Agile Brown Bag: Gouvernance SharePoint

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Agile Brownbag Gouvernance SharePoint 25 Novembre 2015

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Agile Brownbag

Gouvernance SharePoint 25 Novembre 2015

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Sujets Pourquoi une gouvernance

SharePoint ? Pour qui ? Pour quels aspects ?

Rôles et responsabilités dans la mise en œuvre de SharePoint.

Les règles de gouvernance à définir et à mettre en place.

Mythes de la gouvenance SharePoint. Le plan de gouvernance

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L’ère du numérique

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La boite à outils SharePoint

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Une ferme SharePoint

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Les exigences de gouvernanceRelation entre la gouvernance et le type de site (=> nombre

d’utilisateurs)

Le but de la gouvernance est de garantir que les investissements effectués permettent d’atteindre les objectifs métier de l’entreprise

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Qu’est ce la Gouvernance ?La gouvernance est un ensemble de

politiques, de règles, de rôles, de responsabilités et de processus qui ont pour but de définir comment les entités métier et l’informatique d’une organisation travaillent ensemble à la réalisation de leurs objectifs

(Microsoft).

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Personne n’aime la gouvernance La gouvernance

Est une discipline (contraignante) Impose des règles Nécessite un engagement des

acteurs métier concernés Est chronophage Est coûteuse (temps, ressources, €) Produit des résultats concrets

difficiles à identifier / appréhender

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Rôles et responsabilités

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Organes de gouvernance Organes techniques

Problématiques opérationnelles Environnements techniques

Organes de décision Stratégie d’implémentation de SP Objectifs de l’entreprise

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Organe de décision Dirigeants Les principaux dirigeants doivent définir les objectifs généraux du comité de

gouvernance et évaluer périodiquement la réussite des stratégies et des pratiques mises en œuvre.

Acteurs financiers Les acteurs financiers doivent s’assurer que les processus et règles de gouvernance favorisent l’augmentation du retour sur investissement de votre organisation dans les produits Produits SharePoint.

Responsables informatiques Les responsables informatiques contribuent au développement des offres de services et déterminent la manière d’assumer leurs responsabilités informatiques (par exemple, améliorer la sécurité et garantir la fiabilité) tout en prenant en charge les fonctionnalités requises par les équipes commerciales.

Responsables du service commercial Les responsables commerciaux sont les équipes qui effectuent les tâches fondamentales de l’entreprise et qui orientent les besoins fonctionnels et architecturaux du déploiement. Ils travaillent avec les architectes des informations pour structurer les normes de taxonomie et d’architecture des informations. Ils collaborent également avec les responsables informatiques pour créer des contrats de niveau du service et d’autres stratégies de support.

Architectes ou taxonomistes des informations

Les membres de ces groupes conçoivent des taxonomies et des systèmes d’informations. En se basant sur leur analyse des besoins du public en matière d’informations, ils développent des plans qui soutiennent les objectifs de l’organisation et définissent la navigation et l’architecture du site.

Formation Les membres de ce groupe définissent la politique de formation aux outils et aux technologies mises en oeuvre, les objectifs des formations, les pré-requis et l’accompagnement des utilisateurs au regard des solutions déployées

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Les sujets à adresser

En fonction de la vision du projet et de objectifs métier assignés:Gouvernance informatiqueGouvernance de l’informationGouvernance des applications

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Gouvernance informatique Sécurité, infrastructure

Comment le système est maintenu ?(HW, SW, updates, backups..)

Qui a accès à quoi dans l’infrastructure.(rôles et accès exploitation, support, utilisateurs clef)

Politique de déploiement Configurations, installations Mises à jour des composants logiciels Politiques de mise à jour des applications

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Gouvernance informatique Permissions

Partage des données avec des personnes extérieures ?(qui, quoi, quelle procédure..)

Gestion des groupes utilisateurs ?(qui, quels droits, comment)

Lien avec AD

Protection des données Backups, restore (fréquence, niveau de granularité)

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Gouvernance informatique Gestion du cycle de vie des sites collections

Création Mise à jour Suppression ( !)

Quotas Quota par site (500 Mb, 2 Gb, 5 Gb par ex) Taille maximale des fichiers (20 Mb) Prévisions, suivi, seuils d’alerte

Type de fichiers Bureautiques Images, vidéos Objets métiers (autocad ...) Impact sur l’architecture de la ferme

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Gouvernance de l’information Gestion de l’information

Record management Architecture de l’information Versionning

Taxonomies Thésaurus, vocabulaires contrôlés Gestion du Central repository Gestion des Managed metadata

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Gouvernance des applications Gestion des développements spécifiques Cycle de vie des applications

Source contrôleVersionning

Test et validationDes nouvelles applications

et des mises à jour

Déploiements

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Gouvernance des applications Branding

Logos Thèmes personnalisés Design Master pages Localisation (pays)

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Mythe n° 1La gouvernance n’est nécessaire que pour le

grandes entreprises: nous voulons simplement collaborer

Création de composants sans plan prédéfini (pas d’infrastructure ni d’architecture de l’information)

Pas de gestion de contenu de l’entreprise(gestion des droits, règles d’archivage, poltiques de rétention)

=> Explosion (croissance non contrôlée) Cela arrive rapidement même avec un petit volume de contenu.

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Pas de gouvernance

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Mythe n° 2Le plan de gouvernance est un guide de référence

qui décrit l’administration, la maintenance et la gestion des environnements. Il est pérenne.

C’est un document complexe(plusieurs dizaines de pages techniques)

C’est un document figé (à mettre de côté quand il a été défini)

=> le plan de gouvernance n’est pas la cible, mais le chemin (et comme un chemin, il peut changer et doit être adapté au fur et à mesure de l’avancement du projet)

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Un plan de gouvernance simple et évolutif

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Mythe n° 3L’organe de gouvernance doit être composé des

personnes qui savent de quoi elles parlent Les décideurs n’ont pas de temps à consacrer à ces

problématiques opérationnelles (et pourtant l’outil est le moteur de l’activité de l’entreprise)

Les responsables métier ne comprennent rien à la technique (il ne s’agit pas de technique mais des aspects métier, fonctionnels)

=> l’organe de gouvernance est souvent abandonné aux interlocuteurs techniques de l’entreprise

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Développement du Plan de gouvernance

Planning et organisation Création organes de gouvernance Identification des objectifs métier, mise à jour business plan Définition du catalogue de service et des politiques idoines Change management, communication

Acquisition et implémentation Achat des solutions et outils Identification des systèmes à contrôler Création des équipes pour chaque service

Delivery Implémentation Meetings réguliers des organes

Monitoring et évaluation Suivi, monitoring Communication Mise à jour du plan de gouvernance selon les évolutions de l’entreprise

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Plan de gouvernance (ex. 1)

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Plan de gouvernance (ex. 1)

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Plan de gouvernance (ex. 2)

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Plan de gouvernance (ex. 2)

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Questions ?