CUMUL 4 qui correspond au suivi des achats passs avec un mme fournisseur.




Ou encore, appuyez simultanment sur les touches SHIFT et F5 de votre clavier.

Slectionner ventuellement un fournisseur et faire Excuter




On peut modifier la mise en page de la Query CUMUL4 et dfinir de nouveaux critres de tri





Cliquez sur licne Sous-totaux afin de modifier la prsentation de ltat selon vos attentes.

La fentre de modification de la mise en forme souvre. Dans la partie gauche de cette fentre se trouvent les noms des colonnes sur lesquelles sont actuellement raliss les sous-totaux. A droite, les colonnes pouvant tre slectionnes et faire lobjet dun sous-total.

Cliquez sur lintitul dune des colonnes prsentes dans la partie droite de lcran afin de la slectionner.

Cliquez ensuite sur la flche partant de la droite vers la gauche afin dinclure votre slection dans les colonnes devant faire lobjet dun sous-total ( gauche de lcran).

Une fois votre slection prise en compte dans la colonne de gauche, cliquez sur licne de validation de la fentre de mise en forme.

Ltat saffiche dsormais selon un cumul par fournisseur, puis par code famille.




Pour lister les commandes rejetes post-intgration, vous pouvez mettre un filtre sur la colonne motif rejet et ne slectionner que les commandes dont le motif de rejet est diffrent de 00

Ltat saffiche comme suit :

11.4.5.1 Afficher les demandes dachat bloques ou non bloques

Pour rpondre au besoin de lister les demandes dachat sans fournisseur rejetes ou pas vers un laboratoire, deux variantes ont t cres dans la requte du suivi des achats par fournisseur :

Cliquer sur le bouton Changer groupe dutilisateurs :




Utiliser la barre de dfilement verticale pour aller chercher le groupe ZMARCHE :

Le systme affiche une liste des requtes possibles :




Cliquer sur CUMUL4, cliquer sur le bouton Autres et slectionner Excuter avec variante

Le systme ouvre une fentre :

Avec le bouton daide la recherche, vous pouvez slectionner les variantes existantes en double cliquant dessus :

CUS&DA_FOURN DA sans Fournisseur non bloqu qui correspond aux commandes Geslab cres en tant




que demandes dachat sans fournisseur attitr et non rejetes vers Geslab manuellement,

Ou :

CUS&DA_FO_BLOQ DA sans fournisseur et bloque qui correspond aux commandes Geslab cres en tant que demandes dachat sans fournisseur attitr et qui ont t rejetes vers Geslab manuellement

Le systme met jour la fentre de dtermination de la variante (par exemple pour la variante DA_FOURN) :

Cliquer sur la coche verte

Le systme ouvre un cran de slection, saisir lorganisation dachat.

Cliquer sur Excuter ou sur le bouton Autres et slectionner Excuter.




Le systme fait la liste des demandes dachat sans fournisseur non rejetes vers les laboratoires :

Remarque : en choisissant la variante CUS&DA_FO_BLOQ DA sans fournisseur et bloque, le systme fait la liste des demandes dachat sans fournisseur rejetes vers les laboratoires et la colonne Code bcl. du tableau comporte 1 pour chaque demande dachat




11.4.6 Etat : CUMUL5 Suivi des achats par code famille

Cet tat de gestion permet aux gestionnaires de suivre le cumul des achats passs par code famille.

Slectionnez lune des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateurs ZMARCHE, par exemple : CUMUL 5 qui correspond au suivi des achats passs par rapport aux codes famille.




Ou encore, appuyez simultanment sur les touches SHIFT et F5 de votre clavier..





11.4.7 Etat : CUMUL6 Suivi des achats par march fractionns tranches, pluriannuels avec suivi annuel et de co-traitance

Cet tat de gestion permet aux gestionnaires de suivre le cumul des engagements raliss sur les marchs notamment lorsque plusieurs contrats cadre sont lis entre eux.




Slectionnez lune des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateurs ZMARCHE, par exemple : CUMUL 6 qui correspond au cumul des engagements raliss sur les marchs.




Ou encore, appuyez simultanment sur les touches SHIFT et F5 de votre clavier.


Renseignez par exemple lintervalle ou le numro de contrat-cadre pour lequel vous souhaitez afficher cet tat.






Dans la colonne Numro de march se trouve le numro du contrat principal qui relie les contrats cadre correspondant aux diffrentes tranches (ou co-traitants) entre eux.

Par exemple le contrat cadre 2000081 est li au contrat principal 2000080.

Pour la mise en uvre du dcoupage dun march en diffrents contrat cadre dans BFC, consulter le chapitre sur la gestion des marchs dans le manuel dutilisation Dpenses Tome1 - BFC-MUT-DEP-Tome1

11.4.8 Etat Suivi de la valeur cible des marchs

Cet tat de gestion permet aux gestionnaires de suivre le montant des engagements (engagement total) par contrat, la valeur cible du contrat et le pourcentage de valeur cible atteint.

Il est accessible sur le portail BFC en excutant la transaction < Suivi de la valeur cible des marchs > partir du chemin suivant :

Dpenses/Reporting dpenses/ Suivi des achats

Transaction ZBFCFITR_S106





.

Remarque : il faut restreindre la slection des contrats en renseignant lOrganisation dachat ou un Groupe dacheteur. En effet, si la slection concerne un nombre important de donnes alors la session peut chouer pour temps de rponse dpass.

: Si loption Edition des cumuls uniquement est coche alors seul le cumul des engagements par contrat est affich, sinon pour chaque contrat slectionn le dtail des commandes est dit.






La liste est trie par % de valeur cible atteint, puis organisation dachat du contrat, puis groupe dacheteurs du contrat, puis n de contrat.

Pour laffichage dtaill, cest dire avec les commandes, les donnes prsentes dans cet tat sont :

- N contrat

- Organisation dachat (contrat)

- Groupe dacheteurs (contrat)

- N contrat principal

- Type de contrat

- N fournisseur (contrat)

- Nom fournisseur

- Date de fin de validit (contrat)

- Valeur cible (contrat)

- Montant des engagements

- % valeur cible atteint

- Organisation dachat (commande)

- Division (commande)

- Code Labintel

- N commande Geslab

- N document dachat

- Date commande Geslab

- Nombre de documents dachat par contrat

Pour laffichage des cumuls uniquement, les donnes prsentes sont :

- N contrat

- Organisation dachat (contrat)

- Groupe dacheteurs (contrat)

- N contrat principal

- Type de contrat

- N fournisseur (contrat)

- Nom fournisseur

- Date de fin de validit (contrat)




- Valeur cible (contrat)

- Montant des engagements

- % valeur cible atteint

- Nombre de documents dachat par contrat




11.4.9 Etat des paiements sur march

Cette transaction permet de visualiser les paiements sur un march donn dans BFC.

Afin dditer ltat des paiements dans BFC, activez la transaction < Etat des paiements sur marchs > partir du chemin suivant :

Dpenses / Reporting dpenses

Transaction ZBFCSDSP_ETATS_PAIEMENT.

Dans le champs Numro de document, saisir un n de march ou restreindre la slection une organisation dachat (dlgation), un groupe dacheteur (PRM), ou un type de document (march local, march national, march local procdure adapte, march national procdure adapte)

Excuter ltat.

Slectionner le contrat cadre pour lequel vous voulez diter ltat des paiements

Cliquer sur l'icne pour l'diter




Cliquer sur Imprimer.

Pour sauver ltat des paiements localement, cliquer sur Enregistrer une copie




Certaines donnes de cet tat ne peuvent tre renseignes de faon automatise par BFC et doivent tre renseignes manuellement :

- Nantissement

- Cessions

- Oppositions

- Garantie 1re demande

- Caution

- Rcupration A.F. 65%

- Rcupration A. Facultative

- Prix de base :TVA et TTC

- Formule de variation

- Dans le tableau : colonnes Prix de base et Variation de prix




11.4.10 Liste des marchs


Afin daccder cet tat, activez la transaction < Liste des marchs > partir du chemin suivant :

rfrentiels / Rfrentiel marchs / Reporting.

Transaction ME3N.



Renseignez par exemple le ou les numro(s) de contrat-cadre pour le(s)quel(s) vous souhaitez afficher cet tat.






Il est possible daccder au march dans BFC en cliquant sur son numro dans ltat.




11.4.11 Liste des marchs par fournisseur


Afin daccder cet tat, activez la transaction < Liste des marchs par fournisseur > partir du chemin suivant :

rfrentiels / Rfrentiel marchs / Reporting.

Transaction ME3L.



Renseignez par exemple le ou les numro(s) de contrat-cadre pour le(s)quel(s) vous souhaitez afficher cet tat.






Il est possible daccder au march dans BFC en cliquant sur son numro dans ltat.

11.4.12 Liste des marchs formaliss

Cet tat permet de lister les marchs formaliss et les principales informations associes (identification, objet, valeur cible, titulaire, dates, restriction certaines divisions).




Slectionnez dans la liste des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateurs ZMARCHE : la ligne contenant le libell ZMARCHE.






Renseignez par exemple lorganisation commerciale, la date de dbut march infrieure ou gale au 22.05.2008 et la date de fin de march suprieure ou gale au 22.05.2008 pour obtenir la liste des marchs en cours au 22.05.2008.






11.4.13 Liste des commandes hors march passes sur une priode

Cet tat permet de lister les commandes hors marchs formaliss passes au cours d'une priode par tranche de prix HT.

Il complte ainsi les rsultats obtenus partir de la requte ARTICLE_138 qui ne porte que sur les marchs formaliss.

Slectionnez dans la liste des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateurs ZMARCHE: la ligne contenant le libell ZCONT.





11.4.14 Liste des commandes sur ou hors march sur une priode

Cet tat permet de lister les commandes sur ou hors marchs formaliss passes au cours d'une priode par tranche de prix HT.

Il permet de suivre les achats par tranche de montant en distinguant les commandes passes sur ou hors march formalis.

Slectionnez dans la liste des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateurs ZMARCHE : la ligne contenant le libell ZCDE.






Renseignez par exemple, la dlgation et la priode pour lesquelles vous souhaitez afficher cet tat.






11.4.15 Liste des commandes et dtail des postes

Cet tat permet de lister les commandes ainsi que leurs postes ainsi que le dtail des imputations comptable, budgtaire et analytique




Slectionnez dans la liste des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateurs ZMARCHE : la ligne contenant le libell ZPOSTE_CDE.






Renseignez par exemple, lorganisation dachat et les n de commandes BFC pour lesquelles vous souhaitez afficher cet tat.

Sur cet tat : Il est obligatoire de renseigner au moins le(s) n de fournisseur(s), lorganisation dachat ou la division.






11.4.16 Contrle du chargement des contrats

Cet tat permet de lister les contrats, certaines de leurs caractristiques (classification), ainsi que des informations sur le fournisseur.

Slectionnez dans la liste des requtes prdfinies pour le groupe dutilisateurs ZMARCHE : la ligne contenant le libell CTRL_MARCHE.









Renseignez par exemple, la dlgation et les priodes de validit pour lesquelles vous souhaitez afficher cet tat.






11.5 Etats de contrle de la comptabilit auxiliaire fournisseurs

11.5.1 Liste des postes individuels fournisseurs

Pour accder la liste des postes individuels fournisseurs, activez la transaction partir du chemin : Comptabilit gnrale > Reporting compta. gn. > Etat de dveloppement des soldes.

Pour afficher une liste des postes individuels fournisseurs, vous devez saisir un certain nombre de donnes sur lcran de slection.

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