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Microsoft

Joyce Cox et Joan Lambert Adapt de lamricain par : Dominique Maniez

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dition et diffusion de la version franaise : Dunod Distribution : Hachette Livre Distribution Couverture : Mateo Adapt de lamricain par : Dominique Maniez Mise en page : Arclemax ISBN : 978-2-10-055678-6

SommaireIntroduction Access 2010 . . . . . . . . . . . . . . . iNouvelles fonctionnalits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .i Si vous faites une mise jour partir dAccess 2007 . . . . . . . . . . i Si vous faites une mise jour partir dAcce 2003 . . . . . . . . . . iii Modifier laffichage du ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . v lments dynamiques du ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .vi Modifier la largeur du ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii Adapter les tapes des exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .viii Conventions utilises dans cet ouvrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ix Utilisation des fichiers dexercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . x Obtenir de laide sur Access 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xii Plus dinformation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xvi

Partie 1

Techniques de bases de donnes simples Explorer une base de donnes Access 2010 . .3Travailler avec Access 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Concepts de base de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Explorer les tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Explorer les formulaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Explorer les requtes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Explorer les tats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Prvisualiser et imprimer des objets dAccess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

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Sommaire

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Crer des bases de donnes et des tables simples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Crer une base de donnes partir dun modle . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Crer une base de donnes et des tables manuellement . . . . . . . . . . . 52 Manipuler les lignes et les colonnes des tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Affiner la structure dune table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Crer des relations entre des tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

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Crer des formulaires simples . . . . . . . . . . . . 77Crer un formulaire en utilisant loutil Formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Changer lapparence dun formulaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Changer la disposition dun formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

4

Afficher des donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101Trier les informations dune table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Filtrer les informations dune table. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Filtrer les informations avec un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Localiser les informations rpondant plusieurs critres . . . . . . . . . . 115 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

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Crer des tats simples . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Crer un tat avec un assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Modifier la conception dun tat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 Prvisualiser et imprimer un tat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Sommaire

Partie 2

Techniques de bases de donnes relationnelles Maintenir lintgrit des donnes . . . . . . . .143Restreindre le type de donnes dun champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Restreindre la taille des donnes dun champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Spcifier le format des donnes dun champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Restreindre les donnes en utilisant des rgles de validation . . . . . . 159 Restreindre les donnes aux valeurs dune liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 Restreindre les donnes aux valeurs dune autre table . . . . . . . . . . . . 173 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

6

7

Crer des formulaires personnaliss . . . . . .181Modifier un formulaire cr avec un assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Ajouter des contrles un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Ajouter un sous-formulaire un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Utiliser des courriels pour collecter des donnes. . . . . . . . . . . . . . . . . 207 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

8

Crer des requtes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213Crer une requte avec un assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Crer une requte manuellement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 Utiliser des requtes pour synthtiser des donnes . . . . . . . . . . . . . . 224 Raliser des calculs avec une requte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 Utiliser des requtes pour mettre jour des enregistrements. . . . . . 233 Utiliser des requtes pour supprimer des enregistrements . . . . . . . . 237 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

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Crer des tats personnaliss . . . . . . . . . . . .243Crer un tat manuellement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 Modifier le contenu dun tat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 Ajouter un sous-tat un tat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

Sommaire

Partie 3

Personnalisation dAccess Rendre les bases de donnes conviviales . . 267Crer un formulaire de navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Crer des catgories personnalises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 Contrler la disponibilit des fonctionnalits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

10

11

Personnaliser Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285Modifier les options du programme par dfaut . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 Personnaliser le ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 Personnaliser la barre doutils Accs rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 En rsum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304

Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

Introduction Access 2010Microsoft Access 2010 est un programme de bases de donnes relationnelles puissant qui comprend des centaines doutils qui vous permettent dtre oprationnel rapidement pour grer et partager des donnes, mme si vous tes nophyte dans le dveloppement des bases de donnes. Vous aurez accs une vaste bibliothque de modles conus par des professionnels, des assistants qui crent automatiquement des tables, des formulaires, des requtes et des tats, ainsi qu de nombreuses ressources lectroniques en local ou en ligne. Access prend en charge le partage des donnes avec dautres sources, notamment les programmes de la suite Microsoft Office 2010, Microsoft SQL Server, Windows SharePoint Services, et les documents au format XML, HTML, XPS et PDF. Les fonctionnalits avances permettent de crer des applications de bases de donnes sophistiques dont vos employs et vos clients pourront se servir pour recueillir des informations et les visualiser sans rien connatre de la conception ou du dveloppement des bases de donnes. Cet ouvrage fournit des instructions simples pour crer des bases de donnes avec Access. Mme si vous ne connaissez rien Access, et par consquent aux bases de donnes, ce livre vous permettra dacqurir lexpertise ncessaire pour crer des bases de donnes complexes qui pourront tre utilises par plusieurs personnes.

Nouvelles fonctionnalitsSi vous connaissez dj Access et effectuez une mise jour vers Access 2010 partir dune version prcdente, vous tes sans doute plus intress par les diffrences entre lancienne et la nouvelle version plutt que par le fonctionnement gnral dAccess. Afin de vous aider identifier les modifications par rapport la version dAccess que vous utilisez, nous avons list ici les nouvelles fonctionnalits introduites dans Access 2010, ainsi que dans Access 2007.

Si vous faites une mise jour partir dAccess 2007Si vous avez lhabitude dAccess 2007, vous vous demandez sans doute comment Microsoft a pu amliorer ce qui constitue dj une bote outils extrmement complte. Outre lamlioration des fonctionnalits existantes, Access 2010 comprend les ajouts suivants :

i

ii

Introduction

l Mode Backstage Finalement, tous les outils dont vous avez besoin pour

travailler avec vos fichiers, par opposition leur contenu, sont accessibles partir dun seul emplacement. On affiche le mode Backstage en cliquant sur longlet Fichier, ce qui remplace le bouton Office lextrmit gauche du ruban.l Ruban personnalisable Il sagit dune tape logique dans lvolution du

centre de commandes introduit avec Access 2007 : vous pouvez crer vos propres onglets et groupes afin que linterface utilisateur se conforme la manire dont vous travaillez.l Unification des thmes Lajout de formulaires et dtats aux objets dune

base de donnes nest que lapplication dun thme professionnel partir dune galerie doptions.l Fonctionnalits Web Les entreprises qui ont des employs et des clients

dans diffrents emplacements gographiques peuvent publier des bases de donnes sur des services Access, ce qui permet daccder ces bases de donnes par Internet dans un navigateur Web.l Formulaires de navigation En offrant des techniques de navigation

sophistiques aux utilisateurs qui sont dsormais des internautes confirms, ces nouveaux formulaires fournissent un outil de navigation essentiel aux bases de donnes Web, mais ils peuvent aussi amliorer lergonomie des bases de donnes qui ne sont pas publies sur le Web.l Nouveaux modles de bases de donnes La cration des bases de don-

nes dusage courant na jamais t aussi simple. Les bases de donnes qui sont livres avec Access sont compltes par celles qui sont distribues par la communaut de dveloppeurs de bases de donnes via Microsoft Office Online.l Parties dapplication Vous pouvez prsent ajouter des objets de base de

donnes prdfinis une base de donnes existante. Outre la dizaine de types de formulaires, plusieurs objets Dmarrage rapide sont disponibles. Par exemple, le composant Contacts ajoute une table et les requtes, formulaires et tats connexes.l Amlioration de la mise en page et des contrles de mise en page Il est

maintenant plus facile de faire des modifications de conception en Mode mise en page tout en visualisant en direct les donnes sous-jacentes.l Amlioration du Gnrateur dexpression La disposition de la bote de

dialogue du Gnrateur dexpression a t amliore pour rendre la cration des expressions plus intuitive. De plus, une fonctionnalit appele IntelliSense a t incorpore pour afficher des options bases sur ce que saisit lutilisateur et pour fournir une aide syntaxique.

Introduction

iii

l Amlioration de la mise en forme conditionnelle On peut prsent uti-

liser des barres de donnes pour amliorer la lisibilit des champs numriques.l Possibilit dexport au format PDF et XPS Quand on souhaite rendre

accessible un tat ou un autre objet de base de donnes qui nest pas cens tre manipul par lutilisateur final, on peut lexporter au format PDF ou XPS. Vous pouvez optimiser la taille du fichier pour limpression ou la publication en ligne.

Si vous faites une mise jour partir dAccess 2003Access 2010 repose sur Access 2007, qui a introduit une longue liste de fonctionnalits nouvelles ou damliorations qui facilitent la cration, le partage ou la gestion des bases de donnes :l Ruban La nouvelle interface utilisateur organise les commandes les plus

courantes en onglets et groupes de telle sorte que les commandes appropries soient immdiatement accessibles.l Barre doutils Accs rapide Vous pouvez personnaliser une partie de la

barre doutils pour y intgrer les commandes que vous utilisez souvent, quel que soit lobjet en cours dutilisation.l Volet de navigation Un volet de navigation personnalisable remplace la

fentre Bases de donnes dAccess 2003. Vous pouvez afficher ou masquer toutes les tables, les requtes, les tats, les macros et les modules, ou bien crer un groupe personnalis qui affiche seulement les objets avec lesquels vous voulez travailler. Vous pouvez mme masquer le volet de navigation pour augmenter la place disponible pour les objets de la base de donnes.l Barre dtat Cette barre doutils contextuelle, situe dans le coin infrieur

droit de la fentre du programme, fournit en un seul clic la possibilit de jongler entre les diffrents modes daffichage de lobjet de base de donnes en cours dutilisation : feuille de donnes, cration, tableau crois dynamique, graphique crois dynamique, formulaire, mise en page, tat, etc.l Documents onglets Vous pouvez ouvrir plusieurs objets de base de don-

nes et passer de lun lautre rapidement en cliquant sur des onglets.l Bibliothque de modles Localisez rapidement et tlchargez des mod-

les professionnels pour des projets de bases de donnes courants.l Amlioration du tri et du filtrage Triez facilement tous les enregistre-

ments dune table sur un ou plusieurs champs, ou filtrez une table ou un formulaire pour aff icher ou masquer des enregistrements rpondant plusieurs critres.

iv

Introduction

l Mode Page Modifiez la conception dun formulaire ou dun tat pendant

que vous le visualisez.l Dispositions tabulaires et empiles Groupez les contrles dun formu-

laire ou dun tat de manire pouvoir facilement les manipuler comme un seul ensemble.l Calendrier automatique Les types de donnes Date/Heure incluent un

contrle de calendrier optionnel. Cliquez sur le calendrier et slectionnez la date souhaite.l Texte enrichi Les champs mmo supportent prsent les options de mise

en forme les plus courantes, notamment la police, la couleur et les caractres. La mise en forme est stocke avec la base de donnes.l Onglet Crer Crez rapidement un nouvel objet table, formulaire, requte,

tat, macro, liste SharePoint, etc.l Requte Analyse croise Ajoutez une somme de lignes une requte et

slectionnez dans une liste une fonction statistique pour lintgrer dans un formulaire ou un tat.l Liste de champs Faites glisser des champs partir dune ou plusieurs tables

sur la table active.l Type de donnes Pice jointe Attachez des photos et dautres fichiers aux

enregistrements dune base de donnes.l Macros incorpores Les macros incorpores dans un formulaire ou un tat

offrent un niveau plus lev de scurit dans les applications de base de donnes.l Aide Microsoft Access Trouvez facilement de laide dans Access, quel que

soit votre niveau dexpertise.l Amlioration du partage de linformation Importez et exportez facile-

ment des donnes entre Access et dautres applications Office ou des fichiers XML, HTML, PDF et dBase ; collectez des informations via des enqutes diffuses par courriel dans Outlook et mettez jour automatiquement votre base de donnes avec les rponses ; crez ou liez une base de donnes une liste SharePoint ou publiez votre base de donnes dans une bibliothque SharePoint afin de permettre aux utilisateurs de mettre jour et dextraire des informations.l Amlioration de la conception des tats Crez rapidement des tats pro-

fessionnels, avec un logo, un en-tte et un pied de page ; utilisez les filtres dans les tats pour ne visualiser que les enregistrements slectionns.l Volet Regrouper, trier et total Cette fonctionnalit facilite le regroupe-

ment et le tri des donnes dans les tats et lajout de fonctions statistiques partir dune liste droulante.

Introduction

v

l Amlioration de la scurit Lajout de la protection par mot de passe

une base de donnes provoque maintenant son cryptage lors sa fermeture et son dcryptage son ouverture.

Modifier laffichage du rubanLobjectif de lenvironnement de travail Microsoft Office 2010 est de vous faire travailler avec tous les documents Office (notamment les documents Word, les classeurs Excel, les prsentations PowerPoint, les messages lectroniques Outlook et les bases de donnes Access) de faon aussi intuitive que possible. Vous travaillez avec un document Office et son contenu laide des commandes du programme dans lequel le document est ouvert. Tous les programmes Office 2010 organisent les commandes sur une barre horizontale nomme ruban, prsente en haut de chaque fentre de programme, quun document soit actif ou non.Onglets du ruban Groupes du ruban

Les commandes sont organises sur des onglets spcifiques aux tches, au sein de groupes spcifiques une fonctionnalit, en gnral sous la forme de boutons ou de listes. Certaines apparaissent dans des galeries, dautres possdent des botes de dialogues ou des volets de tches apparents renfermant des commandes complmentaires. Nous prsentons dans ce livre les commandes et lments du ruban associs la fonctionnalit tudie. Cette section traite de laspect gnral du ruban, des lments qui modifient son apparence et de la manire didentifier les commandes qui ne sont pas visibles sur les vues compactes du ruban.Voir aussi Pour des explications dtailles sur le ruban dans Access, reportez-vous la section Travailler avec Access 2010 du chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010 . Astuce Certaines anciennes commandes ont disparu du ruban, mais sont toujours disponibles dans le programme. Vous pouvez rendre ces commandes accessibles en les ajoutant la barre doutils Accs rapide. Pour de plus amples informations, reportez-vous la section Personnaliser la barre doutils Accs rapide du chapitre 11 Personnaliser Access .

vi

Introduction

lments dynamiques du rubanLe ruban est dynamique : son apparence se modifie en fonction de sa largeur. Une commande peut se prsenter sous la forme dun gros bouton, un petit bouton, un bouton avec lgende ou une liste. En fonction de la largeur du ruban la forme, la taille et mme la prsence des boutons sadaptent la place disponible. Par exemple, lorsque la largeur est suffisante, les boutons de longlet Rvision du programme Word sont bien dvelopps et vous voyez plus de commandes dans chaque groupe.Petit bouton lgend Liste droulante Gros bouton

Si vous diminuez la largeur du ruban, les petits boutons lgends disparaissent et des groupes de boutons se retrouvent rassembls sous un seul bouton : on clique sur celui-ci pour afficher la liste des commandes disponibles.Bouton de regroupement Petits boutons sans lgende

Lorsque la fentre devient trop troite pour afficher tous les groupes, une petite flche apparat sa droite : cliquez dessus pour afficher les groupes masqus.

Flche de dfilement

Introduction

vii

Modifier la largeur du rubanLa largeur du ruban est lie la place disponible qui dpend de trois facteurs :l

La largeur de la fentre du programme Le fait dagrandir au maximum la fentre du programme accorde plus despace aux lments du ruban. Vous pouvez agrandir une fentre en cliquant sur le bouton Agrandir situ dans le coin suprieur droit ou en glissant-dposant la bordure dune fentre non agrandie.Astuce Avec Windows 7, vous pouvez agrandir une fentre en faisant glisser sa barre de titre vers le haut de lcran.

l

La rsolution de votre cran Cest la quantit dinformations que votre cran peut afficher ; exprime en pixels, cest la multiplication de la largeur par la hauteur. Plus elle est leve, plus lcran peut contenir dinformations. Les possibilits dpendent de votre cran. De nos jours, les rsolutions vont de 800 600 2 048 1 152. Pour le ruban, plus le premier chiffre (la largeur) est lev, plus il y aura de boutons affichs sur le ruban et plus ils seront larges. Avec Windows 7, on ajuste la rsolution depuis la fentre Rsolution dcran du Panneau de configuration.

l

La densit de votre affichage Vous ne savez peut-tre pas quil est possible de modifier le facteur dagrandissement de tout ce qui apparat lcran en modifiant le rapport dagrandissement de Windows. En dfinissant ce dernier 125 %, on rend plus lisibles le texte et les lments de linterface utilisateur car on les agrandit, mais cela se fait au dtriment du nombre dlments pouvant tre affichs simultanment. Avec Windows 7, on modifie le rapport dagrandissement depuis la fentre Affichage du Panneau de configuration. Vous pouvez choisir un des rapports standard ou dfinir votre taille de texte personnalise.

viii

Introduction

Le rapport dagrandissement est directement li la densit des lments textuels lcran, exprime en points par pouce (PPP, pour langlais DPI, dots per inch). Plus le nombre de points par pouce est lev, plus le texte et les lments de linterface utilisateur sont grands lcran. Par dfaut, Windows emploie une densit de 96 dpi. En choisissant le rglage Moyenne 125 %, on fait passer ce chiffre 120 dpi. Vous pouvez augmenter lagrandissement jusqu 500 %, soit 480 dpi, dans la bote de dialogue Paramtre PPP personnalis. La liste autorise un agrandissement allant jusqu 200 %, mais vous pouvez slectionner une valeur suprieure laide du curseur.

Adapter les tapes des exercicesLes copies dcran montres dans ce livre ont t ralises avec une rsolution dcran de 1 280 1 024, un agrandissement de 100 % et la taille par dfaut (96 dpi). Si un de vos paramtres diffre, votre cran peut apparatre diffremment de celui qui est illustr. Par exemple, vous pourrez voir plus ou moins de boutons dans chaque groupe, les boutons reprsents par des icnes peuvent tre plus ou moins grands ou le groupe peut tre reprsent par un bouton sur lequel vous devez cliquer pour afficher ses commandes.

Introduction

ix

Lorsque nous vous demandons dans un exercice dactionner une commande du ruban, nous le faisons ainsi :l Dans le groupe Illustrations de longlet Insertion, cliquez sur le bouton

Graphique. Si la commande figure dans une liste, linstruction est sous la forme :l

Dans le groupe Mise en page de longlet Mise en page, cliquez sur le bouton Sauts de page puis cliquez sur Insrer un saut de page. fique, nous prsentons une image du bouton dans la marge gauche de la page, ct de ltape concerne.

l La premire fois que nous vous demandons de cliquer sur un bouton spci-

Si un bouton apparat diffremment lcran et dans le livre, en raison de paramtres daffichages diffrents, il est facile dadapter les tapes pour localiser la commande. Cliquez sur longlet mentionn, puis reprez le groupe concern. Si celui-ci a t compact en une liste ou un bouton, cliquez dessus pour afficher les commandes du groupe. Enfin, recherchez un bouton affichant une icne similaire, mais de taille suprieure ou infrieure celle du livre. Si ncessaire, survolez les boutons pour afficher leur nom dans une info bulle. Si vous prfrez ne pas avoir adapter les tapes, configurez votre cran comme nous lavons fait pour le ntre.

Conventions utilises dans cet ouvrageCe livre a t conu pour vous guider tape par tape travers toutes les tches courantes dAccess 2010. Si vous effectuez tous les exercices, du dbut jusqu la fin, vous en apprendrez suffisamment pour grer des bases de donnes complexes avec Access. Chaque rubrique est cependant autonome. Si vous avez dj travaill avec une version prcdente dAccess, ou si vous avez dj ralis tous les exercices et souhaitez rviser une procdure, les dispositifs suivants de cet ouvrage vous guideront utilement pour localiser des informations spcifiques :l Table des matires dtaille avec une liste des rubriques et des encadrs de

chaque chapitre.l Onglets de chapitre pour reprer facilement le dbut de chaque chapitre. l En-ttes spcifiques pour les rubriques permettant de localiser dans chaque

chapitre la rubrique qui vous intresse.l Index dtaill permettant de rechercher une tche ou une fonctionnalit

spcifique.

x

Introduction

Avant de vous lancer dans la lecture de ce livre, vous gagnerez du temps en comprenant le mode de fonctionnement de la collection tape par tape. Le tableau suivant liste les conventions utilises dans cet ouvrage.Convention CONFIGURATION Signification Ce paragraphe, qui prcde un exercice tape par tape, indique les fichiers d'exercices que vous allez utiliser pour raliser les diffrentes tapes. Il prcise tout ce quil faut effectuer avant de dbuter lexercice. Ce paragraphe suit un exercice tape par tape et vous donne les instructions pour fermer les fichiers ou programmes ouverts avant de passer la rubrique suivante. Les tapes numrotes vous guident tout au long de la prise en main des fonctions dcrites. Cette rubrique renvoie un chapitre contenant des informations complmentaires au sujet abord. Cette rubrique explique comment rsoudre les problmes les plus courants susceptibles de vous empcher de poursuivre l'exercice. Cette rubrique vous donne un indice prcieux ou un raccourci pour raliser une tche plus rapidement. Cette rubrique souligne les choses savoir absolument pour pouvoir mener une tche bien. Ce paragraphe fournit des informations sur la disponibilit dun raccourci clavier pour la tche prcdente. Le signe plus (+) entre deux noms de touches signifie que vous devez appuyer simultanment sur les deux touches. Par exemple, l'instruction Appuyez sur CTRL+B signifie que vous devez maintenir enfonce la touche CTRL, puis appuyer sur la touche B de votre clavier. Une image du bouton apparat dans la marge lors de son premier emploi. Saisie utilisateur Le texte que vous tes cens saisir pour effectuer les exercices apparat en caractres gras.

NETTOYAGE

1 2 Voir aussi Dpannage Astuce Important Raccourcis clavier Ctrl+B

Utilisation des fichiers dexercicesPour pouvoir effectuer les exercices de ce livre, vous devez tlcharger les fichiers dexemples et les installer sur votre ordinateur.Important Le programme Microsoft Access 2010 nest pas disponible sur le site dunod.com. Vous devez lacqurir ou tlcharger une version dvaluation et linstaller avant deffectuer les exercices de ce livre.

Introduction

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Suivez ces tapes pour tlcharger les fichiers d'exercices et les enregistrer sur le disque dur de votre ordinateur :

1. Sur le site dunod.com, localisez la page consacre cet ouvrage et dans larubrique Complments en ligne, cliquez sur le lien Documents tlchargeables.

2. Patientez pendant que le tlchargement s'effectue sur votre ordinateur. 3. Pour stocker vos fichiers d'exercices, dans le dossier Documents (Mes docu-

ments sous Windows XP), crez un dossier appel Access 2010 EPE, dans lequel vous copierez les fichiers d'exercices.

Astuce Vos fichiers d'exercices doivent se trouver dans le dossier Documents\Access 2010 EPE\Numro du chapitre. Le nom du dossier ouvrir vous sera indiqu chaque fois que vous aurez utiliser un fichier d'exercice.

Le tableau suivant dresse la liste des fichiers dexercices employs dans ce livre.Chapitre Chapitre 1 : Explorer une base de donnes Access 2010 Chapitre 2 : Crer des bases de donnes et des tables simples Chapitre 3 : Crer des formulaires simples Chapitre 4 : Afficher des donnes Chapitre 5 : Crer des tats simples Chapitre 6 : Maintenir lintgrit des donnes Chapitre 7 : Crer des formulaires personnaliss Chapitre 8 : Crer des requtes Chapitre 9 : Crer des tats personnaliss Chapitre 10 : Rendre les bases de donnes conviviales Chapitre 11 : Personnaliser Access Fichier EntrepriseGarden01_base.accdb Aucun EntrepriseGarden03_base.accdb Logo.png EntrepriseGarden04_base.accdb EntrepriseGarden05_base.accdb EntrepriseGarden06_base.accdb EntrepriseGarden07_base.accdb Hydrangeas.jpg EntrepriseGarden08_base.accdb EntrepriseGarden09_base.accdb EntrepriseGarden10_base.accdb Icon.ico Logo.png EntrepriseGarden11_base.accdb

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Introduction

Obtenir de laide sur Access 2010Pour toute question concernant Access 2010, votre premier rflexe doit tre de consulter laide dAccess. Cest une combinaison doutils et de fichiers stocks sur votre ordinateur lors de linstallation dAccess et, si votre ordinateur est connect Internet, des informations sont disponibles depuis Office.com. Vous pouvez trouver des informations daide spcifiques ou gnrales des diffrentes faons suivantes :l Pour en apprendre plus sur un lment prsent lcran, vous pouvez affi-

cher une info bulle. Pour afficher linfo bulle dun bouton, survolez celui-ci sans cliquer dessus. Cela affiche une info bulle avec le nom du bouton, le raccourci clavier associ sil en existe un et, sauf si vous avez spcifi autrement, une description de ce quaccomplit le bouton si vous cliquez dessus.l Dans la fentre Access, vous pouvez cliquer sur le bouton daide Microsoft

Access Help (un point dinterrogation dans un cercle bleu) situ lextrme droite du ruban pour afficher la fentre daide dAccess.l Aprs avoir ouvert une bote de dialogue, cliquez sur le bouton daide

(encore un point dinterrogation) situ dans le coin droit de la barre de titre de la bote de dialogue pour afficher la fentre daide Access. Parfois, les rubriques associes aux fonctions de cette bote de dialogue seront dj identifies dans cette fentre. Pour vous entraner obtenir de laide, vous pouvez raliser lexercice suivant. CONFIGURATION Vous navez besoin daucun fichier dexercice. Dmarrez Access et suivez les tapes.

1. Dans le coin droit du ruban cliquez sur le bouton Microsoft Access Help.La fentre daide Access souvre.

Introduction

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Si vous tes connect Internet, cliquez sur un des boutons situs sous la bannire Microsoft Office (Tlchargement, Images et Modles) pour atteindre la page correspondante du site web Office.Astuce Vous pouvez agrandir la fentre ou ajuster sa taille en faisant glisser la poigne situe langle infrieur droit. Vous pouvez modifier la taille de la police en cliquant sur le bouton du mme nom de la barre doutils.

2. En bas de la fentre, sous la liste Parcourir le support technique Access2010, cliquez sur Tout afficher.Dpannage Le lien Tout afficher nest disponible que si loption de recherche est dfinie lun des choix Contenu dOffice.com. Si votre option de recherche est dfinie lun des choix Contenu de cet ordinateur, la liste complte est dj affiche. Pour choisir votre option de recherche, cliquez sur la flche de la liste Rechercher (sous la barre doutils, en haut de lcran).

La fentre affiche la liste des rubriques daide.

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Introduction

3. Dans la liste des rubriques, cliquez sur Activation dAccess.Laide dAccess affiche une liste des rubriques lies lactivation des programmes de la suite Microsoft Office. Vous pouvez cliquer sur nimporte quelle rubrique pour afficher linformation correspondante.

4. Sur la barre doutils, cliquez sur le bouton Afficher la table des matires,puis faites dfiler vers le bas le volet qui apparat sur la gauche. Comme la table des matires dun livre, la table des matires de laide est organise en sections. Si vous tes connect Internet et que loption de recherche est dfinie lun des choix Contenu dOffice.com, Access affiche les sections, les rubriques et les exercices disponibles sur le site Web Office Online Web ainsi que les informations daide stockes sur votre ordinateur.

5. Dans le volet Table des matires, cliquez sur quelques sections et rubriques. Cliquez ensuite sur les boutons Prcdent et Avant pour vous dplacer entre les rubriques que vous avez dj affiches.

6. lextrme droite de la barre de titre Table des matires, cliquez sur lebouton Fermer.

7. Au sommet de la fentre Access - Aide, cliquez dans la zone de rechercheet saisissez relations, et appuyez sur la touche Entre. La fentre daide Access affiche les rubriques lies au mot que vous avez saisi.

Introduction

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Astuce Si vous saisissez un terme dans la zone de recherche et cliquez ensuite sur la flche adjacente, vous pouvez spcifier le type de recherche souhait ainsi que lemplacement des fichiers daide.

8. Dans la liste des rsultats, cliquez sur la rubrique Guide pour les relationsentre les tables. La rubrique slectionne apparat dans la fentre daide.

9. En dessous du premier paragraphe de la rubrique, cliquez sur Principes debase de la conception dune base de donnes. Access passe la rubrique consacre la conception des bases de donnes. Ce type de lien hypertexte est identifi par du texte en bleu. Vous pouvez aussi voir un bouton Afficher tout qui permet de visualiser les informations supplmentaires de la rubrique qui sont masques (le bouton se transforme en Masquer tout quand les informations masques sont affiches).Astuce Vous pouvez cliquer sur le bouton Imprimer de la barre doutils pour imprimer une rubrique. Seules les informations affiches sont imprimes.

NETTOYAGE Cliquez sur le bouton Fermer dans le coin suprieur droit de la fentre daide dAccess.

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Introduction

Plus dinformationSi votre question concerne Microsoft Access 2010 ou un autre logiciel Microsoft et que vous narrivez pas trouver de rponse dans le systme daide du produit, consultez le centre de solution du produit ou la base de connaissances Microsoft ladresse suivante : support.microsoft.com Vous pouvez trouver un portail plus gnrique ladresse : support.microsoft.com/gp/selfoverview/

Partie 1

Techniques de bases de donnes simples1 Explorer une base de donnes Access 2010 ..............................................................3 2 Crer des bases de donnes et des tables simples ............................................... 45 3 Crer des formulaires simples ...................................................................................... 77 4 Afficher des donnes.....................................................................................................101 5 Crer des tats simples..................................................................................................121

Coup dil sur le chapitreExplorer les tables, page 17 Explorer les formulaires, page 24

Explorer les requtes, page 29

Explorer les tats, page 33

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Explorer une base de donnes Access 2010Dans ce chapitre, vous apprendrez :4 Travailler avec Access 2010. 4 Comprendre les concepts des bases de donnes. 4 Explorer les tables. 4 Explorer les formulaires. 4 Explorer les requtes. 4 Explorer les tats. 4 Prvisualiser et imprimer des objets dAccess.

Microsoft Access 2010 fait partie de la suite Microsoft Office 2010, si bien que linterface de base (barre doutils Accs rapide, ruban, mode Backstage et botes de dialogue) vous est familire si vous avez dj utilis dautres applications de la suite Office 2010. Cependant, Access a plus de fonctionnalits que la plupart des autres programmes de la suite et il parat donc plus complexe tant que vous ne lavez pas pris en main.Astuce Si vous avez effectu une mise niveau dune version antrieure dAccess, lisez la section Introduction Microsoft Access 2010 au dbut de ce livre pour apprendre les diffrences entre les versions antrieures et Access 2010.

Tout au long de cet ouvrage, vous allez travailler avec des bases de donnes qui contiennent des informations sur les employs, les produits, les fournisseurs et les clients dune entreprise fictive. Au fur et mesure que vous effectuez les exercices de ce livre, vous allez dvelopper un ensemble de tables, de formulaires, de requtes et dtats, que lon appelle objets de base de donnes. Ces objets peuvent tre utiliss pour saisir, modifier, et manipuler les informations dune base de donnes de nombreuses faons. Dans ce chapitre, vous allez explorer Access et apprendre les concepts et lorganisation du stockage des donnes dans cette application, notamment les types de base de donnes, les types dobjets de base de donnes, et les relations entre les objets. Vous allez examiner les objets dune base de donnes fonctionnelle, apprendre les fonctionnalits intressantes dAccess, mais aussi des fonctionnalits que vous explorerez plus en dtail dans les chapitres suivants.

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Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

Fichiers dexercices Avant de pouvoir raliser les exercices de ce chapitre, vous devez copier les fichiers dexercices du livre sur votre ordinateur. Le fichier que vous allez utiliser pour terminer les exercices de ce chapitre se trouve dans le dossier Chapitre01 des fichiers dexercices.

Travailler avec Access 2010Comme pour tous les programmes dOffice 2010, la faon la plus courante de dmarrer Access est de cliquer sur le bouton Dmarrer de la barre de tches Windows. Lorsque vous dmarrez Access sans ouvrir de base de donnes, la fentre du programme souvre en mode Backstage, la page Nouveau tant active. Dans le mode Backstage, les commandes pour grer Access et les bases de donnes (et non pas leurs objets) sont organises sous la forme de boutons et de pages quon affiche en cliquant sur les onglets de page dans le volet gauche. Vous pouvez afficher le mode Backstage nimporte quand en cliquant sur longlet en couleur Fichier dans le coin suprieur gauche de la fentre du programme.

En cliquant sur longlet Fichier on affiche le mode Backstage o vous pouvez grer les fichiers de base de donnes et personnaliser le programme. partir de la page Nouveau du mode Backstage, vous pouvez crer une base de donnes vide ou bien crer une nouvelle base de donnes partir dun modle fourni par Access, dun modle tlcharg sur le site Web Office.com, ou dun

Travailler avec Access 2010

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modle personnalis enregistr sur votre ordinateur ou sur votre rseau. En mode Backstage, vous pouvez aussi ouvrir une base de donnes sur laquelle vous avez travaill rcemment, ou naviguer vers nimporte quelle base de donnes de votre ordinateur et louvrir. Lorsquon cre ou que lon ouvre une base de donnes, elle saffiche dans la fentre du programme.Onglet Fichier Barre doutils Accs rapide Barre de titre Ruban

Volet Navigation

Barre dtat

Base de donnes Access dans la fentre du programmeDpannage Lapparence des boutons et des groupes sur le ruban change en fonction de la largeur de la fentre du programme. Pour plus dinformations sur la modification de lapparence du ruban pour quelle corresponde nos figures, reportez-vous la section Modification de laffichage du ruban au dbut de ce livre.

Linterface de la base de donnes est conue pour reflter de manire plus fidle la faon dont les gens travaillent avec une base de donnes ou un objet de base de donnes. Pour ceux qui ne sont pas familiers avec cette interface, qui a t

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Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

introduite avec Microsoft Office Access 2007, voici un bref rcapitulatif des lments de la fentre du programme :l La barre de titre affiche le nom de la base de donnes active. La dsignation

(Access 2007) aprs le nom de la base de donnes indique que la base de donnes est dans le format .accdb introduit avec Access 2007. Tout gauche de la barre de titre se trouve licne Access, qui sert afficher les commandes pour dplacer, rduire, et fermer la fentre du programme. Les boutons Rduire, Agrandir/Niveau infrieur, et Fermer, droite de la barre de titre, servent aux mmes fonctions que dans tous les programmes Windows.Voir aussi Windows 7 a introduit de nombreuses techniques de gestion de fentre conviviales et efficaces. Pour plus dinformations sur les diffrentes faons de travailler avec les fentres sur un ordinateur tournant sous Windows 7, reportez-vous Windows 7 tape par tape, de Joan Lambert Preppernau et Joyce Cox (Microsoft Press, 2009). l Par dfaut, la barre doutils Accs rapide apparat droite de licne Access,

gauche de la barre de titre, et affiche les boutons Enregistrer, Annuler, et Rtablir. Vous pouvez modifier lemplacement de la barre doutils Accs rapide et la personnaliser pour inclure toute commande que vous utilisez frquemment.Astuce Si vous crez et travaillez avec des bases de donnes complexes, vous serez bien plus efficace si vous ajoutez les commandes que vous utilisez frquemment la barre doutils Accs rapide et laffichez sous le ruban, directement au-dessus de lespace de travail. Pour plus dinformations, reportezvous la section Personnalisation de la barre doutils Accs rapide du chapitre 11, Personnaliser Access . l Sous la barre de titre se trouve le ruban. Toutes les commandes pour tra-

vailler avec le contenu de votre base de donnes Access sont disponibles partir de cet emplacement central de manire travailler efficacement avec le programme.l Un ensemble donglets se trouve tout en haut du ruban. En cliquant sur

longlet Fichier, on affiche le mode Backstage. En cliquant sur tout autre onglet, on affiche un ensemble de commandes en rapport les unes avec les autres qui sont reprsentes par des boutons et des listes. Longlet Accueil est actif par dfaut.Astuce Ne vous affolez pas si votre ruban prsente des onglets qui ne sont pas illustrs dans nos figures. Vous avez peut-tre install des programmes qui ajoutent leurs propres onglets au ruban Access. l Dans chaque onglet, les commandes sont organises en groupes nomms.

Selon la rsolution de votre cran et la taille de la fentre du programme, les commandes dun groupe peuvent tre affiches sous la forme de boutons

Travailler avec Access 2010

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comportant un texte, dicnes sans texte, ou de plusieurs gros boutons sur lesquels vous pouvez cliquer pour afficher les commandes du groupe.l Si le texte dun bouton nest pas visible, vous pouvez afficher le nom de la

commande et son raccourci clavier (sil en possde un) dans une info-bulle en pointant le bouton.Astuce Pour contrler laffichage des info-bulles, affichez le mode Backstage, cliquez sur Options pour ouvrir la bote de dialogue Options dAccess, et modifiez les paramtres de la zone Options de linterface utilisateur de la page Gnral. Vous pouvez galement modifier la langue du contenu des info-bulles sur la page Langue. Pour plus dinformations, reportez-vous la section Modifier les options du programme par dfaut du chapitre 11, Personnaliser Access . l Certains boutons incluent une flche intgre ou spare. Si un bouton et sa

flche sont intgrs, le fait de cliquer sur le bouton affichera les options pour redfinir laction du bouton. Si le bouton et sa flche sont spars, le fait de cliquer sur le bouton effectuera laction par dfaut indique par licne actuelle du bouton. Vous pouvez modifier laction par dfaut en cliquant sur la flche puis en cliquant sur laction dsire.l Des commandes connexes mais moins courantes ne sont pas reprsentes

sous la forme de boutons dans un groupe. la place, elles sont disponibles dans une bote de dialogue ou le volet de tches, quon affiche en cliquant sur le lanceur de bote de dialogue situ dans le coin infrieur droit du groupe.l droite des noms des onglets du ruban, sous les boutons Rduire/Agrandir/

Fermer, se trouve le bouton Rduire le ruban. En cliquant sur ce bouton on masque les commandes, mais on laisse les noms des onglets visibles. Vous pouvez alors cliquer sur le nom dun onglet pour afficher temporairement ses commandes. Le fait de cliquer nimporte o en dehors du ruban masque nouveau les commandes. Lorsque le ruban entier est temporairement visible, vous pouvez cliquer sur le bouton lextrme droite (reprsentant une punaise) pour rendre laffichage permanent. Lorsque le ruban complet est masqu, vous pouvez cliquer sur le bouton Dvelopper le ruban pour lafficher nouveau de faon permanente.Raccourcis clavier Appuyez sur Ctrl+F1 pour rduire ou dvelopper le ruban. l Le fait de cliquer sur le bouton Aide sur Microsoft Access droite du ruban

affiche la fentre Access - Aide, dans laquelle vous pouvez utiliser les techniques standards pour rechercher des informations.Raccourcis clavier Appuyez sur F1 pour afficher la fentre Access - Aide. Voir aussi Pour plus dinformations sur le systme Access - Aide, reportezvous la section Obtenir de laide au dbut de ce livre.

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Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

l Sur le ct gauche de la fentre du programme, le volet Navigation affiche

les listes des objets de base de donnes. Par dfaut, il affiche tous les objets de la base de donnes par type dobjet, mais vous pouvez filtrer la liste en cliquant sur la barre de titre du volet puis en cliquant sur la catgorie ou le groupe dobjets que vous souhaitez afficher. Vous pouvez rduire et dvelopper les groupes de la liste en cliquant sur les chevrons dans les barres de section. Si le volet Navigation vous gne, vous pouvez cliquer sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement dans son coin suprieur droit pour le rduire. Pour afficher nouveau le volet Navigation, cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement encore une fois. Vous pouvez tirer le bord droit du volet vers la gauche ou la droite pour le redimensionner.Raccourcis clavier Appuyez sur F11 pour afficher ou masquer le volet Navigation. l Tout en bas de la fentre du programme, la barre dtat affiche les informa-

tions sur la base de donnes active et fournit laccs certaines fonctions du programme. Vous pouvez contrler le contenu de la barre dtat en effectuant un clic droit sur celle-ci pour afficher le menu Personnaliser la barre dtat, dans lequel vous pouvez cliquer sur chaque lment pour lafficher ou le masquer.l Tout droite de la barre dtat, la barre doutils Afficher les raccourcis fournit

les boutons pour changer rapidement la vue de lobjet de base de donnes actif. Le but de toutes les fonctionnalits de cette interface est de rendre le travail avec une base de donnes aussi intuitif que possible. Les commandes des tches que vous effectuez souvent sont facilement disponibles, et mme celles que vous utiliserez moins frquemment sont faciles trouver. Dans cet exercice, vous allez faire le tour de lorganisation des commandes dAccess 2010. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden01_base situe dans le dossier des fichiers dexercices Chapitre01 pour terminer cet exercice, mais ne louvrez pas tout de suite. Accomplissez les tapes suivantes.

1. Dans le menu Dmarrer, cliquez sur Tous les programmes, MicrosoftOffice, puis Microsoft Access 2010. Access dmarre et affiche la fentre du programme en mode Backstage. partir de cette vue, on gre les fichiers de base de donnes Access, mais on ne travaille pas avec le contenu des bases de donnes. Par exemple, on peut crer une base de donnes, mais pas un objet de base de donnes. Nous

Travailler avec Access 2010

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aborderons les tches que lon peut effectuer en mode Backstage dans dautres chapitres de cet ouvrage.

2. Dans le volet gauche du mode Backstage, cliquez sur Ouvrir. Puis dans labote de dialogue Ouvrir, naviguez vers le dossier des fichiers dexercices Chapitre01, et faites un double clic sur la base de donnes EntrepriseGarden01_base. La base de donnes souvre dans la fentre du programme. Un avertissement de scurit apparat sous le ruban.

3. Dans lavertissement de scurit, cliquez sur Activer le contenu.Important Assurez-vous de lire lencadr Activation des macros et des autres contenus de base de donnes plus loin dans ce chapitre pour en apprendre plus sur les options de scurit dAccess.

Nous allons enregistrer la base de donnes de manire pouvoir lexplorer sans crainte dcraser le fichier dexercice original.

4. Cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage, cliquez surEnregistrer la base de donnes sous, puis dans la bote de dialogue Enregistrer sous, enregistrez la base de donnes dans votre dossier des fichiers dexercices Chapitre01 avec le nom EntrepriseGarden01.Astuce Dans ce livre, nous supposons que vous allez enregistrer les fichiers dans vos dossiers des fichiers dexercices, mais vous pouvez les enregistrer o bon vous semble. Lorsque nous faisons rfrence vos dossiers des fichiers dexercices dans les instructions, substituez simplement lemplacement denregistrement que vous avez choisi.

Dans la fentre du programme, la barre de titre indique que vous pouvez travailler avec cette base de donnes aussi bien dans Access 2007 que dans Access 2010. Sur la gauche, le volet Navigation affiche une liste de tous les objets de cette base de donnes. Occupant le haut de la fentre, le ruban inclut cinq onglets : Fichier, Accueil, Crer, Donnes externes, et Outils de base de donnes. Longlet Accueil est actif par dfaut. Comme aucun objet de base de donnes nest ouvert actuellement, aucun des boutons de longlet Accueil nest disponible.Astuce Les bases de donnes cres avec Access 2010 utilisent le format de stockage de fichier introduit avec Access 2007, et leurs fichiers ont lextension.accdb. Vous pouvez ouvrir des fichiers de base de donnes crs dans des versions antrieures dAccess (qui possdent lextension .mdb) dans Access 2010. Vous pouvez travailler avec ces fichiers et les enregistrer dans lancien format ou bien travailler avec et les enregistrer dans le nouveau format. Si vous les convertissez, vous ne pourrez plus les ouvrir dans des versions antrieures Access 2007. Pour plus dinformations sur le format ACCDB, recherchez accdb dans laide dAccess.

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Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

5. Dans la barre de titre du volet Navigation, cliquez sur Tous les objetsAccess, puis sous le menu Filtrer par groupe, cliquez sur Tables. Le volet Navigation liste dsormais uniquement les tables de la base de donnes.

6. Dans le volet Navigation, sous Tables, faites un double clic sur Catgories.La table Catgories souvre dans un document onglets. Comme une table est affiche, deux onglets contextuels dans Outils de table (Champs et Table) apparaissent sur le ruban. Ces onglets contextuels sont affichs uniquement lorsque vous travaillez avec une table.Noms des onglets du ruban Noms des onglets contextuels Noms des groupes

Volet Navigation filtr

Barre de navigation des enregistrements

Table dans un document onglets

Barre doutils Afficher les raccourcis

La barre de navigation des enregistrements en bas de la page de la table indique combien denregistrements la table contient et lequel est actif, et permet de parcourir les enregistrements. Les boutons reprsentant des commandes lies au travail sur le contenu de base de donnes sont organiss sur longlet Accueil en six groupes : Affichages, Presse-papiers, Trier et filtrer, Enregistrements, Rechercher, et Mise en forme du texte. Seuls les boutons des commandes qui peuvent tre excutes sur lobjet de base de donnes actuellement slectionn (dans ce cas, une table) sont actifs.

7. Dans longlet Accueil, cliquez sur le lanceur de bote de dialogue Mise enforme du texte.

Travailler avec Access 2010

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La bote de dialogue Mise en forme de la feuille de donnes souvre.

partir de cette bote de dialogue, on peut accder aux paramtres qui ne sont pas disponibles sous la forme de boutons dans le groupe Mise en forme du texte, tels que Couleur du quadrillage et Styles de bordure et de ligne.

8. Dans la bote de dialogue Mise en forme de la feuille de donnes, cliquezsur Annuler.

9. Cliquez sur longlet Crer.Les boutons reprsentant des commandes lies la cration dobjets de base de donnes sont organiss sur cet onglet en six groupes : Modles, Tables, Requtes, Formulaires, tats, et Macros et code.

Onglet Crer.

10. Faites un double clic sur longlet Crer.En faisant un double clic sur longlet actif, on masque le ruban, ce qui fournit plus despace pour lobjet de base de donnes actif.

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Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

Le ruban est masqu.

11. Cliquez sur longlet Donnes externes.Le ruban rapparat temporairement, avec longlet Donnes externes actif. Les boutons reprsentant les commandes lies au dplacement dinformations entre une base de donnes et dautres sources sont organiss dans cet onglet en quatre groupes : Importer et lier, Exporter, Collecter les donnes, et Listes lies SharePoint.

Le fait de cliquer sur nimporte quel onglet (dans ce cas, longlet Donnes externes) affiche le ruban temporairement.Astuce Pour rendre les images de ce livre lisibles, nous travaillons dans une fentre de programme qui est plus petite que le plein cran. Ainsi, les groupes Collecter les donnes et Listes lies SharePoint sont reprsents dans cette image sous la forme de boutons. Pour plus dinformations, reportez-vous la section Modification de laffichage du ruban au dbut de ce livre.

12. Cliquez nimporte o dans la table ouverte.Le ruban disparat nouveau.

13. Faites un double clic sur longlet Outils de base de donnes.Faire un double clic sur un onglet affiche de faon permanente le ruban et active cet onglet. Les boutons reprsentant les commandes lies la gestion, lanalyse, et la fiabilisation des donnes sont organiss sur longlet

Travailler avec Access 2010

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Outils de base de donnes en six groupes : Outils, Macro, Relations, Analyser, Dplacer les donnes, et Complments.

Onglet Outils de base de donnes.

14. droite de longlet de page de la table Catgories, cliquez sur le boutonFermer pour fermer la table sans fermer la base de donnes. En cliquant sur ce bouton, on ferme lobjet actif.

15. Cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage, puis cliquez surFermer la base de donnes. Lorsquon ferme une base de donnes sans quitter Access, la page Nouveau du mode Backstage est affiche afin de pouvoir ouvrir une autre base de donnes ou en crer une nouvelle. Notez que si vous ne fermez pas la base de donnes active avant den ouvrir une autre, Access vous demande denregistrer les modifications et ferme la base de donnes active votre place. Vous ne pouvez pas avoir deux bases de donnes ouvertes simultanment dans une seule instance dAccess. Si vous voulez avoir deux bases de donnes ouvertes en mme temps, vous devez dmarrer une nouvelle instance dAccess.Astuce Vous pouvez fermer Access compltement en cliquant sur le bouton Fermer dans le coin suprieur droite de la fentre du programme, ou en cliquant sur Quitter dans le mode Backstage.

NETTOYAGE Conservez la base de donnes EntrepriseGarden01 pour lutiliser dans les exercices suivants.

Activation des macros et des autres contenus de base de donnesCertaines bases de donnes contiennent des macros VBA (Microsoft Visual Basic for Applications) qui peuvent excuter du code sur votre ordinateur. Dans la plupart des cas, ce code sert effectuer une tche lie la base de donnes, mais des individus mal intentionns peuvent aussi utiliser les macros pour rpandre un virus sur votre ordinateur. Lorsque vous ouvrez une base de donnes qui nest pas stocke dans un emplacement approuv ou sign par un diteur approuv, Access affiche un avertissement de scurit sous le ruban.

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Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

Avertissement de scurit. Tant que lavertissement de scurit est affich, les macros de la base de donnes sont dsactives. Vous pouvez activer les macros de trois faons diffrentes :l En autorisant les macros de la base de donnes pour les utiliser dans la

session de base de donnes actuelle.l En ajoutant lditeur de la base de donnes la liste des diteurs approu-

vs. Cette option est disponible uniquement si la signature lectronique de lditeur est attache la base de donnes. Access autorisera alors automatiquement le contenu des macros de toute base de donnes signe par cet diteur.l En plaant la base de donnes dans un emplacement approuv. Access

autorise automatiquement le contenu des macros de toute base de donnes enregistre dans cet emplacement. Les emplacements approuvs que vous spcifiiez dans Access ne sont pas approuvs par les autres programmes Office. Pour activer les macros uniquement pour la session de base de donnes en cours :l Dans la zone Avertissement de scurit, cliquez sur Activer le contenu.

Pour ajouter lditeur dune base de donnes signe numriquement la liste des diteurs approuvs :

1. Dans la zone Avertissement de scurit, cliquez sur Du contenu actif a tdsactiv. Cliquez pour plus dinformations.

2. Sur la page Informations sur , cliquez sur lebouton Activer le contenu, puis sur Options avances.

3. Dans la bote de dialogue Options de scurit Microsoft Office, cliquez surApprouver tous les documents de cet diteur, puis sur OK. Notez que loption Approuver tous les documents de cet diteur est disponible uniquement si la base de donnes est signe numriquement.

Travailler avec Access 2010

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Pour ajouter lemplacement dune base de donnes la liste des emplacements approuvs :

1. Affichez le mode Backstage, puis cliquez sur Options. 2. Dans le volet gauche de la bote de dialogue Options Access, cliquez surCentre de gestion de la confidentialit, puis sur Paramtres du Centre de gestion de la confidentialit. sur Emplacements approuvs. emplacement.

3. Dans le volet gauche du Centre de gestion de la confidentialit, cliquez 4. Sur la page Emplacements approuvs, cliquez sur Ajouter un nouvel 5. Dans la bote de dialogue Emplacement de Microsoft Office approuv, cliquez sur Parcourir.

6. Dans la bote de dialogue Parcourir, naviguez vers le dossier contenant labase de donnes active, puis cliquez sur OK.

7. Dans la bote de dialogue Emplacement de Microsoft Office approuv,

cochez la case Les sous-dossiers de cet emplacement sont galement approuvs si vous le souhaitez, puis cliquez sur OK dans chaque bote de dialogue ouverte.

Si vous prfrez, vous pouvez modifier la faon dont Access gre les macros dans toutes les bases de donnes :

1. Affichez le Centre de gestion de la confidentialit, puis dans le volet gauche, cliquez sur Paramtres des macros.

2. Slectionnez loption pour quAccess gre les macros comme vous lesouhaitez :m Dsactiver toutes les macros sans notification Si une base de

donnes contient des macros, Access les dsactive et naffiche pas lavertissement de scurit pour vous donner la possibilit de les activer.m Dsactiver toutes les macros avec notification Access dsactive

toutes les macros et affiche lavertissement de scurit.m Dsactiver toutes les macros lexception des macros signes

numriquement Access active automatiquement les macros signs numriquement.m Activer toutes les macros Access autorise toutes les macros (ceci

nest pas recommand).

3. Cliquez sur OK pour fermer le Centre de gestion de la confidentialit, puiscliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue Options Access.

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Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

Concepts de base de donnesLes programmes de base de donnes simples, tels que le composant Base de donnes de Microsoft Works, ne peuvent stocker des informations que dans une seule table. Des programmes de base de donnes plus complexes, comme Access, peuvent stocker des informations dans plusieurs tables lies, crant ainsi ce quon appelle des bases de donnes relationnelles. Si les informations dune base de donnes relationnelle sont organises correctement, on peut traiter ces tables comme une seule zone de stockage et extraire des informations lectroniquement partir de diffrentes tables dans nimporte quel ordre en fonction de nos besoins. Une table nest quun des types dobjets avec lequel vous pouvez travailler dans Access. Les autres types dobjets incluent les formulaires, les requtes, les tats, les macros et les modules. Parmi tous ces objets, un seul (la table) est utilis pour stocker des informations. Le reste des objets est utilis pour saisir, grer, manipuler, analyser, rechercher, ou afficher les informations stockes dans une table. Au fil des annes, Microsoft a fait de nombreux efforts pour faire dAccess un programme de base de donnes grand public trs puissant, mais galement facile apprendre et utiliser. Comme Access fait partie dOffice 2010, vous pouvez utiliser la plupart des techniques que vous utilisez avec Word et Excel. Par exemple, vous pouvez utiliser les commandes, les boutons et les raccourcis clavier familiers pour ouvrir et modifier les informations dans les tables Access. Et vous pouvez facilement partager les informations entre Access et Word, Excel, ou les autres programmes Office. Dans sa forme la plus basique, une base de donnes est lquivalent lectronique dune liste organise dinformations. Typiquement, ces informations ont un sujet ou un but commun, comme la liste des employs illustre dans le tableau suivant.Num Nom 1 2 3 4 Anderson Carpenter Emanuel Furse Prnom Nancy Chase Michael Karen Fonction Sales Rep Sales Manager Sales Rep Buyer DateEmbauche May 1, 2003 Aug 14, 2001 Apr 1, 1999 May 3, 2004

Cette liste est organise dans une table forme de colonnes et de lignes. Chaque colonne reprsente un champ (un type dinformations spcif ique sur un

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employ : nom, prnom, date dembauche, etc.). Chaque ligne reprsente un enregistrement (toutes les informations relatives un employ spcifique). Si une base de donnes ne faisait rien de plus que de stocker des informations dans une table, elle ne serait pas plus utile quune liste papier. Mais comme la base de donnes stocke les informations dans un format lectronique, vous pouvez les manipuler dans tous les sens et les exploiter de faon trs puissante. Par exemple, supposez que vous souhaitiez trouver le numro de tlphone dune personne vivant dans votre ville. Vous pouvez consulter cette information dans lannuaire, puisque cet outil est prvu pour cela. Si vous souhaitez trouver le numro de tlphone de quelquun qui vit dans un autre dpartement, vous pouvez aller la poste, qui possde probablement un annuaire des dpartements limitrophes. Cependant, si vous voulez trouver le numro de tlphone de tous les gens ayant le mme nom que vous dans tous les dpartements du pays, ou si vous souhaitez trouver le numro de tlphone du voisin de votre grand-mre, ces annuaires imprims ne vous serviront pas grand-chose, car ils ne sont pas organiss pour trouver facilement cette information. Lorsque les informations publies dans un annuaire sont stockes dans une base de donnes, elles prennent bien moins de place, cela cote moins cher reproduire et distribuer, et si la base de donnes est conue correctement, les informations peuvent tre retrouves de nombreuses faons diffrentes. Le vrai pouvoir dune base de donnes nest pas dans sa capacit stocker des informations ; il rside dans sa capacit retrouver rapidement les informations exactes que vous souhaitez extraire de la base de donnes.

Explorer les tablesLes tables sont les principaux objets de base de donnes. Leur but est de stocker des informations alors que les autres objets de base de donnes ont pour fonction dinteragir dune manire ou dune autre avec une ou plusieurs tables. Une base de donnes Access peut contenir des centaines de tables, et le nombre denregistrements de chaque table est limit plus par lespace disponible sur votre disque dur que par autre chose.Astuce Pour des informations dtailles sur les spcifications dAccess, telles que la taille maximum dune base de donnes ou le nombre maximum denregistrements dans une table, recherchez caractristiques Access 2010 (sans les guillemets) dans laide dAccess.

Tout objet Access possde deux modes ou plus. Pour les tables, les modes les plus courants sont le Mode Feuille de donnes, dans lequel on peut voir et modifier les

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donnes de la table, et le Mode Cration, dans lequel on peut voir et modifier la structure de la table. Pour ouvrir une table en Mode Feuille de donnes, faites un double clic sur son nom dans le volet Navigation, ou faites un clic droit sur son nom puis cliquez sur Ouvrir. Pour ouvrir une table en Mode Cration, faites un clic droit sur son nom puis cliquez sur Mode Cration. Lorsquune table est ouverte en Mode Feuille de donnes, le fait de cliquer sur le bouton Affichage dans le groupe Affichages de longlet Accueil bascule en Mode Cration ; lorsquelle est ouverte en Mode Cration, le fait de cliquer sur le bouton bascule en Mode Feuille de donnes. Pour basculer dans un des deux autres modes de tables (Mode Tableau crois dynamique ou Mode Graphique crois dynamique), on clique sur la flche Affichage puis sur le mode appliquer dans la liste. On peut aussi basculer le mode en cliquant sur un des boutons de la barre doutils Afficher les raccourcis dans le coin infrieur droit de la fentre du programme. Lorsquon visualise une table en Mode Feuille de donnes, on voit les donnes de la table en colonnes (champs) et en lignes (enregistrements). La premire ligne contient les en-ttes des colonnes (les noms des champs). Dans ce format, la table est souvent simplement appele feuille de donnes.Noms des champs

Champ

Enregistrement

Noms des champs, champs et enregistrements dune table. Si deux tables possdent un ou plusieurs noms de champs en commun, on peut incorporer la feuille de donnes dune table dans une autre. En utilisant une feuille de donnes incorpore, appele sous-feuille de donnes, on peut voir les informations de plusieurs tables en mme temps. Par exemple, on peut vouloir incorporer

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une feuille de donnes Commandes dans une table Clients de manire pouvoir voir les commandes que chaque client a passes. Dans cet exercice, vous allez ouvrir les tables dune base de donnes et explorer la structure des tables dans diffrents modes. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden01 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden01, assurez-vous que les tables sont listes dans le volet Navigation, puis suivez les tapes.

1. Dans le volet Navigation, faites un double clic sur Produits. Puis tout droitede la barre de titre du volet Navigation, cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement de manire voir plus de champs de la table. La table Produits est affiche en Mode Feuille de donnes.

Chaque ligne de cette table contient des informations sur un produit et chaque colonne contient un champ de chaque enregistrement.

2. Dans la ligne des noms de champs en haut de la table, pointez sur la bor-

dure droite du nom du champ NomProduit, puis lorsque le pointeur se transforme en une flche double tte, faites un double clic sur la bordure. Access ajuste la largeur du champ son entre la plus longue. Notez que le Produit 1, Magic Lily, et le Produit 2, Autumn crocus, appartiennent la catgorie Bulbs.

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3. Faites un double clic sur la bordure droite du nom du champ Catgoriepour ajuster la largeur du champ.Astuce Vous pouvez aussi redimensionner une colonne de table en pointant sa bordure et en la dplaant vers la gauche ou la droite.

4. Dans le volet Navigation, cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre deredimensionnement, puis faites un double clic sur Catgories.Astuce partir de maintenant, ouvrez le volet Navigation lorsque vous avez besoin de travailler avec un objet diffrent, mais sentez-vous libre de le fermer pour voir plus de donnes.

La table Catgories souvre dans un nouveau document onglet en Mode Feuille de donnes. La page Catgories est active, mais la page Produits est toujours ouverte et disponible si vous en avez besoin.

5. gauche de lenregistrement de la catgorie Bulbs, cliquez sur le boutonDvelopper (signe +). La catgorie Bulbs se dveloppe pour rvler une sous-feuille de donnes contenant tous les enregistrements de la table Produits qui sont assigns la catgorie Bulbs. Cela est possible car une relation a t tablie entre les deux tables.Sous-feuille de donnes

Vous pouvez afficher simultanment les enregistrements de deux tables relies.

6. gauche de lenregistrement de la catgorie Bulbs, cliquez sur le boutonRduire (signe -) pour masquer la sous-feuille de donnes.

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7. Cliquez sur le bouton Fermer droite de la barre donglets (pas le boutonFermer dans le coin suprieur droit de la fentre du programme) pour fermer la table Catgories. trer les modifications de cette table, cliquez sur Oui.

8. Fermez la table Produits, et lorsquAccess demande si vous voulez enregisDans les tapes 2 et 3, vous avez modifi lapparence de la table en modifiant la largeur des colonnes. Si vous souhaitez que ces modifications soient effectives la prochaine fois que vous ouvrez la table, vous devez les enregistrer.

9. Dans le volet Navigation, faites un double clic sur la table Commandes.Cette table contient des informations sur lexcution des commandes.

La barre de navigation des enregistrements en bas de la fentre indique que cette table contient 87 enregistrements, et que lenregistrement actif est le numro 1 sur 87.

10. Dans la barre de navigation des enregistrements, cliquez sur le boutonEnregistrement suivant plusieurs fois. La slection se dplace dans le champ NumCommande, car ce champ est actif.Raccourcis clavier Appuyez sur la touche Flche du Haut ou Flche du Bas pour dplacer la slection dun enregistrement la fois. Appuyez sur la touche Page vers le haut ou Page vers le bas pour vous dplacer dun cran en une seule fois. Appuyez sur Ctrl+Origine ou Ctrl+Fin pour dplacer la slection au premier ou au dernier champ de la table.

11. Cliquez sur la barre de navigation des enregistrements, slectionnez lenumro denregistrement actuel, saisissez 40, puis appuyez sur la touche Entre.

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La slection se dplace directement lenregistrement 40.

12. Dans la barre doutils Afficher les raccourcis, cliquez sur le bouton ModeCration. La structure de la table Commandes est affiche en Mode Cration, et longlet contextuel Outils de table Cration apparat sur le ruban.

Le Mode Feuille de donnes affiche les donnes stockes dans la table, alors que le Mode Cration affiche la structure de la table sous-jacente.Voir aussi Pour plus dinformations sur la structure de la table, reportez-vous la section Affiner la structure dune table du chapitre 2, Crer des bases de donnes et des tables simples .

NETTOYAGE Fermez la table Commandes. Conservez la base de donnes EntrepriseGarden01 pour lutiliser dans les exercices suivants.

Documents onglets et fentres superposesPar dfaut, Access 2010 affiche les objets de base de donnes dans des documents onglets. Si vous prfrez afficher chaque objet dans une fentre spare plutt que sur un document spar, vous pouvez le faire. Pour basculer vers des fentres superposes :

1. Cliquez sur longlet Fichier pour afficher le mode Backstage, puis cliquezsur Options. La bote de dialogue Options Access souvre.

Explorer les tables

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2. Affichez la page Base de donnes active, puis dans la zone Options delapplication, sous Options de la fentre Document, cliquez sur Fentres superposes.

3. Cliquez sur OK.Un message vous dit que vous devez fermer et ouvrir nouveau la base de donnes active pour que la modification prenne effet.

4. Cliquez sur OK. Puis fermez et ouvrez nouveau la base de donnes.Quand les objets de base de donnes sont affichs dans des documents onglets, un bouton Fermer apparat droite de la barre donglets. Lorsque les objets sont affichs dans des fentres superposes, la fentre de chaque objet possde son propre ensemble de boutons Rduire, Agrandir/Niveau infrieur, et Fermer droit de sa barre de titre.

Deux formulaires affichs dans des fentres superposes. On peut dplacer les fentres dobjet en faisant glisser leurs barres de titre, et on peut les redimensionner en faisant glisser leurs cadres. On peut galement arranger les fentres en utilisant les options disponibles lorsquon clique sur le bouton Changer de fentre du groupe Fentre (ce groupe est ajout longlet Accueil lorsque vous slectionnez Fentres superposes dans la bote de dialogue Options Access).

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Explorer les formulairesLes tables Access sont des listes dinformations brutes. Travailler directement avec les tables dune base de donnes que vous crez pour votre propre utilisation peut tre assez simple pour vous, mais cela peut tre trop difficile pour les gens qui ne connaissent pas grand-chose aux bases de donnes. Pour rendre plus facile la saisie, laffichage et limpression dinformations, on peut concevoir des formulaires. Un formulaire permet de prsenter de manire conviviale les informations dune table. Grce un formulaire, on peut afficher et modifier les enregistrements de la table sous-jacente, ou crer de nouveaux enregistrements. La plupart des formulaires fournissent une interface pour une seule table, mais si vous souhaitez utiliser un formulaire pour interagir avec plusieurs tables qui sont lies par un ou plusieurs champs communs, vous pouvez incorporer des sous-formulaires dans un formulaire principal. Les formulaires sont essentiellement des collections de contrles qui permettent de saisir ou dafficher des informations. On peut crer des formulaires en utilisant un assistant, ou on peut les crer partir de rien en slectionnant et en plaant manuellement les contrles. Access fournit les types de contrles qui sont standards dans les botes de dialogue Windows, comme les tiquettes, les zones de texte, les boutons doption, et les cases cocher. Avec un peu dingniosit, on peut crer des formulaires qui ressemblent et fonctionnent comme de nombreuses botes de dialogue des programmes Windows. Comme avec les tables, on peut afficher les formulaires dans plusieurs modes. Voici les trois modes les plus courants :l Formulaire Un mode dans lequel on affiche et saisit des donnes. l Page Un mode dans lequel on peut travailler avec les lments du formu-

laire pour peaufiner son apparence et son comportement tout en tant capable de voir les donnes de la table sous-jacente.l Cration Un mode qui vous donne un contrle plus prcis sur lapparence,

la disposition, et le comportement des lments du formulaire mais qui masque les donnes sous-jacentes.Voir aussi Pour plus dinformations sur les formulaires, reportez-vous au chapitre 3, Crer des formulaires simple , et au chapitre 7, Crer des formulaires personnaliss .

Explorer les formulaires

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Dans cet exercice, vous allez explorer les formulaires, les sous-formulaires, et les contrles de formulaire disponibles. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden01 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden01, puis suivez les tapes.

1. Dans le volet Navigation, cliquez sur la barre de titre pour afficher la liste descatgories, puis sous Filtrer par groupe, cliquez sur Formulaires. Ce groupe inclut tous les formulaires qui ont t enregistrs comme faisant partie de cette base de donnes.

2. Dans le volet Navigation, faites un double clic sur Produits.Le formulaire Produits souvre dans un document onglet.

Ce formulaire est linterface de la table Produits.

3. Cliquez sur la flche adjacente la zone Fournisseur.Access affiche une liste de tous les fournisseurs de lentreprise.

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Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

Voici un exemple de contrle de zone de liste.

4. Dans le volet Navigation, faites un double clic sur Catgories.Le formulaire Catgories souvre dans son propre document onglet. Ce formulaire inclut un formulaire principal et un sous-formulaire. Le formulaire principal affiche les informations de la table Catgories, et le sous-formulaire, qui ressemble une feuille de donnes, affiche les informations de lenregistrement actif de la table Produits.Sous-formulaire

Ce formulaire est linterface des tables Catgories et Produits.

Explorer les formulaires

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5. Dans la barre de navigation des enregistrements, cliquez sur le bouton

Enregistrement suivant plusieurs fois pour afficher les enregistrements suivants. Notez que le sous-formulaire change chaque clic pour afficher les produits de chaque catgorie.

6. Dans le volet Navigation, faites un double clic sur Clients.Le formulaire Clients souvre en mode Formulaire.

Le but de ce formulaire est de modifier ou de crer des enregistrements de clients.

7. Dans longlet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur le boutonAffichage. Pour les formulaires, le fait de cliquer sur le bouton Affichage bascule entre les modes Formulaire et Page.

8. Dans le groupe Affichages, cliquez sur la flche Affiche, puis cliquez surMode Cration. Access affiche le formulaire Clients en Mode Cration, et ajoute trois onglets contextuels Outils de cration de formulaire (Cration, Organiser, et Format)

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Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

au ruban. Les onglets contextuels sont disponibles uniquement lorsque vous travaillez sur la conception du formulaire soit en mode Page soit en mode Cration.

Dans ce mode, vous pouvez ajouter des contrles un formulaire.

9. Basculez entre les modes Formulaire, Page et Cration, en notant les diffrences dans la fentre du programme. galerie Contrles.

10. Dans longlet contextuel Cration, dans le groupe Contrles, affichez laSelon la taille de votre fentre de programme, vous devrez peut-tre cliquer sur le bouton Contrles ou sur le bouton Autres pour afficher cette galerie.

Explorer les requtes

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On peut utiliser ces contrles pour crer des formulaires personnaliss de la base de donnes.Voir aussi Pour plus dinformations sur les contrles de formulaire, reportezvous la section Ajout de contrles du chapitre 7, Crer des formulaires personnaliss .

11. Cliquez en dehors de la galerie pour la fermer. 12. Faites un clic droit sur longlet du formulaire Clients, puis cliquez sur Fermertout. Tous les objets de base de donnes ouverts sont ferms. NETTOYAGE Conservez la base de donnes EntrepriseGarden01 pour lutiliser dans les prochains exercices.

Explorer les requtesOn peut rechercher des informations particulires stockes dans une table, ou dans plusieurs tables, en crant une requte qui spcifie les critres de recherche. Les requtes peuvent tre assez simples. Par exemple, on peut vouloir une liste de tous les produits dune catgorie spcifique qui cotent moins de 10 . Les requtes peuvent aussi tre assez complexes. Par exemple, on souhaite rechercher tous les clients nhabitant pas le dpartement qui ont achet des gants dans les trois derniers mois. Pour le premier exemple, on est capable de trier et de filtrer les donnes de la table Produits assez rapidement pour obtenir avec une liste. Pour le second exemple, trier et filtrer serait trs fastidieux. Il sera bien plus simple de crer une requte qui extrait tous les enregistrements de la table Clients ayant des adresses de facturation qui sont en dehors du dpartement et ceux dont les numros de client correspondent des enregistrements qui apparaissent dans la table Commandes au cours des trois derniers mois et incluent des numros de produit correspondant aux enregistrements indiquant lachat de gants dans la table Produits.

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Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

On peut crer des requtes en utilisant un Assistant Requte, et on peut aussi les crer partir de zro. Le type le plus courant est la requte slection, qui extrait les enregistrements correspondants dune ou plusieurs tables. Moins courantes sont les requtes qui effectuent des types spcifiques dactions. Le traitement dune requte, que lon appelle aussi excution de requte ou interrogation de la base de donnes, affiche une feuille de donnes contenant les enregistrements qui correspondent aux critres de recherche. On peut utiliser les rsultats de requte comme base dune analyse plus approfondie, crer dautres objets Access (comme des tats) partir des rsultats de requte, ou exporter les rsultats dans un autre format, comme une feuille de calcul Excel. Si on cre une requte qui sera probablement excute plusieurs fois, on peut lenregistrer. Elle fait alors partie de la base de donnes et apparat dans la liste lorsquon affiche le groupe Requtes dans le volet Navigation. Pour excuter la requte tout moment, on effectue simplement un double clic sur son nom dans le volet Navigation. Chaque fois quon excute la requte, Access value les enregistrements de la table spcifie et affiche le sous-ensemble denregistrements qui correspondent aux critres dfinis dans la requte. Ne vous inquitez pas si cela vous semble un peu compliqu pour le moment. Lorsquon aborde les requtes de faon logique, elles commencent trs vite prendre tout leur sens.Voir aussi Pour plus dinformations sur les requtes, reportez-vous au chapitre 8, Crer des requtes .

Dans cet exercice, vous allez explorer deux requtes. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden01 avec laquelle vous avez travaill dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden01, puis suivez les tapes.

1. Dans le volet Navigation, affichez le groupe Requtes.Le groupe inclut toutes les requtes qui ont t enregistres comme faisant partie de cette base de donnes.

2. Dans le volet Navigation, faites un clic droit sur la requte Supprimer lesproduits puiss, puis cliquez sur Proprits de lobjet. Access affiche les proprits de la requte, notamment une description de son but.

Explorer les requtes

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Licne en haut de longlet Gnral indique que cest une requte slection.

3. Dans la bote de dialogue Proprits de Supprimer les produits puiss,cliquez sur Annuler. Ouvrir. Access excute la requte.

4. Faites un clic droit sur la requte Produits par catgorie, puis cliquez sur

Cette feuille de donnes affiche les rsultats de lexcution de la requte Produits par catgorie. La barre de navigation des enregistrements indique que 171 enregistrements sont affichs ; la table Produits contient en ralit 189 enregistrements. Pour dcouvrir pourquoi 18 enregistrements sont manquants, on doit examiner cette requte en Mode Cration.

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Chapitre 1 Explorer une base de donnes Access 2010

5. Dans la barre doutils Afficher les raccourcis, cliquez sur le bouton ModeCration. Access affiche la requte dans le Concepteur de requtes, et les onglets contextuels Outils de requte Crer apparaissent sur le ruban.

Concepteur de requtes. Deux botes dans le volet du haut du Concepteur de requtes listent les champs des tables avec lesquels cette requte travaille. La ligne entre les botes indique quavant que la requte ne soit cre, une relation a t tablie entre les deux tables en se basant sur le fait sur le champ NumCategorie est prsent dans les deux. La relation permet cette requte dobtenir des informations partir des deux tables.Voir aussi Pour plus dinformations sur les relations, reportez-vous la section Cration de relations entre des tables du chapitre 2, Crer des bases de donnes et des tables simples .

La requte est dfinie dans la grille du concepteur dans le volet du bas du Concepteur de requtes. Chaque colonne de la grille fait rfrence un champ dune des tables situes au-dessus. Notez que Oui (diffrent de Oui) est saisi dans la ligne Critres du champ puis. Cette requte cherche tous les enregistrements qui ont une valeur diffrente de Oui dans ce champ (en dautres termes, tous les enregistrements qui ne sont pas puiss).

6. titre dexprience, dans la ligne Critres du champ puis, remplacez par =. Puis dans longlet contextuel Crer, dans le groupe Rsultats, cliquez sur le bouton Excuter.Astuce On peut galement excuter une requte en basculant en Mode Feuille de donnes.

Explorer les tats

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Cette fois, la requte trouve tous les enregistrements qui sont puiss. Les 18 produits puiss justifient la diffrence entre le nombre denregistrements de la table Produits et le nombre denregistrements affichs par la requte originale.

Rsultats de la nouvelle requte.

7. Fermez la requte Produits par catgorie. Lorsquun message demande sivous souhaitez enregistrer les modifications de la requte, cliquez sur Non. NETTOYAGE Conservez la base de donnes EntrepriseGarden01 pour lutiliser dans les exercices suivants.

Explorer les tatsOn peut afficher les informations stockes dans les tables dans des tats avec une mise en forme soigne, soit sur lcran de lordinateur soit sur du papier. Un tat peut inclure des lments dinformations slectionns partir de plusieurs tables et de requtes, des valeurs calcules partir dinformations de la base de donnes, et des lments de mise en page comme les en-ttes, les pieds de page, les titres et sous-titres. On peut afficher les tats dans quatre modes :l Mode tat Dans ce mode, on peut parcourir les informations de ltat sans

tre distrait par les sauts de page qui seront insrs lorsquil sera imprim.

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l Aperu avant impression Dans ce mode, on voit ltat exactement comme il

apparatra limpression.l Mode Page Ce mode affiche les donnes de ltat (similaire Aperu avant

impression) mais permet de modifier la mise en forme.l Mode Cration Dans ce mode, on peut laborer la conception dun tat de

la mme faon quon manipule un formulaire.Voir aussi Pour plus dinformations sur les tats, reportez-vous au chapitre 5, Crer des tats simples , et au chapitre 9, Crer des tats personnaliss .

Dans cet exercice, vous allez prvisualiser un tat comme il apparatra limpression. Vous allez galement examiner un autre tat en Mode Cration. CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de donnes EntrepriseGarden01 avec laquelle vous avez travaille dans lexercice prcdent. Ouvrez la base de donnes EntrepriseGarden01, puis suivez les tapes.

1. Dans le volet Navigation, affichez le groupe tats.Le groupe inclut tous les tats qui o