AméLiorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps
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Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps
Cette étude de cas présente les différents services de Google Apps et leurs utilisations dans le contexte de l’entreprise X. Cette étude montre de quelles manières le service commercial de l’entreprise X peut tirer avantage de Google Apps afin d’améliorer son efficacité opérationnelle et sa communication. Cette étude montre aussi ce que ferait cette même équipe sans Google Apps. Toute ressemblance, avec des situations déjà vécues, ne pourrait être que fortuite.
Vincent Hauguel Le 4 mars 2010Etude de Cas - Case Study
Partenaire Y
Entreprise X
Informatique
V
Commercial
Etude de Cas - Case Study
MP
J
T
Travail collaboratif
Paul et Jean travaillent sur une proposition commerciale commune. Paul, Marie et Thierry travaillent ensemble sur le planning du projet X. Le planning, fait avec Excel, change régulièrement. Chaque modification donne lieu à une nouvelle version du document. Tous les échanges se font par email.A la dernière réunion, Paul, Marie et Thierry ont perdu chacun une heure (3h) pour consolider le planning. Au milieu de tous ces emails, Laurent du service des approvisionnements n’a pas vu l’email avec la dernière version du planning. Résultat : la marchandise arrive trop tard, le projet prendra un mois de retard.
Approvisionnement
L
Communication
Comme Marie pense que les X+n versions du planning peuvent potentiellement intéresser d’autres personnes dans l’entreprise, elle inonde régulièrement ses collègues d’informations qui ne les concernent pas. Résultat : dans l’entreprise X, tout le monde fait la même chose et reçoit 80 emails par jour en moyenne.
Marie a oublié de mettre Vincent, du service informatique, dans sa liste de diffusion. Résultat : il apprendra au dernier moment qu’il devra réorganiser le travaille de son équipe lors de leurs congés d’été.
Par erreur, le client C reçoit plusieurs versions de l’offre commerciale coécrite par Paul et Jean.Résultat : il en profitera pour négocier une remise supplémentaire de 10%.
?
Combien coûte votre système de messagerie existant ?
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsSans Google Apps
ClientC
Partenaire Y
Entreprise XCommercial
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps
Etude de Cas - Case Study
Intranet Commercial
Informatique
MP
J
T
Travail collaboratif
Jean et Paul travaillent ensemble à la rédaction d’une offre commerciale avec Google Document.
Jean, Paul et Marie partagent un agenda commun.
Paul, Marie et Thierry (un partenaire commercial) partagent le planning du projet X avec Google Spreadsheet. Ce planning est aussi disponible sur l’intranet de l’équipe commerciale.
Une modification importante est faite sur le planning. Marie invite immédiatement Laurent du service des approvisionnements à consulter le nouveau planning. Laurent reçoit une notification par email, consulte le nouveau planning et commence à préparer les commandes.
V
Approvisionnements
L
Avec Google Apps
Communication
Marie poste un message sur l’intranet de l’équipe commerciale pour signaler que le planning du projet X a été modifié.
Vincent du service informatique est abonné à la rubrique actualités de l’intranet du service commercial. Il reçoit automatiquement une alerte via Gmail sur son téléphone. Plus tard, il consultera l’intranet et comprendra que son équipe est probablement impactée par le nouveau planning. Il appellera Marie pour valider ce point.
Par ailleurs, Marie valide la proposition commerciale de Paul et Jean et invite le client C à partager une Google Présentation dans le cadre d’une visioconférence organisée avec Gtalk.
ClientC
Etude de Cas - Case Study
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps
Sans Google Document
Avec Google Document
Détail de l’étude
Entreprise XCommercial
Etude de Cas - Case Study
Travail collaboratif
Paul et Jean travaillent ensemble à la rédaction d’une offre commerciale. Ils doivent échanger une quantité importante de documents et d’emails pour finaliser leur offre.
Résultat : Paul et Jean perdent un temps considérable pour consolider les informations.
P
J
M
?Communication
Scénario 1 : à la dernière réunion chez le client, Marie avait 2 versions différentes du document.
Scénario 2 : à cause du grand nombre de documents gérés, le client reçoit par erreur deux versions de l’offre commerciale. Les deux versions de l’offre ne proposaient pas les mêmes prix.
Résultat : le client profite de la situation pour obtenir une remise supplémentaire de 10%. Paul et Jean vont passer un mauvais quart d’heure lors de la prochaine réunion commerciale.
ClientC
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsSans Google Document
Entreprise XCommercial
Etude de Cas - Case Study
P
J
Travail collaboratif
Jean et Paul travaillent ensemble à la rédaction d’une offre commerciale avec Google Document.
Etape 1 : Paul crée un nouveau document sur Google Document et le partage avec Jean.
Jean reçoit une notificationpar email et peut commencer à travailler sur le document.
1
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsAvec Google Document
Entreprise XCommercial
Etude de Cas - Case Study
P
J
Travail collaboratif
Jean peut modifier l’offre commerciale et voir que Paul est aussi en train de travailler sur le document. Paul et Jean peuvent consulter l’historique des modifications.
Etape 2 : lorsque le document est en version finale, Paul et Jean partagent le document avec Marie.M
Client
2
3
C
Communication
Etape 3 : Marie invitePaul, Jean et le client Cà partager une Google Présentation. Marie présentera l’offredans le cadre d’une visioconférence organisée avec Gtalk.
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsAvec Google Document
Entreprise XCommercial
Etude de Cas - Case Study
Travail collaboratif
Paul, Marie et Thierry de l’entreprise Y, travaillent ensemble sur le planning du projet X.
Le planning, fait avec Excel, est régulièrement modifié. Chaque modification donne lieu à une nouvelle version du document. Tous les échanges se font par email.
Résultat : à la dernière réunion, Paul, Marie et Thierry ont perdu chacun une heure (3h en tout) pour consolider le planning.
Au milieu de tous ces emails, Laurent du service des approvisionnements n’a pas vu l’email avec la dernière version du planning.
Résultat : la marchandise arrive trop tard, le projet prendra un mois de retard.
TPartenaire Y
MP
T
Approvisionnements
L
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsSans Google Document
Partenaire Y
Entreprise X
Commercial
Etude de Cas - Case Study
MP
T
Approvisionnements
L
Travail collaboratif
Marie crée un planning avec Google Spreadsheet et le partage avec Paul du service commercial, Laurent du service appro et Thierry partenaire commercial de l’entreprise Y.
Lorsque plusieurs utilisateurs travaillent en même temps sur le document, leurs noms s’affichent sur les cellules en cours de modification et ils peuvent chatter ensemble.
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsAvec Google Document
Entreprise XCommercial
Etude de Cas - Case Study
M
Approvisionnements
P
L
Travail collaboratif
Les utilisateurs sont toujours informésdes dernières modifications.
En cas de doute, l’historique desmodifications est toujours disponible.
Lorsque le document est finalisé, il peut être sauvegardé au format Excel ou au format PDF.
Partenaire YT
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsAvec Google Document
Etude de Cas - Case Study
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps
Sans Gmail et Agenda
Avec Gmail et Agenda
Détail de l’étude
Entreprise XCommercial
Etude de Cas - Case Study
MP
J
Travail collaboratif
Pour partager des agendas plusieurs solutions existent (Lotus, Exchange,…). Ces solutions sont plus chères que Google Apps.
Selon une étude Forrester :
Soit :
•Pour 100 utilisateurs, une économie potentielle de13 000€ HT par an,•Pour 1000 utilisateurs, une économie potentielle de 134 000€ HT par an.
?
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsSans Gmail et Agenda
Entreprise XCommercial
Etude de Cas - Case Study
MP
J
Travail collaboratif
Jean crée un agenda et le partage avec Paul et Marie. Les RDV ajoutés sur l’agenda commun sont automatiquement affichés sur tous les agendas de l’équipe commerciale.
L’agenda communde l’équipe est partagéen 3 clics.
Paul, Marie et Jeanpeuvent gérer leuragenda personnelet l’agenda de l’équipesur la même page.
RDV communs de l’équipe
J
M
P
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsAvec Gmail et Agenda
Etude de Cas - Case Study
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps
Sans Google Sites
Avec Google Sites
Détail de l’étude
Entreprise X
Etude de Cas - Case Study
Communication
Rappel : Paul, Marie et Thierry de l’entreprise Y, travaillent ensemble sur le planning du projet X.
Comme Marie pense que les X+n versions du planning peuvent potentiellement intéresser d’autres personnes dans l’entreprise, elle inonde régulièrement ses collègues d’informations qui ne les concernent pas.
Résultat : dans l’entreprise X, tout le monde fait la même chose et reçoit 80 emails par jour en moyenne.
Marie a oublié de mettre Vincent, du service informatique, dans sa liste de diffusion.
Résultat : il apprendra au dernier moment qu’il devra réorganiser le travaille de son équipe lors de leurs congés d’été.
P
T
L
Informatique
VX
XX
Partenaire Y
Commercial
ApproM
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsSans Google Sites
Entreprise X
Commercial
Etude de Cas - Case Study
MP
Communication
Marie modifie un planning existant (planning créé précédemment avec Google Spreadsheet) et pense que le nouveau planning peut potentiellement impacter d’autres personnes dans l’entreprise.
Etape 1 : Marie publie le planningsur l’intranet de l’équipe Commerciale et poste un message pour signaler que leplanning du projet X a été modifié.
Etape 2 : Vincent, responsable du service informatique, est abonné à la rubrique actualités de l’intranet du service commercial. Il reçoit automatiquement une alerte Gmail sur son téléphone.
Etape 3 : Vincent consulte l’intranet
et comprend que son équipe
est probablement impactée par le
nouveau planning. Il appelle Marie
pour valider ce point.
1
Informatique
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsAvec Google Sites
V
Intranet Commercial
2
3
V
Etude de Cas - Case Study
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps
Avec Google Apps
Sans Google Apps
Synthèse
Entreprise X
Etude de Cas - Case Study
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsAvec Google Apps
Utilisateur A Utilisateur B Utilisateur C Utilisateur D
Fournisseurs
Gestion desutilisateurs :
Gmail
Google Agenda
Google Docs
Google Sites
InternautesClients
Site public
Extranet
Intranet
Ex : offre commerciale
Ex : présentation commerciale
Ex : planning
Ex : contrat
Agenda partagé
Approche globale du travail collaboratif et de la communication dans l’entreprise X, avec Google Apps
Doc perso
Perso Perso Perso Perso
Perso Perso Perso Perso
Entreprise X
Etude de Cas - Case Study
Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsSans Google Apps
Utilisateur A Utilisateur B Utilisateur C Utilisateur D
Fournisseurs
Gestion desutilisateurs :Exchange,Lotus…
Messagerie :Exchange, Lotus…
Agenda :Exchange, Lotus…
Bureautique :WordExcelPowerPoint
SharePoint + solutionspécifique
InternautesClients
Un site public (solution spécifique)
Un extranet (SharePoint)
Un intranet (SharePoint)
Un agenda partagé
Approche globale du travail collaboratif et de la communication dans l’entreprise X, sans Google Apps
Perso Perso Perso Perso
Perso Perso Perso Perso
Vincent Hauguel Le 4 mars 2010Etude de Cas - Case Study
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