Améliorations à la version en ligne des OEE 7 janvier 2013.

Améliorations à la version en ligne des OEE7 janvier 2013

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Améliorations à la version en ligne des OEE – Le 7 janvier 2013

Les mises à jour de la version en ligne des OEE de janvier 2013 comprennent les éléments suivants :

• Nécessité de créer un code d'usager de Postes Canada distinct pour chaque numéro de client

• Mise à jour des noms des services

• Nouveaux formats d'étiquettes d'expédition

• Nouveau champ code de service prépayé pour les enveloppes prépayées

• Nouveau minimum de caractères pour le champ Code SR

• Mise à jour des données de l'« Historique/Suivi »

• Modèles de filtre pour les dépôts

• Nouveau format de la DD

• Nouveau procédé pour le service Médiaposte sans adresse

1) Simplification des documents du service Médiaposte sans adresse

2) Plan de distribution détaillé seulement disponible sur demande

3) Saisie simplifiée de la répartition pour la version haut de gamme

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Créer un code d'usager distinct pour chaque numéro de client

• Si votre code d'usager pour ouvrir une session dans Mon profil d'entreprise sur postescanada.ca est associé à plus d'un numéro de client, vous devrez créer un code d'usager distinct pour chaque numéro de client que vous voulez « Expédié par » dans la version en ligne des OEE.

• Suivre les étapes ci-dessous pour créer un nouveau code d'usager pour chacun de vos comptes clients.

À partir de la page d'ouverture de session d'entreprise (https://www.postescanada.ca/cpid/apps/signIn) :

Nota : Cette modification n'a aucune incidence sur votre capacité à utiliser l'option GMC ou CRA, seulement la version en ligne des OEE.

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Mise à jour des noms des services

• Lorsque vous choisissez votre « Type de dépôt » pour les envois ou les dépôts, vous remarquerez que les noms sont plus conviviaux.

Par exemple : Tarif par pièce-Colis accel. Colis accel. Ajouter Médiaposte – Tri préliminaire du courrier mécanisable – MLD – CL Médiaposte avec adresse – Tri préliminaire du courrier mécanisable – MLD – CL

Nouveaux formats d'étiquettes d'expédition

• Les étiquettes d'expédition seront mises à jour selon les dernières spécifications de Postes Canada, comme il est illustré ci-dessous.

• Aucun changement n'est apporté à la taille de l'étiquette ou à vos procédés.


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Nouveau champ Code de service prépayé pour les enveloppes prépayées

• Pour les enveloppes prépayées qui n'ont pas de numéro de repérage, vous devez saisir dans la version en ligne des OEE le numéro à six chiffres du code prépayé qui se trouve au verso de l'enveloppe sous le symbole de recyclage.

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Nouveau minimum de caractères du champ Code SR

• Les codes du système harmonisé (SH) sont des codes douaniers internationaux pour la classification des produits. Ils sont utilisés pour faciliter le traitement des articles à la douane. S'il est fourni, le « code SH » doit être au moins composé de six chiffres (anciennement, les codes à quatre chiffres étaient acceptables).

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Mise à jour des données de l'« Historique/Suivi »

• Les données de l'historique seront mises à jour le 6 janvier 2013. Lorsque vous utiliserez la fonction « Recherche de l'historique des envois », seules les nouvelles données d'après le 6 janvier 2013 apparaîtront.

• IMPORTANT : Si vous devez accéder à votre historique des envois antérieur, vous devez utiliser la fonction « Rapports » dans le Centre d'affaires en ligne.

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Modèles de filtre pour les envois

•Dans le menu déroulant Sélectionner un modèle, seuls les modèles liés au service actuellement sélectionné seront affichés.

Par exemple : Si vous êtes à l'écran Médiaposte avec adresse et que vous consultez le menu déroulant Sélectionner un modèle, seuls les modèles de vos articles Médiaposte avec adresse seront affichés.

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Nouveau format de la DD

• La nouvelle DD créée dans la version en ligne des OEE aura une présentation un peu différente, mais comprendra les mêmes renseignements.

• Aucun changement n'est apporté au procédé existant.

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Nouveau procédé pour le service Médiaposte sans adresse

1) Nous avons simplifié les documents du service Médiaposte sans adresse créés dans la version en ligne des OEE.

• La nouvelle DD combine trois documents en un seul : Le sommaire de dépôt, le bordereau d'expédition et la DD.

La Feuille de dépôt – Médiaposte a

été remplacée par les nouvelles

étiquettes de conteneur(trois étiquettes horizontales

également utilisées par les OEE 2.0)

• Si vous avez récemment commandé des étiquettes, vous recevrez un avis du changement et une commande des nouvelles étiquettes pour vous aider à faire la transition.

• Les trois étiquettes horizontales peuvent être commandées en ligne sur le site postescanada.ca/cal (formulaire no 33-086-723) ou en communiquant avec le Réseau des relations avec la clientèle de Postes Canada.

Nota : Les feuilles de dépôt – Médiaposte manuelles doivent toujours être soumises si vous remplissez votre commande manuellement.

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2) Le plan de distribution détaillé sera seulement produit sur demande

• La version en ligne des OEE générera un rapport du plan de distribution détaillé seulement si vous sélectionnez la case avant de transmettre votre commande (voir l'image de droite ci-dessous).• Vous pouvez également consulter le rapport des commandes en cours dans les 24 heures seulement si vous avez sélectionné la case.

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Nouveaux écrans de la version haut de gamme pour le service Médiaposte sans adresse – Points saillants

Points saillants :

• La procédure a le même aspect et est composée des quatre mêmes étapes faciles que la Saisie d'une commande express.

• La couverture de la livraison est sélectionnée par l'entremise d'un critère géographique, par exemple K1A ou Ottawa, et plus par installation de livraison.

• L'utilisateur peut continuer à sélectionner plusieurs RTA pour la couverture de la livraison.

• Il y a désormais des cartes en ligne correspondant à celles de la Saisie d'une commande express et de l'application Cibleur précis.

• L'utilisateur saisit désormais les données par article de courrier.

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Comment créer une commande dans la version haut de gamme pour le service Médiaposte sans adresse

Étape 1

• La section Au sujet de mon envoi de l'écran de saisie des données contient les renseignements sur le client requis pour assurer une tarification et une facturation exactes.

• Les champs en blanc sont obligatoires. Les champs en gris sont facultatifs.

• Sélectionnez le type de données relatives aux chefs de ménage.

• Sélectionnez les dimensionsdes articles envoyés (Standard, Surdimensionné 1 ou Surdimensionné 2).

• Indiquez si un échantillon est inclus.

• Sélectionnez le comptoir postal de paiement qui sera par défaut le lieu de dépôt.

Cliquez sur le bouton pour obtenir des

explications sur le champ.

Le service standard ou prioritaire est déterminé par

le système d'après les caractéristiques de

l'article de courrier.

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Étape 1 (suite)

• La section Renseignements sur la personne-ressource nécessite le nom et le numéro de téléphone d'une personne-ressource. L'adresse électronique est facultative.

• La section Articles de courrier indique tous les articles de courrier créés par titre.


• Créez un article de courrier en cliquant sur le bouton .

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Étape 2

• Le fait de cliquer sur le bouton ajouter vous mène à l'étape 2.

• Dans la section Détails de livraison pour mon article, saisissez :-le titre de l'article;-le poids de l'article;-la référence du centre de coûts (facultatif).

• Sélectionnez Date de dépôt ou Date spécifique.

• Indiquez si le dépôt aura lieu à un emplacement où sera livré directement à diverses installations de livraison.

• Saisissez le nombre d'articles par liasse, le nombre de liasses et le type de conteneur.


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Étape 2 (suite)

• Sélectionnez les critères de filtrage dans la section Installation de livraison :-Secteurs cibles-Modes de livraison-Importance de la demande

• Sélectionnez les itinéraires en utilisant le code postal ou la province comme critères de sélection.


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Étape 2 (suite)

Recherche par code postal

• Saisissez le code postal K2E et cliquez sur ajouter.

• Le plan de dépôt résultant comprend les totaux pour tous les itinéraires du code K2E (corbeilles confondues).


• Il est possible d'ajouter plusieurs RTA ici. Saisissez le code K7A, puis cliquez sur ajouter. Le code K7A est désormais indiqué dans le plan de dépôt, sous K2E.

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Étape 2 (suite)

Recherche par code postal

• Cochez la case à cocher à côté de K2E et cliquez sur le symbole +. Cela permet d'afficher les itinéraires de l'installation de livraison qui desservent la RTA sélectionnée.

• Les clients peuvent sélectionner ou désélectionner les itinéraires pertinents. Vous pouvez modifier les

totaux au niveau de l'itinéraire en cliquant dans

le champ « Total voulu ».


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Étape 2 (suite)

Recherche par province

• Dans le menu déroulant, sélectionnez Colombie-Britannique.

• Cliquez sur le bouton .

• Une fenêtre contenant une liste alphabétique des secteurs de livraison postale s'ouvre.

• Faites défiler l'écran et sélectionnez Vancouver.

• Les clients peuvent sélectionner plusieurs secteurs de livraison, puis cliquer sur ajouter.


Cartes en ligne disponibles

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Étape 2 (suite) Recherche par province

• Dans cet exemple, Vancouver a été sélectionné. Le plan de dépôt présente 12 installations de livraison pour Vancouver.

• Il est possible de développer une seule installation de livraison à la fois pour sélectionner les itinéraires pertinents.


Étape 2

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Étape 2 (suite)

• Une fois les itinéraires pertinents sélectionnés, cliquez sur le bouton complet.

• Cela vous ramène à l'étape 1.

• Remarquez que l'article de courrier créé est maintenant indiqué dans le tableau des articles de courrier. Vous pouvez faire des modifications en cliquant sur le crayon ou supprimer l'article en cliquant sur le bouton X.

• Cliquez sur le crayon pour faire des modifications.


Étape 1

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Étape 2 (suite)

Modifier un article de courrier

• Le fait de cliquer sur le crayon vous ramène à l'étape 2.

• Apportez les modifications et cliquez sur le bouton complet.


Étape 2


• Il est possible de créer un autre article de courrier en cliquant sur le bouton ajouter.

• Une fois terminé, cliquez sur le bouton prochaine étape.

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Éta pe 2 (suite)

Erreur pour un article de courrier

• S'il faut mettre à jour un plan de dépôt (mise à jour des renseignements sur l'itinéraire), un panneau d'avertissement apparaît près du titre de l'article de courrier.

• Cliquez sur l'article de courrier pour faire des modifications (étape 2).

• Cliquez sur le bouton actualiser pour mettre à jour les renseignements relatifs à l'article de courrier.


Étape 2

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• À l'étape 1, une fois les articles de courrier terminés, cliquez sur prochaine étape. Cela vous mène à la section Affichage de ma commande, soit à l'étape 3.

• L'arborescence de l'article de courrier peut être développée en cliquant sur le symbole +, dans le but de passer en revue les installations de livraison et les itinéraires sélectionnés.

• Les champs relatifs à la carte de crédit s'afficheront uniquement si le mode de paiement « Carte de crédit » a été sélectionné à l'étape 1.


Étape 3

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(suite)

• Les clients peuvent obtenir un aperçu des documents (DD et sommaire du plan de distribution).

• Le plan de distribution détaillé est maintenant optionnel et peut seulement être généré avant la transmission.

• Cliquez sur le lien Aperçu de la Déclaration de dépôt.


Les documents sont désormais des liens PDF.

Le modèle peut être sauvegardé ici.

Étape 3

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Étape 3 (suite)

•L'aperçu de la DD s'affiche.

• Fermez l'aperçu et cliquez sur le bouton prochaine étape poursoumettre la commande.

• Indique clairement qu'il s'agit d'un aperçu de la DD.• Le logo de Postes Canada n'apparaît plus sur l'aperçu avant impression.• L'aperçu avant impression s'affiche dans la langue sélectionnée par l'utilisateur.

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(suite)

• Lorsqu'on clique sur le bouton prochaine étape, un écran instantané demande si vous voulez annuler ou soumettre (transmettre) la commande.

Étape 3

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Étape 4

• Après avoir cliqué sur le bouton Soumettre, vous vous retrouvez à l'étape 4, Préparation de mon envoi.

• Un numéro de commande est généré et la DD, les étiquettes de conteneur et le plan de distribution (sommaire par défaut ou détaillé si cela est demandé à l'étape 3) sont disponibles aux fins d'impression.

• Les directives de préparation de l'envoi aux fins de dépôt sont fournies au bas de l'écran.

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• Une fois soumises, les commandes peuvent être imprimées dans un délai de

24 heures à partir de la page « Commandes en cours ».

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