Académie de Nantes Les Prélèvements automatiques dans GFC Prélèvement automatique Les avantages...

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Les Prélèvements automatiques dans GFC

Prélèvement automatique Les avantages à utiliser les

prélèvements Le travail préparatoire La mise en œuvre dans GFC… Impact sur GFC …

Le calendrier L’accompagnement : formation

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Les avantages à utiliser les prélèvements par GFC

Avantages de l’utilisation des prélèvements : Limitation des impayés, Eviter les mouvements de fonds, Rationaliser les encaissements, Service supplémentaire apporté aux familles dans la

gestion de leur trésorerie, Recouvrement des créances - élèves : 4111 et 4112 Utilisation des transferts par EFCI.

Inconvénients : Diminution de l’indemnité du régisseur d’un établissement

rattaché à une agence comptable, Frais bancaires de 0,15 € (ligne de prélèvement), à la

charge de l’établissement, Non conseillé pour certains élèves boursiers (prélèvements

> sommes dues, etc.), Non prévu pour les cités scolaires. Des frais de mise en place peuvent être facturés aux

famillesLes prélèvements automatiques par GFC

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Le travail préparatoire A mettre en œuvre pour la fin de l’année scolaire

Communication au CA de la mise en place d’un nouveau mode de règlement conformément au règlement intérieur de la demi pension.

Le règlement intérieur de chaque demi pension est modifié afin d’y faire figurer les prélèvements comme mode de règlement.

Les prélèvements automatiques par GFC

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A mettre en œuvre pour la fin de l’année scolaire Demande de NNE formulée auprès de la TG Lors des inscriptions ou ré-inscriptions, il

est distribué aux familles : Le règlement de la demi-pension, Une note explicative de ce mode de règlement, Les formulaires de demande et autorisationde prélèvement.

Les données financières des élèves sont saisies lors des inscriptions (saisie responsable financier et RIB)

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Le travail préparatoire


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Numéro National Emetteur (NNE) auprès de la Trésorerie

Echéancier des prélèvements / calendrier BDF Tarification, par qualité d’élèves Montant minimum d’un prélèvement Définir :

Compte utilisé pour les avances : 4191x avec une subdivision pour les avances perçues par le prélèvement automatique

Compte utilisé pour les remboursements : 4664x , prévoir une subdivision.

Subdivision dédiée aux prélèvements refusés : 5117x – chèques impayés, créer une subdivision pour les refus de prélèvements.

Le travail préparatoire Par établissement, mettre en conformité les

paramètres de chaque établissement (juillet) :


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Un échéancier se termine toujours par un ajustement au 3ème trimestre,

Deux échéanciers sur un exercice comptable : les prélèvements sont initialisés sur une année scolaire,

Dates d’échéances : jours ouvrés de la Banque de France :

Le Calendrier de la Banque de France :livré avec l’application avec les dates connues au moment de la diffusion de G.F.C. : penser à le mettre à jour.

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Le travail préparatoire Prélèvement automatique

Echéancier des prélèvements :


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Prélèvement automatique Montant minimum d’un prélèvement

Le Comptable définit un seuil minimum pour les prélèvements, par établissement (paramètres GFC)

Si montant dû < au montant minimum, le débiteur devra s’acquitter par un autre moyen.

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Le travail préparatoire


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Initialisation des prélèvements (septembre)

Vérification des paramètres de chaque établissement

Réaliser l’exportation depuis la base élève BEE et la réceptionner dans GFC

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La mise en œuvre dans GFC…


Le fichier issu de BEE est enregistré dans un dossier avant d’être réceptionné depuis ce même dossier dans GFC

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Préparation : Autorisations ( en juin pour les inscriptions) Réception ( en septembre réception des débiteurs depuis

BEE) Tarification ( en septembre tarif des avances par régime) Echéancier ( en septembre édition des échéanciers pour

information des familles)

Les demandes de prélèvements sont transmises aux agences bancaires,

Vérification des débiteurs réceptionnés (correspondance avec les demandes et autorisations de prélèvement retournées et complétées par les familles) en septembre.


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Chaque débiteur concerné est initialisé : Le nom du titulaire du compte est conforme, Le RIB est également vérifié, comme la domiciliation, La case « OK pour prélèvement » est cochée et la date de travail est

initialisée. Il est possible de saisir manuellement un débiteur comme le

rattachement d’un élève à un débiteur, Pour chaque élève, le régime est initialisé selon le tarif qui a

été saisi :


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Par établissement, deux types de prélèvement : Le Prélèvement d’avance

Comme son nom l’indique, les sommes perçues sont passées en avance. La mise en pratique des avances avec génération du fichier transmis par EFCI est indépendante de la réception des créances.

Le Prélèvement d’ajustementLa mise en œuvre est conditionnée par la réception des créances en préalable. Avant de lancer l’ajustement, pensez à vérifier que les créances sont bien liées correctement aux débiteurs. Lors de la construction du fichier, les avances sont affectées aux créances et les reliquats comme les trop perçus sont traités.

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Prélèvement automatique Il est conseillé de travailler par

trimestre (évite un 4191x important qui sera à justifier au basculement).

Frais de prélèvement à la charge de l’établissement (DAF – A3)

Les trop perçus sont affectés automatiquement au compte 4664x. Il ne reste que l’ordre de paiement à saisir.


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Prélèvement Les débiteurs sont vérifiés et initialisés correctement

avant de générer les fichiers de prélèvement.A chaque échéance (avance ou ajustement), il est généré un fichier transmis

par EFCI

Suivi Débiteurs (permet l’initialisation des prélèvements mais

aussi de visualiser les liens sur les créances élèves lorsqu’elles ont été réceptionnées),

Historiques (permet la reprise des fichiers de prélèvements),

Justification du compte d’avance (permet d’expliquer toutes les écritures générées automatiquement par le logiciel),

Visualisation d’une créance après sa réception (permet de visualiser le lien réalisé sur le débiteur).


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Impact sur GFC

Prélèvement automatique Préparation

Autorisations Demandes de prélèvement et Autorisations de prélèvement

= double mandat transmis simultanément

Editées par G.F.C. Nombre d’exemplaires A transmettre aux familles

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Prélèvement automatique

Préparation

Réception de ScoNET – B.E.E. Responsables (débiteurs) Elèves

Gestion manuelle des débiteurs possible

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Impact sur GFC

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Prélèvement automatique Préparation

Information des débiteurs : échéanciers Montant des prélèvements Dates des prélèvements

Quand ? En début d’année scolaire : envoi des échéanciers Avant chaque prélèvement d’ajustement pour un

montant supérieur au montant initial de l’échéancier : édition d’un courrier

Débiteurs à rembourser : édition d’un courrier (facultatif)

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Impact sur GFC

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Prélèvement Choix de l’échéance (détermine le type

de prélèvement),

Saisie date de prélèvement,

Constitution du fichier BDF de prélèvements et des documents,

Transmission du fichier BDF par EFCI,

Génération des écritures de prélèvements,

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Impact sur GFC

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Prélèvement automatique

Suivi – DébiteursGestion complète des responsables et leurs élèves, réceptionnés ou créés.

Informations générales Débiteur OK pour prélèvement Date début de prélèvement

Elèves Opérations

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Impact sur GFC

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Prélèvement automatique Suivi - Historiques

Prélèvements

Remboursements

Justification compte d’avances Aide à la justification du compte

d’avances 4191x réservé au prélèvement automatique

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Impact sur GFC

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Les écritures liées au Prélèvement automatique

Ecritures automatiques • avances : 5116 / 4191x

• Ajustement :• Encaissement pour ordre : 4191x / 4112• Encaissement d’ajustement : 5116 / 4112

Edition de la FE et de la FQE

• Remboursements : 4191x / 4664

• Refus : 5117x / 5151(à traiter comme un rejet de chèque)

Ecritures manuelles• Liées au suivi du compte Trésor de l’établissement :

5151 / 5116

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Impact sur GFC

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Impact sur GFC

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Juin Juillet Demande de NNE auprès de la TG Information du CA (réglementation demi

pension + utilisation prélèvement) Information des familles

Réglementation demi-pension Autorisation et demande prélèvement

Saisie des données financières des responsables dans la BEE

Paramétrage des établissements dans GFC

Le calendrier

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Septembre Vérification des paramètres GFC Réception des responsables depuis BEE Vérification des données financières

des responsables/élèves puis « OK prélèvement »

Edition et transmission aux familles des échéanciers

Lancement du 1er prélèvement d’avance

Le calendrier

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Octobre Lancement du 2ème prélèvement d’avance

Novembre Lancement du 3ème prélèvement d’avance

Décembre Réception des créances conformément au

Bordereau des droits constatés Vérification de l’attachement des créances

élèves aux responsables Lancement du prélèvement d’ajustement du

1er trimestre

Le calendrier

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Académie de Nantes

Janvier Lancement du 1er prélèvement d’avance

Février Lancement du 2ème prélèvement d’avance

Mars Lancement du 3ème prélèvement d’avance

Avril Réception des créances conformément au

Bordereau des droits constatés Vérification de l’attachement des

créances élèves aux responsables Lancement du prélèvement d’ajustement

du 2ème trimestre

Le calendrier

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Mai Lancement du 1er prélèvement d’avance

Juin Lancement du 2ème prélèvement d’avance

Juillet Réception des créances conformément au

Bordereau des droits constatés Vérification de l’attachement des créances

élèves aux responsables Lancement du prélèvement d’ajustement

du 3ème trimestre

Le calendrier

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Une formation est programmée par le CAFA :

Une ½ journée Le mardi 8 juin à Nantes en matinée 22 places Possibilité de prolonger l’après-midi

par des manipulations libres. Inscription sur demande auprès du

CAFA

L’accompagnement : formation

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Merci de votre attention

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