Analyse du système d'approvisionnement en médicaments ...

REPUBLIQUE DU CONGO

Ministère de la Santé, des Affaires Sociales et de la Famille

Analyse du système d’approvisionnement en médicaments

essentiels de la République du Congo

Septembre 2007

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La présente publication a été élaborée avec l’aide de l’Union Européenne. Le contenu de la publication relève de la seule responsabilité de la République du Congo et ne peut en aucun

cas être considéré comme reflétant l’opinion de l’Union européenne.

Union européenne

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Contenu

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Acronymes Remerciements 1

Résumé 2 I. Introduction 3 II. Présentation du pays 3 III. Méthodologie 8 IV. Etendue et limite des données 9 V. Résultats et Discussion 9

V.1. Analyse de la chaine d’approvisionnement 9 V.2. Principaux acteurs impliqués dans le système d’approvisionnement 21

VI. Commentaires 29 VII. Conclusion et recommandations 30 Annexes 32

1. Circulaire du ministre de la santé 2. Formulaire de collecte de données 3. Extrait du plan de renforcement du système d’approvisionnement

en médicaments essentiels

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Acronymes

ACBEF : Association Congolaise pour le Bien Etre Familial ASF : Association Santé Familiale BEAC : Banque des Etats de l’Afrique Centrale BM : Banque Mondiale CAF : Coût, Assurance, Fret CAT : Centre antituberculeux CEMAC : Communauté des Etats de l’Afrique Centrale CHU : Centre Hospitalier Universitaire CICR : Comité International de la Croix Rouge COMEG : Centrale d’achat des médicaments essentiels du Congo COOPHARCO : Coopération des pharmaciens du Congo CRC : Croix Rouge Congolaise CRF : Croix Rouge Française CSI : Centre de Santé Intégré CSS : Circonscription Socio Sanitaire FM : Fonds Mondial GDF : Fonds mondial pour la tuberculose HG : Hôpital général HR : Hôpital de référence LAPHARCO : Laboratoire Pharmaceutique du Congo LNME : Liste nationale des médicaments essentiels LEEM : Les industries du médicament de France PSI : Population Service International SEP : Société Equatoriale Pharmaceutique UNFPA : Fonds des Nations Unies pour la population MSF : Médecins sans Frontière OMS : Organisation Mondiale de la santé ONG : Organisation non gouvernementale PEV : Programme élargi de vaccination PCIME : Prise en charge intégrée des maladies de l’enfant PNLS : Programme national de lutte contre le SIDA SIDA : Syndrome de l’immunodéficience humaine UNICEF : Fonds des Nations Unies pour l‘enfance VIH : Virus de l’immunodéficience humaine

Remerciements

La cartographie des systèmes d’approvisionnements en médicaments essentiels de la République du Congo a été réalisée par le Docteur Célestin Bongui, Consultant auprès de la Direction des Pharmacies, du médicament et des laboratoires, avec l’appui du Dr Ray Mankélé, Conseiller Médicaments Essentiels de l’OMS au Congo. L’étude a été financée par l’Union Européenne. Le Ministère de la santé, des Affaires Sociales et de la Famille remercie toutes les institutions publiques et privées, les partenaires bi et multilatéraux ainsi que toutes les personnes qui ont offert de leur temps précieux pour fournir les données nécessaires à cette étude. Une gratitude particulière à l’Organisation Mondiale de la Santé pour son appui multiforme

Résumé

La cartographie des systèmes d’approvisionnement en médicament essentiels du Congo a été réalisée par un consultant national avec l’appui du Conseiller en médicaments essentiels de l’OMS au Congo. Sur la base d’un questionnaire élaborée par l’OMS, des informations ont été collectées du 17 au 29 septembre 2007 auprès des principaux acteurs et partenaires intervenant dans le système d’approvisionnement tant au niveau public qu’au niveau privé. Des entretiens avec ces partenaires ont été réalisés par la suite pour clarifier certaines données et compléter les informations manquantes. Les données collectées ont été exploitées en vue de dégager les points forts et les points faibles du système d’approvisionnement et identifier les différents intervenants pour chaque catégorie de médicaments essentiels. Au terme de l’étude, on peut constater :

- un financement important du médicament ; - une multitude d’intervenants dans le système des approvisionnements ; - l’absence de coordination de l’intervention des différents intervenants ; - le non respect de la liste nationale des médicaments essentiels dans la sélection des

médicaments ; - l’absence de quantification des besoins nationaux en médicaments ; - l’utilisation de procédures d’achat garantissant l’obtention de prix favorables de médicaments ; - le non respect du circuit national d’approvisionnement en médicaments essentiels ; - la faiblesse des moyens logistiques pour la distribution des médicaments ; - les conditions inadéquates de stockage des médicaments au niveau des CSS, CSI et hôpitaux ; - l’absence de procédures garantissant la qualité des médicaments distribués ; - l’insuffisance de ressources humaines qualifiées pour la gestion des médicaments. Ce constat amène à formuler quelques recommandations pour l’amélioration de l’approvisionnement en médicaments essentiels : - mettre en place des mécanismes de coordination des différents intervenants dans les

approvisionnements en médicaments ; - organiser une réunion annuelle de quantification des besoins nationaux en médicaments ; - vulgariser la liste nationale des médicaments essentiels et la charte des dons de médicaments ; - faire respecter le circuit national d’approvisionnement en médicaments essentiels axé autour de

la COMEG ; - amener tous les partenaires à recourir à la COMEG pour l’importation des médicaments ; - mettre en œuvre le plan de renforcement du système d’approvisionnement en médicaments

essentiels ; - mettre en œuvre un plan de formation des personnels chargés de la gestion des médicaments.

I- Introduction L'accès constant des populations à des médicaments essentiels de qualité, sûrs, efficaces, accessibles géographiquement et financièrement et correctement utilisés est un défi majeur des politiques pharmaceutiques nationales. Pour atteindre cet objectif, les pays ont mis en place des systèmes nationaux d'approvisionnement en médicaments essentiels reposant pour la plupart sur une centrale d'achat et des structures de distribution aux niveaux central, régional et district. Malheureusement dans certains pays, le manque de fiabilité du système national ne permet pas d'assurer un approvisionnement régulier en médicaments essentiels. Parallèlement, l'augmentation constante du nombre de partenaires impliqués dans l'approvisionnement en médicaments essentiels et notamment en médicaments contre le VIH/SIDA/PALUDISME/TUBERCULOSE est aussi à l'origine de dysfonctionnements du système d'approvisionnement par manque d'harmonisation et de coordination entre les partenaires et le Ministère de la Santé. C'est dans ce contexte et pour améliorer l'accès aux médicaments essentiels que l'OMS a appuyé le Ministère de la santé de la République du Congo pour la réalisation d'une cartographie des systèmes d'approvisionnement en médicaments essentiels. L’objectif de ce travail est de :

o Identifier et analyser de façon exhaustive les sources et systèmes de financement, d'approvisionnement et de distribution existants pour les médicaments essentiels y compris les antirétroviraux, antipaludéens, antituberculeux, médicaments des maladies opportunistes, contraceptifs, vaccins, préservatifs, réactifs VIH/SIDA, dispositifs médicaux, produits et matériels de laboratoire.

o Identifier pour chaque étape de la chaine d'approvisionnement (Sélection, quantification, achat/commande, stockage/gestion de stock, distribution, système d'assurance qualité, usage rationnel, financement, gestion de l'information, suivi-évaluation et ressources humaines) :

� les acteurs/structures impliqués pour chaque catégorie de produit et sources de financement,

� les politiques, stratégies et outils utilisés pour chaque catégorie de produit et sources de financement.

o Elaborer une cartographie des systèmes d’approvisionnement

II- Présentation du pays 1. Géographie La République du Congo a une superficie de 342.000 km2. Bordée par l’océan atlantique sur une longueur de 170 Km, elle est située sur la côte occidentale de l’Afrique centrale, à cheval sur l’équateur. Elle s’allonge sur la rive droite du fleuve Congo et de son affluent l’Oubangui. Elle est limitée au Nord par la République Centrafricaine et le Cameroun, à l’Est et au Sud par la République Démocratique du Congo et la République d’Angola (enclave du Cabinda) et à l’Ouest par la République Gabonaise et l’Océan Atlantique.

Elle est située dans la zone des climats chauds et humides et reçoit des précipitations moyennes de l’ordre de 500 ml d’eau au sud et près de 2000 ml au nord. La température moyenne se situe autour de 25°C ; les écarts thermiques sont faibles au nord (2° C) et s’amplifient au sud (6°C). Le nord du pays bénéficie d’un climat équatorial et il pleut toute l’année avec une accalmie de décembre à février, puis en juillet. Dans le sud ouest le climat prend une tendance tropicale humide; la saison des pluies dure 8 à 9 mois (d’octobre à mai), interrompue par une petite saison sèche en janvier ou février. La grande saison sèche dure 3 à 4 mois (mai – septembre). Les régions du centre (Plateaux Batékés et Cuvette Congolaise) connaissent un climat intermédiaire : le climat subéquatorial. Ces climats sont nuancés suivant les départements par divers facteurs notamment les masses d’eau, les courants marins et le relief.

Le Congo est couvert par deux grandes zones de végétation constituées par des zones forestières dont la superficie couvre environ 60% du territoire national, et des zones de savane qui représentent près de 40%. Ces écosystèmes sont propices à l’éclosion de nombreuses pathologies tropicales. 2. Démographie Avec une population estimée à 3 551 500 habitants au 1er janvier 20051 dont 51% de femmes et une densité moyenne de 10 habitants au km², le Congo est l’un des pays d’Afrique au Sud du Sahara les moins peuplés. Cette densité moyenne masque d’importantes disparités entre les départements du pays. En effet, la population congolaise est inégalement répartie sur l’étendue du territoire. Environ 82%

1 Estimation Centre National de la Statistique et des Etudes Economiques (CNSEE) 2005

de celle-ci vivent le long du Chemin de fer Congo Océan (CFCO) contre 18% seulement dans les autres départements. Les trois grandes villes : Brazzaville, Pointe Noire et Dolisie regroupent à elles seules un peu plus de la moitié de cette population. Les moins de 15 ans constituent 44,7% de cette population, ce qui caractérise une population jeune. De façon générale, 58 % des habitants du pays vivent dans les grandes agglomérations contre 42% dans le milieu rural. En outre, cette population est caractérisée par une croissance annuelle élevée avec un taux égal à 3,07% au cours des années 90, conséquence d’une natalité élevée L’espérance de vie à la naissance est de 51,9 ans2. Le taux de fécondité est élevé ; l’indice synthétique est égal à 6,3. Le taux de natalité est estimé à 44,4 pour mille. Il induit une croissance démographique importante dont le taux est de l’ordre de 3,8%. Une telle évolution démographique pourrait se traduire par un doublement de la population congolaise tous les 25 ans. 3. Economie Au cours de l’année 2006, le Congo a continué à bénéficier d’une croissance économique soutenue. Le PIB réel a progressé de 6,6%, après + 7,8% en 20053. Favorisée par l’amélioration des termes de l’échange (+ 19,6%), avec la hausse des prix du pétrole et des bois tropicaux, cette bonne performance s’explique essentiellement par l’augmentation de la production de pétrole, soutenue par d’importants programmes d’investissements, et le regain d’activité des d’industries manufacturières. Dans le secteur primaire, l’agriculture et l’élevage ont apporté une contribution positive à la croissance (0,6 points), grâce aux cultures vivrières, à l’élevage et à la pêche. Ces résultats s’inscrivent toutefois en deca des potentialités du pays. En dépit de la qualité des terrains et d’un climat favorable à l’exploitation agricole, l’agriculture et l’élevage représentaient seulement 4,8% du PIB en 2006. Le secteur secondaire a contribué à hauteur de 1,1 point à la croissance. L’apport des industries manufacturière s’est élevé à 0,7 point grâce à l’extension des capacités de production des sociétés BRASCO (fabrication de boissons) et PLASCO (production d’eau minérale). En outre, la SCGI a accru sa production de gaz industrielle destiné au secteur pétrolier. Les difficultés du CFCO (Chemin de fer Congo-Océan) ont toutefois pesé sur la croissance de la production industrielle. Sous l’effet des investissements engagés en 2005, les secteurs de l’énergie et de la distribution d’eau ont enregistré un léger regain d’activité. Celui-ci demeure toutefois en deçà des potentialités de la branche du fait des contreperformances enregistrées par la SNE (Société nationale d’électricité) et la SNDE (Société nationale de distribution d’eau). L’année 2006 a été caractérisée par une nette accentuation des tensions inflationnistes. Le taux d’inflation s’est établi à 4,9% en moyenne annuelle, contre 2,8% en 2005. Cette forte progression de l’indice des prix à la consommation résulte d’une part, des difficultés d’approvisionnement des principales villes du pays, tout particulièrement pour les denrées alimentaires, dues à la dégradation des infrastructures de transport et, d’autre part, de l’orientation de la politique budgétaire marquée par une forte croissance des dépenses de biens et services et des subventions et transferts publics. La moitié de la population du Congo (50,7%) vit en dessous du seuil de pauvreté avec moins de 1 dollars US par habitant et par jour. Les zones les plus affectées sont, par ordre décroissant, le milieu semi urbain (67,4%), le milieu rural (64,8%) et les communes autres que Brazzaville et Pointe-Noire (58,4%). La pauvreté est plus importante dans les ménages dont le chef est une femme (58,2% chez la femme contre 48.8% chez l’homme). L’incidence de la pauvreté est de 69% pour les ménages dont le

2 PNUD : Rapport mondial sur le développement humain 2005 3 Banque de France : Rapport Zone franc - 2006

chef n’a aucune instruction ; 61% pour ceux qui ont un niveau primaire ; 50,2% pour ceux qui ont un niveau secondaire et de 30% seulement dans les ménages dont le chef a atteint le niveau supérieur4.

Les ménages dont le chef n’a aucune instruction concernent 17% de la population et 23% des personnes pauvres. 4. Transports et communications En Afrique Centrale, le Congo bénéficie d’une position géographique privilégiée qui a été au cours de l’histoire, le mobile de l’édification d’un système de transport de surface reliant la sous région à l’Océan Atlantique. Ce système (port maritime, chemin de fer, ports fluviaux et voies fluviales) a longtemps desservi les pays de la sous région de l’Afrique. Fort de cet atout, les transports ont joué un rôle assez considérable dans l’économie congolaise. Malheureusement, la demande s’est amenuisée au fil du temps en raison notamment de la dégradation des infrastructures de transport et des troubles socio- politiques récurrents de la dernière décennie. Une réhabilitation a été entreprise depuis 2002 avec l’accroissement des capacités opérationnelles du port de Pointe-Noire, la reconstruction des ports secondaires, des routes et aéroports. De même, le réseau de télécommunication s’est fortement développé au cours de ces cinq dernières années, grâce à la téléphonie mobile. 5. Etat de santé de la population

L’importance des indicateurs de mortalité observés au Congo traduit la précarité de l’état de santé de la population. La mortalité attribuée essentiellement à la persistance des maladies infectieuses et parasitaires, à la malnutrition et associée à de multiples facteurs environnementaux et socio économiques. Il en est ainsi de la mortalité néonatale qui était estimée à 33‰ en 2005 et représentait 44% de la mortalité infantile (75 décès pour 1000 naissances vivantes). La mortalité néonatale est attribuée à la prématurité (33%), aux détresses respiratoires (28%), aux infections (17%), aux maladies congénitales 8%, au tétanos 4%, aux maladies diarrhéiques 2% et à diverses autres causes 8%. De même, les principales causes de décès des enfants de moins de 5 ans demeurent inchangées depuis plusieurs années. Il s’agit du paludisme (31%), de la diarrhée (26%) des infections respiratoires aigues (14%), des anémies non palustres (6%), de l’infection du VIH/SIDA (7%) ainsi que d’autres maladies (16%).

Ces données globales de mortalité masquent d’importantes inégalités liées (i) au niveau d’instruction, les taux de mortalité des enfants étant plus élevés chez les femmes sans instruction ou à faible niveau d’instruction (respectivement 202 et 134 décès pour 1000 naissances vivantes) que chez celles ayant atteint ou dépassé le cycle d’enseignement secondaire (68‰) ; (ii) à l’appartenance aux quintiles les plus pauvres de la population (135 décès ‰) contre (85 décès ‰) chez les plus riches, (iii) au milieu de résidence, notamment les zones rurales et périurbaines (136 décès ‰) contre 108 ‰ en milieu urbain.

La mortalité maternelle observée au Congo est principalement due aux causes obstétricales directes que sont les hémorragies (40%), les infections du post-abortum (18,8%) et du post-partum (12,7%), l’hypertension artérielle et l’éclampsie (11%) et les dystocies. Les principales causes indirectes sont le paludisme et l’anémie. Les adolescentes de moins de 20 ans (25%) et les jeunes femmes de 20 à 24 ans (32%) sont les plus touchées. Ce ratio de mortalité maternelle contraste avec

4 Document de stratégie de réduction de la pauvreté, 2007

les taux de consultations prénatales (88%), d’accouchements assistés par un personnel qualifié (86,2%) et des femmes qui accouchent dans une structure de soins (82%). 6. Organisation et fonctionnement du système de santé du Congo

6.1. Organisation et gestion du système de santé Le secteur santé du Congo comprend deux composantes essentielles : le secteur public constitué des structures de gestion et de soins sous tutelles soit du ministère en charge de la santé, soit des autres départements ministériels ; et le secteur privé composé des structures privées à but non lucratif (ONG, Associations, Confessions religieuses) et celles à but lucratif. Ce système s’articule autour de trois niveaux opérationnels hiérarchiques : central, intermédiaire et périphérique. Chaque niveau comprend une structure d’administration et de gestion. Le niveau central a un rôle stratégique et normatif dans la planification, le suivi, l’évaluation, la coordination, la mobilisation et l’allocation des ressources. Il comprend le Cabinet du ministre en charge de la santé, l’Inspection Générale de la Santé, la Direction Générale de la Santé, la Direction Générale de la Population et les Directions des Organismes sous tutelle (Centre Hospitalier Universitaire, Laboratoire National de Santé Publique et Centre National de Transfusion Sanguine). Le niveau intermédiaire joue un rôle d’appui technique aux Circonscriptions Socio Sanitaires (CSS) ou districts sanitaires dans la transmission des informations, l’adaptation spécifique des normes nationales aux conditions locales, leur application et la supervision des Equipes Cadres des CSS. Il comprend les directions départementales de la santé. Le niveau périphérique est l’unité opérationnelle de planification et de mise en œuvre du plan. Il est représenté par les CSS qui sont subdivisées, chacune, en aires de santé. Selon les normes, chaque CSS doit couvrir entre 50.000 et 100.000 habitants en milieu rural, et 100.000 à 300.000 habitants en milieu urbain. Une CSS est composée d'un réseau de formations sanitaires (centre de santé, CSI, cabinets médicaux, centres médico - sociaux appuyés par un hôpital de référence). Elle est dirigée par une Equipe Cadre chargée de planifier, mettre en œuvre les activités et gérer les ressources de la CSS. Il n’existe pas de mécanismes appropriés de financement des CSS. Pour leur fonctionnement et leur investissement, le financement est principalement assuré de façon interne par les contributions des centres de santé et hôpitaux de base. Ce financement interne n’est pas codifié et des disparités sont constatées d’une CSS à une autre. Elles concernent à la fois les montants, la périodicité de versement et les lignes budgétaires. Par ailleurs, on observe de très faibles taux de visites de supervision effectuées par les Equipes Cadres des CSS. Ceci a pour conséquence la mauvaise utilisation des ordinogrammes, des normes et procédures ainsi que la non observance des principes de co-gestion entre les professionnels de la santé et les membres du comité de santé.

6.2. Politique Nationale de Santé Le Congo a adopté en 2003 sa Politique Nationale de Santé dont les principales orientations stratégiques sont (i) la promotion et la protection de la santé, (ii) l'accessibilité aux soins et services, (iii) l’intégration des activités, (iv) la promotion du secteur privé, (v) le renforcement des capacités de gestion du système de santé, (vi) la décentralisation du système de santé, (vii) la rationalisation des activités et de l’utilisation des ressources ainsi que (viii) la participation des collectivités et des individus.

6.3. Politique Pharmaceutique Nationale La politique pharmaceutique nationale a été adoptée en mai 2004 afin de : (i) assurer un développement harmonieux du secteur de la pharmacie et de la biologie médicale, (ii) améliorer la disponibilité et l'accessibilité des populations aux médicaments, (iii) garantir la qualité des médicaments et des réactifs de laboratoire et (iv) assurer un usage rationnel des produits du domaine pharmaceutique. Dans le cadre de sa mise en œuvre, le Gouvernement a mis en place avec l’appui des partenaires (Union Européenne, OMS, Médecin d’Afrique, ACBEF, Croix Rouge Congolaise, Caritas Congo, Eglise Evangélique du Congo et Armée du Salut) une centrale d’achat de médicaments essentiels dénommée Congolaise de Médicaments Essentiels Génériques (COMEG) qui a démarré ses activités en avril 2006. Le Gouvernement a également relevé de façon substantielle la part du budget de l’Etat consacrée aux médicaments. C’est ainsi qu’en 2006 et 2007, cette part s’est élevée respectivement à 7 et 9 milliards de Frs CFA. Un plan de renforcement du système d’approvisionnement a été adopté en décembre 2006 avec pour objectifs de (i) remettre à niveau les infrastructures chargées du stockage des médicaments et les équipements dans les CSS et les formations sanitaires, (ii) renforcer les capacités de gestion des médicaments à tous les niveaux de la chaîne des approvisionnements, et (iii) mettre en place un système fiable, efficace, efficient et viable d’approvisionnement et de distribution des médicaments Les principaux problèmes du secteur pharmaceutique ont été mis en évidence lors des enquêtes menées ces deux dernières années avec l’appui de l’OMS. Il s’agit de :

• Analyse de la situation des politiques pharmaceutiques dans les pays membres de la CEMAC (juin 2006)

• Evaluation du secteur pharmaceutique (juillet 2006)

• Enquête sur les médicaments pédiatriques (mai 2007)

• Enquête sur les prix de médicaments (juillet 2007)

III- Méthodologie La cartographie des systèmes d’approvisionnement en médicament essentiels du Congo a été réalisée par un consultant national avec l’appui du Conseiller en médicaments essentiels de l’OMS au Congo. Sur la base d’un questionnaire élaborée par l’OMS, des informations ont été collectées auprès des principaux acteurs et partenaires intervenant dans le système d’approvisionnement tant au niveau public qu’au niveau privé. Des entretiens avec ces partenaires ont été réalisés par la suite pour clarifier certaines données et compléter les informations manquantes. La collecte des données s’est déroulée à Brazzaville et à Pointe-Noire du 17 au 29 septembre 2007 auprès des structures suivantes :

• une direction centrale du Ministère de la santé : la Direction des pharmacies des laboratoires et du médicament.

• 4 programmes spécifiques : paludisme, VIH/SIDA, tuberculose, Programme élargi de vaccination.

• la Centrale d’achat de médicaments essentiels (COMEG).

• 5 pharmacies des CSS : Talangaï, Poto-Poto, Makélékélé, Lumumba et Tié-Tié.

• 10 formations sanitaires : CHU, Hôpital de Talangaï, Hôpital de Makélékélé, Hôpital Mère – Enfant Blanche Gomes, Hôpital Pédiatrique Marien Ngouabi, CSI Diata, CSI Jane Vialle, Hôpital général A. Sicé, Hôpital général de Loandjili, Hôpital de Tié-Tié.

• 2 formations sanitaires privées : Centre médical Total, Laboratoire BIOQUICK

• 4 grossistes privés : LABOREX, SEP, COOPHARCO, SAI PHARMA.

• 8 partenaires : OMS, UNICEF, CICR, MSF, CRF, CRC, ACBEF, ASF. Les données collectées ont été exploitées en vue de dégager les points forts et les points faibles du système d’approvisionnement et identifier les différents intervenants pour chaque catégorie de médicaments essentiels.

IV- Etendue et limite des données Au Congo, les principaux partenaires et acteurs du système d’approvisionnement en médicaments essentiels se trouvent à Brazzaville et Pointe-Noire, qui sont les deux voies d’entrée au pays. C’est ainsi que la collecte des données s’est déroulée dans ces deux villes. La collecte des données s’est bien déroulée dans l’ensemble nonobstant les difficultés liées à la disponibilité des chiffres auprès des structures enquêtées, notamment les éléments financiers. Il a été déploré également quelques difficultés de compréhension des questionnaires par les personnes chargées de les remplir, aucun briefing préalable n’ayant eu lieu. Toutefois, la disponibilité des résultats d’études précédents ont contribué à l’analyse des données.

V- Résultats et analyse

V.1. Analyse de la chaine d’approvisionnement

Les médicaments sont distribués au Congo selon deux circuits : le circuit public qui approvisionne les formations sanitaires publiques et les formations sanitaires privées à but non lucratif et le circuit privé qui se charge des formations sanitaires privées à but lucratif.

A. Le circuit public :

1. Organisation L’approvisionnement des formations sanitaires publiques et des formations sanitaires privées à but non lucratif a été confié à la Centrale d’achat des médicaments essentiels créée en 2006. La COMEG est une association à but non lucratif dirigée par un Conseil d’Administration. Aux termes de la convention signée avec le Gouvernement le 10 juillet 2006, elle est chargée d’assurer la disponibilité en médicaments essentiels génériques et consommables médicaux de qualité à un prix accessible aux populations. Pour cela la centrale doit (i) passer des commandes groupées de médicaments essentiels tant sur le marché intérieur qu’auprès du marché extérieur, (ii) garantir et contrôler la qualité des produits acquis selon les normes définies par la Direction des Pharmacies, des Laboratoires et des

Médicaments et en collaboration avec celle-ci, (iii) stocker les produits et (iv) les distribuer aux formations sanitaires publiques et privées à but non lucratif. La COMEG ne dispose que d’un seul magasin, à Brazzaville et doit définir un circuit pour atteindre les formations sanitaires réparties dans les 41 CSS que compte le pays. Le système d’approvisionnement en médicaments essentiels s’organise en 3 niveaux. Au niveau central, la centrale d’achat assure l’approvisionnement de l’ensemble des médicaments essentiels, à l’exception des vaccins du programme élargi de vaccination des contraceptifs et des préservatifs. Elle approvisionne les pharmacies des CSS, et les hôpitaux généraux comme le CHU, l’Hôpital Général de Loandjili ou l’Hôpital Général A. Sicé. Certaines ONG et confessions religieuses s’approvisionnent également auprès de la COMEG. Au niveau intermédiaire, les CSS jouent le rôle de dépôt de district et distribuent les médicaments aux centres de santé et hôpitaux de référence de leur aire de santé. Au niveau périphérique, les centres de santé et hôpitaux de référence ainsi que les hôpitaux généraux disposent en leur sein de points de dispensation de médicaments, qui approvisionnent les différents services et dispensent les médicaments aux patients tant hospitalisés qu’externes.

Circuit national d’approvisionnement en médicaments essentiels

Afin de réglementer l’approvisionnement en médicaments des formations sanitaires publiques, le Ministre de la santé a pris la lettre circulaire n° 001/MSASF/CAB du 16/03/2007 interdisant tout approvisionnement en dehors de ce circuit. Toute fois, cette note n’est pas totalement respectée, certaines formations sanitaires continuant à s’approvisionner auprès des grossistes privés, des officines de pharmacies, des confessions religieuses, de LAPHARCO, le seul fabricant local de médicament ou même auprès du marché illicite. La principale raison en est la faible disponibilité des médicaments dans le circuit public. Par ailleurs, de par leur statut, les hôpitaux généraux peuvent s’approvisionner directement auprès des fournisseurs de médicaments essentiels pour leur propre usage. C’est le cas notamment du CHU, de l’hôpital général A. Sicé et de l’hôpital de Loandjili.

COMEG

CSS

ONG/Associations CSI HR HG

2. La sélection des produits La République du Congo, à l’instar des autres pays, a adhéré à la stratégie de promotion du médicament essentiel prônée par l’OMS. C’est ainsi que le système sanitaire dispose d’une liste nationale de médicaments essentiels (LNME) dont la dernière révision de 2006 prend en compte les schémas thérapeutiques standardisés en usage dans les formations sanitaires. Il s’agit entre autres des schémas thérapeutiques standards pour la prise en charge du VIH/SIDA de l’adulte, la prise en charge du VIH/SIDA de l’enfant, la prise en charge du paludisme, la prise en charge de la tuberculose, la prise en charge des infections opportunistes, des infections sexuellement transmissibles, la PCIME, les stratégies de diagnostic et de traitements de l’adulte et des stratégies de diagnostic et de traitement de l’enfant. Seuls devraient être utilisés dans le système sanitaire les médicaments contenus dans cette liste puisque les approvisionnements de la COMEG s’y limitent. La dernière édition de la LNME n’ayant pas été suffisamment diffusée, les formations sanitaires continuent à utiliser la version de 2004 qui est présente dans 60% des structures enquêtées. Pour être en conformité avec la politique pharmaceutique nationale qui promeut le médicament essentiel générique, les médicaments utilisés dans les formations sanitaires publiques doivent être des génériques sauf si ces derniers ne sont pas disponibles sur le marché. La COMEG souscrit à cette obligation mais au niveau périphérique, on retrouve tout de même des médicaments de marque et même des médicaments absents de la liste nationale des médicaments essentiels, du fait non seulement d’un approvisionnement résiduel hors du circuit national, mais aussi de l’absence de vulgarisation de la charte des dons de médicaments adoptée en septembre 2007. Pour être introduits en République du Congo, les médicaments doivent faire l’objet d’une autorisation préalable de mise sur le marché par le Ministère de la Santé, conformément aux textes y relatifs. Par défaut de laboratoire de contrôle de qualité, aucune analyse n’est effectuée et l’homologation est accordée sur la base de l’étude documentaire du dossier. La commission nationale d’homologation, n’ayant toujours pas été mise en place, cette activité est actuellement assurée par les services de la Direction des pharmacies. 3. La quantification des besoins Le système national d’informations sanitaires (SNIS) peu performant ne permet pas une quantification rationnelle des besoins en médicaments pour les formations sanitaires publiques du pays. C’est ainsi que la Centrale d’achat organise sa propre quantification des besoins pour sa passation de commande, le Pharmacien chargé de la gestion des stocks en a la responsabilité. Les CSS s’approvisionnent en fonction du rythme de consommation des centres de santé et hôpitaux de référence présent dans leur aire de santé et de la disponibilité des médicaments à la Centrale. L’absence d’évaluation globale des besoins pour tout le système de santé a pour conséquence des ruptures de certains médicaments ou encore des cas de surstockage dans les entrepôts. Les données les plus utilisées pour la quantification des besoins à tous les niveaux sont :

• les quantités consommées

• les quantités en stock

• les délais de péremption des produits en stock

• les financements disponibles.

La COMEG utilise le logiciel Excel pour sa quantification des besoins qui est annuelle. Au niveau des CSS et des formations sanitaires, la quantification est manuelle.

Tab 1 : Pourcentage de structures utilisant les données suivantes pour la quantification des besoins

Données utilisées COMEG CSS Formation sanitaires

les données de prévalence/morbidité 100% 42,86% 55,56%

les directives du traitement standard (STG) 100% 42,86% 22,22 %

les quantités distribuées (historique des consommations)

100% 85,71% 66,67%

les quantités en stock 100% 85,71 % 66,67 %

les délais de péremption des produits en stock

100% 85,71% 44,44%

les durées de rupture 0% 71,43% 44,44%

les variations saisonnières et régionales 0% 28,57% 55,56%

les besoins prévisionnels exprimés par les structures

100% 57,14% 22,22%

les donations des partenaires 100% 42,86% 11,11%

les financements disponibles 100% 71,43% 55,56%

En ce qui concerne les préservatifs la quantification est assurée par le PNLS. Pour les contraceptifs, c’est la Direction de la santé et famille (planification familiale) et pour les vaccins c’est le programme élargi de vaccination qui s’en charge. Dans le cadre du plan de renforcement du système d’approvisionnement en médicament essentiel, il est prévu l’élaboration de plans annuels d’approvisionnement des formations sanitaires. Cela n’a pas encore été réalisé. 4. L’achat des médicaments L’achat des médicaments se fait essentiellement à l’étranger auprès de distributeurs internationaux. La COMEG organise des appels d’offres internationaux qui peuvent être ouverts, restreints ou négociés.

Tab 2 : Critères utilisés pour le choix des procédures d'achat

Procédures d'achat Critères

Appel d'offres ouvert Montant de l'achat

Appel d'offres restreint Urgence

Appel d'offre négocié Produit en monopole

Toutefois, certains partenaires exigent des conditions spécifiques pour l’octroi de marchés de fournitures en médicaments et autres produits pharmaceutiques La durée moyenne de la procédure est fonction du type d’appel d’offre. Pour les appels d’offres ouverts elle est en moyenne de 2 mois, tandis que pour les appels d’offres restreints elle est de 2 à 3 semaines La centrale dispose d’un dossier d’appel d’offre spécifique sur la base duquel les fournisseurs sont préqualifiés. Une commission regroupant les différents partenaires se charge du dépouillement et de

l’attribution des lots. Les critères de performance évalués sont d’abord la qualité du produit, suivi du prix et de la compétence du fournisseur. Les résultats de l’appel d’offre sont publiés.

2 types de marchés peuvent être contractés avec les fournisseurs, le marché à bon de commande et le marché par tranche. Les achats sont réalisés une fois l’an. Tous les produits achetés par la COMEG sont CAF et DDP. Les prix d’achat sont comparés à un référentiel de prix, celui publié par MSH (Management Sciences for Health)

La livraison des produits commandés s’effectue par voie aérienne et nécessite 1 à 2 mois. La livraison se fait à Brazzaville où les entrepôts de COMEG se situent à 10km de l’aéroport. Ici sont vérifiés, la conformité des produits avec la commande, le respect des délais de livraison, le respect des conditions de conservation et la qualité du service après vente. 5. Le stockage des médicaments Les médicaments destinés aux structures publiques sont stockés dans les entrepôts de la COMEG qui sont en pleine réhabilitation. Les capacités de stockage de la COMEG sont largement suffisantes. On y distingue :

- une zone de réception de produits - une zone de quarantaine - une zone de produits dangereux - une zone pour la conservation des produits à 8°C - une zone de stockage proprement dite - une zone pour les retours de produits - une zone pour les périmés et avariés - une zone de livraison des produits.

La sécurité des entrepôts est assurée par la présence de vigiles.

Au niveau des CSS et des formations sanitaires, la pharmacie se compose essentiellement d’une à deux pièces dans lesquelles toutes les activités sont menées. Une organisation interne permet de distinguer la zone de stockage de la zone de distribution / dispensation qui joue également le rôle de zone de réception des produits. A ce niveau, il n’existe ni de zone de quarantaine ni de zone pour les retours de produits. Moins de 30% de CSS disposent de réfrigérateurs pour le stockage de produits à conserver à moins de 30°C.

Tab 3 : Pourcentage de structures disposant des zones spécifiques pour les activités suivantes

ZONE CSS Formations sanitaires

Réception des produits 42,86% 44,44%

Quarantaine des produits 14,29% 11,11%

Produits dangereux 0% 22,22%

Produits à conserver à 8°C 28,57% 55,56%

Stockage proprement dit 42,86% 66,67%

Retours de produit 0% 33,33%

Produits périmés/avariés 14,29% 44,44%

Livraison des produits 42,86% 66,67%

Produits des partenaires 28,57% 22,22%

La conservation des produits à la COMEG se fait selon les normes à l’exception de quelques cartons qui comme dans les pharmacies de CSS sont retrouvés à même le sol. Au niveau des CSS et des formations sanitaires, il n’ya pas de méthode pour le contrôle de la température. Les équipements de stockage (étagères, armoires) ne sont pas adéquats. Enfin, nombreuses sont les pharmacies de formations sanitaires dans lesquelles on retrouve de la poussière sur les produits et des signes de présence d’animaux nuisibles (cafards, souris, …).

Tab 4 : Pourcentage de structures ayant les conditions de stockage suivantes

Conditions de stockage COMEG CSS Formations sanitaires

Il y a une méthode en place pour contrôler la température

100% 0% 11,11%

Il existe un système de ventilation 100% 57,14% 44,44%

Absence d'exposition directe des produits au soleil

100% 85,71% 44,44%

Absence de poussière, moisissure 100% 57,14% 44,44%

Les produits ne sont pas stocker à même le sol

0% 28,57% 66,67%

Les équipements de stockage sont disponibles

100% 71,42% 44,44%

Les équipements de stockage sont adéquats

100% 42,85% 11,11%

Il existe de zone de stockage pour les produits à conserver à moins de 8°C

100% 71,42% 66,67%

Les produits sont stockés selon une méthode définis

100% 85,71% 66,67%

Absence de signe de présence d'animaux nuisibles

100% 57,14% 33,33%

Les zones de stockage sont munies de verrou adéquat et de clés

100% 57,14% 77,78%

Des mesures de sécurité sont en places pour éviter les vols

100% 85,71% 66,67%

6. Gestion des stocks Pour la gestion des stocks, la centrale, les CSS et les formations sanitaires utilisent des fiches de stocks sur lesquelles les stocks minimum (seuil d’alerte) et les stocks maximum sont définis. La sortie des produits s’effectue selon la méthode "first expired, first out", et le renouvellement est effectué quand le seuil d’alerte est atteint. Aucune mesure pour garantir la traçabilité des lots n’est mise en œuvre. Les numéros de lots ne figurent pas sur les bons de livraison des médicaments. Des inventaires de stock de l’ensemble des produits de la centrale sont effectués 2 fois par an, mais parallèlement des inventaires tournant sont réalisés de façon régulière. Au niveau des CSS, la

périodicité des inventaires est de 2 à 3 par année. Au niveau des formations sanitaires, les inventaires sont irréguliers. Des ruptures de stocks sont quelques fois observées au niveau de la centrale, cela est essentiellement dû à des retards de livraison ou encore à des quantités livrées non-conformes aux quantités commandées. Au niveau des CSS et des formations sanitaires, la non disponibilité des Fonds pour le renouvellement des stocks est la principale cause de rupture. On observe également des péremptions au niveau des formations sanitaires, liées à une mauvaise estimation des besoins et à un mauvais suivi des stocks 7. Distribution/dispensation La centrale distribue les produits aux CSS, aux hôpitaux généraux et à certaines ONG et associations caritatives. La distribution se fait en fonction des commandes reçues et de façon mensuelle. Les formations sanitaires s’approvisionnent généralement auprès des pharmacies des CSS selon leurs besoins, sans périodicité fixe.

Tab 5 : Pourcentage de structures s’approvisionnant aux rythmes suivants

CSS Formations sanitaires

Hebdomadaire 0% 11,11 %

Mensuel 42,85% 33,33%

Trimestriel 0% 11,11%

Semestriel 0% 11,11 %

Selon le besoin 14,28% 33,33%

La COMEG est tenue de livrer les produits sur les sites de ses clients, mais il arrive que ces derniers viennent eux même les retirer. La COMEG ne dispose pas de parc automobile adéquat, celui-ci se limite à un seul véhicule de marque « Toyota Hilux » de faible capacité qui ne permet que la livraison des structures basées à Brazzaville. Les formations sanitaires viennent chercher leurs produits à la CSS. A défaut de véhicules spécifiques pour assurer le transport des médicaments, ces formations font recours à tout autre moyen possible y compris les transports en commun. Pour les structures de l’intérieur du pays, les produits commandés, n’arrivent pas toujours à destination dans les délais même quand c’est la formation sanitaire elle-même qui assure son transport, à cause notamment de l’enclavement de certaines localités et du réseau routier médiocre. Par contre à Brazzaville et Pointe-Noire ainsi que dans les villes pourvues d’un aéroport (Dolisie, Nkayi, Ouesso et Impfondo) les délais sont respectés. 8. Assurance qualité Le Congo est marqué par une extrême faiblesse du système d’assurance qualité des produits pharmaceutiques. Les conditions d’homologation des médicaments sont très limitées, l’inspection pharmaceutique assez faible et le laboratoire de contrôle qualité inexistant.

Pour cela, la Centrale d’achat se base, pour garantir la qualité des produits commandés, sur l’enregistrement du produit (Autorisation de mise sur le marché), la présélection du fournisseur, la préqualification OMS (notamment pour les antirétroviraux) ou encore l’enregistrement du produit dans un pays à haute réglementation pharmaceutique. Depuis février 2006, la Direction des Pharmacies bénéficie d’un financement du LEEM pour effectuer des analyses au laboratoire de Clermont Ferrand. C’est ainsi que des prélèvements y ont été envoyés en mai – juin 2006. En décembre 2006, d’autres prélèvements ont été effectués sur des stocks de médicaments reçus du Ministère de la santé dans les entrepôts de la COMEG en raison d’une trop longue durée de stockage. Ces échantillons prélevés ont été envoyés au Laboratoire de Contrôle Qualité de Yaoundé au Cameroun. A la demande du Ministère de la Santé, une étude de faisabilité pour la mise en place d’un laboratoire de contrôle de qualité de niveau 1 sera réalisée en 2008 avec l’appui de l’OMS. La Centrale a élaboré un manuel d’assurance qualité qui traite des processus suivants : sélection des produits, quantification des besoins, achat, passation des commandes, réception, stockage, gestion des stocks, inventaire, destruction des périmés/avariés, retour produits, redistribution des produits en surstock, distribution, assurance qualité ; gestion financière, formation et recrutement du personnel. Au niveau des CSS et des formations sanitaires, aucun système d’assurance qualité n’est mis en place. 9. Usage rationnel Les schémas thérapeutiques standardisés et la liste nationale des médicaments essentiels sont adoptés au niveau central mais peu vulgarisés, d’où un usage irrationnel des médicaments. Il faut ajouter à cela le déficit en formation continue et en supervision du personnel prescripteur (médecins et infirmiers). Les prescriptions comportent de 1 à 6 médicaments avec une moyenne de 3. A titre d’exemple, les antibiotiques sont utilisés abusivement même dans les affections n’en nécessitant pas. De même, le recours aux injections est fréquent. L’information médicale est assurée par des visiteurs médicaux qui représentent les différents laboratoires. 10. Financement Le financement des médicaments et autres produits de santé est assuré par les populations à travers le recouvrement des coûts, l’Etat et ses partenaires. Deux systèmes de recouvrement de coûts coexistent dans les formations sanitaires. Le paiement au forfait qui prend en charge tous les frais inhérents à un épisode maladie ; ici le prix du médicament est inclus dans le coût du forfait et est difficilement estimable. Le paiement à l’acte permet de mieux apprécier le poids du médicament sur les soins du malade. Les Fonds issus du recouvrement des coûts au niveau des formations sanitaires tournent autour de 5.000.000 frs CFA par année et par structure avec une marge de 30% sur le chiffre d’affaire alors qu’ils sont en moyenne de 13.000.000 frs CFA par année par CSS avec une marge de 25%. Ces Fonds sont utilisés pour le renouvellement de stock de médicaments de la structure (70 à 85%) mais aussi pour son fonctionnement.

Chaque année, l’Etat inscrit dans son budget une ligne consacrée à l’achat des médicaments. Cette ligne a connu une nette augmentation ces dernières années atteignant 7 milliards en 2006 et 9 milliards en 2007. Ce budget distingue les antirétroviraux (75%) des autres médicaments essentiels (25%). Le faible niveau de décaissement des budgets ne permet pas toujours à la COMEG d’assurer la disponibilité des médicaments pour l’ensemble du système de santé. Les principaux partenaires intervenant dans le financement des médicaments sont la Banque mondiale, le Fonds mondial avec une contribution de 600 millions de francs CFA en 2007, l’OMS, l’UNFPA, l’UNICEF, GDF, Médecins Sans Frontière dont les achats en médicaments se sont élevés à 127.528.200 francs CFA en 2006 et 198.705.950 francs CFA en 2007, la Croix Rouge Internationale, la Croix Rouge Française, la Croix Rouge Congolaise, l’ACBEF et le PSI.

Tab 6 : Principaux intervenant dans le financement des médicaments essentiels

Catégorie de médicaments

Population Etat OMS FNUAP UNICEF FM BM GDF MSF CICR CRF CRC ACBEF PSI

Antirétroviraux X X X X X

Antipaludiques X X X X X

Antituberculeux X

Médicaments contre les infections opportunistes

X X X X X X

Produits pédiatriques VIH/SIDA et paludisme

X X X X

Vaccins X X X

Contraceptifs X X X X X

Préservatifs X X X X X X

Dispositifs médicaux X X X X X X X

Réactifs pour la sécurité du sang, y compris test HIV

X X X X X X X X X

Autres médicaments essentiels

X X X X X X X

Les Fonds alloués ne prennent pas en compte les frais liés à la gestion du système d’approvisionnement. Toutefois, pour son fonction, la COMEG effectue un prélèvement de 5% sur les Fonds destinés à l’achat des médicaments. Trois types de condition de paiement sont exigés par la COMEG à ses différents clients : le paiement au comptant, le paiement à la livraison et le paiement après un délai de trente jours. Les mêmes conditions sont exigées par la CSS aux différentes formations sanitaires. La COMEG dispose d’un compte bancaire domicilié dans une banque privée, dans lequel sont versés les Fonds recouvrés. Pour les CSS et les formations sanitaires, les versements se font dans le compte du comité de gestion communautaire. Ainsi, autant la part réservée au renouvellement des stocks est disponible à la COMEG, autant elle l’est moins au niveau des CSS et des formations sanitaires. Le coût du médicament reste élevé au regard du pouvoir d’achat des populations. C’est ainsi qu’avec l’appui des partenaires, le recouvrement des coûts a été supprimé pour les antirétroviraux et les antituberculeux. Le Gouvernement a décidé d’accorder à compter de 2008 la gratuité du traitement antipaludique pour les femmes enceintes et les enfants de 0 à 15 ans ainsi que les tests en vue du dépistage du VIH/SIDA.

11. Gestion de l’information Les informations sur la gestion des médicaments font partie des rapports trimestriels que la formation sanitaire ou la CSS envoie à sa hiérarchie. Ces informations concernent les quantités reçues, les quantités distribuées/dispensées, les consommations mensuelles moyennes, le solde en stock et les périmés. Bien que ces rapports soient trimestriels, ils ne sont pas toujours envoyés dans les délais. 12. Suivi et évaluation Les performances de la COMEG, des CSS ou des formations sanitaires sont appréciées par la mesure en continu des indicateurs suivants :

- le taux de rupture - le pourcentage de périmés - le pourcentage de distribution incomplète - le pourcentage de livraison hors délai

La CSS effectue des supervisions des formations sanitaires de son aire de santé. Ces supervisions ont lieu une fois par mois. Au cours de ces supervisions, les activités suivantes sont réalisées :

- revue des procédures de quantification des besoins ; - revue des procédures de commande ; - vérification des conditions de stockage ; - inventaire physique ; - vérification des fiches de stock et des rapports ; - vérification financière ; - évaluation des besoins pour améliorer les performances - formation.

13. Ressources humaines Les capacités en ressources humaines restent faibles au niveau du système d’approvisionnement. En effet, la COMEG qui est le pilier du système ne dispose que de 2 pharmaciens (le Directeur et le responsable de la gestion des stocks). Ceux-ci sont appuyés par 2 assistants techniques, pharmaciens mis à disposition par le biais de la coopération avec l’Union Européenne.

Tab 7 : Pourcentage de structures disposant des ressources humaines suivantes pour la gestion du médicament

COMEG CSS HG HR

Pharmacien 100% 28,57% 83% 60%

Médecin 28,57% 40%

Assistant sanitaire

14,28% 60%

Préparateur en pharmacie

100% 14,28% 100% 60%

Infirmier 14,28% 100% 20%

Informaticien

Agent administratif

100% 14,28% 40%

Seuls 28,57% de CSS bénéficient de la présence d’un pharmacien. Au niveau des hôpitaux généraux la pharmacie est tenue par un pharmacien chef, ce qui n’est pas toujours le cas pour les hôpitaux de référence où un infirmier ou autre agent de santé peut être commis à la gestion de la pharmacie. Dans les CSI, c’est le chef du centre qui peut être médecin, assistant sanitaire ou infirmier qui est responsable de la gestion du médicament. Le personnel non pharmaceutique a reçu une formation sommaire à la gestion du médicament, notamment au cours de sessions destinées au renforcement des capacités des CSS. 14. Partenariat

Le Congo entretient une coopération vivante avec ses différents partenaires au développement sanitaire, lesquels sont impliqués dans la mise en œuvre de sa politique de santé. Parmi ces partenaires, on peut citer l’OMS qui appui la mise en œuvre de la politique de santé dans son ensemble, l’UNICEF qui intervient dans le renforcement des centres de santé intégrés et soutient le programme de santé de la mère et de l’enfant, le programme élargi de vaccination ainsi que les campagnes spécifiques de vaccination et de supplémentation en vitamine A, l’UNFPA qui intervient dans les programmes de santé de la reproduction et la lutte contre le VIH/SIDA. On note également un partenariat avec l’Union européenne à travers le projet de soutien à la mise en œuvre du plan national de développement sanitaire qui vise le renforcement de 4 districts sanitaires et a appuyé la mise en place de la centrale d’achat de médicaments essentiels, avec la coopération française, la coopération chinoise et la banque mondiale. Enfin il faut signaler le partenariat avec le Fonds mondial pour la lutte contre le VIH/SIDA, la tuberculose et le paludisme.

Ces partenaires appuient les différents programmes qui visent la mise à disposition des médicaments essentiels. Cet appui peut être technique, à travers le renforcement des capacités ou financier par l’octroi de subventions ou de dons.

Dans le cadre du don de médicaments, c’est le partenaire qui s’occupe de la sélection et de la quantification des médicaments à offrir en fonction des besoins exprimés sans toutefois tenir compte de la liste de médicaments essentiels. La charte des dons de médicaments n’a été adoptée qu’au mois de septembre 2007 et n’a pas encore connu de vulgarisation.

Les achats des partenaires sont assurés par les partenaires eux-mêmes, généralement auprès de leur centrale de distribution à l’étranger (UNICEF, IAPSO, …). Dans le cas du Fonds Mondial, c’est la COMEG qui s’occupe des achats.

Comme pour les médicaments achetés par l’Etat, les performances évaluées par les partenaires pour l’achat de médicaments sont la conformité des produits livrés avec la commande, les délais de livraison et le respect des conditions de conservation pendant le transport. En l’absence de laboratoire, aucun contrôle qualité n’est effectué sur les lots de médicaments.

Les partenaires assurent généralement le stockage et la distribution de leurs produits sans passer par le circuit d’approvisionnement officiel. Moins de 10% font recours à la COMEG pour le stockage et la distribution de leurs produits.

Tab 8 : Pourcentage de partenaires utilisant les structures suivantes comme premier point de livraison de leurs produits

Catégorie de produits COMEG Dépôts

régionaux Formations sanitaires

Ministère de la santé

Programme spécifique

Non spécifié

Antirétroviraux 9,09% 9,09% 81,82%

Antipaludiques 9,09% 9,09% 9,09% 63,64%

Antituberculeux 9,09% 9,09% 72,73%


9,09% 9,09% 9,09% 63,64%

Produits pédiatriques VIH/SIDA et Paludisme

9,09% 9,09% 72,73%

Vaccins 9,09% 9,09% 9,09% 63,64%

Contraceptifs 9,09% 9,09% 9,09% 63,64%

Préservatifs 9,09% 9,0%9 9,09% 72,73%

Dispositifs médicaux 9,09% 90,91%

Réactifs pour la sécurité du sang, y compris les tests HIV

100,00%

Autres médicaments essentiels 9,09% 18,18% 9,09% 9,09% 45,45%

B. Le circuit privé

Le réseau privé de distribution des médicaments s’organise en deux niveau : les grossistes répartiteurs et les détaillants. 5 grossistes répartiteurs se chargent de l’approvisionnement en médicaments. Il s’agit de SEP, LABOREX, COOPHARCO, SAI PHARMA et ZENUFA. Ces grossistes assurent la fourniture des médicaments aux détaillants que sont les officines pharmaceutiques, les dépôts pharmaceutiques et les formations sanitaires privées et confessionnels ainsi que quelques formations sanitaires publiques. Les grossistes répartiteurs s’approvisionnent auprès de leurs centrales de distribution, basées en Europe, qui se chargent de collecter les médicaments auprès des industries pharmaceutiques. Les approvisionnements du secteur privé ne tiennent pas compte de la liste nationale des médicaments essentiels. Par contre, l’autorisation de mise sur le marché du Congo est obligatoire. Aucune procédure de contrôle qualité n’est mise en œuvre sur place. Le grossiste se fie aux garanties de qualité fournies par sa centrale de distribution. Les conditions de stockage dans les entrepôts des grossistes sont conformes aux normes. La gestion des stocks est informatisée. On observe des fiches de stocks auprès de chaque produit, sur lesquelles les stocks minimum (seuil d’alerte) et les stocks maximum sont définis. La sortie des produits s’effectue selon la méthode "first expired, firts out", et le renouvellement est effectué quant le seuil d’alerte est atteint. Ces conditions de stockage sont acceptables au niveau des officines mais pas au niveau des dépôts pharmaceutiques. L’inventaire des médicaments est une activité bien organisée dans les structures privées. Ils sont en général effectués 2 fois par an, mais parallèlement des inventaires tournant sont réalisés de façon régulière. Le grossiste privé ne délivre des médicaments qu’à des structures régulièrement autorisées par le Ministère de la santé, notamment les officines de pharmacie, les formations sanitaires privées ainsi que

quelques hôpitaux généraux. La cession des produits aux dépôts pharmaceutiques est subordonnée à la présentation d’un bon de commande visé par la Direction des pharmacies. La dispensation des médicaments au niveau des officines n’est plus subordonnée à la présentation d’une prescription médicale, ce qui alimente l’automédication. L’ouverture d’un organe de gros répartiteur de médicament ou d’une officine de pharmacie est subordonnée à la présentation d’un diplôme de pharmacien. C’est ainsi qu’aucune de ces structures ne fonctionne sans la présence de pharmacien. Par contre pour un dépôt pharmaceutique, la qualification du titulaire est variable, mais le plus souvent il s’agit d’un agent de santé. Parallèlement aux circuits licites, se développe un important marché illicite qui serait alimenté par divers sources : réseaux de contrebande organisés opérant depuis l’étranger, importations clandestines ou déclarées, dons collectés à l’étranger par la diaspora ou des associations parfois mal encadrées, des détournements divers. Ces médicaments sont écoulés dans les marchés, sur les trottoirs et même dans les formations sanitaires au mépris de toute réglementation. Leur prix de vente très inferieur à celui du circuit formel constitue un attrait pour les populations. V.2. Principaux acteurs impliqués dans le système d’approvisionnement

1. Médicaments antirétroviraux Sources de financement Le financement des antirétroviraux est assuré par le budget de l’Etat et les partenaires : Banque Mondiale, Fonds mondial. L’OMS, MSF, la Croix rouge française et le CICR apportent également des appuis dans ce domaine. La gratuité du traitement antirétroviral ayant été décrétée, les populations ne contribuent plus au financement de ces médicaments. Organe d’approvisionnement Les approvisionnements en antirétroviraux sont essentiellement assurés par la COMEG. Structures de stockage et de distribution La COMEG stocke et distribue les antirétroviraux selon un plan bien défini par le Programme national de lutte contre SIDA. Ces médicaments sont directement distribués aux formations sanitaires qui assurent la prise en charge des malades du SIDA. Structures de dispensation La prise en charge des malades du SIDA n’étant pas encore effective dans l’ensemble des formations sanitaires, seules les formations retenues assurent la dispensation en antirétroviraux. Un plan de passage à l’échelle prévoit une couverture nationale.

2. Médicaments antipaludiques Sources de financement Le financement des médicaments antipaludiques est assuré par le budget de l’Etat, les populations à travers le recouvrement des coûts et les partenaires : OMS, UNICEF ainsi que MSF. Organe d’approvisionnement La COMEG est le principal organe d’approvisionnement du secteur public en médicaments antipaludiques. Des approvisionnements sont également réalisés par l’OMS, l’UNICEF et MSF. Les hôpitaux généraux et certaines cliniques privées importent également du médicament antipaludique pour leur propre usage. C’est le cas notamment du CHU, de l’hôpital général A. Sicé, de l’hôpital de Loandjili ou du centre médico - social de Total. Les grossistes répartiteurs privés assurent l’importation de médicaments antipaludiques pour le secteur privé. Structures de stockage et de distribution Les organes d’approvisionnement stockent les médicaments antipaludiques dans leurs propres entrepôts et les distribuent aux structures de dispensation. Les médicaments stockés à la COMEG sont distribués aux hôpitaux généraux et aux pharmacies des CSS. Ces dernières assurent également un stockage et distribuent aux hôpitaux de référence et aux centres de santé. Structures de dispensation Les médicaments antipaludiques sont dispensés dans les centres de santé, les hôpitaux de référence et les hôpitaux généraux. On les retrouve également dans les officines de pharmacies, les dépôts pharmaceutiques et les cliniques privées. La dispensation se fait directement aux patients ou aux services de soins pour les hôpitaux.

3. Médicaments antituberculeux Sources de financement Le financement des antituberculeux est assuré par le Fonds Mondial d’approvisionnement en médicaments antituberculeux (GDF). . Organe d’approvisionnement Les approvisionnements en antituberculeux sont essentiellement assurés par la COMEG. Structures de stockage et de distribution La COMEG stock et distribue les antituberculeux selon un plan bien défini par le Programme national de lutte contre la tuberculose. Ces médicaments sont directement distribués aux formations sanitaires qui assurent la prise en charge des malades tuberculeux.

Structures de dispensation La dispensation des antituberculeux s’effectue dans les centres de dépistage et de traitement de la tuberculose.

4. Médicaments contre les infections sexuellement transmissibles et les infections opportunistes

Sources de financement Le financement des médicaments contre les infections sexuellement transmissibles et les infections opportunistes est assuré par le budget de l’Etat, les populations à travers le recouvrement des coûts et les partenaires : Banque Mondiale, Fonds Mondial. L’OMS, Médecins sans Frontière et la Croix rouge française apportent également des appuis dans ce domaine. Organe d’approvisionnement Les approvisionnements en médicaments contre les infections sexuellement transmissibles et les infections opportunistes sont essentiellement assurés par la COMEG, mais également par MSF et le CICR. Les hôpitaux généraux, les cliniques privées et les grossistes privés importent également des médicaments pour ces infections. Structures de stockage et de distribution Les organes d’approvisionnement stockent les médicaments contre les infections sexuellement transmissibles et les infections opportunistes dans leurs propres entrepôts et les distribuent aux structures de dispensation. Les médicaments stockés à la COMEG sont distribués aux hôpitaux généraux et aux pharmacies des CSS. Ces dernières assurent également un stockage et distribuent aux hôpitaux de référence et aux centres de santé. Structures de dispensation Les médicaments contre les infections sexuellement transmissibles et les infections opportunistes sont dispensés dans les centres de santé, les hôpitaux de référence et les hôpitaux généraux. On les retrouve également dans les officines de pharmacie, les dépôts pharmaceutiques et les cliniques privées. La dispensation se fait directement aux patients ou aux services de soins pour les hôpitaux.

5. Médicaments du planning familial Sources de financement Le financement des médicaments du planning familial est assuré par le budget de l’Etat, les populations à travers le recouvrement des coûts et les partenaires : UNFPA, ACBEF, DFID et PSI pour les préservatifs. La Croix Rouge Française apporte également un appui dans ce domaine.

Organe d’approvisionnement Les approvisionnements en médicaments du planning familial sont essentiellement assurés par l’UNFPA et l’ACBEF mais également par la COMEG et l’ASF. Les hôpitaux généraux, les cliniques privées et les grossistes privés importent également une part de ces médicaments. Structures de stockage et de distribution Les organes d’approvisionnement stockent les médicaments du planning familial dans leurs propres entrepôts et les distribuent aux structures de dispensation. Les médicaments stockés à la COMEG sont distribués aux hôpitaux généraux et aux pharmacies des CSS. Ces dernières assurent également un stockage et distribuent aux hôpitaux de référence et aux centres de santé. Les médicaments stockés par l’ACBEF et l’UNFPA sont distribués directement aux centres de planification familiale avec la participation de la Direction de la Santé de la Famille du Ministère de la santé. Structures de dispensation La dispensation des médicaments du planning familial est réalisée dans les centres de planification familiale, dans les centres de santé et les hôpitaux. La dispensation se fait également dans les officines et dépôts de pharmacie.

6. Autres médicaments essentiels Sources de financement Le financement des autres médicaments essentiels est assuré par le budget de l’Etat, les populations à travers le recouvrement des coûts et les partenaires : OMS, UNICEF ainsi que des ONG tels que MSF, CICR, CRF, Croix rouge congolaise. Organe d’approvisionnement La COMEG est le principal organe d’approvisionnement du secteur public en médicaments essentiels. Des approvisionnements sont également réalisés par l’OMS, l’UNICEF, MSF, le CICR, CFR et la Croix rouge congolaise. Les hôpitaux généraux et certaines cliniques privées importent également des médicaments essentiels pour leur propre usage. C’est le cas notamment du CHU, de l’hôpital général A. Sicé, de l’hôpital de Loandjili ou du centre médico - social de Total. Les grossistes répartiteurs privés assurent l’importation de médicaments essentiels pour le secteur privé. Structures de stockage et de distribution Les organes d’approvisionnement stockent les médicaments essentiels dans leurs propres entrepôts et les distribuent aux structures de dispensation. Les médicaments stockés à la COMEG sont distribués aux hôpitaux généraux et aux pharmacies des CSS. Ces dernières assurent également un stockage et distribuent aux hôpitaux de référence et aux centres de santé.

Structures de dispensation Les médicaments essentiels sont dispensés dans les centres de santé, les hôpitaux de référence et les hôpitaux généraux. On les retrouve également dans les officines de pharmacie, les dépôts pharmaceutiques et les cliniques privées. La dispensation se fait directement aux patients ou aux services de soins pour les hôpitaux.

7. Vaccins du Programme élargi de vaccination Sources de financement Le financement des vaccins du programme élargi de vaccination (PEV) est assuré par le budget de l’Etat, et les partenaires : OMS, UNICEF. Organe d’approvisionnement Les approvisionnements en vaccins de PEV sont essentiellement assurés par l’UNICEF. Structures de stockage et de distribution Le Programme élargi de vaccination assure le stockage et la distribution des vaccins. Au niveau des CSS, le placé des réfrigérateurs pour la conservation de ces vaccins. Structures de dispensation La dispensation des vaccins du PEV est assurée soit en poste fixe dans les centres de santé soit en poste mobile lors des campagnes de vaccination.

8. Réactifs pour la sécurité du sang et les tests du VIH Sources de financement Le financement des réactifs pour la sécurité du sang et les tests du VIH est assuré par le budget de l’Etat, les populations à travers le recouvrement des coûts et les partenaires : OMS, Croix rouge française, Banque Mondiale, Fonds mondial et MSF. Organe d’approvisionnement Les approvisionnements sur le budget de l’Etat, sont assurés par la COMEG, le Laboratoire National de Santé Publique, le Centre National de Transfusion Sanguine mais aussi les hôpitaux généraux comme le CHU, l’hôpital général A. Sicé ou l’hôpital de Loandjili.

Les approvisionnements du Fonds Mondial et de la Banque Mondiale sont également assurés par la COMEG. Les autres partenaires importent eux mêmes les réactifs pour la sécurité du sang et les tests HIV. Les grossistes privés et les cliniques privées participent également à cet approvisionnement. Structures de stockage et de distribution Les organes d’approvisionnement stockent les réactifs pour la sécurité du sang et les tests HIV dans leurs propres entrepôts et les distribuent aux structures disposant de postes de transfusion sanguine ou réalisant le dépistage du VIH/SIDA.

9. Dispositifs médicaux Sources de financement Le financement des dispositifs médicaux est assuré par le budget de l’Etat et les populations à travers le recouvrement des coûts. L’OMS, l’UNFPA, la Banque, Mondiale, le Fonds Mondial et MSF apportent également des appuis dans ce domaine. Organe d’approvisionnement Les approvisionnements en dispositifs médicaux sont essentiellement assurés par la COMEG, mais aussi par l’OMS, MSF, le CICR et la Croix rouge congolaise Les hôpitaux généraux, les cliniques privées et les grossistes privés importent également une part des dispositifs médicaux Structures de stockage et de distribution Les organes d’approvisionnement stockent les dispositifs médicaux dans leurs propres entrepôts et les distribuent aux structures de dispensation. Les dispositifs médicaux stockés à la COMEG sont distribués aux hôpitaux généraux et aux pharmacies des CSS. Ces dernières assurent également un stockage et distribuent aux hôpitaux de référence et aux centres de santé. Structures de dispensation La dispensation des dispositifs médicaux est réalisée dans les centres de santé et hôpitaux, les cliniques privées, les officines de pharmacie et les dépôts pharmaceutiques.

Tab 9 : Données des approvisionnements et distribution des médicaments en République du Congo

CATEGORIE DE PRODUITS

SOURCE DE FINANCEMENT

ORGANE D'APPROVISION

NEMENT

1er POINT DE LIVRAISON

2ème POINT DE LIVRAISON

DERNIER POINT DE LIVRAISON

ETAT COMEG COMEG CSS, HG CSI, HR

HG HG HG HG

Cliniques privées Cliniques privées Cliniques privées Cliniques privées

ACBEF ACBEF ACBEF Centre de planification familiale

UNFPA UNFPA UNFPA ACBEF Centre de planification familiale

MSF MSF MSF CSS CSI, HR

LABOREX LABOREX LABOREX Pharmacies, Cliniques privées

COOPHARCO COOPHARCO COOPHARCO Pharmacies, Cliniques privées

SEP SEP SEP Pharmacies, Cliniques privées

CONTRACEPTIFS

SAIPHARMA SAIPHARMA SAIPHARMA Pharmacies, Cliniques privées



UNFPA UNFPA UNFPA ACBEF, DSF CSI, HR

ACBEF ACBEF ACBEF Kiosques, Hôtels, Boutiques

MSF MSF CSS CSI, HR MSF

PSI ASF ASF Pharmacies, Kiosques, Hôtels

DFID ASF ASF Pharmacies, Kiosques, Hôtels

SAIPHARMA SAIPHARMA SAIPHARMA Pharmacies, cliniques privées

SEP SEP SEP Pharmacies, cliniques privées


PRESERVATIFS


ETAT COMEG COMEG CSS, HG CSI, HR FM COMEG COMEG CSS, HG CSI, HR HG HG HG HG


BM COMEG COMEG CSS, HG CSI, HR MSF MSF MSF CSI, HR OMS OMS OMS CSI, HR, HG

CRF CRF CRF CTA Brazzaville et Pointe-Noire

SAIPHARMA SAIPHARMA SAIPHARMA Pharmacies, Cliniques privées



MEDICAMENTS CONTRE LES IO




ORGANE D'APPROVISIONNEMENT




ETAT COMEG COMEG CSS, HG CSI, hôpitaux de référence

HG HG HG HG


UNICEF UNICEF UNICEF CSI, HR OMS OMS OMS CSI, HR CICR CICR CICR CSI, HR


CRC CRC CRC CSI, HR

MSF MSF MSF CSI, HR

LABOREX LABOREX LABOREX Pharmacies, cliniques privées

COOPHARCO COOPHARCO COOPHARCO Pharmacies, cliniques privées


MEDICAMENTS ESSENTIELS


ETAT UNICEF PEV CSS CSI

HG HG HG HG


UNICEF UNICEF PEV CSS CSI

OMS UNICEF PEV CSS CSI




VACCINS ET VITAMINES


ANTITUBERCULEUX GDF GDF COMEG CAT


LNSP LNSP LNSP LNSP CNTS CNTS CNTS CNTS

HG HG HG HG


FM COMEG COMEG CSS, LNSP, CNTS

LNSP, CNTS, CDV

BM COMEG COMEG CSS, HG, LNSP, CNTS

HR, LNSP, CNTS, CDV


CICR CICR CICR HR CRC CRC CRC HR

REACTIFS POUR LA SECURITE DU SANG ET LES TESTS VIH

MSF MSF MSF HR



ORGANE D'APPROVISIONNEMENT




ETAT COMEG COMEG CSS CSI, HR


HG HG HG HG





UNICEF UNICEF UNICEF CSS CSI, HR

OMS OMS OMS CSS CSI, HR

ANTIPALUDIQUES

MSF MSF MSF CSI, HR

ETAT COMEG COMEG CSS HR MSF MSF MSF HR FM COMEG COMEG CSS HR

PRODUITS PEDIATRIQUES POUR LE VIH/SIDA

BM COMEG COMEG CSS HR ETAT COMEG COMEG HR BM COMEG COMEG HR OMS COMEG COMEG HR FM COMEG COMEG HR

CRF CRF CRF CTA CTA Brazzaville et Pointe-Noire

ANTIRETROVIRAUX

MSF MSF MSF HR


BM COMEG COMEG CSS, HG CSI, HR

HG HG HG HG


FM COMEG COMEG CSS, HG CSI, HR OMS OMS, COMEG COMEG CSS, HG CSI, HR UNFPA UNFPA, COMEG COMEG CSS, HG CSI, HR


CICR CICR CICR CSI, HR CRC CRC CRC CSI, HR MSF MSF MSF CSI, HR




DISPOSITIFS MEDICAUX


VI- Commentaire La compilation des données collectées lors de l'étude a permis d'élaborer le schéma des systèmes d'approvisionnement et de distribution des médicaments et autres produits de santé au Congo présenté ci-après.

Procédure pour la lecture la cartographie

• La 1e ligne représente les différentes catégories de produits étudiées pendant l'étude. A chaque catégorie de produits correspond un code couleur.

• La 2e ligne représente les différentes sources de financement des médicaments et autres produits de santé existantes au Congo. Chaque source de financement est identifiée par un code couleur correspondant à 4 grands groupes (Etat, bailleurs multilatéraux, bailleurs bilatéraux, ONG/privé).

• La 3e ligne représente les structures d'approvisionnement utilisées (c'est-à-dire les structures chargées de l'achat/importation des médicaments et autres produits de santé pour le compte du financeur)

• La 4e ligne représente le 1e point de stockage utilisé après l'achat/importation des médicaments et autres produits de santé au Congo.

• La 5ème ligne représente le 2e point de stockage utilisé

• La 6e ligne représente le point de dispensation au patient (en rose).

• Les flèches relient les différents points en reprenant le code couleur des différentes catégories de produit

Codes couleurs utilisés pour les acteurs impliqués :

Structures de l'Etat Bailleurs de fonds Multilatéraux Bailleurs de fonds Bilatéraux Secteur privé, ONG, Association…

Sources

de

Financement

Structure

d'appro-

visionnement

1er point

de stockage

2ème point

de stockage

ET

A

T

B

M

F

M

C

O

M

EG

Systèmes d'approvisionnement des produits pharmaceutiques Rép. du CONGO Sept 2007

U

N

I

C

E

F

F

N

U

A

P

M

S

F

C

I

C

R

G

D

F

G

A

V

I

P

S

I

MEDICAMENTS

ESSENTIELSARVs

PALUDISME

Y compris ACT TB IOARVs

Ped

REACTIFS

sécurité du sang

(+ test HIV)

VACCINS Préservatifs ContraceptifsDispositifs

Médicaux

Etat

Bailleurs

multilatéraux

Bailleurs bilatéraux

ONG/Privé

A

C

B

E

F

C

R

C

C

R

F

COMEG ACBEFMSF ASF FNUAPUNICEF

COMEGPEV

PATIENT

CSI HRStructure

dispensatrice

Grossistes privés

O

M

S

CICR CRC CRFGDFOMS CPGrossistes

privés

ACBEFMSF ASF FNUAPUNICEF CICR CRC CRFOMS

CSSHG ACBEFDSF

PharmacieCP CPFHôtels,

KiosquesCAT

H

GCP

D

F

I

D

C

N

T

S

L

N

S

P

CNTSHG LNSP

Grossistes

privésCPCNTS LNSPHGCSS

CTA HG CNTS

LNSP

CDV

REPUBLIQUE DU CONGO

Ministère de la Santé,

des Affaires Sociales et de la Famille

Les principales sources de financement sont l’Etat à travers son budget consacré aux médicaments qui est en nette progression d’année en année ; les populations au travers du recouvrement des coûts en vigueur dans les formations sanitaires et les partenaires dans le cadre des coopérations bi et multilatérales. En l’absence d’un mécanisme de coordination des différents partenaires, ceux-ci financent différentes catégories de médicaments sans tenir compte de l’apport des autres. C’est ainsi que certaines catégories sont suffisamment financés tandis que d’autres ne le sont pratiquement pas. L’importation des médicaments est assurée par la Centrale d’achat de médicaments essentiels qui a la mission d’approvisionner le secteur public. Mais certains partenaires usent toujours de leurs propres moyens pour l’importation de médicaments essentiels. Il faut également signaler que les hôpitaux généraux profitent de leur statut pour continuer à importer directement leurs médicaments malgré la présence de la COMEG. Dans le secteur privé, l’importation des médicaments est assurée par les grossistes privés. Enfin, une partie non négligeable de médicaments est introduit au Congo par voie illicite : réseaux de contrebande organisés opérant depuis l’étranger, importations clandestines ou déclarées, dons collectés à l’étranger par la diaspora ou des associations parfois mal encadrées, des détournements divers. Pour être distribué au Congo à titre onéreux ou gracieux, un médicament doit obtenir une autorisation de mise sur le marché. De plus, ne peuvent être utilisés dans les formations sanitaires publiques que des médicaments figurant sur la liste nationale des médicaments essentiels. Autant la première disposition est respectée autant la seconde n’est pas appliquée par les différents partenaires pour entre autres raisons, la faible vulgarisation de la liste nationale des médicaments essentiels, avec pour conséquence la circulation de médicaments non essentiels. Bien que la quantification annuelle des besoins en médicaments soit prévue par le plan de renforcement du système d’approvisionnement en médicaments essentiels, celle-ci n’est pas mise en œuvre. La centrale réalise sa propre quantification sans tenir compte des besoins à la périphérie. A cela s’ajoute l’intervention des partenaires qui approvisionnent directement les formations sanitaires sans la moindre concertation avec la COMEG. Tout ceci a pour conséquence de nombreuses ruptures en certaines molécules alors qu’on note des surstockages d’autres molécules tout au long de la chaine des approvisionnements. La COMEG recourt à un système d’appel d’offre pour l’achat des médicaments, ce qui a l’avantage de lui offrir des prix proches des prix de référence internationaux. De plus, de par la convention signée avec le Gouvernement, la COMEG est exemptée de tout droit de douane et autres taxes à l’importation des médicaments. Tout ceci devrait concourir à améliorer l’accessibilité financière des médicaments. Le stockage des médicaments pour les formations sanitaires publiques est réalisé dans les entrepôts de la COMEG et dans les locaux des CSS, CSI et hôpitaux. Ces locaux répondent aux normes à la COMEG, mais pas dans les CSS, hôpitaux et CSI. La mise en œuvre du plan de renforcement du système d’approvisionnement permettrait de remettre à niveau les pharmacies des CSS, CSI et hôpitaux. Certains partenaires également stockent les médicaments dans leurs propres entrepôts qui n’offrent pas toujours des conditions optimales. L’absence d’un système de contrôle qualité des médicaments utilisés dans les CSS La distribution des médicaments est entravée par l’absence de moyens logistiques à tous les niveaux du système d’approvisionnement. La Centrale d’achat ne dispose que d’un seul véhicule pour le transport des médicaments. Le recours au transporteur privé et même à des moyens de transport en commun est fréquent pour l’approvisionnement des formations sanitaires en médicaments.

Les partenaires disposent par contre de la logistique suffisante pour assurer la distribution de leurs produits. La dispensation des médicaments s’effectuent dans les CSI et hôpitaux, dans les centres de santé confessionnels, dans les cliniques privées et dans les pharmacies privées. Dans les formations sanitaires publiques, les outils de gestion des médicaments sont présents mais pas toujours tenus de façon convenable. Il s’agit essentiellement des fiches de stocks ainsi que des cahiers d’entrées et de sorties. Les éléments sur la consommation des médicaments font partie des rapports trimestriels que la formation sanitaire envoie à sa hiérarchie. Le système d’approvisionnement est fort dépourvu en ressources humaines qualifiées. En effet, on ne retrouve des pharmaciens chargés de la gestion des médicaments qu’à la COMEG, dans quelques CSS et dans les hôpitaux généraux. Dans les CSI et les hôpitaux de référence, la gestion des médicaments est assurée par d’autres agents de santé. Ceux-ci bénéficient de temps en temps de recyclage à la gestion des médicaments.

VII- Conclusion et recommandations L’élaboration de la cartographie du système d’approvisionnement en médicaments essentiels de la République du Congo a permis de constater :

- un financement important du médicament ; - une multitude d’intervenants dans le système des approvisionnements ; - l’absence de coordination de l’intervention des différents intervenants ; - le non respect de la liste nationale des médicaments essentiels dans la sélection des

médicaments ; - l’absence de quantification des besoins nationaux en médicaments ; - l’utilisation de procédures d’achat garantissant l’obtention de prix favorables de médicaments ; - le non respect du circuit national d’approvisionnement en médicaments essentiels ; - la faiblesse des moyens logistiques pour la distribution des médicaments ; - les conditions de stockage inadéquates des médicaments au niveau des CSS, CSI et hôpitaux ; - l’absence de procédures garantissant la qualité des médicaments distribués ; - l’insuffisance de ressources humaines qualifiées pour la gestion des médicaments. Ce constat amène à formuler quelques recommandations pour l’amélioration de l’approvisionnement en médicaments essentiels : - mettre en place des mécanismes de coordination de l’intervention des différents intervenants

dans les approvisionnements en médicaments ; - organiser une réunion annuelle de quantification des besoins nationaux en médicaments ; - vulgariser la liste nationale des médicaments essentiels, les schémas thérapeutiques standards

et la charte des dons de médicaments ; - faire respecter le circuit national d’approvisionnement en médicaments essentiels axé autours

de la COMEG ; - amener tous les partenaires à recourir à la COMEG pour l’importation des médicaments ; - mettre en œuvre le plan de renforcement du système d’approvisionnement en médicaments

essentiels ; - mettre en œuvre un plan de formation des personnels chargés de la gestion des médicaments ; - mettre en place les procédures pour le contrôle de la qualité des médicaments distribués.

Annexes

Cartographie des systèmes d'approvisionnement et de distribution des médicaments aux structures de santé publiques

Questionnaire N° 1 : PARTENAIRES

Pays:……………………………………………………………………………………………..

Nom du Partenaire : …………………………………………………………………….

Nom de la personne interviewée:………………………………………………………………..

Poste:…………………………………………………………………………………………….

Adresse:…………………………………………………………………………………………..

Tél:……………………………………………………………………………………………….

Fax:………………………………………………………………………………………………

Email:……………………………………………………………………………………………

1. Parmi le(s) programme(s) suivants, lequel (lesquels) sont appuyés par le partenaire pour l'approvisionnement des médicaments et autres produits de santé? Préciser pour chaque appui l'année de démarrage et la durée prévue de l'appui.

Programme Oui Non Année de démarrage Durée prévue de l'appui Programme des médicaments essentiels

HIV/AIDS

Paludisme

Tuberculose

Maladies Sexuellement Transmissibles (MST)

Infections opportunistes

Planning familial

Programme Elargi de Vaccination (PEV)

Sécurité du sang

Laboratoire

Others (specify)

2. De quel type d'appui s'agit-il?

a. Appui financier � Oui � Non

b. Appui technique � Oui � Non

c. Autre, à préciser � Oui � Non

Dans le cas d'un appui financier, merci de répondre aux questions suivantes

3. Quel est le type de financement octroyé par le partenaire pour l'achat des médicaments et autres produits de santé?

a. Prêt � Oui � Non

b. Subvention � Oui � Non

c. Don � Oui � Non

4. Lister dans le tableau ci-dessous pour chaque programme le montant en US$ des dépenses effectuées en 2006 et prévues pour 2007 pour l'achat des médicaments et autres produits de santé.

Préciser les principaux produits financés pour chaque programme.

Programme Dépenses effectuées en

2006

Produits financés en 2006

Budget prévu pour 2007

Produits financés en 2007

Programme des médicaments essentiels

HIV/AIDS

Paludisme

Tuberculose

MST

Infections opportunistes

Planning familial

PEV

Sécurité du sang

Laboratoire

Autres, à préciser

S'il existe au niveau du partenaire plusieurs points focaux gérant différent programme, merci de compléter un questionnaire pour chaque programme.

Dans ce cas merci de fournir les informations suivantes :

NOM DU PROGRAMME appuyé:

Nom du point focal au niveau du partenaire :

Nom de la personne interviewée :

5. Les produits achetés pour le programme sont-ils sélectionnés par : a. Le partenaire � Oui � Non b. Le Ministère de la Santé � Oui � Non c. Le directeur de programme � Oui � Non d. Autres, à préciser � Oui � Non

6. Qui est responsable de la quantification des besoins? a. Le partenaire � Oui � Non b. Le Ministère de la Santé � Oui � Non c. Le directeur de programme � Oui � Non d. Autres, à spécifier � Oui � Non

7. Quels sont parmi les critères suivants, ceux utilisées pour l'achat des médicaments et autres produits de santé?

a. Achat limité aux produits de la LME � Oui � Non b. Achat effectué sur la base d'un plan d'approvisionnement � Oui � Non c. Achat réalisé selon les besoins � Oui � Non

8. Existe-t-il un comité qui coordonne les activités d'approvisionnements des produits du programme? � Oui � Non

9. Si oui, participez-vous à ce comité? � Oui � Non 10. Qui dirige le comité?

a. Ministère de la santé � Oui � Non b. UNICEF � Oui � Non c. Banque mondiale � Oui � Non d. OMS � Oui � Non e. PNUD � Oui � Non f. Autres, à préciser……………………………………………………….

11. Quelle est la périodicité des réunions du comité? a. Tous les mois � Oui � Non b. Trimestriellement � Oui � Non c. Deux fois par an � Oui � Non d. Chaque année � Oui � Non e. Autre, à préciser………………………………………………………….

12. Quelle structure est chargée des achats (organisation des appels d'offres et attribution des marchés….)

pour les produits financés par le partenaire? a. Le Ministère de la santé � Oui � Non b. La centrale d'achat � Oui � Non c. Une agence d'approvisionnement (UNICEF, IAPSO…..) � Oui � Non d. Le partenaire lui-même � Oui � Non e. Autre, à préciser……………………………………………………….

13. Le partenaire dispose-t-il d'une politique d'achat spécifique pour les médicaments et produits de santé?

� Oui � Non

14. Si oui, quels sont les critères d'achat exigés par le partenaire?

a. Produits pré-qualifiés par OMS � Oui � Non

b. Produits enregistrés dans un pays dont l'autorité de règlementation est rigoureuse (ICH/ICP) � Oui � Non

c. Produits enregistrés dans le pays bénéficiaire � Oui � Non

d. Autres, à préciser……………………………………………………………

15. Qui est responsable de la passation de commande pour les produits financés par le partenaire?

a. Le Ministère de la santé � Oui � Non b. Une agence d'approvisionnement (UNICEF, IAPSO…..) � Oui � Non c. La Banque Mondiale � Oui � Non d. Le partenaire � Oui � Non e. La centrale d'achat � Oui � Non f. Autre, à

préciser………………………………………………………………………………………..

16. Quelles sont les sources d'approvisionnement du partenaire et le montant en US$ des achats en 2006 pour les catégories de produits suivants?

Sources d'approvisionnement

Distributeurs internationaux

Fabricants internationaux

Distributeurs locaux

Fabricants locaux


Catégorie de produit Oui/Non Montant des achats en US$

Médicaments essentiels

Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs

Dispositifs médicaux


17. Quels sont les critères utilisés pour mesurer la performance des fournisseurs?

a. Conformité des produits livrés avec les produits commandés �Oui � Non Commentaires...….

b. Respect des délais de livraison � Oui � Non Commentaires...….

c. Respect des conditions de conservation durant le transport � Oui � Non Commentaires...….

d. Traitement rapide de problèmes décelés durant l'exécution du marché

� Oui � Non Commentaires...….

e. Autres, à préciser � Oui � Non Commentaires...….

Si oui, fournir une copie du SOP (Procédures opératoires standards) pour les achats

18. Des contrôles de qualité sont-ils effectués systématiquement sur un échantillon de chaque lot de produits achetés?

� Oui � Non Commentaires...….

19. Si oui, à quel laboratoire sont envoyés les échantillons?:

a. Le laboratoire national de contrôle de qualité (LNCQ) � Oui � Non

b. Le laboratoire sous-régionale de contrôle de qualité (LRCQ) � Oui � Non

c. Le laboratoire du pays du partenaire (LP) � Oui � Non

d. Autre, à préciser (A) � Oui � Non

20. Le partenaire a-t-il fourni des outils de gestion spécifiques pour les activités suivantes?:

a. la dispensation journalière � Oui � Non

b. la livraison/réception � Oui � Non

c. les rapports d'erreur � Oui � Non

d. les produits périmés � Oui � Non

e. les inventaires � Oui � Non

f. le paiement � Oui � Non

g. la commande/requête � Oui � Non

h. mouvement de stock � Oui � Non

i. Autres, à préciser……………………………………………………………………….

21. Quelle(s) structure(s) est (sont) responsable(s) de la distribution des produits achetés par le partenaire?

a. Ministère de la santé � Oui � Non

b. Centrale d'achat � Oui � Non

c. Structure privée sous contrat � Oui � Non

d. Le partenaire lui-même � Oui � Non

e. Autres, à préciser � Oui � Non

22. Le plan d'achat 2007 prévoit-il un budget pour les activités suivantes?

No Activité Oui Non Si oui,

Montant du budget

2007 (US$)

Commentaires

a Distribution des médicaments et

autres produits de santé

b Magasin / stockage

c Rémunération de l'équipe des

magasiniers

d Formation de l'équipe à la

gestion des approvisionnements

e Informatisation de la gestion des

stocks

23. Points de livraison : Dans le tableau ci-dessous, indiquez pour chaque catégorie de produit acheté dans le cadre du programme et parmi les propositions suivantes, les structures qui sont utilisées comme 1er point, 2ème point et 3ème point de livraison après l'achat?

a Centrale d'achat b. Dépôt régional c. Dépôt de district d. Structure de santé e. Autres, à préciser

Catégorie de produit 1er point de livraison

2ème point de livraison

3ème point de livraison


Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs



Questionnaire pour la cartographie et l'évaluation approFondsie des systèmes d'achat et d'approvisionnement des médicaments essentiels dans le secteur public

Questionnaire n°2 : MINISTERE DE LA SANTE

Pays : .............................................

Adresse :…………………………………………………………

Tél/Fax/email :…………………………………………………..

Nom du Ministre de la Santé :.....................................................................................................

Nom du Directeur des Pharmacies et laboratoires :………………………………………………

Liste des évaluateurs :

Nom/ Prénom Structure/Fonction Tél : Email :

Commentaires

Liste des personnes interviewées :

Date de l'interview

Nom, prénom de la personne interviewée

Fonction Tél : Email :

Pour information : L'évaluation des systèmes d'approvisionnement porte sur les catégories de produits suivants :

Médicaments essentiels et produits de santé dont notamment :

- Antirétroviraux

- Antipaludiques

- Antituberculeux

- Médicaments contre les infections opportunistes

- Produits pédiatriques VIH/SIDA et Paludisme

- Vaccins

- Contraceptifs

- Préservatifs

- Dispositifs médicaux

- Réactifs pour la sécurité du sang, y compris les tests HIV

B. ORGANISATION DES SYSTEMES D'APPROVISIONNEMENT DANS LE PAYS (Cartographie)

B.1. Existe-t-il une centrale d'achat pour le secteur public : � Oui � Non

B.2. Si oui, nom de la centrale d'achat :......................................................................................................

B.3. Date de création et statut de la centrale d'achat?

a. Structure d'Etat � Oui � Non Date de création :.............................

b. EPIC (Entreprise Publique à caractère Industriel et Commercial)

� Oui � Non Date de création :.............................

c. Association � Oui � Non Date de création :.............................

d. Autres, à préciser � Oui � Non Date de création :.............................

B.4. Quelles sont les missions officielles de la centrale d'achat?................................................................

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

B.5. La centrale d'achat a-t-elle pour mission l'approvisionnement des produits suivants?

Catégorie de produit Oui Non Commentaires


Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs



B.6. La centrale d'achat a -elle une autonomie de gestion? � Oui � Non Commentaires :……….

B.7. Quelles sont les autres structures au niveau central qui interviennent dans l'approvisionnement des médicaments et autres produits de santé?

Structures Oui Non Catégories de produit concernées

Ministère de la santé (MS)

Programme HIV/SIDA

Programme Paludisme

Programme Tuberculose

Programme PEV

Programme Planning Familial

Grossistes privés, si oui précisez le nombre et leur nom

Centrale d'achat confessionnelle

Partenaires (PNUD, USAID, MSF etc…),


B.8. Au niveau régional, existe-t-il des dépôts régionaux? � Oui � Non

B.9. Si oui, quel est le statut et le nombre des dépôts régionaux ?

Statut Oui Non Nombre Région(s) Commentaires

Succursale de la centrale d'achat

Structure de la Direction régionale de la santé

Succursale des grossistes privés

Succursale de la centrale d'achat confessionnelle

Autre, à préciser

B.10. Les dépôts régionaux du secteur public ont-ils une autonomie de gestion? � Oui � Non Commentaires :………………………………………………………..

B.11. Au niveau district, existe-t-il des dépôts de district? � Oui � Non

B.12. Si oui, quel est le statut et le nombre des dépôts de district ?

Statut Oui Non Nombre Commentaires

Succursale de la centrale d'achat

Structure de la Direction Préfectorale de la santé

Succursale des grossistes privés

Succursale de la centrale d'achat confessionnelle

Autre, à préciser

B.13. Les dépôts de district du secteur public ont-ils une autonomie de gestion? � Oui � Non

Commentaires :………………………………………………………………

B.14. Préciser pour chaque niveau, le nombre de structures de santé et de structures dispensatrices de médicaments et autres produits de santé pour le secteur public, privé et les partenaires présents :

Niveau Type et nombre de structures publiques

Type et nombre de structures privées

Type et nombre de structures confessionnelles

Type et nombre de structures d'ONG


Central CHU…

Régional CHR…

District Hôpital de district…

Cliniques privés…

Hôpital confessionnel….

Formations sanitaires/structures dispensatrices

Centre de santé, poste de santé….

Officines privées….

Dispensaires….


B.15. Existe-il un texte réglementaire imposant aux structures de santé du secteur public de s'approvisionner exclusivement auprès du (des) système(s) national (aux) d'approvisionnement? � Oui � Non

Si oui, joindre une copie

B.16. Si non ou en cas de rupture dans le système national, auprès de quels fournisseurs les structures de santé sont-elles autorisées à s'approvisionner?

a. Grossistes privés � Oui � Non Commentaires…...

b. Officines privées � Oui � Non Commentaires…...

c. Structures confessionnelles � Oui � Non Commentaires…...

d. Fabricants locaux � Oui � Non Commentaires…...

e. Distributeurs locaux � Oui � Non Commentaires…...

f. Fabricants internationaux � Oui � Non Commentaires…...

g. Distributeurs internationaux � Oui � Non Commentaires…...

h. Autres, à préciser � Oui � Non Commentaires…...

B.17. Existe-t-il un système d'approvisionnement décentralisé? � Oui � Non

B.18. Si oui, pour quelles catégories de produits et à quel niveau sont autorisés les approvisionnements décentralisés?

Niveau Central (CHU, labos)

Dépôt Régional

Régional (CHR, DRS...)

Dépôt de

district

District (hôpital de

district, DPS...)

Formations sanitaires

Catégories de produits Oui/Non


Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs



B.19. Auprès de quels fournisseurs sont autorisés les approvisionnements décentralisés?

a. Grossistes privés � Oui � Non Commentaires :………

b. Officines privées � Oui � Non Commentaires :………

c. Structures confessionnelles � Oui � Non Commentaires :………

d. Fabricants locaux � Oui � Non Commentaires :………

e. Distributeurs locaux � Oui � Non Commentaires :………

f. Fabricants internationaux � Oui � Non Commentaires :………

g. Distributeurs internationaux � Oui � Non Commentaires :………

h. Autres, à préciser � Oui � Non Commentaires :………

B.20. Quels sont les systèmes de financement existants pour financer les médicaments et autres produits de santé?

a. Budget de l'Etat � Oui � Non Commentaires…..

b. Recouvrement des coûts (population) � Oui � Non Commentaires…..

c. Assurance maladie � Oui � Non Commentaires…..

d. Mutuelle � Oui � Non Commentaires…..

e. Assurance privée � Oui � Non Commentaires…..

f. Appui des Partenaires � Oui � Non Commentaires…..

g. Autres, à préciser � Oui � Non Commentaires….

B.21. Pour les catégories de produit suivant, précisez les sources de financement, les montants dépensés en 2006, les montants budgétisés pour 2007 et le type de financement pour l'approvisionnement :

Catégorie de produit Sources de financement

(Etat, populations, Fondss mondial,

MSF...)

Dépenses 2006 en US$

Budget 2007 en US$

% budget 2007

Type de financement

(budget de l'état, recouvrement

des coûts, prêt, subvention...)

Médicaments essentiels 1.

2.

...

1.

2.

...

1.

2.

...

1.

2.

...

Antirétroviraux 1.

2.

...

Antipaludiques 1.

2.

Antituberculeux 1.

2.



1.

2.

Vaccins 1.

2.

Contraceptifs 1.

2.

Préservatifs 1.

2.



1.

2.

B.22. Est-ce que les Fondss disponibles sont en adéquation avec les quantités planifiées? � Oui � Non

B.23. Si non, pour quelles raisons?

a. Budget de l'Etat insuffisant � Oui � Non Commentaires…...

b. Retard de décaissement des budgets de l'Etat � Oui � Non Commentaires…...

c. Fondss des partenaires inadéquats � Oui � Non Commentaires…...

d. Retard de décaissement des Fondss des partenaires � Oui � Non Commentaires…...

e. Trésorerie de la centrale d'achat insuffisante � Oui � Non Commentaires…...

f. Autres, à spécifier � Oui � Non Commentaires…...

C. SELECTION DES PRODUITS

C.1. Existe-il une liste nationale de médicaments essentiels (LME)? � Oui � Non

C.2. Date de la dernière révision?.........................................................................(joindre une copie)

C.3. Quelles sont les catégories de produits incluses dans la LME?

Préciser le nombre de produit référencé par catégorie et par type de structure

CHU CHR Hôpital district

Case de santé…

Catégorie de produit Oui Non Nombre de produit référencé

Nombre de produit référencé


Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs



Réactifs et matériels de laboratoire

Autres, à spécifier

Nombre total de produits référencés dans la LME

C.4. Existe-il des directives standardisées de traitement (STG)? � Oui � Non Commentaires :………

C.5. Si oui, existe-t-il des STG pour ?(si oui, joindre une copie)

a. Prise en charge du VIH/SIDA chez l'adulte � Oui � Non Date :………….

b. Prise en charge du VIH/SIDA chez l'enfant � Oui � Non Date :………….

c. Prise en charge du paludisme � Oui � Non Date :………….

d. Prise en charge de la tuberculose � Oui � Non Date :………….

e. Prise en charge des infections opportunistes � Oui � Non Date :…………..

f. Autres, à préciser � Oui � Non Date :………….

C.6. Existe-il un comité de sélection national pour l'élaboration de la LME? � Oui � Non Commentaires…….

C.7. Si non, quelle est la procédure utilisée pour la sélection des produits de la LME?..............................

…………………………………………………………………………………………………………………...………………………………………………………………………………………………………………………...

C.8. A quel niveau/structure sont distribués la LME et les STGs?

LME STG Niveau/Structure

Oui Non Oui Non

Commentaires

Central

Régional

District


Structures privées

Structures confessionnelles

Autres Partenaires, préciser le nom

C.9. Existe-t-il une politique nationale pharmaceutique? � Oui � Non Commentaires :………

C.10. La politique nationale pharmaceutique limite-elle l'approvisionnement du secteur public à la LME? � Oui � Non Commentaires :………

C.11. Existe-t-il une politique nationale pour les dons? � Oui � Non Commentaires :………..


C.12. Si oui, limite-t-elle l'approvisionnement des dons à la LME? � Oui � Non Commentaires :………

D. QUANTIFICATION/PLANIFICATION

D.1. Quelle structure/département est responsable de la quantification des besoins nationaux pour les catégories de produit suivant?

Préciser pour chaque catégorie de produits les autres structures/département impliqués dans la quantification

Catégorie de produit Structure/département responsable de la

quantification

Qualification du

responsable

Autres structures/départements impliqués dans la quantification

Médicaments essentiels Centrale d'achat

Antirétroviraux Programme VIH/SIDA par exemple

Médecin Centrale d'achat, Direction des statistiques….

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs



D.2. Existe-il un plan national d'approvisionnement pour les médicaments et autres produits de santé?

� Oui � Non Commentaires :………

Si oui, répondre aux questions C3 à C6 (joindre une copie)

Si non, passer aux questions de la section D

D.3. Existe-il un comité chargé de l'élaboration du plan national d'approvisionnement? � Oui � Non Si oui, quelle est sa composition?

........................................................................................................................................................

D.4. Le plan national d'approvisionnement inclut-il les médicaments et produits de santé financés par les partenaires? � Oui � Non � NA Commentaires :……

D.5. Existe-t-il un mécanisme de coordination des approvisionnements avec les partenaires?

� Oui � Non Commentaires…..................

Si oui, décrivez brièvement le mécanisme de coordination

D.6. Quelles sont les informations fournies par le plan national d'approvisionnement?

Informations fournies par le plan national d'approvisionnement Oui Non Commentaires

Description des produits

Catégorie de produits (ARVs, Antipaludéens....)

Programmes correspondants (HIV/SIDA, Palu...) s'il y a lieu

Origine des Fondss (gouvernement, partenaires...)

Consommations mensuelles moyennes

Stocks disponibles

Equivalent en mois de consommation

Besoins prévisionnels

Budget prévisionnel

Structure responsable des achats

Procédure d'achat requise

Structure responsable de la passation de commande

Calendrier de livraison (en 1x, 2x ...)

Délai de livraison

Récipiendaire des Fondss des partenaires (centrale d'achat, Gvt, agence d'approvisionnement, fournisseurs...)


E. ACHAT

E.1. Existe-t-il un code des marchés publics? � Oui � Non Commentaires :……….

E.2. Si oui, quelles sont les procédures d'achat définies par le code des marchés publics et les critères de choix?

Procédure d'achat Oui Non Critères déterminant le choix de la procédure

(montant de l'achat, monopole etc…)

Commentaires

Appel d'offres international

Appel d'offres restreint

Appel d'offres négocié

Appel d'offres national

Achat gré à gré


E.3. Le code des marchés publics définit-il le type de marché à contracter avec les fournisseurs pour l'achat des médicaments et autres produits de santé? � Oui � Non

E.4. Si oui, s'agit-il ?

a. De marché à bons de commande � Oui � Non Commentaires :……….

b. De marché par tranche � Oui � Non Commentaires :……….

c. Autre, à préciser � Oui � Non Commentaires :……….

E.5. Quelle est la structure responsable de l'attribution/approbation des marchés pour les structures publiques d'approvisionnement des médicaments et autres produits de santé? Préciser la composition de la commission

Structure responsable de l'attribution des marchés

Commission nationale des marchés publics

Commission d'achat de la centrale d'achat

Commission régionale des marchés publics


Structures publiques d'approvisionnement

Oui/Non/NA


Centrale d'achat

Programmes (VIH/DIDA, Palu, TB)

Structures de santé et ou dépôts, dans le cas d'un système décentralisé


E.6. Existe-il un référentiel concernant les spécifications techniques requises pour l'achat des médicaments et autres produits de santé au niveau national? � Oui � Non Commentaires :……….


E.7. Quel est le montant en US$ des marchés publics attribués en 2006 pour l'achat des médicaments et autres produits de santé dans les structures suivantes? (précisez le taux de change)

a. Ministère de la santé………………………………………………

b. Centrale d'achat…………………………………………………….

c. Programme VIH/SIDA……………………………………………..

d. Programmes Paludisme…………………………………………….

e. Programme TB…………………………………………………….

f. Programme PEV…………………………………………………..

g. Programme Planning Familial……………………………………

E.8. Quelles sont les taxes/frais de douane etc.. qui sont appliqués aux catégories de produits suivant :

Catégorie de produit Liste des frais de douane, taxes

etc..

Pourcentage Commentaires


Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs



F. STOCKAGE/GESTION DE STOCK

F.1. Quel est le volume de médicaments et autres produits de santé importés par le secteur public en 2006?

Si donnée inconnu, noter Non Connu (NC)

Année Année 2006

Structure d'approvisionnement

Nombre de container de 40 pieds


Volume en m3 en groupage maritime ou terrestre

Volume en m3 par voie aérienne



Centrale d'achat

Programme VIH/SIDA

Programme Paludisme

Programme TB

Programme PEV

Programme Planning Familial

Structures de santé, dans le cas d'un système décentralisé

Partenaires, à préciser pour chaque partenaire


F.2. Les dons des partenaires sont-ils limités à la LME?

Dons limités à la LME

Nom du partenaire

Oui Non Parfois

Commentaires

Si non, quelles sont les raisons?

F.3. La capacité de stockage est-elle suffisante pour stocker les quantités planifiées de médicaments et autres produits de santé aux niveaux suivants ?

Niveau Capacité de stockage suffisante

Commentaires

Oui Non

Au niveau central

Au niveau régional

Au niveau district

Dans les formations sanitaires

F.4. Les dépôts et zones de stockage existants permettent-ils de stocker les médicaments et autres produits de santé dans de bonnes conditions de stockage aux niveaux suivants?

Niveau Bonnes conditions de stockage

Commentaires

Oui Non

Au niveau central

Au niveau régional

Au niveau district

Dans les formations sanitaires

F.5. Le Ministère de la santé a-t-il du gérer en 2006 une(des) ruptures de produits de première nécessité?

� Oui � Non Commentaires…......

Si oui, pour quel(s) produit(s) et expliquez brièvement la raison et la durée de la rupture

G. DISTRIBUTION

G.1. Existe-il un texte réglementaire définissant les bonnes pratiques de distribution? � Oui � Non

G.2. Le système de distribution est-il pyramidal? � Oui � Non Commentaires……

G.3. Le système de distribution est-il identique pour tous les produits? � Oui � Non

Commentaires……

G.4. Si non, quelles sont parmi les catégories de produit suivants celles qui ont un système distribution spécifique?

Existence d'un système

spécifique

Catégorie de produit

Oui Non

Si oui, nom du partenaire et décrivez brièvement le système de distribution


Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs



H. SYSTEME D'ASSURANCE QUALITE

H.1. Quels sont les critères acceptés au niveau national pour garantir la qualité des médicaments achetés?

a. Produits enregistrés dans le pays (AMM) � Oui � Non

Commentaires…………………………………………………………………………………..

b. Produits présélectionnés � Oui � Non

Commentaires……………………………………………………………………………………

c. Produits pré-qualifiés par l'OMS � Oui � Non

Commentaires…………………………………………………………………………………..

d. Produits enregistrés dans un pays disposant d'une réglementation pharmaceutique rigoureuse (ICP/ICH) � Oui � Non

Commentaires………………………………………………………….

e. Autres � Oui � Non

Commentaires…………………………………………………………..

H.2. Est-il obligatoire d'effectuer des contrôles de qualité systématique sur un échantillon de chaque lot de produits achetés? � Oui � Non Commentaires……

H.3. Quelle structure de contrôle de la qualité des produits est autorisée à faire les analyses?

a. Le laboratoire de contrôle de qualité de la centrale d'achat � Oui � Non Commentaires….

b. Le laboratoire national de contrôle de qualité Oui � Non Commentaires…..

c. Le laboratoire sous-régionale de contrôle de qualité Oui � Non Commentaires…..

d. Un laboratoire extérieur, à préciser Oui � Non Commentaires….

H.4. Le laboratoire autorisé pour contrôle la qualité des produits est-il?

a. Pré-qualifié par l'OMS? � Oui � Non Commentaires…..

b. Accrédité conformément à l'ISO17025 ou EN45002?� Oui � Non Commentaires…..

c. Accepté par une autorité de réglementation ICP/ICH � Oui � Non Commentaires….

d. Autres, à préciser � Oui � Non Commentaires….

H.5. Existe-t-il un corps d'inspecteur? � Oui � Non Commentaires….

H.6. Si non, existe-t-il des activités d'inspection? � Oui � Non Commentaires….

H.7. Quel est le nombre d'inspecteurs en pharmacie en exercice?......................................

H.8. Pour chaque niveau, précisez si des inspections sont effectuées pour les activités suivantes?:

Niveau Niveau central

Centrale d'achat

Dépôts régionaux

Niveau régional

Dépôt district

Niveau district


Activités Oui/Non

Vérifier le respect des bonnes pratiques de stockage

Si oui, précisez le nombre

d'inspections réalisées en 2006

et les résultats clés

Prélever des échantillons de produits contrôle de qualité

Si oui, précisez le nombre de

prélèvements réalisés en 2006 et

le % de résultats non conformes

Vérifier les bonnes pratiques de distribution

Si oui, précisez le nombre

d'inspections réalisées en 2006

et les résultats clés

H.9. Si des inspections régulières ne sont pas effectuées, quelles sont les raisons?

a. Manque d'inspecteurs � Oui � Non Commentaires…..

b. Manque de financement � Oui � Non Commentaires…..

c. Manque de véhicule � Oui � Non Commentaires…..

d. Autres, à préciser � Oui � Non Commentaires…..

H.10. Existe-t-il un système de pharmacovigilance? � Oui � Non Commentaires…..

H.11. Si oui, est-il fonctionnel? � Oui � Non Commentaires…..

H.12. Quel est le nombre et les causes d'alerte enregistrée en 2006? Nombre :………

Causes d'alerte :………………………… …

I. USAGE RATIONNEL

I.1. Les prescripteurs sont-ils formés à l'usage rationnel des médicaments? � Oui � Non .

Si oui, nombre de prescripteurs formés en 2006?.................................................................

I.2. Les pharmaciens/agents de gestion de stock sont-ils formés aux bonnes pratiques de gestion des stocks? � Oui � Non Commentaires…..

Si oui, nombre d'agent formé en 2006?..................................................................................

I.3. Les pharmaciens/agents dispensateurs sont-ils formés aux bonnes pratiques de dispensation?

� Oui � Non Commentaires…..

Si oui, nombre d'agent formé en 2006?...............................................................................

J. FINANCEMENT

J.1. Les budgets alloués par l'état pour l'approvisionnement des médicaments et autres produits de santé incluent-ils une ligne budgétaire pour le financement des activités liées à la gestion des approvisionnements et à la distribution? � Oui � Non Commentaires…..

Si oui, quel pourcentage?

J.2. Les budgets alloués par l'état pour l'approvisionnement des médicaments et autres produits de santé sont-ils décaissés directement?

a. Aux Programmes � Oui � Non Commentaires………………………

b. A la centrale d'achat � Oui � Non Commentaires………………………

c. Aux structures de santé � Oui � Non Commentaires………………………

d. Autres, à préciser � Oui � Non Commentaires………………………

J.3. Dans le cas du recouvrement des coûts, existe-t-il une politique nationale des prix définissant les

marges à appliquer à chaque niveau pour déterminer le prix de vente ? � Oui � Non Commentaires…..


J.4. Dans le cas du système de recouvrement des coûts, précisez pour chaque niveau où sont versées les recettes issues des ventes des médicaments et autres produits de santé?

Niveau Centrale d'achat

Dépôts régionaux

Niveau régional

Dépôt district

Niveau district


Oui/Non

Trésor public

Compte en banque privé

Comité de gestion des formations sanitaires (COGES)


J.5. Les règles d'utilisation des recettes issues du recouvrement des coûts sont-elles définies par un texte réglementaire? � Oui � Non Commentaires………………………


K. GESTION DE L'INFORMATION

K.1. Existe-t-il un système national de gestion des informations logistiques (SIGL)?

� Oui � Non Commentaires…..

K.2. Si non, quelle procédure est utilisée pour obtenir et valider les données nécessaires à la quantification?

K.3. Si oui, quelles sont les informations logistiques mesurées à chaque niveau?


Dépôts régionaux

Niveau régional

Dépôt district

Niveau district


Informations logistiques Oui/Non Commentaires

Les quantités reçues

Les consommations mensuelles moyennes

Les périmés

Les durées de rupture de stock

Le solde du stock

Les délais de péremption


K.4. Existe-t-il des rapports sur les informations logistiques ? Oui � Non Commentaires…..

K.5. Si oui, à quelle fréquence les rapports sont-ils transmis au niveau supérieur?

Tracez le flux des rapports avec les fréquences

K.6. Quel est le pourcentage approximatif des rapports reçus à temps aux niveaux suivants?

a. Niveau central…………………………

b. Niveau régional…………………………

c. Niveau district………………………….

Si le résultat est inférieur à 100% , expliquez pourquoi

L. SUIVI-EVALUATION

L.1. Si un plan national d'approvisionnement existe, le Ministère de la santé vérifie-t-il la conformité des achats avec le plan? � Oui � Non � NA Commentaires……………………

Si oui, par quel mécanisme?

L.2. Existe-il un système national de supervision dans le système de santé? � Oui � Non Commentaires

L.3. Si oui, les approvisionnements sont ils inclus dans ce système? � Oui � Non Commentaires………………

Si non pourquoi ………………

L.4. A quel niveau sont effectuées les visites de supervision et à quelle fréquence?

a. Niveau central � Oui � Non � NA Fréquence :

b. Niveau régional � Oui � Non � NA Fréquence :

c. Niveau district � Oui � Non � NA Fréquence :

d. Niveau des formations sanitaires � Oui � Non � NA Fréquence :

L.5. La fréquence des supervisions est-elle respectée? � Oui � Non

L.6. Si non, quelles sont les raisons?

a. Manque de superviseurs � Oui � Non Commentaires…..

b. Manque de financement � Oui � Non Commentaires…..

c. Manque de véhicule � Oui � Non Commentaires…..

d. Autres, à préciser � Oui � Non Commentaires…..

L.7. Pour chaque niveau, quels types d'activités sont effectuées lors des visites de supervision?


Dépôts régionaux

Niveau régional

Dépôt de district

Niveau district


Type d'activités Oui/Non

Revue des procédures de quantification des besoins

Revue des procédures de commande

Vérification des conditions de stockage

Inventaire physique

Vérification des fiches de stock et des rapports

Vérification financière

Evaluation des besoins pour améliorer les performances

Formation


L.8. Quels indicateurs de performance du système national d'approvisionnement sont mesurés en continu au Ministère de la santé?

Indicateur de performance Oui Non Commentaires

% disponibilité

Nombre de jours de rupture

% des périmés

% de produits non conformes

Taux de satisfaction des clients

M. RESSOURCES HUMAINES

M.1. Pour chaque niveau, quel est le nombre moyen pour chaque catégorie professionnelle suivante, de personnel impliqué dans les activités d'achat et d'approvisionnement? Précisez si ce nombre est suffisant

Niveau central

Centrale d'achat

Dépôts régionaux

Niveau régional

Dépôt de district

Niveau district


Pharmacien

Médecin

Assistant médical


Infirmier

Informaticien

Agent administratif


M.2. Le personnel impliqué dans les activités d'achat et d'approvisionnement reçoit-il une formation initiale à la gestion des approvisionnements? � Oui � Non

M.3. Le personnel impliqué dans les activités d'achat et d'approvisionnement bénéficie-t-il d'une formation continue régulière à la gestion des approvisionnements? � Oui � Non

Questionnaire pour l'évaluation approFondsie des systèmes d'achat et d'approvisionnement des médicaments essentiels dans le secteur public

Questionnaire n°3 : PROGRAMME

Pays : ..................................

Nom du programme:…………………………………….

Adresse :…………………………………………………………

Tél/Fax/email :………………………………………………….

Nom du Directeur :……………………………………………..

Qualification du directeur :…………………………………………….………

Liste des évaluateurs :

Nom/ Prénom Structure/Fonction Tél : Email :

Commentaires

Liste des personnes interviewées :

Date de l'interview

Nom, prénom de la personne interviewée

Fonction Tél : Email :

Pour information : L'évaluation des systèmes d'approvisionnement porte sur les catégories de produits suivants :

Médicaments essentiels et produits de santé dont notamment :

- Antirétroviraux

- Antipaludiques

- Antituberculeux

- Médicaments contre les infections opportunistes

- Produits pédiatriques VIH/SIDA et Paludisme

- Vaccins

- Contraceptifs

- Préservatifs

- Dispositifs médicaux

- Réactifs pour la sécurité du sang, y compris les tests HIV

A. STRUCTURE

A.1. Date de création du programme? (Joignez un organigramme)

A.2 Quelles sont les missions du programme?...............................................................................

……………………………………………………………………………………………………

A.3. Quelles catégories de produits sont gérées par le Programme?

Catégories de produit Oui Non Commentaires


Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins Si oui, lesquels?

Contraceptifs

Préservatifs




A.4. Le programme est-il responsable des activités suivantes? Si les activités réalisées sont dépendantes du produit, précisez la(es) catégorie(s) du(ses) produit(s) concerné(s).

Activités Oui Non Catégorie de produit Commentaires

Si non, qui est responsable de l'activité

Sélection des produits

Quantification des besoins

Achats (organisation des appels d'offre…)

Commandes

Stockage

Gestion de stock

Distribution

Dispensation


A.5. Le programme a -t-il une(des) antenne(s) au niveau régionale? � Oui � Non Commentaires

Si oui, combien?...................................................

B. SELECTION DES PRODUITS

B.1. La LME est-elle disponible au niveau du programme? � Oui � Non Commentaires…………

Si oui , préciser la date de la version disponible……………………………………………………...

B.2. Existe-t-il un STG pour le programme? � Oui � Non

Si oui, préciser la date de la dernière version………………………………………………………

B.3. Le programme limite-t-il ses approvisionnements à la LME? � Oui � Non Commentaires…

B.4. Si non, classer par ordre de priorité les 3 raisons principales pour lesquelles le programme s'approvisionne en dehors de la LME?

Raisons d'approvisionnement en dehors de la LME

Oui Non Ordre de priorité

Numéroter de 1 (le + important) à 3

Commentaires

a. La limitation à la LME n'est pas définie/imposée par le statut de la pharmacie

b. La dernière version de la LME n'est pas disponible

c. La LME n'a pas été révisée et ne correspond plus aux STG

d. La LME ne correspond pas aux besoins/demande locale

e. Les prescripteurs ne connaissent pas les STG

f. Les prescripteurs ne sont pas d'accord avec les STG

g. Le(s) produit(s) de la LME ne sont pas disponibles auprès des fournisseurs (centrale d'achat, dépôt régional, dépôt district…)

h. Autres, à préciser

C. QUANTIFICATION/PLANIFICATION

C.1. Qui est responsable de la quantification des besoins pour les produits du programme?

Catégorie de produit Responsable de la quantification

Qualification du responsable

Commentaires


Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs



C.2. Quelles sont les données utilisées pour quantifier les besoins en médicaments et autres produits de santé ?

Si les données utilisées sont spécifiques pour un produit, préciser la catégorie du produit concerné.

Données utilisées pour la quantification des besoins Oui Non Catégorie de produit

Commentaires

Les données de Prévalence/Morbidité

Les directives de traitement standard (STG)

Les quantités distribuées

Les quantités en stock

Les délais de péremption des produits en stock

Les durées de rupture

Les variations saisonnières et régionales

Les besoins prévisionnels exprimés par les structures sanitaires et consolidés au niveau du programme

Les quantités consommées par les structures sanitaires et consolidées au niveau du programme

Les donations des partenaires

Les financements disponibles


C.3. Un (des) outil(s) spécifique(s) pour la quantification des médicaments et autres produits de santé suivants sont-ils utilisés? (Quantimed, logiciel Esther, logiciel de gestion, support manuel…..) � Oui � Non

Si oui, lesquels?

Catégorie de produit Outil(s) utilisé(s) Développé par : Commentaires


Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs


Réactifs pour la sécurité du sang y compris les tests HIV

C.4. Sur quelle période est effectuée la quantification des besoins en médicaments et autres produits de santé?

Si la période varie en fonction du produit, préciser la catégorie du produit concerné.

Période utilisée pour la quantification des besoins

Oui Non Catégorie de produit Commentaires

1 an

2 ans

3 ans


C.5. Existe-t-il un plan d'approvisionnement? � Oui � Non Commentaires…...

Si oui, joindre une copie et répondre aux questions C6 à C8

Si non, passez aux questions de la section D

C.6. Existe-il un comité chargé de l'élaboration du plan d'approvisionnement? � Oui � Non Commentaires.

Si oui, quelle est sa composition?...............................................................................

C.7. Le plan d'approvisionnement inclut-il les médicaments et produits de santé financés par les partenaires? � Oui � Non � NA Commentaires…...

C.8. Si oui, existe-t-il un mécanisme de coordination des approvisionnements avec les partenaires?

� Oui � Non Commentaires…..................

Si oui, décrivez brièvement le mécanisme

D. ACHAT

Répondre aux questions n° D1 à D16 uniquement si le programme est chargé de gérer les achats (organisation des appels d'offres…), sinon passer à la question D17.

D.1. Qui est responsable des achats pour les produits du programme?

Catégorie de produit Responsable des achats


Commentaires


Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs



D.2. Quelles sont les procédures d'achat utilisées et les critères de choix?

Précisez le pourcentage des achats en 2006 pour chacune des procédures.

Procédure d'achat Oui Non Critères déterminant le choix de la procédure (montant de l'achat, monopole, procédure imposée par le partenaire, urgence etc…)

% des achats pour l'année 2006


Appel d'offres restreint (fournisseur présélectionné)



Achat gré à gré


D.3. Quelle est la durée moyenne de chaque procédure d'achat ? :

Procédure d'achat Durée moyenne de la procédure en jours (de la publication à la signature du contrat avec le fournisseur)


Appel d'offres restreint



Achat gré à gré


D.4. Quel est le type de marché contracté avec les fournisseurs?

ii. Marché à bons de commande � Oui � Non Commentaires……

iii. Marché par tranche � Oui � Non Commentaires……

iv. Autre, à préciser � Oui � Non Commentaires……

D.5. Le programme dispose-t-elle d'un cahier des charges/dossier d'appel d'offres spécifique pour l'achat des médicaments et autres produits de santé? � Oui � Non Commentaires....


D.6. Le programme effectue-t-il une présélection des fournisseurs? � Oui � Non Commentaires

Si oui, joindre une copie du dossier de présélection

D.7. Quels sont le ou les incoterms utilisés pour les achats de médicaments et autres produits de santé?

Si l'incoterm varie en fonction du produit, préciser la catégorie du produit concerné

Incoterm Oui Non Catégories de produits Commentaires

FOB (Free On Board)

Franco transitaire

CAF (Coût Assurance Fret)

DDU (rendu magasin taxe non payée)

DDP (rendu magasin taxe payée)


D.8. Classer par ordre de priorité les 3 principaux critères utilisés pour l'attribution des marchés?

Critères d'attribution des marchés

Oui Non Ordre de priorité

Numéroter de 1 (le plus important) à 3

Commentaires

La qualité du produit

La compétence du fournisseur

Le prix

Le délai de livraison annoncée

La préférence nationale

Les conditions de paiement du fournisseur (100% d'avance, 100% après livraison…)

L'effet de gamme

La devise du fournisseur


D.9. Les critères d'attribution des marchés sont-ils clairement spécifiés dans le cahier des charges/dossier d'appel d'offres? � Oui � Non Commentaires…....

D.10. Existe-il une commission technique chargée de l'analyse des offres? � Oui � Non Commentaires...….

Si oui, quelle est sa composition?

D.11. L'attribution des marchés est-elle effectuée par une commission? � Oui � Non Commentaires……

D.12. Si oui, s'agit-il ?

i. De la commission nationale des marchés publics? � Oui � Non Commentaires…

ii. De la commission d'achat du programme? � Oui � Non Commentaires…

iii. Autres, à préciser � Oui � Non

Préciser la composition de la commission

D.13. Les prix d'achat obtenus sont-ils comparés à un référentiel de prix? � Oui � Non Commentaires...….

Si oui, le ou lesquels?............

D.14. Les résultats des appels d'offre sont-ils publiés? � Oui � Non Commentaires……

D.15. Quelle est la fréquence des achats?

Si la période varie en fonction du produit, préciser la catégorie du produit concerné

Fréquence des achats Oui Non Catégorie de produit Commentaires

2x/an

1x/an

Tous les 2 ans


D.16. Quelles sont les sources d'approvisionnement et le montant des marchés attribués en 2006 pour les produits du programmes?

Sources d'approvisionnement

Distributeurs internationaux

Fabricants internationaux

Distributeurs locaux

Fabricants locaux


Catégorie de produit Oui/Non Montant du marché en US$ en 2006


Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs



D.17. Quels sont les prix d'achat rendu magasin obtenus en 2006 pour les produits suivants?

Produits traceurs Prix d'achat rendu magasin Commentaires

a. Médicaments essentiels (sur 15 produits sélectionnés)

b. Antirétroviraux (1ère ligne)

c. Antipaludéens (ACT)

E. COMMANDE

Répondre aux questions n° E1 à E9 uniquement si le programme est chargé de la passation de commande, sinon passer à la section F.

E.1. Qui est responsable des commandes pour les produits du programme?

Catégorie de produit Responsable des

commandes


Commentaires


Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs



E.2. Quel est le rythme des commandes?

Si le rythme varie en fonction du produit, préciser la catégorie du produit concerné

Rythme des commandes Oui Non Catégorie de produit Commentaires

Mensuelle

Trimestrielle

Semestrielle

Selon les besoins


E.3. Quel est le délai moyen de livraison des fournisseurs?

i. Par voie maritime…………………………………

ii. Par voie aérienne…………………………………

iii. Par voie terrestre…………………………………

E.4. A quelle distance (en Km) du Programme se situe?

i. L'aéroport ……………………………………………………………………….

ii. Le port....................................................................................................................

iii. Autres point de livraison (frontière…)………………………………………

E.5. Quel est le délai moyen pour enlever les marchandises

i. du port?..............................................

ii. de l'aéroport?............................................

iii. de la frontière?.............................................

E.6. Quels sont les principaux problèmes rencontrés lors de l'enlèvement des marchandises au

i. Port

ii. Aéroport

iii. frontière?

E.7. Quel est le délai moyen pour transporter les marchandises du Programme au?

x. Port

i. Aéroport

ii. frontière

E.8. .La performance des fournisseurs est-elle évaluée? � Oui � Non Commentaires....

E.9. Si oui, quels sont les critères de performances évalués?

i. Conformité des produits livrés avec les produits commandés � Oui � Non Commentaires...….

ii. Respect des délais de livraison � Oui � Non Commentaires...….

iii. Respect des conditions de conservation � Oui � Non Commentaires...….

iv. Qualité du service après-vente � Oui � Non Commentaires...….

v. Autres, à préciser � Oui � Non Commentaires...….

E.10. Quel est le volume des importations de médicaments et autres produits de santé en 2006 pour le programme?

Volume des importations 2006



Volume en m3 pour les groupages maritime ou terrestre

Volume en m3 par voie aérienne

Autres, préciser

F. STOCKAGE/GESTION DE STOCK

Répondre aux questions n° F1 à F10 uniquement si le Programme assure le stockage de ses produits, sinon passez à la section G

F.1. Quelle est la capacité de stockage en m3 du dépôt de stockage du programme?..................

F.2. La capacité de stockage est-elle suffisante pour stocker les quantités planifiées ? � Oui � Non Commentaires…....……….

F.3. Le dépôt dispose-t-il de zones de stockage bien définies et séparées pour?

Zones de stockage Oui Non Commentaires

La réception des produits

La quarantaine des produits

Les produits dangereux

Les produits à conserver à - 8°C

Le stockage proprement dit

Les retours de produit

Les produits périmés/avariés

La livraison des produits

Les produits des partenaires


F.4. Les conditions de stockage du dépôt sont-ils conformes aux conditions suivantes?

Conditions de stockage Oui Non NA Commentaires

Il y a une méthode en place pour contrôler la T°

Il existe un système de ventilation (fenêtres pouvant être ouvertes, ventilateur...)

Absence d'exposition directe des produits au soleil

Absence de poussière, moisissure

Les produits ne sont pas stocker à même le sol

Les équipements de stockage sont disponibles

Les équipements de stockage sont adéquats

Il existe des zones de stockage pour les produits à conserver à – 8°C (chambre froide, frigo)

Les produits sont stockés selon une méthode définie (alphabétique, forme galénique...)

Absence de signe de présence d'animaux nuisibles

Les zones de stockage sont munies de verrou adéquat et de clés

Des mesures de sécurité sont en place pour éviter les vols (gardien, fouille...)

F.5. Le programme utilise-t-il les techniques de gestion de stock suivantes?

Si une technique est utilisée spécifiquement pour un produit, préciser la catégorie du produit concerné.

Techniques de gestion de stock Oui Non Catégorie de produit Commentaires

Il existe des fiches de stock

Il existe des supports de gestion de stock spécifiques pour les produits financés par les partenaires (si oui, nom du partenaire et joindre une copie)

La sortie des produits se fait selon la méthode « first expired, first out »

La traçabilité des lots est assurée

Les stocks mini (seuil d'alerte) sont définis, si oui précisez l'équivalent en mois de stock

Les stocks maxi sont définis, si oui précisez l'équivalent en mois de stock

Le renouvellement des stocks est effectué quand le seuil d'alerte est atteint

Le renouvellement des stocks est effectué à date fixe

Le renouvellement des stocks est basé sur une autre méthode, à préciser

F.6. A quel intervalle sont effectués les inventaires de stock?

Préciser la catégorie du produit si la fréquence varie en fonction du produit

Fréquence par an Oui Non Catégorie de produits Commentaires

Une fois/an

Deux fois/an

Trois fois/an


F.7. Pour les produits traceurs du programme, quel est le % de disponibilité et le nombre moyen de jours de rupture observés en 2006?

Produits traceurs Disponibilité en %

Nombre moyen de jour de rupture

Commentaires

Produits traceurs sélectionnés

F.8. Parmi les propositions suivantes, classer par ordre de priorité les 3 principales causes à l'origine de rupture de stock :

Causes de rupture de stock Oui Non Ordre de priorité Numéroter de 1 (le

+ important) à 3

Commentaires

Retard de livraison

Quantités livrées non conformes aux quantités commandées

Moyen de transport indisponible

Fondss nécessaires pour la commande non disponibles

Les fiches de stock ne sont pas à jour

Les stocks mini et maxi ne sont pas régulièrement mis à jour

Erreur dans les prévisions

Pas de suivi des stocks

Personnel insuffisant

Personnel non qualifié


F.9. Pourcentage de produits périmés au dépôt en 2006?..................................

(valeur des périmés/valeur du stock)x/100

F.10. Parmi les propositions suivantes, classer par ordre de priorité les 3 principales causes de péremptions:

Causes de péremption Oui Non Ordre de priorité

Numéroter de 1 (le + important) à 3

Commentaires

Non respect de la méthode « first expired, first out »

Erreur dans les prévisions

Non respect des STG par les prescripteurs

Modification des STG en cours d'exercice

Pas de suivi des stocks

Personnel insuffisant

Personnel non qualifié

Autre, à préciser

Si le programme gère des dons des partenaires, répondre à la question suivante :

F.11. Les dons des partenaires sont-ils limités à la LME?

Dons limités à la LME

Nom du partenaire

Oui Non Parfois

Commentaires

Si non, quelles sont les raisons?

G. DISTRIBUTION

G.1. Les produits du programme sont distribués/dispensés par quelles structures?

Précisez le nombre pour chaque type de structure

Type de structure Oui Non Nombre Commentaires

Le programme assure la distribution/dispensation

Centrale d'achat

Structures du niveau central (Centre Hospitalier Universitaire, laboratoires nationaux...)

Dépôt régional

Structures régionales (Centre Hospitalier Régional, Direction Régionale de la Santé...)

Dépôts de district

Structures de district (Hôpital de district, Direction Préfectorale de la Santé...)

Formations sanitaires (centres de santé, postes de santé...)

Grossistes privés

Officines privées

Structures confessionnelles

Organisations Non Gouvernementales


Si le programme assure lui même la distribution/dispensation des produits du programme, répondre aux questions n° G2 à G8 sinon passer à G9

G.2. Quelles sont la(es) méthodes utilisées par le programme pour la distribution des produits?

Si la méthode de distribution varie en fonction du produit, préciser la catégorie du produit concerné.

Méthodes de distribution Oui Non Catégorie de produit Commentaires

Distribue sur la base d'un calendrier de distribution

Distribue en fonction des commandes reçues

Assure la livraison aux structures

Les structures viennent chercher leurs produits par leurs propres moyens


G.3. Quel est le rythme de distribution?

Si le rythme varie en fonction de la structure et du produit, préciser le type de structure et la catégorie de produit concerné.

Fréquence Oui Non Type de structure Catégorie de produit Commentaires

A la demande

Hebdomadaire

Bimensuel

Mensuel

Trimestriel

Autre, préciser

G.4. Le transport est-il géré par une compagnie extérieure? � Oui � Non Commentaires…

Si oui, nom du transporteur et avec quel degré d'efficacité?.....................................................

G.5. Si non, quel est le nombre, le type et la capacité des véhicules dont dispose le programme?

Nombre de véhicules Type de véhicule Capacité du véhicule en m3

G.6. Le parc automobile du programme est-il adéquat pour la collecte/distribution des médicaments et autres produits de santé? � Oui � Non Commentaires……

G.7. En général, les commandes sont-elles livrées aux structures dans les délais? � Oui � Non Commentaires……

G.8. Si non, classer par ordre de priorité les 3 principaux problèmes rencontrés lors de la livraison/collecte des produits?

Problèmes rencontrés Oui Non Ordre de priorité Numéroter de 1 (le plus

important) à 3

Commentaires

Manque de véhicule

Mauvais état des véhicules

Coût élevé du transport

Manque de chauffeur

Réseau routier médiocre

Réseau routier dangereux

Distance importante à parcourir

Problèmes climatiques


G.9. Existe-il un système de distribution spécifique pour les produits financés par les partenaires?

� Oui � Non Commentaires……………

G.10. Si oui, quelles sont parmi les produits du programme ceux qui ont un système distribution spécifique?

Catégorie de produit Existence d'un système spécifique

Si oui, décrivez brièvement le système de distribution

Oui Non


Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux



Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs


Réactifs pour la sécurité du sang, y compris les test HIV

H. SYSTEME D'ASSURANCE QUALITE

Répondre aux questions n° H1 à H7 uniquement si le programme est responsable des achats, sinon passer à H8

H.1. Quels sont les critères utilisés pour garantir la qualité des médicaments achetés?

i. Produits enregistrés dans le pays (AMM) � Oui � Non Commentaires……

ii. Produits présélectionnés lors de la présélection des fournisseurs � Oui � Non Commentaires……

iii. Produits pré-qualifiés par l'OMS � Oui � Non Commentaires……

iv. Produits enregistrés dans un pays à haute réglementation pharmaceutique (ICP/ICH)

� Oui � Non Commentaires……

v. Autres � Oui � Non Commentaires……

H.2. Parmi les produits traceurs achetés en 2007, à quels critères de qualité sont-ils conformes?

Produits traceurs Critères de qualité Commentaires

Médicaments et produits sélectionnés AMM, pré-qualifiés OMS…….

H.3. Des contrôles de qualité sont-ils effectués systématiquement sur un échantillon de chaque lot de produits achetés? � Oui � Non Commentaires……

H.4. Si oui, quel est le pourcentage de produits non conformes enregistrés en 2006?......................

H.5. Quelles sont les principales causes de non conformité?.............................................................

H.6. Quelle structure est utilisée pour le contrôle de la qualité des produits achetés?

vi. Le laboratoire de contrôle de qualité de la centrale d'achat � Oui � Non � NA Commentaires…….

vii. Le laboratoire national de contrôle de qualité � Oui � Non � NA Commentaires…….

viii. Le laboratoire sous-régionale de contrôle de qualité � Oui � Non � NA Commentaires…….

ix. Un laboratoire extérieur � Oui � Non � NA Commentaires…….

H.7. Le laboratoire utilisée pour le contrôle de qualité des produits est-il?

x. Pré-qualifié par l'OMS? � Oui � Non � NA Commentaires…….

xi. Accrédité conformément à l'ISO17025 ou EN45002? � Oui � Non � NA Commentaires…….

xii. Accepté par une autorité de réglementation ICP/ICH � Oui � Non � NA Commentaires…….

H.8. Le programme dispose-t-il d'une procédure écrite pour les processus suivants?


Processus Oui Non NA Commentaires

Sélection des produits

Quantification des besoins

Achat

Passation de commande

Réception

Stockage

Gestion de stock

Inventaire

Destruction des périmés/avaries

Retour produits

Redistribution des produits en surstock

Distribution

Dispensation

Assurance qualité

Gestion financière

Suivi/évaluation/supervision

Formation

Recrutement du personnel


I. USAGE RATIONNEL

I.1. Quelles sont les sources d'information pharmaceutique disponibles au niveau du programme?

Sources d'informations Oui Non Commentaires

STGs

Formulaires thérapeutiques

Vidal

Information des laboratoires

Recherche sur le web


J. FINANCEMENT

J.1. Quelles sont les sources de financement dont dispose le programme pour l'approvisionnement des produits du programme? Préciser les montants dépensés en 2006, les montants budgétisés pour 2007 et le type de financement :

Catégorie de produit Sources de financement

(Etat, population, Fondss mondial,

MSF...)

Dépenses 2006 en US$

Budget 2007 en US$

% budget 2007

Type de financement

(Recouvrement des coûts, prêt, subvention...)

Médicaments essentiels 1.

2....

1.

2....

1.

2....

1.

2....

Antirétroviraux 1.

2.

...

Antipaludiques 1.

2.

Antituberculeux 1.

2.


Produits pédiatriques 1.

VIH/SIDA et Paludisme 2.

Vaccins 1.

2.

Contraceptifs 1.

2.

Préservatifs 1.

2.



1.

2.

J.2. Est-ce que les Fondss disponibles sont en adéquation avec les quantités planifiées? � Oui � Non

J.3. Si non, pour quelles raisons?

i. Budget du gouvernement pour l'achat des médicaments insuffisant � Oui � Non Commentaires…...

ii. Retard de décaissement des budgets par le gouvernement � Oui � Non Commentaires…...

iii. Fondss des partenaires inadéquats � Oui � Non Commentaires…...

iv. Retard de décaissement des Fondss des partenaires � Oui � Non Commentaires…...

v. Trésorerie du programme insuffisante � Oui � Non Commentaires…...

vi. Autres, à spécifier � Oui � Non Commentaires…...

J.4. Les budgets alloués par l'état pour l'approvisionnement des produits du programme incluent-ils une ligne budgétaire pour le financement des activités liées à la gestion des approvisionnements et à la distribution? � Oui � Non Commentaires…..

Si oui, quel pourcentage?

J.5. Les partenaires/programmes verticaux prévoient-ils une ligne budgétaire pour le financement des activités et du personnel liées à la gestion des approvisionnements?

Si oui, précisez le % du montant total du financement

Nom du partenaire Nom : Nom : Nom: Nom :

Activités financées Oui Non % Oui Non % Oui Non % Oui Non %

Stockage (bâtiment, équipement...)

Distribution (véhicule...)

Salaires du personnel

Frais de gestion

Formation du personnel

Supervision


Dans le cas d'un système de recouvrement des coûts, répondre aux questions n° J6 à J10 , sinon passez à la section K

J.6. Quelles sont les marges appliquées par le programme sur ses produits ?

Catégorie de produit Marges en % Commentaires


Antirétroviraux

Antipaludiques

Antituberculeux


Produits pédiatriques VIH/SIDA et paludisme

Vaccins

Contraceptifs

Préservatifs


Réactifs pour la sécurité du sang y compris les tests HIV

J.7. Quelles sont les conditions de paiement exigées par le programme ?

i. Paiement d’avance � Oui � Non Commentaires…...

ii. A la date de livraison des produits � Oui � Non Commentaires…...

iii. Après un délai de 30 jours � Oui � Non Commentaires…...

iv. Au comptant � Oui � Non Commentaires…...

v. Autre, à préciser � Oui � Non Commentaires…...

J.8. Où sont versés les recettes du recouvrement des coûts?

j.

i. Sur le compte privé du programme � Oui � Non Commentaires…...

ii. Au trésor public � Oui � Non Commentaires…...

iii. Autre, à préciser � Oui � Non Commentaires…...

J.9. Quelles sont les dépenses financées par les recettes issues du recouvrement des coûts ?

Si oui, précisez le % des recettes utilisé

Dépenses Oui Non Commentaires

L'achat des médicaments

Si oui, %

Le salaire du personnel

Si oui, %

Les dépenses courantes

Si oui, %


J.10. La part des recettes dédiée au renouvellement de stock est-elle généralement disponible? � Oui � Non

Si non , pour quelles raisons?......................................................................................................

K. GESTION DE L'INFORMATION

K.1. Les données utilisées pour la quantification des besoins sont-elles disponibles à travers un système de gestion des informations logistiques ou SGIL (fiches de stock, logiciel…)? � Oui � Non Commentaires…...

K.2. Si non, quelle procédure est utilisée pour obtenir et valider les données nécessaires à la quantification?..............

K.3. Quelles sont les informations logistiques mesurées en continue par le programme?

Informations mesurées Oui Non Commentaires

Les quantités reçues

Les consommations mensuelles moyennes

Les périmés

Le solde du stock

Les délais de péremption


K.4. Existe-t-il des rapports sur les informations logistiques ? � Oui � Non Commentaires………….

K.5. A qui sont transmis les rapports et à quelle fréquence?.................

K.6. Le dernier rapport a-t-il été envoyé à temps? � Oui � Non Commentaires………….

K.7. Les processus suivants sont-ils gérées à l'aide d'un logiciel informatique?

Processus Oui Non Commentaires

Si oui, précisez le nom du logiciel

Quantification

Achat (Appel d'offre…)

Commande

Gestion de stock

Distribution

Gestion financière


K.8. Existe-t-il un système de gestion des informations logistiques spécifiques pour les produits financés par les partenaires? � Oui � Non

Si oui, décrivez brièvement le système et les outils utilisés

L. SUIVI-EVALUATION

L.1. Le programme effectue-t-il des supervisions des structures distributrices/dispensatrices? � Oui � Non Commentaires :……………………………………………………………

L.2. Si oui, à quelle fréquence?....................................................

L.3. Quels types d'activités sont effectuées lors des visites de supervision?

Type d'activités Oui Non Commentaires

Revue des procédures de quantification des besoins

Revue des procédures de commande

Vérification des conditions de stockage

Inventaire physique

Vérification des fiches de stock et des rapports

Vérification financière

Evaluation des besoins pour améliorer les performances

Formation


L.4. La fréquence des supervisions est-elle respectée? � Oui � Non

Si non, pourquoi?

L.5. Existe-t-il un système de supervision spécifique pour les produits financés par les partenaires?

� Oui � Non � NA

Si oui, décrivez brièvement le système de supervision et les activités supervisées

L.6. Quels indicateurs de performance sont mesurés en continu par le programme?

Indicateur de performance Oui Non Commentaires

Taux de rupture

Nombre de jours de rupture

% des périmés

% de livraison incomplète

% de livraison hors délai

% de produits non conformes

L.7. Existe-t-il des indicateurs et des outils de suivi-évaluation du système d'approvisionnement spécifiques pour les partenaires? � Oui � Non Commentaires :………..


M. RESSOURCES HUMAINES

M.1. Quel est le nombre de personnel des catégories professionnelles suivantes impliqué dans les activités d'achat et d'approvisionnement? Précisez si le nombre est suffisant et s'il s'agit de fonctionnaire.

Catégorie professionnelle Nombre Suffisant Fonctionnaire Commentaires

Oui Non Oui Non

Pharmacien

Médecin

Assistant médical


Infirmier

Informaticien

Agent administratif


M.2. Le personnel impliqué dans les activités d'achat et d'approvisionnement ont-ils reçu une formation initiale à la gestion des approvisionnements? � Oui � Non Commentaires :………..

M.3. Le personnel impliqué dans les activités d'achat et d'approvisionnement bénéficie-t-il d'une formation continue régulière à la gestion des approvisionnements? � Oui � Non Commentaires :………..

Annexe 2 : Extrait du plan de renforcement du système national d’approvisionnement en médicaments essentiels

Objectif 1 : Remettre à niveau les infrastructures chargées du stockage des médicaments dans les CSS et les formations sanitaires

Résultat Stratégie Activités 2007 2008 2009 2010 2011 Budget(en

millions de CFA)

Indicateurs

1.1.1.1. Organiser des missions

d’identification approFondsies

des besoins en

réhabilitation/aménagement

X

25 Rapport de mission 1.1.1. Réhabiliter/ aménager

les infrastructures de

stockage des médicaments 1.1.1.2. Organiser les travaux

de

réhabilitation/aménagement

X X X X 610

Rapport de livraison des

infrastructures

réhabilitées/aménagées

1.1.2.1. Placer les commandes

des équipements

X X X X 500

Copies de bons de

commande 1.1.2. Equiper les

infrastructures de stockage

des médicaments 1.1.2.2. Organiser l’installation

des équipements dans les

infrastructures de stockage

X X X X 10 Procès verbaux de

réception

1.1.3.1 Contractualiser avec un

prestataire pour l’entretien de

la chaîne de froid

X X X X pm Contrat de prestation

1.1. Les conditions de

stockage des

médicaments dans les

CSS sont améliorées

1.1.3. Garantir la chaîne de

froid à tous les points du

système d’approvisionnement 1.1.3.2. Assurer l’entretien de

la chaîne de froid X X X X 123

Fiches d’entretien

Objectif 2 : Renforcer les capacités de gestion des médicaments à tous les niveaux de la chaîne des approvisionnements

Résultat Stratégie Activités An 1 An 2 An 3 An 4 An 5 Budget (en Budget(en millions

de CFA)

Indicateurs

2.1.1.1. Faire une évaluation

des besoins en ressources

humaines

X 25 Rapport de l’évaluation

2.1.1. Doter le secteur de

ressources humaines

qualifiées

2.1.1.2. Recruter/ affecter

des ressources humaines qualifiées dans les

pharmacies des CSS et les

formations sanitaires

X X X X X pm

Copie de textes de

recrutement/ affectation

Copies des notes de

prise de service

2.1. Les ressources humaines

du secteur sont formées à la

gestion des médicaments 2.1.2. Former et/ou recycler

le personnel pharmaceutique

à tous les niveaux de la

chaîne des

approvisionnements à la

gestion des médicaments

2.1.2.1. Organiser des

sessions de formation du

personnel pharmaceutique

sur la gestion des

médicaments

X X X X X 35 Rapports des sessions

de formation

2.2.1.1 Réviser les outils de

gestion des médicaments X 5

Rapport d’atelier et

copie des outils

2.2. Les outils de gestion des

médicaments sont mis en

place

2.2.1. Mettre en place des

supports simples de gestion

des médicaments 2.2.1.2. Mettre en place les

outils de gestion des

médicaments révisés

X X X X 50 Rapport de mission de

mise en place des outils

2.3. Les ressources humaines

du secteur sont supervisées

2.3.1. Assurer la supervision

des pharmacies des CSS et

des formations sanitaires

2.3.1.1. Organiser des

missions de supervision des

pharmacies de CSS et des formations sanitaires

X X X X X 300 Rapport des missions

de supervision

2.4.1.1. Elaborer les principes

directeurs nationaux de

gestion des dons X 1

Projet des principes directeurs des dons

2.4.1.2. Adopter les principes

directeurs nationaux de

gestion des dons

X 5 Rapport de l’atelier

d’adoption

2.4. Les dons de médicaments sont

convenablement gérés

2.4.1. Mettre en œuvre les principes directeurs de

gestion des dons 2.4.1.3. Appliquer les

principes directeurs

nationaux de gestion des

dons

X X X X X pm Procès verbaux de

réception des dons

Objectif 3 : Mettre en place un système fiable, efficace, efficient et viable d’approvisionnement et de distribution des médicaments

Résultat Stratégie Activités An 1 An 2 An 3 An 4 An 5 Budget(en millions

de CFA)

Indicateurs

3.1.1.1. Mettre en place la sous

commission permanente

chargée de la LNME

X pm Texte d’application 3.1.1 Actualiser la LNME

3. 1.1.2. Réviser la LNME X X 5 Liste LNME révisée

3.1.2.1. Elaborer les outils de

collecte de données X X 1 Copie des outils

Mettre en place les outils de

collecte de données X X X X X 25 Rapport de mission

Organiser des sessions de

formations à l’utilisation des

outils de collecte de données

X X 15 Rapport de sessions de

formation

Assurer la collecte des données

X X X X X pm Rapport

3.1 Un système fiable

d’identification et de

quantification annuelle des besoins en

médicaments est mis

en place

3.1.2. Mettre en place un

système fiable de recueil des

données des consommations en ME

3.1.2.3. Organiser la session de

quantification annuelle des

besoins nationaux en

médicaments

X X X X X 25 Rapport de la session : quantification disponible

Assurer les dotations de base

en médicaments essentiels X 9800 Avis de réception

3.2.1.1. Elaborer les dossiers

de préqualification des

fournisseurs et AOI

X pm Dossiers de

préqualification

3.2. Les achats des

médicaments sont

réguliers

3.2.1. Mettre en place des

procédures d’acquisition des

médicaments

3.2.2.1. Définir avec les CSS

les périodicités de commandes X 5 Plan de commande

disponible

3.3.1.1. Elaborer un programme

de distribution des

médicaments dans les CSS

X X X pm Plan de distribution

disponible 3.3.1. Mettre en place un

programme de distribution des

médicaments 3.3.1.2. Mettre en œuvre le

programme de distribution des

ME

X X X X X pm

Rapport de supervision

sur la disponibilité des

ME

3.3.3.1. Acquérir des moyens

roulants appropriés X X X X 300 PV de réception

3.3. Les médicaments

sont distribués sur

l’ensemble du

territoire

3.3.3. Doter le système en

moyens roulants appropriés

pour le transport des

médicaments 3.3.2.1. Assurer l’entretien des

moyens roulants X X X X 100 Carnet d’entretien

Analyse du système d'approvisionnement en médicaments ...

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