ARMEN Vague 2 Segment Fournitures de bureau Livrable long · De fortes disparités de dépenses de...

ARMEN Vague 2

Segment Fournitures de bureau

Livrable long

Direction générale de l’offre de soins - DGOS |

Notre équipe

1

Leader Delphine Janin

Responsable Achats Angélique Dreno

Responsable Achats et Logistique Charlotte Bonnet

Acheteuse

Marie Agnès Aubin Directrice des Achats et de la

Logistique

Dominique Belly AAH

Pascal Guinard Responsable Achats

Claire Haraux Acheteuse

Pascal Peduzzi Directeur Adjoint

Sylvie Marty Directrice Achat

Sandrine Cornet Responsable des services

économiques Parrain Guy Pierre Martin

DG

1 Assistante

Marie Nicot


Présentation du périmètre et de la cartographie des dépenses

Analyse de la situation actuelle

Bonnes pratiques identifiées

Opportunités

Synthèse des gains et matrice enjeux – efforts

2

Sommaire





Opportunités


3


Qu’entend-t-on par Fournitures de bureau?

Une famille achat très variée et un nombre important de références

Famille Principaux produits

Façonnés Blocs de correspondance, enveloppes et pochettes, cahiers, carnets, répertoires, feuillets,

copies, fiches bristol, manifolds, registres, bobines pour machines de bureau, agendas

Papiers Papiers en ramette, pour tirage de plans, pour dessin, listings, papiers et cartons

d’emballages, papier d’entretien et d’hygiène.

Matériel pour le bureau et l’école Colles, étiquettes, agrafes, perforateurs, reliures, matériel de rétro projection, d’éclairage,

sous-mains…

Ecrire et corriger Craies, ardoises, crayons graphites et couleurs, stylos, marqueurs, gommes et produits de

correction, porte-mines et mines

Classement Classeurs, pochettes, chemises, dossiers suspendus, blocs de classement, étagères,

trieurs, …

Carterie Cartes postales, cartes de vœux, étiquettes fantaisie, invitations, menus, faire-part

Dessin et loisirs Instruments de traçage et de mesure, mobilier de dessin et tous les produits destinés aux

beaux-arts

Consommables et accessoires

bureautiques et informatiques

Accessoires pour l’impression de documents (toners, rouleaux encreurs, cartouches,…),

stockage des donnes et entretien du matériel informatique.

Bureautique et mobilier Machines à écrire et à dicter, calculatrices, téléphones, répondeurs, télécopieurs

Informatique Microordinateurs, imprimantes, logiciels, connectique, périphériques divers 4


Dans notre périmètre d’étude, nous retenons…

Comptes

budgétaires

60265

60625 *

Papier

Imprimés

Articles de

Bureau

Périphériques

informatiques

Mobiliers de

bureau

Consommables

informatiques

Hors périmètre : Périmètre retenu :

*Fournitures de bureau et informatiques (consommables)

Fournitures de bureau et informatiques (non stockées)


Un périmètre de plus de 100M€ et « une découverte »… Le poids des imprimés !

6

Extrapolation nationale à partir d’un échantillon de 13 établissements: Polyclinique Atlantique, CH Perpignan, GP Aube Marne, CH Annecy, CH

Sallanches, CH Annemasse, CH La Valette, CH La Souterraine, CH Brive, CHU Limoges, CH Esquirol, CH Honfleur, CH Pau, CH Chambéry

Cumul des dépenses nationales des comptes 60265 et 60625 : 162,38M€ (source 2011 DGOS)

Périmètre retenu : 106,56M€

Répartition des dépenses du

périmètre

Répartition des dépenses

d’imprimés: 43M€

Dossier médical

50%

Ordon-nances

2%

Registres & liasses

10%

Supports de com.

17%

Dossiers de soins

1% Autres

21%





Opportunités


7


L’hôpital : un client comme un autre pour les « fournituristes »

Les fournituristes :

•Pour les fournisseurs d’articles de bureau et de papier, les hôpitaux ne présentent en

général pas de spécificités majeures et ne sont pas considérés différemment des autres

clients privés/publics.

•En terme de consommation, on peut toutefois noter une particularité : les hôpitaux sont

des gros consommateurs de CDs (60% des ventes des fournituristes), notamment utilisés

pour la radiologie.

Les imprimeurs :

Pour les imprimeurs, chaque commande peut être spécifique et sur mesure en

fonction des besoins exprimés par les établissements et des pratiques professionnelles :

façonnage, grammage du papier, forme du support, …

Un exemple : un dossier médical même « devenu unique » peut être différent d’un

Etablissement a un autre.

8

Source: Etude Xerfi + Etude Resah


De fortes disparités de dépenses de fournitures de bureau entre les

établissements

Indicateurs de consommation - tous comptes publics :

• Consommations annuelles en Articles de bureau pour un agent administratif = 60 à 80 €

HT (20 à 30€ HT pour un agent non administratif)

• Consommations annuelles sur les 3 familles produits Articles de bureau, papier et

consommables informatiques pour un agent administratif = 180 à 200 € HT (65€ pour un agent

non administratif)

9

Source: Lyreco

ETS 1 ETS 2 ETS 3 ETS 4 ETS 5 ETS 6 ETS 7 ETS 8 Moyenne

dépenses articles de bureau par agent

29,55 €

59,65 €

18,64 €

108,14 €

16,89 €

113,17 €

64,16 €

65,58 €

59,47 €

dépenses papier par agent

28,40 € 47,12 €

27,44 €

44,06 €

5,33 €

22,65 €

22,62 €

30,57 €

28,53 €

Des écarts entre établissements qui s’expliquent par le fait que:

Les fournitures sont un segment trop souvent jugé non stratégique : une grande disparité en

terme de maturité achat ( massification, décentralisation des budgets, catalogue restreints, ...)

Comparaison de données de 8 établissements membres du groupe de travail :


Articles de bureau et papier : Un marché de distributeurs dominé de plus en

plus par un nombre restreint de « fournituristes »

Source: Etude Xerfi + Resah Idf

Deux catégories d’acteurs sur le marché

Les « Fournituristes» ( généralistes) Répartition des parts de marché

Les spécialistes « papier » Répartition des parts de marché

Tendance Les Fournituristes gagnent de plus en plus de parts de marché (notamment grâce une organisation logistique déjà amortie sur la livraison d’articles de bureau)

Lyreco 30%

Office Depot 20%

Fiducial 13%

Bureau Vallée 11%

Spicers 10%

Autres 16% Antalis

32%

Inapa 20%

Papyrus 17%

Torraspapel 17%

Xerox 4%

Autres 10%


Les Imprimés : Un marché concurrentiel et atomisé

12

Un marché très concurrentiel :

Quelques PME au rayonnement

national & une multitude de

petites entreprises locales

A noter:

une tendance à la délocalisation

de la production en Afrique du

nord pour certains imprimeurs

Source:

graphorama.com


Le coût de passation de commande: un indicateur a prendre en compte !

•Le coût moyen de passation de commande pour le secteur public est de 150€ pour les

commandes matérialisées (commandes passées par téléphone ou par fax)

•Encore trop d’établissements font de nombreuses commandes de petit montant, ce qui n’est

pas rentable !

•Objectif: minimiser le nombre de commandes et passer des commandes dont le montant

est supérieur à 150€ (afin d’avoir un coût de passation de commandes < montant total des

commandes)

13 Source: données Resah Idf

Décomposition du coût de passation de commande

Coût de la commande En % par rapport au coût total

Identification du besoin 7,79%

Demande d’achat 23,36%

Validation de la commande 23,36%

Saisie de la commande dans le SI 7,79%

Emission de la commande 3,89%

Réception de la commande 11,68%

Réception, imputation et validation de la facture 12,57%

Litige 2,78%

Règlement 4,45%

Archivage 2,34%

TOTAL 100 %


Le levier de la mutualisation pas encore suffisamment utilisé !....

Cartographie des Groupements de commandes existants :

Un groupement de commandes national UNIHA ( 52 / 58 adhérents)

25 groupements de commandes régionaux/ départementaux recensés

( liste non exhaustive)

Source: Resah Idfi

14

Ainsi, environ 50 % des

établissements de santé ont recours

à un groupement de commandes

pour les articles de bureau et pour le

papier

Région GDC

ALSACE 1 GDC

AQUITAINE 1 GDC

BASSE-NORMANDIE 1 GDC

BOURGOGNE 1 GDC

BRETAGNE 1 GDC

CENTRE 1 GDC

CHAMPAGNE ARDENNES 1 GDC

FRANCHE-COMTE 1 GDC

HAUTE- NORMANDIE 1 GDC

ILE DE France 1 GDC

LANGUEDOC ROUSSILLON 1 GDC

LIMOUSIN 1 GDC

LORRAINE 1 GDC

MIDI PYRENNEES 1 GDC

NORD-PAS-DE-CALAIS 2 GDC

PAYS DE LA LOIRE 3 GDC

PICARDIE 1 GDC

POITOU-CHARENTES 1 GDC

PROVENCE-ALPES-CÔTES D'AZUR 2 GDC

RHÔNE-ALPES 2 GDC


….Et encore d’autres leviers à actionner !

Source: Etude Xerfi

15

Outre la massification, les acheteurs peuvent aujourd’hui activer d’autres leviers pour rechercher des

économies sur le segment des articles de bureau et papier

(notamment issues du secteur privé)

• Une décentralisation des approvisionnements encore faible : Une décentralisation de l’acte d’approvisionnement avec la mise en place de budget et de livraison

directe dans les services pourrait permettre à certains établissements d’optimiser notamment leur

coûts de processus d’approvisionnement.

• Une dématérialisation des commandes et du paiement trop peu déployée

• Une demande pas suffisamment en adéquation avec l’organisation du marché

fournisseur actuel ( fournituristes): Un regroupement de plusieurs familles achats (Articles de bureau, papier et consommables

informatiques) , pourraient permettre d’obtenir des prix plus attractifs et d’optimiser les coûts de

processus achat/approvisionnement

• Encore des progrès a faire dans la mise en place de partenariat avec les

fournisseurs : Un travail plus en collaboration avec les fournisseurs pourrait permettre d’obtenir une meilleure

visibilité et maitrise des consommations et des dépenses


La Carte Achat, un outil à utiliser en fonction de son organisation

16

* Pas forcément la banque qui gère la trésorerie de l’établissement, il y a un lien contractuel entre

l’Etablissement et la Banque

1) Commande

4) Livraison

2) Vérification

3) Autorisation

5) Paye le fournisseur +

facture commission

6) Paye la Banque + Forfait

ES

Titulaire

carte

Achat

Fournis-

seur Banque*

Un outil assez complet qui permet

d’améliorer les processus internes :

de commande

de mandatement

de contrôle et suivi des budgets et

marchés

de réduire les coûts de gestion

de diminuer les délais de règlement

des fournisseurs

de maîtriser les dépenses

récurrentes

Mais:

•Un système encore très peu déployé ( seuls 8% des utilisateurs de cartes achats dans

le secteur public sont des hospitaliers)

•Des retours d’expériences encore contrastés

Fonctionnement de la carte Achat

Source: Apeca


Les imprimés : Une famille achat qui nécessiterait une plus grande attention

• Trop peu de remise en concurrence des fournisseurs :

Un sujet souvent mal identifié, un périmètre hétérogène , des dépenses éclatées et

jugées trop faibles pour mettre en place des procédures formalisées : alors que

cumulées les dépenses d’imprimés représentent 40% des dépenses du segment !

Un historique, des habitudes de travail et une certaine promiscuité avec les

fournisseurs locaux

• Un recours à la massification des commandes trop rare

Les commandes sont trop souvent « morcelées » : des commandes au fil de l’eau

sans anticipation. Or, l’effet volume est très important sur ce segment d’achat !

17

Conséquences :

Une grande disparité des prix entre les établissements Exemple : au sein du groupe de travail, le prix d’un « dossier

patient » varie de 1€ à 27€ pour une même fonctionnalité


Cas particulier imprimés: La problématique du Faire ou Faire Faire

Des dépenses qui s’explique par l’organisation des établissements en matière de production d’imprimés:

Aujourd’hui, il existe 3 types de situations : :

•Les Etablissements de santé équipés de centre de reprographie en interne :

•Les Etablissements qui ont externalisé entièrement la prestation :

•Les Etablissements qui ont choisi « Une solution Mixte » ( majorité des établissements )

Source: Etude Xerfi

18

ETS 1 ETS 2 ETS 3 ETS 4 ETS 5 ETS 6 ETS 7 ETS 8 Moyenne

Dépenses imprimés par lit

123,14 €

148,84 €

42,69 €

139,63 €

104,07 €

62,25 €

63,62 €

189,74 €

109,25 €

Comparaison des dépenses d’imprimés par lits de 8 établissements du groupe de travail





Opportunités


19


BP1: Au CH d’Annecy, la mutualisation (groupement de commandes/ lot unique /

optimisation du BPU) des achats d’articles de bureau a permis de gagner 35 000€ (1/2)

20

• Le CH d’Annecy avait 4 lots différents d’articles de bureau

• Bien que le volume de commande ait été important, la négociation des prix n’était

pas assez poussée.

• Le fait d’avoir 4 lots faisait que le volume de commandes pour chaque lot

n’était pas assez attractif pour les fournisseurs, ils faisaient donc moins

d’efforts sur les prix

• Un BPU non optimisé, une multitude de références

A partir de 2012 au CH d’Annecy,

• Mise en place d’ un groupement de commandes : 3 établissements de Haute Savoie : CH

d’Annecy (coordonnateur) - CH de Sallanches - CH de Thonon.

• Création d’un lot unique : articles de bureau - papier - consommables informatiques avec

Office Dépôt

• Optimisation du BPU : Mise en place d’un groupe de travail pour standardiser le BPU

(réduire le nombre de lignes) Pour chaque ligne, proposition de 3 solutions alternatives: 1

produit éco / 1 produit marque / 1 produit vert.

• Rencontre avec tous les fournisseurs avant de lancer une consultation en Appel

d’Offres dans le but de définir les prix objectifs

Constat

Mise en

œuvre


BP1: Au CH d’Annecy, la mutualisation (groupement de commandes/ lot unique /

optimisation du BPU) des achats d’articles de bureau a permis de gagner 35 000€ (2/2)

21

• Volume plus attractif pour les fournisseurs

• Prix plus intéressants pour les adhérents au groupement de commandes

• 1 seule procédure de commande à gérer gain sur les coûts de processus

achat/approvisionnement

• Produits au BPU adaptés aux besoins et aux consommations des utilisateurs

• Dépenses en articles de bureau avant la massification: 365 000€ en 2011

•Dépenses en articles de bureau après la massification: 330 000€ en 2012

•Soit un gain de 35 000€ ou 10%

Résultats

Gain de 35 000€

(10%)


BP2: L’Elargissement du BPU a permis au groupement de commandes d’UniHA de

faire des gains de 787 500 € lors de sa 3ème campagne d’achat groupé

22

• Un groupement de commandes initialement mis en place en 2004

• Relance d’une troisième vague en 2012 :

52 adhérents / une dépense annuelle de 10,5M€

• Un BPU trop restreint : Un nombre important de commandes passées « hors

marché » et une insatisfaction des utilisateurs

• Un découpe du marché en fonction des lots :

• Elargissement du BPU: passage de 317 à 470 références. L’objectif étant de notamment

permettre aux utilisateurs d’avoir accès à des produits de qualité supérieure (2 qualités de

stylo bille, en jouant sur l’épaisseur de tracé pour « imposer » une qualité et minimiser le

recours au catalogue)

• Mise en place d’un lot unique : Article de bureau, papier et consommables informatiques

• Mise en place d’un partenariat avec le fournisseur : engagement ferme de 4 ans

L’élargissement du BPU a permis de répondre davantage au besoin des utilisateurs et a permis

un gains achats de 787 500€ soit 7,5% par rapport aux prix historiques

Constat

Mise en

œuvre

Résultats

Gain de 787 500€

(7,5 %)


BP3: La décentralisation de l’approvisionnement de Fournitures de bureau via la

mise en place de budgets par service a permis de gagner 70 000€ au CH d’Annecy

23

• Livraison au magasin général avant redistribution dans les services (beaucoup de

manutention et de mètres linéaire utilisés)

• Un besoin souvent surestimé par les services qui « sur-sockaient » (stock déporté)

• Une visibilité globale mais peu détaillée sur les dépenses en Fournitures de bureau

par service

Au CH d’Annecy,

• Une décentralisation de l’approvisionnement. Etape travaillée avec le fournisseur

• Un budget mis en place par service

• Un dialogue instauré avec les agents afin d’ évaluer le juste besoin pour chaque service

• Une autonomie laissée aux agents pour leurs commandes (ils commandent ce qu’ils veulent,

dans le cadre du catalogue restreint, tant qu’ils respectent leur budget)

• Dépenses en Articles de bureau avant la décentralisation des budgets: 330 000€

• Dépenses en Articles de bureau après la décentralisation des budgets: 260 000€

• Soit une économie de 70 000€ en 1 an soit 21%

• Libération de 150 ML au magasin général, 1 ETP en plus disponible pour une autre tâche

• Agents satisfaits, plus de stock inutile : (livraison dans les services sous 2 jours).

• Dépenses rationalisées et engagées juste au moment du besoin.

Constat

Mise en

œuvre

Résultats

Gain de 70 000€

(21%)


BP4: La décentralisation de l’approvisionnement de Fournitures de bureau via

la carte Achat a permis un gain de 24% au CH Ste Anne

24

1) Des difficultés à satisfaire le besoin des utilisateurs: choix trop restreint, délais de livraison trop

longs

2) Possibilités de dérives en terme de consommation

A partir de 2002 1) Création de budgets par services et livraison directe dans les services

2) Délégation en toute confiance (sous réserve du respect du budget)

Pour la carte achat, mise en place d’une consultation pour sélectionner la

banque.

1) Satisfaction des utilisateurs: plus de références avec libre choix et plus de réactivité

2) Baisse des consommations grâce aux budgets par service

3) Un gain logistique: suppression du magasin Fournitures de bureau et processus de traitement des

factures optimisé (-1ETP)

4) A favorisé la mise en place d’autres délégations de gestion sur d’autres segments d’achat

5) Dépenses en articles de bureau en 2001: 230 000€

Dépenses en articles de bureau en 2011: 220 000€

Soit un gain de 10 000€ (4%) mais avec une inflation de 2% par an, gain= 4%+20%= 24%

En plus, la carte achat a responsabilisé les utilisateurs quant à la gestion de leur budget

Constat

Mise en

œuvre

Résultats

Gain de 24%


BP5: La mise en place d’un plan de progrès avec son fournisseur Office DEPOT

a permis au groupement de commandes du Resah-Idf de gagner 250 033 € (1/2)

25

• Très peu de sollicitation du fournisseur pour aider à la maîtrise des dépenses

• Pas de démarche de « partenariat » avec le fournisseur

• Peu de visibilité sur les consommations réelles

• Intégration de la notion de plan de progrès dès la rédaction du cahier des charges :

Inciter les candidats à être force de proposition dans le pilotage des dépenses

• Mise en place d’un partenariat avec le fournisseur retenu : • Suivi régulier des statistiques de consommations ( COPIL trimestriel)

• Mise en place d’indicateurs de suivi de performance ( ex : montant moyen des commandes,

…)

• Identifications de pistes d’économie : Elaboration de plans d’actions : ajustement du BPU,

produits de substitution,..)

• Accompagnement et appui individualisés dans la recherche d’optimisation du processus

d’approvisionnement ( réduction du nombre de commandes, dématérialisation des

commandes, …)

• Groupement Resah-idf coordonné par le CH de fontainebleau (juill. 2011) : 1 lot unique :

articles de bureau, papier carton et consommables informatiques

• 66 établissements

• Dépenses 2012 : 4 005 800€

Mise en

œuvre

Contexte

I Constat


BP5: La mise en place d’un plan de progrès avec son fournisseur Office DEPOT

a permis au groupement de commandes du Resah-Idf de gagner 250 000 € (2/2)

26

1) Pour les commandes matérialisées :

Mise en place de remises en fonction du montant commandé :

1% de remise sur les commandes comprises entre 150€ et 350€

3% de remise sur les commandes comprises entre 350 et 700€

5% de remise sur les commandes au-delà de 700 €

2 ) Pour les commandes en ligne :

Mise en place d’un % de remise

Ex : 2 % de remise pour les commandes en ligne

3) Incitation a la consommation de produit de substitution / compatibles :

Résultats

• Des éléments de pilotages : Une visibilité et une meilleure maitrise des dépenses

• Un suivi de la performance économique du groupement

• un partenariat fort avec le fournisseur

Gains obtenus grâce à la mise en place de remises en fonction du montant commandé :

153 242 € ( gains de 4%)

Gains obtenus grâce à la mise en place de remises pour les commandes en ligne :

21 321 € ( gains de 1%)

Gains Incitation a la consommation de produit de substitution / compatibles :

75 470 € ( gains de 2 %)

TOTAL des gains : 250 033 € soit 6% du montant des dépenses

Exemples

d’actions

réalisées

Gain de 250 000€

(6%)


BP6: Chez Orange, l’optimisation de la stratégie d’achats de Fournitures de bureau

a permis de faire un gain de 10M€

27

A partir de 2005 chez Orange:

•2 Marchés au choix des utilisateurs: Lyreco pour les besoins généraux (articles de bureau,

papier et consommables informatiques) et Office Express pour les besoins spécifiques

(consommables informatiques…)

•Suppression du catalogue papier au sein des entités (-3500 unités), remplacé par une

version électronique (économies indirectes)

•Mise en place de budgets par service

•Optimisation du BPU: passage de 6000 références en 2007 à 3000 références en 2012 et

interdiction de sortir du contrat cadre

•Proposition automatique de produits de substitution lors des commandes: dans 95% des

cas, les utilisateurs choisissent ces produits de substitution

Facteurs clés de succès: beaucoup de communication auprès des utilisateurs (newsletters),

soutien et exemplarité de la part de la direction et accompagnement de la part du

fournisseur.

•Les dépenses en Fournitures de bureau ont été divisées par 3: 16M€ en 2005 10M€ en 2007

9M€ en 20096M€ en 2012, soit un gain de 62%

• En plus, 1M€ de gains en coût de process (20 000 commandes par jour et 0% de rejet de

facture)

Mise en

œuvre

Résultats

•Achats généraux: 700M€ de dépenses par an

•2005: 120 000 employées, 2013: 100 000 employés (3500 postes de commandes)

•Orange n’est plus soumis au Code des marchés publics depuis 2006

•Commandes entièrement dématérialisées

•20 000 commandes par jour

Contexte

Gain de

62%


BP7: La massification des séries d’imprimés a permis au CH d’Annecy un gain de

36 000€ sur les imprimés spéciaux (Dossier soin / Pochettes / Carnets / liasses)

28

• Pas de définition précise du besoin

• Les consommations annuelles n’étaient jamais analysées ni anticipées : des

commandes au fil de l’eau et dans l’urgence !

• Recensement des besoins : envois d’un fichier à chaque service en début d’année

comprenant :

Les quantités consommées sur l’année précédente

Une demande de vérification des stocks

Une prise en compte, après validation par les différents responsables, des évolutions

éventuelles demandées de la maquette

• Une définition du juste besoin.

• Dépenses des imprimés spéciaux avant le recensement : 68 000€ en 2009

• Dépenses des imprimés spéciaux après le recensement : 39 000€ en 2010 / 35 000€ en 2011

/ 32 000€ en 2012

• Une montée en charge des économies sur trois ans de 52%

• Satisfaction des agents : visibilité sur leurs stocks, les dates de livraison

• Engagement avec le fournisseur : il connait dès le début de l’année son chiffre d’affaires

minimum avec le CH d’Annecy, il peut mieux organiser sa fabrication et faire des ristournes

supplémentaires

Constat

Mise en

œuvre

Résultats

Gain de 36 000€

(52%)


BP8: La standardisation du façonnage et de l’impression de pochettes a

permis au CH de Pau de faire des économies de 13 500€

29

Au Centre Hospitalier de PAU, environ 90 000 pochettes imprimées (380*450) avec nom du

service, mention de l’établissement et la mention « ne pas plier » sont consommées par an,

avec ouverture grand côté: coût marché 0.29€ TTC

• le simple changement de côté d’ouverture (petit) et la standardisation de la pochette avec

suppression du nom du service, ramène à un coût de 0.14€ TTC, soit une économie de 48%

sur le PU et de 13 500€ en année pleine.

• Mise en œuvre par information des services et changement des pratiques par marquage

manuel du nom du service ou mise à disposition de tampons encreurs

Constat

Mise en

œuvre

Résultats

Les imprimés utilisés par les services font l’objet de tentatives d’harmonisation, rendues

complexes compte tenu du nombre de services, des pratiques individuelles et des

habitudes.

Un recensement régulier des types d’imprimés demandés et de l’utilisation qui en est faite,

permet souvent de corriger la demande faite aux fournisseurs lors des consultations sans

impact sur le fonctionnement dans le service.

• Standardisation des pochettes

• Stockage simplifié

• Massification pour le fournisseur (90 000 identiques) =Gain annuel de 48% sur le segment

Gain de 13 500€

(48%)


BP9: Au CH de Chambéry la remise en concurrence ( redéfinition des

besoins,..) des différents fournisseurs du DMU a permis de gagner 15 000€

30

• Les établissements remettent peu en concurrence les imprimeurs

• Il existe une forte variabilité de prix entre les fournisseurs mais aussi des écarts

de prix entre établissements avec un même fournisseur en fonction des quantités

commandées

• De nombreuses commandes sont faites tout au long d’année pour un même

imprimé : commandes au fil de l’eau

• Tous les 4 ans depuis 2005 le CH de Chambéry remet en concurrence les fournisseurs

de DMU en organisant des Appel d’offres

• Revoit les allotissement de ses Appels d’offres

• Revoit la composition du DMU avec le représentant des utilisateurs : redéfinition régulière

des besoins

• Réintégrer les éléments commandés de manière isolée suite à ses évolutions

• Réévalue les quantités à commander

Constat

Mise en

œuvre

Optimisation du prix :

•prix du DMU ( pochette et jeu de 13 intercalaires)

•En 2005 : 1,765 €

• En 2009 : 1,336 €

•En 2013: 0,835 €

Optimisation du nombre de commandes passées annuellement

•3 à 4 par an uniquement programmées avec le fournisseur

Résultats

Gain de 15 000€

(60%)


BP10: Au CH de Perpignan, la mise en concurrence des différents fournisseurs

d’imprimés a permis de gagner en moyenne 40 %

31

•Les établissements remettent peu en concurrence les imprimeurs

• Il existe une forte variabilité de prix entre fournisseurs (jusqu’à 500%) mais

aussi des variabilités de prix entre établissements avec un même fournisseur

(en partie en lien avec la quantité commandée).

•La concurrence est limitée par le fait que les imprimeurs ne remettent pas

systématiquement les maquettes en fin de marché.

• Optimisation du prix d’achat par une mise en concurrence des différents fournisseurs

• Mise en concurrence avec un élargissement des consultations d’imprimeurs même en

dessous de 15 000 €

• Séparation, dans le cahier des charges, de la prestation « conception de la maquette » du

quantitatif et préciser que la maquette sera à remettre à l’établissement en fin de marché

sous format exploitable (exclus les PDF)

•Diminution de 40 % du coût des imprimés,

•Gain de temps car la maquette est propriété de l’établissement et peut être modifiée aisément

Constat

Mise en

œuvre

Résultats

Gain de 40 %


BP 11: La réinternalisation de la fabrication des imprimés a permis au CH

d’Avignon de faire un gain de 18 500€

32

-Un service de reprographie avec un effectif de 2 personnes à temps plein, sans départ proche.

- Une production d’environ 150 000 feuilles imprimées par mois mais ne représentant pas une activité

maximale du service.

- Un équipement simple ne permettant aucune production d’imprimés avec façonnage; matériel

en location dont le contrat arrive à terme.

- Une dépense de 55 000 €TTC par an pour des achats d’imprimés auprès d’un imprimeur extérieur.

-

Au renouvellement du contrat de location, choix d’un équipement performant en terme de rapidité avec

magasins papier de grande capacité et avec éléments permettant la fabrication d’imprimés avec façonnage :

finisseur pliage, agrafage –perforatrice ..

- Recensement des imprimés commandés à l’extérieur et pouvant être internalisés soit une centaine de

spécimens pour un coût annuel de 25 600 €TTC.

- Calcul du coût de cette fabrication en interne : 8 600 €TTC – comprend papier et la maintenance des

équipements - hors main d’œuvre car personnel constant.

- La fabrication des imprimés par le service de reprographie offre l’avantage d’une plus grande réactivité en

cas de modifications du contenu des imprimés.

- Cette action a favorisé la standardisation dans la conception et le graphisme des imprimés à usage

commun aux services.

- L’achat d’une emballeuse pour un montant de 2 600 €TTC a amélioré le mode de distribution des imprimés qui

sont en grande majorité suivis en gestion de stocks, à flux tendu pour minimiser le gaspillage.

- Le gain réalisé est de 17 000 €TTC par an.

- La fabrication des ordonnances est envisagée maintenant que notre modèle d’ordonnance intégrant le

numéro RPPS a été validé par la CPAM et le CNDA; le gain escompté est de 1 500 €TTC par an.

Constat

Mise en

œuvre

Résultats

Gain de 18,5 K€

(34%)


BP12: A la Polyclinique de l’Atlantique, le financement du livret d’accueil par des

partenaires a permis d’économiser 22 400€ sur le coût du livret d’accueil.

33

•Les établissements ont abandonné la réalisation gratuite des livrets

d’accueil par des agences de publicité pour éviter d’altérer l’image de

marque de l’ établissement avec des encarts publicitaires inadaptés.

•Les livrets d’accueil sont réalisés à titre payant par des imprimeurs

n’utilisant pas de publicité.

En 2011, à la Polyclinique de l’Atlantique,

•Démarchage auprès des plus gros fournisseurs mais aussi auprès de

commerces de proximité (opticien, magasin de puériculture, ambulanciers,

services d'aide à la personne...).

•Encarts publicitaires vendus à 500€TTC le 1/8 de page

•Au total, 22 428€TTC récoltés soit 80% de gains sur le budget livret d’accueil pour

l’année 2011.

Constat

Mise en

œuvre

Résultats

Gain de 22 400€

(80 %)


BP13: Au CH de Fontainebleau, le passage du papier 80g au papier 75g

puis du papier 75g au papier 70g a permis de faire 3% d’économies

34

• Habitude de consommation du 80g.

• Méconnaissance et réticences quant à l’utilisation du papier 75g

et du papier 70g.

Constat

Mise en

œuvre

Résultats

•Les utilisateurs ont pu constater une qualité identique au papier 80g

•Prix ramette 80g: 2,26€HT, 75g:2,22€HT, 70g: 2,20€HT

•Dépenses de papier en 2011: 18 530€

Dépenses de papier en 2012: 17 891€

Soit un gain de 3% (2% pour le passage du 80g au 75g et 1% pour le passage du

75g au 70g)

A partir de 2012,

• Au groupement de commandes du Resah Idf, création dans le bordereau de prix

de lignes pour commander du papier 75g et du papier 70g.

• Au CH de Fontainebleau (adhérent Resah Idf), mise en place d’une période de

test: commande de quelques ramettes 75g et petit à petit, abandon total du

papier 80g, même procédure pour le passage du papier 75g au papier 70g

Gain de 3%


BP14: A la Polyclinique de l’Atlantique, la mise en place d’une politique de

réduction de la consommation du papier a permis de gagner 15%(1/2)

35

• A la polyclinique de l’Atlantique, environ 20 % de la production de papier finissait à la

poubelle inutilement ( mails imprimés systématiquement…)

• Pas de responsabilisation quant à la consommation de papier

• Pas de réelle réflexion sur le sujet et pas de conscience de ce gaspillage

A partir d’avril 2009, création d’un comité de Développement Durable

• mise en place de bonnes pratiques (paramétrage par défaut des imprimantes et

photocopieurs en recto-verso, ajout de la mention « ne pas imprimer » dans les signatures

électroniques, suivi et communication des consommations de papier par service,…) pour une

consommation responsable

•Diffusion de campagnes vidéo de sensibilisation au gaspillage du papier

•Mise en place d’une Semaine de Développement Durable

•Utilisation de la Méthode START 2D: Identifier les bonnes pratiques qui peuvent s’appliquer

rapidement et facilement.

•Responsabilisation des « consommateurs »

•Suivi des consommations: diminution de 15% des consommations de papier, un point est

fait tous les semestres.

•Cet indicateur n’est plus seulement un indicateur économique mais aussi un indicateur citoyen

Constat

Mise en

œuvre

Résultats

Gain de 15%


BP14: Exemple de réalisations dans le cadre du Comité de Développement

Durable (2/2)

36

Poster affiché dans l’établissement Mémo de l’ADEME destiné aux utilisateurs des

imprimantes

Mise en place de bannières dans les courriers

électroniques pour inviter à limiter les impressions

Guide de l’ADEME


BP15: Mutualisation des achats Papier à l’UGAP : Des gains de 10% dans le cas

de la mise en place d’une convention de partenariat avec L’UGAP

37

•Produit facilement mutualisable : même besoin pour chacun

•Prix du papier variable en fonction du cours de la pâte à papier

•Produit sensible : risque de rupture paralysante

•Besoin d’un service associé facultatif : se faire livrer dans les étages

•Mise en place d’un TARIF grands comptes : cf le CH de la Côte Fleurie automatique dès

l’atteinte d’un seuil minimum de commandes annuelles

• Mise en place d’un TARIF partenaires : Cf Resah-idf) Signer une convention de partenariat

en s’engageant sur un montant d’achat annuel

• Prix ferme pendant 6 mois non déconnecté du prix du marché

•Mise en place de marchés multi attribués

• Demande de 2 prix : le produit seul et le produit avec service

•Tarifs grands comptes : Remise de 2% ou 3 % sur le montant de la commandes en fonction du

montant d’achat (à partir de 100 000€, 2% de remise d’achat par univers produit, et 3% à partir

de 200 000€)

•Tarifs partenaires : Prix d’achat UGAP + cout d’intervention négocié == > en moyenne 10%

moins cher que le prix public UGAP

•Produit disponible sur le site ugap.fr : possibilité de bascule d’un fournisseur à l’autre à tout

moment

•Choix du juste prix avec ou sans service : produit sans service entre 4,6% et 14% moins cher

que le produit avec service

Constat

Mise en

œuvre

Résultats

Gain de 10%





Opportunités


38


Opportunité 1: Massifier les commandes d’articles de bureau et de papier

39

Gain retenu

10%

Assiette retenue

25,6M€

Opportunité de gains

2,6 M€

(2%)

• Gain de 10% pour le groupement de commandes du CH

d’Annecy, Gains de 10% pour l’UGAP, Gains de 7,5% pour

UniHA, Gains de 8% pour le Resah-idf on retient 10%

• Concerne le périmètre articles de bureau et le périmètre

papier

• On considère que 50% sont déjà adhérents à un

groupement de commandes, les 50% restants sont donc

concernés.

• Parmi les ES restants, les données de notre échantillon

montrent que 80% d’entre eux sont prêts à adhérer à un

groupement ou créer un groupement.

• Assiette retenue= 50%*80%*63,9M€ = 25,6M€

• Potentiel de gains= 10%*25,6M€ = 2,6M€ soit 2% du

périmètre Fournitures de bureau

• Se mettre d’accord : harmoniser les pratiques

• Trouver un établissement coordonnateur

• Avoir une visibilité sur sa consommation d’articles de

bureau

• Avoir l’aide du fournisseur et du temps disponible

Conditions de mise en

œuvre

Difficulté technique Difficulté d’acceptation Rapidité de mise en œuvre


Opportunité 2: Mise en place de la délégation de gestion aux utilisateurs pour

les Articles de bureau et papier

40

Gain retenu

25%

Assiette retenue

31,3M€


7,8M€

(7%)

• Gains de 24% à St Anne

• Gains de 25% à Annecy

•Concerne le périmètre articles de bureau et le périmètre papier

•On considère que 30% des établissements on déjà mis en place une

décentralisation des budgets, 70% peuvent dont encore le faire

•Les données de notre échantillon montrent que 70% des

établissements qui n’ont pas encore établi de budget par service sont

prêts à le faire

•Assiette retenue= 70%*70%*63,9M€= 31,3M€

• Potentiel de gains= 25%*31,3M€= 7,8M€ soit 7% du périmètre

fournitures de bureau

• Etablir un partenariat avec un fournisseur proposant la livraison dans

les services

• Connaitre les consommations passées

• Dialoguer avec les agents afin de bien comprendre le juste besoin /

Ne pas diminuer le budget de manière aléatoire, ajustement

contrôlé.


œuvre

On retient 25%


Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 41

Gain retenu

6%

Assiette retenue

33,6 M€


2M€

(2%)

• Économies de 6 % pour le groupement de commandes du

Resah-Idf

• Concerne le périmètre articles de bureau et le périmètre

papier

• On considère que 75 % des établissements n’ont pas

développé un partenariat avec leur fournisseur

• 70 % des établissements pourraient le faire

• Assiette retenue= 75%*70%*63,9M€= 33,6M€

• Potentiel de gains: 6%*33,6M€ = 2M€ soit 2% du périmètre

Fournitures de bureau

• Investissement important des deux parties Conditions de mise en

œuvre


Opportunité 3 : La mise en place d’un plan de progrès avec son fournisseur pour les

articles de bureau et de papier


Opportunité 4 : Diminution du grammage du papier de 5g

42

Gains retenus

2 % (du 80g au 75g)

1% (du 75g au 70g)

Assiette retenue

15,2M €

Opportunité de gains:

456K€

(0,4%)

On retient le gain de la bonne pratique mise en place au CH de

Fontainebleau (passage du papier 80g au 75g, puis du 75g au

70g)

• On considère que 10% des ES sont déjà passé s au 75g, donc 90% des

ES peuvent encore le faire

• Parmi les 10% qui sont déjà passés au 75g, on considère que 1% sont

déjà passés au 70g donc 9% des ES peuvent encore le faire

• 80% des ES qui sont encore au 80g peuvent passer au 75g et 80% des

ES qui sont au 75g peuvent passer au 70g

• Assiette totale= 80%*90%*19,1M€ +80%* 9%*19,1M€= 15,2M€

• Potentiel de gains=3%*15,2M€=456K€


œuvre

• Etude du marché fournisseurs

• Création dans le BPU de lignes pour commande 75 et 70g

• Validation des services informatique et reprographie

• Mise en place d’une période de test



Opportunité 5: Mise en place d’une politique de réduction de la consommation

de papier

43

Gain retenu

15%

Assiette retenue

12,8M€


1,9M€

(2%)

• On retient le gain de 15% réalisé à la Polyclinique de

l’Atlantique dans le cadre de la mise en place d’un Comité de

Développement Durable

• On considère que seuls 5% des ES ont déjà mis en place une

telle politique, 95% peuvent donc encore le faire

• On considère que 70% des ES qui n’ont pas encore mis en

place une telle politique peuvent le faire

• Assiette= 95%*70%*19,1M€=12,8M €

• Potentiel de gains=15%*12,8M€=1,9M€

• Besoin du soutien de la direction pour que la démarche soit

viable

•,Besoin de ressources humaines pour le pilotage et le suivi

des actions

•Utilisation des kits gratuits mis à disposition par l’ADEME


œuvre



Opportunité 6 : La massification des imprimés (remise en concurrence, standardiser

les besoins, massifier les séries, )

44

Gain retenu

50%

Assiette retenue

10,7 M€


5,3M€

(5%)

•Gain de 60% obtenu au CH Chambéry

•Gain de 40% obtenu au CH de Perpignan

•Gain de 48% obtenu au CH de Pau

•Gain de 52% obtenu au CH d’Annecy

•On considère que 50% des établissements ont déjà massifié

leurs imprimés, 50% peuvent dont encore le faire

•On considère que 50% des établissements peuvent massifier

leurs imprimés

•Assiette retenue= 50%*50%*42,6M€= 10,7M€

• Potentiel de gains= 50%*10,7M€= 5,3M€ soit 5% du périmètre

fournitures de bureau

• Connaitre les consommations passées

• Se rapprocher des bons interlocuteurs en interne

• Pouvoir stocker une année d’imprimés spéciaux (possibilité de

négocier 1 production, 2 livraisons avec le fournisseur)

• S’assurer qu’il n’y aura pas de modification à faire sur les

maquettes durant l’année.


œuvre


On retient une

moyenne de 50%





Opportunités


45


Tableau de synthèse des gains

46

Un gain potentiel annuel de 19% sur les

dépenses du segment soit 20,1M€.

Opportunités Assiette % gain attendu Gain cible (en €) % Gain

1) Mutualiser les commandes d’articles de

bureau et de papier 25,6M€ 10% 2,6M€ 2%

2) Délégation de gestion 31,3M€ 25% 7,8M€ 7%

3) Mise en place d’un plan de progrès avec le

fournisseur 33,6M€ 6% 2M€ 2%

4) Diminution du grammage du papier de 5g 15,2M€ 3% 0,5M€ 1%

5) Mise en place d’une politique de réduction de

la consommation de papier 12,8M€ 15% 1,9M€ 2%

6) Massifier les imprimés 10,7M€ 50% 5,3M€ 5%


Matrice enjeux-effort

47

1

Mutualiser les

commandes

d’articles de

bureau et de

papier

2 Délégation de

gestion

3

Plan de progrès

avec le

fournisseur

4

Diminution du

grammage du

papier

5

Réduction de la

consommation de

papier

6 Massification des

Imprimés

8 M€

Effort

Enjeu


Conclusion : Un segment d’achat trop souvent jugé « non stratégique » et qui

pourtant peut être une source d’économies non négligeable !!!

Que ce soit pour la sous famille « articles de bureau », « papier » ou « imprimés »,

n’hésitez pas à utiliser tous les leviers de la boite a outils de l’acheteur pour

optimiser les gains d’achat direct !!!

48

Standardisation

Massification

Remise en

concur-rence

Négocia-tion

Suivi perfo-

rmance fournis-

seur

Suivi et maîtrise

des consom-mations

Définition du juste Besoin

Et travailler aussi sur les coûts

indirects ( coûts du processus

achat/approvisionnement) :

- Diminution du nombre de

commandes

- Dématérialisation des

commandes

- Diminution des stocks

- Etc.


Merci aux établissements qui nous ont aidés dans notre étude!

49

Polyclinique de l’Atlantique

CH Perpignan GP Aube

Marne CH Annecy

CH Sallanches

CH Annemasse

CH La Valette CH La

Souterraine CH Brive CHU Limoges

CH Esquirol CH Honfleur CH Pau CH Chambéry CH Ste Anne

CH Avignon CH

Fontainebleau Orange Resah Idf UGAP

UniHA Lyreco Office DEPOT

ARMEN Vague 2 Segment Fournitures de bureau Livrable long · De fortes disparités de dépenses de...

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