Boite à Outils SEM - Accéder à sa messagerie Etat …...6 3. Vérifier les smartphones /...

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1 Accéder à sa messagerie Etat depuis une tablette ou Smartphone compatible ActiveSync

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Accéder à sa messagerie Etat

depuis une tablette ou

Smartphone compatible

ActiveSync

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Table des matières 1. Important à savoir ......................................................................................................................... 3

1.1 Prérequis ................................................................................................................................. 3

1.2 Restrictions appliquées à l’appareil nomade .......................................................................... 3

1.3 Mode de sélection de l'opérateur ........................................................................................... 4

1.4 Connexion depuis l'étranger ................................................................................................... 4

1.5 Mot de passe de messagerie ................................................................................................... 4

1.6 Limitation de périphérique ...................................................................................................... 4

2. Configurer la messagerie de l'Etat de Genève ........................................................................ 5

2.1 Généralité ................................................................................................................................ 5

2.2 Configuration générale ............................................................................................................ 5

3. Vérifier les smartphones / tablettes associés à votre compte ............................................... 6

4. Bonnes pratiques de protection au vol ...................................................................................... 8

4.1 Lire la "Procédure suite au vol ou à la perte de son Smartphone" ......................................... 8

4.2 Temps de synchronisation ....................................................................................................... 8

4.3 Blocage du téléphone .............................................................................................................. 8

4.4 Chiffrement ............................................................................................................................. 8

5. Annexes ....................................................................................................................................... 10

5.1 FAQ ........................................................................................................................................ 10

5.2 Configuration de la synchronisation de la messagerie pour iOS ........................................... 10

5.3 Configuration de la synchronisation de la messagerie pour Android 6 (Nexus) ................... 14

5.4 Configuration de la synchronisation de la messagerie pour Android 5.1 (Samsung) ........... 22

Version Date Description, remarques Nom ou rôle

1.0 18.02.2015 Version initiale Ludovic Perache

1.1 03.03.2016 Correction d'erreur au point 2.2 Ludovic Perache

1.2 02.05.2016 Ajout des points 1,2 et 5.1, modification

des points 1.5, 2.2 et 4.4 Jérôme Tournier

1.3 27.05.2016 Mises à jour DST-SSI

1.4 01.06.2016 Synthèse des remarques et mises à jour des copies d'écran

Jérôme Tournier

1.5 15.06.2016 Diverses modifications mineures Jérôme Tournier

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1. Important à savoir

1.1 Prérequis

Lecture des règles à respecter http://intradgsi.etat-ge.ch/telephonie/regles.html

Les autorisations d’accès à ActiveSync sont gérées dans Gina Manager. Si vous désirez

synchroniser votre Smartphone et/ou votre tablette (ci-après « appareil nomade ») avec

la messagerie de l'Etat vous devez au préalable en faire la demande à votre

gestionnaire d'UO.

1.2 Restrictions appliquées à l’appareil nomade

Dans le but de renforcer la sécurité des données synchronisées sur les appareils nomades

avec le protocole ActiveSync, la DGSI met en place une série de paramètres de

configuration. Ces paramètres seront appliqués au travers de ce que l'on appelle une

"politique de sécurité ", définie sur les serveurs de messagerie MS Exchange.

Parmi les paramètres les plus importants, nous noterons :

L'obligation de définir un mot de passe d'accès à l'appareil nomade. Celui-ci devra contenir 6 caractères au minimum (contenant au moins des chiffres, des lettres et un caractère spécial

1)

Un verrouillage automatique de l'appareil nomade après 3 minutes d'inactivité maximum

La nécessité de chiffrer le contenu de l’appareil nomade (y compris une éventuelle carte SD additionnelle présente dans l'appareil)

En fonction des appareils nomades, ces restrictions s'appliquent automatiquement, ou

uniquement après validation de l'utilisateur. Si l’appareil nomade n'est pas en mesure de

répondre à toutes les exigences de la politique de sécurité, la synchronisation est

suspendue. Il en va de même si l'utilisateur décide de ne pas appliquer la politique de

sécurité.

IMPORTANT : le mot de passe de l’appareil nomade est défini par l'utilisateur. La DGSI n'a

aucune possibilité, en cas de perte de ce mot de passe, de le récupérer. En conséquence,

seule une réinitialisation de l’appareil nomade sera possible, avec comme conséquence la

perte de toutes les données, y compris personnelles, stockées sur le système. La DGSI

encourage donc les utilisateurs à sauvegarder régulièrement le contenu de l’appareil

nomade, au moyen des utilitaires qui y sont intégrés.

Une FAQ reprenant les questions les plus fréquentes se trouve en fin de document.

Nous vous recommandons fortement de les lire.

1 Sur un appareil équipé d'iOS (iPhone/iPad) le caractère spécial est requis. Sur les autres types d'appareils,

celui-ci n'est pas obligatoire mais fortement recommandé

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1.3 Mode de sélection de l'opérateur

Dans le canton de Genève, souvent situé à proximité d’une frontière, il est préférable et

recommandé pour des questions de coûts des communications, de sélectionner de manière

manuelle l'opérateur de télécommunications. Ceci afin d’éviter de passer involontairement

sur un réseau étranger et de se retrouver connecté sur un opérateur étranger via roaming

dont les coûts d'échanges de données sont particulièrement élevés.

1.4 Connexion depuis l'étranger

Lors d’un déplacement à l’étranger, il est possible d’accéder aux transferts des données via

un opérateur étranger. Toutefois, cette alternative reste coûteuse, et il est recommandé de

désactiver ces transferts.

1.5 Mot de passe de messagerie

Le mot de passe renseigné dans les paramètres de connexion à la messagerie sur l’appareil

nomade doit être identique à celui utilisé pour se connecter à son poste de travail.

Lors d’une modification de son mot de passe Etat (conformément aux directives en vigueur),

ne pas oublier de modifier le mot de passe messagerie du téléphone. La bonne pratique est

de mettre son Smartphone en mode "avion" le temps d'effectuer la modification sur son PC.

1.6 Limitation de périphérique

Chaque boite aux lettres ne peut pas avoir plus de 10 appareils nomades associés.

Attention, certains Smartphone / tablettes, créent un nouvel appareil nomade associé à

chaque mise à jour de son système. Vous pouvez facilement vérifier vos appareils nomades

associés, en suivant la procédure du chapitre 3.

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2. Configurer la messagerie de l'Etat de Genève

2.1 Généralité

La DGSI offre aux utilisateurs un accès à la messagerie électronique pour les appareils

nomades. Le protocole utilisé pour effectuer la synchronisation à la messagerie de l'Etat est

appelé "ActiveSync" ou sur certains appareils nomades "Exchange".

Cette documentation apporte les informations nécessaires pour configurer le protocole

ActiveSync (ou Exchange). Bien que les serveurs de messagerie soient maintenus par la

DGSI, la diversité des smartphones et tablettes ne nous permet pas d'assurer un support

spécifique pour chacun d’eux.

Le chapitre des Annexes montre quelques configurations types.

Cette documentation ne peut se substituer à la documentation fournie par votre opérateur et

le constructeur de votre appareil.

2.2 Configuration générale

Avant de démarrer la configuration, merci de bien prendre note du paragraphe 1.2

concernant les restrictions qui seront appliquées à votre périphérique, et notamment

celle régissant le mot de passe du périphérique.

Nous vous recommandons fortement de procéder à une sauvegarde de vos données

avant de réaliser cette configuration.

Veuillez trouver ci-dessous l'ensemble des informations techniques utiles à la configuration

de la synchronisation ActiveSync

Protocole: ActiveSync / Exchange

Adresse mail: pré[email protected]

Identifiant: Nom d'utilisateur

Domaine: Voir tableau ci-dessous

Serveur: Voir tableau ci-dessous

Certificat client: Aucun

Certificat serveur: Ne pas accepter tous les certificats

Population Domaine Serveur Port Sécurité

Administration ge-admin ge.ch 443 SSL/TLS

Justice ge-justice justice.ge.ch 443 SSL/TLS

Education ge-em mailedu.ge.ch 443 SSL/TLS

Grand-Conseil ge-em mailgc.ge.ch 443 SSL/TLS

HES ge-em mail.hesge.ch 443 SSL/TLS

Partenaires ge-em mail.ge.ch 443 SSL/TLS

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3. Vérifier les smartphones / tablettes associés à votre compte

Se connecter sur votre messagerie via Outlook Web Access en utilisant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Etat.

Depuis Internet, vous aurez besoin (en fonction de votre configuration) soit de votre téléphone (réception SMS ou message), soit de Google Authenticator.

Accès Interne Accès Internet

Administration https://mailadm.etat-ge.ch https://ge.ch/owa

Justice https://mailjus.etat-ge.ch https://justice.ge.ch/owa

Education https://mailedu.ge.ch/owa https://mailedu.ge.ch/owa

Grand-Conseil https://mailgc.ge.ch/owa https://mailgc.ge.ch/owa

HES https://mail.hesge.ch/owa https://mail.hesge.ch/owa

Partenaires https://mail.ge.ch/owa https://mail.ge.ch/owa

Après s'être authentifié:

Dans le coin supérieur droit, cliquer sur le bouton Options puis dans la liste déroulante, choisir Voir toutes les options.

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Côté gauche cliquer sur Téléphone

Vous pouvez vérifier les appareils nomades associés à votre compte dans la liste sous Téléphone mobiles

Vous pouvez au besoin supprimer des associations en cliquant sur la croix rouge à droite (cela n'effectue pas de nettoyage à distance du périphérique)

Pour savoir quels appareils nomades ne sont plus utilisés, vérifiez l'heure de dernière synchronisation et au besoin allez sur Détails

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4. Bonnes pratiques de protection au vol

4.1 Lire la "Procédure suite au vol ou à la perte de son Smartphone"

Cette procédure explique quoi faire si vous venez à perdre votre Smartphone ou

tablette.

Cependant celle-ci étant basé sur un ensemble de prérequis, veuillez la lire dès

maintenant afin de vous assurer d'être prêt à réagir.

4.2 Temps de synchronisation

Afin de garantir le fonctionnement du nettoyage à distance de la "Procédure suite au

vol ou à la perte de son Smartphone", ne JAMAIS mettre la synchronisation

ActiveSync en manuel.

Par défaut la configuration est souvent en mode "Push", c’est-à-dire réception de

mail immédiat. Si vous désirez économiser la batterie de votre Smartphone,

configurez la synchronisation à 10 ou 15 minutes.

4.3 Blocage du téléphone

Afin de sécuriser les données de messagerie stockées sur votre appareil nomade,

vous devez permettre un déverrouillage par biométrie (empreinte digitale) ou mot de

passe complexe sur l'appareil. De plus, un verrouillage de l'écran devra être activé

automatiquement après trois minutes d'inactivité maximum.

Ces paramètres seront forcés lors de la première synchronisation de l'appareil

nomade avec le serveur de messagerie de l'Etat (voir point 1.2 de ce document)

4.4 Chiffrement

Le chiffrement permet de s’assurer que personne ne pourra récupérer les données

stockées sur le Smartphone.

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Les iPad et iPhone (Apple) sont vendus chiffrés depuis la version 3. Aucune action

n'est requise par l'utilisateur.

Les appareils nomades fonctionnant avec les systèmes Android et Windows

permettent aussi le chiffrement de l'appareil. Merci de vous rapprocher de votre

opérateur pour connaître la procédure à suivre. A noter que sur les appareils

nomades plus anciens, il est possible que le chiffrement impacte les performances,

voire soit impossible.

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5. Annexes

5.1 FAQ

Que va-t-il se passer lorsque la politique de sécurité va s'appliquer sur mon appareil si celui-ci est déjà synchronisé avec la messagerie de l'Etat ?

o Si votre appareil est déjà chiffré et que le mot de passe correspond aux critères de complexité, sur iOS l'application est transparente. Sur Android, un message demandant une mise à jour des paramètres de sécurité apparaîtra dans la zone de notification. En fonction des paramètres à mettre à jour, l'appareil redirigera l'utilisateur vers les paramètres à modifier (changement du mot de passe ou chiffrement de l'appareil)

Que faire si j'ai perdu le mot de passe de mon appareil nomade ? o La DGSI n'a aucun moyen de récupérer votre mot de passe. Seule une

réinitialisation d'usine de l’appareil nomade est possible, avec perte de toutes les données, applications et configurations personnelles.

Dois-je définir un mot de passe remplissant les critères de complexité sur mon appareil nomade si j'utilise le déverrouillage par empreinte digitale ?

o Oui, cela reste indispensable. De plus, certains téléphones demandent le mot de passe au démarrage du téléphone pour pouvoir le déchiffrer.

Que se passe-t-il si je ne veux pas chiffrer mon appareil nomade ? o La synchronisation avec votre boîte aux lettres de l'Etat de Genève est

impossible.

La carte SD présente dans mon appareil nomade doit-elle être chiffrée ? o Oui cela est indispensable. A noter qu'une fois que la carte SD sera chiffrée, elle

ne pourra être lue que par l'appareil avec lequel elle a été chiffrée.

Est-ce que la politique de sécurité s'applique aussi à mon ordinateur lorsque j'ai configuré le client Mail sur Windows ?

o Oui, la politique s'applique également. Les disques doivent être chiffrés, le compte Invité doit être désactivé, tous les comptes locaux ayant des droits d'administration doivent avoir un mot de passe complexe (6 caractères, avec chiffres et lettres) Attention : Dès l'application de la politique de sécurité, Windows impose la définition du mot de passe.

5.2 Configuration de la synchronisation de la messagerie pour iOS

Ci-après se trouve la marche à suivre pour configurer un iPhone afin de le synchroniser avec la

messagerie de l'Etat de Genève. En fonction du type d'appareil et de la version du système

d'exploitation installé, les options peuvent quelque peu différer.

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1. Ouvrir le menu Réglages

2. Ouvrir le menu Mail, Contacts, Calendrier

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3. Choisir Ajouter un compte

4. Choisir

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5. Renseigner votre adresse e-mail et le mot de passe de messagerie (il s'agit du mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à votre poste de travail), puis Suivant

6. Renseigner le nom du Serveur et le Domaine selon les indication du tableau du paragraphe 2.2, puis Suivant

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7. Choisir le type d'information que vous désirez synchroniser (boutons curseur), puis choisir Enregistrer

Votre téléphone est maintenant synchronisé avec votre messagerie

5.3 Configuration de la synchronisation de la messagerie pour Android 6 (Nexus)

Ci-après se trouve la marche à suivre pour configurer un téléphone type Android afin de le

synchroniser avec la messagerie de l'Etat de Genève. En fonction du type d'appareil et de la version

du système d'exploitation installé, les options peuvent quelque peu différer.

1. Ouvrir l'application de messagerie sur

le téléphone :

2. Afficher le menu

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3. Choisir le menu Paramètres

4. Choisir Ajouter un compte

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5. Sélectionner Exchange puis SUIVANT >

6. Renseigner votre adresse e-mail, puis choisir Config. manuelle

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7. Sélectionner Exchange puis SUIVANT >

8. Renseigner le Mot de passe de messagerie (il s'agit du mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à votre poste de travail ou accéder à votre messagerie), puis SUIVANT >

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9. Renseigner le NOM D'UTILISATEUR au format DOMAINE\LOGIN, où le login est celui que vous utilisez pour vous connecter à votre poste de travail ou à votre messagerie.

Renseigner également le nom du SERVEUR d'accès.

Assurez-vous que le TYPE DE SECURITE est bien défini à SSL/TLS

Vous trouverez votre DOMAINE ainsi que le nom du SERVEUR au point 2.2 de ce document.

Une fois la configuration terminée, choisir SUIVANT >

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10. Une demande d'autorisation concernant l'administration à distance de votre appareil apparaît. Merci de bien lire le paragraphe 1.2 de ce document avant d'aller plus loin dans la configuration

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11. Choisir à votre convenance la fréquence de synchronisation ainsi que le type d'informations à synchroniser, puis SUIVANT >

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12. En choisissant Activer, vous acceptez la gestion de votre appareil par le serveur de messagerie (voir paragraphe 1.2)

13. Votre téléphone est maintenant synchronisé avec votre messagerie. Choisir SUIVANT > pour terminer la configuration

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5.4 Configuration de la synchronisation de la messagerie pour Android 5.1 (Samsung)

Ci-après se trouve la marche à suivre pour configurer un téléphone type Android sur un

téléphone Samsung afin de le synchroniser avec la messagerie de l'Etat de Genève. En fonction

du type d'appareil et de la version du système d'exploitation installé, les options peuvent

quelque peu différer.

1. Afficher la zone de notifications et ouvrir les

paramètres du téléphone

2. Choisir Comptes

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3. Choisir Microsoft Exchange ActiveSync

4. Choisir + Ajouter compte

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5. Renseigner l'adresse e-mail et le mot de passe de messagerie (il s'agit du mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à votre poste de travail ou accéder à votre messagerie), puis CONFIG MANUELLE

6. Choisir MICROSOFT EXCHANGE ACTIVESYNC

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7. Renseigner le Domaine\nom d'utilisatur au format DOMAINE\LOGIN, où le LOGIN est celui que vous utilisez pour vous connecter à votre poste de travail ou à votre messagerie.

Renseigner également le nom du Serveur Exchange (voir tableau point 2.2 de ce document).

Assurez-vous que Utiliser une connexion sécurisée (SSL) soit bien cochée

* Vous trouverez votre DOMAINE aini que le nom du SERVEUR au point 2.2 de ce document.

Une fois la configuration terminée, choisir SUIVANT >

8. Une demande d'autorisation concernant l'administration à distance de votre appareil apparaît. Merci de bien lire le paragraphe 1.2 de ce document avant d'aller plus loin dans la configuration

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9. Choisir à votre convenance la fréquence de synchronisation ainsi que le type d'informations à synchroniser, puis SUIVANT >

10. En choisissant ACTIVER, vous acceptez la gestion de votre appareil par le serveur de messagerie (voir paragraphe 1.2)

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11. Votre téléphone est maintenant synchronisé avec votre messagerie. Choisir TERMINE > pour terminer la configuration