PEPE 553.289/BUR/ANN.PE 553.289/BUR/ANN.

Accès du publicaux documents2014Contribution du Bureau au

rapport annuel duParlement européen

Unité TransparenceService de recherche du Parlement européenParlement européenMars 2015

PE 553.289/BUR/ANN.

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AVANT-PROPOS

Depuis le 3 décembre 2001, le Parlement européen, le Conseil et la Commission appliquent lerèglement (CE) n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents qu'ils détiennent.

Conformément à l'article 17, paragraphe 1, de ce règlement: "Chaque institution publie un rapportannuel portant sur l'année écoulée, dans lequel sont mentionnés le nombre de refus d'accès auxdocuments opposés par l'institution et les motifs de ces refus, ainsi que le nombre de documentssensibles non inscrits au registre".

D'après l'article 116, paragraphe 7, du règlement du Parlement, la commission du Parlementcompétente en matière de législation sur la transparence, à savoir la commission des libertésciviles, de la justice et des affaires intérieures (LIBE), élabore, sur la base des informations fourniespar le Bureau et par d'autres sources, le rapport annuel visé à l'article 17, paragraphe 1, durèglement (CE) n° 1049/2001. Le rapport annuel de la commission LIBE est ensuite présenté enséance plénière.

Le présent document constitue une proposition de contribution du Bureau au rapportannuel 2014 du Parlement européen, visé à l'article 17, paragraphe 1, du règlement (CE)n° 1049/2001.

MÉTHODOLOGIE

La mise en page et la méthodologie selon lesquelles la proposition de contribution du Bureau aurapport annuel 2014 du Parlement européen a été établie ont été modifiées. La méthode suivievise à rendre l'utilisation plus confortable et à améliorer la cohérence des chiffres présentés. Enraison d'une modification de la structure du rapport, il n'est plus possible dans certains cas decomparer les chiffres de 2014 avec ceux contenus dans les rapports des années précédentes.

Conformément à la méthodologie utilisée, il convient notamment de relever:

que les chiffres sur les documents consultés et demandés font référence à des documentsspécifiés uniquement;

que les demandes relatives à des nombres très élevés ou indéfinis de documents, quel'institution n'a pas été en mesure d'identifier (ci-après les "documents non spécifiés"), nesont pas reprises dans les statistiques sur les documents consultés ou demandés;

que les chiffres sur les demandes d'accès à des documents tiennent compte des documentsspécifiés comme des documents non spécifiés;

qu'un accès partiel est pris en compte comme une réponse positive;que les demandes confirmatives renvoient à des refus complets et à des accès partiels;que les demandes confirmatives sont comptées pour l'année au cours de laquelle les

demandes initiales correspondantes ont été formulées.

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T A B L E D E S M A T I È R E S

S y n t h è s e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

C H A P I T R E I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

M i s e e n œ u v r e d u r è g l e m e n t ( C E ) n º 1 0 4 9 / 2 0 0 1 e n 2 0 1 4 . . . . . . . . . 6

A) Contenu du registre public des documents du Parlement ...............................................6B) Chiffres sur les documents consultés et demandés .........................................................7C) Données chiffrées sur les demandes .............................................................................10D) Profils des demandeurs .................................................................................................12

C H A P I T R E I I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4

T e n d a n c e s e t p r o b l è m e s s p é c i f i q u e s r e l a t i f s à l ' a c c è s a u xd o c u m e n t s e n 2 0 1 4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4

A) Documents relatifs aux députés ....................................................................................14B) Utilisation accrue des sites web interactifs ...................................................................14C) Demandes complexes et bonne administration: les cas de demandes d'accès à des

documents relatifs aux procédures de passation des marchés publics .........................15D) Coopération interinstitutionnelle ..................................................................................16

C H A P I T R E I I I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 7

D é c i s i o n s d u M é d i a t e u r r e l a t i v e s à d e s p l a i n t e s c o n t r e l eP a r l e m e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 7

A) Nouvelle plainte ............................................................................................................17B) Recommandations.........................................................................................................17

O b s e r v a t i o n s f i n a l e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 8

A) Nouvelles plaintes ............................................................................................... 16B) Recommandation .................................................................................................. 16

O b s e r v a t i o n s f i n a l e s

4

Proposition de contribution du Bureau aurapport annuel du Parlement européen

sur l'accès du public aux documents – 2014(Article 17 du règlement (CE) n° 1049/2001)

S y n t h è s e

Chiffres Le nombre de références de documents contenus dans le registre public a continué de

s'accroître, et l'on constate une augmentation de 10 % par rapport à 2013.Au 31 décembre 2014, la base de données du registre contenait 560 724 références.

433 576 documents ont été consultés directement sur le site web du registre public duParlement, soit plus de quatre fois plus qu'en 2013. Au cours de la même période, leParlement a reçu 370 demandes (43 d'entre elles avaient trait à des documents qui n'avaientpas été divulgués auparavant), via le formulaire de demande en ligne ou par courrierélectronique, concernant 532 documents spécifiés, soit une diminution frappante de 14 % parrapport à 2013. Cette diminution ne tient toutefois pas compte de 31 autres demandesconcernant un nombre élevé ou indéfini de documents non spécifiés, qu'il n'est pas possibled'enregistrer à des fins statistiques.

Sur les 532 documents spécifiés, 95 n'avaient pas été divulgués auparavant. Le Parlement en adivulgué 80, en accordant un accès partiel dans deux cas. Le taux global de réponses positivesen 2014, qui s'est ainsi établi à 98 %, demeure conforme à la tendance constatée les annéesprécédentes.

Quatre demandes confirmatives au titre de l'article 8 du règlement (CE) n° 1049/2001 ont étédéposées à la suite d'un refus initial. Dans trois cas, le Parlement a confirmé sa positioninitiale, tandis qu'il a accordé dans un cas un accès plus large au document demandé.

Les universitaires et les chercheurs constituent toujours la majeure partie des demandeurs:39 % des demandeurs relevaient de cette catégorie.

Tendances Sur les demandes reçues par le Parlement en 2014, 8,5 % concernaient des documents relatifs

aux députés, en particulier les dotations budgétaires et les dépenses d'indemnités de députésdonnés, des documents du comité consultatif sur le code de conduite des députés, ainsi quedes documents susceptibles de faire apparaître des liens entre des représentants d'intérêts etdes députés donnés dans le contexte de procédures législatives.

Le recours accru à des sites web interactifs tels que "Ask the EU" a contribué à donnerdavantage de visibilité au registre public, tout en donnant lieu à des préoccupations quant àl'application de certaines exigences juridiques imposées aux institutions.

Une complexité croissante est observée dans certaines demandes, notamment celles desoumissionnaires écartés de procédures de marché public souhaitant accéder à desdocuments liés aux procédures pour lesquelles ils avaient soumis une offre.

En 2014, une nouvelle plainte a été déposée contre le Parlement auprès de la Médiatriceconcernant une demande d'accès du public aux pétitions contenant des donnéespersonnelles. L'enquête de la Médiatrice sur la plainte 262/2012/OV relative aux

5

procès-verbaux des réunions des coordinateurs a été clôturée avec succès. La Médiatrice aaccompagné sa décision d'une remarque complémentaire demandant au Parlementd'intégrer dans le registre public les procès-verbaux existants des réunions des coordinateursde la législature 2009-2014.

6

....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

C H A P I T R E I

M i s e e n œ u v r e d u r è g l e m e n t ( C E ) n º 1 0 4 9 / 2 0 0 1 e n 2 0 1 4....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

A) Contenu du registre public des documents du Parlement

Le registre public des documents du Parlement contient des références à des documents officielsdu Parlement datant de 2001 et après.

Le nombre de références s'accroît chaque année, et l'on constate une augmentation de 10 % en2014 par rapport à 2013. Au 31 décembre 2014, la base de données du registre contenait 560 724références (correspondant à 3 623 179 documents, toutes versions linguistiques confondues).Aucun document sensible, au sens de l'article 9 du règlement (CE) n° 1049/2001, n'est inscrit auregistre public des documents du Parlement.

(Fig. 1) Évolution du registre public des documents du Parlement

414169 463689 508436 560724

2825361

3097165

3372128

3623179

0

1000000

2000000

3000000

4000000

2011 2012 2013 2014

EP document references Documents (all language versions)

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B) Chiffres sur les documents consultés et demandés

Conformément à l'article 12 du règlement (CE) n° 1049/2001, 90 à 95 % des documents duParlement peuvent être consultés directement sur le site web du registre public du Parlement1. Lesdocuments qui ne sont pas directement consultables peuvent être demandés via le formulaire dedemande en ligne2 ou par courrier électronique.

B.1) Documents consultés directement

Dans la majorité des cas, les visiteurs accèdent au site web du registre public du Parlement parl'intermédiaire du moteur de recherche de Google ou du portail Europa. Depuis 2011, le site webdu registre public du Parlement connaît une croissance régulière du nombre de documentsconsultés. En 2014, 433 576 documents ont été consultés directement sur le site web du registrepublic du Parlement, soit plus de quatre fois plus qu'en 2013.

Les types de documents les plus consultés étaient (dans l'ordre décroissant): des questions avecdemande de réponse écrite3 (37,17 %), des réponses à des questions (31,08 %), des textes adoptés(3,9 %), des communications aux députés (3,55 %), des propositions de résolution (3,13 %), desamendements à des rapports (2,25 %), des rapports (2,21%), des ordres du jour (2,21 %) et desprocès-verbaux (1,6 %) de réunions de commission.

(Fig. 2) Nombre de documents consultés sur le site web du registre public des documents

1 http://www.europarl.europa.eu/RegistreWeb/search/simpleSearchHome.htm?language=FR.2 https://www.secure.europarl.europa.eu/RegistreWeb/requestdoc/secured/form.htm?language=FR.3 Article 130 du règlement du Parlement.

72143102682

106604

433576

0

100000

200000

300000

400000

500000

2011 2012 2013 2014

Documents

8

B.2) Documents demandés via le formulaire de demande en ligne ou par courrier électronique

En 2014, le Parlement a reçu 370 demandes, via le formulaire de demande en ligne ou par courrierélectronique, concernant 532 documents spécifiés, soit une diminution frappante de 14 % parrapport au nombre de documents spécifiés demandés l'année précédente.

(Fig. 3) Nombre de documents spécifiés demandés via le formulaire de demande en ligne ou parcourrier électronique

Cette diminution ne tient toutefois pas compte de 31 autres demandes reçues par le Parlementen 2014, qui sollicitaient l'accès à un nombre élevé ou indéfini de documents (parfois plus de1 000), qu'il n'est pas possible d'enregistrer à des fins statistiques, dans la mesure où celanécessiterait un travail d'identification et de recherche considérable au regard de leur date decréation, de leur classification, de leur sujet ou du nombre d'années qu'elles couvrent (parexemple, demande faite pour "tous les documents ayant trait à...", "tous les documents contenantdes informations sur...", "les documents de 1995 à aujourd'hui sur...", etc.)4.

Sur les 532 documents spécifiés, 95 n'avaient pas été divulgués auparavant. Le Parlement a rendupublics 80 des 95 documents spécifiés qui n'avaient pas été divulgués auparavant, en y accordantun accès partiel dans deux cas.

4 Les demandes relatives à des documents non spécifiés ne sont pas reprises dans les statistiques contenues dans leprésent rapport portant sur le nombre de documents demandés.

1161

777

610532

2011 2012 2013 2014

Specifed Documents requested

9

(Fig. 4) Nombre de documents spécifiés jamais divulgués auparavant et de documents renduspublics

En 2014, le Parlement a refusé l'accès à 15 documents spécifiés qui n'avaient pas été divulguésauparavant.

(Fig. 5) Nombre de documents spécifiés jamais rendus publics auparavant et de documents pourlesquels des demandes ont été refusées

289

166

8995

265

158

84 80

2011 2012 2013 2014

Requested Positive responses

289

166

8995

14 8 5 15

2011 2012 2013 2014

Requested Refusals

10

C) Données chiffrées sur les demandes5

En 2014, le Parlement a reçu un total de 401 demandes, dont 43 concernaient des documents quin'avaient pas été divulgués auparavant.

Les demandes concernaient principalement des documents relatifs aux députés (8,5 %), desdocuments administratifs liés aux infrastructures et aux finances (7,0 %), des textes adoptés(6,9 %), des comptes rendus in extenso (4,7 %), des documents du Bureau (4,4 %), descorrespondances officielles (4,2 %) et des pétitions (2,2 %).

Plus particulièrement, les demandes relatives à des documents qui n'avaient pas été divulguésauparavant concernaient principalement des avis juridiques du Parlement (16 %), les dépensesdes députés (11 %), des notes du Bureau (5 %) et d'autres rapports internes, notamment desrapports sur les trilogues (7 %).

Sur 401 demandes reçues en 2014, le Parlement a répondu positivement 393 fois, en donnantaccès aux documents demandés. Dans deux cas, le Parlement n'y a accordé qu'un accès partiel.

(Fig. 6) Nombre de demandes et de réponses positives

5 Les demandes concernent des documents spécifiés et non spécifiés.

589

536

447

401

585533

443393

2011 2012 2013 2014

Applications Positive responses

11

En ce qui concerne les documents qui n'avaient pas été divulgués auparavant, le Parlement arépondu positivement à 35 des 43 demandes reçues en 2014.

(Fig. 7) Nombre de demandes relatives à des documents qui n'avaient pas été divulguésauparavant et de réponses positives

En 2014, le Parlement a refusé l'accès du public dans huit cas par décision signée du Secrétairegénéral, l'autorité compétente pour les demandes initiales.

(Fig. 8) Nombre de demandes relatives à des documents qui n'avaient pas été divulguésauparavant et de refus

289

166

89

43

285

163

85

35

2011 2012 2013 2014

Applications for non-previously disclosed documents Positive responses

289

166

89

43

4 3 4 8

2011 2012 2013 2014

Requested Refusals

12

Quatre demandes confirmatives6, présentées en vertu de l'article 8 du règlement (CE)n° 1049/2001, ont été déposées à la suite d'un refus au stade initial. Dans trois cas, le Parlement aconfirmé sa position initiale, tandis qu'il a accordé dans un cas un accès plus large au documentdemandé.

Les refus du Parlement étaient principalement fondés sur la nécessité de protéger la vie privée etl'intégrité de l'individu (point b) de l'article 4, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1049/2001), sadécision dans le processus décisionnel (article 4, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 1049/2001)ainsi que les intérêts commerciaux d'une personne physique ou morale (article 4, paragraphe 2, durèglement (CE) n° 1049/2001).

(Fig. 9) Pourcentage d'application d'exceptions au titre de l'article 4 du règlement(CE) n° 1049/2001

En conclusion, le taux de réponses positives du Parlement en 2014 demeure conforme à latendance constatée les années précédentes, avec un taux global de réponses positives de 98 % etun taux de réponses positives de 81 % pour les demandes concernant des documents quin'avaient pas été divulgués auparavant.

Une fois débloqués, les documents sont mis à la disposition du public et directement consultablessur le site du registre public des documents du Parlement.

D) Profils des demandeurs

Les universitaires et chercheurs représentent toujours la proportion la plus importante desdemandeurs. 39 % des demandeurs relevaient de cette catégorie, suivie par le secteur des affaires,les organisations de défense de l'environnement et d'autres représentants d'intérêts, quireprésentent ensemble plus de 18 % des demandes. La proportion des demandes émanant dejuristes est restée plus ou moins stable à 9 %.

En 2014, la répartition des demandes selon l'origine géographique entre les États membres del'Union était très semblable aux années précédentes. 31 % des demandeurs étaient domiciliés enBelgique; viennent ensuite l'Allemagne (14 %), la France et l'Italie (9 % chacun), les Pays-Bas et

6 Les demandes confirmatives peuvent se rapporter à des refus complets ou à un accès partiel (article 7, paragraphe 2,du règlement n° 1049/2001).

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

% % % %

2011 2012 2013 2014

3521

50

28

5

116

15

11 6

4

11 17

16 3250 39

2516

6

Par. 1(a) Security

Par. 1(b) Privacy

Par. 2 Commercial interests

Par. 2 Legal Advice

Par. 2 Audits

Par. 3 Decision-making process

13

l'Espagne (5 % chacun) et le Royaume-Uni (4 %). Les demandes en provenance de pays tiers ontlégèrement baissé et représentaient environ 8 % du total.

En 2014, la langue la plus utilisée dans les demandes était l'anglais (53 %), dont la position restestable par rapport aux années précédentes, suivie de l'allemand (14 %), du français (11 %) et del'espagnol (7 %).

(Fig. 10) Profils des demandeurs sollicitant l'accès à des documents en 20147

7 © des images dans les graphiques: salem / Fotolia - kebox / Fotolia- Pekchar / Fotolia - DIDEM HIZAR / Fotolia -Claudio Divizia / Fotolia - ravennka / Fotolia - photolars / Fotolia - Becky Stares / Fotolia - Sylvie Bouchard / Fotolia -atScene / Fotolia - Seraphim Vector / Fotolia- valentint / Fotolia - quka / Fotolia - Gstudio Group / Fotolia - mostafafawzy / Fotolia - BERLINSTOCK / Fotolia - Double-J Design - Union européenne.

Nationalité

Profession

autre

députéautorité

publiquebibliothèqueuniversitaire

rechercheuniversitaire

juriste

journaliste

sociétécivile

Langue

14

....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

C H A P I T R E I I

T e n d a n c e s e t p r o b l è m e s s p é c i f i q u e s r e l a t i f s à l ' a c c è s a u xd o c u m e n t s e n 2 0 1 4...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

A) Documents relatifs aux députés

Sur les demandes reçues par le Parlement en 2014, 8,5 % concernaient des documents relatifs auxdéputés, en particulier l'attribution et les dépenses d'indemnités de députés donnés, desdocuments du comité consultatif sur le code de conduite des députés, ainsi que des documentstraduisant toute influence des représentants d'intérêts sur des députés donnés dans le contextede procédures législatives (ordres du jour et procès-verbaux de réunions de députés/rapporteursavec des représentants d'intérêts, correspondance des députés, etc.).

En ce qui concerne les demandes d'accès à des répartitions détaillées des indemnités et dépensesdes députés, le Parlement applique les lignes directrices formulées par le Bureau lors de sa réuniondu 20 février 2008, en fonction des meilleures pratiques observées dans les parlements nationaux.En s'appuyant sur cette approche, le Parlement a développé une politique proactive depublication, sur son site web, des informations générales sur les indemnités auxquelles les députésont droit et la réglementation régissant leur attribution. D'autre part, les répartitions détaillées desmontants effectivement versés à des députés donnés ne sont pas rendues publiques, même si cesderniers sont libres de fournir des informations supplémentaires.

B) Utilisation accrue des sites web interactifs

Ces dernières années, une tendance croissante a été observée auprès des demandeurs, enclins àintroduire des demandes d'accès à des documents par des portails internet publics, sur lesquelssont publiées les demandes accompagnés des réponses fournies par les institutions.

À titre d'exemple, le Parlement a reçu, en 2014, 55 demandes d'accès à des documents (ce quireprésentait 14 % de l'ensemble des demandes) par l'intermédiaire du site web "Ask the EU", unprojet de la plate-forme Access Info Europe. La boîte aux lettres fonctionnelle de l'unité"Transparence" du Parlement pour l'accès aux documents constitue le point d'entrée unique detoutes les demandes introduites par l'intermédiaire de ce site depuis son lancement,indépendamment de l'objet de la demande (documents, informations, plaintes, etc.). Le siteinternet offre un système générant des adresses électroniques ad hoc permettant de soumettredes demandes d'accès aux documents, sans que l'utilisateur soit tenu de fournir toutes lesinformations sur son identité.

Les réponses aux demandes d'informations introduites par l'intermédiaire de "Ask the EU" sontautomatiquement chargées sur le site internet de l'organisation et sont à la disposition du public.Les demandes adressées au Parlement ainsi que les réponses qu'il y apporte sont accessibles sousune section spécifique du site internet "Ask the EU"8.

Le règlement (CE) n° 1049/2001 n'exige pas des demandeurs de fournir des informations sur leuridentité ni de donner les raisons de leur demande. Cependant, dans certaines circonstances,l'absence de toute donnée ou de toute information sur le demandeur peut poser problème pour lebon traitement des demandes et la bonne application de certaines exigences juridiques imposées

8 http://www.asktheeu.org/fr/body/parlement_europeen.

15

à l'institution, comme la portée d'un éventuel recours, le règlement sur la protection des donnéesà caractère personnel, la protection contre le vol d'identité ou l'utilisation d'une fausse identité.

L'absence de l'adresse postale du demandeur pourrait être une source particulière depréoccupation. La mention d'une adresse postale permet au Parlement non seulement de luttercontre un recours abusif à l'accès aux documents, tout en évitant de répondre aux demandesémanant d'adresses électroniques fictives, mais aussi de garantir la sécurité juridique quant à ladate de la réception de la réponse du Parlement, date à partir de laquelle court le délaid'éventuelles actions en réparation.

Une adresse postale permet au Parlement de notifier la réponse au demandeur par lettrerecommandée avec accusé de réception, en garantissant ainsi la sécurité juridique. En effet, laCour de justice a admis qu'une lettre recommandée avec avis de réception postal constitue unmode de notification approprié, dès lors qu'il permet de déterminer avec certitude le point dedépart du délai. En outre, une décision est dûment notifiée dès lors qu'elle est communiquée à sondestinataire et que celui-ci est mis en mesure d'en prendre connaissance9.

Pour les raisons susmentionnées, il est de bonne pratique de prier le demandeur de fournir uneadresse postale dans le cas où un refus d'accès aux documents doit être notifié.

Cette bonne pratique est également conforme aux exigences imposées par le règlement relatif à laprotection des données, comme le reconnaît le Contrôleur européen de la protection des donnéesdans sa décision du 11 juillet 2014, à la suite d'une plainte soulevant la question de la prétendueexigence d'informations inutiles par la Commission dans le cadre d'une demande d'accès auxdocuments.

C) Demandes complexes et bonne administration: les cas de demandesd'accès à des documents relatifs aux procédures de passation des marchéspublics

Une autre tendance qui doit être mentionnée tient au nombre croissant de demandes complexeset de grande envergure d'accès à des documents présentées au Parlement, telles que cellesportant sur l'ensemble des dossiers relatifs aux procédures de passation des marchés publics.Contrairement à certaines lois nationales, le règlement (CE) n° 1049/2001 ne contient aucunedisposition sur les demandes inéquitables, abusives ou clairement déraisonnables. Si unedemande n'est pas suffisamment précise, ou en cas de demande portant sur un document trèslong ou sur un très grand nombre de documents, les seules options qui s'offrent à l'institution sontrespectivement: a) une invitation à clarifier la demande (article 6, paragraphe 2, du règlement (CE)n° 1049/2001) et b) la possibilité de se concerter avec le demandeur de manière informelle afin detrouver un arrangement équitable (article 6, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 1049/2001). À titreexceptionnel, l'institution peut également prolonger le délai de réponse légal initial d'une autrepériode de quinze jours ouvrables. Toutefois, ces possibilités ne se sont pas toujours avéréesadéquates.

Les demandes complexes peuvent entraîner une charge administrative excessive pour l'institution,puisque leur traitement requiert souvent un travail de recherche approfondi afin d'identifier lesdocuments demandés, une analyse détaillée de documents techniques particulièrement longs, laparticipation de plusieurs services du Parlement ou la consultation de tiers.

La Cour de justice a récemment confirmé que dans certains cas particuliers, où le volume soit desdocuments eux-mêmes, soit des passages à censurer, entraînerait pour elle une tâcheadministrative inappropriée, le principe de proportionnalité permettrait aux institutions de mettreen balance, d'une part, l'intérêt de l'accès du public aux documents et, d'autre part, la charge de

9 Affaire 42/85, Cockerill-Sambre/Commission, Rec. 1985, p. 3749.

16

travail qui découlerait de la demande. Dans ces cas particuliers, les institutions pourraientpréserver l'intérêt d'une bonne administration10.

En 2014, le Parlement européen a traité d'importantes demandes d'accès aux documents relatifsaux procédures de passation des marchés publics au titre du règlement financier.

Très souvent, des soumissionnaires non retenus, mais parfois également retenus, introduisent, envertu du règlement (CE) n° 1049/2001, des demandes portant sur des documents etrenseignements relatifs aux procédures de passation des marchés publics auxquelles ils ontparticipé en tentant de contourner les restrictions imposées par le règlement financier (RF) et sesrègles d'application (RAP), qui visent à assurer l'égalité de traitement de tous les participants. Telfut notamment le cas d'une demande, portant sur quelque 10 000 documents, présentée par l'undes soumissionnaires dont l'offre a été retenue pour un contrat-cadre informatique couvrant lapériode 2009-2014.

Les demandes de cette nature, qui proviennent du secteur des entreprises et sont souventjustifiées par les intérêts commerciaux privés du demandeur, non seulement font peser sur leParlement une charge de travail disproportionnée, mais semblent également s'écarter de lafonction initiale du règlement (CE) n° 1049/2001, à savoir de permettre aux citoyens de participerplus étroitement au processus décisionnel et de garantir que l'administration jouisse d'une plusgrande légitimité, soit plus efficace et rende davantage de comptes aux citoyens dans un systèmedémocratique.

D) Coopération interinstitutionnelle

Le Parlement a renforcé sa coopération au niveau administratif, tant avec le Conseil qu'avec laCommission, afin de rechercher des solutions communes aux problèmes de nature horizontale enlien avec l'accès du public aux documents.

Les trois institutions se consultent de façon systématique en cas de demande d'accès à undocument provenant de l'une des autres institutions. Afin de mettre en place un mécanisme deconsultation rapide, un protocole d'accord a été conclu en 2002 et signé par les représentants destrois Secrétaires généraux.

Dans ce cadre, le Parlement a été consulté à huit reprises par la Commission et à deux reprises parle Conseil en 2014, principalement sur des pièces de procédure préparées par le Service juridiquedu Parlement et des notes de trilogue.

En outre, le Parlement a été consulté à deux reprises par les autorités des États membres sur desdocuments du Parlement en leur possession.

10 Affaire T-14/98 Hautala contre Conseil, point 86; Affaire C-127/13 P, Strack contre Commission, EU:C:2014:2250,point 27.

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C H A P I T R E I I ID é c i s i o n s d u M é d i a t e u r r e l a t i v e s à d e s p l a i n t e s c o n t r e l eP a r l e m e n t....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

A) Nouvelle plainte

En 2014, une plainte a été déposée contre le Parlement (1257/2014/KM) à la suite d'une demanded'accès à des documents relatifs à une pétition. Le plaignant a présenté quatre allégations: l'uneavait trait à la protection des données à caractère personnel et les trois autres portaient sur lesaspects procéduraux. Avant de se prononcer sur la recevabilité des trois allégations de procéduredu plaignant, le Médiateur a proposé une solution rapide au Parlement européen, afin de prendreen compte la demande du plaignant relative à la protection des données à caractère personnel.Conformément à la demande formulée par le Médiateur, le 25 septembre 2014, le Parlement aaccordé au plaignant un délai de réponse supplémentaire et en a informé le bureau du Médiateuren conséquence. À l'heure actuelle, le Parlement attend que le Médiateur traite les trois autresallégations.

B) Recommandations

Le 31 mars 2014, le Médiateur a formulé un projet de recommandation dans le cadre l'enquête surla plainte 262/2012/OV, concernant l'enregistrement et la disponibilité des procès-verbaux desréunions des coordinateurs des commissions sur le site internet du registre public des documentsdu Parlement.

Dans son projet de recommandation, le Médiateur a conseillé au Parlement d'inclure desréférences aux procès-verbaux existants des réunions des coordinateurs dans son registre publicdes documents, de manière à les rendre directement accessibles, conformément aux dispositionsde l'article 12 du règlement (CE) n° 1049/2001.

Le 27 juin 2014, le Parlement a informé le Médiateur de l'harmonisation de ses pratiques en ce quiconcerne les procès-verbaux des coordinateurs. À compter du début de la 8e législature, il n'y aplus de procès-verbaux séparés des coordinateurs. Au lieu de cela, les recommandations oudécisions adoptées par les coordinateurs figureront dans les procès-verbaux publics descommissions respectives après leur approbation par la commission compétente.

C'est dans ce contexte qu'en octobre 2014, le Médiateur a clôturé l'enquête sur la plainte, estimantque le Parlement avait pris les mesures appropriées. Il a toutefois accompagné sa décision d'uneremarque complémentaire et conseillé au Parlement de faire également figurer dans son registrepublic des documents les procès-verbaux existants des réunions des coordinateurs, telsqu'élaborés au cours de la législature 2009-2014.

Afin de mettre en œuvre la remarque complémentaire du Médiateur, une nouvelle sous-rubrique"coordinateurs" a été créée sous la rubrique "documents des commissions" dans le registre publicdes documents du Parlement. Le chargement des procès-verbaux existants des réunions descoordinateurs, tels qu'élaborés au cours de la précédente législature, est en cours.

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O b s e r v a t i o n s f i n a l e s

Le registre public des documents du Parlement est devenu un important outil de recherchepermettant aux citoyens de participer plus étroitement et plus activement au systèmedémocratique. La politique active de transparence en ce qui concerne le rôle décisionnel duParlement s'est encore trouvée renforcée et le nombre de documents rendus directementaccessibles est en constante augmentation.

La politique proactive d'information et de documentation du Parlement a permis d'augmenter laquantité et la qualité des informations diffusées à l'intention du grand public par l'intermédiaire desa présence sur l'internet.

Bien qu'en raison de la politique de transparence proactive du Parlement, le nombre total dedemandes d'accès aux documents ait diminué, les demandes semblent se distinguer par leurcomplexité croissante, et, souvent, émanent du secteur des entreprises et sont motivées par lesintérêts commerciaux privés du demandeur. Cette nouvelle tendance non seulement fait peser surle Parlement une charge de travail parfois disproportionnée, mais semble également s'écarter dela fonction initiale du règlement (CE) n° 1049/2001, à savoir de permettre aux citoyens departiciper plus étroitement au processus décisionnel et de garantir que l'administration jouissed'une plus grande légitimité, soit plus efficace et rende davantage de comptes aux citoyens dansun système démocratique.