Access Manuel Formateur Lesson 01

8/8/2019 Access Manuel Formateur Lesson 01

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1.1

Prsentation des bases

de donnes la fin de cette leon, vous serez mme

d'effectuer les tches suivantes :

dmarrer Microsoft Access et ouvrir une base de donnes existante ;

parcourir Access ;

ouvrir et fermer une table ;

afficher une table en modes Feuille de donnes et Cration ;

parcourir une table l'aide du pointeur de la souris ;

parcourir une table l'aide du clavier.

Une base de donnes est un ensemble de donnes ou d'informationsorganises en vue de faciliter la recherche et l'extraction de donnesspcifiques. Un annuaire tlphonique est un exemple de base de donnesnon informatise. Il regroupe des noms, des adresses et des numros detlphone rpertoris par ordre alphabtique en fonction du nom de famillepour faciliter la recherche d'informations relatives une personne donne.

Microsoft Access est un systme de gestion de base de donnes (SGBD)qui vous permet de crer et de manipuler des bases de donnes informatises.Un systme de gestion de base de donnes dsigne un groupe de programmesintgrs utiliss pour crer et grer des informations au sein d'une base dedonnes. Les bases de donnes informatises sont bien plus puissantes que lesbases de donnes non informatises (par exemple, un annuaire tlphonique)puisqu'elles permettent aux utilisateurs de rorganiser des donnes et derechercher des informations l'aide de centaines de mthodes diffrentes.Par exemple, si vous aviez la possibilit de stocker un annuaire tlphoniquedans une base de donnes Access, vous pourriez effectuer une recherche enfonction de l'adresse, du prnom ou du numro de tlphone de la personne,et pas simplement son nom.

Prenons un autre exemple pour illustrer les avantages des bases de donnesinformatises et imaginons une socit fictive du nom de Adventure Worksproposant des activits de loisirs dans son complexe de Santa Barbara enCalifornie. Le directeur marketing du centre veut adresser une brochure

dtaillant les activits estivales proposes toutes les personnes ayantsjourn au centre au cours des saisons d't des cinq dernires annes. Si lesenregistrements des personnes ayant visit le centre taient conservs dans leslivres comptables, vous devriez parcourir toutes les pages de ces livres pourcrer la liste des anciens rsidents. En revanche, le recours une base dedonnes informatise vous simplifierait la tche ; la cration de la liste neprendrait que quelques secondes. Si le directeur marketing dcide par la suite

LEON 1

Dure approximative :30 minutes

Le fichier PowerPoint pour cetteleon est intitul 01Understanding Databases . Ilsera dsormais appel ici 01 Understanding .

Affichez les diapositives01 Understanding 1-2, quiprcisent les objectifs de laleon. Prsentez brivement les

points abords dans cetteleon.

Important : Si vous ouvrezun fichier dans Access, unebote de dialogue vous avertitque la scurit du fichier n'estpas garantie. Lorsque Accessaffiche cet avertissement,assurez-vous que le fichierque vous tes sur le pointd'ouvrir vient d'une sourceque vous connaissez. Si cetavertissement apparatlorsque vous essayez d'ouvrirles fichiers d'applicationspratiques d'une leon,cliquez sur Ouvrir pour fairedisparatre le messaged'avertissement et ouvrirle fichier voulu.


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1.2 Introduction aux bases de donnes

d'envoyer une brochure aux clients de la saison d'hiver, une base de donnesinformatise peut crer cette nouvelle liste presque instantanment.


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Leon 1 Prsentation des bases de donnes 1.3

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Pour suivre les procdures de cette leon, vous devrez utiliser un fichier intitulDatabase Fundamentals 01 disponible dans le dossier Practice situ sur votredisque dur. Cette base de donnes gre les informations relatives aux employs,

aux ressources humaines, aux rservations et aux chambres des clients etvisiteurs du complexe fictif Adventure Works.

ConseilPour garantir une compatibilit maximale avec des bases de donnesexistantes, le format par dfaut des nouvelles bases de donnes cresdans Microsoft Access 2002 correspond Access 2000.

Dmarrage de Microsoft Access et

ouverture d'une base de donnesexistantePour dmarrer Microsoft Access, cliquez sur le bouton Dmarrer de la barre destches Windows, pointez sur Programmes, puis cliquez sur Microsoft Access.Tout comme les autres applications Microsoft Office, Microsoft Access est doted'une barre de menus et d'une ou plusieurs barres d'outils prsentes en haut de lafentre, comme l'illustre la figure ci-aprs. Une des nouveauts des programmesMicrosoft Office XP est la prsence du volet Office dvoil droite de la fentre.Dans Access, une version diffrente du volet Office apparat lorsque vousslectionnez l'option Nouveau ou Rechercher du menu Fichier ou cliquez surPresse-papiers Office dans le menu Edition. Vous pouvez choisir de crer une

base de donnes ou d'ouvrir une base de donnes existante partir du voletOffice, de la barre d'outils ou du menu Fichier.

Vous pouvez galementouvrir une base de donnesexistante en recherchant lefichier sur votre disque dur,puis en double-cliquant surson nom. Access et la basede donnes s'ouvrent enmme temps.

Affichez la diapositive 01Understanding 3, Dmarraged'Access et les diapositives 01Understanding 4-5, Ouvertured'une base de donnesexistante.

Dcrivez le volet Office quiapparat dans la partie droite dela figure, une nouvellefonctionnalit Access 2002.


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Si vous avez rcemment utilis la base de donnes que vous souhaitez ouvrir,il se peut que son nom apparaisse dans la partie suprieure du volet Office,sous la section Ouvrir un fichier. Si tel est le cas, cliquez sur le nom du fichier

pour ouvrir la base de donnes. Si votre base de donnes ne figure pas dans laliste des fichiers tout rcemment ouverts, cliquez sur le lien Autres fichiers enbas de la liste. Les options de la bote de dialogue qui apparat vous permettentde parcourir vos lecteurs la recherche du fichier ouvrir.

Une fois la base de donnes ouverte, une fentre spare, appele fentreBase de donnes , apparat sous la barre de menus et la barre d'outils.Vous pouvez utiliser cette fentre pour parcourir Access.

Dans cet exercice, vous allez dmarrer Microsoft Access et ouvrir la basede donnes Database Fundamentals 01.

1 Dans la barre des tches Windows, cliquez sur le bouton Dmarrer.

2 Dans le menu Dmarrer, pointez sur Programmes, puis cliquezsur Microsoft Access.

3 Access dmarre et le volet Office apparat droite de l'cran.

4 Cliquez sur le lien Autres fichiers en haut du volet Office. La botede dialogue Ouvrir apparat.

5 Cliquez sur la flche vers le bas en regard de l'option Regarderdans, cliquez sur l'icne de votre disque dur, puis double-cliquezsur le dossier Unlimited Potential.

6 Double-cliquez sur le dossier Practice. La bote de dialogue Ouvriraffiche une liste des fichiers stocks dans le dossier Practice ; lefichier Database Fundamentals 01 est dj slectionn.

7 Cliquez sur Ouvrir.La fentre Base de donnes du fichier Database Fundamentals 01apparat.

En ouvrant une base dedonnes Access 2002,il est possible que vousvoyiez apparatre un cran

d'introduction, appel image de dmarrage .Fermez cet cran. Un crande Menu Gnral peutapparatre ensuite. La fentreBase de donnes s'affiche sivous fermez cet cran.

Si Access est dj ouvert,

vous pouvez ouvrir une basede donnes existante encliquant sur le bouton Ouvrirdans la barre d'outils Base dedonnes, puis en parcourantle systme pour slectionnerle fichier recherch.

Les tapes dcrites pourl'ouverture des fichiersd'applications pratiquesprennent l'hypothseque le dossier Practice setrouve sur le disque dur dustagiaire. S'il a t install un

autre emplacement, adaptez enconsquence les instructions del'tape 6.


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propos du Compagnon OfficeLe Compagnon Office est un personnage anim qui vous permet de trouverdes rponses aux questions que vous vous posez peut-tre sur Access.Le Compagnon Office apparat lors du premier dmarrage de Microsoft Access.Vous pouvez l'afficher tout moment en cliquant sur Afficher le CompagnonOffice dans le menu ? (Aide). Lorsque vous avez besoin d'aide pour unefonctionnalit en particulier, posez une question prcise au Compagnon Office.Une liste de plusieurs rponses possibles s'affiche alors.

Le Compagnon Office est prsent dans tous les programmes Microsoft Officemais les rponses qu'il apporte concernent spcifiquement le programmeque vous utilisez au moment de poser votre question. Par exemple, si vous

travaillez dans Access et posez une question au Compagnon Office, la rponsedonne concernera exclusivement Access. Si vous travaillez dans Word etposez une autre question au Compagnon Office, la rponse renvoyes'appliquera uniquement Word.

Le Compagnon Office affiche des informations d'aide votre demande ; le restedu temps, il s'efforce de ne pas vous gner et s'isole un autre emplacement del'cran s'il apparat dans le champ de votre point d'insertion ou de votre saisie.Vous pouvez le fermer tout moment en cliquant sur Masquer le CompagnonOffice dans le menu ? (Aide).

Navigation dans AccessLorsque vous avez ouvert la base de donnes Database Fundamentals 01 aucours de l'exercice prcdent, la fentre Base de donnes est apparue l'cran.La barre d'outils de la fentre Base de donnes apparat le long de la partiesuprieure de la fentre et dvoile les boutons Ouvrir, Modifier, Nouveau etSupprimer, ainsi que des options l'aide desquelles vous pouvez afficher leslments rpertoris dans la fentre Base de donnes.

La barre Objets et la barre Groupes apparaissent le long du ct gauche de lafentre Base de donnes. La barre Objets intgre d'autres options de la fentreBase de donnes situes sous l'intitul Objets. Le terme gnrique Objetdsigne tous les composants d'une base de donnes Access. La barre Objetsrpertorie les principaux types d'objets qui composent une base de donnesAccess : tables, requtes, formulaires, tats, pages, macros et modules.

Diverses reprsentations

du Compagnon Office voussont proposes. Cliquezavec le bouton droit sur leCompagnon Office, puiscliquez sur Choisir unCompagnon. Vous devrezpeut-tre insrer le CD-ROMMicrosoft Office 2002 ouMicrosoft Access 2002 pourinstaller le Compagnon Officede votre choix.

Affichez la diapositive 01Understanding 6, Utilisation duCompagnon Office.

Affichez la diapositive 01Understanding 7, Navigationdans Access.


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L'lment cl sur lequel tous les autres types d'objets reposent dans Accessest la table. Les tables permettent de stocker les donnes qu'utilisent d'autresobjets en vue d'appliquer des procdures et de raliser diverses activits dansAccess. Une table est forme de champs et d'enregistrements affichs sousforme de lignes et de colonnes, les champs correspondant aux colonnes et lesenregistrements aux lignes. Un champ peut contenir des donnes relatives unepersonne, un lieu, un produit ou service, un vnement ou toute autre entit.

Il peut, par exemple, regrouper tous les noms ou les numros de tlphoneau sein d'une table. Chaque champ d'une table est dot d'un nom de champ,galement appel tiquette , qui apparat en haut de la colonne. Par exemple,dans le cas de notre centre fictif, Adventure Works, un champ contenant tousles noms des clients peut tre appel Nom.

Un ensemble de champs associs constitue un enregistrement. Par exemple : leschamps Prnom, Nom, Adresse, Ville, Dpartement et CodePostal identifiantun client du complexe peuvent former l'enregistrement pour un client unique,comme l'illustre la figure suivante. Dans cette table, l'intersection entre unenregistrement (ligne) et un champ (colonne) forme une cellule.

Pour passer dans la fentreBase de donnes depuisn'importe quelle autrefentre, appuyez sur la

touche F11. La dispositionverticale de la barre Objetsfacilite son utilisation.

Les termes cellule et champpeuvent tre utilissalternativement pour voquerindividuellement un champau sein d'un enregistrement.


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Les tables stockent toutes les informations que renferme une base de donnes.Pour afficher uniquement certains champs et enregistrements au sein d'une basede donnes, vous devez utiliser une requte. Une requte permet d'extraire les

donnes spcifiques d'une ou plusieurs tables selon des critres de recherche.Par exemple; vous pouvez envisager de crer une requte pour la table desrservations du centre Adventure Works en vue de rpertorier uniquement lesenregistrements des personnes ayant effectu une rservation aprs le moisde juin 2000. La requte peut consigner le numro d'identification de chaqueinvit (ou rfrence invit), les dates de rservation, le nombre de personneset le numro de la chambre rserve.

Une autre manire d'afficher les informations d'une base de donnesrside consiste utiliser un formulaire, comme l'illustre la figure ci-aprs.Un formulaire permet d'afficher un seul enregistrement la fois dans unformat spcifi. Vous pouvez galement faire appel des formulaires pour

ajouter de nouvelles informations une base de donnes.

Une prsentation plusdtaille des requtes estfournie dans le cadre de la

leon 4, Cration etutilisation de requtes .

Une prsentation plusdtaille des formulairesest fournie dans le cadrede la leon 5, Crationdun formulaire .


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Si vous souhaitez afficher ou imprimer les donnes d'une table ou d'unerequte, vous pouvez galement crer un tat. Contrairement au formulaire,l'tat peut tre utilis pour l'affichage de plusieurs enregistrements. Bien qu'il

s'apparente une table, l'tat peut adopter des formats de diffrents types pourfaciliter la manipulation des informations et les rendre plus attrayantes quedans le cadre d'une table. Par exemple, vous pouvez crer un tat compos d'untitre mis en forme, d'un en-tte ou d'un pied de page, et d'une prsentation enarrire-plan agrable l'il. Les tats, tout comme les requtes, peuvent trepersonnaliss si vous souhaitez afficher uniquement les donnes issues deschamps spcifiques d'une table, et non de tous les champs.

Outre les tables, les requtes, les tats et les formulaires, la barre Objets dvoileles trois types d'objets suivants :

Pages : un objet page dsigne un raccourci une page d'accsaux donnes au sein d'une base de donnes. Une page d'accs auxdonnes affiche les donnes slectionnes dans une base de donnesmais se prsente sous la forme d'un fichierHTML(Hypertext Markup Language) qu'il est possible d'ouvrir en tantque page Web.

Macros : une macro dsigne une squence d'actions effectuesautomatiquement.

Modules : un module est un programme crit dans MicrosoftVisual Basic ou tout autre langage de programmation.

Lorsque vous cliquez sur l'icne d'un type d'objet particulier dans la barreObjets, Access affiche une liste des noms de tous les objets de ce type prsentsdans la base de donnes (les champs et les enregistrements ne disposent pasde leurs propres icnes puis qu'ils ne sont pas des objets ; ils sont stocksdans des tables qui, elles, sont des objets).

Une prsentation plusdtaille des tats est fourniedans le cadre de la leon 6, Cration dun tat .


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La barre Groupes apparat sous le terme Groupes dans la fentre Base dedonnes. Elle contient un ou plusieurs groupes. Un groupe prsente uneliste de raccourcis diffrents types d'objets au sein de la base de donnes.

Un raccourci permet d'accder, en un clin d'il, un objet stock quelquepart dans la base de donnes. Le raccourci d'un objet est stock dans le groupetandis que l'objet lui-mme est plac dans la liste adquate de la barre Objets.Les groupes vous permettent de conserver ensemble des objets associs dediffrents types. Par exemple, vous pouvez crer un groupe qui contient desraccourcis tous les objets de la base de donnes associs aux clients du centreAdventure Works, notamment la table qui rpertorie les rservations, la requtequi permet d'extraire ces rservations pour la semaine venir et le formulaire l'aide duquel vous pouvez saisir les informations relatives aux nouveauxclients. Dans la barre Groupes, le groupe Favoris cr par dfaut dvoile lesnoms des objets les plus frquemment utiliss de la base de donnes.

Dans cet exercice, vous allez utiliser la barre Objets pour afficher diffrentstypes d'objets figurant dans la base de donnes Database Fundamentals 01.

1 Dans la barre Objets, cliquez sur Tables (si besoin est).Les noms des tables de la base de donnes DatabaseFundamentals 01 apparaissent avec les options Crer une tableen mode Cration, Crer une table l'aide de l'Assistant et Crerune table en entrant des donnes.

2 Dans la barre Objets, cliquez sur Requtes.

Les options Crer une requte en mode Cration et Crer unerequte l'aide de l'Assistant apparaissent. La base de donnesDatabase Fundamentals 01 ne contient aucune requte.

3 Dans la barre Objets, cliquez sur Formulaires.Un nom de formulaire (frmEmployees) apparat avec les optionsCrer un formulaire en mode Cration et Crer un formulaire l'aide de l'Assistant.

4 Dans la barre Objets, cliquez sur tats.Les options Crer un tat en mode Cration et Crer un tat l'aide de l'Assistant apparaissent. La base de donnes DatabaseFundamentals 01 ne contient aucun tat.

5 Dans la barre Objets, cliquez sur Pages.Les options Crer une page d'accs aux donnes en mode Cration,Crer une page d'accs aux donnes l'aide de l'Assistant et

Modifier une page Web existante apparaissent. La base de donnesDatabase Fundamentals 01 ne contient aucune page.

6 Dans la barre Objets, cliquez sur Macros.La base de donnes Database Fundamentals 01 ne contientaucune macro.

7 Dans la barre Objets, cliquez sur Modules.

La barre Groupes contientdes groupes de raccourcis des objets de diffrentstypes.

Vous pouvez utiliser lesraccourcis de la fentre Basede donnes pour crer denouveaux objets l'aided'un Assistant ou en modeCration.

Aucun raccourci ne permetde crer des macros oudes modules.


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La base de donnes Database Fundamentals 01 ne contient aucunmodule.


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propos des conventions de noms

des objetsEn parcourant la base de donnes lors de l'exercice prcdent, vous avez sansdoute remarqu que les noms des objets suivent une convention standard.Les noms de fichiers utiliss dans ce cours sont conformes la conventionLeszynski d'affectation des noms. L'auteur de cette convention, le spcialistede Microsoft Access Stan Leszynski, a dvelopp cette convention en vue deproposer une norme adopter de prfrence lors de l'affectation de noms desobjets de base de donnes. La convention Leszynski facilite galement laconversion d'objets dans des formats utiliss par d'autres systmes de gestion debase de donnes, tout en vitant la perte de donnes ou sans avoir rorganiser

les donnes.Cette convention exige que chaque objet soit identifi en incluant le type d'objetdans le nom de l'objet. De cette manire, vous savez en un clin d'il si l'objet estune table, une requte, un formulaire ou un autre type d'objet. Le tableau suivantidentifie les prfixes de noms utiliss pour chaque type d'objet.

Objet Prfixe

table tbl

formulaire frm

requte qry

tat rpt

La convention Leszynski s'applique galement aux noms de champs, auximages et tous les objets employs dans Access. Nanmoins, seuls lesprfixes rpertoris ci-dessus sont utiliss dans ce manuel. Conformment la convention Leszynski d'affectation des noms :

Les trois premires lettres du nom d'un objet sont en minusculeset identifient le type d'objet.

Le nom qui suit le prfixe de l'objet commence par une lettremajuscule.

L'usage d'espaces dans les noms d'objets est exclu.

Les noms des objets peuvent uniquement tre composs de lettreset de chiffres.


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Prsentation des modes Feuillede donnes et Cration

Chaque objet Access peut prendre deux ou plusieurs modes d'affichage.L'affichage des tables se fait le plus souvent selon un ou deux formats,galement appels modes : le mode Feuille de donnes et le modeCration. Vous pouvez basculer d'un mode l'autre en cliquant sur le boutonAffichage dans les barres d'outils Cration de table et Feuille de donnes detable. Vous pouvez opter pour d'autres modes en cliquant sur la flche versle bas place droite du bouton Affichage, puis en slectionnant un modedans la liste droulante.

Le mode Cration vous permet de concevoir la structure d'une table enchoisissant les champs censs apparatre dans la table, en personnalisant leprocessus de saisie des donnes dans les champs et en dterminant l'apparence

finale des donnes pour les utilisateurs. La base de donnes Adventure Worksinclut la table tblEmployees. Cette table renferme des informations cls surles employs du complexe (notamment leurs adresses et leurs numros detlphone). La prsentation de cette table en mode Cration est la suivante :

La colonne Nom du champ rpertorie les noms des champs de la table.La colonne Type de donnes vous permet de choisir le type de donnes(par exemple, donnes alphabtiques ou numriques) qu'il est possibled'entrer dans un champ. La partie infrieure de la fentre vous permetde dfinir les proprits spcifiques de chaque champ.

Tous les objets Access(tables, requtes, formulaireset tats) peuvent tre ouvertsen mode Cration. Cest lemode gnralement adoptpour leur cration.

L'utilisation du mode Crationpour la cration et lamodification de tables faitl'objet d'une description plusdtaille dans la leon 2, Cration de tables .

Affichez la diapositive 01Understanding 8, Ouvertured'un objet en mode Feuille dedonnes ; la diapositive 01

Understanding 9, Ouvertured'un objet en modeCration ; la diapositive01 Understanding 10,Basculement entre modesFeuille de donnes et Cration.


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Lorsque vous affichez la table en mode Feuille de donnes, les donnes rellesde la table apparaissent. Par exemple, dans la table tblEmployees, les noms dechamps rvls dans la colonne Nom du champ en mode Cration s'affichent

de gauche droite en haut de la table.

Dans cet exercice, vous allez ouvrir la table tblGuests en mode Feuille dedonnes, passer en mode Cration, puis repasser en mode Feuille de donnes.

1 Dans la barre Objets, cliquez sur Tables.

2 Cliquez sur tblGuests.

Access slectionne la table.

3 Dans la barre d'outils de la fentre Base de donnes, cliquez

sur Ouvrir.La table apparat en mode Feuille de donnes.

Les donnes de certainschamps peuvent apparatreen partie coupes, et ceparce que Microsoft Accessn'ajuste pas automatiquementla largeur des colonnes.La modification de la largeurdes colonnes est abordedans la leon 4, Crationet utilisation de requtes .

Pour ouvrir une table en

mode Feuille de donnes,vous pouvez galementdouble-cliquer sur son nom.


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4 Dans la barre d'outils Feuille de donnes de table, cliquez surle bouton Affichage.La table apparat en mode Cration.

5 Dans la barre d'outils Cration de table, cliquez sur le boutonAffichage.La table apparat en mode Feuille de donnes.

Pour ouvrir une table enmode Cration, cliquez sur lenom de la table, puis sur lebouton Modifier dans la barre

doutils de la fentre Base dedonnes. Lorsque vouspassez du mode Feuille dedonnes au mode Crationet inversement, limage dubouton Affichage change etindique sous quel modelobjet doit apparatre aprsavoir cliqu sur le bouton.


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propos des barres d'outilsSelon l'objet affich, la barre d'outils situe en haut de la fentre Access porteun nom diffrent et dvoile des boutons diffrents. Par exemple, lorsque vousutilisez une table en mode Cration, la barre d'outils s'appelle Cration de table.Elle s'appelle Feuille de donnes de table lorsque vous affichez la table enmode Feuille de donnes. Si aucun objet n'est ouvert, la barre d'outils afficheest simplement la barre d'outils Base de donnes.

Pour trouver le nom de la barre d'outils, cliquez avec le bouton droit dessus.Dans le menu qui apparat alors, le nom prcd d'une coche correspondau nom de la barre d'outils.

l'exception de la barre d'outils Base de donnes, toutes les barres d'outilsAccess incluent les boutons Affichage, Enregistrer, Couper, Copier, Colleret Aide sur Microsoft Access. Chaque barre d'outils contient galement

des boutons qui lui sont propres.

Utilisation du pointeur de la sourispour naviguer en mode Feuillede donnes

Un grand nombre de bases de donnes contiennent des tables de tailleimportante qui, une fois ouvertes, ne tiennent pas sur l'cran. Par exemple,lorsque vous avez ouvert la table tblGuests au cours du dernier exercice, seulesles informations relatives aux 25 premiers clients enregistrs sont apparues

sur votre cran en fonction de la taille de votre moniteur et de votre fentred'affichage. Pour afficher le dernier enregistrement (soit le numro 49), vousavez d peut-tre parcourir la table vers le bas pour visualiser l'enregistrementen question sur votre cran. Pour modifier et afficher toutes les donnes d'unebase de donnes, vous devez savoir comment vous dplacer au sein d'une table.

Pour ouvrir ou fermer unebarre doutils, cliquez avec lebouton droit sur une barredoutils, puis cliquez sur lenom de la barre doutils que

vous souhaitez ouvrir oufermer dans le menu quisaffiche.

Affichez la diapositive 01Understanding 11, Navigationen mode Feuille de donnes.


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En mode Feuille de donnes, vous pouvez slectionner une cellule l'aide dupointeur de la souris et la modifier simplement en cliquant sur cette cellule.L'utilisation du pointeur de la souris est souvent le moyen le plus rapide pour

accder la cellule que vous souhaitez modifier si cette cellule est visible l'cranet n'est pas proche de la cellule actuellement slectionne. Vous pouvez galementutiliser le pointeur de la souris avec les barres de dfilement pour accder desparties de la table non visibles l'cran. Vous pouvez soit faire glisser les casesdes barres de dfilement, soit cliquer sur les flches de dfilement.

ConseilEn mode Feuille de donnes, Microsoft Access prend en charge deuxmodes d'affichage pour les tables : le mode Modification et le modeNavigation. Lorsque vous ouvrez une table, elle s'ouvre en modeNavigation. Ce mode vous permet de naviguer dans la table et facilitela visualisation des donnes. Lorsque vous slectionnez les donnesd'une cellule toute entire, Access travaille en mode Navigation. Le modeModification, comme son nom l'indique, vous permet de parcourir unecellule et de modifier chaque caractre qu'elle contient. Ds qu'unpoint d'insertion clignotant apparat dans la cellule, c'est le signe queMicrosoft Access travaille en mode Modification. Pour passer du modeNavigation au mode Modification et inversement, appuyez sur la touche F2.

Un autre moyen de dplacement dans une table est l'utilisation des boutonsde navigation disponibles dans l'angle infrieur gauche de la table.

Ces boutons de navigation sont dcrits dans le tableau ci-dessous.

Cliquez sur le bouton Pour slectionner l'lment suivant

Premier enregistrement Premier enregistrement d'une table.

Enregistrement prcdent Enregistrement prcdent (par exemple, pourpasser du dixime au neuvime enregistrement).

Enregistrement suivant Enregistrement suivant (par exemple, pourpasser du dixime au onzime enregistrement).

Dernier enregistrement Dernier enregistrement d'une table.

Nouvel enregistrement Premier enregistrement vide aprs le dernierenregistrement de la table et dans lequel vouspouvez entrer un nouvel enregistrement.

Le nombre d'enregistrementsqu'il est possible d'afficherest fonction de la taille devotre moniteur, de la

rsolution de votre cranet de la taille de la fentrede la table. Un moniteur15 pouces d'une rsolution800 600 peut afficherenviron 25 enregistrements.


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Qui plus est, la saisie d'un chiffre dans le champ Enregistrement spcifiquepermet de dplacer le point d'insertion vers l'enregistrement concern.Par exemple, si vous tapez le chiffre 5, le point d'insertion passe au cinquime

enregistrement. Cette mthode peut s'avrer utile dans le cadre de tablesvolumineuses lorsque vous ne souhaitez pas perdre votre temps cliquersur des boutons pour accder l'enregistrement recherch.

Dans cet exercice, vous allez slectionner une cellule dans la table tblGuests l'aide du pointeur de la souris, puis utilisez les boutons de navigation etles barres de dfilement pour accder diffrents emplacements de la table.

1 Dans le champ Adresse du premier enregistrement, cliquezsur1000et Jefferson.Le point d'insertion apparat dans le champ

2 Dans la barre de dfilement, droite de la table, faites dfiler

la case de dfilement vers le bas jusqu' ce que l'enregistrementKim Ralls (rfrence 49) soit visible.

3 Dans le champ Prnom, cliquez aprs le mot Kim.Le point d'insertion apparat la suite du mot Kim.

4 Si besoin est, dans la barre de dfilement, en bas de la table,cliquez sur la flche de dfilement oriente vers la droite jusqu'ce que le champ ListePublipostage soit visible.La table dfile vers la droite.

Le nombre totald'enregistrements dansla table apparat droitedes boutons de navigation.La table illustre ici contient49 enregistrements.

Vous pouvez dplacer lepoint d'insertion vers lechamp Enregistrementspcifique en appuyantsur la touche F5.


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5 Dans la barre de dfilement, en bas de la table, cliquez sur la flchede dfilement oriente vers la gauche jusqu' ce que le champRfInvit apparaisse.

La table dfile vers la gauche.6 Dans le champ RfInvit, cliquez sur l'enregistrement de Kim Ralls.

Le point d'insertion apparat avant le numro 49.

7 Cliquez dans le champ Enregistrement spcifique, supprimezle numro existant, tapez 35, puis appuyez sur la touche Entre.Access slectionne le champ RfInvit correspondant au numrod'enregistrement 35.

8 Cliquez sur le bouton Enregistrement prcdent.Access slectionne le champ RfInvit correspondant au numro

d'enregistrement 34.

9 Cliquez sur le bouton Enregistrement suivant.

Access slectionne le champ RfInvit correspondant au numrod'enregistrement 35.

10 Cliquez sur le bouton Dernier enregistrement.Access slectionne le champ RfInvit correspondant au numrod'enregistrement 49.

11 Cliquez sur le bouton Premier enregistrement.Access slectionne le champ RfInvit correspondant au numrod'enregistrement 1.

Dans la table tblInvits,les enregistrements sonttris dans un ordre squentielen fonction du champRfInvit. Ainsi, lorsque voustapez 35 dans le champ dunumro d'enregistrement,l'enregistrement slectionncorrespond la rfrenceinvit 35. Mais si la tabletait trie d'une manirediffrente, le numrodenregistrement 35 necontiendrait sans doutepas la rfrence invit 35.Il pourrait, par exemple,afficher la rfrenceinvit B206.

Notez que le champ RfInvitreste le champ slectionn mesure que vous vousdplacez d'un enregistrement

un autre l'aide desboutons de navigation.


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Utilisation du clavier pour navigueren mode Feuille de donnes

Vous pouvez utiliser le clavier pour vous dplacer au sein d'une table enappuyant sur les touches de raccourci de votre clavier. Une fois familiarisavec les touches de raccourci, vous constaterez que cette approche peuts'avrer plus efficace que l'utilisation de la souris.

Vous pouvez utiliser les touches de raccourci suivantes pour vous dplacerdans une table.

Appuyez sur Pour passer

Tab Au champ suivant de l'enregistrement en cours.

Entre Au champ suivant.

Pg. prc Un niveau prcdent de l'cran en slectionnantun enregistrement plus haut dans la table.

Pg. suiv Un niveau suivant de l'cran en slectionnantun enregistrement plus bas dans la table.

Droite Au champ suivant de l'enregistrement en cours.

Gauche Au champ prcdent.

Bas l'enregistrement suivant.

Haut l'enregistrement prcdent.

Origine Au premier champ de l'enregistrement en cours.Fin Au dernier champ de l'enregistrement en cours.

Ctrl+Bas Au dernier enregistrement du champ en cours.

Ctrl+Haut Au premier enregistrement du champ en cours.

Ctrl+Origine Au premier champ du premier enregistrement.

Ctrl+Pg. suiv Vers la droite de l'cran en slectionnant un champplus droite de la table.

Ctrl+Pg. prc Vers la gauche de l'cran en slectionnant un champplus gauche de la table.

Ctrl+Fin Au dernier champ du dernier enregistrement.

Maj+Tab Au champ prcdent.

Pour utiliser descombinaisons de touches,telles que Maj+Tab ouCtrl+Origine, vous devezmaintenir la premire toucheenfonce et appuyer surla deuxime.

Affichez la diapositive 01Understanding 11, Navigationen mode Feuille de donnes.


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Dans cet exercice, vous allez vous dplacer dans la table tblGuests l'aide destouches de raccourci.

1 Aprs avoir slectionn le champ RfInvit du premier

enregistrement, appuyez sur la touche Tab.Access slectionne le champ Prnom du premier enregistrement.

2 Appuyez sur la touche Entre.Access slectionne le champ Nom du premier enregistrement.

3 Appuyez sur la touche Pg. suiv.La table dfile d'un cran vers le bas forant Access slectionnerun enregistrement plus bas dans la table.

4 Appuyez sur la touche Pg. prc.La table bouge d'un cran vers le haut forant Access slectionnerle premier enregistrement.

5 Appuyez sur la touche Droite.Access slectionne le champ Adresse du premier enregistrement.

6 Appuyez sur la touche Gauche.

Access slectionne le champ Nom du premier enregistrement.

7 Appuyez sur les touches Maj+Tab.Access slectionne le champ Prnom du premier enregistrement.

8 Appuyez sur la touche Bas.

Access slectionne le champ Prnom du deuxime enregistrement.

9 Appuyez sur la touche Haut.Access slectionne le champ Prnom du premier enregistrement.

10 Appuyez sur la touche Fin.

Access slectionne le champ ListePublipostage du premierenregistrement.

11 Appuyez sur la touche Origine.Access slectionne le champ RfInvit du premier enregistrement.

12 Appuyez sur les touches Ctrl+Fin.Access slectionne le champ ListePublipostage du dernierenregistrement.

13 Appuyez sur les touches Ctrl+Origine.

Access slectionne le champ RfInvit du premier enregistrement.Vous pouvez galement fermer une table en cliquant sur Fermerdans le menu Fichier.

14 Cliquez sur le bouton Fermer dans l'angle suprieur droit dela table tblGuests.La table se ferme.

Notez que le mme champ(le champ Nom) restele champ slectionn mesure que vous appuyezsur la touche Pg. suiv,puis Pg. prc.

Lorsque vous slectionnezun champ dot d'une case cocher, la case cocherest enrichie d'une coche.

L'enregistrement slectionnlorsque vous appuyez sur Pg.suiv dpend de la taille del'cran et de sa rsolution.

Affichez la diapositive 01

Understanding 12,Fermeture d'un objet.


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propos des bases de donnes

relationnellesMicrosoft Access est une application de base de donnes relationnelle.Les bases de donnes relationnelles vous permettent de combiner des donnesissues de diffrentes tables. Une relation entre plusieurs tables est tablie enreliant le nom du champ d'une table avec le nom d'un champ d'une ou plusieursautre tables.

Du fait que les informations peuvent tre stockes dans une seule et mmetable, au lieu de plusieurs tables, les bases de donnes relationnelles prsententde nombreux avantages. Elles permettent notamment de rduire le temps desaisie des donnes et la quantit d'espace disque requise. Leur mise jour est

galement plus rapide puisque les informations incorrectes ou obsoltes sontobligatoirement corriges dans une table et non dans plusieurs.

Synthse de la leonAu cours de cette leon, vous avez appris dmarrer Microsoft Access,ouvrir une base de donnes existante, parcourir la fentre Base de donnes,ouvrir et fermer une table et vous dplacer dans une table.

Si vous envisagez de passer la leon suivante :

Cliquez sur le bouton Fermer dans l'angle suprieur droit

de la fentre Base de donnes.La base de donnes Database Fundamentals 01 se ferme.

Si vous ne souhaitez pas passer la leon suivante :

Pour quitter Microsoft Access pour le moment, cliquez sur le boutonFermer dans l'angle suprieur droit de la fentre Access.

Access et la base de donnes Database Fundamentals 01 seferment.

Questionnaire rapide1 Quelle mthode vous permet de passer diffrents objets dans

une base de donnes ?

2 Quelle est la procdure de dmarrage de Microsoft Access ?

3 Qu'est-ce que le Compagnon Office ?

4 Pourquoi les tables constituent-elles l'lment cl sur lequelreposent tous les autres objets de base de donnes ?

5 En quoi la possibilit de lier des tables dans une base de donnesrelationnelle constitue-t-elle un avantage ?

Si vous avez prvu defaire faire les exercicesRassemblement desconnaissances aux stagiaires,ne leur demandez pasd'effectuer ces tapes tant qu'ilsn'ont pas termin les exercices.


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6 Quelles sont les trois mthodes qui vous permettent de parcourirune table dans Access ?

7 Comment pouvez-vous afficher une liste de tous les noms

des formulaires d'une base de donnes Access ?8 Quels sont les deux modes disponibles en mode Feuille de

donnes et en quoi diffrent-ils ?

9 Comment ouvrez-vous une table en mode Cration ?

10 Comment modifiez-vous le mode d'affichage d'une table pourpasser du mode Cration au mode Feuille de donnes ?

Rassemblement des connaissancesExercice 1 : Dans la barre Objets, cliquez sur Formulaires, puis ouvrezfrmEmployees. Demandez au Compagnon Office Quelles sont les nouveauts

de Microsoft Access 2002 ?, fermez le Compagnon Office, puis le formulairefrmEmployees.

Exercice 2 : Dans la barre Objets, cliquez sur Tables, puis ouvreztblEmployees. Consultez la table en mode Cration, puis en mode Feuillede donnes. l'aide des touches de raccourci, accdez au dernier champdu dernier enregistrement. Passez au 18me enregistrement en le saisissantdans le champ Enregistrement spcifique. l'aide des touches de raccourci,placez-vous dans le champ RfEmploy du 18me enregistrement. l'aide desboutons de navigation, passez au premier enregistrement, puis fermez la table.

Exercice 3 : Dans la barre Objets, cliquez sur Tables, puis ouvreztblReservations. Consultez la table en mode Cration, puis en mode Feuille dedonnes. Selon vous, aprs avoir examin les champs dfinis pour cette table,quels autres champs peuvent s'y avrer utiles ? Pensez-vous que des champspeuvent tre supprims de cette table sans risquer de nuire au fonctionnementdu centre de loisirs Adventure Works ?

Exercice 4 : Dans la barre Objets, cliquez sur Tables, puis ouvreztblReservations. Consultez la table en mode Feuille de donnes. Appuyezsur la touche F11 pour accder la fentre Base de donnes, puis cliquezsur la table tblSuites pour ouvrir cette dernire. Consultez cette table en modeFeuille de donnes. Puisque Microsoft Access est une base de donnesrelationnelle, il est possible de lier une table une autre. Quel(s) champ(s)utiliseriez-vous pour lier la table tblSuites la table tblReservations en vue de

crer une relation entre ces deux tables ?Exercice 5 : Cette leon vous a prsent la manire dont vous pouvez activeret dsactiver les barres d'outils. Pour quelles raisons envisageriez-vous dedsactiver une barre d'outils en cours d'affichage ?

Access Manuel Formateur Lesson 01

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