Aaf oct2 governance and metadata v2

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2015 © RSD 1 Bruno Emsellem Governance et Metadata

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Bruno Emsellem

Governance et Metadata

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2014-­‐  ©

 RSD

 -­‐  2  

Editeur  de  Logiciels  

Bureaux  à  Paris,  New  York,  Boston,  Londres,  Singapore,  Sydney  

Partenaires  dans  le  monde  enEer  

Siège  à  Genève  

 Solu0ons  

 Gouvernance  de  l’InformaEon  

Archivage  électronique  GesEon  des  rapports  (Output  

Management)  

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Archives  courantes  

Gestion de l’ensemble du cycle de vie documentaire…

Archives  historiques  Documents  vivants  Fréq

uence  d’uE

lisaE

on  du  do

cumen

t  

mois   années   décennies  

Destruc2on  du  document  ou  versement  vers  les  archives    Mise en conformité avec les lois et réglementations

Déplacement  automa2sé  vers  les  archives  intermédiaires  

Déclara2on  du  document  engageant  Gel  du  document  à  des  fins  de  préservaEon  

Créa2on  ou  intégra2on      du  document  ConstrucEon  et  définiEon  de  l’engagement  

PlaYorme  de  Gouvernance  de  l’InformaEon  

Gel  Légal    Gel du document pour des raisons judiciaires

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Applica0on  et  suivi  dans  les  

départements  

Lignes  MéEer  Juridic2on  A   Juridic2on  B  

Lignes  MéEer  

IT  Centres  de  Données  

Légal  BOD   Conformité  

Siège  

..où que les informations se trouvent et quelque soit leur format

Archivage  Physique  

Entrepôts  

Défini0on  des  poli0ques  de  Gouvernance  de  l’Informa0on  

Archivage  électronique  

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§  L’objectif premier est de gouverner les documents au plus tôt, dans leur contexte d’utilisation, directement depuis le système qui les a généré (e.g. SharePoint; FileNet ou Box.com) – afin de minimiser l’impact sur les utilisateurs.

§  Ce que nous appelons la gouvernance “in-situ”

La Gouvernance de l’Information dans la pratique

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Gouvernance des Documents et de leurs Métadonnées «in-situ»

ParEe  I  

ParEe  II  

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§  Approche Traditionnelle: Archivage après la phase active dans un SAE §  Problème le plus fréquent: Métadonnées attendues par le SAE n’existent pas dans le

système Source. Des utilisateurs doivent ressaisir des informations complémentaires dans un système tiers au versement.

§  Gouvernance «in-situ» §  Problème le plus fréquent: Il n’est pas forcément possible de relier les métadonnées de

gouvernance avec les métadonnées métiers. Lors de la déclaration du document, les utilisateurs métiers peuvent être amenés à contribution.

§  Gouvernance «in-situ» avec Governance MDM §  Problème le plus fréquent: Cette approche n’est pas possible avec tous les référentiels

de contenu

Nouveaux Documents: Trois approches

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#1) Approche Traditionnelle: Préservation dans un SAE Les utilisateurs ou des processus automatisés «versent» les documents concernés dans un SAE ou un «Record Center» généralement par des actions de type Copie, Déplacement ou en laissant un Raccourci «in-situ».

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Problématique: SAE ou Record Center

Le document se retrouve dans un nouveau système et un nouveau contexte pour le reste de son cycle de vie. Si le document est déplacé, les utilisateurs métiers n’y ont plus accès depuis leur contexte initial.

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Assistance  à  la  classificaEon   RéuElisaEon  

des  métadonnées  existantes  

Capture  des  documents  à  gouverner  «  in-­‐situ  »  

#2) Gouvernance «in-situ»

Référencement  au  plus  tôt  si  possible  lors  de  la  créaEon  

(statut:  non-­‐record)  

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Problématique: Table des associations à maintenir

Règles de classification et associations de métadonnées à maintenir individuellement. Coût de travail additionnel pour l’administrateur du référentiel de contenu

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#3) Gouvernance «in-situ» avec MDM Topologie Documentaire

du Plan de Classement Archivistique

Topologie Documentaire dans le référentiel de contenu

Prépeuplement automatique des «types de contenu» maîtres

Surchargement «métier» compatible avec les métadonnées de gouvernance

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“Managed Content Type” dans SharePoint

L’administrateur du référentiel de contenu lie ces topologies documentaires à celles de la plateforme de gouvernance. Le contenu peut être automatiquement gouverner dès sa création.

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Les métadonnées de gouvernance sont saisies dès la création du document

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Gouvernance des Documents et de leurs Métadonnées

ParEe  I  

ParEe  II  

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§  En parrallèle de la gouvernance des “nouveaux contenus” §  Il est nécessaire également de gérer le volume de contenus

existants §  La plupart du temps totalement chaotique §  Dans des technologies plus anciennes §  Où la gouvernance “in-situ“ n’est pas toujours possible

§  Comment faire pour: §  “Moderniser” (enrichir) les contenus encore utiles §  Supprimer les contenus obsolètes

Documents existants…

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Que faire des contenus “historiques”, physiques ou digitaux?

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§  Crawler §  Light Scan (Metadata Scan uniquement) §  Deep scan (Full Text Scan)

§  Outils de Visualisation (ex: Data map) §  Analyse de Fichiers: depuis le basique jusqu’à l’AI

§  Détection de documents “non-valides” (ex: programmes; musiques;…) §  Déduplification §  Détection automatique de documents “similaires” (associations entre les documents) §  Extraction automatique de métadonnées (Enrichissement) §  Auto-Classification

§  Mise sous gouvernance semi-automatisés §  Destruction des contenus obsolètes §  Gouvernance du reste des actifs informationnels (“Big Bucket Approach”)

C’est là que les outils d’Analyse de Fichiers et de Gouvernance se rencontrent…

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Du Chaos à la gouvernance des documents existants à travers des “Big Buckets”

Plus  le  plan  de  classement  est  granulaire,  moins  l’automaEsaEon  est  possible  

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Où est ce que l’on trouve ces outils d’analyse des fichiers?

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Association des outils de “eDiscovery” à des outils de Gouvernance

Capture  AcEfs  InformaEonnels  

AutoclassificaEon  Enrichissement  des  Métadonnées  

Volume  &  Diversité  

PlaYorme  de  Gouvernance  

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Procédure d’enrichissement des Métadonnées (semi)automatisées

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