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Leica Geosystems AG

Heinrich-Wild-Strasse

CH-9435 Heerbrugg

Support Lieferantenportal Switzerland

Hotline: +41 71 727 4343 Phone +41 71 727 31 31

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BENUTZERHANDBUCH

LEICA GEOSYSTEMS / HEXAGON LIEFERANTENPORTAL

BENUTZERHANDBUCH LEICA GEOSYSTEMS / HEXAGON LIEFERANTENPORTAL 0 INHALTSVERZEICHNIS

Support Lieferantenportal

Hotline: +41 71 727 4343 2/19 Last update: 24.10.2014 / KUEN-3111

E-Mail: [email protected]

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis ........................................................................................................................................... 2

1 Portalregistrierung .......................................................................................................................... 3

1.1 Registrierungswebsite ............................................................................................................................ 3

1.2 Anmeldung im Lieferantenportal ............................................................................................................ 4

1.2.1 Unternehmens-Basisdaten ........................................................................................................... 5

1.2.2 Ansprechpartner ........................................................................................................................... 5

1.2.3 Warengruppenzuordnung ............................................................................................................. 6

1.2.4 Profil einpflegen ............................................................................................................................ 7

2 Portalnavigation .............................................................................................................................. 8

3 Portaladministration ....................................................................................................................... 9

3.1 Eigene Benutzerdaten ............................................................................................................................ 9

3.1.1 Passwort ändern ........................................................................................................................... 9

3.1.2 Passwort vergessen ................................................................................................................... 10

3.2 Alle Benutzer verwalten ........................................................................................................................ 10

3.2.1 Neuen Benutzer anlegen ............................................................................................................ 10

3.2.2 Empfohlene Benutzereinstellungen ............................................................................................ 11

3.2.3 Benutzer bearbeiten ................................................................................................................... 12

3.2.4 Benutzer löschen ........................................................................................................................ 12

3.2.5 Passwort zurücksetzen ............................................................................................................... 13

3.3 Unternehmensdaten verwalten ............................................................................................................ 14

3.3.1 Anschrift und Basisdaten ............................................................................................................ 14

3.3.2 Weitere Unternehmensdaten ...................................................................................................... 14

4 Angebotsanfrage/RFQ .................................................................................................................. 15

4.1 Angebot abgeben ................................................................................................................................. 15

4.1.1 Dokumente .................................................................................................................................. 16

4.1.2 Allgemein .................................................................................................................................... 17

4.1.3 Angebot ....................................................................................................................................... 17

4.1.4 Zurücksenden ............................................................................................................................. 19

4.1.5 Message Portal ........................................................................................................................... 19

BENUTZERHANDBUCH LEICA GEOSYSTEMS / HEXAGON LIEFERANTENPORTAL 1 PORTALREGISTRIERUNG




1 Portalregistrierung

1.1 Registrierungswebsite

Sie wurden von uns eingeladen oder möchten sich selbständig auf unserer Website als Lieferant registrieren.

Bitte tragen Sie Ihre allgemeinen Unternehmensdaten und die eigenen Kontaktdaten ein bzw. passen

Sie die vorgefüllten Daten an.

Bei allen Eingabefelder, welche mit einen Stern (*) gekennzeichnet sind, ist eine Eingabe erforderlich

Ein Benutzername, für die Anmeldung in unser Lieferantenportal, wird Ihnen vom System vorgeschla-

gen. Dieser darf im System nur einmal verwendet werden. Ist der gewählte Benutzername bereits ver-

geben, erscheint eine Fehlermeldung und Sie müssen einen neuen Benutzernamen wählen. Die Länge

des Benutzernames ist auf 20 Zeichen beschränkt.

Bitte lesen Sie die allgemeinen Nutzungsbedingungen des Lieferantenportals durch und akzeptieren

diese um mit der Registrierung fortzufahren.

Möchten Sie, dass Ihre Firmendaten auf der Marktplattform von POOL4TOOL zur Verfügungen stehen,

können Sie POOL4TOOL Ihre Zustimmung geben zur Veröffentlichung auf der 2releation.com-Plattform

geben. Wir empfehlen Ihnen jedoch den zweiten Haken nicht zu setzen.

Klicken Sie auf und anschliessend auf um die Registrierung abzuschliessen.

Anschliessend wird eine E-Mail mit Ihrem persönlichen Passwort an die bei den Kontaktdaten angegebene E-

Mailadresse gesendet.





1.2 Anmeldung im Lieferantenportal

Internet Browser: https://www.pool4tool.com/portal/leica-geosystems/

Wählen Sie den Link in der Ihnen zugestellten E-Mail an

Melden Sie sich mit dem in der E-Mail angegebenen Benutzernamen und Passwort an

Nach der ersten Anmeldung werden Sie aufgefordert Ihr Passwort anzupassen. Ihr Passwort muss fol-

gende Restriktionen erfüllen:

▪ Mindestens 8 Zeichen

▪ Mindestens 1 Sonderzeichen

▪ Mindestens 1 Zahl

▪ Mindestens 1 Kleinbuchstaben und 1 Grossbuchstaben

▪ Keines der letzten 3 Passwörter

Klicken Sie anschliessend auf

Nach wenigen Sekunden werden Sie automatisch ins Lieferantenportal weitergeleitet.

Die Registrierung, als ersten Schritt, haben Sie erfolgreich abgeschlossen.

Wir empfehlen Ihnen als Zwischenschritt Ihre Standard-Benutzereinstellungen anzupassen bevor Sie mit

der Registrierung fortfahren. Gehen Sie dazu wie im nachfolgenden Pfad beschrieben vor und nehmen Sie

die Anpassungen, wie im Kapitel 3.2.2 Empfohlene Benutzereinstellungen empfohlen vor.

Navigationsbereich: Administration Mein Account und Info Meine Benutzerdaten

Um anschliessend die Registrierung fortzusetzen, klicken Sie auf „Home“ unterhalb des Leica-Logos.

Anschliessend fahren Sie bitte mit dem zweiten Schritt weiter. Sobald Sie alle Schritte durchlaufen sind, haben

Sie die Möglichkeit Ihre Registrierung zur Prüfung an uns weiterzuleiten.

https://www.pool4tool.com/portal/leica-geosystems/





1.2.1 Unternehmens-Basisdaten

Bitte überprüfen Sie erneut die Unternehmensdaten und passen Sie diese gegebenenfalls an.

Wir bitten Sie zusätzlich die DUNS-Nr. Ihres Unternehmens einzupflegen.

Klicken Sie anschliessend auf

1.2.2 Ansprechpartner

Bitte überprüfen Sie erneut Ihre Kontaktdaten und passen Sie diese gegebenenfalls an. Klicken Sie da-

zu auf das Bearbeitungssymbol .

Was ist eine DUNS-Nummer?

DUNS = Data Universal Numbering System of Dun & Bradstreet

Die DUNS-Nummer ist ein neunstelliger Zahlencode, mit dem weltweit über 124 Millionen Unternehmen eindeutig identifiziert werden können. Doppeleintragungen und Verwechslungen werden dadurch vermieden. Die Nummer wird von den Vereinten Nationen, dem Verband der Automobilindustrie (VDA), der Europäischen Kommission oder der ISO als Standard eingesetzt, anerkannt und empfohlen. Die spezifische DUNS-Nummer eines Unternehmens kann kostenlos bei Dun & Bradstreet erfragt bzw. ggf. beantragt werden: https://www.upik.de/de/upik_suche.cgi

https://www.upik.de/de/upik_suche.cgi





Dem ersten angelegten Benutzer werden automatisch die Administratorenrechte vergeben. Sobald

mehrere Benutzer angelegt sind, können die Administratorenrechte weitergegeben werden. Wir emp-

fehlen Ihnen jeweils zwei Personen im Unternehmen die Administratorenrechte zu vergeben.

Um einen zusätzlichen Benutzer anzulegen, klicken Sie bitte auf . Füllen Sie anschlies-

send die Benutzerangaben aus und vergeben Sie einen Loginnamen. Sollte der gewählte Loginname

bereits in Gebrauch sein, erscheint folgende Fehlermeldung . Bitte wählen

Sie in solchen Fällen einen anderen Loginnamen.

Sie jederzeit die Möglichkeit neue Benutzer via Administrationsmenü anzulegen. Dazu wechseln

Sie bitte ins Kapitel 3.2.1 Neuen Benutzer anlegen.

Bitte bestätigen Sie die Benutzerdaten mit

1.2.3 Warengruppenzuordnung

Nachfolgend finden Sie eine Liste diverser Warengruppen. Durch klicken auf das Plussymbol öffnet sich die

nächste Ebene.

Bitte setzen Sie bei all diejenigen Warengruppen einen Haken, für welche Sie uns beliefern möchten

Bitte spezifizieren Sie die Warengruppe in der Warengruppenstruktur so detailliert wie möglich.

Nachdem Sie alle gewünschten Warengruppen ausgewählt haben, klicken Sie bitte auf

In einem weiteren Schritt werden Sie aufgefordert, bezüglich Ihrer Registrierung, warengruppenspezifische Fra-

gen zu beantworten.





1.2.4 Profil einpflegen

Wir bitten Sie in diesem Schritt die gestellten Fragen möglichst vollumfänglich zu beantworten um uns ein de-

taillierten Überblick über Ihr Unternehmen zu ermöglichen. Die von Ihnen eingetragenen Informationen verwen-

den wir um die optimalen Lieferanten für unsere neuen Produkte zu finden. Zusätzlich wird sich der Bekannt-

heitsgrad Ihres Unternehmens bei uns in der globalen Beschaffung steigern.

Die Fragen sind in drei bis vier Kategorien unterteilt

▪ Allgemein

▪ Geschäftlich

▪ (Produkte)

▪ Zertifikate

Bei allen Feldern, welche mit eine Stern (*) gekennzeichnet sind, ist eine Eingabe erforderlich

Bei gewissen Fragen haben Sie die Möglichkeit Dokumente hochzuladen. Die hochgeladenen Doku-

mente werden durch uns vertraulich behandelt.

Nachdem Sie die Fragen einer Kategorie vollumfänglich beantwortet haben, klicken Sie auf "Speichern

& Weiter", um mit der Registrierung fortzufahren.

Sobald Sie möglichst alle Fragen beantwortet haben und Ihre Registrierung uns zur Prüfung zustellen

möchten, klicken Sie auf „Veröffentlichen“ und bestätigen Sie die Profilveröffentlichung mit „OK“. Dieser

Schritt ist Ihnen erst möglich nachdem Sie die Pflichtfelder in allen Kategorien ausgefüllt haben und Sie

sich in der Kategorie „Zertifikate“ befinden.

Als neuer Lieferant werden wir Ihre Registrierung prüfen. Sollten Sie für uns als potentieller Lieferant in Fragen

kommen, werden wir Sie auffordern, weitere Profildaten zu pflegen.

BENUTZERHANDBUCH LEICA GEOSYSTEMS / HEXAGON LIEFERANTENPORTAL 2 PORTALNAVIGATION




2 Portalnavigation

Menüliste

▪ Portalsprache: Das Portal können Sie in Deutsch oder Englisch anzeigen lassen

▪ Home: führt Sie zurück auf die Hauptseite. Falls Sie sich noch im Registrie-

rungsprozess befinden, erscheint Ihnen, wie im Screenshot, ein Überblick

der einzelnen Registrierungsschritte

▪ Logout: Bitte melden Sie sich jeweils via Logout ab

Navigationsbereich

Der Navigationsbereich ist in vier Hauptbereiche unterteilt.

▪ Administration: Verwalten von Benutzer- und Unternehmensdaten

▪ Warengruppen: Hier können Sie die Warengruppen verwalten, für welche Sie uns belie-

fern möchten

▪ Unternehmensprofil: Im Unternehmensprofil verwalten Sie allgemeine, geschäfts- und pro-

duktspezifische Unternehmensdaten sowie Zertifikate und andere Doku-

mente.

▪ Anfragen: In diesem Bereich finden Sie laufende sowie abgeschlossene Anfragen

Ansichts- / Arbeitsbereich

Entsprechend der Themenwahl im Navigationsbereich erscheinen im Ansichts- / Arbeitsbereich die

Funktionen zur Ansicht oder Bearbeitung.

Menüliste

Ansichts- / Arbeitsbereich Navigati-

onsbereich

BENUTZERHANDBUCH LEICA GEOSYSTEMS / HEXAGON LIEFERANTENPORTAL 3 PORTALADMINISTRATION




3 Portaladministration

3.1 Eigene Benutzerdaten

Navigationsbereich: Administration Mein Account und Info Meine Benutzerdaten

Ihre Benutzerdaten können durch den User selbst oder den Administrator Ihres Unternehmens angepasst wer-

den.

Wir empfehlen Ihnen die Benutzereinstellung, wie in Kapitel 3.2.2 Empfohlene Benutzereinstellungen be-

schrieben, vorzunehmen.

Nehmen Sie die nötigen Änderungen vor

Bestätigen Sie die Änderungen mit

3.1.1 Passwort ändern

Navigationsbereich: Administration Mein Account und Info Mein Passwort

Sie werden alle vier Monate durch das System aufgefordert Ihr Passwort anzupassen. Unabhängig von diesem

Automatismus haben sie jederzeit die Möglichkeit das Passwort zu ändern

Füllen Sie dazu die vorhandenen Felder aus

Bestätigen Sie den Vorgang mit

Der Button dient lediglich dazu da, Ihre Eingaben zu löschen. Mit dieser Funktion wird jedoch nicht Ihr aktu-

elles Passwort zurückgesetzt.

0





3.1.2 Passwort vergessen

Internet Browser: https://www.pool4tool.com/portal/leica-geosystems/ Lost password?

Rufen Sie die Anmeldeseite

des Lieferantenportals auf

https://www.pool4tool.com/portal/leica

-geosystems/

Klicken Sie auf der Anmelde-

seite auf “Lost password”

Geben Sie Ihren Benutzer-namen und Emailadresse an

Ein neues Passwort wird Ihnen per E-Mail zugestellt.

Alternativ kann der Administrator Ihres Unternehmens Ihr Passwort zurücksetzen. Informieren Sie dazu Ihren

Administrator. Das Vorgehen um ein Passwort zurückzusetzen ist in Kapitel 3.2.5 Passwort zurücksetzen be-

schrieben.

3.2 Alle Benutzer verwalten

Navigationsbereich: Administration Verwaltung aller Benutzer Benutzerliste

Diese sowie nachfolgende Funktionen unter Kapitel 3.2 Alle Benutzer verwalten stehen Ihnen nur zur Verfü-

gung, falls Ihnen die Rolle „Administrator“ in Ihrem Unternehmen zugewiesen ist.

Durch Aufrufen der Benutzerliste werden Ihnen alle angelegten Benutzer Ihres Unternehmens angezeigt.

3.2.1 Neuen Benutzer anlegen

Navigationsbereich: Administration Verwaltung aller Benutzer Benutzerliste Benutzer hinzufügen

Um einen neuen Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie in der Menüleiste der Benutzerliste auf “Benutzer

hinzufügen”.

0

0

Sollten die Fehlermeldung erscheinen, dass Benutzername und Emailadresse nicht übereinstimmen, überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben und versuchen Sie erneut ein Passwort anzufragen.

Tritt die Fehlermeldung erneut auf, prüfen Sie mit dem Administrator Ihres Un-ternehmens, ob Ihr Benutzer im Lieferantenportal noch existiert.

Sind beide Fälle nicht zutreffend, wenden Sie sich bitte an den SRM Support E-Mail: [email protected]




mailto:[email protected]





Nehmen Sie bitte die wichtigsten Portaleinstellungen, wie in Kapitel 3.2.2 Empfohlene Benutzereinstel-

lungen beschrieben, vor. Im linken Screenshot ist ein Beispiel eines neu angelegten Benutzers ersicht-

lich.

Haben Sie alle geforderten Daten eingeben klicken Sie auf ……………. und anschliessend auf

um den neuen Benutzer im System zu registrieren.

Vorausgesetzt, dass Sie die Check-Box „Benachrichtigung“ angehakt haben, erhält der neu hinzugefügte Be-

nutzer eine E-Mail mit Benutzernamen und Passwort sowie den Link zum Lieferantenportal.

3.2.2 Empfohlene Benutzereinstellungen





Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet. Die wichtigsten Felder sind:

Weitere Einstellungen können gemäss Ihren Vorzügen vorgenommen werden.

3.2.3 Benutzer bearbeiten

Navigationsbereich: Administration Verwaltung aller Benutzer Benutzerliste Ändern

Wählen Sie auf der Zeile, des zu ändernden Benutzers, das Symbol in der Spalte Menü aus, um

die Änderungsmaske aufzurufen.

Nehmen Sie die nötigen Änderungen vor

Bestätigen Sie die Änderungen mit

3.2.4 Benutzer löschen

Navigationsbereich: Administration Verwaltung aller Benutzer Benutzerliste Löschen

Sollte eine Person Ihr Unternehmen verlassen oder den Zugang zum Lieferantenportal nicht länger benötigen,

so bitten wir Sie den Benutzer zu löschen. Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor:

1) Stellen Sie sicher, dass die Person zur Zeit nicht in laufende Anfragen involviert ist.

Navigieren Sie dazu zu Anfragen Unternehmensweite RFQs Standardfilter Laufende RFQs

Sind Anfragen vorhanden, welche dem zu löschenden Benutzer zugeordnet sind, so klicken Sie auf

das Symbol

E-Mail Die E-Mailadresse wird unter anderem genutzt für Portalbenachrichtigungen und zur

Identifikation der Benutzer, sollte das Passwort vergessen werden.

Hauptsprache Via Hauptsprache steuern Sie die Sprache der Portalbenachrichtigungen, welche via

E-Mail zugestellt werden

Komma Zeichen Bitte passen Sie das Trennzeichen für Dezimalstellen gemäss Ihren Vorzügen an

Wieder einloggen nach Empfohlen auf 4h zu setzen

Zeitzone Passen Sie die Zeitzone entsprechend an

Berechtigung

Normalerweise werden Sie einem neuen Benutzer die Berechtigung „User“ geben.

Wenn Sie die Box „Admin“ auswählen, hat der neue Benutzer Admin-Rechte und

kann somit neue Benutzer hinzufügen, existierende Benutzer löschen. Wir empfehlen

Ihnen jeweils zwei Personen im Unternehmen die Administratorenrechte zu vergeben.

Benachrichtigung

(nur bei Benutzer hinzufügen ersichtlich)

Wenn Sie diese Check-Box aktivieren, wird eine E-Mail erstellt, welche den Benut-

zernamen, das Passwort sowie den Link zum Lieferantenportal enthält. Die E-Mail

wird direkt an die angegebene E-Mail-Adresse des Benutzers gesendet.

Haupt-Abteilung Die Haupt-Abteilung dient uns als zusätzliche Information zu den Kontaktdaten





Weisen Sie die laufende Anfrage einem neuen Verantwortlichen Benutzer zu indem Sie diesen aus

der Auswahlliste wählen. Bestätigen Sie die neue Zuordnung mit

2) Bereinigen Sie die Benutzerdaten

Navigieren Sie dazu zu Administration Verwaltung aller Benutzer Benutzerliste

Klicken Sie beim zu löschenden Benutzer auf das Symbol

Bestätigen Sie den Löschungsprozess mit “OK“

3.2.5 Passwort zurücksetzen

Navigationsbereich: Administration Verwaltung aller Benutzer Benutzerliste Passwort zurücksetzen

Sollte eine Benutzer das Passwort vergessen haben, so ist es ihm direkt möglich, wie in Kapitel 3.1.2 Passwort

vergessen beschrieben, ein neues Passwort zu verlangen. Alternativ kann der Administrator das Passwort für

den Benutzer zurücksetzen.

Wählen Sie auf der Zeile des Benutzers, das Symbol in der Spalte Menü aus.

Der Benutzer erhält eine E-Mail mit dem neuen Passwort. Anschliessend wird der Benutzer bei der Anmeldung

ins Lieferantenportal aufgefordert das Passwort anzupassen.





3.3 Unternehmensdaten verwalten

3.3.1 Anschrift und Basisdaten

Navigationsbereich: Administration Unternehmensdaten – Marktplatz Basisdaten

Bitte halten Sie Ihre Unternehmens-Basisdaten aktuell. Die Basisdaten können nur durch den Administrator

Ihres Unternehmens eingesehen und angepasst werden.

3.3.2 Weitere Unternehmensdaten

Navigationsbereich: Administration Unternehmensprofil

Wir bitten Sie die Profildaten aktuell zu halten. Sobald Sie Änderungen vorgenommen haben, veröffentlichen

Sie Ihr Profil um uns über die Änderungen zu informieren. Sie werden jährlich via E-Mail erinnert Ihre Profilan-

gaben zu überprüfen und ggf. anzupassen.

BENUTZERHANDBUCH LEICA GEOSYSTEMS / HEXAGON LIEFERANTENPORTAL 4 ANGEBOTSANFRAGE/RFQ




4 Angebotsanfrage/RFQ

Um ein Angebot platzieren zu können, müssen Sie vorgängig per E-Mail eingeladen werden ein Angebot abzu-

geben. In der E-Mail sind Informationen enthalten, wie:

Kurzinformationen zur Anfrage inkl. Angebotsfrist

Direktlink zur Anfrage

Persönliche Zugangsdaten

4.1 Angebot abgeben

Nachdem Sie sich via Link in der E-Mail im Lieferanteportal angemeldet haben, werden Sie automatisch zur

Anfrage weitergeleitet. Anschliessend werden Sie Schritt für Schritt durch den Angebotsprozess durchgeführt.

Im Falle, dass Sie bereits über einen Portalzugang mit Benutzername und persönlichem Passwort verfügen, empfehlen wir Ihnen, sich ohne Link direkt im Portal anzumelden. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, weitere Angebotsanfragen einzuse-hen ohne sich erneut im Portal anmelden zu müssen. Des weiteren haben Sie alle weiteren Portalfunktionalitäten verfüg-bar.

Sollten Sie sich in einer anderen Zeitzone befinden, als aktuell in der Anfrage angegeben, empfehlen wir Ihnen diese zu wechseln um keine Verspätung bei der Angebotseinreichung zu riskieren.

Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass Sie automatisch abgemeldet werden, sollten Sie eine bestimmte Zeit im System nicht aktiv sein bzw. keine Funktion wie bspw. „Speichern“ betätigen. Diese Dauer können Sie in Ihren Benutzereinstel-lungen selbst anpassen. Wechseln Sie dazu zum Kapitel 3.1 Eigene Benutzerdaten.

Die Anfragen sind mit einer Angebotsfrist versehen. Diese ist sowohl in der E-Mail bei der Angebotsanfrage sowie in der Anfrage selbst ersichtlich. Ist diese Frist verstrichen, so ist es Ihnen nicht mehr möglich ein Angebot abzugeben.

Die Anfragen sind versioniert. Sollten sich Angaben zur Anfrage während des Anfrageprozesses ändern, so wird eine neue Version der Anfrage erstellt. Ist die Änderung für Sie, als Lieferant relevant, werden Sie via E-Mail informiert.

Bei Fragen bezgl. der Anfrage, verwenden Sie bitte das Message Portal.





Die graue Box enthält allgemeine Informationen zur Anfrage, wie Anfragename, -nummer und Version sowie

Kontaktdaten des Einkäufers, Angebotsfrist und Notizen für den Lieferanten. Diese Box ist während dem ge-

samten Angebotsprozess ersichtlich.

Die Erläuterungen in den blauen Boxen führen Sie durch die Angebotsabgabe. Sollten Sie nicht mehr auf die

Hinweise in den Boxen angewiesen sein, so können Sie diese via Funktion „Infoboxen für diese Anfrage aus-

blenden“ deaktivieren.

Durch Klicken auf „Nächsten Schritt“ öffnet sich ein neuer Reiter. Wie Sie in den einzelnen Reitern vorzugehen

haben, ist nachfolgend beschrieben.

4.1.1 Dokumente

Um zu den Anfragedetails zu gelangen, müssen Sie vorab, die gelisteten Standard-Dokumente akzeptieren.

Anfragespezifische Dokumente (z.B. Zeichnungen, etc. ) sind erst nach akzeptieren der Standard-

Dokumente in einem späteren Schritt einsehbar.

Öffnen Sie das Dokument durch Klicken auf den Dokumentnamen und setzen Sie einen Haken für Ihre

Zustimmung

Fett gekennzeichnete Dokumente müssen vorab geöffnet werden, bevor Sie diese akzeptieren können

Nachdem Sie die vorhandenen Dokumente akzeptiert haben, klicken Sie auf „Nächster Schritt“





4.1.2 Allgemein

Der Reiter „Allgemein“ enthält allgemein gültige Konditionen zu dieser Anfrage sowie Ihre Unternehmensdaten.

Bitte überprüfen Sie die „Lieferanten-Informationen“ und passen Sie diese, falls nötig, an. Die getätigten

Anpassungen werden nur für diese Anfrage gespeichert. Möchten Sie die Lieferanten-Informationen

dauerhaft ändern, so nehmen Sie die Anpassungen in den Benutzereinstellungen (Kapitel 3.1 Eigene

Benutzerdaten) vor.

Nicht ausgeraute Konditionen können von Ihnen angepasst werden

Nachdem Sie die vorhandenen Angebotskonditionen angepasst haben, klicken Sie auf „Nächster

Schritt“

4.1.3 Angebot

Im Reiter „Angebot“ ist eine Auflistung aller Positionen ersichtlich, welche Teil dieser Anfrage sind. Ist in der

Spalte „Verbindliche Angebotsabgabe“ ein grüner Haken gesetzt, so muss diese Position zwingend angeboten

werden um Ihr Angebot absenden zu können.

Klicken Sie auf um die Positionsdetails anzusehen und Ihre Angebot abzugeben.

Sollten Sie die angefragte Position nicht anbieten möchten bzw. können, so haben Sie die Möglichkeit

pro Position eine alternative Position zu erfassen und diese anzubieten. Klicken Sie dafür in der Ange-

botsübersicht auf

Bei denjenigen Positionen, bei welchen Sie kein Angebot abgeben möchten bzw. können, bitten wir Sie diese in den Positionsdetails via abzulehnen. Bitte vermerken Sie im Feld „Bemerkun-gen“, warum Sie kein Angebot bei dieser Position abgeben.





Sollten Sie für eine Anfrage kein Angebot abgeben wollen, können Sie bereits in diesem Schritt die Teilnahme

ablehnen. Klicken Sie dafür auf „Alle Positionen ablehnen“. Anschliessend bitten wir Sie Ihre Entscheidung in

der Notizbox zu begründen. Die Funktion bleibt während des gesamten Angebotsprozesses verfügbar.

Je nach Artikel können Sie Ihr Angebot online abgeben oder via Excel-File down- und upload.

Online Angebot

Pflichtfelder sind fett markiert und mit einem Stern (*) gekennzeichnet.

▪ Bitte füllen Sie die Felder möglichst vollumfänglich aus. Die grauen Feldinhalte sind durch den

Einkäufer vorgegeben und dienen Ihnen als Information.

▪ Falls die Anfrage mehrere Artikel enthält, empfehlen wir Ihnen bei

einen Haken zu setzen.

▪ Nachdem Sie Ihre Angaben gemacht haben, fahren Sie mit oder

fort, sollten Sie diese Position nicht anbieten wollen oder können.

Angebot via Excel-File

Um Ihr Angebot via Excel abzugeben, folgen Sie der Anleitung bei Punkt „Excel Quotation“.

▪ Bitte füllen Sie die gelben Felder aus. Die grauen Feldinhalte sind durch den Einkäufer vorge-

geben und dienen Ihnen als Information.

▪ Nachdem Sie alle benötigten Felder ausgefüllt haben, fahren Sie bitte fort, wie im Lieferanten-

portal beschrieben.

Bemerkungen oder Dokumente Ihrerseits können Sie im Bereich „Allgemeine Felder“ hinterlegen. Ein Upload

Ihres Angebots in PDF-Form wird jedoch nicht benötigt.

Sobald Ihr Excel hochgeladen ist oder Sie Ihr Angebot online abgegeben haben, klicken Sie auf „Speichern &

Weiter“ um automatisch zur nächsten Position oder in den nächsten Reiter zu gelangen.

Das Excel-File muss zwingend im Formal Excel 97-2003 abgespeichert, bearbeitet und wieder hochgeladen werden. Ansonsten können Ihre Einträge vom System nicht erkannt werden.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit Ihre Angebotsabgaben zu unterbrechen und später fortzufahren. Speichern Sie da-zu die eingegebenen Information ab bevor Sie das Portal verlassen.





4.1.4 Zurücksenden

Im Reiter „Zurücksenden“ finden Sie eine Übersicht Ihrer angebotenen Positionen.

Bitte überprüfen Sie die angebotenen Positionen

Sollten Sie Änderungen vornehmen wollen, kehren Sie zum Schritt 3 zurück indem Sie auf den Reiter

„Angebot“ klicken und führen Sie die Anpassungen durch.

Bevor Sie das Angebot an den Einkäufer zurücksenden, bitten wir Sie Ihre Lieferantenangebotsnummer

und Ihr Zeichen einzutragen, damit wir auf Ihr Angebot referenzieren können.

Nachdem Sie die Positionen überprüft haben und Sie Ihr Angebot dem Einkäufer zustellen möchten,

klicken Sie auf „Angebot an den Kunden senden“ und bestätigen Sie die Kontrollfrage mit „OK“. An-

schliessend können Sie Ihr Angebot nicht mehr abändern.

Des Weiteren steht Ihnen der Button „Ausdrucken“ zur Verfügung. Dieser generiert eine druckbare Ansicht Ihres

Angebots.

4.1.5 Message Portal

Sobald Sie via Link im E-Mail oder Ihrem Lieferantenportal die Anfrage aufgerufen haben, erscheint Ihnen der

Reiter „Message Portal“. Nutzen Sie diesen für Rückfragen zur Anfrage. Ihre Frage wird direkt unserem Einkäu-

fer zugestellt. Bei Rückfragen via Message Portal hat der Einkäufer die Möglichkeit Fragen einzelner Lieferan-

ten zu beantworten oder Nachrichten an alle angefragten Lieferanten zu senden..

Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass bei der Übersicht nur Stückkosten ersichtlich sind. Die Initialkosten sind in den Gesamt-kosten nicht inkludiert.

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