Bien choisir son progiciel d’archivage mixte Partie 3 – Les bonnes pratiques pour mettre en œuvre son projet d’archivage mixte

par Chloé TOLEDANO, Consultante archivage, EVER TEAM

La mise en œuvre d’une gestion unifiée des archives est un projet fédérateur pour l’entreprise

impliquant directement ou indirectement des acteurs aux compétences variées. Cet aspect constitue

un véritable changement au regard des projets de gestion d’archives physiques généralement centrés

sur les archivistes. Si de nombreux aspects sont à considérer avant même de choisir son logiciel, les

principaux facteurs clés de succès concernent la définition de la stratégie de mise en œuvre et la

mise en place d’une équipe projet pluridisciplinaire adaptée.

Définition d’une stratégie de mise en œuvre efficace

Tout projet d’archivage mixte doit débuter par la définition d’une politique d’archivage et d’une offre de

services adaptée à l’organisation. Ces documents se doivent d’être validés et soutenus au plus haut

niveau de l’organisation.

Les outils de gestion qui encadreront la pratique de l’archivage mixte sont donc plus complexes à

construire car ils couvrent un périmètre bien plus large que les traditionnels tableaux de gestion, qui

apparaissent aujourd’hui insuffisants à la fonction archive dans une perspective de Records

Management.

Les outils informatiques sont en effet fortement impliqués et impactés par les projets d’archivage mixte

et doivent être en mesure de supporter les recommandations construites à partir du référentiel.

La réflexion initiée à ce stade du projet par les archivistes est structurante pour l’entreprise. Au vu de

sa transversalité, il est nécessaire d’impliquer au plus tôt la direction des systèmes d’information et la

direction de la qualité dans la démarche.

Les recommandations et la diffusion des bonnes pratiques de gestion documentaire et archivistique

restent cependant garantes de la bonne gestion de l’information.

La mise en œuvre d’une politique d’archivage et du système qui en découle permet de limiter la

responsabilité de l’entreprise et de ses dirigeants dans le cadre d’une analyse de risques propre à

chaque domaine d’activité.

Couplées à la politique d’archivage et au référentiel, les consignes de tri sont aussi garantes de la

maîtrise de l’information afin d’éviter le phénomène de dilution de l’information constaté - presque –

unanimement par les organisations.

Mise en place d’une équipe projet pluridisciplinaire adaptée

A ce stade, la recherche d’un bon équilibre est nécessaire. Il est recommandé de s’entourer de

collaborateurs aux compétences complémentaires qui veilleront au bon déroulement du projet.

Comme évoqué dans le point précédent, il est déterminant que le projet de mise en œuvre fasse

l’objet d’un sponsoring clair et reconnu de la part de la Direction, qui doit être directement impliquée

dans le suivi du projet.

Le rôle de l’archiviste et du chef de projet

Sur les projets d’archivage mixtes, l’archiviste est un acteur clé, néanmoins, il est important de

nommer un Chef de projets. Sa fonction est de coordonner les différents partenaires, prioriser les

étapes successives et faciliter les prises de décisions. Au-delà de l’aspect organisationnel, le rôle du

chef de projet est de faciliter la communication entre des acteurs d’horizons divers. De nombreux

sujets variés sont abordés,

L’appui du Record Manager, de l’expert Technique et du Responsable Compliance

Le Record Manager est le garant de l’adéquation de la solution sur le périmètre organisationnel et

fonctionnel. Il est l’acteur principal sur un projet de gestion d’archives mixtes.

L’expert technique est le représentant du département informatique. Il est l’interlocuteur technique de

référence durant le projet et coordonne les aspects liés à la préparation de l’environnement.

Enfin, dans le cas de projets d’archivage à valeur probatoire, un responsable « Compliance » ou

contrôle interne est également partie prenante.

Ces différents éléments mettent en avant l’importance de préparer une stratégie adaptée pour mettre

en œuvre son projet d’archivage mixte et ce, en amont du choix d’un logiciel d’archivage mixte. Il

convient donc de suivre scrupuleusement une ligne directrice claire et de s’entourer de collaborateurs

complémentaires qui, de par leur expertise, se positionneront en sponsors du projet et veilleront à son

bon déploiement.