Avis expert : 5 points clés pour archiver avec succès vos fortes volumétries de documents et...
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Avis d'expert : 5 points clés pour archiver avec su ccès vos fortes volumétries de documents et données
par Noureddine LAMRIRI, Chef de produit www.ever-team.com
Face à l’explosion des contenus numériques, la défi nition d’une politique d’archivage garante de la
gouvernance de l’information est de plus en plus co mplexe. Conséquence directe : le choix et la mise e n
œuvre d’un système d’archivage électronique se sont également complexifiés. Pour vous aider dans ce
projet stratégique, nous vous livrons 5 facteurs cl és de succès basés sur nos retours d’expérience.
1 - Assumer l’accroissement exponentiel d’un capita l informationnel très hétérogène
La valeur d’un système d’archivage électronique (SAE) réside dans sa capacité à gérer l’augmentation des
volumes de données et de documents de plus en plus hétérogènes. Dans un tel contexte, le SAE doit garantir la
préservation et l’enrichissement du capital informationnel de l’entreprise ainsi que la qualité et la cohérence des
données, et ce quel que soit le mode de dépôt des archives.
Le système doit être pensé pour :
• maîtriser les montées en charge afin d’assurer un temps de réponse et un accès toujours rapide aux données
(scalabilité );
• disposer d’un module intégré de remise en ligne des éléments archivés capable d’appréhender des archives
aux structures variées (format, granularité…).
En somme, il est important de disposer d’une solution ouverte, à l’état de l’art, alliant performance du socle
technique et prise en compte des exigences métier de l’archivage quel que soit le type, le support ou la
granularité de l’archive (données ou document, papier ou électronique).
2. Proposer une solution simple & performante à vos collaborateurs
Réussir la mise en place d’un système d’archivage électronique nécessite de placer l’utilisateur final au centre du
projet. En effet, plus la volumétrie des données et des documents à archiver est importante, plus la mise en place
d’une interface utilisateurs simple et intuitive est difficile. L’ensemble des collaborateurs doit pouvoir déposer et
accéder aisément à leurs données et documents archivés dans le système tout en respectant les exigences de
sécurité et de confidentialité.
Il est d’ailleurs capital de proposer aux utilisateurs plusieurs modes d’interactions avec la plateforme d’archivage ;
il est par exemple possible de disposer de fonctions d’accès et de dépôt d’archives intégrées sur le poste de
travail ou encore dans la messagerie.
3 - Garantir la conformité de vos pratiques de cons ervation au regard de vos engagements
Deux aspects méritent d’être soulignés : le référentiel de gouvernance et la maîtrise des processus au sein de
l’entreprise.
Tout système d’archivage électronique aligné à la politique d’archivage de l’entreprise doit disposer
d’un référentiel de gouvernance ; celui-ci permet de garantir la bonne application des règles et conditions de
conservation en tenant compte du quotient « valeur x risque » lié à chaque archive. Ce référentiel de
gouvernance permet de prendre en compte les exigences normatives, réglementaires, législatives et leurs
évolutions (CNIL, ISO, AFNOR…).
La maîtrise des processus au sein de l’entreprise est l’autre point important, notamment pour les documents
engageants. De bons processus permettent de réduire significativement le risque d’indisponibilité d’une archive et
d’assurer un bon suivi des flux d’information, de leur création jusqu’à leur archivage. Dans ce contexte, le
système d’archivage électronique doit proposer un cadre fonctionnel clair permettant de maîtriser les circuits de
dépôt, de traitement, de restitution et de destruction des archives.
4 - Prémunir l’entreprise face au risque d’indispon ibilité d’un document engageant
En termes d’archivage, les risques financiers sont principalement associés au risque d’indisponibilité d’une
archive . De manière générale, la qualité d’un système d’archivage électronique est directement liée à la capacité
de réduire ce risque.
Or, nous assistons à une multiplication des procédures de restitution d’archives contraintes en termes de délai,
en particulier à des fins de preuves. Pour se protéger, les entreprises s’orientent vers les systèmes d’archivage
électronique afin de maîtriser leurs processus et disposer d’outils de recherche/restitution efficaces. Les systèmes
d ‘archivage s’étoffent ainsi de fonctions de recherche et d’indexation élaborées (facette, sémantique,…).
Le système d’archivage électronique constitue ainsi une plateforme d’accès aux archives complète et simple
quels que soient leurs granularités (lot, unitaire), leurs types (données, documents), leurs formats techniques.
5 - Relever ces enjeux avec une plateforme d’archiv age unique et centralisée
Le dernier aspect particulièrement important d’un système d’archivage électronique est de disposer d’une solution
unique, intégrée et capable de prendre en charge tout type d’archives de l’entreprise : données issues d’un ERP,
documents électroniques (GED, CAD…), e-mails, ou encore archives papier présentes au sein de toutes
entreprises.
En effet, les risques d’indisponibilité d’une archive sont considérablement réduits par l’utilisation d’une solution
d’archivage unique. Cette approche permet de disposer d’une application homogène de la politique de
conservation, de maitriser les conditions de sécurité et de confidentialité en s’appuyant sur les mêmes
mécanismes quel que soit le type d’archives, de permettre le déploiement aisé au sein des grandes entreprises.
A propos d’EVER TEAM – www.ever-team.com
EVER TEAM est le 1er éditeur européen de solutions intégrées de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Seul acteur français dans le « Magic Quadrant » des solutions ECM, publié par le Gartner, EVER TEAM totalise plus de 20 années d'expertise et d'innovation dans le domaine de la gestion de contenu. EVER TEAM est présent en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique avec plus de 300 collaborateurs répartis dans 8 pays et réalise plus de 65% de son chiffre d'affaires hors de France. L’offre logicielle EverSuite permet le déploiement d’applications personnalisées et multilingues de gestion de contenu d’entreprise dans les environnements J2EE ou SharePoint : dématérialisation et capture de documents, référentiels documentaires, GED & workflow, système d'archivage électronique...