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Access Initiation romainTutoriel

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Access Initiation

Rôle d'Access L'objectif premier d'une base de données (BD) est de stocker et d'exploiter les informations. Access permet de faire des BD bureautique qui tiennent dans un fichier.

Un fichier Access contient des objets.

• Tables • Requêtes • Formulaires • Etats

• Pages • Macros • Modules

On peut travailler sur les comptoirs pour se faire la main. C'est une BD exemple fournie par Microsoft.

Vocabulaire

Les colonnes sont des champs (Code Client, Société, Contact…)

Les lignes sont des enregistrements



En bas de l'écran, dans les tables, les requêtes et les formulaires se trouve le défileur d'enregistrement.

Dans l'ordre, 1er, précédent, N°Ligne, Suivant, Dernier, Nouveau.

Bouton Nouveau

Enregistrement sélectionné

Enregistrement en cours de modification

On valide en passant à un autre enregistrement, on abandonne en faisant Echap.

Rôle des objets

Les tables ...................... Stocker les données (Saisie, modification, suppression, tris, filtres, impressions)

Les requêtes .................. Interroger les données, faire des extractions, trier, calculer (saisie, modification, supprimer, imprimer). Attention, les données visibles dans les requêtes peuvent modifier les données de la table.

...................................... Administrer la base, modifier, créer, ajouter, supprimer des enregistrements.

Les formulaires ............. Interface de saisie, ils permettent de saisir avec convivialité. (Imprimer, filtrer, trier, calculer).

Les états ........................ Aperçus avant impression, Imprimer les données

Les Pages ...................... Afficher, exploiter les données dans des pages Web

Les macros .................... Automatiser les tâches (si je ne sais pas développer)

Les modules .................. Programmation (Visual Basic)



Les dépendances d'objets

Exemple, ma table clients stocke tous les clients. Je veux imprimer les clients de Lyon. Il faut d'abord créer une requête qui extrait tous les clients de Lyon. Ensuite, pour imprimer, je fais un état qui se base sur cette requête.

Si je modifie les données dans le formulaire (mode affichage), comme les données sont stockées dans la table, je modifie en réalité les données stockées dans la table.

Les différents modes

Lors de la construction des objets et lors de leurs exploitations, on n'utilise la même mode de travail.

Le mode création Pour créer, modifier l'objet. Le mode création s'enregistre.

Le mode affichage Pour exploiter les données. Pas besoin d'enregistrer.

Equerre pour aller dans le mode création Bouton au même endroit pour repasser en mode affichage

Table

Créer les champs

Tables

Requêtes

Formulaires

Etats



Requête

Pour poser la question

Formulaire

Créer la présentation, l'interface.

Etat

Créer la mise en page



L'analyse – Le modèle relationnel Une BD se construit d'abord par la réflexion sur le papier. On voit l'analyse de la base sur Access en cliquant sur ou sur le menu Outils – Relations.

Exemple : Gestion des absences Etape 1 – La réflexion

• Identifier le besoin, écrire tout ce que la base doit faire.

o Identifier les questions car on fait une base souvent à cause d'un besoin de réponse, de clarté dans le système d'informations. Dans Access, ça deviendra les requêtes.

o Du coup, on identifie en parallèle, les besoins de famille d'informations qui deviendront les tables.

• Exemple : Familles des employés, des motifs, des absences • Exemple : Questions

o Compter le Nb d'absence par personnes, classer les absences par motifs par personne, définir les employés les plus absents, les moins absents, définir les motifs les plus fréquents, les périodes où il y a le plus d'absences, durée moyenne d'absence par personne…

Etape n°2 – Identifier les champs par famille

Employés : Nom, prénom, date de naissance, adresse, code postal, ville, pays, téléphone, fonction, matricule, date embauche, diplôme(s) (éventuellement table diplôme ou champ



d'observation sur les diplômes, nb enfant(s), état civil, véhiculé, type de contrat (table contrat), sexe, titre…

Motifs : Motif

Absences : Date début, date fin, demande préalable, justifiée, remplacement, demi journée

Etape n°3 – Dessiner les tables (au papier)

Identifier les clés primaires

Une clé est un champ qui a un rôle très spécifique. Dans ce champ il ne peut pas y avoir de doublons. Chaque table doit avoir une clé primaire ! Une clé est un identifiant.

Dans certaines tables la clé primaire n'a qu'un rôle d'identifiant. Elle n'a pas forcément une signification.

Nom Prénom Titre Sexe Adresse CP Ville Téléphone Date Naissance Date Entrée Fonction

EMPLOYES

Date Début Date Fin Justifée

ABSENCES

Motif

MOTIFS



Identifier les relations directes

Une relation entre 2 tables permet de faire communiquer ces 2 tables.

• On se pose la question de savoir si entre la table A et la table B il y a une relation directe ?

• On se pose la question de savoir si entre la table A et la table C il y a une relation directe ?

• On se pose la question de savoir si entre la table B et la table C il y a une relation directe ?

On se pose la question pour chaque combinaison possible.

Employés Absences Oui

Employés Motifs Non

Absences Motifs Oui

Au final, tout doit être relié. Je peux passer d'une table à un autre à travers l'ensemble des relations. Il ne doit pas y avoir de tables isolées.

Matricule Nom Prénom Titre Sexe Adresse CP Ville Téléphone Mail Date Naissance Date Entrée Fonction Service

EMPLOYES

N°Absence Date Début Date Fin Justifée

ABSENCES

N° Motif Motif

MOTIFS



Identifier le sens de circulation dans les relations

Par exemple, on a un lien direct entre employés et absences, je me pose la question de savoir si ce sont les employés qui sont absents ou les absences qui sont employés.

2 questions magiques pour chaque relation.

Pour 1 enregistrement de la Table A ∞ (plusieurs) enregistrements de la Table B ?

Pour 1 employé ∞ absences

Pour 1 enregistrement de la Table B ∞ (plusieurs) enregistrements de la Table A ?

Pour 1 absence ∞ employé

Une réponse Oui ET Une réponse Non OBLIGATOIREMENT

Impossible d’avoir 2 oui ou 2 non.

Pour une absence (1 ligne), je n'ai qu'un employé et qu'un motif.

Matricule Nom Prénom Titre Sexe Adresse CP Ville Téléphone Mail Date Naissance Date Entrée Fonction

EMPLOYES


ABSENCES

N° Motif Motif

MOTIFS



Placer les clés étrangères

Clé externe = clé secondaire = clé étrangère

Une clé étrangère est un champ qui permet à la relation de s'effectuer.

Une relation part toujours de la clé primaire (côté 1) pour atteindre la clé étrangère (côté ∞).

La clé étrangère est un clone de la clé primaire de la relation.

N°A Champ 1 Champ 2 Champ 3

TABLE A

N°B Champ 1 Champ 2 N°A

TABLE B

1

∞


EMPLOYES


ABSENCES

N° Motif Motif

MOTIFS

1

∞

1

∞



Faire les relations correctement


EMPLOYES

N°Absence Date Début Date Fin Justifée Matricule Code Motif

ABSENCES

Code Motif Motif

MOTIFS 1

∞

1

∞


EMPLOYES

N°Absence Date Début Date Fin Justifée Matricule N° Motif

ABSENCES

N° Motif Motif

MOTIFS

1

∞

1

∞



Construction des tables

Il faut d'abord créer la base.

Bouton Nouveau + Lien pour créer une nouvelle base.

Double cliquer sur l'icône pour créer une table en mode création.

Taper les champs dans la colonne des champs

Mettre la clé primaire sur le champ adéquat

a. Sélectionner le champ en se plaçant dessus b. Bouton Clé primaire



Placer le bon type de données pour chaque champ.

Texte Pour saisir du texte, des nombres comme des codes postaux, des N° téléphone…

Numérique Saisie de nombres permettant par la suite des calculs. Il existe ensuite plusieurs types de numérique. Par exemple, entier, réel simple…

Monétaire Saisie de montants.

Date & Heure Si l'heure n'est pas précisée, ce n'est pas important. (saisir la date du jjour avec Ctrl ;)

Oui/Non (Booléen) coché=oui, décoché=non, la véritable valeur de oui -1 e la véritable de non 0

Plutôt que d'utiliser le type de données OLE (déconseillé) on place un type Lien Hypertexte qui permet de renseigner l'adresse d'un fichier sur le disque ou le réseau ou encore l'adresse d'une page web.

Numérotation automatique Ce type de données permet d'incrémenter un nombre de 1 en 1. Idéal pour les tables dont la clé n'a pas vraiment de signification. Comme par exemple pour les tables intermédiaires.

Choisir le bon type de données pour les champs



Les descriptions

Les descriptions des champs se retrouvent en mode affichage dans la barre d'état.

Les propriétés des champs

Chaque champ a sa fenêtre des propriétés en bas de l'écran. En fonction du type de données, la liste des propriétés est différente.

Taille du champ

C'est le nombre de caractères maxi (255 maxi) que je peux saisir dans le champ.

Exemple : le champ Sexe : 1 caractère

Parfois, on conserve une taille de champ importante, comme 30 caractères pour le nom de famille. Cela représente une perte d’octet sur le disque dur sachant que souvent un nom de famille est plus court. Pour redonner à la base sa taille réelle (correspondant à ce qui est réellement stocké) on compacte la base.

Soit de manière manuelle, menu outils – utilitaires de BD – Compacter la BD

Soit de manière automatique – Outils – Options – Onglet général – Compacter lors de la fermeture.



Le compactage permet aussi de regagner de la place si des objets ou des enregistrements ont été supprimés.

Le format

Cette propriété est surtout utile pour les montants (type de donnée monétaire) pour les dates…

Le type de données texte permet d'afficher des minuscules en majuscules en plaçant le code >

Le masque de saisie

Pour obliger la saisie à se faire de telle manière. Par exemple, je veux que les / se placent tout seuls dans la saisie d'une date. Que les espaces (ou les point, tirets) se placent tout seuls pour un téléphone…

C'est également idéal pour un code (ex 3 chiffres et 3 lettres)

Matricule >000\-LLL

Sexe >L

CP 00000

Téléphone 00\ 00\ 00\ 00\ 00

Dates 00/00/0000



Légende

Elle permet de modifier le libellé du champ pour le mode affichage

Valeur par défaut

Cette propriété permet de saisir une valeur d'un champ automatiquement lors d'un enregistrement. Par exemple, dans une entreprise où la population est à 99% féminine, je peux placer la valeur par défaut F pour le champ Sexe.

Valide Si / Message si erreur

La propriété Valide Si permet de rentrer une expression explicitant les valeurs que le champ peut accepter. La propriété Message si erreur permet de personnaliser le message en cas d'erreur de saisie.

Par exemple le champ sexe qui ne peut accueillir que 2 valeurs (M ou F)

Null interdit / Chaine vide autorisée

Permet de rendre la saisie obligatoire. La clé primaire est dispensée de cette propriété.

Si la propriété Null interdit prend la valeur oui Le champ est à emplir obligatoirement.

Indexé

Un index permet de mémoriser la valeur du champ à travers tous les enregistrements. Si j'essaie de saisir 2 fois la même valeur pour une clé primaire, c'est l'index qui sait que la valeur existe déjà, ainsi, le doublon est interdit.

Un index sans doublons



C'est une sécurité m'interdisant de saisir 2 fois la même valeur dans le champ. Surtout utilisé pour les clés primaires.

Un index avec doublons est un moyen pour Access de se souvenir des valeurs pour accélérer les futures recherches faites sur ce champ. Si la table est volumineuse (> 2000 enregistrements). Surtout utile pour les champs qui serviront de critères. on l'oublie pour les petites tables.



Créer une clé étrangère : Faire la relation Quand je m'apprête à créer la clé étrangère, pour faire la relation avec une autre table, j'utilise l'assistant liste de choix.

L'assistant clé étrangère

Je dois créer une relation à partir de ma clé étrangère. En déroulant le type de données.

1. Prendre la 1ère option

2. Choisir la table

3. Choisir les champs explicites à afficher dans la liste



C'est un assistant, lui il identifie un employé avec le matricule (c'est lui qui le placera) moi j'identifie un employé avec son nom et son prénom, ce sont ces champs que je choisis.

4. Trier la liste



5. Aperçu de la future liste déroulée

L'assistant a bien pris la clé mais il la masque.

6. Terminer

Répondre Oui pour que l'assistant puisse effectuer la relation.

Placer l'intégrité référentielle

Menu Outils – Relations ou Bouton Relations

Double-cliquer sur la relation pour voir ses propriétés.



Dans la fenêtre des relations, il faut parfois rafraichir l'écran pour afficher toutes les relations

On dit d'une relation 1 à ∞ que c'est une relation avec intégrité référentielle.

Elle garantie le bon fonctionnement de la relation.

Les risques

Si la relation entre la table Employé et la table Absence n'a pas d'intégrité référentielle, il peut y avoir de mauvaises saisies d'absences.

Par exemple saisir une absence pour un employé qui n'existe pas dans la table des employés.

Exemple :

Table Employés Nom Prénom Dupond Anne Durand Jean Martin Paul

Table Absences Date début Date retour Employé Motif 18/09/2007 19/09/2007 Dupond CP 18/09/2007 20/09/2007 Durand MALADIE 18/09/2007 21/09/2007 Martin RTT 18/09/2007 22/09/2007 Toto RTT

(Avec l'intégrité référentielle, je ne pourrai pas faire cette erreur)



Conséquence : Dans une requête basée sur ces 2 tables, Access va choisir de regarder pour chaque employé les absences correspondantes. Il oublie donc l'employé TOTO. Le résultat de la requête est FAUX.

Employé 1 (Dupond) 18 au 19 Employé 2 (Durand) 18 au 20 Employé 3 (Martin) 18 au 21

La requête donne un résultat faux

Les options de l'intégrité référentielle

En plus de bénéficier de saisies correctes donc de requêtes correctes, l'intégrité référentielle permet d'administrer la base en fournissant 2 options complémentaires.

• Effacer en cascade les enregistrements correspondants.

o Quand cette option est activée, la suppression d'un employé supprime automatiquement toutes les absences de cet employé.

o Quand cette option n'est pas activée, la suppression d'un employé ayant des absences est interdite.

• Mettre à jour en cascade les champs (clés) correspondants

o Quand cette option est activée, la modification de la valeur de la clé primaire entraine la mise à jour de la clé étrangère dans la table absence.

o Quand cette option n'est pas activée, je n'ai pas le droit de modifier la valeur de la clé primaire.

Les prérequis pour pouvoir placer l'intégrité référentielle

Les clés (la clé primaire et la clé étrangère) doivent avoir le même type de données et être structurés de la même manière.



L'assistant liste de choix devient l'assistant clé étrangère qui s'occupe de tout ce travail. C'est lui qui fait la relation.

Si ma clé primaire est un numérique octet, ma clé étrangère devra être un numérique octet pour que l'intégrité référentielle puisse être appliquée.

Si ma clé primaire est un texte, ma clé étrangère devra être un texte.

Si ma clé primaire est un NuméroAuto, ma clé étrangère devra être un numérique Entier Long.



Les formulaires

L'assistant formulaire

Pour lancer l'assistant, on utilise le bouton Nouveau

En haut, on choisit l'assistant

En bas, on précise la table dans laquelle le formulaire va effectuer la saisie.

Choisir les champs à placer dans le formulaire. La double flèche permet de prendre tous les champs.



Type de présentation : Colonne simple

Choisir un style

(Ensuite modifiable en mode création par le menu Format – Mise en forme automatique).

Nommer et valider la création du formulaire.



Créer un formulaire en mode Création

Pour créer un nouveau formulaire à la main, on se base sur le mode création.

Ne pas oublier de spécifier dans quelle table les données saisies vont aller se ranger.

La section détail permet d'héberger les champs.

La liste des champs permet de faire glisser les champs vers la section détail.

On peut placer les champs un par un

Sélection, ici, il n'y a que la zone de texte à droite qui est sélectionnée.

Ici, c'est l'étiquette (intitulé) qui est sélectionné.

La sélection multiple peut se faire avec SHIFT (MAJ)



La sélection multiple peut également se faire avec le lasso.

Faire un cliquer-glisser en partant à côté du 1er contrôle à sélectionner et prolonger jusqu'à ce que le lasso touche tous les éléments à sélectionner.

Le cliquer-glisser commence sur la section détail

Pour déplacer les éléments sélectionnés on utilise le curseur de la main.

Cette main déplace les binômes.

Cette main spéciale ne déplace que le contrôle visé sans s'occuper du binôme.

Les poignées permettent de redimensionner

Pour ajuster la taille du contrôle à son contenu, je peux double-cliquer sur une poignée de redimensionnement.

On peut aligner les contrôles sélectionnés

1. Sélectionner plusieurs contrôles

2. Menu Format – Aligner à gauche, à droite, en haut, en bas …

On peut aussi répartir les espacements entre les contrôles par le menu Format –



espacement horizontal ou vertical.

On peut d'abord sélectionner plusieurs champs dans la liste des champs avant de les faire glisser dans la section détail.

Avec la touche Ctrl.

Faire glisser l'ensemble de la sélection

Avantage, tout se dispose correctement (ou presque)

La mise en forme se fait avec la barre d'outils

La couleur de fond



La couleur de la police

La couleur de bordure

Epaisseur de la bordure

Style de contour



Ajouter des contrôles

On utilise la boite à outils.

Par exemple, on ajoute un titre au formulaire en se servant du contrôle Etiquette.

Un clic sur ce contrôle

Un autre clic pour taper un texte

L'outil rectangle permet d'habiller le formulaire.

Les propriétés

La fenêtre des propriétés permet de tout régler.

Son contenu s'adapte au contrôle sélectionné.

Quand la section détail est sélectionnée Quand un champ (une zone de texte) est sélectionné



Faire un calcul

1. Insérer une zone de texte indépendante

2. Dans les propriétés de la zone de texte, dans la propriété "Source Contrôle".

3. Appeler le générateur d'expressions, en cliquant sur le bouton

Zone de l'expression

Arborescence de la BD

En fonction de l'objet sélectionné à gauche, on voit son contenu dans la colonne centrale.



On double clique sur l'élément à faire passer dans la zone de l'expression.

On complète l'expression

On valide avec le bouton OK.

La fenêtre des propriétés est ensuite mise à jour.



4. Modifier le libellé de l'expression et éventuellement adapter la mise en forme.



Les requêtes

Les tris et les filtres dans les tables et les formulaires

Les tris

1. Se placer dans la colonne à trier (ou sur le champ à trier)

2. Utiliser les boutons tri croissant / tri décroissant

Les filtres

Appliquer le filtre

Supprimer le filtre

N'afficher que la valeur sélectionnée

1. Se placer sur la valeur à extraire

2. Utiliser le bouton "Filtrer par sélection"

3. On peut cumuler les critères, par exemple, les clients en France avec la Fonction Chef des ventes.

Ces outils sont très pratiques pour naviguer dans les formulaires.

Ici, on a filtré sur les fonctions "Propriétaire" en triant sur le nom du contact.



Créer une requête en mode création – Les requêtes sélection

Avant de faire des requêtes, il faut connaître un minimum le fonctionnement de la BD (analyse).

Double-cliquer sur "Créer une requête en mode création"

Double-cliquer sur la ou les table(s) dans lesquelles la requête va piocher des infos.

Ce bouton permet d'afficher la fenêtre "Afficher la table"

Lorsque la requête se base sur plusieurs, il faut qu'elles soient reliées.

Ici, la requête ne pourra pas fonctionner.



Placer les champs en double-cliquant dessus. Ils viennent automatiquement se positionner les uns à la suite des autres.

On peut également les cliquer-glisser pour les insérer entre 2 colonnes déjà positionnées.

Voir le résultat de la requête : on utilise le bouton du mode affichage

Trier dans une requête

Se positionner à l'intersection du champ à trier et de la ligne "tri".

Lorsque plusieurs tris sont effectués l'ordre des tris est déterminé par la position des colonnes de la gauche vers la droite.

Pour imposer le tri d'abord par pays puis par ville, il faut déplacer le champ pays à gauche du champ ville.

1. Sélectionner la colonne à déplacer



2. Se placer au même endroit

3. Faire le cliquer-glisser

On peut ensuite repositionner l'ordre des colonnes en mode affichage, pour correspondre à mon souhait de présentation.

Les critères

Pour extraire les enregistrements correspondants à un critère, on se positionne à l'intersection du champ pour lequel on souhaite placer un critère et de la ligne critère.

Je rentre comme critère la valeur que la requête va trouver.

Les critères texte se placent entre guillemets.



Cumuler les critères

Pour cumuler les critères texte, on utilise généralement l'opérateur OU

ou bien

Cumuler les critères à travers plusieurs champs

Par exemple, chercher les clients propriétaire (fonction) en France (pays)

En plaçant les critères sur la même ligne on les cumule, c'est-à-dire qu'on utilise l'opérateur ET.

Mélange du ET et du OU

Quand je demande plusieurs pays pour une fonction, par exemple les propriétaires français et mexicains.



ou bien

Ici, ces 2 syntaxes sont identiques.

Ici, on affiche les propriétaires allemands, les chefs des ventes français et tous les chefs comptables.

Omettre une valeur L'opérateur Pas permet d'enlever des valeurs.

On le cumule avec l'opérateur ET.

Ici, on veut tous les chefs comptables sauf les brésiliens.

Les caractères joker

Dans les critères, le caractère * permet de remplacer une série de caractères.

Chef* tout ce qui commence par chef *chef tout ce qui se termine par chef *chef* tout ce qui contient chef



Dans un code, pour accéder à une partie du code, par exemple le N°Sécu, on peut utiliser le caractère joker ? qui permet de remplacer un seul caractère.

Exemple, je recherche toutes les assurées nées dans le Rhône.

2????69*

Ici, les ? permettent de s'assurer que 69 sera positionné à partir du 6ème caractère.

Le mot clé "comme" s'assure que l'* a un rôle de joker.

Les requêtes paramètre

Une requête paramètre permet de renseigner un critère lors de l'affichage des résultats.

Les avantages sont multiples, cela évite aux utilisateurs de connaître la création de requête et donc ils peuvent quand même utiliser la base. Il est aussi très intéressant de baser un état d'impression sur une requête paramètre. Par exemple, un état qui imprime les clients d'un pays sélectionné. Si j'ai 30 pays, je peux imprimer 30 états différents avec strictement la même mise en forme et je n'ai besoin que d'1 requête et que d'1 état.

La syntaxe du paramètre consiste à placer la question entre crochets. L'astuce du mot clé comme placé devant permet de saisir des caractères joker dans la réponse.

Si je dois placer plusieurs paramètres, ils ne doivent pas poser la même question.



Les critères Date et Numérique

Supérieur > Supérieur ou égal >= Inférieur < Inférieur ou égal <= Différent de <> Période / fourchette Entre _ Et _

Les dates sont placées entre dièses, les nombres n'ont pas d'indicateurs.

Les champs de type (Booléen) Oui/Non

Pour faire ressortir tous les enregistrements dont la case est cochée

La vraie valeur de OUI -1

La vraie valeur de NON 0



Faire un calcul dans une requête

1. Se positionner dans une nouvelle colonne, sur la ligne champ

2. Lancer le générateur d'expressions

3. Créer l'expression en utilisant les champs stockés dans les tables

Il est possible ensuite de renommer le libellé de la colonne en remplaçant "Expr 1".



Les requêtes opération

A partir d'une requête sélection, on active le bouton opérations et la requête se transforme en requête opération.

Ici, je veux compter le nombre de clients par pays.

Une requête opération permet de regrouper les champs ayant des doublons.

Le champ ayant des doublons a la valeur "Regroupement" sur la ligne opération (ici, le champ Pays).

Pendant que le regroupement s'effectue, l'autre champ subit une opération.



Pour qu'un champ ayant un critère ne soit pas regroupé, on met l'opérateur Où

Trouver les plus grandes ou les plus petites valeurs

Pour que la requête puisse trouver les valeurs les plus grandes ou les plus petites, on fonctionne avec le tri.

Tri décroissant Valeurs les + grandes

Tri croissant Valeurs les + petites

Dans la liste "Premières valeurs" on choisit ensuite, le nombre d'éléments que la requête va retourner.

Ici, les 3 plus grandes valeurs seront retournées.



Importation & Exportation de données

Exporter

Exporter les données d'une table ou d'une requête dans Word ou Excel se fait par simple copier-coller.

1. Copier la table ou la requête dans Access

2. Se placer dans Word ou Excel et Coller

Dans Excel

Dans Word



Importer des Données d'Excel

Avant d'importer des données d'une BD Excel, il faut vérifier

• Que c'est bien une base Excel (Champs mis en forme)

• Il n'y a rien d'autre sur la feuille (visible ou non)

• La base commence en A1

Menu Fichier – Données Externes – Importer

Choisir le type de fichier Excel, sélectionner le bon fichier et cliquer sur le bouton "Importer".

Choisir dans quelle feuille de calcul se situe la BD



Préciser si la 1ère ligne correspond aux champs.

Préciser où stocker les données Dans une nouvelle table

L'étape suivante permet de renommer les champs, de les indexer et encore de les omettre.



Choisir si on décide de créer une clé primaire. Si oui, Access peut la générer avec un numéro Automatique ou je peux choisir le champ (sans doublons) qui aura ce rôle.

Nommer la future de table

Importer à partir d'une autre base Access

Lors de l'importation d'une base de données, je peux choisir les objets à importer. Pour les tables, je peux choisir d'importer avec ou sans les données.



Les états Rappel, on peut baser les états sur les requêtes et les tables. On peut compléter les états avec des calculs, des regroupements, des tris…

Pour créer un nouvel état on passe par le bouton nouveau.

Les étiquettes Dans la fenêtre, on choisit l'assistant étiquette et la table ou la requête sur laquelle l'état va se baser.

Choisir son modèle d'étiquette

Préciser la taille, la police… du texte de l'étiquette.



Composer l'étiquette en plaçant les champs et éventuellement du texte

On doit faire avec le nombre de lignes proposé sachant qu'il dépend de la dimension de l'étiquette et de la taille de la police.

Trier les étiquettes



Nommer l'état

Je peux ensuite spécifier une mise en forme par champ en mode création.



Les fiches

Les fiches permettent d'imprimer 1 ou 2 enregistrements par page. Idéal pour faire un catalogue produit par exemple ou imprimer les fiches des employés.

Choisir tous les champs importants



Pas de regroupement

Pas de tri

Choisir une disposition verticale ou justifiée



Choisir un style de présentation

Nommer l'état



Disposition verticale

Disposition justifiée



Les listings

Les listings permettent d'afficher beaucoup d'enregistrements sur une page sous la forme tabulaire.

Choisir tous les champs importants, attention, si on prend trop de champs, ils ne tiendront pas.

Pas de regroupement



Pas de tri

Choisir une disposition tabulaire et très souvent une orientation paysage.




Nommer l'état



Les sections d'un état

L'en-tête d'état ........... Titre de l'état ...................................... Sur la 1ère page

L'en-tête de page........ Afficher les libellés des colonnes ...... En haut de chaque page

Détail ......................... Champs .............................................. pour chaque enregistrement

Pied de page .............. Pour la numérotation, la date ............. en bas de chaque page

Pied d'état .................. Statistique, résumé, info .................... à la fin des enregistrements

Les champs trop étroits

Quand les champs sont trop étroits, on met en place la propriété Auto-Extensible.

Le champ s'agrandit en cas de besoin



Les rapports (listing + regroupement)

Les rapports permettent d'afficher beaucoup d'enregistrements sur une page sous la forme tabulaire et de regrouper sur certains champs ayant des doublons.

Choisir tous les champs importants, attention, si on prend trop de champs, ils ne tiendront pas.

Choisir le champ ayant les doublons



Pas de tri

L'assistant offre d'autres dispositions car l'état va avoir un regroupement.




Nommer l'état

L'assistant ajoute une section "En-tête de groupe pays"

C'est dans cette section que l'on place des fonctions de regroupement

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