Atelier n°3 : Quels impacts sur les directions des RH de ... · Quels impacts sur les directions...

24
Atelier n°3 : Quels impacts sur les directions des RH de la mise en place de coopérations hospitalières L’exemple de l’AP-HP Congrès de la FHF Ile de France 10 juin 2014 Marion BOUSQUIE, DRH GHUPSSD Emilie LEBEE, DRH adjointe GHUPSSD

Transcript of Atelier n°3 : Quels impacts sur les directions des RH de ... · Quels impacts sur les directions...

Atelier n°3 :

Quels impacts sur les directions des RH

de la mise en place de coopérations

hospitalières

L’exemple de l’AP-HP

Congrès de la FHF Ile de France

10 juin 2014

Marion BOUSQUIE, DRH GHUPSSD

Emilie LEBEE, DRH adjointe GHUPSSD

2 2

Pour modifier les textes :

Menu « Affichage »,

« Masque », « Masque des

diapositives ».

Cliquer dans le bloc texte.

Modifier le texte.

Hôpitaux Universitaires

Paris Seine Saint Denis

Avicenne

Bobigny

René-Muret

Sevran

Jean-Verdier

Bondy

3 3

Les chiffres clés du GH

Dimension : 553 lits de médecine ; 184 lits de chirurgie ; 58 lits

d’obstétrique ; 303 lits de SSR ; 170 lits de soins de longue

durée.

Effectifs : 480 professionnels médicaux, plus de 3600 personnels

non médicaux, dont 79% soignants

Budget : Dépenses d’exploitation: 330 millions

Masse salariale : 157 500 000

4

Les pôles du Groupes Hospitalier

Pôle Femmes Enfants

Pôle Activités Cancérologiques Spécialisées

Pôle Activités Interventionnelles, Ambulatoires et

Nutritionnelles

Pôle Accueil, Urgences, Imagerie

Pôle Médecine Spécialisée et Vieillissement

Pôle Biologie et Produits de santé

Tous les pôles sont tri sites

ETPR moyen des pôles : de 300 ETPR à 800

4

5

La fonction RH à l’AP-HP : le Siège

Le département des effectifs, des métiers et de

la prévision

Le département du développement

professionnel

Le département des cadres dirigeants

Le département de la gestion des personnels

Le département des relations sociales et des

conditions de travail

Le centre de formation et du développement

des compétences

6

La fonction RH à l’AP-HP : le Siège

L’AP-HP a fait le choix de mutualiser les fonctions à forte

expertise (Centre de service partagé) :

- Gestion des retraites

- Facturation des accidents de travail

- Allocation de retour à l’emploi

Les autres directions du Siège apportent une expertise sur des

domaines pointus comme les affaires juridiques

7

8

La fonction RH à l’AP-HP : le Siège

Les points forts à l’échelle de l’AP-HP :

Equité de traitement des situations individuelles

Gains en productivité

Expertise métier renforcée

Les points forts pour les groupes hospitaliers :

Les équipes RH locales se recentrent sur des missions moins

techniques : management pour les cadres et accueil / information

pour les gestionnaires

9

La fonction RH à l’AP-HP : le Siège

Les limites pour les groupes hospitaliers :

Risque d’une déqualification des équipes qui nécessite une

vigilance quant au maintien des compétences (retraite)

Pouvoir disciplinaire : manque de crédibilité de la Direction locale

(sanctions du 1er groupe)

Concurrence entre les GH (concours, processus d’affectation

dans le cadre de la promotion professionnelle)

Marge de manœuvre limitée sur les recrutements (contractuels)

Pas de mutualisation sur le sujet dialogue social : instances

centrales empilées sur les instances locales

10

La fonction RH sur le Groupe Hospitalier

L’historique :

Constitution du GH en janvier 2011 mais maintien d’un service RH

par site jusqu’à l’été 2011

Dossiers actifs :

- 1800 à Avicenne

- 1200 à Jean Verdier

- 850 à Renée Muret

Equipe : 24 ETP

11

La fonction RH sur le Groupe Hospitalier

Le choix de la mutualisation :

- Processus de gestion non homogènes à l’échelle du GH qui

posait un problème dans le contexte des pôles multi-sites

- Risque identifié dans le process de gestion paye

- Opportunité liée au départs de gestionnaires

12

La fonction RH sur le Groupe Hospitalier

Les objectifs de la réorganisation :

- Créer un centre de service partagé : département de la gestion,

carrières et rémunérations pour le GH

- Maintenir un service local RH sur les 3 sites pour répondre en

première intention aux agents

- Harmoniser la gestion à l’échelle du GH dans un contexte de

délégation de gestion aux pôles

13

La fonction RH sur le Groupe Hospitalier

Les domaines regroupés :

- Carrières et rémunérations

- Présence au travail et mouvements

- Développement professionnel et formation : plan de formation

local, concours, frais de déplacement, indemnités de départ

volontaire, CFP

- Suivi des effectifs et du contrôle de gestion

- Prévention des risques professionnels et amélioration des

conditions de travail

14

15

Département carrière et rémunération GH :

14 ETP de gestionnaires sur Avicenne avec :

- des binômes par pôles

- un binôme sur les secteurs hors pôle

- deux gestionnaires dédiés à la gestion des AT

- deux gestionnaires sur les disponibilités et détachement.

- un gestionnaire chargé des dossiers de rétablissement (retraites)

Jean Verdier et René Muret :

Deux adjoints administratifs, une assistante et un secrétaire

technique du CHSCT par site

16

Gestionnaires GH Gestionnaires sites

Recrutement •création de dossiers lors

des recrutements,

•récupération des pièces

du dossier administratif

Gestion de carrière

•production de décisions,

•Gestion centralisée des

agents en disponibilité et

détachement

•Information aux agents et

classement dans le DA

Arrêts maladie

•vérification du transfert

dans HR, contrôle de

paye et lien avec le comité

médical

•saisie des arrêts de

travail dans le logiciel de

gestion du temps

Accidents du travail

•Gestion du dossier AT en

lien avec la commission

de réforme

•Classement provisoire

dans l’attente de la

consolidation

•Récupération du

formulaire de déclaration

•Information de l’agent

17

Gestionnaires GH Gestionnaires sites

Heures supplémentaires

•Suivi des heures

supplémentaires et des

variables de paye

•récupération des pièces

du dossier administratif

Evaluation - notation

•Campagne unique GH •Notation : campagne,

récupération des

notations, saisie sous HR,

signature agent et

classement

CAP •Centralisation et lien avec

la DRH AP-HP

•Vérification des notations

Retraite

•Elaboration de la décision

de radiation

•Suivi du cycle de

validation

•Transmission du

formulaire à l’agent

•Envoi du dossier au CSP

•Information de l’agent et

transmission de l’arrêté de

radiation

•Prime de service

•Attestation, formulaires

•Distribution des fiches de

paye

18

La fonction RH sur le Groupe Hospitalier

Les points de vigilance : l’exemple des heures

supplémentaires

- Localement, jusqu’en mai 2014, les gestionnaires récupéraient les

fiches individuelles de suivi des heures supplémentaires et les

gestionnaires GH saisissent en paiement et assurent le suivi global du

quota annuel par agent

- Difficultés identifiées :

Entre les gestionnaires GH et site, pas de partage d’information

informatisé et risque d’erreur.

En lien avec les pôles : pas de possibilité de suivre leur enveloppe

déléguée.

- Action mise en œuvre : création d’un tableau de suivi informatisé

partagé qui couvre tout le circuit de la demande d’heure

supplémentaire jusqu’au paiement

19

La fonction RH sur le Groupe Hospitalier

Organisation de la DRH en lien avec les pôles :

- Un contrôleur de gestion GH

- Chaque responsable RH de site (AAH) est référent de deux pôles

cliniques pour garder un lien GH au-delà du rattachement au site

=> Rôle : suivi des mouvements, instruction des demandes de

recrutement, suivi des effectifs en lien avec les outils de suivi RH

transmis mensuellement

20

La fonction RH sur le Groupe Hospitalier

Le pôle amélioration des conditions de travail :

- Deux experts GH coordonnant les trois documents uniques :

prévention des TMS et prévention des RPS

- Un chargé des conditions de travail par site (liens avec les

CHSCT, DISERP, protocole handicap, CLACT…)

- Leur action s’inscrit dans un réseau coordonné par le siège.

21

La fonction RH sur le Groupe Hospitalier

Développement professionnel et formation :

- Un responsable GH

- Une chargée du développement des ressources humaines

(accompagnement des restructurations, des mobilités

individuelles)

- Trois assistants formation GH

- Le Siège centralise l’offre de formation institutionnelle

22

La fonction RH sur le Groupe Hospitalier

Dialogue social :

- Un CTE présidé par la Directrice du GH

- Un CHSCT par site présidé par le Directeur de site (20 séances

par site et par an, 1 à 2 expertises par site)

- Coordination entre les instances au niveau de la DRH

- Rôle important des responsables RH de site à Jean Verdier et

René Muret dans le dialogue avec les partenaires sociaux.

23

La fonction RH sur le Groupe Hospitalier

Bilan à deux ans :

- Ressenti de perte de réactivité sur les sites de Jean Verdier et

René Muret par les agents et les représentants du personnel

- Sécurisation des processus de gestion RH et homogénéité de

traitement des situations individuelles

- Satisfaction de l’équipe RH après une année d’ajustements

24

La fonction RH sur le Groupe Hospitalier

Axes d’amélioration :

- Sécurisation du circuit des recrutements et dynamisation de la

mobilité interne au GH

- Amélioration des outils de délégation de gestion et montée en

compétence des pôles

- Renforcer le partage d’information entre les sites

- Formaliser les process RH dans un contexte de préparation à la

certification des comptes