AVERTISSEMENT

L’ENCADREMENT DE L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES

PUBLICS ET DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

LA MISE EN OEUVRE DE LA DIFFUSION DE L’INFORMATION ET DE LA PROTECTION DES

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS :

L’HISTORIQUE, LES PERSPECTIVES

Journée-rencontre WebEducation

Québec, le 22 février 2007

Auditorium Daniel Johnson

Édifice Marie-Guyart

AVERTISSEMENT

RIEN DANS LE CONTENU DECETTE PRÉSENTATION NI DANS LES

COMMENTAIRES QUIL’ACCOMPAGNENT NE CONSTITUE

UNE OPINION JURIDIQUE OUUNE DIRECTIVE DU MINISTÈRE DU

CONSEIL EXÉCUTIF

21 février 2007 3

Mise en œuvre de la diffusionMise en œuvre de la diffusion

Innovation majeure du projet de loi n°86 : la diffusion de l’information :

« 16.1 Un organisme public, à l’exception du lieutenant-gouverneur, de l’assemblée nationale et d’une personne qu’elle désigne pour exercer une fonction en relevant, doit diffuser, dans un site internet, les documents ou renseignements accessibles en vertu de la loi qui sont identifiés par règlement du gouvernement et mettre en œuvre les mesures favorisant l’accès à l’information édictées par ce règlement »

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Mise en œuvre de la diffusionMise en œuvre de la diffusion (suite)(suite)

Origine de cette modification

Recommandation de la Commission d’accès à l’information proposée au législateur, dans son dernier rapport quinquennal (2002)

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Origine de cette modification

Inspirée des principes d’une loi américaine adoptée en 1996, l’Electronic Freedom of Information Act Amendments, la CAI a proposé, non pas de remplacer le régime adopté par le législateur en 1982, mais d’instaurer un régime parallèle de diffusion de documents accessibles ou publics

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Origine de cette modification – processus de révision prévu dans la loi

En vertu de la Loi sur l’accès, un rapport de la Commission d’accès à l’information (CAI) sur la mise en œuvre de la loi - rapport quinquennal est produit à tous les 5 ans (1987, 1992, 1997, 2002)

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Le rapport enclenche un processus :

Une commission parlementaire pour des consultations sur le rapport

Un rapport de la commission parlementaire déposé à l’Assemblée nationale

Une proposition du gouvernement, le cas échéant, pour modifier la loi : présentation d’un projet de loi à l’Assemblée nationale (projet de loi n° 86 déposé le 16 décembre 2004)

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Le processus parlementaire pour l’adoption d’une loi :

Consultation générale portant sur le projet de loi qui a été déposé Étude détaillée du projet de loi en commission parlementaire (amendements) Poursuite du processus d’adoption par l’Assemblée nationale Adoption Sanction

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Objectif de la modification

Permettre l’accès aux documents des organismes publics sans avoir recours à la procédure de demande d’accès à l’information

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Entrée en vigueur de l’article 16.1

Au plus tard, le 15 juin 2007, tel que prévu par le projet de loi n° 86

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Démarche en cours

Rédaction du projet de règlement

Transmission aux ministères et organismes pour commentaires

Rencontre d’information avec les responsables de l’accès à l’information

À l’étape actuelle : document de travail

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En vertu de la loi :

Prépublication du projet de règlement

Délai pour recevoir les commentaires

Phase finale du processus d’adoption du règlement – entrée en vigueur, anticipée à la fin du printemps

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Le contenu de ce projet, actuellement en voie d’élaboration et de consultation, reprend plusieurs des dispositions rendues publiques en septembre 2005 : deux ébauches de politique, l’une sur la diffusion de l’information et l’autre sur la protection des renseignements personnels (site Internet du ministère du Conseil exécutif)

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Portrait général des règles au cœur du principe de la diffusion systématique de l’information et de l’accès à l’information

Comme le prévoit la loi, le règlement ne vise pas que la diffusion, mais également à mettre en œuvre des mesures favorisant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels

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Quelles sont donc ces mesures?

En premier lieu, le sous-ministre ou le dirigeant de l’organisme public devra s’assurer de la mise en œuvre de responsabilités et des obligations attribuées par ledit règlement

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La responsabilité de la mise en œuvre de la diffusion systématique de l’information ne repose pas sur les épaules du responsable de l’accès, mais plutôt sur celui du dirigeant du ministère ou de l’organisme

En second lieu, ce dirigeant d’organisme devra mettre sur pied un comité sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels

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Un tel comité se composerait:

Du responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels (bien entendu)

Du responsable de la gestion documentaire

Du responsable de la sécurité de l’information

Du responsable de la vérification interne

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Mandat du comité

Soutenir le travail du dirigeant dans l’exercice des responsabilités attribuées par le règlement

Ce comité peut s’adjoindre toute autre personne dont l’expertise est requise, un responsable de l’éthique, par exemple

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En troisième lieu, l’organisme devra faire état de ses activités dans son rapport annuel de gestion, tant en matière d’accès à l’information que de protection de renseignements personnels

Exemple : nombre de demandes d’accès, activités de formation ou de sensibilisation, activités du comité formé dans le cadre du règlement

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Identification des documents que les m/o Identification des documents que les m/o devront diffuser dans leur site Internetdevront diffuser dans leur site Internet

L’obligation de diffusion est minimale, c’est-à-dire que l’organisme public peut diffuser davantage de documents ou de renseignements et pourrait même prendre l’initiative de transmettre de l’information gouvernementale à des auditoires ciblés

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L’obligation de diffusion n’exclut pas l’application des restrictions prévues à la Loi sur l’accès

Identification des documents que les m/o Identification des documents que les m/o devront diffuser dans leur site Internetdevront diffuser dans leur site Internet (suite)(suite)

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Documents ou renseignements à diffuser dans Documents ou renseignements à diffuser dans une section dédiée à l’accès à l’informationune section dédiée à l’accès à l’information

1. Le nom du responsable de l’accès à l’information et les coordonnées permettant de communiquer avec lui (dont l’adresse courriel, par exemple)

2. Le plan de classification de l’organisme ainsi que le calendrier de conservation

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Documents ou renseignements à diffuser dans Documents ou renseignements à diffuser dans une section dédiée à l’accès à l’informationune section dédiée à l’accès à l’information (suite)(suite)

3. Le registre établi en vertu de l’article 67.3 qui contient :

L’ensemble des communications de renseignements personnels, sauf exception, faites par l’organisme sans le consentement de la personne concernée, mais autorisées par la loi

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Les utilisations secondaires de renseignements personnels au sein d’un organisme ainsi que certains types de collectes de renseignements personnels

Documents ou renseignements à diffuser dans Documents ou renseignements à diffuser dans

une section dédiée à l’accès à l’informationune section dédiée à l’accès à l’information (suite)(suite)

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La diffusion d’un registre dans les sites internet est une mesure importante de transparence quant à la gestion des renseignements personnels par l’organisme

L’inventaire de tous les fichiers de renseignements personnels de l’organisme



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Les formulaires, les guides, les instructions ou les lettres types, s’ils existent, conçus pour aider le demandeur de documents à présenter une demande d’accès. Dans ce cas également la diffusion de l’inventaire de tous les fichiers de l’organisme constitue une autre mesure favorisant la transparence. Quant à la diffusion de guides, d’instructions ou de lettres-types, elle facilitera l’utilisation par le demandeur du processus d’accès prévu dans la loi



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En résumé, dans cette section du site, il s’agit de retrouver des documents déjà identifiés dans la Loi sur l’accès et qui, généralement, peuvent servir à orienter le citoyen dans la recherche d’information ou bien à s’assurer que les organismes respectent les obligations de la loi



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Documents ou renseignements qu’un Documents ou renseignements qu’un organisme doit diffuser, non pas dans le site organisme doit diffuser, non pas dans le site dédié à l’accès à l’information, mais dans toute dédié à l’accès à l’information, mais dans toute autre sectionautre section

À titre d’exemple, un organisme pourrait diffuser :

1. L’organigramme où apparaît le nom du responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

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2. Le nom, le titre et la fonction des membres du personnel de direction ou d’encadrement de l’organisme public

3. Les lois, les règlements, les politiques ou les autres documents qui tiennent lieu de politiques, les codes de déontologie ou d’éthique et les autres normes qu’il est chargé d’appliquer

Documents ou renseignements qu’un Documents ou renseignements qu’un organisme doit diffuser, non pas dans le site organisme doit diffuser, non pas dans le site dédié à l’accès à l’information, mais dans toute dédié à l’accès à l’information, mais dans toute autre section autre section (suite)(suite)

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4. Les décisions rendues dans l’exercice de ses fonctions juridictionnelles

5. Les registres publics prévus expressément par la loi dont l’organisme est responsable


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6. Les renseignements relatifs aux contrats qu’il a rendus et prévus à la Loi sur les contrats des organismes publics

7. La description des services qu’il offre et des programmes qu’il met en œuvre ainsi que les formulaires et les directives d’application qui s’y rattachent


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8. Les études, les recherches, les rapports statistiques réalisés par l’organisme ou pour son compte et les documents déjà communiqués dans le cadre d’une demande d’accès auprès du responsable dont la diffusion présente une utilité sociale ou favorise la participation à la vie démocratique


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9. Certains autres documents qui sont déposés à l’Assemblée nationale, par exemple ceux qui sont visés par la Loi sur l’administration publique, comme les rapports annuels de gestion, les dépenses ou le plan stratégique


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RappelRappel quant au processus réglementairequant au processus réglementaire

Le processus n’est pas terminé

Il n’existe pas une définition absolue des termes ou concepts qui sont actuellement évoqués dans le cadre de ce processus

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Rappel quant au processus réglementaire Rappel quant au processus réglementaire (suite)(suite)

La dynamique de la diffusion mise sur la synergie qui doit inévitablement se développer au sein des ministères et organismes (comité sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels) Une fois le règlement adopté, il existera toujours des situations où il y aura place à interprétation

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Mesures de protection de Mesures de protection de renseignements personnelsrenseignements personnels

« 63.2 Un organisme public, à l'exception du lieutenant-gouverneur, de l‘Assemblée nationale et d'une personne qu'elle désigne pour exercer une fonction en relevant, doit protéger les renseignements personnels en mettant en œuvre les mesures édictées à cette fin par règlement du gouvernement. »

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OrigineOrigine

Contrairement à la loi sur le secteur privé, la loi sur l’accès ne comportait aucune disposition spécifique pour les organismes publics de se doter de mesures de sécurité pour assurer la confidentialité ou la protection des renseignements personnels. Certaines dispositions particulières énonçaient une telle règle, mais pour des cas particuliers :

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Origine Origine (suite)(suite)

La loi exige que la communication de renseignements personnels s’effectue de manière à assurer le caractère confidentiel des renseignements concernés

L’établissement d’un fichier de renseignements personnels est également assujetti à l’obligation, pour un organisme, de se doter de mesures de sécurité

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L’utilisation croissante des technologies de l’information dans le traitement des renseignements personnels, associée au partage de plus en plus indispensable des renseignements personnels pour un meilleur service au citoyen et une plus grande efficacité de l’administration, nécessitent et exigent que les organisations prennent les moyens qui s’imposent pour garantir une réelle protection des renseignements personnels

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La modification s’est inspirée de la Loi (fédérale) sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

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Depuis 1999, le plan d’action gouvernemental pour la protection des renseignements personnels, adopté par le conseil des ministres et mise en œuvre dans tous les ministères et organismes : le projet de règlement s’en inspire tout en allant plus loin :

Exemple : on envisage des règles à prendre en compte pour assurer la protection des renseignements personnels dès le début des projets de développement de systèmes d’information

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PerspectivesPerspectives

En matière de système d’information ou de prestation électronique de services

Le comité décrit précédemment devrait :

Être informé des projets (acquisition, développement, refonte de système d’information ou de prestation électronique de service qui recueille, utilise, conserve, communique ou détruit des renseignements personnels)

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PerspectivesPerspectives (suite)(suite)

En matière de système d’information ou de prestation électronique de services (suite)

Déterminer parmi ces projets ceux qui doivent être encadrés par des mesures particulières de protection des renseignements personnels, par exemple :

Nomination d’une personne chargée de la mise en œuvre des mesures de protection des renseignements personnels

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PerspectivesPerspectives (suite)(suite)

En matière de système d’information ou de prestation électronique de services (suite)

L’évaluation, lors de l’étude préliminaire du projet, des risques d’atteintes à la protection des renseignements personnels

Formation PRP des participants au projet, etc.

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Perspectives Perspectives (suite)(suite)

En matière de sondage L’organisme public devrait avant d’effectuer un sondage utilisant des renseignements personnels:

S’assurer que le recours à ces renseignements est nécessaire Consulter le comité, décrit précédemment, sur les mesures à respecter en matière de protection des renseignements personnels S’assurer du caractère éthique du projet, etc.

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Perspectives Perspectives (suite)(suite)

En matière de vidéosurveillance

S’assurer que le recours à cette technologie est nécessaire

Consulter le comité décrit précédemment sur les mesures à respecter en matière de protection des renseignements personnels

S’assurer que l’utilisation de cette technologie ne comporte qu’une atteinte minimale au respect de la vie privée

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