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AGM

Manuel d’utilisation

Date: 22/03/2017

Version: 1.2

Version du logiciel: V1.38.3

AGM: Manuel d’utilisation

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Table des matières

1. Introduction ...................................................................................................... 3

1.1. Définition ................................................................................................................................ 3

1.2. Clause de non-responsabilité .................................................................................................. 3

1.3. Authentification avec le système «EU Login» .......................................................................... 3

2. Rôles des utilisateurs dans AGM ........................................................................ 4

2.1. Le correspondant .................................................................................................................... 4

2.1.1. Devenir correspondant .......................................................................................................... 4

2.1.2. Préparer et envoyer la liste des participants ......................................................................... 6

2.1.3. Modifier la liste des participants ......................................................................................... 12

2.2. Participant ............................................................................................................................ 15

2.2.1. Ouvrir une session en tant que participant ......................................................................... 16

2.2.2. Indiquer les coordonnées bancaires .................................................................................... 19

2.2.3. Modification des coordonnées bancaires ............................................................................ 32

2.2.4. Lier un compte bancaire ...................................................................................................... 33

2.2.5. Compléter et soumettre une demande de remboursement ............................................... 34

2.2.6. Modification d'une demande de remboursement .............................................................. 42

2.3. Notifications ......................................................................................................................... 44

2.3.1. Notifications envoyées à un correspondant ........................................................................ 45

2.3.2. Notifications envoyées à un participant .............................................................................. 45

https://webgate.ec.europa.eu/tools/agm/fo/


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1. INTRODUCTION

1.1. Définition

Le site web AGM (A new Gateway to EU Meetings – Un nouveau point d'accès pour les réunions de

l’UE) facilite l’organisation de réunions d’experts à la Commission et le remboursement des frais y

afférents. Ce site web est actuellement en phase de test pour un nombre limité de groupes d’experts

et de comités. S'il fonctionne de manière satisfaisante, il sera utilisé pour tous les groupes d’experts.

Le site AGM permet aux experts:

de recevoir des invitations à des réunions (y compris l’ordre du jour de la réunion et d’autres

informations);

de confirmer leur participation;

d'indiquer leurs coordonnées bancaires;

de créer et d'envoyer leurs demandes de remboursement par voie électronique.

1.2. Clause de non-responsabilité

Les informations présentées dans ce manuel sont uniquement fournies à titre indicatif et décrivent la

manière d’utiliser l’application AGM. L'exactitude des indications fournies ne peut être garantie étant

donné l’évolution constante du système. En aucun cas, ces informations ne se substituent au droit de

l’Union ni ne constituent une interprétation juridique de la Commission.

1.3. Authentification avec le système «EU Login»

Le site AGM utilise le système d'authentification «EU Login» comme méthode unique

d’authentification.

Consultez notre FAQ sur le portail AGM pour savoir comment créer votre compte EU Login et

réinitialiser votre mot de passe EU Login.


https://ec.europa.eu/tools/agm/fr/support/Registering%20in%20AGM


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2. ROLES DES UTILISATEURS DANS AGM

2.1. Le correspondant

En tant que correspondant, vous êtes le point de contact du membre du comité ou groupe d’experts

invité à une réunion. Vous utiliserez AGM pour communiquer à la Commission les noms des

participants de votre délégation (les personnes de votre organisation qui participeront à la réunion).

Vous pouvez établir la liste des participants en dehors d’AGM. Une fois que la liste est prête, vous

pouvez la saisir dans le système.

Vous recevrez de la part de l’organisateur de la réunion un courriel contenant l’invitation, l’ordre du

jour et d’autres informations concernant la réunion.

Dans ce courriel, vous trouverez également un lien vous donnant accès à AGM en tant que

correspondant de votre délégation.

Choisissez avec soin les personnes avec lesquelles vous partagez ce lien, car elles auront accès au

système en tant que correspondant.

Vous devrez compléter dans le système les informations relatives à chaque participant.

Une fois la liste achevée, vous devrez l’envoyer à l’organisateur de la réunion.

2.1.1. Devenir correspondant

Comme mentionné plus haut, vous recevrez un courriel contenant l’invitation et d’autres

informations concernant la réunion, ainsi qu'un lien vers le site AGM.

Vous trouverez ci-dessous un exemple d’invitation envoyée à un correspondant. Ce courriel

comprend deux parties principales:

1) l’invitation avec les pièces jointes;

2) les instructions à suivre pour devenir correspondant et d’autres liens pour obtenir plus de

renseignements.

Vous recevrez l’invitation en pièce jointe, et vous pourrez également lire le libellé de l’invitation dans

le corps du courriel.



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En cliquant sur ce lien, vous deviendrez correspondant pour cette réunion.

Vous devez utiliser votre compte EU Login pour vous connecter à AGM et vous pourrez consulter les

informations sur la réunion. Vous pourrez ensuite introduire la liste des participants.



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Tous les liens figurant dans la clause de non-responsabilité renvoient au site web AGM. Vous y

trouverez plus d’informations à propos du site AGM (FAQ, support technique, etc.).

Cliquez sur le lien figurant dans le courriel pour devenir correspondant de la réunion et dresser la liste

des participants dans AGM.

2.1.2. Préparer et envoyer la liste des participants

En tant que correspondant d’une réunion, vous devez envoyer la liste des participants de votre

délégation à l’organisateur de la réunion.

Après avoir cliqué sur le lien pour devenir correspondant, vous verrez apparaître l’écran suivant:



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Vous pourrez à nouveau voir ici le texte de l’invitation et accéder aux documents correspondants.

Utilisez le «Menu de navigation» pour accéder aux différents menus dans AGM.

Cliquez sur «Participants» dans le menu de navigation.

Votre nom s'affichera en tant que correspondant. Si plusieurs noms apparaissent, cela signifie que

l’invitation a été envoyée (ou transférée) à d’autres destinataires qui ont accepté le rôle de

correspondant.

Remarque: un seul correspondant peut envoyer la liste des participants – le premier à réagir.

Dans la rubrique «Participants de la délégation» (Delegation Participants), vous pouvez choisir

d'envoyer une liste vide ou d’ajouter des participants.

Une fois ajoutés, les participants apparaîtront ici.

Le correspondant peut s’ajouter lui-même comme participant en cliquant sur «Ajouter comme

participant» (Add as participant) et en complétant les informations obligatoires. Pour confirmer,

cliquez sur «Mettre à jour» (Update):



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Pour ajouter plus de participants, sélectionnez «comme nouveau participant de ce membre» (as a

new participant of this member) pour inviter un participant n’ayant jamais participé à une réunion

via AGM, ou effectuez une recherche par nom du participant en sélectionnant «des X dernières

réunions» (from the last X meetings).

L’écran suivant s’affichera. Complétez les informations relatives aux participants.



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Complétez tous les champs.

Remarque: l’option «Ayant droit au remboursement des frais» (Entitled to claim expenses) ne

s’applique qu’à certains participants.

Vérifiez les règles dans l’invitation pour savoir combien de participants peuvent demander le

remboursement des frais.

Cliquez ensuite sur «Ajouter» (Add).



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Le nom du participant s'affichera dans la section «Participants de la délégation» (Delegation

Participants). Vous pouvez à présent ajouter un autre participant si vous le souhaitez.

Après avoir ajouté un participant, vous verrez apparaître l’icône «Nouveau» (New) à côté du nom du

participant, ce qui signifie que ce participant est nouveau dans la liste.

Dans la colonne «Participation» (Attendance) figure un point d’interrogation («?») (Le correspondant

qui s’ajoute lui-même peut déjà confirmer sa participation). Même si vous connaissez peut-être cette

information en tant que correspondant, le participant la confirmera dans AGM.

Pour modifier les informations relatives à un participant ou le supprimer celui-ci de la liste, cliquez

sur le bouton «Action» à côté du participant.



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Lorsque votre liste de participants est prête, cliquez sur le bouton «Envoyer la liste des participants»

(Send Participants) pour envoyer la liste à l’organisateur de la réunion.

Le message suivant s’affiche – cliquez sur «Accepter» (Accept) pour envoyer la liste.

Une fois la liste envoyée, vous ne pouvez plus la modifier depuis cet écran.

Vous recevrez un message de confirmation vous indiquant que la liste des participants a été envoyée

à l’organisateur de la réunion. Ce même message s'affiche dans le menu notification.

Chaque participant sur votre liste recevra simultanément un courriel lui indiquant que son nom a été

proposé pour participer à une réunion.



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2.1.3. Modifier la liste des participants

La liste des participants a été envoyée à l’organisateur de la réunion pour validation.

Vous devez à présent attendre qu'il intervienne.

L’organisateur de la réunion peut décider de valider la liste sans autre remarque ou vous demander

d’y apporter des modifications. Dans les deux cas, vous recevrez un courriel et une notification

distincte dans AGM.

Si l’organisateur de la réunion vous demande de modifier la liste des participants, vous recevrez le

courriel suivant:



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Pour modifier la liste des participants, rendez-vous sur AGM et ouvrez la réunion.

Ouvrez le menu «Participants»: cet écran s'affichera désormais dans un format modifiable.

Choisissez le participant que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le bouton «Actions» à côté du

participant.

Sélectionnez «Supprimer» (Remove) pour supprimer le participant de la liste.



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Si vous constatez que les informations relatives à un participant sont incorrectes, vous pouvez les

modifier en cliquant sur le bouton «Actions» à côté du nom du participant. Sélectionnez ensuite

«Modifier» (Edit).

Cliquez sur «Mettre à jour» (Update) pour sauvegarder les modifications.

Lorsque vous avez effectué toutes les modifications requises, envoyez la liste des participants à

l’organisateur de la réunion pour validation.



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Vous recevrez un nouveau message de confirmation par courriel et une notification distincte dans

AGM vous indiquant que la liste a été envoyée à l’organisateur de la réunion pour validation.

Au même moment, le participant supprimé recevra un courriel indiquant qu’il a été supprimé de la

liste.

2.2. Participant

Un participant est un expert qui assiste à une réunion. Un participant peut faire partie d’une

délégation (généralement nommé par un correspondant) ou participer à titre personnel (directement

invité par l’organisateur).

Le participant recevra un courriel l’invitant à participer à une réunion, avec un lien vers le site AGM.

En tant que participant, vous pouvez accéder à l’invitation dans AGM et consulter d’autres

informations à propos de la réunion.

Vous recevez tout d'abord un courriel vous invitant à participer à une réunion.

Ce courriel comprend un lien vous permettant d'activer votre profil d’utilisateur pour cette réunion.

Cliquez sur le lien contenu dans le courriel pour accepter ou décliner l’invitation et indiquez vos

coordonnées pour obtenir un titre accès e-pass et accéder ainsi au bâtiment.



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2.2.1. Ouvrir une session en tant que participant

Cliquez sur le lien mentionnant l'intitulé de la réunion et ouvrez une session en utilisant votre compte

EU Login.

La première fois que vous ouvrez une réunion, vous devez relier la réunion à votre profil d’utilisateur.

Vous ne devez le faire qu'une seule fois pour chaque groupe de réunion.

Cliquez sur «Activer mon profil» (Activate my profile) pour afficher l’invitation à la réunion.

Vous pourrez lire l’invitation, accéder à toutes les pièces jointes et confirmer votre participation.

Dans l’intitulé de l’invitation à la réunion figurera le message «Vous n’avez pas encore confirmé votre

participation à cette réunion» (You have not confirmed the attendance to this meeting yet).

Vous devez cliquer sur «Oui» (Yes) afin de confirmer votre participation et s’il s’agit d’une réunion sur

plusieurs jours, tous les jours sont sélectionnés par défaut. Vous pouvez décocher les jours pendant

lesquels vous ne participerez pas à la réunion. Si tous les jours sont décochés, le bouton «Non»

s'affiche.



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Cliquez sur le menu déroulant dans votre profil pour compléter les informations vous concernant.



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Vous trouverez sur cette page des informations relatives à votre EU Login. Au besoin, vous pouvez

modifier ces informations en cliquant sur le bouton «Modifier»(Change) à côté de chaque intitulé.

Vous devez compléter les informations relatives à votre profil et à vos documents d’identité. Les

organisateurs de la réunion ont besoin de ces informations pour préparer et demander votre titre

d'accès e-pass au lieu de la réunion. Une fois ces informations complétées, elles seront valides et

enregistrées dans votre profil. Cela signifie que vous ne devez les compléter qu’une seule fois et les

mettre à jour uniquement en cas de besoin.

Complétez la section «Profil» (Profile details) et cliquez sur «Enregistrer» (Save).

Complétez la partie «Documents d'identité» (Identity documents):



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Cliquez sur «Ajouter un document» (Add new document) pour compléter les informations relatives à

votre document d’identité:

Sélectionnez le type de document; complétez le numéro, la date d’expiration et le pays de délivrance.

Cliquez ensuite sur «Mettre à jour» (Update) pour sauvegarder ces informations.

N'oubliez pas de mettre à jour cette section lorsque vos documents expirent. Il vous sera demandé de

compléter les informations de votre profil dans chacune des invitations à une réunion. Ces

informations restent valides dans AGM une fois que vous les avez complétées, mais nous vous

recommandons de vérifier que ces informations sont toujours valides.

À l'aide du bouton «Modifier» (Edit) situé à côté des informations relatives au document, vous pouvez

mettre à jour ou supprimer le document concerné.

Vous pouvez également accéder à cette page via le lien figurant dans l’invitation.

2.2.2. Introduire les coordonnées bancaires

Lorsque la liste des participants est validée par l’organisateur de la réunion (les délégations

directement invitées sont validées dès l’envoi de l’invitation à la réunion), tous les participants, y

compris le correspondant, reçoivent un courriel et une notification distincte dans AGM.

Si vous n’avez pas droit au remboursement des frais, vous ne devez rien faire – le courriel que vous

recevez ne mentionne pas cette procédure.



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Si vous avez droit au remboursement des frais de voyage, vous recevrez la même notification avec un

message vous invitant à introduire vos coordonnées bancaires dans AGM.



21

Connectez-vous à AGM en utilisant votre compte EU Login pour voir la liste des réunions:

La section «Liste des réunions» (Meetings list) indique toutes les réunions précédentes ou à venir

auxquelles le participant a été invité.

Pour les réunions pour lesquelles vous avez droit au remboursement des frais, les informations

s'afficheront dans la colonne «Demande de remboursement» (Expenses Claim).

Dans l’exemple ci-dessus, le statut de la demande de remboursement indique «Projet» (Draft) et les

coordonnées bancaires n’ont pas été indiquées.



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Cliquez sur le lien «Accéder à la demande de remboursement» (Go to expenses claim).

(Pour plus d’informations à propos de ce formulaire, voir Compléter et soumettre une demande de

remboursement. Cette section explique uniquement la manière d'introduire vos coordonnées

bancaires.)



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24

Vos coordonnées bancaires sont enregistrées dans le deuxième onglet du formulaire. Cliquez sur

l’onglet «Compte bancaire» (Bank account) ou sur le bouton «Indiquer votre compte bancaire»

(Enter bank account) dans la section Statut.

L’écran «Compte bancaire» s’affiche.

Cet écran indique les comptes bancaires que vous avez utilisés pour différentes demandes de

remboursement.

Dans l’exemple ci-dessus, il n’y a pas encore de compte bancaire, car il s’agit de la première réunion à

laquelle assiste le participant.

2.2.2.1. Ajout d’un nouveau compte bancaire pour les experts gouvernementaux

Cliquez sur «Ajouter un compte bancaire» (Add new bank account) pour commencer à saisir vos

coordonnées bancaires:



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L’entité juridique est automatiquement chargée depuis ABAC; ces informations concernent le pays de

provenance de la délégation gouvernementale (le Royaume-Uni en l'espèce).

Sélectionnez le pays en dessous de «Informations sur le compte» (Account details) – cette option est

disponible car le compte peut provenir d’un pays différent de celui de la délégation. Après avoir

sélectionné le pays, les champs relatifs au numéro de compte/IBAN et au nom du titulaire du compte

seront disponibles et devront être obligatoirement remplis.

Il y a trois exceptions concernant:

le compte du Trésor irlandais;

les ministères français (comptes auprès du service de contrôle budgétaire et

comptable ministériel – MINEFI);

les comptes italiens détenus auprès de la Tesoreria Centrale Dello Stato.

Les experts représentant un État membre peuvent utiliser ces comptes (si l'IBAN et le numéro de

compte ne sont pas disponibles et qu’ils ne disposent que du numéro de référence du compte du

Trésor) en sélectionnant le lien «Compte du Trésor» (Treasury account) et en indiquant comme

numéro de compte un code spécifique fourni par la Commission européenne. Pour recevoir ce code

spécifique, contactez [email protected] en indiquant votre adresse électronique, votre

ministère et le numéro de compte que vous souhaitez utiliser (si vous disposez d’un document

préalable de remboursement de frais d’expert, veuillez le joindre au courriel).

Le champ IBAN ne permet d'introduire que le nombre exact de lettres et de chiffres pour chaque pays.

Cliquez sur le bouton «Vérifier» (Verify) après avoir complété tous les champs requis dans

«Informations sur le compte» (Account details).


mailto:[email protected]


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Si le compte bancaire existe dans ABAC (après avoir choisi «Confirmer» (Confirm) dans le message

d’avertissement si vous souhaitez utiliser ce compte nouvellement ajouté), il peut être utilisé:

Si le compte ne figure pas encore dans ABAC, une nouvelle fenêtre s’ouvre dans laquelle l’expert

devra obligatoirement remplir les sections «Titulaire du compte» (Account holder) et «Agence

bancaire» (Bank branch). Si vous avez choisi l'option certifiant que vous êtes le titulaire du compte, il

est obligatoire d’ajouter un relevé bancaire récent:



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Si vous avez choisi l'option indiquant que vous n’êtes pas le titulaire du compte, après avoir

sauvegardé les informations du compte et en avoir confirmé la création, vous devez imprimer la fiche

d’identification financière, demander au titulaire du compte de la signer et télécharger la version

scannée. Un relevé bancaire récent n’est pas obligatoire dans ce cas, mais s’il n’est pas inclus, la fiche

d’identification financière doit également porter le cachet et la signature du représentant de la

banque:



28

Téléchargez la fiche signée et sauvegardez-la. Une fois la mise à jour confirmée, la fiche signée sera

disponible dans l'onglet «Informations sur le compte» (Account Details) et vous pourrez sélectionner

le compte et le soumettre pour validation:

Une fois le compte soumis pour validation, l’expert sera informé par courriel s'il doit corriger ses

coordonnées bancaires ou ajouter un autre compte:



29

2.2.2.2. Ajout d’un nouveau compte bancaire pour les experts privés

Cliquez sur «Ajouter un compte» (Add new bank accourt) pour introduire vos coordonnées

bancaires:



30

Le champ IBAN ne vous permet d'introduire que le nombre exact de lettres et de chiffres pour chaque

pays.

Si vous complétez un IBAN ou un numéro de compte incorrect, le service financier de la Commission

européenne vous en informera après vérification.

Tous les champs sont obligatoires à l’exception du «Numéro de TVA» (VAT number).

Cliquez sur le bouton «Vérifier» (Verify) après avoir complété tous les champs requis.

Sur l’écran suivant, il vous sera demandé si vous souhaitez utiliser ce compte bancaire pour le

remboursement de vos frais:



31

Cliquez sur «Ok» et sur l’écran suivant, confirmez l’utilisation de ce compte pour cette demande de

remboursement:



32

2.2.3. Modification des coordonnées bancaires

Au cours du processus de validation du compte bancaire, il se peut que le service financier vous

demande de modifier vos coordonnées bancaires ou d’indiquer un nouveau compte.

Dans ce cas, vous recevrez un courriel et une notification dans AGM.

Dans l’exemple ci-dessous, le service financier demande au participant de mettre à jour le nom du

titulaire du compte en remplaçant le nom de la personne par celui de la société.

Vous observez ici que l’expert a indiqué par erreur son propre nom au lieu du nom de la société au

moment d'indiquer ses coordonnées bancaires.

Cliquez sur le lien figurant dans le courriel pour vous connecter à AGM au moyen de votre compte EU

Login. L’écran relatif aux coordonnées bancaires s'affichera.



33

Cliquez sur l’icône «Modifier» (Edit) et l’écran suivant s’affichera:

L’écran s’affiche en format modifiable. Toutes les données saisies précédemment apparaissent.

Apportez uniquement les modifications nécessaires et cliquez sur «Vérifier» (Verify).

2.2.4. Lier un compte bancaire

Un compte bancaire qui a été validé et utilisé pour une réunion appartenant à un groupe de réunions

peut être utilisé afin d'obtenir le remboursement pour une autre réunion dans le même groupe, sans

être à nouveau validé. Si vous souhaitez toutefois utiliser ce compte pour une réunion appartenant à

un autre groupe de réunions, vous devez le lier au nouveau groupe de réunions.



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Dans l’exemple ci-dessus, le participant doit indiquer ses coordonnées bancaires pour obtenir le

remboursement des frais liés à la réunion «Notification» qui appartient au groupe de réunions «New

wave».

Dans «Comptes bancaires disponibles» (Available bank accounts), vous pouvez voir le compte utilisé

pour le groupe de réunions «BUDG – AGM Acceptance». Cliquez sur «Sélectionner ce compte

bancaire» (Select this bank account) et sur l’écran suivant, cliquez sur «Envoyer les coordonnées

bancaires» (Submit bank details) pour lier le compte au nouveau groupe de réunions:

2.2.5. Compléter et soumettre une demande de remboursement

Si vous avez droit au remboursement des frais, vous pouvez uniquement soumettre votre demande

après que la réunion a eu lieu et que l’organisateur de la réunion a confirmé votre participation.



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Vous recevrez un courriel et une notification vous indiquant que l’organisateur de la réunion a

confirmé votre participation.

Cliquez sur le lien figurant dans le courriel pour accéder à AGM et connectez-vous au moyen de votre

compte EU Login.

Accédez à la liste de réunions et cliquez sur «Accéder à la demande de remboursement» (Go to

expenses claim). Le statut indiquera «Projet» (Draft) à côté de la réunion pour laquelle votre

participation a été confirmée.

Si vous n’avez pas introduit vos coordonnées bancaires, le message «veuillez introduire vos

coordonnées bancaires» (please enter bank account details) s’affichera à côté de la demande de

remboursement. Vous pouvez voir comment modifier vos coordonnées bancaires ici.

Le formulaire de demande de remboursement comporte 3 grandes sections:

Informations relatives au voyage

Frais

Statut

Dans le coin supérieur droit apparaissent les réunions auxquelles vous avez participé, comme

confirmé par l’organisateur de la réunion.



36

Sous «Informations relatives au voyage» (Travel Details), cliquez sur modifier (dans le bas de la

section) pour insérer les informations relatives à votre voyage en complétant les champs suivants:

Lieu de travail (Place of work)



37

Pays (Country)

Informations relatives au départ (Departure details)

Informations relatives à l’arrivée (Arrival details)

Commentaires de l'expert (Expert’s comments) (vous pouvez ajouter ici les commentaires de votre

choix).

Cliquez sur «Enregistrer» (Save) pour sauvegarder les informations.

Sous «Frais» (Expenses), vous pouvez ajouter des types de frais en cliquant sur le menu déroulant

«Sélectionner un type de frais» (Select expense type). Cliquez ensuite sur «Ajouter des frais» (Add

expense).

Les types de frais peuvent différer de la liste ci-dessus, en fonction des règles de votre groupe de

réunions.

Ajoutez à présent les différents types de frais.

Frais d'hébergement: indiquez le nombre de nuits. Téléchargez les pièces justificatives telles que la

facture d’hôtel (seules les pièces jointes non modifiables sont autorisées: PDF, JPG, PNG, TIF, TIFF,



38

BMP et GIF et vous devez fournir au moins une pièce justificative pour chaque demande de

remboursement).

Une fois ajoutés, les frais d’hébergement apparaîtront dans la Liste des frais

Indemnité journalière: indiquez le nombre de nuits et téléchargez les pièces justificatives. Cliquez sur

«Mettre à jour» (Update) pour sauvegarder.



39

Frais d’avion: indiquez le prix payé et sélectionnez la devise. Si vous avez acheté un billet en classe

affaires, vous devez télécharger des documents pour en justifier la raison. Téléchargez vos pièces

justificatives et cliquez sur «Mettre à jour» (Update) pour sauvegarder.

Liste des frais:

Tous les types de frais que vous avez indiqués s'afficheront ici.

Un bouton «Modifier» (Edit) figure à côté de chaque type de frais pour vous permettre d'apporter

des modifications en cas de besoin.

Une colonne distincte est prévue pour chaque type de frais.

Tout commentaire inséré par l’organisateur de la réunion au cours du processus de validation

s'affichera dans la colonne «Demande de modifications» (Request for Modifications).

Statut

Cette section présente un aperçu des étapes à accomplir avant de soumettre vos demandes de

remboursement.



40

Les étapes que vous n’avez pas encore accomplies s'affichent en rouge. Les étapes correctement

accomplies s'affichent en vert.

Dans l’exemple ci-dessous, seules la première et la dernière étapes ont été accomplies. Cela signifie

que le compte bancaire est valide et que la participation a été confirmée par l’organisateur de la

réunion. Toutefois, 3 étapes restent en rouge — les informations relatives au voyage, les frais et les

pièces justificatives.

La demande reste en mode «Projet» (Draft) jusqu’à ce que toutes les étapes soient accomplies.

Une fois toutes les étapes accomplies, elles s'affichent en caractères verts et le statut devient «Prêt

pour envoi» (Ready to Submit).

Le bouton «Envoyer la demande» (Submit claim) est disponible:

Cliquez sur «Envoyer la demande» (Submit claim) afin d'envoyer la demande de remboursement

pour validation.

L’écran suivant contient une «Déclaration».



41

Cochez la case pour signer la «déclaration» et cliquez sur «Envoyez la demande de remboursement»

(Submit reimbursement).

Un message vert s'affichera en haut de l’écran pour confirmer que votre demande a été soumise et le

statut deviendra «envoyé» (submitted).

Dans la liste de réunions, la demande s'affiche également comme «envoyé» (submitted).:



42

2.2.6. Modification d'une demande de remboursement

La demande de remboursement doit passer par une procédure de validation. En cas de problème avec

votre demande, l’organisateur vous demandera de la modifier.

Vous recevrez un courriel contenant un lien vers la demande de remboursement:

Dans l’exemple ci-dessus, l’organisateur demande au participant de modifier une demande de

remboursement pour la réunion «All United». La raison est surlignée en jaune.

Cliquez sur le lien figurant dans le courriel pour accéder à la demande.

La demande est en mode «Prêt pour envoi».



43

Cliquez sur «Accéder à la demande de remboursement» (Go to expenses claim) et faites défiler vers

le bas jusqu’à la section «Frais» (Expenses).

La raison de la modification s'affichera dans la colonne «Demande de modification» (Request for

modification) .

Cliquez sur le bouton «Modifier» (Edit) pour procéder aux modifications:

Cliquez sur «Sélectionner des fichiers» (Select files) pour télécharger un fichier.

Cliquez sur «Mettre à jour» (Update) pour sauvegarder.

Soumettez à nouveau la demande pour validation.



44

Après la validation de votre demande de remboursement par l’organisateur, le statut dans la colonne

«Demande de remboursement» (Expenses Claim) deviendra «VALIDÉ» (VALIDATED):

2.3. Notifications

En tant que correspondant ou participant, vous recevrez plusieurs notifications automatiques dans

AGM. Les notifications sont envoyées à des personnes (les utilisateurs d’AGM).

Avec chaque notification, vous recevrez également un courriel à l’adresse que vous avez utilisée pour

créer votre compte EU Login.

Les notifications s'affichent dans l’onglet notifications lorsque certaines actions sont réalisées.

Liste des notifications envoyées à un correspondant

Liste des notifications envoyées à un participant (expert)



45

2.3.1. Notifications envoyées à un correspondant

Rendez-vous sur le site web AGM, sélectionnez l’onglet «Notifications» sur l’écran principal:

Vous pouvez voir ici toutes les notifications qui vous ont été adressées en tant que correspondant,

notamment les notifications:

vous confirmant que vous avez envoyé la liste des participants à l’organisateur de la réunion;

vous rappelant de soumettre la liste des participants, même si elle est vide;

vous indiquant que l’organisateur de la réunion vous a demandé de modifier la liste des

participants;

vous indiquant que l’organisateur de la réunion a validé la liste des participants.

2.3.2. Notifications envoyées à un participant

Rendez-vous sur le site web AGM, sélectionnez l’onglet «Notifications» sur l’écran principal:



46

Vous pourrez voir ici toutes les notifications qui vous ont été adressées en tant qu’expert, notamment

les notifications:

vous indiquant que votre nom a été proposé pour participer à une réunion;

vous informant que votre participation a été validée;

vous indiquant qu’il est temps de soumettre votre demande de remboursement (si vous

avez droit au remboursement des frais) – vous recevrez cette notification lorsque

l’organisateur de la réunion confirmera votre participation à la réunion après que cette

dernière a eu lieu;

vous demandant de modifier votre demande de remboursement – vous recevrez cette

notification en cas de problème avec votre demande;

vous confirmant que le virement bancaire SWIFT a été effectué.


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