At CA Manuel de Procedures

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_____________ JANVIER 2010

MMAANNUUEELL DDEE PPRROOCCEEDDUURREESS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVEESS,, CCOOMMPPTTAABBLLEE EETT

FFIINNAANNCCIIEERREESS DDEE AACCTTAA

III-2

Pages SOMMAIRE 2

1. La Structuration du manuel de procédures 3

1.1. Les objectifs du manuel 4

1.2 Le Périmètre couvert par le manuel 5

1.3 La Formalisation des procédures 8

1.4 La Vie du manuel 9

1.5 Le Guide d'utilisation du manuel 10

2. La Revue des procédures 14

2.1 Les Procédures administratives 15

A Domaine Passation des marchés 16 B Domaine Sélection et emploi des consultants 49 C Domaine Gestion des approvisionnements 76 D Domaine Gestion des dépenses 88 E Domaine Gestion des contrats 100 F Domaine Gestion du personnel 109 G Domaine Gestion du courrier professionnel 147 H Domaine Gestion des véhicules 154 2.2 Les Procédures Comptables 157

I Domaine Travaux d’arrêté de comptes 158 J Domaine Gestion des audits 174 K Domaine Gestion des Reporting 183 2.3 Les Procédures Financières 186

L Domaine Procédures Budgétaires 187 M Domaine Gestion des immobilisations 204 N Domaine Gestion des stocks 238 O Domaine Gestion de la trésorerie 246

STRUCTURATION

Manuel de procédures administratives, comptables et financières

III-3

11.. SSttrruuccttuurraattiioonn

REVUE DES PROCEDURES


Procédures administratives, comptables et

financières

III-4

1.1 OBJECTIFS

Le manuel formalise les principales procédures administratives, financières et comptables qui régissent le fonctionnement de l’ACTA. Elle a pour objectifs de :

- fournir un cadre formel d’exécution de l’ensemble des opérations,

- garantir un contrôle interne fiable,

- accroître la productivité du personnel par :

� la sécurisation des traitements confiés aux agents,

� l’optimisation des flux d’informations au sein de l’ACTA,

� une automatisation accrue des traitements manuels.




financières

III-5

1.2 PERIMETRE COUVERT

Cette partie décrit le processus de traitement des opérations administratives, comptables et financières de l’ACTA dans le cadre de l’utilisation de la subvention octroyée par le Fonds Mondial au Ministère de la Santé. Il comprend les différents domaines suivants:

ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES

PAM Passation des marchés PAM 01 : appel d’offres international PAM 02 : appel d'offres national PAM 03 : consultation de fournisseurs à l’échelon national et international PAM 04 : entente directe PAM 05 : marché de petits travaux

SEC Sélection et emploi de consultants SEC 01 : méthode de la qualité technique et du coût SEC 02 : sélection au moindre coût SEC 03 : méthode fondée sur la qualification des consultants SEC 04 : sélection par entente directe SEC 05 : sélection de consultants individuels

APP Gestion des approvisionnements APP 01 : approvisionnement de l’ACTA APP 02 : approvisionnement des entités autres que l’ACTA APP 03 : approvisionnement interne du personnel de l’ACTA

DEP Gestion des dépenses DEP 01 : traitement des factures DEP 02 : gestion du carburant DEP 03 : menues dépenses par caisse

GEC Gestion des contrats




financières

III-6

GEC 01 : contrats de fournitures GEC 02 : contrats de prestation de services

GPE Gestion du personnel GPE 01 : recrutement du personnel de soutien GPE 02 : paie du personnel GPE 03 : congés et permissions GPE 04 : mission GPE 05 : évaluation du personnel GPE 06 : formation GPE 07 : délivrance de document administratif au personnel GPE 08 : licenciement

GCP Gestion du courrier professionnel GCP 01 : courrier-arrivée GCP 02 : courrier-départ

GVE Gestion des véhicules

CTA PROCEDURES COMPTABLES

ARC Travaux d’arrêté de comptes ARC 01 : Prise d’inventaire physique ARC 02 : Évaluation des actifs ARC 03 : Analyse des soldes ARC 04 : Traitement des cut-off

GDA Gestion des audits GDA 01 : Audits externes GDA 02 : Audits internes

RIN Gestion des reporting

FIN PROCEDURES FINANCIERES

BUD Procédures budgétaires




financières

III-7

BUD 01 : élaboration du plan d’activités opérationnelles et budget annuel BUD 02 : réaménagements budgétaires : transfert de fonds d'une rubrique à une autre dans la même

catégorie BUD 03 : réaménagements budgétaires : transfert de fonds d'une catégorie à une autre BUD 04 : contrôle des engagements et suivi budgétaire

IMM Gestion des immobilisations IMM 01 : entrée dans le patrimoine de l’ACTA des immobilisations en usage à l’ACTA IMM 02 : entrée dans le patrimoine de l’ACTA des immobilisations en usage dans des entités

différentes de l’ACTA IMM 03 : entretiens périodiques des immobilisations IMM 04 : réparations des immobilisations IMM 05 : mise au rebut IMM 06 : sortie/cession d’immobilisations en usage à l’ACTA du patrimoine de l’ACTA IMM 07 : sortie/cession d’immobilisations en usage dans des entités autres que l’ACTA du patrimoine

de l’ACTA

GST Gestion des stocks GST 01 : constitution des stocks GST 02 : suivi et contrôle des stocks

TRE Gestion de la Trésorerie TRE 01 : approvisionnement du compte spécial sur demande de décaissement de fonds TRE 02 : paiement des factures sur les comptes du Projet TRE 03 : approvisionnement des sous comptes sur justification de l'utilisation des fonds TRE 04 : approvisionnement des comptes des bénéficiaires secondaires et sous bénéficiaires dans le

cadre de la réalisation des sous projets TRE 05 : paiement direct des factures par le Fonds Mondial TRE 06 : paiement des salaires TRE 07 : traitement des avis de paiement reçus du bailleur de fonds TRE 08 : rapprochements bancaires TRE 09 : approvisionnement de la caisse TRE 10 : sortie de caisse TRE 11 : inventaire de caisse




financières

III-8

1.2 FORMALISATION DES PROCEDURES

La conception de cette partie s'appuie sur le cadre organique de l’ACTA. La description des procédures se structure de la manière suivante :

• une partie introduction précisant :

- les objectifs visés ;

- les règles de gestion qui gouvernent le processus ;

- les limites et interfaces éventuelles.

• une partie description détaillée précisant :

- chacune des étapes de la procédure :

• pour chaque étape, une description détaillée reprenant

- le numéro de l’étape ;

- chacun des intervenants ;

- pour chaque intervenant les contrôles exercés et les tâches exécutées ;

- pour chaque étape, la liste des documents utilisés.

1.3 VIE DE LA 3ème PARTIE DU MANUEL

Cette partie est bien entendue destinée à être mis à jour au fur et à mesure de l’évolution du cadre structurel et des changements intervenants dans le processus de traitement des opérations au sein de l’ACTA




financières

III-9

La mise à jour des procédures incombe en premier lieu à l’ACTA qui est le témoin privilégié de l’impact de l’évolution de l’environnement sur ses méthodes de travail. Toutefois, le concours de tout intervenant ou de toute personne partenaire de l’ACTA est vivement encouragé.

Toute modification des procédures administratives, comptables et financières y compris la passation des marchés doit être soumise à l’avis de non-objection du Conseil d’Administration de ACTA.




financières

III-10

1.4 GUIDE D'UTILISATION

• A quoi sert une procédure ?

Elle sert à décrire ce qui se fait afin :

- de connaître ce qui se fait ;

- de faire connaître ce qui se fait ;

- d’améliorer ce qui se fait.

• Quand doit-on utiliser une procédure ?

- Lorsqu’il y a une affectation à un nouveau poste ;

- Lorsqu’il y a un remplacement à un poste ;

- Lorsque l’on a oublié ce qu’il faut faire ;

- Lorsque l’on ne sait pas ce qu’il faut faire ;

- Lorsque l’on doit régler un problème ;

- Lorsque l’on n’est pas d’accord sur ce qu’il y a à faire.

• Pourquoi utiliser une procédure ?

Parce qu’elle offre un cadre de justification des décisions d’un agent, avec comme conséquence la possibilité :

- de faire confiance aux informations reçues ou agents les ayant fournies, la procédure servant de gage ;

- de prendre des initiatives, la procédure servant de justificatif à posteriori ;

- de sanctionner avec objectivité ;

- de réclamer avec objectivité.

• Qui vérifie que le travail est effectué selon les procédures ?

- Soi-même ;

- Le responsable hiérarchique ;




financières

III-11

- Occasionnellement les Auditeurs internes ou externes et missions de supervision des bailleurs de fonds.




financières

III-12

• Comment s’effectue cette vérification ?

En comparant :

- Ce qui est fait par rapport à ce qui est écrit ;

- Ce qui n’est pas fait par rapport ce qui est écrit ;

- Ce que l’on aurait dû faire par rapport à ce qui est écrit.

• Que doit-on faire si la procédure est différente de la pratique habituelle ?

En discuter avec la coordination, il se peut que :

- La procédure écrite doive être révisée pour prendre en compte ce qui se passe sur le terrain ;

- La coordination désire que l’on procède différemment.

• Que fait le responsable avec les procédures ?

Il s’en sert pour :

- décrire les postes de travail ;

- contrôler la qualité des opérations ;

- spécifier les améliorations à apporter ;

- évaluer la performance des agents.

• Est-il possible de modifier une procédure ?

Une procédure comprend :

- les directives qui sont des règles émises par la coordination. Ces règles ne peuvent être changées que par la coordination ;

- une façon d’exécuter ces directives. Il est possible de proposer des améliorations sur cette façon de faire.




financières

III-13

• A quelles questions un manuel de procédures doit-il nous permettre de répondre ?

- Où se situe la procédure ?

- Où trouve-t-on ces procédures dans le projet ?

- A quelle étape de la procédure sommes-nous ?

- De quel type de procédure s’agit-il ?

- Quand la procédure a-t-elle été rédigée ?

- Qui intervient dans la procédure ?

- A quel groupe de tâche est affecté un agent ?

- Que doit concrètement faire cet agent ?

- Comment doit-il le faire ?

- De quels documents et/ou logiciels dispose-t-il ?

- A quelles autres procédures doit-il se référer ?

• Comment lire les procédures ?

- L’en-tête indique les références de la procédure dans laquelle on se situe.

ACTA ADM – PROCEDURES ADMINISTRATIVES


PAM – PASSATION DES MARCHES

Où ?




financières

III-14

- La description de la procédure

ETAPES INTERVENANTS DESCRIPTION DES TÂCHES DOCUMENTS OU INTERFACE

1 Expressions des besoins

Responsable de Cellule

� Identifie les besoins, les détails techniques et les quantités de biens à acquérir ;

� Les transmet au Spécialiste Passation de Marchés

Etats de recenseent des biens à acquérir

Qui ? Quand ?

Comment ? Avec quels moyens ?

Quoi ?




financières

III-15

22.. RReevvuuee ddeess pprrooccéédduurreess

III-16

PROCEDURES ADMINISTRATIVES

ADM – PROCEDURES ADMINISTRATIVES



financières

III-17

DOMAINE

PASSATION DES MARCHES

ADM – PROCEDURES ADMINISTRATIVES Manuel de procédures administratives,

comptables et financières



financières

III-18

AON : Appel d’offres national AOI : Appel d’offres international CFEI/CFEN : Consultation de Fournisseurs à l’Echelon International / National

N° Catégorie de

dépenses

Montant alloué dans l’Accord de

subvention (en USD)

Types dans la catégorie de dépense

Coût Estimatif (CE) du contrat à passer

(en USD)

Coût Estimatif (CE) du contrat à

passer (en milliers de

FCFA)

Méthode de

passation de marché

Contrats sujets à examen préalable du

CA

Contrats sujets à examen à posteriori

1 Travaux Travaux

CE < 5 000 CE < 15 000 CFEI

/CFEN Trois premiers

marchés Tous

CE ≥5 000 CE ≥15 000 AON/AOI Tous Tous

2 Fournitures Fournitures diverses, Matériels et véhicule

CE < 5 000 CE < 15 000 CFEI

/CFEN Les trois premiers marchés et tous les

marchés passés sous AOI

Tous CE ≥ 5 000 CE < 30 000

CE ≥ 15 000 CE < 50 000

AON

CE ≥ 30 000 CE ≥ 50 000 AOI

ADM – PROCEDURES ADMINISTRATIVES Manuel de procédures administratives, comptables et financières



financières

Date d'édition : 25.01.10

III-19

PPAAMM 0011

AAPPPPEELL DD''OOFFFFRREESS IINNTTEERRNNAATTIIOONNAALL

ADM/PAM – PASSATION DES MARCHES Manuel de procédures administratives,


PAM 01 – APPEL D’OFFRES INTERNATIONAL Procédures

administratives, comptables et financières


III-20





OBJECTIFS

Cette procédure a pour objectif de traiter l’ensemble des opérations liées à la passation de marchés de fournitures d’un montant supérieur ou égal au seuil de la revue à priori de 15 000 USD.

REGLES DE GESTION

� Toute passation de marché par Appel d’Offres International est soumise à l’examen préalable du CA.

� Toute acquisition de biens effectuée suivant la procédure d’Appel d’Offres International doit au préalable faire l’objet d’une publication dans au moins un journal de large diffusion.

� Les candidats ayant manifesté leur intérêt à la suite de la publication de l’appel d’offre doivent être enregistrés dans un fichier de réponse.

� Une liste de retrait des dossiers doit être remplie à chaque retrait de dossier avec mention du nom du candidat et décharge sur la liste.

� Les dossiers d’appel d’offres préparés par le Secrétaire Exécutif doivent être validés par le CA avant la publication de l’avis d’appel d’offres.

� La Commission des marchés chargée de l’ouverture des plis est présidée par le Président du Conseil de ACTA. Elle est composée comme suit :

- le Secrétaire Exécutif de l’ACTA ;

- le chargé des Programmes ;

- le comptable.

� le chargé de Communication La Commission technique chargée de l'analyse des offres (Commission d’Analyse des offres (CAO)) comprend au minimum les personnes suivantes :

- les membres du conseil de l’ACTA ;

- un représentant du Bénéficiaire secondaire concerné ;

- le Secrétaire Exécutif ;

- l’auditeur de l’ACTA

� Les membres qui siègent dans la Commission des marchés (CM) ne peuvent se retrouver dans la Commission d’Analyse des Offres (CAO), et vice versa.






III-21





ETAPES

1. Expressions des besoins

2. Validation des besoins

3. Préparation du dossier d’appel d’offres (DAO)

4. Validation du dossier d’appel d’offres (DAO)

5. Signature de l’avis d’appel d’offres (AAO)

6. Publication de l’avis d’appel d’offres

7. Réception des offres

8. Ouverture des offres

9. Évaluation des offres

10. Validation de l’évaluation des offres

11. Signature du marché

12. Ventilation du marché

13. Notification des résultats de l’appel d’offres






III-22





Etapes Intervenants Description des tâches DOCUMENTS OU

INTERFACE


Responsable du bénéficiaire du bien

� Identifie les besoins, les détails techniques et les quantités de biens ou services;

� Les transmet au Secrétaire Exécutif.

Etats de recensement des biens à acquérir

2 Validation des besoins

Commission en passation de marchés

� Examine les besoins et vérifie qu'ils sont prévus dans le plan de passation des marchés de l'année en cours ;

� S'assure de la budgétisation des biens à acquérir ;

� Renvoie les dossiers non éligibles à l’émetteur en indiquant les motifs du rejet.

3 Préparation du dossier d’appel d’offres

Chargé des passations des marchés

� Prépare le projet de dossier d’appel d’offres (DAO) conformément aux dossiers types des marchés publics (Avis d’appel d’offres, instructions, modèle d’offres, modèle de marché, cahier des clauses générales et des clauses particulières, liste des fournitures, etc.) ;

� Joint au projet de DAO, l’état de consommation du budget et le plan de passation des marchés et soumet l’ensemble à l’appréciation du Responsable Finance et Comptabilité (RFC).

Projet de DAO

RFC � Analyse le projet d’appel d’offres ;

� Au besoin, fait procéder aux modifications nécessaires.

� Transmet le DAO au coordonnateur

4 Validation du Dossier d'Appel d'Offre (DAO)

Secrétaire Exécutif � Prépare une lettre de transmission du DAO au CA ;

� Transmet la lettre et le DAO au CA.

Lettre de transmission

DAO

LFA � Approuve et valide le DAO ;

� Transmet l’ensemble du dossier au CA.

DAO validé




III-23








III-24






INTERFACE

5 Secrétaire Exécutif Signature de l’Avis d’Appel d’Offres (AAO)

Coordonnateur � A la réception du DAO validé, signe l’Avis d’Appel d’Offres ;

� Adresse un exemplaire du DAO à l’Expert en passation des marchés pour enregistrement et publication.

DAO

6 Publication de l’avis d’appel d’offres

Chargé des passations de marchés

� Publie l’avis d’appel d’offres dans des organes de presse nationaux et internationaux et sur un site Web.

Avis d’Appel d’Offres

7 Réception des offres

Chargé des passations de marchés (EPM)

� Centralise les offres des soumissionnaires et les enregistre la liste de réception des offres ;

� Transmet, à la date limite de dépôt des offres, toutes les offres à la Commission des Marchés.

Offres des soumissionnaires

Registre de transmission

8 Ouverture des offres

Commission des Marchés (CM)

� Procède à l’ouverture des plis ;

� Vérifie que les différentes offres ont été faites conformément au dossier d’appel d’offres.

Offres des soumissionnaires

Secrétaire Exécutif � Rédige le procès-verbal (PV) d’ouverture des offres et le fait signer par chacun des membres présents à l’ouverture des plis ;

� Remet une copie du PV d’ouverture à chaque participant à l’ouverture des plis. ;

� Conserve un exemplaire du PV d’ouverture des offres ;

� Transmet les offres à la Commission d’analyse pour évaluation.

PV d’ouverture des offres


9 Évaluation des offres

Commission d’analyse (CA)

� Évalue les offres reçues conformément au DAO

� Rédige le rapport d’analyse des offres et le fait signer par chacun des membres de la commission

� Transmet le rapport d’analyse signé à la Commission des marchés.

Offres

Rapport d’analyse


III-25






INTERFACE

10 Validation de l’évaluation des offres

Commission des marchés (CM)

Secrétaire Exécutif

� Examine le rapport de la Commission d’analyse pour validation ou modification éventuelle à apporter ;

� En cas de validation, rédige le procès-verbal de Validation du rapport d’évaluation des offres et le fait signer par les membres de la commission ;

� Rédige une lettre de transmission du rapport d’évaluation des offres et la fait signer par le Président de la commission des marchés.

Rapport d’évaluation des offres

Secrétaire Exécutif � Transmet les éléments suivants au CA pour avis de non-objection :

- la lettre de transmission, - le procès-verbal de la séance publique

d’ouverture des plis, - le rapport de la Commission d’analyse,

- le procès-verbal de la Commission des marchés.

Demande d’avis de non objection

Commission des marchés (CM)

� Si l’approbation du LFA n’est pas obtenue, se réunit pour trouver les solutions appropriées.


III-26






INTERFACE

11 Signature du marché

Secrétaire Exécutif � Après l’obtention de l’avis d’attribution du CA sur l’attribution du marché, transmet le DAO contenant le projet de marché à la Commission des marchés.

DAO validé

Commission des marchés

� Invite l’adjudicataire à signer le projet de marché contenu dans le dossier d’appel d’offres.

Contrat de marché

Secrétaire Exécutif � Signent le contrat de marché. Contrat de marché

12 Ventilation du marché


� Adresse un exemplaire du marché approuvé :

− au bénéficiaire du bien

− au CA

− aux membres de l’ACTA.

� Conserve un exemplaire dans le dossier « marché en cours d’exécution »

Contrat de marché

13 Notification des résultats de l’appel d’offres


� Adresse aux soumissionnaires non retenus une lettre d’information signée par le Secrétaire Exécutif, sur le résultat de l’appel d’offres.

Lettre d’information


III-27

PPAAMM 0022

AAPPPPEELL DD''OOFFFFRREESS NNAATTIIOONNAALL


III-28

OBJECTIFS

Cette procédure a pour objectif de traiter l’ensemble des opérations liées à la passation de marchés de travaux de montants supérieur ou égal à 5 000 USD et inférieurs et inférieurs à 10 000 USD.

REGLES DE GESTION

� Les Dossiers d’Appel d’Offres (DAO) préparés par le Secrétaire Exécutif ou le bénéficiaire concerné et validés par le CA.

� La Commission des marchés chargée de l’ouverture des plis est présidée si possible par le président du CA.

- Le Secrétaire Exécutif ;

- le chargé des Programmes ;

- le comptable;

- le chargé de Communication

- un représentant du bénéficiaire secondaire pour le cas où l’acquisition serait faite au profit d’une entité autre que l’ACTA.

� Le Secrétaire de la Commission des marchés (SCM) est désigné par le Président de la Commission au cas par cas suivant les marchés à examiner.

� La Commission technique chargée de l'analyse des offres (Commission d’Analyse des Marchés : (CAM) comprend au minimum les personnes suivantes :


- le Chargé des Programmes ;

- l’auditeur de ACTA

� Les contrats passés doivent être soumis à la signature :

- du Secrétaire Exécutif pour les montants inférieurs à 5 000 USD ;

- du Président du CA pour les montants supérieurs à 5 000 USD.



PAM 02 – APPEL D’OFFRES INTERNATIONAL

3ème partie : Manuel de Procédures


III-29

PPAAMM 0033

CCOONNSSUULLTTAATTIIOONN DDEE FFOOUURRNNIISSSSEEUURRSS AA LL’’EECCHHEELLOONN NNAATTIIOONNAALL EETT IINNTTEERRNNAATTIIOONNAALL


III-30

OBJECTIFS

Cette procédure a pour objectif de traiter l’ensemble des opérations liées à la passation de marchés de :

� fournitures dont le coût estimatif est inférieur à la contre-valeur de 5.000 USD par marché ;

N.B : a) La consultation se fera à l’échelon national si les fournitures peuvent être obtenues sur place et si le nombre de fournisseurs qualifiés nationaux est suffisant.

b) La consultation se fera à l’échelon international si les fournitures ne peuvent être obtenues sur place.

REGLES DE GESTION

� La demande de cotation doit être adressée à au moins trois (3) fournisseurs.

� Le bon de commande est visé par le comptable pour attester de la disponibilité de la ligne budgétaire.

� Un exemplaire du bon de commande doit être adressé au comptable pour la mise à jour du budget.

� Pour les trois premiers marchés d’achat de fournitures l’on procèdera à la demande d’avis de non-objection du CA tel que décrit à l’étape 10 des procédures PAM 01.

� La Commission des marchés chargée de l’ouverture des plis est présidée par le Président du CA. Elle est composée comme suit :

- Le Secrétaire Exécutif de l’ACTA ;

- le Chargé des Programmes ;

- le Chargé de Communication;

- Un représentant du bénéficiaire secondaire pour le cas où l’acquisition serait faite au profit d’une entité autre que l’ACTA.

� La Commission technique chargée de l'analyse des offres (CAM) comprend au minimum les personnes suivantes :

- les membres du CA ;

- le Secrétaire Exécutif;

- l’Expert en passation de marchés (EPM) qui assure le secrétariat de la Commission d’analyse (CAM).


- du Secrétaire Exécutif pour les montants inférieurs à 5000 USD ;

- du Président de la Commission des marchés et du CA pour les montants supérieurs à5 000 USD.



PAM 03 – CONSULATION DE FOURNISSEURS A L’ECHELON NATIONAL ET INTERNATIONAL



III-31

ETAPES

1. Expression des besoins


3. Demande de cotation à trois fournisseurs au moins

4. Réception des offres

5. Analyse des offres

6. Validation de l’analyse des offres

7. Établissement du bon de commande

8. Contrôle du bon de commande

9. Validation du bon de commande

10. Passation de la commande

11. Mise à jour du budget






III-32


INTERFACE



� Identifie les besoins, les détails techniques et les quantités des biens à acquérir.

� Transmet le dossier au Secrétaire Exécutif de l’ACTA.

Expression de besoin


Expert en passation des marchés

(EPM)

� Examine les besoins et vérifie qu'ils sont prévus au plan de passation des marchés de l'année en cours.

� S'assure de la budgétisation des biens à acquérir

� Retourne les dossiers non éligibles au Bénéficiaire en indiquant les motifs du rejet ;

� Elabore le dossier de consultation.


Dossier de consultation

3 Demande de cotation à trois fournisseurs au moins

Conditions de consultation remplies

RFC


� Procède aux modifications éventuelles.

� Prépare une liste d’au moins trois fournisseurs choisis de préférence dans le fichier de fournisseurs agréés ainsi qu’une lettre d’invitation à faire des offres ;

� Fait valider la liste des fournisseurs retenus et le dossier de consultation par le Coordonnateur ;

� Envoie les lettres d’invitation aux destinataires après en avoir gardé copie dans le dossier « consultations en cours »

Liste de fournisseurs






III-33


INTERFACE

4 Réception des offres

Commission des Marchés

SCM

� Réceptionne les offres ;

� Vérifie que les différentes offres ont été faites conformément au dossier de consultation ;

� Rédige le procès-verbal (PV) d’ouverture des offres et le fait signer par chacun des membres présents à l’ouverture des plis ;

� Remet une copie du PV d’ouverture à chaque participant à l’ouverture des plis. ;

� Transmet les offres et un exemplaire du procès-verbal d’ouverture des offres à la Commission d’analyse et conserve un exemplaire.

Offres

Procès-verbal d’ouverture des offres

5 Analyse des offres

Commission d’analyse � Évalue les offres reçues ;

� Retient le fournisseur dont l’offre répond le mieux aux critères ci-après :

− Offre évaluée conforme aux caractéristiques des biens à acquérir ;

− Offre la moins disante ;

− Délai de livraison le plus favorable ;

− Conditions de règlement les plus favorables.

Offres

SCA � Rédige un rapport d’analyse des offres et le transmet au Secrétaire Exécutif.

Rapport d’analyse des offres






III-34


INTERFACE

6 Validation de l’analyse des offres

a) Montant du marché inférieur à 5.000 USD

Secrétaire Exécutif � Examine le rapport d’analyse au vu des offres reçues ;

� Fait reprendre, le cas échéant, l’analyse des offres par la Commission d’analyse ;

� En cas d’approbation, établit le rapport de Validation de l’analyse des offres

� Transmet le dossier au RFC pour l’établissement du Bon de Commande, conserve une copie du dossier et transmet une copie du dossier au LFA pour examen et contrôle.

Rapport de Validation de l’analyse des offres


b) Montant du marché supérieur à 5.000 USD Commission des

marchés

� Examine le rapport d’analyse au vu des offres reçues ;

� Fait reprendre, le cas échéant, l’analyse des offres par la Commission d’analyse ;

� En cas d’approbation, fait établir le rapport de Validation de l’analyse des offres et le transmet au Secrétaire Exécutif.

Rapport de Validation de l’analyse des offres

Secrétaire Exécutif � Transmet le Dossier au CA pour avis de non-objection dans le cas des trois premiers marchés conformément à l’étape 10 de la procédure PAM 01 ;

� A la réception de l’avis de non-objection s’il y a lieu, transmet au comptable.

Dossier de consultation

7 Établissement du bon de commande

Comptable � Prépare le bon de commande en 3 exemplaires ;

� Vise le Bon de Commande ;

� Joint au bon de commande, les 3 pro forma et le rapport d’analyse et le procès-verbal de la Commission des marchés ;

� Transmet l’ensemble au Responsable en Finance et comptabilité (RFC) pour visa.

Bon de commande






III-35


INTERFACE

8 Contrôle du bon de commande

RFC � S’assure :

− de l’existence effective du budget et de la trésorerie.

− que le rapport d’analyse est validé, par le Secrétaire Exécutif ; que l’avis de non-objection du CA est obtenu dans le cas des trois premiers marchés.

� Si les conditions ci-dessus sont remplies, vise le bon de commande et transmet l’ensemble du dossier au Secrétaire Exécutif ;

Bon de commande






III-36


INTERFACE

9 Validation du bon de commande

Secrétaire Exécutif � S’assure que le bon de commande est établi conformément au rapport d’analyse et visé par le RFC ;

� Signe le BC s’il est correctement établi ; dans le cas contraire le fait reprendre ;

� Retourne le BC signé au Comptable.

Bon de commande

10 Passation de la commande

Comptable � Envoi les 2 premiers volets au fournisseur retenu ;

� Conserve le dernier volet dans le dossier « commandes en cours » ;

� Transmet une copie du BC au RFC pour la mise à jour du budget.

Bon de commande signé

11 Mise à jour du budget

RFC � Met le budget à jour ;

� Classe l’exemplaire du bon de commande dans le dossier « commandes en cours ».

Bon de commande






III-37

PPAAMM 0044

EENNTTEENNTTEE DDIIRREECCTTEE



PAM 04 – ENTREE DIRECTE



III-38

OBJECTIFS

La procédure de passation de marchés par entente directe c’est-à-dire sans appel à la concurrence (fournisseur ou entrepreneur unique) est mise en œuvre dans le cadre du Projet.

REGLES DE GESTION

� Quelles que soient les raisons qui motivent l’usage de la procédure d’entente directe, l’accord préalable du CA doit être demandé.

� Un marché de fournitures attribué conformément à des procédures jugées acceptables par le CA peut être reconduit pour l’acquisition de fournitures supplémentaires de nature analogue à condition qu’il soit établi à la satisfaction du CA qu’un nouvel appel à la concurrence n’apporterait aucun avantage comparatif et que les prix obtenus lors de la reconduction du marché sont au moins les mêmes ou raisonnables.

� Le fournisseur initial peut être reconduit lorsque les achats supplémentaires ont trait à du matériel normalisé ou des pièces détachées devant être compatibles avec le matériel déjà en service. Dans cette configuration, il faut que le matériel initial donne satisfaction, que d’une manière générale la quantité des nouvelles fournitures soit inférieure à celle des fournitures déjà achetées, et que le prix offert soit raisonnable ; il faut en outre avoir étudié les avantages que présenterait le choix d’une autre marque ou d’une autre source d’approvisionnement et avoir rejeté cette solution pour des raisons jugées acceptables par le CA.

� Le matériel demandé fait l’objet de droits exclusifs et ne peut être fourni que par un seul fabricant.

� L’entreprise responsable de la conception du procédé a besoin d’acheter des intrants essentiels à un fournisseur particulier pour pouvoir garantir l’exécution du marché.



PAM 04 – ENTENTE DIRECTE



III-39

ETAPES

1. Expression des besoins


3. Demande de cotation au fournisseur identifié

4. Réception et analyse de l’offre

5. Validation de l’offre


7. Visa du bon de commande

8. Signature du bon de commande

9. Passation de la commande







III-40


INTERFACE

1 Expression des besoins


� Identifie les détails techniques et les quantités des biens à acquérir et les transmet au Coordonnateur pour validation.



Expert en passation des marchés (EPM)

� Examine les besoins et vérifie qu'ils sont prévus au plan de passation des marchés de l'année en cours.

� S'assure de la budgétisation des biens à acquérir

� Retourne les dossiers non éligibles à la Bénéficiaire en indiquant les motifs du rejet.

� Transmet les dossiers éligibles au RFC


b) Les Conditions de consultations remplies

RFC


� Fait procéder aux modifications éventuelles par le Bénéficiaire ;

� Autorise le déclenchement de la procédure de commande en signant la lettre d’invitation.

� Fait préparer une lettre d’invitation à faire une offre ;

� Fait envoyer la lettre d’invitation au destinataire après en avoir gardé copie dans le dossier « consultations en cours »

Lettre d’invitation






III-41


INTERFACE

4 Réception et analyse de l’offre


� Reçoit l’offre, l’enregistre dans la liste des offres reçues et le transmet à la Commission d’analyse.

Offre reçue

Commission d’analyse

SCA

� Évalue l’offres reçue sur la base des besoins exprimés (spécifications techniques) et du budget disponible ;

� Rédige le rapport d’évaluation, le fait signer par les membres de la Commission pour Validation;

� Transmet le rapport d’évaluation à la Commission des marchés.

Offre reçue

Rapport d’évaluation

5 Validation de l’analyse de l’offre


� Examine le rapport d’analyse au vu de l’offre reçue ;

� Fait reprendre, le cas échéant, l’analyse de l’offre par la Commission d’analyse ;

� En cas d’approbation, établit le rapport de Validation de l’analyse de l’offre et le transmet au Coordonnateur.

Offre et Rapport d’analyse de l’offre

Secrétaire Exécutif � Transmet le Dossier au CA pour avis de non-objection dans le cas des trois premiers marchés conformément à l’étape 10 de la procédure PAM 01 ;

� A la réception de l’avis de non-objection s’il y a lieu, transmet le dossier au Comptable.

Rapport d’analyse

Avis de non-objection


Comptable � A la réception du dossier, prépare le bon de commande en 3 exemplaires ;

� Joint le bon de commande au dossier ;

� Transmet l’ensemble au RFC.

Bon de commande






III-42






INTERFACE

7 Visa du bon de commande

RFC � S’assure :

− de l’existence effective du budget et de la trésorerie.

− que l’avis de non-objection du CA est obtenu dans le cas des trois premiers marchés.

� Si les conditions ci-dessus sont remplies, vise le bon de commande et transmet l’ensemble du dossier au Secrétaire Exécutif ;

� Dans le cas contraire, retourne le dossier au Responsable bénéficiaire avec mention des remarques et observations formulées.

Bon de commande

8 Signature du bon de commande

Secrétaire Exécutif � S’assure que le bon de commande est établi conformément au rapport d’analyse et visé par le RFC ;

� Signe le BC s’il est correctement établi ; dans le cas contraire le fait reprendre ;

� Retourne le BC signé au Comptable..

Bon de commande

9 Passation de la commande

Comptable � Envoi les 2 premiers volets au fournisseur retenu ;

� Conserve le dernier volet dans le dossier « commandes en cours » ;

� Transmet une copie du BC au RFC pour la mise à jour du budget.

Bon de commande signé


RFC � Met le budget à jour ;

� Classe l’exemplaire du bon de commande dans le dossier « commandes en cours ».

Bon de commande


III-43

DOMAINE SELECTION ET EMPLOI

DES CONSULTANTS



SEC – SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS



III-44

SFQC : Sélection Fondée sur la Qualification des Consultants SMC : Sélection au Moindre Coût ED : Entente Directe CI : Consultation Individuelle



SEC – SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS


N° Catégorie de

dépenses

Montant alloué dans l’Accord de Don

(en USD)


(en USD)


(en milliers de FCFA)

Méthode de passation de

marché

Contexamen préalable du

1 Service de consultants et audits

CE >5 000 CE > 50 000 SFQTC tous

CE < 5 000 CE < 50 000 SFQC non indispensable

Audits techniques et financiers: CE < 5 000

Audits techniques et financiers:

CE < 50 000 SMC N/A

2 Formation CE < 5 000 CE < 50 000

ED tous

ED

3

a) Bénéficiaires secondaires

b) Sous bénéficiaires

CE < 4 000 CE < 25 000 CI

non indispensable


III-45

SSEECC 0011

MMEETTHHOODDEE DDEE LLAA QQUUAALLIITTEE TTEECCHHNNIIQQUUEE EETT DDUU CCOOUUTT

ADM/SEC – SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS


SEC 01 – METHODE DE LA QUALITE TECHNIQUE ET DU COUT



III-46

OBJECTIFS

Cette procédure a pour objectif de traiter l’ensemble des opérations liées à l’acquisition de services de consultants (sociétés) d’un coût estimatif supérieur à la contre-valeur de 5 000 Euro par contrat.

Son utilisation est également recommandée, sauf cas spécifiques, pour des montants inférieurs à 5000 Euro par contrat. Dans ces cas, l’examen préalable du CA est requis uniquement pour les contrats équivalents ou supérieurs à cette somme.

REGLES DE GESTION

� Tout achat de services avec un consultant selon la méthode de la qualité technique et le coût requiert l’accord préalable du CA tant pour la constitution de la liste restreinte que pour le choix définitif du consultant.

� La liste restreinte peut ne comporter que des consultants nationaux (société), régulièrement établies dans le pays bénéficiaire si le montant du marché est inférieur au plafond défini dans le plan de passation de marché de consultant approuvé par le CA.

� La liste restreinte doit être validée par le CA avant la publication de la demande de propositions.

� Les demandes de proposition seront envoyées gratuitement aux consultants inscrits sur la liste restreinte.

� Toutes les offres financières, correspondant aux offres techniques non retenues, doivent être retournées sans avoir été ouvertes.

� Si l’analyse des offres reçues aboutit à un rejet de toutes les propositions reçues (appel infructueux), le Secrétaire Exécutif doit au préalable notifier les motifs du rejet au CA afin de déterminer avec celui-ci les décisions à prendre.

� Le terme Bénéficiaire utilisé tout au long de la description de cette procédure s’applique aussi bien à l’CA qu’à toute autre entité bénéficiant des fonds du Don pour solliciter les services d’un consultant dans le cadre de la réalisation de programme de lutte contre le tabagisme.


- du Secrétaire Exécutif pour les montants inférieurs à 5 000 USD ;

- du Président de la Commission des marchés et du Membre de l’AGF pour les montants supérieurs à 5 000 USD.

� Les modifications apportées au projet de contrat initial doivent être validées successivement par la Commission des Marchés et le CA avant la signature du contrat.

� A l’issue de la procédure l’ACTA publiera dans des organes de presse nationaux et internationaux et sur le site Web le nom du consultant retenu, le prix, la durée et l’étendue du contrat.

� La publication des résultats de la procédure peut être effectuée sur une base trimestrielle sous forme de tableau résumé couvrant les périodes précédentes






III-47

ETAPES

1. Préparation des TDR, du budget et de la demande de manifestation d’intérêt

2. Établissement du projet de demande de propositions

3. Avis de non-objection de la liste restreinte et de la demande de propositions

4. Transmission de la demande de propositions aux soumissionnaires présélectionnés

5. Réception et ouverture des offres

6. Évaluation des offres techniques

7. Validation de l’évaluation des offres techniques

8. Sollicitation de l’avis de non-objection du CA sur le rapport d’analyse des offres techniques

9. Notification des résultats de l’évaluation des offres techniques

10. Ouverture et évaluation des offres financières

11. Évaluation globale des offres

12. Invitation de l’adjudicataire à la négociation

13. Avis de non-objection

14. Signature du contrat de marché


16. Notification des résultats de l’appel à la concurrence






III-48

Etapes Intervenants description des tâches DOCUMENTS OU

INTERFACE

1 Préparation des TDR, du budget et de la demande de manifestation d’intérêt

Responsable du bénéficiaire

� Rédige les termes de référence ;

� Rédige la demande de manifestation d’intérêt ;

� Établit le budget estimatif ;

� Réunit les trois documents dans le dossier de demande de manifestation d’intérêt ;

� Transmet le dossier à l’Expert en passation des marchés.

Dossier de demande de manifestation d’intérêt

2 Établissement du projet de demande de propositions

Expert en Passation des Marchés (EPM)

� Vérifie que les services à acheter sont :

− éligibles ;

− inscrits au plan de sélection des consultants ;

− budgétisés.

� Renvoie les dossiers non éligibles à la Bénéficiaire en lui indiquant les motifs du rejet ;

� Publie un avis de manifestation d'intérêt dans les organes de presse ;

� Établit la liste restreinte de consultants à partir des manifestations d'intérêt reçues et éventuellement du fichier interne de l’ACTA (Cf. règles de gestion) ;

� Transmet le dossier au Secrétaire Exécutif pour la sollicitation de l’avis de non-objection du CA.

Projet de DP

Projet de lettre d’invitation

3 Avis de non-objection de la liste restreinte et de la demande de proposition

Secrétaire Exécutif � Soumet la liste restreinte et le projet de DP à l’avis de non-objection du CA.

� Lorsque l’avis de non-objection est obtenu, transmet le dossier au Expert en passation des marchés:

DP

Liste restreinte






III-49


INTERFACE

4 Transmission de la demande de proposition aux soumissionnaires présélectionnés


� Envoie la DP à chaque consultant présélectionné ;

� Communique la liste restreinte définitive à tous les consultants ayant manifesté leur intérêt ainsi qu’à tout autre consultant qui en ferait la demande.


5 Réception et ouverture des offres techniques


� Réceptionne et procède à l'ouverture des offres techniques ;

� Vérifie que les offres ont été faites conformément au dossier de demande de propositions.

Offres techniques reçues

Secrétaire Commission des Marchés

� Rédige le PV d'ouverture des plis et le fait signer par chaque membre de la commission ;

� Remet une copie du PV à chaque participant et en garde un exemplaire.

� Transmet le PV d’ouverture des plis et les offres techniques retenues à la Commission d’Analyse contre décharge dans le registre de transmission.

PV d’ouverture des plis


6 Évaluation des offres techniques

Commission d’analyse � Evalue les offres techniques conformément au dossier type ;

� Retient les consultants dont les offres techniques sont jugées conformes et obtenues la note minimale requise.

Offres techniques

Secrétaire Commission d’analyse

� Rédige un rapport d’analyse technique et le fait signer par tous les membres de la commission.

Rapport d’analyse technique






III-50


INTERFACE

7 Validation de l’évaluation des offres techniques


� Valide le rapport d’analyse des offres techniques.


Secrétaire de la Commission des marchés

� Rédige un procès-verbal de séance qu’il fait signer à chaque membre ;

� Transmet le rapport d’analyse accompagné du procès-verbal au Secrétaire Exécutif.

PV de séance

8 Sollicitation de l’avis de non-objection du LFA sur le rapport d’analyse des offres techniques

Secrétaire Exécutif � Rédige une lettre de transmission et la fait signer par le Président du CA ;

� Transmet le dossier au CA pour avis de non-objection ;

� Après l'avis d’approbation du CA, convoque la commission d’ouverture et de jugement ;

� Retourne aux candidats concernés, sans les ouvrir, les offres financières relatives aux offres techniques non retenues.



9 Notification des résultats de l’évaluation des offres techniques

Secrétaire Exécutif � Après obtention de l’avis de non-objection, adresse un courrier d’information à chaque soumissionnaire en indiquant les points obtenus par chaque proposition technique.

� Informe les soumissionnaires dont l’offre technique n’a pas été retenu que leurs offres financières leurs seront retournées non ouvertes à la signature du contrat.

� Convoque les soumissionnaires dont les offres techniques ont été retenues pour l’ouverture des offres financières.

Lettres d’information






III-51






INTERFACE

10 Ouverture et évaluation des offres financières


� Procède à l'ouverture des offres financières relatives aux offres techniques retenues..

Offres financières


� Enregistre les offres financières faites ;

� Classe les offres financières ;

� Etablit un procès-verbal de la séance publique d’ouverture des offres financières

� Transmet les offres financières et un exemplaire du procès-verbal à la Commission d’analyse contre décharge dans le registre de transmission.

PV d’ouverture des offres


11 Évaluation globale des offres

Commission d’analyse � Évalue les offres financières en les rapprochant des propositions techniques y afférentes, des termes de références ;

� Procède à la vérification arithmétique des montants soumis et à des réajustements éventuels. ;

� Classe les offres par ordre de mérite ;

Offres financières

Secrétaire de la Commission d’analyse

� Rédige le rapport d’évaluation globale et le fait signer par tous les membres de la commission d’analyse ;

� Transmet un exemplaire du rapport d’évaluation globale à la Commission des marchés contre décharge dans le registre de transmission.

Rapport d’évaluation globale


12 Invitation de l’adjudicataire à la négociation


� Invite le consultant dont la proposition a obtenu le score combiné le plus élevé à négocier le contrat ainsi que tout autre point sur lequel un accord définitif ne serait pas encore établi (planning de travail, chronogramme d’exécution, personnel clé, etc.) ;

Projet de contrat négocié


� Etablit un procès-verbal de négociation du contrat.

Procès-verbal de négociation du contrat


III-52






INTERFACE

13 Avis de non-objection

Secrétaire Exécutif � Rédige une lettre de transmission du rapport d’évaluation globale des offres ;

� Transmet le dossier comprenant les pièces suivantes au CA pour avis de non-objection :

- la lettre de transmission,

- le procès-verbal de la séance publique d’ouverture des offres financières

- le rapport d’évaluation globale

- le projet de contrat négocié

- le procès verbal de négociation du contrat

� Classe un exemplaire du rapport dans le dossier « Évaluation en cours d’approbation » ;

� Si l’avis d’approbation du CA n’est pas obtenu, convoque une réunion de la Commission des

marchés pour trouver les solutions appropriées.



14 Signature du contrat de marché


� Après réception de l’avis d’approbation du CA sur le projet de contrat négocié, procède aux corrections éventuelles.

Contrat d’attribution

a) Montant du marché supérieur à 5 000 USD

Président de la Commission des marchés et le Représentant de l’AGF

� Signent le contrat ;

� Le transmettent à l’Expert en passation des marchés.

Contrat définitif

b) Montant du marché inférieur à 5 000 USD

Secrétaire Exécutif � Signe le contrat ;

� Le transmet à l’Expert en passation des marchés.

Contrat définitif


� Recueille la signature du consultant retenu. Contrat définitif


III-53

SSEECC 0022

SSEELLEECCTTIIOONN AAUU MMOOIINNDDRREE CCOOUUTT



SEC 02 – SELECTION AU MOINDRE COUT



III-54

OBJECTIFS

Cette procédure est destinée à traiter d’une manière générale l’ensemble des opérations liées à l’acquisition de services de consultants d’un coût estimatif inférieur à la contre-valeur de 5 000 USD par contrat pour des missions d’audit technique et financier et généralement pour des missions de type routinier, non complexes et pour lesquelles il existe des méthodes de travail standard.

REGLES DE GESTION

� La liste restreinte doit être validée par le CA avant la publication de la demande de propositions.

� La liste restreinte peut ne comporter que des consultants locaux.

� Toutes les offres financières correspondant aux offres techniques non retenues doivent être retournées sans avoir été ouvertes.

� Si l’analyse des offres reçues aboutit à un rejet de toutes les propositions reçues (appel infructueux), le Secrétaire Exécutif doit au préalable notifier les motifs du rejet au CA afin de déterminer avec celui-ci les décisions à prendre.

� Le terme Bénéficiaire utilisé tout au long de la description de cette procédure s’applique aussi bien à l’ACTA qu’à toute autre entité bénéficiant des fonds du Don pour solliciter les services d’un consultant dans le cadre de la réalisation du projet de lutte contre le tabagisme.



- le chargé de Programmes ;

- le chargé de la Communication;


� Le secrétaire de la Commission des marchés (SCM) est désigné par le Président de du CA.


- les membres du conseil d’Administration ;


- l’Expert en passation de marchés (EPM) qui assure le secrétariat de la Commission d’analyse (CAM).

� Les contrats passés doivent être soumis à la signature du Président du CA de l’ACTA.

� Les modifications apportées au projet de contrat initial doivent être validées successivement par le conseil d’Administration et le CA avant la signature du contrat.

� Une liste de retrait des dossiers doit être remplie à chaque retrait de dossier avec mention du nom du candidat et décharge sur la liste.



SEC 02 – SELECTION AU MOINDRE COUT



III-55

SSEECC 0033

MMEETTHHOODDEE FFOONNDDEEEE SSUURR LLAA QQUUAALLIIFFIICCAATTIIOONN DDEESS CCOONNSSUULLTTAANNTTSS



SEC 03 – METHODE FONDEE SUR LA QUALIFICATION DES CONSULTANTS



III-56

OBJECTIFS

Cette procédure peut être utilisée pour :

� l’acquisition des services de consultants pour des marchés de faible montant ;

� l’acquisition des services de consultants pour lesquels il n’est pas nécessaire d’appliquer la méthode qualité technique et coût.

REGLES DE GESTION

� Cette procédure est utilisée pour l’acquisition de services de consultants pour lesquels il n’est pas nécessaire de préparer et évaluer des propositions concurrentes.

� Les dispositions décrites dans le cas de la sélection de consultants basée sur la qualité technique et le coût peuvent être utilisées dans le cas de propositions concurrentes.

� A l’exception de l’acquisition de marchés de faible montant :

- La sélection du consultant se fera sur la base de son expérience et de sa compétence.

- Le consultant sélectionné devra présenter une proposition combinée (technique et financière).


ETAPES

La procédure est identique à celle de la sélection de consultants basée sur la qualité technique et le coût.



SEC 03 – METHODE FONDEE SUR LA QUALIFICATION DES CONSULTANTS



III-57

SSEECC 0044

SSEELLEECCTTIIOONN PPAARR EENNTTEENNTTEE DDIIRREECCTTEE


III-58

OBJECTIFS

Les contrats de services relatifs à la formation et à l’enquête démographique et de santé d’un montant global équivalent à la contre-valeur de 5 000 USD au plus peuvent être passés conformément aux règles ci-dessous définies.

REGLES DE GESTION

� Le service à acquérir est le prolongement naturel des prestations précédemment fournis par le consultant sélectionné.

� La nature du projet impose une sélection rapide.

� Le consultant concerné est le seul à posséder les qualifications voulues ou présente une expérience d’un intérêt exceptionnel pour la mission concernée.

� La demande de proposition initiale doit souligner cette perspective de continuité des prestations, et les facteurs utilisés pour la sélection du consultant doivent prendre en compte la probabilité de continuité.

� Il sera demandé au consultant ayant fourni les services initiaux de préparer des propositions techniques et financières, conformes aux termes de références, pour négociation.

� La demande de proposition doit requérir l’avis de non-objection du Président du CA.



- le chargé de Programmes ;

- le chargé de Communication;


� Le secrétaire de la Commission des marchés (SCM) est désigné par le Président du CA de l’ACTA ou son représentant.


- les membres du conseil d’Administration de l’ACTA ;

- le Secrétaire Exécutif de l’ACTA ;

- l’Expert en passation de marchés (EPM) qui assure le secrétariat de la Commission d’analyse (CA).




SEC 04 – SELECTION PAR ENTENTE DIRECTE



III-59

� La publication des résultats de la procédure peut être effectuée sur une base trimestrielle sous forme de tableau résumé couvrant les périodes précédentes


III-60

ETAPES

1. Préparation des TDR et du budget

2. Établissement du projet de demande de propositions

3. Avis de non-objection de la demande de propositions

4. Transmission de la demande de propositions au consultant

5. Réception et ouverture de l’offre

6. Évaluation de l’offre technique

7. Validation de l’évaluation de l’offre technique

8. Sollicitation de l’avis de non-objection du CA sur le rapport d’analyse de l’offre technique

9. Notification des résultats de l’évaluation de l’offre technique

10. Ouverture et évaluation de l’offre financière

11. Évaluation globale de l’offre du consultant

12. Invitation de l’adjudicataire à la négociation

13. Avis de non-objection

14. Signature du contrat de marché


16. Notification des résultats de l’appel à la concurrence






III-61






INTERFACE

1 Préparation des TDR et du budget

Responsable du Bénéficiaire

� Rédige les termes de référence ;

� Établit le budget estimatif ;

� Réunit les deux documents dans le dossier de demande de proposition ;

� Transmet le dossier à l’Expert en passation des marchés.

Dossier de demande de proposition

2 Établissement du projet de demande de propositions


� Vérifie que les services à acquérir sont :

− éligibles ;

− inscrits au plan de sélection des consultants ;

− budgétisés.

� Renvoie les dossiers non éligibles à la Bénéficiaire en lui indiquant les motifs du rejet ;

� Identifie le consultant sur la base du dossier de demande de proposition (Cf. règles de gestion) ;

� Etablit le projet de lettre d’invitation ;

� Transmet le dossier au Secrétaire Exécutif pour la sollicitation de l’avis de non-objection du CA.

Projet de DP

Projet de lettre d’invitation

3 Avis de non-objection de la demande de proposition

Secrétaire Exécutif � Soumet le projet de DP à l’avis de non-objection du CA.

� Lorsque l’avis de non-objection est obtenu, transmet le dossier à l’Expert en passation des marchés:

DP


III-62






INTERFACE

4 Transmission de la demande de propositions au consultant


� Envoie la DP accompagnée de la lettre d’invitation au consultant identifié.


5 Réception et ouverture de l’offre


� Réceptionne et procède à l'ouverture de l’offre ;

� Vérifie que l’offre a été faite conformément au dossier de demande de propositions.

Offre reçue

Secrétaire Commission des Marchés

� Rédige le PV d'ouverture et le fait signer par chaque membre de la commission ;

� Remet une copie du PV à chaque participant et en garde un exemplaire.

� Transmet le PV d’ouverture et l’offre technique retenue à la Commission d’Analyse contre décharge dans le registre de transmission.

PV d’ouverture des plis


6 Évaluation de l’offre technique

Commission d’analyse � Evalue l’offre technique conformément au dossier type ;

� Dans le cas où l’offre technique du consultant est jugée non satisfaisante, fait procéder à la reprise de la procédure.

Offres techniques

Secrétaire Commission d’analyse

� Rédige un rapport d’analyse technique et le fait signer par tous les membres de la commission.



III-63


INTERFACE

7 Validation de l’évaluation de l’offre technique


� Valide le rapport d’analyse de l’offre technique. Rapport d’analyse technique


� Rédige un procès-verbal de séance qu’il fait signer à chaque membre ;

� Transmet le rapport d’analyse accompagné du procès-verbal au Coordonnateur.

PV de séance

8 Sollicitation de l’avis de non-objection du CA sur le rapport d’analyse de l’offre technique

Secrétaire Exécutif � Rédige une lettre de transmission et la signe ;

� Transmet le dossier au CA pour avis de non-objection ;

� Après l'avis d’approbation du CA, convoque la commission des marchés.



9 Notification des résultats de l’évaluation de l’offre technique

Secrétaire Exécutif � Après obtention de l’avis de non-objection, adresse un courrier d’information au consultant en indiquant les points obtenus la proposition technique.

� Convoque le consultant pour l’ouverture de l’offre financière.







III-64






INTERFACE

10 Ouverture et évaluation de l’offre financière


� Procède à l'ouverture de l’offre financière. Offre financière


� Enregistre l’offre financière faite ;

� Etablit un procès-verbal de la séance publique d’ouverture de l’offre financière

� Transmet l’offre financière et un exemplaire du procès-verbal à la Commission d’analyse contre décharge dans le registre de transmission.

PV d’ouverture de l’offre


11 Évaluation globale des offres

Commission d’analyse � Évalue l’offre financière en la rapprochant de l’offre technique et des termes de références ;

� Procède à la vérification arithmétique des montants soumis et à des réajustements éventuels.

Offre financière

Secrétaire de la Commission d’analyse

� Rédige le rapport d’évaluation globale et le fait signer par tous les membres de la commission d’analyse ;

� Transmet un exemplaire du rapport d’évaluation globale à la Commission des marchés contre décharge dans le registre de transmission.



12 Invitation de l’adjudicataire à la négociation


� Invite le consultant à négocier le contrat ainsi que tout autre point sur lequel un accord définitif ne serait pas encore établi (planning de travail, chronogramme d’exécution, personnel clé, etc.) ;

Projet de contrat négocié


� Etablit un procès-verbal de négociation du contrat.

Procès-verbal de négociation du contrat


III-65


INTERFACE

13 Avis de non-objection

Secrétaire Exécutif � Rédige une lettre de transmission du rapport d’évaluation globale ;

� Transmet le dossier comprenant les pièces suivantes au CA pour avis de non-objection :

- la lettre de transmission,

- le procès-verbal de la séance publique d’ouverture de l’offre financière,

- le rapport d’évaluation globale

- le projet de contrat négocié

- le procès verbal de négociation du contrat

� Classe un exemplaire du rapport dans le dossier « Évaluation en cours d’approbation » ;

� Si l’avis d’approbation du CA n’est pas obtenu, convoque une réunion de la Commission des

marchés pour trouver les solutions appropriées.



14 Signature du contrat de marché


� Après réception de l’avis d’approbation du CA sur le projet de contrat négocié, procède aux corrections éventuelles.


a) Montant du marché supérieur à 5 000 USD

Président de la Commission des marchés et le Membre de l’AGF

� Signent le contrat ;

� Le transmettent à l’Expert en passation des marchés.

Contrat définitif

b) Montant du marché inférieur à 5 000 USD

Secrétaire Exécutif � Signe le contrat ;

� Le transmet à l’Expert en passation des marchés.

Contrat définitif


� Recueille la signature du consultant. Contrat définitif






III-66


INTERFACE

15 Ventilation du marché


� Adresse un exemplaire du contrat dûment signé :

− à l’adjudicataire ;

− au Bénéficiaire.

� Conserve un exemplaire dans le dossier « marché en cours d’exécution »


16 Notification des résultats


� Publie dans les organes de presse le nom du consultant retenu, le prix, la durée et l’étendue du contrat.







III-67

SSEECC 0055

SSEELLEECCTTIIOONN DDEESS CCOONNSSUULLTTAANNTTSS IINNDDIIVVIIDDUUEELLSS

ADM/SEC– SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS


SEC 05 – SELECTION DES CONSULTANTS INDIVIDUELS



III-68

OBJECTIFS

Les contrats de services afférents à des missions satisfaisant aux conditions suivantes peuvent être attribués à des consultants individuels :

� L’exécution des prestations ne requiert pas l’embauche d’une équipe de consultants ;

� Il n’est pas nécessaire de disposer d’installations spécifiques pour l’exécution des prestations de services ;

� L’expérience et la qualification du consultant est l’exigence primordiale

� Etudes d’envergure limitée

Lorsque la coordination, l’administration ou la responsabilité collective sont difficiles à gérer à cause de la taille du projet, il est préférable de requérir aux services d’une société.

REGLES DE GESTION

� L’expérience et la qualification du consultant sont les principaux critères de sélection du consultant.

� L’ACTA doit consulter au moins trois (3) consultants.

� La sélection des consultants à consulter peut être faite par contact direct sans nécessité de présentation d’offre de service.

� La capacité des consultants à fournir les prestations peut être établie par analyse de son expérience professionnelle, de son cursus académique et de sa connaissance de l’environnement culturel, social et politique du Projet.

� Parfois, le personnel ou les associés d’un cabinet de consultants peuvent être considérés comme consultant individuel. Dans ce cas, les dispositions relatives au conflit d’intérêt doivent s’appliquer à la société mère.

ETAPES

La procédure est identique à celle de la sélection de consultants basée sur la qualité technique et le coût.

ADM/SEC– SELECTION ET EMPLOI DES CONSULTANTS


SEC 05 – SELECTION DES CONSULTANTS INDIVIDUELS



III-69

DOMAINE GESTION DES

APPROVISIONNEMENTS



APP – GESTION DES APPROVISIONNEMENTS



III-70

AAPPPP 0011 AAPPPPRROOVVII SSII OONNNNEEMM EENNTT DDEE LL ’’ AACCTTAA






III-71

OBJECTIFS

L’objectif de cette procédure est de permettre l'acquisition au meilleur rapport qualité prix, de fournitures de bureau et de consommables divers et l’approvisionnement régulier de l’ACTA.

La partie commande est traitée dans le volet de passations de marchés. Les parties décrites ci-après concernent les phases de réception de fournitures et de remise au bénéficiaire.

REGLES DE GESTION

� Toute livraison se fait sur la base d’un Bon de Livraison préparé par le fournisseur et joint au Bon de Commande.

� Les articles acquis sont réceptionnés par l’Expert en passation de marchés et du bénéficiaire le cas échéant ou une commission de réception dans les cas de livraisons de matériels ou fournitures spécifiques.

� Les réceptions par une commission donnent lieu à la rédaction d’un procès verbal de réception pour qu’elles soient acceptées.

� Les livraisons d’articles à stocker font l’objet d’un contrôle de l’Expert en passation de marchés sur la base d’un Bon d’entrée.

� La gestion des stocks est assurée par l’Expert en passation de marchés qui pourrait se faire aider par toute autre personne au sein de l’ACTA en cas de besoin. Dans cette hypothèse les fonctions de gestion de stocks physiques et de stocks théoriques doivent être séparées. Il n’est pas apparu nécessaire de faire systématiquement cette séparation compte tenu du faible niveau et de la valeur peu élevée des stocks qui ne justifient pas un alourdissement de la procédure et une mobilisation de ressources humaines plus importante.

ETAPES

1. Réception des articles

2. Signature du bordereau de livraison

3. Entrée en stock






III-72






INTERFACE

1 Réception des articles


� Réceptionne les articles en présence de l’Expert en passation des marchés ;

� Vérifie que les articles livrés correspondent bien à un ordre d’achat de l’ACTA en s’assurant qu’au bon de livraison du fournisseur est joint un bon de commande dûment établi par l’ACTA ou qu’il existe un bon de commande dûment établi et gardé dans les dossiers de l’ACTA. Dans le cas contraire, la livraison est renvoyée au fournisseur pour dossier incomplet ;

� Vérifie que les articles livrés sont conformes à ceux qui ont été commandés en rapprochant le bon de commande du bon de livraison du fournisseur.

Bon de livraison

a) Livraison non conforme à la commande

� Si les articles sont non conformes ou défectueux dans leur totalité, refuse la livraison et mentionne le motif du refus sur le bon de livraison ;

� Remet le bon de livraison au livreur ;

� En rend compte au Secrétaire Exécutif ;

� Reprend contact avec le fournisseur pour régler les points litigieux.

Bon de livraison

b) Livraison partiellement conforme à la

commande

� Informe le Secrétaire Exécutif de la situation.

� Procède, avec l’Expert en passation des marchés, au contrôle des articles livrés et décide soit de refuser la totalité de la livraison soit d’accepter les articles conformes à la commande.

� En cas d’acceptation partielle, mentionne les réserves sur le bon de livraison et le signe

Bon de livraison


III-73






INTERFACE

c) Contrôle physique des quantités livrées


� Effectue en présence du bénéficiaire (une commission ou une personne de compétence reconnue) un contrôle physique des articles livrés par comptage des quantités livrées et les rapproche des quantités portées sur le bon de livraison ;

� En cas de différence, la discordance est notifiée par écrit au fournisseur et le bon de livraison lui est renvoyé pour rectification ;


Bon de livraison

2 Signature du bordereau de livraison


� Signe le bon de livraison du fournisseur ;

� Garde un exemplaire du bon et remet les autres exemplaires au fournisseur.

� En l’absence de facture lors de la livraison, classe le BL dans le dossier « achats de fournitures, factures à recevoir ».

Bon de livraison

3 Entrée en stock


� Met à jour le fichier des stocks. Bon de livraison


III-74


III-75

AAPPPP 0022

AAPPPPRROOVVIISSIIOONNNNEEMMEENNTT DDEESS EENNTTIITTEESS AAUUTTRREESS QQUUEE LL’’AACCTTAA

ADM/APP – GESTION DES APPROVISIONNEMENTS Manuel de procédures administratives,


APP 02 – APPROVISIONNEMENT DES ENTITES AUTRES QUE L’ACTA



III-76

OBJECTIFS

L’objectif de cette procédure est de permettre l'acquisition au meilleur rapport qualité/prix, de fournitures de bureau et de consommables divers et l’approvisionnement régulier des entités autres que l’ACTA.

La partie commande est traitée dans le volet de passations de marchés. Les parties décrites ci-après concernent les phases de réception de fournitures et de remise au bénéficiaire.

REGLES DE GESTION

� Toute livraison se fait sur la base d’un Bon de Livraison préparé par le fournisseur et joint au Bon de Commande.

� Les articles acquis sont réceptionnés par l’Expert en passation des marchés et du bénéficiaire le cas échéant ou une commission de réception dans le cas de livraisons de matériels ou fournitures spécifiques.

� Les réceptions par une commission donnent lieu à la rédaction d’un procès verbal de réception pour qu’elles soient acceptées.

� Les livraisons d’articles à stocker font l’objet d’un contrôle de l’Expert en passation des marchés sur la base d’un Bon d’entrée.

� La gestion des stocks est assurée par l’Expert en passation des marchés qui pourrait se faire aider par toute autre personne au sein de l’ACTA en cas de besoin. Dans cette hypothèse les fonctions de gestion de stocks physiques et de stocks théoriques doivent être séparées. Il n’est pas apparu nécessaire de faire systématiquement cette séparation compte tenu du faible niveau et de la valeur peu élevée des stocks qui ne justifient pas un alourdissement de la procédure et une mobilisation de ressources humaines plus importante.

ETAPES

1. Réception des articles


3. Remise des articles au bénéficiaire

4. Entrée en stock






III-77






INTERFACE

1 Réception des articles

Fournisseur � Informe l’entité bénéficiaire, de la date, du lieu et de l’heure de livraison.


Représentant de l’entité bénéficiaire

� Réceptionne l’article en présence de l’Expert en passation des marchés et du bénéficiaire ;

� Vérifie que la livraison est conforme à la commande.

Bon de livraison

a) Articles non conformes ou défectueux dans leur totalité


� Refuse la livraison et mentionne le motif du refus sur le bordereau de livraison ;

� Remet le bordereau au livreur ;



b) Livraison partiellement conforme à la commande


� Informe le Secrétaire Exécutif de la situation ;

� Procède ensemble avec l’entité bénéficiaire au contrôle des articles livrés et décident, soit de refuser la totalité de la livraison, soit d’accepter les articles conformes à la commande ;

� En cas d’acceptation partielle, mentionne les réserves sur le bordereau de livraison et le signe ;



III-78






INTERFACE

c) Contrôle physique des quantités livrées


Représentant de l’entité bénéficiaire

� Effectuent un contrôle physique des articles livrés par comptage des quantités livrées et les rapproche des quantités portées sur le bon de livraison ;

� En cas de différence, la discordance est notifiée par écrit au fournisseur et le bon de livraison lui est renvoyé pour rectification.

Bon de livraison



� Signe le bon de livraison du fournisseur ;

� Garde un exemplaire du bordereau et remet les autres exemplaires au fournisseur.

Bon de livraison

3 Remise des articles au bénéficiaire


� Établit en 2 exemplaires une attestation de remise des articles ;

� Livre les articles au bénéficiaire après lui avoir fait signer l’attestation ;

� Remet un exemplaire de l’attestation à l’entité bénéficiaire ;

� Agrafe l’attestation de remise au BL.

� En l’absence de facture lors de la livraison, le BL et l’attestation de remise doivent être classés dans le dossier « articles, factures à recevoir » dans le cas où le paiement est effectué par l’ACTA. Dans le cas contraire, la facture sera acheminée au bénéficiaire pour paiement.

Attestation de remise des articles

4 Entrée en stock


� Met à jour le fichier des stocks. Bon de livraison


III-79

AAPPPP 0033

AAPPPPRROOVVIISSIIOONNNNEEMMEENNTT IINNTTEERRNNEE DDUU PPEERRSSOONNNNEELL DDEE LL’’AACCTTAA



APP 03 – APPROVISIONNEMENT INTERNE DU PERSONNEL DE L’ACTA



III-80

OBJECTIFS

L’objectif de cette procédure est de permettre l’approvisionnement régulier en fournitures de bureau et consommables divers du personnel de l’ACTA.

La partie commande est traitée dans le volet de passations de marchés. Les parties décrites ci-après concernent les phases de réception de fournitures et de remise au bénéficiaire

REGLES DE GESTION

� Toute livraison au personnel se fait sur la base d’une demande d’approvisionnement.

� Les articles demandés sont remis au demandeur selon leur disponibilité.

� La gestion des stocks est assurée par l’Assistant Administratif qui pourrait se faire aider par toute autre personne au sein de l’ACTA en cas de besoin. Dans cette hypothèse les fonctions de gestion de stocks physiques et de stocks théoriques doivent être séparées. Il n’est pas apparu nécessaire de faire systématiquement cette séparation compte tenu du faible niveau et de la valeur peu élevée des stocks qui ne justifient pas un alourdissement de la procédure et une mobilisation de ressources humaines plus importante.

ETAPES

1. Demande de fournitures

2. Livraison des fournitures

3. Mise à jour du stock






III-81






INTERFACE

1 Demande de fournitures

Demandeur � Renseigne la fiche d’approvisionnement et la transmet à l’Assistant Administratif.

Fiche d’approvisionnement

2 Livraison des fournitures


� Vérifie que la fiche d’approvisionnement est bien renseignée ;

� S’assure que les articles demandés sont disponibles.

Fiche d’approvisionnement

a) Articles non disponibles


� Annote la fiche d’approvisionnement ;

� Informe le demandeur ;

� Adresse au RFC une demande d’achat pour qu’il passe la commande.

b) Article disponible

RFC

� Livre les fournitures au demandeur ;

� Fait signer le demandeur sur la fiche d’approvisionnement pour accuser réception des fournitures reçues ;

� Signe la fiche.

3 Mise à jour du stock

RFC � Renseigne son fichier de stocks sur la base de la fiche d’approvisionnement.

Fiche de stock


III-82

DOMAINE GESTION DES DEPENSES



DEP – GESTION DES DEPENSES 3ème partie : Manuel de Procédures


III-83

DDEEPP 0011

TTRRAAIITTEEMMEENNTT DDEESS FFAACCTTUURREESS

ADM/DEP – GESTION DES DEPENSES Manuel de procédures administratives,


DEP 01 – TRAITEMENT DES FACTURES 3ème partie : Manuel de Procédures


III-84

OBJECTIFS

Cette procédure a pour objectif de décrire le processus de prise en charge comptable des factures; documents permettant de transcrire au plan comptable les transactions entre l’ACTA et les tiers réalisées dans le cadre du projet de lutte contre le tabagisme.

La procédure du traitement des factures vise donc un contrôle rigoureux et une comptabilisation rapide et correcte des factures afin d’éviter tout blocage préjudiciable au bon déroulement du projet.

Sa mise en œuvre devrait permettre à l’ACTA de minimiser les risques de double comptabilisation ou de non-comptabilisation de certaines factures, et de double paiement

REGLES DE GESTION

� Les factures reçues sont enregistrées chronologiquement par le Chef Comptable et visées par le Responsable en Finance Comptabilité (RFC).

� Les factures fournisseurs doivent être accompagnées du BC et/ou du contrat et du BL dûment signés dans le cas des fournitures.

� Toutes les factures doivent être certifiées par le bénéficiaire du bien ou de la prestation de service.

� Toute facture comptabilisée doit porter la mention "Saisie".

ETAPES

1. Réception et enregistrement des factures

2. Contrôle matériel de la facture

3. Certification de la facture

4. Comptabilisation de la facture





III-85





INTERFACE

1 Réception et enregistrement des factures

Secrétaire comptable � A la réception de la facture fournisseur, vérifie qu’elle est destinée à l’ACTA;

� S’assure qu’elle porte la référence d’un contrat ou d’un bon de commande, sinon réclame la référence ;

� Au besoin, retourne la facture pour complément d’informations ;

� Si le contrôle est satisfaisant, appose le cachet « COURRIER ARRIVEE » sur la facture ;

� Mentionne la date d’arrivée et donne un numéro interne à la facture ;

� Enregistre la facture : numéro, fournisseur, date de réception, montant total ;

� Transmet la facture au Chef Comptable.

Facture Fournisseur

2 Contrôle matériel de la facture

Chef Comptable � Vérifie l’authenticité de la référence du contrat ou du bon de commande portée sur la facture ;

� Retourne, au fournisseur la facture comportant des anomalies ;

� Vérifie que

− le BL et le BC correspondants sont joints à la facture ;

− ou que la facture correspond à une période de facturation conformément aux clauses du contrat dans le cas d’une prestation de service.

� Contrôle, le cas échéant, les quantités figurant sur la facture par rapport aux quantités mentionnées sur le BL ;

� S’assure que le montant de la facture est correct, si c’est le cas le fait viser par le RFC;

� Si le contrôle révèle une anomalie, retourne la facture au fournisseur pour correction ;

� Transmet la facture dont le contrôle est satisfaisant au bénéficiaire des biens ou des prestations pour certification.

Facture Fournisseur


III-86

DDEEPP 0022

GGEESSTTIIOONN DDUU CCAARRBBUURRAANNTT



DEP 02 – GESTION DU CARBURANT 3ème partie : Manuel de Procédures


III-87

OBJECTIFS

La procédure de gestion du carburant a pour objectif la mise en place d’une gestion rigoureuse et efficace des dépenses de carburant.

Sa mise en œuvre devrait permettre à l’ACTA de minimiser les risques de gaspillage.

REGLES DE GESTION

� L’approvisionnement en carburant de l’ACTA doit se faire à la pompe sur une base hebdomadaire.

� L’approvisionnement est effectué par le Chef Comptable.

� L’approvisionnement hors planning doit se faire sur la présentation d'une fiche d'utilisation du véhicule, dûment renseignée par le chef de mission et visée par le RFC et le Secrétaire Exécutif.

ETAPES

1. Demande d’approvisionnement

2. Autorisation d’approvisionnement

3. Approvisionnement du véhicule





III-88





INTERFACE

1 Demande d’approvisionnement

a) Approvisionnement hebdomadaire

Chauffeur � Remplit une fiche d’approvisionnement en carburant en deux exemplaires en précisant :

- désignation du véhicule ;

- immatriculation du véhicule ;

- kilométrage au compteur ;

- date du jour.

� Signe la fiche ;

� Joint à la fiche, la fiche précédente et transmet la liasse à l’Assistant Administratif.

Fiche d’approvisionnement en carburant

b) Approvisionnement pour départ en mission

Chef de mission � Remplit une fiche d'utilisation du véhicule (carnet de bord) en deux exemplaires:

- destination ;

- quantité du carburant demandée ;

- évaluation kilométrage ;

- référence de l’ordre de mission.

� Signe la fiche ;

� Joint l’ordre de mission à la fiche ;

� Transmet la fiche au Secrétaire Exécutif.

Fiche d'utilisation du véhicule

Ordre de mission

2 Autorisation d’approvisionnement

a) Approvisionnement hebdomadaire

Chef Comptable � Vérifie que le précédent approvisionnement date d’une semaine ;

� Contrôle le kilométrage effectué entre les deux demandes ;

� Signe la fiche d’approvisionnement en carburant et la transmet au RFC.


b) Approvisionnement pour départ en mission

RFC

Secrétaire Exécutif et RFC

� Vérifie les mentions de la fiche d'utilisation du véhicule sont conforme à l’ordre de mission ;

� Signent la fiche d'utilisation du véhicule et la transmet au Chef Comptable.

Fiche d'utilisation du véhicule

Ordre de mission


III-89





INTERFACE

3 Approvisionnement du véhicule

Chef Comptable � Reçoit la fiche d’approvisionnement en carburant / d'utilisation du véhicule.

� Vérifie qu’elle est signée par le signataire autorisé ;

� Établit une fiche de sortie de caisse ;

� Transmet la fiche de sortie de caisse accompagnée de la fiche d’approvisionnement en carburant / d'utilisation du véhicule au RFC.


Fiche d’utilisation du véhicule

RFC � Reçoit la liasse et vérifie que :

- la fiche d’approvisionnement en carburant / d'utilisation du véhicule est signée par le signataire autorisé ;

- les pièces justificatives sont dûment signées.

� Signe la fiche de sortie de caisse et transmet la liasse au Chef Comptable.


Fiche d’utilisation du véhicule

Chef Comptable � Décaisse les fonds au profit du Chauffeur. Fiche de sortie de caisse

Chauffeur � Procède au remplissage du réservoir du véhicule ;

� Récupère le reçu de la station service et la transmet au Comptable;

� Renseigne la fiche d’approvisionnement en carburant et le carnet de bord du véhicule et transmet les deux documents au Comptable.

Fiche de sortie de caisse

Reçu

Chef Comptable � Joint le reçu à la fiche de sortie de caisse.

� Signe les deux documents et les transmet au Secrétaire Exécutif pour Contrôle.


Reçu

RFC � Vérifie que le carnet de bord et la fiche d’approvisionnement en carburant sont correctement renseignés et signés ;

� Vise les deux documents.


Reçu


III-90

DDEEPP 0033

MMEENNUUEESS DDEEPPEENNSSEESS PPAARR CCAAIISSSSEE



DEP 03 – MENUES DEPENSES PAR CAISSE 3ème partie : Manuel de Procédures


III-91

OBJECTIFS

La procédure d'achat par caisse complète les autres procédures d'achat.

Elle vise à satisfaire les besoins urgents et immédiats d'achats de biens et services exprimés par le personnel de l’ACTA.

Ces biens et de services concernent les petits achats de fournitures, de journaux et des petits travaux de plomberie et d'électricité dont le montant n'excède pas 500 USD.

REGLES DE GESTION

L’ensemble du processus des menues dépenses par caisse est basé sur la règle fondamentale que tous les achats sont effectués par le responsable de la passation des marchés sans l'établissement d'un Bon de commande. La procédure des menues dépenses par caisse au sein de l’ACTA devra, en conséquence, respecter les règles suivantes:

� Les achats par caisse sont autorisés pour les besoins urgents et de petit montant.

� Les reçus de caisse ou toutes autres preuves de paiement doivent être joints à la pièce de sortie de caisse.

� Les reçus d'achat doivent être remis au RFC au plus tard 24 heures après la remise des fonds.

ETAPES

1. Expression du besoin

2. Appréciation de l'opportunité d'achat par caisse





III-92





INTERFACE

1 Expression du besoin

Demandeur � Établit une DA en trois (3) exemplaires

� Transmet deux (2) exemplaires de la DA dûment signée au Expert en passation des marchés ;

� Conserve le troisième exemplaire pour le suivi de la demande.

Demande d’Achat (DA)

2 Appréciation de l'opportunité d'achat par caisse


� A la réception de la DA, apprécie l'opportunité d'achat par caisse conformément aux règles de gestion et procédures en vigueur au sein de l’ACTA.

� En cas de rejet de l’achat par caisse, déclenche la procédure d’achat appropriée.

� Dans le cas contraire, déclenche la procédure de décaissement (cf. TRE)

Demande d’Achat

Suite : cf. procédures de remises de biens.


III-93



GEC – GESTION DES CONTRATS 3ème partie : Manuel de Procédures

DOMAINE GESTION DES CONTRATS


III-94

GGEECC 0011

CCOONNTTRRAATTSS DDEE FFOOUURRNNIITTUURREESS





III-95

OBJECTIFS

L’objectif de cette procédure est d’assurer un bon suivi de l’exécution des contrats passés entre l’ACTA et des tiers.

REGLES DE GESTION

� Le suivi des contrats de fournitures est effectué conjointement par le responsable opérationnel concerné de l’ACTA, le RFC et l’Expert en passation des marchés.

� Le rôle principal de l’Expert en passation des marchés est d’attirer l’attention du Coordonnateur et du RFC sur le non-respect du calendrier d’exécution ou sur toute information pouvant avoir une incidence sur le bon déroulement du contrat. Ceci implique que l’Expert en passation des marchés dispose de toutes les informations sur le contrat en particulier sur le calendrier d’exécution.

� Le suivi opérationnel des contrats doit être assuré par les responsables opérationnels de l’ACTA.

� Toute modification ou annulation de contrat doit recueillir l’accord préalable du CA si ledit contrat a fait l’objet d’un avis de non objection avant sa signature.

ETAPES

1. Suivi et relance des fournisseurs

2. Relance fournisseurs

3. Annulation d’une commande

4. Annulation de la réserve sur la ligne budgétaire





III-96





INTERFACE

1 Suivi et relance des fournisseurs


� Fait périodiquement (semaine, quinzaine, etc.…) le point des commandes : commandes échues non livrées et commandes à réceptionner dans la semaine ;

� Contacte les fournisseurs devant livrer dans la semaine pour la confirmation des dates de livraison

� Pour les commandes échues non livrées, contacte les fournisseurs concernés pour savoir les raisons du retard et les nouvelles dates prévisionnelles de livraison ;

� Transmet la liste des commandes échues non livrées, les raisons du retard et les nouvelles dates prévisionnelles de livraison au RFC pour appréciation.

État des commandes en cours

RFC � Apprécie les commandes échues non livrées

� Relance par écrit les fournisseurs ou annule certaines commandes en fonction de :

- l’urgence de la situation ;

- la comparaison de la nouvelle date de livraison et du délai moyen de livraison du bien commandé ;

- la qualité des relations avec le fournisseur ;

- du nombre de relances écrites (2 au maximum)

� Transmet le document au Secrétaire Exécutif pour décision.

� Transmet sa décision à l’Expert en passation des marchés et fait copie au RFC.

2 Relance fournisseurs


� Relance les fournisseurs dont les commandes ne sont pas annulées en leur adressant une lettre de relance signée du Secrétaire Exécutif ;

� Met à jour son fichier de suivi des commandes en inscrivant les nouvelles dates de livraison et les dates de relance.

Lettre de relance


III-97





INTERFACE

3 Annulation d’une commande


� Rédige une lettre d’annulation et la transmet au Secrétaire Exécutif pour signature.

Lettre d’annulation

Secrétaire Exécutif � Signe la lettre d’annulation de la commande et la retourne à l’Expert en passation des marchés.


� Transmet la lettre d’annulation dûment signée au fournisseur ;

� Agrafe une copie de la lette d’annulation au bon de commande dans le dossier" commandes en cours" ;

� Appose le cachet annulé sur le bon de commande ;

� Classe le bon de commande annulé et la lettre d’annulation dans le dossier « commandes annulées » de l’année ;

� Met à jour le fichier de suivi des commandes.

� Transmet une copie de la lettre d’annulation au RFC.

4 Annulation de la réserve sur la ligne budgétaire

RFC � S’assure que la lettre est dûment signée par le Secrétaire Exécutif;

� Annule la réservation du montant de la commande effectuée sur le budget.

Lettre d’annulation


III-98

GGEECC 0022

CCOONNTTRRAATTSS DDEE PPRREESSTTAATTIIOONN DDEE SSEERRVVIICCEESS

ADM/GEC – GESTION DES CONTRATS Manuel de procédures administratives,


GEC 02 – CONTRATS DE PRESTATION DE SERVICES 3ème partie : Manuel de Procédures


III-99

OBJECTIFS

L’objectif de cette procédure est d’assurer un bon suivi de l’exécution des contrats passés entre l’ACTA et des tiers.

REGLES DE GESTION

� Le suivi des contrats de contrat de prestation est suivi conjointement par le responsable de la passation des marchés, le responsable opérationnel concerné de l’ACTA, l’Expert en Passation des marchés et le RFC.

� Le rôle principal de l’Expert en Passation des marchés (EPM) est d’attirer l’attention du Secrétaire Exécutif sur le non respect du calendrier d’exécution ou sur toute information pouvant avoir une incidence sur le bon déroulement du contrat. Ceci implique que, l’Expert en Passation des marchés dispose de toutes les informations sur le contrat en particulier sur le calendrier d’exécution.

� Le suivi opérationnel des contrats doit être assuré par les responsables opérationnels de l’ACTA.

� Toute modification ou annulation de contrat doit recueillir l’accord préalable du CA si ledit contrat a fait l’objet d’un avis de non objection avant sa signature.

ETAPES

1. Suivi de l’exécution de la prestation

2. Gestion du contrat

3. La résiliation du contrat

4. Annulation de la réserve sur la ligne budgétaire





III-100


INTERFACE

1 Suivi de l’exécution de la prestation


� Suit la réalisation des prestations et rend régulièrement compte au Secrétaire Exécutif de l'état d'avancement des travaux.

2 Gestion du contrat

En cours d’exécution, certains évènements peuvent intervenir dans la vie du contrat, par exemple :

- La modification

- La résiliation

- etc.

a) La modification des termes d'un contrat


� Dès qu’il en a connaissance, informe le Secrétaire Exécutif des informations susceptibles de modifier les clauses du contrat. Exemples: difficulté financière du prestataire.

Secrétaire Exécutif � Apprécie les informations et donne les instructions nécessaires à l’Expert en passation des marchés.


� Discute avec le prestataire des points de modification éventuels ;

� Rédige un projet d’avenant au contrat et le soumet à l’appréciation du RFC

RFC


� Apprécie le projet d’avenant ;

� Transmet le projet d’avenant au Coordonnateur pour validation

� Après la validation transmet le projet d’avenant au contrat au CA pour recueillir son avis au cas où le contrat initial a fait l’objet d’un avis de non objection ;

Projet d’avenant au contrat

Secrétaire Exécutif � Après l’obtention de l’avis de non objection, signe l’avenant au contrat et le fait signer par le prestataire ;

� Transmet un exemplaire de l’avenant dûment signé au prestataire ainsi qu’à tous les destinataires du contrat initial et en joint un autre au dossier original de prestation de service.





III-101

DOMAINE GESTION DU PERSONNEL



GPE – GESTION DU PERSONNEL 3ème partie : Manuel de Procédures


III-102

GPE 01

RREECCRRUUTTEEMMEENNTT DDUU PPEERRSSOONNNNEELL DDEE SSOOUUTTIIEENN

ADM/GPE – GESTION DU PERSONNEL Manuel de procédures administratives,


GPE 01 – RECRUTEMENT DU PERSONNEL DE SOUTIEN 3ème partie : Manuel de Procédures


III-103

OBJECTIFS

Cette procédure a pour objectif de doter l’ACTA en personnel de soutien (coursiers, chauffeurs, techniciens de surfaces etc.). Elle ne traite donc pas du personnel technique qui lui est recruté selon les procédures de sélection des consultants individuels décrites dans le présent manuel de procédures.

REGLES DE GESTION

� Le recrutement du personnel de soutien doit être planifié et budgétisé en début d’exercice.

� Lorsque la planification n’a pas pu être faite, le Secrétaire Exécutif, le RFC et l’Expert en passation des marchés (EPM), dès manifestation du besoin, déterminent la date du recrutement.

� En fonction de la date prévisionnelle de recrutement, l’Expert en passation des marchés (EPM) établit un avis de recrutement et le soumet au RFC pour visa et au Secrétaire Exécutif pour validation.

� Les tests de recrutement sont effectués par une Commission d’Analyse (CAM) composée du RFC, de l’Expert en passation du marché et d’un des responsables techniques (Bénéficiaire) selon sa disponibilité.

� La sélection définitive est effectuée par le Secrétaire Exécutif sur la base des recommandations de la Commission d’Analyse.

� l’Expert en passation des marchés (EPM) est le rapporteur de la Commission d’Analyse.

� Le Secrétaire Exécutif peut, le cas échéant, rencontrer les candidats proposés par la Commission d’Analyse pour former sa propre opinion avant sa décision.

� Les contrats de travail doivent être rédigés en deux exemplaires.

� Si l’embauche du salarié est soumise à une période d’essai, la rupture ou le renouvellement de cette période d’essai doit se faire conformément aux dispositions du code de travail, de toute autre disposition réglementaire ou conventionnelle relative au marché du travail du Togo et du règlement intérieur de l’ACTA.

ETAPES

1. Lancement de l'appel à candidature

2. Réception et sélection des candidats

3. Décision d'embauche

4. Établissement du contrat de travail

5. Signature du contrat

6. Création du dossier du nouvel employé





III-104


INTERFACE

1 Lancement de l’appel à candidature


� Rédige un avis de recrutement en fonction du planning de recrutement ou des besoins en personnel et le soumet au RFC pour visa et au Secrétaire Exécutif pour approbation ;

Projet d’avis de recrutement

RFC


� Vise l’avis et Fait procéder aux éventuelles modifications par l’Expert en passation des marchés (EPM)

� Autorise la diffusion de l’avis de recrutement dans les médias d’annonces légales.

Avis de recrutement

2 Réception et sélection des candidats

l’Expert en passation des marchés (EPM)

� Reçoit les candidatures et soumet les offres reçues à la Commission d’Analyse

Dossiers de candidature

Commission d’Analyse � Procède au tri des candidatures ;

� Établit un planning des entretiens ;

� Convoque les candidats retenus pour les entretiens conformément au planning arrêté ;

� Effectue les entretiens avec les candidats retenus

� Rédige un rapport de sélection contenant les recommandations d’embauche

� Transmet le rapport de sélection au Secrétaire Exécutif pour approbation

Rapport de sélection

3 Décision d’embauche

Secrétaire Exécutif � Examine le rapport de sélection

� En cas d’approbation, valide la sélection et ordonne la transmission du rapport de sélection au CA pour avis de non-objection.


Secrétaire Exécutif � Rédige la lettre de transmission et transmet la lettre et le rapport de sélection au CA pour information.

Secrétaire Exécutif � A la réception de l’avis de non objection du CA, ordonne l’établissement du contrat de travail ;

� En cas de désapprobation, fait reprendre la procédure de recrutement

Contrat de travail





III-105





INTERFACE

1 Lancement de l’appel à candidature


� Rédige un avis de recrutement en fonction du planning de recrutement ou des besoins en personnel et le soumet au RFC pour visa et au Secrétaire Exécutif pour approbation ;

Projet d’avis de recrutement

RFC


� Vise l’avis et Fait procéder aux éventuelles modifications par l’Expert en passation des marchés (EPM)

� Autorise la diffusion de l’avis de recrutement dans les médias d’annonces légales.

Avis de recrutement

2 Réception et sélection des candidats

l’Expert en passation des marchés (EPM)

� Reçoit les candidatures et soumet les offres reçues à la Commission d’Analyse

Dossiers de candidature

Commission d’Analyse � Procède au tri des candidatures ;

� Établit un planning des entretiens ;

� Convoque les candidats retenus pour les entretiens conformément au planning arrêté ;

� Effectue les entretiens avec les candidats retenus

� Rédige un rapport de sélection contenant les recommandations d’embauche

� Transmet le rapport de sélection au Secrétaire Exécutif pour approbation


3 Décision d’embauche

Secrétaire Exécutif � Examine le rapport de sélection

� En cas d’approbation, valide la sélection et ordonne la transmission du rapport de sélection au CA pour avis de non-objection.


Secrétaire Exécutif � Rédige la lettre de transmission et transmet la lettre et le rapport de sélection au CA pour information.

Secrétaire Exécutif � A la réception de l’avis de non objection du CA, ordonne l’établissement du contrat de travail ;

� En cas de désapprobation, fait reprendre la procédure de recrutement

Contrat de travail


III-106


INTERFACE

4 Établissement du contrat de travail


� Etablit le contrat de travail en deux exemplaires ;

� Transmet les deux exemplaires du contrat au Secrétaire Exécutif.

Contrat de travail

5 Signature du contrat de travail

Secrétaire Exécutif � Réceptionne le contrat de travail et fait porter les modifications éventuelles ;

� Signe le contrat de travail ;

� Recueille la signature du candidat retenu ;

� Transmet un exemplaire du contrat de travail au nouvel employé ;

� Transmet le deuxième exemplaire du contrat de travail à l’Assistant Administratif..

Contrat de travail

6 Création du dossier du nouvel employé


� Ouvre un dossier au nom du nouvel employé ;

� Classe dans le dossier le contrat de travail signé par le Secrétaire Exécutif et l’employé ;

� Recueille auprès de l’employé et classe dans le dossier les éléments suivants :

- Pièces d’identification du salarié ;

- Dossier de candidature (CV et demande du candidat) ;

- Copie des diplômes et références professionnelles du salarié ;

- Photographie d’identité ;

- Références bancaires.

Dossier Employé





III-107

GPE 02

PPAAIIEE DDUU PPEERRSSOONNNNEELL



GPE 02 – PAIE DU PERSONNEL 3ème partie : Manuel de Procédures


III-108

OBJECTIFS

Les objectifs généraux de la paie sont les suivants :

� Déterminer les salaires dus aux employés à chaque période de paie.

� Déterminer les charges sociales à régler aux organismes de prévoyance sociale.

� Déterminer les impôts à verser à l’État.

� Établir les documents obligatoires de la paie :

- Bulletin de salaire,

- Livre de paie,

- Déclaration organismes sociaux,

- Déclaration des impôts sur les salaires.

Deux types de données sont nécessaires à la préparation de la paie :

� Les données permanentes

� Les données variables.

Les données permanentes

Les données permanentes sont consignées dans les dossiers individuels de chaque salarié. Ce sont :

� L’identification du salarié (Nom, adresse, numéro d’organisme de prévoyance sociale)

� Les paramètres de la rémunération (salaire de base mensuel, sursalaire, indemnités et primes, nombre de parts, numéro de compte bancaire éventuellement)

Les données variables

Les données variables sont les éléments qui varient d’une période de paie à une autre :

� absences, heures supplémentaires

� retenues sur salaire (acomptes, prêts...)

� primes et indemnités éventuelles,

� congés

� etc.…

Pour pouvoir être prises en compte dans la paie les données variables doivent être déterminées suffisamment tôt à chaque période de paie par l’Assistant Administratif. Pour ce faire, l’Assistant Administratif doit déterminer la date appropriée de fin de collecte de ces données en fonction de la charge de travail.

Toute information dont la connaissance intervient après la date fixée est à prendre en compte dans le salaire du mois suivant.





III-109

REGLES DE GESTION

� La paie du personnel de l’ACTA est entièrement traitée au sein du Secrétariat de l’ACTA.

� La paie est gérée par l’Assistant Administratif sous la supervision du Secrétaire Exécutif. La paie, une fois traitée de façon extra - comptable, doit être déversée automatiquement dans la comptabilité.

� La date de paiement des salaires est fixée au 25 de chaque mois.

� La date de préparation des salaires doit, elle, être déterminée de sorte que les salaires payés par virements bancaires soient disponibles sur les comptes bénéficiaires à la date de paiement.

� Toutes les modifications des éléments de salaire d’un membre du personnel de l’ACTA doivent être approuvées par le Coordonnateur et obtenir la non-objection préalable du CA.

� Toute modification de statut concernant le salarié et portant sur les composantes de sa rémunération doit être transmise à l’Assistant Administratif, par écrit, par le Secrétaire Exécutif pour la prise en compte dans le fichier de paie et le classement dans le dossier du salarié. En outre, le salarié concerné doit en être tenu informé.

� L’accès au fichier de paie pour la prise en compte des modifications de salaire doit être « réglementé » de sorte que certaines modifications (salaire de base, indemnité et primes permanentes, catégorie, etc.) ne puisse être saisies que par le RFC.

ETAPES

1. Préparation de la paie

2. Établissement des états définitifs de paie

3. Paiement des salaires

4. Confection des déclarations





III-110





INTERFACE

1 Préparation de la paie

Chef Comptable � Établit l’état des variables de paie sous la supervision du RFC ;

� Transmet le tableau au Secrétaire Exécutif pour validation.

État des variables de paie


� Vérifie que les informations portées sur le tableau des variables sont correctes ;

� Si les informations ne sont pas correctes, retourne l’état au Chef Comptable pour correction ;

� Si les informations sont correctes, vise le tableau et le transmet au Chef Comptable


2 Établissement des états définitifs de paie

Chef Comptable � Reçoit l’état des variables de paie validé par le Secrétaire Exécutif ;

� Édite les bulletins sur la base de l’état ;

� Transmet les bulletins de paie et le tableau des variables au Secrétaire Exécutif

Bulletins de paie



� Rapproche les bulletins de l’état des variables de paie

� S’il existe des erreurs, retourne les bulletins annotés au Chef Comptable pour correction ;

� Si les bulletins sont corrects, les transmet au Secrétaire Exécutif.

Bulletins de paie


Secrétaire Exécutif � Reçoit les bulletins validés par le l’Assistant Administratif ;

� Signe les bulletins ;

� Transmet les bulletins au Chef Comptable.

Bulletins de paie


III-111





INTERFACE

3 Paiement des salaires

RFC � Reçoit les bulletins signés par le Secrétaire Exécutif;

� Appose le cachet de l’ACTA sur les bulletins ;

� Émet les titres et les ordres de paiement conformément aux procédures TRE 08 – Paiement des salaires.

� Reçoit la liasse de documents ;

� Effectue une copie des bulletins signés

� Met l’original des bulletins sous pli

� Procède à la distribution des bulletins ;

� Remet aux agents payés par chèque les titres de paiement contre décharge de l’agent sur la copie du chèque.

Bulletins de paie

Ordres et titres de paiement

4 Classement

Chef Comptable � Range la copie des bulletins de paie et l’état des variables dans le classeur de paie.

Bulletins de paie



III-112

GPE 03

CCOONNGGEESS EETT PPEERRMMIISSSSIIOONNSS



GPE 03 – CONGES ET PERMISSIONS 3ème partie : Manuel de Procédures


III-113

OBJECTIFS

Les objectifs de cette procédure sont de permettre une organisation rationnelle des départs en vacances du personnel de l’ACTA et une bonne maîtrise des absences exceptionnelles aux fins :

� d’éviter les absences non justifiées,

� de garantir la continuité d’un fonctionnement satisfaisant de l’ACTA grâce à une bonne planification des départs en vacances,

� de mettre à la disposition de l’Expert en passation des marchés (EPM) toutes les informations permettant de bien suivre les mouvements du personnel et de faire la paie des salaires (éléments variables de la paie).

REGLES DE GESTION

� En début d’exercice, un planning des congés doit être établi afin de concilier au mieux les périodes de vacances choisies par le personnel de l’ACTA et la nécessité de continuité de service.

� Toute demande de congés ou de permissions doit être signée par le Secrétaire Exécutif.

� Toute demande de congés doit être établie avant la période de paie précèdent la date de départ en congé du demandeur.

� Le rejet d’une demande de congés ou de permission doit être motivé et mentionné sur la fiche de demande.

� Un exemplaire de toute demande de congés ou de permissions acceptée doit être retourné au personnel demandeur.

� Un exemplaire de toute demande de congés ou de permissions acceptée doit être conservé dans le dossier du personnel.

� Si la date effective de reprise de service est postérieure à la date officielle alors les jours additionnels doivent être justifiés. S’ils ne le sont pas, ils doivent être traités conformément au règlement intérieur de l’ACTA.

� La procédure de demande de permission est la même que celle de demande de congés à l’exception de l’étape1.

ETAPES

1. Établissement du planning de congés annuel

2. Formulation de la demande de congés

3. Appréciation de la demande de congés

4. Refus : notification des motifs

5. Accord : traitement de la demande

6. Reprise de service





III-114


INTERFACE

1 Établissement du planning des congés annuels


� En début d’exercice, recueille auprès de chaque membre du personnel sa date prévisionnelle de départ en congés,

� Établit le planning prévisionnel et le transmet au Secrétaire Exécutif pour appréciation

Projet de planning de congés annuels

Secrétaire Exécutif � Apprécie le projet de planning et le vise en cas d’approbation ;

� Au besoin, rencontre les membres du personnel pour une meilleure harmonisation des dates prévisionnelles

� Transmet les dates arrêtées au Secrétaire Exécutif.

Secrétaire Exécutif � A la réception des dates définitives, établit le planning définitif ;

� Fait viser le planning par le RFC et en transmet les exemplaires à tous les membres du personnel.

Planning des congés annuels

Secrétaire Administratif

� Ouvre un dossier « Congés annuels » et y classe une copie du planning ;

� Met à jour le planning au fur et à mesure des départs et retours de congés.

2 Formulation de la demande de congés/permissions

Demandeur � Renseigne la fiche de demande de congés/permission en deux exemplaires et l’adresse au Secrétaire Exécutif en précisant dans le cas des permissions :

- le motif ;

- la date de départ ;

- la date de retour.

Fiche de demande de congés / permission





III-115


INTERFACE

3 Appréciation de la demande de congés/permission

Secrétaire Exécutif � Apprécie la demande du demandeur en fonction du planning des congés et des contraintes de service.


4 Refus, notification des motifs

Secrétaire Exécutif � Coche la case refus et indique le motif du refus sur la demande ;

� Signe la demande et la transmet à l’agent demandeur ;

� En cas de report de la date de départ en congés pour nécessité de service, rencontre l’agent demandeur pour convenir d’un commun accord de la nouvelle date de départ.






III-116


INTERFACE

5 Accord, traitement de la demande


� Reçoit la demande signée par le demandeur, la signe à son tour et y appose le cachet de l’ACTA ;

� Transmet la demande de congés/permission au Secrétaire Exécutif.


Secrétaire Exécutif � Reçoit la fiche de demande de congés/permission en deux exemplaires signées par le demandeur et l’Assistant Administratif ;

� Signe les deux exemplaires de la fiche de demande de congés et les transmet au RFC.

RFC � Classe un exemplaire de la fiche de demande de congés dans le dossier des variables de paie du mois ;

� Transmet le deuxième exemplaire de la fiche au Secrétaire Exécutif.

Secrétaire Exécutif � Une semaine avant la date de départ en congés du salarié, ordonne l’établissement d’une attestation de départ en congés et la transmet au Secrétaire Exécutif, accompagnée de la fiche de demande de congés dûment signée.

Secrétaire Exécutif � Signe l’attestation de départ en congés

� Transmet l’attestation de départ en congés à l’Assistante de direction.


� Établit une copie de l’attestation de départ en congés

� Transmet l’original de l’attestation au demandeur ;

� Transmet la copie de l’attestation au Secrétaire Exécutif

Secrétaire Exécutif � Classe la copie de l’attestation de congés dans le dossier administratif du demandeur.





III-117





INTERFACE

6 Reprise de service

Agent en congés � Dès son retour de congés, renseigne une fiche de reprise de service en deux exemplaires ;

� Transmet les fiches au Secrétaire Exécutif

Fiche de reprise de service


� Vérifie que la date de reprise est celle mentionnée sur la fiche de demande de congés ;

� Si la date de reprise est postérieure à la date prévue, mentionne sur les fiches de reprise le traitement à apporter aux jours non ouvrés, signe les fiches et y appose le cachet de l’ACTA;

� Si la date est correcte, signe les fiches et y appose le cachet de l’ACTA.

� Transmet les fiches au RFC/Chef Comptable.



Chef Comptable � Vérifie que les fiches portent toutes les mentions obligatoires :

- Date de reprise

- Signature de l’agent

- Signature du Secrétaire Exécutif

- Cachet de l’ACTA.



a) Fiche de reprise mal renseignée

Chef Comptable Retourne la fiche à l’émetteur après y avoir porté ses commentaires.

a) Fiche de reprise correctement renseignée

Chef Comptable Vise la fiche de reprise de service ;

Effectue une copie de la fiche ;

Transmet les originaux à l’agent émetteur et au Secrétaire Exécutif ;

Classe la copie dans le dossier des variables de paie du mois en cours.


III-118

GPE 04

MMIISSSSIIOONNSS



GPE 04 – MISSIONS 3ème partie : Manuel de Procédures


III-119

OBJECTIFS

Cette procédure a pour objectif d’optimiser l’organisation administrative des missions effectuées par le personnel de l’ACTA dans l’exercice de sa fonction. Elle devrait notamment permettre une meilleure coordination des actions du personnel l’ACTA aux fins de :

� mieux suivre le mouvement du personnel,

� mettre en temps opportun à la disposition du personnel allant en mission les moyens financiers et matériels nécessaires à l’accomplissement de la mission,

� mieux maîtriser les frais de mission (et les frais généraux) grâce à un contrôle rigoureux des dépenses.

REGLES DE GESTION

� Tout ordre de service doit être signé par le Secrétaire Exécutif et copie de l’ordre de service doit être transmise au RFC pour information.

� L’ordre de service de l’agent est signé par le Secrétaire Exécutif.

� Les frais de mission sont crédités au compte de l’agent au moment de son départ en mission en prenant comme base de perdiems journaliers ceux budgétisés par l’ACTA.

� Le dossier de mission doit être transmis au RFC au moins trois (3) jours à l’avance pour lui permettre d’effectuer le décaissement des fonds nécessaires dans les conditions idoines de sécurité.

� Les dépenses justifiables qui ne le seront pas au retour de mission de l’agent doivent être imputées sur sa rémunération la plus proche.

� Le montant des perdiems est fixé par le Ministère de la Santé (MS) en prenant comme base ceux appliqués par le PNUD.

LIMITES

Le fonctionnement satisfaisant de cette procédure repose sur :

� Une bonne coordination des actions au sein de l’ACTA ;

� Une vigilance accrue de la part du RFC dans le paiement des frais de mission

ETAPES

1. Demande d'autorisation de départ en mission

2. Validation de la mission

3. Préparation de la mission

4. Décaissement et comptabilisation des frais de mission

5. Production du rapport de mission

6. Justification des dépenses effectuées





III-120





INTERFACE

1 Demande d’autorisation de départ en mission

Agent de l’ACTA � Adresse une demande d’autorisation de départ en mission au Secrétaire Exécutif en précisant :

- Objet de la mission ;

- Destination ;

- Dates de départ et de retour ;

- Estimation des frais de mission (billets d’avion, per diem etc.).

Demande d’autorisation de départ en mission

2 Validation de la mission

Secrétaire Exécutif � Apprécie le bien fondé et l’opportunité de la mission ;

� En cas de désaccord, notifie à l’agent le motif du désaccord ;

� En cas d’accord, vise la demande et la retourne à l’agent.


III-121


INTERFACE

3 Préparation de la mission

Agent de l’ACTA � Remplit une fiche de frais de mission en précisant

- Objet de la mission ;

- Destination ;

- Durée ;

- Date de départ ;

- Date de retour ;

- Différents frais.

� Transmet la fiche à la Secrétaire Administratif pour l’établissement de l’ordre de service.

Fiche de frais de mission


� Établit un ordre de service et le fait signer par le Secrétaire Exécutif.

� Transmet la fiche de frais de mission, la demande d’autorisation et l’ordre de service signés au RFC.

Ordre de service

RFC � A la réception de la liasse, s’assure que :

- l’autorisation de départ est accordée par le Secrétaire Exécutif (signatures ordre de service et demande d’autorisation) ;

- les frais de mission sont correctement évalués conformément au règlement intérieur de l’ACTA ;

� Signe la fiche de frais de mission, la fait viser par le Secrétaire Exécutif et prépare le paiement des frais de mission au bénéficiaire;

� Conserve dans le dossier mission une copie de la fiche de frais, une copie de l’ordre de service et la demande d’autorisation de départ en mission.


� Coordonne la préparation de la logistique ou fait accomplir les diverses formalités s’il s’agit d’un voyage à l’étranger.





III-122





INTERFACE

4 Décaissement et comptabilisation des frais de mission

RFC � S’assure que le disponible en caisse permet le décaissement ;

� Dans l’affirmative, procède au décaissement des fonds (cf. procédure de caisse) ;

� Dans le cas contraire, établit un chèque d’approvisionnement de la caisse ou établit le chèque à l’ordre du bénéficiaire (cf. procédure de décaissement) ;

� Transmet la fiche de frais de mission, la copie de l’ordre de service et le chèque au Secrétaire Exécutif

Ordre de service


Secrétaire Exécutif � S’assure que l’ordre de service et la fiche de frais de mission sont signés ;

� Si les documents sont conformes, signe la fiche de frais de mission et le chèque ;

� Dans le cas contraire, annote la fiche de frais de mission ;

� Retourne le chèque et les autres documents au RFC.

RFC � Dans le cas ou les documents ne sont pas conforme, procède aux corrections nécessaires ;

� Après la signature du chèque, remet le chèque au bénéficiaire contre décharge d’une copie du chèque (cf. procédure de décaissement) ;

� Classe la fiche de frais de mission, l’ordre de service et la copie du chèque ou la pièce de sortie de caisse dans le dossier approprié (banque ou caisse) ;

� Passe les écritures comptables appropriées ;

� Joint la copie du chèque ou de la pièce de sortie de caisse dans le dossier de mission.


III-123


INTERFACE

5 Production du rapport de mission

Agent de l’ACTA � De retour de mission, rédige un rapport de mission et le transmet au Secrétaire Exécutif.

Rapport de mission

Secrétaire Exécutif � Apprécie le rapport de mission et y porte ses observations éventuelles ;

� Transmet une copie du rapport de mission au RFC pour classement et conserve l’original.

6 Justification des dépenses effectuées

Agent de l’ACTA � Dès le retour de mission, transmet les originaux des pièces justificatives au RFC.

Pièces justificatives des frais de mission

RFC � Joint les pièces justificatives à la fiche de frais de mission ;

� Joint les pièces justificatives reçues au dossier de mission concerné ;

� Si les dépenses justifiables ne le sont pas, les impute sur le salaire de l’agent concerné lors de la paie ;

� Le cas échéant, passe les écritures comptables appropriées.

Pièces justificatives des frais de mission






III-124

GPE 05

EEVVAALLUUAATTIIOONN DDUU PPEERRSSOONNNNEELL



GPE 05 – EVALUATION DU PERSONNEL 3ème partie : Manuel de Procédures


III-125

OBJECTIFS

La procédure d’évaluation du personnel vise à optimiser la gestion des ressources humaines de l’ACTA par :

� la claire définition du processus d’évaluation des performances du personnel et l’acceptation de ce processus par l’ensemble des acteurs,

� l’appréciation objective des performances du personnel,

� la reconnaissance et la valorisation des compétences du personnel,

� l’amélioration des compétences du personnel par des formations adéquates.

REGLES DE GESTION

� Le Secrétaire Exécutif pilote le processus d’évaluation du personnel en envoyant à bonne date les formulaires d’évaluation.

� Tout formulaire d’évaluation transmis au Secrétaire Exécutif doit être signé par l’évaluateur et l’évalué.

� Les objectifs et les critères d'évaluation doivent être arrêtés de commun accord par le Secrétaire Exécutif et l’agent évalué.

ETAPES

1. Transmission des formulaires d'évaluation

2. Préparation de l'entretien

3. Réalisation de l'entretien

4. Validation de l'évaluation globale

5. Exploitation des résultats de l'évaluation





III-126


INTERFACE

1 Transmission des formulaires d’évaluation

Secrétaire Exécutif � Au cours du dernier trimestre de l’année, prépare les formulaires d’entretien annuel d’évaluation par catégorie de personnel ;

� Transmet les formulaires au Secrétaire Exécutif pour avis.

Formulaires d’entretien

2 Préparation de l’entretien

Secrétaire Exécutif � Remplit les formulaires de chaque collaborateur ;

� Évalue les objectifs fixés en début d’année à chaque collaborateur ;

� Détermine les nouveaux objectifs ;·

� Détermine et communique à chaque collaborateur le jour et l’heure de l’entretien ;·

� Remet le formulaire d’évaluation renseigné à chaque collaborateur au moins deux jours avant l’entretien pour lui permettre de préparer l’entretien·


Agent de l’ACTA � Prend connaissance de l’évaluation des objectifs de l’année n et des objectifs de l’année n+1.






III-127





INTERFACE

3 Réalisation de l’entretien

Agent de l’ACTA � Le jour de l’entretien, remet le formulaire au Secrétaire Exécutif.

Formulaire d’entretien

Secrétaire Exécutif Agent de l’ACTA

Son supérieur hiérarchique (autre que le Secrétaire Exécutif)

� Réalisent l’entretien sur la base :

- du bilan de l’activité écoulée ;

- de la détermination de nouveaux objectifs ;

- de la détermination des moyens associés ;

- de la détermination des formations éventuelles.

Secrétaire Exécutif � A l’issue de l’entretien, porte son appréciation globale sur l’évalué ;·

� Signe le formulaire ;·

� Transmet le formulaire d’évaluation à l’évalué.

4 Validation de l’évaluation globale

Agent de l’ACTA � Apprécie l'évaluation.

a) Rejet de l’appréciation du supérieur

� Discute avec le Secrétaire Exécutif pour lever les points de blocage ;

� Mentionne les motifs du rejet de l’évaluation ;

� Signe la fiche et la transmet au Secrétaire Exécutif.

b) Approbation de l’évaluation

� Signe le formulaire en y portant ses remarques et observations éventuelles et la transmet au Secrétaire Exécutif.

Formulaire d’entretien signé


III-128





INTERFACE

5 Exploitation des résultats de l’évaluation

Secrétaire Exécutif � Adresse une copie de l’évaluation à l’intéressé ;·

� Conformément au règlement interne de l’ACTA, ordonne le déclenchement de la mise en œuvre des mesures et actions découlant de l’évaluation (primes, formation, sanction diverses etc..) ;·

� Transmet au Secrétaire Exécutif les actions de formations retenues pour l’évalué afin de les prendre en compte dans l’élaboration du plan de formation.

Formulaire d’entretien signé

Secrétaire Exécutif � Reçoit les actions de formation à mettre en œuvre et les classe dans le dossier d’élaboration du plan de formation annuel.


III-129

GGPPEE 0066

FFOORRMMAATTIIOONN



GPE 06 – FORMATION 3ème partie : Manuel de Procédures


III-130

OBJECTIFS

La procédure de formation a pour objectif de gérer de façon optimale le processus de formation du personnel de l’ACTA grâce à la réalisation des tâches critiques suivantes:

� Déceler les besoins réels de formation par le recueil d’une part des besoins de formation exprimés par chaque membre du personnel en fonction des activités à réaliser, et d’autre part de ceux qui découlent de l’écart entre le niveau de compétence actuel du personnel et celui exigé pour la maîtrise des postes de travail (constaté lors des entretiens annuels d’évaluation),

� Constituer une sorte de "contrat social" pour la formation auquel tout le monde adhère grâce à un processus de discussion et de validation des besoins,

� Disposer d’un plan de formation cohérent et compatible avec les besoins réels de formation de l’ACTA et les moyens financiers associés,

� Sélectionner les meilleures structures de formation en fonction du budget de formation de l’ACTA,

� Permettre à tous les bénéficiaires de pouvoir participer aux formations sans perturber gravement le fonctionnement de l’ACTA grâce à une gestion rationnelle du plan de formation.

REGLES DE GESTION

� Le plan de formation de l’ACTA est élaboré par l’Expert en passation des marchés (EPM) à partir des besoins recueillis auprès du personnel et validés par l’ensemble du personnel et le Secrétaire Exécutif.

� Le plan de formation ainsi que le planning de formation doivent être transmis après approbation au CA pour avis de non-objection, avant diffusion et exécution.

� La gestion du plan de formation est assurée par l’Expert en passation des marchés (EPM)

� Le paiement de frais de formation se feront directement à partir d’un sous compte spécialement ouvert et approvisionnés (Cf. Procédures approvisionnement des sous comptes) pour les besoins de formation.

ETAPES

1. Recensement des besoins en formation

2. Élaboration du projet de plan de formation

3. Élaboration du plan de formation négocié

4. Réalisation de la formation





III-131


INTERFACE

1 Recensement des besoins en formation


� Dans le dernier trimestre de l’année :

- Inventorie auprès du personnel de l’ACTA les besoins de formation pour l’exercice à venir ;

- Regroupe les besoins de formation découlant des évaluations annuelles.

Inventaire des besoins en formation

2 Élaboration du projet de plan de formation


� Consolide les besoins de formation et les regroupe par thème ;

� Recherche les structures de formation capables de dispenser les formations et évalue les coûts associés ;

� Établit la liste des formations qui peuvent être satisfaites aussi bien au niveau national qu’à l’étranger ;

� Pour chaque formation, inscrit la personne concernée ;

� Transmet le projet de plan de formation aux membres de l’ACTA.

Projet de plan de formation

Tous les membres de l’ACTA

� Au cours d’une séance de travail, valident ensemble le projet de plan de formation conformément aux besoins exprimés, au budget général de formation et au programme d’activités à réaliser.





III-132





INTERFACE

3 Élaboration du plan de formation négocié


� Élabore le plan de formation conformément aux résolutions retenues après examen du projet et le transmet au Secrétaire Exécutif après l’avoir validé avec les autres membres du personnel.

Plan de formation



� Procède avec le RFC et l’assistant administratif à la valorisation du plan de formation.

� Établit un projet de planning de formation ;

� Transmet le plan de formation valorisé et le projet de planning de formation au Secrétaire Exécutif

Secrétaire Exécutif � Fait procéder aux modifications éventuelles ;

� Réunit le personnel pour la validation du planning de formation.


� Établit le planning de formation et le transmet au Secrétaire Exécutif

Planning de formation

Secrétaire Exécutif � Vise le planning de formation.



� Transmet un exemplaire du planning de formation :

- au RFC

- à chaque bénéficiaire de formation.

� Classe dans le dossier des formations à effectuer le plan de formation et le planning de formation.

4 Réalisation de la formation


� A bonne date (au moins une semaine avant la date de formation), convoque par écrit les bénéficiaires d’une formation donnée avec ampliation au Secrétaire Exécutif ;

� Classe une copie du courrier dans le dossier formation et une autre dans le dossier personnel de chaque participant.

Convocation


III-133

GGPPEE 0077

DDEELLIIVVRRAANNCCEE DDEE DDOOCCUUMMEENNTTSS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIFFSS AAUU PPEERRSSOONNNNEELL


III-134

OBJECTIFS

Cette procédure a pour objectif de permettre la délivrance régulière de documents administratifs (attestation de travail, attestation de départ en congés, etc.) sollicités par le personnel.

REGLES DE GESTION

� Toute délivrance de document administratif doit faire l’objet d’une demande dûment formulée par le requérant.

� Tout document administratif doit être dûment signé par le Secrétaire Exécutif.

ETAPES

1. Établissement de la demande

2. Validation de la demande

3. Remise du document au personnel



GPE 07 – DELIVRANCE DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS AU PERSONNEL



III-135



GPE 07 – DELIVRANCE DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS AU PERSONNEL



INTERFACE

1 Établissement de la demande

Demandeur � Remplit le formulaire de demande de documents administratifs et le transmet à l’Assistant Administratif.

Formulaire de demande de documents administratifs

Assistant Administratif � Juge d’opportunité de la demande ;

� Si la demande est inopportune, rejette la demande en indiquant ses motifs sur la fiche de demande ;

� S’il juge la demande opportune, donne les indications à la Secrétaire Administratif pour l’établissement du document.

Secrétaire Administratif � Établit le document;

� Transmet le document au Secrétaire Exécutif pour signature.

Document administratif

2 Validation de la demande

Secrétaire Exécutif � Signe le document en cas d’approbation et le retourne au Secrétaire Exécutif ;

� En cas de rejet mentionne les motifs du refus et retourne le document à l’Assistant administratif pour informer l’agent demandeur.

Document administratif

3 Remise du document au demandeur

Assistant administratif � A la réception du document : Document administratif

a) Si le document est signé

� Le référence et remet l’original à l’Agent ;

� Conserve une copie du document signé et du formulaire de demande dans le dossier « documents administratifs ».

b) Si le document n’est pas signé

� Informe le demandeur du ou des motifs du rejet.

� Dans les deux cas, classe une copie du document demandé dans le dossier de l’agent.


III-136

GGPPEE 0088

LLIICCEENNCCIIEEMMEENNTT



GPE 08 – LICENCIEMENT 3ème partie : Manuel de Procédures


III-137

OBJECTIFS

Cette procédure a pour objectif de permettre à l’ACTA de rompre les contrats de travail dans le respect de la législation sociale en vigueur.

REGLES DE GESTION

� Tout licenciement doit être autorisé par le Secrétaire Exécutif et notifié au RFC ;

� Tout licenciement doit se dérouler dans le respect des dispositions du code du travail en vigueur au Togo et au règlement intérieur de l’ACTA;

� Le CA devra être informé de tout licenciement de personnel clé.

ETAPES

1. Notification de la décision de licenciement

2. Liquidation des droits





III-138





INTERFACE

1 Notification de la décision de licenciement

Assistant administratif

� A la réception de la décision de licenciement signée par le Secrétaire Exécutif, établit une lettre de notification de licenciement en deux exemplaires;

� Remet un exemplaire de la lettre de licenciement à l’agent et réceptionne sa signature sur le deuxième exemplaire de la lettre pour accuser réception ;

� Convient avec l’employé de la date de remise de son solde de tout compte ;

� Transmet les instructions au RFC pour le calcul du solde de tout compte et à la Secrétaire Administratif pour l’établissement du certificat de travail de l’agent.

Décision de renseignement


III-139





INTERFACE

2 Liquidation des droits

RFC � Établit le bulletin pour solde de tout compte et le soumet au Secrétaire Exécutif pour contrôle.

� Après validation du bulletin, établit le titre de paiement et transmet au Secrétaire Exécutif :

- Le bulletin pour solde de tout compte en deux exemplaires,

- Le titre de paiement.

Bulletin pour solde de tout compte

Titre de paiement


� Établit le certificat de travail de l’agent et le transmet au Secrétaire Exécutif.

Certificat de travail

� Reçoit le bulletin pour solde de tout compte, le titre de paiement et le certificat de travail ;

� Signe les états et les transmet au RFC pour notification.

Bulletin pour solde de tout compte

Titre de paiement

Certificat de travail

RFC � Appose le cachet de l’ACTA sur les documents visés par le Secrétaire Exécutif ;

� Remet à l’employé le bulletin, le titre de paiement et le certificat de travail et reçoit la signature de l’agent sur la copie des trois documents.

� Classe dans le dossier de l’agent les accusés de réception.


III-140

DOMAINE GESTION DU

COURRIER PROFESSIONNEL



GCP – GESTION DU COURRIER PROFESSIONNEL 3ème partie : Manuel de Procédures


III-141

GGCCPP 0011

TTRRAAIITTEEMMEENNTT DDUU CCOOUURRRRIIEERR--AARRRRIIVVEEEE

ADM/GCP – GESTION DU COURRIER PROFESSIONNEL


GCP 01 – TRAITEMENT DU « COURRIER ARRIVEE » 3ème partie : Manuel de Procédures


III-142

OBJECTIFS

Cette procédure a pour objectif de traiter les courriers reçus au niveau de l’ACTA.

REGLES DE GESTION

� Tout courrier arrivé dont le destinataire n’est pas connu doit être transmis au Secrétaire Exécutif qui est habilité à imputer le courrier aux vrais destinataires.

� Tout courrier arrivé doit être enregistré.

ETAPES

1. Réception et enregistrement du courrier reçu

2. Imputation du courrier au destinataire





III-143





INTERFACE

1 Réception et enregistrement du courrier reçu


� Appose le cachet « COURRIER ARRIVEE » et le tampon dateur sur le courrier ;

� Numérote le courrier par ordre chronologique suivant le numéro d’ordre du registre « COURRIER ARRIVEE » ;

� Enregistre le courrier dans le registre « COURRIER ARRIVEE » ;

� Transmet le courrier au Secrétaire Exécutif.

Registre « COURRIER ARRIVEE »

2 Imputation du courrier au destinataire

Secrétaire Exécutif � Impute le courrier à la personne ou aux personnes habilitées à le traiter ;

� Retourne le courrier à la Secrétaire Administratif pour transmission au destinataire ;

Courrier


� Classe une photocopie du courrier dans le classeur « COURRIER ARRIVEE » ;

� Mentionne dans le registre « COURRIER-ARRIVEE » le nom du destinataire en face de la référence du courrier ;

� Transmet le courrier au destinataire avec décharge dans le cahier de transmission.

Registre « COURRIER ARRIVEE »


III-144

GGCCPP 0022

TTRRAAIITTEEMMEENNTT DDUU CCOOUURRRRIIEERR--DDEEPPAARRTT



GCP 02 – TRAITEMENT DU « COURRIER DEPART » 3ème partie : Manuel de Procédures


III-145

OBJECTIFS

Cette procédure a pour objectif de traiter les courriers expédiés à partir de l’ACTA.

REGLES DE GESTION

� Tout courrier sortant doit être enregistré :

- dans le registre « COURRIER DEPART »

- dans le cahier de transmission

ETAPES

1. Réception et enregistrement du courrier émis

2. Envoi du courrier au destinataire



GCP 02 – TRAITEMENT DU « COURRIER DEPART » 3ème partie : Manuel de Procédures


III-146

DOMAINE GESTION DES

VEHICULES



GVE – GESTION DES VEHICULES 3ème partie : Manuel de Procédures


III-147

OBJECTIF

Cette procédure a pour objectif de gérer au mieux l’utilisation des véhicules de fonction de l’ACTA mis à disposition du personnel et des personnes autorisées.

REGLES DE GESTION

� Le Secrétaire Exécutif est le responsable de la gestion des véhicules.

� Toute utilisation de véhicule doit être soumise à l’approbation du Secrétaire Exécutif.

� Tous les déplacements effectués avec les véhicules de l’ACTA doivent être recensés dans le cahier de bord du véhicule et soumis à la validation du Secrétaire Exécutif.

� Le Chauffeur du véhicule est chargé de veiller à l’application des dispositions ci-dessus.

ETAPES

1. Autorisation de déplacement

2. Mise à jour du carnet de bord

3. Entretiens et réparations





III-148


INTERFACE

1 Autorisation de déplacement

Demandeur � Renseigne une fiche de déplacement et la soumet à l’approbation du Secrétaire Exécutif accompagné des justificatifs si disponibles..

Fiche de déplacement

Secrétaire Exécutif � Analyse la demande de déplacement ;

� Vérifie la disponibilité et l’état de fonctionnement du véhicule auprès du Chauffeur, et sur la base du cahier de bord du véhicule ;

� Signe la fiche de demande pour manifester son accord ;

� Le cas échéant, notifie sur la fiche les motifs du rejet de la demande ;

� Transmet la fiche au demandeur.

2 Mise à jour du cahier de bord

Chauffeur, � Après une course autorisée par le Secrétaire Exécutif, renseigne le cahier de bord ;

� Soumet le cahier de bord à la signature de l’utilisateur, si la course a été effectuée au profit d’un Bénéficiaire en particulier ;

� Remet le cahier de bord au Secrétaire Exécutif pour contre-signature.

Cahier de bord

Secrétaire Exécutif � Vérifie que la course effectuée correspond à la demande autorisée ;

� Signe le cahier de bord pour valider la course si le contrôle est satisfaisant ;

3 Entretiens et réparations

Cf. : Procédures de gestion des immobilisations





III-149

PROCEDURES COMPTABLES

CTA – PROCEDURES COMPTABLES




III-150

DOMAINE TRAVAUX

D’ARRETE DES COMPTES

CTA – PROCEDURES COMPTABLES Manuel de procédures administratives,


ARC – TRAVAUX D’ARRETE DE COMPTES 3ème partie : Manuel de Procédures


III-151

OBJECTIFS

Les procédures ci-après devront être systématiquement appliquées afin de :

� Optimiser le délai d’arrêté des comptes

� S’assurer du respect des principes comptables dans les états financiers

� Respecter les délais de production des états financiers ainsi que le calendrier de tenues des assemblées.

REGLES DE GESTION

� Les comptes sont arrêtés en retenant l’hypothèse du principe d’une continuité de l’exploitation.

� Les travaux d’arrêté des comptes annuels sont effectués en respectant les principes énoncés par le Syscohada et le droit commercial.

� Les travaux d’arrêté sont effectués sous la supervision du RFC.

� Déterminer et comptabiliser les charges et les produits constatés d’avance.

� Déterminer et comptabiliser les charges à payer et les produits à recevoir.

� Établir les états financiers de l’année conformément aux dispositions du Syscohada.

PROCEDURES

1. Prise d’inventaire physique (Cf. Procédures d’inventaire physique des stocks et gestion des immobilisations)

2. Évaluation des actifs

3. L’analyse des soldes

4. Le traitement du cut-off (séparation des exercices)



ARC – TRAVAUX D’ARRETE DE COMPTES 3ème partie : Manuel de Procédures


III-152

AARRCC 0011

PPRRIISSEE DD’’IINNVVEENNTTAAIIRREE PPHHYYSSIIQQUUEE

CTA/ARC – TRAVAUX D’ARRETE DE COMPTES Manuel de procédures administratives,


ARC 01 – PRISE D’INVENTAIRE PHYSIQUE 3ème partie : Manuel de Procédures


III-153

OBJECTIFS / REGLE DE GESTION / ÉTAPES

Cf. Procédures d’inventaire physique des stocks et gestion des immobilisations



ARC 01 – PRISE D’INVENTAIRE PHYSIQUE 3ème partie : Manuel de Procédures


III-154

AARRCC 0022

ÉÉVVAALLUUAATTIIOONN DDEESS AACCTTIIFFSS



ARC 02 – EVALUATION DES ACTIFS 3ème partie : Manuel de Procédures


III-155

OBJECTIF

Cette procédure a pour objectif d’évaluer les actifs de l’ACTA.

REGLES DE GESTION

� Vérifier que chaque écriture du mois passée sur un compte d’immobilisation corporelle correspond à un dossier d’équipement créé dans le répertoire des immobilisations.

� L’état d’inventaire du répertoire des immobilisations doit indiquer des totaux par compte égaux aux soldes des comptes d’immobilisation corporelle.

� Ainsi le répertoire des équipements doit constituer une comptabilité auxiliaire pour les comptes d’immobilisation.

� Les dotations aux amortissements n’interviennent pas dans les comptes des projets. Cependant, les rapports de gestion périodiques doivent indiquer en annexe la situation des amortissements.

ETAPES

1. Évaluation des immobilisations

2. Suivi extra-comptable des amortissements





III-156





INTERFACE

1 Évaluation des immobilisations


� Édite le fichier immobilisations et s’assure que toutes les rubriques de calcul sont bien renseignées

� Passe en revue les taux d’amortissement et s’assure qu’ils sont conformes à ceux généralement admis

� Établit un tableau de variation des immobilisations et des amortissements entre l’année N-1 et N

� Procède aux corrections éventuelles et transmet les documents visés au RFC.

Fichier des immobilisations

Tableau de variation des immobilisations et des amortissements

Chef Comptable � S’assure que toutes les factures sont comptabilisées ;

� Appose la mention saisie sur les pièces comptabilisées et archive les différents documents dans un classeur d’arrêté de comptes.

Fichier des immobilisations


2 Suivi extra comptable des amortissements

Chef Comptable � Recoupe le tableau de variation avec le fichier immobilisations et la comptabilité.

� Classe le tableau de variation dans le dossier de suivi des immobilisations.



III-157

AARRCC 0033

AANNAALLYYSSEE DDEESS SSOOLLDDEESS



ARC 03 – ANALYSE DES SOLDES 3ème partie : Manuel de Procédures


III-158

OBJECTIS

L’analyse de solde a pour objectif de s’assurer, pour les comptes de la comptabilité générale, analytique et des postes budgétaires :

� d’une part, que les soldes de certains comptes collectifs sont bien supportés dans le détail par les comptes individuels correspondants

� et d’autre part, que les comptes individuels sont bien justifiés par le détail des opérations. Il s’agit de façon générale de tous les comptes de la classe 4 (comptes de tiers à moins d’un an) et 5 (Comptes financiers à moins d’un an).

ETAPES

1. Préparation des analyses de soldes

2. Analyses de soldes

3. Mise à jour des fiches d’analyses de soldes

4. Exploitation de la circularisation des tiers





III-159


INTERFACE

1 Préparation des analyses de soldes

Chef Comptable � Édite la balance provisoire et les fiches d’analyse de soldes comptables, analytiques et budgétaires ;

� Procèdent à la demande des confirmations de soldes des tiers.

Balance provisoire

2 Analyses de soldes

Chef Comptable

Comptable

� Procèdent à l’analyse des comptes en matérialisant sur les fiches les soldes analysés

� Déterminent des éventuelles régularisations ;

Fiches d’analyse des comptes

Chef comptable � Prépare les fiches d’imputations de ces régularisations, y adjoint les copies des justificatifs correspondants et les soumet à l’approbation du RFC ;

RFC � Contrôle les propositions d’écritures de régularisation ;

� Vise les fiches d’analyses de soldes en cas d’approbation

Chef Comptable � Procède à la comptabilisation des OD.

3 Mise à jour des fiches d’analyses de soldes

Chef Comptable � Met à jour les analyses de soldes conformément aux instructions du RFC.

� Édite les fiches d’analyses de soldes après régularisation ;

� Soumet les fiches d’analyse régularisées au RFC.

Fiches d’analyse des comptes

RFC � Vérifie que les corrections ont été prises en compte ;

� Vise les fiches d’analyses de soldes modifiées pour matérialiser son accord ;

� Le cas échéant, demande des corrections..

Chef Comptable � Archive les fiches d’analyse de soldes dans un classeur approprié et par ordre chronologique.





III-160

AARRCC 0044

TTRRAAIITTEEMMEENNTT DDEESS CCUUTT--OOFFFF ((SSEEPPAARRAATTIIOONN DDEESS EEXXEERRCCIICCEESS))



ARC 04 – TRAITEMENT DES CUT-OFF (SEPARATION DES EXERCICES)



III-161

OBJECTIS

Le traitement des cut-off a pour objectif de vérifier que toutes les factures reçues et traitées pendant le mois ont bien été enregistrées en comptabilité, c’est une comptabilité d’engagement.

Les contrôles seront effectués en rapprochant :

� d’une part :

- Le nombre de factures contenues dans le brouillard d’achat du mois.

- Le nombre de factures reçues dans le mois calculé par la différence entre le dernier numéro attribué et le premier numéro du mois à partir du registre des factures.

� et d’autre part :

- Le nombre de factures reçues dans le mois indiqué sur les bordereaux de transmission.

Les régularisations opérées seront indiquées dans les rapports de gestion.

ETAPES

1. Cut-Off des frais généraux

2. Cut-off des achats

3. Provisions pour risques

4. PIDR : Provisions pour Indemnités de Départ à la Retraite






III-162






INTERFACE

1 Cut-off des frais généraux

Chef Comptable � Complète si nécessaire la liste ci-dessous relative aux opérations susceptible de générer un risque de cut-off :

- Loyer,

- électricité, eau,

- téléphone, service Internet

- agios bancaires,

- primes d’assurance,

- congés à payer

� Vérifie pour, chacune des opérations, que les factures pris en charges couvrent bien l’exercice en cours sinon procède à l’estimation d’une provision ou d’une charge constatée d’avance.

� Archive tous les travaux dans un classeur d’OD.

� A partir du registre courrier arrivé tenu par l’assistante de direction effectue copie des pages mentionnant les factures transmises sur la période allant de la deuxième quinzaine du dernier mois de clôture à la fin du mois suivant.

� Pour chacune des opérations ainsi recensées ressort les factures et BL correspondants et procède à la comptabilisation sur l’exercice sur lequel les prestations ont été réalisées

Balance provisoire


III-163






INTERFACE

2 Cut-off des achats

Chef Comptable � S’assure que les factures correspondant aux travaux non-livrés n’ont pas été comptabilisées en charges sur l’exercice en cours.

� Pour chacune des commandes livrées sur les deux derniers mois de l’exercice, vérifie que les factures sont réceptionnées et comptabilisées ;

� Sinon relance les tiers concernés par téléphone et fax.

� En l’absence de réponse procède à une estimation des charges correspondantes.

� Comptabilise les régularisations nécessaires.

� Archive les travaux dans un classeur spécifique.

Factures

3 Provisions pour risques

Chef comptable � Par entretien avec le RFC et le Secrétaire Exécutif et les autres responsables de services, s’enquiert d’éventuels litiges en cours ou des risques latents.

� Informe les conseils juridiques sur les litiges en cours.

� Procède à l’estimation de ces risques en concertation avec les responsables des services concernés et après lecture des réponses des juristes.

� Documente l’estimation des provisions et les communique au RFC.

� Prend connaissance de l’estimation des risques et donne son avis.

� En cas d’approbation du RFC et du Secrétaire Exécutif procède à la comptabilisation des provisions pour risques.

Circularisation des avocats et conseils


III-164






INTERFACE

4 PIDR

Chef Comptable � Effectue le calcul de la PIDR.

� Sur décision du RFC et du Secrétaire Exécutif, comptabilise la PIDR ou en fait mention dans les états annexes.

� Archive les travaux.

Calcul de la PIDR


III-165

DOMAINE GESTION DES AUDITS



GDA – GESTION DES AUDITS 3ème partie : Manuel de Procédures


III-166

GGDDAA 0011

AAUUDDIITTSS EEXXTTEERRNNEESS





III-167

OBJECTIFS

Le CA fait obligation l’ACTA de faire :

� « vérifier les comptes, écritures et états financiers, conformément à des principes d’audit jugés acceptables et systématiquement appliqués par des auditeurs indépendants jugés acceptables » par elle.

� Effectuer un audit technique afin de revoir la passation des marchés, les états de dépenses et les immobilisations.

REGLES DE GESTION

� L’ACTA doit fournir au CA au plus tard, six mois après la date de clôture de l’exercice, le rapport d’audit et une copie certifiée conforme des états financiers audités.

ETAPES

1. Élaboration du calendrier d’intervention

2. Centralisation des documents à auditer

3. Information aux agents de la cellule finance et comptabilité de l’ACTA

4. Déroulement de l’audit

5. Discussion des conclusions





III-168





INTERFACE

1 Élaboration du calendrier d’intervention

Chef Comptable � Après validation par le RFC et le Secrétaire Exécutif des états financiers, et avec l’accord du Secrétaire Exécutif contacte l’auditeur pour l’élaboration de calendrier d’intervention.

� Après accord sur le planning de déroulement de la mission d’audit, transmet au RFC et au Secrétaire Exécutif le calendrier d’intervention.

� Si le calendrier est approuvé par le RFC et le Secrétaire Exécutif, informe des agents de l’ACTA.

Planning d’audit

2 Centralisation des documents à auditer

Chef Comptable � Transmet la balance des comptes à l’auditeur ;

� Fait rassembler par les agents de la cellule Finance et Comptabilité les documents et pièces demandés par l’auditeur.

Documents comptables

3 Information aux agents de l’ACTA

RFC � Donne aux agents de la cellule Finance et Comptabilité les instructions sur le déroulement de la mission d’audit des comptes.

4 Déroulement de l’audit

RFC � Reçoit l’auditeur et lui désigne son interlocuteur à l’ACTA.

� Met à la disposition de l’auditeur, une salle durant le déroulement de la mission.


III-169





INTERFACE

5 Discussion des conclusions

Chef Comptable/

RFC/


� A la réception du rapport provisoire ; discutent des points de recommandation de l’auditeur ;

� Rencontrent l’auditeur afin de trouver des solutions aux problèmes éventuels soulevés.

Projet de rapport d’audit

6 Transmission du rapport d’audit au CA

Secrétaire Exécutif � A la réception du rapport définitif de l’audit des comptes, transmet une copie du rapport accompagnée d’une copie certifiée conforme des états financiers audités au CA et aux destinataires désignés dans les termes de référence de la mission d’audit.

Rapport final d’audit


III-170

GGDDAA 0022

AAUUDDIITTSS IINNTTEERRNNEESS

CTA/GDA – GESTION DES AUDITS Manuel de procédures administratives,


GDA.02 – AUDITS INTERNES 3ème partie : Manuel de Procédures


III-171

OBJECTIFS

L’ACTA a l’obligation de faire :

� Vérifier les comptes, écritures et états financiers, conformément à des principes d’audit jugés acceptables et systématiquement appliqués, par son auditeur interne.

� Effectuer des audits internes périodiques et inopinés afin de revoir la bonne application de toutes les procédures internes telle que : la passation des marchés, les états de dépenses, les immobilisations, etc.…..

� Effectuer des audits internes périodiques et inopinés des structures bénéficiant de son financement à travers le Projet : les bénéficiaires secondaires et les sous bénéficiaires afin de revoir la bonne application de toutes les procédures.

REGLES DE GESTION

� L’ACTA doit fournir au CA, les rapports d’audit interne périodique élaborés par l’auditeur interne.

ETAPES

1. Élaboration du calendrier d’intervention

2. Centralisation des documents à auditer

3. Information aux agents de l’ACTA

4. Déroulement de l’audit

5. Discussion des conclusions





III-172





INTERFACE

1 Élaboration du calendrier d’intervention

Auditeur interne

� Etablit un projet de calendrier d’intervention qu’il soumet à l’approbation du Secrétaire Exécutif ;

� Après accord sur le planning de déroulement des audits internes, transmet le calendrier d’intervention au Secrétaire Exécutif;

� Si le calendrier est approuvé par le Secrétaire Exécutif, informe la cellule Finance et Comptabilité de l’ACTA ;

� Transmet une demande de documents à auditer avec la liste des documents au Chef Comptable

Planning d’audit

2 Centralisation des documents à auditer

Chef Comptable � Transmet la balance des comptes internes à l’auditeur ;

� Fait rassembler par les agents de la cellule Finance et Comptabilité les documents et pièces demandés par l’auditeur.

Documents comptables

3 Information aux agents de l’ACTA

Secrétaire Exécutif � Donne aux agents de l’ACTA les instructions sur le déroulement des missions d’audits internes.

Note d’information

4 Déroulement de l’audit

Auditeur interne � Effectue l’audit interne en fonction de son calendrier ;

� Demande aux agents de se tenir prêt dans le cas d’audits inopinés ;

� Élabore un rapport d’audit interne qu’il transmet au RFC et au Secrétaire Exécutif pour examen.

Rapport d’audit interne


III-173





INTERFACE

5 Discussion des conclusions

RFC/


� A la réception du rapport provisoire ; discutent des points de recommandation de l’auditeur interne ;

� Rencontrent l’auditeur interne afin de trouver des solutions aux problèmes éventuels soulevés.

Projet de rapport d’audit interne

6 Transmission du rapport d’audit au CA

Secrétaire Exécutif � A la réception du rapport définitif de l’audit interne, transmet une copie du rapport au CA.

Rapport final d’audit


III-174

DOMAINE GESTION DES REPORTING



RIN – GESTION DES REPORTING 3ème partie : Manuel de Procédures


III-175

OBJECTIFS

L’objectif de cette section est de permettre la production d’informations de qualité à l’attention du CA dans les délais impartis.

REGLES DE GESTION

� Le RFC est le garant de la qualité des informations financières émises.

� Tout état devant être transmis au CA doit être soumis à l’approbation du Secrétaire Exécutif.





III-176

CALENDRIER DES REPORTING

N° ETAT DESCRIPTION PERIODICITE DELAI RESPONSABLE

1

Justificatifs des dépenses pour lesquels des retraits du Compte bancaire ont été effectués

Annuel Annuel RFC

2 Rapport de Suivi Financier

État cumulatif présentant les ressources et emplois des fonds du Projet

Trimestriel

Au plus tard 45 jours après la fin de chaque trimestre civil

RFC

État cumulatif de l’avancement matériel de l’exécution du projet avec comparaison au budget

Trimestriel


Expert en Suivi-Evaluation

État d’avancement de la passation des marchés

Trimestriel







III-177

PROCEDURES FINANCIERES

FIN – PROCEDURES FINANCIERES




III-178

DOMAINE BUDGETAIRE

FIN – PROCEDURES FINANCIERES Manuel de procédures administratives,


BUD – BUDGETAIRE 3ème partie : Manuel de Procédures


III-179

BBUUDD 0011

ÉÉLL AABBOORRAATTII OONN DDUU PPLL AANN DD'' AACCTTII VVII TTEESS OOPPEERRAATTII OONNNNEELL LL EESS EETT BBUUDDGGEETT

AANNNNUUEELL

FIN/BUD – BUDGETAIRE Manuel de procédures administratives,


BUD 01 – ELABORATION DU PLAN D’ACTIVITES OPERATIONNELLES ET BUDGET ANNUEL



III-180

OBJECTIFS

Cette procédure décrit le cadre et les mécanismes d’élaboration du plan d’actions et du budget général de l’ACTA.

REGLES DE GESTION

� Le Plan d’Actions Opérationnel (PAO) de l’ACTA est élaboré à partir des plans d’actions sectoriels conformément au bilan d’activités de l’année en cours et des objectifs généraux de l’année N+1.

� L’élaboration du plan d’actions opérationnel sectoriel doit se faire au cours d’une ou plusieurs séances de travail avec tous ceux qui présentent un plan au financement de l’ACTA afin de disposer d’un plan cohérent et pertinent.

� Le PAO doit être approuvé par le CA avant sa mise en œuvre.

� Afin de faciliter la consolidation du PAO, un formulaire standard doit être utilisé par toutes les structures qui présentent un PAO.

� Un Comité technique est composé du personnel de l’ACTA. Il est présidé par le Secrétaire Exécutif.

ETAPES

1. Établissement du bilan de l’année en cours et fixation des objectifs de l’année N+1

2. Élaboration des Plans d’Action Opérationnels Sectoriels (PAO)

3. Validation des PAO

4. Élaboration du PAO et du budget global de l’ACTA

5. Validation du budget de l’ACTA par le CA

6. Validation du budget par le CA

7. Saisie du budget








III-181




INTERFACE

1 Établissement du bilan de l’année en cours et fixation des objectifs de l’année N+1

Secrétaire Exécutif � Au mois de septembre, demande aux responsables sectoriels et au responsable suivi évaluation de faire le bilan de l’exercice en cours et de proposer les objectifs de l’année N+1.

� Le bilan d’activité doit comporter :

- L’état d’avancement de la réalisation du plan d’actions opérationnel (PAO) par rapport aux prévisions ;

- Les difficultés et écarts rencontrés dans la réalisation du PAO, ainsi que les explications de ces difficultés et écarts.

� Valide le bilan d’activités et le projet d’objectifs N+1 au regard du bilan N et des objectifs du Projet.

Bilan d’activité

2 Élaboration des plans d’action opérationnels(PAO) sectoriels

Responsable de cellule � Organise une séance de travail avec les différents acteurs de son secteur, sur l’analyse de l’exécution du PAO de l’exercice et les prévisions pour l’exercice N+1 ;

� Donne des indications sur les objectifs généraux N+1 aux différents acteurs ;

� Demande à chaque acteur de son secteur de préparer son plan d’actions opérationnel ;

� Convoque à une date arrêtée de commun accord tous les acteurs et tout autre intervenant du secteur à une séance d’élaboration du plan d’actions sectoriel global ;

� Établit le projet de PAO chiffré à l’issue de la séance de discussion avec les acteurs :

- Par catégorie et objet de dépenses

- Par acteur

� Transmet le bilan de PAO de l’année en cours et le projet de PAO chiffré de l’année n+1 au Secrétaire Exécutif.

Projet de PAO N+1


III-182






INTERFACE

3 Validation des PAO sectoriels


Président du CA

� Transmet une copie du bilan d’activités de l’exercice N et des différents projets de PAO N+1 à chaque membre du CA ;

� Convoque le CA à une séance budgétaire.

� Analyse les PAO et valide en cas d’approbation ;

� Fait procéder aux amendements nécessaires ;

� Charge le RFC de faire le budget global après Validation des budgets sectoriels.

4 Élaboration du PAO et du budget global De l’ ACTA

RFC � Après la Validation des PAO sectoriels par le Comité technique, établit le projet de budget qui comprend le PAO global et le fonctionnement de l’ACTA

� Transmet le projet de budget au Secrétaire Exécutif et aux autres membres du CA pour validation sectorielle et globale définitive.

Projet de budget

Président du Comité technique

� Convoque le CA à une réunion budgétaire pour la validation du budget.

RFC

� Après la validation et met le projet du budget à jour et transmet copie au Secrétaire Exécutif et à chaque membre du Comité technique.

5 Validation du budget par le CA

Secrétaire Exécutif � Transmet une copie du projet de budget et du bilan d’activités à chaque membre du CA ;

� Convoque une réunion conjointe du Comité technique et du CA pour valider le budget

� Après la réunion budgétaire élabore le budget définitif adopté par l’ACTA.

Projet de budget


III-183






INTERFACE

6 Validation du budget par le CA

Secrétaire Exécutif � Transmet le budget adopté par l’ACTA au CA pour avis au plus tard le 31 octobre de l’année en cours

� A la réception de l’avis du CA,

� Fait faire les modifications éventuelles recommandées par le CA et lui transmet à nouveau le budget mis à jour pour avis.

Budget

7 Saisie du budget

Secrétaire Exécutif � Après l’obtention de l’avis de non-objection du CA, édite le budget définitif et le fait signer par le Président du CA ;

� Donne un exemplaire à chaque membre du CA ;

� En conserve un exemplaire ;

� Communique à chaque agent ses actions qui ont été retenues ainsi que le budget y afférent ;

� Fait saisir le budget dans le programme de gestion financière.

Budget global

Budgets sectoriels


III-184

BBUUDD 0022

RREEAAMM EENNAAGGEEMM EENNTT BBUUDDGGEETTAAII RREE :: TTRRAANNSSFFEERRTT DDEE FFOONNDDSS DD''UUNNEE

RRUUBBRRII QQUUEE AA UUNNEE AAUUTTRREE DDAANNSS LL AA MM EEMM EE CCAATTEEGGOORRII EE



BUD 02 – REAMENAGEMENT BUDGETAIRE : TRANSFERT DE FONDS D’UNE RUBRIQUE A UNE

AUTRE DANS LA MEME CATEGORIE 3ème partie : Manuel de Procédures


III-185

OBJECTIFS

Cette procédure décrit le processus de réaménagements budgétaires, d’une rubrique à une autre dans la même catégorie, qui peuvent s’avérer nécessaires en cours d’exercice pour mieux utiliser les budgets disponibles.

REGLES DE GESTION

� Les responsables de cellule peuvent demander un réaménagement du budget au cours de son exécution.

� Tout réaménagement doit être justifié et orienté vers une meilleure utilisation des ressources financières.

� Le transfert de fonds d’une rubrique à une autre dans la même catégorie doit recueillir l’accord préalable du Secrétaire Exécutif et du CA.

ETAPES

1. Demande de transfert

2. Appréciation de la demande par le Secrétaire Exécutif







III-186






INTERFACE

1 Demande de transfert


� Fait la situation de l’exécution du PAO de sa cellule ;

� Joint à la situation du PAO une note explicative du transfert de fonds envisagé ;

� Transmet la situation du PAO et la note explicative au Secrétaire Exécutif.

Mémo d’exécution du PAO

2 Appréciation de la demande par le Coordonnateur

Secrétaire Exécutif � A la réception de la demande, apprécie l’opportunité du transfert de fonds après s’être informé sur la disponibilité des fonds et l’effectivité de l’exécution du PAO auprès du RFC ;

� Si la demande de transfert est opportune, soumet à l’avis de non-objection du CA le transfert des fonds d’activité vers une autre ;

� En cas de refus, notifie au Responsable de Cellule les motifs du rejet de la demande ;

� En cas d’approbation, demande au RFC d’effectuer la mise à jour du budget ;

� Informe par écrit le Responsable de Cellule l’acceptation de sa requête.



RFC � Après acceptation de la demande de transfert de fonds par au Secrétaire Exécutif, effectue la mise à jour du budget global ;

� Conserve une copie de lettre d’acceptation du transfert de fonds ;

� Saisit les modifications budgétaires dans le logiciel de gestion comptable et financière et conserve la lettre d’acceptation du transfert dans le dossier « budget de l’année ».

Mémo d’autorisation de mise à jour du budget


III-187

BBUUDD 0033

RREEAAMM EENNAAGGEEMM EENNTT BBUUDDGGEETTAAII RREE :: TTRRAANNSSFFEERRTT DD'' UUNNEE CCAATTEEGGOORRII EE AA

UUNNEE AAUUTTRREE



BUD 03 – REAMENAGEMENT BUDGETAIRE : TRANSFERT DE FONDS D’UNE CATEGORIE A UNE

AUTRE 3ème partie : Manuel de Procédures


III-188

OBJECTIFS

Cette procédure décrit le processus de réaménagements budgétaires, d’une catégorie à une autre, qui peuvent s’avérer nécessaires en cours d’exercice pour mieux utiliser les budgets disponibles.

REGLES DE GESTION

� Les responsables de cellule peuvent demander un réaménagement du budget au cours de son exécution.

� Tout réaménagement doit être justifié et orienté vers une meilleure utilisation des ressources financières.

� Le transfert de fonds d’une catégorie de dépenses vers une autre catégorie doit recueillir l’accord préalable du Secrétaire Exécutif et du CA.

ETAPES

1. Demande de transfert

2. Appréciation de la demande par le Secrétaire Exécutif

3. Validation de la demande par le CA







III-189






INTERFACE

1 Demande de transfert


� Fait la situation de l’exécution du PAO de sa cellule ;

� Joint à la situation du PAO une note explicative du transfert de fonds envisagé ;

� Transmet la situation du PAO et la note explicative au Secrétaire Exécutif avec une ampliation au RFC.


2 Appréciation de la demande par le Secrétaire Exécutif


Secrétaire Exécutif Conseil d’Administration

� A la réception de la demande, apprécie l’opportunité du transfert de fonds après s’être informé sur la disponibilité des fonds et l’effectivité de l’exécution du PAO auprès du RFC ;

� En cas de refus, notifie au Responsable de Cellule les motifs du rejet de la demande ;

� En cas d’approbation, transmet la demande au Secrétaire Exécutif

� En cas d’approbation, soumet la requête au CA

� En cas de refus, notifie au Coordonnateur les motifs du rejet de la demande ;



III-190






INTERFACE

3 Requête de réallocation de fonds au CA

RFC � A la demande du Coordonnateur, prépare un courrier à soumettre à la signature du Président du CSP demandant une requête de réallocation des fonds ;

� Adresse cette lettre, pour approbation, au CA avec copie

- aux juristes ;

- aux Membres du CA ;

Requête de réallocation des fonds

Secrétaire Exécutif � Dès réception de l’accord de don amendé, demande au RFC d’effectuer la mise à jour du budget.

� Transmet copie de l’accord de don amendé au Président du CA.

Accord de don amendé


RFC � Après acceptation de la demande de transfert de fonds par le Secrétaire Exécutif, effectue la mise à jour du budget global ;

� Conserve une copie de lettre d’acceptation du transfert de fonds ;

� Saisit les modifications budgétaires dans le logiciel de gestion comptable et financière et conserve la lettre d’acceptation du transfert dans le dossier « budget de l’année ».

Mémo d’autorisation de mise à jour du budget


III-191

BBUUDD 0044

CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI BUDGETAIRE



BUD 04 – CONTROLE DES ENGAGEMENTS ET SUIVI BUDGETAIRE



III-192

OBJECTIFS

Cette procédure a pour objectif de mettre à la disposition des différents intervenants de l’ACTA les informations sur l’exécution du Projet afin de pouvoir mieux le piloter.

REGLES DE GESTION

� Chaque bénéficiaire de financement de Projet doit adresser un rapport trimestriel au Secrétaire Exécutif ;

� De même chaque responsable de cellule doit adresser un rapport de suivi au responsable de suivi & évaluation qui en tiendra compte dans son rapport de synthèse ;

� Le RFC édite trimestriellement l’état de consommation du budget par cellule et global ;

� Pour un meilleur suivi budgétaire, le RFC doit effectuer périodiquement des visites de terrain pour être mieux imprégnée de la réalité. Ces missions pourraient se faire en collaboration avec le Secrétaire Exécutif de l’ACTA et le responsable de suivi & évaluation.

ETAPES

1. Examen de la demande de paiement

2. Élaboration de tableau de bord

3. Élaboration du rapport de suivi-évaluation

4. Approbation du rapport de suivi-évaluation par le RFC

5. Validation du rapport suivi évaluation par le Secrétaire Exécutif






III-193






INTERFACE

1 Examen de la demande de paiement

RFC � Pour toute demande de paiement, s’assure que :

- le bien ou le service à acquérir est inscrit au budget

- la ligne budgétaire disponible est suffisante,

� En cas de ligne budgétaire inexistante ou insuffisante, rejette le paiement et en informe le Secrétaire Exécutif.

� Déclenche la procédure de paiement si la ligne budgétaire est suffisante (cf. procédure de trésorerie) ;

� Examine la possibilité de réaménagement budgétaire par transfert de ligne ou d’un dépassement du budget (cf. procédure ci-dessus)

Demande de paiement

2 Élaboration de tableau de bord

RFC � Édite, à la fin de chaque trimestre, par catégorie et par composante ou activité :

- L’état d’exécution du budget pour le trimestre écoulé ;

- Les consommations budgétaires cumulées de l’année en cours ;

- Les écarts sur prévisions budgétaires.

� Transmet une copie de l’état d’exécution au Responsable Suivi & Évaluation.

État d’exécution du budget sectoriel

3 Élaboration du rapport de suivi-évaluation

Responsable Suivi & Évaluation

� Rédige un rapport trimestriel de suivi-évaluation du PAO au vu des rapports d’activités des responsables sectoriels, des informations collectées sur le terrain ou par tout autre moyen jugé nécessaire, et du niveau de consommation des budgets ;

� Transmet le rapport de Suivi/Évaluation au RFC pour approbation.

Rapport de Suivi & Évaluation


III-194


INTERFACE

4 Approbation du rapport de suivi-évaluation par le RFC

RFC � Examine le rapport

� Transmet le rapport au Secrétaire Exécutif en y incluant les recommandations nécessaires par rapport à l’exécution du PAO, au vu de l’état d’avancement du PAO et du niveau de consommation du budget en mettant particulièrement en exergue tout fait de nature à compromettre la bonne exécution du PAO et en exhortant le Secrétaire Exécutif à rechercher les solutions idoines.

Rapport trimestriel de Suivi & Évaluation

5 Validation du rapport suivi évaluation par le Secrétaire Exécutif

Secrétaire Exécutif � Examine les différents rapports et les valide en cas d’approbation ;

� Au besoin, fait procéder à des corrections ;

� Rédige un rapport de synthèse et le transmet aux membres du CA

Rapport de synthèse






III-195

DOMAINE GESTION

DES IMMOBILISATIONS

FIN – PROCEDURES FINANCIERES Manuel de procédures administratives,


IMM – GESTION DES IMMOBILISATIONS 3ème partie : Manuel de Procédures


III-196

IIMMMM 0011

EENNTTRREEEE DDAANNSS LL EE PPAATTRRII MM OOII NNEE DDEE LL ’’ AACCTTAA DDEESS II MM MM OOBBII LL II SSAATTII OONNSS EENN

UUSSAAGGEE AA LL ’’ AACCTTAA

FIN/IMM – GESTION DES IMMOBILISATIONS Manuel de procédures administratives,


IMM 01 – ENTREE DANS LE PATRIMOINE DE L’ACTA DES IMMOBILISATIONS EN USAGE A L’ACTA



III-197

OBJECTIFS

La procédure décrit le processus d'entrée des immobilisations dans le patrimoine de l’ACTA.

REGLES DE GESTION

� Toute acquisition d'immobilisation doit se faire conformément à la procédure de passation des marchés.

� Toutes les immobilisations doivent être codifiées dès leur réception par l’Assistant Administratif avant leur mise en service.

� Un dossier immobilisation et un fichier informatique d’immobilisation seront respectivement tenus par l’Expert en passation des marchés. Ce système permettra d'avoir deux sources pour les mêmes données et de garantir la fiabilité des informations.

� Toute acquisition d'immobilisation doit être inscrite au budget de l'exercice en cours, à défaut, elle doit être autorisée par le CA.

ETAPES

1. Réception des immobilisations


3. Codification de l’immobilisation

4. Mise du bien à la disposition de l’ACTA

5. Prise en compte de l’immobilisation dans le patrimoine de l’ACTA






III-198






INTERFACE

1 Réception des immobilisations

Fournisseur � Informe l’Assistant Administratif de l’ACTA de la date, du lieu et de l’heure de livraison.

Chef Comptable) � Réceptionne l’immobilisation en présence du RFC ;

� Vérifie que l’immobilisation livrée est conforme à la commande.

BL

a) Livraison non-conforme à la commande

Chef Comptable

Chef Comptable

Biens non conformes ou défectueux dans leur totalité � Refuse la livraison et mentionne le motif du

refus sur le bordereau de livraison ;




Livraison partiellement conforme à la commande � Informe le Secrétaire Exécutif de la situation ;

� Procède ensemble avec le Responsable du Bénéficiaire, au contrôle du bien livré et décide soit de refuser la totalité de la livraison soit d’accepter les biens conformes à la commande ;

� Dans l’hypothèse d’une acceptation partielle, mentionne les réserves sur le bordereau de livraison et le signe.

� Reprend contact avec le fournisseur pour régler les points litigieux

b) Biens en bon état et bordereau de livraison conforme au bon de commande


Chef Comptable � Signe le bordereau de livraison du fournisseur


BL


III-199


INTERFACE

3 Codification de l’immobilisation

Chef Comptable � Attribue à l’immobilisation un code unique d’identification au moyen de plaques métalliques ou d’étiquettes :

NB : Le code peut indiquer :

- Le bénéficiaire

- La nature de l’immobilisation

- L’ordre d’acquisition

4 Mise du bien à la disposition de l’ACTA

Chef Comptable � Établit une attestation de mise en service en 2 exemplaires

� Livre l’immobilisation au bénéficiaire après lui avoir fait signer l’attestation ;

� Agrafe l’attestation de mise en service au BL.

Attestation de mise en service

5 Prise en compte de l’immobilisation dans le patrimoine de l’ACTA

Chef Comptable � Inscrit l’immobilisation dans le registre des immobilisations :

- Type d’immobilisation

- Date d’acquisition

- Date de mise en service

- Date de sortie

� Saisit l’immobilisation dans le fichier des immobilisations

Facture

BL

Attestation de remise

NB : en l’absence de facture lors de la livraison,

le BL et l’attestation de remise doivent être

classés dans le dossier « immobilisation, factures

à recevoir »






III-200

IIMMMM 0022

EENNTTRREEEE DDAANNSS LL EE PPAATTRRII MM OOII NNEE DDEE LL ’’ AACCTTAA DDEESS II MM MM OOBBII LL II SSAATTII OONNSS EENN

UUSSAAGGEE DDAANNSS DDEESS EENNTTII TTEESS DDII FFFFEERREENNTTEESS DDEE LL ’’ AACCTTAA



IMM 02 – ENTREE DANS LE PATRIMOINE DE L’ACTA DES IMMOBILISATIONS EN USAGE DANS DES

ENTITES DIFFERENTES DE L’ACTA 3ème partie : Manuel de Procédures


III-201

OBJECTIFS

La procédure décrit le processus d'entrée des immobilisations dans le patrimoine de l’ACTA en usage dans des entités autre que l’ACTA.

REGLES DE GESTION

� Toute acquisition d'immobilisation doit se faire conformément à la procédure de passation des marchés.

� Toutes les immobilisations doivent être codifiées dès leur réception par l’Assistant Administratif avant leur mise en service.

� La codification des immobilisations est effectuée par l’Assistant Administratif.

� Un dossier immobilisation et un fichier informatique immobilisation seront respectivement tenus par l’Expert en passation des marchés et l’Assistant Administratif. Ce système permettra d'avoir deux sources pour les mêmes données et de garantir la fiabilité des informations.

� Toute acquisition d'immobilisation doit être inscrite au budget de l'exercice en cours, à défaut, elle doit être autorisée par le CA.

� La transmission des immobilisations aux entités bénéficiaires doit se traduire par l’émission d’une attestation de mise en service.

ETAPES

1. Réception des immobilisations


3. Codification de l’immobilisation

4. Mise du bien à la disposition de l'entité

5. Prise en compte de l’immobilisation dans le patrimoine de l’ACTA

6. Enregistrement de l’immobilisation au niveau du bénéficiaire






III-202






INTERFACE

1 Réception des immobilisations

Fournisseur � Informe l’entité bénéficiaire et l’Assistant Administratif de l’ACTA de la date, du lieu et de l’heure de livraison.

Chef Comptable � Réceptionne l’immobilisation en présence de l’Expert en Passation de Marché et du bénéficiaire ;

� Vérifie que l’immobilisation livrée est conforme à la commande :

BL

BC


a) Livraisons non conformes à la commande

Chef Comptable

Chef Comptable

Chef Comptable

Biens non conformes ou défectueux dans leur totalité � Refuse la livraison et mentionne le motif du

refus sur le bordereau de livraison ;


� En rend compte au Secrétaire Exécutif et à l’entité bénéficiaire ;


Livraison partiellement conforme à la commande � Informe le Secrétaire Exécutif et le Bénéficiaire

de la situation ;

� Procède ensemble avec l’entité bénéficiaire au contrôle du bien livré et décide soit de refuser la totalité de la livraison soit d’accepter les biens conformes à la commande ;

� En cas d’acceptation partielle, mentionne les réserves sur le bordereau de livraison et le signe ;

� Reprend contact avec le fournisseur pour régler les points litigieux

Biens en bon état et bordereau de livraison conforme au bon de commande � Signe le bordereau de livraison du fournisseur ;


BL


III-203


INTERFACE

3 Codification de l’immobilisation

Chef Comptable � Attribue à l’immobilisation un code unique d’identification au moyen de plaques métalliques ou d’étiquettes.

NB : Le code peut indiquer :

- Le bénéficiaire

- La nature de l’immobilisation

- L’ordre d’acquisition

Plaque d’immatriculation de l’immobilisation

4 Mise du bien à la disposition de l’entité

Chef Comptable � Établit une attestation de mise en service en 2 exemplaires ;

� Livre l’immobilisation au bénéficiaire après lui avoir fait signer l’attestation ;

� Remet un exemplaire de l’attestation à l’entité bénéficiaire ;

� Agrafe l’attestation de mise en service au BL

Attestation de mise en service

5 Prise en compte de l’immobilisation dans le patrimoine de l’ACTA

Chef Comptable � Inscrit l’immobilisation dans le registre des immobilisations de l’entité concernée:




- Date de sortie

� Saisit l’immobilisation dans le fichier des immobilisations

NB : en l’absence de facture lors de la livraison,

le BL et l’attestation de remise doivent être

classés dans le dossier « immobilisation, factures

à recevoir » dans le cas où le paiement est

effectué par le RFC.

Facture

BL







III-204


INTERFACE

6 Enregistrement de l’immobilisation au niveau du bénéficiaire

RFC � Inscrit l’immobilisation dans le fichier des immobilisations :




- Date de sortie

� Saisit l’immobilisation dans le fichier des immobilisations.

NB : en l’absence de facture lors de la livraison le

BL et l’attestation de remise doivent être classés

dans le dossier « immobilisation, factures à

recevoir » pour les entités bénéficiaires payant

la facture sur leur compte.







III-205

IIMMMM 0033

EENNTTRREETTII EENN PPEERRII OODDII QQUUEE DDEESS II MM MM OOBBII LL II SSAATTII OONNSS



IMM 03 – ENTRETIEN PERIODIQUE DES IMMOBILISATIONS



III-206

OBJECTIFS

Cette procédure a pour objectif d’assurer une maintenance régulière des immobilisations de l’ACTA.

REGLES DE GESTION

� L’entretien périodique des immobilisations doit faire l’objet d’un contrat d’entretien avec un prestataire de service.

� L’entretien des immobilisations en usage dans les entités différentes de l’ACTA doit être assuré par les utilisateurs qui sont chargés d’adresser un rapport de suivi trimestriel à l’ACTA.

� L’Assistant Administratif doit s’assurer par tout moyen que l’entretien de ces immobilisations se fait régulièrement et correctement de manière à permettre leur fonctionnement optimal.

� Tous les travaux d’entretiens périodiques doivent donner lieu à un bon de réception signé par le prestataire et l’Assistant Administratif et éventuellement le Responsable de l’entité bénéficiaire du bien.

� Toute anomalie constatée dans l’exécution du contrat d’entretien doit être portée à l’attention du Secrétaire Exécutif afin de prendre l’attache du prestataire pour en connaître les raisons.

ETAPES

1. Suivi de l’exécution du contrat d’entretien

2. Production du rapport Suivi

3. Validation du rapport de suivi

4. Règlement des litiges






III-207






INTERFACE

1 Suivi de l’exécution du contrat d’entretien

Chef Comptable � S’assure, conformément aux clauses du contrat liant l’ACTA au prestataire de service, que les entretiens périodiques sont effectués normalement.

2 Production du rapport Suivi

Responsable de l’entité bénéficiaire du bien

� Dresse trimestriellement un rapport de suivi des contrats d’entretiens

� Joint les justificatifs des travaux d’entretiens au rapport et transmet l’ensemble à l’Assistant

Administratif de l’ACTA

Rapport de suivi

3 Validation du rapport de suivi

Chef Comptable � Apprécie le rapport de suivi, fait ses observations éventuelles ;

� Vise le rapport définitif ;

� Conserve l’original du rapport définitif et transmet une copie du rapport de suivi à l’Entité bénéficiaire du bien.

Rapport de suivi

4 Règlement des litiges

Chef Comptable � Signale au Secrétaire Exécutif toute anomalie constatée dans l’exécution du contrat d’entretiens;

� Prend l’attache du prestataire de services pour régler les différends


III-208

IIMMMM 0044

RREEPPAARRAATTII OONNSS DDEESS II MM MM OOBBII LL II SSAATTII OONNSS



IMM 04 – REPARATION DES IMMOBILISATIONS 3ème partie : Manuel de Procédures


III-209

OBJECTIFS

Cette procédure a pour objectif d’assurer la réparation des immobilisations de l’ACTA.

REGLES DE GESTION

� Les réparations d’immobilisations doivent faire l’objet d’un contrat avec un prestataire de service.

� Les réparations d’immobilisations en usage dans les entités différentes de l’ACTA doivent être assurées par les utilisateurs qui sont chargés d’adresser un rapport de suivi trimestriel au Secrétaire Exécutif.

� L’Assistant Administratif doit s’assurer par tout moyen que les réparations s’effectuent correctement de manière à permettre le fonctionnement optimal des immobilisations.

� Toute réparation d’immobilisation doit faire l’objet d’un bon de commande établi sur la base d’un devis.

� Les immobilisations ne pouvant pas être réparées sur place feront l’objet d’un bon de sortie.

� Tous les travaux de réparation doivent donner lieu à un bon de réception signé par le prestataire et l’Assistant Administratif.

� Toute anomalie constatée dans l’exécution du contrat doit être portée à l’attention du Secrétaire Exécutif afin de prendre l’attache du prestataire pour en connaître les raisons.

ETAPES

1. Détection de l’anomalie

2. Entrée en contact avec le prestataire


4. Réception de l’immobilisation après la réparation

5. Réception de la facture





III-210





INTERFACE

1 Détection de l’anomalie

Utilisateur � Signale la panne à l’Assistant Administratif.

Chef Comptable � Établit un bon de réparation ;

� Fait signer le bon par l’utilisateur ;

� Transmet le bon au Secrétaire Exécutif.

Bon de réparation

Secrétaire Exécutif � Signe le bon en cas d’approbation et le transmet à l’Assistant Administratif ;

� Dans le cas contraire, retourne le bon à l’Assistant Administratif avec mention du motif du refus.

2 Entrée en contact avec le prestataire

Chef Comptable � A la réception du bon approuvé par le Secrétaire

Exécutif, prend contact avec le prestataire pour établir un devis et un diagnostic selon les procédures de passation de marché adéquates.

Bon de réparation


Chef Comptable � A la réception du diagnostic et du devis,

� Établit une demande d’achat à laquelle sont joints le devis et le diagnostic le bon de réparation

� Transmet l’ensemble à l’Expert en passation des marchés pour l’établissement du Bon de commande (BC).

Demande d’achat


� Établit le BC au vu de la demande d’achat signé par l’Assistant Administratif et le bon de réparation signé par le Secrétaire Exécutif.

� Fait signer le BC par le Secrétaire Exécutif (cf. procédure de passation de marché)

N.B. : en cas d’achat de pièces par l’ACTA,

l’Expert en passation des marchés doit procéder

à une consultation d’au moins 3 fournisseurs.

Demande d’achat

Devis

Diagnostic


III-211





INTERFACE

4 Réception de l’immobilisation après la réparation

Chef Comptable � Si la réparation est satisfaisante, signe le Bon de Livraison du prestataire, sinon fait reprendre la réparation par le prestataire ;

� Établit une fiche de réception ;

� Remet le bien à l’utilisateur contre décharge de la fiche de réception ;

� Classe la fiche dans le dossier « entretien immobilisation ».

Bon de livraison

Fiche de réparation

5 Réception de la facture

Comptable � Traitement de la facture selon la procédure de traitement des factures.


III-212

IIMMMM 0055

MM II SSEESS AAUU RREEBBUUTT



IMM 05 – MISES AU REBUT 3ème partie : Manuel de Procédures


III-213

OBJECTIFS

La procédure de sortie des immobilisations vise à assurer la protection du patrimoine de l’ACTA par la maîtrise des sorties d'immobilisations.

REGLES DE GESTION

� Les sorties d'immobilisations de l’ACTA ne peuvent être effectuées sans l'accord du Secrétaire Exécutif et du CA.

� La décision de mise au rebut d’une immobilisation est prise par un Comité de Mise au Rebut présidé par le Secrétaire Exécutif et composé par :

- L’Assistant Administratif ;

- Le RFC

- le Responsable du Suivi & Évaluation qui assure le secrétariat de ce comité;

- l’Expert en passation des marchés ;

- l’utilisateur.

ETAPES

1. Demande d’autorisation de mise au rebut

2. Analyse de la demande de mise au rebut

3. Mise au rebut de l’immobilisation

4. Constatation de la sortie de l’immobilisation du patrimoine de l’ACTA





III-214





INTERFACE

1 Demande d’autorisation de mise au rebut

Chef Comptable � Par écrit soumet à l’appréciation du Secrétaire Exécutif la décision de mettre l’immobilisation au rebut avec mention des motifs.

Demande de mise au rebut

2 Analyse de la demande de mise au rebut

Secrétaire Exécutif � Convoque le Comité de mise au rebut pour analyser la demande de mise au rebut.

Comité de mise au rebut

Chef Comptable

� Apprécie l’opportunité de la mise au rebut de l’immobilisation au vu des informations fournies par l’utilisateur ;

� Au besoin recueille l’avis de tout sachant permettant de mieux apprécier l’opportunité de la mise au rebut ;

� En cas de désapprobation, notifie par écrit, le rejet à l’utilisateur avec mention des motifs ;

� En cas d’approbation de la demande de mise au rebut, rédige un rapport d’analyse et une lettre de transmission ;

� Transmet au Secrétaire Exécutif, le rapport d’analyse, la lettre de transmission et tous les documents afférents à la mise au rebut.

Rapport d’analyse

Secrétaire Exécutif � Soumet pour avis de non-objection au CA, la décision de cession ou de mise au rebut.


III-215


INTERFACE

3 Mise au rebut de l’immobilisation

Secrétaire Exécutif � A la réception de l’avis favorable du CA, donne les instructions à l’Assistant Administratif pour procéder à la mise au rebut.

Avis favorable du CA

Chef Comptable � Établit en deux exemplaires une attestation de mise au rebut et la fait signer par le Coordonnateur et viser par le RFC ;

� Procède à la mise au rebut en présence de l'utilisateur, de l’Expert en passation des marchés et d’une personne désignée par le Coordonnateur et le RFC.

� Rédige un PV de mise au rebut signé par les personnes ayant participé à la mise au rebut.

Attestation de mise au rebut

PV de mise au rebut

4 Constatation de la sortie de l’immobilisation du patrimoine de l’ACTA

Chef Comptable � Procède à la mise à jour du registre des immobilisations ;

� Classe la demande d’autorisation, l’attestation de mise au rebut et un exemplaire du PV de mise au rebut dans le dossier « Immobilisations mise au rebut » ;

� Procède à la mise à jour du (ou des) fichier(s) des immobilisations.

Registre des immobilisations

Dossier « Immobilisations mises au rebut »

Fichiers des Immobilisations

Comptable � Procède au traitement comptable de la mise au rebut.





III-216

IIMMMM 0066

CESSION D’IMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE ACTA EN USAGE A ACTA



IMM 06 – CESSION D’IMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE L’ACTA EN USAGE A L’ACTA



III-217

OBJECTIFS La procédure de cession des immobilisations vise à assurer la protection du patrimoine de l’ACTA par la maîtrise des sorties d'immobilisations.

REGLES DE GESTION

� Toute demande de cession doit être faite par l’Assistant Administratif, par écrit ;

� Les cessions d'immobilisations du patrimoine de l’ACTA ne peuvent être effectuées sans l'accord du Secrétaire Exécutif et du CA.

� Le comité de cession des immobilisations chargé d’évaluer les offres d'achats reçues est composé comme suit :

- Secrétaire Exécutif, Président du Comité,

- Le RFC

- l’Expert en passation des marchés, secrétaire de commission

- le responsable suivi évaluation et

- l’utilisateur de l’immobilisation.

� Toute cession d’immobilisation doit se faire au comptant.

� Les membres du Comité de cession ainsi que les personnes de l’ACTA et les membres du CA ne peuvent se porter acquéreur d’un bien en cession sauf autorisation du CA. Dans ce cas, ils ne peuvent être membres du Comité de cession.

ETAPES

1. Demande d’autorisation de cession

2. Analyse de la demande de cession

3. Détermination des conditions de cession

4. Publication de l’avis de vente

5. Réception et analyse des offres

6. Validation de l'analyse des offres

7. Vente de l’immobilisation

8. Constatation de la sortie de l’immobilisation du patrimoine






III-218






INTERFACE

1 Demande d’autorisation de cession

Chef Comptable � Soumet par écrit à l’appréciation du Secrétaire Exécutif la décision de cession de l’immobilisation avec mention des motifs de cession.

Demande de cession d’immobilisation

2 Analyse de la demande de cession

Secrétaire Exécutif � Convoque le comité de cession pour analyser la demande de cession.

Comité de cession

Chef Comptable

� Apprécie l'opportunité de la cession de l’immobilisation au vu des informations fournies par l’utilisateur ;

� Au besoin recueille l’avis de tout sachant permettant de mieux apprécier l’opportunité de la cession ;

� En cas de désapprobation, notifie par écrit, le rejet à l’utilisateur avec mention des motifs ;

� En cas d’approbation de la décision de cession, rédige un rapport d’analyse et une lettre de transmission ;

� Transmet au Secrétaire Exécutif, le rapport d’analyse, la lettre de transmission et tous les documents afférents à la cession.

Rapport d’analyse

Secrétaire Exécutif � Après examen, Soumet la décision de cession pour avis de non-objection au LFA.

Dossier de demande d’autorisation de cession d’immobilisation


III-219






INTERFACE




� A la réception de l’avis favorable du CA, le notifie au Secrétaire Exécutif;

� Convoque le Comité de cession pour déterminer les conditions de cession.

Avis de non-objection du CA

4 Détermination des conditions de cession

Comité de cession � Détermine, en collaboration éventuellement avec toute expertise jugée nécessaire, les conditions de la vente :

- La méthode de sélection de l’acquéreur

- Le prix estimatif de vente

- Les conditions de règlement

- Date de cession

- Lieu d’exposition de l’immobilisation

5 Publication de l’avis de vente

Chef Comptable � Rédige et publie un avis de vente aussi bien en interne qu’en externe après approbation du Secrétaire Exécutif et avis de non-objection du CA.

Avis de vente


III-220






INTERFACE

6 Réception et analyse des offres

Chef Comptable � Centralise et analyse les offres reçues ;

� Rédige le rapport d’analyse et le transmet au comité de cession.

Rapport d’analyse des offres d’achat

Comité de cession

Secrétaire de comité

� Apprécie le rapport d’analyse et fait faire les modifications éventuelles

� Rédige un PV de jugement et une lettre de transmission ;

� Fait signer le PV de jugement par les membres du Comité de cession ;

� Signe la lettre de transmission ;

� Transmet le rapport d’analyse, le PV de jugement et la lettre au Secrétaire Exécutif.

7 Validation de l’analyse des offres par le Secrétaire Exécutif

Secrétaire Exécutif � Examine le rapport d’analyse ayant conduit au choix de l’acquéreur par le comité de cession ;

� En cas de désapprobation, demande la reprise de l’analyse des offres par le Comité de cession ;

� En cas d’accord, vise le rapport et autorise de conclure la vente.


III-221


INTERFACE

8 Vente de l’immobilisation

Chef Comptable � En cas d’accord du Secrétaire Exécutif, informe par écrit la personne sélectionnée ;

� Transmet une copie de la lettre d’information au RFC.

RFC � Établit la facture de vente et la fait signer par le Secrétaire Exécutif ;

� Établit un bordereau de livraison en trois exemplaires ;

Bordereau de livraison

Comptable � Procède au recouvrement de la créance et établit un reçu en trois exemplaires ;

� Signe le reçu et remet à l’acheteur un exemplaire du reçu ;

� Remet à l’Assistant Administratif un exemplaire du reçu et garde le troisième exemplaire.

Reçu

Chef Comptable � Réceptionne le reçu du Comptable ;

� Remet le bien à l’acheteur contre la décharge du bordereau de livraison.


9 Constatation de la sortie de l’immobilisation du patrimoine de l’ACTA

Chef Comptable � Après la vente, procède à la mise à jour du fichier des immobilisations ;

� Transmet au Chef Comptable la facture de vente accompagnée d’un exemplaire du bordereau de livraison ;

� Classe la copie de la facture, le troisième exemplaire du bordereau de livraison, la demande d’autorisation et le procès verbal de jugement le dossier de cessions d’immobilisations de l’année.






III-222

IIMMMM 0077

CCEESSSSII OONN DD’’ II MM MM OOBBII LL II SSAATTII OONNSS DDUU PPAATTRRII MM OOII NNEE DDEE AACCTTAA EENN UUSSAAGGEE

DDAANNSS UUNNEE EENNTTII TTEE AAUUTTRREE QQUUEE AACCTTAA



IMM 07 – CESSION D’IMMOBILISATIONS DU PATRIMOINE DE L’ACTA EN USAGE DANS UNE

ENTITE AUTRE QUE L’ACTA 3ème partie : Manuel de Procédures


III-223

OBJECTIFS

La procédure de cession des immobilisations, en usage autre que ACTA, vise à assurer la protection du patrimoine de ACTA par la maîtrise des sorties d'immobilisations.

REGLES DE GESTION

� Toute demande de cession doit être faite par écrit par le responsable de l’entité et validée par l’Assistant Administratif de l’ACTA ;

� Les cessions d'immobilisations du patrimoine de ACTA ne peuvent être effectuées sans l'accord du Secrétaire Exécutif et du CA.

� La procédure de cession d’immobilisation et mise en œuvre par l’entité.

� Le comité de cession des immobilisations chargé d’évaluer les offres d'achats reçues est composé comme suit :

- Le Secrétaire Exécutif, Président du Comité,

- Le RFC

- l’Expert en passation des marchés, secrétaire

- le responsable suivi évaluation et

- le responsable de l’entité utilisatrice de l’immobilisation.

� Toute cession d’immobilisation doit se faire au comptant.

� Les membres du Comité de cession ainsi que les personnes de l’ACTA, de l’entité concernée et les membres du CA ne peuvent se porter acquéreur d’un bien en cession sauf autorisation du CA. Dans ce cas, ils ne peuvent être membres du Comité de cession.

ETAPES

1. Demande d’autorisation de cession

2. Analyse de la demande de cession

3. Détermination des conditions de cession

4. Publication de l’avis de vente

5. Réception et analyse des offres

6. Validation de l'analyse des offres par le Comité de cession

7. Vente de l’immobilisation

8. Constatation de la sortie de l’immobilisation du patrimoine de l’entité utilisant le bien

9. Constatation de la sortie de l’immobilisation du patrimoine de ACTA






III-224






INTERFACE

1 Demande d’autorisation de cession

Responsable de l’entité utilisatrice

� Soumet par écrit à l’appréciation de l’Assistant Administratif la décision de cession de l’immobilisation avec mention des motifs de cession.

Demande de cession d’immobilisation

Chef Comptable � Analyse les motifs présentés dans la demande de cession d’immobilisation ;

� Porte sur la demande son avis ;

� Vise la demande pour manifester son approbation ;

� Transmet des copies de la demande au demandeur et au Secrétaire Exécutif.


Secrétaire Exécutif � En cas d’approbation de la demande par l’Assistant Administratif, convoque le comité de cession pour analyser la demande de cession.

Comité de cession

Chef Comptable

� Apprécie l'opportunité de la cession de l’immobilisation au vu des informations fournies par l’utilisateur ;

� Au besoin recueille l’avis de tout sachant permettant de mieux apprécier l’opportunité de la cession ;

� En cas de désapprobation, notifie par écrit, le rejet au Responsable de l’entité utilisatrice avec mention des motifs ;

� En cas d’approbation de la décision de cession, rédige un rapport d’analyse et une lettre de transmission ;

� Transmet au Secrétaire Exécutif, le rapport d’analyse, la lettre de transmission et tous les documents afférents à la cession.

Rapport d’analyse

Secrétaire Exécutif � Après examen, Soumet la décision de cession pour avis de non-objection au CA.

Dossier de demande d’autorisation de cession d’immobilisation


III-225






INTERFACE




� A la réception de l’avis favorable du CA, le notifie au Responsable de l’entité utilisatrice ;

� Convoque le Comité de cession pour déterminer les conditions de cession.

Avis de non-objection du CA

4 Détermination des conditions de cession

Comité de cession � Détermine, en collaboration éventuellement avec toute expertise jugée nécessaire, les conditions de la vente :

- La méthode de sélection de l’acquéreur

- Le prix estimatif de vente

- Les conditions de règlement

- Date de cession

- Lieu d’exposition de l’immobilisation.

5 Publication de l’avis de vente

Chef Comptable � Rédige et publie un avis de vente aussi bien en interne qu’en externe après approbation du Secrétaire Exécutif et avis de non-objection du CA.

Avis de vente


III-226






INTERFACE

6 Réception et analyse des offres

Chef Comptable � Centralise et analyse les offres reçues ;

� Rédige le rapport d’analyse et le transmet au comité de cession.


Comité de cession

Secrétaire de comité

� Apprécie le rapport d’analyse et fait faire les modifications éventuelles

� Rédige un PV de jugement et une lettre de transmission ;

� Fait signer le PV de jugement par les membres du Comité de cession ;

� Signe la lettre de transmission ;

� Transmet le rapport d’analyse, le PV de jugement et la lettre au Secrétaire Exécutif

NB : Dans le cas où un membre du comité de

cession se porterait acquéreur, il serait remplacé

par toute autre personne désignée par les autres

membres.

Rapport d’analyse

7 Validation de l’analyse des offres du Comité de cession

Secrétaire Exécutif � Examine le rapport d’analyse ayant conduit au choix de l’acquéreur par le comité de cession ;

� En cas de désapprobation, demande la reprise de l’analyse des offres par le Comité de cession ;

� En cas d’accord, vise le rapport et autorise de conclure la vente.



III-227






INTERFACE

8 Vente de l’immobilisation

Chef Comptable � Informe par écrit la personne sélectionnée ;

� Transmet une copie de la lettre d’information au Responsable de l’entité.


Comptable � Établit la facture de vente et la fait signer par le Secrétaire Exécutif;

� Établit un bordereau de livraison en trois exemplaires ;


� Procède au recouvrement de la créance et établit un reçu en trois exemplaires ;

� Signe le reçu et remet à l’acheteur un exemplaire du reçu ;

Reçu

� Remet le bien à l’acheteur contre la décharge du bordereau de livraison.


9 Constatation de la sortie de l’immobilisation du

patrimoine de l’entité utilisant le bien

Responsable de l’entité utilisatrice

� Après la vente, procède à la mise à jour du fichier des immobilisations ;

� Classe la copie de la facture, le troisième exemplaire du bordereau de livraison, la demande d’autorisation et le procès verbal de jugement le dossier de cessions d’immobilisations de l’année.

� Transmet au comptable de l’ACTA copie du dossier de cession de l’immobilisation.

Dossier de cession


III-228






INTERFACE

10 Constatation de la sortie de l’immobilisation du

patrimoine du ACTA

Comptable � Reçoit le dossier de cession et met à jour ses différents fichiers de gestion des immobilisations.

� Transmet au Chef Comptable une copie de la facture de vente et du bordereau de livraison

Dossier de cession


III-229

TTRREE 0011

AAPPPPRROOVVIISSIIOONNNNEEMMEENNTT DDEESS CCOOMMPPTTEESS DDEESS BBEENNEEFFIICCIIAAIIRREESS SSEECCOONNDDAAIIRREESS EETT SSOOUUSS

BBEENNEEFFIICCIIAAIIRREESS DDAANNSS LLEE CCAADDRREE DDEE LLAA RREEAALLIISSAATTIIOONN DDEESS SSOOUUSS PPRROOJJEETTSS

FIN/TRE – GESTION DE LA TRESORERIE Manuel de procédures administratives,


TRE 01 – APPROVISIONNEMENT DES COMPTES DES BENEFICIAIRES SECONDAIRES ET SOUS BENEFICIAIRES DANS LE CADRE DE LA

REALISATION DES SOUS PROJETS



III-230

OBJECTIFS

Cette procédure décrit les mécanismes de transfert de fonds aux comptes des bénéficiaires secondaires et sous bénéficiaires dans le cadre des sous-projets élus au financement du Fonds Mondial.

REGLES DE GESTION

� Les structures disposant de sous-projets doivent conclure un contrat avec l’ACTA dès l’acceptation du financement de ces sous-projets. Un exemplaire de ce contrat doit être transmis au CA.

� Les fonds transférés aux structures doivent être mis à la disposition des bénéficiaires conformément au contrat liant l’ACTA et le bénéficiaire et approuvé par le CA.

� L’ACTA doit transmettre au CA un exemplaire du contrat le liant à ACTA au bénéficiaire. La transmission de ces contrats vaut approbation ferme et irrévocable du transfert des fonds par ACTA sauf stipulation contraire des contrats.

� Après l’approbation du sous-projet et avant la conclusion du contrat, ACTA doit saisir un consultant externe pour évaluer les capacités du bénéficiaire à recevoir et à gérer les fonds qu’elle sollicite pour le financement du sous-projet. Une conclusion négative sur les capacités du bénéficiaire à recevoir et à gérer les fonds dans des conditions satisfaisantes aboutit systématiquement au rejet du financement. Dans ces conditions, ACTA, au vu de l’évaluation faite par le consultant, étudie toute solution relative au renforcement des capacités du Bénéficiaire concerné.

� NB : - Le contrôle demeure. Mais seuls les mécanismes très souples sont demandés aux bénéficiaires

compte tenu de leur organisation et capacité en gestion financière.

- Le contrôle et l’évaluation à priori sont capitales.



TRE 01 – APPROVISIONNEMENT DES COMPTES DES BENEFICIAIRES SECONDAIRES ET SOUS BENEFICIAIRES DANS LE CADRE DE LA

REALISATION DES SOUS PROJETS



III-231

TTRREE 0022

PPAAIIEEMMEENNTT DDEESS SSAALLAAIIRREESS



TRE 02 – PAIEMENT DES SALAIRES 3ème partie : Manuel de Procédures


III-232

OBJECTIFS

L’objectif de cette procédure est de décrire les mécanismes de paiement des salaires des agents de ACTA.

REGLES DE GESTION

� L’ensemble du processus de règlement est pris en charge par ACTA dès lors qu’elle dispose des pièces comptables validées.

� Les moyens de paiement sont soumis à la signature des personnes dûment habilités selon la lettre de décaissement.

ETAPES

1. Préparation de l'état de des ordres de paiement

2. Validation de l'état de règlement

3. Préparation des moyens de paiement

4. Signature des moyens de paiement

5. Comptabilisation du paiement

6. Mise à disposition des fonds au bénéficiaire





III-233


INTERFACE

1 Préparation de l’état de règlement

Chef Comptable � A partir du livre de paie mensuel, édite l’état des ordres de paiement,

NB : Cet état peut être obtenu directement à

partir du logiciel de traitement de la paie,

� Établit la situation de trésorerie,

� Transmet le dossier de règlement (l’état des ordres de paiement, la situation de trésorerie et les bulletins de paie) au RFC.

Dossier de règlement

2 Validation de l’état de règlement

RFC � A la réception du dossier de règlement, s'assurer que :

- Les bulletins de paie sont signés par le Secrétaire Exécutif,

- Tous les bulletins ont fait l’objet d’un règlement,

- La situation de trésorerie permet le règlement,

� Valide l’état des ordres de paiement en le visant ,

� Retourne le dossier de règlement au Chef Comptable


3 Préparation des moyens de paiement

Chef Comptable � A la réception du dossier de règlement validé ;

� Prépare les moyens de paiement correspondant (chèques, lettres de virement) ;

� Transmet le dossier de règlement et les moyens de paiement au RFC.






III-234


INTERFACE

4 Signature des moyens de paiement

RFC � Vérifie que les moyens de paiement ont été établis conformément au dossier de règlement, sinon les retourne au Chef Comptable,

� Signe les moyens de paiement et transmet le dossier de règlement au Secrétaire Exécutif en respect avec la lettre de décaissement.


Moyens de paiement

Secrétaire Exécutif � Vérifie que :

- Les moyens de paiement ont été établis conformément au dossier de règlement,

- Les bulletins de paie sont signés par le RFC,

- Tous les bulletins ont fait l’objet d’un règlement,

� Contresigne les moyens de paiement après s'être assuré de la signature du RFC ;

� En cas de doute prend l’attache du RFC pour lever les points de blocage ;

� Retourne le dossier de règlement signé au RFC après la signature en bonne et due forme des moyens de paiement.





III-235


INTERFACE

5 Comptabilisation du règlement

Chef Comptable � A la réception des moyens de paiement dûment signés, comptabilise le règlement (cf. logiciel de comptabilité) ;

� Édite le brouillard de saisie et contrôle l'exhaustivité et l'exactitude des saisies effectuées ;

� Si le contrôle est satisfaisant, valide la saisie pour la génération des écritures ;

� Appose la mention "payé" sur les bulletins et mentionne la référence du moyen de paiement et la date de règlement ;

� Fait une copie des moyens de paiement ;

� Mentionne sur les photocopies les références des salaires réglées.

� Classe les photocopies des moyens de paiement dans le dossier "banque".


6 Mise des fonds à la disposition du bénéficiaire

Chef Comptable � Dépose les ordres de virement à la banque ou dans les banques concernées ;

� Informe les bénéficiaires de la disponibilité des chèques.

Moyens de paiement





III-236

TTRREE 0033

TTRRAAIITTEEMMEENNTT DDEESS AAVVIISS DDEE PPAAIIEEMMEENNTT RREEÇÇUUSS DDUU BBAAIILLLLEEUURR DDEE FFOONNDDSS



TRE 03 – TRAITEMENT DES AVIS DE PAIEMENT REÇUS DES BAILLEURS DE FONDS



III-237

OBJECTIFS

Cette procédure décrit le traitement des avis de paiement reçus des bailleurs.

REGLES DE GESTION

� Le taux réel de la devise dans laquelle les paiements directs sont effectués, (indiqué sur l'avis de paiement) doit être mentionné sur les demandes de décaissement de fonds. Ce taux doit servir à évaluer les demandes de décaissement de fonds en monnaie locale.

ETAPES

1. Enregistrement de l’avis de paiement reçu

2. Mise à jour des demandes de décaissement de fonds



TRE 03 – TRAITEMENT DES AVIS DE PAIEMENT REÇUS DES BAILLEURS DE FONDS



III-238




INTERFACE

1 Enregistrement de l’avis de paiement reçu

Comptable � Enregistre l'avis de paiement reçu dans le logiciel de gestion,

� Comptabilise les demandes conformément aux schémas comptables.

� Pour les demandes en paiement direct, comptabilise l'opération au cours réel de paiement indiqué sur l'avis de paiement tiré à partir du système de la Banque des bailleurs.

Avis de paiement

2 Mise à jour des demandes

Comptable � Ressort les demandes concernées par l'avis de paiement ;

� Mentionne sur les demandes :

- la référence de l'avis de paiement

- la date de l'avis.

� Classe l'avis avec les demandes concernées.

Avis de paiement

Demande


III-239

TTRREE 0044

RRAAPPPPRROOCCHHEEMMEENNTTSS BBAANNCCAAIIRREESS



TRE 04 – RAPPROCHEMENTS BANCAIRES 3ème partie : Manuel de Procédures


III-240

1. Définition et objectifs du rapprochement bancaire

L’état de rapprochement bancaire est un document établi à chaque fin de mois, pour chaque compte bancaire dans le but de rapprocher les comptes bancaires figurant dans les livres comptables des relevés bancaires produits par les banques.

En effet, le solde inscrit sur le relevé bancaire ne coïncide pas toujours avec le solde du compte banque tenu par l’ACTA en raison des décalages d’écritures entre le compte banque de l’ACTA et le compte de l’ACTA dans les livres de la banque.

2. Présentation de l’état de rapprochement bancaire

L’état de rapprochement bancaire se présente sous la forme d’un tableau à deux parties dont un exemple est présenté en annexe.

� La partie gauche représente le compte banque concerné dans les livres de l’ACTA. Elle présente :

- le solde du compte banque dans le grand livre de l’ACTA,

- les opérations enregistrées par la banque et non comptabilisées dans les livres de l’ACTA,

- le solde ajusté des opérations non enregistrées

� La partie droite représente le compte de l’ACTA dans les livres de la banque. Elle présente :

- le solde en banque indiqué sur le relevé bancaire,

- les opérations enregistrées par l’ACTA et non comptabilisées par la banque,

- le solde ajusté les opérations non comptabilisées.

3. Comptes à rapprocher

Un état de rapprochement bancaire doit être effectué pour chacun des comptes bancaires :

� Compte Spécial

� Compte du projet





III-241

4. Documents à utiliser et à établir

Document à analyser

Pour pouvoir établir un état de rapprochement bancaire, le RFC de l’ACTA doit disposer des documents suivants:

� Le relevé bancaire à la date d’établissement du rapprochement,

� Le journal de banque de la même période,

� L’état de rapprochement bancaire de la période précédente.

Mise en œuvre du contrôle

� Les écritures inscrites sur le relevé bancaire, et qui trouvent leur correspondant dans le journal de banque du mois ou sur le rapprochement bancaire du mois précédent, dans la partie droite “débits passés dans nos livres et non crédités par la banque” sont pointées sur le relevé bancaire, dans le journal de banque tenu par l’ACTA et sur le précédent rapprochement bancaire.

� Les écritures non pointées sont inscrites sur la feuille de rapprochement bancaire :

- Les écritures non pointées sur le relevé bancaire sont inscrites dans la partie gauche de l’état de rapprochement “ compte banque dans nos livres ”

- Les débits non pointés sur le relevé bancaire sont inscrits dans la colonne débit du compte banque dans nos livres.

- Les crédits non pointés sur le relevé sont inscrits dans la colonne DEBIT du « compte banque dans nos livres ».

- Les écritures non pointées dans le journal de banque du mois ou sur l’état de rapprochement du mois précédent sont inscrites dans la partie droite de l’état de rapprochement : “compte banque à la banque”, dans la colonne droite CREDIT.

Il s’agit en particulier des chèques remis en banque les derniers jours de chaque mois et que la banque n’aurait pas crédités avant la fin du mois.

� Les soldes de la partie gauche et de la partie droite de l’état de rapprochement bancaire doivent être égaux et de sens contraire.





III-242

5. Les Actions post-rapprochement

Une fois l’état de rapprochement établi, le Chef Comptable réalise les actions suivantes :

Les écritures de régularisation

Les principes suivants sont à observer :

� Les seules écritures de régularisations à passer concernent

- Les erreurs enregistrées dans les livres comptables et détectées lors du rapprochement bancaire ;

- Les frais de tenue de compte directement débités sur le relevé de banque (ceux-ci ne font pas systématiquement l’objet d’envoi d’avis par la banque) ;

Ces écritures de régularisation sont passées sur la comptabilité du mois suivant.

� Les autres éléments en rapprochement ne sont passés que sur la base de pièces justificatives qui seront expédiées ultérieurement par la banque.

� Toutes les régularisations doivent être suffisamment mises en évidence afin d’éviter qu’elles ne soient considérées comme élément en rapprochement le mois suivant.

Les réclamations

� Les erreurs commises par la banque et détectées lors du rapprochement bancaire, doivent faire l’objet d’une réclamation auprès de celle-ci.

� Les éléments en rapprochement revenant plusieurs fois sur les états de rapprochement, notamment ceux qui figurent dans la partie gauche (comptabilité) de l’état de rapprochement, doivent faire l’objet de réclamations auprès de la banque, car cela signifie que les pièces justificatives n’ont jamais été reçues.





III-243

6. Visa et classement

Après l’établissement du rapprochement bancaire, le Chef Comptable doit indiquer la date réelle à laquelle est effectué le rapprochement bancaire, le nom de la banque et le numéro de compte bancaire et signer l’état.

Il soumet l’état de rapprochement bancaire, les écritures passées pour régularisation, les journaux da banque et les relevés bancaires à la signature du RFC.L’état de rapprochement bancaire est classé dans le dossier « Banque » correspondant.


III-244

TTRREE 0055

AAPPPPRROOVVIISSIIOONNNNEEMMEENNTT DDEE LLAA CCAAIISSSSEE



TRE 05 – APPROVISIONNEMENT DE LA CAISSE 3ème partie : Manuel de Procédures


III-245

OBJECTIFS

Cette procédure vise à assurer l'approvisionnement régulier de la caisse de l’ACTA sans toutefois altérer l'optimisation de la gestion de trésorerie par la détention d'encaisse oisive.

REGLES DE GESTION

� La gestion de la caisse physique est assurée par l’Expert en Passation de Marchés

� Tout approvisionnement doit être précédé d'un arrêté de caisse.

� L'arrêté de caisse se fait après contrôle contradictoire du solde de caisse théorique et du solde physique

� Le solde théorique est tenu par le Chef Comptable.

� La demande d’approvisionnement est adressée au RFC avec copie au Secrétaire Exécutif.

ETAPES

1. Arrêté de la caisse

2. Demande d’autorisation d’approvisionnement

3. Établissement du chèque d’approvisionnement par le RFC et visa du Secrétaire Exécutif

4. Comptabilisation de l’approvisionnement

5. Entrée des espèces en caisse après l’encaissement du chèque.





III-246


INTERFACE

1 Demande d’autorisation d’approvisionnement

EPM � En fonction du niveau d’encaisse et des dépenses à effectuer par caisse, établit un état d’approvisionnement de la caisse indiquant :

- Montant des dépenses prévisionnelles

- Niveau d’encaisse

- Niveau d’encaisse minimum à détenir

� Transmet l’état d'approvisionnement, la fiche d'arrêté de caisse au Secrétaire Exécutif.

État d’approvisionnement caisse

Secrétaire Exécutif � Vise l’état d’approvisionnement de la caisse en cas d’approbation et le retourne à l’Assistant Administratif pour transmission au RFC.

2 Établissement du chèque d’approvisionnement par le RFC

RFC � A la réception de l’état d’approvisionnement, s’assure de la régularité et de la sincérité des pièces justificatives

� Si le contrôle est satisfaisant, établit le chèque d’approvisionnement et le signe et transmet au Secrétaire Exécutif pour contresignature.

� Remet le chèque à l’Assistant Administratif contre décharge de la photocopie du chèque.

Chèque

3 Comptabilisation de l’approvisionnement

Chef Comptable � Joint l’état d’approvisionnement à la photocopie du chèque

� Procède aux imputations comptables selon le Guide d'imputation comptable

� Classe l’état d’approvisionnement la photocopie du chèque dans le dossier banque approprié.

État d’approvisionnement caisse

Copie du chèque d’approvisionnement





III-247





INTERFACE

4 Entrée des espèces en caisse après l’encaissement du chèque.

Chef Comptable � Établit une pièce d’entrée de caisse en deux exemplaires

� Remet l’argent à l’assistant administratif contre décharge de la pièce de caisse.

� Lui laisse un exemplaire de la pièce d’entrée

� Enregistre l’entrée dans le livre de caisse

Pièce d’entrée en caisse


III-248

TTRREE 66

SSOORRTTIIEE DDEE CCAAIISSSSEE



TRE 6 – SORTIE DE CAISSE 3ème partie : Manuel de Procédures


III-249

OBJECTIF

La procédure de décaissement par caisse concerne le paiement des frais de mission, des salaires en espèces, des prêts en espèces, des avances sur salaire en espèces et des petites dépenses urgentes.

REGLES DE GESTION

� Le niveau d'approvisionnement maximum à détenir dans la caisse est de 200 000 F.CFA

� Le niveau d'encaisse maximum à détenir en fin de journée est de 100 000 F.CFA

� Le montant des petites dépenses payables par caisse ne doit pas excéder 50 000 F.CFA

� Tout décaissement doit se faire sur la base d'un bon de sortie de caisse dûment renseigné par le bénéficiaire ou le Chef Comptable dans le cas des avances sur salaires et les prêts.

� Les décaissements au profit d'un salarié sous forme de dépenses à justifier ou de fonds à rembourser doivent être conservés dans le dossier de paiement et être débités au compte du bénéficiaire au cas où le remboursement des sommes perçues ou la production de justificatifs n’est pas effectif.

ETAPES

1. Demande de sortie de caisse

2. Décaissement et remise des fonds au bénéficiaire

3. Comptabilisation de la sortie de caisse

4. A l’arrêté de la caisse, en fin de journée;





III-250


INTERFACE

1 Demande de sortie de caisse

Chef Comptable � Renseigne une pièce de sortie de caisse en trois exemplaires.

� Joint le cas échéant les justificatifs du décaissement à la pièce de caisse et transmet l’ensemble au RFC.

Pièce de sortie de caisse

RFC � A la réception de la pièce justificative du décaissement et de la pièce de caisse dûment renseignées, s’assure que la demande de sortie de caisse est conforme aux règles de gestion et procédures en vigueur de l’ACTA ;

� Vérifie si le solde de caisse permet le décaissement. Dans le cas contraire, adresse une demande d’approvisionnement de la caisse au RFC;

� Transmet la pièce de caisse et les justificatifs du décaissement au Chef Comptable après avoir visé la pièce de caisse.





III-251





INTERFACE

2 Décaissement et remise des fonds au bénéficiaire

RFC � A la réception de la pièce de caisse et des justificatifs dûment signés: remet les fonds au bénéficiaire ;

� Appose le cas la mention payée sur la pièce justificative du décaissement ;

� Agrafe une copie de la pièce justificative de décaissement à un exemplaire de la pièce de caisse et les classe dans le dossier caisse.

Pièce de caisse

a) Dépenses à justifier

RFC � Classe temporairement la pièce de caisse dans le dossier « Décaissements à justifier » en attendant les justificatifs de la dépense effectuée.

� A la réception du justificatif de la dépense, en fait une copie et l’agrafe à un exemplaire de la pièce de caisse et les classe dans le dossier caisse

� Si le montant de la dépense effective est inférieur au décaissement, demande au bénéficiaire de remplir une pièce d’entrée de caisse

� Si aucune entrée de caisse n’a été effectuée, saisit le Chef Comptable pour le prélèvement du reliquat manquant sur le tout prochain salaire du bénéficiaire

� Transmet un exemplaire de la pièce de caisse et les originaux des justificatifs de la demande au Chef Comptable après la remise des fonds aux cellules

Pièces de caisse

Justificatifs de dépense

b) Paiements de salaires par caisse

Chef Comptable � A la réception du bordereau de salaire et du bon de sortie de caisse, paie les salaires contre décharge du bordereau de caisse

� Retourne le bordereau de paie dûment émargé au RFC pour classement dans le dossier salaire

� Conserve le bon de caisse dans le dossier caisse

Bordereau de salaire

Bon de sortie de caisse


III-252


INTERFACE

c) Frais de mission

Chef Comptable � A la réception, vérifie que la fiche d’ordre de mission est dûment signée

� Dans le cas contraire la retourne au bénéficiaire.

� Remet l’argent bénéficiaire contre décharge de la fiche d’ordre de mission

� Appose la mention payée sur la fiche d’ordre de mission

� En fait une copie et la classe dans son dossier caisse

� Transmet l’original au Comptable.

Pièce de caisse

3 Comptabilisation de la sortie de caisse

Comptable � Après le paiement enregistre la sortie de caisse dans le livre de caisse.

Pièce de caisse





III-253





INTERFACE

4 A l’arrêté de la caisse, en fin de journée;

Comptable � Contrôle les opérations enregistrées par rapport aux justificatifs et dégage le solde de caisse journalier

� Demande à l’assistant administratif d’émarger si le solde théorique correspond au solde physique

� Recherche avec l’assistant administratif les causes des erreurs constatées

Brouillard de caisse


III-254

TTRREE 77

INVENTAIRE DE CAISSE



TRE 7 – INVENTAIRE DE CAISSE 3ème partie : Manuel de Procédures


III-255

OBJECTIFS

Les procédures d’inventaires de caisse mises en place doivent permettre de s’assurer que les principes suivants sont respectés :

� La célérité de l’enregistrement des informations ;

� L’exhaustivité des enregistrements :

REGLES DE GESTION

� Le solde du compte caisse doit toujours correspondre exactement à la somme disponible. Il est débiteur ou nul.

� Un solde créditeur constitue une présomption d’irrégularité de comptabilisation et doit être obligatoirement justifié.

ETAPE

1. Arrêté de caisse





III-256





INTERFACE

1 Arrêté de la caisse

Chef Comptable

• Font la situation hebdomadaire des entrées et des sorties de caisse ;

• Systématiquement en fin de mois, font un inventaire physique de la caisse ;

• Renseignent une fiche d'arrêté de caisse en indiquant :

- Entrée de caisse

- Sortie de caisse

- Solde théorique

- Solde physique

• Procèdent à un contrôle contradictoire du solde physique et du solde théorique de caisse

• En cas de concordance entre les soldes théorique et physique, signent conjointement la fiche d'arrêté de caisse

• En cas de différence de soldes, recherchent ensemble les causes de l’erreur.

Fiche d’arrêté de caisse

• Informe le Secrétaire Exécutif et le RFC des erreurs dues à la gestion de la caisse physique en vue de prendre les mesures conformément aux règlements en vigueur

At CA Manuel de Procedures

Documents

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