Audit interne Dec 2010. Introduction L es événements récents, et notamment les crises...

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  • Audit interne Dec 2010
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  • Introduction L es vnements rcents, et notamment les crises financires mondiales, ont mis en vidence la ncessit dun audit interne au sein des structures de gouvernance des entreprises La fonction daudit interne est dsormais obligatoire dans la plupart des bourses de valeurs Les bailleurs de fonds exigent de plus en plus une amlioration de la reddition de comptes et de la transparence financire des projets de dveloppement Les procdures du FIDA ne font pas de laudit interne une obligation spcifique, mais les procdures oprationnelles du FIDA relatives laudit des projets ( lusage du FIDA et des IC) stipulent que pour dterminer si lemprunteur pourra mettre en oeuvre et grer le projet efficacement, la mission de prvaluation devra galement analyser les mcanismes daudit interne ventuellement prvus pour le projet ou lUGP De plus, laudit interne est considr comme une bonne pratique et est conseillable dans le cadre du dispositif sous-jacent de contrle et de la capacit de gestion financire du projet, en particulier si le projet est complexe et/ou dcentralis 2
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  • Dfinition laudit interne est une activitet laudit interne est une activit indpendante et objective, qui donne une organisation une assurance sur le degr de matrise de ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer, et contribue crer de la valeur ajoute. Il aide cette organisation atteindre ses objectifs en valuant, par une approche systmatique et mthodique, ses processus de management des risques, de contrle et de gouvernement dentreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacit. The Institute of Internal Auditors 3
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  • IA Code de dontologie Principes Les auditeurs internes se doivent dappliquer et de soutenir les principes suivants:Principes Intgrit Lintgrit des auditeurs internes tablit la confiance et jette ainsi les bases de la fiabilit de leur jugement Objectivit Les auditeurs internes font preuve de la plus haute objectivit professionnelle dans la collecte, lvaluation et la communication des informations. Ils mnent une analyse quilibre de toutes les circonstance pertinentes et ne se laissent pas indment influencer par leurs propres intrts dans la formulation de leurs jugements Confidentialit Les auditeurs interne respectent la valeur et la proprit des informations quils reoivent et ne communiquent aucune information sans y tre dment autoriss moins quils naient lobligation juridique ou professionnelle de le faire Comptence Les auditeurs internes possdent les connaissances, les qualifications et lexprience ncessaires 4
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  • Ce quest laudit interne Laudit interne est une activit professionnelle qui aide les organisations atteindre leurs objectifs dclars: En analysant les processus cls, les procdures et les oprations En dterminant les contrles cls dans chacun de ces processus, procdures et oprations En valuant ladquation de ces contrles En vrifiant la conformit dun chantillon doprations par rapport ces contrles En communiquant les rsultats de lvaluation des contrles et de la vrification de la conformit des oprations En recommandant un renforcement des contrles chaque fois que cela est ncessaire En suggrant des mthodes pour amliorer la conformit avec les contrles cls En suivant les mesures prises en application des recommandations formules dans de prcdents rapports 5
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  • Ce que sont les contrles internes Les contrles internes sont dimportants moyens de vrification institus par la direction pour avoir une assurance raisonnable: Que les activits sont menes de manire efficiente et efficace Que les oprations sont enregistres de faon exacte et complte Que les actifs sont correctement enregistrs et protgs Que les lois sont respectes Que des rapports sincres sont tablis 6
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  • Quelques exemple de contrles internes Le contrle budgtaire Le registre des immobilisations Les rapprochements des comptes bancaires et du compte spcial Le rapprochement des rapports de S-E physique et financier Le contrle budgtaire Le registre des immobilisations Les rapprochements des comptes bancaires et du compte spcial Le rapprochement des rapports de S-E physique et financier 7
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  • Quelle est la diffrence entre laudit interne et laudit externe? Laudit interne est ax sur lappui la gestion interne et lamlioration des systmes, des procdures et des processus Laudit externe (AE) est normalement une obligation rglementaire, contrairement laudit interne (AI) Les rapports de lAE saddressent aux parties prenantes; ceux de lAI sont destins la direction Les rapports de lAE expriment une opinion sur les tats financiers tablis par lentit concerne pour une priode spcifique; ceux de lAI analysent et vrifient la conformit par rapport aux contrles internes Les rapports de lAE sont habituellement des documents publics qui sont mis la disposition de toutes les parties prenantes; ceux de lAI sont lusage exclusif de la direction Les rapports de lAE ne formulent pas de recommandations, bien quils puissent tre accompagns dune lettre de recommandations; ceux de lAI sont incomplets en leur absence LAE est fondamentalement un examen de la conformit des tats financiers: lAI a pour objet de garantir la direction que les ressources sont utilises au mieux 8
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  • Pourquoi les projets du FIDA devraient ils tre soumis lAI? Les projets financs par le FIDA peuvent tre soumis un audit interne pour les raisons suivantes: Laudit externe nvalue pas ladquation des contrles internes. Laudit externe vrifie la conformit gnrale par rapport aux contrles internes relatifs aux oprations financires. Les missions de supervision ne conduisent que des vrifications ponctuelles. 9 Laudit interne est inhrent aux structures gouvernementales dans la plupart des pays en dveloppement. Un exemple de mandat de lAI est joint LAI a un rle cl jouer dans la gestion des risques des projets du FIDA
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  • Quelles sont les principales proccupations du point de vue de la GF? Le systme comptable permet-il denregistrer les transactions financires avec ponctualit et exactitude? Le systme comptable permet-il de suivre les dpenses du projet par catgorie et composante? Le systme comptable permet-il de comparer les dpenses effectives au budget conformment au PTBA et en temps rel? Les demandes de retrait sont-elles tabies correctement et comprennent-elles des dpenses non autorises? Les oprations de passation des marchs ont-elles t entreprises conformment aux dispositions de lannexe 4 et/ou de la LAE de laccord de financement? Les actifs du projet sont-ils dment enregistrs et protgs contre une mauvaise utilisation ou des abus? Le compte spcial et les comptes du projet sont-ils utiliss et rapprochs de faon correcte et ponctuelle? Des dispositions daudit sont-elles en place? Les rapports daudit sont-ils suivis de faon approprie? Le projet tablit-il des rapports et des tats financiers sincres et exacts? Les fonds du projet sont-ils achemins de faon rgulire, ponctuelle et tranparente aux bnficiaires viss? 10
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  • Mission de lAudit interne(AI) Ce quil ne fait pas Activits / responsabilits de gestion (par exemple, tablissement de contrles internes) Rle consultatif et contrles de conformit Ce quil fait Rle essentiel dans lamlioration des contrles internes, de lexactitude, de la fiabilit et de lintgrit des informations, y compris les rapports financiers et oprationnels Suivi et valuation de lefficacit des processus de gestion des risques Rle en matire de surveillance institutionnelle, protection des actifs, utilisation conomique et efficiente des ressources, conformit avec les loi et rglements, dissuasion de la fraude 11
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  • Le Contrle interne: Mythes et ralits MYTHES: RALITS: Le contrle interne commence par un solide ensemble de politiques et de procdures Le contrle interne : Cest la raison dtre des auditeurs internes! Si les auditeurs internes jouent un rle cl dans le systme de contrle, cest la direction qui a la responsabilit du contrle interne Le contrle interne intresse les questions financires Le contrle interne fait partie intgrante des activits/oprations sous tous leurs aspects Les contrles internes sont essentiellement ngatifs, tels une liste dinterdits Le contrle interne fait en sorte que les choses marchent bien ds la premire fois Les contrles internes empitent sur nos activits de base, savoir la ralisation de nos objectifs de dveloppement Les contrles internes doivent tre intgrs dans les processus oprationnels, non surajouts ceux-ci 12
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  • Les pratiques de contrle interne Comment? Le contrle interne est un processus. Cest un moyen pour atteindre une fin, non une fin en soi Le contrle interne est mis en oeuvre par des personnes travaillant en quipe, non par un unique auditeur interne. Il ne sagit pas simplement de manuels et de formulaires, mais de personnes tous les niveaux dune organisation Le contrle interne ne peut fournir quune assurance raisonnable, non une assurance absolue, la direction et aux organes/comits directeurs dune organisation Il utilise une mthodologie systmatique pour analyser les activits, procdures et processus oprationnels Le cot de lAI ne doit pas tre suprieur aux rsultats quon peut en attendre 13
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  • Une structure de contrle interne est simplement une faon diffrente denvisager les oprations une perspective consistant faire ce quil faut comme il faut SUIVI INFORMATION AND COMMUNICATION CONTROL ACTIVITIES ENVIRONNEMENT DE CONTRLE ACTIVITS DE CONTRLE VALUATION DES RISQUES INFORMATION ET COMMUNICATION Structure de contrle interne Structure de contrle interne Dans de nombreux cas, vous excutez des contrles et vous interagissez avec la structure de contrle tous les jours, peut-tre mme sans vous en rendre compte Examens mensuels des rapports sur la performance Activits de supervision Rapports Communication institutionnelle (courriel, runions ) Plafonds des achats Approbations/ sparations Scurit Rapprochements Procdures oprationnelles et comptables appropries Sur la base de lidentification et de lanalyse des risques concernant la ralisation des objectifs Politiques institutionnelles Ton au sommet, dontologie, pouvoirs organisationnels Personnel qualifi 14
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  • Rle dans la gestion des risques Ax sur le risque que surviennent des vnements susceptibles dempcher le projet datteindre ses objectifs Il existe de nombreux types de risques : stratgiques, oprationnels, financiers, juridiques/rglementaires, technologiques, rapports, fraude, utilisation inefficace/inefficiente des ressources, capital humain, crdibilit, etc. Ax sur les secteurs o les risques sont levs et la probabiliit forte que les contrles soient inexistants ou faibles Ne pas oublier les risques positifs: savoir les opportunits! Cre de la valeur ajoute en liminant les contrles inutiles si les risques sous-jacents sont minimes /dans les limites du got du risque du projet! 15
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  • Rles dans le contrle interne Rles dans le contrle interne 1.Audit de conformit: examen de la conformit des contrles oprationnels et financiers et des transactions avec les lois, rglements et procdures, par exemple, Accs au systme informatique adapt au rle de lutilisateur Sparation des fonctions dans les zones risque lev Harmonisation et rapprochement entre les systmes Sauvegarde et rcupration des systmes Protection physique et contrles des restrictions laccs Rapprochements, comparaison entre budget et chiffres effectifs 2.Audit oprationnel: examen de diverses fonctions dun projet afin den valuer lefficience, lefficacit et lconomie 16
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  • Rle de lAI dans la surveillance institutonnelle Quatre piliers audit interne, direction excutive, audit externe et conseil dadministration/comit directeur Combinaison de processus et de structures organisationnelles mis en oeuvre par la direction pour informer, orienter, grer et suivre les ressources, stratgies et politiques dun projet concourant la ralisation de ses objectifs Principes de gouvernance du secteur public - transparence, intgrit, responsabilit Peut comprendre lexamen de ladquation des ressources humaines, des besoins de formation, des politiques, etc. 17
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  • Nature de lactivit daudit interne Dfinir la porte et les activits de laudit lintention de la direction Dcrire les principaux risques auxquels sont exposes les activits oprationnelles relevant de laudit Identifier les procdures de contrle utilises pour garantir que chaque risque important soit bien matris et suivi laborer et mettre en oeuvre une approche dchantillonnage sur la base du risque et de vrfication pour dterminer si les contrles les plus importants fonctionnent comme prvu (NB: apport de la direction requis par exemple, chantillonnage 100% de lexamen des DR) Signaler les problmes/formuler des recommandations/ngocier des plans daction avec la direction pour rsoudre les problmes Suivre rgulirement les questions signales 18
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  • Teneur du plan daudit Mis jour annuellement Plan daudit tabli sur la base du risque avec le concours du personnel du projet y compris la direction Rcapitulation des objectifs cls, des risques et des principaux audits correspondants afin dillustrer lalignement Fond sur lvaluation des risques et sur les ressources disponibles Documents joints, par exemple, mthode de planification, hypothses et brve description de tous les audits planifis et ordre de priorit correspondant Approuv par la direction/ Comit de surveillance comptent 19
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  • Teneur du rapport daudit Observations Expos/ description Mesures correctives Consquences/ retombes Amliorations recommandes (priorit leve ou normale) Rponse (plan daction) qui, quand et comment 20
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  • Rle proactif de lAI Identifier les risques Rechercher de meilleurs moyens et de meilleures pratiques Cooprer avec la direction pour trouver des solutions Prvenir les problmes Dispenser une formation Rpondre aux questions relatives aux principes et aux techniques comptables Proposer des amliorations Jouer une rle consultatif 21
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  • Ressources supplmentaires (site en anglais seulement) 22
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  • Conclusion Pourquoi se donner tant de peine? Rigueur et assurance supplmentaire que le projet fait ce quil faut, la premire fois, communique la bonne information en interne, aux auditeurs externes, aux bailleurs de fonds, aux ministres, etc. Des structures plus formelles diminuent la possibilit que les risques se transforment en problmes rels Les auditeurs externes peuvent bnficier dune assurance supplmentaire leur permettant dexprimer une opinion sans rserve dans leur rapport sur les comptes La confiance des bailleurs de fonds et des gouvernements sen trouve accrue, ce qui a une incidence positive sur les flux financiers Que fait-on ensuite? Identifier les domaines o abondent les risques et les opportunits Valider la documentation des processus et les contrles Communiquer, avec les CP et le personnel du projet 23
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  • MERCI