AUDIT DEPASSEMENT COUT batiment ME - ethrat.ch · batiment ME 29 avril 2015 PREMIER RAPPORT DU 29...

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Rat der Eidgcoossischen Technis chen Hochschulc ETH-Rut Coaseil des ecoles polytechoiques federales CEPF AUDIT DEPASSEMENT COUT batiment ME 29 avril 2015 PREMIER RAPPORT DU 29 AVRIL 2015 Remarque preliminaire: A des fins de protection de la personnalite, le Conseil des EPF et l' EPFL ont d' un commun accord caviarde les noms et fonctions des collaborateurs ainsi que des tiers dans les quatre rapports. Toutefois, les me mbres concernes de la direction de l'EPFL dema nde nt expressement que leur nom/fonction dans ces quatre rapports ne soit pas caviardes.

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Rat der Eidgcoossischen Technischen Hochschulc ETH-Rut

Coaseil des ecoles polytechoiques federales CEPF

AUDIT DEPASSEMENT COUT batiment ME

29 avril 2015

PREMIER RAPPORT DU 29 AVRIL 2015 Remarque preliminaire: A des fins de protection de la personnalite, le Conseil des EPF et l'EPFL ont d'un commun accord caviarde les noms et fonctions des collaborateurs ainsi que des tiers dans les quatre rapports. Toutefois, les membres concernes de la direction de l'EPFL demandent expressement que leur nom/fonction dans ces quatre rapports ne soit pas caviardes.

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Conseil des écoles polytechniques fédérales EPFL – Audit de dépassement du coût du bâtiment ME 29.04.2015

  Management summary 2 1.

  Mission, intervenants 3 2.  Mission de SA 3 2. 1  Intervenants 3 2. 2

  Bases de travail 3 3.  Données de base 3 3. 1

  Historique de l’évolution des coûts 4 4.  Crédit d’investissement 4 4. 1  Contrat 4 4. 2  Avenants 5 4. 3

4.3.1  Evolution du programme 5 4.3.2  Plus-values liées aux études complémentaires 7 4.3.3  Modifications techniques liées à la problématique du climat intérieur et de la façade 8 

  Gestion des modifications de projet et des coûts 8 4. 44.4.1  Modifications 8 4.4.2  Coûts 9 4.4.3  Reporting au CEPF 9 

  Processus, séances, organisation interne 9 4. 5  Historique des engagements et des dépenses 10 4. 6  Fin des travaux, montant probable du décompte final 11 4. 7

  Synthèse 12 5.

  Recommandations pour le suivi des projets 12 6.  Mode contractuel 13 6. 1  Programme des locaux 13 6. 2  Organisation interne du DII, reporting 13 6. 3  Pilotage 13 6. 4  Expertises 13 6. 5

  Annexes 14 7.

EPFL – Audit de dépassement du coût du bâtiment ME

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Management summary 1.

Le projet de transformation des halles de mécanique (bâtiment ME) a débuté en 2008 et a fait l’objet d’un crédit d’investissement de CHF 55 millions voté en 2009. Par la suite, l’EPFL a consolidé ce montant par l’ajout du solde d’un crédit de relance d’environ 2.47 millions, augmentant le crédit AA à 57.47 millions, non compris CHF 11,5 millions pour les CFC 3 et 9 financés par l’EPFL. Suite à un appel d’offre, un contrat forfaitaire d’entreprise totale (ET) a été signé en 2011 avec la société

AG pour un montant d’environ CHF 51.7 millions. Le chantier a finalement débuté en septembre 2012 et se terminera en juillet 2015. Dès le dossier d’enquête publique, ce projet a subi de nombreuses modifications du programme des locaux. Tout d’abord, en 2012, les surfaces ont été augmentées suite à l’établissement d’un cahier des charges plus détaillé du CNP – centre de neuro-prothèse – comprenant l’ajout d’une animalerie. Ces modifications ont entraîné d’importantes plus-values au contrat jusqu’au printemps 2013. En mai 2013, suite à ces plus-values, les engagements ont dépassé le crédit d’investissement. En juin 2013, lors de la mise en service du bâtiment BI, réalisé par la même entreprise, plusieurs problèmes de conception importants liés au climat intérieur (surchauffe) et aux façades ont été constatés par l’EPFL. Devant ces difficultés, cette dernière a fait ajouter des ouvrants dans la façade du bâtiment ME, ainsi qu’un rafraîchissement des locaux. Peu après, en été 2013, suite à une décision stratégique de la direction de l’EPFL, il a été décidé d’ôter la raison même de la construction de ce bâtiment, soit le CNP, en le déplaçant ainsi que son animalerie à Genève, dans le Campus Biotech Geneva nouvellement créé. Ces deux phénomènes conjugués ont déclenché une situation chaotique au sein du projet et de ses intervenants (EPFL, utilisateurs, entreprise totale, sous-traitants) du printemps 2013 à l’automne 2014. Le nouveau programme des locaux n’a été communiqué par vagues successives qu’au début 2014, occasionnant de nouvelles plus-values conséquentes. Compte tenu de la communication tardive du programme des locaux, l’entreprise totale a revendiqué une indemnité de dédommagement. Pendant ce temps, en juillet 2014, les paiements ont dépassé le montant du crédit d’investissement. Le total des 17 avenants au contrat s’élève à environ CHF 25,7 millions. La cause principale est liée à l’évolution constante du programme entraînant des coûts supplémentaires pour un montant de plus de CHF 21.9 millions. En tenant compte de l’imputation sur les crédits CC et AA, des avenants à venir et d’une réserve pour négociation finale, nous prévoyons que le décompte final de cet objet sera situé dans une fourchette comprise entre CHF 73.3 millions et 75.5 millions, soit CHF 15.9 (+28%) à CHF 18.1 (+31%) millions par rapport au crédit AA de CHF 57.4 millions, respectivement CHF 27.6 millions (+53%) par rapport au contrat ET. La conséquence des variations programmatiques a en outre occasionné pour le moment une réserve de surface de 1'900 m2 sans programme précis. Pour aménager ces surfaces, l’EPFL a prévu un montant de réserve de CHF 4.95 millions sur le budget qu’elle finance pour les CFC 3 et 9. Le montant total des CFC 3 et 9 s’élève ainsi à CHF 13.98 millions, alors qu’il était initialement de CHF 11.5 millions. De façon générale, des lacunes sont à constater dans l’anticipation des coûts et le suivi financier de ce projet, aucun signal de déviation n’ayant été émis par l’EPFL, alors que la situation pouvait être anticipée. En outre, il n’existe aucune traçabilité de l’évolution du programme des locaux, ni des conséquences des décisions stratégiques prises par la direction. Un seul et unique procès-verbal de comité de pilotage a été rédigé sur l’ensemble de la durée du projet. Enfin, le mode de contrat mis en place, à savoir un contrat forfaitaire en entreprise totale, apparaît en totale contradiction avec la nécessité de pouvoir suivre l’évolution des besoins dans un environnement de recherche et de son impact sur le programme des locaux par des adaptations du contrat. Il serait certainement plus judicieux d’adapter le mode contractuel au type d’ouvrage à réaliser. De même, une plus grande responsabilisation des facultés par rapport à leurs demandes devrait être mise en place dans une forme à définir. Le respect des processus en relation avec le pilotage et le reporting des projets doit être systématique.

EPFL - Audit de depassement du cout du batiment ME

2. Mission, intervenants

2. 1 Mission de- SA

Le chantier de transformation des anciennes halles mecaniques de l'EPFL (ME) est en cours depuis septembre 2012 et la remise du batiment par l'entreprise totale est prevue en juillet 2015.

Au debut de cette annee, le Conseil des ecoles polytechniques federales (CEPF) instance de supervision des institutions du domaine des EPF, a ete informe par l'EPFL d'un depassement de coat important, de l'ordre de 30% du credit, soit un montant superieur a 20 millions.

Le CEPF souhaite connaitre les raisons de ce depassement important ainsi que les raisons d'une annonce si tardive.

2. 2 lntervenants

La mission est confiee a SA par le Conseil des ecoles ~echniques federales, represente par MM.------------•· respectivement de cette instance.

Du cote de l'EPFL, c'est la Vice-presidence Ressources et Infrastructures (VPRI) qui est en charge des batiments. Ce poste etait occupe par et, depuis le 01 .06.2013, par le Dr Andre Schneider.

Le service Demaine lmmobilier et Infrastructures (Q!D_, - -- · transformations et nouvelles constructions est dirige par ------Entin le chef de pro jet du service des batiments est - .

au quotidien les projets de

La faculte des Sciences techni ues de l'ingenieur (STI occupera une partie du ME et est representee par , qui est en charge de collecter les besoins des .. -.------

Pour la faculte des Sciences de la vie (SV) qui occupera l'autre partie du ME, c'est qui est responsable des infrastructures et est en charge de la collecte des besoins des utilisateurs.

L'entreprise totale retenue apres appel d'offres est la societe AG, representee par

.~--------, de la direction et , en tant que chef de projet

resp on s ab I e.

Remarques: a la demande du CEPF, n'a audite que le personnel de l'EPFL et n'a pas procede a une audition de I' entrepreneur total. Les intervenants des facultes n'ont pas non plus ete consultes.

3. Bases de travail

3. 1 Donnees de base

Pour etablir cet audit, a compile une liste des documents necessaires. Ceux-ci ont ete rassembles par le CEPF et rem1s a SA par e-mails, ainsi que sur une plate-forme documentaire de l'EPFL.

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Historique de l’évolution des coûts 4.

Crédit d’investissement 4. 1 Le crédit d’investissement relatif au bâtiment ME fait partie du message 2009 concernant le programme des constructions 2010 des EPF, il a été voté par le parlement le 29 mai 2009 et fait état d’un montant de CHF 55'000'000.- TTC. Dans la procédure interne, ce crédit s’appelle le crédit AA. Le document de référence suite à la votation est le « cahier de projet » du 28.07.2009 qui est signé par

en page 48. Ce cahier de projet faisait suite à l’établissement du mémoire d’avant-projet en mars 2009. Dans le même document, en plus du crédit susmentionné, un budget de CHF 12'000'000.- est prévu par l’EPFL pour les CFC 3 et 9 des bâtiments BI et ME pour le coût de l’ameublement et des équipements d’exploitation et scientifiques. Pour le bâtiment ME uniquement, il est de CHF 11'500'000.- TTC. Il faut encore noter que selon les procédures internes, un crédit d’étude de CHF 5'500'000.- TTC a été accordé avant l’obtention du crédit d’investissement, pour financer les phases initiales (crédit CC).

Les dates principales envisagées dans le cahier de projet sont : Cahier de projet Réalité Appel d’offres en entreprise totale : fév. – avril 2010 Début du chantier : sept. 2010 septembre 2012 Fin des travaux et adaptation du bâtiment ME : été 2013 été 2015 En plus du crédit d’investissement (crédit AA), l’EPFL propose d’affecter le solde d’un crédit de relance qui lui a été attribué, soit un montant complémentaire de CHF 2'470'708.20.- TTC. Ainsi le montant total du crédit de référence affecté à cet ouvrage est de CHF 57'470'708.20.- TTC, hors CFC 3 et 9 qui sont financés par l’EPFL.

Contrat 4. 2 Suite à l’organisation d’un appel d’offres qui s’est déroulé en 2010, un contrat d’entreprise totale a été signé avec l’entreprise AG en date du 11 mai 2011. Ce contrat, d’un montant forfaitaire total de CHF 62'675'640.- TTC pour les bâtiments BI et ME se décompose de la façon suivante : Première phase (crédit CC): BI + ME Dont ME (selon plan de paiement contractuel) Frais d’étude des bâtiments BI et ME, TTC : CHF 2'878'200.- CHF 2'374'550.- Deuxième phase (crédit AA): Bâtiment BI : CHF 10'464'552.- Bâtiment ME : CHF 49'332'888.- CHF 49'332'888.- Total deuxième phase TTC : CHF 59'797'440.- Le planning contractuel, pour le bâtiment ME, prévoit les étapes suivantes : Planifié Réalité Ouverture du chantier : 9 janvier 2012 septembre 2012 Achèvement du bâtiment : 18 novembre 2013 été 2015 Réception provisoire du bâtiment : 16 décembre 2013 Remarques : ce calendrier diffère de 6 mois avec celui envisagé à l’issue de l’appel d’offres, selon le courrier du 10 décembre 2010 de AG annexé au contrat (date de réception prévue : 31 juillet 2013). Les raisons de ce décalage ne sont pas identifiées.

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Avenants 4. 3 A ce jour, 17 avenants au contrat d’entreprise totale ont été signés pour un montant total de CHF 25'705'425.- TTC, dont l’EPFL attribue CHF 2'525'784.- TTC au crédit d’étude (crédit CC), et le solde, soit CHF 23'179'641.- TTC au crédit AA. La liste des avenants se trouve en annexe 1. Indépendamment de l’imputation au crédit d’étude ou au crédit AA, on peut distinguer 4 catégories principales d’avenants : 1. Les évolutions du programme, dont celles liées au projet mis à l’enquête, qui diffère de celui mis en

appel d’offres (avenants n°17, 18, 23, 24 et 25, pour un montant de CHF 14'056'761.-) et celles liées au départ du CNP et de l’animalerie (avenants n°29, 34, 39 et 40 pour un montant de CHF 7'857'403.-), soit un total de CHF 21'914'164.-

2. Les études complémentaires, y compris retards sur études (avenants n°37 et 38 pour un montant de CHF 2'103'173.-)

3. Les modifications techniques liées à la problématique de la façade et au rafraîchissement (avenants n°28, 35 et 36 pour un montant de CHF 1'177'375.-)

4. Les autres avenants pour un montant de CHF 510'713.-

4.3.1 Evolution du programme

Lors de l’analyse de l’historique des augmentations des coûts, il apparaît clairement que l’une des causes les plus importantes est la variation du programme des locaux des utilisateurs, soit des plus-values pour un montant total de CHF 21'914'164.- TTC. Il faut avoir à l’esprit que le bâtiment ME devait accueillir des locaux de deux facultés, soit la faculté des Sciences de la vie (SV) et la faculté des Sciences techniques de l’ingénieur (STI). Cette combinaison de deux facultés, nécessaires pour aborder la recherche des neuro-prothèses, a rendu la tâche d’élaboration du cahier des charges (programme des locaux) plus ardue que dans d’autres bâtiments. Par ailleurs, les processus internes à l’EPFL prévoient que chaque faculté élabore son cahier des charges, avec l’aide de son responsable des infrastructures interne, puis transmet celui-ci au DII, qui a pour tâche de le faire valider par la VPRI et de transmettre les éléments compilés à l’entreprise totale. Ce processus s’est bien déroulé ainsi, mais uniquement depuis les facultés vers le DII, sans retours auprès des facultés. Les facultés n’ont donc apparemment reçu aucune information quant aux coûts de leurs demandes, même si celles-ci sont prises en charge par l’EPFL. Le cahier des charges a été élaboré une première fois pour le lancement de l’appel d’offres en entreprise totale en 2010. Les premières modifications de projet sont intervenues bien après l’appel d’offres, au printemps 2012, au moment de l’élaboration du dossier de permis de construire. En effet, comme le montre la comparaison des surfaces et volumes faite par AG (annexe 2), le projet déposé à l’enquête est sensiblement plus grand que le projet faisant l’objet du contrat d’entreprise totale. Ceci est dû à la fois à l’intégration d’un cahier des charges plus détaillé et d’autre part à l’ajout de surfaces pour le CNP – Centre de neuro-prothétique –, comprenant notamment l’intégration d’une animalerie. Cette modification importante a donné lieu à de nombreuses discussions / tractations avec l’entreprise totale pendant près d’une année, et a abouti à la signature des avenants N°17, 18, 23, 24, puis N°25 le 25 mai 2013. En juillet 2013, suite à une décision stratégique de la présidence de l’EPFL, le programme des locaux lié au CNP a été déplacé du bâtiment ME à Genève dans le nouveau Campus Biotech Geneva.

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Tableau d’évolution du contrat et de ses avenants, avec imputation sur les différents crédits

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Cette disparition quasi complète du programme en cours de chantier, celui-ci approchant alors la fin du gros-œuvre, a certainement créé une grande incertitude dans les équipes et de profonds remaniements, un équipement aussi lourd que l’animalerie ayant disparu d’un jour à l’autre avec cette décision. Le nouveau programme des locaux a été ensuite communiqué par vagues successives au début de l’année 2014 : d’abord le niveau 2, puis les niveaux 0 et 1 de la faculté STI, enfin le niveau 3 et le solde du niveau 0, ainsi que des compléments pour le niveau -1. Ces grandes étapes d’évolution du cahier des charges n’empêchent pas de nombreuses demandes complémentaires intermédiaires des deux facultés, liées à l’engagement progressif de nouveaux professeurs et donc à la détermination définitive des besoins des utilisateurs. Ce processus incessant a été illustré et expliqué à l’expert par quelques exemples transmis par le chef de projet EPFL. A ce jour, selon les informations du chef de projet, il reste une surface disponible d’environ 1’900m2 (soit l’équivalent d’un demi étage sur les cinq que compte le bâtiment) qui ne dispose pas de cahier des charges précis. Pour finaliser ces surfaces, l’EPFL a prévu un montant de CHF 4'950'000.- dans le budget qu’elle finance (CFC 3 et 9), soit un montant de CHF 2'600.-/m2 suffisant selon le chef de projet pour aménager les raccordements scientifiques et le mobilier scientifique des laboratoires « standards » encore non précisés. Le montant total des CFC 3 et 9 s’élève ainsi à CHF 13'985'433.60, alors qu’il était initialement de CHF 11'500'000.-. Le document en annexe 3 précise l’emplacement de ces surfaces. Résumé des grandes étapes d’évolution du cahier des charges : Période Contrat /

Avenants M2 bruts

Cahier des charges provisoire (0)

2009 Approbation crédit investissement

14’900 (100%)

Cahier des charges AO (1) Mi 2010 Appel d’offres ET Contrat ET 17’540 (118%)

Cahier des charges avec CNP et animalerie (2)

Eté 2012 Dossier de permis de construire Démarrage chantier en sept. 12

N°17, 18, 23, 24 et 25

20’380 (137%)

Suppression du CNP et animalerie (3)

Eté 2013 Chantier en cours Gros-œuvre terminé en déc. 13

N°29

Cahier des charges avec nouveaux Discovery Learning Laboratory (3), transmis progressivement à l’ET

- Niveau 2 - Niveaux 0 et 1 - Niveau 3,

compléments niv 0 et niv -1

Février 2014 Mars 2014

Chantier en cours Aménagements intérieurs en cours

N°34 N°39 N°40

19’322 (130%)

4.3.2 Plus-values liées aux études complémentaires

Le montant des plus-values liées aux études complémentaires s’élève à CHF 2'103'173.- TTC. Comme on l’a vu plus haut, le cahier des charges a été en perpétuelle évolution. Lors des changements de programme, il a été question d’ajouter des bureaux au niveau 4, qui abritait uniquement les centrales techniques. Diverses études ont été faites à ce sujet, pour finalement abandonner cette perspective.

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De même, et sans doute pour les mêmes raisons d’évolution du cahier des charges, un décalage de 18 mois s’est créé entre le planning initial et le planning final, donnant l’occasion à l’entreprise totale de revendiquer une somme non négligeable pour « retards dans la programmation ». A noter que ces éléments sont cités pour la compréhension du déroulement, ils n’impactent cependant pas le crédit AA puisqu’ils ont été imputés au crédit CC. 4.3.3 Modifications techniques liées à la problématique du climat intérieur et de la façade

Le montant des plus-values liées aux modifications techniques s’élève à CHF 1'177'375.- TTC. Ce sujet est évoqué dans le courrier du 12 mars 2015 adressé par M. Schneider à M. Schiesser, Président du conseil des EPF, comme un élément central de la difficulté d’appréhender les coûts du projet. L’origine de l’appel d’offres fait que le projet du bâtiment ME est lié par un même contrat à celui de la transformation du bâtiment BI. Dans ce contexte, les difficultés rencontrées lors de la mise en service du bâtiment BI à mi-2013, relatives aux mauvaises conditions du climat intérieur (notamment la surchauffe), ont rendu l’EPFL méfiante à l’égard de SA et ses mandataires. Cela est vrai de la VPRI et du DII, mais sans doute également des futurs utilisateurs qui ont vécu ces difficultés ou en ont entendu parler. L’EPFL a alors décidé de prendre les devants et de demander une modification des façades du bâtiment ME (création d’ouvrants) et l’ajout d’un système de rafraichissement des bureaux, ceci dans le but de palier à d’éventuelles nouvelles erreurs. Quoi qu’il en soit, même si ces modifications s’élèvent à environ CHF 1'177'375.-, cela reste bien en dessous de la problématique de l’évolution du programme. L’impact en termes de relation avec l’entreprise totale et ses sous-traitants, ainsi que la très forte mobilisation des équipes du DII a certainement été bien supérieur à la conséquence financière finale. A noter que lors de la lecture des documents ou des auditions, il n’est pas apparu de problème notable de dimensionnement des installations CVCS à ce stade. Mais suite aux difficultés évoquées plus haut, l’entreprise totale a décidé de changer le bureau d’étude responsable des installations Chauffage – Ventilation.

Gestion des modifications de projet et des coûts 4. 4 4.4.1 Modifications On peut relever deux difficultés principales dans l’évolution de ce projet - La difficulté d’établir un cahier des charges en 2009 pour un bâtiment dont la construction débute en

2012 pour se terminer en 2015, alors que le thème central de cette réalisation était dévolu à des sciences en pleine évolution > contradiction entre la nécessité de figer un programme et celle de l’évolution constante et rapide des besoins des utilisateurs

- La seconde difficulté est liée à la décision stratégique de déplacer la raison même du bâtiment, le CNP, de Lausanne à Genève, en plein milieu du chantier

Le premier phénomène est récurrent pour des ouvrages liés à des sciences ou techniques en pleine évolution et existe dans d’autres domaines tels que l’hospitalier ou la pharma, même s’il est particulièrement aigu dans le cas présent. Le deuxième phénomène, soit la décision de déplacer la raison même du bâtiment, est à priori d’avantage dépendant d’une « opportunité » stratégique pour l’EPFL. Dans ce contexte, la gestion des modifications de projet a sans doute été plus ardue pour les protagonistes.

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Par ailleurs, le mode de contrat, à savoir un contrat forfaitaire en entreprise totale, est en totale contradiction avec la nécessité de suivre l’évolution du programme des locaux par des adaptations du contrat. Il en a résulté une difficulté supplémentaire pour les représentants de l’EPFL, la gestion des modifications, surtout de cette ampleur, étant extrêmement opaque dans ce type de contrat et ne pouvant être qu’en défaveur de l’EPFL d’un point de vue financier. 4.4.2 Coûts La gestion des coûts par l’EPFL, et notamment la prévision, est effectuée au moyen d’un tableau Excel ad hoc, ce qui est admissible du fait qu’il s’agisse d’un contrat d’entreprise totale avec donc un seul interlocuteur. La gestion des paiements avec le logiciel Argus est adéquate et n’appelle pas de commentaires. Nous n’avons pas reçu de document de reporting interne, récapitulant les coûts mais surtout les risques en fonction des stades d’avancement du projet et les décalages du planning, voir le stade d’avancement d’élaboration du cahier des charges. Nous n’avons pas eu connaissance de séances de reporting interne, hormis une seule séance COPIL le 18 avril 2013, dans lesquelles il est indiqué que l’EPFL coordonnerait l’avancement de l’élaboration du cahier des charges avec les utilisateurs, par exemple. 4.4.3 Reporting au CEPF Pour ce qui concerne le reporting annuel auprès du CEPF, nous avons pu consulter deux documents : - Reporting à fin 2013: après contrôle, nous constatons que les engagements mentionnés sont

inférieurs à notre propre constat, soit CHF 49'332'888.- TTC sur le document de reporting, et CHF 63'389'648.- TTC pour notre constat. De même, pour ce qui concerne les paiements, nous constatons que le montant indiqué est inférieur à notre propre contrôle soit CHF 35'193'565.- TTC sur le document de reporting contre CHF 38'696'000.- TTC pour notre constat

- Reporting à fin 2014: nous constatons que les engagements et paiements reportés sur ce document sont identiques à ceux de fin 2013, soit des engagements pour un montant de CHF 49'332'888.- TTC et des paiements pour un montant de CHF 35'193'565.- TTC. Selon nos tableaux de contrôle, à fin décembre 2014, les engagements se montaient à CHF 72'451'560.- TTC et les paiements à CHF 62'512'619.- TTC.

Processus, séances, organisation interne 4. 5 Le Domaine immobilier et des infrastructures (DII) dispose d’un manuel contenant un système de management pour ce service (version d’avril 2011). Outre la description de ce système, le document contient une liste des types de séances qui sont organisées pour la marche du service et le suivi des projets. En plus de la séance de direction stratégique (SDI), on y relève une séance opérationnelle (SQP) de fréquence mensuelle, dont l’objectif est « la direction et coordination opérationnelle des projets ». Dans les thèmes abordés y figurent la coordination des demandes de travaux par les facultés, ainsi que le suivi des projets. Nous n’avons pas eu connaissance des procès-verbaux de ces séances, qui auraient montré l’anticipation et le suivi de l’évolution du cahier des charges ou des coûts. De même pour la séance « comité de pilotage COP » qui a pour tâches le suivi des utilisateurs, la stratégie et le reporting. Dans la liste des 11 processus à suivre, nous avons relevé le processus N°6 qui concerne la construction et le démantèlement. En partie N°6/2 (p26) il est fait référence au contrôle de conformité pendant la réalisation, ainsi qu’à la notification en cas de déviation. Nous n’avons pas eu connaissance de notification de déviation dans le cadre de ce projet. Le processus N°4 (p23) est également concerné, il s’applique à l’établissement du programme et l’analyse des variantes. On y relève la consultation des utilisateurs, la proposition de programme et

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l’évaluation des variantes sous la responsabilité du DII, alors que la décision revient dans la compétence de la Vice-présidence.

Historique des engagements et des dépenses 4. 6

Les tableaux suivants indiquent l’historique des engagements ainsi que celui des dépenses.

Par recoupements entre les divers documents mis à notre disposition, nous pouvons établir la chronologie suivante : - En ce qui concerne les engagements, le crédit de CHF 57'470'708.20.- a été dépassé formellement

avec la signature de l’avenant n°23 le 2 mai 2013. En réalité, le dépassement a eu lieu le 22 mars 2013 avec la signature par l’EPFL de la fiche-question n°33 phase 3.

EPFL - Aud it de depassement du cout du batiment ME

Le proces-verbal de la seance COPIL du 18 avril 2013 rend bien compte de la situation financiere a cette epoque. En ce qui concerne les depenses, le credit a ete depasse formellement avec le paiement le 14 juillet 2014 de l'acompte «AC 26 mois 25 AR03-03 » d'un montant de CHF 1'112'400.-

4. 7 Fin des travaux, montant probable du decompte final

Le tableau de suivi de la gestion financiere par l'EPFL fait etat de divers montants encore a venir, pour un total de CHF 270'610.50 ITC. Ceci est corrobore par les indications contenues dans le proces-verbal n°109 de la seance technique du 19 mars 2015 entre l'EPFL et AG qui mentionne que les avenants n°42 (FQ53D), n°43 (FQ86b et 93) et n°44 (FQ73, 92, 87C) sont en cours d'elaboration.

Lors de la seance du 20 avril 2015 avec le chef de projet en charge du ME, le sujet de la fin des travaux a ete aborde et ii semble que les derniers elements de revendications de !'entrepreneur total soient sous controle. En outre, l'EPFL a prevu un montant d'environ CHF 595'000.- ITC comme reserve pour des plus-values diverses a negocier avec ce dernier.

Ceci fixe le montant inferieur de notre prevision de decompte final a CHF 73'316'341.05.- ITC

Le montant superieur de la fourchette se situe a CHF 75'520'000.- TTC et prend encore en compte les montants suivants (annexe 4) :

CHF 360'000.- pour les amenagements exterieurs CHF 760'000.- pour IGM Smart Building 1

CHF 1'083'950.75 de marge pour divers et imprevus

A des fins de comparaison, nous mettons en relation dans les tableaux ci-apres, la prevision de decompte final du batiment ME avec ceux de deux objets semblables.

Comparaison CFC 2 en CHF I m'

• Batiment ME concours • Batiment ME realise

• ETH ZUrich + •••••••

Tableau de comparaison des coats du CFC 2 en CHF I m3 On observe une difference de 47% entre le batiment ME realise et le batiment ME au stade de l'appel d'offres (concours). Par ailleurs, le batiment ME realise coQte 38% de plus que la moyenne des deux references.

1 IGM Smart building : d'apres les informations re~ues, ii s'agit d'un programme de recherche de l'EPFL visant a implanter des

capteurs dans le batiment pour suivre, par exemple, la deformation des structures ou la dynamique de deplacement des personnes dans le batiment

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EPFL - Audit de depassement du cout du batiment ME

Comparaison CFC 2 en CHF I m'

• Batiment ME concours • B1ltiment ME realise • ETH Zurich + ,-------

Tableau de comparaison des coats du CFC 2 en CHF I m2 On observe une difference de 47% entre le batiment ME realise et le batiment ME au stade de l'appel d'offres ( concours ). Par ailleurs, le batiment ME realise co ate 11 % de plus que la moyenne des deux references. La difference relevee entre la comparaison au m3 et celle au m2 vient du fait de la grande compacite du batiment ME par rapport aux deux autres references.

5. Synthese

Le projet du batiment ME a subi de nombreux aleas depuis les premieres estimations en 2008 jusqu'a aujourd'hui. Les informations financieres portees recemment a la connaissance du CEPF sont correctes, et font etat d'un depassement de credit de l'ordre de 30%. Si l'on s'en tient a I' evolution du contrat d'entreprise totale, ii s'agit cependant d'un depassement de 53%.

Cette situation est due a plusieurs causes dont on peut citer :

Un demarrage de projet trop tot, alors que le programme des locaux n'etait pas encore mar Des modifications incessantes du programme des locaux Un contrat d'entreprise totale a forfait non adapte aux multiples changements occasionnes, et qui a alourdi la facture Un reporting interne quasi inexistant, un manque de tra9abilite des decisions ou evolutions majeures du projet Une decision strategique de l'EPFL a mi 2013 de deplacer le centre de neuro-prothetique (CNP) a Geneve, au beau milieu du chantier du batiment Un probleme de dimensionnement des installations de rafraichissement et de conception de fa9ade du batiment Bl, qui a eu des repercussions sur le batiment ME

Neanmoins, le depassement du credit vote par le Parlement pouvait etre anticipe des le mois d'avril 2013, comme le montre le proces-verbal du 18 avril 2013, le seul etabli pendant ce projet, et aurait da faire l'objet d'un reporting interne puis d'une annonce au CEPF des cette date.

La situation chaotique qui a suivi la mise en service du batiment Bl a mi 2013, les negociations incessantes avec l'entreprise totale, la decision de l'EPFL de deplacer le CNP a Geneve, le manque d'informations ecrites au sein du 0 11 ainsi que le changement de personne a la tete de la Vice-presidence des Ressources et Infrastructures sont des elements qui peuvent expliquer la difficulte d'etablir une situation financiere claire et stabilisee a cette periode.

6. Recommandations pour le suivi des projets

Apres cet audit, ii nous apparai t que plusieurs elements pourraient etre ameliores dans !'organisation et le suivi d'un projet de ce type. Nous enon9ons ci-apres, quelques pistes de reflexion

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EPFL - Audit de depassement du coot du batiment ME

6. 1 Mode contractuel

Avec le recul, ii apparait clairement que le mode contractuel retenu pour la realisation de cet ouvrage est inapproprie. II serait plus judicieux d'adapter le mode contractuel au type d'ouvrage a realiser et lorsqu'il apparait que des elements importants vont encore evoluer, de s'orienter plutot vers un contrat a livre ouvert, avec ou sans montant plafond. Une variante avec realisation du gros-oouvre et de l'enveloppe a forfait et realisation des amenagements interieurs a livre ouvert pourrait egalement etre envisagee.

6. 2 Programme des locaux

L'etablissement du programme des locaux devrait etre plus formalise et faire l'objet d'approbations ecrites par les facultes. Par ailleurs, le processus inteme devrait etre complete par un retour des informations de coOts des demandes engendrees par les facultes, meme si finalement ii incombe a la VPRI de les valider. Cela aurait pour effet de mieux cerner les consequences financieres des demandes, d'ameliorer la trac;:abilite et de permettre une anticipation des coots de l'ouvrage.

6. 3 Organisation interne du 011, reporting

II existe bien un manuel immobilier qui decrit !'organisation du service Dll, mais son application semble lacunaire. II semble indispensable d'organiser au minimum une seance de coordination entre les divers projets dans laquelle sont passees en revue les difficultes techniques et financieres, en mettant un accent sur !'anticipation des problemes. Par ailleurs, un document de reporting interne des projets semble egalement indispensable, celui-ci devant mettre l'accent sur les taches en cours et a venir, les risques encourus, les mesures prises pour les eviter, et un resume de la situation financiere avec prevision du coot final probable. Les consequences des decisions strategiques de la direction de l'EPFL devraient faire l'objet d'une appreciation financiere en bonne et due forme, et le cas echeant une demande de credit complementaire devrait etre adressee au CEPF.

6. 4 Pilotage

Un projet de cet ampleur et de cette complexite (technique, evolution, etc.) doit etre pilote de maniere plus scrupuleuse afin de conserver en tout temps un regard sur la globalite du projet. Ce pilotage, effectue en interne ou bien externalise, serait un garde-fou precieux pour eviter toute mauvaise surprise et accompagner la communication des elements de reporting.

6. 5 Expertises

Les facultes peuvent avoir des programmes complexes auxquels les representants des utilisateurs et/ou constructeurs ne sont pas habitues. Les equipes internes du Dll pourraient avoir un role de controle davantage renforce, afin de securiser le projet a construire. Une autre solution serait d'avoir a disposition des experts techniques externes, capables d'analyser des coots, des modifications ou autres, sur demande du chef de projet.

- le 29 avril 2015

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EPFL – Audit de dépassement du coût du bâtiment ME

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Annexes 7.

Annexe 1, liste des avenants Annexe 2, comparaison des volumes SIA entre concours et mise à l’enquête Annexe 3, emplacement des surfaces non affectées à ce jour

Annexe 4, contrôle du suivi financier du bâtiment ME Annexe 5, tableau d’évolution du projet de 2008 à 2015

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Hochschule FTH-Rat

Conscil des ecoles polytechniques f.klerales CEPF

AUDIT DEPASSEMENT COUT batiment ME complement, 12 mai 2015

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Conseil des écoles polytechniques fédérales EPFL – Audit de dépassement du coût du bâtiment ME complément du 11.05.2015

  Complément du 11 mai 2015 2 1.  Demande complémentaire du CEPF 2 1. 1  Liste des avenants imputés à la « mission N°11-0144 » 2 1. 2

  Conclusion 3 2.

  Annexes 4 3.

EPFL – Audit de dépassement du coût du bâtiment ME

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Complément du 11 mai 2015 1.

Demande complémentaire du CEPF 1. 1 En date du 8 mai 2015, le Conseil des EPF a fait la demande à de rechercher les raisons qui ont conduit à l’utilisation du fonds N°11-0144 par l’EPFL. Le CEPF souhaite de plus savoir si ce fonds a bien été utilisé pour y imputer des éléments relatifs aux CFC 3 et 9, les fonds internes à l’EPFL ne pouvant être utilisés que dans ce but.

Liste des avenants imputés à la « mission N°11-0144 » 1. 2 Selon le tableau en annexe 4 du rapport de l’expert, il apparaît que plusieurs avenants au contrat de l’entreprise totale ont fait l’objet d’une répartition entre le fonds N°3419.1038.AA (crédit d’investissement) et le fonds EPFL « mission 11-0144 ». Après les entretiens avec le DII, il apparaît que les engagements reportés dans la colonne « mission 11-0144 » sont en réalité des éléments relatifs au CFC 2. Cependant dans une volonté de mettre en évidence auprès de la présidence de l’EPFL l’importance des modifications engendrées par l’arrivée du CNP dans le bâtiment ME, le DII a décidé, dès fin 2011, de subdiviser le CFC 2 - bâtiment entre : - Un montant principal dédié à l’enveloppe du bâtiment, la structure porteuse, les centrales de

production CVSE et les distributions techniques principales d’une part - Un montant secondaire chiffrant la distribution technique horizontale des CVSE dans les divers

niveaux d’autres part

Bien que faisant intégralement partie du CFC 2 - bâtiment, tel que nous l’a confirmé le chef de projet, la distribution technique horizontale a été regroupée sous l’appellation « CFC 3 – construction spécifique » lors des paiements et imputée au fonds N°11-0144. Selon notre compréhension, l’appellation « CFC 3 – construction spécifique » permettait en outre d’imputer des montants sur un fonds interne à l’EPFL, cette dernière n’ayant pas l’autorisation de procéder à des paiements relatifs au CFC 2. Pour mémoire, ne devrait être imputé au CFC 3 « équipements d’exploitation et scientifiques », que le raccordement vertical allant de l’arrivée de la distribution technique horizontale en plafond jusqu’aux paillasses des laboratoires. C’est bien ce qui a été devisé par l’EPFL dans le tableau en annexe 4 page 2/2 du rapport de l’expert, et pour lequel un autre fonds EPFL N°15-109 a été récemment ouvert. Le tableau ci-dessous donne le détail des avenants concernés et de leur imputation (engagements) : Montant total Dont sous

11-0144% imputation sous 11-0144

Contrat de base 49'332'888.00 3'097'922.22 6.3%Avenant 23 8'560'433.72 3'807'433.72 44.5%Avenant 25 1'180'842.06 374'793.76 31.7%Avenant 29 -2'728'972.83 -2'519'748.00 92.3%Avenant 34 5'141'684.03 5'141'684.03 100.0%Avenant 39 910'961.16 866'961.16 95.2%Avenant 40 4'533'730.95 4'533'730.95 100.0%Avenant à établir 78'618.50 78'618.50 100.0%Avenant à établir 80'000.00 80'000.00 100.0%Avenant à établir 50'000.00 50'000.00 100.0%Réserve pour négociations finale 594'902.33 334'061.36Total TTC 15'845'341.05

EPFL - Audit de depassement du cout du batiment ME

Pour les avenants N°23, 25, 29 et 39, les montants imputes sur le fonds N°1 1-0144 ont ete quantifies par l'entreprise totale et correspondent bien a la distribution technique horizontale des CVSE, comme nous l'a confirme le chef de projet.

Pour les avenants N°34 et 40, !'imputation a 100% au fonds N°11-0144 indique clairement que ce dernier est utilise pour le paiement d'avenants qui depassent le montant du credit d'investissement de CHF 57.47 millions.

II en va de meme pour les futurs avenants a etablir.

En parallele, le fonds N°11 -0144 a ete extourne en decembre 2012 d'un montant de CHF 3 millions au profit d'un second fonds interne N°10-0140. En plus des CHF 3 millions ci-dessus, ayant servi au paiement d'un acompte a l'entreprise totale, deux autres paiements pour un total de CHF 50'901 .80 pour l'achat de mobilier ont egalement ete effectues sur ce dernier fonds en 2012.

A signaler que l'acompte de CHF 3 millions verse a fin 2011 a l'entreprise totale (annexe 2) ne fait pas partie du plan de paiement contractuel. Selon les infos du 0 11, ii s'agirait d'une avance pour prestations futures, etablie par l'entreprise a la demande de l'EPFL afin de beneficier de fonds qui auraient expires en fin d'annee. Cet acompte fait reference au « CFC 3 equipement » dans son libelle, mais est impute par le 011 au CFC 291 , poste reserve aux paiements a l'entreprise totale dans la comptabilite Argus.

Par la suite ii n'y plus d'operation sur ce fonds jusqu'en 2014. Pour la plupart des paiements sur le fonds N°11-0144, !'imputation d'une partie du montant au CFC 3 est recapitulee dans un tableau ad hoc etabli par le service financier, hormis pour l'acompte N°17 qui fait egalement reference au CFC 3 dans le tampon de controle.

Le detail des paiements et de leur imputation sur les differents fonds est recapitule dans un tableau de controle des paiements tenu par le 0 11 (annexe 3).

2. Conclusion

Apres verification , ii s'avere que le fonds « mission 11-0144 CFC 3 construction specifique » a ete util ise a tort pour payer des travaux relatifs au CFC 2 - batiment.

L'appellation « CFC 3 » permettait a la comptabilite de l'EPFL de regler ces montants sur un fonds interne, cette derniere n'ayant pas l'autorisation de depasser le credit octroye AA de CHF 55 millions.

Pour des raisons inexpliquees, un deuxieme fonds interne N°10-0140 a ete cree en 2012 pour extourner un premier acompte verse a l'entreprise totale afin d'utiliser un budget annuel complementaire mis a disposition par la confederation.

Au 31 mars 2015, les engagements sur les fonds « CFC 3 construction specifique » se montaient a CHF 15'845'341 .05. A la meme date, les paiements sur ces memes fonds s'elevaient a CHF 9'074'636.75.

Entin, en 2015, un autre fonds interne a ete ouvert, le N°15-105, pour le paiement des factures liees au montant de CHF 11 .5 millions devolu aux CFC 3 & 9 relatifs a l'ameublement et aux equipements d'exploitation et scientifiques.

- le12mai 2015

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Annexes 3.

Annexe 1, évolution des paiements du contrat ET y compris avenants Annexe 2, avance pour prestations futures du 16 décembre 2011 Annexe 3, tableau de suivi des paiements par l’EPFL Annexe 4, document d’ouverture du fonds N°10-0140 Annexe 5, document d’ouverture du fonds N°11-0144