Atelier Billetterie

22ème

forum Sirius - 11 et 12 mars 2019 - Lyon

Atelier

Optimisez votre utilisation de Sirius Des outils, des trucs et des astuces

Le contexte, secret d'une session réussie

Présentation des possibilités qu'offre un contexte personnalisé et "idéal".

Cette présentation va être faite d’une manière un peu rapide , de manière à vous montrer des

possibilités.

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►Des couleurs sur le calendrier

les séances peuvent être notifiées d’une couleur que vous pourrez paramétrer selon votre

goût mais surtout en fonction du critère de votre choix : selon leur activité, séances scolaires

ou jeune public, séances à marquer spécialement, selon le lieu de représentation, le type de

production, ouvertes à l'abonnement, etc.....

C'est dans le paramétrage saisonnier qu'on va associer une variable Couleur aux séances

qu'on veut différencier dans le calendrier.

Paramétrage au niveau de la séance (ici le code html de la couleur souhaitée)

Couleurs que vous retrouverez dans votre grille d’abonnement (qui peuvent être

agrémentées de colonnes, avec des titres qui vont respecter les différents contrôles)

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Des informations accessibles depuis le calendrier

Sur ce calendrier, vous pouvez avec un clic droit avoir accès à des informations

paramétrées sur chacune des séances,

Idéal pour faire circuler aisément une information : visibilité, durée, bords de scène, sous-

titrage, avertissements, recommandations d'âge...

Comment ? Les informations à faire figurer dans l'info-bulle du calendrier se paramètrent depuis l'onglet Divers du paramétrage non saisonnier.

Exporter en un clic les informations à l'écran

Pensez également à l’icône Excel qui vous permet en 1 clic d’envoyer cet état des places

sous forme de tableau. Cette fonction est également accessible depuis les états affichés

dans Sirius.

Sur les plans de salle, vous avez également la possibilité de notifier des informations ou

alertes liées à votre paramétrage. (Variable Infospec du paramétrage)

Comment ? (Variable Infospec du paramétrage)

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Comment ?

Depuis le Menu Fenêtre Plan de salle, associez chaque réserve à une couleur.

Astuce

Possibilité d'afficher une réserve même si plus aucune place dedans pour avoir en un clic la liste des réservations

prises dans cette réserve.

Sur le côté droit de votre plan, vous avez accès à l’état des réserves que vous aurez défini

selon certaines couleurs.

►Sur la liste des commandes,

Vous pouvez cocher Actualisation dynamique pour une mise à jour en temps réel des icônes du statut des commandes.

vous pouvez maintenant voir directement et de manière claire :

Les personnes notifiées VIP ou PSH (via le fichier)

Mais aussi, de même que l’on peut associer un drapeau automatique à la prise de

commandes pour certaines fiches, on peut également associer un TAG L’avantage

est que celui-ci sera visible à partir de la liste des commandes

Vous pouvez également cocher Actualisation dynamique pour une mise à jour en temps réel des icônes du statut des commandes.

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►La commande rapide, un tableau de bord à disposition

La commande rapide va vous permettre de travailler dans un seul et même « contexte »

préparé pour optimiser les différentes missions inhérentes à la billetterie.

Pour la vente, vous aurez préparé différentes touches pour les tarifs, l’intérêt est que

seuls les tarifs accessibles sur la séance seront cliquables.(tarif Réduit avec déroulé

des tarifs secondaires)

Les différents moyens de paiement : Prélèvements sepa, contremarques spécifiques...

Des filtres sur les commandes mémorisés et associés à l'édition d'un état

Des états :

Facture avec note dans la commande

Confmail idem

Un pavé avec l’affichage des données choisies de la Fiche client, ce qui permet

d’avoir immédiatement une visibilité sur les données du client et possibilité de saisir

des modifications directement. Possibilité également de créer une alerte sur certains

champs (ex : NPAI), ou éventuellement si certains éléments indispensables pour

vous ne sont pas renseignés.

Nouveau Affichage de la date de création et modification de la commande, ainsi

que le commentaire

Comment ? Le paramétrage de votre commande rapide se fait depuis la loupe du bon de commande.

Vous pourrez aussi à cet endroit opter pour un affichage des places par spectacle et non par ordre chronologique de saisie.

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►Ami Sirius

L’Ami Sirius est le compagnon qui prend en charge toutes vos éditions.

L’Ami Sirius est disponible depuis la barre d’outil, par l’icône .

En cliquant sur la loupe de l'Ami Sirius, vous accédez au paramétrage de cette Fonction. Cette étape vous autorise toute modification pour chacune des éditions enregistrées : Modification du descriptif Création de nouveau dossier Suppression d’une édition

Association d’un groupe d’opérateurs à une édition ou un dossier (le dossier ou l’édition n’est alors visible que pour les opérateurs du groupe) Choix de l'affichage dynamique

Une

documentation sur

l'Ami Sirius est

disponible en ligne.

Un outil qui vous

permet de gagner

du temps sur des

sélections

récurrentes ou très

occasionnelles.

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Nouveautés

Dans l'affichage d'un état, nouvelle fonctionnalité pour expédier l'état par courriel au format PDF (icône ).

Sirius utilise l'imprimante PDFCreator et une variable EmailPDF du paramétrage saisonnier. Il faudra nous appeler pour vous aider à configurer cette fonctionnalité :

- installation de l'imprimante - ajout de la variable EmailPDF - définition du texte du courriel (doc emailPDF.html)

Qui vous permettra l’envoi d’état en PDF ou Excel directement à des destinataires prédéfinis.

Ces états seront également stockés sur votre disque dur, et vous permettront donc d’avoir des statistiques à l’instant T et de suivre une progression des chiffres dans le temps.

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Changement rapide d'une réserve

ou comment juste avant le lever de rideau, je libère rapidement les places en réserve.

Ajout d'une nouvelle commande dans l'affichage des plans de salle. (Cocher la case "Panneau de changement rapide")

possibilité de changer des places directement sur la sélection

Un clic gauche permet de choisir la réserve de destination, le mode libération ou l'arrêt du mode. Un clic droit affiche le nombre de places déjà transférées avec la possibilité d'annuler le changement sur un groupe de places, sur la totalité ou de visualiser les places modifiées. Dans ce mode de visualisation, un clic sur une place la renvoie dans sa réserve d'origine. Afin de mieux suivre le mode en cours, en dehors des appellations de la case et des couleur d'affichage, le curseur indique par une double flèche l'opération en cours :

transfert des places dans la réserve de destination choisie.

ou retour des places dans leur réserve d'origine.

Où est placé le groupe ?

Ajout d'une nouvelle fonctionnalité de consultation des plans de salles pour avoir le détail d'une réservation associée à une place. Le survol d'une place affiche un résumé (titulaire de la commande, n° de commande, filière-formulaire, nb de places sur la séance).

(s'active à partir d'un clic droit sur une place, dans les modes de modification d'un

plan de salle (crayon, main, panier ou en attente). Le curseur est visualisé

avec un point d'interrogation . Le mode se quitte en faisant un clic droit sur une place ...

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Division d’une commande J'éclate la réservation du groupe en x commandes individuelles.

Il est possible maintenant d’établir une commande globale avec un certain nombre de places, et différents spectacles à l’attention d’une collectivité par exemple (relais, groupe scolaire ou autre) Vous pouvez ensuite « diviser » la commande pour attribuer les places aux différents bénéficiaires de votre choix. Si cette commande est définie comme étant un Relais, les commandes qui « recevront « ces places seront automatiquement enregistrées comme des commandes relayées. L’intérêt également, est que si la 1ere commande est payée en totalité, les reports de paiements se génèreront de manière automatique sur les commandes suivantes.

Sondage Création d’une action sondage accessible depuis la Fiche Client Ce sondage, préparé par vos soins va vous permettre de renseigner un grand nombre d’informations sous forme de « questions » dont les réponses seront consultables à tous moment et filtrables ensuite.

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Glisser déposer

Une nouvelle icône visualise la possibilité de glisser-déposer un élément de la liste en cours d'affichage sur le bureau de Sirius. Cette fonction permet de regrouper plusieurs éléments à la volée sans effectuer de filtres ou de recherche bien précise. Disponible à partir des grilles de consultation du fichier, de la liste des commandes, de l'historique de billetterie d'une fiche client. Génération du Panier et Facture globale.

Dédoublonnage Glisser éléments d’une fiche à l’autre Petits Trucs en plus..

Clapote (envoi PJ justificatif)

Téléchargement des états en ligne et recherche par Mots clés

Recherche des termes avec la jumelle du fichier (Matisse + Orchestre)

Appel de la commande Relais

Filtre par défaut : pour travailler par défaut sur un type de public. J'associe un filtre par défaut à ma session, et à chaque fois que j'appellerai une liste de commandes, uniquement les commandes répondant à ce critère s'afficheront.

Rattacher rapidement une commande à chaque membre d'un foyer depuis la liste des dernières commandes.

Identification rapide de la deuxième commande d'un spectateur Le spectateur prend une seconde commande, je clic en bas sur son nom dans la liste des dernières commandes => la commande se répertorie à son nom.

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La recherche depuis le calendrier ou l'outil jumelles

Utiliser les jumelles du calendrier quand on cherche un spectacle.

La recherche commence à partir du 3ème caractère saisi et par défaut, recherche

dans la « période activée ».

Si le terme recherché existe pour une séance passée : Sirius le signale par

l’indication « Il existe des séances passées » : dans ce cas

soit cocher la case recherche dans les spectacles passés soit double cliquer sur le message il existe des séances passées

Si le terme recherché existe dans un des calendrier ouvert et que l’on souhaite

que Sirius nous le situe dans un de ces calendrier => utiliser ensuite «

Positionne l’index ». (c’est le truc par défaut).

Si on veut de toute façon que le spectacle recherché s’affiche dans un nouveau

calendrier, cliquer sur « nouveau. calendrier ».

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Attention, bien que la recherche calendrier soit pratique pour s’afficher des

spectacles dans un nouveau calendrier, il ne permet que de mettre un seul

spectacle dans un nouveau calendrier (quand on est passé par les jumelles du

calendrier).

Recherche En Faisant Un Nouveau Calendrier

Pour se créer un calendrier avec plusieurs spectacles, on continue de passer par le

« calendrier nouveau ». On a accès à la même fonction « recherche calendrier »

mais qui cette fois permet d’ajouter plusieurs spectacles (on recherche

successivement et on ajoute au calendrier).

Recherche dans le contenu des Variables

A savoir également que la recherche fonctionne quoi que l’on saisisse dans « terme

recherché » : que le terme soit dans le titre, l’abréviation le commentaire du

spectacle (cf dans le paramétrage) ou même dans les variables !

Exemple si vous avez une séance dans laquelle vous avez renseigné la variable

« OrionLOC » avec une certaine indication, vous pouvez saisir un des termes du

contenu de la variable dans la recherche).

signe +

Enfin la recherche fonctionne aussi avec la logique terme1+terme2

exemple : « Alice+merveilles »