ANSES/PR3/9/04-02 [version a] · ANSES/PR3/9/04-02 version a : ANSES/FGE/0211 Zone 4 La zone 4...

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Seule la version informatique consultable sur l’intranet fait foi.

ANSES/PR3/9/04-02 [version a]

Code Ennov : ANSES/FGE/0211

e document est destiné aux utilisateurs du « Logiciel pour les essais inter

laboratoires de l’Anses » : LEILA et plus particulièrement aux participants aux EIL

de l’Anses.

Avertissement : Les éléments des captures d’écrans (nom de laboratoire,

d’individus, adresses postales, e-mails, libellé d’EIL…) sont fictifs et ont été utilisés

pour les besoins d’illustration de ce guide.

: Logiciel pour les essais interlaboratoires de l’Anses

C



Page 2 sur 38 ANSES/PR3/9/04-02 version a


I. Généralités ........................................................................................................ 3

Introduction ........................................................................................................................................... 3

Définitions ............................................................................................................................................. 4

Glossaire .............................................................................................................................................. 5

1.1 Navigation .................................................................................................................................. 6

1.1.1 Accès à l'application ................................................................................................................. 6

1.1.2 Présentation des zones ............................................................................................................ 7

1.2 Fonctionnement ....................................................................................................................... 11

1.2.1 Workflow................................................................................................................................. 11

1.2.2 Profils ..................................................................................................................................... 12

1.3 Se connecter à l’application et à son espace laboratoire ............................................................... 12

II. Espace laboratoire ........................................................................................ 15

2.1 Créer l'espace laboratoire ............................................................................................................. 15

2.2 Gérer les affiliés (gestionnaire espace labo, souscripteur, autre) .................................................. 17

2.3 Modifier les coordonnées .............................................................................................................. 19

2.4 Supprimer un espace laboratoire .................................................................................................. 19

III – Consulter et participer à un EIL ................................................................ 21

3.1 Consulter les EIL ........................................................................................................................... 21

3.2 S’inscrire à un EIL ........................................................................................................................ 24

3.2.1 Lecture et prise de connaissance de la fiche de présentation de l’EIL .................................... 26

3.2.2 « Ne pas s’inscrire » ou « S’inscrire » ..................................................................................... 27

3.2.3 Validation de participation à l’EIL ............................................................................................ 31

3.3 Accuser réception des « Entités d’EIL » ........................................................................................ 32

3.4 Prendre connaissance des « Instructions de réalisation de l’EIL » ................................................ 34

3.5 Rendre ses résultats ..................................................................................................................... 35

3.6 Lire les informations complémentaires et/ou le « Rapport EIL » .................................................... 36

Annexe ............................................................................................................... 38





Pour le compte de ses tutelles et dans le cadre de ses missions de référence :

- missions de LNR pour la DGAl dans les domaines de la santé animale, de la santé des végétaux

et de la sécurité sanitaire des aliments (contaminants chimiques et microbiologiques),

- missions de laboratoire de référence pour la DGS dans le domaine de l’eau (contaminants

chimiques et microbiologiques),

- missions de LRUE pour la DG SANTÉ dans les domaines de la santé animale et de la sécurité

sanitaire des aliments (contaminants chimiques et microbiologiques),

l’Anses organise des essais inter laboratoires d’aptitude. Les laboratoires de l’Anses sont amenés à

organiser également d’autres types d’essais d’inter comparaison, comme des EILV pour la validation de

méthodes ou des EILT dans le cadre d’un transfert de méthode.

Afin d’harmoniser les pratiques entre les acteurs de la référence et de gagner en efficience, l’Agence a

développé, sur la base d’un outil dont l’IRSN est le développeur et le propriétaire, un "Logiciel pour les

EIL de l’Anses" : LEILA.

LEILA offre d’une part, pour les laboratoires de l’Anses, une solution intégrée de gestion des EIL, à la

fois en tant qu’organisateurs d’EIL que de participants à ses propres EIL et d’autres part pour tous les

« clients » laboratoires participants aux EIL de l’Anses, un outil de suivi.





Affilié : un affilié (souscripteur, créateur, gestionnaire, participant d’un EIL) est une personne

associée à un « Espace laboratoire » à laquelle le gestionnaire de l’espace laboratoire donne des

droits spécifiques sur cet espace au moment de la création d’un EIL ou de l’inscription à un EIL. Il

peut lui être attribué/délégué certains rôles dans l’organisation ou le suivi de l’essai.

Administrateur : LEILA est administré par un binôme d’administrateurs techniques et informatiques

qui ont un profil dédié.

Critères d’évaluation : ce sont des choix d’option d’essai pour les participants (différentes

méthodes d’analyse ou cibles ou matrices), proposés par l’organisateur de l’EIL dans le formulaire

d’inscription, auxquels le souscripteur souhaite participer lorsqu’il s’inscrit à un EIL.

Domaine : il s’agit de l’un des trois domaines de l’Anses, la sécurité sanitaire des aliments, la santé

animale et la santé des végétaux.

Droits : en fonction du profil de chaque utilisateur de Leila (gestionnaire, souscripteur, créateur),

chacun aura des droits qui lui seront alloués par le gestionnaire de son espace laboratoire et/ou

l’administrateur de l’application.

Espace laboratoire : espace de LEILA réservé à un laboratoire, la notion de laboratoire étant à

prendre au sens large (entité, unité, équipe…) et à créer en fonction de l’organisation interne propre

à la gestion de chaque EIL ; l’accès à l’espace laboratoire nécessite des droits d’accès spécifiques.

Espace public : espace de LEILA accessible à tous les internautes.

FAQ : foire aux questions.

Mandat : il s’agit de l’intitulé d’un mandat de référence de l’Anses.

Participant : LEILA est l’interface permettant aux clients externes de l’Anses de participer aux EIL

organisés par l’Agence ; l’application permet également aux laboratoires de l’Anses de participer à

leurs propres EIL ; le participant a donc un profil dédié ; il est un affilié d’un espace laboratoire inscrit

à un ou des EIL ; le participant est désigné « Participant » lors de l’inscription par le souscripteur de

son espace laboratoire.

Profil : LEILA intègre plusieurs types d’utilisateurs qui peuvent agir dans le flux de l’application en

fonction de leur périmètre d’action :

8 profils d’utilisateurs

peuvent être répertoriés :

1. Public

2. Administrateur

3. Gestionnaire d’un espace laboratoire

4. Souscripteur

5. Gestionnaire d’un EIL*

6. Participant à un EIL

7. Affilié





Profils non disponibles pour un laboratoire uniquement participant

LEILA fonctionne selon une attribution de droits accordés à chaque type d’utilisateur selon son

profil. Cela permet, pour assurer la confidentialité des données, une séparation des informations

entre un participant à un EIL, un organisateur d’EIL et l’administrateur de l’application.

Gestionnaire espace laboratoire : le gestionnaire de l’espace laboratoire est la personne qui crée

l’espace laboratoire ; il est le seul autorisé à gérer les droits de ses affiliés.

Souscripteur : un souscripteur est un client (interne ou externe) inscrit à un EIL de l’Anses. Il est

affilié à un espace laboratoire dont le gestionnaire lui a donné les droits de souscripteur.

Tableau de bord : LEILA donne accès à un tableau de bord, qui présente synthétiquement les

étapes de l’EIL et leur avancement ; pour les organisateurs d’EIL, LEILA permet un pilotage facilité

via une interface dédiée, en offrant une liste d’actions.

Workflow : LEILA fonctionne selon un processus de gestion des tâches successives et permet un

enchaînement automatisé des différentes opérations et étapes de réalisation d’un EIL ; chaque

utilisateur suit pas à pas la progression de ses EIL avec son workflow dédié.

Anses Agence nationale de sécurité sanitaire de l’alimentation, de l’environnement et du travail

DGAl Direction générale de l’alimentation

DGS Direction générale de la santé

DG SANTÉ Direction générale de la santé et de la sécurité alimentaire de l’Union européenne

(anciennement DG SANCO - Direction Générale de la Santé et des Consommateurs)

EIL essai inter laboratoires

EILA essai inter laboratoires d’aptitude

EILT essai inter laboratoires pour le transfert de méthodes

EILV essai inter laboratoires pour la validation de méthodes

IRSN Institut de radioprotection et de sûreté nucléaire

LEILA Logiciel pour les essais inter laboratoires de l’Anses

LNR Laboratoire national de référence

LRUE Laboratoire de référence de l’Union européenne





1.1.1 Accès à l'application

L’accès à LEILA se fait via le site internet : https://leila.anses.fr

Plusieurs navigateurs peuvent être utilisés pour accéder à l’application mais il est recommandé

d’utiliser préférentiellement :

Google Chrome ;

Internet Explorer de Microsoft ;

Mozilla Firefox.

Le lien ci-dessus permet d’accéder à l’espace public de l’application qui est accessible à tout internaute

sans qu’aucune identification ne soit requise. Cette page publique permet d’accéder à plusieurs pages et

fonctionnalités du site.

Cette page est composée de 6 zones détaillées ci-dessous :

Zone 1

Zone 2

Zone 3

Zone 4

Zone 5

Zone 6

https://leila.anses.fr/

https://fr.wikipedia.org/wiki/Google_Chrome

https://fr.wikipedia.org/wiki/Internet_Explorer

https://fr.wikipedia.org/wiki/Microsoft

https://fr.wikipedia.org/wiki/Mozilla_Firefox





1.1.2 Présentation des zones

Zone 1

Dans cette zone, le drapeau permet de basculer du site francophone au site anglophone.

Le bouton « S’identifier/S’inscrire » permet de quitter l’espace public pour entrer dans l’application et

d’accéder à ou de créer son espace laboratoire en cliquant sur le lien : « Pas d’espace laboratoire ?

Créez-le maintenant » (voir partie 1.3 – Se connecter à l’application et à son espace laboratoire et la

partie II 2.1 – Créer l’espace laboratoire).

Zone 2 Cette zone 2 est présente sur toutes les pages de l’application et en cliquant sur ce bandeau (sur la zone de texte « Logiciel pour les EIL de l’Anses »), il est toujours possible de revenir à la page d’accueil de LEILA.

Zone 3

La zone 3 donne accès à deux onglets :

l’onglet « Nouveautés » permet d’accéder à la page des nouveautés du site qui seront

mises à jour régulièrement par l’administrateur ;

l’onglet « Questions/réponses » permet d’accéder à la foire aux questions (FAQ) du site qui

sera mise à jour régulièrement.





Zone 4

La zone 4 permet l’affichage de différentes informations générales de l’Anses (ici illustrées avec des

images, mais elle peut contenir du texte et des liens internet). Elle est gérée par l’administrateur.

Certaines informations sont visibles sur des blocs fixes en partie droite de la page et d’autres, sur la

partie gauche, sont des informations circulantes via un carrousel.

Zone 5

La zone 5 est un outil de recherche d’un EIL. Il permet de rechercher un essai parmi l’offre des EIL

proposés par l’Anses (passés, en cours ou ouverts à l’inscription) selon 4 critères :

Année : il s’agit de l’année au cours de laquelle l’EIL débute ; LEILA permet la recherche d’EIL parmi

les EIL organisés par l’Anses sur 4 années, uniquement sur les EIL en cours et clos.

Seuls les EIL pour lesquels les inscriptions sont ouvertes sont accessible à l’outil de recherche.

Domaine : il s’agit du domaine de l’Anses dans lequel l’EIL est organisé : santé animale, sécurité

sanitaire des aliments, santé des végétaux.

Matrice et Cible : les données des champs « Matrice » (ex : Biopsie auriculaire, Crustacés, Eau de

consommation…) et « Cible » (ex : Listeria monocytogenes, Acide domoïque (ASP), Aethina tumida,

Anémie infectieuse des équidés - Anticorps dirigés contre le virus…) sont répertoriées dans des

tables de référence associées et donnent lieu à des menus déroulants. Les données des champs

« Cible » et « Matrice » sont filtrées en fonction des valeurs sélectionnées pour les champs

« Année » et « Domaine ».





Pour effectuer une recherche, un premier tri est obligatoire au moins sur le critère « Année ».

Depuis le site public, la recherche d’un EIL permet d’accéder à la liste des EIL correspondant aux critères de recherche ainsi qu’à l’adresse électronique de la personne indiquée comme contact pour cet EIL (organisateur de l’EIL).

Depuis l’espace laboratoire, la recherche d’un EIL permet d’accéder à la liste des EIL

correspondants aux critères de recherche





Illustration du résultat d’une recherche d’EIL une fois connecté à son espace laboratoire :

En cliquant sur l’intitulé à droite « Fiche de présentation de l’EIL (PDF) », un nouvel onglet du

navigateur s’ouvre sur la fiche de présentation de l’EIL au format PDF.

Zone 6

La zone 6 permet :

de prendre contact avec l’administrateur du site LEILA (formulaire de contact associé);

d’accéder aux mentions légales et au copyright ;

d’accéder au plan du site.





1.2.1 Workflow

LEILA fonctionne selon un processus de gestion des tâches permettant un enchaînement automatisé

des différentes opérations et étapes de réalisation d’un EIL. Chaque utilisateur suit pas à pas la

progression de ses EIL avec un workflow dédié, schématisé comme suit :

Étape du Workflow (ordre chronologique)

Actions Organisateur EIL Actions participant EIL

Création des espaces laboratoires

Création de l’Espace Laboratoire Création de l’Espace Laboratoire

Création des affiliés et définition des profils associés

Création des affiliés et définition des profils associés

Création d’un EIL Génération formulaire inscription et mise en ligne

Mise en ligne fiche de présentation de l’EIL

Consultation et inscription à un EIL

Recherche et consultation de l’EIL

Accès à l’EIL

Demande d’inscription à l’EIL

Formulaires d’inscription complétés disponibles

Validation/refus inscription à l’EIL

Notification validation/refus d’inscription à l’EIL

Envoi des entités d’essai

Annonce de l’envoi des entités d’essai

Notification de l’envoi des entités d’essai

Accusé de réception des entités d’essai complété et transmis

Transmission résultats

Mise en ligne du formulaire ou des modalités de transmission des résultats

Téléchargement du fichier de résultats

Dépôt du fichier de résultats

Récupération des fichiers de résultats des participants

Transmission du rapport d’EIL

Transmission du rapport d’EIL

Mise en ligne du rapport

Prise de connaissance et téléchargement du rapport de l’EIL

Clôture de l’EIL

Clôture

Consultation (pendant 4 ans). Consultation (pendant 4 ans).





1.2.2 Profils

LEILA intègre plusieurs types d’utilisateurs et fonctionne selon une gestion des droits accordés à chaque

utilisateur selon son profil. Cela permet une séparation des informations entre un participant à un EIL, un

souscripteur d’EIL, un gestionnaire d’espace laboratoire et l’administrateur pour assurer la confidentialité

des données (voir définitions et partie II 2.2 - Gérer les affiliés).

Liste des profils accessibles à un laboratoire uniquement participant et actions possibles dans

l’application LEILA :

Dans le moteur de recherche du navigateur taper : https://leila.anses.fr

Sur la page d’accueil cliquer sur l’icône en haut à droite : « S’identifier / S’inscrire ».

La page de connexion s’ouvre.

Fonctionnalités Public Gestionnaire d'un espace laboratoire Souscripteur Participant

Consulter les nouveautés X X X X

Consulter les questions/réponses X X X X

Consulter les liens X X X X

Consulter le contexte réglementaire X X X X

Rechercher un EIL(A) X X X X

Consulter la fiche descriptive d'un EIL(A) X X X

Créer un espace labo X

Demande de suppression de son espace labo X

Etre averti de la validation ou non de son espace labo X

Modifier un espace labo X

Créer des affiliés X

Gérer les droits des affiliés X

Uploader le fichier descriptif EIL(A) X

Accéder et remplir le fomrulaire d'inscription X

Désigner des participants de son espace labo X

Etre averti de la validation de son inscription X X

Etre averti de l’envoi des entités d’essai X

Accusé réception des entités d’essai X

Prendre connaissance des infos participants X

Déposer le formulaire résultats complété X

Etre averti de la publication du rapport final X

Prendre connaissance du rapport final X






Compléter les champs requis (identifiant (= adresse e-mail), Mot de passe (10 caractères dont 1

majuscule, 1 minuscule, 1 chiffre et 1 caractère spécial) puis cliquer sur le lien « Se connecter ».

La gestion (obtention, modification, oubli) du mot de passe est possible selon les éléments ci-après :

- Lors de la déclaration initiale en tant qu’affilié d’un espace laboratoire, deux méls sont

émis, l’un précisant le rattachement à l’espace laboratoire, l’autre indiquant le mot de passe

provisoire ;

- En cas d’oubli : activer le lien « mot de passe oublié » (cf. page d’accueil ci-dessus), le nouveau

mot de passe provisoire sera transmis par mél.

- En cas de besoin de modification du mot de passe : cette action est réalisée grâce aux

actions prévues dans le menu spécifique (cf. détails ci-après)

La conformité de l’identifiant et du mot de passe, permet d’ouvrir le tableau de bord des EIL de votre

page personnalisée de l’application : Votre nom et votre laboratoire est inscrit en haut à gauche de la

fenêtre.

Après connexion avec ses identifiant et mot de passe, le bouton « Menu » en haut à droite de la page

d’accueil vous permet d’administrer votre accès à l’application.





Si vous êtes « Gestionnaire d’un espace laboratoire », votre « Menu de profil » permet les actions

suivantes :

Changer de mot de passe.

Modifier les coordonnées.

Gérer les affiliés.

Demander suppression espace laboratoire.

Déconnexion.

Dans les autres cas, votre « Menu de profil » comporte les

actions suivantes :

Changer de mot de passe

Déconnexion





Avant de procéder à la création d’espace laboratoire, chaque laboratoire doit mener une réflexion

sur la manière la plus appropriée de créer son (ses) espace(s) laboratoire(s) au regard de son

organisation interne : par exemple 1 espace laboratoire unique, 1 espace laboratoire par site

géographique / département / unité…Par ailleurs, le profil de gestionnaire d’espace laboratoire devrait

idéalement être conféré à un ou plusieurs membres de l’encadrement du laboratoire. L’équipe

d’administration de LEILA se tient à la disposition des laboratoires pour les accompagner dans cette

réflexion : utiliser le formulaire Contact de LEILA.

Pour créer un espace laboratoire, cliquer sur le bouton « S’identifier/S’inscrire » de la page d’accueil

du site public :

https://leila.anses.fr et cliquer sur le lien : « Pas d’espace laboratoire ? Créez-le maintenant ».






Un formulaire de création s’ouvre.

Tous les champs précédés d’un astérisque

rouge * sont obligatoires.

Il est recommandé ici de détailler le nom du laboratoire

(Exemple : Unité/ Équipe).

En cliquant sur le bouton « Enregistrer », l’utilisateur est

automatiquement redirigé sur la page d’accueil de LEILA.

Le message : « Votre inscription à l’espace laboratoire a été prise en compte » s’affiche.





À cette étape, il s’agit d’une demande d’inscription transmise automatiquement à l’administrateur de

LEILA, qui valide la demande d’inscription si elle est appropriée.

Si l’administrateur refuse la création de l’espace laboratoire, un message électronique précisant

le motif du refus est envoyé à l’adresse électronique indiquée.

À la suite de la validation de l’espace laboratoire, le gestionnaire de l’espace laboratoire (la personne

ayant demandé la création de l’espace laboratoire est par défaut identifiée comme gestionnaire de cet

espace) reçoit automatiquement trois messages électroniques sur l’adresse renseignée dans le

formulaire :

- un message confirmant la création de l’espace laboratoire ;

- un message mentionnant le rattachement de la personne à l’espace laboratoire en tant que

gestionnaire de l’espace laboratoire ;

- un message indiquant un mot de passe de connexion provisoire.

Il est alors possible de se connecter à son espace laboratoire en complétant son identifiant et son mot

de passe.

Pour éviter les erreurs de frappe, la visualisation du mot de passe peut se faire en cliquant sur

l’icône « Œil »:

Le gestionnaire de l’espace laboratoire est la personne qui crée l’espace laboratoire ; il est le seul

autorisé à créer et à gérer les profils de ses affiliés.

Les affiliés désignés par le gestionnaire de l’espace laboratoire recevront leur mot de passe de

connexion par messagerie électronique (leur identifiant étant leur adresse électronique). À leur première

connexion, ils seront invités à personnaliser leur mot de passe (voir partie 1.3).

À noter qu’une même personne peut être gestionnaire d’un ou plusieurs espaces laboratoires.

Dans ce cas, lors de sa connexion, il doit sélectionner l’espace laboratoire pour lequel il se

connecte.





Illustration de la page d’accueil d’une personne affiliée à plusieurs espaces laboratoires :

En tant que gestionnaire de l’espace laboratoire, il peut composer son équipe selon son organisation

habituelle. Pour cela, il a la possibilité de créer différents profils d’affiliés, qu’ils soient des participants

aux EIL et/ou des souscripteurs.

À noter que seul le gestionnaire de l’espace laboratoire peut gérer les profils de ses affiliés. Le rôle de

gestionnaire de l’espace laboratoire peut cependant être attribué à une ou plusieurs personnes selon

l’organisation interne du laboratoire.

L’affectation des profils souscripteur est rattachée à un ou des mandats de référence à sélectionner

parmi une liste. Pour accéder à cette liste il convient d’éditer la fiche de l’affilié à qui l’on souhaite

affecter le profil de souscripteur, en cliquant sur puis de sélectionner les mandats de référence

d’’intérêt.





Illustration de la fenêtre de sélection des mandats de référence affectés à un affilié souscripteur :

La liste des mandats affectés par souscripteur

est consultable en cliquant sur le lien « Voir les

mandats » qui ouvre une fenêtre dédiée.

La liste des mandats affectés reste modifiable en éditant à nouveau la fiche de l’affilié et en cliquant sur

modifier, la fenêtre de sélection des mandats est alors de nouveau accessible.

Par le menu déroulant en haut à droite de la page, le gestionnaire d’un espace laboratoire peut « Modifier les coordonnées » de son laboratoire.

Par le même menu, le gestionnaire d’un espace laboratoire peut « Demander la suppression de l’espace laboratoire ». Cette demande est soumise à l’administrateur de LEILA pour validation. La suppression de l’espace laboratoire ne peut pas être validée en cas d’EIL en cours.





La suppression de l’espace laboratoire entraine la suppression des comptes affiliés associés.





Le « Tableau de bord » permet selon les droits associés aux profils des affiliés :

de voir et / ou de s’inscrire (avec un profil de souscripteur) à de nouveaux EIL ;

d’accéder aux EIL auxquels vous participez ;

de revoir les EIL clos de moins de 4 ans, auxquels votre laboratoire a participé.

Trois catégories d’EIL sont associées aux différents profils :

EIL en cours (nb) : (ceux auxquels votre laboratoire participe) : ceux qui ne sont pas clôturés et

qui relèvent du mandat pour lequel l’utilisateur est souscripteur, participant,… et dont l’inscription a

été validée.

Nouveaux EIL (nb) : ceux dont l’inscription est possible et pour lesquels vous êtes souscripteur.

Une fois les inscriptions closes, l’EIL n’est plus visible dans cet encart mais accessible via la

recherche. A noter que cette section est soit accessible en simple consultation, soit en action

(réservé au souscripteur).

EIL clos (nb) : ceux clos depuis moins de 4 ans qui sont liés au mandat du souscripteur et auxquels

votre laboratoire a participé.

Exemple de tableau de bord pour un Participant





Exemple de tableau de bord d’un Souscripteur

Le menu déroulant à droite du titre permet de « Filtrer par mandat » les EIL d’intérêts.

Les EIL, dans chaque catégorie, sont :

listés par tri croissant (du plus anciens aux plus récents) sur la date de création dans l’année ;

identifiés par leur intitulé.





Cinq EIL maximum sont visibles dans chaque

catégorie : le bouton « Tous » en bas à droite

permet l’affichage de tous les EIL existant

dans la catégorie.

L’intitulé du bouton « Tous » se transforme en

« Masquer », lorsque la liste complète est

déroulée, et permet de revenir à la vue réduite

précédente.

Le Workflow d’un EIL permet d’accéder aux détails du déroulement d’un EIL.

L’icône « Porte » (accessible selon les profils des affiliés), permet d’accéder au workflow détaillé de

l’EIL pour le suivi synthétique et la traçabilité des étapes de l’EIL pas à pas.

Sur la page du workflow détaillé d’un EIL, chaque EIL est caractérisé par son intitulé et son code en haut

à gauche.

En dessous, sur la gauche de l’écran, se succèdent toutes les étapes de l’EIL (Workflow) :

Inscription ;

Entités d’EIL ;

Résultats ;

Rapport.

Sur la droite, sont également listées les différentes notifications « DERNIERS MESSAGES» qui ont pu

être générés au cours du workflow et qui retracent les actions réalisées ou à faire sur l’EIL en cours, de

la plus récente (en haut) à la plus ancienne (en bas).





Chaque étape de l’EIL est illustrée par un icône spécifique correspondant à l’action en cours ou à

réaliser.

Les étapes associées à :

un « Œil », sont des étapes où le participant doit lire des documents ;

une « Plume », sont des étapes pour lesquelles le participant doit saisir des informations ;

un « Sablier », sont des étapes en attente de validation par les acteurs de l’action. Lorsque la

validation est faite, le sablier est remplacé par une « Coche ».

Les étapes faites sont différenciées des étapes restant à faire ou non atteintes, par la couleur des

vignettes.

À faire : icône bleu soutenu sur fond blanc

Réalisé : icône blanc sur fond bleu clair

Étape non atteinte : icône gris

Cette étape est réservée à un affilié disposant d’un profil souscripteur pour le mandat de référence dont

relève l’EIL concerné.

Pour rappel un « Souscripteur » est un affilié d’un Espace Laboratoire dont le profil de souscripteur lui a

été donné par le Gestionnaire de l’Espace Laboratoire en association d’un ou plusieurs mandats de

référence. (cf. point 2.2 – Gérer les affiliés).

Option 1 :

Le souscripteur peut s’inscrire à un nouveau EIL à partir de sa page d’accueil après avoir recherché un

EIL avec le formulaire de recherche.

L’EIL correspondant s’affiche en dessous du formulaire de recherche.

En cliquant sur l’intitulé de la « Fiche de présentation de l’EIL (PDF) », un nouvel onglet du navigateur

s’ouvre avec la fiche.

En cliquant sur l’icône « Porte » à droite, l’application rejoint le workflow de l’EIL et permet de suivre

les instructions mentionnées.





Option 2 :

Le souscripteur peut aussi s’inscrire à un nouveau EIL à partir de son tableau de bord en cliquant sur

l’icône « Porte » pour accéder à la page du détail de l’EIL d’intérêt, dans la section « Nouveaux

EIL ».





3.2.1 Lecture et prise de connaissance de la fiche de présentation de l’EIL

Après avoir accédé au workflow de l’EIL, cliquer sur « Lire », pour télécharger la fiche de présentation

de l’EIL dans un nouvel onglet et en prendre connaissance.

À la fermeture de l’onglet contenant la fiche de présentation,

l’application ouvre une fenêtre de confirmation de lecture.

En cliquant sur « Oui », qui vaut validation de la prise de

connaissance de la fiche technique, le libellé change et devient

« Voir ».





3.2.2 « Ne pas s’inscrire » ou « S’inscrire »

S’il n’est pas souhaité de participer à cet EIL, en cliquant sur « Ne pas participer » une fenêtre de

confirmation de « Non-participation » s’affiche :

Le clic sur « Oui » permet de valider ce choix.

Cette action retire cet EIL des essais du

participant et ramène l’utilisateur sur la page

« Mon espace labo » et arrête le « Workflow ».

Le clic sur « Non » permet de revenir à l’étape

précédente et de ne rien valider.

Si l’on souhaite s’inscrire à un EIL, cliquer sur « S’inscrire ».L’application donne l’accès au « Formulaire

d’inscription ».

Celui-ci contient différents champs déroulant des listes d’informations sur :

Les éventuelles options de participations proposées par le laboratoire organisateur sur des critère(s)

variables de l’essai parmi lesquelles le participant doit faire un choix ;

l’identité du laboratoire ;

les éléments de livraison ;

les correspondants / participants ;

la facturation ;

la validation.

Certains items de ces champs sont pré-remplis avec les données saisies dans l’espace laboratoire et ne

sont pas modifiables, d’autres sont à saisir obligatoirement s’ils sont suivis d’un astérisque rouge *.

Dans le cas de « Choix d’options de participation à l’EIL », cliquer sur les cases « Oui »/« Non »

pour sélectionner les options que vous souhaitez réaliser dans l’EIL.





Vérifier les coordonnées du laboratoire en cliquant sur le champ « LABORATOIRE ». L’application

ouvre les lignes des items qui sont pré-remplis par les informations saisies par le gestionnaire du

laboratoire lors de la création de l’espace laboratoire.

Cliquer sur « LIVRAISON », l’application ouvre les lignes de saisie. Si l’adresse est différente de celle du

« LABORATOIRE », cocher la case située devant « Adresse de livraison (si différente du

laboratoire) » et saisir les nouvelles coordonnées.

La période critique de livraison est à préciser. Même si il n’y a pas de contrainte, le signaler car cet

item est obligatoire.

Les « Exigences » particulières d’expédition doivent être mentionnées dans cette section et tout

document complémentaire nécessaire à l’envoi des ESEA doit être envoyé par courriel afin de le mettre

à disposition, du gestionnaire de l’EIL.





Cliquer sur « CORRESPONDANTS / PARTICIPANTS DE MON LABORATOIRE ». Le souscripteur doit

déclarer pour un EIL donné ses affiliés « Participants » (2 maximum). Ils seront le (ou les)

interlocuteur(s) privilégié(s) du coordonnateur de l’EIL et les seuls à intervenir dans les étapes

ultérieures du workflow de l’EIL.

Le choix des Participants se fait parmi les affiliés déclarés dans l’espace laboratoire.

Sélectionner le nom du participant à l’aide de la flèche à droite. Le nom et le l’adresse e-mail du

participant s’affiche automatiquement. Ajouter son numéro de téléphone.

« Ajouter un participant » si nécessaire en cliquant sur le bouton à droite et compléter les champs

requis.

Il est possible de supprimer « le participant secondaire » en cliquant sur le bouton à droite.

Cliquer sur « FACTURATION », l’application ouvre les lignes de saisie. Si l’adresse est différente de

celle du « LABORATOIRE » cocher la case située devant « Organisme payeur (si différent du

laboratoire) » et saisir les nouvelles coordonnées.





En cliquant sur « VALIDATION », accéder aux conditions de réalisation des EIL de l’Anses, en prendre

connaissance et saisir son « Mot de passe » pour authentifier la validation.

Il convient également d’accepter les conditions générales de vente : Si vous oubliez de cocher la case

correspondante, une fenêtre pop-up s’ouvre.

Cochez la case à droite de « J’accepte les conditions générales de la vente » et saisir le mot de

passe.

Cliquer sur « Enregistrer » pour finaliser cet acte d’engagement qui conduit à accepter les conditions

de réalisation de l’EIL et à payer les éventuels frais de participation.





Accéder au résumé de l’inscription : En cliquant sur « Enregistrer », le workflow se met à jour et le

lien « S’inscrire » devient « Voir ».

En cliquant sur « Voir », un PDF qui récapitule les informations figurant sur le formulaire d’inscription

peut être téléchargé.

3.2.3 Validation de participation à l’EIL

L’inscription d’un participant est soumise à l’approbation du laboratoire organisateur de l’EIL.

Lorsque l’inscription du participant est validée, le workflow se met à jour et l’information « Votre

inscription est en attente de validation » devient « Votre inscription a été confirmée le » avec la mention

de la date de validation.

L’icône « Voir » permet de télécharger le PDF de confirmation d’inscription.





L’envoi des entités d’essai est signalé dans l’application par le laboratoire organisateur de l’EIL et un

message électronique est envoyé aux Correspondants/Participants.

Dès réception des entités d’essai, le laboratoire doit accuser réception en cliquant sur « Accuser

réception ». Cette étape ne peut être réalisée que par les Correspondants/Participants déclarés par le

laboratoire participant lors de l’inscription.

En cliquant sur « Accuser réception » un formulaire s’affiche : le participant vérifie ses coordonnées et

valide la réception des entités d’essai en précisant :

la « Date de réception des échantillons » ;

toutes les remarques à transmettre au laboratoire organisateur dans l’espace « Commentaire »

prévu à cet effet : il est important de mentionner tout souci concernant le colis ou les entités

réceptionnées.





La saisie du mot de passe du participant complétant ce formulaire est obligatoire : l’activation du

bouton« Enregistrer » vaut authentification de l’accusé de réception.

La validation de cette étape vous est confirmé par le message « Enregistrement effectué » sur fond vert

qui s’affiche en haut de la page.

Le libellé « Accuser réception » du workflow change et devient « Voir ».

En cliquant sur « Voir », un PDF qui récapitule les informations figurant sur le formulaire d’accusé de

réception peut être téléchargé.

Si vous n’accusez pas réception des entités d’essai, l’organisateur de l’EIL peut vous envoyer une

relance par message électronique.





« Les instructions aux participants » sont mises à disposition dans l’application et sont accessibles en

cliquant sur le lien « Lire » :

Une fenêtre de confirmation de lecture s’ouvre :

le clic sur « Non » permet de revenir à l’étape

précédente et de ne rien valider : Le workflow

reste bloqué à ce stade tant que l’accusé de

lecture n’a pas été confirmé.

le clic sur « Oui » permet de valider l’étape de

prise de connaissance de la fiche d’instructions

et met à jour le workflow et le lien « Lire »

devient « Voir ». Il permet de télécharger le PDF

de la fiche à tout moment.





Afin de rendre les résultats d’EIL obtenus, il convient de récupérer le fichier de transmission des

résultats, accessible par le lien « Télécharger » dans le workflow de l’EIL.

Une fenêtre de confirmation de téléchargement du fichier s’ouvre :

Le clic sur « Non » permet de revenir à l’étape précédente et de ne rien valider : le workflow

reste bloqué à ce stade tant que le fichier n’est pas téléchargé.

Le clic sur « Oui » permet de valider l’étape de téléchargement de la fiche de rendu des résultats

et met à jour le lien « Télécharger » qui devient « Voir ».

En cliquant sur « Voir », il est possible de télécharger la fiche afin de la compléter et l’application se met

à jour : « Vous avez téléchargé la fiche de résultat le ».

La fiche de résultat reste accessible via le lien « Voir ».

Une fois la fiche de résultats

dûment complétée vous devez la

redéposer, dans l’application, en

cliquant sur « Choisissez un

fichier » qui permet de rechercher

le fichier d’intérêt sur votre

ordinateur.

Lorsque le fichier est choisi,

cliquez sur « Charger ».





Le téléchargement du fichier de résultats complété par vos soins est indiqué par une notification dans la

liste des « Derniers messages » à droite.

Vous gardez, en cliquant sur « Voir », la possibilité d’accéder au fichier déposé, mais vous ne pouvez

plus le modifier. Si besoin, il convient de contacter l’organisateur de l’EIL pour demander une

réouverture du dépôt du fichier de résultats.

Si le laboratoire organisateur souhaite vous transmettre, ainsi qu’à tous les participants, des informations

complémentaires, il peut utiliser l’application.

Lorsqu’il télécharge ces informations, « Les informations complémentaires ont été publiées le »

s’affiche et sont accessibles via le lien « Voir ».

Ces informations n’étant pas obligatoires, il n’y a pas d’accusé de lecture des éléments transmis.

Lorsque le laboratoire organisateur a publié le rapport final de l’EIL, l’application vous notifie, que « le

rapport a été publié le ». Il vous informe également que « vous n’avez pas encore pris

connaissance du rapport».

La validation de la lecture du rapport est réalisée en cliquant sur le lien « Lire » : le rapport s’affiche et

peut être téléchargé.





Une fenêtre de confirmation de lecture s’ouvre :

Le clic sur « Non » permet de revenir à l’étape

précédente et de ne rien valider.

Le clic sur « Oui » permet de valider l’étape de

prise de connaissance du rapport et met à jour

le lien « Lire » qui devient « Voir » et le

workflow est mis à jour.

Si vous ne confirmez pas la lecture du rapport, le laboratoire organisateur peut vous envoyer une

relance par message électronique.

Après avoir validé la prise de connaissance du rapport, ce dernier reste accessible en cliquant sur

« Voir ».

Par ailleurs, une notification apparaît dans la zone des messages mentionnant la date de prise de

connaissance du rapport.





Rappel des principaux icônes de l’application LEILA

Icône d’accès à l’application en version française

Icône d’accès à l’application en version anglaise

Icône d’accès au détail de l’EIL

Icône de visualisation d’un mot de p asse

Étape de lecture de documents

Étape de saisie d’informations

Étapes en attente de validation par les acteurs de l’action

Étape validée

This document is the property of ANSES and may not be reproduced or communicated outside the Agency without its authorisation.

Only the electronic version accessible on the intranet shall be binding.

ANSES/PR3/9/04-02 [version a]

Ennov code: ANSES/FGE/0212

his document is intended for users of the software for ANSES inter-laboratory tests

(Logiciel pour les Essais Inter Laboratoires de l’Anses): LEILA and especially

participants in ANSES's ILTs.

Important note: The screenshots (names of laboratories and individuals, postal

and email addresses, ILT names, etc.) are fictional and were only created for the

purpose of illustrating this guide.

: Software for ANSES inter-laboratory tests

T

This document is the property of ANSES and shall not be reproduced or communicated outside the Agency without its authorisation.


Page 2 of 34 ANSES/PR3/9/04-02 version a Ennov code: ANSES/FGE/0212

I. General points .................................................................................................. 3

Introduction ........................................................................................................................................... 3

Definitions ............................................................................................................................................. 4

Glossary ............................................................................................................................................... 5

1.1 Navigation .................................................................................................................................. 6

1.1.1 Access to the application .......................................................................................................... 6

1.1.2 Overview of zones .................................................................................................................... 7

1.2 Operation ................................................................................................................................. 11

1.2.1 Workflow................................................................................................................................. 11

1.2.2 Profiles ................................................................................................................................... 12

1.3 Connecting to the application and the laboratory account ............................................................. 12

II. Laboratory account ....................................................................................... 14

2.1 Creating the laboratory account .................................................................................................... 14

2.2 Managing affiliates (laboratory account manager, subscriber, other) ............................................. 16

2.3 Changing the contact details ......................................................................................................... 18

2.4 Deleting a laboratory account ........................................................................................................ 18

III – Viewing and participating in an ILT ........................................................... 19

3.1 Viewing the ILTs ........................................................................................................................... 19

3.2 Registering for an ILT .................................................................................................................... 21

3.2.1 Reading the ILT information sheet .......................................................................................... 23

3.2.2 "Do not participate" or "Register" ............................................................................................ 24

3.2.3 Validation of participation in the ILT ........................................................................................ 28

3.3 Acknowledging receipt of the "ILT entities" .................................................................................... 28

3.4 Reading the "Instructions for carrying out the ILT" ........................................................................ 30

3.5 Submitting your results .................................................................................................................. 30

3.6 Reading additional information and/or the "ILT Report" ................................................................. 32

Annex ................................................................................................................. 34




ANSES organises inter-laboratory proficiency tests on behalf of its supervisory ministries and in the

framework of its reference missions:

- NRL missions for its supervisory ministries in the areas of animal health, plant health and food

safety,

- EURL missions for the DG SANTE in the areas of animal health and food safety (chemical and

microbiological contaminants).

The ANSES laboratories are also required to organise other types of inter-comparison tests, such as ILVTs

for validating methods or ILTTs in the framework of methods transfer.

To harmonise practices between actors and increase efficiency, the Agency has developed a software

application for ANSES inter-laboratory tests, LEILA, based on a tool developed by the IRSN.

LEILA provides an integrated ILT management solution for the ANSES laboratories, whether they are

organising ILTs or participating in their own ILTs. It also offers a tracking tool to its "clients" (other

laboratories participating in ANSES ILTs).




Administrator: LEILA is administered by a team of two technical and computer administrators who

have a dedicated profile.

Affiliate: an affiliate (subscriber, manager, participant in an ILT) is a person associated with a

"laboratory account" to whom the laboratory account manager gives specific rights for this account

when registering for an ILT. They may be assigned/delegated certain roles in the participation.

Control panel: LEILA provides access to a control panel that summarises the ILT steps and their

advancement. LEILA thus facilitates management of the ILT by its organisers via a dedicated interface

offering a list of possible actions.

Domain: one of the three areas of ANSES's work: food safety, animal health and plant health.

FAQ: frequently asked questions.

Laboratory account: LEILA space reserved for a laboratory (the concept of laboratory should be taken

in the broader sense: entity, unit, team, etc.) and created according to the internal organisation specific

to the management of each ILT; access to the laboratory account requires specific access rights.

Laboratory account manager: the person who creates the laboratory account; they alone are

authorised to manage the rights of its affiliates.

Mandate: the title of ANSES's reference mandate.

Participant: LEILA is the interface enabling clients outside ANSES to participate in the ILTs organised

by the Agency. The application also enables the ANSES laboratories to take part in their own ILTs;

each participant therefore has a dedicated profile – they are an affiliate of a laboratory account

registered for one or more ILTs. The "Participant" is designated as such when the laboratory account

is registered by the subscriber.

Profile: LEILA incorporates several types of users who can intervene in the workflow of the application

depending on their scope of action:

There are seven possible

user profiles:

1. Public

2. Administrator

3. Laboratory account manager

4. Subscriber

5. ILT manager*

6. ILT participant

7. Affiliate

Profiles not available to a laboratory that is a simple participant

LEILA operates according to an assignment of rights granted to each type of user according to their

profile. To ensure data confidentiality, there is a separation of information between an ILT

participant, an ILT creator and the administrator of the application.




Public space: LEILA space accessible to all Internet users.

Subscriber: a subscriber is a client (internal or external) registered for an ANSES ILT. They are

affiliates of a laboratory account with subscriber rights given to them by the laboratory account

manager.

Rights: depending on the profile of the LEILA user (manager, subscriber), each will have rights

allocated by the manager of their laboratory account and/or the administrator of the application.

Test criteria: the choices of test options for the participants (different analytical methods or targets or

matrices), proposed by the organiser of the ILT in the registration form, which the subscriber can select

when registering for an ILT.

Workflow: LEILA operates according to a process for managing successive tasks, and automatically

sequences the different operations and steps involved in carrying out an ILT; each user can follow the

step-by-step progress of their ILTs via their dedicated workflow.

ANSES French Agency for Food, Environmental and Occupational Health & Safety

DGAL French Directorate General for Food

DGS French Directorate General for Health

DG SANTE EU Directorate General for Health and Food Safety

(formerly DG SANCO: Directorate General for Health and Consumers)

ILT inter-laboratory test

ILPT inter-laboratory proficiency test

ILTT inter-laboratory test for transfer of methods

ILVT inter-laboratory test for validation of methods

IRSN French Radioprotection and Nuclear Safety Institute

LEILA Software for ANSES inter-laboratory tests

NRL National Reference Laboratory

EURL European Union Reference Laboratory




1.1.1 Access to the application

LEILA is accessed via the website: https://leila.anses.fr

Several browsers can be used to access the application but the following are recommended:

Google Chrome;

Internet Explorer by Microsoft;

Mozilla Firefox.

The link above goes to the public part of the application, which is accessible to any user and does not

require identification. This public page provides access to several of the site's pages and features.

This page is made up of six zones, detailed below:

Zone 1

Zone 2

Zone 3

Zone 4

Zone 5

Zone 6


https://fr.wikipedia.org/wiki/Google_Chrome

https://fr.wikipedia.org/wiki/Internet_Explorer

https://fr.wikipedia.org/wiki/Microsoft

https://fr.wikipedia.org/wiki/Mozilla_Firefox




1.1.2 Overview of zones

Zone 1

In this zone, the flag is used to switch between the French and English language sites.

The "Log in/Create account" button is used to exit the public space and enter the application. Existing

users log in here, while new users create their laboratory account by clicking on the link: "Not yet

registered? Sign up now" (See Section 1.3 – Connecting to the application and the laboratory account,

and Section II 2.1 – Creating the laboratory account).

Zone 2 This zone appears on every page of the application. Click on this banner (in the "Online platform for ANSES interlaboratory tests" text zone) at any time to return to the LEILA home page.

Zone 3

This zone gives access to two tabs:

The "News" tab displays the page summarising the latest information about the site, which

will be updated regularly by the Administrator;

The "FAQ" tab displays Frequently Asked Questions about the site, which will also be updated

regularly.




Zone 4

This zone displays general information about ANSES (here it is illustrated with images but it may also

contain text and web links). It is managed by the Administrator. Some of the information is visible in fixed

blocks on the right-hand part of the page while on the left, information is displayed on a rotating carousel.

Zone 5

This zone contains an ILT search tool. It enables the user to search for a test among all the ILTs proposed

by ANSES (past, in progress, or open for registration) according to four criteria:

Year: the year in which the ILT began. LEILA enables the user to search for a test among all the ILTs

organised by ANSES over a period of four years: only those ILTs that are in progress or closed.

Only the ILTs for which registration is open are accessible to the search tool.

Domain: the ANSES domain in which the ILT is being organised: animal health, food safety, plant

health.

Matrix and Target: The data for the "Matrix" (e.g. auricular biopsy, crustaceans, drinking water, etc.)

and "Target" (e.g. Listeria monocytogenes, domoic acid - ASP, Aethina tumida, equine infectious

anaemia - antibodies against the virus, etc.) fields are listed in the associated reference tables and are

selected via drop-down menus. The data from the "Target" and "Matrix" fields are filtered according

to the values selected for the "Year" and "Domain" fields.




To perform a search, an initial sort must first take place, at least on the "Year" criterion.

From the public site, the search for an ILT produces the list of ILTs corresponding to the search criteria and provides the email address of the person given as the contact for each ILT (ILT organiser).

From a laboratory account, the ILT search produces a list of ILTs corresponding to the search

criteria.




Illustration of the result of an ILT search after the user has connected to their laboratory account

Clicking on the "ILT information sheet (PDF)" link on the right opens a new browser tab containing the

ILT information sheet in PDF format.

Zone 6

This zone can be used to:

contact the LEILA site administrator (opens the related contact form);

gain access to legal and copyright information;

access the site map.




1.2.1 Workflow

LEILA operates according to a process of managing tasks for the automated sequencing of the different

operations and steps involved in carrying out an ILT. Each user can follow the step-by-step progress of

their ILT via a dedicated workflow, presented as follows:

Workflow step (chronological order)

ILT organiser actions ILT participant actions

Creation of laboratory accounts

Creation of the laboratory account Creation of the laboratory account

Creation of affiliates and definition of associated profiles

Creation of affiliates and definition of associated profiles

Creation of an ILT Generation and uploading of registration form

Uploading of ILT information sheet

Viewing and registering for an ILT

Search for and reading of ILTs

Access to the ILT

Application to register for an ILT

Completed registration forms made available

Validation/denial of ILT registration

Notification of validation/denial of ILT registration

Sending of the test entities

Sending of the test entities announced

Notification of sending of the test entities

Acknowledgement of receipt of the test entities completed and sent

Transmission of results

Publication of the form or methods instructions for transmitting results

Downloading of the results file

Submission of the results file

Retrieval of the participants' results files

Transmission of the ILT report

Transmission of the ILT report

Publication of the report

Reading/downloading of the ILT report

Closing of the ILT

Closure

Consultation (for four years) Consultation (for four years)




1.2.2 Profiles

LEILA incorporates several types of users and operates according to the management of rights granted to

each user according to their profile. This enables a separation of information between an ILT participant,

an ILT subscriber, a laboratory account manager and the administrator to ensure data confidentiality (see

Definitions and Section II 2.2 - Managing affiliates).

Type the URL in the address bar of the browser: https://leila.anses.fr

On the home page, click on the icon in the top right corner: "Log in/Create account".

The login page opens.

Complete the required fields: Username (= email address), Password (10 characters, including 1

uppercase, 1 lowercase, 1 numeric and 1 special character) and then click on the "Log in" button.

Passwords can be managed (obtaining, changing, lost password) as shown below:

- When an affiliate of a laboratory account is initially declared, two email messages are issued:

one specifying that they have been added to the laboratory account, the other containing a

temporary password;

- If the password has been forgotten: click on the "Forgotten your password?" link (see home

page above) and a new temporary password will be sent by email.

- If the password needs to be changed: this is done via the actions in the specific menu (see

details below).





If the username and password are correct, the ILT control panel for your personalised page of the

application will open. Your name and laboratory are displayed in the top left-hand corner of the window.

After connecting with your username and password, the "Menu" button in the top right corner of the home

page can be used to administer your access to the application.

If you are a Laboratory account manager, this "Menu" can be used to perform the following actions:

Change password.

Change contact details.

Manage affiliates.

Request deletion of the laboratory account.

Log out.

In other cases, your "Menu" contains the following actions:

Change password.

Log out.




Before beginning this step, each laboratory should give some thought to the most appropriate way

of creating their laboratory account(s) according to their internal organisation: for example, a single

laboratory account, one laboratory account per geographical site/department/unit, etc. Moreover, the

Laboratory Account Manager profile should ideally be given to one or more members of the laboratory's

supervisory staff. The LEILA administration team are on hand to provide support to the laboratories in this

process: use the LEILA "Contact" form.

To create a laboratory account, click on the "Log in/Create account" button on the home page of the

public site:

https://leila.anses.fr

then click on the link: "Not yet registered? Sign up now".





A creation form opens.

Fields preceded by a red asterisk (*) are

mandatory.

You should provide details of the laboratory name here

(example: Unit/Team).

Clicking on the "Save" button automatically redirects the

user to the LEILA home page.

The message: "Your request for a laboratory account is being processed" is displayed.




At this stage, the registration request is automatically sent to the LEILA administrator, who validates it if

appropriate.

If the administrator refuses the creation of the laboratory account, a message stating the reason

for the refusal is sent to the email address indicated.

Following validation of the laboratory account, the laboratory account manager (by default, the person

requesting creation of the laboratory account is identified as the manager of this account) automatically

receives three messages at the email address provided on the form:

- a message confirming creation of the laboratory account;

- a message stating that this person is linked to the laboratory account as the laboratory account

manager;

- a message containing the temporary login password.

They can then connect to their laboratory account with their username and password.

To avoid typing errors, the password can be displayed by clicking on the "eye" icon:

The laboratory account manager is the person who created the laboratory account; they alone are

authorised to create and manage the profiles of its affiliates.

The affiliates designated by the laboratory account manager will receive their password by email (their

username is their email address). When connecting for the first time, they will be invited to change their

password to personalise it (see Section 1.3).

Note that the same person can be an affiliate of one or more laboratory accounts. In this case, when

they log on, they need to select the laboratory account to which they are connecting.




Illustration of the home page of someone affiliated to several laboratory accounts:

As the laboratory account manager, they can set up their team in the usual way. To do this, they have the

option of creating different affiliate profiles, whether ILT participants and/or subscribers.

Note that only the laboratory account manager can manage the profiles of affiliates. The role of

laboratory account manager may however be assigned to one or more people according to the laboratory's

internal organisation.

The subscriber profiles assigned to an affiliate are related to one or more reference mandates selected

from a list. To access this list, edit the sheet for the affiliate to whom you want to assign the subscriber

profile by clicking on then select the reference mandates of interest.




Illustration of the window for selecting the reference mandates assigned to a subscriber affiliate:

The list of mandates assigned to each subscriber

can be viewed by clicking on the "See mandats"

link, which opens a dedicated window.

The list of assigned mandates can be modified further by editing the affiliate sheet again and clicking on

"Edit". This re-opens the mandate selection window.

Using the drop-down menu at the top right of the page, the laboratory account manager can "Change contact details" for their laboratory.

Using the same menu, the laboratory account manager can "Request deletion of the laboratory account". This request is submitted to the LEILA administrator for validation. Deletion of a laboratory account will not be validated if an ILT is currently in progress.

Deletion of the laboratory account results in the deletion of the associated affiliate accounts.




Depending on the rights associated with the affiliates' profiles, the "Control panel" is used to:

view and/or register for (with a subscriber profile) any new ILTs;

access the ILTs you are participating in;

review the ILTs that were closed in the past 4 years in which your laboratory participated.

Three categories of ILT are associated with different profiles:

ILTs in progress (nb) - (those in which your laboratory is participating): those that are not closed

and that fall within the mandate for which the user is a subscriber, participant, etc., and whose

registration has been validated.

New ILTs (nb): those for which registration is possible and for which you are a subscriber. Once

registration is closed, the ILT is no longer visible in this table but can be accessed via the search tool.

Note that this section is accessible either for simply viewing, or for performing an action (reserved for

the subscriber).

ILTs closed (nb): Those closed within the past 4 years, related to the subscriber's mandate and in

which your laboratory participated.

Example of a dashboard




The drop-down menu to the right of the title is used to "Select a mandat" the ILTs of interest.

The ILTs in each category are:

Listed in ascending order (from the oldest to the most recent) based on the creation date;

Identified by their title.

A maximum of five ILTs are visible in each category: click on the "All" button in the bottom right to display

all the ILTs in the category. The name of the "All" button changes to "Hide" when the full list is displayed,

and is used to return to the previous reduced view.

The ILT workflow is used to access the details on the implementation of an ILT.

Click on the "door" icon (may or may not be accessible depending on the profiles of the affiliates) to

access the detailed ILT workflow, for summarised monitoring and traceability of the ILT stages step by

step.

On the page showing the detailed workflow of an ILT, each ILT has its title and code displayed in the top

left corner.

Underneath, on the left-hand side of the screen, all the steps of the ILT (Workflow) are listed:

Registration;

ILT entities;

Results;

Reports.

On the right, the different notifications are listed in "Most recent messages"; these have been generated

during the workflow, and review the actions carried out or to be done on the ILT in progress, from the most

recent (top) to the oldest (bottom).




Each ILT step is illustrated by a specific icon corresponding to the action in progress or to be carried out.

The steps already completed are differentiated from the steps still to be carried out or not yet reached, by

the colour of the image.

To be done: deep blue icon on a white background

Completed: white icon on a light blue background

Step not yet reached: grey icon

This step is only accessible to affiliates with a subscriber profile for the reference mandate concerned by

the ILT.

As a reminder, a "Subscriber" is an affiliate of a laboratory account whose subscriber profile was given

to them by the laboratory account manager in association with one or more reference mandates. (see

Section 2.2 – Managing affiliates).




Option 1:

The subscriber can register for a new ILT from their home page after searching for an ILT with the search

tool.

The corresponding ILT is displayed below the search form.

Clicking on the "ILT information sheet (PDF)" link opens a new browser tab containing the sheet.

Clicking on the "door" icon on the right takes the application to the ILT workflow and enables you to

follow the instructions provided.

Option 2:

The subscribers can also register for a new ILT from their control panel by clicking on the "door" icon

to access the page displaying detailed information on the ILT of interest, in the “New ILTs” section.




3.2.1 Reading the ILT information sheet

After having gone to the ILT workflow, click on "Read" to open the ILT information sheet in a new tab

and read it.

When closing the tab containing the information sheet, the application

opens a dialogue box asking you to confirm that you have read it.

Clicking on "Yes" validates the fact that you have read the

technical sheet, and the wording changes to "See".




3.2.2 "Do not participate" or "Register"

If you do not wish to take part in this ILT, click on "Do not participe" and a dialogue box opens asking

you to confirm your non-participation:

Clicking on "Yes" validates this choice. This

action removes this ILT from the participant's

tests, returns the user to the "My laboratory

account" page and stops the "Workflow".

Clicking on "No" returns you to the previous step

and no action is validated.

If you wish to register for an ILT, click on "Register" and the application takes you to the Registration

Form.

This contains different drop-down fields listing information on:

the participation options proposed by the organising laboratory for the variable test criterion/criteria

among which the participant has to choose;

the laboratory's identity;

the delivery details;

the contacts/participants;

invoicing;

validation.

Some of the items in these fields have already been completed with the data entered in the laboratory

account and cannot be edited, while others are mandatory if they are followed by a red asterisk *.




Verify the laboratory's contact details by clicking on the "LABORATORY" field. The application opens the

lines corresponding to the items that were pre-filled with the information entered by the laboratory manager

when the laboratory account was created.

Click on "DELIVERY". The application displays the fields to be completed. If the address is different from

that of the "LABORATORY", tick the box next to "Delivery Address (if different from the laboratory

address)" and enter the new details.

The Critical delivery period should be specified. Even if there are no constraints, this information is

mandatory and must be provided.

Any specific shipping "Requirements" must be mentioned in this section and any additional documents

needed for dispatching the test entities must be sent by email in order to make them available to the ILT

manager.

Click on "PARTICIPANTS OF MY LABORATORY". The subscriber must declare their "Participant"

affiliates (2 maximum) for an ILT. They will be the primary contact point(s) for the ILT coordinator and the

only ones to intervene in the subsequent stages of the ILT workflow.

The choice of participants is made from among the affiliates declared in the laboratory account.




Select the name of the participant by clicking on the down arrow on the right. The participant's name and

email address are displayed automatically. Add their phone number.

"Add a participant" if necessary by clicking on the button on the right and completing the required fields.

You can delete the "secondary participant" by clicking on the button on the right.

Click on "INVOICING". The application opens the fields to be completed. If the address is different from

that of the "LABORATORY", tick the box next to "Payment will be made by (if different from

laboratory)" and enter the new details.




Clicking on "VALIDATION" takes you to the conditions for carrying out ANSES's ILTs. Read these

conditions and enter your "password" to authenticate the validation.

You must also accept the general conditions of sale. Tick the box to the right of "I accept the general

terms and conditions of sale" .

Click on "Save", to finalise this undertaking. It leads to acceptance of the conditions for carrying out the

ILT and payment of any costs of participation.

In the summary of registration, the workflow is updated and the "Register" link changes to "See".

Click on "See", and a PDF summarising the information contained on the registration form can be

downloaded.




3.2.3 Validation of participation in the ILT

A participant's registration is subject to the approval of the laboratory organising the ILT.

When the participant's registration has been validated by the laboratory organising the ILT, the workflow

is updated: "Your registration was confirmed on" (specifying the date of validation).

Click on the "See" link to view and download confirmation of registration in PDF format.

The laboratory organising the ILT announces dispatch of the test entities in the application and an email

is sent to the Contacts/Participants.

Upon receipt of the test entities, the laboratory must acknowledge their receipt by clicking on

"Acknowledge receipt". This step can only be carried out by the Contacts/Participants declared by the

participating laboratory at the time of registration.




Click on "Acknowledge receipt" and a form opens. The participant verifies their laboratory contact details

and validates receipt of the test entities, specifying:

the "Date of receipt of samples";

Any remarks to convey to the organising laboratory in the "Comment" space provided for this

purpose: it is important to mention any concerns about the package or the entities received.

The participant completing this form must enter their password: clicking on the "Save" button authenticates

the acknowledgement of receipt.

Validation of this step is confirmed by the message "Saved" that appears on a green background at the

top of the page.

The wording "Acknowledge receipt" in the workflow changes to "See". Click on "See" to view and

download a PDF summarising the information contained on the acknowledgement of receipt form.

If you do not acknowledge receipt of the test entities, the ILT organiser may send you a reminder by email.




The "Instructions to participants" are available in the application and can be accessed by clicking on the

"Read" link:

A dialogue box appears asking you to confirm that you have read the instructions:

Clicking on "No" returns you to the previous step

and no action is validated: The workflow remains

blocked at this stage as long as the reading

acknowledgement has not been confirmed.

Clicking on "Yes" validates the instruction sheet

reading step and updates the workflow, and the

"Read" link changes to "See". It can be used to

download the PDF of the instructions at any time.

To submit the ILT results obtained, you first have to retrieve the results transmission file, which can be

accessed by clicking on the "Download" link in the ILT workload.

A dialogue box appears asking you to confirm that you wish to download the file:




Clicking on "No" returns you to the previous step and no action is validated: the workflow remains

blocked at this stage as long as the file has not been downloaded.

Clicking on "Yes" validates the step for downloading the results transmission sheet and updates

the "Download" link, which changes to "See".

Now click on "See" to download the sheet in order to complete it. The application is updated: "You

downloaded the results sheet on".

The results sheet remains accessible via the "See" link.

Once the results sheet has been completed, you must upload it again in the application. Click on

"Parcourir", and search for the file in question on your computer.

When the file has been selected, click on "Load".

The uploading of the results file you completed is indicated by a notification in the list of "Most recent

Messages" on the right.

If you click on "See", you still have an opportunity to access the uploaded file, but you can no longer

modify it. If necessary, contact the ILT organiser to request that submission of the results file be reopened.




If the organising laboratory wishes to send any additional information to you and all the other participants,

they can do this via the application.

When they have uploaded this information, "Additional information was published on" is displayed and

the information is accessible via the "See" link.

Because this information is not mandatory, there is no reading acknowledgement step for the elements

sent.

When the organising laboratory has published the final ILT report, the application notifies you that "The

report was published on". It also asks you to "Please read the report".

You validate reading of the report by clicking on the "Read" link: the report is displayed and can be

downloaded.

A dialogue box appears asking you to confirm that

you have read the report:

Clicking on "No" returns you to the previous

step and no action is validated.

Clicking on "Yes" validates the report reading

step and updates the "Read" link, which

changes to "See" and the workflow is updated.

If you do not confirm that you have read the report, the organising laboratory may send you a reminder by

email.




After validating the report reading step, you can still access the report by clicking on "See".




Review of the main icons used in the LEILA application:

Icon for accessing the application in French

Icon for accessing the application in English

Icon for accessing detailed information on an ILT

Icon for displaying a password

Document reading step

Information entry step

Steps pending validation by the parties involved in the action

Validated step

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