Accélérateur de performance

Professionnaliser la gestion RH avec un expert RH

opérationnel

1

Un constat

63 % des PME n’ont pas de DRH

3 PME sur 10 ne procèdent à aucun

bilan annuel

1/3 des PME n’intègrent pas les contraintes légales Formation

Des ‘best practices’ GRH recommandées souvent inadaptées pour les PME

Dans la majorité des PME, le Dirigeant fait

office de DRH

Les pratiques GRH dans les PME sont peu ou pas

déployées quelque soit les impacts financiers ou

les obligations légales*

Les pratiques GRH dans les PME sont peu ou pas

déployées quelque soit les impacts financiers ou

les obligations légales*

• Comment faire face rapidement et efficacement à des

besoins de compétences ?

• Comment manager les salariés dans un souci de

rentabilité et de cohésion sociale ?

• Comment développer les performances de

l'entreprise ?

• Comment professionnaliser la ligne managériale dans

les pratiques RH ?

• Comment sécuriser les pratiques RH de l’entreprise ?

• Comment gérer les RH pour s’adapter au mieux au

contexte économique à CT ?

• Comment faire face rapidement et efficacement à des

besoins de compétences ?

• Comment manager les salariés dans un souci de

rentabilité et de cohésion sociale ?

• Comment développer les performances de

l'entreprise ?

• Comment professionnaliser la ligne managériale dans

les pratiques RH ?

• Comment sécuriser les pratiques RH de l’entreprise ?

• Comment gérer les RH pour s’adapter au mieux au

contexte économique à CT ?

* Entreprises de – de 250 salariés représentent 99,4 % des entreprises en France – Insee

* La part moyenne consacrée à la gestion du personnel ne représente que 40 % à 60 % du temps de travail

** Rapports CGPME, Etude Softcomputing

Pourtant, les problématiques des dirigeants des PME

sont identiques à celles des grands groupes* *

Pourtant, les problématiques des dirigeants des PME

sont identiques à celles des grands groupes* *

2

Notre analyse et notre connaissance du marché

3

� De par nos interventions auprès des PME/TPE depuis plus de 10 ans, les besoins en développement et structuration

RH sont fortement omniprésents dans les entreprises de petites et moyennes tailles.

� Les pratiques de GRH sont peu structurées et ce malgré les obligations légales de plus en plus prégnantes et leurs

conséquences financières, les contraintes qualité et/ou imposées par leurs clients qui portent toujours plus sur la

sécurisation des compétences mises en œuvre.

� Les TPE/ PME se concentrent plutôt sur une gestion ponctuelle et occasionnelle de leurs moyens humains.

� Bon nombre de PME ne dispose pas de DRH / RRH en interne dédié à cette fonction et n’ont pas la nécessité ou les

moyens de recruter sur ce type de ‘fonction’.

Le constat est souvent un dilemme pour les dirigeants dans la mesure où :

� ils n’ont pas les compétences et/ou le recul en interne pour concevoir et mettre en

œuvre des outils concrets et formalisés de gestion et de développement RH

� ils n’ont pas la capacité à mobiliser suffisamment de ressources internes pour les

acquérir.

Un RH externalisé permet à la PME d’y répondre tout en

assurant la montée en compétences des acteurs internes de

l’entreprise

Les avantages de notre accompagnement pour les PME/PMI

4

L’accès à un logiciel RH partagé, simple d’accès et d’utilisation pour tous

Pas de recrutement d’une personne dédiée à la gestion RH en interne

Le bénéfice de nos 10 ans d’expériences dans l’accompagnement

à la gestion des RH en PME

Le bénéfice d’un niveau d’expertise RH élevé et d’informations sur les

meilleures pratiques

Un transfert continue de compétences en gestion RH grâce à notre présence

Votre expert RH dédié

L’apport d’informations sur les dernières réglementations en vigueur

Cette offre est pour les PME/PMI qui…

5

la gestion des RH peut et doit permettre de

développer son entreprise

Pensent que… Estiment que...

leur organisation actuelle pourrait être optimisée pour mieux

répondre aux besoin de l’entreprise et de mes

clients

Trouvent que…

la gestion RH peut être à la fois mieux structurée

et plus optimisée en interne

Souhaitent…

disposer d’informations RH fiables en temps

voulu pour prendre des décisions opérationnelles

Ressentent…

le besoin de sécuriservotre gestion RH pour

leurs salariés, vos managers, vos clients

Sont confrontées

à des exigences clients et qualité de plus en plus

forte sur la gestion des RH

S’engagent

dans une démarche de certification qualité,

intégrant le volet organisation et RH

Sont persuadées

de la nécessité de ‘professionnaliser’ leur

ligne managériale afin de les rendre plus ‘performants’

6

Pourquoi la Gestion RH est-elle souvent laissée

pour compte au sein des PME ?

Urgence des mutations techniques,

économiques, organisationnelles,

commerciales, sociales

Difficulté à prendre du

recul pour organiser la

réflexion

Peu de moyens financiers et humains

consacrés à la Gestion des

Ressources Humaines

Constat

7

En quoi une Gestion Ressources Humaines contribue-t-elle

à la performance des PME ?

Analyser et aligner les performances

Intégrer les exigences qualité des clients

Professionnaliser et valoriser l’encadrement

Résoudre les difficultés de recrutement, d’intégration et

de fidélisation

Renforcer la cohésion sociale

Maintenir et développer les compétences

Innover dans les organisations

Décliner les objectifs stratégiques auprès de chaque salarié

Illustration avec 2 cas concrets de l’apport d’une GRH

externalisée

8

9

Utiliser le tutorat comme levier de développement des compétences en interne

Comment assurer le maintien et de le développement des savoir-faire de mon entreprise ?

Capitalisation des savoir-faire

Respect des obligations ‘contrat de génération’

Réduction du temps d’intégration et de « montée en charge » des nouveaux arrivants

Fidélisation des nouveaux arrivants (se sentiront mieux intégrés dans l’entreprise )

Esprit d’équipe favorisé par le partage de compétences

Déployer le processus d’évaluation des acquis des ‘tutorés’ en fin de période

Définir des pratiques homogènes et partagées de transfert de compétences

Intégrer ces missions de tutorat dans l’organisation

Former les ‘tuteurs’ au ‘tutorat

10

Déployer une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences

Comment anticiper mes besoins en compétences et en effectif dans une période

d’incertitude économique ?

Mise à disposition en temps et en heure des ressources et des compétences en lien avec les

projets stratégiques et les plans de développement

Organisations challengées

Capitalisation sur les compétences des salariés

Anticipation sur le plan de recrutement / maintien dans l’emploi

Maîtrise des coûts relatifs à la masse salariale

Optimisation du plan de formation : véritable outil de développement des compétences

à court et moyen terme

Relations sociales basées sur la transparence

Evaluer les résultats des actions RH réalisées

Associer les managers dans la déclinaison des orientations stratégiques en objectifs

Maîtriser les compétences et potentiels actuels de ses salariés

Disposer d’un état des lieux RH : effectif, âge…

Communiquer autour des plans d’action prévisionnels et des conditions de mise en œuvre

Concrètement…

11

La répartition des rôles entre RH For You et l’entreprise

12

Nous prenons en charge concrètement

•Le suivi et l’analyse des entretiens annuels

•Le plan de formation

•La définition des profils de recrutement

•Les démarches d’intégration

•Les plans de Tutorat

•Les grilles de qualification

•Le pilotage opérationnel des RH dans la « vie courante »

L’entreprise garde la décision et la gestion

•Des recrutements

•Des contrats de travail

•De la paie et administration du personnel

•De la relation quotidienne avec les salariés

Nous animons

•Le développement du rôle RH des managers, au travers

•de formations collectives, accompagnements individuels

•et de réunions annuelles autour des besoins RH quantitatifs et qualitatifs en fonction du projet de l’entreprise

Nous transférons

•Nous transférons petit à petit notre expertise à l’un des collaborateurs en interne, pour amener l’entreprise à l’autonomie

Nous mettons à disposition

Nous mettons à disposition

•Un logiciel de gestion RH pour partager les informations utiles en ligne entre vous (Direction, managers, salariés) et nous

Le déroulement

13

La mise en place initiale

La vie courante

Le suivi

La miseen place initiale

�Nous définissons avec le dirigeant notre périmètre d’action, de façon claire et

partagée

�Nous recueillons et structurons les informations RH initiales

La vie courante

Au sein de l’entreprise

�1 jour / mois auprès des équipes et managers (accompagnement minimum, qui peut

être ajusté en commun en fonction des besoins)

�2 à 3 réunions annuelles collectives : managers, formation, CE, etc…

�1 réunion annuelle de Direction pour définir les enjeux RH de l’année à venir et

orienter les travaux prioritaires RH à réaliser

En Back-office

�Nous préparons les informations, les analyses RH, et les recommandations

�Nous assurons une veille RH adaptée aux besoins de l’entreprise

�Une revue annuelle de satisfaction de notre accompagnement, et réajustement de

l’accompagnement si besoin

Le suivi

La mise à disposition de notre logiciel de gestion RH

14

15

Présentation de notre outil RH PME

Un outil de GRH en ligne :

Dossier salarié, gestion des entretiens annuels, gestion du plan de formation,

pilotage et reporting RH...

� Simple d’utilisation, ouvert aux 3 profils

majeurs : Salariés, Managers, RH.

� Un accès via Internet grâce une adresse

URL dédiée à chaque entreprise.

� Un système d’abonnement simple : pas

d’immobilisation comptable du parc

informatique.

� Une gestion des accès par processus RH,

chaque collaborateur se voit décerner un

droit d’accès, comme administrateur,

acteur, valideur etc.

� Des accès aux données sensibles des

ressources humaines sécurisées.

� Des exports de données sous format

excel permettant de croiser des analyses

Présentation des menus pour les 4 profils

16

Accès salarié

Accès manager

Accès RH

Accès Administrateur

Accès Salarié

17

18

Vision Salarié :

Mon dossier salarié

Une navigation par ‘onglet’

Détail du positionnement organisationnel

Organisation, établissement et

manager hiérarchique (N+1)

19

Vision Salarié :

Mon dossier salarié

Consultation du contrat actuel et des historiques

Rappel de la date d’entrée

dans l’entreprise

Consultation du poste occupé

Et des historiques de postes

20

Vision Salarié :

Mon dossier salarié

Consultation des formations ‘suivies’

avec indication s’il s’agit d’un ‘DIF’ ou non

Consultation du suivi des ‘habilitations’

Consultation des domaines de tutorat et/ou d’expertise

21

Vision Salarié :

Mon entretien annuel

Consultation de

l’historique des

entretiens annuels

Consultation de la date de

réalisation de l’entretien

Consultation du manager N+1

ayant réalisé l’entretien

Suivi des 4 étapes de réalisation de

l’entretien annuel (workflow)

22

Vision Salarié :

Mon entretien annuel

1. Evaluation de la période écoulée :

� Objectifs, Formation & Evaluation des

compétences

2. Période à venir:

� Objectifs, Moyens, Souhaits d’évolution

professionnelle et de formation

3. Signatures des deux parties

Accès Manager

23

24

Vision Manager :

Les dossiers de mon équipe

Accès à la liste des salariés de son

équipe avec un accès direct par

salarié…

A l’historique de ses formations

Au formulaire d’entretien annuelAu suivi de ses habilitations

A son dossier salarié

25

Le manager a accès à des tableaux de bord lui permettant de piloter son équipe et les actions RH associées :

� Suivi des entrées / sorties par typologie de contrat

� Suivi des effectifs par poste,

� Suivi des effectifs par service,

� Suivi des habilitations,

� Suivi des entretiens annuels,

� Suivi des fins de contrat,

� Suivi des tuteurs et des experts,

� Suivi des salariés non formés depuis 3 ans

Vision Manager :

Reporting de mon équipe

26

Vision Manager :

Reporting Effectif

Des reporting ‘effectifs’ au

périmètre des équipes du

manager avec des angles

d’analyse différents mis à jour

en ‘temps réel’

Suivi des présents au 01/01, des

entrées/sorties par typologie de

contrats mis à jour en temps réel

Suivi des ETP par poste

Suivi des effectifs par entité

organisationnelle toujours au

périmètre de l’organisation pilotée par

le manager

27

Vision Manager :

Suivi du patrimoine de compétences

Décider des actions à mettre

en œuvre pour assurer le

maintien et le développement

de compétences

28

Vision Manager :

Suivi du patrimoine de compétences

S’assurer du respect des dispositions

des plans d’action issues des

politiques RH (internes ou

publiques), veiller au maintien des

compétences détenues par les

‘tuteurs’ et les ‘experts’ , pouvoir

décider, anticiper et prioriser les

actions à mettre en œuvre.

Proposition de la liste des salariés concernés par le type de population

Une présentation permettant de ‘visualiser’ les

écarts entre les niveaux évalués lors des

entretiens et les niveaux requis par rapport au

poste

29

Vision Manager :

Suivi des habilitations

S’assurer du respect des dispositifs en

matière de sécurité au travail en

pilotant les habilitations détenues

par les salariés de son équipe.

TB d’aide à la décision, les managers

peuvent ainsi décider et anticiper sur

les actions à mettre en œuvre.

Suivi des habilitations par salarié

Suivi du nombre de personnes

habilitées par type

d’habilitation et par

établissement.

Visualisation du nombre de salarié

dont l’habilitation sera révolue dans

les 3 mois (message glissant pour

consulter les noms

Suivi des habilitations par site

30

Vision Manger :

Le suivi des entretiens individuels

Mise à disposition d’outils de suivi de

la campagne des entretiens

individuels.

Le manager peut :

- S’organiser en planifiant ses

entretiens

- Vérifier l’état d’avancement des

entretiens

- Se noter des actions à réaliser ou

justifiant la non réalisation d’un

entretien

Pouvoir anticiper les actions par

rapport aux fins de contrat est

l’objectif de ce tableau de suivi

partagé avec les acteurs RH.

Le manager peut exprimer ses

souhaits (renouvellement de CDD,

proposition de CDI…) par

anticipation.

Le RH peut ainsi s’organiser pour

anticiper les actions.

Pilotage de la campagne des entretiens

individuels

Pilotage des fins de contrats

31

Reporting Manager :

Le suivi des Tuteurs et des Experts

Organiser ses équipes, assurer le

transfert des savoir-faire (tuteurs),

veiller au maintien de l’expertise en

interne (experts).

Aide à l’élaboration et à la gestion des

priorités du plan de formation, les

managers peuvent consulter les

salariés n’ayant pas bénéficié de

formation depuis 3 ans.

Suivi des tuteurs et des experts de son équipe

Suivi des non formés depuis 3 ans

32

Accès RH

33

Les spécificités du profil ‘RH’ :

La gestion des entretiens

Tableau de suivi des campagnes

d’entretiens individuels : Le RH peut

ainsi consulter l’avancement, relancer

si besoin, valider les entretiens,

invalider si besoin

Le RH peut également administrer les

campagnes (ouverture et si besoin

suppression).

Un état d’avancement actualisé en

fonction des états de validation de

l’entretien

Un accès direct à l’entretien annuel en

cliquant sur le ‘bouton’

Administration des campagnes d’entretien :

création et possibilité de suppression

Un compteur mis à jour en temps réel

permettant de s’assurer de l’avancement

de la campagne et de relancer au besoin

les managers

Possibilité de consultation par année

34

Les spécificités du profil ‘RH’ :

La gestion du plan de formation

Dès qu’une action est saisie à l’état

OK, le TB de reporting ‘prévisionnel’

est actualisé.

Deux suivis :

� L’élaboration du plan de formation prévisionnel

� La gestion du réalisé

Possibilité d’accès aux plans mis en historique

Ligne de saisie des actions de formation :

� Intitulé, pédagogie (interne/externe),

population, nb heures prévues, coûts

prévus, période prévisionnelle

� Un suivi des demandes (validation) :

OK, refusé, en attente, reporté, annulé

� Une ergonomie permettant de

dupliquer des lignes (croix verte) ou

d’en supprimer (croix rouge)

Plan de formation prévisionnel

35

Les spécificités du profil ‘RH’ :

La gestion du plan de formation

Dès qu’une action de formation est

saisie avec toutes ces informations, les

TB de suivi du plan de formation sont

actualisés;

Gestion du réalisé

Ligne de saisie des actions de formation

réalisées. A réception des attestations de

présence, le RH met à jour le suivi du ‘réalisé’

en saisissant par salarié les informations de la

formation suivie

Dès saisie des informations Heures, Coût et Période, la formation se

reporte automatiquement dans :

l’historique des formations du dossier

salarié

le formulaire Entretien pour évaluation

de la formation

36

Les spécificités du profil ‘RH’ :

Le reporting RH

� Les acteurs RH ont accès aux mêmes reporting que ceux du manager mais au périmètre de

l’ensemble des salariés de l’entreprise.

� Particularité ‘Reporting Formation’ :

� Véritable outil de pilotage du plan de formation, l’onglet Formation permet aux RH de détenir

des TB d’analyse :

� Ecart entre le prévisionnel et le réalisé avec analyse de l’évolution par rapport à

l’exercice précédent

� Des analyses par rapport à la typologie des salariés formés : par genre, par CSP, junior &

senior

� Les salariés formés par direction

� Les salariés formés par Métier

� Le suivi des salariés ayant bénéficié d’un DIF à date

37

Les spécificités du profil ‘RH’ :

Le reporting Formation

Suivre et piloter l’avancement de la

réalisation du plan de formation en nombre

d’heures et en coût.

Un comparatif entre le réalisé de l’année et

celui de l’année précédent est affiché (en

%).

Possibilité d’accès aux TB des

exercices précédents

Possibilité d’accès aux TB des

exercices précédents

38

Les spécificités du profil ‘RH’ :

Le reporting Formation

Cet indicateur permet d’identifier les salariés n’ayant pas bénéficié d’actions de

formation.

Une veille sur les salariés non formés depuis 3 ans à la date de clôture de

l’exercice couvert permet au RH de cibler les actions de formation à inscrire au

prochain plan de formation., gage d’actualisation de leurs compétences et

d’adaptation de l’entreprise à son environnement en constante évolution.

39

Les spécificités du profil ‘RH’ :

Le reporting Formation

Ces indicateurs fournissent un aperçu du degré d’accès à la

formation par les différentes catégories de salariés de

l’entreprise. Il permet d’identifier les écarts et d’aider la

gestion des priorités dans le plan de formation.

40

Les spécificités du profil ‘RH’ :

Le reporting Formation

L’indicateur des formés/ Non formés par

métier/emploi permet d’entretenir et

d’améliorer le capital humain en

permettant aux salariés d’actualiser et

d’étendre leurs compétences.

L’indicateur des nombres de

formés/non formés par organisation

permet de s’assurer du maintien ou

du développement des compétences

par site.

Le développement des

compétences est une

composante essentielle de

la capacité d’une

entreprise à demeurer

compétitive.

Accès Administrateur

41

42

Les droits ‘administrateur’

� Seul, RH For You a un accès ‘administrateur’ de la base.

� Les droits de l’administrateur sont décomposés en deux :

� RH : l’administrateur se voit attribuer les mêmes droits que ceux des acteurs RH

� Administration : le menu ‘gestion de l’entreprise’ est réservé exclusivement à l’administrateur

43

L’administration de la base :

La gestion des données générales

Toutes les données sont propres à

chaque entreprise :

� Sites

� Typologie des contrats gérés

� Catégorie socio-professionnelle

La suppression est impossible dès lors qu’au

moins un des salariés possède un de ces

attributs dans son dossier.

44

L’administration de la base :

La gestion des comptes utilisateurs

Cet écran permet de gérer les accès des

salariés à la base.

Possibilité de bloquer les accès, de réinitialiser

les mots de passe, de débloquer les accès de

façon individuelle ou collective.

45

L’administration de la base :

La gestion du référentiel Métier

Cet écran permet d’administrer le référentiel

Métier/emploi/poste de l’entreprise :

• Ajout

• Modification

• Suppression (sauf si le poste est rattaché à

un salarié)

46

L’administration de la base :

La gestion du catalogue ‘compétences’

Cet écran permet d’administrer le

catalogue des compétences par domaine et

par libellé de la compétence :

• Ajout

• Modification

• Suppression (sauf si la compétence est

rattaché à un poste occupé par un

salarié)

47

L’administration de la base :

La gestion des compétences par poste

Cet écran permet le rattachement des

compétences aux postes.

Pour chaque poste, l’administrateur

rattache la ou les compétences ainsi

que les niveaux requis.

Ces compétences et niveaux requis

sont automatiquement reportées au

sein des formulaires d’entretien

individuel pour évaluation.

Possibilité :

• Ajouter

• Modifier

• Supprimer (sauf si la compétence

est rattaché à un poste occupé par

un salarié)

48

L’administration de la base :

Le référentiel des habilitations

Cet écran permet de gérer le

référentiel des habilitations.

Pour chaque habilitation sont saisies

les durées de validité (initiale et

renouvellement).

Ceci permet ainsi de calculer

automatiquement la date de fin de

validité dans les reporting

‘habilitations’ et d’anticiper les

renouvellements.

Possibilité :

• Ajouter

• Modifier

• Supprimer (sauf si l’habilitation est

rattachée à un salarié)

49

L’administration de la base :

La gestion de l’organisation

Ces écrans permettent de gérer l’organisation

de l’entreprise.

L’arborescence est basée sur 3 niveaux :

1. Direction

2. Département

3. Service

Le niveau ‘département’ et ‘service’ ne sont

pas obligatoirement à renseigner.

Possibilité :

• Ajouter

• Modifier

• Supprimer (sauf si l’un des niveaux est

rattachée à un salarié)

Vos contacts

50

Norme EN 16114

« Service de conseil en

management ».

N° de déclaration d’activité en tant qu’organisme

de formation professionnelle continue : 73 31

06546 31

� RH For You, créé le 3 janvier 2011 par ses deux co-gérantes, Gaëlle Falcon et Pascale Perez, est né de notre volonté d’accompagner

les entreprises dans leur développement RH et dans la professionnalisation des pratiques managériales.

� Nos expertises s’appuient sur de riches expériences , tant en cabinet de conseil qu’en direction d’entreprise pendant de nombreuses

années, avant d’avoir souhaité affirmer ensemble notre approche du conseil.

� Par la recherche permanente d’un conseil de qualité, d’un pragmatisme, d’une efficacité, et la volonté de développer des

partenariats durables, nous nous positionnons exclusivement comme le partenaire de confiance de nos clients.

� Nous apportons à nos clients méthodologie, conseils, meilleures pratiques mais également production et remise de livrables et

d’études tout en veillant au transfert de nos savoir-faire.