Organiser facilement son

activité avec Trello

Atelier de présentation

Mercredi 17 Septembre 2014

- CCRE35 Rennes –

Ce dont nous allons parler…

Lorsque l'on crée son activité, un point crucial est l'organisation.

C'est n'est pas toujours évident de se rappeler tout ce qu'il y a à faire, de suivre ses dossiers, tout en gérant les urgences.

Et pourtant, il existe des méthodes d'organisation et des solutions simples pour se faciliter le quotidien.

Et quand on peut en plus s'appuyer sur un logiciel comme Trello, cela deviendrait presque ludique !

Sommaire

1. Lorsque l’on crée son activité…

2. Des méthodes et solutions simples

3. TRELLO : et s’organiser devient facile

Conclusion : notre projet

Prospection

Production

Communication Veille

Formation

Administratif

Préparation Vente

1. Lorsque l’on crée son activité…

Le cercle vicieux de la désorganisation

Encombrement

Enervement

EparpillementStress

Désorganisation

2. Des méthodes et solutions simples

a. La méthode des post-its

Créée par David Allen, c’est la base de nombreuses méthodes d’organisation.

b. En s’inspirant de la méthode GTD

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Pour faire simple…

COLLECTER

TRIER

AGIR

L’idée de base est de matérialiser toutes les tâches à accomplir, afin qu’elles

n’encombrent plus la tête.

La phase que nous allons privilégier aujourd’hui est la première étape : la

COLLECTE, autant des objets et documents, que de tous les « il faut » qui

tournent dans nos têtes.

La collecte des documents

Documents

Transmettre Jeter Classer

Système de classement

Système de référence

Faire En attente

En attente En cours Un jour peut-être

Le principe de base : matérialiser physiquement chacune de ces zones

La collecte des tâches mentales

Dans ma tête…

Listes des actions par contexte

Téléphone Mail Internet Sans internet …

Listes de projets

A détailler

Le principe de base : noter TOUT ce qui encombre la tête,

et être SUR de REVOIR ces listes.

Mise en application

A faire En cours Terminé

Cette technique née dans les usines Toyota a été rendue facile d’utilisation pour tous. Le livre de Pierre MONGIN en est une belle illustration.

C. En s’inspirant de la technique du Kanban

On peut ajouter des colonnes en fonction des besoins

Limiter le nombre de « en cours » pour pouvoir les mener à bien

Mise en application

d. Avantages et inconvénients

Méthode GTD simplifiée Avantages :

1. Une vision exhaustive de ce qu’il y a à faire

2. Facilité de mobiliser les tâches en fonction du contexte

Inconvénient : la vision globale et les priorités n’apparaissent pas

Kanban Avantages :

1. Une vision globale permettant la gestion des priorités

2. La visualisation de l’avancement

Inconvénient : ne permet pas la vision des détails

3. Et s’organiser devient facile

Pourquoi pas une simple TODOLIST ?

Pour partager avec nos équipes

Pour une approche plus visuelle

Pour pouvoir décrire, ajouter des étapes à cocher, voter pour…

Pour ajouter une pièce jointe à une tâche, pointer une url…

Pour recevoir des notifications

Pour gérer nos tâches sur nos applications mobiles

Des principes simples et efficaces

1. Visualiser votre travail2. Limiter la quantité de travail en cours

Les listes

Trello est une application de gestion de projet Web gratuite basée sur la méthode kanban permettant de créer des listes de cartes représentant des tâches.

Les cartes : les tâches à effectuer

Dans Trello, les projets sont représentés par des listes de cartes correspondant à des tâches.

Les cartes progressent d’une liste à l’autre (drag-and-drop), jusqu’à ce que la tâche soit accomplie et que la carte soit archivée.

Les cartes : principales fonctionnalités Ajouter une description

Ecrire des commentaires

Assigner des libellés (labels)

Assigner les tâches à des membres

Ajouter une liste de tâches (checklist). Très pratique pour diviser une tâche en petits morceaux

Ajouter une date d'échéance (due date)

Attacher des pièces jointes (attach file)

Déplacer, s'abonner, ou archiver la carte-mais aussi la copier, l'imprimer, l'exporter en JSON, obtenir un lien, ou la supprimer.

La vue calendrier

Une vue calendrier permet de visualiser les cartes selon leurs dates d'échéances.

d. Avantages et inconvénients

Utilisation de TRELLO Avantages :

1. La possibilité d’allier à la fois la vision globale et le détail

2. La possibilité de visualiser l’avancement des tâches

3. Un système fiable pour gérer les priorités

4. Un côté ludique très agréable !

5. Et c’est gratuit…

Pour aller plus loin…

Un projet commun

- Karine BARBE -Les Jardins du Web

Spécialisée dans la formation sur les logiciels libres, Karine a toutes les compétences nécessaires pour vous initier à Trello

- Marie de La RIVIERE -La Maison de l’Organisation

Spécialisée dans l’organisation personnelle, Marie a toutes les compétences nécessaires pour vous accompagner dans la mise en place de votre propre organisation

Une formation en 1 journée pour…

Prendre du recul sur son organisation personnelle

Mettre au clair les notions de urgence, importance, priorité,…

Concevoir son propre système d’organisation

Concevoir les éléments de Trello à mettre en place

Apprendre à utiliser Trello

Les bénéfices :

Un temps mieux utilisé

Plus de sérénité

Du temps dégagé pour vous recentrer sur le cœur de votre activité

Contacts :

- Karine BARBE -Les Jardins du Web

Mail : kbarbe@lesjardinsduweb.com

Tel : 02 90 22 37 12

www.lesjardinsduweb.com

- Marie de La RIVIERE -La Maison de l’Organisation

Mail : mlr@lamaisondelorganisation.fr

Tel : 02 99 62 26 32

www.lamaisondelorganisation.fr