Arrangements contractuels en pharmacovigilance · Gestion de la qualité en lien avec les...

Arrangements contractuels

en pharmacovigilance

Séminaire

Bonnes pratiques de

pharmacovigilance

vétérinaire

Grégory Verdier – Anses-ANMV

Notion d’arrangements contractuels

Lorsque un responsable ou une entreprise ne peut ou ne souhaite pas,

personnellement, accomplir la totalité des tâches ou des attributions qui lui

incombent, il peut confier l’exécution de tout ou partie de ces tâches ou

attributions à une autre personne ou entreprise.


16 Octobre 2014 Séminaire BPPV 2

Cadre général

Notion d’arrangements contractuels

Dans le domaine pharmaceutique, on distingue deux principaux types

d’arrangements contractuels:

– Le contrat de prestation de service

– La délégation



Cadre général

Définition:

Opération contractuelle par laquelle une personne ou une entreprise confie, sous

sa responsabilité et sous son contrôle, à une autre personne ou entreprise

extérieure tout ou partie de l'exécution des tâches qui sont à sa charge.

Appliquée à la pharmacovigilance

La prestation de service en pharmacovigilance est une opération contractuelle par

laquelle un responsable de la mise sur le marché (donneur d’ordre) confie, sous sa

responsabilité et sous son contrôle, à une autre personne ou entreprise extérieure

(prestataire) tout ou partie de l'exécution des tâches de pharmacovigilance qui

sont à sa charge.



Prestation de service

Champ de la prestation de service / Pharmacovigilance:

– La sous-traitance: un cas particulier de la prestation de service (1/2)

Le code de la santé publique (R.5242-43) ne prévoit une sous-traitance que pour

des activités confiées entre établissements pharmaceutiques vétérinaires de

même statut :

ex : fabricant à fabricant, exploitant à exploitant…



Prestation de service Prestation de service

Sous-traitance

Champ de la prestation de service / Pharmacovigilance:

– La sous-traitance: un cas particulier de la prestation de service (2/2)

Les limites: Le contrat liant un titulaire d’AMM et un exploitant est qualifié plutôt de

contrat de prestation de service au regard de ce qui existe entre un titulaire

d’AMM et un fabricant (i.e. établissements pharmaceutiques vétérinaires de statut

différent).



Prestation de service Prestation de service

Sous-traitance

Conditions de réalisation:

– La sous-traitance:

R.5242-43 5): « Les exploitants de médicaments vétérinaires mentionnés au

3°de l'article R. 5142-1 peuvent sous-traiter tout ou partie des

opérations de pharmacovigilance mentionnées aux articles R.

5141-104 et R. 5141-105 :

· soit à un autre établissement pharmaceutique vétérinaire

installé en France ;

· soit à un organisme installé dans un autre Etat membre de

l'Union européenne et chargé par le titulaire de l'autorisation

de mise sur le marché de réaliser ces opérations. […]»





– La prestation de service:

Les autres cas de transfert de tâches de pharmacovigilance d’un responsable de

la mise sur le marché vers une personne ou entreprise extérieure.

ex: Titulaire et exploitant, responsable de la mise sur le marché et distributeur(s)

hors France…





– Ce transfert dans l’exécution de tout ou partie des tâches de

pharmacovigilance se déroule

• dans le cadre d'un contrat écrit

• qui fixe, conformément aux bonnes pratiques prévues à l'article L.

5142-3 applicables à ces opérations les obligations respectives du

responsable de la mise sur le marché et du prestataire.





– Le responsable de la mise sur le marché donneur d’ordre demeure le seul

responsable :

• de l’accomplissement de toutes les obligations en matière de

pharmacovigilance

• ainsi que de la qualité et de l'intégrité des données de

pharmacovigilance.

– Il lui incombe de veiller à ce que des arrangements contractuels

documentés, clairs et détaillés, pour satisfaire aux obligations en matière

de pharmacovigilance soient mis en place entre lui et les personnes ou

organisations impliquées dans l’accomplissement des obligations de

pharmacovigilance.





– Ces informations relatives aux arrangements contractuels sont

mentionnées dans le DDPS qui est transmis lors de la demande

d’autorisation de mise sur le marché.

– Elles sont présentées également lors de la demande d’importation

parallèle, d’enregistrement ou de la demande d’autorisation de préparation

d’autovaccins.

– l'Agence nationale de sécurité sanitaire de l'alimentation, de

l'environnement et du travail est informée afin que celle-ci soit en mesure

de vérifier que le prestataire possède la compétence et les moyens

suffisants.





– La personne ou organisation avec laquelle un arrangement contractuel a

été conclu met en œuvre les procédures d’assurance et de contrôle de la

qualité et accepte de faire l’objet d’un audit par, ou pour, le compte du

responsable de la mise sur le marché.

– Elle accepte également de se soumettre aux inspections des autorités

compétentes.



Prestation de service Assurance

Qualité

Contrôle

Qualité

Exemple de contrat de prestation de service: – Cas 1. Contrat de prestation de service complète des obligations en PHV

Ex : un titulaire confie les activités de pharmacovigilance à un exploitant français.

Le contrat doit préciser au minimum les points suivants :

- Parties concernées

- Périmètre (produit, territoires, durée, …)

- Définitions

- Langue utilisée pour les échanges (et moyens utilisés)

- Les bases réglementaires à respecter : Volume 9b, CSP et BPPV (si France)

- Procédures ou référentiels éventuels du donneur d’ordre à respecter

- La liste complète des activités confiées (cf. modèle de tableau en annexe)

- Les obligations de chaque partie et les modalités d’échange entre chaque partie

- La liste des personnes contacts de chaque partie

- La possibilité d’être audité par, ou pour, le compte du responsable de la mise sur le marché

- Le devenir des données de pharmacovigilance et responsabilité de chaque partie lors de la

rupture du contrat

- …






Annexes

- Informations détaillées concernant les points de contacts en matière de pharmacovigilance

- Tableau des activités confiées au prestataire









Principales opérations de pharmacovigilance Gestion des effets indésirables :

- Réception

- Enregistrement

- Revue et gestion des données

- Contrôle qualité et détection de doublon

- Investigation et suivi

- Codification, évaluation et classification

- Déclaration aux autorités

Evaluation continue du rapport bénéfice / risque des MV :

- Préparation, élaboration, vérification et transmission des PSUR

- Détection et évaluation signal

- Gestion de l’information issue de la littérature

- Signalement et communication sur le changement du rapport bénéfice / risque d’un MV

Gestion des échanges avec les autorités :

- Demande d’information par les autorités

- Gestions des restrictions et des variations d’AMM

- Respect des engagements en lien avec l’octroi de l’AMM

Gestion de la base de données de pharmacovigilance :

- Description, validation et contrôle des changements

- Sécurité et intégrité des données

- Maintenance et plan de reprise après sinistre

- Archivage des données

Gestion de la qualité en lien avec les activités de pharmacovigilance :

- Formation

- Documentation et contrat de sous-traitance

- Contrôle qualité et gestion des actions correctives et préventives (CAPA)

- Audit du système de pharmacovigilance

Tableau des

activités

confiées au

prestataire

Exemple de contrat de prestation de service: – Cas 2. Contrat de prestation de service partielle des obligations en PHV

Ex :

1. Un titulaire d’AMM confie certaines activités de pharmacovigilance à un exploitant français. (prestation)

2. Un titulaire d’AMM (et exploitant français) sous-traite certaines activités de pharmacovigilance à un

autre exploitant français.




- Définitions









rupture du contrat

- …





Ex :

1. Un titulaire d’AMM confie certaines activités de pharmacovigilance à un exploitant français. (prestation)

2. Un titulaire d’AMM (et exploitant français) sous-traite certaines activités de pharmacovigilance à un

autre exploitant français.

Annexes


- Procédure et modèle de formulaire éventuels

- La liste complète des activités confiées, des activités conservées par le responsable de la mise sur le

marché et obligations associées

- …








Tableau des

activités

confiées au

prestataire

Principales opérations de pharmacovigilance Obligations du Donneur d’ordre Obligations du Prestataire

Gestion des effets indésirables :

- Réception

- Enregistrement










- Signalement et communication sur le changement du rapport bénéfice /

risque d’un MV











- Formation




Exemple de contrat de prestation de service: – Cas 3. Contrats de distribution In ou Out impliquant une partie gestion de la pharmacovigilance

Ex :

1. un titulaire d’AMM confie certaines activités de pharmacovigilance à un distributeur* dans l’EEE (hors

France) ou hors EEE.

2. un exploitant français confie certaines activités de pharmacovigilance à un distributeur* hors France. * Un établissement qui commercialise dans d’autres pays ≠ distributeur en gros de MV tel que définit dans le CSP




- Définitions









rupture du contrat…





Ex :

1. un titulaire d’AMM confie certaines activités de pharmacovigilance à un distributeur* dans l’EEE (hors

France) ou hors EEE.

2. un exploitant français confie certaines activités de pharmacovigilance à un distributeur* hors France. * Un établissement qui commercialise dans d’autres pays ≠ distributeur en gros de MV tel que définit dans le CSP

Annexes


- Procédure et modèle de formulaire éventuels

- La liste complète des activités confiées, des activités conservées par le responsable de la mise sur le

marché et obligations associées

- …








Tableau des

activités

confiées au

prestataire

Principales opérations de pharmacovigilance Obligations du Donneur d’ordre Obligations du Distributeur

Gestion des effets indésirables :

- Réception

- Enregistrement










- Signalement et communication sur le changement du rapport bénéfice /

risque d’un MV











- Formation




Définition: (1/2)

Lorsqu’un responsable ne peut ou ne souhaite pas exercer personnellement et

pleinement la totalité des attributions qui lui incombent (taille de l’entreprise,

dispersion géographique, recherche de compétence spécifique), il peut procéder à

des délégations (transferts) de pouvoirs ou de signature envers d’autres

personnes sous son autorité hiérarchique.



Délégation

Définition: (2/2)

La délégation de pouvoirs entraine un transfert des pouvoirs découlant du mandat

social ou de la loi du délégant au délégataire avec transfert des obligations et

responsabilités.

Elle peut dans certaines circonstances exonérer le délégant de sa responsabilité

pénale mais en aucun cas de la responsabilité civile.

La jurisprudence s’attache à la taille de la société et à la possibilité ou non du

dirigeant à veiller personnellement au respect de la réglementation. Les règles de

forme et de fond et les conséquences sont des constructions jurisprudentielles.



Délégation

Appliquée au domaine pharmaceutique :

Le code de la santé publique l’organise en prévoyant la désignation de délégués (à

la tête d’établissements distincts) et d’adjoints (en fonction du nombre d’employés

ou d’ouvriers affectés à des opérations pharmaceutiques).

Appliquée à la pharmacovigilance

La personne qualifiée en charge de la pharmacovigilance (RPhv) peut se trouver

en position de délégataire vis-à-vis du responsable pharmaceutique.

Elle pourra elle-même sub-déléguer des tâches spécifiques, sous sa supervision, à

des personnes formées et possédant des qualifications appropriées.



Délégation

Conditions de réalisation : Champ de la délégation

– La délégation conduit un délégant à confier à un délégataire des activités

dans un domaine précis et pour une durée préalablement définie.

– La délégation ne peut être ni totale, ni générale : seule une fraction des

pouvoirs peut être transférée*. L'acte portant délégation doit donc indiquer

les matières pour lesquelles cette délégation est accordée. * cinq arrêts en date du 11 mars 1993 la chambre criminelle de la Cour de cassation définit les contours de la délégation de pouvoirs

– La loi ou les statuts de l’entreprise ne doivent pas y faire obstacle.



Délégation

Conditions de réalisation : Champ de la délégation

– La délégation de pouvoir peut faire l’objet de

sub-délégations à des personnes subordonnées,

mais le délégant initial peut s’y opposer.

– Il ne peut y avoir délégation des mêmes attributions ou d’attributions

indissociables à des personnes différentes.

– Il peut y avoir des délégations multiples à condition qu’elles délimitent bien

les champs respectifs (espace / temps).



Délégation

-

Conditions de réalisation : Qualité du délégant

– Sachant que la délégation ne se fait que de personne à personne, le

délégataire ne peut être le titulaire d’AMM ou l’entreprise, personne morale

mais une personne physique clairement identifiée.



Délégation

Conditions de réalisation : Qualité du délégataire (1/2)

– Il doit y avoir un rapport de subordination entre le délégant et le

délégataire. Ils doivent donc appartenir à la même société, à défaut au

même groupe. Le délégataire ne peut donc être un sous-traitant /

prestataire (extérieur).

– Le délégataire doit être un collaborateur disposant :

• d'une part, de l’autorité et de toute la compétence requise par les

responsabilités qu'il doit assumer

• et, d'autre part, d'une réelle autonomie dans son travail (moyens

budgétaires adaptés, absence d'immixtion du délégant dans le

périmètre délégué hormis, les contrôles visant à s'assurer que la

délégation est correctement mise en œuvre).



Délégation

Conditions de réalisation : Qualité du délégataire (2/2)

– La délégation est consentie par une personne à une autre personne. Tout

changement dans la personne du délégataire ou du délégant a pour effet

de rendre caduque la délégation.

– Le délégant peut reprendre la main à tout moment sans remettre en cause

la délégation des attributions (cas de délégation de signature uniquement).



Délégation

Conditions de réalisation : Formalisation de la délégation

– La délégation se déroule généralement dans le cadre d’une décision

formalisée par un écrit reprenant les obligations et les responsabilités liées

aux attributions qui sont confiées au délégataire par le délégant (QPPV ou

RPhv). Ce document est signé par les deux parties.

– Cette délégation peut revêtir la forme d’une délégation de pouvoirs ou de

signature.



Délégation

Exemple de délégation: – Cas 4. Transfert de tâches dans le cadre d’un groupe de sociétés (filiales / maison mère).

Ex :

1. Une maison mère confie l’évaluation des cas nationaux d’un CAP à la filiale avant leur transfert à la

maison mère.

2. Une maison mère confie la préparation des PSUR pour une AMM nationale à la filiale locale.

D’une manière générale, les lettres de délégation doivent être:

– datées et cosignées par le délégant et le délégataire,

– préciser les liens hiérarchiques entre eux,

– les tâches attribuées,

– et le cas échéant, la portée temporelle (période concernée) et spatiale (territoire concerné) de la

délégation.



Délégation

Exemple de délégation: – Cas 4. Transfert de tâches dans le cadre d’un groupe de sociétés (filiales / maison mère).

Ex : Une maison mère confie l’évaluation des cas nationaux d’un CAP à la filiale avant leur transfert à la

maison mère.



Délégation

Delegation letter

M. or Ms XXXX, (function) …. will, accept to fulfill at the following

pharmacovigilance tasks on French territory:

• collect and process all reports of SAE (including data entry,

management and quality control) from all sources, enter

them into the database, assess and validate them and

expedite serious adverse reactions, human reactions and

transmission of any infectious agent via a veterinary

product

• ask for and manage follow up report(s), if necessary

• elaborate all PSUR of … products sold in more than one

country and submit them either directly to the CA or send

them for submission via the national QPPV

• realise veterinary review and literature research

• answer promptly and completely to requests of information

from CA

This delegation is valid till ___________ .

The xx/xx/20xx

_________________ _______________

M. or Ms M. or Ms

EU QPPV (function)

Lettre de delegation

M. ou Mme XXXX, (fonction) .... accepte en tant que remplaçant du

responsable chargé de la pharmacovigilance de remplir les tâches de

pharmacovigilance suivantes en son absence ou en cas

d’empêchement:

• de collecter et de traiter toute notification d’effet indésirable issue de

toutes sources,

• de les entrer dans la base de données,

• d'évaluer, de valider et de transmettre les effets indésirables graves.

• répondre rapidement et complètement aux demandes de

renseignements des autorités compétentes

Le xx / xx / 20xx

_________________ _______________

M. ou Mme M. ou Mme

RPhV (fonction)

Possibilité de confier des opérations de pharmacovigilance à un

établissement non pharmaceutique

– Problématique signalée par l’industrie

• Distorsion avec la réglementation humaine

• Difficultés d’obtention de solution transitoire ou pérenne de suppléance

vétérinaire au sein des établissements exploitants.

– Position ANMV

• Le fait de confier des opérations matérielles ou intellectuelles relatives

à certaines activités de pharmacovigilance est accepté selon la

réglementation en vigueur dans l’UE et en France avec réserve,

• Une liste des opérations susceptibles d’être externalisées à des

établissements non pharmaceutiques est en cours d’élaboration.

Seront précisés:

– les activités concernées,

– les restrictions éventuelles,

– et les circonstances acceptables pouvant menées à l’externalisation.



Cas particuliers

Possibilité de confier des opérations de pharmacovigilance à un

établissement non pharmaceutique

– Position ANMV: conditions

• Avant tout transfert d’activités, le donneur d’ordre est responsable de

l'évaluation de la pertinence et la compétence du prestataire lui

permettant mener à bien les activités qui seront externalisées.

• Par la suite, le donneur d’ordre est également chargé de veiller que les

principes et les lignes directrices des BPPV sont suivis pour les

activités externalisées.



Cas particuliers

Transfert ascendant de tâches de pharmacovigilance au sein d’un groupe

– Problématique signalée par l’industrie

• Dans certains cas, le responsable de la mise sur le marché d’une

AMM est une filiale (ex: AMM nationale).

• Il peut arriver que certaines tâches de pharmacovigilance soient

centralisées au sein de la maison mère.

• Dans cette situation, il ne s’agit ni d’une délégation (absence de lien

hiérarchique dans le sens Filiale >>> Maison mère) ni d’une réelle

prestation de service (absence de prestataire externe).

– Position ANMV:

• Le fait pour une filiale de ne pas assurer certaines des opérations

relatives à certaines activités de pharmacovigilance conservées par la

maison mère est accepté.

• Cette répartition dans l’exécution de tâches de pharmacovigilance se

déroule dans le cadre d'un document écrit (procédure, internal

agreement…) qui fixe, les obligations respectives de chaque partie.



Cas particuliers

Questions


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