Achat Et Sous-traitance

109 jan 2009 Version 4.00

Achat et sous-traitanceLe point des normes, textes et guides

Jérôme Donon


Les aides dans le processus d’achat et de sous-traitance

Textes réglementaires de notre industrie :

Les BPF

Les normes existantes :

Série des normes ISO 9000-2000 devenue ISO 9000-2008

Les autres normes de management de la Qualité :

FDX 50-173 (1998), FDX 50-174 (1998), FDX 50-176 (2005),

FDX 50-171, (2000) FDX 50-172 (1999), …

Des normes axées Achats :

FD X 50-128 (2003), X50-168 (1988)

Des outils et formulaires disponibles (Afnor – 2004)


Achats et BPF

Ch. 1.2 Assurance de la Qualité

iv) Des dispositions sont prises pour que la

fabrication, l ’approvisionnement et l ’utilisation des

matières premières et des articles de

conditionnement soient corrects

Ch. 4 Documents

4.10 Spécifications

Des spécifications, dument approuvées et datées, doivent

être établies pour les matières premières, les articles de

conditionnement.


Achats et BPF

Ch. 5 Production Matières premières

5.25 L ’achat de matières premières est une opération

importante qui requiert un personnel possédant une

connaissance particulière et approfondie des fournisseurs

5.26 Les matières premières ne doivent être achetées

qu’auprès de fournisseurs agréés, cités dans les spécifications

correspondantes.


Achats et BPF

Ch. 7 Fabrication et analyse en sous-traitance

7.1 La fabrication et/ou l ’analyse en sous-traitance doiventêtre couvert par un contrat écrit qui spécifie les dispositionstechniques prises à leur sujet.

7.2 Tous les accords pris en matière de fabrication etd ’analyse en sous-traitance, y compris toute proposition demodifications …. doivent être en conformité avec l ’AMM duproduit concerné.

7.3 à 7.5 Donneur d’ordre

7.6 à 7.9 Sous-traitant

7.10 à 7.15 Le Contrat


ISO 9000 – Les Processus

PROCESSUS DE DIRECTION :

SMQ, Responsabilité de la direction, Audits internes,

Analyse des données, Amélioration continue

CLIENTCONCEPTION,

DÉVELOPPEMENTORDONNANCEMENT,

LANCEMENT

RÉALISATION,

MISE EN OEUVRE

RESSOURCES

HUMAINESACHATS INFRASTRUCTURES

§ 4, 5, 8.2.2, 8.4 et 8.5

§ 6.1 et 6.2 § 7.4, 8.2.3, et 8.5 § 6.3 et 6.4

§ 7.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.5 § 6.1, 7.1, 7.5, 7.6,

8.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.5

§ 7.5, 8.3, 8.2.3,

8.2.4, 8.4, 8.5§ 5.2, 7.2,

8.2.1, 8.2.3, 8.5


Achats et ISO 9004

Normes Pr-NF EN ISO 9004 : Politique de management pour laréussite durable des organisations - Approche par le management dela qualité Novembre 2008

Principe de management de la Qualité :

§ 5.2 Orientation client

Besoin et attente :

La direction étudie les avantages potentiels à retirer de l ’établissement departenariat avec les fournisseurs de l ’organisme afin de créer de la valeurpour les deux parties

partenariat sur une stratégie commune

partage des connaissances, des profits et des pertes

identification des fournisseurs comme partenaires potentiels

établissement d ’une compréhension claire des besoins et attente

objectifs garantissant des opportunités de partenariats suivis

Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs


Achats et ISO 9004

§ 5.6 Revue de direction

Données d’entrée :

Les résultats d ’audit

les retours d ’information sur la satisfaction des parties

intéressées

les performances des fournisseurs

l ’état des activités relatives aux partenariats stratégiques


Achats et ISO 9004 § 6.6 Fournisseurs et partenariats

Etablissement de relations avec des fournisseurs et partenairespour promouvoir et faciliter la communication afin d ’obtenir uneamélioration mutuelle des processus qui créent de la valeur.

Les opportunités d ’accroître la valeur :

optimisation du nombre de fournisseurs et de partenaires etdialogue.

coopération pour la validation de la capacité de leur processus

surveillance de l ’aptitude des fournisseurs à livrer des produitsconformes afin d ’éliminer des vérifications redondantes

encouragement des fournisseurs à mettre en œuvre desprogrammes d ’amélioration.

implication dans les activités de conception et de développement

implication dans l ’identification des besoins d ’achat et dedéveloppement d ’une stratégie commune

évaluation, reconnaissance et récompense des efforts et desrésultats obtenus

1009 jan 2009 Version 4.00

Achats et ISO 9004

§ 7.4 Achats

La direction doit s ’assurer que des processus

d ’achat efficaces et efficients sont définis et mis en

œuvre pour l ’évaluation et la maîtrise de produits

achetés afin que ceux-ci satisfassent les besoins et

exigences de l ’organisme, comme ceux des parties

intéressées.

Il est recommandé d ’envisager l ’utilisation de liens

électroniques avec les fournisseurs pour optimiser

la communication des exigences.

1109 jan 2009 Version 4.00

Achats et ISO 9004 § 7.4.1 Processus d’achats

Les processus tiennent compte des activités suivantes :

l ’identification des besoins et spécifications du produit acheté

l ’évaluation du coût du produit acheté, en tenant compte des délais,des performances

les besoins de l ’organisme et critères de vérification du produit acheté

les processus liés à un fournisseur unique

la gestion du contrat,

le remplacement des produits non conformes

les exigences logistiques

l ’identification, la traçabilité du produit, la préservation du produit

la documentation, y compris les enregistrements

la maîtrise du produit acheté présentant des écarts par rapport auxexigences

l ’accès aux locaux des fournisseurs

l ’historique de la livraison, de l ’installation et de l ’application du produit

le développement des fournisseurs

l ’identification et la réduction des risques associés au produit acheté

1209 jan 2009 Version 4.00

Achats et ISO 9004

§ 7.4.2 Processus de maîtrise des fournisseurs

L ’organisme doit établir des processus efficaces et

efficients pour :

identifier les sources potentielles des matériaux achetés,

développer les relations avec les fournisseurs ou les

partenaires existants

évaluer leur aptitude à fournir les produits requis afin

d ’assurer l ’efficacité et l ’efficience de l ’ensemble des

processus d ’achats

1309 jan 2009 Version 4.00

Achats et ISO 9004 Les éléments d ’entrée du processus de maîtrise des fournisseurs

comprennent :

l ’évaluation de l ’expérience pertinente

les performances des fournisseurs face à la concurrence

la revue du produit acheté (qualité, prix, délais, réponses aux problèmes)

les audits des systèmes de management des fournisseurs

la vérification des références et des données de satisfaction des clients

l ’évaluation financière

la réponse aux enquêtes, devis et appels d ’offres

la capacité de service, d ’installation et de support

la connaissance et le respect des exigences légales et réglementaires

la capacité logistique du fournisseur

la place et le rôle du fournisseur au sein de la communauté

1409 jan 2009 Version 4.00

Achats et ISO 9004

§ 8.2.4 Mesure et surveillance de la satisfaction

des parties intéressées.

Il convient que l ’organisme :

mène des enquêtes pour connaître l ’opinion des

fournisseurs et des partenaires sur les processus d ’achats

de l ’organisme

surveille et fournisse des retours d ’informations sur les

performances des fournisseurs et des partenaires et sur

leur conformité à la politique d ’achat de l ’organisme

évalue la qualité du produit acheté, les contributions des

fournisseurs et des partenaires et les avantages mutuels

tirés de ces relations

1509 jan 2009 Version 4.00

Achats et ISO 9004

§ 8.4 Analyse des données

Pour une évaluation efficace par la direction des performances,

les données et informations sont analysées et les résultats

utilisés pour déterminer :

des tendances

la satisfaction des clients et des autres parties intéressées

l ’efficacité et l ’efficience de ses processus

la contribution des fournisseurs

le succès des ses objectifs d ’amélioration des performances

les aspects économiques de la qualité et les performances

financières et commerciales

l ’étalonnage concurrentiel des performances et la compétitivité

1609 jan 2009 Version 4.00

Autres textes en relation avec ISO 9001

NF EN 12507 Services de transport - Conseils relatifs àl'application de l'EN ISO 9001:2000 aux industries dutransport routier, du stockage et de la distributionDécembre 2005

NF EN 12798 Systèmes de management de la qualitédu transport - Transport par route, par voie ferroviaire etvoie fluviale - Prescriptions relatives au systèmed'assurance qualité pour compléter l'EN ISO 9001 vis-à-vis de la sécurité du transport de matières dangereusesSeptembre 2007

X50-800 Qualité des services dans les transports -Identification des critères de qualité pour les chaînes detransport de marchandises Novembre 1994

1709 jan 2009 Version 4.00

NF EN ISO 15378 Matériaux d’emballage

primaire pour médicaments – Exigences

particulières pour l’application de l’ISO

9001:2000 prenant en considération les bonnes

pratiques de fabrication (BPF) Janvier 2008

Autres textes en relation avec ISO 9001

1809 jan 2009 Version 4.00

ISO FDX 50-174 Evaluation de l’efficacité d’un système Qualité

Fonctionnement de base La sélection des fournisseurs repose sur l'évaluation des capacité techniques

Défini, planifié, suivi La sélection des fournisseurs porte sur les capacités techniques et sur le système qualité

Maîtrisé

La sélection du fournisseur porte sur son aptitude à satisfaire le client de l'organisme. La confiance dans le système qualité du fournisseur permet un allégement de surveillance qualité

Optimisé Le fournisseur participe à la recherche de solutions optimales

Amélioration permanente Le fournisseur est un acteur de la stratégie de l'organisme

1909 jan 2009 Version 4.00

ISO FDX 50-173 Principes, acteurs et bonnes pratiques Guide d’auto-évaluation

Partenaires :

Plan :

identification des partenaires clés et des domaines

d ’achats stratégiques

définition des besoins de relations partenariales/alliances à

moyen long terme

définition des besoins et identification des marchés

d ’achat

définition des objectifs économiques et d ’optimisation des

coûts

2009 jan 2009 Version 4.00


Partenaires :

Do :

communique avec ses partenaires, concernant sa

politique, ses objectifs et ses programmes d ’achat

sélectionne ses fournisseurs sur la base de leur aptitude à

contribuer à la politique d ’achat et à répondre à ses

besoins de produits et services

met en œuvre des processus d ’achats -

approvisionnement qui optimisent la qualité et les flux des

produits

implique les partenaires dans les phases amont

(identification des besoins d ’achats, conception,

planification conjointe, …)

2109 jan 2009 Version 4.00


Partenaires :

Check :

suit les performances des fournisseurs à l ’aide

d ’indicateurs, concernant leur contribution à la politique

d ’achat et à la qualité des produits et services achetés

communique aux fournisseurs leurs résultats de

performance et éventuellement des données comparatives

échange avec ses partenaires sur le performances et

résultats réciproques

évalue les performances de ses propres processus

d ’achats - approvisionnement

2209 jan 2009 Version 4.00


Partenaires :

Act :

exploite ces indicateurs de performances pour :

améliorer ses propres processus d ’achat –

approvisionnement

engager des programmes d ’amélioration des produits et

processus en collaboration avec ses partenaires

optimiser les interfaces avec les partenaires

développer l ’efficacité des partenariats

revoir sa politique, ses objectifs et ses programmes d ’achats

reconnaît les efforts et résultats obtenus par ses

partenaires et favorise le bénéfice mutuel

2309 jan 2009 Version 4.00

Ch. 1 Domaine d’application :

Recommandations à mettre en œuvre pour assurer

l’efficacité du processus « Achat et

Approvisionnement » au sein d’un organisme quels

que soient sa taille et son secteur d’activité

Compatibilité avec le couple cohérent de normes

ISO 9001/ISO 9004:2000

ISO FDX 50-128 Lignes directrices pour le processus achat et approvisionnement

2409 jan 2009 Version 4.00

Ch. 2 Références Normatives

Ch. 3 Termes et Définitions

Achats, Approvisionnements, Acheteurs, Contrat,

Demande, Fournisseurs, Sous-traitance, ….


2509 jan 2009 Version 4.00

4 Achats et approvisionnements

4.1 Leur place dans l’organisme

4.2 Établissement de la politique et des stratégies d’achat

4.2.1 Établissement de la politique achat

4.2.2 Contenu de la politique achat

4.2.3 Stratégies d’achat

4.2.4 Management du processus «achat et approvisionnement»

4.2.5 Les outils

4.2.6 Approche Benchmarking


2609 jan 2009 Version 4.00


4.3 Processus «achat et approvisionnement»

4.3.1 Préparation de l’achat

4.3.2 Réalisation de l’achat et de l’approvisionnement

4.3.3 Suivi de l’achat

4.4 Évaluation et surveillance du couple produit/fournisseur

4.4.1 Évaluation

4.4.2 Vérification du produit et surveillance du fournisseur

4.4.3 Aspect économique de l'évaluation, du contrôle et de lasurveillance

2709 jan 2009 Version 4.00


4.5 Mesure et amélioration

4.5.1 Généralités

4.5.2 Mesures et Surveillance

4.5.3 Méthodes d’évaluation

4.5.4 Amélioration du processus, bouclage sur la stratégie achat

Ann. A Exemples de représentation schématique du processus achat

Ann. B Éléments pour l’établissement d’un questionnaire d'évaluationpréliminaire d'un fournisseur

Ann C Exemples d’indicateurs relatifs au processus achatapprovisionnement

Ann D Cartographie des documents français en support des normesISO 9000:2000

2809 jan 2009 Version 4.00

ISO FDX 50-128 Lignes directrices… Annexe A

2909 jan 2009 Version 4.00

ISO FDX 50-128 Lignes directrices … Management du processus

3009 jan 2009 Version 4.00

1) Identification de l’organisme

a) Coordonnées,

b) raison sociale,

c) statut juridique,

d) filiations, liaisons inter-sociétés,

e) actionnaires,

f) effectifs,

g) activités,

h) organisation,

i) contexte social,

j) politique d'organisme,

k) métier(s), image-clé…

l) n° TVA intercommunautaire

ISO FDX 50-128 Lignes directrices … Annexe B Questionnaire d’évaluation

3109 jan 2009 Version 4.00

2) Données financières

a) structure de bilan,

b) investissements (productifs et R&D),

c) répartition du CA…

3) Capacité de l’organisme

a) ressources humaines (répartition par fonction, formation),

b) moyens matériels (outil de développement/conception, de

production, d'essais …),

c) savoir-faire (licence, accords, partenariat …),

d) connaissance des normes et réglementation applicables…


3209 jan 2009 Version 4.00

4) Références

a) réalisations produits/clients dans le domaine

considéré…

5) Qualité, Sécurité, Environnement

a) Qualité (système mis en place, certification …),

b) Sécurité (système, formation …),

c) Environnement (politique, référentiel …),

d) Éthique, responsabilité sociale.


3309 jan 2009 Version 4.00

6) Produit

a) Description du produit (date de lancement, qualification,normes, dossier de référence, niveau de risque...),

b) Conception (codes utilisés, choix technologiques…),

c) Processus mis en oeuvre pour la réalisation du produit,

d) Essais, / chantier test,

e) Stockage, maintenance,

f) Sous-traitance,

g) Brevets, licences,

h) Retour d'expérience, amélioration du produit,

i) Suivi du projet, Maîtrise des délais…


3409 jan 2009 Version 4.00

Exemple 1 de tableau de bord et de typologie des

indicateurs du processus « achat et

approvisionnement »

Activité du service

Coûts d’acquisition

Crédit fournisseur en jours

Commande et réception des produits

Variation par rapport aux prévisions

Respects des délais

Autres indicateurs possibles

ISO FDX 50-128 Lignes directrices … Annexe C Exemples d’indicateurs

3509 jan 2009 Version 4.00

3609 jan 2009 Version 4.00

Autres normes utiles FDX 50-171 (Juin 2000) Indicateurs et tableaux

de bord

FDX 50-172 (Mars 1999) Enquête de satisfaction

client

FD ISO 1002 (Déc 2004) Satisfaction des

clients : Lignes Directrices pour le traitement des

réclamations dans les organismes

NF EN ISO 19011(Déc 2002) Lignes directrices

pour l'audit des systèmes de management de la

qualité et/ou de management environnemental

3709 jan 2009 Version 4.00

Formulaires et outils Qualité AFNOR Décembre 2004

Processus d’achat

Expression du besoin d’achat

Evaluation et sélection des fournisseurs

Consultation et choix des fournisseurs

Rédaction et négociation du contrat d’achat

Diffusion des documents d’achats

Suivi de contrat et de commande

Réception du produit acheté

Traitement des réclamations fournisseurs

Règlement de facture fournisseur

Procédures et instruction du processus achat

3809 jan 2009 Version 4.00


Evaluation et sélection des fournisseurs

Grille d’évaluation des performances fournisseur

Performances qualité

Nbr articles livrés, nbr non-conformes, nbr réclamations

justifiées, délai moyen de traitement des réclamations, taux

de récurrence des réclamations, engagement ppm du

fournisseur

Performances logistiques

Nbr cde livrées, nbr livrées en retard, délai de prévenance,

taux de service moyen

Performances économiques

Montants réglés, surcouts liés au fournisseur, taux de

remise

Conclusion

Suite à donner à cette évaluation

3909 jan 2009 Version 4.00


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