Atelier gestion du temps et des priorités au CCRE 35 24/10/2012

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Atelier conférence d'une heure sur le thème de la gestion du temps et des priorités auprès d'un public de créateurs d'entreprises à Rennes.

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  • 1. SORGANISER POUR GAGNER EN EFFICACIT ET SRNIT24/10/2012 OrganiZen Laure DUFOURG

2. LAURE DUFOURG ORGANIZEN ESPACE & TEMPS Jaccompagne les indpendants et TPE dans leurorganisation quotidienne : Amnagement fonctionnel des locaux Assistance administrative Communication Formation professionnelleUN PARTENARIAT CONFIANCE SUR LE LONG TERME24/10/2012 OrganiZen Laure DUFOURG2 3. GERER MON TEMPSOrganiZen Laure DUFOURG 4. DEROULEMENT1. PRENDRE2. ADOPTER UNECONSCIENCE DE MAMETHODE ET DESSITUATION ET DE MON OUTILS QUI MECOMPORTEMENTCONVIENNENT 3. MAFFIRMER SEREINEMENTDANS MON QUOTIDIEN OrganiZen Laure DUFOURG 5. LES CHRONOPHAGES EXTERNES Les appels tlphoniques imprvus ou trop longs, Les bavardages ou commrages, Les runions trop frquentes ou trop longues, Les runions et entretiens mal prpars, Les interruptions par les collgues, par les clients Les visiteurs qui arrivent limproviste, Les conflits mal grs qui durent, Le manque dinformations, La mauvaise organisation des autres, Les dmarches administratives trop longues, Les urgences, Les papiers ou messages sans intrt. OrganiZen Laure DUFOURG 6. LES CHRONOPHAGES INTERNES Le perfectionnisme et les dtails excessifs. Le manque de planification / danticipation. Le manque dordre et de classement. La difficult comprendre le changement. Le manque de comprhension des informations. La difficult dire non. La fatigue, le stress. La difficult prendre une dcision. La procrastination. La dlgation inverse. Le manque de rigueur. OrganiZen Laure DUFOURG 7. LES AVANTAGES CACHES DUNEMAUVAISE GESTION DU TEMPSIls sont souvent inconscients : la reconnaissance : renvoie limage valorise dune personnetrs active. ladrnaline : besoin durgence et de stress pour avoir lesentiment de rattraper le temps perdu. la fuite : permet dchapper aux obligations, aux situationsdsagrables. OrganiZen Laure DUFOURG 8. FREINS ET PEURStes-vous prts changer? A remettre en cause voshabitudes ? Celui qui ne veut pas faire trouve des raisons, celui qui veut faire trouve des moyens OrganiZen Laure DUFOURG 9. ME FIXER DES OBJECTIFS OrganiZen Laure DUFOURG 10. - Voudriez-vous me dire, sil vous plait, quel chemin je dois prendrepour men aller dici ? - Cela dpend largement de l o vous voulez aller - Peu mimporte - Alors le chemin que vous allez prendre na pas dimportance change entre Alice et le Chat du Cheshire, Alice au pays des merveilles.Et vous, o voulez-vous aller ?OrganiZen Laure DUFOURG 11. DEFINIR MES OBJECTIFS Un objectif reprsente un but atteindre sur lequel jemengage. Il est formalis par un verbe daction. Il peut tre scind en sous-objectifs : les actions (tapes)pour atteindre lobjectif final.OrganiZen Laure DUFOURG 12. LA METHODE SMARTS - SPECIFIQUE : prcis, simple, formul de manire positive (Je veux)M MESURABLE : qualit, quantit, temps, argentA ATTEIGNABLE : motivant, appropriR REALISTE : moyens, comptences,T TEMPOREL : dat dans le temps, avec une chance et des objectifs intermdiaires OrganiZen Laure DUFOURG 13. PLANIFIEROrganiZen Laure DUFOURG 14. CYCLE DEFFICACITE SUR UNEJOURNEEConclusion :> les tches les plus difficiles etcomplexes sont planifier lematin.(Pas de runion avant 11H, pas delecture de mails larrive).> Entre 14h et 16 h :prfrer les travaux deroutine.> En fin de journe, privilgierle relationnel, les contactssociaux. OrganiZen Laure DUFOURG 15. CYCLE DEFFICACITE SUR UNE HEUREValeur de rendement de la concentration sur une heure (moyenne) Conclusion : > Faire des pauses toutes les heures, mmes courtes. > Travailler trop longtemps nest pas efficace (pas plus dune heure en continu).05/04/2011OrganiZen Laure DUFOURG 16. PLANIFICATIONPlanifier est indispensable pour agir en fonction des sesobjectifs et non en fonction des sollicitations.Planifier implique de garder de la souplesse pour pouvoir,au fur et mesure, ajuster au mieux lusage de son temps ses objectifs mais aussi aux imprvus.> Rester ferme sur ses objectifs tout en tant souple auquotidien.OrganiZen Laure DUFOURG 17. PLANIFIERMETHODE NERACN NOTER les tches accomplirE ESTIMER les duresR RESERVER DU TEMPS pour limprvu (40% 60%).A ARBITRER par prioritC CONTROLEROrganiZen Laure DUFOURG 18. ETABLIR LES PRIORITESEn classant les tches selon leur priorit, on sassure de : travailler uniquement sur les tches importantes ou ncessaires, traiter les affaires selon leur degr durgence, se concentrer chaque fois exclusivement sur une tche, atteindre les objectifs dans les meilleures circonstances, viter de laisser les tches inacheves.>>> Prioriser limportant lurgentOrganiZen Laure DUFOURG 19. ETABLIR LES PRIORITESPREPARATION DE LAVENIRPROBLEME> A PLANIFIER> A FAIRE EN PRIORITEINTERRUPTIONDISTRACTION> A DELEGUER> ANNULER OrganiZen Laure DUFOURG 20. OPTIMISER SON ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL 1 En entreprise, on perd heure par jour chercher6 des informations, documents, objets, etc soit semaines par an . OrganiZen Laure DUFOURG 21. OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL05/04/2011OrganiZen Laure DUFOURG 22. SYNTHESE1. Me librer la tte des choses faire dans des listes au fur et mesure.2. Chaque soir, planifier la journe du lendemain3. Chaque jour : un temps de rangement4. Chaque fin de semaine : un temps de planification et de rflexion. OrganiZen Laure DUFOURG