animer une réunion 24-09-2013-pour ppt

24 septembre 2013 Service diocésain de formation continue 1

Animer une réunion

dans un esprit de coopération


Présentation des participantsl Je m’appelle…l Ma mission dans l’Eglise…l Je suis ici parce que…l Que dit-on de moi en général, qu’est ce qui me caractérise le plus :

“je suis ……………………………………” l Comment je me sens ce matin… avec quoi j’arrive : l Je suis heureux(se)/satisfait(e) à la fin de la journée si “ ……….. ”

Travail par deux :A parle à B, B écoute et questionne pour clarification.B présente A au groupe.Quand A a été présenté : on lui demande si A est OK avec la présentation.


Objectifs de la journéeExtrait du document que vous avez reçu :

Vous êtes :

Prêtre, diacre, membre d’Equipe Pastorale Paroissiale,catéchiste

Membre de services diocésains, de mouvements ou d’associations.

Vous souhaitez :

Développer vos capacités à animer une réunion ou un groupe.


Là ou j’en suis aujourd’hui

Une bonne réunion, des

relations efficacesUn chemin à parcourir

Des modèles

Des expérimentations

Des partages

Des outils pour comprendre et agir

Des objectifsA partir de là où j’en suis


D’où partons nous ?

l A) un auto questionnaire pour une réflexion individuelle

l B) un partage par deux

l C) un partage en groupe

Là ou j’en suis aujourd’hui


Auto Test sur Mener une réunion

1 non, jamais, pas mon style, cela ne se fait pas ici

2la plupart du temps, non/je ne fais pas/c'est peu dans mes habitudes/je l'ai fait et puis cela n'a servi à rien : j'ai arrêté

3 il m'est arrivé de le-la faire/parfois4 je crois que oui mais je ne suis pas si sûr/ce n'est pas très clair/votre question m'ennuie5 j'en ai conscience et je fais6 je suis exemplaire là dessus7 je contribue à diffuser cette pratique autour de moi


Une réunion efficace…

1. Une réunion efficace, bonne, réussie : c’était/c’est comment ?

2. Vous avez assisté à des difficultés/conflits/incompréhensions dans le cadre d’une réunion, cela s’est bien/mal fini, à cause de/grâce à quoi ?

a) Réflexion individuelle 5 minutesb) Réflexion en binôme 5 minutesc) Binômes présentent 15 minutesd) Regroupement 10 minutes

Une bonne réunion, des

relations efficaces


Quelques pièges à éviter

l Les personnes ne savent pas vraiment pourquoielles sont rassemblées

l Les personnes n'ont pas toutes le même but, les objectifs sont différents

l Les discussions s'enlisent, ne débouchent sur rienl Le temps manque pour couvrir tous les points de

l'ordre du jourl Quelqu'un mobilise la parolel Une personne ne s'exprime pasl Il n'y a pas de pilote dans l'avionl Autres...


Une bonne réunion c’est…

Structure +

Comportement/Etat d’esprit+

Pilotage


Structurel Un ordre du jour :

- expédié par avance- pouvant être revu au début de la séance

l Les dossiers dont vous allez parler en réunion sont préparésl Un temps adéquat a été déterminé pour ce dont vous allez

parler en réunionl Il y a des rôles partagés au démarrage de la réunion : un

animateur, un “chrono”, un secrétaire de séancel Les règles de fonctionnement de la réunion sont connues de

tousl Un compte rendu est rédigé, il est simple et orienté « action »,

les acteurs responsables sont d’accord, les actions sont spécifiques

l Les dates et lieux des prochaines réunions sont indiquées


Comportementsl Bon niveau de coopération dans le groupe :¡ Il y a eu un temps de parole équilibré pour tous (les personnes

construisent ensemble)¡ Les désaccords sont mis sur la table de façon positive (je suis

responsable de ce que je dis)¡ Tout ce qui est utile pour le bon fonctionnement est dit (je suis

responsable de ce que je ne dis pas)¡ Les personnes s’écoutent sans se couper¡ Il y a de la reformulation lorsque cela est nécessaire¡ Les personnes se sentent coresponsables des règles de fonctionnement

du groupe¡ Les personnes se disent ce qui va et ce qui ne va pas quand il y a lieu¡ Les personnes continuent à se respecter même si elles ne sont pas du

même avis¡ Les préoccupations et les besoins de chacun sont reconnus et sont

“alimentés”


Pilotage

lRôle pour chacun selon aptitudes et goûts¡Esprit de synthèse (conclusion)¡Esprit logique (méthode...)¡Imaginatif, créatif (production d’idées...)¡Sens pratique (faisabilité des suggestions…)¡Rigueur (reformuler, clarifier...)¡Esprit critique¡Humour

l La richesse des individus contribue à l’efficacité


Quelques clés pour bien coopérer


Comment bien coopérerl Je me respecte et je respecte les autresl Je suis responsable de ce que je disl Je suis responsable de ce que je ne dis pasl Je ne réponds pas à des demandes qui ne sont pas faitesl Je comprends mon propre fonctionnement et j’identifie mes

points de vigilance (mes points d’attention)l Je comprends le mode de fonctionnement des autres et je

l’acceptel Je me sens libre de coopérer, je ne suis pas forcél Je respecte les règles du jeul Je suis libre de dire oui comme de dire non


Chacun son style…

lCela va dépendre

¡De la situation¡De mon style¡De l’état dans lequel je me trouve

mEt de plein d’autres choses !!!


Nous avons plusieurs façons de dire la même chose… Exemple :

La réunion vient de commencer depuis 15 minutes,Françoise arrive en retard,Jean, l’animateur de la réunion, lui fait la remarque

Comment ?


Exemples :

l Nous avons commencé la réunion depuis 15 minutesl Tu devais être à l’heure cette fois comme tu

nous l’avais promis !l Alors les embouteillages encore eux !l Ecoute désolé, nous avons commencé sans toi !l Tu as eu un problème pour être en retard, as tu

besoin d’aide, ça va ? On peut continuer ?l Chouette, on peut déjà faire une pause après 15

minutes !


Quelques approches de la personnalité...

lL’ Analyse Transactionnelle (Eric Berne)¡ Les états du moi¡ Les contaminations : préjugés, illusions¡ Les transactions¡ Les signes de reconnaissance (strokes)¡ [Les positions de vie¡ Le triangle dramatique (jeux psychologiques)]

lLes préférences cérébrales¡Une approche de ce qui peut caractériser chacun¡ Le style préférentiel dans l’animation de réunion


Les états du moi

Adulte

Parent

Enfant

Appris Opinions Jugements

Pensé Faits

Senti Emotions

Domaine Expression


Les trois états du moi

Centré sur les autres

Centrésur les faits

Parent:Normatif

Parent:Nourricier

Adulte

EnfantLibre

Rebelle Soumis

Centré sur lui-mêmeEnfant adapté


Les états du moiDiagrammefonctionnel

Comportement général

Geste et attitudes physiques

Mots et expressions

verbales

Attitudes face à des faits et à des

personnes

Aspects positifs +

et négatifs -

ENFANTADAPTESOUMIS

Soumis aux demandes et attentes d’autrui.Veut bien faire, timide.« Enfant modèle »

L’échine courbée,Bras et jambes

croisés,Tête inclinée,

Le regard quête l’approbation.

S’il vous plaît, merci,

Je vais essayer,Je n’oserais pas,Je fais de mon

mieux,Euh…

Tend à « s’incliner »

devant les faits et les personnes.« Savoir vivre »

Sécurité ou insécurité

+Utile pour vivre en

société…-

Dépendance,Soumission,Indécision

ENFANTADAPTEREBELLE

Contestataire et critique,

Réagit par l’opposition.

« Pour tout ce qui est contre »« Révolté »

Mine boudeuse et renfrognée,

Coupe la parole,Élève la voix,Hausse les

épaules.

Non,Je ne veux pas,Sûrement pas,

Vous ne m’aurez pas,

Vous n’avez pas le droit.

Tend à s’opposer, surtout s’il perçoit

un abus de pouvoir.

Sécurité ou insécurité

+La contre-

dépendance peut mener à

l’autonomie-

Provocation, destruction.

ENFANTSPONTANE

ETCREATEUR

Naturel, libre de toute contrainte, affectif, curieux,

primesautier, créatif, intuitif.

Il bouge, fait du bruit, rit, pleure,

crie,« parle avec son

corps.Regard brillant,

Expressif.

Je veux, j’aime, chic, chouette,

ouais, ouyouyouille.C’est chébran

l’A.T. ? Euréka !Et si… ?

Réagit « en direct », plaisir ou souffrance, intérêt

ou ennui, amusement ou

indifférence.

+Source d’énergie,

de plaisir.Créativité et

intuition.-

« Sauvage » et idées magiques


Les états du moiDiagrammefonctionnel

Comportement général

Geste et attitudes physiques

Mots et expressions

verbales

Attitudes face à des faits et à des

personnes

Aspects positifs +

et négatifs -

PARENTNORMATIF

Autoritaire,moralisateur, prescripteur,

directif.Edicte les règles.

Poings sur les hanches, dos droit,

sourcils froncés,index tendu,

regard autoritaire.

Bien, mal, il faut,tu dois, toujours,

jamais,Moral, immoral.

Slogans, sentences.

Fait respecter la règle,

la rappelle.Approuve,

désapprouve, interdit, permet,

juge…

+Pose les limites

protectrices-

Peut être répressif, dévalorisant.

PARENT NOURRICIER

Prend soin.Prend en charge.

Soutient, aide, réconforte,conseille,

encourage.« Bonne pâte ».

Regard compréhensif,

penché en avant,Le bras sur

l’épaule.Amène et souriant.

Bien ! Vas y !Laisse-moi t’aider.Laisse, je vais le

faire pour toi.Mon pauvre petit !

S’inquiète ou s’enthousiasme. Encourage ou

compatit. Rappelle ce qui est

bien et juste.

+Aime, protège et surtout permet.

-Peut être étouffant,

surprotecteur.

ADULTE Rationnel, neutre, logique, objectif.Recherche des informations.

Cherche à comprendre.

Regard direct, attentif et neutre.Gestes mesurés.Tête droite, sans

raideur.Ouvert

Je pense que, mon hypothèse,

à mon avis,qui, quoi,

comment, etc.Clair et informatif.

Sélectionne, connait ou ne connait pas.Enregistre.

Rappelle les faits, la réalité.

+Capacité

d’évolution de la personne.

-Si exclusif ou

dysfonctionnant.


Les contaminations

Préjugés, illusions… Tout ce qui est accepté comme un faitsans avoir été vérifié par rapport à une réalité

Réactions face aux contaminations :

1- Accepter l’autreAvoir/ Montrer de l’intérêt pour son opinion« J’entends que pour toi... »

2- « Brancher son adulte »« Comment en es-tu arrivé à penser cela ? »

3- Donner un fait ou une expérience différente« De mon côté... »


Quand deux personnes se rencontrent… : les transactions

Parent:Normatif

Parent:Nourricier

Adulte

Enfant adapté

Enfantlibre

rebelle soumis

Parent:Normatif

Parent:Nourricier

Adulte

Enfant adapté

Enfantlibre

rebelle soumis


Les transactions parallèles ou complémentaires

L’état du moi sollicité répond au stimulus, et s’adresse à l’état du moi qui l’a émis


Les transactions croisées

Un autre état du moi que celui sollicité réagit, ce qui entraine un croisement des transactions


Les transactions à “double fond”

Elles véhiculent 2 messages en même temps :- l’un au NIVEAU SOCIAL, apparent et explicite : “ce qui est dit”- l’autre au NIVEAU PSYCHOLOGIQUE, caché et implicite : “ce qui n’est pas dit”, mais… qui est “compris”


Strokes : signes de reconnaissance


Pour qu’ils soient acceptés :Ils doivent • être appropriés• être dosés : notamment par rapport à la culture, à la personne à qui nous nous adressons• être personnalisés : je m’adapte à la personne à qui je les donne. Ils seront différents pour une femme, un homme, une personne âgée…• être sincères : je les donne uniquement si je le pense sincèrement• peut-être argumentés : éventuellement on peut et on doit être capable de les expliquer. C’est un cadeau !!

Signes de reconnaissance : (Stroke = caresse en anglais)Nécessité – besoin d’en recevoir – n’oubliez pas d’en donner, d’en recevoir, de les demander et de vous en faire


Développer l’adulte +

- Ecouter- Reformuler- Questionner sans jugement, ni conseil- Décrire la situation, les faits, les chiffres- Réfléchir en posant le pour et le contre- Décrire les différences entre le modèle et la réalisation- Prendre du recul- Réfléchir sur une situation, une action à mener- Décider seul une action- ...


Développer le Parent Normatif +

- Développer l’affirmation de soi- Se donner des buts- S’évaluerPour :- Donner clairement son avis, son opinion- Indiquer les procédures- Annoncer le but et l’objectif- Dire ce qu’on estime correct/incorrect- Donner un ordre- ...


Développer le Parent Nourricier +

- Développer la confiance en soi- Découvrir ses propres motivations- Faire la liste de ses qualités- Voir ce qu’on a réussi récemment

Pour :- Découvrir les côtés positifs de l’autre- Faire la liste de ses qualités- Trouver les motivations de son responsable- Trouver les motivations de ses collaborateurs- Déterminer une aide réelle à apporter à une personne


Développer l’Enfant Adapté +

- Face à un ordre donner un avis- Faire un compromis réaliste- Se donner un objectif applicable- Indiquer le temps nécessaire pour une action- Décrire les motivations/besoins qu’il est possible de réaliser facilement- Arriver à l’heure- Organiser son temps et prévoir- ...


Développer l’Enfant Libre +

- Donner son sentiment (positif et négatif) sur les situations, les personnes- Dire ses envies et préférences- Lister ses motivations- Se donner un but efficace et agréable- Ecrire tout ce qui vient à l’esprit en suivant ses association d’idées (créativité)- ...


Les préférences cérébrales

Test personnel


Questionnaire des préférences cérébrales(modèle simplifié)

Instructions :

Vous disposez d'un capital de 4 points pour chaque groupe de quatre affirmations énoncées ci-dessous. Répartissez vos 4 points entre les 4 affirmations de chaque groupe, de 0 à 4 selon la fréquence de vos comportements habituels.

Par exemple : 0, 1, 1, 2 ou 4, 0, 0, 0 ou 1, 1, 1, 1 etc... (le total des 4 cases ne devant pas dépasser 4 points)

Il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses (seulement des préférences)

Ce questionnaire est tiré du livre "Coachez votre équipe" de Pierre Longin (édition Dunod)

1. Exemple :

a. 0 Vous aimez prendre du recul, penser aux solutions possibles jusqu'à ce que la lumière se fasse tout à coup

b. 2 Vous vous souvenez de vos expériences passées, et vous prenez modèle sur celles qui ont réussi pour régler ce nouveau problème

c. 1 Vous avez souvent du mal à vous faire une opiion et, plutôt que de vous perdre en une longue réflexion personnelle, vous en parlez avec des personnes de confiance

d. 1 Vous commencez par discerner les principaux aspects pour les examiner un à un et résoudre le problème pas à pas


1. Aime l'efficacité et les résultats

2. Analyse et raisonne logiquement

3. Considère les choses sans parti pris, objectif

4. Recherche la précision, les données chiffrées

5. Pense structuré, résout les problèmes logiquement et de manière mesurée

6. Privilégie l'aspect technique, spécialisé, précis

Peut être perçu comme :

Ce qui caractérise, ce qui est observable chez les personnes

qui ont cette préférence

La façon négative dont la personne peut être perçue


1. Ouvert aux idées et à la nouveauté

2. Voit dans les grandes lignes

3. Synthétise, aime aller à l'essentiel

4. Rêve, suppose, spécule, émet des hypothèses

5. Innove et découvre de nouvelles possibilités

6. Se remet en question, aime sortir du cadre

7. Accepte le flou ou l'absence de règles



1. Organise ce qui est à faire, fait ce qui est organisé

2. Jugule les incertitudes. Incite à la prudence.

3. Gère l'acquis et craint pour l'avenir

4. Agit avec prudence et fiabilité, repère les défauts. Goût du travail bien fait. Détails

5. Planifie, organise, gère, met en place, exécute

6. Privilégie le côté pratique et éprouvé



1. Ouverture à la personne sur un mode individuel ou collectif

2. Besoin de contact. Personnalise et humanise

3. Ressent les ambiances et les tensions

4. Recherche l'harmonie et l'échange

5. Ouvert à l'interpersonnel

6. Aime le contact et a besoin d'être reconnu

7. Se met avec ou à la place des autres



Quel est leur style dans l’animation d’une réunion ?De quoi ont ils besoin pour que la réunion se passe bien ?

Cortical Gauche

Les réunions sont préparées à l'avanceL’ordre du jour est précisElles sont régulières, limitées dans le tempsSeuls sont présents les personnes concernéesUne réunion doit servir à résoudre des problèmes, non à "générer des états d’âme"

Cortical Droit

Peu porté vers les réunions régulières, préfère les rencontres impromptues "entre deux portes"Elles lui permettent de « prendre le vent » et de tester les idéesNe respecte pas l’ordre du jour, sort du cadre Il favorise les relations informelles

Limbique Gauche

Les réunions sont planifiées et préparées soigneusementL’ordre du jour est détaillé et appliqué à la lettreOn ne s’en écarte pasChacun intervient selon la procédure définieAssistent à la réunion les personnes dont le règlement prévoit la présence

Limbique Droit

La réunion est d’abord un lieu de rencontreElle permet d’échanger de personne à personneLes aspects individuels sont abordésLa durée est rarement limitéeLes digressions sont nombreusesL'efficacité est jugée à l'harmonie dégagée ou aux rencontres nouvelles


Nous ne sommes pas tous convaincus par la même choseLa meilleure argumentation est celle qui convainc votre auditeur… alors attention :

ce qui fera avancer l'un fera blocage pour l'autre… à vous de jouer !

Qu’est- ce qui convainc un Cortical Gauche ?

Un mémo précisLes faits, les méthodes Les conditions financièresLes chiffres, la rentabilité, le budget

Bref, répondez directement à ces deux questions :Quoi ? Combien ?

Qu’est-ce qui convainc un Cortical Droit ?

Les idées nouvellesLes images et métaphoresLes possibilités, les solutions diversesLes initiatives personnelles & les nouveaux défis

Bref, répondez directement aux questions :Où ? Vers où ? Pour quoi ?

Qu’est-ce qui convainc un Limbique Gauche ?

Les référencesLes preuves concrètesLes modes d’emploiLes procédures

Bref, répondez directement à ces deux questions :Quand ? Comment ?

Qu’est-ce qui convainc un Limbique Droit ?

La qualité relationnelleLes anecdotesLes exemplesLe bénéfice pour les personnes

Bref, répondons simplement à ces questions :Qui ? A qui ? Pour Qui ?


Comment se situent-ils devant un conflit/un désaccord ?

Cortical Gauche

Recherche et analyse les causesPrivilégie les solutions techniquesIl a tendance à négliger les aspects subjectifs mais il utilise ses facultés de lucidité et sait rester objectif face au conflit

Cortical Droit

Ne craint pas le conflit, partie intégrante de la vieLes désaccords constituent pour lui une opportunité de changement et un bon prétexte pour expérimenter des solutions inéditesUn simple désaccord peut engendrer des conséquencesmajeures

Limbique Gauche

Les procédures sont prévues pour arbitrer le désaccordSi le cas ne figure pas au règlement, la jurisprudence et la culture d’entreprise font loiIl réagit difficilement à l’imprévu

Limbique Droit

Il cherchera à éviter le conflit qu'il considèrecomme un aveu d'échecIl est désarmé face à l'agressivitéOn peut toujours trouver un point d'entente entre les hommes


Mise en situation

l Explication de l’exercicel Distribution des rôles et des fichesl Les autres sont observateursl Pensez à

¡ Atteindre votre objectif¡ Etre le plus souvent dans la position +/+ (coopératif)

l Dans tout ce que vous avez entendu, pensez à mettre en oeuvre un ou deux éléments : expérimentez

l Essayez d’utiliser des signes de reconnaissance durant la réunion


Veillée Pascale de la paroisse de CATTEAU - LICQUES

Les Acteurs

Futurs Baptisés

L’environnement La situation

Arnaud est chargé d’animer une“réunion efficace”

Localités Le Matériel

Arnaud

Bertrand (le curé)

Marie

Danièle (mère de Sophie)

Arthur (20 ans)

Eric

CATTEAU

LICQUES

CROIX

Equipe de préparationau baptême de la paroisse

Equipe de liturgie

Les aspects pratiques

Première VeilléePasacale regroupanttoute la paroisse

3 baptêmes à la Veillée Pascale

Le cahier des charges

L’ordre du jour de la réunion

Le compte-rendu de la réunion de préparation au baptême

FrançoiseEquipe Pastorale Paroissiale

Maria Dolores (3 mois)

Sophie (5 ans)

Les autres:Jean : le mari de FrançoiseRené : le mari de DanièleLe Père SpickasLes familles des baptisésLes Parrains et MarrainesLes participants à la veillée

Les chants

L’éclairage, la Sono, les cloches, l’eau…


Animer une réunionlUne réunion... pourquoilAnimer ... quelques principes¡Avant la réunionlLes attentes et les données d'entrée

¡PendantlDurée, cadencement, animationlLes rôles, les pièges, les débordements

¡Après la réunionlDécisions, responsables, délaislCompte-rendu, liste de diffusion, prochaine date

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