Aaf oct2 governance and metadata v2
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Transcript of Aaf oct2 governance and metadata v2
2015-‐ © RSD -‐ 1
Bruno Emsellem
Governance et Metadata
2014-‐ ©
RSD
-‐ 2
Editeur de Logiciels
Bureaux à Paris, New York, Boston, Londres, Singapore, Sydney
Partenaires dans le monde enEer
Siège à Genève
Solu0ons
Gouvernance de l’InformaEon
Archivage électronique GesEon des rapports (Output
Management)
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Archives courantes
Gestion de l’ensemble du cycle de vie documentaire…
Archives historiques Documents vivants Fréq
uence d’uE
lisaE
on du do
cumen
t
mois années décennies
Destruc2on du document ou versement vers les archives Mise en conformité avec les lois et réglementations
Déplacement automa2sé vers les archives intermédiaires
Déclara2on du document engageant Gel du document à des fins de préservaEon
Créa2on ou intégra2on du document ConstrucEon et définiEon de l’engagement
PlaYorme de Gouvernance de l’InformaEon
Gel Légal Gel du document pour des raisons judiciaires
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Applica0on et suivi dans les
départements
Lignes MéEer Juridic2on A Juridic2on B
Lignes MéEer
IT Centres de Données
Légal BOD Conformité
Siège
..où que les informations se trouvent et quelque soit leur format
Archivage Physique
Entrepôts
Défini0on des poli0ques de Gouvernance de l’Informa0on
Archivage électronique
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§ L’objectif premier est de gouverner les documents au plus tôt, dans leur contexte d’utilisation, directement depuis le système qui les a généré (e.g. SharePoint; FileNet ou Box.com) – afin de minimiser l’impact sur les utilisateurs.
§ Ce que nous appelons la gouvernance “in-situ”
La Gouvernance de l’Information dans la pratique
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Gouvernance des Documents et de leurs Métadonnées «in-situ»
ParEe I
ParEe II
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§ Approche Traditionnelle: Archivage après la phase active dans un SAE § Problème le plus fréquent: Métadonnées attendues par le SAE n’existent pas dans le
système Source. Des utilisateurs doivent ressaisir des informations complémentaires dans un système tiers au versement.
§ Gouvernance «in-situ» § Problème le plus fréquent: Il n’est pas forcément possible de relier les métadonnées de
gouvernance avec les métadonnées métiers. Lors de la déclaration du document, les utilisateurs métiers peuvent être amenés à contribution.
§ Gouvernance «in-situ» avec Governance MDM § Problème le plus fréquent: Cette approche n’est pas possible avec tous les référentiels
de contenu
Nouveaux Documents: Trois approches
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#1) Approche Traditionnelle: Préservation dans un SAE Les utilisateurs ou des processus automatisés «versent» les documents concernés dans un SAE ou un «Record Center» généralement par des actions de type Copie, Déplacement ou en laissant un Raccourci «in-situ».
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Problématique: SAE ou Record Center
Le document se retrouve dans un nouveau système et un nouveau contexte pour le reste de son cycle de vie. Si le document est déplacé, les utilisateurs métiers n’y ont plus accès depuis leur contexte initial.
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Assistance à la classificaEon RéuElisaEon
des métadonnées existantes
Capture des documents à gouverner « in-‐situ »
#2) Gouvernance «in-situ»
Référencement au plus tôt si possible lors de la créaEon
(statut: non-‐record)
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Problématique: Table des associations à maintenir
Règles de classification et associations de métadonnées à maintenir individuellement. Coût de travail additionnel pour l’administrateur du référentiel de contenu
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#3) Gouvernance «in-situ» avec MDM Topologie Documentaire
du Plan de Classement Archivistique
Topologie Documentaire dans le référentiel de contenu
Prépeuplement automatique des «types de contenu» maîtres
Surchargement «métier» compatible avec les métadonnées de gouvernance
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“Managed Content Type” dans SharePoint
L’administrateur du référentiel de contenu lie ces topologies documentaires à celles de la plateforme de gouvernance. Le contenu peut être automatiquement gouverner dès sa création.
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Les métadonnées de gouvernance sont saisies dès la création du document
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Gouvernance des Documents et de leurs Métadonnées
ParEe I
ParEe II
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§ En parrallèle de la gouvernance des “nouveaux contenus” § Il est nécessaire également de gérer le volume de contenus
existants § La plupart du temps totalement chaotique § Dans des technologies plus anciennes § Où la gouvernance “in-situ“ n’est pas toujours possible
§ Comment faire pour: § “Moderniser” (enrichir) les contenus encore utiles § Supprimer les contenus obsolètes
Documents existants…
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Que faire des contenus “historiques”, physiques ou digitaux?
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§ Crawler § Light Scan (Metadata Scan uniquement) § Deep scan (Full Text Scan)
§ Outils de Visualisation (ex: Data map) § Analyse de Fichiers: depuis le basique jusqu’à l’AI
§ Détection de documents “non-valides” (ex: programmes; musiques;…) § Déduplification § Détection automatique de documents “similaires” (associations entre les documents) § Extraction automatique de métadonnées (Enrichissement) § Auto-Classification
§ Mise sous gouvernance semi-automatisés § Destruction des contenus obsolètes § Gouvernance du reste des actifs informationnels (“Big Bucket Approach”)
C’est là que les outils d’Analyse de Fichiers et de Gouvernance se rencontrent…
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Du Chaos à la gouvernance des documents existants à travers des “Big Buckets”
Plus le plan de classement est granulaire, moins l’automaEsaEon est possible
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Où est ce que l’on trouve ces outils d’analyse des fichiers?
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Association des outils de “eDiscovery” à des outils de Gouvernance
Capture AcEfs InformaEonnels
AutoclassificaEon Enrichissement des Métadonnées
Volume & Diversité
PlaYorme de Gouvernance
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Procédure d’enrichissement des Métadonnées (semi)automatisées
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www.rsd.com
RSD Blog
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Merci