Bien gérer son temps. UNE ORGANISATION EFFICACE DE SON TEMPS Permet de : Avoir une meilleure vue...
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Transcript of Bien gérer son temps. UNE ORGANISATION EFFICACE DE SON TEMPS Permet de : Avoir une meilleure vue...
Bien gérer son temps
UNE ORGANISATION EFFICACE DE SON TEMPS
Permet de :
Avoir une meilleure vue d’ensemble, de son activité et des priorités
Agir plutôt que de réagir
Surmonter son stress
Prendre du temps libre
Atteindre ses objectifs
Mes critères de gestion du temps
L’important est souvent dissimulé, caché au milieu de la « pile » des urgences.
L’URGENT cache souvent L’IMPORTANT L’URGENT chasse souvent L’IMPORTANT
L’Important et L’Urgent
Nous avons souvent intérêt à nous poser 3 questions :
Qu’est ce qui est vraiment important pour moi, que dois je faire, et que personne ne peut faire à ma place?
Qu’est ce qui est urgent et que je dois faire avant toute choses?
Qu’est ce que je peux déléguer?
Mes critères de gestion du temps
L’URGENT
L’URGENT
ACTION IMMEDIATE
REALISATION ET RESULTATS RAPIDES
SATISFACTION / VALORISATION
Mes critères de gestion du temps
L’IMPORTANT et L’URGENT
L’URGENT, c’est le présent :Il commande l’action, le résultat immédiat,
Le QUANTITATIF, Il nécessite d’agir vite.
L’IMPORTANT, c’est le futur : C’est le futur, le court, moyen ou long terme.
Il privilégie la réflexion, le qualitatif avant d’agir C’est ce qui a un intérêt, un enjeu, un rôle considérable, mais qui
ne nécessite pas forcément d’être accompli tout de suite.
Le temps maîtrisé
Sélection des tâches à accomplir et évaluation de la durée des activités.
Planification de 60 % du temps : temps maîtrisé
60 % activités planifiées 20 % activités imprévues 20 % activités libres (réflexion, créativité, lecture,…)
L’important et l’urgent
Important – peu urgent Le Futur
Réflexion+++ Action+
Peu important – peu urgent Le Futur
Réflexion + Action +
Important Urgent – Le Présent
Réflexion +++ Action +++
Peu important – urgent Le Présent
Réflexion ++ Action +++
La planification
Planifier pour :
Atteindre mieux et plus vite mes buts, qu’ils soient personnels ou professionnels
Gagner du temps
Avoir une vue d’ensemble et donc, pouvoir anticiper
Prévoir et agir dans le calme
Planification
La planification permet de prévoir, de déterminer les étapes qui nous conduisent vers un objectif que nous nous sommes fixés.
LA PLANIFICATION DEMANDE DU TEMPS ET DE LA REFLEXION.
Planifier son travail
Planifier c’est :
Se donner les moyens de rester maître de la situation.
La planification concrètement établie, va nous aider à :
- Avoir une vue d’ensemble des étapes à effectuer Avoir un instrument de contrôle tout au long du déroulement , garder
l’essentiel en tête Progresser dans la bonne direction en réglant rapidement les écarts
enregistrés au cours de l’action
Planifier c’est aussi :
Anticiper et enrichir sa confiance en soi
Mettre en évidence les tâches prioritaires et déterminer les tâches à déléguer
Gérer son temps au mieux
Gestion du temps :
Principe de la planification écrite
Plan de la journée
Sélection des tâches
REALISATION
Définition des priorités :
Planification des tâches par ordre d’importance pour :
S’occuper des tâches essentielles Faire les tâches selon leur degré d’urgence Se concentrer sur la tâche Atteindre les objectifs fixés Écarter et déléguer les tâches Avoir réglé les affaires essentielles à la fin de
la journée.
Principe de la planification
Écrire noir sur blanc ce que l’on a décidé de faire :
Les gains : Allégement du travail et de la mémoire Auto motivation (maîtrise) Concentration Contrôle de son activité Plus de chance de réussite.
L’Agenda :
Il doit être tenu a jour, le notre mais aussi celui de notre hiérarchique.
Écrit au crayon à papier
Chaque rendez vous doit être noté a son heure de début, mais aussi de fin(dans la mesure du possible)
Le classement :
Choisir la méthode de classement qui me convient : exemple de classement par les couleurs.
Les dossiers urgents, seront dans des chemises jaunes
Les dossiers clients seront verts
Les dossiers fournisseurs seront violets…..
Etc…….
Dire non : Une METHODE
Annoncer ce « non » fermement et délicatement : Je suis désolée, ce n’est pas possible !
Donner les raisons objectives (sans justification de soi)
Proposer une solution et trouver un accord
Exprimer le bénéfice commun
LE RECEPTEUR L’Idée :
Ses mots, sa culture Son vécu, son environnement, Ses relations
DECODE
La carte du monde
L’EMETTEUR L’Idée :
Ses mots, sa culture Son vécu, son environnement, Ses relations
CODE
La carte du monde
EMETEUR - RECEPTEUR
Les étapes d’une communication interpersonnelle :
L’écoute La ReformulationLe QuestionnementLe Feed-back
Une situation de communication est un aller – retour, chacun est à la fois émetteur et récepteur.
Bien communiquer c’est :
ECOUTER : Activement en faisant comprendre a l’autre que vous l’écoutez : Oui….effectivement….en effet….
REFORMULER : Afin de vérifier que l’on est bien sur la même longueur d’onde.
QUESTIONNER : Pour obtenir des informations précises, les questions a poser : CQQCOQP…soit : Combien, Qui, Quoi, Comment, Où, Quand,
Pourquoi.
ET EN GENERAL, AIDER LA PERSONNE A EXPOSER SA DEMANDE.
En communication, il y a au moins 9 risques de ne pas s’entendre :
Ce que je pense
Ce que je veux dire
Ce que je crois dire
Ce que je dis
Ce que vous voulez entendre
Ce que vous entendez Ce que vous croyez
comprendre Ce que vous voulez
comprendre
Ce que vous comprenez.
CRITERES DE COMMUNICATION AFFIRMATIVE :
Capacité d’écoute
Capacité d’expression
Capacité de conviction
Capacité a exprimer ses émotions
L’organisation :
Il s’agit de dépasser son organisation personnelle, afin d’accéder à l’organisation du territoire sur lequel on se trouve :
Ajuster son organisation aux orientations stratégiques de l’entreprise
Se sentir inclus à part entière a l’entreprise.