Analyse Offre Marche Logiciel Gestion Du Temps RTT GMSIH

Analyse de l’offre du marché concernant les logiciels de gestion des temps

Version 1

Copyright 2002 GMSIH

GMSIH – 374, rue de Vaugirard – 75015 Paris. Tel : 01 48 56 72 70. Fax : 01 48 56 07 70

Analyse des logiciels de Gestion des Temps version 1

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AVERTISSEMENT

La présente étude a été publiée à la fin de l'année 2002.

Il ne s'agit pas d'une étude de marché destinée à présenter de manière exhaus-tive l'ensemble des logiciels disponibles ainsi que la totalité des sociétés inter-venant dans le champ fonctionnel étudié.

L'objectif de l'étude est d'analyser les conditions dans lesquelles le marché peut répondre aux besoins des établissements de santé dans le domaine de la RTT. La présentation des fonctionnalités des logiciels étudiés intervient seulement à titre d'exemple. L'étude ne saurait prendre en compte par ailleurs l'apparition de nouvelles so-ciétés ou de nouveaux produits sur le marché depuis sa parution.


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Sommaire

1. Introduction.....................................................................................................................6

2. Présentation de l’étude ................................................................................................8

3. Le panel de progiciels examinés ............................................................................10

3.1. Les marchés visés ..............................................................................................10

3.2. La taille des établissements visés..................................................................12

3.3. Ressources consacrées à la santé.................................................................13

4. Les caractéristiques techniques.............................................................................14

4.1. Systèmes d'exploitation, bases de données ...............................................14

4.2. Architectures ........................................................................................................14

5. La saisie des données ...............................................................................................17

6. Intégration et paramétrage .......................................................................................20

6.1. Interfaces...............................................................................................................20

6.2. Paramétrage..........................................................................................................27

7. Ergonomie de l'application.......................................................................................28

7.1. Postes de travail & écrans ................................................................................28

7.2. Automatismes ......................................................................................................30

7.3. Gestion des anomalies ......................................................................................35

7.4. Documentation et formation.............................................................................38

8. Identité, organisation et droits.................................................................................40


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8.1. La fiche d'identité de l’agent ............................................................................40

8.2. L'organisation ......................................................................................................40

8.3. Les habilitations ..................................................................................................41

8.4. La gestion des personnels intérimaires........................................................41

9. Tableaux de bord, requêtes ......................................................................................42

10. Fonctions de gestion des temps.........................................................................44

10.1. Cycles.................................................................................................................44

10.2. Horaires variables ...........................................................................................46

10.3. Modulation.........................................................................................................46

10.4. Gestion des présences ..................................................................................49

10.5. Gestion des congés........................................................................................51

10.6. Gestion des pauses ........................................................................................53

10.7. Gestion des temps partiels ...........................................................................53

10.8. Compte épargne temps .................................................................................55

10.9. Gestion des astreintes ...................................................................................57

11. Fonctions de planification ....................................................................................58

12. Prix ..............................................................................................................................60

13. Quelques éléments de méthode..........................................................................62

14. En conclusion...........................................................................................................64

15. Annexes : Fiches produits ....................................................................................66

15.1. Fiche produit : AR-Chronos / ARES...........................................................67

15.2. Fiche produit : Atoss staff efficiency suite / ATOSS SOFTWARE.....70

15.3. Fiche produit : Equatis, Kelio / BODET.....................................................73

15.4. Fiche produit : P/2 / CHRONOTIQUE..........................................................76

15.5. Fiche produit : Gestion des temps / DATAPOINT ..................................79

15.6. Fiche produit : Phenicia/Diags.....................................................................82

15.7. Fiche produit : Effitime / EFFITIME.............................................................84

15.8. Fiche produit : Gestor / GFI Informatique.................................................87

15.9. Fiche produit : Temptation / HOROQUARTZ ..........................................91


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15.10. Fiche produit : HR Access / IBM .................................................................94

15.11. Fiche produit : Advanced solver / INOVIA................................................97

15.12. Fiche produit : Osatys / LAMBERT-ALCYON ..........................................99

15.13. Fiche produit : Pyrénées informatique....................................................102

15.14. Fiche produit : AGIRH-Planning / SIPHIC ...............................................104

15.15. Fiche produit : Pleiades temps et activités / SOPRA ..........................107

15.16. Fiche produit : Visual Planning / STILOG...............................................110

15.17. Fiche produit : Clepsydre / SYMPHONIE ON LINE...............................112

15.18. Fiche produit : Temposoft / TEMPOSOFT ..............................................115


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1. Introduction

L’article 43 de la loi n° 99-641 du 27 juillet 1999 portant création d’une couver-ture maladie universelle insère un article L. 710-8 dans le code de la santé pu-blique. Cette disposition crée le Groupement pour la modernisation du système d’information hospitalier (GMSIH) et définit notamment son objet.

La convention constitutive du GMSIH, approuvée par arrêté ministériel du 23 février 2000, reprend et définit dans son article 2 les missions du groupement :

« Le GIP est chargé de concourir dans le cadre général de la construction du système d’information de santé à la mise en cohérence, à l’interopérabilité, à l’ouverture et à la sécurité des systèmes d’information utilisés par les établis-sements de santé membres.

Dans ce cadre, le GIP :

• Donne aux autorités compétentes de l’Etat, à la demande de ces der-nières ou à sa propre initiative, des avis sur les orientations stratégi-ques et les priorités à retenir en matière de systèmes d’information hospitaliers et de santé,

• Mène, le cas échéant sur proposition de l’Etat, des travaux en vue de l’élaboration de normes, de spécifications et de promotions de stan-dards, ainsi que des travaux d’évaluation, d’aide méthodologique et de veille technologique.

Le GIP n’est ni développeur ni maître d’ouvrage d’applicatifs. »

A ce jour, le GMSIH compte 450 adhérents, établissements de soins publics et privés.

Afin de mettre en œuvre les missions qui lui sont assignées, le groupement a établi un plan stratégique qui a été validé par le conseil d’administration et l’assemblée générale en octobre 2000.


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Le plan stratégique définit les projets qui seront pris en charge pendant la durée de vie du GMSIH, mais aussi des projets à court terme. Ces derniers ont été définis au cours de réunions de travail avec les représentants des adhérents du GMSIH. Ce sont en majorité des projets destinés à apporter une réponse im-médiate et pratique dans le cadre de problèmes d’actualité pour les établisse-ments de santé.

Parmi les projets à court terme pour l’année 2001, il est prévu un projet sur lié à la mise en œuvre de la RTT1 intitulé : « Analyse de l’offre du marché concer-nant les logiciels de gestion des temps ». Ce projet, commandité par Monsieur Edouard Couty, directeur de la DHOS (Direction de l’hospitalisation et de l’organisation des soins au Ministère de l’Emploi et de la Solidarité) a pour prin-cipal objectif de mettre à la disposition de l’ensemble des établissements de santé concernés par la mise en œuvre de la réduction du temps de travail au 1er janvier 2002, un inventaire des solutions de gestion des temps existant sur le marché. Cette étude comparative doit apporter aux établissements de santé les informations nécessaires à leurs décisions concernant l’acquisition de telles applications.

1 Réduction du temps de travail


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2. Présentation de l’étude

La mise en œuvre du protocole du 27 septembre 2001 sur la réduction du temps de travail va conduire les établissements hospitaliers à modifier en pro-fondeur leur organisation et à introduire de nouveaux régimes horaires : temps choisi, horaires variables, modulation, compte épargne temps… Ces différentes modalités de gestion du temps de travail demandent un suivi très fin des temps travaillés, un respect soutenu des règles et donc l'utilisation d'outils informati-ques.

Ces outils peuvent être de plusieurs types. Il peut s'agir de logiciels dédiés à la gestion des temps, qui facilitent la gestion des droits et devoirs des agents. Il peut également s'agir d'aides à la construction de plannings ou encore d'aides à la décision qui planifient les horaires, affectent les agents sur des cycles en s'assurant du respect des règles. Ce sont ces outils que présente dans le détail cette étude qui comprend deux parties :

- une analyse et présentation des fonctions disponibles sur ces logiciels,

- une série de fiches sur les logiciels examinés.

La première partie de cette étude a été conçue de manière à faciliter la prise de connaissance d'un domaine beaucoup plus complexe qu'il n’y paraît. Chaque fois que nécessaire, nous avons insisté sur les critères à prendre en compte dans le choix d'une solution. On peut les résumer en quatre points :

- la pertinence fonctionnelle,

- la capacité de l'éditeur à conduire à son terme un projet,

- les ressources dont il dispose,

- son investissement dans le secteur de la santé et sa connaissance de ses caractéristiques.

Nous avons également souligné les points sur lesquels il convenait d'être, lors du choix d’une solution, particulièrement attentif :

- l'ergonomie, surtout lorsque le logiciel est confié à des utilisateurs occasion-nels. Il convient d'être d'autant plus attentif à l'organisation et à la présenta-tion des écrans, ce que les éditeurs ont rarement traité de manière convain-cante,

- les interfaces et l'intégration dans les systèmes d'information de l'établisse-ment qui sont un point clef pour qui veut profiter de l'automatisation pour al-léger la charge de travail des services administratifs et notamment des directions des ressources humaines,

- la capacité à évoluer : les besoins peuvent changer et mieux vaut un logiciel capable d'accompagner l'établissement,

- les fonctions disponibles en standard qui évitent des développements spéci-fiques qui consomment temps et argent.


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Dans les fiches de présentation des logiciels nous avons réuni les éléments né-cessaires pour faire un premier tri parmi les différents éditeurs. Nous y avons croisé :

- les informations que nous ont données les éditeurs en répondant au ques-tionnaire (350 questions) que nous leur avons adressé,

- celles que nous ont données les utilisateurs, responsables d’encadrement, informaticiens, responsables des ressources humaines que nous avons ren-contrés dans une dizaine d'hôpitaux de toutes tailles (de grands établisse-ments comme ceux de Montpellier ou Rouen, des établissements de taille moyenne comme ceux du Havre, de Montreuil ou Gonesse ou de plus petite taille comme les hôpitaux parisiens Saint-Michel et Cognac-Jay).

Ces informations correspondent aux progiciels tels qu'ils étaient disponibles au moment de l'enquête, soit au 1er septembre 2001. Entre cette date et la parution de ce document, il est fort probable que certains éditeurs auront sorti une nou-velle version de leur produit. Dans chacune des fiches descriptives nous avons précisé la version du produit alors disponible. Nous vous invitons à faire préci-ser par chaque éditeur que vous allez consulter sur la base de cette enquête, les références de la version qu’il vous présentera2.

2 Dans le cas particulier de Symphonie on line, l'éditeur préparait une nouvelle offre lors de la réalisation de cette étude : Clepsydre. Par souci d'homogénéité, nous avons choisi de donner dans les tableaux des informations sur le module gestion des temps du logiciel Ariane aujour-d'hui installé dans plusieurs hôpitaux mais on trouvera une description de Clepsydre en fin d'ouvrage dans la fiche descriptive.


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3. Le panel de progiciels examinés

Cette étude a été réalisée en deux parties :

- nous avons d'abord adressé un questionnaire à tous les éditeurs ayant des produits susceptibles d'intéresser le monde de la santé,

- puis nous avons effectué des visites chez un certain nombre d'utilisateurs de ces produits pour évaluer la qualité des produits et services offerts par ces différents éditeurs.

Pour répondre à cette enquête nous avions sollicité 19 éditeurs qui représen-tent l'essentiel des acteurs aujourd'hui actifs sur le marché de la gestion des temps et / ou des Systèmes d’Information Hospitaliers. Un seul, ADP-GSI, n'a pas répondu à ce questionnaire au motif qu'il ne disposait pas d'un produit ré-pondant complètement aux besoins du monde de la santé. Cela ne devrait ce-pendant pas interdire à ceux qui utilisent les services d'ADP-GSI pour fabriquer leurs bulletins de paie de le consulter.

Les éditeurs qui ont répondu se répartissent en quatre catégories :

- les spécialistes de la gestion des temps qui ont développé des progiciels ex-clusivement dédiés à cette activité : Chronotique, GFI, Horoquartz, Lambert-Alcyon, Atoss Software, Bodet. Plusieurs de ces éditeurs ont introduit dans leurs catalogues des modules de planification,

- les éditeurs de logiciels de ressources humaines qui ont intégré dans leur of-fre un module de gestion des temps : Ares, IBM, Sopra. Ces modules ont le plus souvent été développé par des sociétés spécialisées qui ont été rache-tées,

- les spécialistes de l'informatique hospitalière qui ont développé des modules de gestion des temps : Pyrénées informatique, Symphonie on line, Siphic,

- les éditeurs de logiciels de planification : Temposoft, Equitime, Inovia, Stilog.

La plupart de ces entreprises sont de taille moyenne. Leurs effectifs, et donc les ressources qu'elles peuvent mettre à la disposition de leurs clients sont limi-tées. Comme les Sociétés de services informatique n'ont pas développé de compétences pour un marché qu'elles considéraient comme trop étroit, beau-coup de clients ont été ces derniers mois confrontés au manque de personnel formé au déploiement de ces logiciels.

3.1. Les marchés visés

Toutes ces entreprises ne s'adressent pas forcément aux même marchés. Nous avons mené cette analyse des cibles selon deux axes :

- la taille des entreprises,

- l'intérêt pour le monde de la santé

c.f. Tableau 1 : « Les logiciels examinés » page suivante.


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Tableau 1 : Les logiciels examinés

Nom de l’entreprise Nom du progiciel Pays d’origine du progiciel

Date de sortie de la 1ère version

Date de la dernière réécriture complète

Le progiciel est-il un composant d’une offre

progicielle plus complète Ares AR-Chronos V5.60 France 1989 1995 non Atoss Software Atoss Staff Efficiency Suite V2.4 Allemagne 1991 1996 oui Bodet Kelio V1.0, Equatis V1.3 France 1997 (Equatis), 2000 (Kélio) Nr 3 oui Chronotique P/2 V4.12 France 1986 1992 non Datapoint Gestion des Temps V2.0.9 France 1979 1998 non Diags PHENICIA Planning V1.0 France 2000 2000 oui Equitime Equitim e V3 France 1996 2000 non GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) Gestor V5.3 France 1981 1995. (1) oui

Horo Quartz GT Temptation V5.7.0 France 1996 1996 non IBM HR Access V3c France 1997 1997 oui Inovia Advanced Solver V2.0 France 1998 aucune oui Lambert Alcyon Osatys France nr nr nr Pyrénées Informatique Santé/400/Perso V3 France 1980 1981 oui S.I.H.P.I.C AGIRH-Plannings V4 France 1997 1996-1997 oui Sopra Pléiades Temps&Activités V4.3.1c France 1988 1996 oui Stilog I.S.T. Visual Planning V3 France 1996 nr non Symphonie On Line Ariane V11 France 1995 nr oui Temposoft Temposoft V2 .2 France 1999 nr non

3 n'a pas répondu

Analyse des Logiciels de Gestion des Temps version 1

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3.2. La taille des établissements visés

La gestion des temps est un produit que l'on utilise plus volontiers dans les grandes entreprises. Seules deux sociétés de notre échantillon, Bodet et GFI, disent s'intéresser au marché des entreprises de moins de 200 agents. Le plus grand nombre propose des solutions pour les établisse-ments de plus de 200 agents. C'est le cas d'Horoquartz, d'Ares, de Pyré-nées informatique, de Symphonie on line…

Si la plupart des éditeurs dit viser des établissements de plus de 1000 agents, rares sont ceux qui ont l'expérience des grands projets.

C'est le cas des spécialistes de l'informatique que sont IBM, Sopra, GFI, Datapoint ou Temposoft. C'est celui également de quelques éditeurs spé-cialisés comme Chronotique ou Atoss qui a de nombreuses références dans de très grands établissements en Allemagne.

c.f. Tableau 2 : « Taille des établissements visés » ci-dessous.

Tableau 2 : Taille des établissements visés

Cible prioritaire

Nom de l’entreprise Taille moyenne des sites clients

grands établis-sements (de plus de 1000

agents)

établissements de taille

moyenne (de 200 à 1000 agents)

établissements de petite taille (< à

200 agents)

Ares 700 à 1000 agents oui oui non

Atoss Software 1500 agents oui non non

Bodet 150 agents oui oui oui

Chronotique 800 agents oui oui non

Datapoint 2000 agents oui non non

Diags nr nr nr nr

Equitime nr nr nr nr

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) 500 agents oui oui oui

Horo Quartz GT 200 à 500 agents non non non

IBM Plus de 200 agents oui non non

Inovia nr nr nr nr

Lambert Alcyon > 400 agents nr nr nr

Pyrénées Informatique 300 agents non oui non

S.I.H.P.I.C Hôpitaux de 500 à 1500 lits non oui non

Sopra 500 à 5000 agents oui non non

Stilog nr nr nr nr

Symphonie On Line 700 agents non non non

Temposoft > 5 000 agents oui non non


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3.3. Ressources consacrées à la santé

Les effectifs d’études et développement consacrés au secteur de la santé varient beaucoup d'un éditeur à l'autre. On peut distinguer trois types d'éditeurs :

- Ceux qui, ayant une activité traditionnelle dans le monde de la santé, ont développé des modules de gestion des temps pour enrichir leur of-fre. C'est le cas de Symphonie on line, de Pyrénées informatique ou du Siphic,

- Les spécialistes de la gestion des temps qui ont investi plus ou moins massivement dans ce secteur jugé stratégique. C'est depuis quelques années le cas de GFI. C'est depuis moins longtemps celui d'Ares, de Chronotique ou d'Horoquartz. Ces éditeurs ont, en général, mis en place des équipes spécialisées pour acquérir et renforcer leurs compé-tences métier,

- Les éditeurs qui n'ont, enfin, pas de politique spécifiquement dédiée au monde de la santé, ce qui ne leur interdit pas d'équiper de manière satisfaisante des établissements de soins. On retrouve dans ce groupe aussi bien Sopra que Temposoft ou Stilog.

On pourrait être surpris du petit nombre d'éditeurs de gestion des temps vraiment impliqués dans le milieu hospitalier. Cela tient à la conjonction de deux facteurs :

- la complexité des problèmes rencontrés dans les hôpitaux, le rôle donné au planning, ont longtemps intimidé des éditeurs plus à l'aise avec les horaires variables qu'avec les aménagements du temps de travail plus sophistiqués,

- la gestion prudente des crédits clients de la part d'entreprises de taille moyenne longtemps restées fragiles.

Cet intérêt tout récent de ces éditeurs pour les problématiques hospitaliè-res explique que dans tous les hôpitaux que nous avons visités, il ait fallu réaliser des développements spécifiques. Plusieurs de nos interlocuteurs ont même eu le sentiment d'avoir, par leurs demandes, participé au per-fectionnement des progiciels dont ils s'étaient équipés. Ceci explique que la mise en œuvre de ces projets fait souvent l’objet de délais très longs.


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4. Les caractéristiques techniques

4.1. Systèmes d'exploitation, bases de données

Unix, Windows NT et Oracle sont de très loin les standards les plus ré-pandus. Linux est cependant présent chez cinq éditeurs dont quatre spé-cialistes de la gestion des temps : Horoquartz, Chronotique, Ares et Atoss software.

Des applications sous OS400 et DB2 400, le système d'exploitation et le SGBDR des machines AS 400 d'IBM, sont disponibles chez quatre édi-teurs (Atoss, Horoquartz, IBM et Pyrénées informatique) parmi tous ceux qui ont fait l’objet de cette étude.

4.2. Architectures

Les architectures client-serveur qui permettent de partager l'application entre plusieurs utilisateurs se sont généralisées ces dernières années. Mais toutes ne sont pas construites de la même manière comme l'indique le tableau 3 « Les solutions client-serveur » pages suivantes.

Technologie récente, l'internet n'est pas encore pleinement utilisée chez tous les éditeurs. On observera cependant que tous ou presque ont des projets en ce sens. Il est vrai que les technologies web permettent de bien mieux communiquer avec les agents et de leur transférer éventuellement une partie des tâches confiées à l’encadrement de proximité (comme la correction de certaines anomalies). A terme, ces technologies pourraient permettre d'intégrer la gestion des temps dans un poste de travail où l’agent trouverait toutes les informations de ressources humaines qui le concernent.

Dans l'état actuel de l'offre, on peut être amené à construire des solutions mixtes associant des postes client serveur pour les utilisateurs les plus impliqués dans la gestion des temps et des postes intranet pour l’encadrement de proximité et les agents.


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Tableau 3 : Les solutions client-serveur

Nom de l’entreprise Est-il client-

serveur ?

Si oui, que trouve t-on sur le serveur ? Sur les postes client ?

Si le logiciel est client-serveur,

existe-t-il une pro-cédure de télé-

chargement auto-matique ?

Quelles technolo-gies réseau sont

utilisées ?

Quelle bande passante est requise pour une

installation avec 10 pos-tes ?

Ares oui Données et programmes Exécutables oui Ethernet et clients fins METAFRAME

10 Mbt

Atoss Software oui

Accès à la base de données ; liaison terminaux ; program-mes batch ; fonctionnalités de calculs ; interfaces

Interface graphique ; tests logiques des saisies oui TCP/IP ; APPC,

(Internet)

Fonction de l'installation et des besoins spécifiques de la société util isatrice

Bodet oui Base de données IHM oui nr En GAC une ligne 64KB est imposé

Chronotique oui Les exécutables, les règles, la bdd, les programmes de ges-tion de l’application.

Les formes écrans, grilles d’états et des menus (l’application reste sur le serveur)

nr TCP/IP (ethernet ou token ring) nr

Datapoint oui

Base de données Oracle. Services de mise à jour du planning et des pointages. Batchs (extractions, consoli-dations, contrôles des anom a-lies)

IHM, éditions, suivi des traitements, mise à jours des paramètres. Techni-quement : l'application client (exe et librairie Pbl,dll Powerbuilder), les DLL de communication SQL-NET d'Oracle

oui TCP/IP (sockets) Environ 0,03 mb (très fai-ble)

Diags Oui Base de données Exécutables oui Indépendant de la technologie utilisée 2 Mo et plus

Equitime oui La base de donnée, le ser-veur intranet

L'application décisionnelle, le navigateur oui TCP/IP nr

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) oui Les données et les traite-ments batch IHM oui Ethernet TCP/IP nr

Horo Quartz GT oui Serveur d’applicatifs, Base de données, Serveur Web

Interface utilisateur (si Client/Serveur), Navigateur Internet (si module Intra-net)

non Protocole TCP/IP Variable suivant environ-nement, mais faible


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Nom de l’entreprise Est-il client-serveur ?

Si oui, que trouve t-on sur le serveur ? Sur les postes client ?

Si le logiciel est client-serveur, existe-t-il une procédure de téléchar-gement automatique ?

Quelles techno-logies réseau

sont utilisées ?

Quelle bande passante est requise pour une

installation avec 10 pos-tes ?

IBM oui Serveur applicatif plus BDR

Client léger oui nr nr

Inovia oui

Le logiciel de communica-tion Serveur via IP, + le moteur d’optimisation lui-même

Le logiciel de communi-cation client via IP non Internet protocol

Un simple réseau d’entreprise. La seule information qui circule est la demande d’optimisation du client. Le serveur ré-alise ensuite les échanges d’informations entre la base de données et le moteur d’optimisation.

Lambert Alcyon oui nr Module client léger oui nr Client léger Pyrénées Informatique oui nr nr oui nr nr

S.I.H.P.I.C oui

Les exécutables (pro-grammes, procédures) et les données (base de données)

Les grilles d’écran oui Ethernet TCP/IP 10 Mo/s minimum

Sopra oui

Gestion de la base de données. Calcul et règle de gestion client. Paramé-trage du client (pour limiter les échanges)

Interface graphique. Une partie du paramétrage (pour limiter les échan-ges)

non TCP/IP 30 kilobit/seconde

Stilog I.S.T. oui La base de données avec toutes les données du planning et le paramétrage

Un exécutable de Visual Planning oui

Indépendant des technologies (réseaux compa-tibles Windows)

nr

Symphonie On Line oui

Intégralité des données et des programmes. NB : Ariane est sous Pick, Clepsydre sous Ora-cle/Uniface

Interface Homme Ma-chine WINDOWS non TCP/IP 64 kb

Temposoft oui 3 serveurs logiques WEB, SGBD, optimisation

Affichages, Calculs sim-ples

oui TCP / IP 64 K


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5. La saisie des données

On associe en général gestion des temps et badgeage. C'est une erreur : on peut gérer les temps sans badgeage, en utilisant une gestion par défaut qui re-pose sur la seule saisie des incidents (absences, retards…). On n'a de fait be-soin d'outils de saisie des temps que dans un nombre limité de situations :

- lorsqu'on pratique les horaires variables qui exigent, par définition, une sai-sie précise des temps d'entrée et de sortie,

- lorsqu'on pratique le temps choisi qui demande, de la même manière, une comptabilité précise des temps de présence,

- lorsque, enfin, on souhaite contrôler les temps de présence des agents.

L'introduction d'une saisie des temps est souvent mal vécue par les agents qui y voient un système de contrôle et de surveillance. L'expérience montre pour-tant que ces réticences sont vite levées. C'est, d'abord, que cette saisie accom-pagne des mesures d'aménagement du temps de travail appréciées. C'est, en-suite, qu'elle garantit l'équité dans les temps travaillés : le contrôle interdit les si-tuations non réglementaires.

Plusieurs méthodes sont envisageables et ne sont pas toutes équivalentes :

- la plus connue est le badgeage qui repose sur l'utilisation de terminaux dé-diés, les badgeuses ou pointeuses. S'il en existe de différentes sortes, les modèles les plus courants utilisent des badges. Certaines entreprises asso-cient saisie des temps et contrôle d'accès, ce qui suppose qu'existent des in-terfaces entre les deux systèmes;

- d'autres pensent au téléphone, solution séduisante mais peu utilisée. Elle se heurte en effet à une double difficulté : les équipements téléphoniques dis-ponibles ne sont pas toujours adaptés, les éditeurs de logiciels de gestion des temps n'ont en général pas de compétences dans le domaine de la té-léphonie. Six éditeurs, tous spécialistes de la gestion des temps, proposent cependant cette solution;

- la saisie sur écran, notamment via internet, est une solution qui progresse aujourd'hui rapidement. En l'espace de quelques mois une dizaine d'éditeurs ont enrichi leur catalogue d'une offre de ce type. Il est vrai qu'elle présente de nombreux avantages : simplicité du déploiement là où tous les collabora-teurs sont équipés de micros, coûts (on fait l'économie des badgeuses et de leur mise en réseau), possibilité d'intégrer la saisie à d'autres fonctions, no-tamment d'information. Certains gestionnaires lui reprochent, cependant, de laisser aux agents une trop grande marge de manœuvre. Pour peu qu'un agent entre en réunion dès son arrivée au travail, il peut ne pointer que plu-sieurs heures après son entrée dans les locaux. Si l'on veut éviter la généra-


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tion d'anomalies à corriger, il faut lui laisser la possibilité de déclarer lui-même ses heures d'entrée dans l'établissement. Mais comment éviter alors les déclarations inexactes ?

Les badgeuses restent donc la solution la plus courante. Leur mise en œuvre conduit en général à bien étudier :

- Le choix des emplacements, question dont on se préoccupe d'autant plus que le budget est plus faible : les badgeuses coûtent, en effet, assez cher. Elles reviennent rarement à moins de 10 000F par unité, coût auquel il faut ajouter les coûts de maintenance, de câblage, des badges,

- La cohérence des badges de saisie des temps avec les autres badges que possèdent les agents pour le restaurant, le parking, l'accès aux locaux ou aux applications informatiques (carte de la famille des CPS)…

Le tableau 4 « La saisie des données » page suivante reflète les réponses des fournisseurs quant aux types de terminaux proposés dans leurs solutions.


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Tableau 4 : La saisie des données

Quels sont les types de terminaux de saisie proposés Quel type de saisie ces terminaux utilisent-ils

Nom de l’entreprise Terminaux de saisie Badgeuses Ecran infor-

matique

Système basé sur le téléphone

Système basé sur intranet, internet Douchette Carte magné-

tique Carte à puce

Ares oui oui oui oui oui oui oui oui

Atoss Software oui oui oui oui oui oui oui oui

Bodet oui oui oui non oui oui oui non

Chronotique oui oui oui oui oui non oui oui

Datapoint oui oui non non non non oui non

Diags non non non non nr nr nr nr

Equitime non non oui non oui

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) oui oui oui oui oui oui oui oui

Horo Quartz GT oui oui oui oui oui oui oui oui

IBM non non non non non nr nr nr

Inovia non nr nr nr nr nr nr nr

Lambert Alcyon oui oui oui non oui oui oui oui

Pyrénées Informatique oui oui oui non non oui oui oui

S.I.H.P.I.C oui oui oui non non oui oui oui

Sopra oui oui oui oui oui oui oui non

Stilog I.S.T. non non non non

Symphonie On Line non nr nr nr nr nr nr nr

Temposoft oui oui oui non oui oui oui oui


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6. Intégration et paramétrage

6.1. Interfaces

On appelle interfaces, les programmes qui permettent à deux applications de "dialoguer", d'échanger des informations. Elles évitent les saisies mul-tiples des mêmes données et sont nécessaires chaque fois que l'on sou-haite faire communiquer deux applications qui n'ont pas été conçues pour fonctionner ensemble. Dans le domaine de la gestion des temps, plusieurs types d'interfaces peuvent être nécessaires :

- avec les matériels de saisie, qu'il s'agisse des badgeuses ou des sys-tèmes de contrôle d'accès,

- avec les applications de GRH, notamment la paie,

- avec les principaux outils bureautiques (traitement de texte, tableur…),

- avec les outils d'exploitation de données type Cognos ou Business Ob-jects,

- avec, enfin, les logiciels de planification.

Chacun de ces types d'interface pose des problèmes spécifiques. De ma-nière générale, les interfaces doivent être examinées avec attention. Leur développement peut, en effet, créer des difficultés et demander des inves-tissements significatifs.

Les paragraphes qui suivent décrivent les interfaces disponibles, mais aussi importantes soient-elles, il ne faut pas attendre de ces programmes qu'ils règlent tous les problèmes de communication entre applications. Il faut également se soucier des méthodes de travail, comme le montrent les difficultés rencontrées dans plusieurs des établissements que nous avons visités avec les mutations, mobilités et créations de poste. Ces méthodes, ces organisations du travail, doivent être prises en compte pour définir no-tamment la fréquence et le « sens de l’interface », c’est à dire quelle est l’application émettrice et celle réceptrice de l’information. Le cadre infirmier qui planifie son travail a besoin d'informations sur les effectifs dont il dis-posera dans les semaines à venir. Si les ressources humaines reportent la saisie des informations sur les mutations ou créations de poste au tout dernier moment (c'est-à-dire lorsqu'il faut réaliser la paie), son planning ne sera pas correct. Pour qu'il puisse travailler de manière satisfaisante, il faut donc que le gestionnaire de la DRH anticipe ses saisies, ce qui sup-pose une réorganisation de ses tâches et de ses priorités.


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6.1.1.Les interfaces avec les systèmes de contrôle d'accès

Ces interfaces sont utiles si on souhaite concentrer sur un même terminal saisie des temps et contrôle des accès.

Les systèmes de contrôle d'accès sont nombreux. On peut en trou-ver de plusieurs constructeurs ou de plusieurs générations dans le même établissement. Il faut en général faire des développements spécifiques ou, plus simplement, exploiter les fichiers ASCII (il s'agit d'un standard utilisé pour l'échange d'informations) que produisent ces matériels.

6.1.2.Les interfaces avec les badgeuses

Les badgeuses ne posent de problème que lorsqu'on utilise d'autres matériels que ceux fournis par l'éditeur du logiciel de gestion des temps. Ce que l'on peut être tenté de faire lorsque l'on est déjà équi-pé de matériel et que l'on veut éviter d'alourdir inutilement le budget (rappelons qu'une badgeuse coûte en moyenne de 8 à 10 000F, somme à laquelle il convient d'ajouter les frais d'installation et de câ-blage éventuel et de badges).

Comme l'indique le tableau 5 « Interfaces avec les badgeuses » page suivante, tous les éditeurs ne proposent pas de solution pour réutiliser des parcs de badgeuses existants. Beaucoup se contentent de proposer des développements au cas par cas. Cela vient de ce que la question ne se pose que depuis peu, depuis que de grands établissements déjà équipés de systèmes de gestion des temps souhaitent investir dans des logiciels plus performants et mieux adaptés à la gestion des 35 heures. Ce sont les fournisseurs qui in-terviennent le plus régulièrement dans de grands groupes qui ont les premiers développé des interfaces avec d'autres badgeuses que les leurs.

On remarquera également que les logiciels de planification ont rare-ment des interfaces avec les badgeuses. Or un établissement peut souhaiter lier saisie des temps et planification.


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Tableau 5 : Interfaces avec les badgeuses

Nom de l’entreprise

L’entreprise a-t-elle développé des interfaces avec d’autres badgeuses que celles qu’elle

fabrique ou distribue ?

Si oui, lesquelles ?

L’entreprise a-t-elle une offre spécifique pour les entreprises qui souhaitent utiliser son pro-giciel avec leur parc de termi-

naux de saisie existants ?

Sait-elle faire cohabiter des badgeuses de technologies

différentes ?

Ares oui CEACTI oui oui

Atoss Software oui Titze, GFC, Primion, Interflex, Inca, etc.

oui oui

Bodet non non oui

Chronotique oui nr oui oui

Datapoint oui Mais non commercialisé non oui

Diags non oui oui

Equitime non nr nr

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) oui BULL,SEPSI… non oui

Horo Quartz GT non non oui

IBM non nr oui oui

Inovia oui Lambert Alcyon, via une inté-

gration du moteur dans le progiciel OSATYS

nr nr

Lambert Alcyon oui nr oui oui

Pyrénées Informatique non non non

S.I.H.P.I.C oui Badgeuses de la société ASICE

non oui

Sopra oui Benzing / Baudet non oui

Stilog I.S.T. nr nr nr nr

Symphonie On Line nr nr nr nr

Temposoft oui Interfaces COM / DCOM // APIs normalisées oui oui


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6.1.3.Les interfaces avec les applications GRH

Il y a en permanence des échanges de données entre les logiciels de gestion des temps et les logiciels de gestion des ressources humai-nes, à commencer par la paie. A défaut d'interface avec ces outils les exploitants sont contraints de multiplier les saisies :

- saisies des données de l’agent lorsqu'il est recruté, lorsqu'il est muté ou lorsqu'il reçoit une promotion qui a un impact sur ses droits,

- saisies des éléments variables de paie que les logiciels de ges-tion des temps produisent.

La plupart des éditeurs proposent des interfaces standard avec les outils de paie et de gestion des ressources humaines les plus répan-dus. Ce ne sont pas forcément ceux dont sont équipés les hôpitaux. Et même là où des interfaces standard existent, des développements sont souvent nécessaires, du fait même des aménagements (déve-loppements spécifiques ou paramétrages personnalisés) que les uti-lisateurs ont apporté à leur progiciel. On trouve sur le tableau 6 « Les interfaces avec les outils de paie et de GRH », page suivante, tout à la fois des données sur les interfaces standard disponibles et sur les temps de développement pour des interfaces nouvelles.

Comme on le voit sur le tableau 6, les durées de développement des interfaces varient de manière significative entre éditeurs et chez un même éditeur : de 2 à 10 jours chez GFI, de 5 à 10 jours chez Sopra, de 20 à 100 jours chez SIPHIC.

Cela tient à plusieurs facteurs :

- à la complexité des applications de ressources humaines qui s'éloignent souvent du standard dans les grandes organisations,

- à l'expérience et aux outils des éditeurs : ceux qui proposent des solutions intégrées ont souvent moins d'expérience de ces tra-vaux d'interfaçage que ceux dont le logiciel est systématiquement interfacé avec d'autres applications,

- aux politiques commerciales : certaines durées d'interfaçage sont si longues qu'elles sonnent comme une invitation à acheter une solution intégrée « gestion des temps et gestion des ressources humaines ».


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Tableau 6 : Les interfaces avec les outils de paie et de GRH

Nom de l’entreprise Le progiciel possède-t-il des inter-faces standard pré-paramétrées

avec des produits de paie? Si oui, lesquels ?

Ares oui Cpage, Agirh, Daphne, Hexagone

Atoss Software oui SAP, ADP, Loga, IBM, etc. Interfaçage avec les autres logiciels importants et très représentés en France en cours

Bodet oui Nous nous interfaçons avec plus de 80 paies du marché

Chronotique oui Symphonie Online, Mc Esson …

Datapoint oui GIPSIE (GRH AP-HP développée à partir de SIGAGIP de CGI/IBM)

Diags nr nr

Equitime oui Sage (et selon la demande du client avec le module import/export)

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) oui HR Access, Sigagip, Reference , C-Page, Ccmx, Agirh, Arpege Rh, Kalamazoo, Symphonie On Line, R2i, Pyrenees Informatique, Graph2, Junon, …

Horo Quartz GT oui Tous les logiciels de paie représentatifs du marché

IBM oui JDE, People Soft…

Inovia nr nr

Lambert Alcyon nr nr

Pyrénées Informatique nr nr

S.I.H.P.I.C oui Oui une interface standard existe pour transmettre les variables d’activité aux logiciels de paie GRAPH et PH7, via les logiciels de GRH compatibles avec ces logiciels de paie.

Sopra oui Intégration avec les différents modules de Pléiades RH (Paie, comptabilité pour les activités). Interface avec Hypervision (ADP GSI), Arcole (Ares), SAP

Stilog I.S.T. non

Symphonie On Line oui Produit GRH Symphonie On Line. Paie hospitalière GRAPH2

Temposoft oui Sap Hr, Hr Access, Peoplesoft, Oracle Hrms


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6.1.4.Les interfaces avec les systèmes de planification

Là où ils sont utilisés en liaison avec des outils de collecte et de ges-tion des temps, les progiciels de planification calculent les plannings (la gestion des temps consistant, rappelons-le, à comparer le plan-ning des présences réelles à un planning prévisionnel). Il faut donc développer deux types d'interfaces :

- des interfaces pour adresser au logiciel de gestion des temps les plannings que le logiciel de planification a calculés,

- des interfaces avec l'application (gestion des temps ou GRH) qui possède des informations sur les absences programmées des agents (congés, repos, arrêts maladie…) pour qu'elle les commu-nique au logiciel de planification.

Pour être efficaces, ces interfaces doivent être en temps réel (la mo-dification des plannings doit se faire dès que l'information est connue), ce qui demande des développements importants. Cette contrainte est l'un des arguments qui milite le plus fortement en fa-veur des solutions intégrées qui associent gestion des temps et pla-nification. Mais même dans ce cas, il faut rester prudent. Peu d'en-treprises ont, comme Chronotique ou Temposoft, développé des so-lutions vraiment intégrées. La plupart s’est contenté d'associer un lo-giciel de gestion des temps et un logiciel de planification. Les parte-nariats ou rachats qui se sont multipliés ces dernières années ne sont pas une garantie d'intégration complète.

Le tableau 7 ci-dessous présente les éditeurs dont les produits sont interfacés ou intégrés avec des logiciels de planification.

Tableau 7 : les interfaces avec les outils de planification

Le progiciel est-il

associé à un outil de planification ?

Origine de l’outil de plani-fication

Les échanges de données se font-ils en temps réel ?

Atoss oui Module interne oui

Bodet oui Partenariat avec Equitime non

Chronotique oui Module interne oui

GFI (ex Ceacti) oui Application développée par l’éditeur :Gesplan

non

Horoquartz oui Produit développé par Mana-

tom, société rachetée par Horoquartz

non

Lambert-Alcyon oui Partenariat avec Inovia oui

Stilog oui Partenariat avec Inovia non

Temposoft oui Module interne oui


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6.1.5.Les interfaces avec les outils d'exploitation de données

Ces interfaces sont utiles pour qui veut exploiter de façon approfon-die les données collectées par les logiciels de gestion des temps. Ce peut être utile pour réaliser des études, comprendre des comporte-ments comme l'absentéisme ou plus simplement préparer un bilan social. Autant d'usages spécifiques ou ponctuels, ce qui explique que les logiciels les plus anciens, comme ceux d'Horoquartz, Sopra ou Symphonie on line n'ont pas intégré ces outils dans leurs applica-tions actuellement installées. Ce qui ne veut pas dire qu'ils ne dispo-sent pas d'outils de reporting, mais ils sont en général intégrés et bien moins puissants.

Le tableau 8 fait le point sur l'offre en ce domaine.

Tableau 8 : Les interfaces avec les outils d'exploitation des données

Nom de l’entreprise Le progiciel utilise-t-il des outils de requête du marché ? Si oui, lesquels ?

Ares oui Business Object (avec fourniture de l’Univers), Impromptu (avec fourniture du Catalogue)

Atoss Software oui Atoss Decision Support utilise l'outil d'infocentre de Cognos

Bodet oui Quick Report

Chronotique oui BO, Access, Excel, Cristal report, Co-gnos.

Datapoint non

Diags non

Equitime non

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) oui B.O. IMPROMPTU avec l’infocentre ORACLE

Horo Quartz GT non

IBM oui Impromptu

Inovia nr nr

Lambert Alcyon nr nr

Pyrénées Informatique oui Power Play

S.I.H.P.I.C oui Logiciel IMPROMPTU de la société COGNOS.

Sopra non Business Objects en 2002

Stilog I.S.T. non

Symphonie On Line non

Temposoft oui Olap De Microsoft, Crystal Report


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6.2. Paramétrage

La gestion des temps demande toujours un paramétrage important. Il est souvent confié à des responsables des ressources humaines ou à des uti-lisateurs finaux. Sa complexité, réelle, dépend d'abord des règles à mettre en œuvre. On observe qu'elle est en général corrélée à la taille de l'éta-blissement : plus celui-ci est important plus le temps consacré au paramé-trage est élevé.

Le poids du paramétrage dépend également de la conception des progi-ciels. Il est plus léger sur ceux conçus pour des PME, comme Horoquartz, Lambert-Alcyon ou Bodet que sur ceux installés dans de grandes entre-prises.

Sa difficulté dépend des méthodes utilisées : macro-instructions, langages informatiques, interfaces graphiques… On observera que plusieurs édi-teurs combinent ces différentes techniques, ce qui autorise à partager le paramétrage entre des utilisateurs de compétences différentes. C'est ce que font entre autres Ares, Chronotique, Temposoft, Horoquartz, Bodet, Lambert-Alcyon et Sopra. Toutes ces méthodes ne sont pas équivalentes et font appel à des compétences différentes.

Ce n'est pas surprenant. Il convient, en effet, de distinguer différents types de paramétrage :

- certains peuvent être très simples et confiés à des responsables des ressources humaines, comme lorsqu'il s'agit de modifier un élément de structure dans une organisation ou un cycle de travail,

- d'autres peuvent être beaucoup plus complexes, comme lorsqu'il s'agit d'écrire des règles de gestion associées d’événements d’absence no-tamment. Dans ce cas, l'intervention de l'éditeur est souhaitable. Il connaît mieux que quiconque son produit et est plus en mesure que l'utilisateur d'évaluer l'impact d'un paramétrage sur la maintenance et les performances.

Le temps de paramétrage dépend donc de la complexité des règles de gestion, mais également de la construction des produits. Les logiciels de type "boite à outils" qui offrent le plus de possibilités et de souplesse sont aussi ceux qui demandent les temps de paramétrage les plus longs.


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7. Ergonomie de l'application

L'ergonomie est particulièrement importante dans des applications de ce type. Et cette enquête a posé de nombreuses questions aux éditeurs et utilisateurs sur ce thème. Mais au-delà des réponses que les uns et les autres ont appor-tées, trois points doivent être rappelés :

- ergonomie et convivialité ne sont pas forcément synonymes : des écrans ex-trêmement riches peuvent être jugés très ergonomiques par des profession-nels qui privilégient la rapidité et paraître illisibles à des utilisateurs occa-sionnels,

- la qualité d'une application dépend tout autant du paramétrage (et donc de l'analyse) que des caractéristiques des logiciels : bien des défauts d'ergo-nomie tiennent plus d'une analyse incomplète des besoins que d'une fai-blesse du logiciel,

- les objectifs poursuivis dépendent de l'organisation : ils ne sont pas les mê-mes dans les organisations très centralisées qui disposent de spécialistes dont l'essentiel de l'activité consiste à gérer les temps et dans les organisa-tions décentralisées qui confient ces tâches à des personnels qui ont beau-coup d’autres activités.

7.1. Postes de travail & écrans

7.1.1.Personnalisation

La personnalisation des écrans est nécessaire dans les organisa-tions décentralisées qui partagent l'application entre des utilisateurs aux responsabilités différentes : administrateurs, spécialistes des ressources humaines, responsables d’encadrement… n'ont pas les mêmes besoins d'information, ne sont pas appelés à effectuer les mêmes opérations. Ne serait-ce que par souci de lisibilité des écrans, on a intérêt à ne donner à chacun que ce dont il a besoin. Le spécialiste des ressources humaines devra pouvoir accéder à des in-formations synthétiques qui n'intéressent pas le responsable d'enca-drement qui a, lui, besoin, de données concrètes et immédiatement accessibles sur les congés et horaires de son équipe.

Tous les logiciels n'offrent pas les mêmes possibilités. On pourrait les classer en trois catégories :

- les logiciels qui offrent peu de possibilités de personnalisation, catégorie dans laquelle on retrouve aussi bien des produits de conception ancienne comme ceux de Sopra, Symphonie on line,


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Siphic ou Horoquartz que des produits plus récents comme ceux d'Atoss ou Equitime,

- les logiciels "ouverts" qui se prêtent à de nombreux aménage-ments, comme ceux d'IBM, Chronotique ou Temposoft,

- les logiciels à mi-chemin, catégorie dans laquelle on peut ranger la plupart des autres produits ici analysés.

7.1.2.Lisibilité des écrans

La représentation des données est l'une des grandes difficultés de la conception de ces logiciels. Il faut, en effet, traiter plusieurs problè-mes et trouver :

- une représentation satisfaisante des plannings. La plupart des lo-giciels utilise les techniques du damier avec en abscisse les noms des agents et en ordonnée les dates,

- le moyen de présenter dans des cases forcément réduites un grand nombre d'informations : code horaire, code absence…

- le moyen de représenter sur l'écran des périodes suffisamment longues pour que l'utilisateur puisse visualiser son planning sur plusieurs semaines.

Aucun logiciel ne traite cette question de façon complètement satis-faisante. Les difficultés les plus courantes sont :

- le choix de plannings trop courts : la quatorzaine ne convient pas lorsque l'on raisonne sur le mois, ce que l'on fait encore : on affi-che le planning mensuel dans le service, on transmet les varia-bles de paie sur un mois, et la majorité des cycles de travail (en volume) se reproduit harmonieusement sur un mois. Sur les logi-ciels de Pyrénées informatique et Symphonie on line, on ne peut pas visualiser de planning mensuel,

- un nombre trop limité d'agents visualisable sur l'écran, défaut par-ticulièrement sensible chez Symphonie on line, Sopra et Siphic,

- l'absence sur le planning des heures d'arrivée ou de départ, in-formations pourtant utiles, comme chez Horoquartz, Sopra, Lam-bert-Alcyon et Symphonie on line,

- le décalage entre les représentations écran et les représentations imprimées : l'utilisation de couleurs utile sur l'écran pose pro-blème pour qui n'est pas équipé d'imprimantes couleur.

Ajoutons que la lisibilité des écrans et des états ne dépend pas seu-lement du logiciel, mais également des codes choisis. Pour ne pren-dre qu'un exemple, dans certains des établissements hospitaliers que nous avons visités, on a repris les codes utilisés par le logiciel de GRH pour décrire les motifs d'absence. Ces codes ayant été


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conçus pour des spécialistes des ressources humaines n'ont rien de naturel et les cadres de proximité sont en permanence confrontés à des sigles peu explicites.

7.2. Automatismes

7.2.1.Aides à la saisie

Dans la mesure où la gestion des temps demande beaucoup de sai-sie, tout ce qui les simplifie et automatise est souhaitable. Ces aides peuvent être de différentes sortes :

- affichage automatique des libellés associés aux codes horaires,

- contrôle automatique des valeurs avec signalement des valeurs manifestement fausses,

- invisibilité des zones de saisie interdites,

- remplissage des zones obligatoires avec des valeurs par défaut.

On retrouve les unes ou les autres sur la plupart des logiciels. Mais pas forcément toutes à la fois. Les progiciels d'Atoss et de Stilog ga-gneraient, en ce domaine, à évoluer.

7.2.2.Alertes, alarmes

La complexité des règles de gestion des temps dans les établisse-ments hospitaliers, les modifications qu'introduit la réduction du temps de travail, certains agents méconnaissant leurs droits et sou-haitant savoir combien de jours de congés il leur reste à prendre, im-posent d'anticiper les calculs de soldes de congés. A défaut, on ris-que de se retrouver avec des effectifs insuffisants dans des périodes de forte charge de travail, avec des agents qui doivent s'absenter plusieurs semaines pour épuiser des congés qui n'ont pas été pris à temps ou avec des règles contournées.

Les alertes et alarmes sont le moyen d'anticiper les incidents et de les éviter. Elles peuvent se présenter sous différentes formes : listes, messages, signalisation couleur, bip sonore…

La plupart des logiciels de gestion des temps ont développé des sys-tèmes d'alarme, comme l'indique le tableau 9 « Alertes, alarmes », pages suivantes, qui :

- examine la possibilité de paramétrer des alarmes automatiques,

- donne une liste des alarmes que l'on peut programmer,

- indique s'il y a traçabilité du forçage des erreurs bloquantes


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Tableau 9 : Alertes, a larmes Quel type d’alarme peut-on programmer ?


Peut-on pro-grammer la génération

automatique d’alarmes ?

Les actions provocant les alarmes sont-elles tracées ?

Dépassement de seuils

Garanties minimales non

atteints

Délais de pré-venance

Absences prolongées

Fin de période Autre

Ares oui oui oui oui oui oui oui Toute alarme deman-dée par le client (paramétrable)

Atoss Software oui oui oui oui non oui non Bodet Paramétrable oui oui oui non oui oui Infraction Loi Aubry II Chronotique oui oui oui oui oui oui oui (1) Datapoint oui oui oui oui non oui non Diags non oui Equitime oui oui oui non oui non oui

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) oui oui oui oui non non oui Sur pointage, présence, absence

Horo Quartz GT oui non oui oui oui oui oui IBM oui oui oui oui oui oui oui Inovia nr nr nr nr nr nr nr nr Lambert Alcyon oui oui oui oui non non oui Pyrénées Informatique nr oui oui oui non oui oui S.I.H.P.I.C oui oui oui oui oui non non (2) Sopra oui non oui oui oui oui oui

Stilog I.S.T. oui oui non non non non oui Evènements planifiés arrivant à échéance

Symphonie On Line non non non non non non non Temposoft oui oui oui oui oui oui oui Paramétrable

(1) Violation plages fixes, badgeuse non autorisée, badge non valide, présence imprévue, badgeage manquant, absence imprévue, présence non autorisée, etc. (2) Contrôle des effectifs au travail par rapport aux seuils minimum (paramétrés par emploi, jour et type d’horaire).


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Alertes, alarmes (suite)

Sous quelle forme se présentent les alarmes ?

Nom de l’entreprise Peut-on programmer la génération auto-

matique d’alarmes ?

Les actions provo-cant les alarmes

sont-elles tracée ? Message Liste d’anomalies

prévisionnelles Signalisation cou-

leurs Autre

Ares oui oui oui oui oui Compte rendu détaillé

Atoss Software oui oui non oui oui

Bodet Paramétrable oui non oui oui

Chronotique oui oui oui oui oui Impressions et listes automatiques

Datapoint oui oui oui oui non

Diags Non Oui Oui Nr Oui

Equitime oui oui oui non oui

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) oui oui oui non non

Horo Quartz GT oui non non oui non

IBM oui oui oui oui oui

Inovia nr nr nr nr nr nr

Lambert Alcyon oui oui oui oui non

Pyrénées Informatique nr oui oui oui non

S.I.H.P.I.C oui oui non oui oui

Sopra oui non oui oui oui

Stilog I.S.T. oui oui oui non non Bip sonore

Symphonie On Line non non oui non non

Temposoft oui oui oui oui oui Bulle d'aide


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Deux logiciels, Chronotique et Siphic se distinguent en offrant une très large gamme d'alertes et alarmes. A contrario, on notera les fai-blesses sur ce point du produit de Symphonie on line actuellement installé dans les centres hospitaliers.

7.2.3.Workflow, gestion événementielle

Workflow et gestion événementielle permettent de déclencher auto-matiquement une ou plusieurs actions à la suite d'un événement. Cet automatisme est utile lorsqu'une même opération doit être partagée entre plusieurs utilisateurs, comme lorsqu'une demande de congé doit être validée par un supérieur hiérarchique puis, une fois validée par celui-ci renvoyée à l’agent et adressée à la direction des res-sources humaines.

Cette fonction longtemps négligée parce qu'inutile dans les organisa-tions traditionnelles est indispensable dans deux cas :

- lorsque l'on souhaite partager la gestion des temps entre direction des ressources humaines et responsables d’encadrement,

- lorsque l'on donne aux agents l’accès à des informations sur un micro-ordinateur.

Workflow et gestion événementielle sont des techniques informati-ques apparues il y a quelques années seulement, il n'est donc pas surprenant qu'elles soient surtout présentes sur les logiciels les plus récents : Ares, Chronotique, Temposoft, Equitime… Elles sont sou-vent absentes ou incomplètes dans les logiciels de conception plus ancienne (c.f. Tableau 10 : « Workflow, gestion événementielle »).


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Tableau 10 : Workflow, gestion événementielle

Nom de l’entreprise Le progiciel permet-il une gestion événementielle ?

Avec partage des tâches entre plusieurs utilisateurs et transfert

automatique des données de l’un à l’autre ?

Permet-il, par exemple, de générer automatiquement un e-mail à destination d’un sala-

rié ou d’un secrétariat lors-qu’il y a une anomalie ?

L’ensemble de ces actions peuvent-elles être réalisées par l’informaticien du client sans l’intervention du four-

nisseur ?

Ares oui oui oui oui

Atoss Software non non oui non

Bodet oui oui oui oui

Chronotique oui oui oui oui

Datapoint non non non non

Diags oui oui non oui

Equitime oui nr oui oui

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) non non non nr

Horo Quartz GT oui non nr oui

IBM oui oui oui oui

Inovia nr nr nr nr

Lambert Alcyon oui oui oui oui

Pyrénées Informatique non oui non nr

S.I.H.P.I.C En partie (pour certains évène-ments)

oui oui non

Sopra oui oui oui non

Stilog I.S.T. oui oui non oui

Symphonie On Line non non non non

Temposoft oui oui oui oui


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7.3. Gestion des anomalies

On appelle anomalie dans les systèmes de gestion des temps avec bad-geage tout écart entre le planning prévisionnel d'un agent et son emploi du temps réel. Une anomalie peut être liée à une absence imprévue, une absence maladie, par exemple, à un retard, à un déplacement qui l'a em-pêché de badger ou, plus simplement, à un oubli de badgeage.

C'est au gestionnaire de gestion des temps que revient la correction (lors-qu'il s'agit d'un oubli ou d'une impossibilité de badgeage) de l'anomalie ou sa qualification (il indique alors de quel type d'événement il s'agit). Ces in-terventions sont indispensables pour distinguer ce qui relève des élé-ments variables de paie de ce qui relève de simples incidents sans in-fluence sur la rémunération. Elles conduisent à des contacts avec les agents auxquels on demande des précisions, mais également au traite-ment de documents administratifs, comme les arrêts maladie.

L'organisation de cette gestion dépend de l'organisation de l'établisse-ment. On peut hésiter entre trois solutions :

- une centralisation complète qui suppose la création d'un bureau des pointages et la constitution d'une équipe de spécialistes chargés de la gestion des temps,

- une décentralisation complète : on confie alors les opérations aux res-ponsables d’encadrement ce qui suppose notamment qu'ils soient des-tinataires des arrêts maladie,

- une solution mixte qui revient à partager le travail entre la direction des ressources humaine destinataire des arrêts maladie et l’encadrement de proximité qui prend en charge le traitement des anomalies couran-tes.

Les solutions décentralisées ont de nombreux avantages : même si elles nécessitent toujours une supervision par la direction des ressources hu-maines, elles impliquent plus le responsable d’encadrement dans la ges-tion quotidienne de ses équipes. Elles évitent les rigidités inutiles et de dédier des agents des ressources humaines à ces actions, mais elles sont plus contraignantes que les solutions centralisées. On ne peut attendre d'un responsable d’encadrement qu'il passe beaucoup de temps à saisir des motifs d'absence. On ne peut, non plus, exclure, que son remplaçant pendant ses périodes de congé n'ait pas reçu de formation au progiciel. Il faut donc tout à la fois concevoir des organisations adaptées (avec des référents, des binômes, une hot-line interne) et être attentif à l'ergonomie de l'application.

Cette ergonomie dépend de trois facteurs :

- du niveau de détail des données que souhaitent obtenir les gestionnai-res de la direction des ressources humaines : plus on multiplie les mo-


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tifs d'absence, meilleures sont les statistiques, mais plus difficile est l'apprentissage de l'application

- de l'ergonomie du logiciel qui, dans ce domaine, tient au nombre d'écrans à manipuler pour corriger une anomalie, à la possibilité de corriger simultanément un lot d'anomalies (comme lorsque par exem-ple tous les agents arrivent en retard du fait d'une grève des transports en commun), à celle de distinguer et traiter de manière différente les anomalies selon leur gravité. Le traitement de ces opérations est ra-rement convaincant. Sur la plupart des logiciels, les corrections de-mandent de passer sur la fiche de l’agent ce qui suppose la manipula-tion d'au moins deux écrans : la liste des agents avec les anomalies, la fiche individuelle de chaque agent en anomalie.

- de la manière dont il traite les cas peu conventionnels comme la su-perposition de plusieurs types d’absence (ou d’événements) : maladie pendant les périodes de congé annuel… Le plus souvent les logiciels les signalent, certains rejettent les écritures. Tous, cependant, ne trai-tent pas ces situations. C'est le cas des progiciels de Lambert-Alcyon, Siphic, GSI, Equitime et Stilog.

Les fonctions de contrôle

Deux autres fonctions directement liées à la gestion des anomalies doi-vent être examinées dans le détail :

- Le contrôle des fichiers avant leur envoi au système de paie. Toute anomalie non corrigée pouvant amener le logiciel de paie à rejeter le fichier, il est important que le logiciel effectue, avant envoi, un contrôle systématique des corrections et signale toutes les anomalies qui n'au-raient pas été traitées. L'absence de cette fonction sur les logiciels d'Atoss et Sopra est un handicap ;

- La possibilité d'analyser la manière dont ont été corrigées les anoma-lies, ne serait-ce que pour éviter qu'ici ou là, certains cadres n'utilisent pas les possibilités de correction pour masquer des retards ou des ab-sences. Cette fonction n'est disponible en standard que sur les logi-ciels d'Horoquartz, Siphic et Ares.

(c.f. Tableau 11 : « Les fonctions de contrôle », page suivante)


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Tableau 11 : Les fonctions de contrôle

Nom de l’entreprise Y a-t-il un contrôle sur les correc-

tions d’anomalies avant l’envoi du fichier à la paie ?

Le progiciel permet-il d’effectuer des calculs statistiques sur les

opérations comme le nombre de ressaisies manuelles du bad-

geage ?

Ares oui oui

Atoss Software non non

Bodet oui non

Chronotique oui non

Datapoint oui non

Diags nr nr

Equitime oui non

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) oui non

Horo Quartz GT oui oui

IBM oui oui et non

Inovia nr nr

Lambert Alcyon oui non

Pyrénées Informatique oui nr

S.I.H.P.I.C oui oui

Sopra non non

Stilog I.S.T. nr nr

Symphonie On Line oui non

Temposoft oui non


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7.4. Documentation et formation

La documentation en ligne est importante, notamment dans les phases de démarrage et pour toutes les fonctionnalités utilisées occasionnellement. Tous les logiciels, à la seule exception de ceux d'IBM et d'Inovia qui n'ont pas répondu à cette question, proposent une aide en ligne. Tous, à l'ex-ception de Sopra et de GFI, permettent de l'afficher pour chacune des zo-nes.

Tous les éditeurs proposent des périodes de formation. Elles s'adressent en général aux personnes chargées de la mise en œuvre des logiciels. On observera qu'elles varient de manière significative d'un éditeur à l'autre, ce qui peut être un indice de la plus ou moins grande difficulté de mise en œuvre du produit.

La formation des utilisateurs est elle aussi nécessaire. Les éditeurs peu-vent également la prendre en charge, mais tous n'ont pas les moyens d'organiser la formation de plusieurs dizaines de collaborateurs. Il convient, dans ce cas, d'envisager des formations de formateurs en nom-bre suffisant pour mener à bien le projet, ces formateurs étant chargés de former les utilisateurs au sein de l’établissement.

Le tableau 12 « La formation », page suivante, présente les informations relatives aux formations associées aux logiciels proposées par les édi-teurs.


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Tableau 12 : la formation


Nombre de per-sonnes chargées de l’assistance

client

Nombre de jours de for-mation conseillé pour la personne appelée à pa-

ramétrer le progiciel

Poids dans ce chiffre d’affaire moyen de la for-

mation

Ares 21 5 jours 10 %

Atoss Software 51 5 jours 15 %

Bodet 80 2 à 6 jours nr

Chronotique 12 4 6 %

Datapoint 2 3 semaines 10 %

Diags 3 2 + 2 20,62 %

Equitime 2 2 à 3 jours de formation 20 %

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) 21 4 jours 20 %

Horo Quartz GT 70 3 31 %

IBM Environ 700 per-sonnes

10 à 15 jours pour un ex-pert

nr

Inovia nr De 5 à 10 jours suivant profils

5 %

Lambert Alcyon 20 nr nr

Pyrénées Informatique 15 10 jours nr

S.I.H.P.I.C 2 1 jour 15 %

Sopra 20 5 10 %

Stilog I.S.T. 2 1/2 journée 0 %

Symphonie On Line 4 3 jours nr

Temposoft 14 10 2 %


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8. Identité, organisation et droits

Avant même de paramétrer les règles de gestion des temps, il convient de dé-crire l'organisation, de renseigner les fiches agents, de définir les droits de cha-cun à intervenir sur l'application. Dans les grandes institutions qui organisent la mobilité de leurs collaborateurs entre services, dans celles qui utilisent l'intérim, il faut aussi gérer ces fonctions.

8.1. La fiche d'identité de l’agent

Les informations sur les agents sont disponibles dans les applications de la direction des ressources humaines. Il convient cependant de transférer une partie de ces informations dans l'application de gestion des temps. Certaines de ces informations sont indispensables pour pouvoir reconnaî-tre les agents : nom, prénom, numéro de matricule, service auquel ils sont attachés… D'autres sont nécessaires pour calculer leurs droits. Il faut connaître la date de naissance des enfants pour calculer les droits à congé d'enfant malade, il faut la date de l'entrée de l'agent dans l'établis-sement pour calculer les droits liés à l'ancienneté… on a encore besoin dans le monde hospitalier de distinguer la fonction du grade et de distin-guer l'affectation à un poste et à une unité d'affectation budgétaire (fonc-tion que négligent Bodet, Equitime et qui doit être vérifiée sur les logiciels d'Horoquartz et Temposoft)

Le nombre de champs que l'on peut renseigner peut donc jouer un rôle. Il est sur la plupart des logiciels important et supérieur à 40. On notera ce-pendant qu'on ne peut renseigner que 12 champs sur le progiciel de Si-phic et 15 seulement sur Equitime.

8.2. L'organisation

La gestion des temps demande une description de l'organisation. Il faut que l'on puisse rattacher chaque agent à un élément de la structure hospi-talière (service, unité…). Tous les logiciels permettent cette description de manière satisfaisante pour les établissements les plus petits. Seuls les établissements plus importants doivent entrer dans le détail :

- Il leur faut vérifier la possibilité de gérer plusieurs établissements, ce qu'autorisent tous les logiciels à une exception près (Symphonie on line),

- Il leur faut également s'assurer que le logiciel permet de décrire leur or-ganisation dans toute sa complexité. 5 ou 6 niveaux suffisent en géné-ral, mais plusieurs progiciels en proposent moins (2 niveaux chez Equi-time, 3 chez Bodet, 4 chez Horoquartz et Atoss, 5 chez Lambert-Alcyon),


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- Il leur faut encore s'assurer que l'on peut personnaliser les noms des différents niveaux de structure, ce qui est possible dans à peu près tous les produits,

- Et vérifier que l'on peut affecter des règles particulières à des unités dans la structure, ce qui est nécessaire lorsque l'on rencontre dans un même établissement des unités ou services qui ont des régimes diffé-rents. Lorsque ce n'est pas le cas, comme chez Datapoint, Pyrénées in-formatique ou Siphic, il faut évaluer les solutions de substitution et la charge de travail supplémentaire qu'elles représentent.

On notera cependant une limite assez générale : issus du monde des res-sources humaines, les logiciels de gestion des temps décrivent et gèrent des agents plus que des organisations. Ce qui pose problème lorsque l'on veut planifier les horaires d'un poste qui a été créé mais pas encore affec-té. A défaut de pouvoir créer un poste sans titulaire, on doit créer des agents fictifs, ce qui n'est ni très "élégant" ni très commode.

8.3. Les habilitations

La décentralisation impose une gestion des habilitations : on ne peut pas donner à tous les utilisateurs de l'application des droits d'intervention sur toute la base. Il convient de distinguer :

- les opérations que tel ou tel utilisateur peut effectuer,

- les populations sur lesquelles tel ou tel utilisateur peut intervenir.

A l'exclusion du produit actuellement installé de Symphonie on line (mais on a vu que cet éditeur prépare une prochaine version de son produit), tous les produits présentés dans cette étude disposent de cette fonction.

8.4. La gestion des personnels intérimaires

Les intérimaires ne font pas partie des personnels permanents de l'éta-blissement, la gestion des temps ne peut cependant pas s'en désintéres-ser, ne serait-ce que parce que la facturation de leur travail dépend de leurs temps de présence.

On peut assez facilement traiter leur cas en créant une fiche simplifiée pour chaque intérimaire qui entre dans l'établissement, ce qui suppose que le responsable qui le gère ait l'autorisation de créer des agents dans la base de données.

Mais au-delà de la saisie des nouveaux entrants, se pose la question de la préparation de la paie : le logiciel permet-il de préparer les factures des sociétés d'intérim ? et jusqu'où va-t-il ?

La majorité des logiciels (à l'exception toutefois de ceux de Bodet, Lam-bert-Alcyon, Siphic, Stilog et Symphonie on line) préparent les factures des sociétés d'intérim, un seul, Chronos d'Ares, va jusqu'à les produire.


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9. Tableaux de bord, requêtes Les informations collectées par ces systèmes de gestion de temps ne servent pas seulement à calculer les droits à rémunération, elles sont également utiles pour les agents qui veulent organiser leur vie, l’encadrement qui souhaite gérer ses effectifs et les directions des établissements, notamment les directions des ressources humaines qui cherchent à optimiser les effectifs et construisent des politiques pour, par exemple, lutter contre l'absentéisme.

Trois catégories d'acteurs sont donc susceptibles d'exploiter ces informations : les agents eux-mêmes, les responsables d’encadrement, les directions. Ces dif-férents acteurs n'ont pas besoin des mêmes informations. On verra que les progiciels examinés ne répondent pas à leurs attentes de façon équivalente.

Les informations à destination des agents, qu'il s'agisse des débits-crédits dans le cas des horaires variables, des heures effectuées, des soldes de congés… sont correctement prises en charge sur les progiciels examinés. Elles sont dis-ponibles sous forme papier ou sous forme de messages sur les badgeuses, là où celles-ci existent. Cette qualité d'information tient à l'histoire de beaucoup de progiciels initialement conçus pour gérer les horaires variables qui demandent aux agents une gestion très fine de leur emploi du temps.

De nombreuses requêtes destinées aux responsables d’encadrement sont, sur quasiment tous les progiciels, disponibles en standard. Ce qui ne veut pas dire que l'on trouvera forcément en standard ce que l'on cherche, mais elles peu-vent alors être paramétrées.

A l'exception des progiciels de Bodet, tous les produits ici examinés permettent de réaliser des statistiques sur les variables de paie (par unité d'affectation du personnel, par mois, par catégorie de personnel).

Comme on l'a vu dans le paragraphe sur les interfaces tous ne permettent pas cependant d'intégrer des outils de requête du type Business Objects. Ce qui est gênant pour qui souhaite réaliser des analyses plus approfondies ou qui veut les présenter de manière plus ergonomique avec des graphiques. Sans doute peut-on les programmer dans les logiciels, mais cela demande toujours des dé-veloppements spécifiques qui prennent du temps et coûtent de l'argent.

La réflexion sur les tableaux de bord et les statistiques est de toute première importance. Elle a un impact :

- sur les choix de logiciels : qui veut exploiter des données sur des groupes a intérêt à choisir un logiciel qui s'appuie sur une base de données relation-nelle et intègre des requêteurs du marché,

- sur la conception de l'application et sur ses performances : plus on souhaite entrer dans le détail des analyses statistiques, plus il faut créer de comp-teurs. Toutefois, plus on en crée, plus on risque une dégradation des per-formances et une augmentation de la charge de travail des opérateurs.

(c.f. Tableau 13 : « Tableau de bord, requêtes »)


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Tableau 13 : Tableaux de bord, requêtes


Y a-t-il dans le progiciel des requêtes pré-paramétrées ?

Quelles sont ces requêtes pré-paramétrées ?

Peut-on programmer la présence d’états en ou-verture de l’application (synoptique, liste des

anomalies…) ?

Ces tableaux de bord sont-ils rafraîchis en temps réel ?

Ares oui Environ 160 exemples : Récapitulatif de situation, Etat d’absentéisme, Plannings, Com pteurs divers

oui oui

Atoss Software oui Calendrier des absences, liste des présences, aperçu mensuel, liste d'anomalies, liste des cumuls, planning, analyse statistique, etc.

non non

Bodet oui Fin de période, pré paie, anticipation paie, anomalie, planning, liste agents, badgeages, etc.

oui oui

Chronotique oui Planning individuel, collectif / UF, hebdo, jour, mensuel … Statisti-ques par période / par population / uf / qualification ... (tri multicri-tère) ...

oui non

Datapoint oui Population gérée par un cadre à une certaine période non non Diags non non nr Equitime non nr non oui

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) oui Statistiques, Gestion des droits , Gestion de l’absentéisme …. Plus de 50 requêtes déjà faites

oui non

Horo Quartz GT oui Extractions pour statistiques diverses oui non IBM oui Sur la GTA : compte rendu d'activité, pointage des anomalies, etc. oui oui Inovia nr nr nr nr Lambert Alcyon oui nr oui oui Pyrénées Informatique oui nr oui non S.I.H.P.I.C non nr non oui

Sopra oui Edition des compteurs, édition des justifications, carte annuelle d'absence, carte de pointage, état des anomalies et des alertes, édition du planning, récapitulatif par employé

non non

Stilog I.S.T. oui Filtres et tris divers sur les données non oui Symphonie On Line non non nr Temposoft non nr oui oui


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10. Fonctions de gestion des temps

10.1. Cycles

La gestion des cycles est le quotidien de l’encadrement de proximité qui doit tout à la fois les construire et les mettre à jour.

Les outils disponibles sur le marché n'ont pas été conçus pour aider à l’élaboration de ces horaires et services qui reviennent régulièrement. Les progiciels dédiés à la planification, ceux de Chronotique, GFI, Temposoft, Inovia ou Equitime, peuvent faire des simulations qui aident à choisir le meilleur cycle, mais pas plus. Comme on le verra un peu plus bas, leur fonction est toute différente : elle est d'affecter des agents à des cycles en respectant toutes les règles.

Les logiciels de gestion des temps peuvent par contre faciliter la gestion quotidienne. Lorsqu'un agent pointe, lorsqu'il badge, le logiciel compare l'horaire effectué à l'horaire qu'il aurait dû effectuer. S'il n'y a pas d'écart, il se contente de compter les heures effectuées. S'il décèle une différence, il le signale au gestionnaire qui doit intervenir : soit pour l'effacer si l'ab-sence de pointage est normale, soit pour la renseigner et donner un motif d'absence.

Lorsqu'ils ont des contraintes personnelles, les agents dont l'horaire est réglé par un cycle ont l'habitude d'échanger leur poste. Cela ne gène pas la hiérarchie qui est assurée de disposer des effectifs nécessaires pour réaliser le travail, mais génère plusieurs anomalies qu'il faut corriger (agents absents lorsqu'ils devraient être au travail et présents lorsqu'ils ne devraient pas y être). Le logiciel peut alléger cette charge de travail en corrigeant automatiquement les anomalies et en rattachant l'agent à un autre horaire. La plupart des logiciels proposent une solution pour résou-dre ce problème.

(c.f. Tableau 14 : « Cycles »)


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Tableau 14 : Cycles


Combien de cy-cles peut-on

définir dans un calendrier ?

Quelle est la durée maximum

des cycles ?

Un modèle ho-raire peut-il être qualifié en jour-née, en demi-

journée, en nuit ?

Peut-on rattacher les heures effec-tuées après mi-

nuit à l’horaire de la veille ?

D’autres modèles horaires peuvent-

ils remplacer le modèle initiale-

ment prévu ?

Que fait alors le système de poin-tage ? Choisit-il le modèle le plus

proche de l’horaire effecti-vement réalisé ?

Peut-on affecter plusieurs « cy-

cles » à un agent ?

Ares Illimité 999 semaines oui oui oui oui oui Atoss Software Non limité 64 sem ou 640 j oui oui oui oui oui

Bodet 52 (Equatis) 10 (Kelio)

Pas de l imite oui oui oui oui oui

Chronotique Illimité Illimité oui oui oui oui oui Datapoint Pas de l imite Pas de l imite oui oui oui non oui Diags 999 20 semaines oui oui oui nr non Equitime illimité illimité oui oui oui nr oui

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) Pas de l imite

100 jours mais avec possibilité d’enchaîner des cycles

non oui oui oui oui

Horo Quartz GT 30 210 jours oui oui oui non oui IBM Illimité 14 mois oui oui oui oui oui Inovia nr nr nr nr nr nr nr Lambert Alcyon nr 99 semaines oui oui oui oui oui Pyrénées Informatique nr nr nr oui oui nr non S.I.H.P.I.C Illimité 448 jours oui oui oui oui oui Sopra 52 Pas de l imite non oui oui oui oui Stilog I.S.T. nr nr nr nr nr nr nr

Symphonie On Line Limite uniquement liée à la période du cycle

Pas de l imite oui oui oui non oui

Temposoft Illimité Illimité oui oui oui oui oui


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10.2. Horaires variables

Les horaires variables que prévoit le protocole du 27 septembre 2001 sont un mode d'aménagement du temps de travail introduit en France à la fin des années 70 et très répandu dans les grandes entreprises de type ad-ministratif. Ils donnent aux agents plus de liberté dans la gestion quoti-dienne de leur temps puisqu'ils ont la liberté d'arriver au travail et de le quitter quand ils le souhaitent dans des plages horaires, dites plages va-riables, avec pour seule contrainte de réaliser le nombre d'heures fixé par le règlement dans des périodes prédéfinies. Lorsque les agents dépassent le quota d'heures prévu dans une période, ils bénéficient de périodes de récupération accordées en général sous forme de demi-journées ou de journées.

Cet aménagement du temps de travail demande un suivi très fin et très régulier des temps travaillés et suppose une saisie des temps et une in-formation des agents qui doivent pouvoir décider de leurs horaires en fonction des temps déjà travaillés (de leur crédit ou débit de temps).

Fonction traditionnelle des outils de gestion des temps, les horaires varia-bles sont traités de manière satisfaisante et complète sur tous les logiciels spécialisés qui disposent des compteurs nécessaires pour effectuer les calculs de débit/crédit : Ares, Atoss, Chronotique, GFI, Horoquartz, Lam-bert-Alcyon, Sopra. Elle est moins convaincante dans les applications spécialement conçues pour le monde hospitalier (Siphic, Symphonie on line, Datapoint) et dans celles d'abord conçues pour la planification (Diags).

10.3. Modulation

La modulation qu'il ne faut pas confondre avec l'annualisation (qui n'est que le décompte du temps de travail sur l'année) consiste à faire varier le temps travaillé dans l'année selon la charge de travail. Cela se fait en combinant des périodes basses où l'on travaille moins et des périodes hautes où l'on travaille plus. Elle permet de faire varier les horaires heb-domadaires sans créer d'heures supplémentaires pour peu que l'on res-pecte une moyenne hebdomadaire de 35 heures sur l’année et que l'on ne dépasse pas des maxima hebdomadaires définis par accord.

La gestion de la modulation ressemble pour l'essentiel à une gestion clas-sique des temps, avec cependant quelques contraintes nouvelles :

- il faut construire des plannings prévisionnels qui varient dans l'année,

- il faut calculer les heures consommées et celles qui restent à consom-mer pour éviter de se retrouver en fin d'année dans l'obligation de re-cruter du personnel intérimaire pour remplacer les agents partis massi-vement épuiser leurs jours de congé,


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- il faut appliquer des règles nouvelles en cas d'absence (une absence dans une période haute ne vaut pas plus qu'une absence dans une pé-riode creuse).

(c.f. Tableau 15 : « Modulation »)


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Tableau 15 : Modulation


Permet-il de construire des plannings avec des semaines

de durées diffé-rentes ?

Permet-il de construire des plannings pré-

visionnels ?

Permet-il de comparer un planning des heures réali-sées et un

planning prévi-sionnel ?

Calcule-t-il des soldes de modula-tion (écart entre le total des horaires réalisés et le total des horaires initia-lement prévus) ?

Génère-t-il des alarmes en cas de dépassement des volumes horaires initialement pro-

grammés ?

Permet-il, en cas de sous-activité de

l’entreprise, le report des heures non travaillées sur l’année suivante ?

Permet-il de défi-nir des périodes

de calcul des heures supplé-

mentaires autres que la semaine et

l’année ?

Ares oui oui oui oui oui oui oui

Atoss Software oui oui oui oui oui oui oui

Bodet oui oui oui oui oui oui oui

Chronotique oui oui oui oui oui oui oui

Datapoint oui oui oui non non non non

Diags oui oui oui oui non oui oui

Equitime oui oui oui oui oui oui oui

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) oui oui oui oui oui oui oui

Horo Quartz GT oui oui oui oui oui oui oui

IBM oui oui oui oui oui oui oui

Inovia nr nr nr nr nr nr nr

Lambert Alcyon oui oui oui oui oui oui non

Pyrénées Informatique oui oui oui oui oui nr non

S.I.H.P.I.C non oui oui oui non oui non

Sopra oui oui oui oui oui oui oui

Stilog I.S.T. non oui oui oui oui non non

Symphonie On Line oui oui oui oui non oui oui

Temposoft oui oui oui oui oui oui oui


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10.4. Gestion des présences

Longtemps, la gestion des présences n'a été envisagée sur ces logiciels que comme une forme de contrôle : des écrans rafraîchis en temps réel permettaient, sur les applications les plus abouties, de s'assurer de la pré-sence des agents.

Avec le passage aux 35 heures, qui nécessite une optimisation de l’organisation, cette fonction prend un tout autre rôle puisqu'elle doit tout à la fois permettre une gestion prévisionnelle des effectifs et autoriser les remplacements et emprunts de personnel en cas de manque d'effectifs.

10.4.1. Gestion prévisionnelle des présences

La gestion prévisionnelle des présences présente deux difficultés :

- elle doit être capable d'évaluer les présences en distinguant la présence au poste de travail de la présence au travail. Un agent peut être dans l'établissement sans être à son poste de travail : il suffit qu'il soit en formation…

- elle doit, par ailleurs, décliner cette information en la rendant lisi-ble : pourcentage de présents, liste des postes occupés et des compétences disponibles…

Sur le premier point, tous les logiciels examinés semblent capables de remplir ce rôle, sous réserve, naturellement, qu'on les renseigne, qu'on indique à l'avance que tel agent sera absent pour cause de formation, de déplacement, de mission…

Sur le second, en revanche, des progrès restent à faire. On est sur-pris du faible nombre de progiciels qui propose en standard un calcul du pourcentage des agents présents alors que c'est une fonction demandée dans les administrations qui ont une obligation de conti-nuité de service. Quatre produits se dégagent cependant : ceux d'Ares, Chronotique, Equitime et Temposoft. Trois d'entre eux ont abordé la gestion des temps par la planification.

(c.f. Tableau 16 : « Gestion des présences », page suivante)


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Tableau 16 : Gestion des présences

Le planning permet-il de construire un planning des présences prévisionnelles ?

Nom de l’entreprise en tenant compte des formations

sous forme de liste des agents présents

en donnant un pour-centage de présents

sous forme de listes de postes de travail tenus

sous forme de listes de compétences disponi-

bles

Ares oui oui oui oui oui

Atoss Software oui oui non oui oui

Bodet oui oui non non non

Chronotique oui oui oui oui oui

Datapoint oui oui non non oui

Diags oui oui non oui oui

Equitime oui oui oui oui oui

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) oui oui non non non

Horo Quartz GT oui oui oui oui A l'étude

IBM oui oui oui oui oui

Inovia nr nr nr nr nr

Lambert Alcyon oui oui oui non non

Pyrénées Informatique oui oui non non non

S.I.H.P.I.C oui oui non non non

Sopra oui oui oui non non

Stilog I.S.T. oui oui non oui oui

Symphonie On Line oui non non non non

Temposoft oui oui oui oui oui


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10.4.2. Gestion des remplacements

En donnant au cadre infirmier un état exhaustif des effectifs disponi-bles dans les différentes unités dont il a la charge, une gestion des présences en temps réel pourrait faciliter la gestion des emprunts et remplacements (ou « prêts de personnels »). Dans la plupart des cas, on s'en tiendra probablement aux méthodes actuellement utili-sées : contacts téléphoniques, échanges verbaux… Dans ce contexte, on attend des logiciels de gestion des temps qu'ils sachent accompagner les mobilités et qu'ils éliminent les anomalies qu'elles génèrent. Le salarié ne travaillant dans l'unité dont il dépend, il faut que le logiciel sache affecter simultanément un agent à un poste de travail et à une unité d'affectation budgétaire, ce qui revient à affecter plusieurs imputations à un même pointage. Six logiciels savent le faire : ceux d'Ares, Chronotique, IBM, GFI, Siphic et Sopra.

On peut également demander au logiciel de créer des pools de per-sonnels de remplacement ou des équipes de réserve. La plupart des outils ici présentés l'autorisent.

10.5. Gestion des congés

Avec le passage aux 35 heures et l'introduction de jours de JRTT, la ges-tion des absences est devenue une fonction capitale. On doit distinguer plusieurs éléments :

- le calcul des droits à congé qui varient selon les agents, en fonction de leur statut, de leur contrat de travail,

- le calcul des soldes des jours de congé à prendre, qui dépend du nom-bre de jours de congé déjà pris et qui, lorsqu'il est automatisé, évite les erreurs (jours non pris…) et limite les appels pour information à la DRH,

- la gestion des demandes de jours de congé qu'il convient de rapprocher du workflow puisque les jours de congé qu'un agent pose ne devien-nent congés effectifs qu'après validation par la hiérarchie.

On trouvera dans le tableau 17 « La gestion des absences prévisionnel-les », page suivante, des indications sur les possibilités offertes par les lo-giciels. On remarquera que le calcul des droits à congé des agents en fonction de leur situation personnelle n'est traité que par une minorité d'applications, ce qui suppose que ces calculs soient faits en amont sur le logiciel de gestion des temps (qui devra alors communiquer ces informa-tions aux logiciels de planning).

L'impossibilité de calculer des soldes de congé sur deux logiciels est plus gênante.


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Tableau 17 : La gestion des absences prévisionnelles

Nom de l’entreprise Nombre de motifs d’absence ?

Le progiciel per-met-il de calculer automatiquement

les droits à congés d’un salarié en

fonction des règles de l’entreprise ?

Permet-il de cal-culer les droits à

congés des agents en fonc-

tion de leur situa-tion personnelle

?

Permet-il de cal-culer de manière prévisionnelle les

soldes des congés non-pris

au 31/12 ?

Les absences sont-elles conso-

lidées sous forme de plan-

nings ?

Le progiciel fait-il la différence

entre les dates de congés vali-

dées et non vali-dées ?

Peut-on paramé-trer un type

d’absence priori-taire si chevau-

chement ?

Ares Illimité (limite 3 carac alphanum de aaa à ZZZ)

oui oui oui oui oui oui

Atoss Software Pas limité non non oui oui oui oui

Bodet 50 pour Kélio et infini pour Equatis non non oui oui oui non

Chronotique nr oui oui oui oui oui nr Datapoint Pas de l imite oui nr non oui oui Non

Diags Illimité, mais 30 cou-leurs associées non non oui oui non non

Equitime illimité non non oui oui oui non

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) Jusqu’à 500 codes différents oui oui oui oui non nr

Horo Quartz GT Illimité oui oui oui oui oui oui IBM Illimité oui oui oui oui oui non Inovia nr nr nr nr nr nr nr Lambert Alcyon Libre oui nr non oui oui oui Pyrénées Informatique nr oui non oui oui non nr S.I.H.P.I.C Illimité oui oui oui oui oui non

Sopra Combinatoire de 5 positions non nr oui oui oui oui

Stilog I.S.T. Illimité non non oui oui oui non Symphonie On Line 14 oui non oui oui oui oui Temposoft Illimité oui oui oui oui oui oui


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10.6. Gestion des pauses

Là où le temps de pause est considéré comme du temps de travail effectif, son décompte n'est plus indispensable, ce qui règle une question qu'au-cun système de gestion des temps ne sait traiter correctement. Comment, en effet, s'assurer que les agents pointent bien leurs pauses ? Comment éviter la confusion entre temps de pause pris sur le lieu de travail et temps de travail ?

Ceci dit tous les logiciels de ce panel permettent de saisir plusieurs pau-ses dans la journée (seul SIPHIC se limite à une pause par jour). La plu-part savent également totaliser plusieurs temps de pause dans une jour-née. Mais on n'insistera guère sur une fonctionnalité qui n'est pas applica-ble dans le monde hospitalier.

10.7. Gestion des temps partiels

La quasi totalité des logiciels examinés dans cette étude dispose de solu-tions pour gérer les temps partiels que l’on peut trouver sous trois formes :

- une réduction journalière du temps de travail (cas de l’agent qui réduit son temps de travail journalier en fonction de sa quotité de travail)

- une réduction par prise de jours de repos réguliers (un jour dans la se-maine, tous les quinze jours, en fonction de la quotité de travail) alors que le temps de travail journalier est celui d’une quotité de 100%),

Cette gestion demande cependant des paramétrages qui peuvent être longs notamment de part l’éventail des quotités de travail possibles et concernant l’élaboration de cycles particuliers intégrant l’absence pour temps partiels, cadencée en fonction de la quotité et du jour choisi par l’agent. En tout état de cause, il convient de vérifier que l’on peut facile-ment indiquer la quotité de l’agent dans la fiche descriptive de sa situation, que cette quotité peut être modifiable, qu’elle est prise en compte dans l’élaboration ou le choix des cycles de travail et qu’elle est prise en compte dans les règles de gestion des compteurs de temps. Enfin, un logiciel qui gère les absences à la demi-journée est un avantage pour cette fonction-nalité.

(c.f. Tableau 18 « Les temps partiels » page suivante )


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Tableau 18 : Les temps partiels

Le gère-t-il sous ses différentes formes :


Le progiciel gère-t-il le temps partiel ?

quantitatif (différentes quotités de travail paramétrables)

temps partiel régulier (réduction du temps de travail journalier)

temps partiel irrégulier (pose d’un jour voir d’un jour d’absence pour TP…)

ARES oui oui oui oui

ATOSS SOFTWARE oui oui oui oui

BODET oui non oui oui

CHRONOTIQUE oui oui oui oui

DATAPOINT oui oui oui oui

DIAGS oui oui oui oui

EQUITIME oui oui oui oui

GFI Progiciels (Ex CEACTI / SINORG) oui oui oui oui

HORO QUARTZ GT oui oui oui oui

IBM oui oui oui oui

INOVIA nr nr nr nr

LAMBERT ALCYON oui nr oui oui

PYRENEES INFORMATIQUE oui oui non non

S.I.H.P.I.C oui oui oui oui

SOPRA oui oui oui oui

STILOG I.S.T. non

SYMPHONIE On Line oui oui oui oui

TEMPOSOFT oui oui oui oui


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10.8. Compte épargne temps

Pour assurer la gestion du compte épargne temps dans les établisse-ments publics de santé, le logiciel doit disposer de compteurs pour gérer un dispositif qui consiste, rappelons-le, à mettre dans un compte d'épar-gne des jours de congés non pris et des heures supplémentaires non ré-cupérées ni payées pour les consommer ultérieurement.

L'objet de cette fonctionnalité est de faire la comptabilité de ces jours, de vérifier que l'agent qui pose des jours respecte bien les règles et le tenir informé de l'état de son compte. On peut également souhaiter qu'un état de l'épargne des membres d'une équipe soit mis à disposition de l'enca-drement.

(c.f. Tableau 19 : « Compte épargne temps » page suivante)


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Tableau 19 : Compte épargne temps

Nom de l’entreprise Le logiciel gère-t-il le

compte épargne temps?

Permet-il des contrôles sur les congés versés au compte épar-gne en fonction des règles de

l’entreprise ?

Permet-il l’affectation automatique des soldes

de congé non pris ?

Peut-on paramétrer des règles de prise des congés acquis avec un compte

épargne temps ?

Ares oui oui oui oui

Atoss Software oui oui oui oui

Bodet oui oui non non

Chronotique oui oui oui oui

Datapoint oui non non non

Diags oui non non non

Equitime non nr nr nr

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) oui oui non non

Horo Quartz GT oui possible par règles, mais ce n’est pas son rôle nr oui

IBM oui nr nr nr

Inovia nr nr nr nr

Lambert Alcyon oui non non non

Pyrénées Informatique nr oui oui oui

S.I.H.P.I.C oui non non non

Sopra oui oui oui non

Stilog I.S.T. non non non non

Symphonie On Line non non non non

Temposoft oui oui oui non


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10.9. Gestion des astreintes

Faute de pouvoir s'appuyer sur une réglementation assez précise, la ges-tion des astreintes n'a fait l'objet d'aucun développement particulier sur les logiciels étudiés. Trois questions se posent cependant :

- Celle de la saisie des temps de nature différente : le type d’astreinte (l'astreinte à domicile et l'astreinte opérationnelle diffèrent par leur ré-munération),

- Celle de la continuité des temps d'astreinte et des temps travaillés lors-que, par exemple, une astreinte commence après une journée de travail qui se prolonge, amenant l'agent à rester plus longtemps que prévu à son poste,

- Celle de la planification des périodes d'astreinte.

L'automatisation de la gestion des astreintes devrait donc demander des développements spécifiques sur la plupart des logiciels. Ils ne pourront être entrepris que lorsque des règles plus précises auront été définies par voie réglementaire.


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11. Fonctions de planification

Tous les logiciels de gestion de temps permettent de représenter les emplois du temps, les cycles et roulements sous forme de planning. Cependant, ce qu'on appelle planification est tout autre chose. Il s'agit d'outils qui, partant de règles et de contraintes, calculent des plannings, affectent des agents à des roule-ments.

Ces outils utilisent des techniques informatiques complexes et sont, tous, de conception récente. Si récente, d'ailleurs, qu'on manque encore de recul pour juger de leur efficacité dans le milieu hospitalier. Beaucoup d'utilisateurs ont le sentiment de ne pas utiliser pleinement les possibilités des outils mis à leur dis-position, sans doute parce que leur utilisation est périodique, voire occasion-nelle (réorganisation d’un service, problème ponctuel d’effectifs, construction des plannings annuels…)

Ces progiciels sont aujourd'hui proposés par trois types d'entreprise :

- des start-up qui maîtrisent les techniques informatiques sophistiquées qu'uti-lisent ces produits : Temposoft, Equitime, Inovia,

- des sociétés spécialisées dans la gestion des temps qui ont développé ou racheté des produits de planification : GFI, Chronotique, Horoquartz,

- des sociétés qui ont signé des accords de partenariat avec des sociétés spécialisées dans la planification (Bodet, Lambert-Alcyon, Stilog…).

Si l'on veut calculer les affectations des agents sur un cycle, il convient de tenir compte de multiples contraintes. Il ne suffit pas de respecter les règles et le code du travail, il faut encore tenir compte des préférences individuelles, des règles d'équité et de la dimension économique.

Le facteur économique mis à part, tous les éditeurs disent tenir compte de ces différents éléments dans leurs calculs. Les stratégies de planification sont plus discriminantes. On peut envisager d'utiliser ces produits de plusieurs manières :

- pour calculer des plannings,

- pour vérifier que les plannings faits à la main respectent bien l'ensemble des règles et contraintes retenues.

Dans cette seconde hypothèse, le responsable d’encadrement garde la main. Ce qu'autorisent les progiciels d’Equitime, Inovia, Atoss et GFI.

(c.f. Tableau 20 : « Planification » )


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Tableau 20 : Planification

Le logiciel permet-il d’affecter des agents sur un plan-ning en respectant, outre les contraintes réglementaires


Le logiciel permet-il

d'analyser les charges de

travail ?

des règles d’équité ?

des préféren-ces indivi-duelles ?

des préféren-ces du mana-

gement?

des soucis économiques (minimiser la masse sala-

riale) ?

Atoss Software non non oui oui non

Chronotique oui oui oui oui oui

Diags oui oui oui oui non

Equitime non oui oui oui non

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg)4 non oui oui oui non

Horo Quartz GT oui oui oui oui oui

Inovia nr oui oui oui oui

Lambert Alcyon oui oui oui oui oui

Pyrénées Informatique oui nr nr nr nr

Sopra oui oui oui oui oui

Temposoft oui oui oui oui oui

4 L'application planification de GFI est plus connue sous le nom de Gesplan.


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12. Prix

Il est naturellement extrêmement difficile d'avancer des prix pour des produits complexes souvent facturés en fonction des effectifs et des postes de travail. Pour calculer le coût d'un projet il faut additionner les prix de la licence du pro-giciel, ceux des licences des systèmes d'exploitation, des bases de données, des développements spécifiques éventuels, de la formation, de la maintenance et, éventuellement, des terminaux de saisie.

C'est parce qu'il était extrêmement difficile de donner des prix précis que nous avons demandé aux éditeurs de nous fournir des indications sur le chiffre d'af-faires moyen qu'ils avaient réalisé lors de leurs dix dernières affaires. C'est cette information que nous donnons dans le tableau et dans les fiches qui sui-vent. Aussi limitée soit-elle, cette information donne des ordres de grandeur. Pour en faciliter la lecture nous l'avons rapprochée, dans le tableau 21, de la taille moyenne des entreprises dans lesquelles ces éditeurs interviennent.


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Tableau 21 : les prix Prix moyen des 10 dernières affaires signées

Nom de l’entreprise Taille moyenne des sites clients Prix d’acquisition Coût annuel de maintenance

Ares 700 à 1000 agents 600 000 Frs (91000 euros5) avec matériel (badgeu-ses). 450 000 Frs (69000 euros) sans matériel 35 000 Frs (5300 euros)

Atoss Software 1500 agents 500 000Frs (76000 euros) à 800 000Frs (122 000 euros)

18 % des droits d'usage

Bodet 150 agents nr

Chronotique 800 agents 500 000 (76000 euros) F 12 000Frs (1800 euros)

Datapoint 2000 agents 800 KF nr

Diags nr 18 800 Fr (2 866 Euros ) 12 % du prix

Equitime nr 200 000Frs (30 500 euros) 12 à 14 %

GFI Progiciels (Ex Ceacti / Sinorg) 500 agents 470 000 Frs (72 000 euros) 15 % du montant de la Valeur initiale

Horo Quartz GT 200 à 500 agents 130 000 Frs (licence) (20 000 euros) 19%

IBM Plus de 200 agents nr nr

Inovia nr Entre 300 000Frs (46 000 euros) et 1,5 MF (229 000 euros) 18%

Lambert Alcyon > 400 agents nr nr

Pyrénées Informatique 300 agents 156 000 Frs (23900 euros) 19 000 Frs (2868 Euros)

S.I.H.P.I.C Hôpitaux de 500 à 1500 lits 580 000Frs (88 500 euros) 100 000Frs (15 200 euros)

Sopra 500 à 5000 agents 500 000 Frs (76 000 euros) nr

Stilog I.S.T. nr 15.000 Frs (2280 euros) 3.750 Frs (572 euros)

Symphonie On Line 700 agents nr nr

Temposoft > 5 000 agents 2,5 MF (381 000 euros) nr

5 Par souci de simpl ification et dans la mesure où il ne s'agit que d'indication, nous avons arrondi les prix en euros. Tous ces prix s'entendent hors taxes.


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13. Quelques éléments de méthode

Loin d'être une affaire réservée à quelques spécialistes, la gestion des temps implique des professionnels de différents domaines (responsables des ressour-ces humaines, informaticiens, utilisateurs…). Elle ne peut aboutir que si l'on met en place une équipe de projet qui associe l’ensemble des acteurs concer-nés :

- utilisateurs directs tels les responsables d’encadrement et les gestionnaires des ressources humaines, qui manipulent le logiciel,

- utilisateurs indirects tels les directions, commanditaires des états statistiques ou des résultats des requêtes permettant de suivre les tableaux de bords de gestion,

- les agents eux-mêmes dont le temps est l’objet de cette gestion, ainsi que les représentants des personnels,

- sans oublier les informaticiens impliqués dans les choix techniques des outils dont ils devront assumer la mise en œuvre technique et l’exploitation.

Tous les responsables hospitaliers que nous avons rencontrés nous l'ont confirmé : la mise en place d'une application de ce type relève d’une véritable conduite du changement. Avec une complexité supplémentaire cependant : à l'inverse de ce qui peut se produire dans d'autres domaines, les progiciels ne proposent pas de solutions standard, pré-paramétrées. Il faut donc, avant tou-tes choses, définir les objectifs principaux du projet, penser à l’organisation qui en découle, identifier et référencer les règles que l'on veut automatiser. Ce type de projet nécessite de plus de fortes actions de sensibilisation, communication et formation à l’attention de l’ensemble des acteurs impliqués (c’est à dire de l’ensemble du personnel de l’établissement). Autant dire que cette mise en place demande donc une véritable équipe de projet qui associe les décideurs, des informaticiens, des spécialistes des ressources humaines et des utilisa-teurs.

Avant toute sélection de logiciel, cette équipe doit :

- Définir une organisation : veut-on que la gestion des temps soit centralisée et confiée à la seule direction des ressources humaines ? Préfère-t-on à l'in-verse la décentraliser ? Et dans ce cas comment partage-t-on les tâches en-tre l’encadrement de proximité et les spécialistes des ressources humaines ?

- Construire une architecture technique qui réduit autant que possible les tâ-ches inutiles et, notamment, les doubles saisies : les informations collectées sur ces logiciels de gestion des temps sont utilisées par les ressources hu-maines pour produire la paie, mieux vaut éviter de devoir ressaisir chaque mois toutes ces données;


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- Elaborer une charte de gestion des temps. Ces logiciels mettent en œuvre des règles de gestion des horaires et ne peuvent fonctionner sans celles-ci. L'une des premières tâches que les éditeurs adressent à leurs clients est de se faire préciser le sens des règles dont la rédaction est ambiguë;

- Identifier des priorités. Lorsque les délais sont courts et ils le sont forcément du fait des circonstances, il est peu réaliste de penser pouvoir tout installer d'un coup. Mieux vaut découper le projet en plusieurs phases en tenant compte tout à la fois de la faisabilité technique et de la disponibilité des utili-sateurs;

- Assurer une certaine homogénéité dans le traitement des temps au sein de l'établissement, ce qui invite à se méfier des logiques de sites pilotes, clas-siques en informatique, qui présentent dans ce cas de vrais inconvénients : ils retardent la mise en place définitive et facilitent les divergences entre ser-vices;

- Concevoir une politique de communication. L'introduction de nouvelles mé-thodes de gestion des temps suscite régulièrement des résistances à leur démarrage. Ces résistances tombent presque systématiquement lorsque les agents les pratiquent depuis quelques temps et ont eu l'occasion d'en dé-couvrir les avantages : équité, meilleure lisibilité des emplois du temps ;

- Prévoir une formation qui demande dans toutes les structures décentrali-sées beaucoup de ressources. Comme nous le disions un peu plus haut, les éditeurs ne sont pas forcément équipés pour la dispenser de manière sys-tématique. Cela leur est d'autant plus difficile qu'elle ne saurait se limiter au seul apprentissage de l'outil. Il faut également enseigner les nouvelles règles et les pratiques de management qu'elles supposent. Pour tous ces motifs, la formation ne saurait être très courte.

L'équipe chargée de la sélection du logiciel doit être attentive aux fonctionnali-tés des produits qui lui sont présentés, mais aussi :

- aux capacités techniques des produits, notamment à leur potentiel d’évolution,

- à son ergonomie, qui doit être adaptée aux différentes familles d'utilisateurs appelées à s'en servir,

- à sa maintenance, d'autant plus délicate que le produit a plus divergé du standard,

- aux ressources des éditeurs et aux méthodologies qu'ils mettent en place.

Les techniques de gestion des temps et de planification étant mal connues, il est recommandé de commencer par une visite des établissements qui en ont l'expérience, afin d’évaluer ce que ces logiciels savent et ne savent pas faire.


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14. En conclusion

Reste, au terme de cette étude, à donner quelques indications sur les choix de progiciels. Quoique traitant souvent les mêmes fonctions, tous ces produits ne sont pas équivalents. Ils ne proposent ni les mêmes interfaces homme-machine ni les mêmes fonctionnalités.

Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte dans le choix : la taille de l'éta-blissement, les particularités de son organisation, l'expérience de l’établissement concernant l’informatisation de la gestion des temps, les res-sources qu'il souhaite mettre en œuvre et son budget.

Le produit P2 de Chronotique parait être le plus convaincant pour les établis-sements de grande taille puisqu'il combine une application complète (GTA –Gestion des Temps et des Activités- et planification), une ergonomie de qualité, une grande richesse fonctionnelle et un prix raisonnable. Rappelons cependant que le déploiement d'une application demande également des services (défini-tion de projet, installation, paramétrage, assistance au démarrage…). Et ceux de Chronotique n'ont pas toujours convaincu.

Ces mêmes établissements, s'ils sont soucieux de nouvelles technologies et à la recherche de solutions parfaitement adaptées à leurs besoins, devront exa-miner avec attention l'offre de Temposoft malgré ces deux handicaps que sont son prix et l'absence de référence dans le monde de la santé. Ajoutons que ce progiciel a les avantages mais aussi les inconvénients des « boites à outils » : il permet de construire des applications très proches des attentes des utilisateurs, mais demande des délais de conception relativement importants.

Les très nombreuses références hospitalières de GFI imposent d'examiner Gestor, un produit qui offre de l'avis général l'essentiel des fonctionnalités at-tendues mais auquel on peut reprocher son ergonomie et des choix techniques qui commencent à dater. Le vieillissement de cette application aujourd'hui ins-tallée dans de très nombreux établissements rend d'autant plus sensibles les défaillances de sa maintenance. GFI prépare actuellement une nouvelle ver-sion, complètement réécrite, de Gestor. Si elle règle ces problèmes, cette en-treprise confortera sans difficultés son rôle de leader incontesté sur ce marché.

Les offres de Datapoint et d'Atoss s'appuient, elles aussi, sur de belles référen-ces. Le produit de Datapoint paraît cependant réservé aux très grandes organi-sations qui disposent de ressources informatiques abondantes. Celle d'Atoss, très présente en Allemagne, notamment dans de grands hôpitaux, souffre de la faiblesse des ressources de sa filiale française.

Les établissements de taille moyenne qui n'ont pas d'expérience de la gestion des temps et qui, de ce fait, souhaitent une application simple et complètement intégrée à leur GRH pourront s'orienter vers les modules développés par leur éditeur de logiciel de paie et de gestion des ressources humaines, sachant tou-tefois qu'ils sont en général moins riches que les produits dédiés à la gestion des temps et à la planification.


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Les établissements les plus petits devront regarder avec attention l'offre de Bo-det. Cet éditeur n'a pas fait de la santé un de ses marchés prioritaires, mais ses produits sont solides et ils s'appuient, depuis quelques mois maintenant, sur les outils de planifications d'Equitime, société qui connaît très bien les problémati-ques de la santé.

Les établissements qui cherchent exclusivement un outil d'aide à la planification ont le choix entre plusieurs produits : Inovia, Temposoft, Equitime, Stilog aux-quelles on pourrait ajouter le module Gesplan de l'offre GFI. Ceux dont le bud-get est très faible et les ambitions limitées pourront s’adresser à Stilog, mais aussi à Equitime qui a à son catalogue une solution relativement économique. Ceux qui cherchent des solutions plus sophistiquées, mais plus coûteuses et plus longues à mettre en œuvre, devront regarder Inovia et Temposoft.

Ces quelques recommandations ne doivent pas exclure d'examiner les autres progiciels analysés dans cette étude. Plus que d'autres, les progiciels évoluent rapidement. Les éditeurs que nous avons interrogés faisaient tous vivre leurs produits. Deux d'entre eux, Symphonie on line et GFI, annonçaient des versions complètement nouvelles pour la fin de 2001 ou le tout début de 2002. Il serait dommage de les exclure au motif que leur offre n'était pas complètement satis-faisante en septembre 2001.


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15. Annexes : Fiches produits


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15.1. Fiche produit : AR-Chronos / ARES

L'éditeur : Ares

Société spécialisée dans la vente de matériel informatique et de logiciels de gestion (notamment de gestion des ressources humaines), Ares a ra-cheté en 2000 Sereti, une PME qui avait développé un logiciel de gestion des temps. Depuis, ses équipes ont développé un logiciel pour accompa-gner la démarche de réduction du temps de travail dans les établisse-ments sanitaires et médico-sociaux : AR-Simul 35.

La vente de solutions de gestion des temps reste marginale dans le chiffre d'affaires d'Ares (10 millions d'euros sur un chiffre d'affaires global de 391 millions d'euros).

L'activité gestion des temps

Ares a aujourd'hui 300 clients équipés de ses solutions de gestion des temps.

Cette activité occupe 35 personnes, soit moins de 3 % de ses effectifs. Dédié à la seule gestion des temps (à l'inverse de beaucoup d'autres édi-teurs, Ares n'a pas à son catalogue de solution de calcul des plannings), cette solution a été conçue pour les clients traditionnels de cette fonction : grosses PME, grandes entreprises de l'industrie et des services.

L'activité dans le monde de la santé

Depuis avril 2000, Ares a développé des compétences dans le domaine de la santé. Elle a dédié une équipe de 6 personnes à ce secteur et a déjà fait évoluer son produit pour mieux répondre aux attentes du milieu hospi-talier.

Elle s'est donnée pour objectif d'équiper 20 établissements de santé en 2002 et de réaliser 18 % de ce chiffre d'affaires dans ce secteur.

Elle équipe aujourd'hui les hôpitaux du Havre, de Cannes, Rambouillet, Aubagne, Saint-Quentin et Lisieux.

Les caractéristiques techniques du logiciel V5.60

Ar-Chronos a été conçu comme un produit indépendant spécifiquement dédié à la gestion des temps. Il fonctionne sous Windows, Windows NT, Unix et Linux. Il est natif Oracle et sa base de données peut être utilisée comme infocentre


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• Une approche client-serveur

AR-Chronos a été conçu dans une logique client-serveur avec partage des tâches entre le serveur sur lequel on trouve le programme et les don-nées et les postes clients sur lesquels on trouve les exécutables.

AR-Chronos peut également être utilisé dans un environnement internet.

• Interfaces

Ares ne fabrique pas de badgeuses mais a développé des interfaces avec des produits du commerce (badgeuses Kaba Benzing, Pyrescom et Ceac-ti).

Il a également développé des interfaces avec plusieurs progiciels de ges-tion utilisés dans le monde de la santé : Cpage, Agirh, Daphne, Hexa-gone.

Il faut, en moyenne, 5 jours à ses experts pour développer une interface avec une paie nouvelle.

• Requêtes, tableaux de bord…

On trouve sur Ar-Chronos 160 requêtes pré-paramétrées (récapitulatif de situation, états d'absentéisme, plannings…) qui peuvent être rafraîchies en temps réel (ce qui permet, par exemple, d'être tenu informé des effec-tifs présents à tout moment). On peut, par ailleurs, réaliser des requêtes avec Impromptu et Business Object.

• Paramétrage

Le paramétrage utilise un langage de macro-instructions et une interface graphique de type excel. Il demande en moyenne 8 jours, il peut être ré-alisé par des agents sans compétences informatiques pour peu qu'ils aient l'esprit logique, une bonne connaissance de la problématique métier et qu'ils aient reçu 5 jours de formation

Les fonctions de gestion des temps

• Saisie

AR-Chronos autorise aussi bien la saisie par badgeage que celle par dé-faut (on ne saisit alors que les "incidents" : absences, retards…). Il permet la saisie d'activités au sein d'une plage horaire et offre les principales fonctions liées à la gestion des badgeuses.

• Les fonctions de gestion des temps

AR-Chronos traite de manière satisfaisante toutes les fonctions classiques de gestion des temps (absences, horaires variables, prêts de personnel, pauses…). Il permet également de gérer de façon complète la fonction in-térim avec préparation des paies des intérimaires et édition des factures des sociétés d'intérim.


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On remarquera, ce qui est plus rare, qu'il gère également le compte-épargne temps tant en temps qu'en unités monétaires.

S'il permet de construire des plannings des présences prévisionnelles, AR-Chronos n'offre aucune fonction d'optimisation des plannings.

• Ergonomie

Ses concepteurs ont tiré parti de leur longue expérience de la gestion des temps pour travailler l'ergonomie d'AR-Chronos. Ils ont notamment été at-tentifs à tout ce qui peut alléger la charge de travail de l'utilisateur final (vi-sualisation d'une vingtaine d'agents sur l'écran, différentes aides à la sai-sie, utilisation de messagerie…).

Coûts

Hors badgeuses, les budgets moyens d'AR-Chronos tournent autour de 450 000 F (68 600 euros) dont à peu près la moitié en service (audit, pa-ramétrage, formation).

En résumé

Un produit de conception récente qui répond de manière satisfaisante aux demandes de gestion des temps les plus courantes servi par une équipe qui connaît le monde de l'hôpital. Il convient, cependant, d'être attentif à la qualité de services qui a fait l’objet de quelques critiques.


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15.2. Fiche produit : Atoss staff efficiency suite / ATOSS SOFTWARE

L'éditeur : Atoss software

Société allemande spécialisée dans la gestion des temps, Atoss software a choisi la France comme premier pays pour s'implanter à l'étranger. Cette PME cotée à la bourse de Francfort emploie 170 personnes et réalise 75 % de son chiffre d'affaires (21,5 millions d'euros en 2000) dans la ges-tion des temps. Le reste de ses ressources se partage entre le conseil, la planification et la modélisation de processus.


Atoss a équipé un millier de clients, en général de très grandes entrepri-ses. 2500 sites sont équipés de ses solutions qui couvrent tous les do-maines de la gestion des temps et de la planification. Elle propose ses propres terminaux de saisie mais également ceux de Pyrescom, de Kaba Benzing, de PCS et Time control (ces trois derniers constructeurs sont surtout présents en Allemagne).


Atoss a, en Allemagne un très grand nombre de références dans le do-maine hospitalier. Elle s'intéresse à ce domaine depuis 1994 et dispose en Allemagne d'une équipe de 8 personnes spécifiquement dédiées à ce sec-teur. Ajoutons que ce produit a un module spécifiquement conçu pour le milieu hospitalier : Atoss Medical solution. Atoss a créé une filiale en France et complètement francisé son produit.


Le logiciel de gestion des temps d'Atoss est disponible sur plusieurs sys-tèmes d'exploitation : Windows, Windows NT, Unix, OS 4400, Linux. Il uti-lise les bases de données Oracle et SQL serveur.


Atoss propose une double approche client-serveur et intranet. Dans l'ar-chitecture client-serveur, on trouve sur le serveur l'accès à la base de données, les programmes batch, les fonctionnalités de calcul ainsi que les interfaces. On trouve sur le poste client les interfaces graphiques ainsi que les tests logiques de saisie.

• Interfaces

Société spécialisée dans les très grands comptes, Atoss a développé des interfaces avec d'autres badgeuses que celles qu'elle commercialise, elle


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a également mis au point une offre pour les sociétés qui souhaitent conserver leurs terminaux de saisie.

Elle dispose d'interfaces avec les logiciels de paie et de gestion des res-sources humaines d'ADP, SAP et IBM. Le développement avec un nou-veau logiciel ne demande que de 1 à 2 jours, ce qui paraît peu.


Atoss utilise l'outil d'infocentre de Cognos, mais propose en standard une série de requêtes pré-paramétrées : calendrier des absences, liste des présences, liste d'anomalies, de cumuls, planning, analyse statistique…

• Paramétrage

Le paramétrage se fait à partir de masques spécifiques et de cases à co-cher. Il demande en moyenne 25 jours dans des établissements de 1500 personnes. Une centaine de jours est nécessaire dans un établissement qui emploie plusieurs dizaines de milliers de personnes.


Ce logiciel permet de décrire une organisation sur quatre niveaux (établis-sement, service, domaine, poste de travail) et donne la possibilité de créer une centaine de champs pour décrire un salarié. Il offre la possibilité de gérer des habilitations et d'affecter des règles particulières à différentes unités au sein d'une même organisation.

• Saisie

Ce logiciel dispose de toutes les fonctions nécessaires pour gérer de ma-nière satisfaisante badges et badgeuses.

• Les fonctions classiques de la gestion des temps

Ce logiciel traite bien les roulements et les horaires variables, les temps partiels et la modulation (mode d'aménagement sur lequel il dispose de l'expérience accumulée en Allemagne où il est utilisé depuis plusieurs an-nées). Il permet de créer des cycles très longs (64 semaines), gère les temps partiels et la modulation ainsi que les équipes de réserve, les pools de remplacement et les intérimaires.

On remarquera cependant quelques limites dans les aides au manage-ment : contrôle des corrections d'anomalies avant envoi à la paie, calcul du pourcentage des agents présents.

• Les fonctions de planification

Atoss n'a introduit des fonctions d'optimisation dans son logiciel que tout récemment, mais son progiciel dispose de plannings depuis qu'il s'inté-resse au secteur de la santé. Cette fonction est d'abord dédiée à la résolu-tion des problèmes d'affectation et de création de régimes de travail col-


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lectifs. Elle permet de comparer plusieurs solutions, mais néglige les questions d'équité.

Ergonomie

Le logiciel a une ergonomie classique. On remarquera, cependant, qu'il ne dispose pas de fonction de workflow et qu'il ne propose qu'un jeu limité d'aides à la saisie.

Coûts

Solution conçue pour de grands établissements, le logiciel d'Atoss est vendu à un prix qui peut paraître élevé 800 000 F (122 000 Euros) la li-cence, budget auquel il convient d'ajouter les services) qui reste cepen-dant compétitif dans les très grands projets.

En résumé

Atoss propose un progiciel qui a fait ses preuves dans de très grandes or-ganisations. Ses équipes ont une solide expérience du monde de la santé allemand. Une offre solide, sérieuse, complètement francisée mais qui, faute de références en France, doit faire ses preuves en matière de servi-ces.


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15.3. Fiche produit : Equatis, Kelio / BODET

L'éditeur : Bodet

Entreprise familiale plus que centenaire, Bodet est un spécialiste de l'ho r-logerie venu à la gestion des temps, secteur dans lequel il occupe une place significative puisqu'il a 8 000 clients en France et 18 000 en Europe.

Bodet emploie 480 personnes dont un quart (125 personnes) travaille dans son département gestion des temps.


Bodet a aujourd'hui à son catalogue deux progiciels de gestion des temps de fonctionnalités comparables :

- Equatis, pour les établissements de 200 à 2 000 agents,

- Kelio, pour les établissements les plus petits.

6 500 clients utilisent ces produits. Ce sont pour l'essentiel des PME : les sites qu'insta lle Bodet emploient en moyenne 150 personnes.

Bodet ne souhaite pas donner d'informations sur la part de son chiffre d'af-faires (280 MF en 2000) réalisée avec ses solutions de gestion de temps. On sait, cependant, que près de 40 % des revenus tirés de la gestion des temps viennent des ventes de terminaux de saisie, ce qui indique que ses solutions demandent peu de services.


Bodet a aujourd'hui 120 clients dans le monde de la santé. Il n'a pas déve-loppé de moyens spécifiques pour servir ce marché, mais s'est associé avec Equitime, une société spécialisée dans la planification qui a du fait de son histoire une bonne connaissance du secteur (voir la fiche de cette société).

Les caractéristiques techniques du logiciel (Equatis V1.3, Kélio V1)

Les deux logiciels de Bodet tournent sous Windows et Windows NT. Ils ont les mêmes caractéristiques fonctionnelles. Ces deux logiciels diffèrent de par :

- les bases de données : Equatis utilise Velocis comme base de données et Kelio tourne sur Access. Leur éditeur n'envisage pas de développe-ments sur d'autres systèmes d'exploitation ni d'autres bases de don-nées.


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- L'utilisation sur Equatis d'un mode macro-langage permet d'écrire les règles complexes que l'on trouve dans les entreprises d'une certaine taille.


Bodet propose une approche mixte qui associe client-serveur et intranet. Les postes clients sont utilisés pour le paramétrage des codes horaires et les postes intranet pour la consultation et les corrections d'anomalies.

• Interfaces

Présent dans un très grand nombre d'entreprises, Bodet a réalisé des in-terfaces avec plus de 80 logiciels de paie présents sur le marché français. La réalisation d'une interface avec une paie nouvelle peut se faire rapide-ment (en moins d'une journée).


Equatis dispose d'un générateur de requêtes, on trouve dans Kelio des requêtes pré-paramétrées. Il s'agit des requêtes classiques dont peut avoir besoin un responsable des ressources humaines.

• Paramétrage

Produits conçus pour être rapidement installés, ces progiciels peuvent être rapidement paramétrés par des non-informaticiens.

Une journée suffit pour une entreprise de 20 personnes, 3 jours pour une société de 150 personnes, et une dizaine de jours pour un établissement employant un millier de personnes.


• Saisie

Ces progiciels offrent toutes les fonctions utiles à une bonne gestion du pointage avec des badgeuses. On observera, cependant, qu'ils n'ont pas été conçus pour gérer des activités.

On ne peut affecter un salarié à une badgeuse que sur Equatis.


Ces progiciels gèrent de manière complète les horaires variables, la mo-dulation, les pauses, les corrections d'anomalies. Ils négligent cependant plusieurs fonctionnalités utiles dans les établissements d'une certaine taille :

- ils ne donnent pas de pourcentages des agents présents dans les plan-nings prévisionnels,

- ils ne gèrent pas complètement le temps partiel (manque la gestion des quotités),


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- ils ne disposent pas de gestion d'activité utile lorsque l'on veut partager un salarié entre plusieurs services,

- ils ne traitent pas les prêts de personnels.

• Compte épargne temps

Ces progiciels traitent le compte épargne temps mais de manière très simple.


Equatis n'assure actuellement aucune tâche de planification. Cette fonc-tion est confiée à Equitime.

Ergonomie

Ces progiciels récemment réécrits proposent l'ergonomie classique des applications micro-informatiques. Ils ne possèdent que deux écrans, ce qui simplifie les manipulations.

Ajoutons que l'on peut visualiser 20 agents sur un planning mensuel.

Coûts

Les licences Kelio sont vendues, selon les effectifs, entre 25 et 70 000 F. Et l'on peut obtenir des solutions complètes entre 30 000 et 100 000 F.

Les licences Equatis sont vendues de 50 à 60 000 F. (autour de 9000 Eu-ros)

En résumé

Des produits intéressants pour les établissements de taille petite ou moyenne qui n'ont pas à résoudre de problèmes complexes.

Le rapprochement avec Equitime devrait permettre de proposer une solu-tion complète, avec planification intégrée, pour les établissements de moins de 500 personnes. Mais l'interface entre les deux produits ne se fait pas encore en temps réel.


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15.4. Fiche produit : P/2 / CHRONOTIQUE

L'éditeur : Chronotique

Entreprise créée en 1978, Chronotique est l'un des rares éditeurs de logi-ciels spécialisés dans la gestion des temps qui soit resté indépendant.

Il emploie aujourd'hui 130 personnes pour un chiffre d'affaires de 65 MF en croissance de 45 % sur 1999. La vente de logiciels de gestion des temps et de services liés représente 75 % de son chiffre d'affaires, le solde correspondant aux ventes de badgeuses et terminaux de saisie.


Chronotique a installé ses solutions dans 3 500 sites, correspondant à 350 clients. La taille moyenne des sites installés est de l'ordre de 800 person-nes, mais on trouve ses logiciels dans des entreprises de plusieurs milliers de salariés.

Chronotique fabrique ses propres badgeuses, mais offre également la possibilité de saisir les données sur écran informatique, sur internet, par téléphone.


Chronotique s'intéresse au monde de la santé depuis 1999. Il a créé une agence spécialisée qui emploie 9 personnes et s'est rapprochée de spé-cialistes du secteur comme le CNEH. Il s'est donné pour objectif de réali-ser 10 % de son chiffre d'affaires dans ce secteur. Parmi ses premières références dans le monde de la santé, on peut citer l'hôpital Saint-Joseph à Paris.


P/2 est un logiciel de gestion des temps complet qui associe une gestion des temps et des activités à une gestion optimisée des plannings.

Il tourne sur Windows, Windows NT, Unix et Linux. Natif Oracle, il est éga-lement disponible sous Informix. Sa base de données peut être utilisée en infocentre.


Conçu selon le modèle client-serveur, P/2 s'est ouvert aux technologies i n-ternet et propose aujourd'hui des solutions mixtes avec des postes clients pour les administrateurs et gestionnaires de haut niveau et des postes in-


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ternet pour les agents et les responsables d’encadrement chargés de la gestion quotidienne de l'application.

On trouve sur le serveur la base de données, l'application, les exécuta-bles, et sur les postes clients les formes écrans, les grilles d'état et les menus.

• Interfaces

Des interfaces ont été développées avec les paies de Symphonie On line et de Mac Kesson.


Le logiciel propose des requêtes pré-paramétrées (plannings individuels, collectif, statistiques par périodes, populations…). Mais on peut également former des requêtes avec les principaux outils du marché : Excel, Access, Cristal report, Cognos.

• Paramétrage

Le paramétrage se fait en utilisant un langage informatique. Il demande, pour une entreprise de 1 000 agents à peu près 25 jours de travail et ga-gne à être réalisé par des informaticiens avec le soutien de l'éditeur.


• Saisie

P/2 autorise les saisies par défaut et accepte les saisies sur des matériels hétérogènes (badgeuses de différentes marques, systèmes de contrôle d'accès…). Il offre toutes les fonctions nécessaires à la gestion des bad-geuses.


P/2 traite de manière satisfaisante toutes les fonctions classiques de ges-tion des temps (horaires variables, gestion des présences, des pauses…).

Il gère également de manière satisfaisante les prêts de personnel, la fonc-tion intérim et le compte-épargne temps (exclusivement en unités temporelles).

Ajoutons qu'il permet les calculs rétroactifs utiles lors de la première mise en place et lorsqu'un règlement change.


Chronotique a été l'un des premiers éditeurs de logiciel de gestion des temps à développer une application dédiée à la planification. Cette appli-cation basée sur les outils de programmation par contrainte de Cosytec est complètement intégrée à son offre de gestion des temps. Il utilise le même moteur et la même base de données, ce qui autorise des traite-ments en temps réel.


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Cette application a été conçue pour gérer de manière automatique les af-fectations de personnel et les réservations de jours d'absence. Elle permet également de créer des régimes de travail collectif

Ergonomie

Les écrans internet de P/2 offrent une ergonomie qui ne devrait pas sur-prendre les utilisateurs d'applications internet ou intranet. Le logiciel dis-pose d'un système complet d'alarmes et d'alertes. Il propose, par ailleurs, un système de workflow qui permet d'automatiser les opérations faisant i n-tervenir plusieurs personnes (comme les demandes de congé qu'un supé-rieur hiérarchique doit valider). La circulation entre écrans est relativement simple.

Coûts

Le chiffre d'affaires moyen par affaire de Chronotique se situe autour de 500 000 F qui se partagent entre 45 % de logiciels et 55 % de service (soit à peu près 76 000 Euros)

En résumé

Un bon outil, fonctionnellement riche, flexible, ouvert sur l'innovation et le changement, bien adapté aux grandes organisations. Le manque d'expé-rience de ses équipes dans le domaine de la santé et des faiblesses en matière de méthodologie du déploiement peuvent, cependant, être des handicaps.


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15.5. Fiche produit : Gestion des temps / DATAPOINT

L'éditeur : Datapoint

Spécialiste de la gestion des contacts téléphoniques, de l'informatisation des bibliothèques et des médiathèques, Datapoint emploie 75 personnes pour un chiffre d'affaires de 103 MF.


Datapoint réalise moins de 10 % de son chiffre d'affaires avec la gestion des temps, une activité qu'elle compte d'ailleurs céder.

Cette activité s'adresse en priorité à deux cibles : les centres d'appel et la santé.

Datapoint ne fabrique pas de badgeuses mais distribue celles de Deny.


Datapoint a développé une application pour l'AP-HP et son logiciel est au-jourd'hui implanté dans 16 établissements. Ces établissements emploient en moyenne 1 500 personnes. Elle a constitué une équipe de quelques personnes spécifiquement dédiées au secteur de la santé.

Les caractéristiques techniques du logiciel V2.0.9

Ce progiciel tourne sous Windows, et Unix SCO. Il utilise Oracle comme base de données.


Datapoint n'a pas développé de fonction intranet. Ce progiciel se présente donc exclusivement dans une architecture client-serveur avec :

sur le serveur : la base de données, les traitements batch (extraction, consolidation, contrôle des anomalies) et la mise à jour des plannings et des pointages,

sur les postes client : l'IHM, les éditions, le suivi des traitements, la mise à jour des paramètres.

• Interfaces

Datapoint ne propose pas d'interfaces avec d'autres badgeuses que celle qu'elle commercialise, mais son architecture technique lui permet de pro-poser des développements spécifiques pour qui souhaiterait conserver un parc de badgeuses existant.


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« Gestion des temps » dispose d'interfaces standard pré-paramétrées avec le logiciel Gipsie (gestion de la paie et des carrières, développé à partir de SIGAGIP d’IBM-CGI). L'éditeur indique que 8 jours suffisent en moyenne pour réaliser une interface avec une nouvelle paie, ce qui paraît très optimiste.


Datapoint n'a pas intégré dans son offre d'outil de requêtes du marché. Il propose quelques requêtes pré-paramétrées et permet d'éditer la carte de situation des agents (planning annuel et absences / congés pris et à pren-dre).

Les agents ne peuvent cependant pas consulter ces informations sur des terminaux de saisie.

• Paramétrage

Le paramétrage des structures de l’hôpital demande de 2 à 3 jours. Il peut être confié à des responsables des ressources humaines mais après une formation de 3 semaines et avec une assistance. Le paramétrage des rè-gles de gestion est, lui, complexe et peu documenté. Il demande une in-tervention de l'éditeur.


« Gestion des temps » permet de traiter plusieurs établissements et, dans chaque établissement, 7 niveaux de structures. On ne peut cependant pas affecter des règles particulières à des unités dans une organisation.

On peut renseigner plus de 40 champs dans une fiche individuelle de sa-larié.

• Saisie

« Gestion des temps » offre l'essentiel des fonctions utiles à la gestion des temps. On remarquera, cependant, qu'il ne génère pas de façon automati-que un numéro de badge à la création d'un matricule.


« Gestion des temps » gère les pauses, les horaires variables, les roule-ments, la modulation et l'annualisation, le temps partiel, mais reste en re-trait sur de nombreuses fonctionnalités. Manquent notamment le traite-ment des périodes glissantes, les arrondis et tolérances sur les plages ho-raires, le calcul des soldes de congé, l'organisation des anomalies par sa-larié ou service. Gestion des temps gère également les pools et l'intérim.

On regrettera cependant l'absence de ces aides au management tels le calcul des soldes de modulation ou les pourcentages d'agents présents.


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S'il y a un contrôle des corrections d'anomalies avant l'envoi à la paie, il n'y a pas de possibilité d'effectuer des calculs statistiques sur les interven-tions des gestionnaires.


Datapoint n'a pas développé d'outil de calcul ou d'optimisation des plan-nings.

Ergonomie

Datapoint a équipé son progiciel de nombreuses aides à la saisie et a conçu des écrans qui permettent la visualisation d'une trentaine d'agents sur un planning mensuel. Il a développé plusieurs alertes et alarmes (manquent cependant les alertes pour les délais de prévenance et les fins de contrat). Il a autorisé le développement d'aides en ligne contextualisées mais a négligé les techniques de workflow.

Coûts

Le prix moyen d'acquisition des solutions de Datapoint est de l'ordre de 800 000 F (soit à peu près 122 000 Euros), un chiffre qui n'a naturellement que valeur d'indication dans la mesure où le prix est fonction de l'effectif et du nombre de postes à installer. L'achat du progiciel représente 50 % du budget final, le solde se partageant à parts à peu près égales entre le pa-ramétrage, la formation et les développements spécifiques.

En résumé

Conçu pour des établissements relativement importants, Gestion des Temps répond au plus gros des besoins des établissements hospitaliers. Il a cependant des faiblesses fonctionnelles que l'incertitude quant à son sort futur n'a pas aidé à corriger. L’ergonomie est globalement satisfai-sante même s'il subsiste quelques anomalies. Aux dires des utilisateurs, il faudrait apporter une dizaine d’évolutions fonctionnelles pour coller à la réalité pratique des établissements de soins.


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15.6. Fiche produit : Phenicia/Diags

L'éditeur

Société créée en 1989 pour développer des outils de planification, Diags emploie aujourd'hui 9 personnes qui se partagent également entre le dé-veloppement, la commercialisation et l'assistance client.


L'offre de Diags tournée à l'origine sur la planification s'est enrichie de fonctions de gestion des temps, notamment de gestion de la modula tion et de l'annualisation. Son offre comprend aujourd'hui un outil de gestion des temps et un outil d'optimisation.

Phénicia a été installé dans 140 entreprises, surtout dans le monde de la distribution et des centres d'appel. Dans sa version DOS, ce progiciel a été installé dans quelques cliniques.


Diags n'a pas d'expérience récente du monde de la santé. Elle vient ce-pendant de recruter une collaboratrice pour traiter de ce domaine.


Phenicia tourne sur Windows et Windows NT. Il utilise la base de données Hyperfile.


Diags a retenu une architecture client-serveur mais n'a pas développé de version intranet de son produit.

• Interfaces

Les interfaces sont l'un des points faibles de ce produit. Phenicia ne dis-pose pas en effet en standard d'interfaces avec des logiciels de paie. Ces interfaces peuvent cependant être développées. Il faut, d'après l'éditeur, une quinzaine de jours pour créer une nouvelle interface avec un logiciel de paie.

• Requêtes, tableaux de bord

Phenicia propose un certain nombre d'états destinés tant aux agents qu'à l'encadrement. Il ne dispose cependant pas de générateur de requête in-tégré et n'a pas non plus été conçu pour travailler avec un générateur du marché. Ce qui rend difficile la production de statistiques.


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• Paramétrage

Les compétences nécessaires pour réaliser le paramétrage relèvent, d'après l'éditeur du savoir bureautique. Quatre jours de formation sont ce-pendant proposés systématiquement.


• Saisie

Diags ne commercialise pas de badgeuses. Phenicia permet cependant la saisie des absences par défaut.

• Les fonctions classiques de gestion des temps

Phenicia ne permet pas à proprement parler de gestion des horaires va-riables, mais il propose une gestion de la modulation, de l'annualisation et des cycles. Il permet également de gérer les prêts de personnel et les pools de remplacement.


Issu des techniques de la recherche opérationnelle, de la programmation par contraintes et de la programmation linéaire, Phenicia permet d'analy-ser les charges de travail et d'affecter les salariés en tenant compte des contraintes globales et individuelles. On notera qu'il permet également d'intégrer dans ses calculs d'optimisation une dimension économique.

Ergonomie

Phenicia ne permet pas la personnalisation des postes de travail. Il ne permet pas non plus de visualiser un planning mensuel sur un seul écran.

Coûts

Pour une entreprise de moins de 100 personnes, le module gestion des temps revient à moins de 50 000 F (7 600 euros). Optimisation comprise, le budget ne dépasse pas les 100 000 F (15 200 euros).

En résumé

Les établissements qui recherchent un outil de planification doivent regar-der ce progiciel qui résout les problèmes que rencontrent les services du type centre d'appel. Les fonctions classiques de gestion des temps sont moins convaincantes.

L'un des atouts majeurs de cette offre est son prix.


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15.7. Fiche produit : Effitime / EFFITIME

L'éditeur : Equitime

Entreprise créée en 1999 par une équipe universitaire liée au monde de la santé pour développer des outils de planification à destination du monde hospitalier, Equitime a aujourd'hui dans son capital un spécialiste de la gestion des temps : Bodet.

Equitime emploie 11 personnes et a réalisé en 2000 1,4 MF de chiffre d'af-faires.


L'activité d'Equitime est toute orientée vers la planification des personnels. Ses logiciels sont aujourd'hui présents dans une vingtaine d'entreprises. Né des problématiques de la gestion des effectifs à l'hôpital, Equitime s'est orienté vers d'autres secteurs.

Equitime ne produit ni ne commercialise de badgeuses mais a signé un accord de partenariat avec Bodet.


Equitime dispose aujourd'hui d'une dizaine de références dans le monde de la santé : hôpital Cognac-Jay, polyclinique de Gentilly, Société bres-toise du rein artificiel, centre d'hémodialyse des Alpes… et compte réaliser en 2002, 30 % de son chiffre d'affaires dans ce secteur.

Les caractéristiques techniques du logiciel V3

Equitime a développé une gamme de logiciels qui tournent sous Windows, Windows NT et Windows 2000 et utilisent la base de données MS-Jet de Microsoft : un progiciel de génération automatique de plannings à partir de règles, une gestion des activités et des temps.


Ces progiciels sont disponibles en architecture client-serveur et web. On trouve sur le serveur la base de données et le serveur intranet, sur les postes clients l'application décisionnelle et le navigateur.

• Interfaces

Equitime a développé des interfaces avec les logiciels de paie de Sage. Le développement d'interfaces avec de nouveaux logiciels de paie de-mande de 5 à 10 jours de travail.


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Les logiciels d'Equitime ne proposent pas de requêtes pré-paramétrées, l'utilisateur peut cependant paramétrer autant de requêtes qu'il le sou-haite.

• Paramétrage

Le paramétrage utilise une interface graphique de type Excel dont la maî-trise demande deux ou trois jours de formation.


Les logiciels d'Equitime ne disposent que de deux niveaux pour décrire une organisation et 15 champs pour décrire un agent, ce qui est peu et montre à l'évidence que ces outils ont été conçus pour une gestion des ef-fectifs au plus près du terrain.

• Saisie

Ces logiciels peuvent être utilisés pour une saisie des temps par défaut mais ils ont d'abord été conçus pour une gestion prévisionnelle des pré-sences. De ce fait, ils ne possèdent aucune des fonctions nécessaires pour gérer des badgeuses.


Equitime dit pouvoir gérer les horaires variables, les roulements, la modu-lation et l'annualisation, mais s'il le fait, c'est sans toute la finesse des logi-ciels spécialisés dans la gestion des temps. Ses progiciels ne permettent ni d'éditer des fiches individuelles d'absence ni de calculer automatique-ment les repos compensateurs et les droits à congé des agents. Il contrôle cependant les corrections d'anomalies avant envoi à la paie.

Son rapprochement avec Bodet devrait le conduire à proposer pour ces fonctions les outils de cet éditeur.


Equitime a bâti ses outils de planification sur les techniques issues de la recherche opérationnelle et de la programmation par contrainte. Il est des-tiné en priorité au calcul des affectations des agents à des horaires pré-définis et au calcul d'horaires individuels en fonction d'une charge de tra-vail.

Il permet de construire des plannings en s'appuyant sur des roulements ou sur des règles. Dans ce cas, l'affectation des agents peut se faire en res-pectant de multiples contraintes : équité, compétences, préférences des agents, respect de la réglementation. Elle prend en compte les notions de compétence et peut être utilisée pour gérer des équipes de réserve et des pools.


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Ergonomie

Les possibilités de personnaliser les écrans et postes de travail sont limi-tées, mais on peut visualiser le planning de 20 agents sur un même écran et l'on dispose de workflow et d'alertes. L'apprentissage de l'interface homme-machine est rapide.

Coûts

Le prix d'acquisition du logiciel est en moyenne de l'ordre de 200 000 F. (soit 30500 Euros)

En résumé

Une offre intéressante pour qui souhaite automatiser les plannings et gé-rer les présences prévisionnelles sans pointage des temps ou en com-plément d'un système spécialisé. Les fonctions de calcul et d'optimisation sont séduisantes, la gestion des affectations est complète, mais peu d'in-terfaces avec des produits de paie sont disponibles et on ne peut contrôler les temps de présence sans associer les produits d'Equitime à d'autres lo-giciels. L'équipe est compétente, mais ses ressources sont limitées.


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15.8. Fiche produit : Gestor / GFI Informatique

L'éditeur : GFI informatique

GFI informatique est une très importante société de service informatique. Elle a repris en juillet 2001, les activités de Ceacti, un des acteurs tradi-tionnels de l'informatique de la gestion des temps.


L'activité gestion des temps emploie 120 personnes. Elle a réalisé en 2001 un chiffre d'affaires de 71 MF, en progression de 12 % par rapport à l'année précédente.

Ceacti commercialise des progiciels et des terminaux de saisie. Un peu moins du tiers de ce chiffre d'affaires est obtenu par la vente de badgeu-ses, le reste se partageant entre progiciel et services.

Ceacti a aujourd'hui 1 500 clients dont la taille moyenne tourne autour de 500 personnes. Son produit est cependant installé dans de nombreuses entreprises de plus de 1 000 salariés.


Ceacti est le premier éditeur spécialisé qui se soit intéressé au monde de la santé : Gestor y a de ce fait de nombreuses références : les CHU de Montpellier, Bordeaux, Poitiers et Strasbourg, les HCL de la Croix Rousse et Edouard Herriot.

Ses objectifs sont d’équiper une centaine d'hôpitaux en 2002 et compte réaliser 35 % de son chiffre d'affaires dans ce secteur. Il a pour cela cons-titué une équipe d'une quinzaine de personnes exclusivement dédiées au monde hospitalier. GFI s'est, par ailleurs, rapproché de plusieurs sociétés spécialisées dans le domaine, notamment de Mc Kesson, HBOC.


Créé en 1981, Gestor a été complètement réécrit en 1995. Cette version a vieilli et n'exploite pas les avancées technologiques les plus récentes (workflow, internet). Une nouvelle version dont la sortie était prévue pour la fin de 2001 était en cours de finition au moment de la rédaction de cette fiche.

Ce progiciel s'inscrit dans une offre plus complète de progiciels dédiés à des activités voisines de la gestion des temps : gestion des accès, de la production… On retiendra dans cette fiche le module de gestion des temps et celui de planification


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• Standards

D'abord développé pour environnement Unix, Gestor exploite aujourd'hui les standards informatiques les plus courants : Windows et Windows NT, Ethernet, TCP/IP, Oracle dont il n'est, cependant, pas natif.

• Architecture client-serveur

Gestor propose une architecture client-serveur avec données et traitement batch sur le serveur et IHM sur les postes clients.

Gestor n'a pas été conçu pour des environnements internet et ne pouvait, dans les versions commercialisées en 2001, être utilisé dans ce contexte. Des solutions internet seront disponibles dans la version commercialisée fin 2001.

• Interfaces

Les auteurs de Gestor ont développé des interfaces avec d'autres bad-geuses que celles que commercialise GFI, notamment avec celles de Bull et Sepsi.

Gestor dispose d'interfaces paramétrées avec plusieurs logiciels de paie et de gestion des ressources humaines utilisés dans le monde de la san-té : HR Access,Sigagip, Reference, C-Page, CCMX, Agirh, Arpege RH, Symphonie on line, Pyrénées informatique… L'éditeur compte, en moyenne, de 2 à 10 jours de travail pour réaliser une interface avec une paie nouvelle.


Gestor utilise Impromptu pour la génération de requêtes. Il dispose, par ailleurs, d'une cinquantaine de requêtes pré-paramétrées.

• Paramétrage

Le paramétrage utilise un langage de macro-instruction accessible aux responsables ressources humaines après quelques jours de formation (en moyenne : 4 jours).


• Saisie

Gestor propose les principales fonctions nécessaires à la gestion des badges et des badgeuses. Il lui manque, cependant, la génération auto-matique de badge et l'invalidation temporaire d'un numéro de badge.


Gestor propose l'ensemble des fonctions utiles à la gestion des temps : horaires variables, roulements, gestion des absences, modulation, annua-lisation, compte épargne temps (quoiqu’en temps seulement…). Les fonc-


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tions de contrôle des pointages, utiles dans les environnements décentra-lisés, ne sont pas traitées de manière exhaustive.

Son expérience du monde de la santé ne le met cependant pas à l'abri des critiques des utilisateurs les plus exigeants qui lui reprochent notam-ment de ne pas permettre d'affecter un agent à plusieurs services et de ne pas distinguer les notions de poste de celles d'agent.


Ceacti, l'entreprise qui a développé Gestor, a été un des pionniers de l'i n-tégration de logiciels de calculs de la planification à la gestion des temps. Sa première cible était le monde hospitalier où il a d'ailleurs trouvé ses premières références. Ce module, Gesplan, utilise les technologies de la programmation par contrainte et de la programmation linéaire (outils Ilog) et a été conçu pour automatiser les affectations des agents à des régimes horaires pré-definis. Ce qu'il fait sans tenir compte de toutes les situations rencontrées : en cas d'absence d'un salarié, il ne génère pas de liste d'agents susceptibles d'assurer le remplacement.

Quoique développés par les mêmes équipes, les échanges de données entre ce module et celui de gestion des temps ne se font pas en temps réel. Ce produit n'a aujourd'hui que très peu de références.

Ergonomie

Dans sa version actuelle, Gestor convient mieux à des utilisateurs qui pra-tiquent le produit régulièrement qu'à des utilisateurs occasionnels.

Coûts

Les coûts sont calculés en fonction des effectifs. Les coûts moyens de l'application gestion des temps (Gestor) se situent autour de 450 000 F (soit 69 000 Euros)qui se partagent entre 40 % de vente de logiciel et 60 % de vente de services.

En résumé

Leader incontesté de la gestion des temps dans les hôpitaux, Ceacti a ac-quis une grande expérience des problématiques qu'on y rencontre. Cette expérience peut cependant entraîner une certaine rigidité dans les rela-tions qui gêne ceux qui souhaitent construire une application très proche de leurs pratiques courantes.

Gestor possède l'essentiel des fonctionnalités que l'on peut attendre d'un logiciel de gestion des temps, les versions actuellement commercialisées souffrent cependant de choix techniques faits il y a quelques années qui posent aujourd'hui des problèmes de maintenance. Ce défaut devrait être


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corrigé dans la prochaine version annoncée pour 2002 qui intégrera no-tamment des fonctions internet plus développées.


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15.9. Fiche produit : Temptation / HOROQUARTZ

L'éditeur : Horoquartz

Société qui réalise plus de 90 % de son chiffre d'affaires dans la gestion des temps, Horoquartz est présente sur ce marché depuis trente ans. Restée indépendante, elle emploie aujourd'hui 185 personnes pour un chiffre d'affaires de 127 MF.

Elle a progressivement étoffé son offre en y ajoutant des modules de ges-tion des activités, de saisie des temps en atelier, et de planification.


Ses solutions équipent 2 900 sites qui appartiennent pour la plupart à la catégorie des grosses PME (de 200 à 500 salariés), même si certains de ses clients, beaucoup plus importants, emploient plusieurs milliers de sa-lariés.

Horoquartz commercialise des terminaux qu'elle fait fabriquer par des sous-traitants.


Même si elle dispose de plusieurs références dans le secteur (CHU de Di-jon, hôpitaux de Seclain et Denain, plusieurs cliniques), Horoquartz a longtemps négligé le marché de la santé. Pour 2002 cette société vise une dizaine d'établissements installés pour 5 % de son chiffre d'affaires en 2002.

Les caractéristiques techniques du logiciel V5.7.0

Temptation tourne sous plusieurs systèmes d'exploitation : Windows, Windows NT, Unix, AS 400 et Linux. Il est disponible avec Oracle et DB2/400. Ces bases de données ne sont pas utilisées comme info-centre.


Horoquartz propose une double approche client-serveur et internet. Dans les solutions client-serveur, on trouve sur les postes client l'interface utili-sateur. Une version "full intranet" existe.

• Interfaces

Du fait de la taille moyenne de ses clients, Horoquartz n'a pas développé d'interfaces avec les badgeuses d'autres constructeurs. Cet éditeur a, a contrario, développé des interfaces avec la plupart des logiciels de paie présents dans les PME.


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Le logiciel propose des requêtes pré-paramétrées, essentiellement des statistiques, ainsi qu'un générateur de requêtes. On remarquera, cepen-dant, qu'à la différence de beaucoup de produits comparables, il n'utilise pas d'outils de requête du marché.

On remarquera également qu'états et tableaux de bord ne peuvent pas être rafraîchis en temps réel, ce qui peut gêner ceux qui souhaiteraient uti-liser l'outil pour identifier les agents présents dans l'établissement à tout moment.

• Paramétrage

Le paramétrage utilise un langage de macro-instructions qui demande une formation d'informaticien et une interface graphique de type Excel qu'un utilisateur peut, d'après l'éditeur, maîtriser au terme de trois jours de fo r-mation.


Conçue pour des organisations de petite taille, Temptation ne dispose que de 4 niveaux pour décrire une organisation.

• Saisie

Temptation offre l'essentiel des fonctions utiles à la gestion des badgeu-ses. On remarquera cependant qu'il ne génère pas automatiquement un numéro de badge lorsqu'il y a création d'un nouveau matricule.


Le traitement des fonctions classiques de gestion des temps porte la mar-que d'une longue expérience de ces questions. Si faiblesses il y a, elles ne concernent que des fonctions marginales comme la gestion de l'intérim (le logiciel ne prépare pas les factures des sociétés d'intérim) et le compte épargne temps qui n'est traité que sous l'angle du temps.


Horoquartz a racheté en 2001 la société Manatom qui avait développé un logiciel de planification en s'appuyant sur des techno logies propriétaires issues de la recherche opérationnelle et de la programmation par contrain-tes. Ce logiciel a deux domaines de prédilection : le calcul des charges de travail et le calcul d'horaires individuels en fonction d'une charge de travail et de règles. Conçu pour le calcul, il est mal adapté aux contextes dans lesquels on utilise un logiciel de planification pour vérifier la validité de plannings élaborés à la main.

Les échanges de données avec Temptation se font en temps réel.

Ergonomie


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L'ergonomie du logiciel compense un certain manque de subtilité par une bonne connaissance des besoins des utilisateurs professionnels et un souci de l'économie (l'application n'a que 60 écrans).

Coûts

Le coût d'une licence Horoquartz est de l'ordre de 130 000 F (20 000 Eu-ros) auxquels il convient d'ajouter un budget à peu près équivalent en ser-vices.

En résumé

Conçu pour des PME, Temptation en garde la trace lorsqu'on entre dans le détail de ses fonctionnalités. C'est pour le reste un produit solide qui s'appuie sur une longue expérience de la gestion des temps. Il est bien adapté à des organisations centralisées qui confient la gestion des temps à des spécialistes.

Son partenariat avec Manatom, un spécialiste de la planification, est trop récent pour que l'on puisse porter un jugement définitif sur la qualité de l'intégration des deux solutions.


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15.10. Fiche produit : HR Access / IBM

L'éditeur : IBM

Le spécialiste de l'informatique est sur le marché de la gestion des temps depuis qu'il a repris les activités info rmatiques de CGI et, notamment, ses lignes de progiciels dédiés à la gestion des ressources humaines.


IBM a équipé 250 clients de ses solutions de gestion des temps. Ce sont en général de grandes entreprises de plus de 2 000 salariés. Son module de gestion des temps s'inscrit dans une offre de gestion des ressources humaines complète qui comprend aussi bien la paie que la GRH : HR Ac-cess.

IBM ne commercialise pas de matériel de saisie des temps.


IBM a constitué une équipe spécifiquement dédiée au secteur de la santé et a fait évoluer son produit pour répondre spécifiquement aux attentes de ce marché.

Les caractéristiques techniques du logiciel V3 .c

HR Access est disponible sous Windows NT, OS 400 et Unix. Il exploite les bases de données Oracle, SQL Serveur et DB2.


IBM propose une architecture client-serveur mais également une solution basée sur les technologies web. Dans l'architecture client-serveur, on trouve sur le serveur la base de données ainsi que l'applicatif. Une procé-dure de téléchargement des nouvelles versions de la partie cliente est disponible.

• Interfaces

Le module de gestion des temps est intégré à l'offre d'IBM, mais il dispose également d'interfaces avec les applications de J.D.Edwards et People-soft.


IBM a intégré à son offre le générateur de requête Impromptu, mais HR Access dispose également de requêtes pré-paramétrées : compte-rendu des activités, pointage des anomalies…


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Il propose de nombreuses impressions à destination des agents qui peu-vent consulter les informations les concernant sur les badgeuses. Il per-met des statistiques sur les variables de paie, tant par unité d'affectation que par période ou catégorie de personnel.

• Paramétrage

HR Access dispose d'un atelier de génie logiciel intégré. De 10 à 15 jours de formation sont nécessaires à un expert pour maîtriser cet outil.


HR access permet une description de l'organisation sur 9 niveaux et dis-pose d'une gestion des habilitations.

• Saisie

HR Access offre les principales fonctionnalités nécessaires à une gestion d'un système de contrôle des temps mais ne permet pas de réaliser une gestion très fine des terminaux de saisie et des badges. Pour ne donner que cet exemple, on ne peut pas paramétrer les débuts et fin de validité d'un badge.


IBM traite les principales fonctionnalités de gestion des temps : horaires variables, modulation, compte épargne temps, modulation, annualisa-tion… Ce qu'il fait de manière à peu près complète. Il ne permet par contre pas de gérer des pools de remplacement et des équipes de réserve.


IBM n'a pas développé d'outils de planification, mais a signé des accords de partenariat avec Temposoft et Ceacti (aujourd'hui intégré à GFI), deux sociétés dont les progiciels sont décrits par ailleurs dans cette étude.

Ergonomie

Le module gestion des temps d'IBM bénéficie des outils disponibles sur HR Access, notamment le workflow. Les aides à la saisie sont cependant limitées.

Coûts

IBM ne communique pas sur les prix de ses solutions.


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En résumé

Module intégré dans une offre complète de gestion des ressources hu-maines, la gestion des temps d'IBM n'a d'intérêt que dans ce contexte. Elle peut alors prétendre concurrencer les logiciels des éditeurs spéciali-sés dont l'offre est cependant en général plus riche sur le plan fonctionnel.


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15.11. Fiche produit : Advanced solver / INOVIA

L'éditeur : Inovia

Société créée en 1997, Inovia réalise la totalité de son chiffre d'affaires (2 MF en 2000) avec ses solutions de planification qui traitent aussi bien des plannings des ressources humaines que de l'optimisation des locaux, des matériels, des stocks et des tournées.


L'activité de gestion d'Inovia est toute entière tournée vers le calcul et l'op-timisation de plannings. Elle a signé des accords de partenariat avec plu-sieurs éditeurs de logiciel de gestion des temps et de planification, no-tamment avec Lambert-Alcyon et Stilog, l'éditeur de Visual Planning.


Cet éditeur ne mène aucune démarche particulière en direction des hôpi-taux.


Advanced Solver a d'abord été développé sous Linux, il tourne également sous Windows NT et Unix. Des développements sont actuellement en cours pour le porter sur AS/400.

Il utilise SQL serveur mais peut être connecté à toutes les bases de don-nées compatibles ODBC/OLE DB.


Advanced Solver utilise une architecture client-serveur avec sur le serveur le moteur d'optimisation et la base de données.

• Interfaces

Inovia a développé des interfaces avec Osatys de Lambert-Alcyon et peut donc être associé à un système de gestion des temps classique.

• Paramétrage

Logiciel de type boite à outils, Advanced Solver a été conçu pour créer ra-pidement des applications adaptées aux besoins spécifiques des utilisa-teurs.

Il utilise pour son paramétrage un langage adapté du SQL (AQL : Advan-ced Query Langage) qui peut être utilisé par un non informaticien après 5 à 10 jours de formation. Une vingtaine de jours de paramétrage est sou-


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haitable pour la réalisation d'une application d'optimisation des effectifs dans une entreprise de plus de 100 personnes



Advanced Solver ne traite que les fonctions d'optimisation des plannings et d'affectation des agents. Il utilise des techniques issues de la recherche opérationnelle et de la programmation par contraintes.

Il permet d'affecter les agents sur un planning en tenant compte des préfé-rences individuelles, des règles d'équité, des préférences du management et des soucis économiques. Il permet également de gérer des réserves, de partager des agents entre plusieurs services, il tient compte des com-pétences et de la disponibilité des agents.

Il peut être utilisé pour calculer des affectations, mais aussi pour vérifier la faisabilité d'affectations faites à la main (respect des règles…).

Ergonomie

Advanced planner donne à ses utilisateurs de nombreuses possibilités pour construire les stratégies de planification qui leur paraissent le plus appropriées à leurs besoins.

Coûts

Les coûts des solutions d'Inovia peuvent varier beaucoup selon la difficulté des problèmes rencontrés. Ils peuvent aller de 300 000 F à 1,5 MF. Le prix du logiciel représente en général moins de la moitié du coût total, ce qui tient au poids très élevé du paramétrage dans le budget final.

En résumé

Un progiciel encore très proche de la recherche, conçu par une équipe qui n'a pas l'expérience des établissements de santé. Ses fonctionnalités peuvent cependant intéresser tout responsable qui doit gérer des pools ou des équipes de réserve avec tout ce que cela suppose de plannings com-plexes qui tiennent compte des compétences.


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15.12. Fiche produit : Osatys / LAMBERT-ALCYON

L'éditeur : Lambert-Alcyon

Société très ancienne puisque créée en 1907, Lambert-Alcyon emploie 56 personnes et réalise la totalité de son chiffre d'affaires (46 MF) dans la gestion des temps. Elle a connu récemment des difficultés et n'a pas, à l'inverse de la plupart de ses confrères, profité de l'explosion des marchés suite aux lois Aubry.

La vente de terminaux représente 30 % de son chiffre d'affaires.


Lambert-Alcyon a équipé 4 500 clients. Ce sont en général de grosses PME de plus de 400 personnes.


Lambert-Alcyon ne s'intéresse au monde de la santé que depuis peu. Il a notamment équipé l'hôpital Saint-Michel à Paris.

Les caractéristiques techniques du logiciel

Osatys utilise aujourd'hui DBL comme base de données. Le portage sous Oracle est en cours de développement.


Osatys est basé sur une approche client-serveur, mais Lambert-Alcyon a très tôt développé une solution basée sur les technologies web. Il propose aujourd'hui des solutions mixtes avec des postes client pour les gestion-naires et des postes intranet pour les responsables d’encadrement.

• Interfaces

Présent depuis longtemps sur le marché de la gestion des temps, Lam-bert-Alcyon a une bonne expérience de la construction des interfaces avec les logiciels de paie que l'on rencontre dans les entreprises de taille moyenne. De 2 à 5 jours/homme sont en général nécessaires pour les dé-velopper.


Osatys a été conçu pour travailler dans des environnements administratifs où l'on confie la gestion des temps à la DRH. Il ne dispose donc pas de toutes les fonctions nécessaires au management dans des organisations décentralisées. Il n'a pas, notamment, d'écran qui présente le planning de


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l'ensemble des agents d'un service. Les états et statistiques souffrent du même défaut. Plusieurs impressions qui pourraient intéresser les respon-sables d’encadrement restent centralisées.

• Paramétrage

Osatys utilise pour son paramétrage, un langage de macro-instructions et un langage informatique. Le paramétrage n'est pas en soi très complexe, mais mieux vaut le confier à une équipe spécialisée.


Osatys permet de décrire une organisation sur 5 niveaux, de générer des droits et habilitations. Il ne permet cependant pas de partager un salarié entre plusieurs services.

• Saisie

Osatys offre l'essentiel des fonctions nécessaires à la gestion des badges et des badgeuses.


Osatys offre toutes les fonctions nécessaires au contrôle des présences, à la gestion des horaires variables, au traitement des absences, à la modu-lation et à l'annualisation. On remarquera cependant des limites dans les calculs prévisionnels (solde des jours de congé à prendre en fin d'an-née…).


Lambert-Alcyon a intégré dans son offre le module de planification d'Ino-via.

Ergonomie

L'ergonomie des écrans est, à quelques réserves de détail près, simple et séduisante. Elle est vite comprise des utilisateurs.

Coûts

La licence du logiciel est vendue 60 000 F. Avec les services, on peut ob-tenir des solutions autour 100 000 F (15 200 Euros)auxquels il convient d'ajouter les coûts des badgeuses.

En résumé

Un logiciel simple, bon marché, auquel manquent plusieurs fonctionnali-tés, notamment en matière de management décentralisé, mais qui peut convenir à des établissements de taille moyenne qui souhaitent surtout


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contrôler le temps de leurs collaborateurs. Signalons que Lambert-Alcyon a engagé un partenariat avec l'hôpital Saint-Michel pour faire évoluer son offre.


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15.13. Fiche produit : Pyrénées informatique

L'éditeur : Pyrénées informatique

Cette société créée en 1975 et aujourd'hui spécialisée dans la seule in-formatique de la santé, a réalisé en 2 000 un chiffre d'affaires de 95 mil-lions de francs.


La gestion des temps représente à peu près 20 % du chiffre d'affaires de l'entreprise.

Pyrénées informatique ne fabrique pas de terminaux de saisie, mais utilise ceux de Pyrescom.


Pyrénées informatique a équipé une soixantaine d'établissements de ses progiciels de gestion des temps. Il s'agit, en général, d'établissements de taille moyenne (autour de 300 personnes).


Pyrénées informatique a développé ses solutions sous OS400 et Unix. El-les utilisent la base de données DB2 400


Pyrénées informatique a retenu une solution client-serveur, il ne propose pas de solution basée sur les technologies intranet.

• Interfaces

Développée comme un module intégré au sein d'une offre de gestion des ressources humaines, cette application de gestion des temps est peu ou-verte sur l'extérieur, comme le montre l'absence d'interface avec d'autres logiciels de paie que ceux de Pyrénées informatique.


Si le logiciel dispose de requêtes pré-paramétrées, il utilise également un requêteur du marché, Power play (Impromptu).

Il permet de produire les documents nécessaires à l'information des agents, mais exclusivement sous forme imprimée : ces informations ne peuvent être consultées sur des badgeuses.


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• Paramétrage

Une dizaine de jours de formation est nécessaire pour maîtriser les tech-niques de paramétrage de ce progiciel. Il convient d'y ajouter 5 jours d'assistance.


• Saisie

Cette solution offre une gestion a minima des badgeuses qui peut suffire dans des établissements de taille moyenne.


Si elle traite des horaires variables, permet de construire des plannings prévisionnels, de gérer la modulation et l'annualisation, cette application le fait en s'en tenant aux fonctions les plus usuelles sans entrer dans toutes les finesses que l'on trouve sur des logiciels spécialisés (pour ne donner qu'un exemple, la gestion des horaires variables ne permet pas définir des tolérances ou des arrondis).

Elle propose une solution pour la gestion des pools et des équipes de ré-serve et elle autorise les emprunts de personnel mais néglige la gestion des pauses.

Ergonomie

L'ergonomie de cette application date. On peut personnaliser le poste de travail et paramétrer des aides à la saisie, mais le planning mensuel n'est cependant pas visualisable sur un seul écran. De plus, cette application n'utilise pas les techniques de workflow.

Coûts

La solution gestion des temps de Pyrénées informatique est vendue 23 900 Euros, (155 000 Francs) auquels il convient d'ajouter maintenance, paramétrage, formation…

En résumé

Une solution réservée aux établissements de taille moyenne équipés des solutions de gestion des ressources humaines de Pyrénées informatique et dont les besoins en matière de gestion des temps ou de gestion des plannings ne sont pas sophistiqués.


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15.14. Fiche produit : AGIRH-Planning / SIPHIC

L'éditeur : SIPHIC

Le SIPHIC (Syndicat Informatique Hospitalier de Picardie) est une struc-ture autonome qui regroupe 62 établissements hospitaliers. Créé en 2000 par transformation du Centre régional d'informatique hospitalière de Picar-die) il emploie aujourd'hui 89 personnes dédiées à la réalisation de logi-ciels et à la production de services pour le secteur hospitalier. Il a réalisé un chiffre d'affaires de 56 MF en 2000, dont 6 % dans le domaine de la gestion des temps.


7 personnes suivent l'activité gestion des temps, dont trois sont chargées du développement et deux de l'assistance client. Le SIPHIC ne fabrique pas de badgeuse. Il a cependant passé un accord de partenariat avec la société Pyrescom, et son logiciel a été spécialement conçu pour fonction-ner avec les matériels de cette entreprise.


AgirH-planning a été spécialement conçu pour les hôpitaux de taille moyenne, de 500 à 1500 lits et les établissements qui emploient de 200 à 1 000 salariés. Une quinzaine de sites l'utilise aujourd'hui dont le CHU d'Amiens et les centres hospitaliers d'Argenteuil, Couserans, Beauvais, Bergerac, Boulogne sur Mer, Château-Thierry, Gonesse, Moiselles, Mon-tolivet, Orléans, Saint-Denis, Saint-Vaury et Vitre.


Agirh-planning a été développé comme un module d'une offre plus com-plète dédiée à la gestion des hôpitaux. Il peut, cependant, être acquis in-dépendamment et être interfacé avec d'autres progiciels de GRH hospita-lière.

Il permet de gérer simultanément plusieurs établissements ou, au sein d'un même établissement, plusieurs UF.


Conçu sous le modèle client-serveur, il fonctionne sous Windows pour les postes de travail et Unix pour le serveur en s'appuyant sur la base de données Oracle. On trouve sur les postes client les grilles d'écran et sur le serveur les données et les exécutables (programmes, procédures).


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Son éditeur pense le proposer en service-bureau à certains de ses adhé-rents, notamment des maisons de retraite.

On observera cependant qu'il ne peut pas être utilisé dans un environne-ment internet.

• Interfaces

AGIRH-Planning est totalement intégré au progiciel de GRH que propose le SIPHIC. Il peut cependant être interfacé avec d'autres logiciels de GRH hospitalière. Une interface standard existe avec les logiciels de paie GRAPH et PH7.

La réalisation d'une interface avec un logiciel de GRH peut prendre selon les cas de 20 à 100 jours/homme.


Les requêtes sont réalisées avec Impromptu de Cognos.

• Paramétrage

Le paramétrage est du type "questions-réponses". Sa mise en œuvre de-mande une bonne connaissance de la réglementation nationale et des rè-gles locales de gestion du temps. Une journée suffit, d'après l'éditeur pour former la personne chargée du paramétrage.

Une trentaine de jours de paramétrage est en moyenne nécessaire pour un établissement de 1 700 agents avec 65 postes de travail.


• Saisie

Agirh planning permet une saisie sur badgeuse ou écran informatique. Outre les badgeuses de Pyrescom, Agirh Planning peut également être connecté aux badgeuses d'Asice. L'utilisation d'un parc de badgeuses d'autres marques est envisageable, mais demande des efforts complé-mentaires.


Module intégré dans une offre de GRH, AGIRH Planning traite des princi-paux types d'organisation du temps : temps partiel, horaires variables, modulation, roulements et équipes.

Il ne propose cependant pas toutes les finesses des logiciels dédiés à la seule gestion des temps. C'est notamment sensible dans le cas des horai-res variables et dans celui de la modulation. Il ne génère pas d'alarme en cas de dépassement des volumes horaire dans les cas de modulation. Il compense ces défauts par une prise en compte des spécificités du monde de la santé.


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Agirh planning ne calcule pas de plannings et n'effectue pas d'optimisa-tion. Il contrôle, par contre, la faisabilité des affectations manuelles (res-pect de la réglementation).

Ergonomie

Son ergonomie, notamment pour ce qui touche à la gestion des anoma-lies, pourrait être améliorée.

Coûts

Le prix d'acquisition de la licence est de 580 000 F (88 000 Euros). Le coût du progiciel représente 30 % du budget total qui comprend des servi-ces, mais aussi des run-times de bases de données.

En résumé

Un produit conçu avec ces cadres infirmiers, séduisant quoique sans la ri-chesse fonctionnelle des logiciels spécialisés, qui convient surtout aux établissements équipés des autres logiciels du SIPHIC.


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15.15. Fiche produit : Pleiades temps et activités / SOPRA

L'éditeur : Sopra

Sopra est une société de service importante (elle emploie 5 300 person-nes et a réalisé en 2000 un chiffre d'affaires de 399 millions d'euros) qui a développé une activité de progiciels dans plusieurs domaines dont celui des ressources humaines (logiciels Pleiades). C'est à ce titre qu'elle a ra-cheté il y a quelques années une entreprise d'Annecy spécialisée dans la gestion des temps.


La première version de Pleiades Temps et Activités date de 1988. Depuis ce logiciel a été vendu à 250 clients. Il est installé dans un millier de sites, en général relativement importants (de 500 à 5000 salariés). Il est aujour-d'hui intégré dans l'offre de gestion des ressources humaines de Sopra. Ses principales cibles sont l'industrie, les services et la restauration ra-pide.

Une quarantaine de collaborateurs de Sopra est spécialisée dans l'activité gestion des temps, dont une dizaine au développement du produit.


Si Sopra a eu un temps le projet de conquérir le monde de la santé avec une offre de progiciel de GRH, elle l'a aujourd'hui abandonné. Elle a ce-pendant équipé plusieurs établissements de ses outils de gestion des temps, et notamment le CHU de Rouen, l'hôpital Saint-Luc à Lyon et la clinique du Parc à Marseille.

Les caractéristiques techniques du logiciel V4.3.1c

Société de service, Sopra ne fabrique pas de terminaux de saisie, elle a cependant référencé des badgeuses et signé des accords avec deux spé-cialistes : Alpha3i et Isotech.

Pleiades Temps et Activités est disponible sous Windows, Windows NT, Windows NT TSE et Unix . Il exploite plusieurs bases de données : Ora-cle, Informix et Pervasive 2000.


Sopra a choisi une solution client-serveur avec :

sur le serveur : la gestion de la base de données, le calcul et les règles de gestion, l’essentiel du paramétrage,


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sur le poste client : l'interface graphique et une partie du paramétrage.

Pleiades Temps et Activités autorise la saisie des pointages depuis une interface utilisateur de type intranet.

• Interfaces

Sopra a développé des interfaces avec les badgeuses de Benzing et Bau-det.

Son progiciel est intégré dans les différents modules de l'offre Pleiades (paie, comptabilité pour les activités). Cet éditeur a par ailleurs développé des interfaces avec les logiciels de GRH et paie d'ADP (Hypervision), de SAP et Ares (Arcole).

Il faut en moyenne de 5 à 10 jours pour développer une interface avec une nouvelle paie.


Ce progiciel n'a pas intégré de requêteur du marché (l'intégration de Busi-ness Objects est prévue en 2002), mais il dispose de plusieurs requêtes pré-paramétrées : édition des compteurs, des justifications, carte de poin-tage, d'absence, état des anomalies et alertes, récapitulatif par employé… On peut, par ailleurs, paramétrer autant de requêtes qu'on le souhaite. Ce paramétrage demande cependant un bon niveau informatique avec une formation au langage de requête.

Le progiciel permet d'éditer une vaste gamme d'états à destination des agents.

• Paramétrage

La mise en place des règles de gestion demande des compétences info r-matiques et fonctionnelles. Le paramétrage des calendriers, compteurs, motifs d'absence… peut être confié à un responsable des ressources hu-maines après formation (en général 5 jours).

Le paramétrage d'une application dans une entreprise de 700 personnes demande, selon la complexité de l'application, de 3 à 10 jours de travail.


Pleiades Temps et Activités permet de gérer simultanément plusieurs éta-blissements sur autant de niveaux qu'on le souhaite. On peut gérer des habilitations et affecter simultanément un agent à un poste de travail et à une unité d'affectation budgétaire. On peut encore distinguer l'emploi du grade et renseigner jusqu'à 48 champs sur une fiche salarié.


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• Saisie

Ce progiciel offre l'essentiel des fonctions nécessaires à la gestion des badges et des badgeuses. Il ne génère cependant pas automatiquement de numéro de badge lors de la création d'un matricule.


Ce progiciel traite de manière complète les horaires variables, les pauses, l'annualisation et la modulation. On peut définir 52 cycles dans le calen-drier et l'on peut affecter plusieurs cycles à un agent. Il peut traiter jusqu'à 128 anomalies, mais il ne propose ni contrôles sur les corrections d'ano-malies avant l'envoi à la paie, ni statistiques sur les corrections effectuées. S'il prépare la paie des intérimaires, il ne gère ni les pools ni les équipes de réserve.


Sopra a intégré dès 1996 une planification simplifiée dans son offre. Il n'y a pas à proprement parler de calcul des plannings, au sens où le pratique les éditeurs qui utilisent les techniques de programmation par contrainte, mais représentation graphique des temps travaillés et vérification des so-lutions proposées.

Ergonomie

Pleiades Temps et Activités dispose d'un système d'alarme et de gestion événementielle. Son ergonomie présente cependant quelques faiblesses : le nombre d'agents que l'on peut voir sur un planning mensuel est relati-vement faible, la personnalisation des écrans est limitée, il ne propose que peu d'aides à la saisie.

Coûts

Le coût moyen d'une solution de gestion des temps est chez Sopra de l'ordre de 500 000 F (76 000 Euros). On notera le poids élevé dans ce budget du paramétrage et des développements spécifiques.

En résumé

Pleiades Temps et Activités est un produit éprouvé conçu à la fin des an-nées 80 pour des environnements dans lesquels la gestion des temps était centralisée. S'il a beaucoup évolué depuis et s'est largement enrichi, il garde trace de cette histoire. Il est associé à un excellent produit de ges-tion des ressources humaines et servi par une société de service qui dis-pose de ressources abondantes et de solides méthodes. Ses références dans le domaine de la santé restent cependant limitées.


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15.16. Fiche produit : Visual Planning / STILOG

L'éditeur : Stilog

Créé en 1991, Stilog emploie aujourd'hui une trentaine de personnes. Il a réalisé en 2000 un chiffre d'affaires de 13,8 MF.


La gestion des temps représente 30 % du chiffre d'affaires de cette entre-prise qui a installé le logiciel ici décrit dans 1 500 sites, que l'on retrouve le plus souvent dans le monde de l'industrie, des services, de l'éducation et des collectivités locales.

Comme son nom l'indique, Visual planning est un outil de visualisation et de gestion des plannings. Il ne propose donc aucun matériel de saisie des temps ou de pointage.


Stilog n'a pas développé de stratégie particulière dans le monde de santé, il s'est cependant rapproché d'un revendeur spécialisé dans la fourniture de solutions informatiques pour le monde hospitalier. Il dispose d'une di-zaine de références dans le secteur, notamment dans des cliniques, mais aussi à l'institut Gustave Roussy et à l'hôpital Edouard Herriot (où son uti-lisation est effective dans quelques services).


Visual Planning tourne sous Windows et Windows NT. Une version Java est envisagée pour le premier semestre 2002. Il s'appuie sur les bases de données Oracle, SQL Serveur et Access utilisées comme infocentre.


Lorsque Visual planning fonctionne en architecture client-serveur, on trouve sur le serveur la base de données et le paramétrage et sur les pos-tes client un exécutable. Des procédures de téléchargement automatique des nouvelles versions sont disponibles.

• Interfaces

Visual Planning ne dispose d'aucune interface avec des badgeuses. Il ne dispose pas non plus d'interfaces avec des logiciels de paie ou de gestion des ressources humaines, ce qui suppose des ressaisies des informations qu'il traite.


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Ce progiciel dispose d'un générateur intégré de requêtes et de quelques requêtes pré-paramétrées. Il permet d'effectuer des statistiques sur les va-riables de paie et d'éditer des documents à destination des agents.

• Paramétrage

Le paramétrage utilise une inte rface graphique de type Excel et demande, selon les cas, d'une demi-journée à 5 jours de travail.


A l'inverse de la plupart des logiciels présentés dans cette étude, Visual Planning n'a ni l'ambition de gérer les temps ni celle de calculer ou d'opti-miser des plannings. Il ne traite aucune des fonctions classiques de la gestion des temps (horaires variables, roulements, gestion des absences, annualisation, modulation…), mais il permet de construire, de suivre les plannings d'une équipe et de réaliser des statistiques et des impressions.

Ergonomie

L'ergonomie des écrans et de la saisie est l'un des points forts de ce pro-duit : on peut visualiser jusqu'à 35 agents sur un planning mensuel.

Coûts

Visual Planning est vendu, dans ses versions les plus modestes autour 15 000 F (2 300 Euros).

En résumé

Un produit simple plus proche de la bureautique que de l'informatique de gestion qui a son intérêt dans les petits établissements décentralisés qui souhaitent suivre les plannings des agents sans saisir les temps sur un système de pointage.


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15.17. Fiche produit : Clepsydre / SYMPHONIE ON LINE

L'éditeur : Symphonie on line

Symphonie on line regroupe les activités informatiques de Kalamazoo In-formatique Santé et de Symphonie on line.


Symphonie on line n'a longtemps eu qu'un module de gestion des temps (ARIANE) attaché à sa gestion des ressources humaines qui ne permettait pas de gérer des badgeuses. Ce progiciel utilisé par 13 établissements est présenté dans les tableaux de l'étude.

Cette fiche présente Clepsydre qui, selon les dires de l’éditeur, est une application plus riche et plus sophistiquée. Elle est actuellement en cours de développement. Les informations qu'elle contient, élaborées exclusi-vement à partir des réponses à un questionnaire de l'éditeur, devront donc être vérifiées lorsque ce produit sera disponible.


La santé est la principale activité de Symphonie on line dont 13 collabora-teurs sont spécifiquement attachés au développement, à la commerciali-sation et à la maintenance de son offre de gestion des temps.

Les caractéristiques techniques du logiciel

Clepsydre tourne sous Windows NT et Unix et utilise la base de données Oracle dont il n'est cependant pas natif.


Clepsydre utilise une architecture client-serveur, avec sur le client l'inte r-face homme machine et sur le serveur les données et les traitements. Il peut être branché sur un réseau intranet.

• Interfaces

Symphonie on line n'a pas développé d'interfaces avec d'autres badgeu-ses que celles proposées à son catalogue. Il dispose par contre d'interfa-ces avec les paies de Symphonie on line, Graph 2 et PH7. D'après son éditeur, 3 jours suffisent pour développer une interface avec une nouvelle paie.


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Clepsydre ne dispose ni d'un générateur de requêtes ni de requêtes pré-paramétrées. Il utilise pour la création des tableaux de bord Impromptu. Il propose en standard plusieurs états et tableaux de bord : tableaux de compteurs paramétrables (exemple : heures travaillées, crédit : débit d’heures, solde absences, équivalent temps de travail…), suivi d’effectif, qui peuvent être rafraîchis en temps réel.

• Paramétrage

Selon l’éditeur, le produit a été conçu pour pouvoir être paramétré par un cadre des ressources humaines ou un gestionnaire de planning après 2 jours de formation.


• Saisie

Incomplète dans la première version de ce progiciel, la gestion des habili-tations est programmée pour juin 2002.

La gestion des badges et badgeuses s'inspire de ce que font les spécialis-tes et, à la lecture des renseignements fournis par l’éditeur, semble com-plète.


La gestion des présences, des pauses et des horaires variables parais-sent comparables à ce que l'on trouve sur la plupart des autres logiciels. On remarquera cependant qu'on ne peut pas calculer les droits à congé des agents à partir des caractéristiques de leur situation personnelle.

La gestion des roulements gagnerait à être précisée (manque notamment la possibilité de gérer automatiquement les échanges de service entre col-laborateurs).

La qualité de la gestion des anomalies doit être contrôlée. On observera que ce progiciel exerce une vérification des données avant envoi à la paie, ce qui évite des aller-retour inutiles.

La gestion des prêts de personnel, des intérimaires et de pools est à ce jour incomplète, mais on ne peut dire qu'elle a été négligée. Une version définitive est programmée pour juin 2002.

• Compte épargne temps

Dans la version commercialisée en 2002, le compte-épargne temps est traité en gestion de temps.



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Clepsydre doit proposer une gestion des affectations et des plannings prévisionnels.

Ergonomie

L'utilisateur peut, sur Clepsydre, personnaliser les menus et les enchaî-nements d'écran. Il dispose des aides classiques à la saisie et d'alarmes (dont une alarme en cas de construction d'un cycle de plus de 12 semai-nes qui peut se révéler utile). Il permet de visualiser sur un même écran jusqu'à 24 agents. Il ne dispose cependant pas de fonction workflow.

Coûts

Symphonie on line ne donne pas d'information sur ses coûts.

En résumé

Une solution pour les établissements de taille moyenne conçue pour com-pléter l'offre d'un spécialiste de l'informatique hospitalière. Faute de réfé-rences visibles au moment de la parution de cette étude, l’évaluation qui en est faite s’appuie sur les informations remises par cet éditeur.


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15.18. Fiche produit : Temposoft / TEMPOSOFT

L'éditeur : Temposoft

Société créée en 1998 pour développer des solutions de calcul et d'opti-misation de plannings à partir des outils de programmation par contraintes d'Ilog, Temposoft a fait évoluer son logiciel qui couvre aujourd'hui tous les aspects de la gestion des temps.

Temposoft emploie 120 personnes et réalise la totalité de son chiffre d'af-faires de 36 MF en 2000 avec la vente de son logiciel et des services liés.

A l'inverse de la plupart des entreprises du secteur, Temposoft a des am-bitions internationales affichées.


Temposoft a installé ses solutions dans une quinzaine de sites. Ses clients sont en général de très grandes entreprises (>5000) de la banque, de l'assurance, de l'industrie et de la restauration rapide.

Il ne fabrique ni ne commercialise de terminaux de saisie, mais a signé un accord de partenariat avec Pyrescom.


Temposoft ne possède encore aucune référence dans le domaine de la santé mais compte équiper de 3 à 5 établissements en 2002. Elle a signé des accords de partenariat avec CGEY, Mc Kesson HBOC.


Temposoft a été développé sous Windows, il est également disponible sous Windows NT et le sera prochainement sous Unix et Linux. Les bases de données utilisées sont Oracle et SQL Serveur.


Le logiciel est disponible aussi bien dans une version client-serveur que dans une version internet. Dans la version client-serveur, on trouve sur les postes client les affichages et les calculs simples, les calculs plus com-plexes, notamment les calculs d'optimisation, se faisant sur le serveur.

• Interfaces

Temposoft a développé des interfaces avec les principaux ERP du mar-ché : SAP HR, HR access, Peoplesoft, Oracle HRMS. Son logiciel dispose également d'interfaces avec les principaux outils bureautiques (traitement de texte, tableur, bases de données).


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L'entreprise ne donne pas d'indication sur les temps de développement de nouvelles interfaces, ce qui s'explique si l'on se souvient que ce logiciel est installé dans de très grandes entreprises qui ont souvent fait évoluer fortement les progiciels de ressources humaines qu'elles utilisent.


Temposoft n'offre pas de requêtes pré-programmées. Il ne propose en standard que des états sur les heures de présence. Il utilise des outils du marché : Olap de Microsoft et Crystal report.

• Paramétrage

Produit très ouvert, Temposoft utilise, pour son paramétrage un langage de macro-instructions et une interface graphique de type Excel qui de-mandent des compétences informatiques. Une dizaine de jours de forma-tion est recommandé.

Pour une entreprise de 1 000 personnes qui ne met en place qu'une ap-plication de gestion des temps, une trentaine de jours de paramétrage peut suffire. Pour une entreprise de 50 000 personnes qui a choisi une so-lution complète avec gestion des temps et planification, le paramétrage peut demander jusqu'à 600 jours.


Temposoft autorise une description très fine des organisations et n'est pas limité, comme beaucoup d'autres produits, par le nombre de niveaux hié-rarchiques.

• Saisie

Temposoft offre toutes les fonctions nécessaires à une bonne gestion de la saisie, mais ne génère pas automatiquement de numéro de badge lors-qu'il y a création d'un matricule.


Temposoft offre toutes les fonctions classiques de la gestion des temps. Cette partie de l'application n'a cependant pas la maturité qu'ont pu attein-dre des progiciels depuis plus longtemps présents sur le marché.

Temposoft permet une gestion complète du compte épargne temps.


L'optimisation des plannings est la grande force de ce logiciel qui combine plusieurs techniques (programmation linéaire, programmation par contraintes, algorithmes issus de la recherche opérationnelle). Planifica-tion et gestion des temps sont complètement intégrées, ce qui autorise des traitements en temps réel.

Cette planification automatise l'affectation des agents (mais ne permet pas d'affecter simultanément matériels et locaux), la définition des effectifs en


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fonction de charges de travail et la programmation des présences. Il laisse à l'utilisateur le choix entre plusieurs stratégies d'optimisation.

Ergonomie

Temposoft propose une ergonomie standard de bonne qualité que ses équipes savent adapter aux pratiques et usages de ses clients.

Coûts

Une solution Temposoft revient en moyenne à 2,5 MF (380 000 Euros)qui se partagent à peu près également entre logiciel et services.

En résumé

Un produit riche, flexible, séduisant réservé aux très grands établisse-ments qui ont du temps, des compétences, des moyens et des probléma-tiques complexes.

Analyse Offre Marche Logiciel Gestion Du Temps RTT GMSIH

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