Analyse financière et reporting Excel - ACIFR : Alliance ... · 9 ProtØger les donnØes...

Analysefinancière

et reportingavec Excel

Joseph Rubin

11460_Excel_FauxTitre 29/04/04 15:37

© Groupe Eyrolles, 2004, pour la présente édition, ISBN 2-212-11460-5.

Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org

9Protéger les données

financières

Dans ce chapitre :

Nous allons passer en revue les diverses possibilités de protectionoffertes par Excel pour protéger vos données financières, ainsi quevos fichiers. Ce chapitre aborde les points suivants :

� Remarques préliminaires � De la nécessité de protéger les infor-mations financières.

� Sécurité � Nouvelles options de protection apparues avec laversion 2002 d�Excel, notamment les signatures numériques.

� Protection des classeurs � Protection d�un classeur de manière àce que sa structure ne puisse être modifiée, et que des feuillesayant été masquées ne puissent être à nouveau affichées.

� Protection des cellules � Protection du contenu des cellules demanière à ce qu�elles ne puissent pas être modifiées ou que leursformules ne puissent pas être visualisées.

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Analyse financière et reporting avec Excel134

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� Protection ciblée � Protection des cellules en fonction de leurcontenu.

� Blocs de cellules ouverts à des utilisateurs � Présentation decette nouvelle fonctionnalité apparue avec la version 2002 d�Excelqui autorise plusieurs utilisateurs à modifier un bloc de cellules par-ticulier dans un document protégé.

Remarques préliminairesDans toutes les entreprises, la protection des informations financières est unenjeu stratégique. En effet, il est fondamental que la confidentialité de cesinformations soit protégée des regards indiscrets, qui peuvent provenir dessalariés de l�entreprise ou des individus extérieurs à la société.

Dès lors, il est de la plus haute importance que vous puissiez prévenir toutetentative, volontaire ou non, de consultation ou d�altération de ces données.Pour cela, vous devez protéger vos modèles car ils recèlent parfois desformules, véritables trésors, pouvant être le fruit de longues heures d�un travailacharné.

SécuritéÀ partir de la version 2002, un nouvel onglet relatif à la sécurité a été ajouté àla fenêtre Options d�Excel. Il contient des paramètres destinés à vous aiderdans votre travail de protection.

Accéder à l�onglet Sécurité

Dans le menu Outils, choisissez Options, puis activez l�onglet Sécurité(figure 9-1).

Mot de passe à l�ouvertureAfin d�éviter que n�importe qui puisse ouvrir votre classeur, vous pouvezmettre en place un mot de passe à l�ouverture. Jusqu�à la version 2002 d�Excel,il fallait passer par la fenêtre Enregistrer sous, mais avec Excel 2002, l�ongletSécurité de la fenêtre Options vous offre une fonctionnalité équivalente.

1. Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer sous.



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2. Si vous travaillez avec Excel 97, cliquez sur le bouton Options. Si voustravaillez avec Excel 2000 ou une version ultérieure, déroulez la listeOutils, puis choisissez Options générales.

3. Tapez votre mot de passe dans la zone Mot de passe protégeant le docu-ment ou Mot de passe pour la lecture (suivant la version utilisée), puis cli-quez sur OK.

Transmettre un fichier Excel protégéLa procédure proposée ci-après vous explique comment envoyer un fichierExcel protégé dans une version 2002 ou 2003 à des destinataires utilisant desversions antérieures.

Figure 9-1L’onglet Sécurité de la fenêtre Options.

INFO Si vous avez oublié votre mot de passe, pas de panique ! Pour une somme modi-que, vous pourrez acheter sur Internet un logiciel capable de le retrouver (dans cedomaine, l�offre est très riche).Mettez n�importe quel moteur de recherche à contribution, tapez Excel+password,puis cliquez sur l�un des résultats.




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1. Dans le menu Outils (pour les versions 2002 et ultérieures), choisissezOptions, puis activez l�onglet Sécurité.

2. Cliquez sur le bouton Options avancées, puis choisissez Compatible avecOffice 97/2000.

Signature numériqueSi vous échangez des fichiers Excel sur Internet, une signature numérique vousassure une meilleure sécurité.

Dans le menu Outils (pour les versions 2002 et ultérieures), choisissez Optionset activez l�onglet Sécurité. Cliquez sur le bouton Signatures numériques.

Protéger les classeursProtéger un classeur permet de préserver sa structure de tout changementintempestif. Dans un classeur protégé, vous ne pouvez pas supprimer ouajouter une feuille ou encore afficher une feuille masquée.

Protéger un classeur

1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protéger le classeur.

2. Tapez votre mot de passe dans la zone Mot de passe (facultatif), et cliquezsur OK. La fenêtre Confirmer le mot de passe apparaît.

3. Entrez une nouvelle fois votre mot de passe dans la zone Mot de passe decette nouvelle fenêtre, et cliquez sur OK.

Ôter la protection d�un classeur

1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Ôter la protection du clas-seur.

2. Entrez le mot de passe dans la zone Mot de passe, puis, cliquez sur OK.

Masquer ou afficher des feuilles Excel vous permet de masquer ou afficher n�importe quelle feuille d�un clas-seur (cependant, il faut toujours garder au moins une feuille affichée). Dans




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une feuille masquée, les données ou les formules ne peuvent être vues oumodifiées directement.

Masquer une feuille

Sélectionnez la feuille à masquer et dans le menu Format, choisissez Feuille,puis Masquer.

Afficher une feuille

1. Dans le menu Format, choisissez Feuille, puis Afficher.

2. Dans la fenêtre Afficher, sélectionnez le nom de la feuille à afficher, puiscliquez sur OK.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également masquer ou afficher des feuillesen utilisant la macro complémentaire ChooseSheet.xla (voir la figure 9-2).

Figure 9-2La macro complémentaire ChooseSheet.xla.




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Protéger les feuilles masquées d�un affichage intempestif

Une fois les feuilles masquées, si le classeur est laissé sans protection, la listede ces feuilles peut être accessible à tout moment dans la fenêtre Afficher(sous-menu Feuille du menu Format).

Rendre inaccessible la fenêtre Afficher

1. Appuyez sur les touches Alt+F11 afin d�accéder à l�éditeur Visual Basic.

2. Dans le volet VBAProject, sélectionnez le nom de la feuille devant restermasquée.

3. Appuyez sur F4 afin de faire apparaître la fenêtre Propriétés. Vous pouvezégalement cliquer sur l�outil Fenêtre Propriétés de la barre d�outils Stan-dard.

4. Au niveau de la propriété Visible, sélectionnez l�option 2-xlSheetVeryHidden (comme sur la figure 9-3).

Figure 9-3La modification de la propriété Visible d’une feuille.




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5. Appuyez sur les touches Alt+F4 pour fermer l�Éditeur Visual Basic etrevenir à Excel.

Protéger les feuilles et les cellulesVous pouvez protéger le contenu des cellules de toute modification et rendreinvisible la syntaxe des formules.

Verrouiller ou masquer une cellule

1. Ouvrez la fenêtre Format de cellule soit en appuyant sur les touchesCtrl+1, soit en cliquant avec le bouton droit sur la cellule, puis en choisis-sant Format de cellule dans le menu contextuel.

2. Activez l�onglet Protection. Par défaut, la case Verrouillée est cochée alorsque la case Masquée ne l�est pas. Avant de protéger la feuille, commenceztoujours par déverrouiller les cellules sur lesquelles vous souhaitez conti-nuer d�intervenir.

Pour qu�une cellule soit protégée, deux conditions doivent être remplies :

� sa case Verrouillée doit être cochée (voir la figure 9-4) ;

Figure 9-4L’onglet Protection de la fenêtre Format de cellule.




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� la feuille dans laquelle elle se trouve doit être protégée.

Pour qu�une formule n�apparaisse pas dans la barre de formule lorsque lacellule qui la contient est sélectionnée, deux conditions doivent être remplies :

� sa case Masquée doit être cochée ;

� la feuille dans laquelle elle se trouve doit être protégée.

Protéger une feuilleAvec la version 2002 d�Excel, la fenêtre Protéger la feuille offre la possibilitéde sélectionner les fonctionnalités devant rester disponibles, en dépit de laprotection.

1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protéger la feuille.

2. Dans la liste Autoriser tous les utilisateurs de cette feuille à, cochez lescases correspondant aux fonctionnalités qui doivent rester disponiblesmalgré la protection (figure 9-5).

Dans les versions antérieures à la version 2002, toutes les fonctionnalitésd�édition étaient automatiquement figées avec la protection.

Figure 9-5La fenêtre Protéger la feuille.




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Masquer les lignes et les colonnesDans la figure 9-6, on a réussi à circonscrire les déplacements au bloc decellules A1:D32 en masquant toutes les colonnes situées au-delà de lacolonne D et toutes les lignes situées au-delà de la ligne 32.

ASTUCE Dans une feuille protégée, la touche Tab permet de se déplacer directement d�unecellule déverrouillée à l�autre.

Figure 9-6L’affichage d’une feuille réduite à un bloc de cellules.




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Masquer lignes et colonnes

1. Sélectionnez la colonne E.

2. Appuyez sur les touches Ctrl+Maj+Flèche droite.

3. Cliquez avec le bouton droit sur les colonnes sélectionnées et choisissezMasquer dans le menu contextuel.

4. Sélectionnez la ligne 33.

5. Appuyez sur les touches Ctrl+Maj+Flèche bas.

6. Cliquez avec le bouton droit sur les lignes sélectionnées, et choisissezMasquer dans le menu contextuel.

Réafficher les lignes et les colonnes masquées

1. Sélectionnez la ligne 32.

2. Faites un cliquer-glisser vers le bas (les lignes masquées sont égalementsélectionnées).

3. Cliquez avec le bouton droit sur la ligne 32 sélectionnée, et choisissezAfficher dans le menu contextuel.

4. Répétez les étapes 1 à 3 pour les colonnes à partir de la colonne D.

Protéger des blocsUne feuille peut être partagée en deux parties :

� une zone dans laquelle les mouvements ne sont pas restreints (la zone dedéfilement) ;

� une zone dans laquelle les mouvements sont restreints (la zone protégée).

Cette division peut être obtenue soit en ajoutant des instructions de program-mation relatives à l�objet ScrollArea dans une macro, soit en modifiant lespropriétés de la feuille dans la fenêtre Propriétés ouverte dans l�Éditeur VisualBasic. Les deux techniques sont présentées ci-dessous.




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Modifier la zone de défilement par une macro

Pour restreindre le défilement à la plage de cellules A1:C31, utilisez l�instruc-tion suivante :

Pour revenir à un défilement normal, utilisez l�instruction suivante :

Modifier la zone de défilement par les propriétés

1. Appuyez sur les touches Alt+F11 pour accéder à l�Éditeur Visual Basic.

2. Dans le volet VBAProject, sélectionnez la feuille dans laquelle vous sou-haitez modifier la zone de défilement.

3. Appuyez sur la touche F4 ou cliquez sur l�outil Fenêtre Propriétés de labarre d�outils Standard pour ouvrir la fenêtre des propriétés de la feuille.

4. Dans la zone ScrollArea, tapez la référence de la plage de cellules àlaquelle vous souhaitez restreindre le défilement (par exemple$A$1:$C$31, comme indiqué figure 9-7).

5. Appuyez sur les touches Alt+F4 pour refermer l�Éditeur Visual Basic etrevenir à Excel.

Désormais, vous pouvez effectuer toutes les opérations de votre choixdans la plage A1:C31. En revanche, vous ne pourrez que visualiser lesautres cellules.

Protection ciblée par type de contenuPour protéger des formules ou du texte, vous devez commencer par isoler lescellules concernées pour les verrouiller, puis protéger la feuille.

Sheets("15-Postes").ScrollArea = "A1:C31"

Sheets("15-Postes").ScrollArea = ""




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Étape 1 � Déverrouiller toutes les cellulesLa première étape consiste à vous assurer que toutes les cellules de la feuillesont bien déverrouillées.

1. Sélectionnez toutes les cellules de la feuille en appuyant sur les touchesCtrl+A.

Figure 9-7La modification de la propriété ScrollArea d’une feuille permet de restreindre la zone de défilement.




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2. Ouvrez la fenêtre Format de cellule en appuyant sur les touches Ctrl+1.

3. Activez l�onglet Protection.

4. Décochez la case Verrouillée, puis, cliquez sur OK.

Étape 2 � Sélectionner les cellules contenant des formules ou du texte

Après avoir déverrouillé toutes les cellules, vous devez faire une sélectionciblée des cellules à protéger (formules, texte, etc.).

1. Appuyez sur la touche F5. La fenêtre Atteindre apparaît.

2. Cliquez sur le bouton Cellules. La fenêtre Sélectionner les cellules appa-raît.

3. Pour sélectionner toutes les cellules contenant des formules (voir lafigure 9-8), cliquez sur Formules, puis sur OK, et passez à l�étape 3. Poursélectionner toutes les cellules contenant du texte (voir la figure 9-9), cli-quez sur Constantes, ne laissez cochée que l�option Texte, cliquez sur OK,et passez à l�étape 3.

Figure 9-8Toutes les cellules de la feuille contenant une formule sont sélectionnées.

Figure 9-9Toutes les cellules de la feuille contenant du texte sont sélectionnées.

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Étape 3 � Verrouiller les cellulesPour que cette sélection spécifique soit protégée, vous devez maintenantverrouiller ces cellules.

1. Sans modifier la sélection obtenue à l�étape précédente, ouvrez la fenêtreFormat de cellule en appuyant sur les touches Ctrl+1.

2. Activez l�onglet Protection.

3. Cochez la case Verrouillée, puis, cliquez sur OK.

Étape 4 � Protéger la feuilleLe verrouillage des cellules demeure sans effet tant que la feuille n�est pasprotégée.

1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protéger la feuille. Lafenêtre Protéger la feuille apparaît.

2. Cliquez sur OK. En effet, le mot de passe est optionnel et n�a d�importancequ�au moment d�ôter la protection de la feuille. Sans mot de passe,n�importe qui pourra annuler la protection de la feuille.

Blocs de cellules ouverts à des utilisateursAvec sa version 2002, Excel offre tout un ensemble d�options permettant à ungroupe d�utilisateurs de mettre à jour des données dans une zone privée (trèsutile pour travailler en réseau). Chaque utilisateur reçoit une plage de celluleset son propre mot de passe.

Autoriser des utilisateurs multiples

Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Permettre aux utilisateurs demodifier des plages. La fenêtre Permettre aux utilisateurs de modifier lesplages apparaît.




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Figure 9-10La fenêtre Permettre aux utilisateurs de modifier les plages.



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11Bilans comparés

sur cinq ans

Dans ce chapitre :

Vous apprendrez comment utiliser les rapports déjà créés pour géné-rer les bilans comparés sur cinq ans. Ce chapitre traite les pointssuivants :

� Remarques préliminaires � De l�intérêt d�un comparatif des bilanssur cinq ans pour une meilleure vision à long terme de l�activité.

� Comparatif des bilans sur cinq ans � Comparatif des bilans et quel-ques astuces pour parfaire ces comparatifs (arrondis, écarts, etc.).

Remarques préliminairesDans le chapitre 4 « Bilan », vous avez créé deux bilans, correspondant à deuxexercices consécutifs.

À côté des documents comptables standards, vous aurez de temps à autrebesoin de générer et de présenter des tableaux financiers destinés à des interlo-cuteurs très variés. Les gestionnaires, les investisseurs potentiels ou les déci-




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deurs ne portent pas leur attention sur les mêmes aspects. Aussi, à partir dedonnées communes, vous devrez certainement construire des documents trèsdifférents.

Dans ce, vous apprendrez à mettre en parallèle les résultats de cinq annéesd�activité à travers cinq bilans.

Bilans comparés sur cinq ansÀ l�issue de ce chapitre, votre tableau devrait ressembler à la figure 11-1.

Figure 11-1Des bilans comparés sur 5 ans.



Bilans comparés sur cinq ansCHAPITRE 11 177

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Créer le tableau des bilans comparés sur cinq ansPour créer le comparatif du bilan sur cinq ans, la première étape consiste àdupliquer la feuille 31-Bil, modifier le nom de la feuille dupliquée, puis ajouterles formules nécessaires aux trois colonnes supplémentaires.

1. Activez la feuille 31-Bil, et à partir de son onglet, faites un cliquer-glissertout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

2. Faites un double-clic sur l�onglet de la feuille dupliquée et modifiez sonnom en 34-Bil.

3. Ajoutez les trois nouveaux titres en copiant la cellule D8 puis en la collantdans les cellules E8:G8.

4. Ajoutez les formules dans les colonnes E:G (à partir de la cellule D12).Ces formules doivent retourner les soldes des types de comptes (niveau 3)indiqués en colonne A à partir des colonnes appropriées de la feuille 21-Bal.

5. Cliquez dans la cellule D12, puis sélectionnez sa formule dans la barre deformule, et appuyez sur les touches Ctrl+C.

6. Cliquez soit sur le bouton Annuler, soit sur le bouton Valider (ces deuxboutons, la croix et la racine, apparaissent automatiquement sur le côtégauche de la barre de formule dès que vous êtes en mode Modifier).

7. Sélectionnez la cellule E12 et appuyez sur les touches Ctrl+V. Faites demême avec les cellules F12 et G12.

8. Sélectionnez la cellule E12, et dans le dernier argument de la fonctionDECALER, remplacez la valeur 12 par 24.

9. Sélectionnez la cellule F12, et dans le dernier argument de la fonctionDECALER, remplacez la valeur 12 par 36.

10. Sélectionnez la cellule G12, et dans le dernier argument de la fonctionDECALER, remplacez la valeur 12 par 48.

11. Copiez le bloc de cellules E12:G12, et collez les formules dans toutes lescellules des colonnes E:G pour lesquelles c�est nécessaire.

INFO Pour plus de détails concernant les titres du bilan, consultez le chapitre 4 « Bilan ».




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La variable DateChoix est réduite de 12 à chaque changement de colonne. Cettevariable a été définie dans la feuille 13-Paramètres, et désigne la cellule liée àla liste déroulante dans laquelle vous avez choisi la date du premier bilan. Pourplus de détails, consultez le chapitre 1 « Présentation du classeurEtatsFinanciers.xls ».

La formule de la cellule C12 est :

=SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2))

La formule de la cellule D12 est :

=SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2-12))

La formule de la cellule E12 est :

=SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2-24))

Comme vous pouvez le constater dans la figure 11-2, le troisième argument dela fonction DECALER (le numéro de colonne) est réduit de 12 (c�est-à-dire de

Figure 11-2Le dernier argument des formules se réduit de 12 à chaque passage de colonne.




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douze mois pour chaque année). Ainsi, la fonction SOMME.SI, en fonction ducritère indiqué en colonne A (type de compte), fait le cumul des soldes envenant pointer sur la colonne adéquate de la feuille 21-Bal.

Arrondir au millier les données du comparatifSi les données ne sont pas arrondies au millier, la lecture de ce comparatifrisque de devenir un peu fastidieuse. Dans cette section, vous allez apprendreune méthode simple pour arrondir les valeurs au millier, et des astuces pouréviter que ces arrondis viennent perturber les totaux.

Utiliser la fonction ARRONDI n�est pas nécessairement la meilleure solution pourarrondir les nombres au millier car cela imbriquera une nouvelle formule dansla formule initiale (qui est déjà assez longue). En outre, cette méthode rendraitégalement l�audit de la feuille plus complexe et utiliserait davantage demémoire tout en alourdissant le poids du fichier. Au lieu de cela, vous pouvezutiliser un format de nombre personnalisé.

Modifier le format de nombre des colonnes C:G

1. Dans la feuille 34-Bil présentée figure 11-2, sélectionnez les cellules descolonnes C:G à partir de la cellule C12.

2. Appuyez sur les touches Ctrl+1, activez l�onglet Nombre, puis choisissezla catégorie Personnaliser.

3. Dans la zone Type, tapez (figure 11-3) :

# ##0 ;[Rouge]-# ##0 ;

INFO Ce format se présente en trois éléments séparés par des points-virgules. Ceséléments correspondent à des différents cas de figure, selon le signe de la cellule.Si le résultat est positif, c�est # ##0 qui s�applique, si le résultat est négatif, c�est[Rouge]-# ##0 qui s�applique. L�ajout d�un second point-virgule sans rienderrière permet de masquer le contenu de la cellule lorsque celui-ci est nul.L�ajout d�un espace à la fin de chaque segment divise l�apparence du nombre parmille. Si vous aviez ajouté deux espaces à chaque fois, l�apparence du nombreserait divisée par un million, etc. En revanche, l�espace qui apparaît entre les deuxpremiers # joue uniquement le rôle de séparateur de milliers.




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4. Cliquez sur OK.

Les caractères # et 0 permettent tous deux d�afficher les chiffres entrés dans lacellule. Il existe néanmoins une différence entre les deux. En effet, lecaractère # n�affiche pas les zéros non significatifs, alors que le caractère 0 lefait. En d�autres termes, si le format de la cellule est # ##0,00, le nombreaffiché sera 1 112,50, en revanche, si ce format est # ##0,0#, c�est 1 112,5 quis�affichera.

Les contrôles font apparaître des écarts

Il est possible que les totaux établis à partir de nombres ainsi arrondis semblentfaux. Par exemple, la formule de la cellule C32 renvoie 2 514, alors que cerésultat devrait être 2 516.

Cette erreur est due à la fonction SOMME qui fait les calculs à partir des valeurstelles qu�elles ont été entrées et non pas à partir des valeurs telles qu�ellesapparaissent.

Par exemple sur la figure 11-4, le nombre 1 654 de la cellule C28 corresponden fait à la valeur 1 653,55784. De même, le total 2 514 de la cellule C32correspond à la valeur 2 514,40683. Pour résoudre ce problème, vous pouvezrecourir à une technique de la formule matricielle.

Figure 11-3Créez un format de nombre personnalisé pour arrondir les valeurs au millier.




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Aménager la fonction SOMME pour résorber les écarts

1. Dans la cellule C32, entrez la formule suivante :

=SOMME(ARRONDI(C27:C31;-3))

2. Vous pouvez ensuite recopier la formule dans les cellules D32:G32.

3. Créez une formule simple pour les cellules C20 et C24.

4. Pour la cellule C16, entrez la formule :

{=SOMME(ARRONDI(C12:C15;-3))}

Figure 11-4Un arrondi défini à l’aide d’un format de nombre ne joue que sur l’apparence des valeurs et risque de faire apparaître des totaux erronés.

ATTENTION Ne validez pas cette formule en vous contentant d�appuyer sur Entrée. Pour la vali-der correctement, il faut que vous mainteniez les touches Ctrl+Maj enfoncéespendant que vous appuyez sur Entrée.




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Cette formule renvoie des nombres corrects pour deux raisons :

� vous utilisez conjointement la fonction ARRONDI (avec son argument à -3)et un format de nombre arrondi au millier (figure 11-5).

� vous recourez à une formule matricielle.

Ces deux points vont être détaillés dans les sections suivantes.

La fonction ARRONDI

Ici, la fonction ARRONDI est utilisée ainsi :

=ARRONDI(C12:C15;-3)

Le second argument est -3. Cette valeur permet, par exemple, de transformer640 716,67 en 641 000.

Figure 11-5Une fonction ARRONDI utilisée de manière matricielle pour rétablir la justesse des totaux.

INFO Vous remarquerez qu�Excel ajoute de lui-même les accolades dès que vous vali-dez une formule matricielle.

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La valeur -3 en second argument ramène les trois derniers chiffres composantle nombre (unités, dizaines et centaines) à zéro. Le format de nombre entrédans la cellule (# ##0 ), lui, permet de ne pas afficher les trois derniers chiffrescomposant le nombre (qui sont maintenant, grâce à la fonction ARRONDI, troiszéros, mais seulement au niveau de la somme).

L�utilisation conjointe de ces deux techniques permet donc d�afficher dans lacellule 641 au lieu de 640 716,67, si l�on garde le même exemple (voir lafigure 11-6).

Une formule matricielle

Une formule matricielle est générée lorsque vous validez une formule aumoyen de la combinaison de touches Ctrl+Maj+Entrée. Vous indiquez ainsi àExcel d�appliquer la fonction ARRONDI au bloc de cellules indiqué dans lepremier argument. Si vous omettez de valider correctement votre formule,Excel renvoie une valeur d�erreur, car normalement, cette fonction ne réaliseun calcul d�arrondi que sur un nombre isolé.

Figure 11-6Le deuxième argument de la fonction ARRONDI permet de préciser le niveau d’arrondi souhaité.



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Table des matières

Les raisons qui m’ont amené à écrire ce livre . . . . . . . . . . . . . XVII

À propos de ce livre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XVIII

PARTIE 1

Création du classeur EtatsFinanciers.xls . . . . . . . . 1

CHAPITRE 1

Présentation du classeur EtatsFinanciers.xls . . . . . . . 3

Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Le classeur EtatsFinanciers.xls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Famille 1 � Généralités et paramètres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Famille 2 � Données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Famille 3 � Documents comptables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Famille 4 � Écritures d�inventaire et contrôles . . . . . . . . . . . . . 17

Macro complémentaire ChooseSheet.xla. . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Trier les feuilles dans l’ordre croissant . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

CHAPITRE 2

Balance après écritures d�inventaire . . . . . . . . . . . . . . . . 21


Feuille 91-BalA (balance initiale) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Étape 1 � Saisir et sauvegarder la balance dans une feuille Excel 22Étape 2 � Définir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Étape 3 � Contrôles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Feuille 92-Inv (écritures d’inventaire) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Étape 1 � Passer les écritures d�inventaire . . . . . . . . . . . . . . . . 27

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Étape 2 � Définir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Étape 3 � Contrôle des écritures d�inventaire . . . . . . . . . . . . . 31

Feuille 93-BalZ (balance après écritures d’inventaire) . . . . . 34

Utiliser SOMME.SI pour fusionner balance initiale et écritures d�inventaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Utiliser la consolidation pour fusionner balance initiale et écritures d�inventaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Ajouter les soldes par comptes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Afficher les sous-totaux en couleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Feuille 94-Contrôles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

CHAPITRE 3

Stocker une nouvelle balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Remarques préliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Détecter un nouveau compte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Utiliser la consolidation pour comparer les listes . . . . . . . . . . . 46Utiliser NB.SI pour comparer les listes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Ajouter de nouveaux comptes à la feuille 21-Bal . . . . . . . . . . . 50

Stocker la dernière balance dans la feuille 21-Bal. . . . . . . . . 53

Figer les données de la dernière balance . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

CHAPITRE 4

Bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55


Créer un bilan avec Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Étape 1 � Définir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Étape 2 � Ajouter une liste déroulante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Étape 3 � Ajouter le nom de l�entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Étape 4 � Indiquer mois et millésimes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Étape 5 � Élaborer le bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Étape 6 � Choisir le type de compte dans une liste de validation 66Étape 7 � Créer les formules de synthèse de niveau 3 . . . . . . . 67

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Étape 8 � Mettre automatiquement à jour les numéros d�annexes 71

Afficher deux exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Contrôler le bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

CHAPITRE 5

Compte de résultats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77


Créer un compte de résultats avec Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Éléments spécifiques au compte de résultats. . . . . . . . . . . . . . 80

Associer durée et date de clôture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Faire apparaître le bénéfice ou la perte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

CHAPITRE 6

Tableau de financement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85


Emplois et ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Créer un tableau de financement avec Excel . . . . . . . . . . . . . 87

Étape 1 � Ajouter une colonne au bilan pour un troisième exercice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88Étape 2 � Définir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88Étape 3 � Entrer les formules du tableau de financement . . . . . 89Étape 4 � Tableau de financement explicatif de la variation de trésorerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

CHAPITRE 7

Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95


Créer la feuille 61-Annexes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Étape 1 � Attribuer un nom à la feuille 61-Annexes . . . . . . . . . 96Étape 2 � Organiser la feuille 61-Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . 97Étape 3 � Ajouter une annexe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Étape 4 � Contrôler les totaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

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CHAPITRE 8

Personnaliser le classeur et améliorer la présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105


Créer un menu personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Créer un menu personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Affichages personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Outil Affichages personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118Ajouter un affichage personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Chemin d’accès du classeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Volet Espions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Auteurs des commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123Format par défaut des commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124Visualiser les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125Afficher un seul commentaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125Modifier l�emplacement d�un commentaire . . . . . . . . . . . . . . . 126Dupliquer les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126Supprimer les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126Imprimer les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Ajouter une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128Ajouter des images aux commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Envoyer des données dans les commentaires . . . . . . . . . . . . . . 130

CHAPITRE 9

Protéger les données financières . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133


Sécurité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

Mot de passe à l�ouverture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134Transmettre un fichier Excel protégé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135Signature numérique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

Protéger les classeurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

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Masquer ou afficher des feuilles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136Protéger les feuilles masquées d�un affichage intempestif . . . . . 138

Protéger les feuilles et les cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Protéger une feuille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140Masquer les lignes et les colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Protéger des blocs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Protection ciblée par type de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Étape 1 � Déverrouiller toutes les cellules . . . . . . . . . . . . . . . . 144Étape 2 � Sélectionner les cellules contenant des formules ou du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Étape 3 � Verrouiller les cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146Étape 4 � Protéger la feuille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Blocs de cellules ouverts à des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . 146

CHAPITRE 10

Imprimer et envoyer des rapports de gestion . . . . . . . 149


Paramètres d’un classeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Impression en noir et blanc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Modifier le numéro de la première page . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151Redimensionner le tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151En-têtes et pieds de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Compléter le pied de page au moyen d�une macro . . . . . . . . . . 153Insérer le logo de l�entreprise dans l�en-tête . . . . . . . . . . . . . . . 154Modifier toutes les feuilles en une seule opération . . . . . . . . . . 155

Quelques aspects fondamentaux de l’impression . . . . . . . . . . 155

Numéro de page et nombre de pages total . . . . . . . . . . . . . . . . 155Zone d�impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156Commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157Masquer des données avant l�impression . . . . . . . . . . . . . . . . . 157Des paramètres d�impression homogènes . . . . . . . . . . . . . . . . . 158Numéroter les pages dans un rapport hétérogène . . . . . . . . . . . 159Insérer un filigrane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

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Affichages personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Faire apparaître l�outil Affichages personnalisés . . . . . . . . . . . 164Nouvel affichage personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Imprimer un affichage personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Gestionnaire de rapports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Installer la macro complémentaire Rapports.xla . . . . . . . . . . . 165Créer et sauvegarder un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167Imprimer, modifier ou supprimer un rapport . . . . . . . . . . . . . . 168Imprimer le rapport à partir d�un menu personnalisé . . . . . . . . 168

Envoyer le rapport par e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

PARTIE 2

Analyses financières et rapports de gestion . . . . 173

CHAPITRE 11

Bilans comparés sur cinq ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175


Bilans comparés sur cinq ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Créer le tableau des bilans comparés sur cinq ans . . . . . . . . . . 177Arrondir au millier les données du comparatif . . . . . . . . . . . . . 179

CHAPITRE 12

Comptes de résultats trimestriels et sur cinq ans . . 185


Comptes de résultats comparés sur cinq ans . . . . . . . . . . . . . 186

Créer un comparatif du compte de résultats sur cinq ans . . . . . 186Arrondir les données au millier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

Comptes de résultats trimestriels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

Calculer les valeurs du compte de résultats . . . . . . . . . . . . . . . 189Feuille de calcul des données trimestrielles . . . . . . . . . . . . . . . 190

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Table des matières XV

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Choisir l�année civile ou l�année fiscale . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193Titres des colonnes pour les données trimestrielles . . . . . . . . . . 197Consolidation trimestrielle des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198Exemples de comptes de résultats trimestriels . . . . . . . . . . . . . 199

Graphiques simples et rapides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

CHAPITRE 13

Analyse financière et tableaux croisés dynamiques . 203


Sauvegarde des balances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Tableaux croisés dynamiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

Étape 1 � Attribuer un nom dynamique aux données source . . . 208Étape 2 � Générer le tableau croisé dynamique . . . . . . . . . . . . . 208Étape 3 � Composer le tableau croisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Utiliser le tableau croisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Tableaux croisés et documents comptables . . . . . . . . . . . . . . . 210

Générer les documents comptables à partir du tableau croisé . . 210Construire les formules du bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211Mettre à jour le tableau croisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Comparer les exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Étape 1 � Utiliser plusieurs fois le même champ . . . . . . . . . . . . 215Étape 2 � Ajouter plusieurs fois le même champ . . . . . . . . . . . 216Étape 3 � Modifier le mode de calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218Étape 4 � Ajouter deux colonnes supplémentaires . . . . . . . . . . 220Étape 5 � Créer un nouveau champ pour regrouper des éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Regroupements mensuels ou trimestriels . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Graphiques croisés dynamiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Bilans et tableaux croisés dynamiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Synthèse horizontale des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Tableaux croisés et année fiscale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

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CHAPITRE 14

Analyse financière et calcul des ratios . . . . . . . . . . . . . 243


Analyse financière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Bilans comparés sur deux ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244Comptes de résultats comparés sur deux ans . . . . . . . . . . . . . . 246Ratios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247Catégorie 1 � Ratios de liquidité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247Catégorie 2 � Ratios de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249Catégorie 3 � Ratios de rentabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250Catégorie 4 � Effet de levier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251Obtenir le maximum de l�analyse des ratios . . . . . . . . . . . . . . 252

CHAPITRE 15

Analyse par centre de profit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253


Ajout d’une colonne Centre de profit à la table des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Attribuer un nom au tableau rassemblant les balances mensuelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256Conserver le filtre par centre de profit grâce aux affichages personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257

Centres de profit et tableaux croisés dynamiques . . . . . . . . . 258

Pourquoi utiliser deux tableaux croisés dynamiques ? . . . . . . . 259Définir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Compte de résultats par centre de profit . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Créer les comptes de résultats par centre de profit . . . . . . . . . . 264

Impression par centre de profit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Automatiser l�impression des rapports par centre de profit . . . 271

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273

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Analyse financière et reporting Excel - ACIFR : Alliance ... · 9 ProtØger les donnØes...

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