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ACCORDS BILATERAUX CH – UE / EFTAEN VIGUEUR DEPUIS LE 1ER JUIN 2002

Les accords bilatéraux CH – UE sonten vigueur depuis le 1er juin 2002.L’accord sur la libre circulation despersonnes est l’un des sept dossiersentré en application l’année derniè-re. Il concerne les citoyens suisses,de l’UE et (par un accord indépen-dant) les citoyens de l’associationeuropéenne de libre échange (EFTA).Il règle par exemple la reconnais-sance des diplômes (ce sujet ne serapas abordé dans cet article), etc.

Un aperçu des problèmes posés par le nouvel accord sur la libre circulation des personnes en Suisse et les répercussions possibles sur la comptabilité des salaires

Autorisations de travail et de séjourSuite à l’entrée en vigueur des accordsbilatéraux, le dossier des autorisations detravail en Suisse pour les citoyens EU /EFTA semble poser peu de problème.Finalement, les accords sur la libre circula-tion des personnes simplifient en grandepartie la situation.

Assurances sociales et impôtsQuelles sont cependant les répercussionssur les assurances sociales, les impôts etsur la mise en application dans les logi-ciels de comptabilité des salaires? Sebasant sur diverses rencontres, entretiens,workshops, révisions de la gestion salaria-le dans des entreprises et contacts avecles administrations, nous constatons quepeu de personnes se sentent directementconcernées par ces répercussions.

En principe, chaque entreprise peut être concernée en Suisse –également les PMESeules ne sont pas concernées, les entre-prises employant uniquement des citoyenssuisses ou des étrangers ayant une autori-sation d’établissement. Ces étrangers nedoivent exercer aucune autre activité dansun pays de l’UE ou de L’EFTA. Ils ne doi-vent pas être domiciliés à l’étranger ainsiqu’aucun membre de leur famille. Ces ent-reprises ne doivent envoyer aucun colla-borateur à l’étranger ou faire venir descollaborateurs étrangers en Suisse (parcollaborateur, on entend également lesmembres de la direction et du conseild’administration).

Outre les entreprises internationales, nousconseillons en particulier les entreprisesimplantées près des frontières et employ-ant des frontaliers de se préoccuperintensément du sujet et de se protéger leplus possible contre les conséquencesd’une mauvaise appréciation de la situati-on. Les gérants, directeurs et membres desconseils d’administration d’entreprisessuisses implantées à l’étranger pourraientégalement être concernés par ces nou-veautés.

POURQUOI DE TELS CHANGEMENTS?Assurances socialesLa nouvelle réglementation dans les paysde l’EU / EFTA oblige les personnes à êtrecouvertes uniquement par le système d’as-surances sociales d’un pays. Naturelle-ment, il existe diverses exceptions et casspéciaux. Les règles concernant la protec-tion sociale sont multiples. L’exemple sui-vant devrait mettre en évidence le problè-me d’une personne active dépendante:

Auparavant, lorsqu’un citoyen autrichiendomicilié en Autriche travaillait dans deuxentreprises, l’une implantée en Vorarlberget l’autre en Suisse (par ex. avec un emploià 50% dans chacune), ces deux entrepri-

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ses étaient obligées de prendre en compteles assurances sociales de leur pays. Cetautrichien payait donc des cotisations enAutriche pour son activité sur le territoireautrichien et en Suisse pour son activitésur le territoire suisse.

Depuis juin 2002, ce salarié est couvertuniquement par le système social autrichi-en. De ce fait, l’entreprise suisse n’est plusobligée de verser des cotisations socialesen Suisse. L’employeur suisse doit mainte-nant décider s’il veut payer lui-même le décompte de l’assurance sociale autri-chienne ou s’il délègue le tout à l’em-ployé. Dans ce dernier cas, il ne fait aucune retenue sur le salaire de l’employé etlui paie en plus les cotisations employeur,selon le droit autrichien. Dans cet exem-ple, sont comprises dans les assurancessociales, non seulement l’AVS / AI / APG etl’AC, mais également la LPP, la LAA, lacaisse maladie et les allocations familiales(énumération non exhaustive). Par contre,l’indemnité journalière de maladie – facul-tative en Suisse – n’est pas directementconcernée mais indirectement.

Si le citoyen autrichien arrête son activitéprofessionnelle en Autriche et ne travailleplus que pour l’employeur suisse, les coti-sations AVS / AI / AC / APG / LPP et LAAsont à nouveau à prendre en compte enSuisse. En ce qui concerne la caisse mala-die et les allocations familiales, la situati-on personnelle de l’employé peut faire ensorte que l’Autriche paie les allocationsfamiliales et que la caisse maladie resteégalement en Autriche.

Il faut noter qu’une deuxième activité pro-fessionnelle d’un frontalier dans le paysoù il est domicilié lui permet d’être déjàcouvert par les assurances sociales de sonpays.

Impôts à la sourceLa nouvelle autorisation UE pour les fron-taliers permet ,entre autre, que le retourau domicile ne se fasse plus que de façonhebdomadaire. En principe, les impôts nesont pas concernés par les accordsbilatéraux. Les conventions de doubleimposition avec les pays environnants pré-cisent que les frontaliers doivent rentrerchez eux quotidiennement. Si le frontalierprend maintenant une chambre et ne ren-tre qu’une fois par semaine chez lui, l’em-ployeur suisse devrait partir du principequ’il ne doit plus utiliser le tarif frontaliermais le tarif normal de l’impôt à la source.Cependant, d’autres explications doiventêtre détaillées, ce qui ne sera pas le cas ici.Pour une personne considérée commefrontalière par une région, qui auparavantn’était pas dans la zone frontalière (parex. un salarié habitant Mulhouse et tra-vaillant à Zürich), le tarif normal de l’impôtà la source doit toujours être utilisé, mêmelorsque ce salarié retourne tous les soirschez lui.

IMPROVISER? AVEC QUELLESCONSEQUENCES!Si une entreprise ne se soucie pas encorebeaucoup des accords sur la libre circula-tion des personnes, son ignorance peutavoir de graves conséquences! Celles-cipeuvent aller du simple surplus de travailadministratif jusqu’au paiement d’indem-nités (à hauteur du million dans le pire descas).

Exemples:Le paiement en double ou erronée desallocations familiales peut être récla-mé, également de façon rétroactive,par un salarié pour une période définie.Il faut étudier les cas individuellementpour savoir jusqu’à quel point les récla-mations de ce genre sont encore possi-bles après le départ d’un employé.

Selon la situation, un employé peut neplus souscrire d’assurances socialessuisses obligatoires. L’entreprise ne leremarque pas. Cet employé a un acci-dent de travail provoquant une invali-dité à vie. Ni les assurances socialessuisses, ni les assurances étrangères sesentent concernées par ce cas. L’em-ployé rend son employeur responsabledes conséquences. Si les autorités refu-sent de payer, l’employeur suisse devrapayer le cas échéant une pension d’in-validité à vie.

Un employé n’est plus couvert par lesassurances sociales suisses. L’entreprisele remarque et entreprend les dispositi-ons nécessaires pour que son employésoit obligatoirement et correctementassuré. Mais l’employeur oublie quedes engagements fixes ont été prévusdans le contrat de travail resp. le règle-ment du personnel ou les conventionscollectives de travail. Ces engagementsvont au-delà des dispositions obliga-toires. Si les prestations des assurancesétrangères sont moins intéressantes,l’employé peut se référer aux clausesdes conditions de travail et exiger lepaiement de la différence par l’employ-eur (par ex. continuer à verser 80% dusalaire après un accident du travailpendant 720 jours).

Un frontalier oublie de préciser à sonemployeur qu’il ne rentre chez lui qu’u-ne fois par semaine. L’employeur a prisen compte uniquement les impôts fron-taliers. Cette erreur est découverte lorsd’une révision de l’impôt à la source.Mais comme l’employé a déjà quittél’entreprise, cette dernière devra payerelle-même la différence.

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AVIS AUX EMPLOYEURSPlus d’informationsL’employeur doit maintenant posséderplus d’informations sur ses salariés qu’au-paravant. Selon la taille de l’entreprise, ilest intéressant de procéder à une enquêtepar écrit sous forme de questionnaires,d’e-mail ou via intranet. Des questions im-portantes y seront posées. Pour prévenirles modifications des modalités, les em-ployés seront invités à signaler immédiate-ment au service du personnel les change-ments importants dans leur situation per-sonnelle. Ils devront les confirmer par unesignature. Si l’employeur souhaite êtreparticulièrement bien couvert, il doit ren-ouveler cette enquête chaque année. Il estrecommandé de demander également cesinformations supplémentaires lors de nou-velles embauches. Il sera peut-être néces-saire d’adapter les fiches existantes de labase des employés et d’ouvrir de nou-veaux champs dans le programme dessalaires pour une meilleure transparence.

Les exemples suivants (non exhaustifs) ensont l’illustration:

La nationalité de l’actif peut être déter-minante pour savoir à quel montant estfixé l’allocation pour un enfant à l’é-tranger.

L’activité professionnelle du partenairedétermine, le cas échéant, dans quelpays l’allocation familiale sera verséeet dans quel pays la différence d’allo-cation sera payée.

L’activité professionnelle du partenaire,la nationalité et le pays de domicile dela famille détermine si les membresinactifs de la famille doivent être égale-ment pris en charge par les assurancesmaladie suisses.

Pour définir correctement le taux d’im-pôt à la source, le lieu / canton où unfrontalier séjourne la semaine et sonpays de résidence sont des informati-ons importantes pour la fixation dutaux de l’impôt à la source. Il fautsavoir que, dans tous les cas, ce taux nepeut plus se baser sur la définition juri-dique des autorisations d’un frontalier.Les définitions juridiques des impôts etdes assurances sociales d’un frontalierpeuvent également différer.

Un emploi à domicile ou d’autres acti-vités peuvent avoir pour conséquencequ’un employé, domicilié à l’étranger,ne puisse plus être assuré en Suissemalgré son activité professionnelle surle territoire helvétique.

REPERCUSSIONS SUR LE LOGICIELDES SALAIRES Les accords sur la libre circulation des per-sonnes ont différentes répercussions, pourles entreprises concernées, sur le traite-ment des salaires et donc sur le logicieldes salaires utilisé.

Type d’autorisationDistinction entre les “anciennes“ auto-risations selon l’OLE (ordonnance limi-tant le nombre d’étrangers) et les auto-risation UE / EFTA en ce qui concerneles allocations familiales (variation pos-sible d’un canton à l’autre):• Informations détaillées sur les allo-

cations familiales: Il est conseillé de disposer de ces informations dans le système, même si aucune allocation familiale ne peut être payée en Suisse.- Nationalité de l’employé- Pays où sont domiciliés les

enfants- Domicile du partenaire- Activité professionnelle du

partenaire- Champ oui / non pour savoir si un

droit régulier pour une allocation existe en Suisse

- Champ / remarque ou montant concernant la différence d’allocation en Suisse (1fois par an)

• Une réflexion s’impose au niveau descomposants de salaire «allocations familiales» existants. Tous les cas ne peuvent plus être calculés automa-tiquement selon une table, sans uneadaptation.

• Répercussions possibles sur la pré-sentation du décompte des caisses d’allocations familiales.

Impôts à la source (selon les dispositi-ons cantonales)• De plus amples informations sont

nécessaires pour l’impôt à la source.Un frontalier ne reçoit plus force-ment le tarif de frontalier. En prin-cipe, avec les champs existants, les définitions manuelles du bon canton de l’impôt à la source, des bons tarifsavec l’indication de la bonne table d’impôt à la source (10,11,12,13) suffisent pour parvenir au montant correct.- Pays du domicile- Lieu du séjour hebdomadaire- Canton du lieu de séjour

hebdomadaire• épercussions possibles sur le présen-

tation du décompte de l’impôt à la source: frontalier avec le tarif nor-mal, frontalier avec le tarif de fronta-lier et employés soumis à l’impôt à lasource avec le tarif normal.

Suppression des composants de salaireavec les montants des assurances so-ciales suisses pour les employés ayantune couverture sociale à l’étranger(individuel selon l’installation de lacomptabilité des salaires).

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Informations concernant le formulaireE1XX valable, avec la date de début etla date de péremption.

Ouverture de composants de salairesupplémentaires pour prendre encompte les déductions étrangères et lesprestations de ces assurances étrangè-res. L’idéal est de séparer ces compo-sants selon le pays de décompte et legenre d’assurances sociales (commeAVS, accident , maladie, etc). Les mon-tants en devises étrangères devrontêtre convertis tous les mois selon lecours actuel en francs suisses.

Il faut renoncer à la représentation dusystème étranger d’assurances socialesavec ses bases, ses limites et ses for-mules dans la comptabilité des salairessuisse. Nous vous conseillons de prépa-rer les déductions soit à l’aide d’unprovider externe (par ex. PwC) soit, sivous disposez des connaissances suffi-santes, séparément avec une feuilleExcel. Vous pourrez ensuite transférerles montants finaux dans la comptabi-lité des salaires suisse.

Prise en compte fiscale, dans le salairebrut, des contributions patronales se-lon le droit étranger, si ces contribu-tions devaient être compensées enSuisse (par ex. cotisation caisse mala-die).

Nouveaux comptes dans la comptabi-lité financière pour le réglage séparédes dépenses selon le pays de décomp-te et les autorités impliquées.

Répercussions sur la présentation desassurances étrangères sur le certificatde salaire et répercussions sur diversesdéclarations (déclaration AVS, déclara-tion d’accident, assurance maternitéGenève, indemnités journalières pourmaladie, caisse de retraite, etc).

PricewaterhouseCoopers AGFrau Brigitte ZulaufPartnerBeckenhofstrasse 6PostfachCH-8035 ZürichTelefon 01 630 47 47Fax 01 630 47 55

BILANNous nous sommes déjà intéressés defaçon intensive aux problèmes posés parles accords sur la libre circulation des per-sonnes. Avec notre réseau international,nous sommes dans la mesure d’aider lesentreprises au niveau des impôts, des as-surances sociales, des autorisations deséjour, du droit du travail et de répondreaux questions liées à l’informatique. Nouspouvons soutenir les entreprises pour lesaider dans les applications pratiques, etcela dans tous les domaines cités. Avec lacomptabilité des salaires ABACUS, nousavons déjà réussi à installer et à dévelop-per des cas concrets avec obligation dedécompte étranger.

En tant que conseiller, nous avons déjàcréé divers documents complémentaires etdes questionnaires pouvant aider l’entre-prise. Ils vous seront utiles si vous êtesconcernés par les répercussions de cesaccords et vous aideront à résoudre cer-tains cas particuliers. Un contact perma-nent avec les autorités et les administrati-ons en Suisse et à l’étranger, nous permetde trouver ensemble des solutions.

Vous trouverez cette documentation sous:www.pwc.ch/pva

Vous pouvez également posez vos questions grâce à notre adresse e-mail:bilaterale@ch.pwcglobal.com

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