Aerow conf sharepoint2013-records management

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Archives et Records Management avec SharePoint 2013 Guillaume Letarnec Pascal Jeanson Sébastien Paulet

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Archives et Records Management

avec SharePoint 2013

Guillaume Letarnec

Pascal Jeanson

Sébastien Paulet

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Archives et RM SharePoint 2013

Archives et RM

RM dans SharePoint

Record In-place

Records Center et audit

eDiscovery

Pour aller plus loin

Page 3: Aerow conf sharepoint2013-records management

ContoWso

Gestion du risque

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Gestion des archives

ARCHIVAGE ≠ STOCKAGE

Répondre à des exigences réglementaires

Droit à l’oubli

Conserver tout en laissant de la place pour les informations plus récentes (et donc plus pertinentes)

Donner un niveau de valeur probatoire à des documents électroniques

Seul le juge peut décider de la recevabilité d’un document

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loi française

13 mars 2000

Art. 1316-1 du Code civil français « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Art. 1316-3 du Code civil français « L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier. »

+ LCEN (2004), instruction fiscale compta (2006), instruction fiscale copie facture (2007), dématérialisation du bulletin de paie (2009)

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Notions d’archive EN/FR

T-1 T0 T1 T2

Documents Records Archives

Archives courantes

Archives interméd.

Archives déf.

E-DiscoveryDestruction

| Patrimoine

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Cas d’utilisation

Gestion d’un litige ContratsBrevets

Comptabilité

Copie facture / contrats

Contrôle URSSAF et inspection du travail

Données utilisateurs

Données du personnel

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Démarche

AUDIT DES PROCESSUS DOCUMENTAIRES Records Management

REFERENTIEL DE CONSERVATIONChoix des normes à appliquer

LANCEMENT PROJETCdc, spéc, dossier technique, gest. des migrations

CHOIX SAE OU AJOUT BRIQUES TECHNIQUEStype NF 42-013 (hash, signature, etc.)

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Les normes

Records Management (ISO 15489 – Mise en œuvre de systèmes d’archivages) Méthodologie - Internationale

MoReq2010 (ISO 15489 - exigences pour l’organisation des archives) Exigences fonctionnelles - UE

Norme NF 42-013 (ISO 14641 – conservation et intégrité) Exigences techniques - FR

OAIS (ISO 14721 - Préservation long terme des documents num) - WW /Aérospatial

Standard SEDA (Spécifique administrations publiques françaises) – FR

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Archives et RM SharePoint 2013

Archives et RM

RM dans SharePoint

Record In-place

Records Center et audit

eDiscovery

Pour aller plus loin

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Contowso – Les AO

Gestion des appels d’offres de la société

Sous-traitance

Conservation des documents émis et reçus lors

de l’AO conformément à la loi

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Record InPlace

Gestion au document

Reste visible

« Gel » des documents

Non modifiables, non supprimables

Rétention à partir de la date de gel

Suppression, versement au Records Center ou workflow

Suspension possible en cas de litige

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Fermeture de site

Gestion par site

Accessible uniquement par URL

Non modifiables

Rétention à partir de la date de gel

Suppression ou workflow

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Archives et RM SharePoint 2013

Archives et RM

RM dans SharePoint

Record In-place

Records Center et audit

eDiscovery

Pour aller plus loin

Page 16: Aerow conf sharepoint2013-records management

ContoWso – Dossiers

techniques et BrevetsTests des Matières premières

Présentations techniques

Dossiers de formulation

Besoin de renforcer sa gestion RM avec une « Salle

d’archive »

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Records Center

Features pré-activées (versions, routage, etc.)

Réglages particuliers pour accepter les fortes volumétries

Recréer les types de contenus ou utiliser un hub de

centralisation des types de contenus

Bibliothèques de documents par type

Durées de rétention et sort final

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Records Center - Audit

Conforme à la norme ISO 15489

Génération des rapports

Génération du référentiel de conservation

Image du contenu

Règles de gestions attachées à chaque types

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Archives et RM SharePoint 2013

Archives et RM

RM dans SharePoint

Record In-place

Records Center et audit

eDiscovery

Pour aller plus loin

Page 21: Aerow conf sharepoint2013-records management

ContoWso – Attaque de brevet

Attaque juridique sur un brevet

Discovery Process

Fournir à la partie adverse l’ensemble des pièces relatives au contentieux

Besoin de traçabilité sur les pièces fournies

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E-Discovery

Traçabilité via Document ID

Gestion par case

Concerne :

Les contenus SharePoint

Les boites mails Exchange

Toute source de donnée indexée par Fast

Enregistrement In-Place et/ou extraction des documents

Conservation basée sur la requête

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E-Discovery architecture

©2012 Microsoft Corporation. All rights reserved.

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Archives et RM SharePoint 2013

Archives et RM

RM dans SharePoint

Record In-place

Records Center et audit

eDiscovery

Pour aller plus loin

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Limite de SharePoint

Intégration au reste du SI

Contraintes réglementaires

Mise en place d’un SAE

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SAE (1)Système d’Archivage Electronique

Collections decontenus

Records Center

SAE

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SAE (2)

Pérennité

Intégrité des données

Sécurité

Traçabilité

Exhaustivité des normes

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Contraintes NF 42-013

Intégrité via les empreintes des objets archivés

Si nécessaire, signature des empreintes

Génération de journaux quotidiens horodatés

Archivage des journaux quotidiens

Formats fichiers pour assurer la lisibilitéPDF/AODF OOXML

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SharePoint et l’archivage

Nécessite un référentiel de conservation avec des correspondance par Type de Contenus et/ou bibliothèques

Compatible avec la méthodologie de Records Management (s’applique aussi dans le contexte français)

Nécessite un SAE si :Contenus gérés hors outils MicrosoftContraintes normatives fortes

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Pour aller encore plus loin

Guillaume Letarnec

[email protected]

Pascal Jeanson

[email protected]

Sébastien Paulet

[email protected]

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Merci