Améliorez le retour sur investissement de vos communications unifiées (UC) en favorisant l’adoption par les utilisateurs

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Garantissez l’utilisation de vos périphériques de communications unifiées | Livre Blanc

Alors que les avantages liés à l’introduction des communications unifiées sont tous évidents pour les entreprises, un nombre croissant de commentateurs ont mis en évidence l’obstacle le plus important à la maximisation du retour sur investissement : la garantie de l’adoption par les utilisateurs.

On connaît la chanson. Alors que les décideurs informatiques font de leur mieux pour intégrer des outils en temps réel comme la messagerie instantanée, la voix et la visioconférence avec messagerie vocale, e-mail et SMS, ils ne prennent pas en compte les besoins émotionnels et informatifs de l’utilisateur final.

Résultat ? Votre société a beaucoup investi dans une plate-forme de communications unifiées sans faille et dans des périphériques de pointe. Que personne n’utilise.

Les conseils suivants, acquis au cours d’années d’expérience dans le déploiement de communications unifiées, vous aideront à éviter le danger de sous-utilisation de ces solutions par vos collaborateurs.

Introduction

« Que les collaborateurs utilisent effectivement des applications de communications unifiées est le facteur le plus important dans la réussite d’un déploiement et dans la réalisation de retours sur investissement. »

Jeremy Littlejohn, Information Week, UC: Big Promise, Modest Movement

Suscitez l’adhésion dés le débutLes utilisateurs finaux voudront savoir pourquoi vous prévoyez de mettre en place une nouvelle méthode de communication. Ils seront peut-être nombreux à se méfier de ce changement. Vous pouvez dissiper cette méfiance en mettant l’accent sur les avantages possibles pour eux et pour la santé de l’entreprise. Parmi les avantages pour les utilisateurs finaux, il y a la flexibilité de travailler chez soi, la suppression des contrariétés causées par des e-mails inutiles ou du bruit de fond (à l’aide de micro-casques/ d’oreillettes antibruit) ou la capacité de collaborer plus facilement avec des collègues distants grâce à des méthodes de communication vocale. Parmi les avantages pour l’entreprise, il peut y avoir l’augmentation de la productivité, de meilleurs échanges d’idées grâce à la collaboration et une plus grande satisfaction de la part des collaborateurs.

Mettez-vous a leur placeÀ chaque étape du déploiement des communications unifiées, prenez le temps de réfléchir à ce que vous ressentiriez si vous preniez la place de l’un de vos collègues de bureau ou collègues en déplacement. Votre téléphone de bureau vous gêne-t-il lorsque vous jonglez entre les papiers ou que vous prenez des notes ? Est-ce que la quantité d’e-mails que vous recevez sème la confusion ou vous donne le sentiment d’être débordé ? Les fils limitent-ils votre liberté de mouvement ? Composez une liste des demandes et des contrariétés des collaborateurs et servez-vous-en pour démontrer que les communications unifiées constituent la solution, par exemple, en offrant des micro-casques/oreillettes sans fil à des collaborateurs de bureau qui souhaitent ne pas rester dans la même position toute la journée.

Assurez-vous d’avoir un planUn calendrier sans faille pour le déploiement de votre stratégie de communications unifiées rassurera vos collègues tout en vous permettant de mesurer les progrès réalisés par rapport aux objectifs définis. Faire savoir à vos collègues quand leur téléphone de bureau disparaîtra ou quand ils doivent s’attendre à migrer vers de nouvelles méthodes de messagerie les aidera à se préparer au changement à venir. Les conseils de Plantronics, tels que le livre électronique 10 steps to selecting voice tools your colleagues will use and value (10 étapes de sélection d’outils vocaux que vos collègues utiliseront et valoriseront) offrent un cadre pour des éléments spécifiques de votre planification du déploiement.

« À chaque étape du déploiement des communications

unifiées, prenez le temps de réfléchir à ce que vous ressentiriez si vous preniez la place de l’un de vos collègues de

bureau ou collègues en déplacement. »

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Prouvez que les solutions fonctionnentL’argumentation de pairs constitue une méthode incroyablement efficace pour vous soutenir dans la nouvelle façon de travailler que vous voulez mettre en place. En formant une équipe de test composée de collaborateurs qui occupent différents postes au sein de votre entreprise, vous serez en mesure d’obtenir un retour d’information sur la façon d’améliorer votre kit de ressources de communications unifiées tout en créant un groupe de premiers utilisateurs qui peuvent convaincre leurs collègues sur les avantages des nouveaux outils de communications unifiées. Vous trouverez dans le livre électronique (10 étapes de sélection d’outils vocaux que vos collègues utiliseront et valoriseront) davantage de conseils pour composer vos équipes de test.

Donnez la priorité au confort et au styleLes utilisateurs finaux sont plus susceptibles d’adopter des solutions audio comme des micro-casques et des oreillettes s’ils se sentent à l’aise et tendance quand il les portent. Pour Plantronics, le style a toujours été une priorité. Des périphériques tels que l’oreillette Voyager Edge Bluetooth® ont remporté des prix pour leur polyvalence et leur conception.1 La stabilité joue également un grand rôle dans le développement des appareils. Dans la vidéo de Plantronics sur leur mur d’oreilles (vidéo disponible sur YouTube2), vous voyez jusqu’où certains fabricants sont prêts à aller pour s’assurer de la portabilité et du maintien de leurs périphériques.

Garantissez la facilité d’utilisationLes périphériques (ce que les utilisateurs finaux utilisent pour leur communication, comme un combiné IP, un périphérique mobile, un micro-casque/une oreillette, un téléphone de bureau ou autre appareil) sont plus susceptibles d’être utilisés si leur conception est intuitive. Sélectionnez ces périphériques en fonction de leur facilité d’utilisation et, si nécessaire, choisissez différents périphériques pour les différents types de travailleurs. Fournissez des instructions et des FAQ pour chaque périphérique. Enfin, assurez-vous qu’une équipe de service d’assistance technique bien informée soit facilement joignable pour aider les utilisateurs finaux qui ont du mal à s’adapter.

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Expliquez vos choixLes travailleurs initialement défavorables au changement peuvent douter de la nécessité d’engager des dépenses pour de nouveaux dispositifs comme des smartphones ou des micro-casques/oreillettes. Montrez-leur que vous avez effectué les recherches nécessaires, que ce soit sur le plan technologique ou sur les habitudes des utilisateurs finaux. Des livres blancs comme celui de Plantronics Wireless Voice in the Office Environment (Les communications sans fil au bureau) 3 vous aideront à expliquer pourquoi, par exemple, il est préférable d’utiliser un micro-casque DECT plutôt qu’un périphérique filaire.

Suivez quelques conseilsLe déploiement de communications unifiées peut être tout aussi déroutant pour les équipes informatiques et les responsables de sites que pour les utilisateurs finaux eux-mêmes. La présence de plusieurs sites, les considérations linguistiques, les exigences d’intégration du système et les limitations budgétaires peuvent toutes donner l’impression qu’un déploiement est plus important et plus problématique qu’il ne l’est réellement. Un partenariat avec un fournisseur expérimenté comme Plantronics vous garantit d’être soutenu dans l’élaboration et la mise en œuvre de toutes les étapes de votre plan de déploiement. Vous pouvez également être rassuré : vous ne serez pas abandonné une fois que vous aurez reçu vos périphériques audio et autres appareils de communication.

Proposez un système de collecte de commentairesLes utilisateurs finaux sont plus susceptibles d’adopter de nouveaux outils s’ils sentent qu’ils peuvent influer sur leur conception ou sur leur utilisation. En proposant un système de commentaires visible (avec par exemple des sondages en ligne, une adresse e-mail ou des groupes de discussion), vous serez en mesure d’affiner vos solutions afin d’obtenir un maximum d’adhésion de la part de vos collègues. Les anecdotes positives peuvent également servir de preuves de réussite d’un projet pour votre direction. Les systèmes de commentaires peuvent rejoindre la surveillance de l’adhésion des utilisateurs pour offrir une démonstration complète des taux d’adoption et des attitudes.

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Plantronics offre une gamme de services d’assistance aux décideurs informatiques qui cherchent à déployer des solutions de communications unifiées. Rendez-vous sur le site plantronics.com/fr/collaboration/uc/Sources citées :1 Le 23 février 2014, lors du Mobile World Congress (Congrès mondial mobile), Plantronics a reçu un prix d’honneur pour l’innovation et la conception de la part d’Envisioneering pour sa nouvelle oreillette Voyager Edge.

2 youtube.com/watch?v=rx-oMIY2xMk 3 Vous pouvez télécharger le livre blanc sur http://www.plantronics.com/fr/solutions/unified-communications/toolkit/

Partagez le succès Alors que les collaborateurs deviennent plus à l’aise avec les nouvelles technologies, assurez-vous qu’ils partagent leurs sentiments avec leurs collègues. Communiquez des avis de collaborateurs ou de clients sur leurs expériences positives. Rappelez à vos collègues comment cela se passait avant : par exemple lorsque l’absence de technologie antibruit causait toujours de mauvaises interprétations ou que vous deviez toujours faire répéter vos interlocuteurs pendant les conférences téléphoniques.

Enfin, félicitez tous ceux qui ont adopté vos outils de communications unifiées pour leur côté précurseur et leur flexibilité. Leur soutien a été essentiel à la réussite du projet, il faut qu’ils le sachent.

WORK. PLAY. LIFE.