Animation d'équipes / La communication dans un projet
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Animer une équipeB. Launé
IN2P3/IPNO
1
IN2P3/IPNO
Ecole Projets IN2P3Paris
8-10 octobre 2012
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Présentation
• Donner de grandes orientations pour avoir la bonne approche
• Pas de « recettes »
2Ecole Projet IN2P3Paris 2012
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Rappel 1 : Rôle du chef de Projet
• Suit l’avancement des tâches du projet• Détecte les écarts• Assure le reporting• Assume le leadership• …
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resp. de projet 1
Direction
resp. de projet 2
Rappel 2 : Contexte, organisation matricielle
Métier 1 Métier 2 Métier 3
Chef de Service 1 Chef de Service 2 Chef de Service 3
Direction 2+
Complexe, difficile à gérer4
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Que doit aussi faire le chef de projet?
• Organiser• Animer• Motiver• Analyser Anticiper!• Analyser• Communiquer• Décider• Faire faire• Gérer les conflits
Anticiper!
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Connaître et comprendre
• Structures : les comprendre• Relations : les connaitre• Culture(s) : les reconnaitre• Pouvoir(s) (≠ autorité)• Pouvoir(s) (≠ autorité)• (se) connaître• Ecouter• Etre disponible
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Autorité
• Hiérarchique
• Technique
• Personnelle (charisme)
Ecole Projet sIN2P3Paris 2012
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Spécificités IN2P3
• Milieu de la recherche
• Différence de statut chercheur/ingénieur
• Fonctionnaires
• Connaitre les règles d’avancement, concours, • Connaitre les règles d’avancement, concours, NOEMI…
• Projets multi laboratoires
Ecole Projet sIN2P3Paris 2012
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Ecole Projet sIN2P3Paris 2012
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Management interculturel
• Important et difficile
• La culture est difficile à définir (il existe des cultures chercheur et ingénieur, des cultures « métier »)
• A éviter : non prise en compte, stéréotypes, insister • A éviter : non prise en compte, stéréotypes, insister sur les différences, ethnocentrisme/universalisme, oublier son propre conditionnement
• Etre conscient, fréquentes réunions, être ouvert, ne pas juger
Ecole Projet sIN2P3Paris 2012
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La carte de Hofstede (1991)Quantification de la distance interculturelle
Ecole Projet sIN2P3Paris 2012
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Rôles du manager
• Manager stratège
• Manager facilitateur
• Manager fédérateur
• Manager mobilisateur• Manager mobilisateur
• Manager développeur de talents
• Manager à la recherche d’une meilleure connaissance de lui-même et des autres
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Qualités du manager
• Avoir une vision (savoir où il va)
• Confiance en soi et dans le groupe
• Confiance réciproque pour se sentir « en sécurité »
• Etre ouvert• Etre ouvert
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Avoir dans son équipe
• Le planificateur
• Le fédérateur
• Le novateur
• L’individu « réseaux »• L’individu « réseaux »
• Le clairvoyant
• Le facilitateur
• Le garant
• Le moteur
Ecole Projet sIN2P3Paris 2012
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Règles de base
• Faire ce qu’on dit et dire ce qu’on fait, mais ne pas tout dire à tous
• Chaque collaborateur doit savoir ce qu’on attend de lui
• Vérifier l’adéquation entre le but et les moyens• Vérifier l’adéquation entre le but et les moyens
• Ne pas court-circuiter la hiérarchie
Rappel : faire confiance donne de la confiance
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Styles de Management
• Délégatif
• Participatif
• Explicatif
• Directif• Directif
En fonction des personnes et des situations
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Autonomie
• compétent++
• motivé, volontaire++
Responsabiliser
• compétent+
• inquiet
Associer
Style de management
Forte
Modérée
Délégatif
Participatif
• faiblement compétent
• volontaire, confiant
Entrainer
• faiblement compétent
• inquiet
Stucturer
Faible
Trèsfaible
Explicatif
Directif
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Comment motiver?
• Donner de l’intérêt au travail
• Créer un climat
• Donner les signes de reconnaissance
• Soutenir ses collaborateurs• Soutenir ses collaborateurs
• Ecouter
• Etre exemplaire
• Etre équitable
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Déléguer pour responsabiliser
La délégation est un contrat qui consiste à confier à un collaborateur la réalisation d’objectifs élaborés en commun et négociés en lui laissant une autonomie réelle en l’assistant si nécessaire.
• Déléguer pour un résultat• Déléguer pour une formation• Déléguer pour un test• Déléguer pour motiver
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Registres de communication
Savoir distinguer :
• Fait : concret et observable
• Opinion : avis personnel basé sur une expérience
• Sentiment : sont personnels et subjectifs, il faut cependant les entendre (accusé de réception)
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Conflits: définition
Résolution : « violence », négociation, appel à une tierce personne
Opposition d’intérêts entre deux ou plusieurs parties
une tierce personne
Etre positif!
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Conflit : origines
• Intérêt personnel
• Conditions sociales ou d’organisation
• Divergences
• Valeurs ou cultures• Valeurs ou cultures
• Organisation incohérente
• Difficulté objective mal traitée
• Pression externe
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Niveaux de conflits
• Entre deux personnes
• Entre des groupes de personnes (effet de clan)
• Entre deux groupes du projet
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Inconvénients d’un conflit
• Tensions dans le groupe
• Détourne du projet
• Peut laisser des traces négatives
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Avantages d’un conflit
• Régler des vrais problèmes
• Apporter des améliorations
• Montrer que l’on sait régler les problèmes
• Resserrer les liens entre les membres du groupe• Resserrer les liens entre les membres du groupe
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Traiter un différent de façon directe
• S’adresser directement à la personne, utiliser le « Je »
• Négocier en privé
• Ne pas attendre
• Etre objectif, précis et concret• Etre objectif, précis et concret
• Proposer des solutions acceptables pour la personne
• Exprimer des sentiments, pas des opinions
• Rester calme
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Gérer un conflit interpersonnel
• Lasser la tension retomber, réagir à chaud est souvent sur-réagir
• Questionner, être à l’écoute
• Demander de formaliser• Demander de formaliser
• Comprendre
• Prendre une décision et l’expliquer
• Ne pas humilier, laisser une porte de sortie honorable
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Recadrer un collaborateur
• Rappel à la règle
• Séparer l’action de la personne
• Rester factuel
• Respecter son interlocuteur• Respecter son interlocuteur
• Exemplarité et équité nécessaires
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Prévenir les conflits
• Être attentif lors de la constitution de l’équipe
• Identifier les points qui peuvent être critiques et prendre des actions en réduction de risque
• Anticiper les difficultés• Anticiper les difficultés
• Solliciter le dialogue
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Qui gagne, qui perd?Coopération/Concurrence
Gagnant/Perdant Gagnant/Gagnant
Affirmation
Dés
ir de
sat
isfa
ire s
es p
ropr
es a
ttent
es
Perdant/Perdant Perdant/Gagnant
CoopérationDés
ir de
sat
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es
Désir de satisfaire les attentes des autres
Compromis
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Etre SMART pour réaliser un objectif
• Spécifique
• Mesurable
• Accord
• Réaliste• Réaliste
• Temps
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Entretien annuel : objectifs
• Promouvoir le dialogue
• Situer son activité dans le collectif
• Faire évoluer les activités et les compétences
• Démarche d’objectifs/projets• Démarche d’objectifs/projets
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Entretien annuel
• S’y préparer
• Se donner du temps
• Ecouter
• Etre précis• Etre précis
• Faire le bilan
• Se donner des objectifs
• Discussion des promotions/augmentations
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Compléments
• Savoir ce qui est du ressort du chef de projet ou de la maitrise d’ouvrage
• Autorité ≠ Autoritarisme
• Attention à la formation de clans
• Rester vigilant
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Résumé
• Manager facilitateur
• Manager fédérateur
• Manager mobilisateur
• Manager développeur de talents• Manager développeur de talents
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La communication
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Généralités
• Etymologie : du latin communicare : mettre en commun
• Conséquence : bidirectionnelle, feedback nécessaire
• Ascendante (bottom/up)
• Descendante (top/down)• Descendante (top/down)
• Transverse
• S’assurer que le message est reçu (feedback)
• Eviter la langue de bois
• ART DIFFICILE
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Communication interne
Pourquoi?
• Faire circuler l’information
• Pour que chacun se sente impliqué dans le projet
• Prévenir les conflits• Prévenir les conflits
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Communication interne
Comment?
• Fiches de tâche• Plans de management• Réunions• Bulletin• Bulletin• AG• Intranet• GED• …
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Communication externe
• Pour qui? Financeurs, COPIL, grand public, partenaires sociaux, sous-traitants, journalistes…
• Comment? WEB…, bulletins, réunions d’information, vulgarisation…d’information, vulgarisation…
• S’apprend
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Outils de communication
• Courrier électronique :
- cibler les destinataires
- distinguer les personnes « en copie » des destinatairesdestinataires
- soigner la rédaction
- relancer
- répondre!
• Réunions, lettre d’information…
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Résumé
• Communication fondamentale dans un collectif
• Bidirectionnelle
• Sélective : on ne dit pas tout à tout le monde!
Ecole Conduite de Projet IN2P3Paris 2012
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