ANIMER UNE REUNIONSIMPLE ?

ET POURTANT

ELLES SONT TRES SOUVENT DECRIEES

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ANIMER UNE REUNION

POURQUOI

SONT-ELLES DECRIEES ?

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ANIMER UNE REUNIONON Y PERD SON TEMPS

CEST LA LOI DU PLUS FORT

PERSONNE NE LA PREPAREE

ELLES SONT SANS FIN

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ANIMER UNE REUNION ?

POURQUOI

UNE REUNION ?

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POURQUOI UNE REUNION ? Recueillir des informations

Rassembler des points de vue diffrents

Mieux analyser une question

Faire assumer par chacun ses responsabilits

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POINTS CLES DUNE ANIMATION DE REUNION La prparation

La rgulation des dbats

Les suites de la runion.

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PREPARER LA REUNION But de la runion

Clairement rdig

Dfini en une phrase

Eventuellement explicit par des annexes

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PREPARER LA REUNION

Horaires de la runion

Quen pensez-vous ?

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PREPARER LA REUNION Horaires de la runion

Casse-tte des agendas

Dure correctement value

Des plages dhoraires convenables

Ces horaires = CONTRAT !

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PREPARER LA REUNION

Les participants

Quid leur sujet avant la runion ?

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PREPARER LA REUNION Les participants

Ni plus, ni moins Les prvenir temps Leur demander ce que vous attendez deux

Les personnes en charge du dossier, celles qui sont concernes par ce dossier, celles qui peuvent apporter des lments de rflexion ou de dcision

Sinon, ce seront des participants inefficaces, voire des freins au travail !

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PREPARER LA REUNION Lordre du jour

Le concevoir avec prcision

Ladapter la dure de la runion

Quelle contribution attendue de chacun

Cest un CONTRAT tenir

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PREPARER LA REUNION

Prparation matrielle

Quid ?

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PREPARER LA REUNION Prparation matrielle

Reprer les lieux Prvoir les aides la runion (projecteur, tableau papier, ) Sassurer que tout les participants sauront y aller Prvoir louverture de la salle, son numro de tlphone, son clairage,

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PREPARER LA REUNION En rsum

Une runion se prpare srieusement

par lanimateur par chacun des participants avec ceux qui en assurent le soutien logistique

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ENTREE EN REUNION Le prsident de runion (ordre du jour)

Le secrtaire de runion

Eventuellement, un modrateur

Eventuellement, une personne charge de tenir lhoraire

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LA REGULATION DES DEBATS Le prsident de runion a autorit

pour animer

faire participer

rguler les dbats

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LA REGULATION DES DEBATS

Les diffrents

types

de personnes

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PREPARER LA REUNION But de la runion Horaires Participants Ordre du jour Prparation matrielle Droulement de la runion Fin de la runion

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ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (1/4)

Vous voulez stimuler la discussion Vous voulez mettre fin la discussion Vous voulez faire participer quelquun la discussion 2 participants discutent en apart On vous pose une question laquelle vous ntes pas sr de pouvoir rpondre

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ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (2/4) Vous dsirez connatre le niveau dapprobation sur un point La discussion sternise, vous navez pas progress 2 personnes dbattent, parfois durement, dun point sans beaucoup de progrs On demande lavis de lanimateur Le groupe joue, est distrait

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ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (3/4) Le groupe baille Une personne, experte dans le domaine dont vous allez parler, risque de saboter votre prsentation Une personne cherche vous dstabiliser en vous interrompant souvent, et en sortant sa science Une personne se dit blesse par ce que vous venez de dire. Elle hausse le ton

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ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (4/4) Je ne suis pas daccord avec Pour quune personne (timide, rleuse potentielle, ou un peu clown) sorte du lot Cela fait 25 ans que je travaille sur ce sujet et jai des doutes sur le bien-fond de .

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DESACCORD ENTRE DEUX GROUPES Dsaccord sur la faon de rsoudre un problme:

stopper la discussion, demander chacun des membres de se positionner sur lchelle suivante

pour 5 4 3 2 1 0 1 2 3 4 5 contre

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DESACCORD ENTRE DEUX GROUPES faire afficher le rsultat de tout le monde,puis ceux qui sont pour une position donne expliquent pourquoi les autres membres sont contre, et rciproquement, ceux qui se sont dclars neutres trouvent des solutions de compromis intgrant les besoins de Pour et des Contre.

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DESACCORD ENTRE DEUX GROUPES Ceci permet

lmergence rapide des points de dsaccord, lexpression ouverte de la totalit des arguments pour et contre, lassurance de lcoute et de la comprhension dun groupe envers lautre.

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LA MATRICE DES RESPONSABILITES

R : responsable M : fournit des moyensC : consult P : participe activement I : inform

ActionMr XMme YMme ZMr W1RCMI2IR3RPSignature

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CONCLURE UNE REUNION les buts qui taient atteindre les difficults mises en vidence les avances les points remis plus tard les conclusions acceptes par tous les dcisions laccord de chacun, le tour de table ouvrir des perspectives (prochaine date) remercier chacun

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COMPTE-RENDU DUNE REUNION Rapidement Structur Clair (conclusions partielles, conclusions, dcisions, ) La matrice des responsabilits Laccord de chacun

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EVALUER UNE REUNION

Atteinte des objectifs Respect des horaires Expression de chacun Dcisions partages par tous Ce qui a bien march Les difficults rencontres Ma qualit danimateur, progrs faire

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