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humaines

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Gestion

documentaire

BKL SOFT Erp

L’acronyme ERP signifie «Enterprise Ressource Planning» traduit en français par Progiciel de Gestion Intégré ou PGI. ERP est le terme le plus couramment utilisé.

Emanant d’un concepteur unique, un ERP est un progiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise intégrant l’ensemble de ses fonctions comme :

• La gestion des ressources humaines• La gestion financière et comptable • L’aide à la décision• La vente, la distribution• L’approvisionnement, la production

ou encore du e-commerce.

Gestion commerciale

Gestionde stock

Gestionmaintenance

Gestionde produit

Gestion deprojet

Comptabilitéanalytique

Marketing

E-commerce

Support client

Comptabilitégénérale

Comptabilitéimmobilière

Comptabilité

Sur Plate forme PC (Version Mono-Poste ou Poste Client pour Serveur):• Mémoire RAM 512 Mo Minimum• Système Windows XP ou Vista • Hard Disk 20 Go Minimum

Sur Plate forme MAC (Version Mono-Poste ou Poste Client pour Serveur):• Mémoire RAM 512 Mo Minimum • Système Mac OS 10.4 ou Supérieur • Hard Disk 20 Go Minimum Poste SERVEUR PC:• Mémoire RAM 1000 Mo Minimum • Système Windows XP ou Vista • Hard Disk 40 Go Minimum CAPACITES, TAILLES ET PERFORMANCES:

• Taille de l’application Mono-Poste : 120 à 130 Mo • Taille de l’application Client- Serveur : 230 à 240 Mo • Taille de la Base de Données :

Illimitée répartie en Segments de 2 Go, Résidants sur un seul Support (Hard) ou sur Supports différents en ligne.

• Nombre de Clients maximum sur Application Clients Serveur : 500. Illimité sur Version 11 4D Sql.

DEVELOPPEMENT: • Développé sur Base Relationnelle de

Données : 4D Version 2004 7.3

PROGICIEL CONCU ET DEVELOPPE PAR DES GESTIONNAIRES ET POURDES GESTIONNAIRES

CONFIGURATION MATERIELLE

DOSSIER APPLICATION : Dossier intitulé Bkl-Soft X2 comprenant :• Application BKL SOFT

- Monoposte : Final Application.zip à décompacterExécutable intégrant Licence et Programme

- Client Serveur : Client Serveur.zip à décompacterExécutable intégrant Licence et Programme

• Base de Données : datas.zip à décompacter• Programme Graphique : QuickTime Installer2 à installer• Police Code Barre : IDAutomation Code 39 à installer• Brochure Technique de présentation du Systeme d’Information• Documentation d’utilisation du Progiciel détaillée par Modules, Sous-Modules et Procédures.

INSTALLATION DU LOGICIEL : Recopie sur Disk Dur de la plateforme du dossier intitulé Bkl-Soft X2 • WINDOWS XP : Disk C Programs Files :

+ Quick Time Installer2.exe+ ID Automation Code 39+ Application de Télé-Assistance

Procéder à l’installation de ces 2 fichiers complémentaires

• WINDOWS VISTA : Disk C Documents & Settings+ Quick Time Installer2.exe+ ID Automation Code 39+ Application de Télé-Assistance

Procéder à l’installation de ces 2 fichiers complémentaires

• MAC OS 10.4 et > : Disk Dur Applications+ ID Automation Code 39+ Application de Télé-Assistance

Procéder à l’installation du fichier complémentaire

INSTALLATION

ARCHITECTURE DU PROGICIEL

Migration Données Externes

ODBC - SQLGénérateur

Codes

Market Contrats

Commandes CRM

Compta Finances

Iso

Production

Stocks Appros

Maintenance

Immob

Personnel

Work Flow

Utilties Intégration

Configuration Paramétrages Traitements

Multi-Societes

NAVIGATION ET PRESENTATION DES MODULES

• Les fonctions de gestion d’une entreprise, quelle que soit sa taille ou son importance, peuvent se résumer en un ensemble de process :

- Marketing et Commercial- Comptabilité et Finances- Production- Gestions des Stocks et Moyens (Immobilisations)- Gestion des Equipements et Maintenance- Ressources humaines- Gestion des Procédures et de l’organisation- Gestion des Flux, Actions et enregistrements

• La Palette de Navigation ci-dessus permet donc l’accés aux différents modules ou process d’une manière indépendante ou simultanée avec d’autres process (traitements complexes ou comparatifs inter-process)

• La particularité de ce progiciel est que chaque Process ou Module peut être utilisé SEuL d’une manière totalement INDEPENDANTE.

• L’ensemble des fonctions du Module sont pleinement opérationnelles, sauf les procédures automatiques de liaisons, échanges, transferts et traitements spécifiques, avec les autres process, qui sont désactivées.

• L’adjonction d’un nouveau module rétablit automatiquement les liaisons et procédures spécifiques de traitement.

• L’utilisation de ce système d’information peut donc être progressive au fur et à mesure des besoins de l’Entreprise, sans aucun risque de perte de données. Il n’y a aucun transfert, synchronisation, ou configuration supplémentaire des données au rajout d’un nouveau module.

MARKETING

Ce module regroupe toutes les fonctions de gestion Commerciale et Marketing :

• Clients - Fournisseurs - Partenaires - Prestataires et autres Tiers

• Contacts - Mailings - Actions et autres documents• Gestion de:

- Commerciaux internes et Intermédiairesexternes à l’entreprise

- D’un réseau de distribution de partenaires (FRANCHISE)

- Des Offres, Devis, Contrats, Tarifs etStructure de prix.

- Des encaissements- Gestion des Commandes- Gestion des différents modes de facturation

et de livraison- Gestion du Brouillard de caisse commercial

• Gestion des Paramètres- Monitoring Performances Commerciales sur

un An

COMPTABILITÉ - FINANCES(Comptabilités PCN et SCF «ifrs»)

Ce module regroupe toutes les fonctions de gestion de la comptabilité :

• Comptabilité Générale• Comptabilité Budgétaire• Comptabilité Analytique: en

liaison avec Modules Marketing, Ressources Humaines, Production et Finances

• Gestion des Tiers• Gestion Financière• Gestion Documentaire• Reporting, Analyses Financières

et Prévisionnelles• Analyse Situation financière (BFR,FR etc)• Performances Encaissements sur Un An• Suivi Niveau Dépenses / Recettes• Cashflow Management & Previsionnel

COMPTABILITÉ - FINANCES (Comptabilités PCN et SCF «ifrs»)

CONFORMITE A LA LEGISLATION NATIONALE :

• COMPTABILITE SCF (ifrs)Loi N° 07-11 du 25/11/2007 portant Système Comptable FinancierDécret exécutif N° 08-156 du 26/05/2008 portant application des dispositions de la Loi N° 07-11Arrêté du 26/07/2008 fixant les règles d’évaluation et de comptabilisation

• TENUE DE LA COMPTABILITE SUR SYSTEMES INFORMATIQUESDécret N° 09-110 du 07/04/2009 fixant les conditions et modalités de tenue de la comptabilité au moyen de systèmes informatiques

SYSTEMES COMPTABLES :

LES 2 SYSTEMES COMPTABLES SONT INTEGRES DANS LE MODULE DE COMPTABILITE. L’ENSEMBLE DES OPERATIONS DECRITES PRECEDEMMENT SONT DISPONIBLES ET ACTIVES DANS LES 2 SYSTEMES COMPTABLES.

• Choix du Système Comptable -- PCN ou SCF (Ifrs) :

A l’initialisation du Nouvel Exercice comptable, nécessité de procéder au choix du système comptable PCN ou SCF (Ifrs)Génération automatique des Comptes du Plan Comptable avec possibilité à tout moment de créer de nouveaux comptes Tableau d’équivalence entre Comptes PCN et Comptes SCF

• Transposition Exercice Comptable sous système PCN en SCF (Ifrs)

- Génération automatique d’une copie exacte de l’exercice comptable initial PCN, transposée en mode SCF (Ifrs).

- Cette procédure permet une migration du système PCN vers SCF (Ifrs) plus facile et notamment pour la formation du Personnel Comptable, qui pourra être formé en temps réel

- La Comptabilité peut continuer à être tenue d’une manière classique (PCN) jusqu’à l’acquisition de la maîtrise complète du nouveau système par le Personnel Comptable. Ceci évitera à l’Entreprise tout retard, erreurs ou période de flottement dans la tenue de ses comptes.

A la fin de l’Exercice, générer la Comptabilité en SCF (Ifrs) en toute sécurité

RESSOURCES HUMAINES

Ce module regroupe toutes les fonctions de gestion des ressources humaines :

• Dossier Administratif du Personnel• Dossier de Recrutement et Tests

Psychotechniques. Codes de Poste et classification

• Pointage du Personnel par carte professionnelle à code barre

• Gestion des Salaires• Gestion des Paramètres de calcul

des salaires• Analyse RH ( Taux Absentéisme par Catégories,

Masse Salariale Par Niveau)• Générateur d’Etat• Etat des personnels Présents en Temps réél• Etablissement des sanctions selon Règlement

Intérieur• Gestion Automatisée des Contrats & échéances

STOCKS

Ce module regroupe toutes les fonctions de gestion :

• Stocks• Magasins• Approvisionnements• Analyses• Gestion par entrepots• Inventaire Permanent ( Tenue des stocks casiers)• Historiques des Prix des Matières• Tableau d’Evolution des Prix Matières sur Un An• Paramétrage Automatique des 20/80• Prise en compte des DLC (notamment pour

l’Agroalimentaire)• Telechargement Inventaire par Lecteur Code Barre• Edition Etiquette stocks à Code Barre.• Evaluation Fournisseur Automatisé aux Achats• Contrôle Réception des Appros & Notation

fournisseur

IMMOBILISATIONS

Ce module permet la Gestion spécialisée et suivie des Immobilisations et Investissements :

• Gestion Physique - Identification et coûts selon un

regroupement par section du Plan Comptable- Tableau des Interventions Maintenance (permettant une évaluation tenant compte des coûts et charges induites)

• Gestion Comptable - Tableau des Amortissements pratiqués- Procédure d’évaluation résiduelle

• Gestion Financière - Procédure d’évaluation

• Etiquettage Code Bare Traçabilité

PRODUCTION

Ce module regroupe toutes les fonctions de gestion :

• Gestion complète de la Production- Ordonnancement- Plannings de Production- Ordre de Production selon étapes de production configurables avec états de production à chaque étape.

• Edition des dossiers de production - Etiquettes code-barre semi-produits de suivi- Etiquettes code-barre produits finis

• Lancement en Production• Rapports de Production divers pour chaque

étape de production• Gestion Magasins (avec identification

des lieux de stockage)• Plannings de livraisons selon étapes de

production• Gestion de la Fabrication

- Organisation des Lots et flux de fabrication- Débits atelier et optimisation temps de travail- Consommation des Matières et Fournitures

avec mise à jour des stocks machine (Post consommation)

- Suivi avancement production par pointage CodeBarre au poste de travail (WIP monitoring)

- Affectation des Salariés• Analyses

- Tableaux d’analyses et de suivi- Calculs statistiques de la productivité,

avec liaison module :Personnel (calcul des primes) ¤Stocks (Structures des prix) ¤Comptabilité (Comptabilité ¤analytique)

MAINTENANCE

Ce module regroupe toutes les fonctions de :

• Gestion complète de la Maintenance : - Gestion des Equipements- Gestion du Parc Informatique- Interventions PREVENTIVES à

fréquences planifiées avec Rappel Automatique sur Planning

- Interventions CORRECTIVES- Gestion du Personnel d’Intervention- Gestion des Pièces de Rechange

(avec identification des lieux de stockage)

- Gestion Documentaire intégrée (Plans Schémas etc…)

- Recommandations du Constructeur• Planning de Maintenance• Statistiques de l’activité Maintenance• Contrôle des Opérations

SYSTÈMES MANAGEMENT ISO

Ce module regroupe toutes les fonctions de gestion du système de management ISO :

• Revues de Direction- Synthèse des actions entreprises- Point des non-conformités- Audits- Actions à entreprendre- Indicateurs- Modifications- Formations

• Gestion des Process- Politique qualité- Process- Procédures- Conceptions- Intervenants- Audits- Non-Conformités- Documents maitrisés- Table des modifications, améliorations et mises

à jour des procédures et autres enregistrements.• Gestion des Documents et des Enregistrements

- Gestion Documents- Dossiers de Synthèse divers

• Liaison avec Work Flow :L’ensemble des enregistrements transitent par la rubrique instructions du module Mails Work Flow permettant un historique des actions et opérations ainsi qu’une mise à jour automatique des procédures et documents du module Normes (ISO)

ACTIONS WORK FLOW

Ce module regroupe toutes les fonctions de gestion de la messagerie interne représentant le flux et l’historique de l’ensemble des actions, instructions et informations de l’entreprise.Ce module est la véritable mémoire de l’Entreprise :

• Transmissions et Actions- Mémo- Commande Produits- Commande Travaux- Détection Non-conformités avec mise à jour du

Système de Management de la qualité. La réponse à cette détection met aussi à jour la correction de la Non-conformité dans le SMQ

- Intervention du Service Après Ventes : avec suivi et réponse et mise à jour du module Marketing “Suivi de réalisations”

- PV de réunions- Informations “en votre absence”- Profil de Candidats transmis par le service demandeur

à la direction des Ressources humaines- Instructions : Modifications des procédures de travail

avec mise à jour automatique du SMQ- Actions à entreprendre : suivant décision d’un PV de

réunion avec mise à jour des actions et indicateurs du SMQ.

CONTRÔLE - UTILITAIRES

Ce module regroupe toutes les fonctions de :

• Configuration : - Enregistrement de la société et Commande des

modules choisis- Validation de la Licence- Identification de la société, informations et

paramètres personnalisés- Gestion des privilèges et droits d’accés à la base

par l’Administrateur- Choix du Système comptable (PCN ou SCF

Ifrs) (Déclarations Mensuelles, Trimestrielles et Annuelles)• Gestion de Groupe :

- Gestion d’un Groupe de Sociétés pour la versionMulti-Sociétés permettant la gestion de l’ensemble des sociétés sur la même base de données.

- Création de nouvelles filiales (illimité)- Gestion des opérateurs et Mots de Passe- Toutes Recherches

• Statistiques :- Statistiques de la base- Synchronisation et contrôle d’intégrité des

données- Calcul des opérations- Enregistrements des Paraphes des Cadres de

l’entreprise pour édition des courriers, notes etc… automatiquemet paraphés

- Contrôle d’intégrité et correction doublonséventuels

- Vérification des données détruites- Tableau de bord Général avec divers Graphes de

contrôle statistiques et prévisionnels.

SECURITE

Aucune possibilité d’accés au Progiciel n’est possible pour tout Personnel non REFERENCE

GESTION DOCUMENTAIRE :La Gestion Documentaire en Pdf est intégrée dans l’ensemble des modules concernés et notamment :

- Module Clients Fournisseurs Partenaires

- Module Comptabilité et Finances- Module Ressources Humaines- Module Stocks- Module Maintenance- Module Contrats- Module Iso

Ceci permet la saisie (Scanning) de tout document légal, justificatifs, plans, documents commerciaux contractuels, photos etc…

Les documents de la base documentaire sont chaînés automatiquement avec les modules ou procédures des modules concernés, cela permet une gestion rigoureuse et fiable des documents de l’entreprise.

Pour rappel la législation retient comme probants les documents numériques

PROCEDURES EXTERNES ET TRANSFERTS :Transferts des Données en Provenance de Bases Externes (ODBC) : Des procédures de transfert des données provenant de bases relationnelles ou d’autres logiciels de gestion, ont été développées par BKL SOFT.Ces procédures ont été rendues nécessaires, afin de récupérer les données d’un ancien mode de gestion, et de pouvoir les intégrer dans le Progiciel BKL SOFT sur la base de

Connecteurs Externes compatibles ODBC-SQL (Bases Relationnelles, Tableurs, etc…). Ce mode de transfert entre bases hétérogènes est le mode le plus répandu d’Import/Export de données.Ceci consiste en :

- Transfert des Tables sur Connecteurs Externes (Tableur) à partir de la base originale, sous forme : SYLK. DIF. ASCII

- Réception de la Table dans ERP BKL SOFT

- Saisie de la correspondance et vérification des Rubriques entre Base originale et Base ERP

- Validation et intégration des données au Progiciel BKL SOFT.

BKL SOFT pourra, sur demande du Client, procéder à une évaluation :

- De la possibilité de réalisation des transferts

- Des recommandations pour réaliser l’Export des données à partir de la base originale

- De la masse des données à transférer- Des délais nécessaires à la mise à

disposition des données intégrées.

UTILITAIRE - TELE-INTERVENTION : Dans le cas de l’implantation de différentes bases sur Sites différents il peut s’avérer nécessaire de disposer d’une Application permettant : - Intervention à distance pour

Assistance ou Dépannage. (Voir le chapitre description de «Télé-Intervention à distance» dans les pages suivantes).

Ce module peut être intégré dans la base et permettre au client ses propres interventions sur ses sites. BKL SOFT fournira les No et Codes licences propres à cet utilitaire, d’origine allemande.

SECTION SUPPORT : La Section SUPPORT d’intervention de BKL SOFT composée de techniciens spécialisés en métiers de Gestion et Organisation d’entreprises et ayant une parfaite maîtrise de l’Erp Bkl-Soft sont parfaitement en mesure de répondre à toute demande du client en matière de :

- Dépannage- Maintenance- Paramétrage et Configuration - Assistance- Formation- Mises à jour- Intégration Procédures externes

TÉLÉ-INTERVENTION À DISTANCE :Application de connexion de Télé-Intervention à distance fournie par BKL SOFT.Intervention divers domaines :

- Diagnostic mal fonctions et tests- Maintenance logiciel et dépannage- Formation complémentaire du

Personnel d’utilisation avec simulation et démonstration sur terminal du client

- Assistance spécialisée à l’utilisateur- Mise à jour des applications logiciel

programme et extensions

- Transfert immédiat sur terminal client des nouvelles versions

- Enregistrement systématique des interventions de Télémaintenance

La Télé-Intervention à distance permet de résoudre la plupart des problèmes rencontrés par l’utilisateur et ce, d’une manière pratiquement immédiate.Elle permet aussi de réduire considérablement les interventions directes sur site.

SECURITE ACCES CLIENT : Il est particulièrement utile de rappeler que l’accés par BKL-SOFT au poste du client ne peut se faire que sous les conditions suivantes :

- Ouverture Directe du Programme sur poste Client « BKL SOFT QuickSupport » Aucune ouverture automatique n’est possible (au boot par exemple)

- Apparition du N° ID du Client à communiquer à BKL-SOFT

- Apparition du Mot de Passe de la Session à communiquer à BKL-SOFT pour avoir l’accés au poste du client.

Précision :Concernant le Mot de Passe, celui-ci est un accés pour la Session en cours.

CHAQUE SESSION GENERE UN MOT DE PASSE DIFFERENT

INTERVENTION DIRECTE :sur Site : Par connexion Télé-Informatique, établissement du diagnostic d’intervention par l’équipe Support et évaluation du type, délai et des conditions d’intervention sur Site.

Ces informations sont communiquées au Client pour accord d’intervention.

Paramétrage et Configuration Modules spécialisés

- Spécifications techniques- Process de Production- Procédures et étapes de fabrication- Adaptation du mode de gestion de

l’entreprise avec les procédures de traitement et de contrôle.

DÉVELOPPEMENT PROGRAMMATION:Section Développement :une section de Développement et d’évolution du Progiciel a été constituée et répartie en cellules spécialisées par Module, dirigée par un Coordinateur chargé de la cohérence générale de l’ERP.

Développement et Programmation : La Section Développement de BKL SOFT est chargée de la Maintenance du logiciel de l’ERP

- Dépannage et correction « bugs »- Modification et optimisation des

traitements et procéduresAinsi que :

- Adaptation continue aux modifications réglementaires de la législation

- Développement de nouveaux traitements ou procédures- Développement de nouveaux modules spécialisés sur attente du marché.- Evolution, amélioration de l’ERP sur:

Attente des utilisateurs ¤Évolution de la Législation. ¤Nouvelles avancées ¤technologiquesDéveloppement d’extensions et ¤procédures externes associées.Developpement ¤

Erp SchoolErp ServErp DistSQL Web applicationRIA Web application

9, rue El Achour, El Achour, AlgerTél. : +213 (0) 770 51 75 99 / +213(0) 20 31 06 61

+213(0) 21 31 09 55info@bklsoft-dz.comwww.bklsoft-dz.com

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