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Best pratice pour la gestion de projet

Partie 1 : La Gestion des Contacts page 2 Partie 2 : How to faire a Devis page 4

I. Connexion II. Créer un devis page 4 III. Créer un redactor page 9

Partie 3 : La Gestion des Achats page 13

I. Enregistrer les achats prévisionnels II. Convertir en achat réel III. Mise en paiement du prestataire

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LA GESTION DES CONTACTS Il faut toujours regarder dans « Contacts », « Liste des clients », si le client (nom de la société) est existant :

Par exemple, pour L’Oréal, il n’y a qu’un seul client « L’Oréal », mais des contacts différents et des adresses différentes qui correspondent aux différentes entités (comme Garnier, YSL, Vichy, etc.) :

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Il ne faut pas multiplier les contacts, comme CWT par exemple, sinon on ne retrouve pas facilement les devis ou les factures.

ð CWT M&E, CWT SAS, Carlson Wagonlit, Carlson Wagonlit Travel Si le client (la société) n’existe pas il faut alors créer une nouvelle fiche avec toutes les informations (adresse, contact…) :

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HOW TO FAIRE A DEVIS

I. Connexion Avant de pouvoir commencer un document Sellsy, il faut évidemment s’y connecter, smart ! Accès Sellsy : https://login.sellsy.com/login, en y ajoutant vos identifiants et mots de passe, envoyés par mail par la plateforme à votre arrivée à l’agence. Une fois connecté, votre terrain de jeu va se trouver sur la colonne de gauche : c’est dans ce menu que vous pourrez créer un contact, créer/voir un devis, inscrire vos achats, créer/éditer des documents rédactor etc. Si vous avez eu une très bonne formation d’Aurélie, vous saurez comment créer de nouveaux contacts clients, créer des achats prévisionnels/réels et les lier à des devis, mais en attendant, ce document va pouvoir vous aider sur la création d’un devis et celle d’un rédactor.

II. Créer un devis A. From scratch Pour pouvoir créer un nouveau devis “vierge” (souvent si c’est pour un petit devis) : colonne de gauche > Documents > Créer un devis

Vous allez ensuite tomber sur une fenêtre vous proposant 2 solutions :

• Créer un devis pour un client déjà existant : si le client est déjà créé, il suffit de taper les premières lettres du client pour tomber dessus > Créer le document

• Créer un devis pour un nouveau client : si vous n’avez pas déjà créé la fiche client en amont, vous

pourrez le faire à ce moment là. En choisissant cette option, cela vous ouvrira une nouvelle fenêtre avec

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tout un tas de champs à remplir pour compléter la fiche client et le contact associé. Puis cliquer sur > Créer le document

Le devis est maintenant créé, mais il est totalement vierge et vous devrez remplir les informations relatives à votre projet. Let’s start from the beginning : la partie du haut

• Gauche : vérifiez bien que les informations sont bien relatives à celles du créateur du devis aka vous + numéro de téléphone et mail. Si jamais vous souhaitez qu’une autre personne soit la responsable de ce devis, vous pouvez la sélectionner grâce au dropdown

• Droite : enregistrer la date de création du devis (ou celle souhaitée selon les fins d’années comptables) et celle de la date de signature du devis, 1 mois après la date de création. Dessous, vous retrouverez les informations relatives au client (nom du client, nom du contact, adresse de facturation). Assurez-vous bien de l’exactitude de ces informations, sinon, modifiez-les grâces aux boutons “modifier x”

Ensuite, il vous faudra remplir l’objet du document, qui s’articule souvent de cette manière : “NOM CLIENT - Devis Nom du projet”. Et maintenant, le vif du sujet : les lignes du devis.

1. Titre Avant de pouvoir renseigner une nouvelle ligne, il faut mettre des titres (en face de “Nouvelle ligne”)

Les titres vont pouvoir regrouper les différentes lignes de votre devis par partie : Accompagnement, Conception & Webdesign, Développement et Intégration etc. selon la nature de votre devis.

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2. Ligne métier Une fois le titre renseigné, vous pourrez ajouter une “nouvelle ligne” :

• Nom métier (en gras) • Une description et le détails des missions pour ce projet (en commençant par une *) • Le coût/jour (à partir d’un listing précis déjà déterminé) • Le nombre de jour estimés pour cette mission

Ajoutez autant de lignes que de métiers souhaités dans la même catégorie, puis insérez une ligne “sous-total” (bouton qui se situe à côté de “titre”). Répétez l’opération jusqu’à obtenir le tableau et le total que vous aviez lorsque vous avez fait vos premières estimations sur Google Sheet. Pour rappel, voici le template type pour faire vos premières estimations rapides : https://docs.google.com/spreadsheets/d/11Ylg9r9YfdqCi0EkE3O3Wgia8kG_kInSUu-v8DOibHk/edit#gid=1566777379 (N’oubliez pas de bien dupliquer/copier les onglets qui vous intéressent, et surtout ne pas commencer vos estimations sur ce document).

Une fois que vos lignes vous paraissent ok et sont en adéquation avec vos estimations, vous pourrez vérifier le total grâce aux trois lignes à droite sous le tableau (Montant total HT, TVA et montant TTC). 3. Remise Lors de votre estimation, et selon la nature de vos négociations, vous pourrez accorder des remises. Pour cela, rendez-vous en bas de la page du devis, dans “Modifier les préférences du document” > Ouvrir > onglet “Remises et acomptes” Dans le paramètre “Remise globale”, vous pourrez décider si vous souhaitez faire une remise en pourcentage ou en euros.

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Enfin, dernière étape pour compléter ce document si vous n’avez pas utilisé de modèle, c’est de pouvoir enregistrer les mentions légales qui protègeront Sweet Punk sur certains termes et conditions > en bas de vos lignes du devis, dans l’encart à gauche. A copier impérativement si le devis n’a pas été fait à partir d’un modèle : Les relations entre le client et l’Agence sont régies par les Conditions Générales disponible en ligne à cette adresse : https://www.sweetpunk.com/cgv. Le Client reconnaît qu’il a eu connaissance de ce document, a pu discuter de ses termes et qu’il accepte, sans réserve d'être lié par celui-ci pour les besoins de la mission. En conséquence, le client reconnaît et accepte que la signature de ce devis entraîne automatiquement l'acceptation des conditions générales.

B. A partir d’un modèle Si vous souhaitez créer un devis directement à partir d’un modèle, les étapes précédentes ne seront que plus simples. De la même manière que pour faire un devis from scratch (Documents > Créer un devis) et de renseigner s’il s’agit d’un client déjà enregistré ou non, il vous suffira d’ajouter un élément dans “Paramètres du document” > “À partir du modèle” > choisissez le type de template que vous souhaitez > Créer le document, pour tomber sur un document déjà complet.

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Vous n’aurez qu’à adapter les lignes en fonction de votre projet, de la même manière qu’un devis from scratch, comme expliqué précédemment. Si vous souhaitez opérer des modifications, vous pourrez :

• supprimer une ligne grâce à la corbeille située tout à droite de la ligne concernée • changer l’ordre des lignes en les drag & droppant grâce à la flèche à double sens tout à gauche de la

ligne concernée • ajouter une ligne en dessous/au dessus, et supprimer grâce aux 3 points situés sur la ligne, à gauche

C. Enregistrer, exporter, envoyer

1. Enregistrer Toutes les 15 minutes sur le document, Sellsy vous proposera d’enregistrer automatiquement le document. Mais si vous voulez prendre des précautions, tout en bas de votre devis en cours, vous trouverez les boutons “Enregistrer et continuer” si vous souhaitez sauvegarder et poursuivre l’édition; et “Enregistrer et quitter” si vous avez terminé et souhaitez l’envoyer. Si votre document est fin prêt, vous pourrez cliquer sur “Enregistrer et continuer” et vous arriverez sur la prévisualisation de votre document. Sur la colonne de gauche, vous pourrez alors :

• Changer le statut du devis (Brouillon, envoyé, accepté) • Voir l’overview globale du document avec les dates et les montants • Envoyer le document en version en ligne “lien public” (seulement si le statut du devis est en “envoyé”) • Editer le document (modifier, copier, supprimer) • Envoyer un mail pour une signature électronique • Et tout un tas d’autres possibilités, mais qui ne vous seront pas utiles ici.

2. Exporter 2 façons d’exporter Bien renommer “NOMCLIENT-Devis_Nomduprojet” Ranger sur le serveur Dossier projet > Gestion de projet > Devis

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3. Envoyer : Signature électronique ?

Si, plus tard, vous souhaitez consulter/modifier/supprimer un devis déjà créé, il vous suffira d’aller dans Documents > Liste des devis puis de filtrer avec les éléments que vous souhaitez (par client, par créateur, par date etc.)

III. Créer un rédactor Une fois que votre devis est fait, vous devrez créer un document rédactor. Ce document est le contrat écrit du projet avec tous les détails qui n’apparaissent pas spécialement dans les lignes du devis (détails des livrables, compatibilité navigateurs etc.). Ce document va pouvoir explicitement déterminer les conditions du projet et protéger Sweet Punk en cas de litige. Raisons pour lesquelles un rédactor n’est pas utile :

• Petit projet pour un client ayant déjà travaillé avec nous et eu un redactor, avec des conditions assez explicites dans les lignes du devis

• Devis pour add-on

Vous avez deux manières de pouvoir créer un document rédactor et le lier au devis souhaité : • Une fois que le devis a été fait, via la prévisualisation du document • Via le menu (souvent quand les deux documents ne se sont pas fait à la suite)

A. Via le devis Sur la prévisualisation du devis, sur la colonne de gauche (à droite de la colonne principale où on update le statut), vous verrez “Documents Rédactor” > “Créer un document Rédactor”

Une fenêtre va s’ouvrir et vous pourrez choisir un modèle à utiliser pour vous guider dans votre rédaction en mettant bien à jour les informations selon votre projet. Ce template vous servira de modèle et vous aidera à ne rien oublier (ex: “l’achat des typographies sont à la charge du client”). Grâce à la création du rédactor par ce biais, le devis sera déjà lié au document, vous n’aurez qu’à cliquer sur “ Continuer”.

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B. Via le menu Rédactor > Nouveau document rédactor

C. Modèles redactor 2 modèles de redactor ont été créés en fonction de la typologie du projet (vidéo et site web) pour avoir les bons intitulés.

D. Modification du redactor Les strates étant déjà créées, vous avez simplement à modifier leur contenu ou bien supprimer les strates qui vous paraissent superflu (liste des templates n’est pas toujours utile dans le cadre d’un projet de création d’identité par exemple). Sur la colonne de droite vous avez accès à l’outil d’édition, les fonctions principalement utilisées sont les suivantes :

• Texte : pour ajouter une strate • Image : pour ajouter une image dans le document, comme la liste des templates par exemple (toujours

penser à ajouter un visuel enregistré en jpeg sinon Sellsy ne le reconnait pas) • Saut de page • Ligne/Séparation : ajout d’une ligne comme sur l’exemple ci-dessous après le titre du devis

Au rollover sur les strates du document, 3 fonctions s’affichent :

• la flèche : pour déplacer le positionnement de la strate dans le doc • le crayon : pour modifier le contenu de la strate • la poubelle : pour la supprimer

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1. Modification d’une strate C’est un module wysiwyg classique, mais attention Sellsy n’est pas ultra au point et crée souvent des déréglages : en changeant la couleur d’un texte, il peut passer l’ensemble du texte de la couleur sélectionnée ; il peut aussi modifier la taille des typos sans que cela soit visible dans l’éditeur...etc. Il faut donc toujours bien vérifier après avoir enregistré que ça n’a pas créé de problème.

2. Devis Sur cette partie du devis, vous ne devez pas modifier l’encart “vous avez paramétré votre widget sur “lignes du document lié”, cela correspond au devis qui est relié et celui-ci sera visible sur le document une fois sortie de l’éditeur. En revanche, il faut venir manuellement ajouter le montant Total HT, les autres éléments se mettent à jour automatiquement en fonction du total HT. Si vous n’avez pas de remise dans votre devis, pensez à bien supprimer les 2 lignes correspondantes.

3. Equipe projet Bien penser à modifier les numéros de téléphone qui ne sont pas corrects et à changer les adresses mails, pas uniquement textuellement mais aussi en passant sur l’éditeur du mailto en cliquant sur le mail et sur “edit” , cf ci-dessous :

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4. Signature de la proposition Le paragraphe “conditions particulières” est valable uniquement pour les projets de création de site web, vous pouvez le supprimer pour les autres typologies.

5. Enregistrement du devis Une fois avoir enregistré votre redactor (même process que pour le devis), vous pouvez télécharger sa version pdf dans la colonne de gauche “actions”.

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LA GESTION DES ACHATS

1/ Dès qu’un devis est validé dans Sellsy, il faut immédiatement enregistrer les achats prévisionnels. Par exemple :

- Achat prévisionnel musique : 50€ HT - Location de matériel : 1500 € HT - Freelance motion : 2000 € HT

Dans « Achats » => « Créer une facture fournisseur »

Rechercher si le fournisseur est existant en tapant les premiers mots, puis cliquer sur « créer le document ».

Renseigner la description de l’achat, le montant, et la TVA.

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Pour associer un achat à un devis : Depuis la facture fournisseur, aller dans « Récapitulatif »

Cliquer sur « lier un document de vente »

Attention : un achat doit systématiquement être lié à un document de vente « DEVIS » et « FACTURE ». Autre manière de lier un achat à un devis, depuis le devis, aller dans « Rentabilité »

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Cliquer sur « Rentabilité », puis « lier un achat »

Cliquer sur « Facture », et rechercher la facture du fournisseur grâce au filtre.

Lorsque vous retourner sur votre devis, vous avez les dépenses qui s’affichent automatiquement à côté du chiffre d’affaires.

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Et en cliquant sur « Rentabilité », vous avez toutes les dépenses qui s’affichent et qui sont liées au devis.

2/ L’achat prévisionnel devient un achat réel lorsque nous recevons la facture du prestataire. Il faut alors supprimer la ligne « achat prévisionnel – musique » en cliquant sur la « référence » du document fournisseur :

Et cliquer sur « supprimer le document ».

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Il faut ensuite créer un nouvel achat fournisseur, avec le nom du prestataire, le montant réel, et ajouter en PJ la facture en cliquant sur « importer le document » (ou en le faisant glisser) :

Et ne pas oublier de lier l’achat au devis de nouveau ! 3/ Pour que le prestataire soit réglé par Sweet Punk, il faut envoyer sa facture à daf@sweetpunk.com, accompagnée obligatoirement du fichier excel « fiche paiement prestataire » :

Grâce à ce document, le chef de projet vérifie la conformité de la facture par rapport au devis initial, et il valide la facture du prestataire pour qu’il soit payé. Sans cette fiche, le prestataire ne sera pas réglé.