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Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

LES BONNES PISTES DE L’ARCHIVAGE DU DOSSIER PATIENT

Salon Santé Autonomie

28 mai 2013

Sommaire1

Aspects réglementaires de l’archivageBlandine Maurier, GIP AscodocpsyAntoine Meissonnier, Service Interministériel des Archives de Frances

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IntroductionMarie-Noëlle Billebot, ANAP

Politique d’archivageAnne-Marie Bailloux, CHRU de ToursOlivier Corniou, Centre Chirurgical Marie Lannelongue

Déclaration des Pratiques d’ArchivageJean-Marc Rietsch, FEDISA

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6 Bonnes pistes de l’archivage du Dossier PatientNathalie Berriau, GIP AscodocpsyAudrey Spitéri, ANAP

Retour d’expérience du CH de GonesseMartine Autran, CH de Gonesse

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6 Bonnes pistes de l’archivage du Dossier PatientNathalie Berriau, GIP AscodocpsyAudrey Spiteri, ANAP


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Le Projet NHG (Nouvel Hôpital de Gonesse) du Centre Hospitalier de Gonesse

Bâtiment 82 700m2 640 lits et places

Choix Technologiques Les tablettes multimédia

au lit des patients (téléphone, télévision,...) Le dossier Patient ne circule plus Une intégration forte des dispositifs Bio-Médicaux La robotisation du laboratoire L’automatisation des transport : AGV (Tortues) La Pharmacie

La robotisation de la pharmacie pour la préparation des médicaments

Le Plein-Vide Les armoires sécurisées

Le Contexte

Ouverture NHGAutomne 2014

Peu de déplacement du personnel = transports automatisés (Tortues) Optimisation des déplacements

Optimisation des surfaces Au niveau des services

(Consultations Externes, Unités de soins) Au niveau du Rez-de-Jardin

Accessibilité aux informations, En temps réel

Optimisation du temps de travail Déplacement Rangement

Moins de papier Pas de circulation du dossier

papier « risque de disparition » Intégration à la source, proche

du temps réel, Informations produites par le

service Documents extérieurs

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La Stratégie NHG Les Principes - NHGet

Stratégie et PrincipesMise en œuvre Pas de circulation du dossier

papier Gain / surfaces

Numérisation des Dossiers Patients des Archives

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Accès au DCP « à l’identique du papier »

Dossier numérisé – Archive 0

1/ Structuration et Organisation pour Scan de la totalité du DCP= archive 02/ Au fil de l’eau

Les nouveaux documents

Alimentatio

n

Accessibilité permanente aux archives numérisées et au DMC depuis Cristal-Net

Accès direct au dossier numérisé en

cas d’arrêt de Cristal-Net

ET

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Numérisation des dossiers Patients des Archives Mise en œuvre, dans le service des archives

Phase de numérisation de masse des archives vivantes (2,5 ans)

Evaluation 88000 dossiers – 7.203.000 pages Atelier de numérisation

Dépollution des dossiers Identification des documents à publier vers Cristal-Net Géo-référencement des radios

Avant l’ouverture de NHG Phase de mise en œuvre du logiciel de Numérisation

Au fil de l’eau Intégration Cristal-Net

Signature électronique des documents numérisés Copie fidèle et conforme Horodatage Tiers de confiance dispositif est conforme aux dispositions de l’article 1348 du

Code Civil mouvement des dossiers

Intégration dans le service des informations produites ou reçues (Fil de l’eau)Dès la création d’un document, intégration dans le Dossier Patient InformatiséDirectement sur Cristal-NetOU Manuscrite Scannérisée Intégration automatique dans Cristal-Net et le Système d’Archivage Electronique (SAE)Enregistrement et intégration dans Cristal-Net des documents extérieurs Lettre du Médecin TraitantDocuments des PompiersRésultats d’examens extérieurs… Scannérisée Intégration automatique dans Cristal-Net

Prescription et administration des soins informatisée

Déploiement en cours (85% de déploiement) Evolution des organisations Dictée numérique Circuit de validation informatisé des

courriers, Comptes rendus…

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Numérisation des dossiers Patients des Archives Mise en œuvre, dans les services de soins

Intégration des comptes rendus dans Cristal-NET (Opérationnel) Anapath (DIAMIC) Biologie (LaboServeur) Résumé de Passage aux Urgences (DMU) EFN (Xplore) Imagerie Médicale (Xplore) PACS Anesthésie (OPESIM) Examens de Laboratoire réalisés à l’extérieur Arrêt de la production des comptes rendus papier

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Numérisation des dossiers Patients des Archives Mise en œuvre, dans les services Médicotechniques

Méthodologie - Préparation

Préparations des consultations ++++ Gérer au préalable les doublons

Accompagnement d ’un groupe de médecins (4 ou 5 par AMA) Observation Réponses

Meilleures utilisations pour une rapidité de réponse

Nouveaux médecins Epuration du dossier papier par les

AMA

Installation Maquettage Test Eté 2013 début de la

numérisation

Préparation de la NumérisationAccompagnement

Numérisation des Archives Médicales

sept-12 oct-12 nov-12 déc-12 janv-13 févr-13 mars-13 avr-13 mai-13 juin-13 juil-13 août-13 sept-13 octobre 2013 - septembre 2014

Accompagnement Utilisation du DMC par les AMA

Consultations Externes

Dialogue Compétif NumérisationA.O.

Architecture Technique

Maquettage

+ Intégration Cristal-Net

Accompagnement Utilisation du DMC Avec Numérisation

La procédure d’Appel d’Offre Dialogue Compétitif

Publication : 6 septembre 2012 Remise des candidatures : 8 octobre 2012 Audition des 4 candidats : 16 octobre 2012 Groupe d’audition : Médecin responsable GDR, DIM,

Responsable des Archives, Coordonnatrice des AMA, DSI Remise de l'offre initiale 5 novembre 2012 Auditions du 1er dialogue les 15 et 16 novembre 2012 Elimination de 2 candidats Auditions du 2ième dialogue les 18 et 19 décembre 2012 Présentation offre finale le 25 février et 1 mars 2013 : Présence

du Directeur Commission de choix 18 mars 201311

Communication Interne sur le projet

Présentation du Projet au Directoire du 14 février 2012 Présentation de la méthodologie de numérisation au Directeur le 31 juillet

2012 Présentation de l’avancement du projet au Directoire du 13 novembre 2012

Le projet La méthodologie L’appel d’offre en cours

Présentation du Projet à la CME du 27 novembre 2012 Présentation de l’avancement du projet au Directoire du 27 mars 2013 Présentation prévu : prochaine CME en juin 2013

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Les différentes présentations validations par les instanceset

Les principes, la mise en œuvre et les impacts

Principes - Mise en œuvre Impacts

Dès sa numérisation, un Dossier Papier n’est plus adressé

• Les médecins maîtrisent l’utilisation de Cristal-Net • La numérisation au fil de l’eau est opérationnelle.

• Volume des dossiers à numériser

• Coût à la page

• Les AMA suppriment des dossiers papiers les documents inutiles

Destruction des dossiers numérisés.

Réponses des archives de France : «Concernant la destruction des documents papier : l'autorisation de destruction du support papier en cas de numérisation doit être envisagée dans les conditions prévues par la circulaire Archives de France que vous trouverez en copie. Je vous adresserai prochainement à cet effet un projet de protocole de destruction qui vous permettra de procéder à la destruction des dossiers papier au fur et à mesure de leur numérisation. »

Formalisation de la Politique d’Archivage en lien avec les travaux du groupe de travail dans le cadre d’une numérisation et de l’informatisation du dossier patient.

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Les principes, la mise en œuvre et les impacts

Principes - Mise en œuvre Impacts

Les images Radio

Dans la mesure du possible les rendre au patient

Les images Radio qui seront présentes dans les dossiers numérisées seront •Géo référencées dans l’étape de numérisation•Conservées dans des containers•Stockées dans l’établissement

La plateforme Informatique

•Hébergée à l’extérieur, dans le cadre du projet régional piloté par le GCS-D-SISF•Société agrée « Hébergeur de données de santé » par l’ASIP•Engagement de disponibilité 7/7 - 24/24

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Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie 16

Les dossiers patient sont des archives

• Le code du patrimoine définit ce que sont les archives‒ Article L 211-1 : « Les archives sont l'ensemble des

documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. »

Les dossiers patient sont donc des archives, dès leur création et quel que soit leur support (électronique ou papier)


Les dossiers patient peuvent être des archives publiques

• Les établissements publics produisent des archives publiques.

• Les établissements privés chargés d'une mission de service public ne produisent des archives publiques que dans le cadre de cette mission.


Des obligations pour tous les établissements:La gestion de l'information médicale

• Définition du contenu du dossier patient (code de la santé publique - CSP-, article R 1112-2)

• Des règles d'accès et de communication (CSP , art. L 1111-7, R 1111-1 et 2 et R 1112-1 et 4)

• Une durée de conservation fixée par décret (CSP, art. R 1112-7) : 20 ans à compter de la dernière venue

• Un encadrement de l'externalisation (CSP, art. article L 1111-8)


Des obligations pour tous les établissements:La protection des données à caractère personnel

• Un encadrement strict par la loi n° 78-17 modifiée du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.


Une reconnaissance par la loi de la valeur juridique de l'écrit numérique

• Code civil, articles 1316, 1316-1 à 4.‒ Art. 1316-1 : « L'écrit sous forme électronique est

admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »


Des obligations pour les établissements publics ou chargés d'une mission de service public

• La gestion de l'information numérique‒ Le référentiel général de sécurité (arrêté du 6 mai 2010)

‒ Le référentiel général d'interopérabilité (arrêté du 9 novembre 2009)

‒ Ces deux référentiels ont valeur réglementaire et sont la conséquence de l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005



• La gestion des archives publiques‒ Des règles générales énoncées dans le livre II du code

du patrimoine (CdP, parties législative et réglementaire).

‒ Des règles particulières établies par le service interministériel des Archives de France sous la forme de circulaires interministérielles contraignantes.



• La gestion des archives publiques‒ Les hôpitaux sont responsables de la conservation de

leurs archives (CdP, art. L 212-4 et 8) pendant la durée réglementaire de conservation.

‒ Ils doivent ensuite verser celles qui ont un intérêt historique à un service public d’archives.

‒ Tout document d'archives publiques est sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des Archives de France (CdP, art. L 212-4 et R 212-1 à 4).

‒ Toute destruction est contrôlée (CdP, art. L 212-2 et 3).



• L’externalisation des archives publiques est encadrée‒ Si un établissement public ou privé chargé d'une mission de

service public souhaite externaliser la conservation de documents ou de données, elle doit le faire chez un prestataire agréé par l'administration des Archives de France (CdP, art. L 212-4 et R 212-19 à R 212-31).

‒ Cet agrément s'ajoute pour le numérique à celui du ministère de la santé.

‒ L’externalisation ne décharge pas l’hôpital de ses responsabilités sur ses archives.


Des outils pour s’y retrouver

• Des fiches-conseil sur le contexte réglementaire du dossier patient.

• Une annexe présentant l’essentiel des textes législatifs et réglementaires à connaître pour sécuriser la gestion de l’information dans les établissements de santé

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Définition de la politique d’archivage

• C’est une brique de la gouvernance de l’établissement qui contribue à la gestion de son patrimoine,

• Elle constitue l’expression des besoins de cet établissement pour son archivage en termes de sécurité et de services attendus, tant en interne qu’en externe.


La démarche 1/2 :

• Elle se divise en trois grandes étapes

‒ Mettre en place une démarche en mode projet efficace,

‒ Construire la politique d’archivage,

‒ Faire vivre la politique d’archivage.

La démarche 2/2 :


Construire la politique d’archivage

• Recenser l’existant‒ Documents papiers et numériques/référentiel

‒ Pratiques en interne et en externe/niveau de sécurité

• Formaliser

• Chiffrer

• ValiderAttention :

1 - cadre législatif

2 - processus à mettre en œuvre papier/numérique


Les besoins

• Estimer les moyens nécessaires en mode routine

‒ Quels moyens matériels ?

‒ Quels moyens humains ?

‒ Quelles compétences ?

‒ Quel plan d’action ?


Le suivi de la politique d’archivage

• Il faut impérativement accompagner le projet

‒ Création d’un comité de suivi,

‒ Evaluation de la politique d’archivage,

‒ Contrôle de l’application de la politique d’archivage

‒ Actualisation de la politique d’archivage.

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Principe de la DPA

• Document décrivant les moyens mis en œuvre pour atteindre les objectifs/besoins définis dans la politique d’archivage

JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie

PA

DPA

MOO

Positionnement de la DPA

PSSI

Cahier des

charges


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Prérequis

• Existence d’une PA (cf. définition des besoins)

• Solution(s) d’archivage mise(s) en œuvre‒ Interne

‒ Externe


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Les principaux éléments de la DPA

• Objectifs

• Périmètre / champ d’application

• Intervenants

• Infrastructures

• Principes de sécurité (compléments / PSSI)

• Description des principales fonctions (formats)

• Suivi / évolution

• Annexes (éléments complémentaires et évolutifs)


Exemple d’infrastructure


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Objet contenu de données

Information de représentation

Contenu d’information

Information de provenance

Information de pérennisation

Information de contexte

Information d’identification

Information d’intégrité

Contenu d’information Information de pérennisation

Paquet d’information

Information d’empaquetage

Présentation de l’information (ex. OAIS)


Documents CDA R2 (à implémenter)


entêteentête

Corps non structuré


Contenu d’information Information de pérennisation

Paquet d’information

Information d’empaquetage

De l’OAIS au CDA

entêteentête



InformationpérennisationInformation

pérennisation

InformationempaquetageInformation

empaquetage


F3. Gestion des données descriptives

F1. Versement

F5. Administration

F2. Stockage

F4. ConsultationCommunication

Informationde

description

PIA

Réponses

PID

PIV

PID

Système Archivage Electronique

SERVICE

VERSANT

UTILISATEURS

Requêtes

Interrogations

Demandes

PIV (SIP), paquet information versée (submission)PIA (AIP), paquet information archivéePID (DIP), paquet information diffusée (dissemination)

Fonctions du SAE


P1.Recevoirversement

PIV

P2.Vérifiertransmission

P3.Contrôlerconformité

P4.Journaliser

PIV

AR

P7.GénérerPIA

P8.CoordonnerMises à jour

PIA

P5.Consulter

P6.Convertir

PIV

PIV

PIV

ARInformation Identification

AR

F1. FONCTION VERSEMENT

Serviceversant

F2. Stockage

F3. Gestiondonnées

descriptives

Fonction Versement


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P1.RecevoirPIA

ARInformation Identification

P2.Mode de stockage

P3.Détruire

P4.Garantirl’intégrité

P5.Gérer lesmigrations

P7.Fournirstatistiques

P6.PréparerPID

F2. FONCTION STOCKAGE

PIA

PIA

PIAPID

F1. Versement

F3. Gestiondonnées

descriptives

F4. ConsultationCommunication

F5. Administration

Fonction Stockage


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Complément sécurité

• S’assurer du respect (comment ?) des critères‒ Intégrité du contenu informationnel

‒ Confidentialité (contrôle accès / droits-habilitations)

‒ Origine de l’information (signature, …)

‒ Intelligibilité (compréhensible par l’humain)

Caractère authentique et pérenne du document


JM RIETSCH - Déclaration des pratiques d’archivage – Salon Santé Autonomie 46

Prévoir les évolutions incontournables

• Evolution technologique (matériel / logiciel)

• Modification des besoins de la PA

• Changement d’infrastructure technique (ex hébergement)

• Ajout de nouvelles fonctionnalités renforçant les fonctions de base (meilleure ergonomie)

• Traitement de la signature électronique• …

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Cible :

Directions des établissements de santé publics ou privés

Objectifs :Fournir les éléments essentiels permettant de structurer et gérer l’archivage des dossiers patient

Offrir des arguments nécessaires à la mobilisation des acteurs

Enjeux de l’archivage du dossier patient

EnjeuxMédicauxMédicaux

Organisationnels et financiers

Organisationnels et financiers

TechniquesTechniques

Scientifiques et historiques

Scientifiques et historiques

ImmobiliersImmobiliers

StratégiquesStratégiquesLégaux et réglementaires

Légaux et réglementaires

Les bonnes pistes de l’archivage du Dossier Patient – Salon Santé Autonomie49

Gains générés par l’archivage


Points d’attention

Risques liés à l’absence de gouvernance

Risques liés à la mise en œuvre de la démarche d’archivage


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Facteurs clés de succès

Gouvernance adaptée et impliquée

Démarche d’archivage organisée en mode projet

Communication autour du projet

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MERCI DE VOTRE ATTENTION


Contacts•Martine Autran : [email protected]

•Anne-Marie Bailloux : [email protected]

•Nathalie Berriau : [email protected]

•Marie-Noëlle Billebot : [email protected]

•Olivier Corniou : [email protected]

•Blandine Maurier : [email protected]

•Antoine Meissonnier : [email protected]

•Jean-Marc Rietsch : [email protected]

•Audrey Spiteri : [email protected]

mailto:[email protected]









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