A1 contribution agreement john_enzo_2011 ocasi ed_fr

Entente de Contribution

Forum des directrices générales et directeurs

généraux d'OCASI 2011

planification

évaluation et recommandation des propositions

Préparation de l’ententede contribution

examen des demandes de remboursement et calcul des paiements

Amendements de l’entente et maintien du dossier

suivi de l’entente

fermeture de l’entente

construire et maintenirdes partenariats

CYCLE DE VIE D'UNE ENTENTE DE CONTRIBUTIONEngagement à aider les nouveaux arrivants et à investir des fonds publics de façon responsable

Processus ouvert et équitable en place pour sélectionner et d'attribution des accords de contribution

Négociation et préparation des contrats

Rembourser les organisations financées par admissibles, engagés, les coûts réels et payés liés à la prestation de services en temps opportun

Modifications de document dans les activités et les contributions afin de refléter la prestation des programmes réels

Évaluer la mesure dans laquelle les résultats attendus d'un accord sont respectées et si elles sont respectées de manière efficace et efficiente

Veille à ce que toutes les obligations ont été remplies et sont dans les termes et conditions de l'accord.

PlanificationObjectifs:• Définir les priorités et formuler les objectifs de livraison pour s'assurer que les services répondent aux besoins des clients;• Confirmer le niveau de l'affectation des fonds dans l’entente de contribution; • Analyser les renseignements pertinents sur les tendances et les besoins des nouveaux arrivants;• Créer de meilleurs liens entre les différentes lignes d'activité de CIC pour assurer la continuité et la cohésion;• Contribuer à une programmation améliorée et à des résultats tangibles pour le client.

Les fournisseurs de service jouent un rôle important dans l'identification des besoins des nouveaux arrivants et des changements dans la communauté.

planification

évaluation et recommandation des propositions

Préparation de l‘ententede contribution


Amendement de l’entente et maintien des dossiers


Fermeture de l’entente

construire et maintenir

des partenariats

Évaluation et recommandation des propositions

Objectifs:• S'assurer que les fonds des ententes de contribution sont attribués en utilisant des processus impartiaux et transparents;• Les projets sélectionnés sont faisables, rentables et réaliseront avec succès les services requis pour les clients admissibles.

Critères de sélection:- La ponctualité- L’exhaustivité- L’éligibilité et la capacité des candidats- La stabilité financière des demandeurs- L’admissibilité de la clientèle proposé- L’admissibilité et la pertinence des activités proposées- La rentabilité des propositions- La performance passée et actuelle des demandeurs

planification Évaluation et recommandation des propositions

Préparation de l’entente de contribution


Amendement de l’entente et maintien du dossier




des partenariats

Critères de sélection• La ponctualité – la proposition a été soumise le ou avant la date limite.• L’exhaustivité – Une demande signée a été reçue. Tous les documents

nécessaires ont été inclus dans la proposition comme indiqué dans l'appel à propositions.

• L’éligibilité des demandeurs:- accessible à toutes les communautés de nouveaux arrivants- Les gouvernements provinciaux, territoriaux ou municipaux;- Les organismes sans but lucratif, y compris les organisations non gouvernementales, à but non lucratif, les groupes

communautaires et les organisations faîtières;- entreprises;- Les établissements d'enseignement (y compris les conseils, les

districts et les divisions scolaires);- Les particuliers.

Critères de sélection

• La Capacité du demandeur– L'infrastructure physique répond aux activités proposés et aux

exigences du service;– Structure de gestion adéquate et de solides contrôles internes;

Structure de gouvernance (conseil d'administration);– Capacité financière

• Preuve de diverses sources de financement;• Capacité à engager des frais d'avance et à être remboursé plus tard.

• La stabilité financière du demandeur– Examen de la situation financière du demandeur repose sur les

états financiers vérifiés.


• L’admissibilité de la clientèle proposée– Résidents permanents du Canada;– Réfugiés et personnes protégées;– Les personnes qui ont été sélectionnées, au Canada, pour devenir

résidents permanents (vérifications en attente) et qui ont été informées de ceci par une lettre provenant de Citoyenneté et Immigration Canada;

– Les aides familiaux résidants qui sont au Canada avec un permis de travail en vertu du Programme des aides familiaux résidants sont admissibles aux services d'établissement, mais pas à la formation linguistique.

• L’admissibilité et la pertinence des activités proposées– Rencontre les priorités et les activités prescrites identifiées dans l'appel

des propositions;– Capable d'atteindre les objectifs pendant la durée de l'accord.


• Rentabilité de la proposition– De financement minimum pour atteindre les objectifs proposés;– Les coûts doivent être nécessaires et directement liés à la prestation de

services et à la réalisation des objectifs du programme;– La proposition doit démontrer et représenter un bon investissement pour le

ministère.

• Performances passées et actuelles du demandeurCapacité du demandeur (passée et actuelle) à satisfaire: – les objectifs négociés et les résultats attendus;– les exigences de responsabilité financière;– la capacité et l’aptitude à la gestion et à la gouvernance du demandeur;– l’expérience passée de CIC avec le demandeur.

CIC normes de service de règlement

3ième norme de service (125 jours calendaires à partir de

la clôture de l’appel)

2ième norme de service (40 jours calendaires à partir de la clôture de

l’appel)

1ière norme de

service (10 jours

calendaires à partir

de la clôture de

l’appel)1ère norme de service: Accusé de réception de la demande2ième norme de service: Décision sur l'admissibilité du demandeur3ième norme de service: Décision sur l'approbation des propositions

négociation de l’entente

Appel de propositions publié

propositions reçues

Préparation de l‘entente

de contribution

Objectifs:• Refléter fidèlement les termes et conditions du Programme d'établissement;• Articuler les résultats du programme et les résultats;• Identifier la contribution maximale de CIC en matière de prestation des services prescrits et les activités;• Satisfaire la programmation du Ministère, des rapports et des besoins de responsabilité financière.

•activités•coûts

négociation

•Ensemble des documents: Entente et annexes

préparation de l‘entente

• signataires de l’oraganisation

Approbation de l’entente

planificationÉvaluation et recommandation des propositions

Préparation de l‘entente de contribution






des partenariats

Entente de contribution

• Qu'est-ce qu‘une entente de contribution (EC):– Un document juridique qui crée des obligations entre les

fournisseurs de services et CIC, et qui reflète les termes et conditions mutuellement convenues;

– l’EC identifie les objectifs, activités, résultats et livrables de l'accord;

– Stipule la contribution maximale (budget) sur une période spécifiée pour l'administration et la prestation de services identifiés et les résultats attendus;

– Définit clairement les dates du début et de la fin de l’entente, signalant la période de financement.

La négociation de l’entente

• Les objectifs quantitatifs et qualitatifs, les livrables et les résultats attendus doivent être:– à l'appui des objectifs du programme de CIC;– réalistes et réalisables dans la durée de l'accord.

• Les coûts doivent:– Être nécessaires, raisonnables et directement liés à la prestation des services;– Se conformer aux Directives de négociation de CIC.

• CIC contribuera à la portion des coûts partagés nécessaires à l’atteinte les objectifs du programme

• CIC ne remboursera pas les coûts qui surviennent avant le début ni après la fin de l'entente

• Les demandeurs doivent déclarer toutes les sources de financement au départ et tout au long de la durée de l‘EC;

Coûts éligibles et inéligibles

TVH

Salaires et avantages sociaux nécessaires à la prestation des services

Les coûts de cessation d'emploi

Les contraventions de stationnement

Location des salles de classe

Outils d'aide à la livraison

Frais des déplacements liés à l'administration et à la prestation de services

Les frais d'accueil pour les activités propre à l’organisation

Vérification du casier juridique pour le personnel et les bénévoles qui travaillent avec des enfants

Coûts liés aux activités syndicales

Congé de maternité et invalidité de longue durée

Frais associés à la résiliation hâtive d’un bail

Frais liés au paiement tardif

Fournitures et collations liées à la garde d’enfants

examen des demandes de

remboursement et calcul des paiements

Objectifs:Rembourser les dépenses réels et éligibles qui ont été encourus et payés d’avance par le fournisseur de service à l'appui de la prestation des programmes de CIC;CIC peut émettre des paiements anticipés.

Conditions de remboursement d’une demande:• Les frais réclamés doivent être éligibles, réels, encourus et payés;• Soumission d'un formulaire de demande de remboursement signé par un signataire dûment autorisée par l'organisation;• Les demandes de remboursement sont exempts d'erreurs;• Les coûts réclamés ne dépassent pas les montants autorisés;• Les coûts réclamés ne comprennent pas de coûts remboursés précédemment;• Les réclamations doivent correspondre à l'annexe 2.1

planificationévaluation et recommandation des propositions

Préparation de l‘entente de contribution


Amendement de l’entente et maintien du dossiers




des partenariats

Les conditions de remboursement

• La contribution de CIC est un remboursement des coûts réels, éligibles, encourus et payés par le fournisseur de service

• CIC ne remboursera les coûts réclamés que lorsque le fournisseur de service démontre qu’il est conforme avec tous les éléments de l'entente de contribution;

• La contribution de CIC ne doit pas dépasser le montant maximal négocié et identifié à l'annexe 2 de l‘EC, à moins que le fournisseur de service ait reçu l'approbation préalable de CIC et l’EC a été modifiée

Conditions de remboursement

• Les demandes de remboursement doivent être soumises le ou avant le 10ième jour de chaque mois pour les frais éligibles, encourus et payés au cours du mois précédent;

• Les demandes doivent être soumises avec le rapport mensuel d'activités;

• Dès la réception des demandes, il faut au moins 2 semaines pour CIC à émettre le paiement, mais l'utilisation du dépôt direct pourrait réduire les temps de traitement.

• Lorsque cela est jugé approprié, CIC peut demander de la documentation afin justifier les coûts réclamés

• CIC peut compenser les trop-payés, contre tout paiement éligible

Conditions de l’émission des paiements anticipés

• L’organisation financée doit démontrer un besoin pour le paiement anticipé;

• Organisation financée a accédé d'autres sources de financement;

• La demande pour les paiements anticipés doit être faite par écrit;

• Il y a:- Une entente dûment signée en vigueur;- Une prévision de flux de trésorerie basée sur l'annexe 2 de l‘EC;- Un formulaire de renseignement de base sur le fournisseur de services dûment rempli.

Pratiques à éviter

• Ne pas réclamer les coûts réels;• Réclamer des coûts encourus, mais non payés;• Réclamer des coûts inéligibles;• Réclamer des coûts qui ne peuvent être dûment justifiés;• Réclamer des coûts partagés au-delà de la proportion

convenue;• Réclamer des coûts inéligibles afin de dépenser la

portion inutilisé du budget (glissement) de l‘EC• Réclamer des coûts au-delà de la contribution maximale

à l'annexe 2 de l‘EC sans l'approbation préalable de CIC.

Amendement de l’entente et maintien du

dossier

Objectif:• Refléter tout changement dans les activités ou dans le financement de l'entente de contribution en vigueur.

• Tout amendement à l’entente peut être demandé par le fournisseur de services ou par CIC, mais quand est-il nécessaire?

- Lorsque les fonds, en excès de 1000 $, sont déplacés à l’intérieur ou hors des quatre catégories de coûts de l'entente;- CIC et le fournisseur de services conviennent qu'un amendement est nécessaire pour augmenter ou diminuer l’allocation du financement;- La portée du projet est changée;- La durée de l'entente doit être changée;- Le montant du financement ou de réaffectation des fonds entre exercices fiscaux est augmenté ou diminué;- Il y a des changements aux résultats attendus ou aux livrables du projet.

planificationÉvaluation et recommandation des propositions

préparation l‘ententede contribution






des partenariats


Objectifs:• Évaluer la conformité contre les termes et conditions de l'entente de contribution;• Identifier les besoins d'une organisation et d'apporter un soutien;• Satisfaire aux exigences de responsabilisation au sein de CIC et de la part des organismes financés.

Le suivi d’une entente peut se faire de différentes façons:• CIC rend visite sur les lieux;• CIC demande que la documentation au soutien des dépenses accompagne la demande de remboursement;• Vérification financière.

planification évaluation et recommandation des propositions







des partenariats

Le déroulement d’un suivi

Lors d'un suivi:• Les organismes financés doivent fournir tous les documents

nécessaires à la vérification de toutes les dépenses réclamées;• Les organismes financés doivent être en mesure de démontrer

que les rapports et les demandes de remboursement présentées reflètent correctement les statistiques du programme et les coûts encourus et payés

• Les organismes financés doivent démontrer que les politiques internes et les contrôles de gestion propres à l’organisme ont été suivies et qu’une surveillance efficace de la prestation du programme est en place;

• Les organismes financés peuvent partager avec CIC les défis et les réussites liés à la prestation des programmes et décrire l'évolution des besoins des clients et de la communauté


Objectif:• Veiller à ce que toutes les obligations ont été satisfaites et sont conformes aux termes et conditions de l‘entente.

Lorsque l’entente tire à sa fin, CIC:• Procède à un examen approfondi de la dernière demande de remboursement;• Évalue et documente les performances en termes de production et les résultats, tel que définis par l’entente;• Détermine la disposition des immobilisations;• S'assure que tous les trop-payés ont été récupérés;• Émet le paiement final au fournisseur de service.

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Évaluation et recommandation des propositions




Suivi de l’entente



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Fermeture des ententes de contribution

• Remplir et soumettre le rapport final et de réclamation financière suivant les directives et les délais prévus par CIC;

• La demande de remboursement du mois de mars ne devrait inclure que les dépenses éligible encourus jusqu‘au 31 mars;

• Pour toutes les demandes de remboursement du mois de mars (ou la dernière demande de l’exercice), CIC procédera à un examen approfondi des demandes pour s'assurer que tous les frais réclamés sont conformes aux termes et conditions de l‘EC.

Fermeture des ententes de contribution

• Si le fournisseur de service ne reçoit plus de financement; la clôture de l'entente de contribution peut consister de:– La disposition des immobilisations;– La protection et la destruction des

renseignements personnels des clients;– Prendre les mesures appropriés pour conserver les

dossiers financiers et les dossiers des clients.

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