Bilan d'activités ot cognac 2015

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BILAN d’ACTIVITES 2015 Office de Tourisme de Cognac www.tourism-cognac.com

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BILAN d’ACTIVITES

2015

Office de Tourisme de Cognac www.tourism-cognac.com

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Rapport moral par Chantal Nadeau, présidente de l’Office de Tourisme………………………….p 2

Contexte national et régional……………………………………………………………………………………..p 4

Fonctionnement de l’Office de Tourisme Organigramme de l’Office de Tourisme…………………………………………………………………………….p 5

Une association…………………………………………………………………………………………………………..p 6

Une organisation adaptée……………………………………………………………………………………………..p 7

Composition du bureau et du conseil d’administration………………………………………………………….p 7

Rassembler, dynamiser et fédérer Nos missions………………………………………………………………………………………………………………..p 9

Nos liens et engagements avec Grand Cognac …………………………………………………………………p 10

Le guide du partenaire………………………………………………………………………………………………….p 11

Les 269 adhérents 2015………………………………………………………………………………………………….p 12

Des services à la carte toute l’année………………………………………………………………………………..p 13

Le club des ambassadeurs……………………………………………………………………………………………..p 14

3e édition de notre assemblée originale……………………………………………………………………………..p 15

Accueillir, informer et conseiller Les clientèles……………………………………………………………………………………………………………….p 17

La fréquentation en 2015……………………………………………………………………………………………….p 19

Gestion de la documentation et GRC……………………………………………………………………………….p 20

Amélioration et optimisation de la zone d’accueil………………………………………………………………..p 21

La démarche qualité…………………………………………………………………………………………………….p 22

Communiquer, séduire et attirer L’Office de Tourisme à l’heure du E-tourisme……………………………………………………………………….p 24

L’espace pro………………………………………………………………………………………………………………p 25

Facebook, Instagram…………………………………………………………………………………………………….p 26

Le dossier de presse et éditions………………………………………………………………………………………..p 27

Les salons professionnels…………………………………………………………………………………………………p 29

Les accueils de presse…………………………………………………………………………………………………...p 31

Les bourses d’échanges…………………………………………………………………………………………………p 32

Commercialiser et valoriser Une boutique ……………………………………………………………………………………………………………..p 34

La politique commerciale et le service réceptif……………………………………………………………………p 35

La billetterie………………………………………………………………………………………………………………..p 39

Vis ma vie à l’Office de Tourisme L’Office de Tourisme de Cognac dans les instances d’OTF……………………………………………………..p 41

4e prix du développement durable en Pays de Cognac………………………………………………………..p 41

30e congrès national des OT à Dijon………………………………………………………………………………….p 41

Les 12e Rencontres Nationales du E-tourisme à Pau………………………………………………………………p 42

Vers la future Grande Région………………………………………………………………………………………….p 43

La fusion des Offices de Tourisme du Pays Ouest Charente……………………………………………………..p 43

Formation du personnel………………………………………………………………………………………………….p 45

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2

L’assemblée générale est un moment important pour une association. C’est le moment où nous faisons le

bilan des actions menées lors de l’année écoulée. C’est aussi un moment où nous pouvons poser nos

réflexions sur le tourisme d’une manière générale, mais aussi en particulier pour notre territoire. Je suis donc

très heureuse de vous présenter au nom du conseil d’administration de l’Office de Tourisme de Cognac et

de son bureau, le rapport moral pour cette année 2015.

J’avais évoqué l’an passé la notion d’excellence. Parce que nous avons atteint la catégorie 1 et que

l’Office est marqué Qualité Tourisme™, parce que vous étiez toujours plus nombreux à nous faire confiance

et parce que nos services et notre accueil atteignent un taux record de satisfaction proche de 100 %.

L’année 2015 marque la fin de notre premier projet de service qui avait été validé en novembre 2012 par le

conseil d’administration lorsqu’André Pelletant était encore président.

Ce projet était ambitieux et portait essentiellement sur le développement de la structure avec des objectifs

qui ont tous été atteints et bien plus encore.

L’équipe s’est fortement investie durant ces trois années, chacune avec des missions définies, des objectifs

annuels et des résultats plus que probants.

L’Office de Tourisme a ainsi changé de visage, ses missions se sont développées, la part d’autofinancement

a augmenté, et il est aujourd’hui reconnu dans le réseau des Offices de Tourisme en étant représenté au

sein du conseil d’administration d’Office de Tourisme de France, de son bureau, dans les rencontres

nationales et depuis peu au sein du conseil d’administration de notre nouvelle Fédération Régionale des

Office de Tourisme, la Mission des Offices de Tourisme et Pays d’Accueil Touristique Aquitaine-Poitou-

Charentes.

Si je devais retenir 5 choses pour cette année 2015 …

C’est premièrement la hausse constante des adhésions. Ce signe fort témoigne que notre association

répond à vos besoins et vos attentes, que les services que nous vous proposons tout au long de l’année

remplissent leur promesse et que vous avez compris que l’Office de Tourisme est une aide, un outil au

développement touristique et économique pour notre territoire. C’est important de vous avoir à nos côtés

car nous existons aussi pour vous et je crois que dans les années à venir l’Office de Tourisme, d’une manière

générale, jouera un rôle de plus en plus important comme accompagnateur technique pour vous aider à

être à la pointe du numérique, de la communication et de la commercialisation.

La deuxième chose que je retiendrai ce sont nos excellentes performances sur le net. Chaque année nous

gagnons des visiteurs uniques sur le site internet, chaque année nous gagnons de nouveaux fans sur notre

page Facebook. Vous le savez, internet est depuis quelques années la vitrine incontournable pour préparer

son voyage. Notre site vie tous les jours avec la mise à jour de son agenda, notre page FB est alimentée

régulièrement par nos expériences, nos visites ou vos informations. Dans les années qui viennent, nous irons

encore plus loin comme vous l’a dévoilé l’équipe ce matin, car il est clair que les destinations touristiques

n’ont pas dit leur dernier mot face aux grands groupes que sont Accor, AirBnB ou encore Google. Nous

avons encore des choses à faire valoir et à dire de manière innovante et agile.

Rapport moral de Madame Chantal Nadeau,

Présidente de l’Office de Tourisme de Cognac

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Ma 3e fierté porte sur la partie commerciale de l’Office de Tourisme. Après avoir connu une année un peu

maussade en 2014, 2015 a été une très bonne année. La boutique a trouvé sa place au sein de la structure

et auprès d’un public toujours plus captif qu’il soit touriste ou habitant. Car OUI, nous fidélisons des habitants

qui reviennent régulièrement faire des achats. Le commercial, c’est aussi l’agence réceptive dont le chiffre

d’affaire est le meilleur depuis 4 ans et qui représente 39% de notre autofinancement. C’est un challenge

tous les ans pour la petite équipe qui travaille à cette dynamique, mais c’est aussi un bon baromètre pour

constater que notre destination est attractive.

Je ne peux aussi être que fière du travail réalisé pour mettre en place le « club des ambassadeurs de

Cognac ». Quel beau concept de mettre les habitants dans la boucle du développement touristique de

notre territoire, de leur donner envie de découvrir ou redécouvrir une offre touristique variée et de qualité.

Je remercie ici tous les partenaires professionnels du club qui nous ont suivi dans ce nouveau projet et nous

ont permis de créer un nouveau lien d’appartenance entre notre destination et la population locale.

Enfin je terminerai en vous disant ma satisfaction de voir depuis deux ans, une équipe technique élargie à

l’ensemble des Offices de Tourisme du Pays Ouest Charente, prendre plaisir à travailler ensemble pour

préparer la fusion des 5 offices de tourisme. Dans 6 mois la fusion sera effective. Depuis 2014, nous

travaillons, accompagné par un cabinet d’étude, à la préparation de ce moment qui n’est pas toujours

facile, vous le savez, pour les élus, les bénévoles et les techniciens. Mais nous avons appris à nous connaitre

et à définir ensemble une ambition partagée pour ce futur grand territoire. Le Schéma de Développement

Touristique a été co-construit par toute l’équipe, présenté aux présidents des offices puis présenté aux élus

qui l’on validé. 2015 a permis de définir les groupes de travail techniques qui, depuis le début de l’année

2016, ont posé des mots et des actions sur de nouvelles stratégies… numérique, de markéting, de

communication, ou encore d’accueil.

J’aimerai dire que devant ce travail effectué et en cours de réflexion, nous pouvons être sereins, car il

correspond à l’ambition que nous souhaitons pour notre territoire qui s’inscrit dorénavant au centre d’une

Grande Région où les destinations touristiques sont légions.

Oui, ne nous le cachons pas, là ou avant nous étions forts et identifiés comme l’une des cinq grandes

destinations de la Région Poitou-Charentes, nous sommes aujourd’hui à coté de Biarritz, Sarlat, Lascaux,

Hendaye, Bordeaux et bien d’autres… Mais qu’importe, tirons profit de nos projets, de nouveaux

partenariats et de ce nouveau réseau pour être encore meilleur.

Notre force c’est notre spécificité, nous sommes un vignoble à part, unique, nous avons pour nous une

réputation internationale, et cette position au cœur de la région à une heure de Bordeaux (quand tout va

bien) nous permettra de développer un tourisme de proximité. Je ne doute pas que tous les projets à venir

nous hisserons au même niveau que beaucoup de ces territoires, nous n’avons pas à rougir de ce que nous

sommes même si nos moyens humains ou financiers ne seront pas forcément à la hauteur des plus grands.

Je formule le vœu que notre nouvelle agglomération prenne toute la mesure des enjeux économiques du

tourisme, que l’Office de Tourisme continue à être reconnu comme le bras armé de la promotion, de

l’accueil et du développement touristique de notre territoire.

Nous avons mis quatre ans pour arriver au niveau d’excellence où nous sommes, il faut à présent

recommencer à l’échelle de l’agglomération, mais avec votre aide, avec la volonté de mes collègues élus,

je crois que rien ne sera impossible pour Destination Cognac !

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Contexte national

En 2015, la fréquentation touristique mondiale devrait battre un nouveau record et la France pourrait très

certainement en bénéficier. Contexte géopolitique incertain, relance économique ou encore baisse du

cours de l’euro, ont conduit les Français à rester en France et les Européens en Europe.

Parallèlement, le calendrier favorable des vacances et jours fériés, associé à une météo plutôt clémente,

ont créé un climat favorable aux déplacements touristiques 2015. C’est aussi l’année de l’explosion de

l’économie collaborative et notamment de l’hébergement loué de particulier à particulier ainsi que des

vacances d’ultra-proximité où la découverte du patrimoine local est privilégiée, si possible de manière

ludique.

Les réservations de dernières minutes, favorisées par la météo ont encore progressé cette année. Un taux

de départ en vacances des français en hausse de 2 points, soit près de 2 millions de français en plus à partir

en vacances. La France, avec 83,8 millions d’arrivées, conserve sa position de première destination

mondiale depuis près de 25 ans. Toutefois, sa part relative dans le tourisme mondial est sur une baisse

tendancielle, comme d’autres pays d’Europe au profit de pays de la zone Asie-Pacifique. La

consommation intérieure (dépenses des visiteurs français et étrangers auprès des agents économiques

français) atteint 156,9 milliards € soit 7,42 % du PIB, dont 2,41 % au titre des visiteurs internationaux. La France

occupe la 4ème place au niveau mondial en termes de recettes touristiques derrière les Etats-Unis,

l’Espagne et maintenant la Chine. Le niveau de dépense reste contenu, avec des « nouveaux partants

français » avec un plus petit budget.

Contexte régional

La fréquentation touristique a été en hausse en 2015 +5% avec plus de 7.6 millions de nuitées. Plus de deux

professionnels du tourisme sur quatre se disent satisfaits de la saison estivale 2015 contre à peine deux sur

trois l’an passé. Le bilan de la saison estivale 2015 s'appuie sur un excellent mois de juillet mais sur un repli en

août. Avec une météo digne d’un mois d’été, les vacances de Pâques ont attiré une clientèle de

proximité. Le mois de mai, doté de quatre ponts, a tenu ses promesses, particulièrement lors de l’Ascension

et de la Pentecôte. A l’arrivée de la pleine saison, les professionnels sont globalement satisfaits de la

fréquentation du printemps. Fait marquant cette année, le coeur de la saison estivale débute

exceptionnellement dès la première semaine de juillet sous des températures estivales. Août reste conforme

aux années passées, sans être exceptionnel. L'attrait du littoral est très marqué chez les touristes, étrangers

comme français. L'engouement pour les emplacements équipés, observés depuis plusieurs années, se

confirme cette saison : dans la région, près de 6 nuitées sur 10 se passent dans des mobil-homes, bungalows

ou chalets.

Le Poitou-Charentes, et particulièrement la côte de Charente Maritime, a bénéficié d’une belle exposition

médiatique en 2015 grâce au voyage de l’Hermione aux Etats-Unis.

+ 9% de fréquentation en hôtellerie par rapport à 2014

+ 5.4 % de fréquentation en hôtellerie de plein air par rapport à 2014

CONTEXTE NATIONAL ET REGIONAL

CONTEXTE NATIONAL ET REGIONAL

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ORGANIGRAMME DE L’OFFICE DE TOURISME

ORGANIGRAMME QUALITE

Chantal NADEAU

Présidente de l’Office de Tourisme

Stéphanie TONON

Directrice

Catherine CIBIAL

Secrétaire de direction -

Comptable

Pamela BRIAUD

Responsable accueil

Coline LAFONTAINE

Responsable

animation réseau

Myriam GERVAIS

Pascale CHAILLOT

Nathalie LECLERC

Pôle Accueil

Partenaire

POLE

DIRECTION

Pôle Promotion /

Communication

Stéphanie TONON

Marie-Christine BAUDRY

Pamela BRIAUD

Pascale CHAILLOT

Nathalie LECLERC

Pôle

Commercialisation

Marie-Christine

BAUDRY

Responsable réceptif

Nathalie LECLERC

Myriam GERVAIS

Responsable boutique

Pôle Numérique

Pascale CHAILLOT

ANT

Pamela BRIAUD

Coline LAFONTAINE

Stéphanie TONON

Directrice

GROUPE QUALITE LOCAL

Pamela BRIAUD

Référente Qualité

EQUIPE DE L’OFFICE DE TOURISME DE COGNAC

FONCTIONNEMENT DE L’OFFICE DE TOURISME

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L’Office de Tourisme de Cognac est une association de Loi 1901 créé depuis 1924. Classé en catégorie 1 en

juin 2014 et marqué Qualité Tourisme™, il rassemble 269 adhérents en 2015 (+10% /2014). Son périmètre de

compétence s’étend sur le territoire de Grand Cognac (14 communes). L’Office de Tourisme met en œuvre

les orientations stratégiques de développement touristique pour son territoire par le biais d’un projet de

service (2012-2015) proposé et validé par le conseil d’administration en novembre 2012.

Les engagements de l’Office de Tourisme sont notamment inscrits dans une convention d’objectifs annuelle

passée avec Grand Cognac Communauté de Communes, sa collectivité de tutelle. Cette convention a

été renouvelée pour une période de 3 ans en février 2014.

L’association a pour objet d’exercer les missions de service public qui lui ont été confiées par Grand

Cognac, détentrice de la compétence tourisme et correspondant aux missions régaliennes des Offices de

Tourisme décrites dans le Code du tourisme.

L’équipe de l’Office de Tourisme se compose de 8 personnes qui travaillent à temps plein toute l’année

dans la structure. L’Office de Tourisme de Cognac emploie aussi trois saisonniers durant la période estivale.

Des stagiaires de BTS au master viennent aussi renforcer l’équipe tout au long de l’année.

Le Pôle Direction est en charge du suivi du budget, de la gestion des ressources humaines. Il définit le plan d’action

annuel, le plan markéting et représente l’établissement à l’extérieur avec la Présidente. Le pôle est en relation avec les

partenaires institutionnels (OTF, DRAT, ADT, FROTSI…). Il coordonne l’ensemble des autres pôles et définit la politique

stratégique de la structure.

Le Pôle Accueil / Partenaire est en charge de l’accueil des visiteurs, des habitants et des partenaires. Le pôle Accueil

gère l’ensemble des demandes d’informations ainsi que l’accueil en mobilité et la billetterie. Le pôle partenaire a pour

objectif de renforcer les services proposés à nos adhérents et il porte l’animation et la gestion du Club des

ambassadeurs de Grand Cognac.

Le Pôle Promotion / Communication définit le plan markéting avec la direction, gère l’ensemble des éditions papiers et

leur diffusion. Il met à jour les bases de données qualifiées de l’offre touristique, participe aux salons professionnels et

assure le suivi des accueils de presse organisés avec nos partenaires institutionnels.

Le Pôle Commercialisation crée et commercialise à travers l’agence réceptive les produits touristiques (journées,

séjours, séminaires…). Il gère le service de visites guidées proposées par l’Office de Tourisme. En 2014, lui a été adjoint la

boutique.

Le Pôle Numérique anime tout le développement numérique de l’Office de Tourisme : gestion du site internet, gestion et

animation des réseaux sociaux, gestion du SIT, animation des ateliers numériques, veille numérique, mise en œuvre de la

stratégie numérique…

Le Pôle Qualité anime la démarche Qualité Tourisme™ au sein de l’Office de Tourisme et du comité local de qualité. Il

gère le label « Tourisme & Handicap », sensibilise les adhérents aux démarches de progrès ainsi qu’aux démarches de

développement durable et joue auprès d’eux un rôle de conseil.

FONCTIONNEMENT DE L’OFFICE DE TOURISME

Une association…

Une organisation adaptée…

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Chantal NADEAU, Présidente, Maire de Gimeux et vice- présidente en charge du tourisme à Grand

Cognac Communauté de Communes

Michel GOURINCHAS, Vice-Président, Maire de Cognac et président de Grand Cognac Communauté

De Communes

Yves ADOL, Trésorier, Président du Cercle des Hôteliers et Restaurateurs à Cognac

Christian COATES, Secrétaire, Vice-président de la CCI de Cognac

Collège 1 - Maisons de Négoce

CAMUS : Danièle LAINE

CHATEAU DE COGNAC : Karine AIGUILLON

HENNESSY : Patrick MITAYNE

MARTELL : Véronique DIAZ

MEUKOW : Florence AUFFRET

REMY MARTIN : Delphine PAQUET

Collège 3 – Tourisme rural et de loisirs

Nadine BRUNIAU (Tennis Club des Borderies)

Jean-Pierre RAFENAUD (Gourmets Gourmands)

Collège 4 – Professionnels de la restauration et de l’hébergement

Bernard DESCHAMPS (Chambre d’hôtes)

Jean-Luc FUSTIN (Hôtel L’Oliveraie)

Pierre GARCIA (Meublé de Tourisme)

Guillaume GUEROULT (La Table du Golf)

Bernadette MESNARD (Meublé de Tourisme)

Isabelle PERON (Hôtel François Ier)

Colette THORAVAL (Chambres d’Hôtes)

Collège 5 – Grand Cognac Communauté de communes

Thérèse BRUNELLIERE

Stéphanie FRITZ

Michel GOURINCHAS, membre de droit

Chantal NADEAU

Dominique SOUCHAUD

Hélène TOURNADRE

Emilie VALLET

Nadia VARLEZ

FONCTIONNEMENT DE L’OFFICE DE TOURISME

Composition du bureau élu en 2015

Composition du Conseil d’administration élu en 2015

Collège 2 – Structures interprofessionnelles

Association des commerçants : Nathalie VIOLETTE

B.N.I.C. : Catherine LEPAGE

C.C.I. : Christian COATES

Cercle hôtelier : Yves ADOL

Comité du Pineau : Claire FLOCH

Collège 6 - Autres Philippe ARDOUIN

Bernard CHAMBAUDRY

Page 9: Bilan d'activités ot cognac 2015

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RASSEMBLER, DYNAMISER ET

FEDERER

Assurer la mise en valeur et la promotion des

entreprises adhérentes

Développer des services de qualité tout au

long de l’année

Travailler ensemble sur la prospective

S’engager sur la qualité de nos services

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L’Office de Tourisme de Cognac est une association de Loi 1901 créé en 1924. Depuis 2002, il a comme

territoire de compétence Grand Cognac Communauté de Communes qui lui alloue annuellement une

subvention de fonctionnement. L’Office de Tourisme met en œuvre les orientations stratégiques de

développement touristique pour son territoire. Il est adhérent à Atout France et immatriculé pour la

commercialisation des produits touristiques (Agence de voyage réceptive IM 016100006).

Les missions régaliennes des Offices de Tourisme sont définies dans le Code du Tourisme (Art. L 133-3)

Les 241 adhérents 2014

,

RASSEMBLER, DYNAMISER ET FEDERER

Nos missions

L’accueil et l’information du public

La promotion et la communication touristiques de Grand Cognac Communauté de

Communes en cohérence avec la politique de l’Agence de Développement Touristique

de la Charente et de la Direction Régionale de l’Attractivité du Territoire de Poitou-

Charentes

La coordination des acteurs locaux du tourisme et l’aide aux porteurs de projets

L’Office de Tourisme peut être chargé de tout ou partie de l’élaboration et de la mise en

œuvre de la politique du tourisme local et des programmes locaux de développement

touristique, notamment dans l’élaboration de nouveaux services touristiques, de

l’exploitation d’installations touristiques et de loisirs, des études, de l’animation, des loisirs,

de l’organisation de fêtes et de manifestations culturelles.

L’Office de Tourisme peut être consulté pour les projets d’équipements touristiques sur

les communes adhérentes à Grand Cognac Communauté de Communes. Il joue un

rôle de conseil technique auprès de ses adhérents publics ou privés.

L’Office de Tourisme peut commercialiser des produits et prestations de services

touristiques, dans les conditions prévues par les articles L211-1 à L211-26 du code du

tourisme et du décret du 16 juin 1994 fixant les conditions d’exercice des activités

relatives à l’organisation et à la vente de voyages ou de séjours.

L’Office de Tourisme peut créer une boutique (produits dérivés, billetterie, affiches etc…)

au sein de sa structure afin de développer ses recettes propres.

L’Office de Tourisme peut être amené à animer une démarche qualité sur son territoire

de compétence afin de sensibiliser et d’aider tous les acteurs touristiques locaux

volontaires à offrir un accueil de qualité aux touristes

Page 11: Bilan d'activités ot cognac 2015

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Une convention d’objectifs triennale lie l’Office de Tourisme à Grand Cognac Communauté de

Communes, notre collectivité de tutelle, qui abonde à hauteur de 70 % dans le budget de l’Office de

Tourisme.

Cette convention définit nos missions ainsi que nos objectifs stratégiques, fonctionnels et organisationnels.

Chaque année, nous définissons notre plan d’actions, en lien avec notre projet de service, qui donne lieu à

notre bilan d’activité et qui répond aux engagements que nous avons pris envers la collectivité.

Nos liens avec Grand Cognac

Classement et démarche qualité : l’Office de Tourisme s’engage à être classé en

catégorie 1 et marqué Qualité Tourisme™.

Promotion et communication : L’Office de Tourisme s’engage à développer la notoriété

de Cognac sur le territoire français et à l’étranger par le biais d’un plan marketing

annuel.

Site internet et nouvelles technologies : L’Office de Tourisme s’engage à avoir un site

internet trilingue performant et innovant et à mettre en place une veille numérique.

Editions et communication : L’Office de Tourisme s’engage à éditer tout document qui

permettra de développer la communication sur l’offre touristique qualifiée du territoire.

Service réceptif : L’Office de Tourisme s’engage à commercialiser l’offre touristique de

son territoire de compétence par le biais de son agence réceptive.

Développement durable : L’Office de Tourisme s’engage à mettre en œuvre une

stratégie et des actions liées au développement durable et au concept de destination

responsable.

Tourisme et Handicap : L’Office de Tourisme s’engage à être labellisé Tourisme et

Handicap pour les quatre handicaps et à sensibiliser ses partenaires au label.

Relations avec les adhérents et les habitants : L’Office de Tourisme s’engage à mettre en

place toutes les actions nécessaires à une animation de réseaux efficients, pertinente et

de qualité.

Nos engagements envers Grand Cognac Communauté de Communes

RASSEMBLER, DYNAMISER ET FEDERER

Page 12: Bilan d'activités ot cognac 2015

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Le guide du partenaire est l’outil de communication entre l’Office de Tourisme et ses futurs adhérents. Ce

guide, envoyé lors de notre campagne d’adhésion en fin d’année, résume nos missions, nos projets à venir,

nos valeurs mais surtout tous les services que l’Office de Tourisme propose tout au long de l’année : les

packs service, les petits’ dej. thématiques, les ateliers numériques…

Ce guide a donc pour objectif de rendre nos actions concrètes auprès de nos partenaires et d’inciter de

nouveaux adhérents à rejoindre notre réseau de professionnels du tourisme.

L’espace pro qui leur est dédié sur notre site internet reprend les grandes lignes du guide du partenaire,

avec la possibilité aussi de s’inscrire en ligne à tous nos rendez-vous.

L’Office de Tourisme de Cognac, véritable outil au service du développement économique de son

territoire, a pour mission d’accueillir, d’informer les visiteurs et les habitants, mais aussi d’assurer la promotion

et la commercialisation pour continuer à faire de Cognac et sa région une destination touristique nationale

et internationale. L’Office de Tourisme est donc un outil de promotion pour les acteurs du territoire et un

apporteur d’affaire pour ses adhérents.

Travailler au quotidien avec les professionnels du tourisme et les acteurs économiques autour d’une

dynamique touristique nécessite de mettre en place des outils de communication (internet, éditions,

réseaux sociaux…) mais aussi des services afin que chacun puisse améliorer sa visibilité, ses performances,

ses connaissances des marchés, du numérique etc…

L’animation du réseau de nos adhérents est un de nos axes de développement. C’est la raison pour

laquelle nous avons fait le choix de mettre une personne à 70% de son temps sur cette mission.

Etre partenaire de l’Office de Tourisme…

Adhérer à l’Office de Tourisme, c’est vous engager dans un partenariat actif en participant au

développement et à l’attractivité de notre territoire. C’est également un moyen de mieux vous faire

connaitre et de rejoindre les professionnels qui œuvrent au quotidien pour la mise en valeur de la qualité du

tourisme cognaçais.

Les relations étroites existant entre l’Office de Tourisme de Cognac et ses adhérents reposent sur une mise à

jour permanente de l’information, sur une réactivité par rapport aux besoins exprimés et sur les outils et les

services de qualité que nous pouvons vous proposer.

Tous les deux mois, nous réalisons une lettre d’information à destination de nos adhérents, élus et

partenaires institutionnels. Cette lettre a pour objectifs de vous faire part de l’activité de l’Office de

Tourisme, des chiffres de fréquentation, des chiffres clés et des animations à venir.

A ce jour, vous êtes 398 à recevoir cette newsletter avec 62% de taux d’ouverture.

RASSEMBLER, DYNAMISER ET FEDERER

Le guide du partenaire… des services à la carte toute l’année !

Adhérer à l’Office de Tourisme… Pourquoi ?

Coline La Fontaine, responsable du réseau des adhérents :

« Être Responsable Partenaires et adhérents, c'est le volet de mon travail qui me tient le plus à cœur. Ce

que je préfère, c'est nouer et entretenir avec vous ces relations un peu privilégiées que nous avons

bâties ensemble ; vous retrouver à l'occasion de nos différents temps forts de l'année, dans le cadre de

nos P’tits déj', aller à votre rencontre dans vos structures et vous accueillir à l'Office pour répondre à vos

questions ou tout simplement pour dire bonjour !!

Cette année, il m'aura fallu lâcher les rênes l'espace de quelques mois, mais vous n'êtes pas à l'abri de

me voir pointer le bout du nez à l'occasion de notre prochaine AG ! Alors à bientôt !!

Page 13: Bilan d'activités ot cognac 2015

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ASSOCIATIONS : A.N.L.P., La Gaule Cognaçaise, Amis de l’Abbaye de Chatres, Art Et Bois Bréville, Association Des Amis Du Château,

Association Des Commerçants, Blues Passions, Fête Du Cognac, Foyer Des Jeunes Travailleurs, Gourmets Gourmands, Jardins Respectueux,

L'Avant-Scène Cognac, Littératures Européennes, Maison Natale François Mitterrand, Métiers D'art Et De Création, Tennis des Borderies.

COMMERCE-ARTISANAT : Bijoux création Josée, Creadecobois, Faiencerie artisanale, Un art à part, Broderies Rouille, Createrre, ID-Zech,

Annakim, Epicerie du Roy, Action Auto Taxi, Adamante, Agence Petit Rouzieres, Alfab Taxi, Allianz Assurances, Apicultrice Garnier Isabelle, Au

Cœur Charentais, Auto-prestige, Baume de Bouteville, Clos des Cerisiers, Coates assurances, Cognac bureau, Breuil Apiculture, Europcar, La

Cognatèque, La ferme de l’Orée, La Fromentière, La Jumenterie, La Maison de l’Immobilier, La Mie Caline, Lerisson Gourmand, L’Oasis des

sens, Manicot Père et Fils, Manpower, Meubles Graham Barry, Patisserie Beurlay, Petit Casino, Rivesaline, SARL Bouchet, Sarl Cognac

Automobiles, SARL Letuffe, SCEA Gendronneau, SIXT, Taxi du Breuil, Gentes dominique, Imprimerie Moreau, Tonnellerie Allary, Veolia Transport

Poitou Charentes.

HEBERGEMENTS : Ferme des Fillaos, Le relais de Saint Preuil, Hotel François 1er, Hôtel Ibis, Hôtel La Residence, Hôtel Le Valois, Hôtel Ligaro, Le

Cheval Blanc, Quai des Pontis, Les Pigeons Blancs, Château de l’Yeuse, Château de Mirambeau, Domaine du Breuil, Hôtel de l’écu, Hôtel

Heritage, Hôtel Ibis Style, Hôtel l’Oliveraie, Le Passiflore, Camping du Nizour, Camping du Pas des Biches, Hello Camper, Le Chiron, Val de

Boutonne, Chambre d’hôte Cœur, Mme Thoroval, Chambres de Sainte Ozanie, Chambre d’hôtes Souriseau, Côté Jardin, Gîte de Brives,

Chambre d’hôtes Gondeville, Jardin en Ville, La Closerie, La Pantoufle, La Seigneurie, L’Abreuvoir, L'Adalie, Le Clos du Pantis, Le Clos Saint

Jacques, Le Domaine du Montplaisir, Le Fief des Chevaliers, Le Magasin de la Coinche, Le Petit Talvard, Le Pinceau sur l’Orei lle, Le Puit des

Brousses, Les Collinauds, Les Glycines, Les Platanes du Centre, Les Tilleuls, Logis de l’Astrée, Logis des Quatre Vents, Maison des Grands

Bambous, Maison Gaudin, Villa Claude, M. et Mme Gelle, Gite de la Baine, La ferme du Pantenaud, The Old Vineyard, M. Carteron, M.

Robin, M. Archambaud, M. Pinturaud, 122 Cognac Paradis, Château Chesnel, Gite des Borderies, Gites de Brive, La Charmante, La Demeure

de Roumillac, La Fournerie, La Grange de la Commanderie, La Maison Valentine, La Menasdiere, La Tacharderie, L’Aridelle, Le Beaulieu,

Maison des Grands Bambous, Mirabelle, Moulin de Chazotte, Quai 3, M. Lombard, M. Garcia, Mme Robert, Mme Mattei, Mme Fougeroux, M.

Dihe, Mme Laplaige

LOISIRS : Les Anes de la Rêverie, Parc Aventure Fontdouce, Ferme d’autruches, Centre équestre de Cognac, Circuit du Chêne, Dispo Vélo,

Golf du Cognac, Jardin de bambous, La Chèvrerie, Le Cep Enchanté, Randonnée Fluviale, Saintes Karting, SAS Cardinaud-Mercier, Sorties

Aventures, Touring Holidays in France, Un instant à Cognac, Domaine de Chatenay, Les Canalous, Abbaye aux dames, Château de Panloy,

Château de Plassac, Abbaye de Fontdouce, Château de Crazannes, Cité internationale de la BD, La cité de l’Huître, La Roche Courbon, Le

Château des Enigmes, Paléosite, Zoodyssée.

MAISONS DE NEGOCE : A. de Fussigny, Bache-Gabrielsen, BNIC, Camus, Château de Cognac, CLS Remy Cointreau, Meukow, Comité

National du Pineau, Courvoisier, Louis Royer, Hennessy, Martell, Tiffon Braastad, Unicognac

RESTAURANTS :La Rôtisserie des Allées, L'Astoria, Le Victoria, L’Auberge du père Alfred, Chez nous autres, Garden Ice Café, La Cagouillarde,

La Courtine, La Maison, La Ribaudière, La Scala, La Table du Golf, L’Atelier des Quais, Le Cellier, Le Chai, Le Coq d’or, Le Duguesclin, Le

Globe, Le Patio, Le Taj Mahal, L’Express, L'Olympia, Mc Donalds, Restaurant du Château, Charentes Réception, Histoire de recevoir.

VITICULTEURS : Cognac Bernard Begaud, Cognac Raison Personnelle, Domaine Boineaud, Pique Russe, M. Bossuet, ABK6, Alambiquée de

Roumillac, Brard Blanchard, Caves Charlemagne, Château de Beaulon, Château de Font-Joyeuse, Domaine Bel Ange,Domaine Breuil,

Domaine des Tonneaux, Domaine Drouet, Domaine Grande Croix Mougne, Domaine Pautier, EARL Desrentes, EARL Jean Roux, EARL Les

Ormeaux, EARL Les Renfermis, Ecomusée du Cognac, G.&C. Raby, GAEC du Maine Ormeau, Guillon-Painturaud, Guy Pinard & Fils, Le Clos

de Nancrevant, Pineau-Cognac Guiet Petit, M. Ordonneau, SA Ragnaud Sabourin, SARL Cognac Chollet, SARL Dagnaud et Associés, SARL

Danjou, SARL du Frolet, Sarl Forgeron, SARL GEFFARD Henri, SARL J.Painturaud, SARL Leonard, SARL Les Bergeries, SARL Logis de Montifaud,

SCEA Cartais Lamaure, Vignoble Fevrier, Vignoble Grateaud, M. Denis.

PARTICULIERS : M. Jadeau, M. Ardouin, M. Zoel

RASSEMBLER, DYNAMISER ET FEDERER

Les 269 adhérents 2015

Associations 6%

Commerces-artisanat

18%

Hébergements 32%

Loisirs 11%

Maisons de Négoce

5%

Restaurants 10%

Viticulteurs 17%

Particuliers 1%

269 adhérents en 2015 soit + 12% (241 en 2014)

+ 25% de loisirs

+ 23% restaurants

+ 12,5% viticulteurs

+ 11% hébergements

Page 14: Bilan d'activités ot cognac 2015

13

Nous avons souhaité mettre en place ces moments

d’échanges et de convivialité afin de recueillir vos

témoignages et vos questionnements sur des

thématiques d’actualités touristiques. Ces petits dej’

furent un succès plébiscité par l’ensemble des

participants… nous les avons donc renouvelés en 2015.

Pascale Chaillot, notre Animatrice Numérique de

Territoire, vous a proposé cinq ateliers numériques. Tous

en lien avec vos problématiques identifiées lors du

diagnostic numérique de territoire réalisé en 2013.

Avec la refonte du site internet, mais aussi la mise en

place des ateliers numériques, il nous semblait important

de vous proposer des packs afin d’accroitre votre

visibilité sur internet, de vous permettre de participer aux

ateliers à moindre coût, en un mot de profiter de tous les

outils que nous pouvons mettre à votre disposition.

Les petits dej’ et les cafés…

Mardi 3 février :

« Le numérique et vous » 12 personnes accueillies

Jeudi 26 mars :

« Classement et labels… Pour qui ?

Pourquoi ?» 13 personnes accueillies

Jeudi 8 Octobre :

« Tourisme et Handicap, un label à votre

portée » 7 personnes accueillies

Mardi 13 Octobre :

« Le nouvel espace pro du site internet » 11 personnes accueillies

Jeudi 5 novembre

« Qualité Tourisme™, un défi à votre portée » 12 personnes accueillies

Mardi 1er décembre

« Vous avez dit WIFI ? » 7 personnes accueillies

Les ateliers numériques…

Mardi 17 février :

« Des outils gratuits à utiliser sans

modération » 5 personnes accueillies

Mardi 17 mars : « Sensibilisation à la photo » 3 personnes accueillies

Mardi 14 avril :

« Google Business » 3 personnes accueillies

Jeudi 19 novembre et mardi 24 novembre :

« Créer sa newsletter » 9 personnes accueillies

Jeudi 10 décembre et mardi 15 décembre :

« Créer et animer votre page Facebook » 6 personnes accueillies

Les packs communications…

Les packs numériques : 11 packs vendus

Le pack pub : 24 packs vendus

Le pack bon plan : 6 packs venus

Le pack premium : 7 packs vendus

Le pack E-mage : 3 packs vendus

RASSEMBLER, DYNAMISER ET FEDERER

Des services à la carte toute l’année…

Objectif : répondre à vos attentes en matière de

problématiques touristiques diverses

Objectif : renforcer vos compétences en matière

de numérique, vous accompagner dans la mise en

place de votre stratégie digitale

Objectif : booster votre visibilité sur le web grâce à

notre nouveau site internet, participer à votre

développement markéting.

de l’Office un partenaire dans

Nous avons choisi en 2015 de proposer à nos adhérents de

nouveaux services, certains payants, d’autres gratuits, afin

de valoriser nos compétences internes et de vous

permettre aussi de mieux valoriser vos entreprises. Ateliers

numériques, rencontres thématiques et des packs services

ont donc été prolongés cette année encore.

2015 c’est…

+ 3 petits dej’en plus

+ 18 packs pub en plus

Page 15: Bilan d'activités ot cognac 2015

14

Dès 2013, nous vous avons proposé un concept innovant : Une Assemblée Générale Originale ! Notre but

était d’organiser une journée entière avec votre Office de Tourisme pour sortir des sentiers battus des

assemblées générales, faire de ce moment statutaire obligatoire un vrai temps fort de partage et de

convivialité pour l’équipe de l’Office de Tourisme, ses administrateurs, ses adhérents et les élus du territoire.

Nous nous sommes retrouvés cette année le 23 juin autour d’une thématique d’actualité : la fusion de la

Grande Région et les impacts de la Loi NOTRe pour notre territoire.

L’Assemblée Originale s’est déroulée toute la journée. Ce fut une fois de plus un rendez-vous réussi grâce à

votre participation.

Le matin, nous nous sommes rassemblés autour de deux ateliers :

- le premier animé par Fabien Rimbault de la Mission des Offices de Tourisme et Pays d’Accueil

Touristique (MOPA Aquitaine) et Marie Lebihan de la Fédération Régionale des Offices de Tourisme

Poitou-Charentes sur un thème un peu provocateur « Quel tourisme dans la futur Grande

Région ? » au cours duquel nous avons fait un point sur le futur tourisme institutionnel puis sur les

« menaces organisationnelles » tels que Uber ou encore AiBnB.

- Le second atelier, animé par Stéphanie Tonon, directrice de l’Office de Tourisme, vous a présenté

les grands axes de développement du futur Schéma de Développement Touristique du futur

territoire de l’agglomération qui animera les cinq Offices de Tourismes du Pays Ouest Charente

après la fusion du 1er janvier 2017.

-

A midi, nous avions organisé un pique- nique dans le jardin de la Mairie.

L’après-midi, une visite guidée du circuit de visite de la Maison Martell vous a été proposé à l’occasion des

300 ans de cette grande Maison de Négoce.

Pour clore cette journée, l’assemblée générale s’est déroulée à la Salamandre, où une fois de plus nous

avons essayé de changer de format en impliquant toute l’équipe de l’Office de Tourisme ainsi que certains

de nos partenaires. Animé par Sylvain Couty, directeur de l’Office de Tourisme d’Angoulême, l’objectif était

à la fois de faire le bilan de l’année écoulée, mais aussi le bilan du projet de service qui a engagé la

structure dans un fort développement depuis 2012 et qui, fin 2015 s’achevait.

Au terme de cette journée, nous avons mesuré le chemin parcouru à vos côtés depuis 3 ans, au-delà de

tous les chiffres nous en retiendrons un : 139 adhérents en 2012… 269 en 2015, une belle preuve de

confiance !

RASSEMBLER, DYNAMISER ET FEDERER

3e édition de notre assemblée originale…

Nombre de participants à la journée : 128

Taux de satisfaction : 99%

Page 16: Bilan d'activités ot cognac 2015

15

Une destination touristique se définit par son offre qualifiée, par sa renommée, par sa situation, son

accessibilité mais surtout par sa capacité à faire vivre à ses visiteurs une expérience authentique et

différente.

Cognac et son terroir ont la chance de pouvoir concentrer ces critères : nous vivons au cœur d’un vignoble

mondialement connu, à une heure de l’Atlantique … nous sommes riches d’un patrimoine culturel reconnu,

nous offrons à nos visiteurs des expériences variées au contact de professionnels passionnés par leur métier

et leur terroir.

L’idée de mettre en place un réseau d’ambassadeurs allait donc de soit pour l’Office de Tourisme. Faire

participer les habitants de Grand Cognac à la promotion du territoire, renforcer encore et toujours les

messages positifs et valorisant pour notre destination, tels étaient nos objectifs.

RASSEMBLER, DYNAMISER ET FEDERER

Distillez Cognac autour de vous !… Le club des Ambassadeurs…

Un constat : 60% des touristes en séjours en Poitou-Charentes sont logés chez de la famille ou des

amis.

Un concept simple : l’habitant reçoit des amis ou de la famille, Il souhaite leur faire découvrir des

sites ou restaurants du territoire. Sa carte d’ambassadeur lui permet d’obtenir des gratuités ou

des avantages à partir du moment où il amène avec lui au moins deux personnes payantes.

Un objectif : Valoriser l’offre touristique, faire des habitants des apporteurs d’affaire reconnus, les

impliquer dans le développement touristique du territoire, contribuer au rayonnement de la

destination.

Un fonctionnement efficace : une brochure ambassadeur recensant l’offre annuelle chez nos

partenaires. Une newsletter mensuelle proposant aux ambassadeurs des activités, des invitations

spécifiques dans le mois émanant de nos partenaires. Deux soirées dans l’année l’une en janvier

pour récompenser le meilleur ambassadeur sur le « terrain » et le meilleur ambassadeur

Facebook, l’autre en juin pour lancer la saison.

Un peu de paperasse aussi : Une charte d’engagement entre l’ambassadeur et l’Office de

Tourisme, des conventions de partenariat entre l’Office de Tourisme et les partenaires. Un

passeport - comportant la possibilité de mettre deux photos - qui est tamponné par le

partenaire à chaque visite de l’ambassadeur. Une vitrophanie donnée à chaque partenaire

afin qu’il l’appose sur sa vitrine pour signaler qu’il est membre du club !

33 Sites partenaires

55 Passeports Ambassadeur distribués

82 Ambassadeurs

5 Newsletters (audience entre 53 % et 70%)

28 Evènements relayés sur la Newsletter

1 Soirée Ambassadeurs (46 pers. au Golf,

79 au cocktail)

Profil Ambassadeurs

Age moyen : 48 ans

74% d’habitants de la ville de Cognac

Page 17: Bilan d'activités ot cognac 2015

16

Accueillir, Informer et

Conseiller

Collecter, traiter et diffuser l’information

Mettre en pratique le conseil engagé pour

répondre aux attentes des clientèles

Accueillir de manière professionnelle pour

fidéliser la clientèle

S’engager dans une démarche de progrès

Page 18: Bilan d'activités ot cognac 2015

17

L’Office de Tourisme de Cognac, association de Loi 1901, se voit confier la responsabilité d’assurer ses

missions de service telles que définies dans l’article L133-3 du code du tourisme.

L’accueil du public est assuré par une équipe de cinq conseillères en séjours, assistées de trois saisonniers

durant la saison estivale, qui assurent la promotion des prestataires touristiques : Maisons de Négoce,

viticulteurs, sites culturels et de loisirs, hébergements, restauration, shopping…

Plus qu’un rôle d’accueil ou d’information, les conseillères en séjours sont de véritables « expertes locales de

destination », mais sont aussi force de vente et engagées dans leur conseil.

Offrir une information efficace, ciblée et adaptée, telle est notre mission essentielle. On estime qu’un visiteur

sur dix en moyenne se rend dans un Office de Tourisme. Conscient de cette réalité, nous avons mis en

place de nouvelles initiatives pour aller capter de nouvelles clientèles et autrement.

Les clientèles de l’Office

L’Office de Tourisme est le point de convergence de

trois types de clientèles :

Les touristes, première clientèle de l’Office de

Tourisme. Ils sont divisés en touristes (séjournant au

moins 24h sur le territoire et passant une nuit hors de

chez eux) ou excursionnistes (visiteurs à la journée). La

demande de base du visiteur touriste ou de

l’excursionniste porte sur les informations concernant

les visites des Maisons de Négoce et les activités

possibles connexes, lieux de visites, restaurations,

animations. L’attente du visiteur est donc une attente

d’usager de service public avec à la clé un conseil

personnalisé. Notre connaissance des partenaires est

appréciée et notre capacité à nous adapter aux

exigences du client une réelle nécessité.

Les habitants et les nouveaux arrivants profitent des

services de l’Office de Tourisme pour trouver des

informations sur les activités locales. Dans le processus

de développement touristique, il est important de

placer l’habitant au centre de la réflexion car il est

ambassadeurs du territoire : c’est le premier à

promouvoir la destination lorsqu’il en est fier en tant

que résident et satisfait en tant que client.

Les professionnels attendent de l’Office de Tourisme

des actions et un ensemble de services qui leur soient

bénéfiques. L’attente est souvent d’ordre

économique ou de conseil. Nos services (ateliers

numériques, petit dej’, accompagnements…) sont

fortement appréciés et aujourd’hui reconnus.

Le poids de ces différentes clientèles varie selon les

jours (semaine/we), les mois (effet de saisonnalité

prononcé) et les périodes de vacances scolaires.

Le flux et l’origine des visiteurs

On observe toujours une forte fréquentation estivale

ainsi qu’une plus forte affluence en juin et septembre.

La clientèle française représente cette année 69% de

la clientèle reçue à l’Office de Tourisme soit une

hausse de 2.7% par rapport à 2013.

Le top 5 de nos clientèles étrangères :

1- Grande-Bretagne et Irlande

2- Belgique

3- Allemagne

4- Pays-Bas

5- Canada et USA

Nous enregistrons toutefois une baisse de

fréquentation physique pour la période estivale de

3 838 personnes soit - 20 % par rapport à 2014. Cette

baisse s’explique à la fois par la fermeture de l’OT

durant le mois de janvier mais aussi par un début de

saison très tardif sur le mois de juillet. Cette baisse,

relativement importante reste conjoncturelle et

identique dans l’ensemble des destinations

touristiques françaises. Sur l’année 2014, nous notons

une baisse de fréquentation de 9%. Cette baisse est

cependant largement compensée par la

fréquentation de notre site internet.

La fréquentation du site internet est en sensible hausse

notamment depuis que la version anglaise définitive

est en ligne.

Sur la totalité des contacts en 2014, nous enregistrons

donc une hausse de fréquentation globale de 126%.

ACCUEILLIR, INFORMER ET CONSEILLER

L’accueil, mission première de l’Office de Tourisme, notre cœur de métier…

Page 19: Bilan d'activités ot cognac 2015

18

Les attentes des visiteurs

Les conseillères en séjours doivent satisfaire plusieurs attentes :

Une attente technique : un renseignement concret par rapport à l’horaire d’ouverture d’un site, un

emplacement, une réservation, un itinéraire, soit l’attente d’une information précise et rigoureuse

Une attente de conseil : choix d’un restaurant sympa, d’une jolie balade, d’une idée de programme

pour la journée, de sites à visiter avec les enfants, de sorties en soirée…

Une attente relationnelle : un échange, une discussion informelle, un peu de temps partagé avec les

habitants ou nos partenaires.

Afin de diffuser une information juste et précise, l’Office de Tourisme possède une base de données

(Ayaline) qui est enrichie et mise à jour quotidiennement. Cette base de données est directement

accessible par les conseillères en séjours à partir des postes informatiques ou des tablettes dans la zone

d’accueil. Elle leur permet de renseigner le visiteur en face à face mais aussi de répondre en direct aux

demandes par mail ou par téléphone. L’outil s’intègre au réseau départemental.

L’accueil des clientèles sur place à l’Office de Tourisme demeure incontournable pour une certaine frange

de la population habituée à fréquenter les Offices de Tourisme. Cependant, le développement significatif

d’internet et de nombreux autres modes d’informations sur le lieu même de séjour (point d’informations

chez les hébergeurs notamment) pondèrent nécessairement la fréquentation de nos locaux.

Pour un conseil éclairé… les « éductours »…

Chaque année pendant la période plus creuse d’hiver, l’ensemble des salariées de l’Office de Tourisme

part en éductours pendant la fermeture de l’Office de Tourisme les mardis matin. L’objectif étant de mieux

connaitre nos adhérents et de développer l’accueil personnalisé aux visiteurs en demande de conseils

« éclairés et engagés » sur leur séjour. Ces visites se font en priorité chez nos nouveaux partenaires.

Bilan : En 2015, 15 rendez-vous ont été organisés.

ACCUEILLIR, INFORMER ET CONSEILLER

Page 20: Bilan d'activités ot cognac 2015

19

Fréquentation française et étrangère - 2014 / 2015

Fréquentation Fr / Etr 2014 2015 ≠ 2014 /2015

Français 23 982 17 107 -28%

GB+Irl 5 740 4430 -23%

Allemagne 848 741 -12%

Canada + USA 631 846 +34

Pays Bas 608 595 -2%

Espagne 550 568 +3%

Belgique 543 912 +68%

Russie / Biel. / Ukraine 354 267 -24%

Italie 226 272 +20%

Norvège 135 151 +12%

Suède 131 119 -9%

Danemark 52 48 -7%

Finlande 38 60 +58%

Divers Europe 161 423 +163%

Autres 522 809 +55%

Contacts de l’Office de Tourisme – 2014 / 2015

2014 2015 ≠ 2014 /2015

Fréquentation physique 34 548 26 662 -22%

Twizy 401 358 -9%

Téléphone 9479 4 841 -49%

Email 1174 916 -22%

Internet 348 086 424 264 +22%

Total 393 688 457 241 + 15 %

82 visiteurs en moyenne par jour

à l’accueil

325 jours d’ouverture / an

2378 heures d’accueil

32 419 demandes traitées

26 662 contacts qualifiés

4 841 appels aboutis

916 mails

358 personnes accueillies en

accueil mobile

424 264 visiteurs uniques sur le

site internet www.tourism-

cognac.com (3 langues)

Top 5 des provenances françaises

1- Poitou-Charentes

2- Ile-de-France

3- Pays de la Loire

4- Aquitaine

5- Bretagne

ACCUEILLIR, INFORMER ET CONSEILLER

La fréquentation touristique…

La baisse de fréquentation par rapport à 2014 s’explique en partie

par le fait que l’Office de Tourisme ait été fermé 3 semaines en

janvier pour les travaux. Puis par le fait que nous ayons basculé

notre comptage sur le Système d’Information Touristique Ayaline :

nous ne comptons que les actes de conseil qualifié et non plus le

nombre de personnes ! Enfin, les très fortes chaleurs des trois

premières semaines de juillet ont eu une incidence sur la

fréquentation qui a accusé une forte baisse.

Page 21: Bilan d'activités ot cognac 2015

20

Si le média internet s’affirme comme une référence et une mine d’informations de plus en plus précieuse

pour le grand public, en France comme à l’étranger, les supports imprimés édités par l’Office de Tourisme

continuent de jouer leur rôle d’accompagnement du visiteur lors de son passage ou de son séjour.

En 2015, les principales éditions destinées aux visiteurs ont donc été reconduites, réactualisées et enrichies

mais avec une approche plus rationnelle. L’Office de Tourisme a décidé de recentrer en effet sa politique

de production autour de quelques éditions phares :

- le plan- planche sous-main présent sur les mange-debout et destiné aux visiteurs de passage pour

quelques heures ou pour la journée

- le « Visites et découvertes de Cognac »

- et toutes les éditions produites à l’échelle du Pôle sur les hébergements et la restauration.

La diffusion par l’office de ces supports papiers se fait par trois canaux :

- en libre-service, dans les présentoirs de l’Office de Tourisme aménagés à cet effet,

- par livraison dans les différents établissements partenaires,

- par courrier, ce dernier mode de diffusion est cependant beaucoup plus rare, la consigne étant

d’inciter les visiteurs à télécharger directement la documentation sur le site internet.

Près de 900 documents ont aussi été diffusés dans le cadre de réception de groupes ou de séminaires pour

mettre en valeur l’offre touristique de notre territoire.

L’Office de Tourisme a fait le choix également de laisser comme seuls documents en libre-service les

documents d’appels des établissements adhérents à l’OT (musées, sites de découvertes, lieux d’expositions,

festivals…).

Pour toutes demandes d’informations complémentaires, l’équipe de conseillères en séjour de l’office reste

à la disposition des visiteurs. L’Office de Tourisme est donc encore aujourd’hui sans contestation possible, le

lieu le mieux identifié pour obtenir les informations et la réponse à des questions simples et récurrentes : qu’y

a-t-il à voir dans la ville ? Que puis-je faire aujourd’hui ? Ce soir ? Demain ? Quand puis-je visiter une Maison

de Négoce ? L’office se doit d’apporter des réponses et de fournir aux visiteurs les outils d’aide à la

découverte de la ville de Cognac et de son territoire.

Le registre de documentation extérieur est donc nécessairement extrêmement large : sites et lieux

touristiques, événements organisés ou soutenus par la mairie, spectacles, festivals et grandes expositions,

prestataires… La responsable d’accueil, Pamela Briaud, est chargée du contrôle et de la gestion des stocks

de documentation mis à la disposition des visiteurs. Elle assure un suivi étroit des approvisionnements, des

livraisons pour offrir aux clients la meilleure qualité de service possible.

Depuis janvier 2015, les conseillères en séjour de l’Office de Tourisme utilisent un module de Gestion de la

Relation Client présent sur le Système d’Information Touristique départemental Ayaline. Cet outil nous

permet de gérer nos statistiques en ligne. Avec le réaménagement de l’accueil, les tablettes présentes sur

les mange-debout facilitent la rentrée des données. Ainsi nous pouvons avoir des informations sur la

nationalité des clients, leur département de provenance, le mode de contact, le type de clientèle, les

demandes….

En conséquence, nous ne comptabilisons que l’acte de renseignement et non plus le nombre de personnes

exactes ayant fréquenté l’OT. C’est la raison pour laquelle en janvier 2016, nous nous sommes dotés d’un

compteur automatique situé au-dessus de la porte d’entrée qui complètera nos données avec le nombre

de personnes fréquentant l’Office de Tourisme.

ACCUEILLIR, INFORMER ET CONSEILLER

Gestion de la documentation et de l’information…

La gestion de la relation Client (GRC)…

Page 22: Bilan d'activités ot cognac 2015

21

Depuis trois ans, l’Office de Tourisme a commencé un plan de réaménagement de la zone d’accueil.

2013 : Mise en place des nouveaux présentoirs et des vitrines des Maisons de Négoce et du Comité du

Pineau

2014 : Aménagement de la boutique

En janvier 2015, nous avons terminé notre dernière phase de travaux avec la création d’un grand

openspace avec bureaux pour quatre salariées dans la zone où se trouvait jusqu’à cette date les vitrines

des Maisons de Négoce. En conséquence, le déplacement de ces vitrines au cœur de la zone d’accueil

nous a amené à supprimer la banque d’accueil qui a été remplacée par deux mange-debout et d’une

manière générale réorganiser les présentoirs, le coin enfants et le coin repos.

Les modes d’accueil des conseillères en séjour ont donc été modifiés… plus conviviaux, moins limitant dans

le contact avec la clientèle qu’avec la banque.

Chaque mange-debout a été doté d’une tablette tactile qui permet de donner des informations plus

précises, montrer des photos ou encore enregistrer nos informations clientèle directement sur le système

d’information touristique départemental Ayaline.

Nous avons fait le choix de garder un bureau de travail dans l’alcôve avec un ordinateur destiné à la

billetterie qui permet à la conseillère de permanence de pouvoir travailler dans de bonnes conditions.

Dans le courant de l’année, plusieurs de nos collègues d’autres destinations touristiques (Arles, Saint-Jean

d’Angély, La Roche Posay, Blaye, …) sont venus visiter nos locaux afin de voir notre nouveau mode de

fonctionnement : peu d’Offices de Tourisme en France ont fait le choix de ne plus avoir de banque

d’accueil.

In fine, nous avons restreint l’espace, mais nous avons réussi à le rendre plus attractif, plus lumineux et plus

fonctionnel.

AVANT APRES

AVANT

AVANT APRES

ACCUEILLIR, INFORMER ET CONSEILLER

Amélioration et optimisation de la zone d’accueil…

Page 23: Bilan d'activités ot cognac 2015

22

Marqué Qualité Tourisme™ depuis mai 2014, l’Office de Tourisme a intégré cette démarche de progrès

dans son fonctionnement quotidien.

Les procédures sont régulièrement revues et s’adaptent au contexte de l’évolution de la structure. Le

fonctionnement de la boutique a aussi été intégré dans la démarche, permettant ainsi à l’ensemble des

salariées de pouvoir tenir cet espace de manière efficace.

Les Offices de Tourisme qui ont obtenu la marque QUALITE TOURISME™ s’engagent sur :

La qualité de l’accueil

Le confort des lieux

L’information et la communication

La compétence du personnel

La valorisation des ressources locales

La satisfaction client

La démarche qualité à l’Office de Tourisme c’est : 32 fiches procédures, 25 fiches techniques et 51 modèles

de fiches de travail qui sont en constante évolution.

Nous avons défini de manière rigoureuse nos modes de fonctionnement afin de répondre aux exigences

des engagements internes à l’Office de Tourisme, des engagements demandés envers la collectivité,

envers les réseaux institutionnels du tourisme, envers nos visiteurs qu’ils soient touristes ou habitants et enfin

formaliser nos méthodes de commercialisation ainsi que notre stratégie de promotion. Nous sommes donc

aujourd’hui inscrits dans cette démarche de progrès qui nous permet de faire évoluer notre fonctionnement

interne de manière concertée pour un rendu optimal, et nous sommes constamment à l’écoute de notre

clientèle et de nos partenaires pour faire évoluer la qualité de nos services vers l’excellence

2015 c’est par exemple :

10 réclamations sur des prestataires de Cognac

303 enquêtes qualité remplies à l’accueil de l’Office de Tourisme

4 Newsletters publiées avec 518 inscrits

30 fiches procédures mises à jour dans l’année

ACCUEILLIR, INFORMER ET CONSEILLER

La qualité au cœur du fonctionnement de l’OT

Pamela Briaud , référente qualité

« La démarche qualité a été un vrai challenge pour moi et pour nous toutes. D’une part pour la

structure en elle-même car c’est un véritable outil de gestion et d’amélioration de notre travail et

de nos services. Il a fallu apprendre à travailler ensemble autrement, mettre des outils en place,

des indicateurs… et le résultat est vraiment probant.

D’autre part, pour nos partenaires, ils prennent conscience de l’envergure de ce projet lors des

réunions du Comité Local Qualité… Cette démarche de progrès nous a vraiment fait évoluer.

Mon challenge pour l’année à venir est de mettre à niveau les Offices de Tourisme du Pays

Ouest Charente avec lesquels nous fusionnerons en 2017… on repart à zéro, mais avec de

l’expérience maintenant ! »

Page 24: Bilan d'activités ot cognac 2015

23

Communiquer, Séduire et

Attirer

Séduire et susciter l’envie de découvrir la

Destination

Communiquer avec des outils performants

Valoriser l’image de la Destination auprès de

la presse

Page 25: Bilan d'activités ot cognac 2015

24

Internet a développé de nouveaux usages, de nouvelles attentes et de nouveaux comportements.

Aujourd’hui, un touriste connecté est « SoLoMo » (Social, Local, Mobile). 88% de la population utilise internet

pour préparer ses vacances et plus d’1 sur 2 emmène son smartphone et reste connecté pendant tout son

séjour… Plus précisément, le touriste en vacances recherche une adresse, une information culturelle, une

animation ou un restaurant.

1 internaute sur 2 connecté en voyage surfe également sur Facebook (étude netbooster, janvier 2013).

L’Office de Tourisme de Cognac est donc naturellement et constamment en veille sur les nouveaux outils

numériques afin d’améliorer le service aux visiteurs et se positionner comme expert de sa destination.

Communiquer, séduire et attirer

L’Office de Tourisme à l’heure du E-Tourisme…

www.tourism-cognac.com

La promotion de la destination se fait de plus en plus par le site

internet qui a été refait en trois langues (français, anglais,

espagnol) en 2013, avec l’objectif de séduire l’internaute et de

le convaincre de venir visiter ou mieux, de séjourner à Cognac

ou dans ses environs. Cela passe par un outil qualitatif,

performant, où chaque adhérent à sa place et sa page

dédiée.

Le top 5 des rubriques les plus consultées en 2015 sont :

1- Chambres d’hôtes

2- Agenda

3- Maisons de Négoce

4- Se repérer à Cognac

5- Gabare

L’agenda est devenu incontournable avec plus de 900

évènements enregistrés. Le top 5 des actus les plus consultées

sur l’année 2015 sont :

1- Luna Park

2- 100%chlorophylle

3- Distilleries en fête

4- Pass découverte

5- Marché de Noël

Le Top 5 de la fréquentation internet en 2015 :

1- France (88.5)

2- Russe (2.5 %)

3- Belgique (1,7%)

4- Grande Bretagne (1,5%)

5- USA (0.8%)

424 264 visiteurs uniques

+ 22 % / 2014

2 508 440 pages vues

+ 30% / 2014

Page 26: Bilan d'activités ot cognac 2015

25

Nous l’avions envisagé lorsque nous avions travaillé l’arborescence du site internet, nous souhaitions aussi

continuer à renforcer nos liens avec nos partenaires… donc cette année, nous avons mis en place un

espace pro sur www.tourism-cognac.com.

Accessible à tous (pas de code d’accès), cet espace pro se veut complet avec les rubriques suivantes :

- Une rubrique Actu… sous forme de blog qui permet d’envoyer directement par E-mail à nos

adhérents un flux d’informations de dernières minutes,

- Une rubrique « Votre office… » qui présente l’équipe et la vie statutaire de la structure. On y trouve

aussi toutes nos newsletters, nos bilans d’activités ou encore des chiffres clés,

- Une rubrique « …vous accompagne » qui reprend en partie les informations figurant dans notre

guide du partenaire, avec la possibilité de s’inscrire en ligne à nos ateliers numériques ou petits dej’.

On y trouve aussi tous nos packs services expliqués et la possibilité de se constituer un panier,

- Enfin le « centre de ressources » présente les normes, notes juridiques, les différents labels dont

Qualité Tourisme™, les labels du tourisme responsable, les aides financières possibles etc…

Cet espace est amené à évoluer et à être constamment enrichie avec de nouvelles informations, des

études d’Atout France ou de la Grande Région. Il s’agit pour nous de mettre à disposition de nos adhérents

ou non adhérents un outil d’aide le plus complet possible.

Communiquer, séduire et attirer

L’espace pro…

Page 27: Bilan d'activités ot cognac 2015

26

Incontournable et indispensable pour l’information et la promotion de la destination avec toujours plus de

partage, l’Office de Tourisme anime son territoire et prend place au cœur de la vie locale. Communiquer

de manière complémentaire avec le site internet en postant quotidiennement des infos, des actualités, des

bons plans, les « Testés pour vous… » tel est l’objectif de la page « Cognac Tourisme ».

Cette page est aussi là pour relayer toutes les offres d’animations de l’ensemble de nos partenaires.

Nous avons franchi le 31 décembre 2015 le cap des 3 500 fans !

Instagram…

Instagram, le réseau social des passionnés de la photo ne compte pas moins de 400 millions d’utilisateurs.

Leur crédo : l’authenticité, l’insolite… chaque moment, chaque lieu est une source d’inspiration. Les

responsables de communautés locales, appelés « les manigers » et ceux des destinations touristiques ont

finalement un besoin commun, les uns faire de beaux clichés, les autres, promouvoir leur territoire.

A cette fin, les manigers de IgersCognac ont organisé le premier instameet de Charente… L’Instameet,

c’est le nom donné au rendez-vous collectif des passionnés d’Instagram pour vivre sur un lieu une journée

riche et pleine de partages, d’échanges, de rencontres et de beaux visuels partagés !

25 instagrameurs venus de toute la France – dont le président d’Instagram France - se sont retrouvés pour

une belle journée de découverte le 28 novembre. Un réel succès pour un premier rendez-vous ou chacun

a usé et abusé de son smartphone pour immortaliser les lieux… voire les sublimer

Toute la matinée, nous avons été « baladés » dans la ville de Cognac, aiguillés et privilégiés par

Vincent Brétagnolle, animateur du patrimoine à Ville d’Art et d’Histoire qui nous a emmené dans des

endroits habituellement fermés au public, comme accéder aux combles de l’église Saint-Léger et voir

l’envers du décor des voûtes de l’église ; accéder à la chapelle et à la tour de l’hôtel particulier de

Javrezac, privé ; ou encore découvrir une ancienne usine hydroélectrique. En chemin, Vincent

expliquait les subtilités du patrimoine et aiguillait le regard, facilitant la prise de vue et titillant la compulsivité

photographique des instagrameurs.

Bilan : De très nombreux reportages photos sur Instagram qui ont véritablement valorisé notre Destination !

Facebook, une présence forte…

Communiquer, séduire et attirer

Page 28: Bilan d'activités ot cognac 2015

27

Le dossier de presse…

Depuis 2013, l’Office de Tourisme s’est doté d’un nouveau dossier de presse en français, en anglais et en

espagnol. Il se compose de 20 pages thématiques glissées dans une pochette dont le visuel est issu des

« planètes » de Stéphane Charbeau, photographe qui nous a inspiré le slogan « Cognac, 360 ° au paradis ».

Les thèmes abordés sont variés et reflètent l’offre de notre destination : histoire de la ville, les lieux culturels,

le fleuve Charente, les Maisons de Négoce, les chiffres clés du Cognac et du Pineau… les dernières pages

présentent des idées de séjours sur notre territoire proposées par notre agence réceptive.

Depuis 2014, nous avons intégré les dossiers de presse en français et en anglais sur clé USB que nous

donnons aux journalistes en visite sur le territoire ou lors de workshop professionnel. Le dossier est mis à jour

tous les ans.

Les éditions…

Dans le cadre de la convention qui lie les Offices du Tourisme du Pays Ouest Charente chaque année, nous

mutualisons nos moyens pour éditer diverses brochures. Cette mutualisation est possible grâce à la

subvention de 30 000 euros versée par le Conseil Départemental chaque année. Ces documents viennent

compléter les éditions spécifiques de l’Office de Tourisme de Cognac que sont les « Visites et Découvertes ».

Ces brochures sont données à l’accueil en fonction des demandes, envoyées aussi par courrier et partent

dans les bourses d’échange de Charente et de Charente Maritime deux fois par an pour être distribuées

aux Offices de Tourisme les plus importants. Enfin, l’ensemble de ces documents sont tous en consultation

sur notre site internet via Calaméo.

Communiquer, séduire et attirer

Zoom sur la fusion de 2017…

En début d’année 2016, une commission Edition et Charte graphique a été mise en place afin de

travailler sur les éditions du futur Office de Tourisme de Pôle. Lors de cette première rencontre,

nous avons comptabilisé 29 éditons différentes réparties sur les cinq Offices de Tourisme du Pays

Ouest Charente … en 2017 nous n’en n’aurons plus que 9 !

Il s’agira d’une collection de documents thématiques : guide d’appel, carte des vignerons, guide

des Maisons de Négoce, guide des saveurs, guide des hébergements, guide nature et loisirs,

guide du patrimoine… toutes ces brochures seront éditées en format papier mais aussi

téléchargeable sur le site internet et de fait envoyées à la demande.

En même temps que les éditons, nous allons retravailler la charte graphique et le logo. Il s’agira de

trouver une nouvelle identité pour Destination Cognac, sobre, chic…avec beaucoup de photos

de grande qualité et peu de texte. Nous retrouverons aussi dans les éditions et sur le site internet

des témoignages de particuliers (ambassadeurs, élus, prestataires ou de techniciens de l’OT) qui

dévoileront leurs bons plans sur le territoire.

L’objectif : mieux valoriser et identifier notre Destination au cœur de la Grande Région et renforcer

notre visibilité au national comme à l’international.

Page 29: Bilan d'activités ot cognac 2015

28

Pour les hébergements les restaurants …

Pour la découverte touristique …

Communiquer, séduire et attirer

Hôtels, restaurants

Et fermes auberges

en Pays de Cognac

2000 ex

Meublés de tourisme

en Pays de Cognac

1000 ex

Chambres d’hôtes,

hébergements insolites,

deumeures de charme,

gîtes d’étapes, camping

et aires de camping-car

1500 ex

Visites et découvertes

(FR, GB, Esp, Alld,

Neerl. Chinois et Norv.)

21 900 ex

Guide du Pays de Cognac

(FR, GB, Esp, Alld, Neerl. )

7 000 ex

Les RV de l’été en Pays de Cognac

10 000 ex

Il s’agit d’une édition mutualisée

entre le pôle des OT Pays de

Cognac, Grand Cognac et la

Mairie de Cognac…un seul

document pour recenser toutes les

animations de l’été date par date

du 15 juin au 15 septembre.

Page 30: Bilan d'activités ot cognac 2015

29

10e « Rendez-vous en France » à Paris… 31 mars et 1er avril 2015

Le salon Rendez-vous en France, organisé par Atout-France offre une opportunité unique de rencontrer les

acheteurs et prescripteurs internationaux du tourisme durant 2 journées de travail et de rendez-vous

préprogrammés, en un seul lieu.

Près de 900 acheteurs et prescripteurs internationaux, en provenance de 70 pays !

59 % Europe

24 % Asie Pacifique – Afrique – Moyen-Orient

17 % Amériques

Les poids lourds : 35,7% (Allemagne, Belgique, France, Grande-Bretagne, Italie, Pays-Bas)

Les marchés matures à forte contribution : 20% (Canada, Espagne, Etats-Unis, Japon, Scandinavie, Suisse)

Les marchés émergents – BRICS : 20,4% (Afrique du Sud, Brésil, Chine, Inde, Russie)

Les autres marchés matures : 9,3% (Autriche, Australie, Irlande, Israël, Portugal, Proche et Moyen Orient)

Les autres marchés émergents dynamiques : 5,3% (Asie du Sud-Est, Argentine, Hongrie, Mexique, Pologne,

République Tchèque)

Les « Dragons » asiatiques – jeunes marchés matures : 4,2% (Corée, Hong-Kong, Singapour, Taïwan)

Les 750 exposants par secteur d’activité

48 % Hébergement, restauration

21 % Organismes de promotion, Offices de Tourisme, organismes institutionnels

11 % Musées, monuments, châteaux, sites à thème

10 % Agences réceptive, centrales de réservation

6 % Autres

4 % Transport : autocaristes, transport fluvial, locations de véhicules

L’espace Poitou-Charentes a accueilli les offices de tourisme de Cognac, La Rochelle, Ile de Ré Tourisme,

les maisons de cognac Hennessy, Remy Martin et ABK6, le Futuroscope, le Domaine des Etangs, l’Hôtel de

la Corderie Royale et les Résidences de Bougainville à Rochefort.

Préalablement au salon, et en partenariat avec Charente Tourisme et la Région Poitou-Charentes, deux

Tours Opérateurs américains ont visité Cognac du 21 au 24 mars, en particulier des Maisons de Négoce et

des hôtels haut de gamme avec un clin d’œil à la gastronomie locale.

Durant le salon, 21 rendez-vous se sont succédés toutes les 20 mn. Nous avons pu rencontrer des Tour-

Opérateurs australiens, norvégiens, autrichiens, chinois, américains, mexicains, brésiliens, russes et japonais.

Les demandes portaient essentiellement sur des moyens et longs séjours haut, voire très haut de gamme sur

notre territoire.

Toujours peu de retour directement pour l’Office de Tourisme à la suite de ce salon qui a lieu tous les ans

ans, mais nous sommes surtout là pour faire la promotion du territoire et de son offre qualifiée. L’objectif est

de se faire connaitre et de valoriser nos prestataires.

Communiquer, séduire et attirer

Les salons pro…

Page 31: Bilan d'activités ot cognac 2015

30

Workshop à Waterloo… 19 Juin 2015

Nous nous sommes rendus le vendredi 19 juin à Waterloo en Belgique pour un workshop exceptionnel

organisé par Atout France sur le site de la bataille. Pour être convié à ce workshop, il fallait que le territoire

ait un lien avec l’Histoire de Napoléon. C’est la raison pour laquelle nous nous sommes associés pour ce

déplacement à la Maison Courvoisier pour promouvoir notre destination ainsi que notre offre et nos séjours

auprès d’une vingtaine de Tour-Opérator et de journalistes belges spécialisés dans le tourisme et l’art de

vivre.

Au côté de l’Office de Tourisme d’Ajaccio, des représentants des villes Impériales ou encore de la Réunion

des Monuments Nationaux, notre offre a été appréciée car sortant des sentiers battus et originale. Nos

contacts ont été intéressants et vraiment intéressés.

Congrès de l’Union Professionnelle des Agences de Voyages Belges… 3 et 4 octobre 2015

Les 3 et 4 octobre 2015, l’UPAV belge a organisé son congrès annuel au Club Med de Royan La Palmyre.

Ce congrès regroupait 180 responsables d’agences de voyages et de décideurs. Le samedi 3 octobre

après-midi la Direction de l’Attractivité de la Région Poitou-Charentes a organisé un workshop à l’Espace

Encan de La Rochelle.

Nous avons ainsi pu rencontrer en rendez-vous 7 responsables d’agence de voyages et autocaristes

intéressés par les produits sur mesure que nous proposons et les Maisons de Négoce, Cognac s’incluant

dans un séjour plus élargi comprenant la façade atlantique. Nous avons pu donner nos informations, mais

pas de retour direct de ces rencontres.

Communiquer, séduire et attirer

Page 32: Bilan d'activités ot cognac 2015

31

L’Office de Tourisme reçoit en direct, ou par le biais d’un partenariat avec la Direction de l’Attractivité de

la Région Poitou-Charentes et Charente Tourisme, des journalistes toute l’année pour découvrir Cognac,

son territoire, son produit et son patrimoine.

Accueils de presse des journalistes nationaux

- Les Escapades de Petitrenaud France 5 - (L'Yeuse)

- La maison France 5 - (Maison avec Xavier Marty, Thierry Drevelle et vues Cognac Ville)

- Le Guide vert Michelin

- France Bleu La Rochelle (partenariat plusieurs émissions autour de Cognac)

- Magazine Saveurs (Saint Simeux, Bouteville, les Pigeons Blancs, L'Yeuse, Les fleuriet à Rouillac, Graines et

Garenne à Châteauneuf sur Charente, Pineau François 1er, Quai des Pontis, Tonnellerie Sansaud, Cognac

Paul Beau à Segonzac, La Cagouillarde...) -> parution juin 2016

- Golf Magazine - (Golf de Cognac, hôtel François1er, MACO)

- Des Racines et des Ailes France 3 - (La Charente au fil de l'eau, Cognac, le vignoble, les églises romanes)

- Les Guides Gallimard

- Météo à la Carte France 3 (Recettes au cognac)

- Le populaire du centre (Maisons de Négoce et Cognac)

Accueils de presse des journalistes internationaux

Marché Belge :

- Cheeseweb.eu – 40 000 visiteurs uniques / mois (Viticulteurs et déjeuner à Cognac)

- Metro – 250 000 ex (Viticulteurs)

- L’Avenir – 100 000 ex (Maisons de Négoce)

- Het Nieuwsblad / De GazetVan – 400 000 ex (Maisons de Négoce)

- Amtwerpen / Het Belang Van Limburg – 112 000 ex (Maisons de Négoce

- Le Vif – 80 000 ex (Maisons de Négoce)

- Artsenkrent – 12 000 ex (Maisons de Négoce)

Marché Espagnol :

- De Viajes – 30 000 ex (Maisons de Négoce)

- Onda Cero – 40 000 ex (Maisons de négoce)

- Elle Espagne - 213 000 ex (Maisons de Négoce)

- Huffington post – 1,8 millions de visiteurs uniques / mois (Maisons de négoce)

- Elrincodesele.com – 107 000 visiteurs uniques / trimestre (Maisons de Négoce)

- Conde Nast Traveler – 1,2 millions de visiteurs uniques / mois (Maisons de Négoces)

Marché Néerlandais :

- Travelvalley.nl – 100 000 visiteurs uniques / mois (Maisons de Négoce)

- Holland Media Combinatie – 196 000 ex (Maisons de Négoce)

- Wacht Magazine – 100 000ex (Maisons de Négoce)

Communiquer, séduire et attirer

Les accueils de presse…

Page 33: Bilan d'activités ot cognac 2015

32

Marché Américain :

- Travelgewest.com et Travel Age West – 23 000 visiteurs un. / mois + 22 000 ex (Maisons de Négoce)

- Air Chicago / LAX Magazine - 100 000 visiteurs un. / 80 000 ex (Maisons de Négoce)

- Gonomad.com – 265 000 ex (Maisons de Négoce)

- Forbes – 930 000 ex (Maison de Négoce)

Marché Anglais :

- Living France Magazine – (Cognac Blues Passion, Maisons de Négoce, MACO)

Déclic saison en Charente Maritime à Saujon… le 8 avril

Le mardi 8 avril, l’Office de Tourisme a participé à « Déclic Saison » la bourse d’échange des

documentations organisée par Charente Maritime Tourisme pour l’ensemble des professionnels du

tourisme : hébergeurs, sites de visite, offices de tourisme…154 participants se sont retrouvés dans la salle des

fêtes afin d’échanger les documentations qui seront mises à disposition de la clientèle sur les différents lieux

touristiques.

Bourse d’échange à Soyaux par l’ADT16 … le 11 Mai

Le 11 mai, l’ADT 16 a organisé la bourse d’échange départementale. 41 exposants étaient présents issus

des pôles tourisme de Charente ainsi que les Offices de Tourisme des départements limitrophes dont ceux

de Dordogne, de Vienne Tourisme, des sites touristiques de Charente, des sites régionaux,... Une centaine

de visiteurs ont fréquenté la bourse parmi lesquels beaucoup d’hébergeurs et des collectivités territoriales.

L’Office de Tourisme a distribué sa documentation touristique : visites découvertes, plans de ville, guide du

Pays Ouest Charente entre autre, mais aussi celles de ses partenaires.

Communiquer, séduire et attirer

Les bourses d’échange…

Page 34: Bilan d'activités ot cognac 2015

33

Commercialiser et

valoriser

Développer l’économie du territoire

Assurer l’attractivité de la destination par la

vente de journées et de séjours

Valoriser les produits locaux au cœur d’une

boutique identitaire

Page 35: Bilan d'activités ot cognac 2015

34

La création de la boutique était inscrite dans notre projet de service validé en novembre 2012. La boutique

a été inaugurée en juin 2014. Ce projet faisait partie de notre ambition de développer l’aspect commercial

de la structure. Nos objectifs étaient variés :

Valoriser nos adhérents producteurs, artisans…

Offrir aux touristes de passage, mais aussi aux habitants, une boutique de souvenirs et de produits

identitaires de Cognac et de sa région,

Pallier le manque d’offre similaire sur Cognac

Diversifier notre autofinancement afin de pouvoir développer nos actions tout au long de l’année.

Myriam Gervais a été désignée comme responsable de la boutique. Elle a suivi une formation afin

d’acquérir les compétences nécessaires pour pouvoir monter et gérer le projet (créer, valoriser et optimiser

l’espace boutique de son OT).

L’année 2015 a été notre première année complète de fonctionnement. Nous avons défini la politique

commerciale de la boutique en interne. Notre volonté était avant tout de proposer des produits du terroir

provenant de Charente et de Charente-Maritime, mais aussi des produits issus de l’artisanat local (bijoux,

charentaises, objets d’art…). Pas d’alcool puisque les Maisons de Négoce ont toutes une boutique et que

la « Cognathèque » ne se situe qu’à quelques dizaines de mètres de l’Office de Tourisme. Quelques

produits dérivés à l’effigie de notre charte graphique ont été créés spécialement pour l’Office : mugs,

stylos, magnets, porte-clés, tee-shirts…

Tout au long de l’année 2015 nous avons œuvré pour diversifier les produits…de nouvelles confitures, du

caviar à Noël, de nouveaux verres et une collection de charentaises qui évoluent au fil des saisons…

Nous avons pu ainsi constater une fidélisation de la clientèle locale qui vient régulièrement acheter des

produits à la boutique que ce soit pour une consommation personnelle ou pour des cadeaux. Les touristes

sont aussi plus nombreux et notre panier moyen a augmenté par rapport à 2014. Les mois de juillet et août

sont forcément de très bons mois ainsi que décembre (48% du CA sur les 3 mois).

CA de la boutique en 2015 : 38 396 euros

Bénéfice pour l’OT : 9 200 euros

2314 Clients

Montant du panier moyen : 16.6 euros (14.25 euros en 2014)

Top 5 des ventes

1 – Charentaises (28%)

2 – Produits terroir (24%)

3 – Souvenirs (10%)

4 - Textile (9%)

5 – Livres (5.5%)

Commercialiser et valoriser

La boutique…

Page 36: Bilan d'activités ot cognac 2015

35

La politique commerciale de l’Office de Tourisme de Cognac

Depuis une vingtaine d’année, l’Office de Tourisme s’est inscrit dans une stratégie commerciale avec la

création d’un service réceptif. L’agence réceptive de l’Office de Tourisme est la seule du territoire de

Grand Cognac. Une personne à temps-plein gère ce service et depuis janvier 2014, un mi-temps est venu

compléter le travail de la responsable notamment sur la prise en charge des groupes pour les visites

guidées.

Depuis les débuts, la volonté de l’Office de Tourisme est de :

Valoriser l’offre touristique du territoire de Grand Cognac, permettre de découvrir l’ensemble de la

filière du cognac ainsi que le patrimoine de la ville

Développer des produits pour les groupes avec des cibles variées : CE, associations, autocaristes…

Ne traiter que très ponctuellement sur demande spécifique les séjours pour individuels. L’agence

Cognac Tasting Tour installée à Saint-Preuil gère cette clientèle individuelle.

Notre volonté est de satisfaire au mieux la clientèle, de répondre exactement à ses attentes, à sa demande

et à son budget. De fait, l’office n’édite aucun manuel des ventes. Nous communiquons via le site internet

à la rubrique « nos séjours », des idées de visites, de journées, de séjours sur notre territoire, mais il s’agit

avant tout de produits d’appel. Notre objectif est de ne proposer que des produits sur-mesure en

adéquation totale avec les souhaits du client.

Par ailleurs, nous avons défini une politique partenariale avec nos prestataires grâce à des conventions

annuelles dans lesquelles figure notre cahier des charges pour chaque catégorie de socio-professionnels

concernés par le service.

Enfin, nous cherchons régulièrement à étoffer notre offre, valoriser de nouveaux partenaires, ce qui nous

amène à revoir chaque année notre ambition commerciale et nos projets de développement inhérents à

ce service particulier.

L’Office de Tourisme est titulaire d’une immatriculation auprès d’Atout France l’autorisant à commercialiser

des produits touristiques sur son territoire de compétence (Grand Cognac). Exceptionnellement nous

pouvons vendre des offres issues d’autres territoires à partir du moment où nous avons passé une

convention avec l’Office de Tourisme de ce territoire.

Ce service réceptif est géré par Marie-Christine Baudry tout au long de l’année ainsi que par Nathalie

Leclerc, à mi-temps, qui assure les visites guidées de la ville et des musées notamment. L’agence est

reconnue comme un véritable prescripteur touristique organisateur de voyages sur notre territoire et un

apporteur d’affaires.

La commercialisation de produits touristiques peut être considérée comme une continuité de notre mission

d’accueil et fait partie intégrante de notre mission de promotion. Ce service participe à l’autofinancement

de l’Office de Tourisme à hauteur d’environ 10% et dans un souci constant de recherche de financement,

nous devrons le développer dans les années à venir, notamment à la suite de la fusion des Offices de

Tourisme du Pays Ouest Charente.

Les séjours réservés en France le sont principalement auprès de prestataires directs (55%), les réservations de

séjours par le biais d’un Office de Tourisme représentent 9% (soit + de 3,2 millions de réservations touristiques

en France).

Commercialiser et valoriser

Une agence de voyage réceptive …

Page 37: Bilan d'activités ot cognac 2015

36

Comparatif du chiffre d’affaire HT de l’agence réceptif

En 2015, le chiffre d’affaire global de l’agence réceptive a progressé de + 18 % par rapport à 2014 et

représente 39% de la part d’autofinancement de l’Office de Tourisme.

80% de la clientèle venait du Grand Ouest : Régions Poitou-Charentes, Aquitaine, Midi-Pyrénées.

55 141

196 974

252 115

48 124

175 476

223 600

55 164

204 515

259 679

Bénéfice OT

CA prestataires

CA global

2 015 2 014 2 013

L’économie du tourisme sur le territoire de Grand Cognac

Dans le cadre d’un projet d’état des lieux des retombées de l’économie touristique sur les

territoires, la DGE a proposé un tableau de calcul fiable qui nous a permis de rendre

compte du poids du tourisme sur Grand Cognac (14 communes).

L’ensemble des hébergements marchands et non marchands du territoire ont été pris en

compte, ainsi que les déclarations des taux de remplissage des hôtels et meublés à l’INSEE.

Nous nous basons sur le prix moyen dépensé par jour par un touriste en France pour finaliser

ce calcul.

En 2015, le montant total du poids de l’économie touristique sur le territoire de Grand

Cognac peut être estimé à 20 412 823 euros

Ce chiffre nous donne un ordre de grandeur des dépenses effectuées sur le territoire, il

s’agit a priori d’un minimum. En fonction de ce montant, nous pouvons estimer à 300 le

nombre d’emplois directs lié au tourisme sur notre territoire pour l’année 2015.

Commercialiser et valoriser

Page 38: Bilan d'activités ot cognac 2015

37

Comparatif par types de produits vendus

Le nombre de groupe est stable par rapport à 2014, bien que nous n’ayons pas fait de visites de Vérallia/St

Gobain. En 2014 en effet, l’Office de Tourisme proposait aux individuels tous les lundis matin une visite

guidée de l’entreprise. Cette dernière n’a pas souhaité continuer son partenariat avec l’Office de Tourisme

suite à son rachat et aux problèmes sociaux présents toute au long de l’année.

La forte baisse des visites guidées a été compensée par la hausse des journées groupes (+29%). Le nombre

de personnes accueillies est aussi plus conséquent qu’en 2014, les groupes constitués étant légèrement plus

important.

14

18

74

86

7

14

73

86

9

14

95

55

Séminaires

Séjours

Journées

Visites guidées

2015 2014 2013

317

259 254

2013 2014 2015

Nombre de groupes

Commercialiser et valoriser

9 013

7 216 7 834

2013 2014 2015

Nombre de personnes

Page 39: Bilan d'activités ot cognac 2015

38

L’Office de Tourisme gère pour le compte de Grand Cognac les réservations des groupes et des scolaires

sur la gabare pendant toute la période de navigation. Nous sommes aussi amenés à réserver la gabare

pour des affrètements privatifs (mariage, cocktails…)

Les chiffres 2015 sont légèrement en hausse par rapport à ceux de 2014 ou globalement l’agence avait

enregistré une baisse des ventes et des réservations.

Soit un total de 169 groupes et 5 080 personnes accueillies sur la gabare (4454 en 2014)

12

71

59

10

131

28

Scolaires

Groupes

Affrètements privatifs

2 015 2 014

Commercialiser et valoriser

Chiffres clés de l’agence réceptive

259 679 euros de CA 2015

55 164 euros de bénéfice

254 groupes

7 834 personnes accueillies

169 groupes sur la gabare

Page 40: Bilan d'activités ot cognac 2015

39

Le tourisme d’affaire…

Le tourisme d’affaire n’est pas le cœur de métier de l’agence réceptive. Les incertitudes économiques, les

attentats, les plans sociaux dans les entreprises et plus largement les restrictions des dépenses dans

l’ensemble des structures publiques et privées ont entraîné une baisse des budgets disponibles à

l’organisation de ces séminaires.

Les séminaires d’une demi-journée ou d’une journée permettant d’économiser une nuit sont de plus en plus

fréquents. Conséquence directe de ce contexte difficile, le client négocie les prix, essaie d’obtenir des

prestations additionnelles gracieuses et l’office est très souvent mis en concurrence directe avec d’autres

destinations (côte atlantique ou Dordogne). Par ailleurs, les difficultés d’accès à Cognac (TGV à 45 mn,

autoroute à 25 mn, aéroport à 1h15) ne facilitent pas le développement de cette activité.

En 2015, l’Office de Tourisme a organisé pour le compte d’entreprises :

- 9 séminaires (7 en 2014)

- 284 personnes

- 31 766 euros de chiffre d’affaire (-12% / 2014)

Le chiffre d’affaire en baisse s’explique par le nombre de personnes moindre participants aux séminaires.

Etant immatriculé après d’Atout France pour la vente de produits touristique, l’Office de Tourisme est donc

légitimement habilité à vendre de la billetterie.

Nous conventionnons tout au long de l’année avec différentes manifestations identitaires du territoire pour

pouvoir vendre les billets.

En 2015, nous avons vendu pour un chiffre d’affaire de 39 891 euros, 2 230 billets pour les manifestations

suivantes :

- Cognac Blues Passions

- Fête du Cognac

- Festi’Classique

- Chorales en Charente

- So Gospel

Commercialiser et valoriser

La billetterie …

Page 41: Bilan d'activités ot cognac 2015

40

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Tourisme de Cognac

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Participer à la vie du réseau

Se former pour être plus performantes

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L’Office de Cognac dans les instances d’OTF…

Les élections du nouveau Conseil d’Administration d’Office de Tourisme de France – Fédération Nationale

se sont déroulées en juillet 2014 à Paris. Stéphanie Tonon, directrice de votre Office de Tourisme a été élue

au conseil d’administration pour le collège urbain avec deux autres directeurs.

Elle a aussi été désignée par le président Jean Burtin responsable de la Commission Nationale Qualité et

Développement Durable. Elle a ainsi porté durant la fin de l’année 2014 le projet de « Destination

Responsable », et développé les projets menés par la commission sur la démarche Qualité Tourisme™. En

2015, la commission a produit une autre brochure « Les démarches de progrès » qui a été présentée et

distribuée au Congrès de Dijon devant 800 personnes en septembre 2015.

Au cours de cette année, le conseil d’administration d’Office de Tourisme de France (OTF) a travaillé sur la

nouvelle stratégie de la Fédération qui sera présentée lors de l’Assemblée Générale de la Fédération en

juin de cette année. Cette stratégie porte sur l’accompagnement d’OTF à la structuration des Offices de

Tourisme lors des fusions, à la mise en place d’une académie des managers – formation qualifiante – qui

mènera au titre de directeur d’OT, à la mise en place d’un observatoire des comportements des clientèles,

des attentes des adhérents …à la recherche de nouveaux partenaires institutionnels, …entre autre.

4e prix du développement durable en Pays de Cognac

Le 29 janvier, l’Office de Tourisme a déposé auprès du Conseil de Développement de l’Ouest Charente un

dossier de candidature au 4e prix du développement durable en Pays de Cognac. L’objectif de ce prix est

de mettre en valeur celles et ceux qui mènent des actions concrètes en faveur du développement durable

sur le territoire.

Le travail de l’Office de Tourisme en matière de développement durable s’inscrit dans deux grands axes de

développement :

1/ Le développement durable comme outil de management interne

2/ La sensibilisation au développement durable auprès des socio-professionnels du tourisme et des touristes.

Dans notre dossier, nous faisions état de notre volonté d’inscrire notre futur territoire de compétence (future

agglomération) dans une démarche de « Destination Responsable ». L’acceptation de notre dossier et

cette participation nous a permis de franchir une étape dans la reconnaissance de notre structure auprès

de ses partenaires et des institutionnels comme faisant partie des acteurs locaux militant pour un tourisme

durable.

30e Congrès National d’Offices de Tourisme de France…

24-26 septembre 2015

En alternance avec le Séminaire National des Directeurs d’Offices de Tourisme, le Congrès National

d’Office de Tourisme de France s’est déroulé à Dijon du 24 au 26 septembre en présence de 700 élus et

techniciens. Chantal Nadeau et Stéphanie Tonon, ainsi qu’une forte délégation de responsables d’Offices

de Tourisme Charentais, s’est rendue en Bourgogne à cette occasion. Cette année la thématique affichée

était « L’Office de Tourisme #ManagerDeDestination».

Préalablement au congrès, un Lab’ de préparation s’était déroulé les 19 et 20 mars dans la Capitale des

Ducs de Bourgogne en présence de Jean Burtin, président d’OTF et d’une vingtaine de directeurs. Ce Lab’

a permis de définir les ateliers et bourses aux expériences proposés lors du congrès.

Vis ma vie à l’Office de Tourisme de Cognac

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Le management d’un office de tourisme de destination et les avantages de la mise en place d’une

stratégie à moyen terme ont notamment retenu l’attention des participants.

Stéphanie Tonon est intervenue pour témoigner dans une bourse aux expériences sur le thème « J’ai une

stratégie de projet à 3 ans » qui a mobilisé 68 congressistes. Elle a par ailleurs animé une conférence sur « la

démarche qualité comme levier de développement territorial » dans laquelle témoignaient Dominique

LOROY, directrice du Mouvement Wallon pour la Qualité et Alexandra NEUFCOEUR, Wallonie Destination

Qualité, attachée au commissariat général au tourisme / Direction stratégie Touristique (Belgique).

Le congrès est un moment d’échange entre directeurs et élus, c’est aussi une mine d’informations sur la vie

du réseau, sur les nouveautés législatives (Loi NOTRe, taxe de séjours etc…) et sur les bonnes pratiques mises

en place dans les Offices de Tourisme.

En 2016, les Journées des Offices de Tourisme se dérouleront à Saint Etienne les 29 et 30 septembre. Elles

remplacent, juste pour cette année, le séminaire jusqu’alors réservé aux directeurs afin que les élus et les

DGS puissent venir, s’ils le souhaitent, pour partager un moment de réflexions sur les problématiques de

fusion d’Office de Tourisme et le markéting territorial entre autre.

Les 12e Rencontres Nationales #Etourisme à Pau… 20-22 octobre 2015

Parmi les français partis en vacances en 2014, 63% soit (19,5 M) ont préparé leur séjour en ligne. Parce que

le numérique est devenu incontournable dans le monde du tourisme, il nous parait indispensable de

s’informer des nouvelles tendances et des nouveaux outils numériques afin de les tester et de pouvoir les

partager avec nos partenaires lors des ateliers numériques notamment. L’Office de Tourisme de Cognac est

donc présent tous les ans aux Rencontres Nationales du E-tourisme qui se déroulent à Pau au mois

d’octobre. Ces deux jours de rencontres et de conférences sont précédés d’une journée dédiée aux

Animateurs Numériques de Territoire (ANT). Ces journées sont pour nous des sources d’inspiration pour

mettre en place de nouvelles idées ou stratégies à l’échelle de nos destinations.

En 2015, les moments forts de ces Rencontres ont été :

Charlotte de la société « Michel et Augustin » qui nous a donné une leçon de management

participatif et fait rêver sur la façon dont l’entreprise a été intégrée au marché américain.

La présentation de campagnes de Street Markéting animée par Marcel Saucet, spécialiste du

markéting alternatif, qui a captivé son auditoire avec des exemples incroyables.

Nous avons aussi suivi diverses conférences :

Exploiter de nouvelles données numériques au service de l’observatoire touristique

Changer les règles de conduites de vos projets

Web-sémantique, connaissance client à travers une appli, smart data et wifi territorial

Gestion des fans sur Facebook

Benchmark des meilleurs films de promo touristique 2014

Les nouvelles formes de communication sur l’animation / communication territoriale

Street marketing.

Vis ma vie à l’Office de Tourisme de Cognac

Page 44: Bilan d'activités ot cognac 2015

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Vers la future Grande Région…

Dans le courant de l’année 2015, nous avons participé à plusieurs réunions et rendez-vous afin de préparer

la fusion des Fédérations Régionales des Offices de Tourisme d’Aquitaine, Limousin et Poitou-Charentes.

Notamment cette année a été consacrée à la rédaction d’un projet de structure axé sur :

La professionnalisation des acteurs du tourisme en lien avec l’ensemble des filières professionnelles

régionales

L’accompagnement à la structuration touristique des territoires de la région

L’e-tourisme (veille, journées techniques etc…)

La représentation et l’animation du réseau des OT

Le 17 mars s’est tenue à Bordeaux au Conseil Régional la première réunion de présentation de l’état des

lieux des Offices de Tourisme de la Grande Région. Nous avons ainsi appris que nous étions 308 OT, 1268 ETP,

plus de 75% d’associations, 53 structures marqués Qualité Tourisme™. Les 150 élus et techniciens présents

ont senti la volonté et le déterminisme des présidents des trois fédérations pour construire une nouvelle

structure forte et opérationnelle pour 2016.

Le 22 mai, nous avons accueilli à Cognac les représentants élus et techniciens des trois fédérations avec les

AGEFOS-PME, notre OPCA, afin de préparer les modalités de gestion des formations inter-filières pour 2016.

Le 16 juin s’est déroulée à Saintes une journée technique, en présence des présidents et techniciens des

Offices de Tourisme de la future Grande Région avec pour but de préciser les attentes et angoisses de

chacun. D’autres réunions ont eu lieu auxquelles nous avons participé : une réunion à Bordeaux sur les

démarches de progrès, une autre sur la prospective numérique et une dernière sur les relations entre nos

relais territoriaux départementaux et la future FROTSI.

Pour finir, le 23 novembre à Brive la Gaillarde, une réunion avec l’ensemble des directeurs des Offices de

tourisme où les CRT et les ADT (G12) nous ont présenté leurs projets. Nous avons ensuite travaillé en ateliers

sur des thématiques qui seront développées dans les mois à venir par les relais territoriaux. Stéphanie Tonon

et Sylvain Couty (Dir. OT Angoulême) ont animé un atelier sur « Les enjeux des villes-marques dans la

Grande Région ».

Fusion des Offices de Tourisme du Pays Ouest Charente

Le rendu de la phase 2 par le cabinet de consultant DIATHEMIS s’est déroulé en novembre 2014. Nous

avions présenté à cette occasion les grands axes du Schéma de Développement Touristique de

Destination.

Nous avons laissé passer quelques mois pour reprendre nos travaux sur la fusion le 3 décembre 2015.

L’ensemble des techniciens de tous les OT du pôle du Pays Ouest Charente se sont réunis pour définir le

plan d’action 2016 de co-construction du projet de développement par la mise en place de groupes de

travail.

Il a été proposé que chaque technicien se positionne dans un ou plusieurs groupes de travail suivant leur

affinité et leur futur poste dans la structure. Certains élus d’Offices de Tourisme se sont joints à nous

ponctuellement dans certaines commissions.

Vis ma vie à l’Office de Tourisme de Cognac

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1- Groupe de travail sur le « Schéma d’Accueil et de Diffusion de l’Information » (SADI) Cette étude nous permettra de mieux connaitre nos clientèles, les flux touristiques, une estimation de nos

futurs adhérents, leurs attentes (plusieurs diagnostics à effectuer), les lieux de déploiement du WIFI territorial,

etc … Ce travail a pour finalité une production écrite et détaillée, base de nos réflexions sur l’organisation

de l’accueil pour notre futur territoire et déterminer nos points forts et nos points faibles en matière de

développement touristique

2- Groupe de travail « Stratégie numérique » Objectif de ce groupe : la rédaction du cahier des charges du futur site internet de destination (refonte de

www.tourism-cognac.com) ainsi que celui du site internet de séjours. La réflexion sur la future stratégie

numérique sur les réseaux sociaux ainsi que le déploiement du WIFI territorial et la mise en place du dossier

de demande de subvention LEADER.

3- Groupe de travail « Charte graphique et éditions » A nouveau territoire, nouveaux enjeux de communications ! Ce groupe de travail devra mener une

réflexion sur le type d’éditions à réaliser par le futur OT de Pôle et leur contenu.

Ce travail sera alimenté par le SADI qui fournira une étude clientèle poussée qui nous permettra d’affiner le

caractère de nos clientèles cibles ainsi que le positionnement de notre Destination.

En conséquence, une nouvelle charte graphique identitaire devra être créée.

4- Groupe de travail « Classement et démarche de progrès » Dans le cadre de la fusion, la nouvelle structure devra mettre en place la marque Qualité Tourisme™ afin

de pouvoir obtenir le classement en catégorie 1. Cette démarche, ainsi que le dossier de classement,

devront être prêts pour la fin de l’année 2017. En conséquence, dès 2016, l’ensemble des Offices de

Tourisme qui fusionneront vont s’approprier et retravailler les procédures afin de les adapter à la nouvelle

dimension prise par le futur OT (1 OT de pôle et 4 Bureaux d’Information Touristique - BIT).

5- Groupe de travail « Boutique » Comme évoqué lors du projet de territoire présenté aux élus fin 2014, le futur OT de pôle souhaite

développer dans l’ensemble de ces Bureaux d’Information Touristique une boutique identitaire du territoire,

telle que celle de l’OT de Cognac (produits du terroir, artisanat et vêtements). Une étude doit être menée

pour estimer la place disponible dans chaque bureau, ainsi que le type de clientèles pour déterminer les

surfaces et les produits les plus appropriés sur chaque site.

Chaque bureau fera l’objet d’un état des lieux avec des propositions d’évolution d’aménagements de la

zone d’accueil ce qui permettra de rendre homogène l’identité visuelle du territoire.

6- Groupe de travail « Commercialisation » Ce groupe de travail se réunira à partir d’octobre 2016 une fois que l’ensemble des futurs adhérents seront

connus et nous permettra d’étoffer l’offre qualifiée déjà existante. Ce groupe travaillera aussi à la

possibilité d’éditer un manuel des ventes, ainsi que l’opportunité de conventionner avec d’autres territoires

pour développer l’activité commerciale (Bordeaux, Limoges etc…)

Par ailleurs, suite à la réunion Grande Région qui s’est déroulée le 23 novembre à Brive, certains directeurs

d’Offices de Tourisme souhaiteraient créer un réseau régional des villes-marques qui aurait pour vocation,

entre autre, de travailler sur des produits packagés communs.

En décembre 2015, nous avons déposé deux marques à l’INPI. « Destination Cognac » qui deviendra notre

nouvelle marque de territoire en 2017. Et « Cognac Spirit » pour les produits dérivés de la boutique.

Vis ma vie à l’Office de Tourisme de Cognac

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Formation du personnel…

La direction de l’Office de Tourisme valide tous les ans le plan de formations du personnel lors d’un entretien

individuel annuel spécifique. Dans le cadre de la démarche Qualité Tourisme™ notamment, chaque salarié

doit partir 3 jours par an en formation, nous essayons de tenir ce rythme, mais nous sommes tributaires du

plan de formation régional qui parfois ne correspond pas à nos besoins. En conséquence, toutes les

salariées n’ont pas forcément remplies leur quota.

Stéphanie Tonon : Congrès OTF (14h) rencontres Pau (14h) Journée auditeur qualité (7h) Club Qualité

Bordeaux (7h)+ 8h d’eductour.

Catherine Cibial : Formation logiciel Pégase (7h) + 7h d’eductours

Marie-Christine Baudry : 8h d’eductours

Pascale Chaillot Schéma d’Accueil et de Diffusion de l’Information (28h) Rencontres Pau ( 21 h)) +

eductours (8h)

Myriam Gervais : Virage numérique (42h) + eductours (12h)

Coline La Fontaine : Schéma d’Accueil et de Diffusion de l’Information (14h) + eductours (19h)

Nathalie Leclerc : Virage numérique (28h) + eductours (12h)

Pamela Briaud : Relation presse digitale (14h) + eductours (14h)

Vis ma vie à l’Office de Tourisme de Cognac

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Mise en place du Schéma d’Accueil et de Diffusion de l’Information

Mise en place d’une étude clientèle sur le territoire du Pays Ouest Charente

Préparation du cahier des charges du futur site de Destination

Préparation du cahier des charges du futur site internet de séjour

Préparation du nouveau plan de communication touristique à l’échelle de la future agglomération

(charte graphique, éditions …)

Création de la nouvelle ligne de produits pour la boutique

Workshop « Destination Vignoble » et campagne de promotion sur le marché Grande Bretagne

Une équipe à votre écoute…

NOS PROJETS POUR 2016…

Année de transition vers la fusion !

Chantal Nadeau – Présidente Maire de Gimeux, VP en charge du

tourisme à Grand Cognac - Conseillère

départementale

[email protected]

Catherine CIBIAL Secrétaire de direction – comptable

[email protected]

Pascale CHAILLOT Animatrice Numérique de Territoire

conseillère en séjour

[email protected]

Stéphanie Tonon - directrice Promotion, communication, markéting,

relations publiques Mise en œuvre de la

stratégie de développement touristique

[email protected]

Pamela BRIAUD Responsable Accueil et Qualité,

éditions, conseillère en séjour

[email protected]

Coline LAFONTAINE Responsable des adhérents et

ambassadeurs – conseillère en séjour

[email protected]

Myriam GERVAIS Responsable boutique – conseillère en

séjour

[email protected]

Marie-Christine BAUDRY Responsable Agence réceptive

[email protected]

Nathalie LECLERC Guide conférencière agence réceptive

conseillère en séjour

[email protected]

Horaires d’ouverture…

Mai, juin et septembre Du lundi au samedi de 9h30 à 17h30

Jours fériés sauf 1er mai 10h – 16h

Juillet et août Du lundi au samedi et jours fériés

de 9h30 à 17h30

Dimanche de 10h – 16h

Octobre à avril Du lundi au samedi

de 10h à 17h

Fermé le mardi matin,

25/12 et 1/01

Office de Tourisme de Cognac

16 rue du 14 juillet

16 100 Cognac

Tel : 05.45.82.10.71

[email protected]

www.tourism-cognac.com

Facebook.com/TourismeCognac