Abbott GH Paris Saint-Joseph : une chaîne · 2014-03-03 · Publireportage Abbott Le middleware...

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Publireportage Abbott au GHPSJ (voir encadré), la direction a voulu installer le laboratoire sur un site unique tout en le moder- nisant. Certains de nos automates commençaient à prendre de l’âge. SL : Le but de l’automatisation était de décharger les techniciennes des actes ingrats comme le débouchage des tubes, les centrifugations… et d’éliminer les latences entre les tâches. Le gain de temps obtenu permettait de réduire le personnel dans le cadre de restructurations ou de le redéployer sur des activités à valeur ajoutée. Les techniciennes pouvaient alors se concentrer sur les analyses spécifiques ou les dossiers les plus pathologiques. > Comment met-on en place un tel projet ? CC : Pendant plus d’un an, nous avons discuté entre biologistes de différents secteurs. Nous avons GH Paris Saint-Joseph : une chaîne robotisée bien maîtrisée élaboré un cahier des charges d’une cinquantaine de pages, validé par le service des achats. Les critères retenus concernaient à 60 % le cœur de métier analytique et à 40 % la partie économique. Parmi nos exi- gences, nous tenions par exemple à ce que les automates ne soient pas en chimie sèche. Cela a permis de réduire le nombre de fournisseurs. Comme nous devions emménager dans de nouveaux locaux, nous avons pu travailler en amont avec les architectes. Une chaîne automatisée a des besoins en termes d’espace, de circulation et d’environnement de température. Il faut repenser toute l’architecture des lieux. Cette démarche s’insère bien dans le cadre de l’accréditation, qui nous impose par exemple de contrôler la température des pièces et des enceintes thermostatées. En revanche, nous avons dû gérer Entrée de l’hôpital Saint-Joseph Février-Mars 2014 Le laboratoire de biologie médicale du Groupe Hospitalier Paris Saint- Joseph (GHPSJ) s’est équipé d’un plateau technique automatisé en 2012. Après deux années d’utilisation, les biologistes font part de leur expérience et des bénéfices apportés par l’automatisation. S ophie Laplanche (SL) est biolo- giste responsable du laboratoire. Chantal Couteaud (CC) est biologiste adjoint et responsable Assurance qualité. > Comment est né le projet d’un plateau technique automatisé au sein du GHPSJ ? CC : Lorsque l’hôpital Saint-Joseph a été regroupé avec les hôpitaux Notre-Dame de Bon secours et Saint-Michel pour donner naissance Les centrifugeuses permettent d’optimiser la cadence de la chaîne © TMN © TMN Publi_Abbott_Biologiste68.indd 2 27/02/2014 09:42

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au GHPSJ (voir encadré), la direction a voulu installer le laboratoire sur un site unique tout en le moder-nisant. Certains de nos automates commençaient à prendre de l’âge.

SL : Le but de l’automatisation était de décharger les techniciennes des actes ingrats comme le débouchage des tubes, les centrifugations… et d’éliminer les latences entre les tâches. Le gain de temps obtenu permettait de réduire le personnel dans le cadre de restructurations ou de le redéployer sur des activités à valeur ajoutée. Les techniciennes pouvaient alors se concentrer sur les analyses spécifi ques ou les dossiers les plus pathologiques.

> Comment met-on en place un tel projet ?

CC : Pendant plus d’un an, nous avons discuté entre biologistes de différents secteurs. Nous avons

GH Paris Saint-Joseph : une chaîne robotisée bien maîtrisée

élaboré un cahier des charges d’une cinquantaine de pages, validé par le service des achats. Les critères retenus concernaient à 60 % le cœur de métier analytique et à 40 % la partie économique. Parmi nos exi-gences, nous tenions par exemple à ce que les automates ne soient pas en chimie sèche. Cela a permis de réduire le nombre de fournisseurs.Comme nous devions emménager dans de nouveaux locaux, nous avons pu travailler en amont avec les architectes. Une chaîne automatisée a des besoins en termes d’espace, de circulation et d’environnement de température. Il faut repenser toute l’architecture des lieux. Cette démarche s’insère bien dans le cadre de l’accréditation, qui nous impose par exemple de contrôler la température des pièces et des enceintes thermostatées.En revanche, nous avons dû gérer

Entrée de l’hôpital Saint-Joseph

Février-Mars 2014

Le laboratoire de biologie médicale du Groupe Hospitalier Paris Saint-Joseph (GHPSJ) s’est équipé d’un plateau technique automatisé en 2012. Après deux années d’utilisation, les biologistes font part de leur expérience et des bénéfi ces apportés par l’automatisation.

Sophie Laplanche (SL) est biolo-giste responsable du laboratoire.

Chantal Couteaud (CC) est biologiste adjoint et responsable Assurance qualité.

> Comment est né le projet d’un plateau technique automatisé au sein du GHPSJ ?

CC : Lorsque l’hôpital Saint-Joseph a été regroupé avec les hôpitaux Notre-Dame de Bon secours et Saint-Michel pour donner naissance

Les centrifugeuses permettent d’optimiser la cadence de la chaîne

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Le Groupe Hospitalier Paris Saint-Joseph (GHPSJ) est un établis-sement de santé privé d’intérêt collectif (Espic). Il est issu du rapprochement institutionnel de trois hôpitaux du sud parisien, Saint-Joseph (14e), Notre-Dame de Bon Secours (14e) et Saint-Michel (15e), et de l’Institut de formation en soins in� rmiers (IFSI) en 2006. En janvier 2013, le GHPSJ disposait de 534 lits et de 79 places.Son laboratoire de biologie médi-cale est né du regroupement de cinq structures : les deux laboratoires polyvalents respectifs de Notre-

Dame de Bon Secours et de Saint-Michel, et les trois laboratoires spécialisés de Saint-Joseph. Une centaine de personnes travaillent dans le nouvel ensemble. Le GHPSJ possède aussi une activité externe de prélèvements et d’analyses qu’il souhaite valoriser.Le laboratoire réalise annuellement 175 000 tests d’immuno-analyse et 1,6 million de tests de biochi-mie. Chacun des 800 dossiers traités quotidiennement compte en moyenne quatre à cinq tubes. En biochimie, une moyenne de 15 tests est réalisée par tube.

Cinq laboratoires de biologie regroupés en un seul

de nos besoins. Ils ont adapté leurs formations à nos pratiques. Pour citer un exemple, comme nous tra-vaillons 24 h/24, nous ne pouvons pas ‘commencer une série par un contrôle qualité’. Dans notre labo-ratoire, les contrôles qualité sont passés par les techniciens de nuit à 6 h du matin et nous faisons des arrêts d’automates en alternance en cours de journée.Les urgences sont prises en charge au coup par coup car on peut char-ger le nombre de tubes que l’on souhaite, à tout moment. La seule différence entre les analyses de nuit et de jour vient de la centrifugation, qui s’effectue hors chaîne la nuit, les échantillons urgents arrivant alors un par un.

> Avez-vous trouvé vos repères avec la chaîne ?

CC : Nous avons revu régulière-ment notre organisation, là encore en pensant de façon globale. La chaîne automatisée concentre une bonne partie de l’activité du labo-ratoire, elle est donc au centre de l’attention avec un effet grossis-sant : on a toujours l’impression que quelque chose bouge dessus ! Il y a les maintenances journalières, qui peuvent être un simple vidage de poubelles ; puis les maintenances hebdomadaires comme le nettoyage des centrifugeuses ; et les mainte-nances mensuelles et trimestrielles... À cela s’ajoutent les maintenances du fournisseur multipliées par le nombre d’automates. La maintenance

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une forte contrainte de temps en raison de notre déménagement. La chaîne a commencé à être livrée fi n janvier 2012. Nous n’avons eu le temps de lancer qu’un seul test grandeur nature, le 10 mars, avant une mise en production qui devait absolument intervenir le 22 mars. C’est très court !Je conseille vivement à ceux qui souhaitent s’équiper d’une chaîne robotisée de prendre leur temps. Il faut au moins deux ou trois mois pour s’approprier la chaîne, ses habitudes et son organisation. Ainsi au début, il vaut mieux qu’une technicienne soit en poste sur le module d’entrée et de sortie pour insérer les tubes correctement et analyser les alarmes. Le moindre portoir mal enclenché peut bloquer l’ensemble.Notre fournisseur, Abbott, nous a bien accompagnés lors de cette étape. Pendant plus d’un mois, un de leurs ingénieurs d’applications est resté sur place. Nous bénéfi cions aussi d’un ingénieur électronicien dédié, qui connaît parfaitement le site, le laboratoire et les personnels. Cette présence physique sur les lieux, négociée dans le contrat, est rassurante car il y a toujours des réglages à effectuer au lancement. Il ne faut pas sous-estimer cet aspect.

> Qu’avez-vous changé dans l’organisation du laboratoire ?

CC : Le système de gestion du laboratoire (SGL), le middleware, la chaîne, les automates… toutes les informatiques doivent communiquer (voir encadré). Il faut apprendre à penser de façon globale. Par exemple, si on change une limite de linéarité sur un automate, il faut le faire à tous les niveaux.Les techniciennes voient aussi leur organisation évoluer. Avant, elles travaillaient sur un ou plu-sieurs automates. Maintenant, elles doivent maîtriser toute la chaîne. Là encore, Abbott a été à l’écoute

Table d’entrée et de sortie

Table d’entrée et de sortie,les portoirs réservés

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Le middleware SIGA (Byg Informatique), un point unique pour contrôler la chaîneLe middleware, ou concentrateur, assure le lien entre le système de gestion du laboratoire (SGL) et l’informatique des automates. « Avant, chaque automate était relié directement au SGL. Un concen-trateur unique ajoute une couche informatique et permet de rassembler tous les résultats de la chaîne. Les techniciennes peuvent accéder en un coup d’œil au dossier complet. Cela facilite la vali-dation », explique Chantal Couteaud, biologiste adjoint au groupe hospitalier Paris Saint-Joseph. En cas de panne du SGL, une procédure dégradée autorise l’enregistrement des patients au niveau du middleware.Pour sa chaîne FlexLab, Abbott a développé un partenariat avec la société Byg Informatique. « Le mid-dleware est convivial, assez facile d’utilisation. Et le partenariat entre les deux sociétés a l’avantage de nous donner un interlocuteur unique pour l’ensemble », souligne Chantal Couteaud. Sur la chaîne, le poste de pilotage est constitué de trois écrans, un pour le SGL, un pour le middleware et un pour accéder aux écrans des automates. « Tout est piloté de là, sans se déplacer. On peut y déclencher les repasses ou même les automatiser avec des règles programmées », décrit la biologiste.

Le middleware fournit également des indicateurs de performance, comme le délai entre l’enregistrement dans le SGL et le rendu des résultats. « On peut véri� er que l’on atteint nos objectifs, qui sont de donner les résultats des paramètres urgents en moins d’une heure, le potassium en moins de 35 minutes, ou les gaz du sang en 15 minutes. »

Février-Mars 2014

Vue d’une partie de la chaîne robotisée

des problèmes rencontrés. Nous recueillons les incidents et établis-sons les conduites à tenir à partir de notre expérience. Tout cela nécessite beaucoup de communication. La place libérée par les paillasses nous a permis d’aménager au milieu du laboratoire un espace non analytique, formé de bureaux accolés, propice aux échanges.Nous améliorons progressivement notre maîtrise du PTA. C’est enri-chissant pour les techniciennes de bien connaître les machines. Elles

ne sont pas cantonnées à un rôle de presse-bouton. La nuit dernière, le moteur de la chaîne s’est arrêté. L’incident a été géré dans le calme, en déconnectant les machines pour les utiliser hors chaîne. Notre conseil est de nommer un gestionnaire de crise chargé de déclencher les procédures dégradées.

> Quels avantages avez-vous tirés de l’automatisation ?

CC : En plus du gain de temps, les différents modules de la chaîne (voir encadré) ont amélioré l’aspect hygiène et sécurité pour le personnel. Le module de débouchage préserve des risques de projections. L’armoire de stockage, qui accueille, conserve puis expulse automatiquement les tubes à jeter contribue aussi à dimi-nuer les risques de contamination.SL : Ce module de stockage est vraiment utile. Avant, les tubes

de la chaîne en elle-même -le fameux ‘petit train’ qui convoie les tubes- immobilise l’ensemble deux fois par an pendant quatre à six heures. Et il ne faut pas oublier les changements de versions de la chaîne, des logiciels et des automates.Au début, une technicienne se chargeait de toutes les maintenances au cours de la journée, mais ce poste dédié n’a pas plu. Dorénavant, des plages horaires sont prévues pour les différentes maintenances, ce qui permet aussi de dégager du temps pour l’accré-ditation. Nous sommes à la 5e ou 6e version d’optimisation de notre organisation, au fur et à mesure que l’on améliore notre connaissance de la chaîne.Depuis un an et demi, nous avons mis en place des réunions hebdo-madaires de chaîne par secteur, pendant lesquelles nous discutons

Les tubes primaires circulent sur des plots munis de puces RFID

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Depuis le 22 mars 2012, le labo-ratoire de biologie médicale de Paris Saint-Joseph (GHPSJ) utilise un plateau technique automa-tisé (PTA) pour la majorité de ses analyses. Fournie par Abbott, la chaîne FlexLab 3.6 du GHPSJ com-prend deux automates i2000SR pour l’immuno-analyse (200 tests/heure) et deux c16000 pour la biochimie (1 250 tests/heure). « Nous doublons tous les para-mètres vitaux et les paramètres les plus demandés, comme les glycémies, la troponine, le BNP, etc. Nous ne sommes donc jamais en saturation. Et les urgences peuvent être assurées même en cas de panne ou de maintenance sur un appareil », précise Chantal Couteaud, biologiste adjoint du laboratoire.Après véri� cation, les tubes sont placés sur des portoirs et insérés dans la chaîne au niveau d’une table d’entrée et de sortie, seul point d’interaction physique entre l’opérateur et la chaîne robotisée. Des emplacements sont réservés aux urgences ou à des tubes par-

ticuliers (sans bouchon). Un bras articulé déplace le tube vers un plot individualisé de convoyage. Au début du circuit, une caméra véri� e la cohérence entre la couleur du bouchon et l’étiquette. Le convoyeur conduit le tube au travers de dif-férents modules : centrifugeuses, déboucheur, analyseurs, aliquoteur, scelleur/descelleur, jusqu’à une armoire réfrigérée. Ce module de stockage conserve le tube pen-dant une durée paramétrable en fonction des examens réalisés, facilitant les éventuelles repasses ou ajouts. En � n de chaîne, le tube est automatiquement expulsé dans des poubelles Dasri (Déchets d’acti-vités de soins à risque infectieux).

Un seul point de contact entre l’opérateur et la chaîne robotisée

Février-Mars 2014

Un poste unique de pilotage

Contact : Marie [email protected]

Les automates ARCHITECT sont destinés à la réalisation de dosages de biochimie et d’immunoanalyse sur des liquides biologiques d’origine humaine (sérum, plasma, urine, sang total, LCR).FLEXLAB est un système pré et post-analytique destiné à la préparation et au convoyage des échantillons vers les systèmes analytiquesARCHITECT Mandataire: Abbott AllemagneFlexlab Fabricant: Inpeco ItalyFévrier 2014ADD2014FR011

Mais les tubes ne peuvent plus être rangés dans le module de stockage car ils ne sont pas reconnus par le système. On réfl échit avec le fournisseur pour créer une analyse de stockage afi n de réintroduire les tubes dans la chaîne.

> Quels conseils supplémentaires donneriez-vous à ceux qui souhaitent se lancer dans l’automatisation de leur laboratoire ?

CC : Il est primordial d’accompagner le changement car l’automatisation modifi e les habitudes. Les techni-ciennes ont l’impression de perdre le contact avec le tube, qui symbolise pour beaucoup leur métier. Il faut leur rappeler que cela se fait dans

l’intérêt du patient et que le temps libéré leur permet de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. C’est toujours diffi cile de changer sa façon de faire, mais les techniciennes semblent avoir pris conscience des enjeux. Maintenant, lorsque la chaîne est arrêtée et qu’elles passent leur temps à trier des tubes, elles admettent que la robotisation, ce n’est pas si mal ! (sourires)

étaient classés et rangés au maximum deux fois dans la journée. Certains tubes du matin pouvaient attendre jusqu’au soir avant d’être mis au froid. Avec ce système, vous savez toujours où se trouvent vos tubes. Cette traçabilité est importante pour la fi abilité, toujours dans le cadre de l’accréditation.

CC : Cette organisation permet aussi de préserver le capital sanguin des patients. Sur la chaîne, les tubes vont d’un automate à l’autre. Par exemple, la troponine et l’iono-gramme peuvent être réalisés sur des automates différents à partir d’un même tube. Pour ces examens, on demande désormais un seul tube au lieu de deux auparavant. C’est un plus pour les patients hospitalisés qui à terme pourraient souffrir d’anémie.Avec l’arrivée de la chaîne, nous avons aussi commencé à utiliser des tubes secs avec gel, qui faci-litent les étapes de séparation et de congélation. Tout cela se traduit par des économies en consommables, rapporté à la grande quantité de tubes concernés. Par ailleurs nous continuons une pratique adoptée depuis dix ans qui consiste à ne prélever que 2 mL de sang pour les tubes héparinés. Les automates sont tellement sophistiqués que cette quantité suffi t amplement pour un bilan à 25 paramètres.

> Quels points de la chaîne aimeriez-vous améliorer ?

CC : On identifi e des pistes d’amé-lioration à l’usage. Pour l’accrédita-tion, il serait intéressant d’équiper l’armoire de stockage d’une sonde thermique afi n d’avoir une maîtrise de la température dans le temps. C’est en cours de réfl exion.Un autre point d’amélioration se situe au niveau du logiciel de pilotage de la chaîne. Lorsqu’il est indisponible, en cas de maintenance ou de panne, on peut le court-circuiter informa-tiquement et réaliser nos analyses.

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