Access 2010 utilisateur guide de formation avec cas pratiques

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Les Guides de formation TsoftRdigs par des professionnels de la formation, les Guides de formation Tsoft ont t adopts par de nombreuses entreprises comme supports de cours ou manuels dautoformation aux logiciels de bureautique.

Chaque ouvrage de la collection comprend une partie cours, conue sous forme de fiches descriptives trs concrtes, suivie de cas pratiques grce auxquels vous saurez rapi-dement crer vos propres documents et vos propres appli-cations de manire autonome.

A pprendre crer et exploiter une base de donnes avec Access 2010 Vous tes dbutant en bases de donnes ou possdez dj quelques notions de Microsoft Access: ce manuel dautoformation vous conduira rapidement vers une matrise des fonctions du logiciel, que vous mettrez en uvre travers une tude de cas traite sous forme dexercices.

7 La premire partie, Manuel utilisateur, prsente sous forme de ches pratiques les fonctionnalits dAccess 2010: prise en main du logiciel, cration et exploitation dune base de donnes, requtes, cration de formulaires et dtats, etc.

7 La seconde partie, Cas pratiques, vous propose de mettre en uvre vos connaissances en ralisant pas pas une application de gestion commerciale simple travers treize exercices corrigs. Cette partie vous aidera mettre en pratique la plupart des fonctions tudies dans la premire partie, tout en vous prparant concevoir et exploiter vos propres bases de donnes.

Les fi chiers ncessaires la ralisation de ltude de cas sont disponibles en tlchargement sur le site Web www.editions-eyrolles.com

Au sommaireManuel utilisateur. Environnement de travail Exploiter une base de donnes existante: utiliser la feuille de donnes Crer une base de donnes Crer des tables Requtes slection Les formulaires Les tats Relations entre tables Requtes avances Contrles avancs Importer, exporter, lier des donnes. Cas pratiques. Prsentation de lapplication (gestion dun magasin de location vido) Modifi er les donnes dune table Personnaliser la feuille de donnes Trier/rechercher/fi ltrer Crer la base de donnes et ses tables Dfi nir les proprits Crer des requtes slection Crer des formulaires Crer des tats et des tiquettes Relations et requtes Requtes avances Formulaires avancs Tableaux croiss et graphiques Import/export de donnes.

Access

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170 x 240 22,0 mm

Aprs une carrire dingnieur chez IBM, Philippe Moreau a t responsable formation. Aprs avoir fond et dvelopp un important organisme de for-mation informatique en France, il dirige aujourdhui la socit ddition Tsoft. Il est auteur depuis 15 ans de nombreux ouvrages sur Windows et sur les suites bureautiques.

Yvan Picot est formateur et dveloppeur depuis 20 ans. Spcialis en bases de donnes, il a travaill sur de nombreux projets en Access, SQL Server, Oracle, C#, VB et PHP.

PH

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Guide de formation avec cas pratiques

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Access 2010UtilisateurPhilippe Moreau et Yvan Picot


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Les Guides de formation TsoftRdigs par des professionnels de la formation, les Guides de formation Tsoft ont t adopts par de nombreuses entreprises comme supports de cours ou manuels dautoformation aux logiciels de bureautique.

Chaque ouvrage de la collection comprend une partie cours, conue sous forme de fiches descriptives trs concrtes, suivie de cas pratiques grce auxquels vous saurez rapi-dement crer vos propres documents et vos propres appli-cations de manire autonome.

A pprendre crer et exploiter une base de donnes avec Access 2010 Vous tes dbutant en bases de donnes ou possdez dj quelques notions de Microsoft Access: ce manuel dautoformation vous conduira rapidement vers une matrise des fonctions du logiciel, que vous mettrez en uvre travers une tude de cas traite sous forme dexercices.

7 La premire partie, Manuel utilisateur, prsente sous forme de ches pratiques les fonctionnalits dAccess 2010: prise en main du logiciel, cration et exploitation dune base de donnes, requtes, cration de formulaires et dtats, etc.

7 La seconde partie, Cas pratiques, vous propose de mettre en uvre vos connaissances en ralisant pas pas une application de gestion commerciale simple travers treize exercices corrigs. Cette partie vous aidera mettre en pratique la plupart des fonctions tudies dans la premire partie, tout en vous prparant concevoir et exploiter vos propres bases de donnes.

Les fi chiers ncessaires la ralisation de ltude de cas sont disponibles en tlchargement sur le site Web www.editions-eyrolles.com

Au sommaireManuel utilisateur. Environnement de travail Exploiter une base de donnes existante: utiliser la feuille de donnes Crer une base de donnes Crer des tables Requtes slection Les formulaires Les tats Relations entre tables Requtes avances Contrles avancs Importer, exporter, lier des donnes. Cas pratiques. Prsentation de lapplication (gestion dun magasin de location vido) Modifi er les donnes dune table Personnaliser la feuille de donnes Trier/rechercher/fi ltrer Crer la base de donnes et ses tables Dfi nir les proprits Crer des requtes slection Crer des formulaires Crer des tats et des tiquettes Relations et requtes Requtes avances Formulaires avancs Tableaux croiss et graphiques Import/export de donnes.

Access

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170 x 240 22,0 mm

Aprs une carrire dingnieur chez IBM, Philippe Moreau a t responsable formation. Aprs avoir fond et dvelopp un important organisme de for-mation informatique en France, il dirige aujourdhui la socit ddition Tsoft. Il est auteur depuis 15 ans de nombreux ouvrages sur Windows et sur les suites bureautiques.

Yvan Picot est formateur et dveloppeur depuis 20 ans. Spcialis en bases de donnes, il a travaill sur de nombreux projets en Access, SQL Server, Oracle, C#, VB et PHP.

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Access 2010UtilisateurPhilippe Moreau et Yvan Picot


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Access 2010Utilisat

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chez le mme diteur

Dans la collection Les guides de formation Tsoft

P. Moreau. Excel 2010 initiation. N12852, 2010, 232 pages.

P. Moreau. Excel 2010 avanc. N12853, 2010, 232 pages.

D.-J. DaviD. Excel 2010 : programmation VBA. N12793, 2010, 290 pages.

P. Moreau. Word 2010 initiation. N12879, paratre fin 2010.

P. Moreau. Word 2010 avanc. N12880, paratre fin 2010.

S. Lange. Configuration et dpannage de PC. N12247, 2009, 616 pages.

Autres ouvrages

N. BarBary. Excel 2010 expert. N12761, 2010, 500 pages.t. CaPron. DExcel Access. N12066, 2008, 350 pages.i. TayLor, B. JeLen. Analyse marketing et reporting avec Excel. N12251, 2008, 250 pages.J. ruBin. Analyse financire et reporting avec Excel. N11460, 2004, 278 pages.S. gauTier, g. BigneBaT, C. HarDy, M. Pinquier. OpenOffice.org 3.2 efficace. N12755, 2010, 412 pages + cd-rom.

Access 2010Utilisation

Philippe Moreau et Yvan Picot



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Access 2010

Philippe Moreau et Yvan Picot



Utilisateur

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DITIONS EYROLLES61, bd Saint-Germain75240 Paris Cedex 05

www.editions-eyrolles.com

Le code de la proprit intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit en effet expressment la photocopie usage collectif sans autorisation des ayants droit. Or, cette pratique sest gnralise notamment dans les tablissements denseignement, provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point que la possibilit mme pour les auteurs de crer des uvres nouvelles et de les faire diter correctement est aujourdhui menace.

En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intgralement ou partiellement le prsent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de lditeur ou du Centre Franais dExploitation du Droit de Copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris. Groupe Eyrolles, 2011, ISBN : 978-2-212-12825-3

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Avant-propos

Conu par des pdagogues expriments, loriginalit de cet ouvrage est dtre la fois un manuel de formation et un manuel de rfrence. Il vous apporte les outils pour apprendre utiliser efficacement le logiciel Access 2010.

FICHES PRATIQUES La premire partie, Manuel utilisateur, prsente sous forme de fiches pratiques lutilisation des fonctionnalits dAccess 2010 et leur mode demploi. Ces fiches peuvent tre utilises soit dans une dmarche dapprentissage pas pas, soit au fur et mesure de vos besoins, lors de la ralisation de vos propres documents. Une fois ces fonctions matrises, vous pourrez galement continuer vous y rfrer en tant quaide-mmoire. Si vous vous tes dj aguerri sur une version plus ancienne dAccess ou sur un autre logiciel base de donnes, ces fiches vous aideront vous approprier rapidement les fonctions dOffice Access 2010.

CAS PRATIQUES La seconde partie, Cas pratiques, vous propose de mettre vos connaissances en pratique en ralisant pas pas une application de gestion commerciale simple travers treize cas corrigs. Vous mettrez en uvre les fonctions dAccess, tout en vous prparant concevoir et exploiter vos propres bases de donnes. Ces cas pratiques constituent un parcours de formation ; la ralisation du parcours complet permet de sinitier seul en autoformation. Un formateur pourra aussi utiliser cette partie pour animer une formation lutilisation dAccess 2010. Mis disposition des apprenants, ce parcours permet chaque lve de progresser sa vitesse et de poser ses questions au formateur sans ralentir la cadence des autres lves. Les fichiers ncessaires la ralisation de ces cas pratiques peuvent tre tlchargs depuis le site Web www.editions-eyrolles.com. Pour cela, tapez le code G12825 dans le champ de la page daccueil du site puis appuyez sur . Vous accderez ainsi la fiche de louvrage sur laquelle se trouve un lien vers le fichier tlcharger. Une fois ce fichier tlcharg sur votre poste de travail, il vous suffit de le dcompresser vers le dossier C:\Exercices Access 2010 ou un autre dossier de votre choix. Les cas pratiques sont particulirement adapts en fin de parcours de formation, lissue dun stage ou dun cours de formation en ligne sur Internet, par exemple.

Tlchargez les fichiers des cas pratiques depuis

www.editions-eyrolles.com

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Conventions typographiques Pour faciliter la comprhension visuelle par le lecteur de lutilisation pratique du logiciel, nous avons adopt les conventions typographiques suivantes : Ruban : noms des onglets, groupes et boutons ou zones qui sont sur le Ruban. Section : noms des sections dans les menus ou dans les dialogues (*). Italique : noms des commandes dans les menus et nom des dialogues (*). noms des champs entre chevrons simples. noms des proprits entre chevrons simples. Saisie : noms de dossier, noms de fichier, texte saisir. [xxxxx] : boutons qui sont dans les botes de dialogue (*). Actions : les actions raliser sont prcdes dune puce. (*) Dans cet ouvrage, le terme dialogue dsigne une bote de dialogue .

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Tsoft Access 2010 Utilisateur 1

TABLE DES MATIRES

PARTIE 1 MANUEL UTILISATEUR ....................................... 5

1. ERGONOMIE ACCESS 2010 .................................................... 7 Les objets dune base de donnes ....................................................................... 8

Dmarrer Access .............................................................................................. 11

Arrter Access ou basculer entre applications ..................................................... 12

Ouvrir et fermer une base de donnes ............................................................... 13

La nouvelle interface dAccess ........................................................................... 14

Le Ruban et les onglets .................................................................................... 15

La barre d'outils Accs rapide ............................................................................ 16

Longlet Fichier et le mode backstage ................................................................ 17

Volet de navigation .......................................................................................... 18

Manipuler les objets de la Base de donnes........................................................ 19

Les options Access ........................................................................................... 22

Obtenir de l'Aide .............................................................................................. 26

2. UTILISER LA FEUILLE DE DONNES....................................29 Saisir et diter des enregistrements ................................................................... 30

Copier/dplacer/supprimer des donnes ............................................................ 33

Mettre en forme la feuille de donnes ................................................................ 34

Rechercher et remplacer des donnes ............................................................... 37

Vrifier lorthographe........................................................................................ 38

Trier dans la feuille de donnes ......................................................................... 40

Filtrer dans la feuille de donnes ....................................................................... 41

Imprimer la feuille de donnes .......................................................................... 43

3. CRER ET GRER LES FICHIERS .........................................45 Crer une base de donnes vide ....................................................................... 46

Crer une base de donnes partir dun modle ................................................ 47

Sauvegarder/restaurer une base de donnes ...................................................... 48

Conventions typographiques Pour faciliter la comprhension visuelle par le lecteur de lutilisation pratique du logiciel, nous avons adopt les conventions typographiques suivantes : Ruban : noms des onglets, groupes et boutons ou zones qui sont sur le Ruban. Section : noms des sections dans les menus ou dans les dialogues (*). Italique : noms des commandes dans les menus et nom des dialogues (*). noms des champs entre chevrons simples. noms des proprits entre chevrons simples. Saisie : noms de dossier, noms de fichier, texte saisir. [xxxxx] : boutons qui sont dans les botes de dialogue (*). Actions : les actions raliser sont prcdes dune puce. (*) Dans cet ouvrage, le terme dialogue dsigne une bote de dialogue .

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2 Tsoft Access 2010 Utilisateur

Compacter/fractionner une base de donnes ...................................................... 49

Conversion de format de fichier ......................................................................... 50

Proprits de la base de donnes ...................................................................... 51

Protger une base de donnes .......................................................................... 52

4. CRER DES TABLES ............................................................. 53 Crer des tables dans une base de donnes ....................................................... 54

Ajouter et supprimer des champs ...................................................................... 55

Types de donnes ............................................................................................ 57

La cl primaire et les index ............................................................................... 58

Proprits des champs ...................................................................................... 60

5. REQUTES SLECTION ........................................................ 67 Crer une requte avec lassistant ..................................................................... 68

Crer une requte en mode Cration ................................................................. 70

Gestion des requtes ........................................................................................ 71

Placer les champs dans la grille de requte......................................................... 72

Tris dans les requtes ....................................................................................... 73

Critres de slection dans une requte ............................................................... 74

Paramtres dans une requte............................................................................ 77

Champ calcul dans une requte ....................................................................... 78

Regroupements et calculs de synthse ............................................................... 82

6. LES FORMULAIRES.............................................................. 85 Crer un formulaire .......................................................................................... 86

Grer les formulaires ........................................................................................ 89

Formulaire en mode Cration ............................................................................ 90

Formulaire en mode Page ................................................................................. 93

Ajouter des contrles ........................................................................................ 94

Disposer les contrles ....................................................................................... 96

Mettre en forme les contrles ............................................................................ 99

Proprits des contrles .................................................................................. 100

Signalement des erreurs ................................................................................. 101

7. LES TATS ......................................................................... 103 Crer un tat ................................................................................................. 104

Grer les tats ............................................................................................... 108

tat en mode Cration .................................................................................... 109

Trier les donnes dans un tat ........................................................................ 112

Regrouper les donnes dans un tat ................................................................ 113

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Tsoft Access 2010 Utilisateur 3

Filtrer dans un tat ........................................................................................ 115

Calculs et totaux dans un tat ......................................................................... 116

Mise en page et impression ............................................................................. 118

8. RELATIONS ENTRE TABLES .............................................. 121 Crer des relations entre tables ....................................................................... 122

Utiliser des tables lies ................................................................................... 126

Sous-formulaire et sous-tat ........................................................................... 130

9. REQUTES AVANCES ....................................................... 135 Introduction .................................................................................................. 136

Requte Cration de table .............................................................................. 137

Requte Ajout denregistrements ..................................................................... 138

Requte Suppression denregistrements ........................................................... 139

Requte Mise jour denregistrement .............................................................. 140

Requte Trouver les doublons ......................................................................... 141

Requte de Non-correspondance ..................................................................... 142

Requte dAnalyse croise .............................................................................. 143

Graphiques .................................................................................................... 145

10. CONTRLES AVANCS .................................................... 149 Case cocher, case doption, bouton bascule ................................................... 150

Zones de liste ................................................................................................ 153

Bouton de commande .................................................................................... 156

Contrle Onglet ............................................................................................. 157

Liens hypertextes ........................................................................................... 158

Autres contrles ............................................................................................. 160

11. IMPORTER, EXPORTER, LIER DES DONNES ................. 163 Importer ou lier ............................................................................................. 164

Importer ou Lier des objets base de donnes ................................................... 165

Importer ou Lier une feuille de calcul ............................................................... 167

Importer ou Lier un fichier texte ...................................................................... 169

Exporter les donnes dune table ou une requte.............................................. 171

Exporter des donnes vers Excel ou Word ........................................................ 172

Effectuer un publipostage avec Word ............................................................... 174

Exporter un tat ............................................................................................ 175

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4 Tsoft Access 2010 Utilisateur

PARTIE 2 CAS PRATIQUES

Prliminaires .................................................................................................. 179

12. SAISIR, TRIER ET FILTRER LES DONNES ..................... 181 Cas 1 : Modifier les donnes dune table .......................................................... 183

Cas 2 : Personnaliser la feuille de donnes ....................................................... 191

Cas 3 : Trier, rechercher et filtrer .................................................................... 197

13. STRUCTURE DE LA BASE DE DONNES .......................... 203 Cas 4 : Crer la base de donnes et ses tables ................................................. 205

Cas 5 : Dfinir les proprits ........................................................................... 217

14. EXPLOITER UNE BASE DE DONNES .............................. 225 Cas 6 : Crer des requtes slection ................................................................ 227

Cas 7 : Crer des formulaires .......................................................................... 241

Cas 8 : Crer des tats et des tiquettes .......................................................... 263

15. BASE DE DONNES MULTITABLE .................................... 279 Cas 9 : Relations et requtes........................................................................... 281

Cas 10 : Requtes avances ............................................................................ 291

Cas 11 : Formulaires avancs .......................................................................... 305

16. ANALYSE ET EXPORT DE DONNES ................................ 321 Cas 12 : Tableaux croiss et graphiques ........................................................... 323

Cas 13 : Import export de donnes.................................................................. 339

INDEX ................................................................................................................. 347

PARTIE 1

MANUEL UTILISATEUR

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PARTIE 1

MANUEL UTILISATEUR

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ERGONOMIE ACCESS 2010

1

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8 Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur

LES OBJETS DUNE BASE DE DONNES

Microsoft Access est un programme de gestion de base de donnes relationnelle (SGBD). Il offre un ensemble doutils permettant de saisir, de mettre jour, de manipuler, dinterroger et dimprimer des donnes.

BASE DE DONNES Une base de donnes est un ensemble structur dinformations. Les exemples de bases de donnes ne manquent pas : un carnet dadresses, la liste des clients ou des fournisseurs dune socit, les informations concernant ses ventes, etc.

Une base de donnes est susceptible de contenir les objets suivants : des tables, des requtes, des formulaires, des tats, des macros et des modules. Le volet de navigation, gauche de la fentre de lapplication Access, liste les objets de la base de donnes par groupes, ici Tables, Requtes, Formulaires, tats. Pour ouvrir ou fermer un groupe, cliquez sur licne double-flche droite de la barre de groupe. Pour visualiser un objet, double-cliquez sur le nom de lobjet.

Traditionnellement le terme base de donnes dsigne simplement une ou plusieurs tables, ventuellement relies entre elles. Access tend donc la signification de cette expression.

TABLES Une table contient des donnes de mme nature. Les tables organisent les donnes en colonnes (ou champs) et en lignes (ou enregistrements). Par exemple, dans une table de clients, le nom est un champ, le numro de tlphone en est un autre.

Lenregistrement est un ensemble de valeurs de champ concernant une entit : une personne, un article, un vnement Par exemple, dans une table de clients, le code, le nom, le prnom, ladresse, le code postal et la ville dun client constituent un enregistrement.

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Tsoft/Eyrolles Access 2010 Utilisateur 9


REQUTES Une requte est la formulation de critres de slection denregistrements dune ou de plusieurs tables. On peut par exemple extraire les clients par villes. Une requte porte automatiquement sur les donnes actuelles dune ou plusieurs tables concernes. Access extrait de ces tables les enregistrements qui rpondent aux critres et les affiche. Dans lexemple ci-dessous, les clients parisiens sont filtrs par une requte Ville=PARIS.

Une requte peut galement tre de type action. Celles-ci ont la particularit dexcuter leur action sur une table (cration dune table, ajout/suppression denregistrements, mise jour des donnes).

FORMULAIRES Un formulaire sert saisir, consulter et modifier le contenu dune table ou de plusieurs tables lies, enregistrement par enregistrement. Le formulaire permet dafficher les donnes des enregistrements, les champs tant disposs lcran selon vos souhaits, de vrifier les valeurs saisies, de crer des champs calculs, de rclamer des totaux, dincorporer des graphiques, de mettre en valeur les donnes avec des polices spciales, des couleurs, etc.

Dans lexemple ci-dessous, un formulaire permet de consulter et de mettre jour une fiche Produit.

TATS On utilise un tat pour imprimer une srie denregistrements dans un format et une mise en page personnalise. Dans un tat, on peut regrouper des enregistrements sur divers critres et effectuer des calculs de regroupement sur les champs : sous-totaux, moyennes, comptage

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PAGES DACCS (FONCTIONNALIT SUPPRIME EN VERSIONS 2007 ET 2010) Microsoft Office Access 2010 ne prend plus en charge les pages d'accs aux donnes. Si vous souhaitez dployer un formulaire d'entre de donnes sur le Web et stocker les rsultats dans Access, vous pouvez dployer votre base de donnes sur un serveur Microsoft Windows SharePoint Services et utiliser les outils fournis par Windows SharePoint Services.

Si vous ouvrez une base de donnes cre dans une version antrieure d'Access (fichier .mdb) et qui contient des pages d'accs aux donnes, vous pouvez afficher les pages dans Windows Internet Explorer. Toutefois, vous ne pouvez effectuer aucune opration sur ces pages.

MACROS Une macro est une squence dactions qui peut tre excute automatiquement, ou lance par lutilisateur. Une macro peut tre affecte un objet (formulaire, bouton, ) ainsi qu une combinaison de touches ou une commande.

MODULES Les modules contiennent des procdures et des fonctions crites en code VBA (Visual Basic pour Application). Ils permettent de raliser des applications puissantes.

PROJETS Un projet est une base de donnes particulire dont le but est de permettre un utilisateur demployer Access pour travailler et accder des donnes centralises sur un serveur SQL. Dans ce type de base de donnes, les tables et les requtes sont enregistres sur le serveur SQL, alors que les formulaires, les pages, les tats, les macros et les modules sont stocks sur le poste de lutilisateur dans un fichier comportant lextension adp.

Remarques : les macros, les modules et les projets ne sont gnralement indispensables que pour dvelopper des applications importantes et denvergure. Aussi ces sujets ne sont pas traits dans cet ouvrage qui sadresse aux utilisateurs dAccess et non aux concepteurs dapplications.

Ici, un tat prsentant une liste de clients classs par ville.

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DMARRER ACCESS

Vous pouvez dmarrer Access 2010 de diverses manires dcrites ci-dessous. Vous pouvez lancer plusieurs instances (fentres) du programme Access, mais vous pouvez ouvrir une seule base de donnes dans chaque instance.

AVEC LE MENU DMARRER

Cliquez sur le bouton Dmarrer gauche de la barre des tches Windows, puis cliquez sur Tous les programmes, sur Microsoft Office , puis sur Microsoft Access 2010 . Ou,

Avec Windows 7, vous pouvez cliquer directement sur Microsoft Access 2010 dans le menu Dmarrer de Windows, si le programme a t pingl au menu Dmarrer.

AVEC UN RACCOURCI POS SUR LE BUREAU WINDOWS Si vous avez cr un raccourci sur le Bureau, double-cliquez simplement sur le raccourci vers le programme Microsoft Access 2010.

Le raccourci vers Access 2010, nest pas mis en place par linstallation dAccess. Pour ajouter un raccourci vers un programme sur le Bureau, cliquez droit sur le nom du programme dans le menu Dmarrer, puis sur Envoyer vers, puis sur Bureau (crer un raccourci) dans le menu contextuel.

EN OUVRANT UN FICHIER PRCDEMMENT OUVERT

Cliquez sur Dmarrer, puis sur Documents rcents puis, dans la liste propose par Windows, slectionnez le fichier Access (extension .accdb pour Access 2010 et 2007, ou extension .mdb en versions 2003 et antrieures) parmi les fichiers rcemment ouverts.

EN OUVRANT UN FICHIER Une base de donnes Access est enregistre dans un fichier d'extension .mdb (en mode compatibilit avec les versions Access 2003 et antrieures) ou .accdb (Access 2010 et 2007). Ouvrez la fentre Documents en cliquant sur licne Dmarrer, puis sur Documents. La fentre de dossiers est ouverte sur le dossier Documents : slectionnez le dossier qui

contient le fichier Access (extension .mdb ou .accdb), puis double-cliquez sur le fichier. La fentre Documents est lquivalent sous Windows 7 et Windows Vista de la fentre Poste de travail dans les versions antrieures de Windows.

La fentre Access souvre en activant longlet Fichier et la commande Nouveau pour crer un fichier base de donnes DatabaseN.accdb, ou bien en affichant les objets de la base de donnes que vous avez ouverte.

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ARRTER ACCESS OU BASCULER ENTRE APPLICATIONS

Arrter lapplication Access consiste fermer la base de donnes en cours et enlever le programme de la mmoire pour y faire de la place. Basculer vers une autre application consiste atteindre une fentre d'une autre application tout en conservant la fentre Access actuelle en mmoire. On pourra par la suite rebasculer vers la fentre Access.

ARRTER ACCESS

Cliquez sur l'onglet Fichier puis au bas du menu sur la commande X Quitter, ou utilisez le raccourci + , ou cliquez sur la case Fermer de la fentre Access.

Si des objets ont t modifis dans la base de donnes en cours, par exemple une requte ou un formulaire, et nont pas t enregistrs, Access affiche un message dinvite :

Dans ce cas, cliquez sur lun de ces trois boutons : [Oui] pour enregistrer les modifications, [Non] pour ne pas enregistrer les modifications, [Annuler] pour ne pas arrter Access. Notez qu'on ne pose jamais la question d'enregistrer les modifications pour les donnes, en effet les donnes sont enregistres automatiquement ds leur saisie.

Vous pouvez fermer une base de donnes sans arrter Access : cliquez sur l'onglet Fichier puis sur Fermer la base de donnes ou cliquez sur la case de fermeture de la base de donnes .

BASCULER VERS UNE AUTRE APPLICATION Plusieurs autres applications (par exemple Excel et Word) peuvent avoir t lances. Il est possible de basculer instantanment dAccess une autre application, notamment pour copier/coller des informations. La barre des tches Windows contient un bouton pour chaque application. Dans la barre des tches Windows, cliquez sur le bouton associ lapplication faire passer au

premier plan.

Vous pouvez aussi presser la touche et taper sur la touche pour faire dfiler dans une minifentre les noms des applications. Lorsque le nom de lapplication voulue s'affiche relchez la pression.

Pour revenir la fentre Access : dans la barre des tches, cliquez sur le bouton associ la

lapplication Access ou utilisez + .

Ici, des applications actives

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OUVRIR ET FERMER UNE BASE DE DONNES

Vous pouvez dmarrer plusieurs instances de lapplication Access, chacune dans une fentre spare. Vous pouvez de cette faon ouvrir plusieurs bases de donnes dans des fentres application Access distinctes.

OUVRIR UNE BASE DE DONNES EXISTANTE Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur Ouvrir, ou utilisez le raccourci (Ctrl+O). Slectionnez le

dossier puis le nom du fichier, cliquez sur [Ouvrir]. Si la base de donnes que vous voulez ouvrir a dj t ouverte, cliquez sur l'onglet Fichier, puis

sur Rcent, et choisissez dans la liste des bases de donnes ouvertes rcemment.

Les N (4 par dfaut) bases de donnes les plus rcemment ouvertes figurent dans la liste dans le panneau de gauche, vous pouvez cliquer directement dessus. N est modifiable.

Si vous ouvrez une base de donnes alors qu'il y en a dj une ouverte dans la fentre Access, la base de donnes que vous ouvrez remplace celle qui tait ouverte. Si des objets ont t modifis sans avoir t enregistrs, Access affiche un message dinvite pour vous proposer de la faire : cliquez sur [Oui] pour enregistrer les modifications, ou [Non] pour fermer la base de donnes sans enregistrer les modifications en suspens.

OUVRIR UNE BASE DE DONNES DANS UNE NOUVELLE FENTRE Dans la fentre de l'Explorateur Windows, double-cliquez sur le nom du fichier base de donnes

ouvrir, ou dmarrez une nouvelle instance d'Access, et procdez comme dcrit prcdemment dans la nouvelle fentre Access .

FERMER UNE BASE DE DONNES Vous pouvez fermer la base de donnes en conservant la fentre de lapplication Access. Cliquez sur l'onglet Fichier puis sur Fermer la base de donnes ou cliquez sur la case de fermeture

de la base de donnes. Si un objet de la base de donnes a t modifi mais pas encore enregistr, un message dinvite vous propose de le faire.

Vous pouvez fermer la fentre Access, pour fermer la base de donnes ouverte dans cette fentre : cliquez sur l'onglet Fichier puis sur X Quitter, ou cliquez sur la case de fermeture de la fentre.

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LA NOUVELLE INTERFACE DACCESS

La nouvelle interface de la version 2010 dOffice Microsoft Access apparat demble lorsque vous avez dmarr Access et ouvert une base de donnes.

Le Ruban : les commandes sont organises par onglet sur le Ruban. Les principaux onglets sont Accueil, Crer, Donnes externes et Outils de base de donnes. Chaque onglet contient des groupes de commandes connexes. Par exemple, sous longlet Accueil se trouvent les groupes Affichages, Presse-papiers, Trier et filtrer, Enregistrements, Rechercher, Fentre et Mise en forme du texte. Il existe aussi des onglets contextuels qui napparaissent quen fonction du contexte, savoir l'objet que vous utilisez ou la tche que vous effectuez, par exemple les onglets contextuels Outils de table/Champs et Outils de table/Table.

Le Ruban, avec ses onglets et leurs groupes remplacent les menus et sous-menus des versions antrieures dAccess, ainsi que la barre doutils Base de donnes.

Le volet de navigation : situ gauche de la fentre Access, il permet de lister et douvrir les objets de la base de donnes (table, formulaire, requte, tat), il peut tre ouvert en cliquant sur le bouton (ou F11) ou ferm en cliquant sur le bouton (ou F11).

Le volet de navigation remplace la fentre Base de donnes des versions antrieures d'Access.

Les documents onglet : Les tables, requtes, formulaires, tats, pages et macros que vous dcidez dafficher peuvent apparatre sous la forme de documents onglets.

Ces documents onglets remplacent les fentres superposes des versions antrieures. Vous pouvez choisir entre fentres superposes et documents onglet par une option Access 2010.

La barre d'tat : situe en bas de la fentre Access, elle comporte des informations d'tat ainsi que les boutons de changement de mode d'affichage.

La barre d'outils Accs rapide : gauche de la barre de titre de la fentre, elle permet d'accder en un seul clic aux commandes frquemment utilises, Enregistrer et Annuler

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LE RUBAN ET LES ONGLETS

LE RUBAN ET SES ONGLETS Le Ruban prsente cinq onglets. Fichier : pour enregistrer, ouvrir, imprimer modifier les mtadonnes et les options Access. Accueil : manipuler les enregistrements, mettre en forme les caractres Crer : crer des objets, tables, requte, formulaires Donnes externes : importer ou exporter des donnes Outils de base de donnes : crer des relations, des macros, dplacer les donnes

Vous pouvez actionner les commandes du Ruban laide des touches du clavier : appuyez sur la touche Alt, puis relchez-la. Les touches d'accs rapide saffichent dans des bulles ct des boutons sur le Ruban. Appuyez sur la ou les touches rapides associes la commande souhaite.

LES ONGLET CONTEXTUELS Des onglets supplmentaires s'affichent, lorsque c'est ncessaire, selon le contexte. Par exemple, lorsque vous travaillez sur un formulaire, trois onglets contextuels Cration, Organiser, Format sajoutent sous un mme intitul Outils de prsentation de formulaire.

TRAVAILLER AVEC UN RUBAN RDUIT Lorsque le Ruban est rduit on ne voit plus que les noms des onglets, cela laisse plus de place pour laffichage des informations de la base de donnes dans les des documents onglets. Pour rduire le Ruban : +F1, ou double-cliquez sur longlet actif du Ruban, ou cliquez droit

sur un onglet puis sur Rduire le ruban, ou cliquez sur la flche de la barre d'outils Accs rapide puis sur Rduire le ruban.

Pour accder aux boutons lorsque le Ruban est rduit : cliquez sur l'onglet que vous voulez utiliser, les outils de cet onglet saffichent, aprs excution de la commande le Ruban se rduit de nouveau.

Pour restaurer le ruban : +F1, ou double-cliquez sur un onglet du Ruban, ou cliquez droit sur un onglet du Ruban puis sur la commande Rduire le ruban pour dsactiver loption, ou cliquez sur la flche de la barre d'outils Accs rapide puis sur Rduire le ruban.

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LA BARRE D'OUTILS ACCS RAPIDE

La barre doutils Accs rapide est situe en haut gauche de la fentre juste au-dessus ou au-dessous du Ruban selon votre choix . Placez-y vos outils afin de les avoir porte de clic.

AFFICHER/MASQUER LES BOUTONS STANDARDS Trois des boutons standards sont visibles par dfaut dans la barre d'outils Accs rapide :

Enregistrer : enregistre les modifications. Annuler : annule l'action prcdente ou les dernires

actions prcdentes (en cliquant sur la flche de l'outil). Rpter ou Rtablir : rpte la dernire action effectue,

ou, s'il s'agissait d'une annulation, rtablit ce qui a t annul ; pour restaurer plusieurs annulations cliquez sur la flche du bouton Rtablir.

Raccourcis clavier : +Z pour annuler, +Y pour rpter

Les boutons standards doivent tre activs pour tre visibles : Cliquez sur la flche droite de la barre Accs rapide, puis Cliquez sur un des autres boutons standards proposs :

Nouveau, Ouvrir, Courrier lectronique, Impression rapide, Aperu avant impression, Orthographe, Mode, Actualiser tout.

Pour masquer un bouton standard, effectuez la mme procdure que pour le rendre visible, ce qui a pour effet de le dsactiver.

AJOUTER/SUPPRIMER D'AUTRES BOUTONS Pour ajouter un bouton qui figure sous un onglet du Ruban, cliquez droit sur le bouton du

Ruban, puis sur Ajouter la barre doutils Accs rapide. Pour ajouter un bouton dune commande qui ne figure pas sur le Ruban, cliquez sur la flche

situe droite de la barre Accs rapide, puis sur Autres commandes. Le dialogue Options Access s'affiche avec la rubrique Barre doutils Accs rapide.

Dans la zone : choisissez la catgorie Toutes les commandes, slectionnez la commande et cliquez sur [Ajouter>>], dans la zone

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LONGLET FICHIER ET LE MODE BACKSTAGE

Longlet Fichier remplace le bouton Microsoft Office de la version 2007 et le menu Fichier des versions antrieures. Il active le mode dit Backstage , donnant accs aux commandes qui sappliquent au fichier de base de donnes dans son entier, par opposition aux commandes des autres onglets qui permettent de travailler sur les objets de la base de donnes. Cliquez sur longlet Fichier puis cliquez sur une commande dans le panneau de gauche, sil

y a lieu, le panneau de droite affiche les choix associs la commande.

Enregistrer : pour enregistrer les dernires modifications sur les objets de la base de donnes. Enregistrer lobjet sous : pour crer une copie de lobjet actif, par exemple une table ou une

requte, sous un autre nom dans la base de donnes.

Enregistrer la base de donnes sous : pour enregistrer la base de donnes sous un autre nom, un autre format ou dans un autre dossier.

Ouvrir : pour ouvrir une autre base de donnes dans la fentre, la place de celle qui est actuellement ouverte.

Fermer la base de donnes : pour fermer la base de donnes sans arrter Access. Informations : pour afficher et modifier les proprits de votre base de donnes , compacter et

rparer , chiffrer avec mot de passe la base de donnes .

Rcent : pour afficher la lise des bases de donnes rcemment ouvertes et en choisir une ouvrir la place de celle qui est actuellement ouverte.

Nouveau : pour crer une base de donnes vierge ou base sur un modle. Imprimer : pour accder l'impression rapide, l'aperu avant impression ou aux paramtres

d'impression.

Enregistrer et publier : pour enregistrer la base de donnes sous un autre format, un autre nom ou dans un autre dossier. Pour empaqueter et signer la base. Pour publier la base de donnes grce Access Services ou SharePoint. Pour crer un fichier excutable.

Aide : pour accder lAide, aux conseils de mise en route, savoir comment contacter Microsoft, rechercher les dernires mises jour, activer le produit, connatre la version du logiciel.

Options : Pour accder aux options et les modifier. X Quitter : pour fermer linstance de lapplication Access en cours.

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VOLET DE NAVIGATION

Lorsque vous travaillez sur une base de donnes, les noms des objets qu'elle comprend s'affichent dans le volet de navigation. Les principaux objets sont les tables, les formulaires, les tats, les pages, les macros et les modules. Les objets peuvent tre regroups par type dobjets, mais aussi selon dautres catgories.

Pour ouvrir le volet de navigation, cliquez sur (ou F11), pour le fermer sur (ou F11).

Pour ouvrir un objet dans lespace de travail, double cliquez sur le nom de lobjet dans le volet de navigation.

Pour appliquer une commande l'un des objets, cliquez droit sur lobjet puis sur la commande contextuelle. Les commandes contextuelles varient en fonction de l'objet actif. Vous pouvez ainsi renommer, afficher ou masquer des objets, en modifier certaines proprits

COMMENT LE VOLET DE NAVIGATION REGROUPE LES OBJETS Le volet de navigation affiche tous les objets regroups.

Cliquez sur licne puis choisissez la catgorie de groupement sous Atteindre la catgorie. Les objets dun groupe apparaissent sous une barre de groupe. Pour ouvrir ou fermer un groupe, cliquez sur les double-flches situes droite de la barre de groupe.

La catgorie de groupement par dfaut sur une base cre dans Office Access 2010 est Tables et affichages associs. Il groupe les objets par table, les requtes, les tats, les formulaires bass sur une mme table. Le filtre de groupe par dfaut est alors Toutes les tables.

Pour filtrer sur une seule table de la base, cliquez sur licne , choisissez le mode de groupement Tables et affichages associs. Sous la section grise Filtrer par groupe, cliquez sur le nom de la table plutt que sur Toutes les tables.

Certains objets peuvent apparatre plusieurs fois, dans des groupes diffrents. Par exemple, si un tat prend ses donnes dans deux tables, il apparatra dans les deux groupes de tables.

Pour les bases de donnes cres dans des versions plus anciennes d'Access, le mode de groupement par dfaut est Type d'objet et le filtre de groupe par dfaut est Tous les objets Access. Les groupes sont Tables, Requtes, Formulaires, tats. Vous pouvez filtrer sur lun de ces groupes, par exemple Requtes, pour ne voir que les requtes.

GROUPES PERSONNALISS Vous pouvez crer des groupes personnaliss listant seulement les objets que vous voulez utiliser, vous pourrez masquer les autres groupes. Les groupes personnaliss peuvent servir pour remplacer les menus gnraux, fonctionnalit des versions antrieures dOffice Access qui nexiste plus depuis la version 2007. Les groupes personnaliss sont dvelopps page 20.

Choix dune catgorie de groupement : par Type dobjet, par Tables et affichages associs, par Date de cration

Choix de filtrer sur un groupe ou afficher tous les groupes.

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MANIPULER LES OBJETS DE LA BASE DE DONNES

Lorsque vous avez ouvert une base de donnes, la fentre Access prsente en haut le Ruban des commandes avec ses onglets et au-dessous lespace de travail. Le volet de navigation est ouvert (il peut tre referm) sur la gauche de lespace de travail. Le volet de navigation liste tous les objets de la base de donnes et permet de les ouvrir par un double-clic. Pour travailler sur un objet, une table, une requte, un formulaire vous commencez par ouvrir lobjet. Dans lespace de travail, les objets ouverts sont prsents sous forme de document onglet ou de fentres superposes.

CHOISIR LOPTION FENTRES SUPERPOSES OU DOCUMENTS ONGLET Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options. Slectionnez ensuite la rubrique Base de donnes

active, et droite activez loption ou .

OUVRIR OU FERMER LE VOLET DE NAVIGATION Pour fermer ou rouvrir le volet de navigation, utilisez la touche F11. Lorsque le volet de navigation est ferm, il reste matrialis par une barre de titre verticale sur la gauche de lespace de travail portant le nom Volet de navigation. Vous pouvez rouvrir le volet par un double-clic sur cette barre verticale. Pour agrandir ou diminuer la largeur du volet de navigation, cliquez sur le bord vertical de

droite du volet de navigation et faites-le glisser.

ORGANISER LES OBJETS PAR GROUPES DANS LE VOLET DE NAVIGATION Dans le volet de navigation, vous pouvez choisir la catgorie de groupement des objets : Par type dobjet : regroups par types (requtes, tables, formulaire, tat). Par table : regroups par tables (requtes, formulaires dune table). Par date de cration : regroups par date de cration (semaine dernire, mois dernier). Par date de modification : regroups par date de modification (sem. dernire, mois dernier...) Personnalis : regroups par groupes personnaliss que vous avez crs. Pour cela, cliquez sur licne puis choisissez la catgorie de groupement sous la section

Atteindre la catgorie. Chaque groupe est list sous une barre. Pour ouvrir ou fermer un groupe, cliquez sur les chevrons situs droite de la barre du groupe.

Vous pouvez ensuite filtrer les objets sur un seul groupe ou sur un sous-ensemble de groupe que vous slectionnez : cliquez sur licne puis, sous Filtrer par groupe, slectionnez un groupe ou plusieurs groupes (par exemple parmi les tables, Biens ou Contacts). Si vous voulez afficher tous les groupes, cochez la dernire option (par exemple, Toutes les tables).

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Les noms des objets sont toujours prcds dune icne qui symbolise le type dobjet :

une table, une requte, un formulaire, un tat, une macro, un module.

Pour les noms des objets, nous vous conseillons dadopter un usage rpandu, mettre une lettre en prfixe du nom : T_ pour table, R_ pour requte, F_ pour formulaire, E_ pour tat.

RENOMMER UN OBJET Cliquez droit sur le nom de lobjet puis sur la commande Renommer, ou slectionnez le nom de

lobjet puis appuyez sur . Modifiez ensuite le nom de lobjet et validez par .

Lorsque vous renommez un objet, Access propage cette modification tous les autres objets de base de donnes qui en dpendent, sauf dans les modules de code VBA.

SUPPRIMER UN OBJET Cliquez droit sur le nom de lobjet puis sur la commande Supprimer, ou slectionnez le nom de

lobjet puis appuyez sur . Un message demande confirmation : cliquez sur [Oui].

La suppression d'un objet risque de perturber le fonctionnement d'une base de donnes. Par exemple, une requte peut fournir des donnes un formulaire, vous devez donc vous entourer de prcautions avant de supprimer une requte.

MASQUER UN OBJET OU RAFFICHER UN OBJET MASQU Les objets masqus peuvent tre totalement invisibles ou semi-transparents

Vous pouvez rendre des groupes ou des objets masqus totalement invisibles ou les laisser visibles seulement dans le volet de navigation sous la forme d'icnes dsactives (semi-transparentes). Cliquez droit sur la barre en haut du volet de navigation, puis sur Options de navigation et

cochez ou non loption .

Masquer/rafficher un groupe Dans le volet de navigation, cliquez droit sur la barre de titre du groupe, puis sur Masquer. Pour rafficher un groupe masqu, sil apparat semi-transparent, cliquez droit sur le groupe

masqu, puis sur Afficher. Ou, sil est compltement invisible, cliquez droit sur la barre de menu en haut du volet de navigation, puis sur Options de navigation. Dans le volet , slectionnez la catgorie o se trouve le groupe masqu puis, dans le volet , cochez la case du groupe masqu. Validez en cliquant sur [OK].

Masquer/rafficher un ou plusieurs objets dans un mme groupe Dans le volet de navigation, cliquez droit sur un ou plusieurs objets slectionns dans un

groupe, puis cliquez sur la commande contextuelle Masquer dans ce groupe. Pour rafficher des objets masqus dans un groupe, cliquez droit sur lobjet ou sur une

slection dobjets masqus dans le groupe, puis cliquez sur Afficher dans ce groupe.

Masquer/rafficher un objet dans toutes les catgories et tous les groupes Pour masquer lobjet : cliquez droit dessus, cliquez sur Afficher les proprits puis, dans le

dialogue des proprits de l'objet. Cochez loption . Pour rafficher un objet masqu : procdez de la mme faon et dcochez .

GROUPES PERSONNALISS Vous pouvez utiliser le volet de navigation pour crer des groupes personnaliss listant seulement les objets que vous voulez utiliser, vous pourrez masquer les autres groupes. Les groupes personnaliss pourront servir pour remplacer les menus gnraux, fonctionnalit des versions dOffice Access 2003 abandonne depuis la version 2007.

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Crer une catgorie et ses groupes personnaliss Exemple, une catgorie Menu principal contiendra des groupes Saisie de donnes, tats et Requtes. Cliquez droit sur la barre de menu en haut du volet de navigation, puis sur Options de

navigation Sous la zone , cliquez sur [Ajouter un lment], puis saisissez un nom pour le

groupe Menu principal, par exemple.

Le nom de catgorie Menu principal tant slectionn, dans la zone , cliquez sur [Ajouter un groupe], puis saisissez un nom pour le groupe, Saisie de donnes. Rptez cette opration pour les autres groupes tats, Requtes.

Laissez la case coche devant Objets non attribus et cliquez sur [OK]. Access referme le dialogue Options de navigation et ajoute le nouveau groupe personnalis dans le volet de navigation. Vous ne le voyez pas parce que vous ne regardez pas encore dans votre nouvelle catgorie Menu principal. Passez la procdure suivante pour afficher le nouveau groupe et y ajouter des objets.

Ajouter des objets aux groupes personnaliss Cliquez sur la barre situe en haut du volet de navigation,

slectionnez votre nouvelle catgorie Menu principal. Les groupes crs figurent dans la partie infrieure du menu.

Dans le groupe Objets non attribus, slectionnez les objets placer dans un groupe personnalis et dplacez-les vers le groupe voulu, pour cela :

Glissez-dplacez les lments un par un ou slectionnez plusieurs lments, en cliquant dessus avec la touche Ctrl appuye, puis faites glisser la slection vers votre groupe personnalis. Ou

cliquez droit sur les lments slectionns puis sur Ajouter un groupe, enfin sur le nom du groupe personnalis.

Lorsque vous avez termin, vous pouvez laisser le groupe Objets non attribus affich dans le volet de navigation ou le masquer. Pour le masquer, cliquez droit sur le menu situ dans la partie suprieure du volet de

navigation, puis cliquez sur Options de navigationpuis dans le volet Groupes pour Menu principal, dsactivez la case cocher devant Objets non attribus.

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LES OPTIONS ACCESS

Pour modifier les options dAccess, cliquez sur longlet Fichier sur le Ruban, puis cliquez sur Options, enfin slectionnez la rubrique des options que vous voulez modifier.

Les options de la rubrique Gnral concernent linterface utilisateur, le format par dfaut des fichiers et le dossier de travail par dfaut, le nom dutilisateur et ses initiales.

Les options de la rubrique Base de donnes active dfinissent des modalits de comportement de la base de donnes active.

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LES OPTIONS ACCESS

Les options de la rubrique Feuille de donnes modifient lapparence des feuilles de donnes dans Access.

Les options de la rubrique Concepteurs dobjets modifient les paramtres par dfaut des objets de la base. Ces paramtres ne concernent pas le mode Feuille de donnes de table ou Page.

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LES OPTIONS ACCESS

Les options des rubriques Vrifications et Langue sappliquent tous les programmes Microsoft Office 2010. Les options de la rubrique Paramtres du client modifient le comportement du logiciel client Access, par exemple laction de certaines touches, les marges dimpression, le mode douverture par dfautmais ces options ne sappliquent pas linterface Web.

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LES OPTIONS ACCESS

La rubrique Personnaliser le Ruban sert ajouter ou supprimer des boutons de commande dans les onglets du Ruban dAccess.

La rubrique Barre doutils Accs rapide sert ajouter ou supprimer des boutons de commande dans la barre doutils Accs rapide dAccess.

La rubrique Complments permet dactiver ou dsactiver des complments Access. Un complment est une fonctionnalit supplmentaire qui ajoute des commandes personnalises et de nouvelles fonctionnalits aux programmes Microsoft Office 2010. Lorsque vous installez Microsoft Office 2010, plusieurs complments sont installs et enregistrs sur l'ordinateur.

La rubrique Centre de de gestion de la confidentialit contient le bouton qui permet daccder aux paramtres de scurit et de confidentialit des programmes Microsoft Office 2010. Il est conseill de de consulter ladministrateur systme ou dvaluer soigneusement les risques avant dapporter des modifications aux paramtres du Centre de gestion de la confidentialit.

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OBTENIR DE L'AIDE

Lorsque vous avez besoin daide, appuyez sur la touche F1 ou cliquez sur licne (point dinterrogation) sur le ct droit au-dessus du Ruban. Ou, cliquez sur Fichier, puis sur Aide, puis sur licne Aide de Microsoft Office.

La barre doutils contient neuf boutons : Prcdent : .......................... article prcdent.

Suivant : .............................. article suivant.

Arrter : ............................... arrte la recherche en cours.

Actualiser : .......................... actualise le rsultat de la recherche.

Accueil : .............................. affiche la page daccueil de laide.

Imprimer : ........................... imprime larticle en cours.

Modifier taille de la police : ... pour choisir entre 5 tailles de police daffichage.

Table des matires : .............. affiche/non la table des matires dans le volet de gauche.

Maintenir sur le dessus : ........ maintient lAide au-dessus de la fentre Access mme active.

Effectuer une recherche dans lAide Saisissez les mots dans la zone , puis

cliquez sur le bouton Rechercher, le rsultat de la recherche est la liste des noms darticles trouvs. Cliquez sur un article pour louvrir.

La flche du bouton Rechercher, permet de spcifier un domaine de recherche soit dans votre ordinateur (Tout Access, ou seulement Aide, Modles ou Formation) soit en ligne sur Office.com.

Si les rsultats ne sont pas satisfaisants, vous pouvez changer les mots de recherche ou tendre la recherche dautres sources grce aux liens en bas de page (si la recherche se fait online ).

Cliquez sur le bouton , de la barre doutils, pour afficher la table des matires. La table des matires est organise sous forme arborescente :

- Cliquez sur une rubrique ferme pour l'ouvrir et afficher les titres des articles de l'aide et ventuellement des sous-rubriques. Cliquez sur un titre d'article, prcd de licne , pour en afficher le contenu dans le volet droit de la fentre.

- Cliquez sur une rubrique ouverte pour la refermer.

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OBTENIR DE L'AIDE

INFOBULLE DAIDE SUR UN OUTIL Amenez le pointeur sur loutil, une infobulle dcrit lusage de

loutil. Laffichage des infobulles peut tre activ ou dsactiv par les options Access : cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options, cliquez sur la rubrique Gnral, puis dans la zone

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UTILISER LA FEUILLE DE DONNES

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SAISIR ET DITER DES ENREGISTREMENTS

Le mode Feuille de donnes est conu pour saisir directement des enregistrements dans les tables, ou pour consulter et modifier les donnes existantes, sans passer par un formulaire.

AJOUTER DES ENREGISTREMENTS DANS UNE TABLE Pour afficher la table en mode Feuille de donnes, double-cliquez sur le nom de la table dans le

volet de navigation, ou cliquez droit sur le nom de table puis sur la commande Ouvrir.

Cliquez sur licne Nouvel enregistrement situ sur la barre dtat, ou appuyez sur ++. Saisissez le contenu du premier champ (sauf sil est de type NumroAuto), puis validez en

appuyant sur ou pour passer au champ suivant et ainsi de suite... Une fois le dernier champ renseign, lappui sur la touche ou fait passer le point

dinsertion au dbut dun nouvel enregistrement.

Access sauvegarde automatiquement un enregistrement dont un champ a t modifi ds que le curseur est plac dans un autre enregistrement.

Pour fermer la feuille de donnes, appuyez sur +W ou sur + , ou cliquez droit sur longlet de la feuille puis sur la commande Fermer.

NAVIGUER DANS LES ENREGISTREMENTS Lenregistrement actif est reprable par sa case de slecteur denregistrement colore. Cest lenregistrement dans lequel vous avez cliqu ou que vous avez trouv par une recherche. La ligne entire de lenregistrement actif est en fond gris, sauf le champ dans lequel vous avez cliqu.

Atteindre un enregistrement avec les boutons de navigation Premier enregistrement. Enregistrement prcdent. Zone de numro de ligne. Enregistrement suivant. Dernier enregistrement.

Cration dun nouvel enregistrement. Indicateur dun filtre actif ou non. Zone de recherche. Curseur de dfilement horizontal, lorsque

la fentre nest pas assez large pour afficher toutes les colonnes de la table.

Pour atteindre un enregistrement par son numro de ligne dans la feuille de donnes, double-

cliquez sur le numro dans la zone , saisissez le numro de ligne et validez par . Pour atteindre un enregistrement par une valeur contenue, saisissez la valeur dans la zone

. Le curseur se place automatiquement dans le premier enregistrement de la feuille de donnes contenant cette valeur. Pour trouver les enregistrements suivants contenant cette mme valeur, tapez sur la touche .

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Atteindre un enregistrement avec les touches de direction du clavier ou Champ suivant. Dernier champ de la ligne. + Champ prcdent.

Premier champ de la ligne. + Dernier enregistrement.

+ Premier enregistrement. / Fait dfiler de n enregistrements vers le haut / vers le bas (n tant le

nombre denregistrements affichs.

Enregistrement prcdent.

Enregistrement suivant.

MODIFIER LES DONNES DUN ENREGISTREMENT Trouvez lenregistrement modifier en faisant dfiler les enregistrements, ou en entrant une

valeur de recherche dans la zone recherche sur la barre de navigation dans les enregistrements (vitez de le trouver par le numro de ligne qui peut changer en fonction des tris et des filtres).

Cliquez dans le champ modifier, slectionnez la donne entire ou la portion de donnes modifier et saisissez la modification.

Sauvegarde ou annulation des modifications dun enregistrement Lorsque vous modifiez des donnes dans une table (ou un formulaire), vos modifications sur une ligne (ou enregistrement) sont automatiquement sauvegardes lorsque vous accdez une autre ligne ou lorsque vous fermez la table (le formulaire).

En cours de modification dune ligne (ou enregistrement), le symbole en forme de crayon saffiche dans le slecteur de l'enregistrement actif tant que les modifications nont pas t enregistres. Lorsque vous passez une autre ligne (ou enregistrement), ce symbole disparat, indiquant ainsi que vos modifications ont t sauvegarde.

Pour sauvegarder des modifications sur un enregistrement sans passer un autre, sous l'onglet Accueil>groupe Enregistrements cliquez sur le bouton Enregistrer, ou raccourci Maj+Entre.

Tant que vous tes en mode dition (avec le symbole ), vous pouvez annuler la modification du champ en cours de modification en tapant une fois sur la touche et la modification de tout lenregistrement en tapant une deuxime fois sur la touche .

Les symboles du slecteur d'enregistrement.

Enregistrement actif ; l'enregistrement a t sauvegard tel qu'il apparat.

Enregistrement en cours de modification ; modifications non encore enregistres.

Enregistrement verrouill par un autre utilisateur ; vous ne pouvez pas le modifier.

Nouvel enregistrement dans lequel vous pouvez saisir des informations.

Spcificits de la saisie selon le type de donnes Texte : saisissez le texte de manire habituelle. Dans certains cas, un texte saisi en minuscules

sinscrit automatiquement en majuscules : il sagit dune proprit que vous pouvez spcifier.

Nombre : saisissez les nombres sans taper de sparateur de milliers ni de symbole montaire, ces lments tant inclus dans le format daffichage du champ.

Date : saisissez une date sous la forme 3/5/10 (ce qui donnera 03/05/2010), ou 3/5 (ce qui donnera galement 03/05/2010 si lanne en cours est 2010), ou 3/5/10 (ce qui donnera 03/05/2010). Vous pouvez aussi taper un tiret ou une virgule la place du symbole /.

Les dates saisies avec un format anne deux chiffres, comprises entre le 01/01/00 et le 31/12/29, sont censes tre des dates comprises entre lan 2000 et 2029. Les dates saisies comprises entre le 01/01/30 et 31/12/99 sont censes tre comprises entre 1930 et 1999.

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Heure : tapez les heures sous la forme 3:5:9 (donne 03:05:09), ou 3:5 (donne 03:05:00). Vous pouvez galement taper un point la place des deux-points.

Champ Oui/Non : par dfaut ce type de champ apparat sous la forme dune case que vous pouvez cocher ou pas.

Lien hypertexte : tapez ladresse dun lien (par exemple http://www.tsoft.fr ou www.tsoft.fr ) ou cliquez droit dans le champ puis sur Lien hypertexte, puis sur Modifier le lien hypertexte. Dans le dialogue Insrer le lien hypertexte qui saffiche, spcifiez ladresse dans la zone et le texte du lien dans la zone .

Liste de choix : cliquez sur la flche qui apparat lextrmit droite du champ, puis cliquez sur la valeur de votre choix dans la liste qui se droule.

Objet OLE : copiez/collez un objet dans le champ, ou cliquez droit puis cliquez sur Insrer un objet. Le dialogue qui saffiche permet de crer lobjet.

Champ NumroAuto : les champs de type NumroAuto tant grs par Access, ils ne peuvent pas tre modifis.

TYPE DE DONNES ET CONTRLE DE VALIDATION Dans certains cas (du texte dans un champ numrique, tentative de modification dun champ de type NumroAuto, etc.), Access refuse la valeur saisie.

INSRER UNE VALEUR PRDFINIE Vous pouvez insrer ou substituer la valeur saisie dans un champ celle qui lui a t assigne par dfaut au niveau de ses proprits. Pour cela : Placez le curseur dans le champ, appuyez sur + + . Vous pouvez insrer la valeur du mme champ de lenregistrement prcdent, pour cela : Placez le curseur dans le champ, appuyez sur + (lapostrophe, sur la mme touche que

le chiffre 4 sur le clavier principal). Diverses touches de saisie : + insre une ligne suivante dans un champ.

+: (deux-points) insre lheure actuelle.

ZOOM SUR UN CHAMP ventuellement, on peut zoomer sur un champ pour le visualiser dans son intgralit. Cela est utile pour les champs de grande taille, tels que les champs de type Mmo. Cliquez dans le champ de lenregistrement que vous voulez visualiser, appuyez sur + .

Tapez ou modifiez le texte si ncessaire, cliquez sur [OK] pour terminer.

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COPIER/DPLACER/SUPPRIMER DES DONNES

Vous pouvez copier ou dplacer des donnes par copier/coller dun champ vers un autre, dune table vers une autre ou encore vers une autre application Windows, par exemple Excel ou Word.

SLECTIONNER LES ENREGISTREMENTS COPIER Avec la souris

Pour slectionner un enregistrement : cliquez sur le slecteur gauche de lenregistrement . Pour slectionner plusieurs enregistrements successifs : cliquez sur le slecteur du premier

enregistrement puis faites glisser le slecteur jusquau dernier slectionner. Pour slectionner tous les enregistrements : cliquez sur la case grise situe dans le coin

suprieur gauche de la feuille de donnes .

Au clavier Pour slectionner un enregistrement, rendez-le actif puis slectionnez-le par + . Pour slectionner plusieurs enregistrements successifs, slectionnez le premier enregistrement,

puis tendez la slection par + ou + . Pour slectionner tous les enregistrements appuyez sur +A.

COPIER OU DPLACER DES ENREGISTREMENTS DUNE TABLE UNE AUTRE Pour le collage dune table une autre, lordre des champs des enregistrements source doit respecter lordre des champs de la table cible, les noms des champs pouvant tre diffrents. Slectionnez les enregistrements copier ou dplacer, puis sous longlet

Accueil>groupe Presse-papiers, cliquez sur le bouton Copier (ou Ctrl+C) ou Couper (ou Ctrl+X).

Ouvrez une autre table, cliquez dans la table. Puis, sous longlet Accueil> groupe Presse-papiers, cliquez sur la flche du bouton Coller puis sur Coller par ajout. Les enregistrements source sont ajouts en fin de la table cible.

Si vous slectionnez des enregistrements successifs dans la table cible, ils seront remplacs par les enregistrements source si vous cliquez simplement sur le bouton Coller (ou Ctrl+V).

De la mme faon, vous pouvez coller les donnes dans une feuille Excel ou dans un document Word, les noms des champs seront repris comme titre des colonnes dans le document cible.

Problmes de collage Les enregistrements quAccess ne peut pas coller sont placs dans une table appele Table des erreurs. Access ne peut pas coller un enregistrement sil contient une valeur : Dont le type de donne est incorrect o qui est trop longue pour le champ destination. Qui ne respecte pas la rgle de validation du champ destination. Qui existe dj dans un champ cl primaire. Qui est interdite par une macro de validation ou qui ne respecte pas la rgle de validation.

SUPPRIMER DES ENREGISTREMENTS DUNE TABLE Slectionnez les enregistrements supprimer, puis sous longlet Accueil>groupe Enregistrements,

cliquez sur le bouton Supprimer ou appuyez sur . Un message demande confirmation. Cliquez sur [Oui] pour valider la suppression.

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METTRE EN FORME LA FEUILLE DE DONNES

La prsentation de la table en feuille de donnes peut tre personnalise. Certains changements de prsentation sappliquent lensemble des tables, dautres ne concernent que la table ouverte et affiche en premier plan. La mise en forme dune table peut tre enregistre lorsque vous fermez la table ou tout moment lorsque vous utilisez la commande Enregistrer.

OPTIONS PAR DFAUT POUR TOUTES LES FEUILLES DE DONNES Les changements apports aux options par dfaut affectent lensemble des feuilles de donnes associes aux tables de la base de donnes ouverte. Cliquez sur longlet Fichier, puis sur Options et slectionnez la rubrique Feuille de donnes.

Choisissez laffichage du quadrillage, lapparence des cellules, la largeur de colonne par dfaut. Choisissez la police par dfaut, sa taille et sa mise en forme par dfaut Cliquez sur [OK].

Les modifications dapparence dcrites dans les paragraphes suivants naffectent que la feuille de donnes de la table active.

MODIFIER LA LARGEUR DE COLONNE La largeur de colonne sapplique seulement aux colonnes que vous slectionnez.

Avec un dialogue Cliquez sur len-tte de la colonne, puis sur Largeur

de colonne saisissez la nouvelle valeur en nombre de caractres affichables. Loption permet dappliquer la largeur de colonne par dfaut, celle spcifie dans les options par dfaut.

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Avec la souris Placez le pointeur sur le bord droit de len-tte de la colonne

redimensionner (rectangle gris affichant le nom du champ) : le pointeur se transforme en flche deux pointes

Double-cliquez pour redimensionner la colonne en fonction de son contenu, ou cliquez et faites glisser jusqu obtenir la largeur souhaite.

MODIFIER LA HAUTEUR DES LIGNES La modification de la hauteur des lignes affecte toutes les lignes de la feuille de donnes, vous ne pouvez pas modifier la hauteur dune ligne particulire. Cliquez droit sur le slecteur dun enregistrement quelconque, puis sur Hauteur de ligne

Saisissez la hauteur de ligne, validez par [OK]. Loption remet la hauteur en fonction de la taille de police choisie.

Placez le pointeur entre les slecteurs denregistrement de deux lignes quelconques, il se transforme en flche deux pointes. Faites glisser vers le haut ou vers le bas.

DPLACER UNE COLONNE La colonne est dplace dans la feuille de donnes, le champ nest pas dplac dans la table. Slectionnez la colonne en cliquant sur son en-tte (nom de colonne sur un fond gris). Puis,

cliquez nouveau sur cet en-tte et faites glisser vers la droite ou vers la gauche, relchez la pression lorsque la position (trait vertical pais) entre deux autres colonnes vous convient.

MASQUER/AFFICHER UNE COLONNE La colonne est masque dans la feuille, le champ nest pas supprim dans la table. Mais attention ne pas supprimer la colonne (au lieu de la masquer) car cela supprimerait aussi le champ. Slectionnez les colonnes masquer, cliquez droit dessus, puis sur Masquer les colonnes. Pour les rafficher, cliquez droit sur un en-tte de colonne quelconque, puis sur Afficher les

colonnes Dans le dialogue, cochez les noms de colonnes afficher, validez par [Fermer].

FIGER/LIBRER DES COLONNES La visualisation lcran de toutes les colonnes en mme temps est parfois impossible. Il est alors utile de figer certaines dentre elles pour quelles restent affiches en permanence sur la gauche de la feuille de donnes lorsque vous faites dfiler horizontalement la feuille. De la mme faon que les en-ttes de colonne restent toujours visibles lorsque vous faites dfiler la feuille vers le bas. Slectionnez les colonnes figer, cliquez droit sur la slection, puis sur Figer les colonnes. Les

colonnes figes sont dplaces gauche de la feuille de donnes. Pour ne plus figer les colonnes, cliquez sur un en-tte de colonne quelconque, puis sur Librer

les colonnes. Dplacez les colonnes anciennement figes si vous le souhaitez.

RENOMMER UN CHAMP EN RENOMMANT LA COLONNE Double-cliquez dans len-tte de la colonne, saisissez un nouveau nom pour la colonne et

validez par .

Attention, lorsque vous remplacez, comme ci-dessus, le nom de colonne dans la feuille de donnes, le nom du champ de la table est aussi renomm et la proprit du champ est supprime. Si vous voulez afficher un nom de colonne dans la feuille de donnes diffrent du nom de champ, passez en mode Cration et modifiez la proprit du champ.

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METTRE EN FORME LE TEXTE La police de caractres que vous choisissez sapplique toutes les cellules de la feuille. Vous ne pouvez pas modifier la police pour une colonne particulire. Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du texte

Slectionnez la police et sa taille . Vous pouvez modifier lattribut Gras , Italique ou soulign , ainsi que la couleur des caractres .

ALIGNEMENT DANS LES CELLULES Par exception aux autres options qui sappliquent toutes les colonnes, lalignement sapplique aux colonnes slectionnes et non toutes les colonnes. Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du texte, cliquez sur un des boutons dalignement .

APPARENCE DES CELLULES Sous longlet Accueil>groupe Mise en forme du

texte, choisissez une couleur darrire plan principal et une autre couleur darrire plan qui sapplique seulement aux lignes paires (donc une ligne sur deux). Vous pouvez choisir aussi le type de quadrillage (horizontal, vertical, ou les deux ou aucun).

Pour afficher toutes les options, cliquez sur le Lanceur du groupe Mise en forme du texte. Le dialogue Mise en forme de la feuille de donnes (ci-contre) saffiche : vous pouvez personnaliser en plus la couleur du quadrillage, lapparence des cellules (2D, 3D enfonc ou relch). Le style des bordures (tirets, pointill).

ENREGISTRER LES MODIFICATIONS DE LA MISE EN FORME DE LA TABLE Les modifications de mise en forme de la table sont enregistres lorsque vous fermez la table,

un message saffiche :

Vous pouvez aussi les enregistrer tout moment en cliquant sur le bouton Enregistrer de la barre doutils Accs rapide ou en utilisant le raccourci clavier sur Ctrl+S.

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RECHERCHER ET REMPLACER DES DONNES

Vous utilisez le dialogue Rechercher et remplacer lorsque vous souhaitez rechercher (et remplacer) de petites quantits de donnes dans une table et quune requte ne simpose pas pour cela.

RECHERCHER UNE DONNE DANS UNE TABLE Placez le curseur dans le premier enregistrement, dans le champ dans lequel vous voulez

chercher, puis sous longlet Accueil>groupe Rechercher, cliquez sur Rechercher ( +F).

Dans la zone , saisissez la valeur cherche. Modifiez si ncessaire les options de recherche : : choisissez de limiter la rechercher au champ ou toute la table. : prcisez si la valeur doit tre cherche nimporte o dans le champ, ou au dbut du

champ ou comme tant la valeur du champ entier. : Seulement vers le bas, vers le haut ou dans les deux sens. : diffrencie majuscules et minuscules. : cherche aussi dans les formats. Cliquez sur [Suivant] pour lancer la recherche et trouver la premire occurrence. Cliquez

ensuite nouveau pour trouver loccurrence suivante, etc. Lorsque vous avez trouv loccurrence que vous cherchez, cliquez sur [Annuler].

Vous pouvez ventuellement utiliser des caractres gnriques : ? remplace une lettre, * remplace un groupe de caractres quelconque, # remplace un chiffre.

REMPLACER DES DONNES DANS UNE TABLE Vous pouvez remplacer une chane de caractres, un mot ou une partie de mot... Vous pouvez mme utiliser des caractres gnriques pour tendre la recherche. Placez le curseur dans le premier enregistrement, ventuellement dans le champ de recherche,

puis sous longlet Accueil>groupe Rechercher, cliquez sur Remplacer ( +H). Le dialogue Rechercher et remplacer souvre sur longlet Remplacer.

Dans la zone : saisissez le texte chercher (caractres gnriques admis) Dans la zone : saisissez le texte de remplacement. Modifiez si ncessaire les options de recherche (les mmes que sous longlet Rechercher). Cliquez sur [Suivant] pour chercher la premire occurrence du texte, puis [Remplacer]

remplace loccurrence trouve ou [Suivant] cherche loccurrence suivante sans remplacer loccurrence trouve. Pour remplacer toutes les occurrences suivantes, [Remplacer tout].

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VRIFIER LORTHOGRAPHE

Vous pouvez vrifier lorthographe dans les champs Texte ou Mmo, dans tous les enregistrements ou dans des enregistrements slectionns et mme des champs slectionns.

EFFECTUER LA VRIFICATION En mode Feuille de donnes, slectionnez les lignes (enregistrements) ou les colonnes

(champs), ou mme un ensemble de cellules dont vous voulez vrifier lorthographe. Sous longlet Accueil>groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Orthographe (ou ). Lorsquun mot inconnu au dictionnaire est repr, Access affiche le dialogue suivant :

Saisissez lorthographe correcte en ou slectionnez un mot de remplacement dans la zone . Puis, cliquez sur lun des boutons suivants :

[Remplacer] : corrige uniquement loccurrence de ce mot et poursuit la vrification. [Remplacer tout] : corrige toutes les occurrences de ce mot et poursuit la vrification. [Ignorer] : laisse loccurrence de ce mot inchange et poursuit la vrification. [Ignorer tout] : laisse toutes les occurrences de ce mot inchanges et poursuit la vrification.

Rle des autres boutons [Ignorer le champ nom_champ] : cesse de vrifier les donnes dans le champ. [Ajouter] : ajoute le mot au dictionnaire personnel. [Annuler dernire action] : revient sur la correction prcdente en lannulant. [Annuler] : cesse la vrification.

Correction automatique Aprs avoir corrig un mot dans la zone , vous pouvez utiliser le bouton [Correction automatique] pour corriger, et en plus stocker la correction dans le dictionnaire des corrections automatiques (voir page suivante).

OPTIONS DE VRIFICATION Dans le dialogue du vrificateur dorthographe, cliquez sur le bouton [Options].

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VRIFIER LORTHOGRAPHE

: ignore les mots dont toutes les lettres sont en majuscules. Par exemple, la vrification ne signale pas ABC comme une erreur.

: ignore les mots qui contiennent des chiffres. Par exemple, la vrification ne signale pas a1b2c3 comme une erreur.

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TRIER DANS LA FEUILLE DE DONNES

Le tri sapplique la feuille de donnes, les enregistrements restent physiquement dans la table dans leur ordre de cration. Cest leur affichage dans la feuille de donnes qui se fait dans un ordre diffrent. Le tri peut se faire selon les donnes dun seul champ ou de plusieurs champs. Lorsque vous avez appliqu un tri et que vous fermez la feuille de donnes en enregistrant les modifications, vous enregistrez les paramtres de tri. Et, lorsque vous ouvrez nouveau la table en mode Feuille de donnes, les enregistrements rapparaissent tris. Mais vous pouvez annuler le tri et retrouver les enregistrements dans leur ordre de cration dans la table.

TRI SIMPLE SELON LES DONNES DUN CHAMP En mode Feuille de donnes, placez le curseur dans

la colonne contenant le champ qui doit servir de cl de tri, puis, sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton de tri Croissant ou Dcroissant .

Lorsque vous avez effectu un tri sur un champ, une flche saffiche droite de len-tte de colonne de ce champ, flche vers le haut pour tri croissant, vers le bas pour tri dcroissant.

Vous pouvez trier selon les donnes selon plusieurs champs. Par exemple, si vous souhaitez obtenir les clients tris par Ville (1re cl) et par nom (2e cl) dans chaque ville, triez en premier lieu sur le champ (2e cl), en dernier lieu sur le champ (1re cl). Si vous avez slectionn plusieurs colonnes adjacentes lorsque vous effectuez le tri, celui-ci seffectue dabord sur la colonne la plus droite, puis sur les autres de droite gauche.

TRI AVANC Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Options avances puis sur

Filtre/tri avanc qui affiche une grille de filtre/tri sous un nouvel onglet.

La grille de filtre/tri est dj constitue en fonction des tris qui ont t dfinis, indique en premire colonne le champ cl de tri majeur, les colonnes suivantes les champs cls de tri mineurs. Dans cette grille, vous pouvez dfinir des tris plus sophistiqus, par exemple ajouter un champ

calcul et le dfinir comme cl de tri. Appliquez le tri en cliquant sur le bouton Activer/Dsactiver le filtre sur le Ruban.

ANNULER LE TRI Pour annuler tous les tris, cliquez sur le bouton Supprimer un tri . Pour annuler un seul champ cl de tri la fois, supprimez la colonne dans la grille de Filtre/tri.

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FILTRER DANS LA FEUILLE DE DONNES

Lorsquun filtre a t appliqu la feuille de donnes, celle-ci naffiche plus que la partie des donnes respectant le(s) critre(s) de slection du filtre. Vous pouvez neutraliser le filtre pour rafficher tous les enregistrements ou rappliquer le filtre.

CRER UN FILTRE SUR UNE VALEUR DUN CHAMP Ouvrez la table en mode Feuille de donnes, placez le

curseur dans une cellule contenant la valeur utiliser comme filtre. Sous longlet Accueil>groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Slection, puis sur lune des commandes.

Dans la barre de navigation, lindicateur de filtre est actif pour signaler quun filtre est actif.

Si vous crez successivement plusieurs filtres sur des champs diffrents, les critres sont combins par Et. Vous pouvez visualiser les critres crs dans la grille de filtre (voir page suivante).

NEUTRALISER ET RAPPLIQUER LE FILTRE Lorsque vous venez de crer un filtre, il sapplique immdiatement, vous pouvez le neutraliser et le ractiver. Lorsque vous ouvrez une table, son filtre, sil existe, est neutralis louverture. Lorsque le filtre est neutralis, le

Access 2010 utilisateur guide de formation avec cas pratiques

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